ULKOPUOLISTEN KUSTANTAMAT MATKAT, KOULUTUKSET JA MUUT ETUUDET

Transkriptio

1 Pysyväisohje x/2015 ULKOPUOLISTEN KUSTANTAMAT MATKAT, KOULUTUKSET JA MUUT ETUUDET Johdanto Hyvään hallintoon kuuluu, että kansalaiset voivat luottaa viranomaisen toimintaan ja sen riippumattomuuteen. Toiminnan on oltava puolueetonta ja sen on myös näytettävä puolueettomalta sidosryhmien ja kansalaisten näkökulmasta. Yksityisten yritysten virkamiehille ja julkisyhteisön työntekijöille tarjoamat edut annetaan harvoin pelkästään pyyteettömästä kohteliaisuudesta, vaan niihin liittyy yleensä pyrkimys liiketoiminnan edistämiseen. Rikoslain 40 luvussa on säädetty lahjontarikoksista. Rangaistavaa on muun muassa se, jos virkamies ottaa vastaan tai hyväksyy lahjan tai muun edun siten, että menettely on omiaan heikentämään luottamusta viranomaistoiminnan tasapuolisuuteen. Vastuu koskee virkamiesten ja viranhaltijoiden ohella kaikkia julkisyhteisöjen työntekijöitä sekä luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä. Ulkopuolisten kustantamat matkat ja koulutukset Pääsääntö: HUS maksaa tarpeelliset matkat ja koulutukset itse Johdannossa mainittujen seikkojen vuoksi muilla kuin HUS:n varoilla rahoitettavan matkan ja koulutuksen vastaanottamiseen on suhtauduttava varauksella. Pääsääntönä on, että HUS maksaa tarpeelliset matkat ja koulutukset itse. Jos poikkeuksellisesti kuitenkin päätetään ottaa vastaan ulkopuolisen kustantama matka tai koulutus, noudatetaan päätöksenteossa ja käytännön menettelyssä alla olevia ohjeita. Matka- tai koulutustarjous tai lahjoitus matka- ja koulutuskustannuksiin Tarjous matkasta tai koulutuksesta ja sen rahoittamisesta on osoitettava HUS:lle tai sen asianomaiselle yksikölle, ei yksittäiselle henkilölle. Jos tarjous on kuitenkin osoitettu yksittäiselle henkilölle, on asia saatettava esimiehen ratkaistavaksi. Mikäli ulkopuolinen taho haluaa tehdä HUS:lle lahjoituksen käytettäväksi yleisesti henkilökunnan koulutukseen, menetellään seuraavasti: Päätös virkamatkasta tai koulutuksesta silloin, kun virkamatkan maksaa ulkopuolinen rahoittaja Virkamatkasta tehdään viranhaltijapäätös, josta ilmenee muun muassa - tieto ulkopuolisesta rahoittajasta - matkan hyväksyttävyyden perustelut - yksityiskohtainen matkasuunnitelma.

2 Päätös koulutuksesta Koulutuksesta tehdään päätös HUSPlussa:ssa pysyväisohjeen 6/2012 mukaisesti. Mikäli koulutus ei liity työtehtäviin, voidaan siihen osallistumiseen myöntää vain palkatonta virka-/työvapaata harkinnanvaraisia vapaita koskevan yleisten periaatteiden mukaisesti (pysyväisohje 12/2011, liite 1). Seuraavat ovat ehdottomia edellytyksiä ulkopuolisen tahon maksan matkan tai koulutuksen toteutumiselle: - Matkalle ja koulutukselle on perusteltu syy. - Matka tai koulutus liittyy matkalle osallistujan työtehtävien hoitamiseen. - Matkalle tai koulutukseen osallistuminen ei tule vaarantaa ulkopuolisten tahojen luottamusta HUS:n tasapuolisuuteen. Jos HUS:ssa on esimerkiksi vireillä hankinta, joka on kooltaan merkittävä tai jota matkalle osallistuja käsittelee, saattaa se vaarantaa luottamuksen. - Matka tai koulutus ei ole virkistysluontoinen, vaan siihen liittyy pääasiassa viranhaltijan työtehtäviin liittyvää ohjelmaa, joka on kirjattu matkasuunnitelmaan. - Matkan tai koulutuksenaikana mahdollisesti nautittava kestitys ja muut edut ovat laadultaan tavanomaisia ja arvoltaan kohtuullisia. Jos kaikki edellä mainitut edellytykset toteutuvat, voidaan ratkaisu tehdä tapauskohtaisen kokonaisarvioinnin perusteella. Matkan tai koulutuksen hyväksyttävyyttä kokonaisarvioinnissa voivat lisätä seuraavat seikat: - Matkalle tai koulutukseen osallistuja on kutsuttu matkalle asiantuntemuksensa vuoksi ja hän pitää viralliseen ohjelmaan merkityn esitelmän tai alustuksen alaansa liittyvästä kysymyksestä. - Matkan tai koulutuksen tarjoaja on julkisyhteisö ja kyseessä on esimerkiksi viranomaisten väliseen yhteistyöhön liittyvä kokous tai seminaari. Matkan tai koulutuksen hyväksyttävyyden voivat asettaa kyseenalaiseksi seuraavat seikat: - HUS tai sen yksikkö on tai voisi olla matkan tarjoajan asiakas. - Matkan tai koulutuksen rahallinen arvo on merkittävä. - Saman tahon kustantamia matkoja ja koulutuksia on runsaasti. - Matkaan ja koulutukseen liittyy euromääräisesti merkittävää kestitystä ja muuta oheistarjontaa Jos päätös virkamatkasta tai koulutuksesta on myönteinen, päätöksessä on arvioitava ja ratkaistava, kenen tehtäviin matkan tekeminen tai koulutukseen osallistuminen kuuluu. Päätöksessä voidaan lisäksi edellyttää, että matkalle osallistuja laatii matkasta matkakertomuksen, jonka avulla voidaan jälkikäteen varmentaa matkan sisältö.

3 Matkan ja koulutuksen aikana Ulkopuolisten kustantamille lounaille, päivällisille tai muihin tilaisuuksiin voi matkan aikana osallistua, jos ne ovat tavanomaisia ja kohtuullisia, eikä osallistuminen ole omiaan heikentämään luottamusta matkalle osallistujan tai HUS:n toiminnan tasapuolisuuteen. Tämän arviointi on matkalle osallistujan vastuulla. Hyväksyttävyyteen voi vaikuttaa esimerkiksi se, onko kyse yleisestä mainos- tai suhdetoimintatilaisuudesta vai pyritäänkö tilaisuudessa vaikuttamaan työtehtäviin tai päätöksentekoon. Merkitystä on myös sillä, tarjotaanko etu jossakin tilaisuudessa suuremmalle joukolle vai yksittäiselle henkilölle. Epäselvissä tapauksissa edun vastaanottamisesta tulee pidättäytyä. Oikeuskansleri on kehottanut jokaista virkamiestä kysymään itseltään tällaisessa tilanteessa seuraavat kysymykset: - Miksi minulle tarjotaan tällainen etuus? - Millaisista motiiveista otan tarjouksen vastaan? - Miltä asia näyttäisi julkisuudessa? Matkan ja koulutuksen jälkeen Matkalle osallistuja laatii matkasta matkalaskun, jonka perusteella HUS laskuttaa ulkopuolista tahoa. Mahdollisesti laadittava matkakertomus arkistoidaan matkasta tehdyn päätöksen yhteyteen. Matkalle tai koulutukseen osallistujan vastuu Vaikka matka olisi virallisesti hyväksytty, matkalle osallistuja on silti henkilökohtaisessa vastuussa siitä, ettei matka ole esimerkiksi rikoslain lahjontasäännösten vastainen. Vapaa-ajan matkat ja koulutukset Tämä ohjeistus koskee soveltuvin osin myös loma-aikoina tai muuten työajan ulkopuolella tehtäviä, ulkopuolisten kustantamia matkoja, joihin ei liity HUS:n tekemää päätöstä virkamatkasta tai välttämättä edes HUS:n tietoisuutta. Matkan vastaanottamisessa ja matkan aikana toimimisessa on noudatettava edellä mainittuja periaatteita. Matkalle osallistuja on lahjontasäännösten mukaisessa vastuussa riippumatta siitä, onko matka tehty työ- vai vapaaaikana. Ulkopuolisten kustantamien matkojen ja koulutusten kirjaaminen ja seuranta Ulkopuolisten koulutustarkoituksiin antamat lahjoitukset osoitetaan tilille 2544 ( alkaen ) Saadut ennakot muilta, lyhytaikaiset. Tuloutus tehdään koulutuksen käytön perusteella Tuet ja avustukset tilille 3330 ( alkaen Muut tuet ja avustukset). Matkalaskua tai ostolaskua tiliöitäessä pitää käyttää aina projektikoodia M7100LAAKO Lääkeyhtiöiden koulutuskorvaukset, jota käytetään myös tuloutuksissa ja tasekirjauksissa.

4 Tuloutus hoidetaan keskitetysti HUS-Servis talouspalveluissa yksikölle toteutuneiden kulujen mukaan projektikoodilla poimien. Ulkopuolisten tahojen koulutustarkoituksiin antamista lahjoituksista on lähetettävä sopimus ja viesti tiedoksi osoitteeseen ja kopio Lahjat ja muut etuudet Jos lahjan tai muun etuuden vastaanottaminen on ulkopuolisen silmin omiaan heikentämään luottamusta viranomaistoimintaan, tai jos sillä pyritään vaikuttamaan lahjan saajaan, kyseessä on kielletty lahja tai etuus. Hyväksyttävän lahjan tai etuuden laadun ja arvon määrittely edellyttää tapauskohtaista harkintaa. Hyväksyttävyyden arvioinnissa voidaan käyttää edellä kuvattuja ulkopuolisten kustantamia matkoja koskevia kriteereitä. Pääsääntöisesti vastaan voi ottaa vain vähäarvoisia mainos- tai muita lahjoja. Käteisen tai lahjakortin vastaanottaminen on aina kiellettyä. Erityisesti hankintalain mukaisen hankintamenettelyn aikana on syytä pidättäytyä kaikista tarjotuista eduista. Vaikka lahjan antamiseen ei sisältyisi pyrkimystä vaikuttaa vastaanottajan myöhempiin virkatoimiin, kun kyse on esimerkiksi eläkkeelle lähtevälle annettavasta lahjasta, menettely voi olla omiaan herättämään epäilyksiä virkatoiminnan tasapuolisuutta kohtaan. Lisätietoja Lisätietoja ulkopuolisten tarjoamista matkoista ja muista eduista sekä niihin suhtautumisesta saa esimerkiksi seuraavista julkaisuista: Ks. Virka- ja työtehtävien hoitoon liittyvä matkustaminen, pysyväisohje 11/2009 Kuntaliiton yleiskirje 21/80/2005: Näkökohtia ulkopuolisten tahojen kunnan henkilöstölle ja luottamushenkilöille kustantamista matkoista ja muista taloudellisista etuuksista, Valtiovarainministeriön ohje VM/1592/ /2010: Vieraanvaraisuudesta, eduista ja lahjoista, Vieraa/Vieraanvaraisuudesta eduista.pdf Valtiovarainministeriön ohje 10/2001: Ohjeet viraston ulkopuolisten tahojen kustantamista matkoista, 6/name.jsp Pekka Viljanen: Yritysten ja virkamiesten välinen kanssakäyminen rikoslain 16 ja 40 lukujen lahjusrikossäännösten kannalta Sallitun ja kielletyn välistä rajanvetoa erityisesti oikeuskäytännön valossa (Defensor Legis 4/2008 s ),

5 Lääketeollisuus ry:n eettiset ohjeet Lisätietoja asiasta antavat tulosalueiden henkilöstöpäälliköt. Tämän ohjeen tulkinnasta lisätietoja antavat hallintolakimiehet ja palvelussuhdelakimiehet. Aki Lindén Toimitusjohtaja Ilkka Kauppinen Hallintojohtaja