Ohje vieraanvaraisuudesta, eduista ja lahjoista

Transkriptio

1 Ohje vieraanvaraisuudesta, eduista ja lahjoista Kaupunginhallitus

2

3 SISÄLLYS Johdanto... 2 Ohje viranhaltijoille, työntekijöille ja luottamushenkilöille... 3 Lahjusrikokset... 3 Lahjuksen antaminen... 4 Lahjus elinkeinotoiminnassa... 4 Arviointikriteerit vieraanvaraisuuden vastaanottamisessa... 4 Vieraanvaraisuuden vastaanottaminen... 6 Lounaat, päivälliset ja ravintolapalvelut... 6 Yritysten ja muiden yhteistyötahojen järjestämät tilaisuudet... 6 Lahjat... 6 Matkat... 7 Ulkopuolisten kustantamat matkat... 7 Matkamääräys, matkasuunnitelma ja matkakertomus... 8 Vieraanvaraisuuden osoittaminen... 9 Kaupungin juhlat, vieraat ja tilaisuudet Seminaarit, neuvottelupäivät ja vastaavat Yleiset menettelytapaohjeet Edustusmeno vai neuvottelukulu Lahjat ja muistamiset Edustusmatka vai neuvottelumatka Edustuslahja vai mainoslahja Tiliöinnissä huomioitavaa Sivutoimet Esteellisyys... 13

4 JOHDANTO Hyvään hallintoon kuuluu, että kuntalainen voi luottaa viranomaisen ja virkamiehen toimintaan ja riippumattomuuteen. Tasapuolisuus ja virkamiehen puolueettomuus luovat perustan viranomaistoiminnalle. Toiminnan on oltava puolueetonta ja sen on myös näytettävä siltä sidosryhmien ja kansalaisten näkökulmasta. Kuntien ja yksityisen sektorin välinen yhteistyö lisääntyy jatkuvasti ja tämä tuo uusia haasteita kunnallishallinnon toimintatavoille suhteessa yksityiseen sektoriin. Kuntaliitto on laatinut kunnille suosituksen ulkopuolisten tahojen kunnan henkilöstölle ja luottamushenkilöille kustantamista taloudellisista etuuksista (Yleiskirje 17/2017). Julkisen vallan käyttäjiltä edellytetään puolueettomuutta ja riippumattomuutta. Kun vaikkapa yksityinen yritys tarjoaa kaupungin henkilöstölle tai luottamushenkilölle matkaa, matkan hyväksyttävyyden arvioinnissa keskeisenä arviointikriteerinä on se, voiko etuuden hyväksyminen tai lahjan vastaanottaminen heikentää luottamusta viranomaistoiminnan tasapuolisuuteen. Suomessa ei ole olemassa euromääräistä rajaa kielletylle etuudelle, joten hyväksyttävyyden arviointi on aina tapauskohtaista. Lähtökohtana on henkilön oma arvio toiminnan hyväksyttävyydestä. Vaikka etujen vastaanottaminen ei täyttäisi rikoksen tunnusmerkistöä, saattaa tulkinnanvaraisten etujen vastaanottaminen aiheuttaa negatiivista julkisuutta. Tärkeää on muistaa, että tarjotuista eduista on aina mahdollista kieltäytyä. Tämä ohje on laadittu Lohjan kaupungille vieraanvaraisuuden, lahjojen ja muiden etuuksien hyväksyttävyyden arvioinnin tueksi. Ohjeessa on noudatettu pitkälti Kuntaliiton ohjeistusta sekä hyödynnetty muiden kuntien vastaavia ohjeistuksia. Ohjeen tarkoituksena on arvioida sitä, mitä asioita kaupungin viranhaltijoiden, työsuhteisten työntekijöiden eli koko henkilöstön sekä luottamushenkilöiden on otettava huomioon, jos he tarjoavat tai heille tarjotaan etuja, lahjoja tai vieraanvaraisuutta sidosryhmäyhteistyössä tai muussa toiminnassa. Tässä ohjeessa käsitellään varsinaisten lahjojen lisäksi myös muita etuja ja vieraanvaraisuutta. Ohje koskee kaikkia kaupungin viranhaltijoita, työntekijöitä ja luottamushenkilöitä. Huomionarvoista on, että myös luottamushenkilöt toimivat tässä asiassa virkavastuulla. 2

5 OHJE VIRANHALTIJOILLE, TYÖNTEKIJÖILLE JA LUOTTAMUSHENKILÖILLE Kaupungin ulkopuolisten tahojen tarjoaman taloudellisen etuuden hyväksyttävyyden arvioinnissa keskeisenä säädöspohjana ovat viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden asemaa koskevat yleiset säännökset sekä rikoslain rangaistussäännökset. Viranhaltijalain 17 :n nojalla viranhaltijan on suoritettava virkasuhteeseen kuuluvat tehtävät asianmukaisesti ja viivytyksettä noudattaen asianomaisia säännöksiä ja määräyksiä sekä työnantajan työnjohto- ja valvontamääräyksiä. Viranhaltijan on toimittava tehtävässään tasapuolisesti ja käyttäydyttävä asemansa ja tehtävänsä edellyttämällä tavalla. Viranhaltija ei saa vaatia, ottaa vastaan tai hyväksyä sellaista taloudellista tai muuta etua, josta säädetään rikoslain 40 luvussa. Rikoslain 40 luvun lahjusrikossäännökset koskevat viranhaltijoita, työntekijöitä ja luottamushenkilöitä. Kunnan työntekijän yleisistä velvollisuuksista säädetään työsopimuslain 3 luvun 1 :ssä, jonka nojalla työntekijän on tehtävä työnsä huolellisesti. Työntekijän on toiminnassaan vältettävä kaikkea, mikä on ristiriidassa hänen asemassaan olevalta työntekijältä kohtuuden mukaan vaadittavan menettelyn kanssa. Tavanomaisen tai kohtuullisen vieraanvaraisuuden vastaanottaminen ei yleensä vaaranna luottamusta asianmukaiseen viranhoitoon. Rikoslaissa lahjan tai edun arvoa ei olla määritelty. Taloudellisesta arvosta yksinään ei voi päätellä, onko kysymys luottamusta vaarantavasta edusta. Rangaistavaa toiminnasta tulee, jos se kytkeytyy viranhaltijan tai luottamushenkilön vaikutusmahdollisuuksiaan. Arvioinnissa keskeisintä on pohtia sitä seikkaa, voiko edun vaatiminen, hyväksyminen tai vastaanottaminen vaarantaa luottamusta viranhaltijaan, työntekijään, viranomaiseen tai luottamushenkilöön. Mikäli puolueettomuus vaarantuu, on syytä keskustella esimiehen kanssa. Mikäli tilanne koetaan epäselväksi, edun vastaanottamisesta tulee kieltäytyä. Arvioinnissa on pohdittava seuraavat seikat: Viranhaltijan, työntekijän tai luottamushenkilön asema ja tehtävät Edun arvo, laatu ja toistuvuus Onko lahjan vastaanottaminen ulkopuolisin silmin omiaan heikentämään luottamusta kunnan toimintaan Muut asiaan liittyvät olosuhteet ja tekijät Pyritäänkö tällä vaikuttamaan viranhaltijan, työntekijän tai luottamushenkilön toimintaan ja johtaako se jonkinlaiseen kiitollisuudenvelkaan LAHJUSRIKOKSET Lahjusrikoksista säädetään virkarikoksia koskevassa rikoslain 40 luvussa. Lahjuksen ottamisesta rankaiseminen edellyttää sitä, että etuuden saajalla on tietty yhteys etuuden antajaa koskeviin jo tehtyihin tai mahdollisesti tuleviin päätöksiin. Keskeistä on, että asianomaisella on mahdollisuus vaikuttaa taloudellisen etuuden antajaa koskeviin ratkaisuihin. Kun vaikutusmahdollisuus on olemassa, kyse on lahjuksen ottamisesta eikä enää lahjusrikkomuksesta. Lahjuksen antamisesta ja 3

6 lahjuksen ottamisesta voi myös olla kyse, jos kunnallinen osakeyhtiö tarjoaa taloudellisia etuja kunnan henkilöstölle tai päätöksentekijöille. Lahjusrikkomus ei edellytä konkreettista yhteyttä virkatoimiin. Vaikka viranhaltijaan, työntekijään tai luottamushenkilöön ei pyritäkään vaikuttamaan, saattaa taloudellisen etuuden vastaanottaminen heikentää luottamusta viranomaistoiminnan tasapuolisuuteen. LAHJUKSEN ANTAMINEN Rikoslain 16 luvussa säädetään rikoksista viranomaisia vastaan. Lahjuksen antamisesta tuomitaan se, joka virkamiehelle lupaa, tarjoaa tai antaa hänen toiminnastaan palvelussuhteessa hänelle tai toiselle tarkoitetun lahjan tai muun edun, jolla vaikutetaan tai pyritään vaikuttamaan virkamiehen toimintaan palvelussuhteessa. Lahjuksen antamisesta tuomitaan myös se, joka virkamiehen toiminnasta palvelussuhteessa lupaa, tarjoaa tai antaa edellä mainitun lahjan tai edun toiselle. Jos lahjan arvo on huomattava, on menettely kriminalisoitu törkeänä lahjuksen antamisena. LAHJUS ELINKEINOTOIMINNASSA Lahjuksen ottamisesta ja lahjuksen antamisesta elinkeinotoiminnassa säädetään rikoslain 30 luvussa. Se joka elinkeinonharjoittajan palveluksessa ollessaan, elinkeinonharjoittajana toimivan yhteisön tai elinkeinotoimintaa harjoittavan säätiön hallintoneuvoston tai hallituksen jäsenenä, toimitusjohtajana, tilintarkastajana tai selvitysmiehenä tai elinkeinonharjoittajan puolesta tehtävää suorittaessaan itselleen tai toiselle pyytää lahjuksen tai tekee muutoin aloitteen sellaisen saamiseksi, ottaa vastaan tai hyväksyy lahjuksen suosiakseen toimessaan tai tehtävässään lahjuksen antajaa tai jotakuta muuta taikka palkkioksi tällaisesta suosimisesta, on tuomittava lahjuksen ottamisesta. Tämä koskee myös esimerkiksi kunnan omistaman osakeyhtiön palveluksessa olevia, kunnallisen osakeyhtiön hallituksen jäseniä sekä toimitusjohtajaa. ARVIOINTIKRITEERIT VIERAANVARAISUUDEN VASTAANOTTAMISESSA Rajanveto sallitun ja kielletyn edun välillä ei ole yksiselitteinen, joten pääsääntönä on pidättyväisyys. Jokapäiväiseen virkatoimintaan liittyy yhteydenpito, neuvotteluja ja tilaisuuksia. Lahjan ja muun etuuden hyväksyttävyyttä arvioitaessa keskeistä on se, että menettelyä pidetään asianmukaisena sekä säännösten ja määräysten mukaisena. Luottamus viranomaistoiminnan tasapuolisuuteen heikentyy, jos taloudellisen etuuden tai lahjan saaminen saattaa ulkopuolisen silmin vaikuttaa viranomaistoiminnan puolueettomuuteen ja riippumattomuuteen. 4

7 Arvioitaessa sitä, voiko etuuden vastaanottaminen, hyväksyminen tai vaatiminen vaikuttaa viranomaistoiminnan tasapuolisuuteen, on otettava huomioon viranhaltijan/luottamushenkilön asema ja tehtävät sekä heidän mahdollisuutensa vaikuttaa etuuden tarjoajan asioiden käsittelyyn. Johtavassa asemassa olevat viranhaltijat ovat velvollisia hoitamaan yhteiskunta- ja edustussuhteita laajemmin kuin muu henkilöstö. Oikeuskäytännössä edun hyväksyttävyyden arvioinnissa on kiinnitetty huomiota mm. seuraaviin asioihin: edun välttämättömyys ja tarpeellisuus virkatehtävien suorittamisen kannalta edun antajaa koskevat asiat viranomaisessa edun saajan vaikutusmahdollisuudet edun tarjoajan tavoitteet edun tavanomaisuus virkatoimen merkitys virkamiehen asema Lisäksi on kiinnitettävä huomiota etuuden laatuun ja arvoon, toistuvuuteen sekä muihinkin tapauksen olosuhteisiin. Merkitystä on myös sillä, tarjotaanko etu suuremmalle virkamiesjoukolle vai yksittäiselle viranhaltijalle. Viranhaltija voi vaikuttaa asioiden käsittelyyn päätöksentekijänä tai asian valmistelijana/esittelijänä. Luottamushenkilö saattaa pystyä vaikuttamaan asiaan päätöksentekijänä toimielimessä tai esimerkiksi kunnan neuvottelijana asian valmistelussa. Seuraavissa tilanteissa on erityisesti syytä pidättäytyä tarjotuista eduista: valvonta- tai tarkastustehtävän suorittaminen hankinnan valmisteleminen ja hankinnasta päättäminen lupa-asian valmisteleminen ja luvasta päättäminen Vieraanvaraisuuden tarjoamisen tilanteissa jokaisen tulisi kysyä itseltään: Miksi minulle tarjotaan tällainen etuus? Millaisista motiiveista otan etuuden vastaan? Miltä asia näyttäisi julkisuudessa? Johtavassa asemassa oleville henkilöille on asetettu tavallista suuremmat luottavuuden vaatimukset. Toki he joutuvat hoitamaan yhteiskunta- ja edustussuhteita laajemmin kuin muu henkilöstö. Tästä syystä kiinnitetään huomiota vieraanvaraisuuden tavanomaisuuteen ja kohtuullisuuteen. Vastaavat periaatteet koskevat myös yhteisöjen hallinnassa olevia henkilöitä esim. osakeyhtiön hallituksen jäseniä ja toimitusjohtajaa. 5

8 VIERAANVARAISUUDEN VASTAANOTTAMINEN Vieraanvaraisuuden vastaanottamisessa edellytetään pidättyväisyyttä. Tavanomaisuus ja kohtuullisuus määrittävät yhteistyökumppaneille järjestettävää tarjoilua. Vieraanvaraisuutta voidaan osoittaa ja liikelahjoja antaa samankaltaisissa tilanteissa ja muodoissa, kuin niitä voitaisiin vastaanottaa. Vieraanvaraisuudella pyritään luomaan myönteistä asennoitumista kaupunkia kohtaan. Lounaat, päivälliset ja ravintolapalvelut Ulkopuolisten kustantamalle lounaalle ja päivälliselle voi osallistua, jos ne ovat tavanomaisia ja kohtuullisia eivätkä heikennä luottamusta asianomaiseen tai toiminnan tasapuolisuuteen. Jos viranomaisella on vireillä sellainen asia, johon ulkopuolisen silmin lounaalla pyritään vaikuttamaan, kannattaa lounaasta kieltäytyä. Yhteisiä lounaita tulee olla rajallinen määrä vuositasolla, jotta sidonnaisuutta ei synny. Tutustumistilaisuuksiin osallistuminen tavanomaisen lounaan merkeissä on sallittua. Jos kaupungin edustaja vaikkapa luennoi yrityksen järjestämässä tilaisuudessa, lounas on sallittu. Yritysten ja muiden yhteistyötahojen järjestämät tilaisuudet Mikäli yhteistyötaho kutsuu vieraaksi juhliin, kulttuuritilaisuuksiin, urheilukisoihin, teatteriin, museolle ja vastaaviin, osallistuminen on yleensä kohteliasta ja perusteltua. Arviointi tehdään aina tapauskohtaisesti, jolloin tavanomainen vieraanvaraisuus on hyväksyttävää. Arviointi on tilaisuuteen kutsutun omassa harkinnassa. Hyväksyttävyyttä arvioitaessa tulee huomioida se, onko kyseessä yleinen mainos- tai suhdetoimintatilaisuus vai pyritäänkö sillä vaikuttamaan työtehtäviin tai päätöksentekoon. Merkitystä on myös sillä, millainen kustannus kutsujalle syntyy vieraan osallistumisesta (vrt. pääsylipun hinta oopperaan tai urheilutapahtumaan) Yrityksen tarjoamat kestitystä sisältävät tilaisuudet kunnan henkilöstölle ja luottamushenkilöille ovat taloudellisia etuuksia, joiden hyväksyttävyyttä on tapauskohtaisesti arvioitava. Yhteiskuntasuhteiden hoitamisessa ja edustamisessa harkintaa ohjaa tarkoituksenmukaisuus, tavanomaisuus ja kohtuullisuus. Lahjat Hyväksyttävän lahjan laatua tai arvoa ei ole erikseen määritelty. Arvio edellyttää aina tapauskohtaista harkintaa. Jos lahjan vastaanottaminen on ulkopuolisen silmin heikentämässä luottamusta viranomaistoimintaan tai jos etu vaikuttaa viranhaltijaan tai luottamushenkilöön, kyseessä on kielletty lahja. Esimerkkinä tästä on tavanomaisen vieraanvaraisuuden ylittävä ravintolatarjoilu urakkakilpailun valmistelijoille. Tarjotun lahjan vastaanottaminen voi olla hyväksyttävää, jos lahja on arvoltaan vähäinen tai liittyy merkkipäivään (kuten syntypäivään tai eläköitymiseen) ja on merkkipäivälahjana tavanomainen. Yksityisiltä henkilöiltä, yrityksiltä tai järjestöiltä ei tule ottaa vastaan muita kuin pienimuotisia mainos- tai muita lahjoja. Yhteistyövierailujen yhteydessä tavanomaisina niin sanottuina liikelahjoina vastaanotetut muistoesineet tai teokset ovat kaupungille osoitettuja lahjoja. 6

9 Luottamusta heikentävänä menettelynä voidaan pitää esimerkiksi huomattavan arvokkaan lahjan antamista virkamiehelle hyvin suoritetusta virkatoimesta. Vaikka antamiseen ei sisältyisi minkäänlaista pyrkimystä vaikuttaa vastaanottajan myöhempiin virkatoimiin, tällainen menettely voi herättää epäilyksiä virkatoiminnan tasapuolisuutta kohtaan. Jos lahja tai taloudellinen etuus vastaanotetaan, on varmistauduttava siitä, että menettely on avointa eikä aiheuta kiitollisuudenvelkaa lahjan antajaa kohtaan eikä vaikuta muutoinkaan henkilön puolueettomuuteen ja riippumattomuuteen. Kaupungin henkilöstöllä ja luottamushenkilöllä on aina oikeus ja mahdollisuus kieltäytyä hänelle viranhoidon yhteydessä osoitetusta lahjasta. Epäselvissä tilanteissa tulee kääntyä esimiehen puoleen ja tarvittaessa pidättäytyä edun vastaanottamisesta. MATKAT Kaupungin ulkopuolisten tahojen kustantamien ja tarjoamien matkojen vastaanottaminen voi vaarantaa viranomaistoiminnan luottamusta. Yritysten ja vastaavien tarjoamiin matkoihin on syytä suhtautua pidättyvästi. Luottamus vaarantuu harvoin viranomaisten välisessä yhteistyössä, tavanomaisissa kokouksissa tai seminaareissa. Pääsääntönä on, että kaupunki itse maksaa kaupungin henkilöstön ja luottamushenkilöiden virkamatkat. Ulkopuolisen kustantaman matkan tekeminen vapaa-ajalla yksityishenkilönä ei muuta matkan hyväksyttävyyttä. Esimiehen antama matkamääräys ei poista viranhaltijan vastuuta matkan hyväksyttävyydestä. Matkamääräyksen antaja arvioi aina, onko matka tarpeellinen ja kenen virkatehtäviin matkan tekeminen kuuluu. Kaupungin ulkopuolisten tahojen tarjoamien ja kustantamien matkojen vastaanottaminen voi vaarantaa viranomaistoimintaan kohdistuvaa luottamusta. Ulkopuolisen tarjoaman matkan vastaanottaminen on mahdollista, kun menettely ei vaaranna toiminnan riippumattomuudelle asetettuja odotuksia. Tarjousta käsiteltäessä noudatetaan seuraavia menettelytapoja: matkaa tai sen rahoitusta tarjottaessa tarjous on osoitettu kaupungille matkan tulee olla kaupungin toiminnan kannalta perusteltu matkalle lähtijälle on annettava matkamääräys matkamääräyksen antaja ratkaisee, kenen työtehtäviin matkan tekeminen kuuluu matkamääräykseen on sisällytettävä matkasuunnitelma, josta selviää matkan hyväksyttävyyteen vaikuttavat tekijät matkamääräyksen antaja ratkaisee, onko matkasta tehtävä matkakertomus ULKOPUOLISTEN KUSTANTAMAT MATKAT Virkamatkoissa lähtökohtana voidaan pitää, että kaupunki itse maksaa viranhaltijoiden, luottamushenkilöiden ja työntekijöiden matkat. Mikäli esimerkiksi ulkomaanmatka katsotaan virkatehtävien hoidon vuoksi tarpeelliseksi, huolehtii kaupunki pääsääntöisesti itse matkan aiheuttamista kustannuksista. Matkakustannuksia ovat 7

10 esimerkiksi lentomatkat, oman auton käyttökustannukset sekä joukkoliikennevälineiden käyttömaksut. Yritysten tarjoamiin matkoihin on syytä suhtautua pidättyväisesti, jos viranhaltijalla ja luottamushenkilöillä saattaa asemansa perusteella olla tosiasiallista vaikutusvaltaa tehtäessä esim. etuuksia tarjonnutta yrityksiä koskevia päätöksiä ja hankintoja. Jos ulkopuolinen taho lähettää kutsun nimetylle henkilölle, saattaa herätä epäilys siitä, että yritys haluaa tarjota matkan nimenomaan tietylle yrityksen kannalta vaikutusvaltaiselle henkilölle ja tätä kautta pyritään vaikuttamaan kunnalliseen päätöksentekoon epäasiallisin keinoin. Jos ulkopuolisten kustantaman matkan vastaanottamista harkitaan, tulisi ottaa huomioon seuraavat seikat: ulkopuolisten tahojen rooli suhteessa viranomaiseen miksi kunnallishallinnon ulkopuolinen taho kustantaa virkamatkoja tai muita etuja minkä arvoisia nämä matkat ovat voivatko ne vaikuttaa tasapuolisuuteen virkatehtävien hoidossa liittyykö matkaan kestitystä tai muuta oheistarjontaa joutuuko viranhaltija tai luottamushenkilö kiitollisuudenvelkaan mitä etuuden antaja odottaa etuuden saajalta onko kyseessä esimerkiksi kilpailuasetelma, jossa yhtä kilpailijaa suositaan. Liikeyritykset voivat suhdetoiminnassaan antaa virkamiehille myös tutustumismatkoja, joiden tarkoituksena on tarjota mahdollisuus henkilökohtaiseen tutustumiseen ja tietojenvaihtoon viranomaisten ja liikeyritysten edustajien välillä. Osa tällaisesta menettelystä on hyväksyttävää, mutta saattavat joissakin muodoissa heikentää luottamusta viranomaistoiminnan tasapuolisuuteen. MATKAMÄÄRÄYS, MATKASUUNNITELMA JA MATKAKERTOMUS Matkamääräyksen antaja arvioi aina, onko matka tarpeellinen ja kenen viranhaltijan virkatehtäviin matkan tekeminen kuuluu. Jos ulkopuolinen taho tarjoaa matkaa kunnalle tai tietylle viranhaltijalle, matkamääräyksen antaja ratkaisee viime kädessä matkan tarpeellisuuden, kenen virkatehtäviin virkamatka tekeminen kuuluu ja sen, kustantaako kaupunki matkan itse. Matkamääräyksen antaminen on tavanomaisesti delegoitu hallintosäännön mukaisesti viranhaltijan esimiehelle. Luottamushenkilön matkasta päättää asianomainen toimielin. Viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden ulkomaanmatkojen tarpeellisuuden arvioi kaupunginhallitus tai vastaava toimielin. Päätökset on aina perusteltava. Matkamääräyksen antajalle on syytä antaa matkasuunnitelma, josta matkamääräyksen antaja voi etukäteen arvioida matkan hyväksyttävyyden. Matkasuunnitelmassa on oltava maininta matkan ohjelmasta ja muista tapahtumista. Matkasta olisi suositeltavaa laatia myös matkakertomus, varsinkin ulkopuolisten kustantamilta virkamatkoilta. Tällä voidaan jälkikäteen varmentaa matkan sisältö ja matkan toteuttamisesta annettujen ehtojen täyttyminen. 8

11 VIERAANVARAISUUDEN OSOITTAMINEN Vieraanvaraisuuden osoittamisessa on noudatettava tilannekohtaista harkintaa, hyviä tapoja, kohtuullisuutta ja säästäväisyyttä. Edustuskulut ovat vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneita kuluja, joilla pyritään uusien toimintasuhteiden luomiseen, entisten säilyttämiseen tai parantamiseen. Näillä edistetään myönteistä kaupunkikuvaa, strategian toteutumista, kaupungin markkinointia, elinkeinoelämän edistämistä sekä tunnettavuutta. Kaupungin edustamisessa sekä vieraanvaraisuuden osoittamisessa ja vastaanottamisessa tulee aina noudattaa yhdenmukaisia periaatteita. Edustuskuluihin luetaan kaikki edustustarkoituksessa syntyneet kustannukset. Tällaisia ovat esimerkiksi edustamisesta aiheutuneet kuluerät, kuten ravintolapalvelut ja edustuslahjat, edustusmatkoista aiheutuneet matka- ja majoituskulut sekä edustamiseen käytetyistä tiloista aiheutuneet kulut. Edustuskulut kohdistuvat aina sidosryhmiin, asiakkaisiin ja muihin ulkopuolisiin tahoihin eli tilaisuuksiin, joissa vieraina on muita kuin kaupungin palveluksessa olevia henkilöitä. Kuluihin lasketaan sekä isännän että vieraan kulut. Neuvottelujen yhteydessä järjestettävä tarjoilu ei kirjanpidollisesti yleensä ole edustamista. Kaupungin toimialoilla on oikeus päättää oman toimintansa kannalta tarkoituksenmukaisesta edustamisesta käytettävissään olevien määrärahojen puitteissa. Edustamisen tulee liittyä selkeästi niiden omaan toimialaan ja tehtäviin. Edustuskulujen käsitteleminen tulee järjestää siten, että sisäinen valvonta toteutuu. Kulutositteisiin on aina merkittävä tilaisuuteen osallistuneiden nimet ja tilaisuuden tarkoitus. Tarvittaessa on voitava esittää myös muu tilaisuuteen liittyvä aineisto, kuten vierailuohjelma ja asialista. Tilaisuuksien järjestämisessä ja vieraanvaraisuuden osoittamisessa tulee noudattaa seuraavia periaatteita: jokaisella tilaisuudella on oltava isäntä, jolla on kokonaisvastuu tilaisuuden ohjelmasta, aikataulusta ja tarjoilusta ruokatarjoiluun on saatava toimialajohtajan tai hänen määräämänsä lupa alkoholijuomia tarjotaan vain erittäin harkitusti ja niiden hankintaan ja tarjoiluun on saatava etukäteen kaupunginjohtajan tai toimialajohtajan lupa kukin toimiala maksaa tarjoilunsa omista, tähän tarkoitukseen varatuista määrärahoista edustuslaskuun on merkittävä tilaisuuden tarkoitus ja osallistuneiden nimet edustamispaikkaa valittaessa tulee pyrkiä hyödyntämään kaupungin omia tiloja ja palveluja. Kaupunginvaltuuston puheenjohtajalla, kaupunginhallituksen puheenjohtajalla, kaupunginjohtajalla ja toimialajohtajilla on oikeus määrärajojen puitteissa edustaa kaupunkia. Avecien läsnäolo ei kuulu kaupungin virka- ja liikesuhteisiin liittyviin neuvottelutilaisuuksiin, virka- tai työmatkoihin. Joissakin edustustilaisuuksissa avecien läsnäolo sen sijaan on luontevaa. Asia ratkaistaan kunkin tilaisuuden luonteen mukaisesti. 9

12 Kaupungin juhlat, vieraat ja tilaisuudet Näissä tapahtumissa on kyse kaupungin itsensä suunnittelemista ja päättämistä tilaisuuksista ja juhlista. Kaupunki kutsuu vieraat tilaisuuksiin ja hoitaa tilaisuudet päättämällään tavalla tapauskohtaisesti. Tämän ryhmän vieraita ovat esimerkiksi kaupungin virallisiin verkostoihin kuuluvat kumppanit. Vieraiden tai tilaisuuksien isäntinä toimivat kaupungin ylin luottamushenkilö- ja/tai viranhaltijajohto. Korkeamman protokollan tilaisuuksiin kuuluvat mm. valtioiden päämiehet, ministerit ja valiokunnat. Vierailut hoidetaan tapauskohtaisesti protokollan mukaisesti ja kulloinkin erikseen sovittavalla tavalla. Valtiovierailuissa ja joissakin muissa korkeantason vierailuissa noudatetaan tasavallan presidentin kanslian, ulkoministeriön ja/tai suurlähetystön ohjeita. Korkeaa protokollaa edellyttävien vieraiden kutsuminen kaupungin tilaisuuksiin tapahtuu valtuuston puheenjohtajan, kaupunginhallituksen puheenjohtajan tai kaupunginjohtajan toimesta. Isäntänä toimii kaupungin ylin luottamushenkilö- ja viranhaltijajohto. Seminaarit, neuvottelupäivät ja vastaavat Kaupunki järjestää tarpeen mukaan erilaisia seminaareja, neuvottelupäivä ja muita tilaisuuksia. Nämä ratkaistaan ja suunnitellaan aina tapauskohtaisesti kuitenkin hyödyntäen mahdollisuuksien mukaan kaupungin omia tiloja. Vastaanoton isäntina toimii ylin luottamushenkilöjohto ja/tai viranhaltijajohto sekä tarvittaessa toimialojen asiantuntijoita. Poliittisluonteiset tilaisuudet Tähän kategoriaan kuuluvat valtuustoryhmät ja niiden isännöimät tilaisuudet. Mikäli tilaisuuksiin tarvitaan kaupungin tiloja, ne voidaan antaa tilaisuuden käyttöön korvauksetta. Tilojen käyttö on erikseen säännelty hallintosäännössä esimiesten päätäntävaltaan. Vastaavasti tarjoilujen osalta noudatetaan yleistä kohtuullisuutta ja normaalia säästäväisyyttä. Muista vastaavaista poliittisista tilaisuuksista päättää kaupunginjohtaja. Vastaanottojen järjestämispaikat ja -ajat Vastaanottoja järjestetään kaupungintalon tiloissa, Laurentiussalissa tai muussa kuhunkin tilaisuuteen soveltuvassa paikassa. Pääsääntöisesti tilaisuuden kokonaiskustannukset huomioiden on suosittava kaupungin omia tiloja. Tilaisuuden järjestelyvastuu on aina kaupungilla. Erilaisten neuvottelujen yhteydessä tarjottu vieraanvaraisuus on pyrittävä aina järjestämään virka-aikaan ja kaupungin omissa tiloissa. Mikäli vieraanvaraisuutta osoitetaan kaupungin ulkopuolisissa tiloissa, on paikkakunnan yrittäjiä pyrittävä kohtelemaan tasapuolisesti. 10

13 YLEISET MENETTELYTAPAOHJEET Edustusmeno vai neuvottelukulu Lainsäädännössä ei ole määritelty edustamisen sisältöä. Edustusmenon tunnusmerkkinä on, että se kohdistuu kaupungin ulkopuolisiin tahoihin. Edustamisella pyritään uusien liikesuhteiden luomiseen, säilyttämiseen tai parantamiseen tai muutoin kaupungin toimintojen edistämiseen. Edustustilaisuudet ovat usein suljettuja tilaisuuksia, joihin on kutsuttu tietty rajattu henkilöpiiri. Ne voivat käsittää vapaamuotoista seurustelua, ohjelmaa tai vaikkapa kaupungin toimintojen esittelyä. Kohderyhmämarkkinointitilaisuudet saattavat täyttää edustamistilaisuuden tunnusmerkit. Sen sijaan mainostilaisuuksina pidetään valikoimattomalle asiakasjoukolle pidettyä tilaisuutta, johon voi liittyä myös vähäistä tarjoilua. Se ei ole edustamista. Edustamisesta on erotettava kaupungin omaan toimintaan liittyvät neuvottelu-, kokous-, koulutus-, virkistys- ja juhlatilaisuuskulut. Kaupungin sisäisiin palavereihin rinnastetaan myös konserniin kuuluvien yhtiöiden kanssa käydyt neuvottelut. Jos vieraanvaraisuuden tarkoituksena on kaupungin ja yhtiön välisten suhteiden parantaminen tai sopimusneuvottelujen edistäminen, kyseessä on edustaminen. Neuvottelumenoihin voidaan lukea vain vähäisestä tavanomaisesta tarjoilusta johtuneita menoja. Lounas kaupungin henkilöstöravintolassa on vielä neuvottelukulua. Kaupungin sisäisissä tilaisuuksissa tarjotusta alkoholista aiheutuneet menot ovat neuvottelukulua. Illallistilaisuuksien kustannukset ovat yleensä aina edustuskulua. Edustamisesta aiheutuneita menoja voivat olla ravintolamenot, edustuslahjoista aiheutuneet menot sekä edustusmatkoista aiheutuneet matka- ja majoituskulut. Edustusmenoihin luetaan myös yhteistyökumppaneiden puolesta maksetut matka- ja yöpymiskulut. Edustusmenoja ovat edustustilaisuuden isännöinnistä aiheutuneet kulut. Edustaminen tapahtuu yleensä kaupungin omissa tiloissa tai esim. paikallisessa ravintolassa. Lahjat ja muistamiset Kaupunki huomioi merkittävien julkisen ja yksityisen sektorin eri juhlatilaisuudet sekä luottamushenkilöiden ja kaupungin yhteistyökumppaneiden merkkipäivät. Lisäksi kaupungin virallisten delegaatioiden vierailujen yhteydessä huomionosoituksena viedään kaupungin lahja. Lahja valitaan aina saajan mukaan. Lahjojen valinnassa pyritään huomioimaan suomalaiset brändit tai lohjalaisuus. Kotimaan lahjansaajaa voidaan muistaa myös eettisellä lahjalla. Kaupunki voi erikseen harkiten tilaisuuden luonteeseen soveltaen antaa myös alkoholilahjoja. Mikäli tilaisuuden kutsu on osoitettu kaupunginhallitukselle tai kaupungille, kaupunginhallitus määrää kaupungin virallisen edustajan. Kiireellisissä tilanteissa kaupungin edustajan tilaisuuteen määrittää kaupunginjohtaja tai toimialajohtajat. Huomioidessaan henkilön tai yhteisön merkkipäivän kaupunki vie tilaisuuteen vain yhden lahjan. Jos kutsu tilaisuuteen on lähetetty toimialalle, se huolehtii itse 11

14 onnitteluista. Kaupunginvaltuutetun viettäessä merkkipäiväänsä kaupungin virallisen lahja annetaan kokouksen yhteydessä erikseen määriteltynä ajankohtana. Merkkipäivän viettäjän toivomuksia siitä, ettei lahjaa tai kukkia tuoda eikä puheita pidetä, on noudatettava. Kaupungin lahjaa ei makseta rahana. Jos henkilö on ilmoittanut olevansa matkoilla merkkipäivänä tai ei vietä niitä, merkkipäivä huomioidaan onnittelusähkeellä tai jätetään huomioimatta. Luottamushenkilöiden muistamisessa noudatetaan tasapuolisuutta ja kohtuullisuutta, ottaen huomioon luottamushenkilön asema ja luottamustoimen kesto. Luottamushenkilöiden merkkipäivämuistamiset koostuvat esimerkiksi kukista, hopeista kynttilänjaloista ja vastaavista. Kaupungin henkilöstöä muistettaessa esim. merkkipäivien yhteydessä noudatetaan siitä erikseen annettua ohjetta. Esimiehet huolehtivat siitä, että henkilöstön muistamisessa Hjalmar-henkilöstöhallinnon ohjelmassa annettuja ohjeita noudatetaan tasapuolisesti koko henkilöstön osalta. Merkkipäivien tai eläkkeellelähdön yhteydessä kaupungin varoista ei kustanneta useita erillisiä lahjoja. Merkittävän julkisen tai yksityisen sektorin henkilön sekä luottamushenkilön siunaustilaisuuteen kaupungin edustajan nimeää kaupunginjohtaja. Kaupungin edustaja laskee siunaustilaisuudessa kaupungin puolesta kukkalaitteen. Jos kaupunki ei lähetä edustajaa siunaustilaisuuteen, omaisille lähetetään surunvalitteluadressi ja/ tai surunvalittelukukat. Omaisten pyynnöstä hiljaisia hautajaisia ei huomioida. Tämä ohjeistus koskee nykyisissä luottamuselimissä toimineita. Edustusmatka vai neuvottelumatka Yhteistyökumppaneille järjestetyt virkistysluonteiset matkat ovat aina edustusmatkoja, vaikka niihin liittyisi kokouksia tai messukäyntejä. Kaupungin toimielinten jäsenille tai viranhaltijoille ja työntekijöille järjestetyt kokous-, koulutus- tai opintomatkat eivät ole edustusmatkoja. Matkojen tarkoituksen on aina oltava kaupungin toiminnan kannalta perusteltu. Ohjelma on hyväksyttävä matkaa koskevan päätöksen yhteydessä. Mikäli tällaisen matkan osallistujajoukko on laaja, voidaan osallistujille tarjota kaupungin laskuun lounas ja/tai päivällinen/illallinen, jos ateria on merkitty matkan viralliseen ohjelmaan. Muussa tapauksessa jokainen maksaa ateriansa itse. Yksittäisten tai muutaman viranhaltijan matkoilla ei ruokailla tai juoda kaupungin laskuun. Alkoholitarjoilu liittyy vain ruokailun yhteyteen kohtuullisesti nautittuna ruokajuomana tai kahvin kanssa nautittuna jälkiruokana. Kaupungin viranhaltijan, työntekijän tai luottamushenkilön puoluekokousosallistumisen kuluja ei makseta kaupungin varoista. Virkamatkojen yhteydessä noudatetaan kaupungin voimassa olevaa virkamatkaohjeistusta. Virkamatkalla olleen on pyydettäessä raportoitava matkasta esimiehelleen. Edustuslahja vai mainoslahja Lahjat voidaan jakaa edustuslahjoihin ja mainoslahjoihin. Mainoslahja on arvoltaan vähäinen massalahja, joita annetaan samanaikaisesti ja samanlaisena useille vastaanottajille. Tyypillisiä mainoslahjoja ovat kynät, pipot, kukat, suklaa ja vastaavat tavarat. Mainoslahjoissa on yleensä kaupungin logo. 12

15 Edustuslahja on valittu yksilöllisemmin vastaanottajaa silmällä pitäen. Edustuslahja annetaan yhteistyösuhteiden edistämisen tarkoituksessa esim. yhteistyökumppanin merkkipäivänä tai muussa tilaisuudessa. Tiliöinnissä huomioitavaa Laskujen tiliöinnin yhteydessä on tarkistettava, että laskusta tai sen liitteenä olevasta tositteesta tai laskutusohjelman kommenttiosiosta ilmenee, onko kyseessä edustuskulu vai työtoimintaan liittyvä kulu. Laskua koskevista tiedoista on ilmettävä järjestetyn tilaisuuden nimi ja tarkoitus. Sen lisäksi on lueteltava läsnä olleet henkilöt tai jos on kyse suuremmasta ryhmästä, ryhmän laatu. Suurempien ryhmien osalta laskun liitteenä tulee olla tilaisuuden kutsu sekä kutsuttavien lukumäärä, jolloin tarjoilun määrä on suhteutettavissa osallistujamäärään. Jos tilaisuudessa ei ole kierrätetty nimilistaa, tilaisuutta koskeva kutsu riittää osallistujamäärää koskevaksi informaatioksi. Tilaisuudet, joissa avecit ovat läsnä, ovat aina edustustilaisuuksia. Virkamatkaohjeistukseen sisältyy tarkemmat määräykset matkoja koskevista tiliöintivaatimuksista. SIVUTOIMET Virkamiehen tulee välttää tehtäviä, joissa hänen tai kunnan toiminnan puolueettomuus vaarantuisivat. Pääsääntö on, että työaikaa käytetään vain virkatehtävien hoitamiseen. Viranhaltijan ja työntekijän on ilmoitettava sivutoimesta tai anottava lupaa sivutoimen harjoittamiseen. Viranhaltijalle annettu sivutoimilupa voidaan myös peruuttaa. Sivutoimilupien myöntämisestä ja sivutoimi-ilmoitusten käsittelystä on määräys Lohjan kaupungin hallintosäännössä. Viranhaltijan sivutoimen harjoittamista koskevista rajoituksista säädetään kunnallista viranhaltijasta annetun laissa. Työsopimussuhteisten työntekijöiden osalta kilpailevasta toiminnasta säädetään työsopimuslaissa. Sivutoimiin liittyvien rajoitusten tarkoituksena on osaltaan turvata hyvän hallinnon toteutuminen. ESTEELLISYYS Kunnan luottamushenkilöiden, viranhaltijoiden ja työntekijöiden esteellisyydestä asian valmisteluun ja päätöksentekoon säädetään kuntalaissa ja hallintolaissa. Esteellisyyssäännöksillä turvataan luottamusta hallintoon ja asioiden käsittelyn puolueettomuuteen. Valtuutettu on esteellinen käsittelemään asiaa, joka koskee henkilökohtaisesti häntä tai hänen läheistään. Muiden kunnan luottamushenkilöiden, tilintarkastajan, viranhaltijoiden ja työntekijöiden esteellisyysperusteet on määritelty hallintolaissa. Esteellinen henkilö ei saa osallistua asian käsittelyyn, joka tarkoittaa asian käsittelyn kaikkia vaiheita valmistelusta täytäntöönpanoon saakka. Jokainen on ensisijaisesti itse vastuussa siitä, että hän ei osallistu esteellisenä asian käsittelyyn. Päätöksentekoon esteellisenä osallistuminen on menettelyvirhe, joka voi aiheuttaa valitusprosessissa päätöksen kumoutumisen ja johtaa jopa rikosoikeudelliseen vastuuseen. 13

16 LOHJAN KAUPUNKI / LOJO STAD Karstuntie 4 / PL 71 / Lohja Puh