Voimistelijan vanhemman opas

Transkriptio

1 Voimistelijan vanhemman opas Illusion on vuonna 2014 perustettu tanssin ja voimistelun erikoisseura. Seuran jäsenmäärä oli vuonna jäsentä. Seuran tärkeimmät arvot ovat laatu, vastuullisuus ja positiivisuus. Haluamme tarjota laadukasta valmennusta huolehtimalla valmentajien osaamisen kehittämisestä ja jaksamisesta. Seuraamme laadun toteutumista vertaismentoroinnin sekä palautekyselyiden avulla. Muistathan antaa palautetta, että voimme kehittää toimintaamme. Olemme vastuullinen työnantaja, joka hoitaa lakisääteiset työnantajakulut ja pitää huolta työntekijöistään sekä harrastajistaan. Positiivinen ilmapiiri on harrastus- ja kilpailutoiminnan peruspilari, joka tarttuu ympärilleen! Illusionissa toimii kaksi päätoimista työntekijää; toiminnanjohtaja ja ammattivalmentaja. Lisäksi osa-aikaisina tuntiohjaajina toimii noin 40 ohjaajaa ja valmentajaa. Kuitenkin suuri osa toiminnasta hoituu perinteisen urheiluseuran tapaan vapaaehtoisvoimin. Seuran valmentajat, ohjaajat, joukkuekoordinaatorit, johtokunta, voimistelijoiden vanhemmat ja useat muut vapaaehtoiset ovat mukana mm. järjestämässä talkoovoimin seuran tapahtumia ja kehittämässä seuraa.

2 Sitoutuminen Joukkuevoimistelujoukkueessa harrastaminen vaatii sekä voimistelijalta, että perheeltä sitoutumista joukkueen harjoituksiin, tapahtumiin, kuluihin sekä seuratalkoisiin. Jos esimerkiksi joukkue lähtee kauden aikana leirille, tarkoittaa se automaattisesti sitä, että kaikki joukkueen jäsenet ilmoitetaan osallistujiksi. Joukkuevoimistelu on joukkuelaji, jonka vuoksi kaikkien läsnäolo harjoituksissa on tärkeää. Valmentaja suunnittelee kauden sillä oletuksella, että voimistelijat käyvät harjoituksissa. Jos harjoituksia jää väliin, ei mm. fyysisten ja motoristen taitojen harjoittelu toteudu suunnitellun mukaan. Kilpailevissa joukkueissa (yli 8v.) harjoituksiin sitoutuminen korostuu, koska harjoituksissa harjoitellaan kilpailuohjelmaa. Tuomarit arvioivat ohjelmassa mm. yhtäaikaisuutta, kuvioita ja samalla tavalla suoritettuja liikkeitä. Näiden harjoitteleminen vajaalla kokoonpanolla on haastavaa ja myös epäreilua muita joukkueen voimistelijoita kohtaan. Näistä syistä pakolliset poissaolot tulee neuvotella valmentajan kanssa etukäteen, jotta kauden suunnitelmaa tai aikataulua voidaan tarvittaessa muokata. Joukkue ja vanhemmat tekevät myös pelisäännöt, joissa linjataan, mitkä poissaolot ovat kyseisessä joukkueessa sallittuja. Lisäksi vanhemmat ja voimistelijat sitoutuvat seuratalkoisiin, kuten kilpailutapahtumiin, maton imurointivuoroihin ja hallin siivousvuoroihin. Seuratalkoista tuotto suunnataan seuralle kattamaan kilpailutoiminnan kuluja. Tapahtumatalkoita on enintään 3 kertaa kaudessa/perhe, jonka lisäksi maton imurointivuorot.

3 Kilpailukausi Vuodessa on kaksi kilpailukautta; kevät- ja syyskausi. Kevätkausi on ja syyskausi Keväisin on vapaaohjelmakausi, jolloin kilpailuohjelmassa ei ole välinettä. Syksyisin kilpaillaan välineohjelmilla. Vastaanottaessaan paikan joukkueessa, voimistelija sekä perhe sitoutuvat kaudeksi kerrallaan. Poikkeuksena yli 14-vuotiaiden SMsarjan joukkueet, joihin sitoudutaan vuodeksi ( ). Uudet voimistelijat saavat kokeilla joukkueessa kaksi viikkoa, jonka aikana paikka joukkueessa on otettava vastaan. Tämä tarkoittaa sitoutumista joukkueeseen, kauden tapahtumiin sekä kuluihin. Vaikka osa kauden tapahtumista jäisi jostain syystä väliin, näistä ei saa maksuhyvitystä vaan jokainen voimistelija maksaa samansuuruiset erät (poislukien liiton rinkileirien osallistumismaksut). Mahdollisissa lopettamistapauksissa paikan vastaanottanut maksaa kaikki kauden kulut kokonaisuudessaan. Budjetista ei anneta kesken kautta hyvityksiä, sillä muuten muiden joukkueen jäsenten maksuerät kasvaisivat.

4 Budjetti Joukkueen budjetti koostuu seuran osuudesta sekä toteutuneista kuluista. Seuralle tuleva osuus koostuu valmennusmaksusta, jäsenmaksusta, hallintokulusta ja toimintamaksusta. Näiden kulujen tarkempi erittely löytyy kisainfosta. Budjetti käydään kauden ensimmäisessä vanhempainpalaverissa läpi, jossa keskustellaan yhdessä kauden kustannuksista. Budjetti tulee olla kaikilla joukkueen jäsenillä samansuuruinen. Budjetin toteutuneita eli todellisia kuluja ovat mm. kilpailujen osallistumismaksut ja joukkueen tekemät hankinnat. Nämä kulut kiertävät seuran kautta ja ne tasataan toteutuman mukaan kauden viimeisessä erässä. Vanhempi saa pyytää milloin tahansa nähtäväksi joukkueen budjetin tilanteen sekä lisäselvitystä kuluihin joukkueen budjettivastaavalta. Kauden kokonaiskuluarviot (ei sisällä lisenssiä ja ulkomaan matkoja) Mini Illusion /kausi Iliana-ikäluokka /kausi Efise-ikäluokka /kausi Feline-ikäluokka /kausi Yli 12v kilpa/harraste /kausi Yli 12v SM-sarja /kausi

5 Joukkueen varainhankinta Joukkueet voivat pienentää budjetin kulujaan hankkimalla sponsoreita sekä tekemällä talkoita ja myyntityötä. Tällä varainhankinnalla voidaan pienentää budjetin muita kuluja, sitä ei kuitenkaan voi kohdistaa valmennusmaksuun. Varainhankinnat tulee hoitaa aina joukkuekoordinaattorin kautta. Joukkueet saavat itse hankkia omia sponsoreita, jolloin joukkueen osuus tuesta on 90% ja seuran 10%. Joukkue voi mainostaa tukijoitaan omalla Instagram-tilillään sekä nettisivuilla oman joukkueensa sivuilla (ei seuran etusivulla). Lisäksi joukkue voi hankkia esimerkiksi paidan, johon painattaa tukijoiden logoja. Seuran yhteisiin edustusvaatteisiin ei saa tehdä painatuksia tai kiinnittää logoja. Varainhankinta voi olla myös talkoo- tai myyntityötä. Tällöin joukkue saa 100% tuotosta. Varainhankinnat tulee aina hyväksyttää seuran talousvastaavalla ottamalla yhteyttä osoitteeseen Varainhankinnan tulot tulevat aina koko joukkueelle, vaikka osa perheistä ei osallistuisi varainhankintaan. On tärkeä käydä joukkueessa keskustelua, ovatko vanhemmat valmiita sitoutumaan yhteiseen varainhankintaan. Jos joku perhe ei halua osallistua, voi perhe vapaaehtoisesti sponsoroida joukkuetta yksityishenkilönä valitsemallaan summalla. Tästä summasta muiden sponsoreiden tapaan joukkueelle 90% ja seuralle 10%.

6 Seuratuki ja seuran talous Olemme urheiluseura, joka tarkoittaa sitä, että emme tavoittele toiminnallamme voittoa. Kilpailu- ja valmennustoiminta on seurallemme tappiollista toimintaa, jota katamme harrasteliikunnan laajalla pohjalla, seuran järjestämillä tapahtumilla sekä seuratalkoilla. Kilpatoiminnan suurimpia kuluja ovat valmentajien palkka- ja työnantajakulut sekä olosuhdekulut (Illusion halli sekä hankinnat). Koska kustannukset nousevat myös perheille harjoitusmäärien noustessa, tuemme valmennusmaksua portaittain. Seuratuki kohdistuu joukkueisiin, jotka harjoittelevat yli 10 tuntia viikossa. Alle 10 tuntia harjoittelevien valmennusmaksu on laskettu niin, että se kattaa keskimääräisesti joukkueen kulut. Seuratuki on huomioitu kisainfossa esitetyissä valmennusmaksuissa. Lisäksi seura tukee Talent- ja SM-rinkileirien osallistumisia maksamalla yhden valmentajan osallistumismaksun leirille (noin 150 /leiri). Ulkomailla kilpailtavia kansainvälisiä seurakilpailuja tuetaan hakemusten perusteella tapauskohtaisesti. Yli 12-vuotiaiden SM-sarjan joukkueille seura kustantaa vierailevia kouluttajia ja tuomareita salikäynneille. Yli 14-vuotiaiden SM-sarjoissa seura osallistuu Challenge Cup, World Cup, EM- ja MM-kilpailumatkojen kuluihin tukemalla vähintään yhden valmentajan ulkomaan matkakulut ja 40% voimistelijoiden kuluista. Näistä tarkempia tietoja kisainfossa.

7 Lisenssi Kaikkien kilpavoimistelijoiden tulee hankkia Suomen Voimisteluliiton lisenssi. Lisenssi hankitaan jäsentietojärjestelmän kautta. Lisenssikausi on Joukkuekoordinaattorit tarkistavat, että kaikilla joukkueen voimistelijoilla on voimassa oleva lisenssi ja vakuutus. Vakuutusyhtiöltä kannattaa tarkistaa ensin oman tapaturmavakuutuksen sisältö ja omavastuuosuus ja samalla pyytää vakuutustodistus. Jos olet viime kaudella voimistellut toisessa seurassa, liitto lähettää sähköpostiin esitäytetyn lomakkeen. Seuravaihdoksen vuoksi lisenssi täytyy tehdä uudestaan voimisteluliiton nettisivuilta, joten jätä esitäytetty lomake täyttämättä. Lisenssiin sisältyvän vakuutuksen perusteella korvataan tapaturmasta aiheutunut vamman hoito, lääketieteellinen haitta ja kuolema vakuutusehtojen mukaisesti. Vakuutuksesta ei kuitenkaan korvata rasitusvammoja ja muita vähitellen syntyviä vammoja. Näitä varten jokainen voi hankkia oman sairaskuluvakuutuksen. Ulkomaan kisamatkoilla jokaisella tytöllä on oltava voimassa oleva matkustajavakuutus (tarpeen tullen myös matkatavaravakuutus). Kilpalisenssi kattaa ulkomailla vain kilpailu- ja harjoitustilanteet, ei esimerkiksi sairaustapauksia. Jokaisen on itse varmistettava vakuutuksensa riittävä kattavuus.

8 Kilpaileminen Alle 8-vuotiaat sekä osa vuotiaiden joukkueista osallistuu Stara-tapahtumiin, joissa Arvit arvioivat suoritusta sanallisesti ja antavat palautteen. Starassa kaikki saavat mitalin suorituksesta eikä joukkueille lasketa pisteitä tai heitä laiteta paremmuusjärjestykseen. Osa joukkueista lähtee kilpailemaan vuotiaiden sarjassa. Silloin ohjelmassa tulee olla jo teknisesti vaadittuja liikkeitä, kuten tiettyjä tasapainoja, hyppyjä, akrobatialiikkeitä ja vartalonliikkeitä, jotka pitää suorittaa hyväksytysti. Joukkueita tuomaroidaan ja pisteiden perusteella joukkue saa kategorian 1-10, joista 1. kategoria on paras. Kaikki saavat mitalin, mutta tuomaristo antaa yleensä 2-3 joukkueelle kunniamaininnan vuotiaiden sarjassa vaadittavat liikkeet lisääntyvät ja liikeiden suorituskriteerit tiukentuvat. Esimerkiksi yhtäaikaisuuden ja ohjelman samanlaisen suoritustavan merkitys korostuu verrattuna vuotiaiden sarjaan vuotiaiden sarjasta eteenpäin tuomaroidaan teknistä, suorituksellista ja taiteellista osa-aluetta. Joukkueet sijoitetaan pisteiden perusteella kategoriaan ja kolme parasta palkitaan mitalein. Pisteet julkaistaan 1. ja 2. kategorian joukkueille. Yli 12-vuotiaat voivat jatkaa kilpailemista harraste-, kilpa- tai SMsarjassa. Harrastesarjassa sääntöjen vaatimukset ovat vähäisimmät ja SM-sarjassa kovimmat. Myös harjoitusmäärät ovat SM-sarjassa selvästi suuremmat kuin harraste- ja kilpasarjassa.

9 Kilpailumatkat ja leirit Kilpailumatkat ja leirit kuuluvat yleensä yli 8-vuotiaiden kausiohjelmaan. Alle 8-vuotiaat käyvät yleensä oman alueensa Stara-tapahtumissa. Kilpailuihin kuljetaan yhteisbussikyydeillä, jotka joukkuekoordinaattorit hoitavat. Valmentajat tai jokot infoavat vähintään viikkoa ennen kilpailun aikataulusta sekä muusta tarvittavasta infosta Basecampin kautta. Kilpailumatkoilla tärkeää on muiden joukkueiden kannustaminen sekä joukkueen pelisääntöjen noudattaminen. Kilpailumatkoilla on yleensä yhteinen ruokailu sekä paluumatkalla lisäruokailu. Yhteisten sääntöjen mukaan paluumatkalta ei osteta kaupasta mitään. Joukkueet ovat syöneet juuri ruoan ja pärjäävät sillä kotiin asti. Jos lisäruokailua ei ole järjestetty, voimistelijat sopivat valmentajan kanssa, mitä kaupasta ostetaan. Karkit ja herkut eivät kuulu kilpailumatkojen ruokailuihin. Leireillä on järjestetty ruokailut ja valmentajat ohjeistavat, jos leirille tarvitsee omia eväitä mukaan. Valmentajat sopivat joukkueen kanssa ruokailuista ja huolehtivat, että kaikki voimistelijat syövät riittävästi. Yhteisenä toimintatapana voimistelijat ovat saaneet valita päivän aikana yhden jälkiruoan ruokailun yhteydessä valmentajien ohjeistuksen mukaisesti.

10 Urheilijan arki ja urheilijaksi kasvaminen Urheilijaksi kasvaminen ei ole automaattista vaan pitkäaikainen prosessi, johon tarvitaan vanhempien ja valmennuksen yhteistyötä. Voimistelijan kehittymiseen tarvitaan tasapaino levon, ravinnon ja harjoittelun välillä. Vanhemman tehtävänä on huolehtia lapsen päivärytmistä (läksyjen tekoajat, nukkumaanmeno) sekä ravinnosta. Vanhemman tehtävänä on mahdollistaa kotona urheilijan terveellinen ruokavalio. Vanhempien tulee myös kannustaa monipuoliseen liikkumiseen, ulkoiluun ja huolehtia siitä, että lapsi liikkuu vähintään 20h/vko. Tässä on tärkeä hyödyntää koulu- sekä harjoitusmatkoja. Valmentajan rooli on laatia huolellisesti harjoitussuunnitelma, joka tukee lapsen kehitystä sekä kannustaa lapsia terveelliseen ruokavalioon. Tärkeää on saumaton yhteistyö ja tiedonkulku vanhempien ja valmentajien välillä, jotta valmentaja voi reagoida ja muuttaa harjoitussuunnitelmaa, jos lapsi on esimerkiksi väsynyt. Urheilijaksi kasvamisen peruspilareita Urheilullinen elämäntapa on osa lapsen arjen kokonaisvaltaista hyvinvointia Lapsen säännöllinen päivärytmi Lasta ohjataan urheilullisuuteen ja terveellisiin elämäntapoihin Lähipiirissä toimivat aikuiset toimivat esimerkkinä

11 Viestintä TVS Illusionissa on käytössä sisäiseen viestintään Basecamp 3sovellus, joka toimii sekä verkkoselaimessa että mobiiliversiona. Jokaisen vanhemman tulee ladata sovellus käyttöönsä ja opetella sen käyttö, jotta viestintä saadaan toimivaksi. Valmentajat ja joukkuekoordinaattorit tiedottavat vanhempia pääosin Basecampin kautta. Lisäksi nopeampaan viestintään käytössä on Whatsapp-sovellus, jossa tiedotetaan saman vuorokauden aikana reagoitaviin asioihin. Seura tiedottaa vanhempia lisäksi Hoika-järjestelmän kautta ilmoittautumistiedoissa annettuun sähköpostiosoitteeseen. Jokaisella joukkueella on nimetty joukkuekoordinaattori, joka toimii linkkinä vanhempien ja seuran toimijoiden välillä. Vanhemmat kysyvät joukkuekoordinaattorilta joukkueen toimintaan liittyvät kysymykset. Oma valmentaja vastaa valmennuksellisista asioista. Vastuuvalmentaja antaa kauden puolivälissä välipalautteen ja pitää kauden lopussa kehityskeskustelun. Vanhemmat voivat olla koska tahansa kauden aikana valmentajaan yhteydessä erityisesti, jos jokin valmennukseen liittyvä asia mietityttää tai vaivaa mieltä. Näin asiat tulevat tietoon ja niihin voidaan puuttua. Palautetta voi antaa myös seuran toiminnanjohtajalle osoitteeseen tai seuran nettisivujen yhteydenottolomakkeen kautta (linkki etusivulla).

12 Laskutus Laskutus tapahtuu Hoika-järjestelmän kautta (jäsentieto). Omia laskuja pääsee tarkastelemaan kirjautumalla osoitteessa jasentieto.fi. Maksun voi suorittaa perinteisesti oman verkkopankin kautta tai kirjautuessaan Hoikaan nettipankin, pankki-, luottokortin tai osamaksun avulla. Tammikuussa/Kesäkuussa laskutetaan aina valmennusmaksu. Muut kuukausierät määräytyvät budjetin mukaan. Tasauserä laskutetaan touko-kesä/joulu-tammikuussa. Heinäkuussa ei laskuteta kuukausierää. Laskut tulee suorittaa eräpäivään mennessä. Jos haluat sopia maksusuunnitelmasta, ota yhteyttä ENNEN laskun eräpäivää osoitteeseen Eräpäivästä 7 vuorokauden kuluttua lähetämme maksumuistutuksen. Jos maksua ei näy vielä 14 vrk päästä eräpäivästä, laitamme muistutuslaskun, jonka mukana tulee laskutuslisä 5 sekä korko 8,5%. Jos muistutuslaskun eräpäivään mennessä maksua ei näy tilillämme, laitamme laskun perintään Suomen Perintätoimisto Oy:lle. Jos maksuja ei ole suoritettu ja maksusuunnitelmaa sovittu, ei voimistelija voi osallistua joukkueen toimintaan. Huoltaja/harrastaja on itse vastuussa, että Hoika-järjestelmässä on ajantasaiset yhteystiedot.

13 Seuran edustusasu Seuran voimistelijoilla on kisoissa ja tapahtumissa yllä seuran yhtenäinen edustusasu. Tämä hankitaan budjetin ulkopuolella suoraan Piruetilta seuratilauksena. Piruetin mallistosta löytyy mm. musta treenitoppi, sisätakki ja treenikassi. Näiden tilaus tapahtuu kauden alussa seuratilauksena, josta jokot infoavat vanhempia erikseen. Käytettyjä edustusasuja voi myydä ja ostaa Illusionin Facebook-kirppiksellä sekä seuran järjestämissä kirpputoritapahtumissa. Jäsenrekisteri Jokainen voimistelija rekisteröityy itse TVS Illusionin jäseneksi osoitteessa > valitse listasta Tanssi- ja Voimisteluseura Illusion Vaajakoski. Näistä tiedoista koostuu TVS Illusionin jäsen- ja kilparekisteri, joka on luonteeltaan henkilötietorekisteri. TVS Illusion tarvitsee tätä henkilötietorekisteriä muun muassa joukkueiden kokoonpanojen tietoihin, vanhemmille tiedottamiseen sekä laskutukseen. Huoltaja voi tarkistaa tiedot aina netistä jäsentietopalvelusta. Huoltaja on vastuussa oikeiden yhteystietojen ilmoittamisesta. Jos esimerkiksi lasku ei tule perille väärän sähköpostiosoitteen vuoksi, on lasku silti perintäkelpoinen ja maksumuistutuslisät tulevat maksettavaksi. Tarkistathan sähköpostiasetuksia, ettei lasku mene roskaposteihin.

14 Harraste- ja kilpatoiminnan erot Valmennus yksilöllisempää ja tavoitteellisempaa Kilpailevien joukkueiden eli kaikkien joukkuevoimistelujoukkueiden vanhemmat velvoitetaan osallistumaan seuratalkoisiin, joista tuotto kokonaisuudessaan seuralle kattamaan kilpatoiminnan kuluja. Lisäksi joukkueet päättävät itse, mitä varainhankintaa tekevät kauden aikana joukkueen hyväksi. Perheen tulee sitoutua kauden tapahtumiin, kuten harjoituksiin, leireihin ja kilpailuihin. Mahdolliset poissaolot tulee neuvotella valmentajan kanssa etukäteen. Perhe sitoutuu koko kevät- tai syyskauteen (tammi-toukokuu ja kesä-joulukuu) ja sen kustannuksiin. Mahdollisissa lopettamistapauksissa budjettikuluja ei hyvitetä. Vastuuvalmentaja antaa kauden puolivälissä välipalautteen ja pitää kauden lopussa kehityskeskustelun. Voimistelija tarvitsee vanhemmilta tukea harrastukseen, kuten kannustusta, urheilijan ravinnosta, levosta ja palautumisesta huolehtimista. Vanhempainpalaverit vähintään kaksi kertaa kaudessa. Voimistelijalle tulee hankkia lisenssi (lisenssikausi ) ja huolehtia kilpaurheilun kattavasta tapaturmavakuutuksesta Voimistelijalle tulee hankkia seuran edustusvaatteet. Joukkueilla virallisena sisäviestinnän kanavana toimii Basecampsovellus.