OPASLIONIN KOULUTUSOHJELMA

Transkriptio

1 OPASLIONIN KOULUTUSOHJELMA Johtajuus on enemmän kuin palvelua, se antaa muille tilaisuuden olla tuotteliaampia. Muiden vahvistaminen on menestyksen avain!

2 Sisällysluettelo Johdanto...2 Opaslionin koulutuskurssin tavoitteet...2 Kurssin sisältö...3 Presidentin palkinto kurssin käyneelle opaslionille...4 Osa I:Menestyksellisen opaslionin taidot...4 Menestyksellisen opaslionin taidot...4 Opaslionin taitojen omakohtainen arviointi...6 Osa II: Hyvään alkuun pääseminen Ryhdy asiantuntijaksi...7 Johtajaresurssikeskus...7 Klubin resurssikeskus...9 WMMR -sivusto...9 Tärkeät julkaisut...10 Osa III: Perusta klubivirkailijoiden mentoritiimi...10 Perusta klubivirkailijoiden mentoritiimi -harjoitus...11 Osa IV: Suunnittele klubivirkailijoiden koulutus...13 Ensimmäinen koulutusistunto Lions Clubs Internationalin esittely, Klubin vastuut, Charter-illan juhlallisuudet ja Klubivirkailijoiden mentoritiimi...13 Toinen koulutusistunto Klubivirkailijoiden vastuut ja tarkoituksenmukaisten projektien aloittaminen...16 Kolmas koulutusistunto Rekrytoinnin ja jäsenten säilyttämisen tärkeys...18 Neljäs koulutusistunto Tuottavien ja tarkoituksenmukaisten kokousten järjestäminen...20 Osa V: Opaslionin resurssit...23 Klubin terveystarkastus...23 Opaslionin raportti - Neljännesvuosittainen raportti...24 Opaslionin raportti - Loppuraportti...25 Klubivirkailijoiden koulutuksen muistilista...26 Siirtyminen itsenäiseen toimintaan...27 Ideoita kokouksiin osallistumisen lisäämiseksi...28 Klubikokouksen ohjelma-ideoita...29 Klubipresidentin mentorin muistilista...30 Klubisihteerin mentorin muistilista...31 Klubin rahastonhoitajan mentorin muistilista...32 Klubin jäsenjohtajan mentorin muistilista...33 Kurssi suoritettu -lomake...34 Testi opaslioneille...35 TÄRKEÄÄ: SUORITA KOKO KURSSI ENNEN KUIN SINULLE ANNETAAN UUSI KLUBI OPASTETTAVAKSI TAI 30 PÄIVÄN KULUESSA SIITÄ KUN SINUT ON NIMITETTY OPASLIONIKSI. Koulutettu opaslion 1

3 Onneksi olkoon! Olet ottanut ensimmäisen askeleen kohti opaslionin koulutusta! Johdanto Tämä kurssi on suunniteltu valmistamaan sinua uuden klubin opastamiseen sen ensimmäisen kahden vuoden aikana. Suoritettuasi menestyksellisesti tämän kurssin, on sinusta tullut koulutettu opaslion. Uusien klubien virkailijat luottavat sinun taitoisi ja koulutukseesi kehittääkseen klubejaan. Lisäksi sinusta toimit arvokkaana tiedon lähteenä piirissäsi tulevina vuosina. Piirikuvernööri saattaa pyytää sinua auttamaan uutta klubia, joten sinun tulee olla läheisessä yhteistyössä piirikuvernööritiimin, kummiklubin ja uuden klubin kanssa. Koulutettu opaslion -ohjelma luotiin, jotta opaslion voi auttaa uutta klubia vahvistumaan, ja hän myös: 1. Auttaa klubia määrittelemään sen tehtävät ja tarkoituksen 2. Parantaa uusien jäsenten säilyttämistä 3. Parantaa uuden klubin jäsenten sopeutumista lionien järjestörakenteeseen 4. Parantaa kummiklubin ja uuden klubin välisiä suhteita 5. Parantaa neuvonantajien tukisysteemiä kahden vuoden ajan 6. Parantaa opaslionien tietoja ja taitoja Kurssi sopii lioneille jotka tekevät töitä uusien klubien kanssa; lioneille jotka ovat asemassa, jossa he voivat vahvistaa olemassa olevaa klubia tai palvelevat piirikuvernööritiimissä. Opaslionin koulutuskurssin tavoitteet Vaikka oletkin kokenut opaslion, hyödyt tästä kurssista, koska se antaa parhaan mahdollisen yleiskatsauksen opaslionin rooleista ja tehtävistä. Opaslionin koulutuskurssi auttaa sinua: 1. Ymmärtämään opaslionin roolin 2. Laatimaan suunnitelman uuden klubin auttamiseksi 3. Tarjoamaan työkaluja uusille klubivirkailijoille 4. Löytämään oikeat ja tarpeelliset resurssit sinulle ja klubillesi Pätevyyden säilyttäminen: Tämän kurssin menestyksellinen suorittaminen pätevöittää sinut kolmeksi vuodeksi. Koulutettujen opaslioneiden tulee käydä kurssi uudelleen joka kolmas vuosi, jotta he säilyttävät pätevyyden. 2

4 Ohjelman sisältö Tämä kurssi voidaan suorittaa kahdella tavalla: Etäkurssina, jolloin voit suorittaa kurssin omaan tahtiin tai koulutustilaisuudessa, joka antaa sinulle mahdollisuuden kommunikointiin muiden osallistujien kanssa. Molemmissa tapauksissa sinua pyydetään suorittamaan harjoitukset itsenäisesti. Jos suoritat kurssin etäkurssina, anna itsellesi tarpeeksi aikaa käydä läpi materiaali ja resurssit, jotka on mainittu tässä oppaassa. Kurssin suorittaminen kestää yleensä noin 6-8 tuntia. Pyydä lisätietoja ja opastusta piirikuvernööritiimiltä ja muilta asiantuntevilta lioneilta, jotta sinulla on hyvä käsitys saatavilla olevasta tuesta. Näin johtajilla on mahdollisuus antaa sinulle lisätietoja ja auttaa sinua menestymään alueilla, joissa tarvitset ehkä lisäapua. Kun piirikuvernöörisi on käynyt läpi harjoituskirjasi ja allekirjoittanut kurssin todistuslomakkeen, lähetä lomake Lions Clubs Internationaliin, jotta voimme lähettää sinulle Kurssin käyneen opaslionin todistuksen. Jos osallistut kurssille järjestetyssä koulutuksessa, tee tämä harjoituskirja loppuun ennen kuin osallistut kurssille. Anna itsellesi vähintään kuusi tuntia aikaa oppaan suorittamiseen, tai enemmänkin. Pääasia että olet perehtynyt materiaaleihin hyvin. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden osallistua kurssilla keskusteluihin ja saada syvempää tietoa tästä virasta. Se aika, jonka sijoitat opaslioniksi valmistautumiseen tekee sinusta itsevarmemman ja tehokkaamman johtajan. Kurssin sisältö: Osa I. Menestyksellisen opaslionin taidot Tämä osa keskittyy johtamistaitoihin, joita opaslion tarvitsee ollakseen tehokas ja auttaa sinua tunnistamaan alueet, joita sinun on kehitettävä edelleen, jotta sinusta tulee tehokkaampi johtaja. Osa II. Hyvään alkuun pääseminen Ryhdy asiantuntijaksi Tämä osa auttaa sinua palvelemaan paremmin opaslionina, kun tutustut nykyisiin materiaaleihin ja koulutukseen, joita LCI tarjoaa. Tässä osassa keskitytään: 1. Klubivirkailijoiden perehdytys Verkossa suoritettava kurssi klubivirkailijoille 2. LCI:n klubien resurssikeskus Materiaalit ja ohjelmat, jotka on suunniteltu vahvistamaan uutta klubia 3. WMMR -sivusto Opastussivut auttamaan uusia klubivirkailijoita täyttämään tärkeät raportit 4. Julkaisut Tärkeät julkaisut uusille klubeille, jotta ne pystyvät hoitamaan klubia tehokkaasti Osa III. Perusta klubivirkailijoiden mentoritiimi Tämä osa auttaa sinua tunnistamaan ne lionit, jotka voivat auttaa uutta klubia klubivirkailijan mentorina ja siinä antaa suunnitelma, jota mentori voi noudattaa tietyn viranhaltijan kouluttamisessa. Osa IV. Suunnittele klubivirkailijoiden koulutus Tässä osassa annetaan yleissuunnitelma klubivirkailijoiden kouluttamiseen ja sitä voidaan muokata omalle alueellesi sopivaksi. Ohjelmaan sisältyy LCI:n esittely ja siitä siirrytään palveluprojektien tunnistamiseen ja toteuttamiseen sekä miten järjestää tarkoituksenmukaisia kokouksia. Osa V: Opaslionin resurssit Tässä osassa on kuvaus niistä raporteista, joita opaslion voi käyttää klubin kehityksen seuraamisessa. Kurssin käynyt opaslion 3

5 Presidentin palkinto kurssin käyneelle opaslionille Jotta saat Presidentin palkinnon kurssin käyneelle opaslionille, piirikuvernöörin tulee nimittää uusi klubi sinulle opastettavaksi ja sinun tulee vastata alla mainittuihin vaatimuksiin kahden vuoden aikana. Virkakausi alkaa uuden klubin perustamispäivämäärästä. Palkintokriteerit ovat seuraavat: 1. Opaslion on suorittanut menestyksellisesti uuden Kurssin käyneen opaslionin kurssin. 2. Lions Clubs International on saanut neljännesvuosittaiset raportit kurssin käyneeltä opaslionilta, uudelta klubilta sekä kummiklubilta. Katso neljännesvuosittaista raporttilomaketta tämän oppaan sivulla Uuden klubin virkailijat ovat todistaneet opaslionin tukeneen uuden klubin kehittämisessä. 4. Opaslion osallistui todistettavasti suurimpaan osaan uuden klubin kokouksista sekä hallituksen kokouksiin. 5. Uuden klubin virkailijoissa ei ole tapahtunut muutoksia ilman pätevää syytä ja asianmukaisia virkailijavaaleja. 6. Uudella klubilla oli nettojäsenkasvua kahden vuoden aikana. 7. Uusi klubi on raportoinut uusista palvelu- ja varainkeruuohjelmista. 8. Uusi klubi on osallistunut piirin aktiviteetteihin (mukaan lukien lohkon kokouksiin). 9. Uudet klubivirkailijat ja/tai jäsenet ovat vierailleet muissa klubikokouksissa. 10. Uusi klubi on hyvässä taloudellisessa asemassa Lions Clubs Internationalin kirjoissa. 11. Uusi klubi hoitaa jäsen- ja aktiviteetti-ilmoitukset sekä virkailijailmoitukset rutiininomaisesti ja ajallaan. Ilmoita vaatimusten saavuttamisesta täyttämällä Kurssin käyneen opaslionin loppuraportti ja lähetä lomake Piiri- ja klubihallinnon jaokseen Lions Clubs Internationalin päämajassa. Osa I. Menestyksellisen opaslionin taidot Johtaja. Motivoija. Tiimin rakentaja. Tiedottaja. Kuuntelija. Menestyksellisen opaslionin on oltava monessa roolissa. Jotkut näistä taidoista voivat olla sinulle itsestään selviä; joitakin niistä sinun on kehitettävä. Näiden taitojen rakentaminen ei vain auta sinua velvollisuuksiesi suorittamisessa, vaan ne auttavat sinua myös henkilökohtaisella ja ammattitasolla. Muiden vahvistaminen on menestyksen avain! Jokaisen klubin on perustanut lionit, joilla oli unelma ja jotka halusivat parantaa maailmaa. Opaslionina sinulla on mahdollisuus näyttää heille miten he voivat saavuttaa unelmansa lionsklubin jäseninä. Älä yritä muutta heidän unelmiaan vaan tue heitä. Liian usein innokkaat johtajat kannustavat klubeja tukemaan projekteja, joilla on vähän tai ei lainkaan kannatusta uuden klubin jäsenistössä. Varmista, että klubit seuraavat niiden omia unelmia ja kannusta muita lionjohtajia tukemaan klubin päätöksiä. Älä anna alueen johtajien painostaa uutta klubia tukemaan projekteja, jotka vievät varoja ja energiaa pois klubin omista tavoitteista. Motivoija: Asenne on tarttuva. Motivoi uusia jäseniä olemalla positiivinen. Inspiroi heitä auttamalla heitä ymmärtämään ne velvollisuudet, edut ja tyydytyksen tunteen, jotka voi saada lionsklubin jäsenyydestä. 4

6 Kouluttaja: Suuri osa työstäsi on osoittaa uusille lionjohtajille, miten klubia johdetaan ja ohjata sitä positiiviseen suuntaan. Sekä klubivirkailijoiden että perustajajäsenten auttaminen saamaan tietoa lionismista on erittäin tärkeä tehtävä. Varaa aikaa ennen koulutuksen aloittamista tutustuaksesi itse uudelleen kansainvälisen järjestön, moninkertaispiirisi, piirisi ja paikallisen klubisi perusasioihin niin, että voit sisällyttää tiedot uuden klubin virkailijoiden koulutukseen. Kommunikoija: Hyvät kommunikointitaidot parantavat tehokkuuttasi. Käytä aikaa kuunnellaksesi, mitä toiset sanovat. Opi miten johtaa keskusteluja ja auttaa ihmisiä ratkaisemaan erimielisyyksiä. Kannusta molemminpuolista viestintää jäsenten kesken positiivisella ja proaktiivisella tavalla. Tarkkailija: Samalla kun yrität tukea klubia, kunnioita sitä tosiasiaa, että se muodostuu yksilöistä. Tunnusta, että jokaisella on erilaisia taitoja, kykyjä ja kokemuksia. Käytä yksilöiden vahvoja puolia klubin eduksi. Tavoitteen asettaja: Auta ryhmää työskentelemään yhdessä mitattavissa olevien tavoitteiden ja toimintasuunnitelmien määrittämiseksi ja asettamiseksi, jotta saavutetaan määrätyt tavoitteet. Varmista, että asetetut tavoitteet ovat tarkoituksenmukaisia klubille ja sen jäsenille. Tiimin rakentaja: Auta uutta klubia oppimaan, miten toimia ryhmänä; esim. kunnioittamaan yksilöiden mielipiteitä, samalla kun yhdessä päätetään, mikä on parasta koko klubille. Tämä taito on tärkeä klubille, kun se siirtyy eteenpäin. Hallinnosta vastaava: Organisointi auttaa sinua raporttien lähettämisessä ja uuden klubin auttamisessa ja se auttaa myös itseluottamuksesi rakentamisessa. Ole esikuvana järjestelmällisestä, asioista perillä olevasta ja ammattitaitoisesta lionjohtajasta. Neuvoja: Jaa näkemyksesi, tietosi ja kokemuksesi uuden klubin johtajien kanssa, samalla kun annat heidän tehdä omat päätöksensä. Yhteyshenkilö: Auta pitämään kommunikointi avoimena uuden klubin ja kummiklubin välillä. Innostunut lion: Uudet jäsenet luottavat sinuun, koska olet kokenut lion. Jaa tietosi lioneista heidän kanssaan, samoin kuin asialle omistautumisesi ja innostuksesi. Taitava esittäjä: Jos siitä on kulunut aikaa kun viimeksi toimit kouluttajana, kannattaa sinun virkistää muistiasi harjoittelemalla esitys- ja koulutustaitoja. Lionien koulutuskeskuksessa on monia erinomaisia lähdemateriaaleja jotka auttavat sinua hiomaan esitys- ja ryhmänkäsittelytaitojasi samoin kuin tavoitteiden asettamista, toimintasuunnitelman laatimista ja taitojen arviointia. Kuuntelija: Opaslionina on joskus hyvä yksinkertaisesti kuunnella ja olla kaikupohjana uuden klubin virkailijoiden ajatuksille ja ideoille sekä toimia neuvojana tai mentorina. Tietokoneen käyttötaidot: Toista opaslionia pyydetään toimimaan raportoivana lionina, mikä vaatii kykyä lähettää ja vastaanottaa elektronisia raportteja. Sähköpostien lähettäminen ja vastaanottaminen, sekä materiaalien lataaminen verkosta kannattaa olla hallussa. On erittäin tärkeää, että ainakin toinen opaslioneista pystyy käyttämään tehokkaasti LCI:n verkkosivuja. Opaslionin tärkein taito!... SITOUTUMINEN! Kyselyn mukaan opaslionin tärkein ominaisuus on hänen kykynsä osallistua kokouksiin ja olla tavoitettavissa tarpeen mukaan. Opaslionina sinun kannattaa varautua osallistumaan lähes kaikkiin klubin kokouksiin sen ensimmäisten kuuden kuukauden aikana ja niin usein kuin mahdollista kahden ensimmäisen vuoden aikana. Kurssin käynyt opaslion 5

7 Miten menestystä mitataan Opaslionin tärkein tavoite on saada klubi toimimaan itsenäisesti. Opaslion on onnistunut silloin kun uusi klubi ei enää tarvitse hänen apuaan. HARJOITUS 1 Opaslionin taitojen itsearvio Käytä hetki aikaa kuvaillaksesi niitä taitoja, joiden uskot olevat tärkeitä opaslionille. Mitä taitoja sinulla on jo ja mitä taitoja sinun tulisi omasta mielestäsi kehittää edelleen? Miten voit parantaa näitä taitoja? 6

8 Osa 2: Hyvään alkuun pääseminen Ryhdy asiantuntijaksi! Jopa kokeneet ja asiantuntevat lionit pitävät haasteellisena tehtävänä pysyä ajantasalla uusien sääntöjen, tukimateriaalien ja jäsenaloitteiden suhteen. Alla oleva opas auttaa sinua valmistautumaan uusien klubivirkailijoiden kouluttamisessa. Johtajaresurssikeskus Johtajaresurssikeskus LCI:n verkkosivuilla tarjoaa suuren määrän tietoa uusille ja kokeneille klubivirkailijoille. Kannusta uusia klubivirkailijoita tutustumaan näihin sivuihin. Aloita valmistelutyöt käymällä seuraavat verkkokurssit: Klubivirkailijan opastus Tämä kurssi löytyy Johtajaresurssikeskuksesta koulutusaineistot -sivulta, kun kirjoitat Klubivirkailijan opastus hakulaatikkoon. Sivuilta löytyy verkkokursseja nimenomaan klubipresidentille, -sihteerille ja klubin rahastonhoitajalle sekä linkit kunkin viran tärkeimpiin materiaaleihin. Varaa itsellesi runsaasti aikaa käydäksesi läpi kurssin ja tutustuaksesi materiaaliin. Kukin kurssi kestää noin yhden tunnin. Klubipresidentin kurssi Klubipresidentin kurssilla annetaan yleiskatsaus klubipresidentin rooliin ja vastuisiin, käytössä oleviin materiaaleihin, opastusta vaalien järjestämiseen, toimikuntien perustamiseen ja suunnitteluun. Klubisihteerin kurssi Kurssilla käydään läpi klubisihteerin vastuut ja siinä annetaan opastusta raporttien lähettämiseen, kerrotaan kommunikoimisen tärkeydestä ja saatavilla olevista resursseista klubisihteerin kouluttamisessa. Klubin rahastonhoitajan kurssi Kurssilla annetaan yleiskatsaus klubin rahastonhoitajan rooliin, miten ylläpitää tietoja ja hoitaa jäsenmaksut ja muut raha-asiat. Muista käydä tutustumassa näihin ja muihin kursseihin Johtajaresurssikeskuksessa. Kurssin käynyt opaslion 7

9 HARJOITUS 2 Tunnista avainkäsitteet, jotka sinun tulisi sisällyttää osaksi klubivirkailijoiden koulutusta Suoritettuasi kurssin, päätä mitkä kolme asiaa tai käsitettä ovat sinun mielestäsi kaikkein tärkeimmät uusille klubivirkailijoille. Mikä on tärkein tieto, jonka haluat kertoa klubipresidentille? Mikä on tärkein tieto, jonka haluat kertoa klubisihteerille? Mikä on tärkein tieto, jonka haluat kertoa klubin rahastonhoitajalle? Mainitse, että klubivirkailijoiden koulutuksen lisäksi on olemassa hyödyllisiä verkkokursseja

10 Klubin resurssikeskus: Tutustu seuraavaksi Jäsenkeskuksessa oleviin materiaaleihin, jotka löytyvät verkkosivuilta Klubin hallitseminen. Näiltä sivuilta löytyvät seuraavat materiaalit: Klubin resurssikeskuksesta löytyvät usein tarvittavat lomakkeet, julkaisut ja muuta tietoa. PR-työkalut auttamaan klubin aktiviteeteista tiedottamiseen Tiedot talousasioista, joita tarvitaan klubin talouden hoitamiseen. Strategioita, joita voidaan käyttää klubin jäsenistön vahvistamiseen. Lionsklubeille maksuttomat verkkosivut e-clubhouse-palvelun avulla Tutustu näihin osiin verkkosivuilla ja varmista, että otat nämä tiedot mukaan klubivirkailijoiden koulutukseen, jotta he pystyvät löytämään nämä tiedot tarpeen mukaan. HARJOITUS 3: Määritä mikä on Klubin resurssikeskuksen arvo Mitkä olivat kolme tärkeintä asiaa, jotka olivat hyödyllisiä klubin erinomaisen hoitamisen edistämiseksi? WMMR -sivusto Raporttien laatiminen ja lähettäminen ei ole usein klubivirkailijan listan kärjessä, mutta raportit ovat välttämättömiä klubin hallinnoimiseksi ja klubin tilan arvioimiseksi. WMMR -sivusto Tällä sivustolla klubisihteerit ilmoittavat uudet ja eronneet jäsenet, antavat aktiviteettiraportteja ja tulostavat jäsenlistoja. Sivuilta löytyvät myös oppaat, jotka auttavat klubivirkailijoita täyttämään nämä raportit. Nämä sivut ovat erittäin tärkeitä klubin hyvän hallinnon varmistamiseksi. Jos raportointi ei ole yksi vahvuuksistasi, muista pyytää uutta klubisihteeriä ja kokenutta nykyistä sihteeriä tapaamaan, jotta uusi sihteeri saa kokeneen ja asiantuntevan lionin tuen. HARJOITUS 4 Kokeile WMMR -sivustoa Kirjoittaudu sisään sivustolle ja aloita testialueesta. Harjoittele uusien klubijäsenten lisäämistä ja tulosta jäsenlista tässä harjoituksessa. Siirry seuraavaksi Aktiviteettiraporttiin ja luo aktiviteettiraportti. Muista liittää esimerkki tästä tehtävästä harjoituskirjaan. Kurssin käynyt opaslion 9

11 Tärkeät julkaisut Alla on lista tärkeistä julkaisuista, joihin tulet viittaamaan kun suunnittelet klubivirkailijoiden koulutusohjelmaa. Muista varmistaa, että sinulla on viimeisin version näistä julkaisuista. Nämä löytyvät verkkosivuilta, kun kirjoitat julkaisun nimen tai koodin hakulaatikkoon. Lionsklubin Mallisäännöt ja ohjesääntö (LA-2) Klubivirkailijoiden käsikirja (LA-15) Jäsenopas (ME-13) Perustamiskokouksen suunnitteluopas (TK-26) Klubin jäsenjohtajan käsikirja (ME-44) Lionsklubin klubiprojektien kehitysopas (TK-10) Paikkakunnan tarpeiden arviointilomake (MK-9) WMMR -opasmateriaali Tämän päivän vapaaehtoinen Tämän päivän vapaaehtoinen keskittyy siihen palveluun, jota klubi tulee tarjoamaan sekä siihen henkilökohtaiseen tyydytyksentunteeseen, jota hän saa palvelukokemuksesta. Kun teet töitä uusien klubivirkailijoiden kanssa, auta heitä saamaan hallintoasioihin käytetty aika minimiin. Aseta aina klubin tavoitteet ensimmäisiksi ja näytä siten klubivirkailijoille tehokkaat tavat hoitaa vaadittu paperityö. Osa 3: Perusta klubivirkailijoiden mentoritiimi Laajenna uuden klubin tukea perustamalla klubivirkailijoiden mentoritiimi, jotta varmistetaan uuden klubin saama tuki ja opastus sen menestyksen varmistamiseksi. Tiimin jäsenet: Kaksi koulutettua opaslionia Näin nämä kaksi avainjohtajaa voivat jakaa työtaakan ja laajentaa antamaansa tukea. Yhden opaslionin tulisi osallistua jokaiseen klubikokoukseen ja klubin tilaisuuteen sekä olla paikalla vastaamassa kysymyksiin tarpeen mukaan. Piirikuvernööritiimi Saattaa olla liian aikaista klubille tukea piirin aloitteita (erityisesti, jos piirin projektit eivät edistä klubin humanitääristä missiota muista, että klubin jäsenet liittyivät klubiin ja heillä oli omat projektit suunnitteilla) uusien klubivirkailijoiden tulisi osallistua piirin antamaan koulutukseen ja tukeen niin pian kuin mahdollista. Lohkon puheenjohtaja On tärkeää, että uusi klubi otetaan mukaan lohkon järjestämään koulutukseen ja tilaisuuksiin. Klubivirkailijoiden mentorit Et välttämättä vielä tunne uuden klubin hallintovaatimuksia. Uuden klubin virkailijan ja jo olemassa olevan klubin kokeneen ja asiantuntevan virkailijan saattaminen yhteen antaa uudelle virkailijalle hyvin käytännöllistä tukea. Mentorin tulisi toimia parhaillaan vastaavassa virassa ja olla tietoinen kaikista viimeisimmistä työkaluista ja tiedosta. 10

12 Klubivirkailijan mentorin muistilista Anna jokaiselle klubivirkailijan mentorille Mentorin muistilista, joka on annettu jokaisesta virasta. Muistilistat löytyvät sivuilta HARJOITUS 5 Kehitä omaa klubivirkailijoiden mentoritiimiä Tunnista ne henkilöt, jotka ovat päteviä toimimaan seuraavissa tehtävissä: PIIRIKUVERNÖÖRITIIMI Piirikuvernööri Nimi: Päävastuu: Ensimmäinen varapiirikuvernööri Nimi: Päävastuu: Toinen varapiirikuvernööri Nimi: Päävastuu: Lohkon puheenjohtaja Nimi: Päävastuu: Kurssin käynyt opaslion 11

13 Uuden klubin virkailijoiden mentorit Klubipresidentin mentori Nimi: Päävastuu: Klubisihteerin mentori Nimi: Päävastuu: Klubin rahastonhoitajan mentori Nimi: Päävastuu: Klubin jäsenhankintajohtaja Nimi: Päävastuu: 12

14 Osa 4: Suunnittele klubivirkailijoiden koulutus Seuraavassa on yhteenveto aiheista, joita tulisi käsitellä klubivirkailijoiden koulutuksessa. Jokaisen koulutusistunnon lähteet on myös annettu. Ammenna omista kokemuksistasi ja sovella materiaalit paikallisiin tarpeisiin ja tapoihin. Harkitse tapoja, jotka tekevät opastuksen mahdollisimman hyödylliseksi ja asialliseksi. Koulutus voi tapahtua parissa istunnossa. Pidä tiedot helposti käsiteltävinä jos esität liian paljon yhdellä kertaa, paljon siitä unohtuu. Yksi hyödyllinen ratkaisumalli on pitää saatavina kirjallisia tukimateriaaleja ja käsitellä suullisesti vain tärkeät kohdat, joita haluat korostaa. Ole valmis auttamaan uusia jäseniä löytämään tietoja, joita he tarvitsevat. Varmista, että jätät aikaa kysymyksiin ja vastauksiin kaikkien koulutusistuntojen aikana ja ota mukaan klubivirkailijoiden mentoritiimi. Ihanteellista olisi, jos nämä istunnot voidaan järjestää kerran viikossa, jotta koulutus voidaan saada päätökseen 30 päivän kuluessa perustamiskirjan hyväksymisestä. Huomaa: Sivulla 26 on Klubivirkailijan koulutuksen muistilista auttamaan sinua istuntojen kanssa. Ensimmäinen koulutusistunto: Lions Clubs Internationalin esittely, Klubin vastuut, Charter-illan juhlallisuudet ja Klubivirkailijoiden mentoritiimi (Tämä tulisi pitää viikon sisällä klubin perustamisesta) Yleiskatsaus: Tämän koulutusistunnon aikana klubivirkailijat oppivat kansainvälisestä järjestöstä, samoin kuin klubin, piirin ja moninkertaispiirin rakenteesta. Virkailijoiden tulisi myös tavata klubivirkailijoiden mentoritiimi ja käydä läpi hallinnollisia asioita ja klubin vastuita. Tähän osaan kuuluu runsaasti tärkeitä tietoja, joita virkailijat tarvitsevat säännöllisesti. Varmista, että he tietävät, mistä he löytävät tarvitessaan tiedot painetusta lähdemateriaalista tai verkkosivuilta. Sinun tulisi myös korostaa tämän istunnon aikana asianmukaisen charter nightin tärkeyttä innostuksen lisäämiseksi uutta klubia kohtaan. Painota kummiklubin ja muiden juhlan suunnittelussa auttavien antamaa arvokasta tukea. Viitteet: Perehdytysopas (ME-13), Lionsklubin Mallisäännöt ja ohjesääntö (LA-2), Klubivirkailijoiden käsikirja (LA-15) sekä Charter nightin suunnitteluopas (TK-26). Tavoite: Tämän istunnon lopussa klubivirkailijoilla on yleiskäsitys klubin toiminnasta, virkailijoiden tehtävistä sekä charter nightin suunnittelusta ja he ovat tavanneet tukitiimin jäsenet. Järjestys: Lions Clubs Internationalin perehdytysoppaan esittely (korkeintaan 12 minuuttia) 1. Lions Clubs Internationalin historia ja klubin, lohkon, alueen, piirin, moninkertaispiirin ja vaalipiirin alue: Aloita klubista perusyksikkönä ja muista selittää, että jokaisella tasolla on eri virkailijoita ja korosta heidän antamaansa tukea. (3 minuuttia) 2. Lohkon puheenjohtajan tuki: Lohkon tasolla annettu koulutus ja tuki (1 minuutti) Kurssin käynyt opaslion 13

15 3. Piirikuvernööritiimin tuki: Kerro lyhyesti jokaisesta virasta ja siitä tuesta, jota he voivat antaa uudelle klubille. (2 minuuttia) 4. LCI:n antama tuki: Mainitse saatavilla oleva koulutus, e-clubhouse ja muut ohjelmat, jotka voivat auttaa uutta klubia ja sen virkailijoita. (3 minuuttia) 5. Kansainväliset palveluprojektit: Piirikuvernööri tai jokin muu asiantunteva lion esittelee nämä. (2 minuuttia) 6. Mainitse jälleen, että jokainen klubi on itsenäinen ja että klubi määrittelee itse omat ohjelmat ja tapahtumat, joita se tukee. (1 minuutti) Klubin vastuiden ymmärtäminen Klubin mallisäännöt ja ohjesääntö (23 minuuttia) Selitä, että Lionsklubin mallisäännöt ja ohjesääntö sisältävät ensisijaiset ohjeet klubin hoitamiseen. Käy jokainen kohta läpi lyhyesti ja selitä tärkeät kohdat. 1. Lausunto tehtävästä, iskulause, tunnuslause, tarkoitus, tavoitteet ja periaatteet: Nämä ovat järjestön perusihanteet ja on tärkeää, että kaikki virkailijat tuntevat ne. (2 minuuttia) 2. Jäsenyystyypit: Selitä eri jäsenyystyypit lyhyesti. (3 minuuttia) Toimiva jäsen, jolla on kaikki jäsenoikeudet ja etuoikeudet. Liitännäisjäsen jäsen, jolla on ensisijainen jäsenyys toisessa klubissa. Tukijäsen jäsen, joka ei täysin pysty osallistumaan toimivana jäsenenä, mutta haluaa tukea klubia ja sen tarjoamia paikkakunnan palveluita. Ulkojäsen jäsen, joka on muuttanut paikkakunnalta tai joka terveyssyistä tai jonkin muun hyväksyttävän esteen vuoksi ei voi säännöllisesti osallistua klubin kokouksiin mutta haluaa säilyttää jäsenyytensä klubissa. Kunniajäsen henkilö, joka ei ole klubin jäsen, mutta joka on suorittanut paikkakunnalla huomattavia palveluja ja jolle klubi haluaa osoittaa erityistä huomaavaisuutta. Etuoikeutettu jäsen jäsen joka on ollut lionina 15 vuotta tai kauemmin, mutta joka sairauden takia tai muusta pätevästä syystä joutuu jättämään aktiivisen jäsenen statuksen. Ainaisjäsen jäsen, joka on ollut toimiva jäsen 20 vuotta (ja joissakin tapauksissa vähemmän aikaa), on suorittanut huomattavia palveluja paikkakunnalla ja on anonut ainaisjäsenyyttä. Katso Klubin mallisääntöjen ja ohjesäännön nykyisestä painoksesta lisätietoja näistä jäsenyystyypeistä. 3. Jäsenmaksut: Selitä jäsenmaksurakenne ja miten jäsenmaksujen määrä päätetään. (2 minuuttia) 4. Virkailijoiden vastuut: Tarkastele jokaisen virkailijan tehtäviä ja velvollisuuksia lyhyesti ja mainitse, että heidän virkailijamentorinsa tulevat antamaan henkilökohtaista ja yksityiskohtaista tietoa virasta. (5 minuuttia) 5. Hallitus: Selitä klubin hallituksen tarkoitus, tehtävät ja velvollisuudet. (2 minuuttia) 6. Varojen hoito: Selitä hallinnollisten varojen ja aktiviteettivarojen ero. (2 minuuttia) 7. Vaalit: Kerro milloin ja miten vaalit tulisi järjestää. (2 minuuttia) 14

16 8. Kokoukset: Selitä ero klubin yleiskokousten ja hallituksen kokousten välillä ja mitä tavallisesti keskustellaan tai ei keskustella kummassakin. (2 minuuttia) 9. Vuosikokous ja vuosikokouksen edustajat: Kerro piirikokouksen tapahtumista ja kannusta kaikkia klubin jäseniä osallistumaan. Kerro miten klubi voi osallistua vuosikokouksen aktiviteetteihin ja tarkastele menetelmää, jolla päätetään, kuinka monta edustajaa klubi on oikeutettu lähettämään piirikokoukseen, moninkertaispiirin vuosikokoukseen ja kansainväliseen vuosikongressiin. (3 minuuttia) Tämän päivän vapaaehtoinen Tämän päivän vapaaehtoinen on kiinnostuneempi siitä mitä järjestö saa aikaan ja vähemmän kiinnostunut titteleistä ja protokollasta. Tittelit ovat tärkeitä vain silloin, kun puhutaan siitä miten johtaja voi tukea klubia. Charter night Charter nightin suunnitteluopas (15 minuuttia) Tarkastele lyhyesti Charter nightin suunnitteluopasta ja kiinnitä erityistä huomiota aikatauluihin ja tehtäviin. Muista, että tämän tilaisuuden järjestäminen voi olla haaste uudelle klubille. Tarjoa apua kannustamalla kummiklubia tai piiriä järjestämään charter night. Klubivirkailijoiden mentoritiimi (10 minuuttia) Esittele uuden klubin virkailijat klubivirkailijoiden mentoritiimille. Anna jokaisen mentorin nimi ja puhelinnumero sekä kerro heidän asiantuntemuksensa alasta. Pyydä uuden klubin virkailijamentoreita sopimaan ajasta, jolloin he tapaavat uuden klubin virkailijat henkilökohtaisesti. Anna jokaiselle viranhaltijalle ja vastaavalle mentorille muistilista asioista, joita heidän tulee käsitellä. Muistilistat löytyvät sivuilta Harjoitus 6: Ensimmäisen koulutusistunnon päätavoitteet Ensimmäinen koulutusistunto kattaa yleiskatsauksen LCI:sta, miksi se on tärkeää? Mitkä ovat mielestäsi ensimmäisen koulutusistunnon kolme tärkeintä tavoitetta? Koulutettu opaslion 15

17 Toinen koulutusistunto: Klubivirkailijoiden tehtävät ja tarkoituksenmukaisten projektien suunnittelu. Yleiskatsaus: Tämä istunto kattaa tapoja, joilla uutta klubia voidaan hoitaa tehokkaasti sekä miten suunnitella tarkoituksenmukaisia projekteja. Korosta tiimityön ja kommunikaation käsitteitä uusille virkailijoille. Viitteet: Klubivirkailijoiden käsikirja (LA-15), Klubiprojektit (TK-10) Tavoite: Tämän istunnon lopussa klubivirkailijat ymmärtävät heidän roolinsa, miten löytää tiedot ja työkalut tehtävän hoitamiseen sekä miten aloittaa ensimmäinen palveluprojekti. Järjestys: Klubivirkailijoiden tehtävät Klubivirkailijoiden käsikirja, Osa II (20 minuuttia) Klubivirkailijoiden käsikirja korostaa jokaisen klubivirkailijan roolin tärkeyttä. Tarkastele lyhyesti jokaista osaa ja huomauta paikallisista sovellutuksista tarpeen vaatiessa. Tähän mennessä uuden klubin virkailijoiden olisi pitänyt tavata mentorinsa ja käydä muistilista läpi. Käy läpi klubivirkailijan muistilista, jotta voit tarkistaa heidän tietonsa sekä vastata mahdollisiin kysymyksiin. Jos kysymyksiä esitetään, pyydä mentoria auttamaan tai tarpeen tullen nimitä uusi mentori. Palveluaktiviteettien suunnittelu Klubiprojektit (30 minuuttia) Jokaisella klubilla tulee olla tehtävä. Klubin vapaaehtoisten työn ja varojen käyttämisen suunnittelu on hyvin tärkeä vaihe jokaiselle klubille. Kun klubit järjestävät palveluprojekteja, jotka ovat tarkoituksenmukaisia, paikkakunta vastaa tarjoamalla tukea ja jäsenet arvostavat omaa osallistumistaan. Tämän istunnon aikana kerrot klubivirkailijoille tavoista tunnistaa mahdolliset uudet projektit käyttämällä Menestyksellisten projektien suunnitteluopasta (TK-10). Klubiprojektin suunnitteluopas johdattaa klubin arviointiprosessin läpi ja siihen kuuluu hyödyllisiä työlistoja projektin tuomiseksi ideasta todellisuuteen. Jos tätä harjoitusta ei ole vielä suoritettu, pyydä klubivirkailijoita tekemään sen seuraavassa kokouksessa. Jos klubilla on jo projekti, pyydä heitä harkitsemaan työkalun käyttämistä ensimmäisen projektin jälkeen. Tätä harjoitusta ei tule tehdä liian nopeasti ja se voi kestää minuuttia. Klubiprojektin suunnitteluoppaassa on seuraavat vaiheet: 1. Vaihe yksi: Laadi luettelo mahdollisista ohjelmista: Tämä vaihe antaa klubin jäsenille tilaisuuden ilmaista mielipiteensä siitä, mistä he pitävät paikkakunnallaan ja järjestää aivoriihen ideoista paikkakunnan tarpeista huolehtimiseksi. Korosta jäsenten mielipiteiden tärkeyttä tässä vaiheessa. 2. Vaihe kaksi: Nimitä työryhmiä: Kiinnostuneilla klubin jäsenillä on tilaisuus muodostaa tiimi ideoidensa aktiiviseksi tavoittelemiseksi. Selitä klubin virkailijoille, miten tärkeää on saada innostuneet ja motivoidut jäsenet osallistumaan heidän innostuksensa pitämiseksi korkealla. 3. Vaihe kolme: Tutki aihetta: Tämän tärkeän vaiheen aikana työryhmän jäsenet tutkivat ideoittensa toteutettavuutta. Kannusta klubin virkailijoita kehottamaan työryhmän jäseniä olemaan ennakkoluulottomia eikä lannistumaan tämän vaiheen aikana. Jos idea ei ole toteutettavissa, on ehkä toinen mahdollisuus, jota ei ole vielä havaittu. 16

18 4. Vaihe neljä: Kirjoita suunnitelma: Tässä vaiheessa idea alkaa todella muotoutua. Selitä, että yksityiskohdat ovat tärkeitä tämän vaiheen aikana. 5. Vaihe viisi: Suunnitelman toteutus: Klubin jäsenten uutterasta työstä tulee tosiasia! Korosta, että innostus ja saavutuksen tunnustaminen ovat tärkeitä motivaation pitämiseksi korkealla. Muista aina, että klubin jäsenten tulee päättää ohjelmista, joita klubi tukee. Vältä ainakin ensimmäisen vuoden ajan sellaisten paikallisten tai piirin ohjelmien mainostamista, jotka voivat viedä aikaa ja resursseja pois projektista, joka on todella tärkeä jäsenille. Harjoitus 7: Toisen koulutusistunnon päätavoitteet Toinen koulutusistunto keskittyy klubin rooleihin ja vastuisiin. Mitkä ovat mielestäsi toisen koulutusistunnon kolme tärkeintä tavoitetta? Koulutettu opaslion 17

19 Kolmas koulutusistunto: Jäsenten rekrytoinnin ja säilyttämisen tärkeys Yleiskatsaus: Tämän istunnon aikana korostetaan klubin jatkuvan kasvun tärkeyttä ja siinä annetaan mahdollisuus tarkistaa klubivirkailijoiden mentoritiimin edistyminen. Viitteet: Klubin jäsenjohtajan käsikirja (ME-44) Tavoite: Aloittaa jatkuvan jäsenhankintasuunnitelman laatiminen ja varmistaa klubivirkailijoiden kehittyminen Järjestys: Rekrytoimisen ja jäsenten säilyttämisen tärkeys Klubin jäsenjohtajan opas (45 minuuttia) Yksi hyödyllisimmistä aiheista, jonka opetat heti uudelle klubille, on jäsenten rekrytoinnin ja säilyttämisen tärkeys. Tehokas rekrytointi ja jäsenten säilyttäminen on aloitettava heti. Laske hyvä perustus asettamalla positiivinen sävy perustamiskokouksen aikana. Jatka asettamalla asianmukaiset odotukset klubin jäsenyydestä tarkoituksenmukaisen opastuksen avulla. Vahvista jokaisen jäsenen arvoa ja klubin jäsenten säilyttämistä saamalla jäsen osallistumaan aktiviteettiin, joka on hänelle merkityksellinen. Neuvo klubia, että paras tapa taistella jäsenmenetyksiä vastaan on johtaa klubia tehokkaasti ja tuloksekkaasti ja kunnioittaa jokaista jäsentä sekä saada hänet osallistumaan. Käy läpi Klubin jäsenjohtajan opas ja keskustele seuraavista aiheista: 1. Uusien jäsenien hankkiminen: Keskustele menestyneistä ideoista uusien jäsenten löytämiseksi. 2. Kummin vastuut: Tarkastele sitoutuneen kummin tärkeyttä sekä uusien jäsenten rekrytoinnissa että jokaisen uuden jäsenen säilyttämisessä. 3. Jäseneksiottoseremonia: Keskustele uusien jäsenten asianmukaisen jäseneksioton tärkeydestä. 4. Uuden jäsenen opastus: Selitä, miten tärkeää on perinpohjainen opastus jäsenten säilyttämiselle. Korosta, että opastuksen tulee olla tarkoituksenmukainen ja vastata jäsenten tarpeisiin. Sen tulisi keskittyä klubin tarjoamiin etuihin ja tukeen, kun jäsenet pyrkivät toteuttamaan menestyksellisiä humanitaarisia ja/tai paikkakunnan projekteja. 5. Jäsenien säilyttäminen: Tarkastele jäsenten säilyttämisen kolmea pääuhkaa ikävystyttävätklubikokoukset, klikit/politiikka sekä merkityksellisen henkilökohtaisen osallistumisen puute ja keskustele lyhyesti ideoista näitä uhkia vastaan taistelemiseksi. Katso lisätietoja Presidentin jäsenien säilyttämiskampanjapaketista. 6. Klubin arvosanat Keskustele minkä tähden on tärkeää kysyä klubin jäsenten mielipiteitä heidän klubistaan. 7. Jäsenpalkinnot: Tarkastele ajankohtaisia tietoja klubilta, piiriltä, moninkertaispiiriltä ja Lions Clubs Internationalilta saatavista palkinnoista. Lions Clubs Internationalilta on saatavana tietoja Key-palkinnoista ja ympärivuotisesta jäsenhankinnasta. 8. Osallistuminen: Korosta, että jäsenet on saatava osallistumaan heti ja heidän motivaationsa säilytettävä. 18

20 Lisätietoja jäsenten rekrytoinnista ja säilyttämisestä on saatavana Lions Clubs Internationalin verkkosivujen Jäsenyys-osassa osoitteesta tai ottamalla yhteyttä Lions Clubs Internationalin päämajan uusien klubien ja markkinointiosastoon tai jäsentoimintaosastoon. Harjoitus 8: Jäsensuunnitelman laatiminen: Kuvaile hyviä jäsenhankintaideoita, joita neuvoisit klubivirkailijoita harkitsemaan. Oppimisen varmistaminen (15 minuuttia) Käytä hetki aikaa varmistaaksesi, että virkailijat tuntevat heidän vastuunsa ja että klubivirkailijamentorit auttavat uuden klubin virkailijoita tehokkaasti. Jätä aikaa avoimille asioille tai huolenaiheille sekä ilmoittaaksesi mahdollisista piirin uutisista, jotka voivat olla hyödyksi virkailijoille. Koulutettu opaslion 19

21 Neljäs koulutusistunto: Tehokkaiden ja tarkoituksenmukaisten kokousten pitäminen Tämän koulutuksen tarkoitus on keskittyä tehokkaisiin ja tuottaviin kokouksiin sekä tapoihin, joilla voidaan lisätä kokouksiin osallistumista. Tämä koulutus tulisi järjestää 30 päivän kuluessa perustamiskirjan hyväksymisestä, jotta tässä mainittuja strategioita voidaan toteuttaa mahdollisimman nopeasti. Viitteet: Huomio kokouksiin (PRC3), Kokousten hallinta -kurssi (Verkkokurssi Lionien koulutuskeskus) Tavoite: Kannustaa positiivisia ja tarkoituksenmukaisia kokouksia, joihin osallistutaan runsaasti Tarkoituksenmukaiset ja tuotteliaat kokoukset ovat erittäin tärkeitä uuden klubin menestykselle. Tämä on se aika, jolloin jäsenet kokoontuvat yhteen ja keskustelevat projekti-ideoista sekä nauttivat toistensa seurasta. Mutta joskus uusille klubeille ja uusille klubivirkailijoille tehokkaan kokouksen järjestäminen on haaste. Kokouksia tulee järjestää säännöllisesti sen jälkeen kun hakemus on lähetetty. Jos kokouksia on pidetty ennen tätä koulutustilaisuutta, keskustele niiden menestymisestä ja ehkä alueista, joita voidaan parantaa. Jos kokouksia ei ole vielä pidetty, käytä tämä tilaisuus auttaaksesi virkailijoita suunnittelemaan suosittu ja hyvä kokous. Joka tapauksessa muista aina olla positiivinen ja rohkaiseva. Jos tarpeen, käy läpi seuraavat ideat: Miten lisätä kokouksiin osallistumista (10-15 minuuttia tai enemmän jos osanotto on huonoa) Uusien klubien jäsenet voivat tarvita enemmän kannustusta osallistua kokouksiin. Osallistumisen rohkaisemiseksi pitää tarkistaa seuraavat asiat: Kokouksen päivämäärä, aika ja sijainti vastaavat jäsenten ja mahdollisten uusien jäsenten tarpeita Lähetä kutsut nykyisille ja mahdollisille uusille jäsenille ja mainitse mitä kokouksessa tehdään Soita henkilökohtaisesti kutsuaksesi mukaan nykyisiä ja potentiaalisia jäseniä kokoukseen, jos he tarvitsevat lisäkannustusta. Puhelussa tulisi mainita miten heidän tukensa ja osallistumisensa klubin toimintaan on tarpeen sekä klubin että paikkakunnan osalta. Kutsu mielenkiintoinen ja ajankohtainen puhuja jokaiseen kokoukseen, jotta annat jäsenille ja potentiaalisille jäsenille syyn tulla kokoukseen. Varmista, että jokainen osallistuva jäsen on mukana jossain heille tärkeässä projektissa. Miten parantaa kokouksia Pitkän aikavälin osallistumisen varmistamiseksi klubikokousten tulee olla positiivisia ja tuottavia. Katso seuraavia resursseja saadaksesi lisätietoja tehokkaista ja positiivisista kokouksista. Näitä resursseja voidaan käyttää auttamaan klubia rakentamaan vahva perusta heti alussa ja ne voivat auttaa klubia myös myöhemmin ottamaan jäsenet mukaan ja saamaan uusia jäseniä. 20

22 Kiinnitä huomio kokouksiin (PRC3) Tämä opas auttaa klubia parantamaan sen kokouksia ja siinä on mukana vinkkejä ohjelmaideoista, miten pitää jäsenet kiinnostuneina ja miten hoitaa kokous hyvin. Oppaassa on mukana esimerkki asialistasta, klubikokouksen kysely ja kokouksen suunnittelulomakkeet. Kokousten hallinta Tämä verkossa suoritettava kurssi (Johtajakoulutuskeskuksessa, Lionien koulutuskeskus) antaa vaiheet tehokkaiden kokousten järjestämiseen. Kurssissa seurataan lion Davidia klubivierailuilla ja esitellään kokouksen hyvän hallintatavan kolme vaihetta, tehokkaita kokouksen valmistelumenetelmiä ja tapoja edistää kokouksen etenemistä. Opit ohjaamaan ryhmäkäyttäytymistä ja tekemään seurantaa kokousten välillä. Osallistujat tutustuvat käytännöllisiin tehtäviin ja muistilistoihin, jotka auttavat tehokkaiden kokousten suunnittelussa. Kokouksen ohjelmaideoita Tämä lista (sivu 29) auttaa klubivirkailijoita tunnistamaan uusia ja tarkoituksenmukaisia ohjelmia, jotka vastaavat heidän tarpeisiinsa. Listalla on useita ideoita, joita voidaan käyttää sellaisenaan tai muokata vastaamaan klubin jäsenten tarpeisiin. Harjoitus 9: Tehokkaiden ja tarkoituksenmukaisten kokousten pitäminen Mitä tarvitaan positiivisten ja tuottavien kokousten järjestämiseen? Mitä voidaan tehdä osallistumisen lisäämiseksi? Koulutettu opaslion 21

23 Jatkuva koulutus Alun koulutuksen jälkeen klubivirkailijoita tulee kannustaa osallistumaan lohkon tai alueen kokouksiin sekä muihin piirin tapahtumiin, jotta he saavat jatkokoulutusta ja pitävät yhteyttä uuden klubin mentoriin lisätuen saamiseksi. Klubin erinomaisuusprosessi Klubin erinomaisuusprosessi on ainutlaatuinen ohjelma, jossa keskitytään samoihin tavoitteisiin kuin opaslionin koulutuksessa, mutta ylemmällä tasolla. Kun klubivirkailijat ymmärtävät klubin hoitamisen perusasiat, kutsu heidät osallistumaan tälle kurssille jatkamaan heidän koulutustaan. Tapaa uusia virkailijoita silloin tällöin jatkaaksesi huomion kiinnittämistä menestyvän klubin kuuteen ominaispiirteeseen. Menestyksekkään klubin kuusi elementtiä 1. Klubin jäsenet ovat järjestäneet palveluprojekteja, jotka ovat heille tärkeitä. 2. Klubi on saavuttanut nettokasvua jäsenmäärässä ja se ottaa uudet jäsenet nopeasti mukaan aktiviteetteihin. 3. Klubi kommunikoi tehokkaasti jäsenten ja yleisön kanssa. 4. Kokoukset järjestetään säännöllisesti ja ne ovat hyviä ja positiivisia. 5. Klubivirkailijat osallistuvat lohkon ja piirin johtajakoulutukseen. 6. Klubi on hyvässä asemassa ja hoitaa raportit säännöllisesti. Sinnikkyys on avain menestykseen Opaslionina toimiminen ei ole aina helppo tehtävä. Voit joutua antamaan ajastasi useita tunteja viikossa virassa olosi aikana ja voit kokea vastarintaa ja turhautumista. Mutta tulet huomaamaan, että velvollisuutesi opaslionina antaa sinulle suunnattoman henkilökohtaisen tyydytyksen tunteen, jonka tulisi auttaa motivoimaan sinua jatkamaan haasteista huolimatta. 22

24 Opaslionin resurssit: Raportit Klubin terveystarkastus Opaslionina tulet saamaan joka kuukausi elektronisesti klubin terveysraportin. Raportissa annetaan tietoa jäsenkasvun laskusta tai kasvusta, raportointihistoriasta, onko klubi hoitanut maksut ja onko se tehnyt lahjoituksia LCIF:lle. Sinun pitää olla rekisteröity opaslion klubille ja sähköpostiosoitteesi on päämajassa, jotta saat tämän raportin. Neljännesvuosittainen raportti On tärkeää, että piirikuvernöörisi ja LCI ovat tietoisia uuden klubin tilanteesta ja mahdollisista haasteista, joita ehkä kohtaat. Neljännesvuosittainen raportti löytyy sivulta 24 ja siinä annetaan arvokasta tietoa jatkuvan kehittymisen varmistamiseksi. Säännöllinen raportointi on yksi Presidentin Kurssin käyneen opaslionin palkintokriteereistä. Loppuraportti Kahden vuoden lopussa sinun tulee lähettää uuden klubin loppuraportti. Tässä raportissa ja sivulla 25 mainitut muut vaatimukset vaaditaan Presidentin Kurssin käyneen opaslionin palkinnon saamiseksi. Opaslionin avustava puhelin Opaslionina sinua kannustetaan ottamaan yhteyttä Opaslionin avustavaan puhelinpalveluun saadaksesi lisätietoja ja tukea suoraan piiri- ja klubihallinnon osastolta. Opaslionin avustava puhelinpalvelu: Puhelin: Sähköposti: Koulutettu opaslion 23

25 Koulutettu opaslion -ohjelman raporttilomake NELJÄNNESVUOSITTAINEN RAPORTTI Lähetä raportti joka tammikuu, huhtikuu, heinäkuu ja lokakuu kahden vuoden ajan klubin perustamisasiakirjan hyväksymisestä Lions Clubs Internationaliin ja omalle piirikuvernöörille. Raportin päivämäärä: Klubin numero: Uuden klubin nimi: Piiri: Raportoivan opaslionin nimi: Katuosoite: Postinumero ja -toimipaikka: Osavaltio/provinssi: Postinumero: Maa: Puhelin (koti): (työ): Faksi: Sähköposti: KLUBIKOKOUKSET: Klubi on pitänyt yleisiä ja hallituksen kokouksia Klubin sääntöjen ja ohjesäännön mukaisesti: KYLLÄ EI Osallistutaanko näihin kokouksiin hyvin? KYLLÄ EI Moneenko kokoukseen opaslion on osallistunut: PALVELUPROJEKTIT: Suoritettu: Suunniteltu tulevaisuudessa: VARAINKERUUT: Suoritettu: Suunniteltu tulevaisuudessa: Ovatko uuden klubin virkailijat vierailleet muissa hyvin hoidetuissa klubeissa? KYLLÄ EI Onko piirivirkailijoille ilmoitettu uuden klubin edistymisestä ja tarpeista? KYLLÄ EI Saavutetut tavoitteet: Tavoitteet seuraavalle vuosineljännekselle: Postita osoitteeseen: Lions Clubs International Tai faksi numeroon Piiri- ja klubihallintojaosto Eurafrican osasto 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL , USA 24

26 Koulutettu opaslion -ohjelman raporttilomake LOPPURAPORTTI Lähetä raportti, kun klubi on toiminut kaksi vuotta Lähetän loppuraportin lionsklubista (klubin kv. numero: ) ja olen täyttänyt vaatimukset Presidentin palkintoon kurssin käyneelle opaslionille, kuten alla on mainittu: Opaslionin koulutuskurssin suorittaminen Neljännesvuosittaiset raportit on lähetetty Lions Clubs Internationalin päämajaan ja piirikuvernöörille kahden vuoden ajan Uuden klubin virkailijat ovat vahvistaneet, että koulutettu opaslion on tukenut uuden klubin kehittämistä Osallistuminen uuden klubin useimpiin kokouksiin, sekä yleisiin että hallituksen kokouksiin Klubin johdossa ei muutoksia (ei virkailijoiden muutosta ilman hyväksyttävää syytä) Jäsenkasvu (kuten Lions Clubs Internationalin päämaja on ilmoittanut) Klubi on raportoinut uusista palvelu- ja varainkeruuohjelmista Klubi on osallistunut piirin aktiviteetteihin Klubivirkailijat/jäsenet ovat vierailleet toisissa klubeissa Klubi on hyvässä taloudellisessa asemassa Lions Clubs Internationalin kirjoissa. Uusi klubi hoitaa jäsen- ja aktiviteetti-ilmoitukset sekä virkailijailmoitukset (PU-101) ajallaan. Opaslion: Katuosoite: Postinumero ja -toimipaikka: Osavaltio/provinssi: Postinumero: Maa: Puhelin (koti): (työ): Faksi: Sähköposti: Postita osoitteeseen: Lions Clubs International Tai faksi numeroon Piiri- ja klubihallintojaosto Eurafrican osasto 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL , USA Koulutettu opaslion 25

27 Käytä tätä muistilistaa apuna istuntojen kanssa. Klubivirkailijoiden koulutuksen muistilista Ensimmäinen istunto: Lions Clubs Internationalin esittely, Klubin vastuut, Charter-illan juhlallisuudet ja Klubivirkailijoiden mentoritiimi Johdanto Lions Clubs Internationalin perehdytysoppaaseen: Lions Clubs Internationalin historia Klubien, lohkojen, alueiden, piirien, moninkertaispiirien ja vaalipiirien rakenne Tuki lohkon tasolla Piirin tiimin tuki LCI:n antama tuki Kansainväliset palveluprojektit Jäsenten vastuut Klubin vastuut Lionsklubin mallisäännöt ja Ohjesääntö Tehtävälausunto Jäsenyystyypit Maksut Yleiskatsaus klubivirkailijan vastuista Klubin hallitus Klubin varojen hoitaminen Hallintotili ja Aktiviteettitili Klubin vaalit Klubin kokoukset Vuosikokous ja muut tapahtumat Charter Night -illan suunnitteluopas Charter Night Esittele klubivirkailijoiden mentoritiimi Toinen istunto: Klubivirkailijoiden tehtävät ja tarkoituksenmukaisten projektien suunnittelu Virkailijoiden roolit ja vastuut Varmista, että he tekevät yhteistyötä mentorin kanssa Tee siitä totta suunnitteluopas palveluaktiviteeteille Kolmas istunto: Rekrytointi ja jäsenten säilyttäminen: Jäsenten rekrytoiminen Kummin vastuut Jäseneksiottamisseremonia Uuden jäsenen perehdytys Jäsenten säilyttäminen Klubin arvosanat Jäsenpalkinnot Osallistumisen tärkeys Tarkista, että jokainen virkailija saa opastusta omalta mentoriltaan Neljäs istunto: Tehokkaiden ja tarkoituksenmukaisten kokousten pitäminen Miten lisätä kokouksiin osallistumista Miten parantaa kokouksia Kohteena kokoukset (PRC-3) Kokousten hallinnan verkkokurssi Klubikokouksen ohjelma-ideoita 26

28 Siirtyminen itsenäiseen toimintaan Seuraavien kahden vuoden ajan autat klubia toimimaan tehokkaasti itsenäisesti. Alla on annettu ajankohdat tavoitteiden asettamiseksi ja saavutusten seuraamiseksi. ENSIMMÄINEN VUOSI: 1. neljännes: Ensimmäiset 30 päivää: Auta uuden klubin perustamisessa Auta klubipresidenttiä järjestämään Menestyksellisten projektien suunnittelu (TK-10) -harjoitus projektin suunnittelun helpottamiseksi Kouluta klubivirkailijoita useiden istuntojen aikana Osallistu kokouksiin ja ohjaa tarvittaessa sekä yleisiin että hallituksen kokouksiin seuraavan kahden vuoden aikana Lähetä ensimmäinen jäsenraportti Seuraavat 30 päivää Auta suunnittelemaan charter night Suunnittele jäsenhankintakampanja Auta klubivirkailijoita nimittämään toimikuntia Huolehdi, että kaikki jäsenet otetaan mukaan. Ottakaa ensimmäiset askeleet palveluprojektin järjestämisessä Seuraavat 30 päivää Virkailijoiden tulisi osallistua lohkon kokouksiin Järjestä charter night 2. ja 3. neljännes: Varmista, että kuukauden jäsenilmoitukset lähetetään ajoissa ja täytetään asianmukaisesti Varmista palveluprojektin edistyminen Kannusta klubin virkailijoita osallistumaan tasokkaiden klubien johtamiin kokouksiin Suunnittele jäsenhankintakampanja Jatka klubivirkailijoiden tapaamista yleisten ja hallituksen kokousten aikana keskustellaksenne haasteista ja tilaisuuksista Kannusta uutta klubia järjestämään klubin kehityspäivä (tietoa kehityspäivästä saa verkkosivuilta) Varmista, että virkailijat osallistuvat virkailijoiden koulutukseen piirin tai moninkertaispiirin tasolla Kannusta heitä osallistumaan Klubin erinomaisuusprosessiin. Kannusta vierailuja toisiin lionsklubeihin 4. neljännes: Järjestä vuoden lopun katsaus (ehkä klubin kehityspäivän aikana) ja auta klubin virkailijoita laatimaan vuosisuunnitelma, johon tulee kuulua: Edistyksen analysointi tavoitteiden saavuttamiseksi ja keinojen etsiminen parannusten tekemiseksi Jäsenten säilyttämishaasteiden tutkiminen pane vireille systeemi jäsenten tarpeiden tutkimiseksi, jotta varmistetaan, että niistä huolehditaan, kokoukset johdetaan asianmukaisesti ja jäsenkokemus paranee jatkuvasti Muista lyhytaikaisista tavoitteista päättäminen (seuraavan parin kuukauden aikana) Pitkäaikaisten tavoitteiden asettaminen (jatkuvat seuraavien 3-5 vuoden ajan) Koulutettu opaslion 27

29 Opaslionin toinen vuosi 1. neljännes: Uudet virkailijat tulee asettaa asianmukaisesti virkaansa ja aloittaa vuotensa seuraavin suunnitelmin, jotka on esitetty yksityiskohtaisesti: Projektisuunnitelma Tee palveluprojekteja varten kolmivuotissuunnitelma, liitä mukaan toiminnan vaiheet, tavoitteet ja päämäärät. Suunnitelman tulee sisältää aikataulu ja resurssien kohdentaminen, johon kuuluvat sekä rahoitus että työvoima. Julkaisu Tee siitä totta (TK-10) on erinomainen lähde tämän suunnitelman laatimiseen. Rekrytointisuunnitelma Laadi suunnitelmia uusien jäsenten rekrytoimiseksi ja klubin tunnettuuden kasvattamiseksi. Tähän suunnitelmaan tulee kuulua jäsentoimikunnan muodostaminen. Johtajakoulutussuunnitelma Laadi suunnitelma klubivirkailijoiden ja johtajien kouluttamiseksi ja tukemiseksi. Virkailijat ja jäsenet voivat itse arvioida, onko heillä erityinen tavoite, henkilökohtainen tai ammattitavoite, jonka he haluaisivat saavuttaa. Harkitse suunnitelman keskittämistä johtamistaitoihin. Jäsenten säilyttämissuunnitelma Laadi suunnitelma, johon kuuluu systeemi jäsenten tarpeiden tutkimiseksi, jotta varmistetaan, että niistä huolehditaan, kokoukset johdetaan asianmukaisesti ja jäsenkokemus paranee jatkuvasti. Anna jatkuvasti tukea ja ohjausta klubille, kun sitä tarvitaan Jatka klubivirkailijoiden (ja tulevien klubivirkailijoiden) kutsumista tasokkaiden klubien johtamiin kokouksiin Jatka osallistumista piirin aktiviteetteihin Muuta ja laajenna vuosisuunnitelmaa 2.,3. ja 4. neljännes: Seuraa jatkuvia tavoitteita Aseta uusia tavoitteita Järjestä klubin kehityspäivä Kannusta klubivierailuja Ideoita kokouksiin osallistumisen lisäämiseksi Varmista, että kokousten päivämäärät, aika ja sijainti ovat jäsenille sopivia. Varmista, että kokouspaikka on mukava ja vastaa jäsenten tarpeisiin. Käytä useampaa kommunikointitapaa kannustaaksesi osanottoa. Tapoja ovat esimerkiksi sähköposti, kirjeet ja puhelut. Yhteydenottojen tulee olla innostuneita ja sisältää positiivisen kuvauksen kokouksen sisällöstä ja korostaa kaikkien osallistumisen tärkeyttä klubin aktiviteetteihin. Kutsu jäsenet ja potentiaaliset uudet jäsenet ja pyydä heitä tuomaan ystäviä mukaan. Vaikka heiltä jää kokous väliin, jatka heidän kutsumistaan kokouksiin. Kerro heille muutoksista ja palveluprojektien kehittymisestä. Anna yksityiskohtainen tilanneraportti jokaisesta klubin projektista ja kannusta jäseniä osallistumaan. Ota mukaan mielenkiintoinen ohjelma tai esitelmä jokaiseen kokoukseen. 28