YKE. Allergia ja astmayhdistyksen palvelukokonaisuuden laatujärjestelmä

Transkriptio

1 YKE Allergia ja astmayhdistyksen palvelukokonaisuuden laatujärjestelmä

2 YKE yhdistystoiminnan kehittäminen Järjestön sisäiseen käyttöön Palvelukokonaisuuden laatujärjestelmä: Palvelukokonaisuuden laatukuvausten periaatteena on määritellä allergia- ja astmayhdistysten perustoiminnot sekä määrällisesti että laadullisesti. Laatukuvausten avulla voidaan arvioida, miten monipuolisesti allergia- ja astmayhdistys palvelujaan tuottaa ja miten se toimintojensa tuottamisessa kehittyy. Tavoitteena on, että järjestö muodostaa yhtenäisen brändin, jolloin kaikki jäsenyhdistykset toteuttavat vähintään tietyt perustoiminnot (perustason kriteerit täyttyvät). YKEn yhdistyskohtainen kulku: Allergia- ja astmayhdistyksen hallitus osallistuu vuosittain järjestettävään Yhdistystoiminnan kehittämisiltaan. Hallitus sopii kehittämisillan päivämäärän yhdessä Allergia- ja Astmaliiton aluepäällikön kanssa ja kutsuu osallistujat paikalle. Kehittämisillan aikana hallitus arvioi tämän hetkisen toiminnan tason ja sopii yhteisesti seuraavan toimivuoden kehittämistavoitteista. Hallitus laatii yhdistystoiminnan kehittämisssuunnitelman, liittää sen yhdistyksen toimintasuunnitelmaan ja arvioi kehittämisohjelman toteutumista säännöllisesti. Palvelukokonaisuuden laatukuvaukset: Palvelukokonaisuus sisältää 10 eri toimintoa, jotka on jaettu kolmeen ryhmään: vapaaehtoistoiminta, hallinnolliset toiminnot ja jäsenpalvelut. Tämän lisäksi palvelukokonaisuus koostuu kahdesta osa-alueesta: kunkin toiminnon perustason kriteereistä ja kehittyneempien toimintojen kuvauksesta. jossa toiminnot on pisteytetty vaativuutensa perusteella. I. Vapaaehtoistoiminta (1) Vapaaehtoistoiminnan perustana on järjestön vapaaehtoistoiminnan prosessi ja mallit. Vapaaehtoistoimintaa arvioidaan vapaaehtoisten rekrytoinnin, vapaaehtoistoiminnan organisoinnin sekä johtamisen osa-alueilla. II. Hallinnolliset toiminnot (2 7) Hallinnolliset toiminnot sisältävät yhdistyksen perustoiminnan kannalta elintärkeät osa-alueet, joita ovat hallinto, vaikuttamistoiminta, tiedotus, varainhankinta, jäsenhankinta ja jäsenpito sekä yhteistyö. III. Jäsenpalvelut (8 10) Jäsenpalvelut tarjoavat ratkaisuja jäsenten tarpeisiin. Allergia- ja astmayhdistyksen jäsenpalveluja ovat vertaistoiminta, liikunta- ja virkistystoiminta sekä allergianeuvonta.

3 O Yhdistys mainostaa säännöllisesti vapaaehtoistoimintaansa (jäsentiedote, lehtiartikkelit, ilmoitustaulut, nettisivut jne.). O Yhdistyksellä on yhteystietorekisteri vapaaehtoistoimijoista Rekrytointi: Yhdistyksen luottamushenkilöt rekrytoivat uusia luottamushenkilöitä hallitukseen vuosittain tarpeen mukaan. Lisäksi hankitaan säännöllisesti uusia vapaaehtoistoimijoita tilaisuuksissa ja tapahtumissa. Organisointi: Hallitus on vastuussa vapaaehtoistoiminnan organisoinnista. Yhdistys on listannut tehtävät, joita voidaan tarjota vapaaehtoisille. O Yhdistys on kartoittanut jäsentensä tarpeita ja toiveita jäsenkyselyn avulla. O Yhdistys toimii aktiivisesti sähköisissä verkkoympäristöissä houkutellakseen uusia vapaaehtoisia. O Yhdistys ottaa uudet jäsenet vastaan tervetulokirjeellä, jossa esitellään mahdollisuuksia osallistua yhdistyksen vapaaehtoistoimintaan. O Yhdistys järjestää tervetulotilaisuuksia uusille jäsenille. O Vapaaehtoistoimijoihin pidetään säännöllisesti yhteyttä ja heitä muistetaan kiittää työstään. O Yhdistys arvioi vapaaehtoistoimintaansa vuosittain ja soveltaa tuloksia toiminnan suunnittelussa. /8

4 Sääntömääräiset asiat: Vuosikokousasiat hallitaan (lakisäät. + kokouskäytäntö) Toimintasuunnitelma ja -kertomus vastaavat toisiaan (suunniteltu = toteutettu) Hallitus huolehtii liittovaltuuston ja kokousedustajan/-edustajien osallistumisesta kokouksiin. Hallitus on toimiva ja vastuualueita on jaettu. Hallitus huolehtii yhdistyksen sääntöjen sekä yhdistys- ja kirjanpitolain määräämistä tehtävistä. Hallitus seuraa yhdistyksen taloutta säännöllisesti. Toimiessaan työnantajana hallitus huolehtii työnantajavelvoitteista ja perehdyttää uudet luottamus- ja toimihenkilöt tehtäviinsä. Hallitus huolehtii yhdistyksen kehittämissuunnitelman (YKE) laatimisesta ja toteutuksesta vuosittain. Koulutuksiin osallistujat tuovat tiedon koulutuksen annista muille hallituksen jäsenille. O Hallitus on laatinut yhteiset pelisäännöt (kokouskäytännöt, kokouksiin ilmoittautuminen). O Hallituksen työskentely on hyvin organisoitua ja hallituksen jäsenillä on kaikilla oma mielekäs vastuualueensa. Jokaisen taidot ovat käytössä. O Hallituksen jäsenet ovat sitoutuneita yhteiseen päämäärään, tavoitteisiin ja toimintamalliin. Yhteistyö sujuu ja tieto kulkee hallituksen jäsenten, toimihenkilöiden ja vapaaehtoisten kesken. O Hallitus nimeää tapahtumakohtaisesti työryhmiä tai tapahtumien vastuuhenkilöt. O Yhdistyksen talousasiat hoidetaan ammattihenkilön avulla O Yhdistys perehdyttää uudet työntekijät laatimiensa ohjeiden mukaisesti. O Yhdistys perehdyttää uudet luottamushenkilöt laatimiensa mukaisesti. O Yhdistyksellä on toimialueensa kunnissa nimettyjä yhdyshenkilöitä, joihin pidetään yhteyttä säännöllisesti. O Hallitus suunnittelee ja toteuttaa jalkautumisia ympäristökuntiin. O Yhdistyksen toimintaa arvioidaan tapahtumakohtaisesti toiminnan suunnittelun ja kehityksen onnistumiseksi. O Uudet luottamushenkilöt ja työntekijät osallistuvat liiton järjestämään perehdytyspäivään. O Yhdistyksen edustajat osallistuvat Järjestöpäiville ja Suunnittelupäivään. O Hallitus arvioi yhdistyksen toimintaa jäsenistöltä saadun palautteen perusteella. /13

5 Yhdistys tiedottaa jäsenilleen ja sidosryhmilleen järjestön tarjoamista palveluista - liiton allergia- ja sisäilmaneuvonta - koulutukset - sopeutumisvalmennuskurssit - ensitietopäivät, Allergia & Astma lehti, Allergiatunnus jne.). Yhdistys hyödyntää liiton kannanotot, valtakunnalliset tiedotteet ja kampanjat (paikallislehdet, radiot, yhdistyksen jäsentiedote). O Yhdistys ottaa julkisesti kantaa toimialueellaan esiintyviin epäkohtiin, jotka vaikuttavat allergiaa ja astmaa sairastavien elämänlaatuun (esim. hajusteet, katupöly, savuttomuus, allergiaoireita aiheuttavat kasvit jne.). O Yhdistyksen edustaja toimii alueen vaikuttamisorganisaatioissa (vammaisneuvosto, järjestöjen yhteistyöverkostot, vaalipaneelit tms.) tai on yhteistyössä organisaatiossa toimivien tahojen kanssa. O Yhdistys tiedottaa jäsenistöään sosiaalisista tukimuodoista ja Kelan etuuksista. O Yhdistys välittää jäsenistöltään saamaansa palautetta liiton työntekijöille O Kannanotoilla ja vaikuttamistoimilla saavutettuja tuloksia seurataan ja arvioidaan ja niistä tiedotetaan medialle. O Yhdistys vaikuttaa toimialueensa tiedotusvälineissä allergia-asiantuntijana säännöllisesti (tuntee alueen toimittajat). Yhdistys välittää tietoa jäsenilleen allergisten ja astmaa sairastavien arkea helpottavista tuotteista ja tuotevalinnoista. O Yhdistys järjestää asiantuntijatilaisuuksia ajankohtaisista aiheista Järjestön näkyvyyden edistämiseksi yhdistys osallistuu järjestön kampanjoiden toteuttamiseen toimialueellaan. /7

6 Yhdistyksen tiedostustoiminta on osa toimintasuunnitelmaa ja talousarviota. Tiedotuksen kohderyhmänä on jäsenistö, potentiaalinen jäsenistö, yhteistyökumppanit ja terveydenhuolto. Yhdistyksen tavoitettavuus on hyvä. Puhelinvastaajassa ja sähköpostiosoitteissa on yhteydenottajalle ajan tasalla oleva informaatio yhdistyksen toimiston aukioloajoista ja tavoitettavuudesta. Yhdistyksellä on omat verkkosivut. Yhdistys tiedottaa toiminnastaan jäsentiedotteella kaksi kertaa vuodessa (keväällä ja syksyllä) jäsenille, yhteistyökumppaneille sekä sidosryhmäverkostoille. O Yhdistyksellä on tiedotusvastaava, tiedottaja tai tiedotustoimikunta. O Yhdistys hyödyntää viestinnässään liiton valtakunnalliset tiedotteet. O Yhdistys antaa paikallisia juttuvinkkejä Allergia & Astma -lehden toimitukseen. O Yhdistys tiedottaa säännöllisesti paikallisia tiedotuskanavia käyttäen (kaupunki- ja ilmaisjakelulehdet paikallisradiot, ilmoitustaulut tms.). O Yhdistys tiedottaa järjestön opasmateriaalin saatavuudesta terveydenhuoltoon (sairaalat, terveysasemat, neuvolat, apteekit, työterveyshuollon toimipisteet jne.). O Yhdistyksellä on lista paikallisten tiedotusvälineiden yhteystiedoista (paikallislehdet, -radiot, tiedotusvälineiden aineistopäivät) O Yhdistys ylläpitää listaa yhteistyökumppaneista, terveydenhuollon toimijoista ja muista sidosryhmistään. O Yhdistyksellä on tapahtumakohtainen tiedotussuunnitelma, näkyvyyttä eri medioissa seurataan Yhdistys käyttää liiton intraa säännöllisesti sisäisen viestinnän välineenä. Intran ajankohtaiset asiat käsitellään yhdistyksen hallituksen kokouksissa. O Yhdistyksen tiedotus suunnitellaan ja kohdennetaan tietylle kohderyhmälle (esim. allergisten lasten vanhemmille, terveydenhuollon ja apteekkien astmavastuuhenkilöt). Yhdistys tiedottaa toiminnastaan Allergia & Astma -lehden Järjestösivuilla. O Yhdistys tiedottaa toiminnastaan sosiaalisissa medioissa. Opasmateriaalia ja tietoa yhdistyksen toiminnasta on saatavilla yhdistyksen toimistolta tai yhdistyksen edustajilta. O Yhdistys antaa haastatteluja tiedotusvälineille (Allergia & Astma -lehti, muut lehdet). /11

7 O Yhdistyksen jäsenmäärä on kasvanut viimeisen vuoden aikana Jäsenhankinta on yhdistyksen merkittävin varainhankintamuoto. O Yhdistys järjestää yksin tai yhteistyössä muiden yhdistysten kanssa kannattavia tapahtumia ja tempauksia Jäsenmäärän muutokset huomioidaan talousarviossa. O Jäsentiedote toimitetaan sponsorituella. Toimintasuunnitelma ja budjetti vastaavat toisiaan. Hallitus seuraa talousarvion toteutumista kokouksissaan säännöllisesti ja suunnittelee varainhankintaa tähän perustuen. Jäsenmaksutuottojen ja toiminta-avustusten lisäksi yhdistyksellä on muutakin varainhankintaa (esim. vaalikeräys, myyntitoimintaa). Tukea toimintaan anotaan vuosittain toimialueen kaupungeilta, kunnilta tai muilta tahoilta. O Yhdistyksen jäsenmäärä on kasvanut viimeisen vuoden aikana O Yhdistys myy mainostilaa jäsentiedotteen lisäksi (esim. kalenteri, näyteikkuna). O Yritykset osallistuvat yhdistyksen tapahtumiin sponsoreina. O Yhdistys hankkii yleisö- ja jäsentilaisuuksiinsa maksullisia näytteilleasettajia. O Yhdistys osallistuu Pieni ele -keräykseen. O Yhdistys osallistuu Pieni ele keräykseen usealla yhdistyksen toimialueen paikkakunnalla. O Jäsentiedotteen ilmoitusmyynnistä saadaan tuloja yhdistyksen toimintaan. O Yhdistys järjestää tapahtumien markkinoinnin sponsorituella. O Hyödyntää monipuolisesti eri rahoitusmahdollisuuksia (esim. RAY, STM, säätiöt, rahastot jne.). O Yhdistys järjestää tuottavia arpajaisia. O Yhdistyksen tuotemyynti- ja vuokraustoiminta tuottaa voittoa. O Yhdistys hyödyntää OK-opintokeskuksen tukea luento- ja vertaisopintoryhmätoiminnassa. /15

8 Jäsenhankinta ja sen vuosittaiset tavoitteet on kirjattu yhdistyksen toimintasuunnitelmaan. Suunnitelman toteutumista seurataan ja arvioidaan. O Yhdistys kannustaa jo olemassa olevia jäseniä hankkimaan uusia jäseniä esim. järjestämällä jäsenhankintakilpailuja. O Yhdistyksen luottamushenkilöt osallistuvat aktiivisesti jäsenhankintaan. O Jäsenhankinta on tehostettua tapahtumissa, joissa medianäkyvyys on muutenkin voimakasta (esim. Allergiaviikko). Jäsenyyttä tarjotaan aktiivisesti yhdistyksen kaikissa tapahtumissa ja yhdistystoimijoiden henkilökohtaisissa kontakteissa.. O Jäseneksi liittyvien määrä on suurempi kuin eronneiden jäsenten määrä. Yhdistys hyödyntää näkyvästi jäsenhankinnan välineitä ja keinoja (jäseneksiliittymiskortit, järjestöesitteet, roll up -telineet jne). O Jäsenpalvelu sosiaalisessa mediassa Uudet jäsenet toivotetaan tervetulleiksi yhdistyksen aktiivitoimintaan heti liittyessään ja heille lähetetään tervetulokirje. Ohjataan jäseniä käyttämään liiton jäsenextraa. O Henkilökohtainen yhteydenpito jäseniin (sähköpostikutsut, joulutervehdykset jne.) O Yhdistys huomioi pitkäaikaiset jäsenensä määräajoin. O Yhdistys järjestää uusille jäsenille tutustumisiltoja. O Yhdistys järjestää jäsenilleen tapahtumia, toimintaa ja jäsenetuja koko toimialueellaan. O Yhdistyksen jäsenmäärä on kasvanut viimeisen vuoden aikana. O Yhdistys on palkittu järjestön jäsenhankintakilpailussa viimeisen vuoden aikana. O Yhdistys tiedottaa paikallisista ja valtakunnallisista jäseneduista. O Yhdistys hankkii paikallisia jäsenetuja. /13

9 Yhdistys on kartoittanut alueen tärkeimmät yhteistyötahot. Yhdistys tiedottaa toiminnastaan ja järjestön palveluista säännöllisesti sidosryhmille, erityisesti terveydenhuoltoon. Yhdistys toimii aktiivisessa vuorovaikutuksessa liiton aluepäällikön kanssa ja tiedottaa toiminnastaan. Yhdistys huolehtii yhteystietojensa päivityksestä aluepäällikölle, Allergia & Astma -lehteen ja yhteistyötahoille. O Yhdistys jalkautuu perusterveydenhuoltoon. O Yhdistys on luonut yhteydet ja jalkautunut myös erikoissairaanhoitoon (keuhko-, lasten-, allergia- ja ihopoliklinikoille). O Yhdistys tekee alueellaan yhteistyötä eri järjestöjen kanssa (esim. tiedotus, tapahtumat, kurssit, yleisötilaisuudet, retket, lastenhoito). O Yhdistys on tietoinen kunnan järjestämistä palveluista (sosiaali-, terveys-, liikunta- ja nuoriso- ja liikuntatoiminta) ja osaa ohjata jäseniä näiden toimintojen pariin. O Yhdistyksellä on paikallisia yritysyhteistyökumppaneita. O Yhdistys on alueellaan tunnettu allergia- ja astma-asiantuntemuksestaan. O Yhdistys tekee säännöllistä yhteistyötä terveydenhuollon kanssa: kertoo palveluistaan ja tarjoaa jäsenyyttä esim. sairaalan astmainfotilaisuuksissa ja ensitietopäivillä. O Yhdistys ohjaa terveydenhuollon ammattihenkilöstöä liiton koulutuksiin toimialueellaan. O Yhdistys tekee yhteistyötä oppilaitosten kanssa (liikuntaryhmät, leiriohjaajat, hemmotteluhetket, virkistys). O Yhdistys välittää tietoa liiton Allergiatunnustuotteista. O Yhdistyksellä on projektiluontoista toimintaa ja yhteistyöhankkeita. /11

10 Vertaistoiminta on huomioitu yhdistyksen toimintasuunnitelmassa ja talousarviossa. Vertaistoiminta on osa yhdistyksen perustoimintaa. Hallitus tuntee vertaistoiminnan pelisäännöt. Yhdistyksessä on vertaistoimijoita ja säännöllistä vertaistoimintaa tai valmiudet sen järjestämiseen. Yhdistys ottaa vertaistoiminnasta kiinnostuneet vastaan ja ohjaa heidät liiton alueelliseen vertaistoiminnan peruskoulutukseen. Yhdistys tiedottaa vertaistoiminnastaan jäsentiedotteessaan, sosiaalisessa mediassa ja julkisilla paikoilla (esim. ilmoitustaulut, terveydenhuollon ammattilaiset). O Yhdistyksessä on koulutettuja vertaistoimijoita. O Yhdistyksessä on nimetty vertaistoiminnan yhdyshenkilö. O Vertaistoimija/-toimijoita on hallituksen jäseninä tai vertaistoiminnan yhdyshenkilöllä on tiivis kontakti hallitukseen. O Yhdistyksellä on säännöllisesti kokoontuva vertaisryhmä/-ryhmiä. O Yhdistyksellä on säännöllisesti kokoontuvia vertaisryhmiä eri kohderyhmille (esim. lasten vanhemmat, aikuiset, ikäihmiset). O Yhdistyksellä on eri tyyppisiä vertaisryhmiä (toiminnalliset ryhmät, keskusteluryhmät, verkkovertaisryhmät). O Vertaisryhmiä on useassa toimialueen kunnassa. O Yhdistyksen vertaistoimijat osallistuvat liiton vertaistoiminnan koulutuksiin. O Yhdistys hyödyntää OK-opintokeskuksen tukea vertaisopintoryhmille. O Yhdistyksen hallituksen ja vertaistoimijoiden yhteistyö on säännöllistä: tapaamisia 1 2 kertaa/vuosi vertaistoimijat osallistuvat aktiivisesti toiminnasta tiedottamiseen ja resurssiensa mukaan myös muuhun yhdistyksen toimintaan O Koko toimialueella on vertaisryhmiä eri kohderyhmille sekä kattava vertaistoimijaverkosto. /11

11 Liikunta- ja virkistystoiminta on huomioitu toimintasuunnitelmassa ja talousarviossa. Yhdistys on kartoittanut toimialueensa liikuntamahdollisuudet ja ohjaa jäsenistöä niihin. Liikunta- ja virkistystoimintaa järjestetään jäsenistön tarpeiden mukaisesti. Tarpeet kartoitetaan säännöllisesti jäsenkyselyjen yhteydessä. Yhdistys markkinoi jäsenyyttä liikunta- ja virkistystapahtumissaan. O Yhdistyksellä on oma liikuntavastaava. O Yhdistyksen liikuntavastaava osallistuu liiton järjestämään liikuntavastaavien koulutukseen. O Yhdistyksen liikuntavastaava osallistuu alan alueellisiin koulutuksiin (mm. VALO ja sen aluejärjestöt, SoveLi, Suomen Latu, liikuntatoimi) O Jäsenille järjestetään alennuksia paikkakunnan liikunta- ja virkistystoimintaan ja -tapahtumiin. O Yhdistys osallistuu tai järjestää vuosittain koko perheen liikunta- ja virkistystapahtumia yksin tai yhteistyössä muiden kanssa. O Yhdistys tarjoaa allergiaa ja astmaa sairastaville mahdollisuuden osallistua liikunta- ja virkistystoimintaan useita kertoja vuodessa. O Yhdistyksen liikunta- ja virkistystoiminta on monipuolista (mm. eri liikuntalajikokeilut, tuoksuttomat teatterinäytökset, jäsenmatkat ja -retket). O Yhdistys järjestää tietoiltoja liikunnasta ja hyvinvoinnista (esim. savuttomuus, painonhallinta). O Yhdistys tekee yhteistyötä kunnan/kaupungin liikuntatoimen, liikuntaseurojen, VALOn ja sen aluejärjestöjen sekä SoveLin kanssa. O Yhdistys järjestää tuettuja lomia yhteistyössä lomajärjestöjen kanssa. O Yhdistys käyttää sponsoreita liikunta- ja virkistystoiminnan järjestämisessä ja mahdollistamisessa. /11

12 Allergianeuvonta on osa yhdistyksen perustoimintaa: toiminta on huomioitu toimintasuunnitelmassa ja talousarviossa. O Yhdistyksellä on oma allergianeuvoja, joka vastaa yhdistyksen asiantuntevasta allergia- ja astmaohjauksesta. O Allergianeuvoja osallistuu Allergia- ja Astmaliiton järjestämiin koulutuksiin ammattitaitonsa ylläpitämiseksi. O Allergianeuvoja osallistuu yhdistyksen jalkautumistapahtumiin O Allergianeuvoja päivittää osaamistaan käyttäen tietolähteinään mm. liiton koostamaa neuvojien kirjettä ja intraa Neuvontapalvelun käyttö tilastoidaan puolivuosittain. O Allergianeuvonnan tukena hyödynnetään havaintomateriaalia (mm. pef-mittarit, lääkkeenottolaitteet), esitteitä ja tuoteinfoa. Yhdistyksellä on oma allergianeuvoja tai neuvontapalvelu toteutetaan yhteistyössä toisen yhdistyksen kanssa. Yhdistys ohjaa neuvontaa tarvitsevia myös Allergia- ja Astmaliiton allergianeuvontaan. O Neuvojalla on toimiva yhteistyöverkosto (yritykset, apteekit, terveydenhuolto, erikoissairaanhoito). O Allergianeuvoja tarjoaa ja antaa haastatteluja radioon, paikallislehtiin yhdistyksen näkyvyyden parantamiseksi. O Allergianeuvoja pitää hoidollisia luentoja ja alustuksia yhdistyksen tilaisuuksissa. Yhdistys tiedottaa neuvonnasta mm. toimialueensa terveydenhuollon kautta, paikallislehdissä ja ilmoitustauluilla. O Neuvoja pitää yhteyttä lääketeollisuuden ja tuotevalmistajien edustajiin ja tekee yhteistyötä näiden kanssa. Neuvoja toimii järjestön neuvontastrategian mukaisesti ja osallistuu allergianeuvojille järjestettyihin koulutuksiin. O Yhdistys tarjoaa myös erikoisneuvontaa (mm. ruoka, kosmetiikka, lääkkeet, fysioterapia). Yhdistys tekee yhteistyötä liiton neuvojien kanssa. Allergianeuvonnan kautta saadaan uusia jäseniä. O Allergianeuvontaa tarjotaan useana päivänä (3 4) viikossa. O Yhdistyksen edustaja osallistuu alueen terveydenhuollon tilaisuuksiin tuoden yhdistyksen toimintaa esille. /12

13 Allergia ja Astmayhdistyksen kehittämissuunnitelma pvm Yhdistyksen kehittämisen painopisteet tulevalla toimikaudella: Yhdistyksen ja aluepäällikön yhteistyö tulevalla toimikaudella: Yhdistyksen kehittämistoiveet liitolle: