Puheenjohtaja avasi kokouksen. Hyväksyttiin kokouksen esityslista ja edellisen kokouksen pöytäkirja

Transkriptio

1 RAKETTI-KOKOA koordinaatioryhmän kokous Kokousmuistio Aika: klo Paikka: Helsingin yliopisto, oppimiskeskus Aleksandria, K132. Osallistujat johtaja Klaus Lindberg, CSC (Raketti-hanke), pj. rehtori Risto Ilomäki, LAMK (ARENE, KA-Pilottiohjausryhmä) professori Timo Tiihonen, JYO (TUTKI-ohjausryhmän pj.) kehityspäällikkö Ismo Kantola, TuAMK (toiminnan kehittäminen) tietohallintojohtaja Kari Välimäki, LUT (XDW ohjausryhmä pj.,) ConnectPro-etäyhteys tietojärjestelmäpäällikkö Sami Hautakangas, TaY (OPI- ohjausryhmä pj.) (poissa) projektipäällikkö Jussi Koskivaara, HY (KA- käsikirja ohjausryhmä), siht. tietohallintopäällikkö Jaakko Riihimaa, SeAMK (KA-Pilotti projektiryhmä pj.) tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko (Opetushallitus) (poissa) IT-pääsihteeri Ahti Planman, UEF (YO-IT-pääsihteeri) ConnectPro-etäyhteys IT-pääsihteeri Esko Ala-Peijari, CSC; (Raketti-Kokoa, amk- IT-pääsihteeri) (poissa) 1. Kokouksen avaus (Klaus Lindberg) Puheenjohtaja avasi kokouksen. Hyväksyttiin kokouksen esityslista ja edellisen kokouksen pöytäkirja 2. Tietohallintolain tilanne (Klaus Lindberg) Hallitus hyväksyi lakiesityksen julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta. Esityksen mukaan valtiovarainministeriön tehtävänä olisi huolehtia julkisen hallinnon tietohallinnon yleisestä ohjauksesta. Ministeriöt vastaisivat ohjauksesta omilla toimialoillaan. Lakiesitys on tarkoitus antaa eduskunnalle presidentin esittelyssä Keskusteltiin vireillä olevan tietohallintolain (laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta) vaikutuksista korkeakoulujen toimintaan. Kokouksessa käydyssä keskustelussa haettiin toimenpiteitä, joita KOKOAkoordinaatioryhmän tulisi edistää nyt ja lain voimaan tullessa. Seuraavat toimenpide-ehdotukset nousivat esille - KOKOA:n osalta esitetään kysymys OKM:lle siitä mikä on OKM:n tulkinta korkeakoulujen asemasta uudessa tietohallintolaissa ja mikä on OKM:n tulkinta yleensä laista ja sen vaikutuksista - KOKOA-osahankkeen puolesta esitetään kysymys, kuinka OKM organisoi oman sisäisen toimintansa lain tuomien velvoitteiden täyttämiseksi ja miten sen näkemyksen mukaan lain toteutus organisoidaan korkeakouluissa

2 - Todettiin, että tietohallintolaki on esillä myös yliopistojen IT-johtajien foorumin kokouksessa Ajatuksena on laatia IT-johtajien yhteinen ehdotus OKM:lle siitä, kuinka lain toimeenpanoa edistetään OKM:n ja yliopistojen yhteistyönä. - OKM:n edustaja Irma Nieminen pyydetään KOKOA-koordinaatioryhmään mukaan - Tietohallintolain tulkinnasta voisi järjestää kickoff-tilaisuuden, johon pitäisi saada toiminnan puolelta osallistujia. Lain tiimoilta tuotaisiin KA-ajattelu laajaan tietoisuuteen. 3. Kokonaisarkkitehtuurihankkeen jatko korkeakouluissa (toimintasuunnitelman kohta 2.3, muistio liitteenä) Käsiteltiin työryhmän Timo Pirtilä (KyAMK), Jussi Koskivaara (HY), Jaakko Riihimaa (SeAMK), IT-Pääsihteeri Ahti Planman (Itä-Suomen yliopisto), Esko Ala-Peijari (CSC) ja Klaus Lindberg (CSC) ovat valmistelemat toimenpide-ehdotukset kokonaisarkkitehtuurin kehittämisestä vuosina Tehtävät on jaoteltu seuraaviin toimenpidekokonaisuuksiin - KA-koulutus - Korkeakoulujen (KA-)yhteistyötä tukevat apuvälineet ja työmenetelmät - KA-periaatteet - Hallintamallin laadinta - KA-työn toteuttamien ja tulosten jalkautus Jokaisen kokonaisuuden osalta suunnitellaan - Toteuttaja tai taho, jolta työ tilataan/ostetaan - Kuinka työtä ohjataan ja sen liittymät muihin toimintoihin ja toimijoihin - Toimenpiteeseen käytettävissä olevat resurssit - Aikataulut - Prioriteetti - Vaikutukset ja hyödyt Todettiin, että kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen valmiudet vaihtelevat paljon korkeakoulujen välillä. KA-työ on lähellä laatutyötä, joten laadun kehittämisestä vastaavat henkilöt pitäisi saada mukaan. Arkkitehtuurityö voidaan nähdä myös osana toiminnanohjausta. KA-pilotti on osoittanut, että ydinjoukko eli laatu- ja IT-vastuuhenkilöt sekä ylin johto saadaan KAajattelun taakse melko nopeasti. Toimenpide-ehdotusten ajatuksena on, että kokonaisarkkitehtuuriajattelua myydään korkeakoulujen johdolle. Tietohallintolain myötä oletettavasti KA-ajattelusta tulee pakollista. Pitäisi päästä siihen, että johto vaatii kokonaisarkkitehtuuria. Jos käytetään tuottavuuden ja tehokkuuden paranemista myyntiargumenttina, on muistettava, että tietotekniikka edustaa vain 3 % toimintamenoista. Siten ydintoiminnan tuottavuuden paranemisella olisi enemmän merkitystä. Korkeakoululaitoksen tasoisella KA-kehittämisellä pyritään siihen, ettei saavutettu autonomia houkuta ottamaan liian suuria vapauksia korkeakoulukohtaisten ratkaisujen tekemisessä. Vaarana on muuten, että pakka leviää. Seuraavat toimenpide-ehdotukset nousivat keskustelussa esille - Päätettiin tiedustella korkeakoulujen arviointineuvoston (KKA) kantaa kokonaisarkkitehtuurityön tulosten arviointiin. - Toimenpide-ehdotukset esitellään RAKETTI-ohjausryhmässä

3 3.1 KA-koulutus Koulutuksessa voisi olla mahdollisuus käyttää muiden KA-hankkeiden, kuten Solea, FEAR, KApilotti, käytössä olleita korkeakoulujen sisäisiä resursseja? Vertaistuki on tärkeää, ja pilotissa saadut kokemukset pitää saada jakoon. Myös Puolustusvoimien arkkitehtuurityöhön ja sen tuloksiin pitää tutustua. Turo Kilpeläinen ollut konsultoimassa PV:tä. - Päätettiin, että viedään rehtorien neuvostoille päätettäväksi koulutuksen kokonaisuus yhden sivun mittaisena yhteenvetona koulutustarpeista ja -tavoitteista. Rehtorineuvostot sopivat tahosta, joka ottaa tehtävän ohjaukseensa. - OKM:ltä kysytään, voiko VM:n kanssa käydä keskustelua rahoituksesta laajemman, koko julkishallinnon tarpeisiin suunnitellun koulutuskokonaisuuden tuottamisesta korkeakoululaitoksen piirissä (esim. täydennyskoulutuksena) 3.2 Korkeakoulujen KA-yhteistyötä tukevat apuvälineet ja työmenetelmät Todettiin, että menetelmien, kuten käsikirjan ja Kartturi-mallin, tulee pysyä ajan tasalla. On luotava hallinnointimenettely ja versiointi. Kaikkia versioitavia tuotoksia varten pitäisi olla toimituskunta. Korkeakoulujen yhteistyötä varten tulisi olla käytössä yhteinen kollaboraatioalusta. - Selvitetään voisiko Eduuni toimia ensivaiheessa alustana, vaikka se ei vielä tue Hakatunnistautumista (tulee seuravaan versioon). OKM:lle voidaan viestiä, että Eduunia pitäisi kehittää arkkitehtuuriyhteistyön tarvitsemaan suuntaan. - Todettiin, että tarvetta laajapohjaiselle kansalliselle yhteistyöalustalle on monella muullakin taholla. Keskusteltiin siitä, voisiko Eduunista jatkossa muotoutua tällainen. CSC:n ylläpitämänä alusta koettiin hyvin potentiaalisena ehdokkaana tähän tarpeeseen. - Päätettiin ehdottaa, että IT-pääsihteerit ottavat vastuun käsikirjan ja Kartturi-mallin toimituskunnan organisoinnista. - Todettiin, että jatkossa rehtoreiden neuvostoilla (Unifi, Arene) voisi olla rooli perustaa/siunata yhteisiä asioita hoitavia toimikuntia. 3.3 KA-periaatteet (toimintasuunnitelman kohta 2.5) Keskusteltiin korkeakoulujen omista ja korkeakoululaitoksen KA-periaatteisiin liittyvistä ehdotuksista ja malleista, joita valtionhallinto on tehnyt sekä joita on noussut esille mm. ITjohtajien keskusteluissa. Periaatteet eivät voine olla ristiriidassa ValtIT:ssa laadittujen periaatteiden kanssa. Asiaa käsitellään IT-johtajien ensi viikon kokouksessa, jolloin saattaa tulla esille uusia ideoita. - Sovittiin, että KA-pilotissa oleva konsultti otetaan mukaan tekemään synteesiä periaateaihioista (2-4 päivän työ).

4 3.4 Korkeakoulusektorin hallintamalli (toimintasuunnitelman kohta 2.8) Hallintamallin suunnittelussa olisi hyvä käyttää laajennetun OPI-pelisääntötyöryhmän panosta. OPI:ssa on saatu aikaan hyvä keskustelu siitä, miten substanssi ja IT toimivat yhteen. Opintohallinnossa on harkittu pääsihteeritoiminnon käynnistämistä. Hallintamalliin voisi liittyä tapa, jolla korkeakoulu voi seurata omaa tilannettaan. Tulee valita menetelmä kypsyystason arvioinniksi. Oletettavasti OKM tulee mittaamaan arkkitehtuurikyvykkyyttä jossain vaiheessa. Tahtotila on, että saadaan suunnittelujohto (ja laajemmin myös kehittämisjohto ja laatuvastaavat) ja IT-johto keskustelemaan. Pitää järjestää tilaisuuksia, jossa nämä tahot kohtaavat. - Päätettiin ehdottaa, että pelisääntöryhmä ottaa vastuun hallintamallin ensimmäisestä versiosta. - KOKOA-koordinaatioryhmä miettii käytännön ratkaisuja kuinka IT-johto ja suunnittelujohto (sekä kehittämisestä ja laadusta vastaavat) saadaan vuorovaikutukseen keskenään ja miten korkeakouluihin saadaan nimetyt henkilöt, jotka ottavat vastuun kokonaisarkkitehtuurityöstä. 3.5 KA-työn toteuttaminen ja työn jalkautus korkeakouluissa Jalkautus pidetään toimenpidelistan yhtenä kohtana. Jalkautuksessa koulutus on kaikkein merkittävin. Korkeakoulujen yhteiset hankkeet pitäisi hallinnoida yhdessä hankesalkussa. Usein monet korkeakoulut ovat liikkeellä samaan suuntaan tietyllä alueella, esim. IDM, asianhallinta, vaikka ko. asiat eivät ole ajankohtaisia samanaikaisesti koko korkeakoulukentässä. - KOKOA-koordinaatioryhmä miettii käytännön ratkaisuja hankesalkun organisoimiseksi. Hankesalkun hallinta lisätään toimenpidelistaan. - Selvitetään, kuinka useiden korkeakoulujen yhteisiä kehityshankkeita voitaisiin tukea KAmenetelmän ja ajatusmallin hyödyntämisessä esim. KA-konsultointia tarjoamalla (tästä on jo toimivia esimerkkejä). 4. Osahankkeiden ajankohtaiset asiat 4.1 KOKOA/KA-Pilotti, KA-käsikirja ja BM Tulosseminaarin anti Rovaniemellä : Seminaari oli erinomainen. Jyu:n Jukka Heikkilän esityksessä oli dia, jossa on kuvattu hyvin toimenpiteet, miten tulisi edetä ja mikä on IT-asioiden suhde laatujärjestelmään ja strategiaan

5 Tietohallintolain myötä arkkitehtuuriperiaatteita tulee myös muualta. O-P Rissasen kommenttien mukaan RAKETTI-hankkeessa tehdyt toimenpiteet ovat th-lain mukaisia. KA-työ etenee konkreettisten hankkeiden kautta jatkuvan kehittämisen periaatteella. KA-pilotin tavoitteena on Kartturi 2.0, arkkitehtuuriperiaatteet, hallintamalli ja johtajille suunnattu osio Kartturin ja KA-käsikirjan täydentämiseksi. KA-Käsikirjan käyttökokemukset ja jatko, JK Käsikirjan uudesta 500 kpl painoksesta jaettiin 300 Joensuun IT-päivillä,100 mennyt CSC ja 100 jäljellä HY:llä. Käsikirja on vapaassa jakelussa netissä. Myös Sofigate on julkaissut oman versionsa käsikirjasta vapaaseen web-jakeluun. BM-valmistelutyö / AP On suuri työ määritellä täsmällisesti, mitä kuluja otetaan mukaan IT-kustannuksiin (esim. puhelinkulut, AV-kulut yms.). IT-kustannukset kirjataan jokaisessa korkeakoulussa kirjanpitoon eri tavalla. Jopa Certian SAPia käytetään erilaisilla kirjausohjeilla. BM:ssä on kysymys lähinnä korkeakoulujen IT-johdon intresseistä. OKM ei sinänsä ole niin kiinnostunut IT-kustannuksista. CSC:ssä XDW-miehitys on muuttunut Heikki Haaviston lähdettyä. Tarkoitus on käynnistää vuosittain toistuva IT-BM-käytäntö. Ongelma on, ettei CSC:llä ole substanssiosaamista taloushallinnon käsitemallissa. CSC:lle ei haluta hankkia taloushallinto-osaajaa. Keskustellaan, miten Certia voidaan saada mukaan ja kuinka yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen omaa osaamista voidaan hyödyntää BM-työn kustannukset tänä vuonna ovat , josta mittaristoihin, talouden vertailuihin. Työhön on budjetoitu ensi vuodelle , kattaa kaiken.

6 Todettiin, että BM-valmistelutyötä voidaan jatkaa valmistelutyöryhmän suunnitelmien mukaisesti. Koordinointiryhmä ohjaa työtä. 4.2 XDW (Kari Välimäki) Koodistoja tulee määritellä yhteistyössä. Ei ole yhteisiä koodistoja, vaikka yhteinen tietomalli. Nyt pitää miettiä, miten koodistot saadaan aikaan, jotta saadaan täydellinen yhteensopivuus. Voisivat ehkä syntyä Raketin osahankkeissa, esim. OPI, TUTKI. Tarvitaan muunnostauluja ja muita säätöjä. Koodistokysymyksiä pitää viedä eteenpäin. On kolmea lajia koodeja; tekniset kuten maa, viranomaiskoodistot, operatiivisten järjestelmien koodistot, joilla ei ole omistajaa. Raketti-XDW katsoo, että sen työ on lähes tehty ja se päätetään Q1/2011. Jos halutaan jatkaa XDW-työtä, täytyy tehdä uusi päätös. Ylläpidosta vastaa CSC. Kaksi hyvää tietovarastoa, jotka toimivat. XDW:n lopetus; käsitemalli ja tietovarasto ovat olemassa. Neljän konsulttifirman edustajan kanssa, joille järjestetään yhteinen tilaisuus CSC:hen, käydään keskustelua mitä XDW-yhteensopivuus on OPI (Sami Hautakangas) Sami Hautakangas oli lähettänyt kuvan jossa on esitetty uusi RAKETTI-OPI paradigma. 4.3 TUTKI (Timo Tiihonen) XDW-käsitemallinnusta työstetään. On perehdytty OKM:n tiedonkeruuseen. Ohjausryhmätasolla pyritään tekemään tästä vuodesta väliraportti, joka olisi toimintaarkkitehtuurikuvaus: tutkimuksen rahoitus ja hankehallinto. Suomen Akatemia on käynnistänyt kokonaiskustannnusmallista työryhmän. Jure: on todettu, että yhteisen kansallisen julkaisurekisterin tekeminen on vaikeaa. Toimenpiteet: koodistoa ollaan viemässä ohjausryhmään. Kaikille käsitteille pitää löytää omistajuus. 5. Identiteetin hallinta korkeakouluissa (IAM-tukiryhmä) IAM-työtä pitäisi tehdä Kartturin mukaan ja KA-työkaluja soveltaen. Se on hyvä case-esimerkki KA-työhön. Ryhmälle voidaan tarjota KA-osaamista. Jussi kertoo IAM-kokouksessa arkkitehtuurimallista. - Jos ryhmästä tulee ehdotus ostaa konsulttipalveluita, voidaan resursoida esim. 5 htp.

7 6. Muuta ajankohtaisia asioita (ei käsitelty) KOKOA- Budjetti ja muut resurssit 2011 Oppijan palvelukokonaisuus hanke-tilanne Korkeakoulujen vireillä olevat omat KA-hankkeet (AALTO ym.) Muut kansalliset KA-Hankkeet (mm. KuntaIT:n ja ValtIT) Tietoturvallisuus ja KA-työ 7. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13:15. Seuraava kokous: klo :00, OKM, Helsinki