Aloite sisäilmaoireita aiheuttavien tilojen nopeaksi korvaamiseksi, Mandi Alaterä ja Heikki Vestman

Transkriptio

1 Valtuusto Aloite sisäilmaoireita aiheuttavien tilojen nopeaksi korvaamiseksi, Mandi Alaterä ja Heikki Vestman 1612/ /2016 KV 121 Valtuusto Mandi Alaterä ja Heikki Vestman sekä 19 muuta valtuutettua jättivät aloitteen, jossa he vaativat, että 1. Tilapalvelut tekee selvityksen ja laatii puitesopimuksen paviljonkikoulujen tai muiden -rakennusten saamisesta tarvittaessa nopealla aikataululla sipoolaisten käyttöön. Puitesopimusmalli on käytössä useissa kunnissa ja hyödyntää Sipoon osalta kaikkia kunnan kiinteistöjä tarpeen ilmetessä. 2. Puitesopimus on saatava valmiiksi niin, että jos Talmassa ja Opintiellä kesällä 2016 tehtävät korjaukset eivät tuo todellista helpotusta koululaisten ja opettajien tilanteeseen, paviljongit saadaan välittömästi käyttöön 3. Tilapalvelut sopii jo nyt loppusyksyyn sijoittuvasta sisäilmatutkimuksesta Talman ja Opintien kouluissa korjausten onnistumisen varmistamiseksi. Tutkimukseen tulee sisältyä sekä oirekartoitus että tiloissa tehtävä asiantuntijaselvitys. 4. Tilapalvelut kiinnittää erityistä huomiota rakennusvalvontaan kesän 2016 aikana tehtävissä Talman ja Opintien koulujen korjauksissa. Jos kunnassa ei ole tarvittavaa sisäilmasaneerauksien asiantuntemusta, se on hankittava riippumattomalta taholta ulkoa. 5. Kunta nopeuttaa tarvittaessa aikataulua palveluverkkosuunnitelman mukaisten uusien koulujen rakentamiseksi ja laittaa liikkeelle ne toimenpiteet, jotka vaaditaan jotta suunnitelmat voivat edetä mukaan lukien kaavoituksen ja maanomistusolojen ratkaiseminen. Palveluverkkosuunnitelma ei voi johtaa todellisuudesta vieraantuneisiin ja tuloksettomiin korjausratkaisuihin. Aloite merkittiin tiedoksi. Liite 1/ 121. KV: Aloite

2 TEKVLK 128 Tekninen valiokunta Valmistelija: tilapalvelupäällikkö Juha Pohjonen, juha.pohjonen(at)sipoo.fi; kiinteistövastaava Ville-Veikko Lallukka, Ville-Veikko.Lallukka(at)sipoo.fi. Valtuustoaloitteen sisäilmaoireita aiheuttavien tilojen nopeaksi korvaamiseksi keskeinen sisältö on seuraava: Aloitteessa esitetään viisi vaatimuskohtaa, joissa esitetään mm. paviljonkikoulujen puitesopimuksen laatimista, tutkimuksia korjaustoimenpiteiden onnistumisen varmistamiseksi, erityishuomioin kohdistamista rakennustöiden valvontaan ja uusien koulujen rakentamisen nopeuttamisen mahdollistamista: Aloite kokonaisuudessaan on esitetty liitteessä 1 Vastaus valtuustoaloitteeseen: 1. Tilapalvelut tekee selvityksen ja laatii puitesopimuksen paviljonkikoulujen tai muiden rakennusten saamisesta nopealla aikataululla Sipoolaisten käyttöön. Puitesopimusmalli on käytössä useissa kunnissa ja hyödyntää Sipoon osalta kaikkia kunnan kiinteistöjä tarpeen ilmetessä. Toimitilat -yksikkö on valmistellut syksyllä 2016 puitesopimuskilpailutusta tilapäisille väistötiloille. Valmistelun pohjana on sekä tilapäinen ja lyhytaikainen eli noin vuoden mittainen väistötilatarve sekä pidempiaikainen eli useamman vuoden väistötilatarve. Puitesopimusjärjestelmä vaatii kuitenkin kohdekohtaisen mini-kilpailutuksen, jonka yhteydessä varsinaiset tila- ja tekniset ratkaisut kilpailutetaan. Puitesopimuskäytäntö väistötiloilla vaihtelee kunnittain, koska juuri nuo tarkat kohdekohtaiset vaatimukset ja tiedot joudutaan aina tapauskohtaisesti määrittelemään. Toisaalta puitesopimusjärjestely rajaa myös ulos mahdolliset uudet toimittajat, joita ei etukäteen ole tiedossa sekä mahdolliset kyseisenä ajanhetkenä muualta vapautuvat tilapäiset ja aikaisemmin käytetyt väistötilat. 2. Tilapalvelut tekee selvityksen ja laatii puitesopimuksen paviljonkikoulujen tai muiden rakennusten saamisesta nopealla aikataululla Sipoolaisten käyttöön. Puitesopimusmalli on käytössä useissa kunnissa ja hyödyntää Sipoon osalta kaikkia kunnan kiinteistöjä tarpeen ilmetessä.

3 Toimitilat -yksikkö on valmistellut syksyllä 2016 puitesopimuskilpailutusta tilapäisille väistötiloille. Valmistelun pohjana on sekä tilapäinen ja lyhytaikainen eli noin vuoden mittainen väistötilatarve sekä pidempiaikainen eli useamman vuoden väistötilatarve. Puitesopimusjärjestelmä vaatii kuitenkin kohdekohtaisen mini-kilpailutuksen, jonka yhteydessä varsinaiset tila- ja tekniset ratkaisut kilpailutetaan. Puitesopimuskäytäntö väistötiloilla vaihtelee kunnittain, koska juuri nuo tarkat kohdekohtaiset vaatimukset ja tiedot joudutaan aina tapauskohtaisesti määrittelemään. Toisaalta puitesopimusjärjestely rajaa myös ulos mahdolliset uudet toimittajat, joita ei etukäteen ole tiedossa sekä mahdolliset kyseisenä ajanhetkenä muualta vapautuvat tilapäiset ja aikaisemmin käytetyt väistötilat. 3. Tilapalvelut sopivat jo nyt loppusyksyyn sijoittuvasta sisäilmatutkimuksesta Talman ja Opintien kouluissa korjausten onnistumisen varmistamiseksi. Tutkimukseen tulee sisältyä sekä oirekartoitus että tiloissa tehtävä asiantuntijaselvitys. Talman koulun ennalta laaditun kokonaisprojektiaikataulun mukaisesti tutkimukset sekä oirekartoitus suoritetaan vuoden 2016 lopussa. Opintien yksikön kohdalla pätee sama aikataulu kuin Talmassa niiden tilojen osalta, jotka on otettu uudelleen käyttöön elokuussa Muiden tilojen osalta seurantaa tehdään vuoden 2017 aikana. 4. Tilapalvelut kiinnittävät erityistä huomiota rakennusvalvontaan kesän 2016 aikana tehtävissä Talman ja Opintien koulujen korjauksissa. Jos kunnassa ei ole tarvittavaa sisäilmasaneerauksien asiantuntemusta, se on hankittava riippumattomalta taholta ulkoa. Talman rakennustöiden valvonta suoritettiin pääosin kunnan omana työnä. Rakennustöiden valvontaa teki kesäloma-aikana lisäksi Oy Frendypartners Ab. Opintien rakennustöitä valvoo Rakennuttajatoimisto Valvontakonsultit Oy. Valvontakonsulttien edustaja käy kohteessa päivittäin. Valvoja dokumentoi aktiivisesti työmaan tapahtumia. Opintien yksikön korjausurakat tehdään puhtausluokka P1:nä, mikä tarkoittaa, että kaikissa toimenpiteissä noudatetaan erityistä tarkkuuta tilojen puhtaudenhallinnan suhteen.

4 Molemmissa kohteissa Toimitilat-yksikkö on aikaisempaa herkemmin käyttänyt ulkopuolisia asiantuntijoita. Esimerkiksi tiivistyskorjausten onnistuminen on todennettu ja dokumentoitu ulkopuolisen asiantuntijan toimesta. 5. Kunta nopeuttaa tarvittaessa aikataulua palveluverkkosuunnitelman mukaisten uusien koulujen rakentamiseksi ja laittaa liikkeelle ne toimenpiteet, jotka vaaditaan jotta suunnitelmat voivat edetä mukaan lukien kaavoituksen ja maanomistusolojen ratkaiseminen. Palveluverkkosuunnitelma ei voi johtaa todellisuudesta vieraantuneisiin ja tuloksettomiin korjausratkaisuihin. Söderkullan kampusalueen toteuttaminen on edennyt hankesuunnitteluvaiheeseen Neiti Miilintien koulukeskuksen osalta ja hankesuunnitelma odottaa valtuuston päätöstä niin hankkeen kuin vuoden 2017 talousarvion hyväksynnän osalta. Hankkeen toteuttaminen on huomioitu investointiohjelmassa ja etenee niin nopeasti kuin ison kouluhankkeen toteuttaminen on käytännössä mahdollista. Talmaan asemakaava, jossa uusi Talman sivistyskeskus sijaitsee, etenee. Tällä hetkellä asemakaavan laatimisen pohjaksi Talman alueesta laaditaan viitesuunnitelmaa. Asemakaavan valmistumisen jälkeen on mahdollista ryhtyä Talman sivistyskeskuksen suunnitteluun. Liitteet Liite 1 / 128 TEKVLK: Valtuustoaloite sisäilmaoireita aiheuttavien tilojen nopeaksi korvaamiseksi Teknisen johtajan ehdotus Tekninen valiokunta päättää antaa asiasta yllä olevan mukaisen vastauksen kunnanhallitukselle ja edelleen valtuustolle. Päätös Jyri Jalas ehdotti, että asia palautetaan uudelleen valmisteltavaksi. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Uudelleenvalmistelussa paviljonkikoulun puitesopimuksen edut ja haitat tulee tuoda esille selvästi siten, että puitesopimuksen tarpeellisuus on arvioitavissa. TEKVLK 8 Tekninen valiokunta Valmistelija: tilapalvelupäällikkö Juha Pohjonen, juha.pohjonen(at)sipoo.fi; kiinteistövastaava Ville-Veikko Lallukka,

5 Ville-Veikko.Lallukka(at)sipoo.fi. Mandi Alaterä ja Heikki Vestman sekä 19 muuta valtuutettua ovat tehneet valtuustoaloitteen Valtuustokysymyksen sisältö: Valtuustoaloitteessa on viisi vaatimuskohtaa, joissa etsitetään mm. paviljonkikoulujen puitesopimuksen laatimista, tutkimuksia korjaustoimenpiteiden onnistumisen varmistamiseksi, erityishuomioin kohdistamista rakennustöiden valvontaan ja uusien koulujen rakentamisen nopeuttamisen mahdollistamista: Aloite kokonaisuudessaan on esitetty liitteessä 1 Vastaus valtuustoaloitteeseen: 1. Tilapalvelut tekee selvityksen ja laatii puitesopimuksen paviljonkikoulujen tai muiden rakennusten saamisesta nopealla aikataululla Sipoolaisten käyttöön. Puitesopimusmalli on käytössä useissa kunnissa ja hyödyntää Sipoon osalta kaikkia kunnan kiinteistöjä tarpeen ilmetessä. Toimitilat- yksikkö on selvittänyt paviljonkikoulupuitesopimusjärjestelyn käyttöä naapurikunnissa ja muualla Suomessa. Suurimmassa osassa kuntia puitesopimusjärjestely ei ole käytössä, mutta puitejärjestely on tällä hetkellä voimassa ainakin Tuusulassa, Keravalla, Helsingissä, Kuopiossa ja Oulussa. Osa kunnista on kilpailuttanut vastikään jo uuden puitesopimuksen, yksi kunnista ei ole saatujen tietojen mukaan jatkamassa puitesopimustaan optioajalle ja osa kunnista ei ole vielä ehtinyt hyödyntää sopimusta. Puitejärjestelyyn valitaan avoimella kilpailutusmenettelyllä toimittajat, jotka voivat osallistua varsinaiseen hankintakilpailuun. Toimittajien valintavaihe on tärkeä, koska järjestelyn ulkopuolella olevat toimittajat eivät voi osallistua puitejärjestelyn piiriin kuuluviin hankintoihin. Tästä syystä on oleellista, että sopimusaikana todennäköisesti tehtävistä hankinnoista olisi olemassa riittävästi tietoa, joka voitaisiin antaa jo hankinnasta ilmoitettaessa. Tässä kyseessä olevan hankinnan luonteesta johtuen puitesopimusjärjestely vaatii aina kohdekohtaisen kevennetyn kilpailutuksen, jonka yhteydessä varsinaiset tila- ja tekniset ratkaisut, toimitusaika sekä hinta kilpailutetaan ja lopullinen toimittaja valitaan. Puitesopimusjärjestelyn hyviä ja huonoja puolia verrattuna tavanomaiseen kilpailutukseen paviljonkikoulujen yhteydessä: Puitesopimuksen hyviä puolia on, että ennen varsinaista kilpailutusta tiedossa on etukäteen valikoitunut joukko toimittajia, ja kevennetty

6 kilpailutus itsessään nopea kilpailutusmuoto. Puitesopimuksen vahvuus on hankinnoissa, joissa tuote hankinnan kohde on tarkkaan määriteltävissä etukäteen (esimerkiksi rautakauppatavaroissa), ja joissa hankinnan kohteen määrää ei ole tarkoituksenmukaista etukäteen vahvistaa. Puitesopimusjärjestelyn huonoja puolia on, että sen voimassaoloaikana ei voida huomioida toimittajakentän muuttumista eikä väistötilatarpeen konkretisoituessa ole mahdollista käyttää muualta mahdollisesti vapautuvat tilapäiset ja aikaisemmin käytetyt väistötilat. Puitesopimusjärjestelyn haastavin puoli on pystyä tekemään määrittelyt etukäteen valmiiksi niin, että tehty sopimus palvelee kulloistakin yksilöllistä hankintaa. Sopimus- tai kilpailumuodosta riippumatta joudutaan tapauskohtaisesti määrittelemään tarkat kohdekohtaiset vaatimukset ja tiedot. Näitä ovat esimerkiksi tilatarve, tarvittavat erityistilat, toimittajan ja tilaajan keskinäiset vastuut sekä velvollisuudet, hankinnan luonne (vuokra- vai ostosopimus), hankintamuoto, kohde ja sen käyttötarkoitus, sijoituspaikka, huoltopalvelut, kohteen toimitusaika/käyttöönottoaika/ urakka-aika/ myöhästymisseuraamukset, vuokrasopimuksen kohdalla vuokrasopimuksen pituus, tarjousaika, tarjousten valintaperusteet sekä muut kohteeseen liittyvät vaatimukset. Tämän lisäksi väistötilan paikka tulee olla kaavan mukainen ja sille tulee hakea vaadittavat viranomaisluvat kuten esim. rakennuslupa. Hankintapäätöksestä valmiiseen rakennukseen aikaa kuluu tyypillisesti 7-9 kuukautta, jossa määrittelyvaiheen pituus on noin 2 kuukautta, kilpailutus hyväksyntöineen 2 kuukautta sekä rakennus käyttökunnossa 3-5 kuukautta. Puitesopimusjärjestelyn arvioidaan nopeuttavan väistötilojen hankintaa 2-3 viikkoa. Vaihtoehtoiset toimintatavat väistötilojen hankinnan nopeuttamisesi ovat: a) Toimitilat -yksikkö on valmistellut syksyllä 2016 puitesopimuskilpailutuksen toteuttamista tilapäisille väistötiloille. Valmistelun pohjana on lyhytaikainen eli noin vuoden mittainen väistötilatarve sekä pidempiaikainen eli useamman vuoden väistötilatarve. Puitesopimuksen käyttäminen vaatii kohdekohtaiset määrittelyt ja kevennetyn kilpailutuksen eli tarjouksen pyytämisen ennen hankinnan tekoa.

7 b) Toimitilat-yksikkö valmistelee puitesopimuskilpailutuksen sijaan varsinaista väistötilakilpailutusta varten malliasiakirjat, joissa on määritelty yleisimpiä tapauksia varten alustavat vähimmäisvaatimukset ja kilpailutuskriteerit, kuten laatuvaatimukset. Tarjouspyyntöasiakirjojen ollessa yleismäärittelyjen osalta käyttövalmiina saadaan nopeutettua hankinnan määrittelyvaihetta ja urakkakohtaisen kilpailutuksen aloittamista. Valtuuston päätöksen mukaisesti toimitilat-yksikkö saattaa toimenpiteet loppuun eli kilpailuttaa puitesopimuksen tai valmistelee loppuun mallikilpailutusasiakirjat valitun vaihtoehdon mukaisesti vuoden 2017 alussa heti kun valtuustoaloita on käsitelty. Vaihtoehtoisten toimintatapojen osalta puitesopimuksen hyödyt ja haitata huomioon ottaen ehdotetaan toimittavan vaihtoehdon b mukaisesti. Siinä puitesopimisen sijaan määritellään malliasiakirjat. 2. Puitesopimus on saatava valmiiksi niin, että jos Talmassa tai Opintiellä kesällä 2016 tehtävät korjaukset eivät tuo todellista helpotusta koululaisten ja opettajien tilanteeseen, paviljongit saadaan välittömästi käyttöön. Kohdassa yksi on kuvattu hankintapäätöksestä polku valmiiseen toimintavalmiiseen paviljonkiin. Aika, joka tarvitaan valmiiseen parakkiin, joka sisältää määrittelyt, kilpailutukset, lupamenettelyt sekä rakentamisen, johon puolestaan kuuluu itse rakennus, vesi- ja sähköliittymät sekä perustamistyöt, vie käytännössä seitsemästä yhdeksään kuukautta. Sitä ennen, lähtien saadusta tiedosta sisäilmaongelmasta tapahtuu sisäilmaprosessin mukaisesti useampia toimenpiteitä: tutkitaan rakennus ongelmien kartoittamiseksi, tehdään suunnitelmat niiden poistamiseksi ja samanaikaisesti otetaan käyttöön nopean haitan toimenpiteet, joiden avulla varmistetaan, että tiloissa voidaan turvallisesti toimia siihen asti, kunnes vaihtoehtoiset ratkaisut ollaan on tutkittu ja toimenpiteet päätetty sekä toteutettu. Vaihtoehtoja voivat olla kunnostaminen tai kokonaan uusi rakennus, jonka aikana siirrytään osittain tai kokonaan väistötiloihin. Väistötilat puolestaan voivat olla, joko kunnan toinen tila (esimerkkinä Gesterbyn koulu) tai ulkoa hankittu muu käyttöön sopiva tila tai kolmantena vaihtoehtona tilapäinen rakennus. Vaihtoehtojen läpikäynti on sivistystoimen, toimitilojen ja terveydensuojelun yhdessä käymä vuoropuhelu, jonka perusteella tehdään päätös jatkosta.

8 Jos päädytään tilapäiseen rakennukseen (paviljonkiin), on selvitettävä kiinteistön edellytykset toimia väistötilana eli mahdollistaako esimerkiksi kaava, rakennusvalvonta, paloviranomaiset tilapäisen rakennuksen. Seuraavana selvitetään sähkön (mahdollisen kaukolämmön) ja veden sekä jäteveden liittymismahdollisuudet. Tämän jälkeen päästään kohdassa yksi mainittuihin hankintatoimenpiteisiin. Kustannusesimerkkinä Sipoonjoen koulun parakkien vuorien vuosikustannus oli noin euroa vuodessa. Puitesopimuksen valmistelu on aikataulutettu niin, että kilpailutus voidaan avata Hilmassa ja valita puitesopimustoimijat vuoden 2017 alussa heti kun valtuustoaloite on käsitelty. Vastaavasti kilpailuasiakirjojen määrittelytyö saadaan valmiiksi vuoden 2017 alussa. 3. Tilapalvelut sopivat jo nyt loppusyksyyn sijoittuvasta sisäilmatutkimuksesta Talman ja Opintien kouluissa korjausten onnistumisen varmistamiseksi. Tutkimukseen tulee sisältyä sekä oirekartoitus että tiloissa tehtävä asiantuntijaselvitys. Vuoden 2016 Talman koulun terveellisyyteen ja turvallisuuteen liittyvät korjaukset tehtiin pääosin kesän 2016 aikana ja viimeiset Talmaan liittyvät korjaukset tehtiin syyloman 2016 aikana. Talmaan on alun perin suunniteltu sisäilman seurantamittaukset sekä oppilaiden oirekysely 2016 loppuvuoden aikana kokonaisprojektiaikataulun mukaisesti. Opintiellä suuri osa korjauksista tehtiin myös kesän 2016 aikana, mutta osa töistä jatkuu vuoden 2017 puolelle. Opintiellä tehdään sisäilman seurantamittaukset sekä oppilaiden oirekysely uudelleen käyttöön otetuissa tiloissa samaan aikaan kuin Talman koululla. Myöhemmin kuin elokuussa 2016 valmistuneiden tilojen osalta seuranta tehdään vuoden 2017 aikana. 4. Tilapalvelut kiinnittävät erityistä huomiota rakennusvalvontaan kesän 2016 aikana tehtävissä Talman ja Opintien koulujen korjauksissa. Jos kunnassa ei ole tarvittavaa sisäilmasaneerauksien asiantuntemusta, se on hankittava riippumattomalta taholta ulkoa.

9 Talman rakennustöiden valvonta suoritettiin pääosin kunnan omana työnä. Rakennustöiden valvontaa teki kesäloma-aikana lisäksi Oy Frendypartners Ab. Opintien rakennustöitä valvoo Rakennuttajatoimisto Valvontakonsultit Oy ja työtä johtaa sekä ohjaa Toimitilat-yksikkö. Valvontakonsulttien edustaja käy kohteessa päivittäin. Valvoja dokumentoi aktiivisesti työmaan tapahtumia. Opintien yksikön korjausurakat tehdään puhtausluokka P1:nä, mikä tarkoittaa, että kaikissa toimenpiteissä noudatetaan erityistä tarkkuuta tilojen puhtaudenhallinnan suhteen. Molemmissa kohteissa Toimitilat-yksikkö on työmäärästä johtuen lisännyt ulkopuolisten asiantuntijoiden käyttöä. Esimerkiksi tiivistyskorjausten onnistuminen on todennettu ja dokumentoitu ulkopuolisen asiantuntijan toimesta. 5. Kunta nopeuttaa tarvittaessa aikataulua palveluverkkosuunnitelman mukaisten uusien koulujen rakentamiseksi ja laittaa liikkeelle ne toimenpiteet, jotka vaaditaan jotta suunnitelmat voivat edetä mukaan lukien kaavoituksen ja maanomistusolojen ratkaiseminen. Palveluverkkosuunnitelma ei voi johtaa todellisuudesta vieraantuneisiin ja tuloksettomiin korjausratkaisuihin. Söderkullan kampusalueen toteuttaminen on edennyt hankesuunnitteluvaiheeseen Neiti Miilintien koulukeskuksen osalta ja hankesuunnitelma on hyväksytty marraskuussa 2016 h hankkeen määrärahat hyväksytty vuoden 2017 talousarviossa. Hankkeen toteuttaminen etenee niin nopeasti kuin ison kouluhankkeen toteuttaminen on käytännössä mahdollista ja valmistuu aikataulun mukaan vuonna Talmaan asemakaava, jossa uusi Talman sivistyskeskus sijaitsee, etenee. Tällä hetkellä asemakaavan laatimisen pohjaksi Talman alueesta laaditaan viitesuunnitelmaa. Asemakaavan valmistumisen jälkeen on mahdollista ryhtyä Talman sivistyskeskuksen suunnitteluun. Teknisen johtajan ehdotus Tekninen valiokunta päättää antaa asiasta yllä olevan mukaisen vastauksen kunnanhallitukselle ja edelleen valtuustolle. Päätös Tekninen valiokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

10 KH 20 Kunnanhallitus Valmistelija: kunnansihteeri Peter Stenvall peter.stenvall(at)sipoo.fi Liite Liite 1/20. KH: Valtuustoaloite sisäilmaoireita aiheuttavien tilojen nopeaksi korvaamiseksi Kunnanjohtajan ehdotus Kunnanhallitus merkitsee teknisen valiokunnan vastauksen tiedoksi. Asia annetaan valtuustolle tiedoksi ja kunnanhallitus esittää, että aloite on täten loppuun käsitelty. Päätös Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen. KV 8 Valtuusto Liite Liite 1/8. KV: Valtuustoaloite sisäilmaoireita aiheuttavien tilojen nopeaksi korvaamiseksi Päätös Valtuusto hyväksyi yksimielisesti kunnanhallituksen ehdotuksen.