EU:n ruoka-apu yhteisön vähävaraisimmille - Ohjeita jakelua hoitaville osastoille

Transkriptio

1 EU:n ruoka-apu yhteisön vähävaraisimmille - Ohjeita jakelua hoitaville osastoille Varpu Salmenrinne, / Matti Hetemäki, Sisällysluettelo 1. Elintarvikkeiden vastaanottaminen ja varastointi Kuljetuksista sopiminen Elintarvikkeiden vastaanottaminen Rahdin tarkastus Elintarvikkeiden vastaanottaminen Varastointi Tiedottaminen Ruoka-avun jakaminen Tarkemmat tuotetiedot Kirjanpito ja raportointi Liitännäistoimenpiteiden huomiointi Usein kysytyt kysymykset Yhteystiedot Elintarvikkeiden vastaanottaminen ja varastointi 1.1 Kuljetuksista sopiminen Mavilta soitetaan jokaiseen jakelupisteeseen. Erityistä huomioitavaa toimituksiin liittyen: Löytyykö paikalta lastauslaituri? Onko paikalla riittävä lastausalue ja ilmoitus, jos purkupaikan sijainti on eri? Kuinka korkea on ovi, josta tavara lastataan sisään? Yhteyshenkilö jakelupisteessä ja tavoitettavuus virka-aikana (0295- alkuinen numero, ei ole kaupustelija) Toivottu toimituspäivä ei ole automaattisesti toimituspäivä, toimituspäivä vahvistetaan erikseen jakelupisteelle Kilomäärät tukkupakkauskokoina (min. 1000kg/jakelu) 1

2 1.2 Elintarvikkeiden vastaanottaminen Ilmoita piiriin ja keskustoimistolle, jos yhteyshenkilö vaihtuu. Keskustoimisto välittää tiedon Maville. Yhteyshenkilö on ottamassa kuormaa vastaan Yhteyshenkilö valmistautuu osoittamaan henkilöllisyytensä tarvittaessa kuljettajalle Paikallaolo ja tavoitettavuus rahtipäivänä + riittävästi henkilökuntaa (arkisin, klo 8-16). Kuljetusliikkeeltä tulee soitto vähintään tuntia ennen kuorman saapumista. Mikäli kuorma ei tullut sovittuna päivänä, otetaan yhteys Kaukokiitoon, puh tai s-posti: selvitys@kaukokiito.fi Lisäksi asiasta ilmoitetaan piiriin ja keskustoimistoon, jotka ilmoittavat Maville. 1.3 Rahdin tarkastus 1. Kierrä ja katso, että paketit ovat kunnossa. 2. Tukkupakkausten määrät pitää täsmätä lähetteessä olevan luvun kanssa (lasketaan myös mahdolliset vioittuneet paketit). 3. Puutteet tai viat ilmoitetaan kuljettajalle. 4. Kuittaus kuljettajan mobiilirahtikirjaan. 5. Mikäli puutteita tai vikaa on ilmennyt rahdissa, niin ilmoita siitä lisäksi pikimmiten piiriin ja keskustoimistolle, jotka välittävät tiedon myös Maville. 6. Jälkikäteen ilmoitettuja puutteita tai vikoja ei voida kohdistaa tavaran virheelliseen keräilyyn tai kuljetukseen. 1.4 Elintarvikkeiden vastaanottaminen Kuljettaja jättää rahdin toimituspaikan välittömään läheisyyteen. Kuljettaja ei osallistu tavaroiden kuljettamiseen sisätiloihin tai lavapakkausten purkamiseen. Tyhjät lavat jäävät jakelupisteelle, niitä ei palauteta. 2. Varastointi Varastotilat tulee olla soveltuvia elintarvikkeiden varastointiin. Huom. Eviran ohjeet. 2

3 Kuiva, valolta suojattu, helposti puhtaana pidettävä ja sinne ei saa päästää haittaeläimiä. Hajut ja maut eivät saa siirtyä elintarvikkeisiin. Muiden tavaroiden vaarattomuus elintarvikkeille. Varaston on oltava lukollinen tila, jonne asiattomilla ei ole pääsyä. Linkki Eviran ohjeisiin: kehuoneistot+/ruoka-apu/ Kiinnitä huomiota varastokirjanpitoon, erityisesti erillis- ja yhteisvarastoissa. Muista parasta ennen ja viimeinen käyttöpäivä seuranta (vanhemmat toimitukset jakeluun ennen uutta toimituserää). Mikäli tuotteita pääsee epähuomiossa vanhenemaan tai pilaantumaan, noudatetaan Eviran ja hakuoppaan mukaisia ohjeita. Tarvittaessa otetaan yhteyttä piiriin ja keskustoimistoon, josta ollaan yhteydessä Maviin. 3. Tiedottaminen Mavi ei vastaa paikallistason viestinnästä vaan kumppaniorganisaatio eli Punainen Risti ja sen osastot hoitavat omaan jakeluunsa liittyvän tiedotuksen. Laittakaa näkyville juliste (toimitettu aiemmin jakelupisteille) tai vaihtoehtoisesti EUlippu. EU-lippu ja juliste ovat myös tulostettavissa tarvittaessa MAVI:n nettisivuilta oppaat ja lomakkeet osiosta: Olisi ihanteellista jos ruokajakelua toteuttavalla osastolla olisi tietoa ruokajakelusta myös osaston omilla RedNet-sivuilla. Verkkosivuille on hyvä laittaa tiedot missä ja milloin elintarvikkeita jaetaan sekä osastossa ruokajakelusta vastaavan henkilön nimi ja yhteystiedot. RedNet-sivuille voi kirjoittaa myös lyhyen kuvauksen toimesta, mukaan lukien sen tavoitteet ja tulokset. Esiin on tuotava myös Euroopan Unionilta saatava rahoitustuki ja verkkosivulle on lisättävä EU-logo. Avoimesta jakelutapahtumasta on myös hyvä tiedottaa paikallislehdissä. Osasto voi esimerkiksi lähettää napakan tiedotteen paikallislehteen, jonka toimittaja saa sähköpostiinsa. Tiedotteessa on hyvä käydä ilmi, että osasto aloittaa EU:n ruoka-avun jakamisen, kenelle ruoka-apu on tarkoitettu, jakelupisteen osoite ja jakelun ajankohta. Lisäksi tiedotteesta on käytävä ilmi ruoka-avun rahoittaja eli Euroopan unionin vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahasto. 3

4 Esimerkkipohja paikallislehdelle lähetettävälle tiedotteelle: Suomen Punaisen Risti jakaa EU:n ruoka-apua Punaisen Ristin Pihtiputaan osasto ryhtyy jakamaan ruoka-apua. Elintarvikkeet on tarkoitettu vähävaraisille henkilöille Suomessa. Ruoka-avun jakamisessa noudatetaan tasa-arvon ja syrjimättömyyden periaatteita. Elintarvikkeita jaetaan osoitteessa Mallitie 3 maanantaisin klo 10. Ruoka-apua rahoittaa Euroopan unionin vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahasto. Rahaston tavoitteena on edistää sosiaalista yhteenkuuluvuutta Euroopan unionissa ja vähentää köyhyydessä ja syrjäytymisvaarassa elävien ihmisten määrää. Ohjelmakauden ensimmäisessä vaiheessa elintarvikkeita jaetaan vuosien 2015 ja 2016 aikana yhteensä noin 2,9 miljoonaa kiloa eri puolilla Suomea. Ruoka-avun jakamista koordinoi yhteensä 34 kumppanijärjestöä eri puolilla Suomea. Lisätiedot: Pihtiputaan osaston yhteyshenkilö Maija Mallikas, maija.mallikas@esimerkki.fi, puh Ruoka-avun edetessä ja tarpeen vaatiessa voi olla hyvä erikseen tiedottaa kunnan viranomaisia, jotka voivat tarvittaessa ohjata kuntalaisia ruoka-avun piiriin. Apua tiedottamiseen saat piiritoimistosta ja/tai keskustoimistosta. 4. Ruoka-avun jakaminen Ruoka-apu jaetaan saman kokoisina ruokapaketteina tai aterioina. Paketteina jakaminen helpottaa kirjanpitoa. Ruokapaketeista tai -aterioista ei saa periä vähävaraisilta maksua. Pakettien määrä voi vaihdella avunsaajien ja perhekoon mukaan. Annetun maksimijakelumäärälomakkeen on tarkoitus helpottaa jakelupaikan ruoan jakelua sekä varmistaa samat toimintaperiaatteet jakelupaikkojen sisällä. Mavin tekemissä käynneissä pystytään varmistamaan kuinka jakelupaikassa ruokaapua toteutetaan 4

5 4.1 Tarkemmat tuotetiedot Vuonna 2015 ja 2016 jakeluun tulevat tuotteet on pakattu seuraavasti: Lihasäilyke (Oy Lunden Ab Jalostaja à 400 g) tukkupakkaus 6 säilykettä (2,4 kg), lavalla 144 tukkupakkausta, lavapaino 346 kg. Hapankorppu (Fazer Leipomot Oy à 370g) tukkupakkaus 10 pakettia (3,7 kg), lavalla 48 tukkupakkausta, lavapaino 177,60 kg. Makaroni (Dobeles dzirnavnieks AS à 500 g) tukkupakkaus 25 pussia (12,5 kg), lavalla 28 tukkupakkausta, lavapaino 350 kg. Mysli (Dobeles dzirnavnieks AS à 500g) tukkupakkaus 20 pussia (10 kg), lavalla 36 tukkupakkausta, lavapaino 360 kg. Puurohiutale (Dobeles dzirnavnieks AS à 500 g) tukkupakkaus 20 pussia (10 kg), lavalla 36 tukkupakkausta, lavapaino 360 kg. Sämpyläjauho (Tartu Mill AS à 2 kg) tukkupakkaus 6 pussia (12 kg), lavalla 60 tukkupakkausta, lavapaino 720 kg. Vehnäjauho (Tartu Mill AS à 2 kg) tukkupakkaus 6 pussia (12 kg), lavalla 60 tukkupakkausta, lavapaino 720 kg. Maitojauhe (Valio Oy à 500 g) tukkupakkaus 10 pakettia (5 kg), lavalla 120 tukkupakkausta, lavapaino 600 kg. Hernekeitto (Oy Lunden Ab Jalostaja à 435g) tukkupakkaus 12 säilykettä (5,22 kg) lavalla 96 tukkupakkausta, lavapaino 501,12 kg. Pasta juustokastikkeessa valmisateria-ainespussi (valmistusohje sis. 2 annosta/pussi) (Oy Lunden Ab Jalostaja à 200g) tukkupakkaus 80 pussia (16 kg), lavalla 20 tukkupakkausta, lavapaino 320 kg. 4.2 Kirjanpito ja raportointi Jakelua seurataan kirjanpidolla. Myös aterioita tehdessä on merkittävä kirjanpitoon valmistukseen käytetyt elintarvikemäärät ja aterioihin osallistuneiden henkilöiden lukumäärä. Elintarviketuen jakelua koskeva kirjanpito toteutetaan täyttämällä seuraavat kirjanpitolomakkeet: o Jakelun seurantalomakkeet (ateriat ja paketit) sekä yhteenvetolomake. HUOM! Ovat samassa Excel-taulukossa eri alasivuilla. o Jakelun seurantatietojen eli indikaattoritietojen kokoamisessa käytetään lisäksi tuen kohdentumisen seurantatieto -apulomaketta. Kirjanpitolomakkeita ja sen liitteenä olevia tositteita ja alkuperäisiä rahtikirjoja ei toimiteta Maaseutuvirastoon (Mavi) eikä Punaisen Ristin piiri- tai keskustoimistolle, vaan jokaisen osaston/ jakelupaikan on säilytettävä kaikki alkuperäiset asiakirjat mahdollisia tarkastuksia varten. Myöskään rahtikirjan kopioita ei toimiteta Maviin. Paikallisosastot toimittavat tukivuoden lopussa Punaisen Ristin keskustoimistolle kirjanpitoon perustuvan vuosikertomuksensa elintarvikkeiden käytöstä. Syksyn 2016 EU-ruokajakelua koskeva vuosikertomus palautetaan osoitteeseen matti.hetemaki@punainenristi.fi viimeistään

6 Tarkat kirjanpito-ohjeet on saatavina erikseen. 4.3 Liitännäistoimenpiteiden huomiointi Kumppaniorganisaatiolta edellytetään sosiaalista osallisuutta tukevien liitännäistoimenpiteiden toteuttamista, joita voivat olla esimerkiksi Tiedottaminen julkisen ja kolmannen sektorin palveluista tai projekteista, jotka tukevat sosiaalista osallisuutta Ohjaus sosiaali-, asunto- ja/tai työllisyyspalveluihin Neuvonta em. palveluiden käytössä tai muu osallisuutta vahvistava tuki Neuvonta ravintopitoisen ruuan ja liikunnan merkityksestä Liitännäistoimenpiteitä toteutetaan jakelutapahtuman yhteydessä. Kumppaniorganisaation lähtökohtaisesti toteuttama sosiaalista osallisuutta tukeva toiminta, muu kuin ruoka-apu, voidaan jo sellaisenaan tulkita liitännäistoimenpiteeksi, Punaisen Ristin osastojen kohdalla liitännäistoimenpiteiksi voidaan laskea monet erilaisen osaston tarjoamat toiminnat ja palvelut, esimerkiksi: Ystävätoiminta Terveyspistetoiminta Omaishoitajien tukitoiminta Päihdetyö Monikulttuurinen toiminta Liitännäistoimenpiteitä voi toteuttaa esimerkiksi jakamalla Punaisen Ristin toimintaa esitteleviä esitteitä jakelupisteessä. Esitteitä voi tilata verkkokaupasta. Hyvä idea on myös kutsua osaston toimijoita, esimerkiksi ystäviä tai ensiapuryhmäläisiä esittelemään toimintaansa jakelupisteeseen jakoaikana. Kannattaa ajatella luovasti: Terveyspiste-vapaaehtoiset voivat esimerkiksi pystyttää jakelupisteeseen vaikkapa väliaikaisen Terveyspisteen, jossa ruoka-apua saavat voivat samalla mitata verenpaineensa. Kannattaa muistaa, että myös ruoka-avun saajat voivat olla kiinnostuneita toimimaan vapaaehtoisina. Avunsaajista voi tulla avunantajia. 5. Usein kysytyt kysymykset Voiko ruoka-apua jakaa pakolaisille ja/tai alaikäisille? Olemme saaneet varmistuksen, että rahastoasetus tai Suomen vähävaraisten avun toimenpideohjelma eivät estä kumppaniorganisaatioita jakamasta elintarvikkeita pakolaisina Suomeen tulleille henkilöille tai alaikäisille. Ruuanjakeluun oikeutettujen henkilöiden tukikelpoisuus riippuu siitä, miten jäsenmaa on omassa toimenpideohjelmassaan tukikelpoisuuden määritellyt. Meillä avoimen ruokajakelun osalta vähävaraisen henkilön tukikelpoisuus on määritelty seuraavasti: Ruoka-apua 6

7 hakevan, tapahtumaan saapuminen ja jonoon asettuminen täyttää kriteerin avoimen jakelutilaisuuden kohderyhmään kuulumisesta ja on riittävä tukikelpoisuusperuste. Kuinka riittävä on yksi valmisateria-ainespussi? Valmisateria-aines (pasta juustokastikkeessa) riittävyydeksi valmistajan kertoo, että yhdestä pussista ohjeen mukaan valmistettuna tulee kaksi ateriaa. Tarvitaanko valtakirjaa, jos joku toinen henkilö hakee avuntarvitsijan puolesta ruoka-apua? Valtakirjan tarpeellisuus niiden osalta, jotka jostain syystä eivät pääse itse osallistumaan ruokajakelutilaisuuteen. Jatkossa valtakirjaa ei enää vaadita näissä tapauksissa. Kumppaniorganisaatio kirjaa jakelun seurantaansa jaetut määrät ja huomioi seurantatiedoissa (indikaattoritiedot) ne avunsaajat, joille tuki on toimitettu toisen henkilön kautta. Tuen antaminen perustuu luottamukseen, että tuki ohjautuu sitä todellisuudessa tarvitseville. Jos kumppaniorganisaatiolla on syytä epäillä, ettei näin jaettu tuki ei päädy sitä tarvitsevalle, voi se jättää tuen antamatta toisen henkilön kautta kuljetettavaksi. Ongelmatilanteissa pyydämme ottamaan yhteyttä Maviin. 6. Yhteystiedot Oulun piiri: Teemu Alapeteri, Satakunnan piiri: Joni Hiltunen, Keskustoimisto: Matti Hetemäki, Maaseutuvirasto toivoo yhteydenottoja ensisijaisesti koordinoidusti keskusjärjestöjen kautta. Mikäli tilanne vaatii, osaston yhteyshenkilö voi olla yhteydessä myös suoraan Maviin sähköpostitse: 7