4.1 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma ja työohjelma Arviointitehtävän määrittäminen Tiedon kerääminen ja analysointi...

Transkriptio

1

2 SISÄLLYS 1. TARKASTUSLAUTAKUNTA JA SEN TEHTÄVÄT ARVIOINNIN TEOREETTINEN POHJA, KOHDE JA TAVOITTEET EETTISET TOIMINTAPERIAATTEET ARVIOINNIN PROSESSI Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma ja työohjelma Arviointitehtävän määrittäminen Tiedon kerääminen ja analysointi Vuositavoitteiden arvioinnin periaatteet Tuloksellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden arviointi Arvioinnin tulosten esittäminen: arviointikertomus, raportti ja muu raportointi ARVIOINNIN KEHITTÄMINEN TARKASTUSLAUTAKUNNAN TOIMINNAN JULKISUUS JA TIEDOTTAMINEN...11 LIITE 1 Arvioinnin prosessikuvaus

3 1. TARKASTUSLAUTAKUNTA JA SEN TEHTÄVÄT Kuntalain 14 luvun 121 :ssä määrätään tarkastuslautakunnasta seuraavasti: Valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Lautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla valtuutettuja. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on: 1) valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat; 2) arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla; 3) arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää; 4) huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta; 5) valvoa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi; 6) valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Kunnanhallitus voi poiketa tarkastuslautakunnan esityksestä lautakuntaa koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi ja talousarvioksi kunnan hallintosäännön ja talousarvioesityksen yhteensovittamiseen liittyvästä perustellusta syystä. Tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Lautakunta voi antaa valtuustolle muitakin tarpeellisena pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista. Kunnanhallitus antaa valtuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta. Kuntalain 14 luvun 124 :n mukaan tarkastuslautakunnalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisina arviointitehtävän hoitamiseksi. Tarkastuslautakunnan toiminnasta määrätään hallintosäännössä. Sen mukaan ulkoinen tarkastus on riippumaton toimivasta johdosta ja muusta organisaatiosta. Ulkoisen tarkastuksen muodostavat tarkastuslautakunta, tarkastustoimi ja tilintarkastaja. Hallintosäännön mukaan lautakunta asettaa keskuudestaan tarvittavat tarkastusjaostot ja päättää niiden tehtävistä. Lisäksi hallintosäännössä määrätään mm. lautakunnan kokoonpanosta, kokouksista, tarkastustoimesta ja tilintarkastuksen järjestämiseen liittyvistä tehtävistä. 1

4 2. ARVIOINNIN TEOREETTINEN POHJA, KOHDE JA TAVOITTEET Tarkastuslautakunnan arvioinnin teoreettista pohjaa voidaan tarkastella sen toimintaympäristöstä käsin. Demokraattisesta arvioinnista voidaan puhua silloin, kun arvioinnilla on merkitystä poliittisessa päätöksenteossa. Arvioinnin ja demokratian yhteys on merkittävä, jos arvioinnin tulokset voidaan yhdistää resurssien jakamiseen. Valtuusto jakaa vuosittain talousarviossa resurssit kaupungin toiminnoille ja päättää kaupungin keskeiset vuositavoitteet. Tarkastuslautakunta arvioi niiden toteutumista ja saattaa arvionsa valtuustolle. Valtuusto voi halutessaan tehdä päätöksiä arviointitulosten pohjalta. Tarkastuslautakunnan arvioinnin voidaan katsoa olevan demokraattista arviointia. Kuntalain mukaan tarkastuslautakunnan tehtävä on arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Kunta tytäryhteisöineen muodostaa kuntakonsernin. Kunnan toiminta käsittää kunnan ja kuntakonsernin toiminnan lisäksi osallistumisen kuntien yhteistoimintaan sekä muun omistukseen, sopimukseen ja rahoittamiseen perustuvan toiminnan. Näin ollen tarkastuslautakunnan arvioinnin kohteena on koko kunnan toiminta riippumatta sen järjestämistavasta. Tarkastuslautakunnan arvioinnin tavoite on Tampereen kaupungin toiminnan kehittäminen. Tarkastuslautakunta nostaa arviointikertomuksessa esiin kehittämiskohteita ja havaitsemiaan epäkohtia. Tällöin tarkastuslautakunnan arviointitoiminnan on mahdollista olla kaupungin toimintaa parantavaa ja kehittävää. Tarkastuslautakunta pyrkii tuottamaan lisäarvoa ja tukea valtuuston päätöksenteolle tuottamalla ja hankkimalla uutta tietoa ja näkemyksiä kaupungin taloudesta ja hallinnosta sekä tietoa kuntalaisille kaupungin toiminnan tuloksellisuudesta. Kaupunginhallituksen on annettava valtuustolle lausunto toimenpiteistä, joihin tarkastuslautakunnan huomioiden johdosta on ryhdytty. 3. EETTISET TOIMINTAPERIAATTEET Tarkastuslautakunta ja tarkastustoimi noudattavat toiminnassaan kaupungin eettisiä toimintaperiaatteita. Kaupungin eettiset toimintaperiaatteet ovat seuraavat: 1. Toimimme avoimesti ja läpinäkyvästi. 2. Edistämme toiminnassamme oikeudenmukaisuutta ja yhdenvertaisuutta. 3. Käyttäydymme kunnioittavasti ja pidämme huolta toisistamme. 4. Noudatamme hyvän hallinnon ja johtamisen periaatteita. 1. Toimimme avoimesti ja läpinäkyvästi Edistämme toiminnassamme, vuorovaikutuksessamme ja viestinnässämme avoimuutta. Tarjoamme henkilöstölle, kuntalaisille ja medialle ennakoivasti tietoa 2

5 toiminnastamme, palveluistamme ja päätöksistämme. Viestintämme on selkeää ja ottaa vastaanottajan huomioon. Vuorovaikutuskanavamme ovat yleisesti tiedossa. Arvostamme rehellisyyttä kaikissa tilanteissa. Emme vääristele tosiasioita, emmekä jätä niitä kertomatta oman etumme vuoksi. Toimintamme ja päätöksentekomme on julkista. Annamme päätöstemme perusteista tietoa huolehtien samalla henkilöiden yksityisyyden suojasta. Kehitämme monipuolisesti eri työkaluja ja toimintatapoja henkilöstön ja kuntalaisten vaikutusmahdollisuuksien edistämiseksi. 2. Edistämme toiminnassamme oikeudenmukaisuutta ja yhdenvertaisuutta Olemme kaikki samanarvoisia ja kunnioitamme luottamushenkilöiden, työntekijöiden ja esimiesten eri rooleja. Edistämme tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta toiminnassamme. Vastustamme kaikenlaista syrjintää ja epäoikeudenmukaisuutta. Toimimme aina tasapuolisesti. Emme suosi ketään, emmekä anna ennakkokäsitysten vaikuttaa toimintaamme. Otamme huomioon eri näkökulmat ja vaikutukset päätöksenteossamme. 3. Käyttäydymme kunnioittavasti ja pidämme huolta toisistamme Kaikki vuorovaikutuksemme perustuu keskinäiseen luottamukseen ja arvostukseen. Autamme toisiamme onnistumaan tehtävissämme ja tuemme vastoinkäymisissä. Saamme olla eri mieltä asioista ja jokaisen on mahdollista esittää oma näkemyksensä. Näkemyseroista huolimatta kohtelemme toisiamme kunnioittavasti. Emme tarkoituksellisesti loukkaa ketään puheilla emmekä teoilla - ei edessä eikä takanapäin. Emme salli epäasiallista käytöstä, kiusaamista tai häirintää missään muodossa. Epäasialliseen käytökseen puuttuminen on jokaisen, mutta erityisesti esimiesten ja luottamuselinten puheenjohtajien vastuulla. Kaupungin johto, esimiehet ja luottamushenkilöt näyttävät käytöksellään hyvää esimerkkiä henkilöstölle. Käyttäydymme arvokkaasti ja muita kunnioittaen myös sosiaalisessa mediassa. Kunnioitamme kaikkien oikeutta työskennellä turvallisessa ja terveellisessä työympäristössä. Kehitämme työhyvinvointia ja työturvallisuutta yhdessä ja järjestelmällisesti. 4. Noudatamme hyvän hallinnon ja johtamisen periaatteita Emme salli toiminnassamme väärinkäytöksiä. Sitoudumme noudattamaan kaikkia lakeja ja asetuksia. Jokaisen työntekijän/viranhaltijan ja luottamushenkilön velvollisuutena on tuntea kaupungin toimintaa ja omaa tehtäväänsä koskevat säädökset, konsernimääräykset ja ohjeet. Luottamushenkilöt ja esimiehet osoittavat esimerkillään, kuinka itse toimivat sovittujen ohjeiden ja sääntöjen mukaisesti ja puuttuvat epäkohtiin tarvittaessa. Henkilöstömme sitoutuu toimimaan annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Emme pyydä tai ota vastaan vieraanvaraisuutta, lahjoja tai muita etuja, joiden voidaan tulkita vaikuttavan toimintaamme tai päätöksentekoomme. Kaiken toimintamme tulee kestää ulkopuolinen tarkastelu. Toimielinten, luottamushenkilöiden sekä viranhaltijoiden ja työntekijöiden odotetaan toimivan eettisten toimintaperiaatteiden mukaisesti ja edistävän kaupungin eettistä toimintaa. 3

6 Toimielinten jäsenet arvioivat eettisten toimintaperiaatteiden toteutumista sähköisellä itsearviointikyselyllä. 4. ARVIOINNIN PROSESSI Tarkastuslautakunnan arvioinnin prosessi alkaa valtuustokauden mittaisen arviointisuunnitelman laadinnasta. Suunnitelma jaetaan neljälle vuodelle lautakunnan vuosittaisiksi työohjelmiksi. Arviointityö tehdään työohjelman pohjalta, ja tulokset esitetään valtuustolle keväisin arviointikertomuksessa. Arvioinnin prosessi on kuvattu arvioinnin laadun varmistamiseksi ja sitä sovelletaan arvioinneissa mahdollisimman laajasti (liite 1). 4.1 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma ja työohjelma Kuntalain 14 luvun 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tulee laatia arviointisuunnitelma. Tampereen tarkastuslautakunta laatii valtuustokausittain arviointisuunnitelman, jonka lähtökohta on kaupunkistrategia. Suunnitelmassa määritellään arviointiaiheet vuositasolla ja se annetaan tiedoksi valtuustolle. Arviointisuunnitelma sisältää keskeisen kaupungin toiminnan arvioinnin valtuustokauden aikana. Arviointisuunnitelman lisäksi tarkastuslautakunta laatii jokaiselle vuodelle työohjelman, joka sisältää arviointikohteet ja -aikataulun. Joka vuosi arvioidaan kaupungin talouden tilaa sekä valtuustotavoitteiden toteutumista. Tarkastuslautakunnan arviointikohteena on kunnan toiminta kuntalain 6 :n mukaisesti. Arviointikohde voi siten olla myös jonkun muun tahon kuin kaupungin tuottama palvelu, kunhan se on kunnan toimintaa. Vuosittain arvioidaan myös valtuuston konserniyhteisöille asettamien tavoitteiden toteutumista sekä yhteisöjen toiminnan tuloksellisuutta ja taloudellista asemaa (tilinpäätös). Arviointi kohdistuu myös kaupungin omistajaohjaukseen ja omistajapoliittisten linjausten tarkoituksenmukaisuuteen ja toteutumiseen. Tarkastuslautakunta arvioi myös kuntayhtymien toimintaa ja kaupungin niille asettamien tavoitteiden toteutumista. Myös tätä arvioidaan omistajaohjauksen kautta. 4.2 Arviointitehtävän määrittäminen Yksittäisen arvioinnin toteutus alkaa taustatietojen keräämisestä ja arvioitavan kohteen tilivelvollisten/vastuuhenkilöiden tapaamisesta ns. aloituspalaverissa. Tapaaminen on tärkeää sekä tutustumisen että arvioinnin sujuvan etenemisen kannalta. Yhteisymmärrys arvioinnin tekemisestä edesauttaa työn tekemistä ja lisää arvioinnin vaikuttavuutta. Keskustelun tavoite on myös selvittää arviointikohteen näkökantoja kohteen toiminnan tarkoituksenmukaisuudesta ja tuloksellisuudesta. Vastuuhenkilöiltä kysytään myös näkökantoja mahdollisiin arviointikysymyksiin. 4

7 Taustatiedot ovat riittävät silloin, kun niiden perusteella voidaan määrittää arviointitehtävä ja laatia arviointikohtainen suunnitelma. Tähän työhön käytetään tarpeelliseksi katsottuja aineistoja, kuten lakeja, suosituksia, päätöksiä, teorioita, tutkimuksia, selvityksiä, oppaita, vuosikertomuksia, tilinpäätöksiä, pöytäkirjoja ja sopimuksia. Kun taustatiedot on kerätty, määritetään arviointitehtävä. Arviointitehtävän määrityksessä rajataan, mitä arviointi kattaa. Arviointitehtävän ydin on arviointikysymys tai -kriteeri, joka kertoo, mitä arvioinnissa pyritään selvittämään tai mihin kysymykseen arvioinnilla pyritään vastaamaan. Kun arviointitehtävä on määritetty, laaditaan arviointikohtainen suunnitelma, joka on tarkastustoimen sisäinen työpaperi. Suunnitelmassa pohditaan, miten arviointikysymystä lähestytään, mitä tietoja kerätään ja miten arviointikysymykseen saadaan vastaus. Jos arviointikysymystä ei ole tarkoituksenmukaista asettaa, suunnitellaan arvioinnin pääasiallinen sisältö. Suunnitelma laaditaan valmiiseen lomakkeeseen. Suunnitelman valmistuttua laaditaan arviointikohteelle ennakkokysymykset. Ennakkokysymysten ensisijainen tehtävä on kerätä arviointikysymyksen kannalta oleellista tietoa lautakunnan ja tarkastustoimen käyttöön. Ennakkokysymykset sisältävät kysymykset perustiedoista, valtuustotavoitteista ja niiden toteutumisesta, tuloksellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden arvioinnista ja muista asioista. Arviointikohteelta pyydetään kirjalliset vastaukset ennakkokysymyksiin. Vastaukset lähetetään tarkastuslautakunnalle arviointikohdetta käsittelevän kokouksen esityslistan mukana. 4.3 Tiedon kerääminen ja analysointi Arviointitiedon keräämisen ja analysoimisen tarkoitus on luoda kestävät perusteet tarkastuslautakunnan arvioinnille. Arvioinnin tehtävä ei ole täyden selvyyden saaminen kohteen tilasta ja ongelmista. Jo arviointikysymyksellä rajataan arvioinnin kattavuutta. Arviointikertomuksessa tuodaan esiin käytetyt rajaukset ja mahdolliset epävarmuudet. Arviointitiedon keräämisen vaiheessa pidetään yleensä lautakunnan tai jaoston kokous, jossa arviointikohteen toiminnasta ja taloudesta vastaavat viranhaltijat vastaavat ennakkoon lähetettyihin ja muihin kokouksessa esiin nouseviin kysymyksiin. Arviointikohde laatii kokoukseen esityksen, jossa se vastaa ennakkokysymyksiin. Samalla se voi tuoda esiin myös muita tärkeäksi katsomiaan seikkoja. Arviointitilaisuuden päätteeksi pidetään lautakunnan sisäinen keskustelu, jossa lautakunnan jäsenet voivat tuoda esiin näkemyksensä siitä, mikä on arviointikysymyksen kannalta keskeistä tai mikä vaatii lisäselvitystä. Arviointitiedon analysoimisen vaiheessa selvitetään, mikä on asioiden tavoitetila ja verrataan sitä asioiden olemassa olevaan tilaan. Kokouksessa saatujen tietojen lisäksi tarkastustoimi kerää ja analysoi tarpeelliseksi näkemäänsä muuta aineistoa ja jatkaa aiemmin kerätyn aineiston käsittelyä mahdolliseen arvioinnin pääkysymykseen 5

8 vastaamiseksi. Tiedon keräämiseksi voidaan myös järjestää haastatteluja ja kyselyjä. Niillä voidaan kerätä tarkentavaa tietoa tai syventää jonkin osa-alueen käsittelyä. Arvioinnin tulokset kootaan arviointimuistioon, joka on tarkastustoimen ja lautakunnan sisäinen työpaperi. Lautakunta käsittelee muistion kokouksessaan. Muistio lähetetään lautakunnan jäsenille etukäteen luettavaksi kokouskutsun mukana. Tässä vaiheessa lautakunnan jäsenet voivat esittää tarkennuksia ja täsmennyksiä muistiossa oleviin tietoihin sekä pyytää lisätietoja. Muistion kokouskäsittelyn tarkoitus on välittää lautakunnalle tieto arvioinnin tuloksista ja koota lautakunnan näkemykset keskeisistä johtopäätöksistä. 4.4 Vuositavoitteiden arvioinnin periaatteet Tampereen kaupungin toiminnan ja talouden tavoitteet on koottu mm. kaupunkistrategiaan, valtuustokauden tavoitteisiin ja talousarvioon. Ylätasolla on valtuuston hyväksymä visio ja pitkän aikavälin kaupunkistrategia, jota tarkennetaan toimintasuunnitelmissa ja muissa strategisen johtamisjärjestelmän asiakirjoissa. Kaupunkistrategiaa toteutetaan talousarviossa asetettavilla sitovilla vuositavoitteilla. Tarkastuslautakunta arvioi, antaako toimintakertomuksessa esitetty selvitys riittävät tiedot valtuuston asettamien toiminnan ja talouden tavoitteiden toteutumisesta. Arvioinnissa tulee kiinnittää huomiota erityisesti niihin tavoitteisiin, jotka eivät ole toteutuneet. Tampereen tarkastuslautakunta käsittelee erityisesti toteutumattomia tavoitteita, mutta myös onnistumisia tuodaan esille. Talousarviossa asetettujen tavoitteiden toteutumisen lisäksi tarkastuslautakunta arvioi harkitsemassaan laajuudessa kuntastrategiassa asetettujen tavoitteiden toteutumista ja sitä, toteuttavatko talousarviossa asetetut tavoitteet kuntastrategiaa. Valtuuston arviointikohteelle asettamien tavoitteiden arvioinnissa selvitetään, onko tavoite toteutunut. Jos se ei ole toteutunut, pyritään selvittämään syyt toteutumatta jäämiseen. Lisäksi voidaan arvioida, olisiko tavoite ollut mahdollista saavuttaa. Toteutuneiden tavoitteiden osalta voidaan arvioida mm. sitä, minkälaisin toimenpitein tavoite on saavutettu ja minkälainen ohjausvaikutus tavoitteella on saatu aikaan. Tarkastuslautakunnan tehtävänä ei ole kritisoida asetettuja tavoitteita, elleivät tavoitteiden asettamisen keinot ja tavat ole ristiriidassa keskenään. Tavoitteiden muotoilua voidaan arvioida mm. tavoitteiden täsmällisyyden, mitattavuuden ja asetettujen toimenpiteiden kattavuuden näkökulmista. Valtuuston asettamiin vuositavoitteisiin voi kytkeytyä erilaisia toimenpiteitä, joiden avulla on tarkoitus saavuttaa tavoitteet. Toimenpiteiden arviointia ei ole välttämätöntä toteuttaa systemaattisesti, koska ainoastaan vuositavoitteiden arviointi on lakisääteinen tehtävä. Arvioinnissa tukeudutaan pääasiassa strategiaraportoinnissa annettuun selvitykseen tavoitteen toteutumisesta. Tehtäessä syvempää arviointia jonkin yksittäisen tavoitteen toteutumisesta kerätään tietoa strategiaraportoinnin lisäksi mm. viranhaltijoiden haastatteluista, aiheeseen liittyvistä suunnitelmista ja pöytäkirjoista, raporteista ja tilastotiedoista. 6

9 Tavoite tai siihen liittyvä toimenpide saattaa olla muotoiltu väljästi ja epämääräisesti. Esimerkkejä tällaisista muotoiluista ovat: otetaan käyttöön toimintamalli, ennaltaehkäiseviä palveluita on lisätty ja kehittämistyö on aloitettu. Tällaisessa tilanteessa on tulkinnanvaraista, mitä tulisi tapahtua, jotta tavoite toteutuu. Tällöin herää mm. seuraavia kysymyksiä: - Onko toimintamalli käyttöönotettu silloin, kun ensimmäiset pilotoinnit ovat alkaneet vai vasta silloin, kun suurin osa uudistuksista on osa kunnan vakiintunutta toimintaa? - Tulisiko uusia ennaltaehkäiseviä palveluita olla 2 vai 20? Entä kuinka merkittäviä niiden tulisi olla? Pitäisikö niiden koskea esim. valtaosaa palvelun saajista vai riittääkö, jos palvelu koskee vain pientä asiakasryhmää? - Onko kehittämistyö aloitettu, jos vuoden aikana on pidetty aiheesta muutama palaveri? Tällaisessa tulkinnanvaraisessa tilanteessa tarkastuslautakunta tekee ensin oman tulkintansa siitä, mitkä toimenpiteet ovat riittäviä tavoitteen toteutumiseen. Tämän jälkeen lautakunta arvioi, onko tavoite toteutunut. Tarkastuslautakunnan tulkinta tavoitteen toteutumisen edellytyksistä saattaa olla erilainen kuin arviointikohteen tekemä tulkinta. Tällöin arvioinnin raportissa kerrotaan, minkälaisen tulkinnan tavoitteen täyttymisedellytyksistä lautakunta on tehnyt työnsä lähtökohdaksi ja vastaako lautakunnan arvio kaupunginhallituksen arviota tavoitteen toteutumisesta. Tavoite tai siihen liittyvä toimenpide saattaa sisältää useita tavoiteltavia tuloksia. Esimerkki tällaisesta toimenpiteestä on: Käynnistetään asiakasneuvonnan keskittäminen. Vahvistetaan sähköistä asiakasneuvontaa ja parannetaan asiakasviestintää. Tällaisessa tilanteessa tavoitteen toteutuminen arvioidaan osina: 1. Onko asiakasneuvonnan keskittäminen käynnistynyt? 2. Onko sähköistä asiakasneuvontaa vahvistettu? 3. Onko asiakasviestintää parannettu? Toimenpiteen toteutuminen ilmaistaan värien avulla: Jos tavoitellut tulokset on saavutettu täysin tai jos saavuttamatta jääneiden tulosten osuus on vähäinen ja epäolennainen, arvioidaan tavoite toteutuneeksi. Jos vähintään puolet tavoitelluista tuloksista on saavutettu, arvioidaan tavoite toteutuneeksi osittain. Osittaisen toteutumisen arvion antamisen kynnys on korkea. Edellä mainitun esimerkin tapauksessa osittaisen toteutumisen perusteeksi ei riitä se, jos asiakasviestintää on parannettu päivittämällä internetsivut, mutta muita toimenpiteitä ei ole tehty. Jos tavoite ei ole toteutunut miltään osin tai vain alle puolet tavoitelluista tuloksista on saavutettu, tavoite arvioidaan toteutumattomaksi. Arvioinnissa voidaan tarvittaessa todeta, että tavoitteen toteutumista ei voida arvioida. Tavoite jätetään arvioimatta esimerkiksi silloin, kun tavoitteen toteutumiseen liittyvää tietoa ei ole vielä saatavilla tai jos tavoite on sen asettamisen jälkeen todettu epätarkoituksenmukaiseksi ja jätetty siksi kokonaan toteuttamatta. 7

10 Jos tavoitteelle on asetettu mittari, arviointi tehdään lähtökohtaisesti kyseisen mittarin avulla. Jos mittaria ei ole asetettu tai sitä ei ole käytetty, arvioinnin raportissa todetaan tämä puute. Tällöin tarkastuslautakunta voi asettaa itse kriteerin tai mittarin, jonka perusteella arviointi tehdään. Jos lautakunta arvioi, että tavoitteelle asetettu mittari on vääränlainen tai ei mittaa sitä mitä pitäisi, tämä todetaan arvioinnissa perusteluineen. 4.5 Tuloksellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden arviointi Tarkastuslautakunnan tehtävä on arvioida kunnan toiminnan, toimintatapojen ja palvelujen järjestämisen tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Tarkastuslautakunnan ei kuitenkaan tule puuttua operatiiviseen toimintaan ja päivän politiikkaan. Kuntatyönantajat ja työmarkkinajärjestöt ovat yhdessä esittäneet, että kuntaalan tuloksellisuuden arvioinnissa käytetään valtiovarainministeriön johdolla valmisteltua kestävän tuottavuuden arviointimallia ja mittaristoa, joka tunnistaa julkisen palvelun erityisluonteen. Valtiovarainministeriön kestävän kuntatuottavuuden ja tuloksellisuuden mittariston mukaan tuloksellisuuden tarkastelu tehdään seuraavien näkökulmien kautta. Tarkastuslautakunta soveltaa arvioinnissaan tätä viitekehystä. Taulukko: Tuloksellisuusarvioinnin viitekehys Tuottavuus ja taloudellisuus Työelämän laatu Palvelujen laatu Palvelujen vaikuttavuus Tuotosten ja panosten suhde Tuottavuus: panokset ilmaistaan tuotannontekijöinä Taloudellisuus: panokset ilmaistaan rahana (esim. yksikkökustannus) Kuvaa organisaation, työyhteisön ja henkilöstön kykyä aikaansaada tuloksellisuutta Työhyvinvointi Kuvaa asiakaspalvelun toimivuudelle ja laadulle asetettujen tavoitteiden toteutumisen astetta Toiminnan vaikuttavuudelle asetetut tavoitteet Tavoitteeksi asetettujen yhteiskunnallisten tilojen aikaansaamisen aste Arvioinnin ja yleensä tutkimuksen yhteinen piirre on pyrkimys objektiiviseen ja luotettavaan kuvaukseen. Erona on se, että arvioinnissa pyritään arvottaviin johtopäätöksiin. Arvottaminen perustuu kriteereihin, jotka määrittävät arvioinnissa hyvänä tai tavoiteltavana pidettävän asiantilan. Tuloksellisuuden osatekijöiden mittareina käytetään keskeisiä yleisesti kyseisessä toiminnassa käytössä olevia mittareita ja niiden tuloksia tarkastellaan ajallisesti ja vertaillaan verrokkeihin. 8

11 Toiminnan tarkoituksenmukaisuuden arvioinnilla tarkoitetaan, onko kaupungin toimintatavoilla saavutettu tavoiteltuja vaikutuksia. Tavoiteltuja vaikutuksia voidaan tarkastella asiakkaan ja kuntalaisen kannalta ja toisaalta yhteiskunnan kannalta. Lähtökohtaisesti kunnan palvelutuotanto on tarkoitettu kuntalaisten hyväksi ja kuntalaisten käyttöön. Jotkut kunnan toiminnot tulee hoitaa yhteiskunnallisten tavoitteiden tai kokonaisedun näkökulmasta, vaikka toteutus toisi ongelmia, haittoja tai etuuksien menetyksiä joillekin kuntalaisille. Tarkoituksenmukaisuus voi olla myös taloudellisuuteen liittyvä kysymys. Tarkoituksenmukaisuuden arvioinnilla on yhteys kuntastrategiaan ja sen alaisiin toimenpideohjelmiin, joissa tavoitellut vaikutukset on kuvattu. Tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta pyritään arvioimaan kaikissa työohjelman arviointikohteissa. 4.6 Arvioinnin tulosten esittäminen: arviointikertomus, raportti ja muu raportointi Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Kuntalain mukaan hallituksen tulee antaa valtuustolle lausunto niistä toimenpiteistä, joihin se on ryhtynyt tai päättää ryhtyä arviointikertomuksessa esitettyjen havaintojen johdosta. Arviointikertomuksen lisäksi tarkastuslautakunta antaa vuosittain valtuustolle elokuun toiminnan ja talouden katsauksen yhteydessä raportin, jossa arvioidaan kaupungin talouden tilaa, talousarvion toteutumista sekä toiminnallisten tavoitteiden toteutumista. Jos elokuun loppuun mennessä on samaan vuoteen kohdistuvan arvioinnin tuloksena ilmennyt merkittäviä kehittämiskohteita, voidaan jo raporttiin sisällyttää kyseisen arvioinnin tulokset ja pyytää hallitukselta selvitystä jo tässä vaiheessa. Erityistapauksissa tarkastuslautakunta voi antaa valtuustolle muitakin raportteja jo tilikauden aikana. Lautakunta osallistuu kaupunkiseudun tarkastuslautakuntien yhteistyöhön, joka sisältää seudun yhteisten arviointien laatimista. Näiden yhteisarviointien tuloksista raportoidaan arviointikertomuksessa. Arviointikertomusteksti on luonteeltaan objektiivinen, perusteltu ja selkeä. Se ilmaisee sellaisenaan arvioinnin ydinsisällön. Arviointikohteita käsittelevissä arviointikertomuksen eri luvuissa esitellään ensin arvioinnin kohde ja mahdollinen arviointikysymys. Tämän jälkeen esitetään keskeisimmät havainnot toiminnasta yleensä sekä tuloksellisuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta. Lopuksi esitetään Tarkastuslautakunnan arviointi. Se on vastaus mahdolliseen arviointikysymykseen ja samalla tarkastuslautakunnan kannanotto käsiteltyyn aiheeseen. Tarkastuslautakunnan arvioinnin tulee olla johdettavissa havainnoista. Havaintojen tulee olla keskeisiä ja mahdollisimman hyvin hyödynnettäviä. Arvioinnin perustana oleva aineisto (esimerkiksi arviointikohteelta saatu kirjallinen aineisto tai haastattelumuistiot) säilytetään tarkastustoimessa arvioinnin työpapereissa. Aineistot ja niiden analysointitavat esitetään ja säilytetään siten, että niiden perusteella käy selville, miten arvioinnin havaintoihin ja päätelmiin on päädytty. 9

12 Valmiiseen kertomustekstiin pyydetään palaute arviointikohteelta. Palautteen tarkoitus on antaa arviointikohteelle mahdollisuus kommentoida tekstiä ja varmistaa, että arviointikertomus ei sisällä asiavirheitä. Palautetta pyydetään niiltä tahoilta, jotka ovat arvioitavasta toiminnasta olennaisesti vastuussa. Tarpeen mukaan palautetta voidaan pyytää muiltakin asianosaisilta. Saatu palaute käydään läpi tarkastustoimessa ja tämän jälkeen kertomustekstiin tehdään tarvittaessa muutokset. Arviointikertomuksen tekstin on oltava asiallista, ymmärrettävää ja selkeää suomen kieltä. Tekstit oikoluetaan tarkastustoimessa eri henkilöiden toimesta. Vierasperäisiä sanoja vältetään, jos niille on olemassa suomenkielinen vastine. Tekstin on oltava sujuvasti etenevää, ja asiaa ennalta tuntemattoman tulee saada käsitys, mistä arvioinnissa on ollut kyse. Arviointikertomuksella pyritään Tampereen kaupungin toiminnan kehittämiseen nostamalla esiin epäkohtia sekä hyvien käytäntöjen ylläpitämiseen. Kertomuksen sävy on rakentava ja se välittää valtuutetuille ja kuntalaisille objektiivista tietoa kaupunkikonsernin toiminnan tuloksellisuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta. Arviointikertomuksen sisältö on lähtökohtaisesti seuraava: Tiivistelmä Tarkastuslautakunnan kokoonpano ja työskentely Edellisen vuoden arviointikertomuksen havainnot Tiivistelmässä esitetään arviointikertomuksen tärkeimmät havainnot. Näin kiinnitetään lukijan huomio painoarvoltaan kaikkein merkittävimpiin asioihin. Tarkastuslautakuntaa esittelevässä luvussa kerrotaan lautakunnan kokoonpano ja toimintatapa sekä arviointitilaisuuksien aiheet. Jokaiseen arviointikertomukseen saadaan vastine kaupunginhallitukselta. Edellisen vuoden vastine käsitellään erillisessä luvussa ja tarvittaessa selvitetään myös aikaisempien vuosien havaintojen tilannetta. Talous ja taloudellisten tavoitteiden saavuttaminen Taloutta käsittelevässä luvussa keskitytään erityisesti siihen, miten taloudelliset tavoitteet, talousarvio ja vuosisuunnitelma ovat toteutuneet ja mistä poikkeamat ovat johtuneet. Kokonaiskuvan saamiseksi käsitellään myös konsernin tilannetta. Jos konsernin sisäisillä omaisuusjärjestelyillä on ollut olennainen vaikutus kaupungin taloudelliseen tilanteeseen, se tuodaan esiin arviointikertomuksessa. Koska viralliseen tilinpäätökseen ei sisälly juurikaan tunnuslukujen pitkän aikavälin seurantaa tai kaupunkien välistä vertailua, on arviointikertomus hyvä keino tuoda tällaista vertailutietoa valtuutettujen ja kuntalaisten tietoon. Jos kaupungin taseessa on kattamatonta alijäämää, on tarkastuslautakunnan tehtävä arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä. Valtuuston asettamien toiminnallisten tavoitteiden saavuttaminen Valtuuston asettamia toiminnallisia tavoitteita koskevassa luvussa selvitetään, miten vuositavoitteet on kokonaisuutena saavutettu. Tämän lisäksi perehdytään muutamiin tavoitteisiin tarkemmin. Vuositavoitteiden saavuttaminen raportoidaan myös tytäryhteisöjen osalta. Valtuustokauden päätyttyä arvioidaan mennyttä kautta koskevien tavoitteiden saavuttamista kokonaisuutena. Kaupunkistrategian toteutumisen mahdollinen arviointi sisällytetään tähän lukuun. 10

13 Muut toiminnan ja talouden arvioinnit sekä tuloksellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden arviointi Tässä osiossa esitetään lautakunnan työohjelman mukaisten arviointien tulokset. Ne sisältävät myös tuloksellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden arvioinnit. 5. ARVIOINNIN KEHITTÄMINEN Tarkastuslautakunta kehittää ja arvioi työtään sisäisissä seminaari- ja koulutuspäivissään. Tarkastuslautakunta osallistuu myös ulkoisiin koulutuksiin ja tilaisuuksiin, joissa käsitellään sen toimialaan kuuluvia asioita. Samoin tarkastustoimen viranhaltijat osallistuvat arviointia käsitteleviin koulutuksiin ja tilaisuuksiin ja toimivat itsekin luennoitsijoina. Arviointia kehitetään myös suurten kaupunkien yhteisissä koulutustilaisuuksissa sekä muissa tapaamisissa. Parhaita käytänteitä vertaillaan muiden kaupunkien tarkastuslautakuntien kanssa toimintatapojen kehittämiseksi. Valtuutetuille ja kaupungin johtaville viranhaltijoille lähetetään kerran valtuustokaudessa kysely, jolla selvitetään odotuksia ja tyytyväisyyttä lautakunnan arviointityöhön. Myös tarkastuslautakunnan jäsenet osallistuvat kyselyyn, jolloin se toimii itsearviointina. Kyselyn tulokset huomioidaan arviointityön kehittämisessä. Valtuuston odotuksia selvitetään tarpeen mukaan myös muilla keinoilla, kuten haastattelemalla valtuuston puheenjohtajistoa ja valtuustoryhmien puheenjohtajia. 6. TARKASTUSLAUTAKUNNAN TOIMINNAN JULKISUUS JA TIEDOTTAMINEN Lautakunnan toiminta ei pääsääntöisesti ole julkista. Mm. arviointimuistiot laaditaan lautakunnan omaan käyttöön. Ne ovat julkisuuslain mukaisia valmisteluasiakirjoja ja siten salaisia. Arviointityön luonne edellyttää luottamuksellisuutta, jotta yksiköt voivat kertoa avoimesti asioistaan. Lautakunta saa tiedokseen myös tilintarkastajan raportoimaa tietoa, joka on salaista. Tarkastuslautakunnan merkittävin julkinen raportti on arviointikertomus. Se on kaikkien kuntalaisten saatavilla tarkastuslautakunnan internetsivuilla. Kertomuksen julkaisemisen ja siitä tiedottamisen tavoite on edistää arvioinnin vaikuttavuutta ja samalla toteuttaa kuntalain mukaista viestinnän velvoitetta. Tiedottamisen tapoja ovat uutinen kaupungin internetsivuilla ja lehdistötiedote. Kertomus jaetaan valtuutetuille, tilivelvollisille yksiköille ja muille tarkastustoimen tarpeelliseksi katsomille tahoille. Myös sosiaalista mediaa hyödynnetään kaupungin viestintäperiaatteiden mukaisesti. 11

14 Lautakunnan työstä ja kannanotoista tiedottavat lautakunnan puheenjohtaja ja kaupunginreviisori ellei lautakunta muuta päätä. 12

15 Arvioinnin laatuohje LIITE 1 1