Opiskelijoiden tuonti.

Transkriptio

1 Opiskelijoiden tuonti. Sisältö Opiskelijan pakolliset tiedot Opiskelijoiden tuonti OILI-tuonti 1. Yhteishaussa paikan vastaaanottaneen henkilön opiskeluoikeuden luonti 2. Erillishaussa avoimen AMK:n opintojen perusteella paikan vastaanottaneen henkilön opiskeluoikeuden luonti 2.1 Avoimen AMKn opiskeluoikeuden päättäminen CSV-/Excel-tuonti Yksittäisen opiskelijan luonti Opiskelijan pakolliset tiedot Uusia opiskelijoita/opiskeluoikeuksia lisättäessä seuraavat tiedot ovat pakollisia kaikille opiskelijoille koulutus- tai opiskelijatyypistä riippumatta: Opiskelijoid en tuonti (pdf) Opiskelijoiden tuonti Opiskelijan voi tuoda Peppiin Yksittäin, tätä vaihtoehtoa ei pääsääntöisesti käytetä LAMKissa. OILI-tuontina Excel-/CSV-tiedoston avulla Opiskeluoikeudet voidaan tuoda rajapintaa pitkin suoraan kansallisesta OILI-palvelusta. Tiedot tuodaan ns. välivarastoon, jossa tietoa täydennetään opiskeluoikeuden mallipohjan tiedoilla. Opiskelijat voidaan luoda järjestelmään myös yksittäin tai massana Excel-/CSV-tiedostolla. Tuonnin yhteydessä opiskelijan tietoja täydennetään opiskeluoikeuden mallipohjan tiedoilla. Mallipohjan luomisesta kerrotaan lisää sivulla Opiskeluoikeuden mallipohjat. MALLIPOHJAT Peppi-pääkäyttäjät vastaavat mallipohjien tekemisestä ja ylläpitämisestä. UUSIEN OPISKELIJOIDEN TIETOJEN TUONTI LAMKISSA Tutkintoon johtava koulutus Opintopalveluiden toimijat tuovat uudet opiskelijat Peppiin OILI-tuontina yhteishaussa paikan vastaanottaneet: Opiskelijapalvelukeskus erillishaussa ja siirtohaussa paikan vastaanottaneet: täydennetään myöhemmin Ei-tutkintoon johtava koulutus - Avoin AMK Avoimen AMKn toimijat tuovat Peppiin Excel-tiedostona. Excel-tiedosto muodostetaan Tuotekorin ilmoittautumisista saatavasta tiedostosta makrojen avulla (Tavoite: ei tietojen siirtoa käsin tiedostosta toiseen). Ei-tutkintoon johtava koulutus - Saapuvat vaihto-opiskelijat Kv-palvelut tuovat Peppiin Excel-tiedostona. Excel-tiedosto muodostetaan pitkien vaihtojen osalta MobilityOnlineen perustuvista tiedoista, lyhyiden vaihtojen osalta Lyytiin perustuvista tiedoista. Ei-tutkintoon johtava koulutus - Täydennyskoulutus, Erikoistumiskoulutus Täydennys- ja erikoistumiskoulutusten toimijat tuovat Peppiin Excel-tiedostona. Excel-tiedosto muodostetaan Tuotekorin ilmoittautumisista saatavasta tiedostosta makrojen avulla, jos Tuotekorin ilmoittautuminen on ollut käytössä. Vaihtoehtoisesti toimijat pyytävät/syöttävät ilmoittautumistiedot Peppi-Excel-tiedostoon. Tavoitteena on minimoida - tai ei tehdä lainkaan - yksittäin käsityönä uusia opiskelijatietoja Peppiin. OILI-tuonti

2 Opintopolku.fi:n kautta opiskelupaikkaa hakeneiden ja paikan vastaanottaneiden uusien opiskeljoiden opiskeluoikeuksien tiedot tuodaan OILI-rajapintaa pitkin suoraan kansallisesta OILI-palvelusta. Alkuperäiset tiedot jäävät talteen Opintopolku.fi-hakemuksen ja Excel-/CSV-tiedoston alkuperäiset tiedot löytyvät Pepistä hakijan tiedoissa rivin lopussa olevan Toiminnotpainikkeen takaa "Näytä hakemus" opiskeluoikeuden tiedoissa Toiminnot-painikkeen takaa "Näytä alkuperäiset tiedot" kohtaan jää talteen pysyvästi ne opiskeluoikeuden tiedot mitä nyt alkuvaiheessa opiskeluoikeudelle asetetaan. 1. Yhteishaussa paikan vastaaanottaneen henkilön opiskeluoikeuden luonti HUOM: Ennen opiskeluoikeuden luontia tulee olla voimassaoleva opiskeluoikeuden mukainen mallipohja. Korkeakoulupalveluiden työpöytä > Opiskelijat > OILI-tuonti > Hakulistaus-välilehti Hae paikan vastaanottaneet, joille luodaan opiskeluoikeus 1.Hakuehdoksi Opintopolku.fi:n haku jossa paikkaa on haettu 2.Tilaksi Odottavat (odottaa opiskeluoikeuden luontia) 3.Hakukohde, jonka opiskeluoikeuksia ollaan luomassa 4.Valitse hakutuloksista henkilöt, joiden tietoja haluat käsitellä. Jos hakutuloksia on paljon, muuta asetusta niin että kaikki henkilöt näkyvät sivulla ja tulevat mukaan tietojen käsittelyyn. Otsikkorivillä klikkamalla valitaan kaikki samalla kertaa. Jos hakutulosten henkilöillä näkyy tässä vaiheessa sarakkeessa "Olemassa olevat opiskeluoikeudet" tuoreita (18... tai alkuisia) opiskelijatunnuksia, tarkasta ettei kyseisellä henkilöllä ole olemassa Avoimen AMKn roolia, jonka läsnäolo tulee menemään päällekkäin tutkintoopiskelun opiskeluoikeuden kanssa. Pääsääntöisesti tällainen Avoimen AMKn rooli tulee lopettaa viimeistään tutkinto-opiskeluoikeuden alkamista edeltävään päivään. Lopeta opiskeluoikeus ja ilmoita asiasta ko. avoimen AMKn toimijalle jotta hän tietää tehdä muut opiskelun päättymiseen liittyvät toimet.

3 Aseta opiskeluoikeuden mallipohja valituille 5.Paina toiminnot-painiketta Aseta opiskeluoikeuden mallipohja valituille. Mallipohjat on nimetty ja koodattu samoilla tiedoilla joita käytetään opiskelijoiden saapumisryhmissä. 6.Hae mallipohja jonka tietojen mukainen opiskeluoikeus ollaan luomassa. 7.Näytä mallipohjan tiedot-painikkeen takaa pääset tarkastamaan millaisten tietojen pohjalle opiskeluoikeuksia ollaan luomassa. Tarkasta tiedot. Tallenna

4 Luo opiskeluoikeudet valituille 8.Valitse hakutuloksista henkilöt, joille olet luomassa opiskeluoikeutta 9.Valitse toiminnoista Luo opiskeluoikeus ja paina Suorita-painiketta 10.Vahvista opiskeluoikeuden luonti OK:lla Tarkasta uusien opiskelijoiden tietoja Hae siirrettyjen henkilöiden tiedot uudelleen 11.Vaihda haettavien tilaksi Siirretyt. Jätä muut hakuehdot ennalleen. Siirry henkilön tietoihin nimeä klikkaamalla.

5 Tarkasta poissaolevat ja päivitä poissaolokoodit PO > POS/POE POISSAOLO Jos uusissa opiskelijoissa on ensimmäisen vuoden syksylle/keväälle poissaolevaksi ilmoittautuneita, tarkasta poissaolon dokumentit olemassa olevien käytänteiden mukaisesti. Vaihda sen perusteella ensimmäisen vuoden poissaolokoodiksi POS tai POE. Ensimmäisenä vuonna ei voi olla poissaolevana PO-koodilla. Lisää ohjeita läsnä- ja poissaoloihin (tähän linkki Respaan) Hae uusien poissaolevien opiskelijoiden tiedot 12.Siirry Opiskeluoikeushakuun ja täytä hakuehdot 13.Hae siirtämäsi ryhmän tietoja 14.Valitse lukukausi jonka läsnäolotietoja haluat tarkastella. Tarkastele sekä syksyn että kevään tiedot 15.Hae niiden uusien opiskelijoiden tietoja jotka ovat ilmoittautuneet Opintopolku/OILIssa poissaolevaksi. Poissaolo on siirtynyt Peppiin koodilla PO. 16.Jos opiskeluoikeusaika ei ole vielä alkanut, löydät tiedot hakemalla myös ei-aktiivisien tiedot 17.Näet hakutuloksesta suoraan haluamasi kauden läsnäolotiedon Selvitä opiskelijan poissaolon syy ja vaihda poissaolokoodiksi joko POS tai POE. Lisää ohjeita Opiskeluoikeustietojen tarkastelu ja muokkaus

6 2. Erillishaussa avoimen AMK:n opintojen perusteella paikan vastaanottaneen henkilön opiskeluoikeuden luonti Tutkinto-opiskelun opiskeluoikeuden luomisen ja avoimen AMKn opiskeluoikeuden päättämisen yhteydessä tulee alla olevien tehtävien lisäksi hoitaa seuraavat asiat 1. Opintosuoritusotteet suoritetuista opinnoista (onhan kaikki suoritukset jo merkitty rekisteriin??) opiskelijalle ja arkistoon. 2. Jos opiskelija on ilmoittautunut avoimen roolilla tutkinto-opiskelun ajan toteutuksille, toteutusilmoittautumisiin tulee vaihtaa tutkinto-opiskelun opiskelijatunnus. 3. Opiskelijalle tulee ilmoittaa että siinä vaiheessa kun opiskeluoikeudet vaihtuvat (tässä esimerkissä < > 1.8.) hän joutuu ehkä aktivoimaan uudelleen käyttäjätunnuksensa ja salasanansa jumpin.lamk.fi-palvelussa. 4. Avoimen AMKn opiskeluoikeudella suoritetut opinnot tulee merkitä hyväksilukuina (korvaava suoritus tai sisällyttäminen) tutkinto-opiskelun roolille. Ennen opiskeluoikeuden luontia tulee olla voimassaoleva opiskeluoikeuden mukainen mallipohja.

7 Korkeakoulupalveluiden työpöytä > Opiskelijat > OILI-tuonti > Hakulistaus-välilehti Hae paikan vastaanottaneet, joille luodaan opiskeluoikeus 1.Hakuehdoksi Opintopolku.fi:n haku jossa paikkaa on haettu 2.Tilaksi Odottavat (odottaa opiskeluoikeuden luontia) 3.Hakukohde, jonka opiskeluoikeuksia ollaan luomassa 4.Valitse hakutuloksista henkilöt, joiden tietoja haluat käsitellä Aseta opiskeluoikeuden mallipohja valituille 5.Paina toiminnot-painiketta Aseta opiskeluoikeuden mallipohja valituille 6.Hae mallipohja jonka tietojen mukainen opiskeluoikeus ollaan luomassa. Tarkasta mallipohjan tiedot. Tallenna Luo opiskeluoikeudet valituille 7.Valitse hakutuloksista henkilöt, joille olet luomassa opiskeluoikeutta 8.Valitse toiminnoista Luo opiskeluoikeus ja paina Suorita-painiketta 9.Vahvista opiskeluoikeuden luonti OK:lla

8 Opiskeluoikeuden luomisen jälkeen henkilöt poistuvat hakutulosten listalta Tarkasta uusien opiskelijoiden tietoja 10.Hae siirrettyjen henkilöiden tiedot uudelleen. Vaihda haettavien tilaksi Siirretyt. Jätä muut hakuehdot ennalleen. Siirry henkilön tietoihin nimeä klikkaamalla.

9 Opiskeluoikeuden tietojen päivittäminen Kaikki erillishaussa hyväksytyn opiskelijan opiskeluoikeuden tiedot eivät mene oikein pelkän mallipohjan avulla. Osa tiedoista tulee päivittää käsin. Tämä työ voidaan tehdä joko massamuokkauksella tai yksittäisen opiskelijan tiedot kerrallaan. 11.Tarkasta että käsittelet juuri luodun tutkinto-opiskelun opiskeluoikeuden tietoja 12.Korjaa opiskelijavalintapäätöksen mukainen opiskeluoikeuden aloittamispäivämäärä Muokkaa-painikkeen takaa. HUOM: älä laita ruksia laatikkoon "Aseta päättymispäivä manuaalisesti" äläkä syötä päättymispäivää manuaalisesti. Peppi laskee päättymispäivän automaattisesti sallittujen läsnäolokausien perusteella. Tallenna

10 13.Lisää Toiminnot-painikkeen takaa tarkenne "Avoimen väylä" Tallenna 14.Tarkasta että opiskelijan läsnäolotiedot ovat siirtyneet oikein. Jos läsnäoloihin on siirtynyt poissaolokausia, tarkasta poissaolon dokumentit olemassa olevien käytänteiden mukaisesti ja päivitä ensimmäisen vuoden poissaolokoodi sen perusteella (POS tai POE). 2.1 Avoimen AMKn opiskeluoikeuden päättäminen Erillishaussa tutkinto-opiskelijan opiskeluoikeuden vastaanottaneen henkilön Avoimen AMKn opiskeluoikeus tulee ehdottomasti päättää viimeistään tutkinto-opiskelua edeltävään päivään. Päivitä opiskeluoikeuden päättymispäivä 1.Tarkasta että käsittelet Avoimen AMKn opiskeluoikeuden tietoja 2.Korjaa opiskeluoikeuden päättymispäivä viimeistään tutkinto-opiskelun aloittamista edeltävään päivään. Tarvittaessa laita ruksi ruutuun "Aseta päättymispäivä manuaalisesti" jotta pääset muokkaamaan tietoja. Tallenna

11 Päivitä opiskelun päättymispäivä läsnäolotietoihin 3.Päivitä lopetuspäivämäärä myös läsnäolotietoihin Opinnot päättyneet-painikkeen takaa. 4.Lisää opiskeluoikeuden päättymispäivämäärä (ensimmäiseen päivämääräkenttään!) 5.Voit kirjoittaa lisätietoihin huomion siitä että tutkinto-opiskelun opiskeluoikeus alkaa heti seuraavana päivänä. Tämä toimii huomiona muille Pepin päivittäjille siihen, että tämän roolin opiskeluoikeuden päättymispäivää ei saa laittaa sille ajalle jolloin henkilö on tutkinto-opiskelijana. Tallenna Lisää ohjeita Opiskeluoikeustietojen tarkastelu ja muokkaus

12 CSV-/Excel-tuonti Valitse korkeakoulupalveluiden työpöydän ylänavigaatiosta Opiskelijat -> OILI tuonti Valitse opiskeluoikeuden mallipohja Lataa järjestelmään csv-/excel-muotoinen tiedosto, jossa on tuotavien opiskelijoiden tiedot Järjestelmässä on tällä sivulla ladattavissa mallitiedosto, jonka mukaisesti opiskelijat ja heidän opiskeluoikeutensa tuodaan järjestelmään Lähetä Peppiin tiedosto jossa on tuotavien opiskelijoiden tiedot 1.Lähetä tiedosto Opiskelijoiden tiedot siirtyvät Peppiin Odottaa-tilaan odottamaan opiskeluoikeuden luontia Aseta opiskeluoikeuden mallipohja valituille 2.Valitse listalta henkilöt, joille haluat luoda opiskeluoikeuden. Jos hakutuloksia on paljon, muuta asetusta niin että kaikki henkilöt näkyvät sivulla ja tulevat mukaan tietojen käsittelyyn. Otsikkorivillä klikkamalla valitaan kaikki samalla kertaa. 3.Paina Aseta opiskeluoikeuden mallipohja valituille -painiketta. Mallipohjat on nimetty ja koodattu samoilla tiedoilla joita käytetään opiskelijoiden saapumisryhmissä. 4.Hae mallipohja jonka tietojen mukainen opiskeluoikeus ollaan luomassa. 5.Näytä mallipohjan tiedot-painikkeen takaa pääset tarkastamaan millaisten tietojen pohjalle opiskeluoikeuksia ollaan luomassa. Tarkasta tiedot. Tallenna

13 Mallipohjan tiedoista poikkeava opiskeluoikeusaika 6. Jos opiskeluoikeusaika poikkeaa mallipohjan tiedoista, päivitä valituille opiskelijoille muu aika Aseta tiedot valituille-painiketta painamalla. Päivitä opiskelijoille oikea opiskeluoikeuden alkamis- ja päättymispäivä. Muita tietoa ei tarvitse päivittää, ne tulevat joko mallipohjan kautta tai päivitetään Pepin Opiskelijatiedoissa myöhemmin. Tallenna Opiskeluoikeuden mukainen läsnäolokauden alkamisaika Jos haluat aloittaa opiskelijan läsnäolon vasta opiskeluoikeuden alkamispäivästä, voit lisätä läsnäolomerkinnän jo tässä vaiheessa. Läsnäolon alku kannattaa päivätä alkamispäivälle vain poikkeustapauksissa. Jos lisäät ensimmäisen läsnäolokauden tiedon tässä kohdassa, sinun tulee täydentää mahdollisten muiden kausien tiedot kohtien tai mukaisesti. Läsnäolokauden alkamispäivämäärällä on väliä Läsnäolokauden alkamispäivämäärä määrää sen milloin opiskelija pääsee aktivoimaan LAMKin käyttäjätunnuksen lamk.fi-palvelussa ja pääse käyttämään muita järjestelmiä paitsi Peppiä. Jos läsnäolokausi alkaa vasta opiskeluoikeuden alkamispäivänä, onnistuu tunnusten aktivointi vasta ensimmäisenä opiskelupäivänä.

14 Jos halutaan että opiskelija pääsee aktivoimaan LAMKin käyttäjätunnuksen ennen varsinaista ensimmäistä opiskelupäivää, silloin läsnäolon alkamisajaksi laitetaan lukukauden ensimmäinen päivä (1.8. tai 1.1.) Lisää tietoa Respasta > Opintohallinnolliset palvelut. Ohjeet läsnäolon lisäämiseen lukukauden ensimmäiselle päivälle kohdissa (opiskelija kerrallaan) tai (massamuokkauksena) Lisää ei-tutkintokoulutuksen opiskelijan läsnäolomerkintöihin saman tien LÄ-tiedot kaikille lukukausille jotka sijoittuvat opiskeluoikeuden ajalle! Jos opiskelijalta puuttuu läsnäolokausimerkintä, hän ei kauden vaihduttua pääse enää LAMKin järjestelmiin. Ei-tutkintokoulutuksen opiskelijat eivät voi ilmoittautua uudelle lukukaudelle läsnäolevaksi Pepin kautta, se toiminto on käytössä ainoastaan tutkintokoulutuksessa. Luo opiskeluoikeudet valituille Tarkasta että listalta on edelleen valittuna henkilöt, joille olet luomassa opiskeluoikeutta 7.Valitse toiminnoista Luo opiskeluoikeus ja paina Suorita-painiketta Vahvista opiskeluoikeuden luonti OK:lla Henkilölle syntyneen uuden opiskeluoikeuden numero tulee näkyville henkilön rivin loppuun. Numeroa klikkaamalla pääset siirtymään uuden opiskeluoikeuden tietoihin.

15 Tarkasta uusien opiskelijoiden tietoja Tarkasta ainakin pistokokeenomaisesti että uusien opiskeluoikeuksien tiedot ovat muodostuneet oikein 8.Henkilötiedot 9.Yhteystiedot 10.Opiskeluoikeuden tiedot

16 Läsnäolotietojen täydentäminen Opiskelijalla tulee aina olla läsnäolomerkintä kuluvalle kaudelle. Muutoin hänellä ei mm ole aktiivista LAMKin käyttäjätunnusta, eikä hän pääse käyttämään LAMKin järjestelmiä.

17 11.Läsnäolotietoja tarkastaessasi aktivoi ruutu "Näytä historiatiedot" niin näet mahdolliset piilossa olevat merkinnät. 12.Jos läsnäolotietoja ei ole lisätty edellä kohdassa 6, puuttuvat tiedot uudelta opiskeluoikeudelta tästä kohdasta. TAPA 1: Läsnäolon lisääminen opiskelijakohtaisesti: Ei suositella; tämän sijasta suositus on lisätä tiedot massamuokkauksella kaikille samalla kertaa luoduille uusille opiskelijoille samalla kertaa, ks kohdat 13.Paina Lisää läsnäolo-painiketta 14.Tarkasta että olet lisäämässä läsnäoloa oikealle lukukaudelle 15.Tarkasta että läsnäolon alkupäivä on kauden alkupäivä 1.1. tai 1.8. Tallenna Läsnäolokauden alkamispäivämäärällä on väliä Läsnäolokauden alkamispäivämäärä määrää sen milloin opiskelija pääsee aktivoimaan LAMKin käyttäjätunnuksen lamk.fi-palvelussa ja pääse käyttämään muita järjestelmiä paitsi Peppiä. Jos läsnäolokausi alkaa vasta opiskeluoikeuden alkamispäivänä, onnistuu tunnusten aktivointi vasta ensimmäisenä opiskelupäivänä. Jos halutaan että opiskelija pääsee aktivoimaan LAMKin käyttäjätunnuksen ennen varsinaista ensimmäistä opiskelupäivää, silloin läsnäolon alkamisajaksi laitetaan lukukauden ensimmäinen päivä (1.8. tai 1.1.) Lisää tietoa Respasta > Opintohallinnolliset palvelut. Lisää ei-tutkintokoulutuksen opiskelijan läsnäolomerkintöihin saman tien LÄ-tiedot kaikille lukukausille jotka sijoittuvat opiskeluoikeuden ajalle! Jos opiskelijalta puuttuu läsnäolokausimerkintä, hän ei kauden vaihduttua pääse enää LAMKin järjestelmiin. Ei-tutkintokoulutuksen opiskelijat eivät voi ilmoittautua uudelle lukukaudelle läsnäolevaksi Pepin kautta, se toiminto on käytössä ainoastaan tutkintokoulutuksessa. TAPA 2: Läsnäolon lisääminen massamuokkauksella Lisää kaikille uutena luoduille opiskelijoille läsnäolokausimerkintä massamuokkauksella yhdellä kertaa. 16.Hae opiskelijat esimerkiksi ryhmätunnuksella 17.Valitse opiskelijat, joita haluat käsitellä. Otsikkorivillä klikkaamalla valitset kaikki hakutulokset. Tarkasta että kaikki hakutulokset näkyvät sivulla, tarvittaessa suurenna hakutulosten lukumäärän näkymistä, hakutulosten valinta toimii vain sivukohtaisesti. 18.Siirry massamuokkaukseen painamalla Massamuokkaa-painiketta.

18 19.Tarkasta että olet lisäämässä läsnäolokausimerkintöjä haluamallesi lukukaudelle. Tarkasta vielä myös että listalla näkyvät opiskelijat ovat sellaisia joiden tietoja haluat muokata. 20.Siirry muokkaukseen painamalla Muokkaa arvoja-painiketta. 21.Aseta lisättävän läsnäolon arvo "LÄ Läsnä" 22.Tallenna muutokset Lisää ei-tutkintokoulutuksen opiskelijan läsnäolomerkintöihin saman tien LÄ-tiedot kaikille lukukausille jotka sijoittuvat opiskeluoikeuden ajalle! Jos opiskelijalta puuttuu läsnäolokausimerkintä, hän ei kauden vaihduttua pääse enää LAMKin järjestelmiin. Ei-tutkintokoulutuksen opiskelijat eivät voi ilmoittautua uudelle lukukaudelle läsnäolevaksi Pepin kautta, se toiminto on käytössä ainoastaan tutkintokoulutuksessa. Lisää ohjeita Opiskeluoikeustietojen tarkastelu ja muokkaus

19 Yksittäisen opiskelijan luonti Valitse korkeakoulupalveluiden työpöydän ylänavigaatiosta Opiskelijat -> Opiskelijahallinta Paina sivun oikeasta yläkulmasta Lisää opiskelija ja täydennä tiedot Luo opiskeluoikeus -kenttään haetaan haluttu mallipohja, jonka sisältämät tiedot liitetään luotavan opiskelijan tietoihin LAMKissa ei suositella eikä tueta tämän toiminnon käyttöä. Lisätietoja tarvittaessa Peppi-ylläpidosta.