Liito toimintamallin käytön laajentaminen tievalaistus, investointi- ja ylläpitourakoihin

Transkriptio

1 Liito toimintamallin käytön laajentaminen tievalaistus, investointi- ja ylläpitourakoihin Li Road user Rescue center Police `TIC Road master Finnra Contractor Contactor's teams Project leader Contractor s person on duty The Traffic Information Centre is the hub where all contacts go through

2

3 Liito toimintamallin käytön laajentaminen tievalaistus, investointi- ja ylläpitourakoihin Tiehallinto Helsinki 2004

4 Helsinki Julkaisua myy/saatavana: Tiehallinto, Liikenteen palvelut Telefaksi Tiehallinto Liikenteen palvelut Opastinsilta 12 A PL HELSINKI Puhelinvaihde

5 Liito toimintamallin käytön laajentaminen tievalaistus, investointi- ja ylläpitourakoihin. Helsinki Tiehallinto, Liikenteen palvelut. Asiasanat:Liito-toimintamalli, tienkäyttäjien palaute, tietyöt, tietyöurakat, valaistusurakat Aiheluokka: 22 TIIVISTELMÄ Vuosina määriteltiin Tiehallinnon tavoitetila tienkäyttäjien ja viranomaisten yhteydenottojen hallintaan. Tavoitetilassa kaikki tienkäyttäjän ja viranomaisten teiden liikennöitävyyteen liittyvät yhteydenotot ja tienkäyttäjille näistä annettava palaute hoidetaan koko Tiehallinnossa yhdenmukaisella tavalla hyödyntäen toimintaa helpottavia tietoteknisiä ratkaisuja. Tavoitetilaan päätettiin edetä vaiheittain. Toimintamallia on sovellettu alkaen hoitourakoissa. Seuraavana askeleena keväällä 2003 päätettiin toteuttaa valaistus-, investointi- ja ylläpitourakoiden liittäminen toimintamallin piiriin. Tässä raportissa kuvataan laajennuksen edellyttämät tehtävät ja tietotekniset muutokset. Valaistusurakoissa toimintamalli noudattaa hoitourakoissa käyttöönotettuja tapoja ja tietojärjestelmiä. Urakka- ja urakoitsijatiedot saadaan urakoitsijarekisteristä. Toimenpidepyynnöt ja tiedoksi urakoitsijoille viestit välitetään urakoitsijoille sähköpostilla, tekstiviestinä sekä Liitojärjestelmän kautta. Investointi- ja ylläpitourakoiden ja urakoitsijoiden perustietoja ei ole saatavissa keskitetysti. Tästä syystä näiden urakoiden osalta päädyttiin kaksivaiheiseen käyttöönottoon. Vaiheessa 1 urakoiden tiedot saadaan urakoitsijoiden ilmoitusten perusteella ja tallennetaan LK-tietoon. Ilmoitukset urakoitsijoille tehdään puhelimitse. Tässä raportissa kuvataan toimintamallin laajennuksen edellyttämät tehtävät ja tietotekniset muutostarpeet. Nämä on toteutettu kevään ja kesän 2003 aikana. Uutta toimintamallia alettiin noudattaa kesäkuun alusta 2003.

6 Liito toimintamallin käytön laajentaminen tievalaistus, investointi- ja ylläpitourakoihin. [Expanding the usage of procedure for handling road users feedback about driving conditions; introduction in contracts of highway lightning and road works.] Helsinki Finnish Road Administration. Keywords: Procedure, road user feedback, driving conditions, road works contracts, highway lightning contracts SUMMARY In 2001 Finnra defined the target procedure in handling road users criticism and feedback about prevailing driving conditions. This new procedure has been applied since in regional maintenance contracts. In spring 2003 the procedure was introduced in contracts of highway lightning. The procedure was introduced in highway lightning contracts equally to the maintenance contracts but the introduction in road work contracts had to carry out in two phases due to the lack of data of contracts and contractors. Necessary actions for the implementation as well as technical development needed in phase one are described in this report. All actions e.g. amendments in contract conditions, instructions and information days for contractors and TIC staff and implementation of new features in TIC system were executed during spring and summer A new procedure has been as a whole in use from the beginning of June Planning of the phase two is scheduled to start in The project has been granted European Community financial support in the field of Trans-European Networks - Transport.

7 ESIPUHE Vuosina määriteltiin Tiehallinnon tavoitetila tienkäyttäjien ja viranomaisten yhteydenottojen hallintaan. Tavoitetilassa kaikki tienkäyttäjän ja viranomaisten teiden liikennöitävyyteen liittyvät yhteydenotot ja tienkäyttäjille näistä annettava palaute hoidetaan koko Tiehallinnossa yhdenmukaisella tavalla hyödyntäen toimintaa helpottavia tietoteknisiä ratkaisuja. Tavoitetilaan päätettiin edetä vaiheittain. Toimintamallia on sovellettu alkaen hoitourakoissa. Seuraavana askeleena (keväällä 2003) tulisi olla rakennus- ja ylläpitourakoiden liittäminen toimintamallin piiriin. Tämä raportti kuvaa tämän laajennuksen toteutuksen. Työ toteutettiin liikenteen palveluiden ja hankinnan välisenä yhteistyönä. Projektin vetäjänä toimi Maritta Polvinen. Liikennekeskuksen ja urakoitsijoiden ohjeistuksesta ja koulutuksesta vastasivat Laura Sundell ja Anitta Westerlund. Hanke on saanut Euroopan unionin liikenteen perusrakenteen kehittämiseen tarkoitettua TEN-T (Trans-European Networks Transport) -rahoitusta. Helsinki, joulukuu 2003 Tiehallinto Liikenteen palvelut

8

9 Liito toimintamallin käytön laajentaminen tievalaistus, investointi- ja ylläpitourakoihin 7 Sisältö 1 JOHDANTO 9 2 PROJEKTIN TAVOITE 10 3 TOIMINTAMALLIN LAAJENTAMINEN Valaistusurakat Investointi- ja ylläpitourakat Toimintamalli Investointi- ja ylläpitourakoiden tiedot vaihe Toimintamallin käyttöönoton tehtävät vaiheessa Investointi- ja ylläpitourakoiden tiedot tavoitetilassa TOIMINTAMALLIN KÄYTTÖÖNOTTO

10 8 Liito toimintamallin käytön laajentaminen tievalaistus, investointi- ja ylläpitourakoihin

11 Liito toimintamallin käytön laajentaminen tievalaistus, investointi- ja ylläpitourakoihin JOHDANTO 9 1 JOHDANTO Vuosina määriteltiin Tiehallinnon tavoitetila tienkäyttäjien ja viranomaisten yhteydenottojen hallintaan. Tavoitetilassa kaikki tienkäyttäjän ja viranomaisten teiden liikennöitävyyteen liittyvät yhteydenotot ja tienkäyttäjille näistä annettava palaute hoidetaan koko Tiehallinnossa yhdenmukaisella tavalla hyödyntäen toimintaa helpottavia tietoteknisiä ratkaisuja. Yhteydenotot tulevat joko suoraan tai ohjattuina liikennekeskuksiin. Liikennekeskus analysoi yhteydenotot ja lähettää tarvittaessa yhteydenoton tiedot asianosaisille urakoitsijoille. Jos tienkäyttäjällä on akuutteja, tiellä liikkumiseen liittyviä ongelmia, voi liikennekeskus ohjata tienkäyttäjän tai viranomaisen keskustelemaan urakoitsijan yhteyshenkilön kanssa. Kaikki yhteydenotot ja niihin liittyvät toimenpiteet dokumentoidaan. Tavoitetilaan päätettiin edetä vaiheittain. Toimintamallia on sovellettu alkaen hoitourakoissa. Seuraavana askeleena (keväällä 2003) tulisi olla rakennus- ja ylläpitourakoiden liittäminen toimintamallin piiriin. Lähde: Liito-projekti. Toimintamallin kuvaus

12 10 Liito toimintamallin käytön laajentaminen tievalaistus, investointi- ja ylläpitourakoihin PROJEKTIN TAVOITE Hoitourakan kokemukset Liito toimintamallista ovat rohkaisevia. Vuoden 2002 aikana liikennekeskusten ja hoitourakoitsijoiden välinen yhteistyö on vakiintunut ja molemmat osapuolet ovat tyytyväisiä toimintamalliin. Myös tekniikka on saatu luotettavaksi syksyn 2002 tietoteknisten uudistusten myötä. Vuoden 2002 aikana urakoitsijoille välitettiin yhteensä n 1400 toimenpidepyyntöä ja tiedoksi urakoitsijalle ilmoitusta. 2 PROJEKTIN TAVOITE Projektin tavoitteena on kuvata miten Liito toimintamallia sovelletaan valaistus-, ylläpito- ja rakennusurakoissa, tunnistaa mitä muutoksia toimintamallin käyttöönotto tuo urakkasopimuksiin ja hankinta-prosessin toimintatapoihin sekä sopia miten muutokset toteutetaan määritellä ja toteuttaa tarvittavat tietotekniset ratkaisut/ muutokset tierekisteri, LK-tieto, Liito ja HHJ järjestelmiin ottaa uusi järjestelmä käyttöön: tietojärjestelmät, ohjeistukset ja koulutukset. Projektin lopputuloksena syntyvän uuden toimintamallin ja tietojärjestelmäkokonaisuuden etuna on liikennettä vaarantavien tai haittaavien tilanteiden nopea korjaaminen, selkeä asiakasrajapinta ja hyvä asiakaspalvelu sekä yhteydenottojen dokumentointi ja raportointi urakan valvontaa varten. 3 TOIMINTAMALLIN LAAJENTAMINEN 3.1 Valaistusurakat Tiepiirit ovat kilpailuttaneet alueensa valaistusurakat, yhteensä 27 kpl. Urakka-aika on Valaistusurakoiden toimintamalli teknisine ratkaisuineen voidaan noudattaa täysin nykyistä käytäntöä. Käyttöönotto edellyttää, että on sovittu eri urakoitsijoiden, urakan valvojien, tiepiirien liikennekeskusyhdyshenkilöiden ja liikennepäivystäjien tehtävät ja vastuut valaistusurakoita koskien valaistusurakoiden urakka-asiakirjoihin kirjataan urakoitsijan velvollisuudet ja vastuut jo alkaviin urakoihin Tierekisteriin määritellään ja toteutetaan tarvittavat tietotekniset muutokset: o lisätään valaistusurakan tunnus kenttä ja sovitaan kentän tunnuksen muoto o tehdään tarvittava lisäys tiedon syöttölomakkeeseen o ohjeistetaan tiepiirit tiedon valaistusurakan tunnustiedon tallennukseen.

13 Liito toimintamallin käytön laajentaminen tievalaistus, investointi- ja ylläpitourakoihin TOIMINTAMALLIN LAAJENTAMINEN 11 LK-tietoon määritellään ja toteutetaan tarvittavat tietotekniset muutokset o lisätään määritä valaistusurakka toiminto. Tämä toteutetaan nykyistä Määritä hoitourakka palvelua vastaavasti Urakoitsijarekisteriin lisätään valaistusurakoitsijoiden ja urakoiden perustiedot. Lisäksi sovitaan tietojen ylläpidosta. sovitaan hankintaprosessin kanssa valaistusurakoihin liittyvien ilmoitusten kirjauskäytännöstä: selitteet, asiakaspalauteluokka sekä ohjeistetaan ja koulutetaan liikennepäivystäjät. tehdään valaistusurakoitsijoiden kanssa extranet-käyttöoikeussopimukset ohjeistetaan ja koulutetaan valaistusurakoitsijat ja urakoiden valvojat Liito järjestelmän käyttöön viestien vastaanottamisessa ja kuittaamisessa sekä päivystystietojen ylläpidossa. Urakan tunnistuspalvelu lukee tierekisteritiedoista tuotettua shape- tiedostoa, johon lisätään hoitourakkatiedon lisäksi uusi sarake valaistusurakalle. Toiminto liitetään shape-tiedostojen ylläpitoprosessiin. Seuraavan LK-tiedon kehitysvaiheessa urakkashapen käytöstä luovutaan ja rakennetaan kyselyrajapinta suoraan tierekisteriin. Valaistusurakan käyttöönotto ei edellytä muutoksia Liito-järjestelmään. 3.2 Investointi- ja ylläpitourakat Toimintamalli Hoitourakoiden hyvien kokemusten perusteella on päädytty noudattamaan investointi- ja ylläpitourakoissa nykyistä toimintamallia. Ainoana poikkeuksena on urakoitsijoiden 24h tavoitettavissaolovelvoite. Se ei ole pakollinen. Näissä urakoissa riittää, että urakoitsija on tavoitettavissa työaikana. Muuna aikana, jos urakoitsijaa ei tavoiteta, äkilliset toimenpidetarpeet voidaan ohjata hoitourakoitsijalle. Hoitourakoitsija saa tekemästään työstä erillisen korvauksen pääsääntöisesti investointi- tai ylläpitourakoitsijalta, mutta joissakin tapauksissa saattaa Tiehallinto joutua maksumieheksi. Toimintamallin laajennuksen suurin haaste on saada kattavasti tietyöurakoiden tiedot. Nykyisellään ne ovat piirikohtaisissa HHJ-järjestelmissä. Lisäksi tiepiireillä on hyvin erilainen kirjauskäytäntö, joten tiedot eivät ole myöskään yhtenäiset. Hankinnalla on menossa tiepiirikohtaisten HHJ tietokantojen yhdistäminen yhdeksi kannaksi. Teknisesti työ valmistunee kesällä 2003, mutta edelleen ongelmana on erilainen kirjauskäytäntö. Tästä johtuen päätettiin, että ensimmäisessä vaiheessa luovutaan HHJ:n hyödyntämisestä. Kuvaan 1 on hahmoteltu tavoitetila

14 12 Liito toimintamallin käytön laajentaminen tievalaistus, investointi- ja ylläpitourakoihin TOIMINTAMALLIN LAAJENTAMINEN Investointi- ja ylläpitourakoiden tiedot vaihe 1 Koska siis hankintojen hallintajärjestelmän kautta tiepiirien urakka-tiedot eivät ole keskitetysti saatavilla, toteutetaan käyttöönotto kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa (kuva 1) tietyötiedot: urakat ja urakoitsijat, saadaan siinä laajuudessa kuin liikennekeskus on kirjannut tiedot Tietyörekisteriin (TITY) tai LK-tietoon. Myös urakoitsijatiedot täytyy tallentaa näihin järjestelmiin, koska niitä ei tallenneta urakoitsijarekisteriin (URREen). Urakoitsijoiden yhteydenpitoa varten perustetaan uusi yhteydenpitoväline Urakoitsijan linja Linja priorisoidaan toiseksi heti Viranomaislinjan jälkeen. Liito järjestelmän palvelut eivät ole näissä urakkatyypeissä käytettävissä, siksi liikennepäivystäjä ilmoittaa toimenpidepyynnöt ja tiedoksi urakoitsijalle viestit aina puhelimitse urakoitsijan päivystäjälle. Osa LK-tietoon tehtävistä muutoksista ei suoranaisesti liity Liito toimintamallin käyttöönottoon vaan tietyökirjauksien mahdollistamiseen LK-tiedossa. 3 Valaistus- ja tietyöurakoiden perustietojen ylläpitovaihe 1 (v ) Urakoitsija Urakoitsijan linja Liikennekeskus LK-tieto Liito URAKAN TUNNISTUSPALVELU URRE H Valaistusurakoitsijat TITY Pitkäkestoiset tietyöt - poistuu 2004 Liikenteen palvelut Kuva 1. Urakoiden ja urakoitsijoiden perustietojen hallinta vaiheessa Toimintamallin käyttöönoton tehtävät vaiheessa 1 Ensimmäisen käyttöönottovaihe edellyttää, että Kuvataan Liito toimintamallin mukaisesti eri urakoitsijoiden, urakan valvojien, tiepiirien liikennekeskusyhdyshenkilöiden ja liikennepäivystäjien tehtävät ja vastuut

15 Liito toimintamallin käytön laajentaminen tievalaistus, investointi- ja ylläpitourakoihin TOIMINTAMALLIN LAAJENTAMINEN 13 Sisällytetään Liito toimintamalli urakka-asiakirjoihin sekä laaditaan ohjeet urakan valvojalle sopimuskatselmuksia ja valvontaan varten jo kesällä 2003 alkaviin urakoihin Sovitaan hankintaprosessin kanssa investointi- ja ylläpitourakoihin liittyvien ilmoitusten kirjauskäytännöstä, mm selitteet, asiakaspalauteluokka sekä ohjeistetaan ja koulutetaan liikennepäivystäjät Ohjeistetaan ja koulutetaan urakoitsijat ja urakoiden valvojat toimintamallin mukaiseen toimintaan Määritellään ja toteutetaan tarvittavat tietotekniset muutokset LKtietoon: o Ilmoitus- ja tapahtumanäytöt tietöiden tallennuksen edellyttämät muutokset. o tiedotteiden muodostukseen ja lähetykseen tarvittavat muutokset o tilanteiden rajaus ns. tilannepuussa ja kartalla o tietöiden kuvaaminen kartalla makkara symbolilla. Suunnitellaan ja toteutetaan teknisesti urakoitsijan linja sekä markkinoidaan ja ohjeistetaan sen käyttö. 3.3 Investointi- ja ylläpitourakoiden tiedot tavoitetilassa Urakoiden perustiedot - tavoitetilassa Liikennekeskus LK-tieto Liito TIEREKISTERI; Valaistus- ja hoitourakka-alueet TIEREKISTERI H Tieto URAKAN TUNNISTUSPALVELU HHJ; investointi- ja ylläpitourakoiden tiedot SIRE; Urakoitsijoiden tiedot SIRE H HHJ H URRE Liikenteen palvelut Asiakkuus Hankinta Kuva 2. Kaikkien urakkamuotojen ja urakoitsijoiden tietojen hallinta tavoitetilassa Uuden LK-tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä tavoitetilassa tehdään seuraavat muutokset:

16 14 Liito toimintamallin käytön laajentaminen tievalaistus, investointi- ja ylläpitourakoihin TOIMINTAMALLIN KÄYTTÖÖNOTTO hoito- ja valaistusurakoiden perustiedot saadaan tierekisteristä. Samalla luovutaan shape-tiedostoja käyttävästä urakan tunnistuspalvelusta investointi- ja ylläpitourakoiden perustiedot saadaan Hankintojen hallintajärjestelmästä (HHJ) urakoitsijoiden ja heidän päivystäjiensä perustiedot saadaan Sidosryhmärekisteristä. Nykyinen Urakoitsijarekisteri (URRE) poistetaan täysin käytöstä. Tavoitetilaa vastaavan teknisen ympäristön vaatimukset ja määrittelyt tehdään vasta vuoden aikana. Samalla tulee arvioida koko toimintamallin toiminnan onnistuminen ja kehittämistarpeet. 4 TOIMINTAMALLIN KÄYTTÖÖNOTTO Kevään 2003 aikana toteutettiin kaikki edellä luetellut tehtävät, siten että toimintamalli voitiin ottaa käyttöön kesäkuun alusta Liito toimintamallin mukaiset urakoitsijan velvollisuudet ja vastuut on keväällä 2003 kirjattu seuraaviin asiakirjoihin : 1. Valaistusurakat 2. Investointiurakat 3. Ylläpitourakat Urakoitsijoille toimintamallin käyttöönotosta on kerrottu urakkakatselmuksissa. Lisäksi heille on tehty kirjalliset ohjeet Finnranetin ja Liidon käytöstä. Liikennepäivystäjille uudet käytännöt on kuvattu tietoiskuissa. Samat muutokset on kirjattu myös LK-tiedon käyttöohjeeseen. Lisäksi asiaa koulutettiin koulutustilaisuudessa toukokuussa LK-tietoon toteutettiin tietyöurakan tunnistuspalvelu sekä muutettiin tietyön symboli makkaramaiseksi, jolloin tietyön paikan esittäminen on informatiivisempi. (Kuva 3) Koska tietyötietojen käsittely LK-tiedossa lisää ns. häiriötietojen määrän moninkertaiseksi, on LK-tietoon lisätty nyt toiminnallisuus, jossa tietoja voi tarkastella osissa: kaikki, kaikki tietyöt tai pelkät tietyöt.

17 Liito toimintamallin käytön laajentaminen tievalaistus, investointi- ja ylläpitourakoihin 15 Kuva 3. Tietyöt esitettynä makkarasymbolilla

18

19