Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä. Selvitys tarkastuslautakunnalle strategiakauden valmisteluprosessista, 18.8.

Transkriptio

1 Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Selvitys tarkastuslautakunnalle strategiakauden valmisteluprosessista,

2 2 (7) SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO 3 2 EKSOTEN STRATEGIAVALMISTELUPROSESSIN VAIHEET 4 3 STRATEGIAPROSESSIN AIKATAULU VASTUUHENKILÖT (VALMISTELUN ETENEMINEN JA KOKONAISUUDEN HALLINTA) 7 5 LIITTEET 7

3 3 (7) 1 Johdanto Tässä selvityksessä kuvataan Eksoten strategiakauden valmistelua ja taustalla siihen vaikuttanutta maakunnallista maakunta- ja sote-uudistusvalmistelua. Eksoten voimassa oleva strategia päättyi vuoden 2018 lopussa. Uuden strategian valmistelua on vaikeuttanut epätietoisuus sote- ja maakuntauudistuksen aikatauluista. Eksoten hallitus oli alun perin valmistautunut siihen, että strategian valmistelu olisi kuulunut osittain väliaikaiselle toimielimelle, jonka toimivalta olisi määritelty keväällä 2018 voimaantulevassa laissa. Strategian viimeistely olisi kuulunut maakuntahallitukselle ja hyväksyminen maakuntavaltuustolle, jotka olisivat kokoontuneet vuoden 2019 alussa. Kevätkesällä 2018 kävi ilmi, ettei sote-uudistuksen suunniteltu aikataulu tule toteutumaan. Samaan aikaan kunnat ryhtyivät valmistautumaan uudistukseen myymällä Eksoten palvelutuotannossa käyttämiä tiloja. Strategian virallinen valmistelu käynnistettiin 2018 syksyllä hallituksen seminaarissa ja siitä pidettiin yhteinen hallituksen ja valtuuston seminaari Valtuuston seminaaria varten valmisteltiin laaja aineisto Etelä- Karjalan väestön kehityksestä ja sen vaikutuksista sote-kustannuksiin. Eksoten esimiehet osallistuivat kahteen työpajaan, jossa työstettiin kehittämiskohteita. Aineisto valmisteltiin yhteistyössä Etelä-Karjalan Liiton ja konsulttitoimisto MDI:n sekä Eksoten omien asiantuntijoiden toimesta. Strategialuonnokseen on otettu keskeisimmät asiat aineiston tuloksista. Strategiavalmistelussa on hyödynnetty myös kansallisissa (STM) kärkihankkeissa Etelä-Karjalassa kerättyä tietoa ja kehitettyjä malleja. Kärkihankkeita toteutettaessa ovat maakunnan asukkaat ja ammattilaiset osallistuneet kehittämiseen esimerkiksi erilaisissa työpajoissa ja kokemusasiantuntijuudella. Kansalaisia, ammattilaisia, järjestöjä sekä yrityksiä on myös osallistettu kyselyjen avulla. Strategiavalmistelussa on hyödynnetty myös maakunta- ja sote-uudistusvalmistelujen strategia-aineistoja. Maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelut Etelä-Karjalassa Etelä-Karjalassa Sipilän hallituksen maakunta- ja sote-uudistusta on valmisteltu yhdessä projektissa syyskuusta 2016 lähtien. Heinäkuussa 2017 uudistukseen tuli lisävuosi, joka tarvittiin erityisesti valinnanvapauslainsäädännön tarkentamiseen. Etelä-Karjalassa on toimittu epävirallisesti valmistelutoimielimen johdolla Vate) kesästä 2017 alkaen. Vate on toiminut uudistuksen projektiryhmänä odottaen asemansa virallistavaa eduskunnan päätöstä. Virallisesti uudistuksen valmistelu on ollut oma projektinsa Etelä-Karjalan liiton hallinnossa. Etelä-Karjalassa päätettiin keväällä 2018 maakunnan tulevasta rakenteesta. Lähtökohtana on ollut asukkaiden hyvinvointi, alueen elinvoima, vahva järjestäjä ja toimivat palvelut. Järjestämisen valmistelujen tueksi on tuotettu erilaisia selvityksiä mm. arvoista, odotuksista ja talouden edellytyksistä. Maakunnan järjestämisen valmistelun tueksi laadittiin tiekartta sekä sote-strategiakauden arviointia nykyisen kuntayhtymämallin kehittämisen pohjalta. Erilaiset selvitykset, arvioinnit ja kyselyt tukivat ja ohjasivat järjestämisen valmistelua. Vahvan järjestäjän osaamiseen/edellytyksiin kuuluvat vastuu kokonaisohjauksesta sekä tiedosta. Etelä-Karjalan valmistelussa painotettiin yhtä järjestäjän kokonaisuutta näissä asioissa. Palvelutuotannon ohjausmalleja luonnosteltiin valtakunnan valmistelujen pohjalta maakuntaan sopiviksi. Ohjausmalleissa huomioitiin niin sote- kuin kasvupalvelut. Etelä-Karjalassa laadittiin maakunnan omat väestölaskelmat, jotka osaltaan ovat lisänneet maakunnan toimijoiden ymmärrystä monialaisen elinvoiman kehittämisen tarpeesta. Ennakoiva toiminta on tarpeen kaikissa maakunnan palveluissa asukkaiden mutta myös talouden näkökulmasta. Tähän on pureuduttu myös monipuolisesti yhteisin tilastoanalyysein. Uudistuksessa haluttiin tukea esimiehiä ja johtajia. Tuottavuutta ja työhyvinvointia Etelä-Karjalassa -hankkeen esimiesten valmennusohjelma koostui kolmesta lähijaksosta, joihin osallistui puolen vuoden aikana yli 120 esimiestä yhdeksästä eri organisaatiosta, mukaan lukien Eksotesta. Valmennuksen aikana esimiehet tekivät 60

4 4 (7) osallistavaa kehittämisprojektia omien alaistensa kanssa, jotka liittyivät konkreettisesti oman työn ja työyhteisön toiminnan kehittämiseen. 2 Eksoten strategiavalmisteluprosessin vaiheet Eksoten strategiavalmistelun vaiheet rakentuivat kansallisen maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelun ja mahdollisen voimaantulon aikatauluun. Koska uudistuksille annettiin kahdesti lisävuosi, myös strategisen suunnittelun tuli elää tämän mukaisesti. Maakuntastrategian ja sen ohella palvelustrategian valmistelussa hyödynnettiin erilaista tietoa niin Eksotelta, kunnista kuin yhteistyökumppaneilta. Strategiavalmistelun lopputuloksena syntyi Strategiset linjaukset Eksotessa dokumentti ja sen toimeenpanoon tarkentuvat toimintaohjelmat. Strategian valmistelu on ollut keskeinen osa palveluverkkosuunnittelua. Valmisteluprosessin vaiheita oli viisi, jotka on esitelty lyhyesti alla. Tarkemmin sisältö on luettavissa Strategiaprosessin aikataulu luvussa. 1. Suunnittelu, arviointi ja selvitykset o Päättyvän strategiakauden ja sen toimeenpanon, kuten palveluverkon, asiakasmäärien ja kehityskohteiden tarkastelu ja niistä tehtävät nostot tulevaan strategiaan o Maakuntauudistuksen yhteydessä tehdyn monialaisen valmistelun ja tuotosten hyödyntäminen strategiavalmisteluissa mm. maakunnan kokonaiskuvaukset, strategiakartoitukset, palvelulupauksen valmistelu, erilaiset asiantuntijoiden ja asukkaiden haastattelut, palautteet o Asukkaiden ja asiakkaiden äänen kuuleminen eri tavoin ja eri asioissa (tapahtumat, tilaisuudet, kyselyt, tutkimustieto) o Ennakkovaikutusten arviointi, potentiaalisten riskien tunnistaminen 2. Luonnosversiot yhdessä työstettäväksi, ideat ja sisällön ja tekstin muokkaaminen o Talouden reunaehtojen huomioiminen o Hoidon ja palvelujen tarpeet, integraation kehittäminen, ammattilaisten autonomia, valmentava johtaminen, maakunnallisuus o Kuntakortit ja keskustelut kuntien kanssa eri foorumeilla o Keskusteluja esimiesten kanssa o Strategian perusteet ja nostot käsittelyssä mm. maakunnallisessa vanhus- ja vammaisneuvostossa 3. Viimeistely johtoryhmässä o Jatkotyö osana työryhmiä ja johdon sparrauspäiviä 4. Strategiset linjaukset -dokumentin käsittely hallituksessa ja valtuustossa o Hallituksessa esitettyjen tarkennusten muokkaaminen dokumenttiin ennen käsittelyä valtuustossa. 5. Strategian vieminen arkeen: toimenpideohjelmien jatkotyöstäminen ja toteuttaminen yhdessä henkilöstön kanssa Valmisteluprosessissa käytettyjä menetelmiä olivat jatkuvan parantamisen periaatteella muun muassa - kartoittaminen - selvittäminen - ennakkovaikutusten arviointi sekä muu arvioiminen - tutkimus- ja tilastotiedon hyödyntäminen - laskelmien laatiminen - skenaariotyöskentely - kokous- ja työpajatyöskentely - yhteinen työtila -työskentely Eksonetissä

5 - kyselyiden ja asukastilaisuuksien toteuttaminen sekä niistä saatujen tulosten koostaminen ja hyödyntäminen - keskustelut henkilöstön kanssa - yhteistyöpalaverit ja -tilaisuudet kuntien, neuvostojen, järjestötoimijoiden ja yrittäjien kanssa sekä - kehittämishankkeet ja -projektit. 5 (7)

6 6 (7) 3 Strategiaprosessin aikataulu Kesäkuu 2018 Heinä-lokakuu 2018 Lokakuu 2018 Toimeksianto Eksoten toimitusjohtajalta aloittaa tulevan strategian valmistelu, jossa kuitenkin on huomioitava maakunta- ja sote-uudistuksen vaikutukset, aikataulu ja uudistuksen epäviralliselle toimielimelle Vatelle annettu velvoite valmistella maakuntastrategiaa ja sen osana yhdessä asiantuntijoiden ja johdon kanssa palvelustrategioita. Strategiavalmistelussa huomioidaan asiakastarpeet, kuntien rahoitus ja lainmukaisen toiminnan vaatimat panostukset, jo toimiva ja tunnettu visio Toimintakykyisenä kotona sekä Eksoten arvot, (vuonna 2019 tarkennettava) valtuuston nähden sitovat mittarit, kehittämistyöstä ja palautteista nousseet asiat ja ideat. Ulkopuolinen toiminnan arviointi toteutettiin sairaalan ja perusterveydenhuollon osalta. Työryhmä eri asiantuntijakokoonpanoin aloitti valmistelut: Nykyvision säilyttäminen, nykystrategiaan ja sen toimeenpanoon (ml. palveluverkkoon liittyvät taustaselvittelyt). Strategiakauden aikana eri hankkeissa saatua tietoa eri-ikäisiltä asiakkailta kerättiin valmisteluun (esimerkiksi Lape-hankkeen kysely lapsiperheille loppuvuodesta 2017, ikäpoliittisen ohjelman valmistelu 2018, torikierrokset 2018, järjestökysely 2018 syksyllä). Hallitus esitti strategiavalmistelun käynnistämistä. Mukana tässä toimitusjohtajan ja kehitysjohtajan koordinoimana Eksoten johtoryhmä, asiantuntijat raportointitiimistä, taloustiimistä ja vastuualueilta. Maakunta- ja sote-valmistelun edustajana mukana sote-koordinaattori. Johdon sparrauspäivä; strategiakokonaisuus arjessa, kehittämistoimenpiteiden kerääminen ja niistä tehtävät valinnat strategiakaudelle (NHG fasilitoi ja tuotti tästä loppuraportin) Etelä-Karjalan järjestötapaaminen; terveisiä järjestöiltä sote-uudistukseen ja strategiseen ajatteluun Loka-joulukuu 2018 Joulukuu 2018 tammikuu 2019 Osana maakunta- ja sote-valmistelua tehtiin NHG-selvitys Eksoten strategiakaudesta sekä strategiakauden ulkopuolisesti rahoitettujen kehittämishankkeiden arviointi. Samaan aikaan Perlacon teki kunnille kantokykylaskelmia ja Etelä-Karjalan liitto yhdessä Eksoten kanssa laskelmia väestönkehityksestä palveluverkon ja strategiavalmistelujen tueksi. Ns. kuntakortit (kunnittaiset väestö-, tilaja palvelutiedot) valmisteltiin taustamateriaaliksi kuntien kanssa käytäviin palveluneuvotteluihin. Ennakkovaikutsten (EVAUS) arvioinnin tekeminen. Laajennetun johtoryhmän ja kutsuttujen asiatuntijoiden kokoukset strategiavalmistelun etenemisestä, strategian toimeenpanon sisällöstä ja kustannusurasta (vaihtoehtoisten skenaarioiden työstäminen) Helmikuu 2019 Valtuuston strategiaseminaari, mukana myös Eksoten laajennettu johtoryhmä ja asiantuntijoita; pääpaino tulevaisuuskuvassa väestö-näkökulmasta Helmi huhtikuu 2019 Asukkaiden äänen kuulemista eri tavoin mm. nuorten vaikuttamispäivät, asukas-henkilöstökysely, valtuuston työskentelyyn liittyvä kysely, vanhus- ja vammaisneuvostojen kuuleminen mm. maakuntavalmistelujen osana, järjestöpäivä. Evauksen tekeminen. Toukokuu 2019 Strategiset linjaukset -dokumentin käsittely hallituksessa ja valtuustossa Toukokuu 2019 Johdon sparrauspäivä; toimenpideohjelmien työstäminen käytäntöön.

7 7 (7) 4 Vastuuhenkilöt (valmistelun eteneminen ja kokonaisuuden hallinta) Strategiavalmisteluista vastaavat Eksotessa toimitusjohtaja ja kehitysjohtaja, jotka yhdessä vastuualuejohtajien kanssa ovat koonneet valmisteluun mukaan esimiehiä ja asiantuntijoita. Asukkaiden osallistamisesta on vastannut Kehittämisen tuki. Strategian toimeenpanoon liittyvät toimintakyky-, työhyvinvointi- ja digitalisaatio-ohjelma sekä kustannusura ovat projekti-/työsuunnitelmavaiheessa. Tarkennettujen suunnitelmien valmistuessa myös kyseisten ohjelmien vastuuhenkilöt (ohjelmajohtajat) nimetään. Niissä todennetaan strategisia muutostavoitteita, joilla on vaikutusta strategisiin BSC-mittareihin. 5 Liitteet Selvityksen liitteenä toimitetaan: - yhteenveto asukkaiden äänestä (PP-diat) - kokonaiskuvaus (maakuntavalmistelun tuotos) ** Lappeenrannassa elokuussa 2019 Selvityksen antoivat toimitusjohtaja Pentti Itkonen, kehitysjohtaja Merja Tepponen, terveys- ja vanhustenpalvelujen johtaja Tuula Karhula, vs. perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja Tiina Kirmanen, talousjohtaja Liisa Mänttäri, kuntoutusjohtaja Markku Hupli ja sote-koordinaattori Minna Lignell.