Bonusmoduuli: Vapauta lisää aikaa ja energiaa tärkeille asioille

Transkriptio

1 v Valmennus II Toteuta sydämesi strategia : Vapauta lisää aikaa ja energiaa tärkeille asioille Muutama helppokäyttöinen työkalu, joilla voit vapauttaa lisää aikaa ja energiaa jopa stressaavan päivän keskellä.

2 Kaikki oikeudet pidätetään. Dokumenttia ei saa julkaista, myydä tai antaa eteenpäin. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 2

3 Results come from the things we do on a daily basis. (Joe Vitale) Tee tilaa uudelle tavalle Kun aiomme tehdä muutoksia, olivat ne kuinka järkeviä ja houkuttelevia tahansa, vastassa on aina yllättäviä esteitä. On vaikeaa saada mitään uutta mahtumaan, sillä maailmamme on jo täynnä. Meidän on tehtävä uudelle tilaa. Lainaan kirjastani Tee tilaa tuloksille, Yrityskirjat Länsimainen filosofian professori oli kerran vierailulla Tiibetissä paikallisen gurun luona. Guru tarjosi vierailun kunniaksi teetä. Professori ojensi kuppinsa, ja guru rupesi kaatamaan. Teekuppi täyttyi, mutta guru vain jatkoi kaatamistaan. Tee virtasi reunan yli, ja guru kaatoi edelleen. Professori hämmentyi niin pahasti, ettei hän pystynyt sanomaan saati tekemään mitään. Guru hymyili vain ystävällisesti ja jatkoi teen kaatamista. Tilanne oli professorin kannalta sietämätön. Lopulta professori sai kuin saikin tokaistua jotain epämääräistä. Guru laittoi teepannun takaisin pöydälle, istuutui tyynesti ja totesi: Näin meidän mielellemmekin joskus käy, kun jatkuvasti täytämme sitä tiedolla ilman, että välillä tyhjennämme sitä. Kuulin tarinan monta vuotta sitten, mutta vasta viime viikolla tajusin sen sanoman. Koin sen merkittävänä oivalluksena monen vuoden ilojen ja tuskien jälkeen. Asia onkin selvä: Meidän on tehtävä tilaa! Heureka! Tilaa tarvitaan uuden luomiselle ja sen toteuttamiselle. Niin yksinkertaista se on ja samalla niin vaativaa. Tee tilaa tuloksille ja saavuta enemmän vähemmällä. Olkoon tämä myös kirjan nimi ja pääteema. Omat maailmamme ovat yleensä liian täynnä. Siksi meillä onkin vaikeuksia luoda merkittävää uutta. Fyysisellä tasolla asia on selvä. Meidän on konkreettisesti raivattava tilaa kalentereistamme ja tehtävälistoiltamme. Muuten täytämme päiväämme kaikenlaisella pyrkyyn johtavalla touhuamisella. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 3

4 Tunnetasolla meidän on käsiteltävä jarruja ja esteitä, jotka ilmenevät esimerkiksi pelkojen ja murheiden muodossa. Kun uskallamme etsiä, löydämme monenlaisia pelkoja. Onneksi pelot ovat kuin peikot norjalaisissa kansansaduissa. Norjalaiset peikot ovat näet isoja ja äärettömän tyhmiä. Niillä on ylisuuret voimat ja vuoreen kätketyt isot rikkaudet, mutta niillä on merkittävä heikkous: ne eivät kestä valoa. Ne liikkuvat öisin ja jos joutuvat päivänvaloon tai aurinkoon, ne kuolevat siihen paikkaan. Jäljelle jää vain iso kiviröykkiö. Jos olet matkustanut Norjassa tiedät, että peikkoja on ainakin ollut paljon Mielen tasolla meidän on poistettava rajoittavia uskomuksia ja liiallista järkeilyä. Mielen liikkumatila ja sujuvuus määräävät selvästi lopputuloksen laadun. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 4

5 Vapauta aikaa Toteuta sydämesi strategia Se on siinä. Toivottavasti olet saanut tästä valmennuksesta riittävän kimmokkeen ottaa 5aDay-palvelu vakiokäyttöön päivittäin, viikoittain ja kuukausittain. Seuraavien keinojen avulla voit vielä varmistaa, että uudelle käytännölle löytyy aikaa ja energiaa Aloita pienillä panoksilla, jos sinulla on vaikeuksia irrottaa aikaa esimerkiksi Suuntani-osion asioiden kirjaamiseen. Työkalulla pystyt tekemään keskittyneesti puolisen tuntia kerralla ja se riittää hyvin alkuun! Varaat ainoastaan 33 minuuttia ja 33 sekuntia aikaa istuntoon. Pystyt tekemään asioita, jotka muuten jäisivät hoitamatta. Tiedät tilanteen. Päivät ovat täynnä kaikenlaisia hoidettavia asioita ja keskeytyksiä. Puhelin soi, sähköposteja singahtelee, palavereihin on mentävä, ihmisiä tulee ja menee. Koskaan ei ole aikaa keskittyä riittävän pitkään yhteen ja samaan asiaan saati aloittaa jotain uutta. Miten pystyt kaiken hulinan keskellä vapauttamaan aikaa keskittymistä vaativiin asioihin? Vastaus on yksinkertainen: aloitat pienestä ajanvarauksesta ja teet asiat yksi kerrallaan. Tee näin: Tauko Poimi yksi tehtävälistasi asia, joka on tärkeä ja vaatii keskittymistä. Vaikka asioita olisi useampia, valitse silti vain yksi. Voit pitää vastaavia istuntoja myöhemmin. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 5

6 Valitse paikka, jossa saat olla 33 minuuttia ja 33 sekuntia rauhassa. Sulje ovi, mene rauhallisempaan työpisteeseen tai ilmoita, että nyt ei saa häiritä. Poista häiriötekijät. Laita puhelin ja sähköposti äänettömälle. Käynnistä ajastin. Tee tietoinen päätös keskittyä vain valittuun asiaan tämän ajan. Kellon soidessa 33 minuutin ja 33 sekunnin jälkeen olet todennäköisesti niin keskittynyt, että tekee mieli jatkaa pidempään. Vastusta kiusausta ja pidä pieni palkitsemistauko. Annat alitajunnallesi viestin, että käytät vain sovitun ajan, jonka jälkeen "normaalitoiminta" voi jatkua. Palkintona voi olla kuppi kahvia, happihyppely tai mitä vain sellaista, mikä antaa sinulle hyvän olon. Tauon jälkeen voit arvioida, onko sinulla varaa vielä toiseen rupeamaan. Yllätyt, miten paljon sait aikaiseksi reilussa puolessa tunnissa. Miksi sitten juuri 33 minuuttia ja 33 sekuntia? Rutiinin tunnetuksi tehnyt mainosmies Eugene Schwarz tiesi ilmeisesti, että erikoinen luku on helppo muistaa. Tärkeintä on kuitenkin, että jakson pituus on lähellä yhtäjaksoisen keskittymisen ylärajaa. Jakson pituudessa on myös se viehättävä puoli, että ajan irrottaminen on realistista, olipa työpäivä kuinka kiireinen tahansa. Jopa alitajunta, joka muuten pyrkii kaikin keinoin ylläpitämään tuttua menoa, voi suostua näin pieneen myönnytykseen. Tällä tavalla alitajunta ei koe "normaalia" uhatuksi, ja voit yhä useammin löytää mahdollisuuksia vastaaviin keskittymisjaksoihin. Pelisäännöt sähköpostin käytölle Laadi itsellesi sopivat sähköpostin käytön periaatteet ja laita ne selvästi näkyviin tietokoneesi viereen. Noudata uutta rutiinia mahdollisimman hyvin päivittäin kuukauden ajan ja arvioi vaikutusta. Salli itsellesi myös lipsahduksia. Tässä mainitut sähköpostin käyttöön liittyvät periaatteet ovat vain esimerkkejä. Valitset tietysti itsellesi omaan tilanteeseesi ja mieltymyksiisi sopivat periaatteet. Tärkeintä on, että käsittelet sähköpostia tietoisilla valinnoillasi. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 6

7 Voit lähteä siitä, että vähintään 80 prosenttia kohdallesi osuvasta päivittäisestä tietomäärästä on kielteistä, haluamiasi tulosten kannalta turhaa sekä täysin vaikutuspiirisi ulkopuolella. On syytä ryhtyä kevennetylle tietokuurille. Tee päivittäisestä tiedonkäytöstäsi tietoisia valintoja. Mitä kaikkea voit jättää lukematta ja seuraamatta? Mitä kirjoja voit siirtää takaisin työpöydältä kirjahyllyyn? Mitä raportteja voit heittää roskakoriin? Mitä TV-ohjelmia voit jättää katsomatta? Mihin palavereihin voit olla menemättä? Sovella siis 20/80-periaatetta myös tiedonkäyttöösi. Sähköposti on loistava työväline ja suorastaan siunaus, josta monille on kuitenkin tullut kirous. Sähköpostitulvasta valittaminen ei paljoa auta. Paremmat omat työtavat sen sijaan vapauttavat aikaa ja voimia hyödyntämään sähköpostia sellaisena hienona välineenä, mitä se on. On paljon yksinkertaisia keinoja sähköpostin käytön järkiperäistämiseksi: Päätä ajankohdista, jolloin käyt sähköpostisi läpi. Reagointi jokaiseen viestiin heti kun se tulee vie turhan paljon keskittymiskykyä ja aikaa. Esimerkiksi puoli tuntia aamulla ja puoli tuntia iltapäivällä sähköpostien läpikäyntiin toimii hyvin monien kohdalla hienosti. Laita muina aikoina viestien saapumisääni pois päältä, ainakin keskittymistä vaativina aikoina. Ajattele vastaanottajan kuormitusta lähettäessäsi viestejä muille. Tarkista ennen lähettämistä: Tarvitsevatko kaikki vastaanottajakentässä olevat henkilöt todella tätä tietoa? Kirjoita aihekenttään selvästi, mistä viestissä on kyse. Kirjoita viestin alkuun parin lauseen tiivistelmä sisällöstä ja mitä haluat vastaanottajan tekevän viestin pohjalta. Riisu viestistä kaikki turhat osat, mm. turhat liitetiedostot. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 7

8 Ole vastaamatta viesteihin, jotka eivät noudata samoja periaatteita. Jos on kyse tärkeästä asiasta, saat kohta uuden ja tarkemmin muotoillun viestin asiasta. Huomaat pian, että ympäristösi ottaa vähitellen samoja periaatteita käyttöön, koska ne vapauttavat niin paljon aikaa, keskittymiskykyä ja aivokapasiteettia. Hae tuloksia alitajunnasta 5aDay-palvelu tarjoaa sinulle ainutlaatuisen mahdollisuuden nostaa tulostasoasi aivan uusiin lukemiin. Saat palvelusta eniten irti, kun valjastat myös alitajuntasi mukaan. Löydät tarkemmat ohjeet työkalusta Alihankintaa alitajunnasta. Anna alitajunnallesi toimeksianto huolehtia siitä, että työkalujen käyttö onnistuu mahdollisimman helposti. Muotoile alihankintatehtävä esimerkiksi näin: Miten varmistan 5aDay-sovelluksen mahdollisimman helpon, innostavan ja tuloksellisen käytön? Kun olet päässyt alihankinnassa vauhtiin, kannattaa antaa muitakin toimeksiantoja alitajunnalle. Tällä tavalla pystyt valjastamaan huomattavia määriä ilmaista piilokapasiteettia. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 8

9 Vapauta energiaa Toteuta sydämesi strategia Energiaan liittyen on kaksi tärkeää puolta. Voit säästää energiaa olla tekemättä turhia asioita. Voit myös vapauttaa energiaa ottamalla käyttöön piilossa olleita voimavarojasi. Vuonna 1975 TMI lanseerasi Time Manager -konseptinsa ajankäytön hallintaan. Konseptin myötä syntyi nopeasti iso joukko välineitä henkilökohtaisen tehokkuuden nostamiseen. Välineet olivat suuressa suosiossa 80- ja 90-luvulla. David Allen julkaisi vuonna 2001 kirjan Getting Things Done. Hänen konseptinsa tavoite on vapauttaa ajatuskapasiteettia luovaan ja tuottavaan työhön. Allenin mallista on syntynyt suuri määrä Task Managereita tehtävien hallintaan. Nyt on kolmannen sukupolven vuoro. 5aDay on Energy Manager, jonka avulla hallitset paitsi tehtäviäsi ja ajankäyttöäsi myös oman energiasi käyttöä. Perinteisen tehokkuuden sijaan valjastat oikeaa energiaa oikeisiin asioihin oikeaan aikaan. 20/80-analyysit Luettele ensin tärkeimmät tulokset/vaikutukset, joita haluat saada, sekä tärkeimmät tulokset/vaikutukset, joita et halua saada. Muodosta sitten sinun kannaltasi tärkeitä analyysipareja käyttäen hyväksi Pareton periaatetta: Mitkä 20 prosenttia xx:stä tuottavat minulle 80 prosenttia halutuista tuloksistani? Mitkä 20 prosenttia xx:stä tuottavat minulle 80 prosenttia ei-halutuista tuloksistani? ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 9

10 Keksi mahdollisimman monta panosta xx, kuten ihmiset, tilanteet, asiakkaat, tapaamiset, kokoukset, sähköpostit, puhelut, jne. Tee tärkeimmistä yhdistelmistä analyysi. Esimerkiksi: Mitkä ovat ne 20 % tehtävistä, jotka tuottavat 80 % halutuista tuloksistani? Mitkä ovat ne 20 % tehtävistä, jotka aiheuttavat 80 % ei-halutuista vaikutuksista? Keitä ovat ne 20 % ihmisistä, jotka tuottavat minulle 80 % onnellisuudestani? Keitä ovat ne 20 % ihmisistä, jotka tuottavat minulle 80 % harmeistani? Mitkä ovat ne 20 % tilanteista, jotka tuottavat minulle 80 % energiastani? Mitkä ovat ne 20 % tilanteista, jotka vievät minulta 80 % energiastani? Tee 20/80-analyyseistä seikkailu ja nauti niiden synnyttämistä oivalluksista. Tällä tavalla voit sekä säästää että vapauttaa huomattavia määriä energiaa. Ystäväsi 5aDay 5aDay-palvelun oikeassa yläkulmassa on kolmen vaakaviivan valikko, jonka alta löydät noin kymmenen minuutin ohjattu rentoutus, joka pohjautuu alla olevaan tekstiin. Salli itsellesi energisoivia taukoja kuuntelemalla äänitettä tai lukemalla tekstiä. 5aDay on kuin hyvä ystävä, jonka kanssa voit jutella luottamuksellisesti kahden kesken. Hän on myös kuin hiljainen palvelija, joka on aina valmiina sinua varten. Hän auttaa sinua lisäämään rennon aikaansaamisen energiaa. Sinähän arvostat aikaansaamista ja tiedät sisimmissäsi, että on mahdollista saada yhä enemmän aikaan yhä rennommin. Jo ystäväsi nimi 5aDay kertoo sen, että hän edustaa enemmän laatua kuin määrää: korkeintaan viisi hyvin valittua tehtävää päivässä riittää. Hän on luonteeltaan vaatimaton ja hillitty ja voit luottaa siihen, että yhdessä toimiessanne hiljaa hyvä tulee. Hän on myös helposti lähestyttävä, yksinkertainen ja intuitiivinen. Turha monimutkaisuus on riisuttu pois helpottamaan elämääsi. 5aDay on hyvin salliva, suorastaan lempeä, eikä pakota sinua mihinkään. Hän ei ota kantaa eikä syyllistä, tunnet hänen kanssaan armollisuutta. Yhdessä ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 10

11 asiassa hän on kuitenkin tiukka: sinä valitset ja sinä kannat vastuun valinnoistasi. Toimit koko ajan tietoisemmin nauttien itsesi johtamisesta. 5aDay on harvinaisen kärsivällinen. Ei hoputa, ei hälytä, ei rankaise, vaikket tekisikään niitä asioita, joita ensin lupaat. Hänelle riittää, että huomaat mahdolliset epäkohdat itse. 5aDay on myös kuin hyvällä asialla oleva Troijan hevonen: Päältä hän näyttää rationaaliselta, kun hän kohdistaa huomiosi tehtävien priorisointiin ja arviointiin valitun suunnan mukaisesti. Mitä enemmän tutustut häneen sitä paremmin ymmärrät, että hän on mielekkäämmän työelämän lähettiläs. Hän vie sinut huomaamatta innovatiivisempaan ja iloisempaan toimintaan. 5aDay vapauttaa sinulle aikaa ja energiaa toimia luovemmin kuin ylikuormittunut henkilö. Käytön myötä stressi ja riittämättömyyden tunteet saavat väistyä ja tilalle toimintaasi tulevat usko, innostus ja tekemisen ilo. Käytön myötä luottamuksesi kasvaa päivä päivältä. Alat luottaa yhä enemmän omiin kykyihisi, voimavaroihisi ja tuloksiisi. Parikäytön myötä luottamus toiseen henkilöön kasvaa ja ryhmäkäytössä teillä kehittyy nopeasti luottamuksen ja avoimuuden ilmapiiri. Henkinen ja aineellinen hyvinvointi kulkevat käsi kädessä. 5aDay auttaa sinua henkiseen hyvinvointiin konkretisoimalla sinulle päivittäin onnistumisesi. Luotte yhdessä sarjan juhlahetkiä arkeen. Aineellinen hyvinvointi syntyy aikaansaannoksistasi ja tehokkuudestasi. Käytön myötä sinulle kehittyy tarkka pelisilmä. Sinulle kasvaa kyky havaita tilanteita kuin helikopterin kyydistä ja pystyt näkemään metsän puilta. Alat yhä nopeammin ja paremmin löytää olennaisimmat asiat monimutkaisistakin kokonaisuuksista. 5aDay on ystävä, joka auttaa sinua löytämään Elementtisi ja pysymään siinä. Elementissäsi hyödynnät täysillä omia varsinaisia voimavarojasi ja uskallat toimia intohimoisesti koko sydämelläsi. Elementissäsi toimiminen on aikaansaamisen perusedellytyksiä. 5aDay muuttuu päivä päivältä luonnollisemmaksi päivittäiseksi rutiiniksisi. Nautit varmuudesta, joka tulee olennaisten tehtävien valinnasta. Keräät onnistumisen tunteita aikaansaamisistasi. Tarkistat tavoitteitasi ja fokusalueitasi vastaamaan syvimpiä halujasi. On suorastaan ilo olla, saada ja tehdä. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 11