Sarjaan ilmoittautumisen esivalmistelut:

Transkriptio

1 SUOMEN SALIBANDYLIITTO SÄHKÖINEN ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄ OHJEEN VERSIO 1.9. (s. 1) Sarjaan ilmoittautumisen esivalmistelut: Onko seurallanne uudet seurakäyttäjätunnukset? Vanhat tunnukset (ennen 04/2011 avatut) eivät ole käytössä. Uudet tunnukset on toimitettu seurojen tiedossa oleville yhteyshenkilöille Mikäli tunnusta ei ole, tiedustele sitä Salibandyliiton vs. jäsensihteeriltä / p tai palvelunumerosta ). Uusille seuroille seurakäyttäjätunnukset toimitetaan kun jäsenhakemus on otettu käsittelyyn. Tilannetta voi tiedustella vs. jäsensihteeriltä. Sarjaan ilmoittautumista EI voi tehdä ilman voimassa olevaa seurakäyttäjätunnusta. Kuka on (nyt ilmoitettavan) joukkueen yhteyshenkilö? Selvittäkää valmiiksi mikä on nyt ilmoitettavan joukkueen yhteyshenkilön nimi ja sportti-id tunnus. Tunnuksen saa haettua seuran käyttäjätunnuksella Sporttirekisteristä. Joukkueen yhteyshenkilön tunnus ei ole pakollinen, mutta se nopeuttaa prosessia. (Muuten joudutaan antamaan täydelliset yhteystiedot.) TÄRKEÄÄ: Ilmoittautumisjärjestelmän pääsivulla on linkki yhteystietojen tarkistamiseen. Ennen ilmoittautumisen tekemistä onkin hyvä kirjautua palveluun ja varmistaa, että yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelin) ovat varmasti ajan tasalla niin ilmoittajalla kuin joukkueiden yhteyshenkilöilläkin. Muistakaa, että seurakäyttäjätunnuksella voi lisätä kokonaan uuden henkilön myös Sporttirekisterin puolella. Tämä tapahtuu kirjautumalla Sporttirekisteriin (rekisteri.sportti.fi), menemällä siellä henkilöt -välilehdelle ja klikkaamalla lisää. Tarkistakaa aina ennen uuden henkilön lisäämistä, ettei henkilöä löydy entuudestaan! Paras tapa tarkistaa on hetu. Kun uusi henkilö on lisätty, ota talteen sportti-id (jota tarvitset yhteyshenkilöä lisättäessä).

2 SUOMEN SALIBANDYLIITTO SÄHKÖINEN ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄ OHJEEN VERSIO 1.9. (s. 2) Ilmoitatteko useita joukkueita samaan sarjaan? Jos ilmoitatte useamman joukkueen samaan sarjaan, joukkueet pitää erottaa järjestysnumeroilla. Päättäkää jo ennen ilmoittautumista joukkueidenne numerot. Lisää tähän liittyviä ohjeita löydät tämän dokumentin alasivuilta. Mitä tulee tietää sarjamaksuista? Ilmoittautumisjärjestelmä antaa sarjamaksun pdf-laskulomakkeena. Lomake tulee tallettaa ilmoittautumisprosessin viimeiseltä sivulta. Sen lisäksi kopio laskusta lähtee ilmoittajan sähköpostiosoitteeseen. TÄRKEÄÄ: Laskulomake sisältää molemmat tasasuuruiset laskuerät (1-2) Ensimmäinen erä tulee maksaa Kausi-infossa kerrottuun sarjakohtaiseen eräpäivään mennessä. Toinen erä tulee maksaa mennessä. Liitto ei toimita erillisiä laskuja. Huom! Pääsarjoissa (liigat + M1div) ja B-C jun. SM-kars.sarjoissa on poikkeusjärjestelyt laskuerien osalta. Laskukopioita voi tiedustella liiton jäsensihteeriltä. Laskun tietoja voi tarkistaa myös seurakäyttäjätunnuksella: Kirjautukaa tunnuksella Sporttirekisteriin, valitkaa organisaatiot välilehti ja oikea joukkue, ja sen tiedoista laskut välilehti. Huom! Itse Sporttirekisteristä tulostetut laskut ovat vain yhdessä erässä ja laskulomakkeelle tulostuu avoinna oleva summa. Selvittäkää myös, ennen ilmoittautumisen tekemistä, kenelle seurassanne toimitetaan sarjamaksujen laskulomakkeet. Laskulomakkeen (pdf) voi tallentaa ja lähettää esim. sähköpostilla seuran rahastonhoitajalle. Seuraavasta sivusta alkaen opastamme kohta kohdalta sähköisen sarjailmoittautumisen tekoon

3 SUOMEN SALIBANDYLIITTO SÄHKÖINEN ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄ OHJEEN VERSIO 1.9. (s. 3) Kohta 1/4 (Ilmoittaja) 1) Mene osoitteeseen ja klikkaa oikeassa reunassa olevaa ilmoittautumisjärjestelmän banneria, tai valitse valikoista: >> Asioi verkossa >> Sähköinen ilmoittautumisjärjestelmä >> Sarjaan ilmoittautuminen >> Ilmoittaudu sarjoihin Ruudulle avautuu niiden sarjojen listaus, joihin parhaillaan otetaan vastaan SSBL:n jäsenseurojen joukkueilmoittautumisia. 2) Valitse sarjojen listauksesta se alue, jolle seuranne SSBL:n aluejaossa sijoittuu. Tässä esimerkissä ilmoitetaan joukkue Sisä-Suomen B-poikien sarjaan. Esimerkkikuva yläpuolella: Valitaan se alue, johon seura kuuluu. Huomaa, että Nuorten SM-sarjat ja N1div löytyvät Valtakunnalliset sarjat valikon alta. Esimerkkikuva yläpuolella: Malliksi ilmoitamme B-poikajoukkueen Sisä-Suomen Suomen alueen sarjatoimintaan. 3) Klikkaa haluamasi sarjan ilmoittautumislinkkiä (tässä esimerkissä Sisä-Suomen aluesarja B-POJAT kaudella 14-15) 4) Ilmoittautumisjärjestelmä avaa kirjautumis-sivun. Valitse Jatka. 5) Kirjaudu palveluun seurallenne myönnetyllä seurakäyttäjätunnuksella. Mikäli tunnusta ei ole, ottakaa yhteyttä liiton jäsensihteeriin (kts. sivu 1)

4 SUOMEN SALIBANDYLIITTO SÄHKÖINEN ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄ OHJEEN VERSIO 1.9. (s. 4) Huom: Vain seurakäyttäjätunnuksilla voi ilmoittaa joukkueen sarjaan. Muut sporttirekisteri-tunnukset eivät toimi. Huom: Kirjautumissivu tulee avata uuteen selainikkunaan ja sivulla tulee lukea sinisellä tekstillä otsikko Olet kirjautumassa palveluun Ilmoittautuminen. Järjestelmä tunnistaa mahdollisen aiemman kirjautumisen. Kirjautumissivun sijaan voit siis saada alla olevan kaltaisen tiedustelun: JOS kyseisellä tunnuksella ei ole oikeutta tehdä sarjaan ilmoittautumisia, valitse En ja tämän jälkeen järjestelmä antaa mahdollisuuden kirjautua uudelleen toisella tunnuksella.

5 SUOMEN SALIBANDYLIITTO SÄHKÖINEN ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄ OHJEEN VERSIO 1.9. (s. 5) Kohta 2/4 (Osallistumistiedot) Kirjautumisen jälkeen avautuu osallistumistietojen näkymä: 6) Ensiksi annetaan joukkueen nimi. Järjestelmä tarjoaa automaattisesti joukkuenimeä, joka muodostuu seuranimestä, sarjasta, aluekoodista ja kausinumerosta, mihin parhaillaan ollaan ilmoittautumassa. Esim: KOOVEE B-POJAT SS (seuran nimi, sarjataso, alueen lyhenne ja kausiluku) ÄLÄ MUUTA UTA JÄRJESTELMÄN EHDOTTAMAA JOUKKUEENIM NIMEÄ kuin näissä tapauksissa: a) joukkue haluaa käyttää seuran nimestä täysin poikkeavaa joukkuenimeä. Tästä menee lisämaksu. (ei koske juniorijoukkueiden lisänimiä) 85 euron lisämaksusta on kerrottu tämän ohjeen kohdassa 8. b) on tarve erottaa kaksi samaan sarjaan ilmoittautuvaa joukkuetta. Tämä tapahtuu lisäämällä järjestysnumero seuranimen perään, esim. KOO-VEE 2 B-POJAT SS HUOM! Sarjanimeä, aluetunnusta tai mahdollista kausilukua EI SAA poistaa! (tässä esimerkissä sarjanimi on B-POJAT, aluetunnus on SS ja kausiluku on 14-15) Seuraavalla sivulla olemme antaneet esimerkkejä joukkuenimen ilmoittamisesta.

6 SUOMEN SALIBANDYLIITTO SÄHKÖINEN ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄ OHJEEN VERSIO 1.9. (s. 6) Yleisimpiä malleja joukkuenimen antamisesta: KOO-VEE 1 B-POJAT B SS > lisätty järjestysnumero 1 KOO-VEE B-POB POJAT PANTTERIT SS > lisätty juniorijoukkueen lisänimi KOO-VEE 4 B-POJAT B PANTTERIT SS > lisätty järjestysnumero 4, ja lisätty juniorijoukkueen lisänimi TAMPERE-AKATEMIA AKATEMIA B-POJAT B SS > korvattu joukkuenimi seuranimestä poikkeavalla nimellä. Huom: Poikkeavan nimen käytöstä tulee suorittaa 85 euron lisämaksu (valitaan myöhemmin). KOO-VEE 2 M4DIV SS > ilmoitettaessa miesten kakkosjoukkue miesten nelosdivariin (esimerkkiseuran ykkösjoukkue pelaa liigaa). Alla olevassa esimerkissä ilmoitamme KOO-VEE:n B-poikien joukkueen sarjaan. Kyseisellä seuralla on useampia B-poikajoukkueita, joten teemme joukkuenimeen seuraavat muutokset: a) Lisäämme järjestysnumeron 1 b) annamme juniorijoukkueen lisänimen TIMANTIT Muutokset tehdään suoraan kirjoituskenttään skenttään. Esimerkkitapauksessa kenttä näyttää muutosten jälkeen tältä: 7) Valitaan joukkueelle yhteyshenkilö. Tämän henkilön tulee olla tavoitettavissa sarja-asioissa myös kesällä. Mikäli yhteyshenkilö muuttuu kesken kauden, tulee asiasta ilmoittaa aluevastaavalle. Klikkaa Vaihda nappia lisätäksesi yhteyshenkilön.

7 SUOMEN SALIBANDYLIITTO SÄHKÖINEN ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄ OHJEEN VERSIO 1.9. (s. 7) Avautuu seuraavanlainen ponnahdusikkuna: Esimerkkikuva yläpuolella: Joukkueen yhteyshenkilön sportti-id on tiedossa, joten yhteyshenkilön nimeäminen voidaan tehdä vaivattomasti. Jos yhteyshenkilön sportti-id on tiedossa, anna se kohtaan Henkilöllä on Sportti-ID ja paina lopuksi Valitse yhteyshenkiöksi.

8 SUOMEN SALIBANDYLIITTO SÄHKÖINEN ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄ OHJEEN VERSIO 1.9. (s. 8) Mikäli Sportti-id id:tä ei entuudestaan ole, valitse Syötän henkilön tiedot käsin. Syntymäaika ei ole pakollinen tieto, mutta mikäli se on tiedossa, järjestelmä pystyy yhdistämään henkilön mikäli täydellinen vastaavuus löytyy entuudestaan. Muussa tapauksessa järjestelmä luo kokonaan uuden sportti-id:n kyseiselle yhteyshenkilölle. Esimerkkikuva yläpuolella: Yhteyshenkilön sportti-id ei ole ilmoittajan tiedossa. Tämän vuoksi kyseisen yhteyshenkilön tiedot tulee antaa manuaalisesti. TÄYTÄ KAIKKI KYSYTYT KENTÄT!!!

9 SUOMEN SALIBANDYLIITTO SÄHKÖINEN ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄ OHJEEN VERSIO 1.9. (s. 9) Kun yhteyshenkilö on valittu onnistuneesti, järjestelmä antaa ilmoituksen: 8) Seuraavaksi valitaan sarjamaksu. (alla oleva kuva on vain esimerkki) Osallistumishinta valikossa on aina kaksi vaihtoehtoa: a) Normaali sarjamaksu (tässä esimerkissä 660e = sarjamaksun erät 1+2) b) Sarjamaksu + poikkeavan nimen käyttömaksu (tässä esimerkissä 660e+85e) Valitse jälkimmäinen vaihtoehto vain siinä tapauksessa että joukkuenimi poikkeaa seuranimestä, kts. lisätietoa kilpailusäännöistä 28. Juniorijoukkueilta tiedustellaan vielä seuraavaa (ei näy aikuisjoukkueilla):

10 SUOMEN SALIBANDYLIITTO SÄHKÖINEN ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄ OHJEEN VERSIO 1.9. (s. 10) Juniorijoukkueen tulee valita kumpaa tasoa ilmoittautuminen koskee: Kilpasarjaa vai haastajasarjaa. Valinta on pakollinen! Mikäli on valittu haastajasarja, tulee lopuksi ilmoittaa onko ilmoittautuminen voimassa myös kilpasarjassa siinä tapauksessa, että haastajasarjaa ei voida toteuttaa esim. liian vähäisen osallistujamäärän vuoksi. Paina lopuksi Jatka painiketta. Jos järjestelmästä löytyy entuudestaan saman niminen joukkue, ruudulle tulee viesti: Muuta tässä tapauksessa joukkueen nimeä esim. järjestysnumeron osalta. Kohta 3/4 (Varmistus) 9) Ruudulle tulee yhteenveto ilmoitettavasta joukkueesta. Lue myös sarjaan ilmoittautumisen ehdot. Kun kaikki on kuten pitää ja hyväksyt ehdot, viimeistele ilmoittautuminen painamalla Vahvista ilmoittautuminen painiketta. Huomaa, että ilmoittautuminen on sitova. Seurakäyttäjätunnus korvaa kaikki allekirjoitukset!

11 SUOMEN SALIBANDYLIITTO SÄHKÖINEN ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄ OHJEEN VERSIO 1.9. (s. 11) Kohta 4/4 (Maksaminen) 10) Viimeisellä ruudulla näet koosteen ilmoittautumisesta. Ruudulla on myös sarjamaksun tiedot. Laskulomakkeet voi ladata klikkaamalla sivun alalaidassa olevaa Lataa lasku PDF-muodossa linkkiä. Laskulomakkeet toimitetaan myös ilmoittajan sähköpostiin. Sarjalaskussa on kaksi tasasuuruista erää. Ensimmäinen erä tulee maksaa mieluiten heti, mutta kuitenkin liiton etukäteen ilmoittamiin takarajoihin mennessä. Takarajat on listattu tällä sivulla: Toisen erän eräpäivä on (koskee suurinta osaa sarjoista) Talleta laskulomakkeet huolellisesti sillä LIITTO EI TOIMITA ERILLISIÄ LASKULOMAKKEITA POSTITSE. ERÄ 2:STA EI MYÖSKÄÄN TOIMITETA ERILLISTÄ LASKUA, SILLÄ JÄRJESTELMÄN ANTAMA LASKULOMAKE SISÄLTÄÄ ERÄT 1-2. HUOLEHDI, ETTÄ MOLEMMAT ERÄT MAKSETAAN ERÄPÄIVIIN MENNESSÄ. Laskukopioita voi tiedustella liiton jäsensihteeriltä. Myös kirjautumalla seurakäyttäjätunnuksella Sporttirekisteriin voidaan ottaa laskuista kopioita. Katso ohje sivulta 2. 11) Ilmoittautuminen siirtyy nyt SSBL:n alue-/sarjavastaavan käsittelyyn. Ilmoittautuminen hyväksytään mikäli seuralla ei ole aiempia maksamattomia maksuja. Siihen saakka ilmoittautuminen on odottaa tilassa. Voitte seurata ilmoittautumistilanteita reaaliajassa menemällä alkusivulle (sarjojen listaus) ja painamalla halutun sarjan alapuolella näkyvää näytä lista linkkiä. Lisätietoja ja ohjeita ilmoittautumisen tekemiseen saat SSBL:n palvelunumerosta (arkisin klo )

12 SUOMEN SALIBANDYLIITTO SÄHKÖINEN ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄ OHJEEN VERSIO 1.9. (s. 12) Havaittuja virheitä, bugeja tai muita ongelmia ( ) On epäselvää miten nimeämme joukkueen ilmoittautumisen ensimmäisellä sivulla... V: Järjestelmä ehdottaa automaattisesti tiettyä joukkuenimeä. Mikäli seurallanne ei ole muita joukkueita tällä sarjatasolla, nimeen ei tarvitse tehdä muutoksia. Mikäli joukkueita on useampia, voit erottaa ne järjestysnumeroilla, esim. KOOVEE 2 M3DIV SS Järjestelmä tarkistaa lopuksi onko joukkuenimi vapaa eli onko sitä vielä entuudestaan järjestelmässä. Jos on, järjestelmä kehottaa korjaamaan nimen. Jos palaa ns. varmistus-sivulta sivulta takaisin tietojen syöttösivulle, niin ruutuun tulee herja samanniminen joukkue on jo olemassa. V: Juuri ilmoitettu joukkue on järjestelmän välimuistissa ja kun varmistus-sivulle yritetään palata uudelleen, tulee ristiriita. Muuta joukkuenimeä esim. lisäämällä järjestysnumero seuranimen jälkeen. Järjestelmän antamissa laskuissa lukee erä 1:n eräpäivänä HETI. Onko tässä virhe? V: Ei ole. Järjestelmäteknisestä syystä 1. erän eräpäivän kohdalla todellakin lukee näin. Sarjakohtainen eräpäivä on kuitenkin kerrottu laskulomakkeella hieman ylempänä. Eräpäivät on mainittu myös Kausiinfo -julkaisussa: salibandy.net/kilpailutoiminta/saannot-ja-ohjeet/kausi-info/ilmoittautuminen Miksi pääsarjojen jen ilmoittautumisessa on väärä sarjahinta? V: Ilmoittautumisjärjestelmän kautta laskutetaan pääsarjoissa vain erät 1-2. Seuraavat erät 3-4 laskutetaan Salibandyliiton toimesta jälkikäteen. Kyseessä on poikkeusjärjestely. Miksi B-C jun. karsintoihin osallistuvien ilmoittautumisessa on väärä sarjahinta? V: Ilmoittautumisjärjestelmän kautta laskutetaan junioreiden sm-karsintojen osalta vain erät 1-2. Viimeinen erä (3/3) laskutetaan Salibandyliiton toimesta jälkikäteen, kun sm-sarjassa ja aluesarjoissa jatkavien joukkueiden listat ovat selvillä. Kyseessä on poikkeusjärjestely. Seuran käyttäjätunnukset ovat väärällä henkilöllä. Haluamme uudet tunnukset. V: Salibandyliitolla pitää aina olla tiedossa seuran nykyinen yhteyshenkilö! Seuralle toki voidaan antaa uudet tunnukset, mutta asia pitää hoitaa kirjallisesti. Ottakaa yhteyttä liiton vs. jäsensihteeriin (matti.parviainen@salibandy.net) ja pyytäkää lisäohjeita. Myöhästyimme ilmoittautumisen takarajasta, ja nyt sarjaanilmoittautuminen on suljettu kokonaan. V: Neuvotelkaa oman aluevastaavanne kanssa asiasta. Ilmoittautuminen on mahdollista muutaman viikon annettujen takarajojen jälkeen, tai kunnes sarja on suljettu sarjavastaavan toimesta. Kausi-infossa mainittujen takarajojen jälkeen määrätään kuitenkin korotettu osallistumismaksu, joka laskutetaan erikseen. Sarjalaskussa pitäisi lukea maksajan kohdalla jokin muu nimi. V: Osoitamme laskut aina seuralle. Mikäli olette kuitenkin täysin varma, että laskun saajan nimeä tulisi muuttaa, ottakaa yhteyttä liiton vs. jäsensihteeriin ja ilmoittakaa uusi laskutusnimi. Joukkueen yhteyshenkilöä y ei pysty syöttämään käsin, lisää yhteyshenkilöksi henkilöksi -nappi ei toimi! V: Mikäli tällainen vika ilmenee, tulee yhteyshenkilö lisätä sportti-id:llä ja sukunimellä. Jos sitä ei ole tiedossa, henkilö voidaan lisätä kirjautumalla Sporttirekisteriin, kts. ohje sivulla 1. Yhteyshenkilöksi voidaan myös laittaa ilmoittajan id ja sen jälkeen pyytää sarjavastaavaa muuttamaan tiedon. Pyydämme ilmoittamaan järjestelmän vioista SSBL:n palvelunumeroon , jotta pääsemme tekemään virallisen korjauspyynnön järjestelmän ylläpitoon. Pyydämme ilmoittamaan vain käyttöä selkeästi haittaavat tai estävät viat. Mikäli tarvitsette neuvontaa palvelun käytössä, tutustukaa ensin tähän ohjeeseen ja vasta sen jälkeen yhteys palvelunumeroon.