Hyväksyttiin hallituksen kokouksen 11/2016 pöytäkirja. Pöytäkirja toimitetaan piirihallitukselle ja julkaistaan piirin nettisivuilla.

Transkriptio

1 Piirihallitus Pöytäkirja 1 (9) Hallituksen kokous 12/2016 Aik a: klo Paik k a: Turun Partiotoimisto Läsnä: Mari Kousa-Kuusisto puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Sanna Ahtiainen kehitysministeri Ida Arminen jäsenhankinta ja markkinointi Maarit Heikkinen alueryhmä Marika Hirvonen ohjelmaryhmä Eeva Kivilä viestintäryhmä Helena Siivonen koulutusryhmä Miikka Sipilä talousryhmä Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Asialista 12/16 1. Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on piirinjohtaja tai piirin varajohtaja sekä yhteensä enemmän kuin puolet hallituksen kaikista jäsenistä. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1) 4. Kokouksen esityslista (liite 2) 5. Saapunut posti (liite 3) Hyväksyttiin hallituksen kokouksen 11/2016 pöytäkirja. Pöytäkirja toimitetaan piirihallitukselle ja julkaistaan piirin nettisivuilla. Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Käsitellään piirin saapunut posti. Liite 3 kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi.

2 Piirihallitus Pöytäkirja 2 (9) 6. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitettiin Kati Isotupa-Erjala (PLR) koulutusryhmän jäseneksi 7. Piirin toiminnanalojen kuulumiset (liite 4) Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Toiminnanalojen dl:t: piirihallitus sunnuntaina klo ja toimisto täydentää maanantaina klo mennessä. Liitteet Todettiin piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset, joista tärkeimpinä: Alue AR:n kokous oli ja aluejaoston kokous PaTu-kurssi meni hyvin. Jatkossa nimi vaihdetaan varmaan takaisin Tervetuloa Partioon -kurssiksi ja päivän sisältöä hiotaan edelleen. Säkylässä on säkyläläisten lippukuntien yhteistyötapaaminen. Tapaamiseen osallistuvat Lallin Partion, Säkylän Partion, Vesipeikkojen ja Säkylän seurakunnan edustajana Kimmo Koivisto sekä partiotoimistosta Leena ja Tanki. Keskustellaan lippukuntien yhteistyön aloittamisesta. Vesipeikoilla ei ole tällä hetkellä toimivaa lippukunnanjohtajaa ja aloite yhteistyön suuntaan on t ullut heiltä AR:ssä keskusteltiin nuorten mielenterveysongelmien kohtaamisen haasteista ja siihen kaivattaisiin koulutusta/ohjausta/ohjeita. Todettiin, että tarvittaessa käytetään oikeita ammattilaisia, ei tarvitse itse osata kaikkea. Tämä voisi olla yhtenä lippukuntafoorumin teemana. AR:n kokouksissa käyty läpi poimintoja lippukuntien kuulumisesta: hyviä käytäntöjä/ideoita ajateltu laittaa jakoon myös lippukuntiin eli ajatuksena laittaa kuukauden parhaat ideat (esim. 5 parasta juttua) lpkj-faceen Sytytyspala-haastattelut ja tukipuhelut jatkuvat. Sytytyspalaryhmän rekry käynnissä. Ohjelma Laajennettu ohjelmaryhmän kokous oli Turussa Happy Housessa (Turun seudun vammaisjärjestöt ry:n toiminta- ja kohtaamispaikka). Toisiin jaostoihin on tunkua (Taosto, Kisa) ja toisilla on haasteita rekrytoinnissa. Lippukuntapäivä toi muutamille jaostoille hyviä kontakteja, joista toivotaan uusia luottiksia. Mukana myös Annina Kainu ALR:stä Kokouksen jälkeen saimme suvaitsevaisuuskasvatusta. Lippukuntapäivässä järjestetty, koko päivän kestänyt Lippukunta 2.0 -koulutus sai osallistujilta hyvää palautetta. Järjestäjien (ohjelma/alue/koulutus) kesken sovittiin, että koulutus järjestetään taas ensi vuonna Lippukuntapäivässä. Turvallisuusjaostolle on pestattu uusi puheenjohtaja: Antti Kuparinen, Kolkankävijät. Kari Vuola jatkaa edelleen jaostossa VaPePa-sektorissa. Ensi vuoden kaikki kisat saadaan järjestettyä, vaikka vaikeuksia on ollut ja on edelleen. Ikäkausikello-julisteet ovat saapuneet ja lähtevät jakoon lippukunnille. Seuraava ohjelmaryhmän kokous on Mynämäellä.

3 Piirihallitus Pöytäkirja 3 (9) Koulutusryhm ä Pidettiin KR:n laajennettu kokous Stefan Stjärnstedt kävi kertomassa aikuisja luottisryhmän toiminnasta. Lisäksi käytiin läpi vuosien koulutustilastoja pj-kurssien osalta sekä jonkin verran lpk -johtamis-, ikäkausivastaava-, akela-, sampo- ja luotsikurssien osalta. Jatkotyöstetään näitä vielä lähitulevaisuudessa, jotta pystytään tarjoamaan lippukunnille faktaa heidän koulutusaktiivisuudestaan ja tarvittaessa tukemaan koulutuksiin hakeutumisissa. Pohdittiin myös vastaavaa tilastointia Ko-Gi-kurssin käymisen suhteen. Lippukuntapäivän koulutukset koettiin tarpeellisiksi ja messut olivat onnistuneet. Koulutuslahjakortti arvottu ja toimisto ilmoittaa voittajalle henkilökohtaisesti. Siiri Vainio osallistui Scouting For All -seminaariin (Bryssel) SP:n toisena edustajana. Seminaarin tiimoilta tulossa materiaalia moninaisuudesta ja moninaisuusryhmien toiminnan kehittämisestä muun muassa piirin pj-kursseille 2017 sekä koulutusta lpk-päivään Kurssipaikkavarauksia 2017 päivitetty. Aluekokousten yhteiselle asialistalle nostettu: LPK-leirinjohtamiskurssi, Ko-Git 2017 sekä se, että kevään 2017 kursseille ilmoittautuminen alkaa Riikka lomalla viikon 42. Seuraava kokous Aik uis- ja luottisryhmä Tapahtumat - Rekrykoulutus lippukuntapäivässä (lisäksi ryhmän messupiste) Tulossa: - Mentoroinnin välitapaaminen partiotoimistolla - Aikuisluotsitapaaminen partiotoimistolla - Luottisten pikkujoulut pe Luottisseminaari tammikuussa 2017 (paikka auki, yritämme uudistaa tapahtumaa) Viestintä - Luottissanomat 4/2016 ilmestyy Kehittäminen - Kysyimme tarkemmin, millaista apua lippukunnat kaipaavat pestaukseen (Piiriviisarin ja SP:n kyselyn palaute) - vastauksia on tullut jonkin verran - Rekrytoimme syksyn aikana uusia jäseniä - osa vanhoista jäsenistä jää pois Yhteistyö muiden tahojen kanssa - Puheenjohtaja kävi kertomassa ALR:n toiminnasta Koulutusryhmälle - Virittelemme yhteistyötä TurPa:n kanssa luennoista Talous Joulukampanja: - adventtikalentereita tilattu kpl (111 lippukuntaa, pari tilausta vielä tulossa) - joulukorttipaketteja on tilattu 3570 kpl (48 lippukuntaa) Taloustilanne: Tämän hetken tilikauden tulos on Tammileiri on tuottanut siitä Valtionavustusta on tullut verrattuna budjetoituun. seurakunnasta /2016 budjetti vs käytetty: Alueryhmä , Koulutusryhmä , Aikuis ja luottisryhmä , Ohjelmaryhmä , Viestintäryhm ä , jäsenhankinta ja m arkkinointi , Talousryhm ä (adventtikalenterit), Y-ryhmät ja projektit ja h allinto Piirillä menee taloudellisesti hyvin.

4 Piirihallitus Pöytäkirja 4 (9) Viestintä Ajankohtaisen ohjelmapainotuksen linkki tulossa nettisivuille kuvakaruselliin. Jos halutaan uutistekstiä tms. mainosta, niin ohjelmaryhmästä joku voi kirjoittaa sellaisen. Perhepartiosta lähtee tiedote YSP:t - Kaipaavat lisää tekemistä. - Isoihin tapahtumiin pestattava YSP:t mediakohtaamisia varten. - YSP-kurssin hakuaika on YSP:t markkinoivat. - Luovuttavat adventtikalentereita vanhainkoteihin tms. Tarvitaan someohje. Jussi Elo askartelee uusia nettisivuja. - Jos ei 2016 aikana tule valmista, niin teetetään sivut ulkopuolisella. Ketunkolo poistuu. Jokainen jaosto ja ryhmä siirtävät itse uuteen intraan omat matskunsa, kunhan se on käytössä, jotta oppivat käyttämään sitä, eikä tule siirrettyä kaikkea roskaa samalla. Tähän on tulossa ohjeistus. Sitä odotellessa jaostot ja ryhmät voivat käydä katsomassa, mitä omassa Ketunkolossa on ja e sim. siivota pois turhat. Vaalitoimik unta Ehdokkaita on jo, mutta ei kaikkiin pesteihin. - Piirin varajohtaja: Crista Sinisalo, Nuotiotytöt. - Jäsenhankintaministeri: Outi Kronlund, Rantakaarinat. - Partioneuvos: Pauli Engblom, Kupittaan Henrikinpojat ja Niko S jöholm, Turun Metsänkävijät. Ehdokkaiden esittelyt ovat työn alla. Useita ilmiannettuja on haastateltu, mutta lisää nimiä tarvitaan. Jäsenhank inta ja mark k inointi YSP-kurssin hakuaika: Eskarikampanja 2017 valtakunnallinen ja uudistuu sisällöltään opetukseen sopivammaksi Partiopolku lehti voisi olla tuplajakeluna sekä sudenpennuille että seikkailijoille. Kattavuuden parantamiseksi, ei merkittäviä lisäkustannuksia. YSP:it Skanssiaisissa pitämässä lapsiparkkia lokakuun ensimmäisenä viikonloppuna. Y -asiat Kokoukset 29.9 ja 9.10 (koko päivä) Pöytäkirja ei ehdi tähän kokoukseen, mutta saatte sen heti, kun se on valmis Aloitettiin pestien rakentamista, mietittiin toimintamme ajatusta, sidosr yhmiä, tulevia projekteja, rekryn tarvetta, ruokaa, tavoitteita. Seuraava kokous Piirinjohtajat Toimintasuunnitelma painettu/postitettu lippukuntiin. PDF mukana kokousmateriaaleissa. Lippukuntapäivän palaute käydään läpi seuraavassa kokouksessa. (Eeva hoitaa koostamisen - kiitos!) Seuraavassa PH:n kokouksessa jo käsittelyssä toimintakertomusprosessi. Onko siihen liittyen jo nyt jotain ajatuksia tai toiveita? Tulevaisuusseminaarissa paljon hyvää keskustelua, mutta konkreettiset toimenpiteet ja päätökset jäivät puuttumaan. (Eivät toki varsinaisesti olleet skoopissakaan)

5 Piirihallitus Pöytäkirja 5 (9) Toiminnanjohtaja/Toimisto SP:n tulevaisuusseminaarissa Mika, Pauli ja K-P Lippukuntapäivässä ennätysosanotto Suurjuhlahaku Jenni Haukiota kysytty paraatin juhlapuhujaksi, ilmoitettu myös SP:lle Syyskokousposti lähti ke Turun toimistolta noudetaan postit nykyään ma, ke ja pe iltapäivisin 8. Piirin projektit Asia 1: Tammileirin loppuraportti Sanna Ahtiainen esittelee Asia 2: Pyydetään täydennyksenä raporttia vierailupäivästä. Hyväksyttäväksi seuraavaan kokoukseen. HuHu leirin tavoiteet Sanna Ahtiainen Päätettiin pitää iltakoulu klo HuHun tavoitteista. 9. Lippukuntatuen uudistus Asia. Lippukuntatuen uudistus katsaus Maarit Heikkinen Merkittiin tiedoksi mm: Asia esitelty lyhyesti lpk -päivässä kaikille ja tarkemmin messupisteellä kävijöille. Pisteellä kävijät monet suhtautuivat asiaan tosi positiivisesti ja olivat ottamassa pestejä heti käyttöön. Eniten pohdintaa herätti lpkja:n pesti&rooli jatkossa sekä mahdolliset sääntömuutokset, johon toivottiin jotain tukimateriaalia. Koitettu viestiä, että uusia pestejä lähdetään miettimään nykyisen toiminnan ja sen toimivien/toimimattomien käytäntöjen kautta. Mentoroinnista lippukunnissa ei ole vielä puhuttu Aluejaostossa käydään läpi SP:n tuottama aluekokousmateriaali, joka toivotaan läpikäytäväksi vielä loppuvuoden tai heti alkuvuoden aluekokouksissa Organisoitumisen ensimmäinen versio tehty AR:ssä ja on nyt pohdinnassa eri toiminnanaloilla. Lopullinen versio työstetään ylimääräisessä ohjaajatapaamisessa Tehdyssä versiossa valmentajajaoston kokouksia vähennetään ja yhteistyötä ohjelman ja koulutuksen kanssa lisätään. Juttu joulukuun Repolaiseen tulossa, some-puoli vielä vaiheessa SP:n webinaari Valmentajakoulutuksen II-pilotin ajankohta muuttui Materiaalit: alueviesti.partio.fi (piirimatskut) ja parempilippukunta.fi -sivuston blogi (lpk-matskut) 10. Talousasiat Talouskatsaus touko-elokuun osalta. Siirrettiin seuraavaan kokoukseen esittelevän ministerin ollessa estynyt osallistumaan kokoukseen.

6 Piirihallitus Pöytäkirja 6 (9) 11. Uudet partiojohtajat (liite 5) Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Liite kokouksessa Päätettiin vahvistaa piirinjohtajan myöntämä partiojohtajavaltakirja. 12. Syyskokous 2016 Esitysten hyväksyminen ja vastuiden kertaus Päätettiin, että esitykset pitää olla mennessä PH:n Drivekansiossa syyskokous. Kommentit esityksistä pitää antaa mennessä. Päätetään piirihallituksen jäsenten vastuista syyskokouksessa. 13. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Turun nuorisotyön 70-vuotisjuhlaseminaari Toiminnanjohtajan lomat ja Merkittiin tiedoksi 14. Suurjuhla 2018 (liite 6) Piirihallitus päätti kokouksessaan 11/2016 hakea Suomen Partiolaisten vuoden 2018 Suurjuhlaa Poriin Suomen Partiolaisten jäsenkokouksessa. Suurjuhlaa hakemus lähetettiin Suomen Partiolaisten hallitukselle. Hallitus kieltäytyi ottamasta asiaa käsittelyyn jäsenkokouksessa. Hallituksen puheenjohtajan Anna Munsterhjelmin lähettämässä sähköpostissa, liitteenä, perustellaan kieltäytymistä mm. seuraavasti: Jäsenkokouksessa hyväksytyn tähtikartan mukaisesti " Suurjuhla voidaan järjestää juhlavuonna, jos A-jäsen ehdottaa Suurjuhlan järjestämistä jäsenkokoukselle kolme vuotta ennen tapahtumaa" ei ole partion juhlavuosi tulee täyteen 110 vuotta partion perustamisesta ja 2020 toiminnan käynnistymisestä Suomessa, ja tähtikartan " juhlavuosilla" on kaiken ymmärryksemme viitattu noihin vuosiin. Samoin tuo kolmen vuoden aikaraja jää nyt täyttymättä. Vuonna 2018 on sen sijaan päätetty järjestää merileiri Satahanka, joka on tuon vuoden valtakunnallinen päätapahtuma. Samoin 2018 järjestetään piirileirejä. Emme halua ylimääräisellä tapahtumalla viedä huomiota ja osallistujia näiltä osin jo pitkäänkin valmistelluilta leireiltä. Merkitään saatu sähköposti tiedoksi, ja päätetiin olla hakematta suurjuhlaa. Piirinjohtaja informoi tilanteesta Porin kaupunkia ja valtuutettiin piirinjohtaja ja toiminnanjohtaja jatkamaan neuvotteluja Porin kaupungin kanssa partiotapahtuman järjestämisestä Porissa 2018.

7 Piirihallitus Pöytäkirja 7 (9) 15. SP:n kuulumiset Asia 1 Partion avainluottikset kohtaavat laajennettujen valiokuntien tapaamisessa. Tapaaminen järjestetään Helsingissä Partioasemalla. Käsitellään toimialakohtaisesti laajennettujen valiokuntien kokousasiat. piirihallituksen kokouksessa käsitellään laajennettujen valiokuntien oleelliset asiat, joihin ryhmien puheenjohtajat tekevät päätösesityksen piirihallituksen jäsenille ja piirin vastaavien ryhmien jäsenille toimitetaan sähköpostitse laajennettujen valiok untien muistio kokouksen jälkeen, jokaisen ministerin toimesta Päätetään merkitä toiminnanalojen nostot tiedoksi joista tärkeimpinä: Alue Kuulumiset 5.1. Piirikuulumiset 5.2. Käydään läpi piirien alueryhmien järjestäytyminen vuonna 2017 Lähetekeskusteluasiat 6.1. Valmentajien ja lippukunnan johtokolmikon työkalut (mitä työkaluja jo on, mitä tekeillä, mitä priorisoitu ym.) 6.2. Aluetyön onnistumisen mittarit jatkossa (missä halutaan onnistua, mistä tiedämme onnistuneemme) 6.3 Aluetyön tasalaatuisuuden seuranta lippukuntatuen uudistuksen jälkeen (mitä halutaan mitata, miten varmistetaan, että kaikki lpk:t saavat tukea) Tiedoksi asiat 7.1. Lippukuntatuen uudistus (yhteinen käsittely lauantaina) Piirien ja lippukuntien Yhteisvastuuhankk eet (YV: n ja sisu- &moninaisuusasioiden yhteistyö) 7.3. Lippukuntakansion päivittäminen lippukuntasivustoksi 7.4. Aluevaliokunnan toimintasuunnitelma Lippukuntaprojektit, eli uusien lippukuntien perustaminen ja olemassa olevien laajentaminen uusille alueille (tilastot, piirien toimintatavat, mitä kuuluu nuorimmille perustetuille lippukunnille) 7.6. Aluetyön tasalaatuisuuden seuranta (seurantataulukot) Ohjelma Päätösasiat Ohjelmapainotus 2017 Hyväksytään metsäretkipaketin sisältö ja kirjataan muistiin piirien markkinointi-ideat paketin viemiseksi lippukuntiin. Kuulumiset Piirien kuulumiset Keskusteltavat Lippukuntatuen uudistus (käsitellään yhdessä lauantaina) Partio-ohjelma.fi palaute ja kehitysideat Luotsitoiminnan tukeminen - ideat ja suunnitelmat Tiedoksi Yhteisvastuuhankkeet 2017 Koulutusjärjestelmän peruskorjaus tilannekatsaus Tarpojaohjelman päivityksen tilanne

8 Piirihallitus Pöytäkirja 8 (9) Symboliikkakartoitusprojektin tilanne Kohtaus Johtaminen partiossa itsearviointilomake Koulutus Työstettävät asiat: Pestiesimiehen tehtävät ja työkalut sekä pestijohtajan ja pestausvalmentajan työkalut Työstetään pestiesimiesten tuen kehittämistä - miten pestiesimies voi tukea pestattua jatkuvasti. Käydään lähetekeskustelua pestijohtajan ja pestausvalmentajan työkaluihin. Ajatukset ja toiveet viedään alue-, kasvatus- ja vapaaehtoistuen valikokunnille. Koulutusjärjestelmän peruskorjaus Katsaus koulutusjärjestelmän tilanteeseen ja aikatauluun sekä projektiryhmän evästys. Työstetään koulutuskokonaisuuksien kuvauksia ja moduulien kuvauksia, taitokoulutuksia sekä koulutusjärjestelmän päivityksen prosessia peruskorjauksen jälkeen. Tiedoksi: Lippukuntatuen uudistus SP-SF:n vapaaehtoistuen valiokunnan kuulumiset SP-SF:n vapaahetoistuen valiokunnan toiminta ja organisoituminen Harrastus- ja vapaaehtoistoiminnassa hankittu osaaminen näkyväksi -hanke Koulutusohjaajan pesti Ko-Gi-koulutuksiin liittyvät prosessit Piirien kysymykset ja aloitteet Viestintä ja m ark k inointi (+it) Katsaus YSP-toimintaan ja sen kehittämiseen SP-FS:n viestinnän toimintasuunnitelma vuodelle Mitä A-jäsenet odottavat SP:ltä? Mikä on A-jäsenien rooli? Jo tiedossa olevat aikataulut. Viestintä- ja markkinointisuunnitelma vuodelle 2017 Partioviikko ja seikkailuviikko 2017 Valiokunnan puheenjohtaja Robert Sundman alustaa partioviikon roolin muutoksesta ja syksyllä toteutettavasta markkinointiviikosta. A -jäsenet voivat kommentoida suunnitelmia ja esittää omia toiveitaan. Seikkailuviikko = PäPalta kopioituina. Koululuokat toteuttaisivat viikon aikana partio-ohjelmaa (opetussuunnitelma huomioituna) ja toivottavasti lähilippukunta tekisi viikon aikana vierailun koululla. Y -asiat Esityslista lähes sama kuin keväällä, vain päivämäärä on vaihdettu. Listalla ei ole esitetty yhtään päätettävää asiaa Asialistalla kuntavaalit, toimintasuunnitelman esittely (ei ole toimitettu etukäteen, esityslistasta ei käy ilmi, hyväksytäänkö se siellä vai miten...? Jos jollain tietoa, kertokaa ihmeessä...), kirkkoyhteistyö ja yhteisvastuu, y- traineeohjelma ja sen tilanne, Roihun kumppanuusohjelma ja metsäohjelma. Puhujat ovat samoja, saa nähdä, tuleeko mitään olennaista uutta.

9 Piirihallitus Pöytäkirja 9 (9) Kuulumiset pitää toimittaa etukäteen, eilen sovittiin kokouksessa, että laitan sinne isot linjat: Tall ships race, Kirkkopäivät ja SuomiAreena (eli kaik ki ne projektit, jotka SP on hylännyt ) 16. Muut mahdolliset asiat Asia 1: Piirin joulukorttilistauksen läpikäyminen Päätettiin muistaa piirin joulukortilla yhteistyökumppaneita, luottiksia ja piirin lippukuntia. Asia 2: Rekrytointitarve vuodelle 2017 Merkittiin tiedoksi, että Koulutusryhmän tarve on 5 hlöä, Alueryhmän sytytyspalaryhmään, Ohjelm aryhmään 3, Viestintäryhm ä 10, Y - ryhmä 5-7 ja Talousryhmällä n. 5 hlöä. 17. Seuraavan kokouksen aiheita lippukuntapäivän palaute päätetään piirihallituksen vastuulla seuraavana toimintakautena olevien tilaisuuksien vastuuhenkilöt. hyväksytään piirin markkinointisuunnitelma seuraavalle vuodelle. (joulukuun kokoukseen) toimiston joulun aukioloajat ja henkilökunnan talvilomat tammileirin loppuraportti talouskatsaus Mari Kousa-Kuusiston päätös ja tarjoiluvuoro 18. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Mari Kousa-Kuusisto puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri