USEIN KYSYTTYJÄ KYSYMYKSIÄ. Kysymys hakuasiakirjojen julkisuudesta:

Transkriptio

1 USEIN KYSYTTYJÄ KYSYMYKSIÄ Kysymys hakuasiakirjojen julkisuudesta: - Kysymys: Ovatko suunnitelmat julkisia hakukierroksen jälkeen? - Vastaus: Hakemukset liitteineen ovat päätöksenteon jälkeen julkisia asiakirjoja, kuten hakuilmoituksessa todetaan. Julkisuus perustuu lakiin viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Mikäli olette katsoneet, että lähettämänne asiakirjat eivät ole julkisia, olette eritelleet kohdittain, miltä osin ne eivät ole julkisia sekä yksilöineet, millä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain salassapitoperusteen nojalla katsotte, että asiakirjat tai niiden kohdat eivät ole julkisia. Esittämänne kannanotto ei estä valtioneuvoston kansliaa tekemästä ratkaisua asiakirjojen julkisuudesta. Kysymys kielestä: - Kysymys: Onko mahdollista tehdä englanninkielinen hakemus (kokonaan tai osittain)? - Vastaus: Hakemusten pitää olla suomeksi tai ruotsiksi ja cv:t voivat olla englanniksi. Kysymys ansioluetteloista: - Kysymys: Hakuohjeistuksessa todetaan, että hakemuksen liitteeksi laitetaan ansioluettelot. Tuleeko ansioluettelot olla kaikilta työryhmän jäseniltä vai riittääkö, että hankkeen vastuullisen johtajan ansioluettelo on liitteenä? - Vastaus: Hakemusten arvioinnissa on yhtenä kriteerinä hakijan/tutkimusryhmän pätevyys. Tämän vuoksi on hyvä liittää hakemukseen kaikkien niiden henkilöiden ansioluettelot, joiden on tarkoitus osallistua hankkeen toteutukseen. - Kysymys: Onko niin, että kaikkien tutkimusryhmän jäsenten ansioluetteloiden pitää olla TENK:n formaatissa? - Vastaus: TENK:n CV-formaatti on suuntaa-antava. Olennaista on, että hakemuksen arvioimiseksi tarvittavat tiedot ovat käytettävissä koko ehdotetulta tiimiltä, ja että CV ei ylitä 7 sivua. Kysymyksiä vastuullisen johtajan asemasta ja velvoitteista: - Kysymys: Ohjeistus lähtee siitä, että hankkeen vastuullinen johtaja on henkilö, joka samalla kertaa vastaa hankkeen sisällöstä ja hallinnosta, sekä voi sitouttaa organisaationsa hankkeeseen. Talomme sisäisten käytäntöjen mukaan hankkeen vetäjällä ei kuitenkaan välttämättä ole valtuutta allekirjoittaa hakemuksia/sopimuksia organisaation puolesta. Miten roolijako tulee huomioida hakemuksissa? - Vastaus: Allekirjoittajalla tulee olla organisaatiossa nimenkirjoitusoikeus. Ehdotamme, että toimitte siten, että hakemuksen allekirjoittaa henkilö, jolla on nimenkirjoitusoikeus ja laitatte hankkeesta vastaavan nimen yhteyshenkilöksi. Edellytämme, että olette sisäisesti sopineet asian siten, että hakemus täyttää sekä sisältöä että hallintoa koskevat ehdot.

2 - Kysymys: Onko vastuullinen johtaja se, jota esim. Suomen Akatemian lomakkeissa kutsutaan suorituspaikan sitoumuksen allekirjoittajaksi? - Vastaus: Tutkimuksen vastuullinen johtaja vastaa selvityksen tai tutkimuksen sisällöstä ja samalla edellytämme myös, että hän on hankkinut suorituspaikan sitoumuksen, jos siitä päättää jokin muu henkilö organisaatiossa. - Kysymys: Vastuullinen johtaja tarkoittaa meidän yliopistossa laitosjohtajaa, joka on talousvastuullisen yksikön johtaja, mutta hakuohjeistuksessa mainitut vastuullisen johtajan tehtävät hoitaa käytännössä vastuullinen tutkija. Esimerkiksi vastuullinen tutkija tässä tapauksessa osallistuu hankkeen ohjausryhmän kokouksiin esittelijänä jne. Tarvitsetteko tästä erillisen dokumentin (tämä käy ilmi meidän taloussäännöstä ja johtosäännöstä) vai miten sen kanssa tulisi toimia? - Vastaus: Edellytämme, että olette sisäisesti sopineet vastuut. Laitosjohtaja voi allekirjoittaa hakemuksen ja vastuullinen tutkija voi olla yhteyshenkilönä hakemuksessa. Kysymys sopimuksesta: - Kysymys: Onko meidän mahdollista saada eri ministeriöiden sopimusehdot/rahoitusehdot etukäteen nähtäviksi? Näin voisimme lakimiesten kanssa valmistella sopimuspohjat tutkijoiden käyttöön etukäteen. - Vastaus: Sopimuspohja ministeriöiden käyttöön valmistuu elokuussa. Sopimus- ja rahoitusehdot ovat kaikille ministeriöille yhteiset. Sopimukset solmitaan hanketta ohjaavan ministeriön kanssa. Kysymys rekisteriotteesta: - Kysymys: Pitääkö toimittaa yliopiston kaupparekisteri vai käykö rekisteriotteeksi yliopistolaki ja yliopiston taloussääntö, joka määrittelee edellytykset yliopiston talouden johtamiselle? Jos nämä dokumentit käyvät, niin onko niitä mahdollista lähettää teille keskitetysti yliopiston keskushallinnosta? - Vastaus: Kumpikin käy, kunhan asiakirjassa on selkeästi määritelty nimenkirjoitusoikeus. Jokaisen hakemuksen liitteinä tulee toimittaa kaikki hakemuksen asiakirjat samalla kertaa. Kysymyksiä henkilöiden palkkaamisesta ja palkkakustannuksista: - Kysymys: Voiko hakemukseen laittaa tohtorikoulutettavan, joka haetaan avoimella haulla tehtävään? - Vastaus: Ei, koska hakemuslomakkeeseen vaaditaan palkattavan nimi, oppiarvo ja nimike. Kyseessä on päätöksentekoa tukeva selvitys- ja tutkimustoiminta lyhyellä aikajänteellä, joten oletamme käytössä resurssien olevan tiedossa. - Kysymys: Hakemuslomakkeessa pyydetään erottelemaan henkilöiden palkkakustannukset sekä sivukulut. Voimmeko käyttää tässä yhteydessä konsulttiyrityksellemme tyypillisiä päivähintoja vai onko kustannukset estettävä nimenomaan palkkoina? - Vastaus: Jos konsulttiyritysten päivähintoihin sisältyvät sivukustannukset, voi niistä laittaa laskennallisen kokonaisarvion.

3 Kysymyksiä yhteisrahoitteisuudesta: - Kysymys: Edellytetäänkö yhteisrahoitteista osuutta, kuten ministeriöiden tutkimushauissa, jotka perustuvat kokonaiskustannusmalliin ja jotka nähdään täysimääräisenä rahoituksena? - Vastaus: Ei edellytetä. - Kysymys: Hyväksytäänkö hakemukset, joissa suunnitelma perustuu yhteisrahoitteisuuteen? - Vastaus: Ei edellytetä yhteisrahoitusta vaan rahoitetaan täysimääräisenä, mutta yhteisrahoitus ei ole kiellettyä, mutta sitä ei huomioida hakemusten arvioinnissa. - Kysymys: Voiko hakemuksen tehdä konsortiomuodossa, jolloin rahoitus ohjautuu suoraan eri hankkeen kumppaneille eikä mene päähakijan kautta? - Vastaus: Konsortiolla tulee aina olla joku päävastuullinen, jolle rahoitus ohjataan. Konsortion päävastuullisen tehtävä on jakaa rahoitus eteenpäin hankkeen kumppaneille tarpeen mukaan. - Kysymys: Tuleeko kunkin partnerin osallistua hankkeeseen jollain omakustannusosuudella? Ja jos tulee niin miten omakustannusosuudet merkitään hakemukseen? - Vastaus: Ei tule, joskaan sitä ei ole myöskään kielletty. Rahoitus on täysimääräistä. Kysymys maksatuksista: Kysymys: Kuka vastaa maksatuksista? Vastaus: Mikäli rahoitusta myönnetään useammalle kuin yhdelle taholle, päätöksessä ensimmäisenä mainittu taho hoitaa hankkeen rahaliikenteen ja taloushallinnon, eli kokoaa laskut kirjanpitoraportteineen muilta osapuolilta ja välittää muille rahoituksen saajille heidän rahoitusosuutensa. Kultakin toteuttajaorganisaatiolta tarvitaan oma maksatushakemus ja hankkeen vastuullinen johtaja kokoaa ne yhteen hakemukseen toteuttajaorganisaatioiden maksatushakemusten perusteella. Rahaliikennettä hoitavan tahon on huolehdittava yhdessä hankkeen vastuullisen johtajan kanssa, että rahoituksen saajat sopivat sen jaosta osapuolten kesken, ja että kukin toteuttajaorganisaatio saa sovitun osuuden. Kysymyksiä yleiskustannuksista: Kysymys: Mikä on yleiskustannusten muodostumisen peruste? Mikä on ministeriön käyttämä yleiskustannusprosentti? Vastaus: Yhteistä yleiskustannusprosenttia ei ole. Yleiskustannusten osalta ohjeistetaan seuraavasti: Ovat kustannuksia, jotka kattavat hallinto- ja pääomakustannukset. Yleiskustannuksiksi hyväksytään vain hankkeesta aiheutuva ja rahoituksen saajan kirjanpidosta hankkeelle osoitettavissa oleva osuus hallintomenoista (esim. puhelin-, posti-, sihteeri-, toimisto- yms. ja tekniset palvelut sekä johtotehtävät) sekä osuus toimitilakustannuksista (vuokra-, energia-, yms. menot). Selvitys yleiskustannusten muodostumisen perusteista ja miten ne kohdistuvat hankkeeseen tehdään sopimuksen tekemisen yhteydessä. Vastuuministeriö hyväksyy rahoituksen saajan esittämän yleiskustannuskertoimen, mikäli kerroin on laskettu kirjanpitotietojen pohjalta tavalla, joka täyttää laskentatoimen luotettavuuden vaatimukset. Kustannuskertoimien käytöstä on sovittava vastuuministeriön kanssa etukäteen. Mikäli rahoituksen saajalla ei ole kustannusten seurantajärjestelmää, jonka avulla projektin kokonaiskustannukset pystytään selvittämään, rahoitus myönnetään projektin lisäkustannusten mukaan (= marginaalikustannukset). Lisäkustannuksilla tarkoitetaan projektista aiheutuvia välittömiä lisäkustannuksia. Yleiskustannuksen laskentaperuste on toimitettava ministeriölle pyydettäessä.

4 - Kysymys: Voimmeko toimittaa keskitetysti ja jos voimme, niin kenelle, etukäteen yliopiston henkilösivu- ja yleiskustannuskertoimet? - Vastaus: Rahoitusta saavat organisaatiot toimittavat ne sopimusvaiheessa vastuuministeriölle. - Kysymys: Voimmehan käyttää oman yliopistomme kokonaiskustannusmallin henkilösivukustannus- ja yleiskustannuskertoimia? Ohjeistuksessa on seuraava kohta, josta seuraa meillä tulkintaongelmia: Kustannuskertoimien käytöstä on sovittava vastuuministeriön kanssa etukäteen. - Vastaus: Kyllä, kustannuskertoimet vahvistetaan sopimusneuvotteluissa toteuttajan ja vastuuministeriön välillä niiden kanssa, joiden hakemukset selviävät arviointikierrokselta sopimusneuvotteluihin - Kysymys: Voivatko kukin osapuoli käyttää omia kustannuskertoimia hankkeissa, joissa on useita eri toimijoita? - Vastaus: Kyllä, kukin organisaatio käyttää omia kustannuskertoimiaan. Kustannuskertoimet vahvistetaan vastuuministeriön kanssa ja tarvittaessa niitä tarkennetaan sopimusneuvotteluvaiheessa. Kysymyksiä kokonaiskustannusmallista: - Kysymys: Edellytetäänkö kokonaiskustannusmallin käyttöä, jos kokonaiskustannukset pystytään selvittämään (kuten valtion organisaatioilta) vai voiko organisaatio valita mennäänkö kokonaiskustannusmallin vai muun (lisäkustannus) mallin mukaan? - Vastaus: Kyllä edellyttää kokonaiskustannusmallia. - Kysymys: Alla oleva vuoden 2014 tutkimussuunnitelman sivu 5 kohta, jossa puhutaan määräaikaisesta 45 htv:stä on herättänyt kysymyksiä. Tuleeko se huomioida hanketason valmistelussa jollakin tavalla vai edustaako lähinnä VNK-näkökulmaa kokonaistasolla? Valtion talousarvion valtioneuvoston kanslian pääluokkaan 23 sijoitettua valtioneuvoston tutkimus- ja selvitystoiminnan määrärahaa (siirtomääräraha 3v) saa käyttää 1) valtioneuvoston ja sen ministeriöiden tutkimus- ja selvitystoimintaan ja 2) tutkimus- ja selvitystoiminnasta aiheutuvien kulutusmenojen maksamiseen. Määrärahaa saa käyttää määräaikaisen enintään 45 henkilötyövuotta vastaavan henkilöstön menojen palkkaamisesta aiheutuvien menojen maksamiseen valtion virastoissa ja laitoksissa (~htv/ eur). - Vastaus: Kyllä huomioidaan. Henkilötyövuosien käyttöä seurataan, mutta käytännössä niiden määrä on mitoitettu siten että ne riittävät hyvin haussa tarkoitettuun selvitys- ja tutkimustoimintaan. Kysymys rahoituksen määrästä: - Kysymys: Onko hakuilmoituksessa mainittu kärkiteeman rahoitus ehdoton katto vai onko neuvoteltavissa? - Vastaus: Mainittu rahoitus on kaikki budjetoitu ja käytettävissä oleva rahoitus ko. hakuun.

5 Kysymys konsortioita koskien: - Kysymys: Miten konsortiohakemus teknisesti toteutetaan? Joudummeko tekemään molemmat niin sanotun oman hakemuksen jolloin hakemuksessa olisi samat sisällöt, paitsi budjetin osalta, vai voiko konsortiohakemuksen tehdä niin sanotusti yhtenä hakemuksena? - Vastaus: Konsortiohakemuksen voi tehdä yhtenä hakemuksena, olennaista on, että kaikkien hakijoiden tiedot ovat hakemuksessa. Kysymys arvonlisäverosta: - Kysymys: Miten tässä yhteydessä käsitellään arvonlisävero? Ilmeisesti haettavan rahamäärän ei tarvitse sisällyttää arvonlisäveron osuutta? - Vastaus: ALV tulee merkitä hakemuksiin. Hakuohjeessa mainitaan hankkeen hinta kohdassa Kohtaan merkitään hankkeen kokonaishinta ja eritellään arvonlisäveroton sekä arvonlisäverollinen hinta. Hankkeen kustannusarviota koskevassa kohdassa puolestaan on muotoilu: Jos hakija ei voi vähentää maksamiaan arvonlisäveroja, voidaan hankkeeseen liittyvä alv:n osuus rahoittaa, mikäli alv:n osuus on esitetty kustannusarviossa. Muiden kuin valtion laitosten osalta hakemukseen on liitettävä tiedot hakijan arvonlisävelvollisuudesta. Maksatuskohdassa puolestaan sanotaan seuraavasti: Arvonlisäveron suhteen menetellään seuraavasti: o Valtiontalouden piirissä olevien tutkimuslaitosten arvonlisävero maksetaan erilliseltä arvonlisäveromomentilta. Laskun liitteenä olevasta maksatushakemuksesta on selkeästi käytävä ilmi verokannoittain, mikä osuus laskutettavasta summasta on arvonlisäveroa. Arvonlisäveron osuus ei vähennä tutkimukseen käytettävää rahasummaa. Valtion tutkimuslaitosten ei pidä hakea maksatushakemuksella arvonlisäveroa, mikäli niiden on mahdollista kirjata arvonlisäverot hallinnonalan arvonlisäveromomentille. o Valtiontalouden ulkopuoliset tai valtionapua nauttivat tutkimus- ym. laitosten tutkimustoiminnasta aiheutuvat arvonlisäverot maksetaan tutkimus- ja selvitystoimintamomentilta. Laskun liitteenä olevasta maksatushakemuksesta on selkeästi käytävä ilmi verokannoittain, mikä osuus laskutettavasta summasta on arvonlisäveroa. Arvonlisäveron osuus vähentää tutkimukseen käytettävää rahasummaa. - Kysymys: Voivatko valtion tutkimuslaitokset hakea myös alv:ia hyväksyttävien kustannusten joukossa, koska valtion virastona tutkimuslaitokset eivät voi vähentää hankintoihin sisältyviä arvonlisäveroja toiminnassaan. Eli, voiko kustannusarviossa esittää alv:it ja laskuttaa rahoittajalta? - Vastaus: Kyllä voi. - Kysymys: Ostolaskuihin sisältyvä alv voidaan valtion tutkimuslaitoksissa maksaa suoraan oman hallinnonalan alv-momentilta. Tarkoittaako tämä kohta sitä, että jos he hakevat rahoitusta esim euroa, voivat he lisätä alv:in päälle, eikä se sisälly tuohon summaan? - Vastaus: Kyllä. Kysymys allekirjoituksesta: - Kysymys: Riittääkö hakemukseen sähköinen allekirjoitus nimenkirjoitusoikeuden omaavalta vai vaaditaanko perinteinen allekirjoitus kynällä?

6 - Vastaus: Kyllä sähköinen riittää. Kysymys hakemuslomakkeen täyttämisestä ja tallentamisesta: - Kysymys: Lomakepohjaan ei voi tallentaa tietoja tietokoneella. Lomakepohjan voi tallentaa tietokoneelle, mutta täytettyä kopiota ei. - Vastaus: Lomakepohja ja sen täyttäminen on testattu. Useimmilla pdf-ohjelmilla/internetselaimilla sen avaaminen, tallentaminen ja täydentäminen onnistuu (esim. jos mahdollista kannattaa kokeilla eri internet-selainta). Mikäli lomakkeen tallentaminen ei onnistu, täytä lomake, tulosta ja skannaa tietokoneelle, jonka jälkeen voit lähettää sen sähköpostin liitteenä.