Vapautat aikaa ja energiaa keskittymällä muutamaan

Transkriptio

1 v Minityökalu 3 Kun koet olevasi S-käyrällä ylisuoritusten alueella C:n ja D:n välillä: Vapautat aikaa ja energiaa keskittymällä muutamaan olennaiseen asiaan Riittämättömyyden tunne alkaa väistyä ja tilalle palaavat työn ilo ja hallinnan tunne. Torfinn Slåen, Innomieli Oy, ,

2 Koet olevasi S-käyrän C:n ja D:n välillä. Olet hyvässä seurassa! Yllättävän suuri osa suomalaisista on tällä hetkellä samassa tilassa. Paineet ovat suuret ja vaikka kuinka paljon teet, jäljelle jää silti riittämättömyyden tunne. Enää ei ole kannata tehdä enempää tai kovempaa. Nyt on päästävä takaisin C:n vasemmalle puolelle. Ratkaisu löytyy valikoivuuden kiehtovista periaatteista. Tulokset C:n ja D:n välillä oleva ihmi- C nen on usein ymmällään siitä, D miksi vanhat konstit eivät enää riitä. Sinun on vaikea B hyväksyä, että osa rakkaista toimintatavoistasi on meneta tänyt voimansa tai jopa alkapanokset vat toimia itseään vastaan. Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 2

3 Paineiden alla on luontevaa sortua More of the same -strategiaan eli lisätään samanlaisia panoksia. Tämä johtaa vääjäämättä tulostason laskuun. Kun mennään liian pitkälle, katkeaa toiminta kuin liian pitkälle jännitetty kuminauha. Näin ei tarvitse olla. Jos olet tarpeeksi pitkällä matkalla D:hen, eivät kehotukset töiden vähentämisestä tavoita sinua. Uskot sinnikkäästi, että panosten määrää ei voida vähentää. Etkä välttämättä suostu tekemään muitakaan muutoksia. Tarjoan sinulle tällä minityökalulla toimivan keinon, joka ei puutu työntekosi määrään, ei ainakaan tässä vaiheessa. Saat tehdä niin paljon kuin haluat. Lähdemme tarkistamaan toimintasi vaikutuksia. Saat keinoja lisätä valikoivuutta ja pääset sen kautta C:n vasemmalle puolelle, missä tulokset suhteessa panoksiin ovat parhaat mahdolliset. Riittämättömyyden tunne alkaa väistyä ja tilalle palaavat työn ilo ja hallinnan tunne. Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 3

4 20/80-analyysit Kuvittele 100 henkilön joukko. Jaa joukko yhteen 80 hengen ja yhteen 20 hengen tiimiin. Nyt olisi syytä odottaa, että 80 hengen tiimi saa aikaan noin neljä kertaa enemmän tuloksia kuin 20 hengen tiimi, eikö niin? Kuvittele nyt hassua maailmaa, jossa 20 hengen tiimi saa aikaan enemmän kuin 80 hengen tiimi. Tee tästä hassusta maailmasta vielä hassumpi kuvittelemalla, että 20 hengen tiimi saavuttaa neljä kertaa enemmän kuin 80 hengen tiimi. Mahdotonta? Epätodennäköistä? Mitä, jos jonain päivänä huomaat, että hassu maailma ei itse asiassa olekaan hassu, vaan meidän todellisuutemme? Meidän maailmamme näyttää rutiininomaisesti jakautuvan muutamaan voimakkaasti tulokselliseen tekijään ja suureen joukkoon paljon vähemmän tuloksellisia tekijöitä. Tämä epätasainen jakautuminen on meille järjenvastaista, me emme odota sitä. Olemme ikään kuin ohjelmoituja kenties tasaarvoisuuden ja solidaarisuuden nimissä odottamaan, että kaikki tekijät ja panokset tuottavat yhtä paljon tuloksia. Todellisuudessa tilanne on kaukana siitä. Ilmiö tekijöiden epätasaisesta vaikutuksesta tunnetaan 20/80- periaatteena ja se on valikoivuuden kivijalka ja pelastaja. Sveitsin Lausannen yliopiston taloustieteen professori Vilfredo Pareto ( ) havaitsi ensimmäisenä 20/80-lainalaisuuden. Hän tutki varallisuuden jakautumista yhteiskunnassa ja huomasi, että 20 prosenttia ihmisistä omistaa 80 prosenttia varallisuudesta. Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 4

5 Pareto havaitsi myös, että kysymyksessä on hyvin universaalinen periaate. Hän huomasi, että 20 prosenttia ihmisistä, luonnonresursseista, taloudellisista panoksista tai mistä tahansa mitattavista inputeista johtaa tyypillisesti noin 80 prosenttiin tuloksista, seurauksista tai outputeista. Työntekoon liittyen Pareton periaate sanoo, että 20 prosenttia tehtävistä saa aikaan 80 prosenttia halutuista tuloksista. Vastaavasti 20 prosenttia tehtävistä saa aikaan 80 prosenttia EI-halutuista tuloksista. Kun 20 prosenttia tehtävistä tuottaa sinulle 80 prosenttia onnistumisen tunteista työssä, niin vastaavasti 20 prosenttia tehtävistä tuottaa sinulle 80 prosenttia harmeista ja stressistä. Kun 20 prosenttia asiakkaistanne tuo 80 prosenttia tuloksista, niin toinen 20 prosenttia aiheuttaa teille 80 prosenttia kuluistanne. PARETON LAKI eli 20/80-PERIAATE Mitä luulemme: kaikki panokset tuottavat saman verran tuloksia. Mitä tapahtuu: noin 20 prosenttia panoksista saa aikaan noin 80 prosenttia tuloksista. Suhdelukuja ei saa ottaa liian kirjaimellisesti, ne ovat noinlukuja. Suhde voi tosin usein olla vielä rajumpi. Löytyy monia yh- Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 5

6 teyksiä, joissa suhdeluku on 90/10, 95/5 tai peräti 99/1. Maailmassa on noin kieltä. Niistä sataa eli vaivaista 1,5 prosenttia puhuu 90 prosenttia maailman ihmisistä. Juju on nyt siinä, että valitset tehtäviä Pareton periaate mielessäsi. Rupeat tietoisesti valitsemaan ja arvioimaan tehtäviä sen mukaan, tuottavatko ne haluttuja vai ei-haluttuja tuloksia ja vaikutuksia. Kun löydät ne 20 prosenttia tehtävistä, jotka tuottavat 80 prosenttia halutuista tuloksista, kannattaa tehdä kaksi asiaa: Tee lisää vaikuttavimpia tehtäviä ja tuloksesi kasvavat entisestään. Keskity esimerkiksi entistä paremmin parhaisiin asiakkaisiin ja rakenna heidän kanssaan entistä parempia win-win-suhteita. Tutki vähiten vaikuttavia tehtäviä ja keksi tapoja, joilla voit nostaa niiden vaikutusta. Jos parannuksia ei löydy, lakkaa tekemästä niitä asioita. Ne vievät liikaa panoksia tuloksiin nähden. Kerron vähän myöhemmin, miten voit tehdä nämä tietoiset valinnat helposti arjessa. Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 6

7 Seurannan voima Kiireessä ja paineiden alla kaksi tärkeää asiaa jää helposti pois: priorisointi ja seuranta. Töitä painetaan enemmän tai vähemmän sumussa. Edellä käsiteltiin priorisoinnin merkitystä. Nyt on seurannan ja tehdyn arvioinnin vuoro. Miksi seurantaa ja arviointia? Apollon matka kuuhun oli lähtökohtaisesti mahdoton tehtävä. Kun silloinen USA:n presidentti John F. Kennedy 1960-luvun alussa asetti tavoitteeksi lennättää miehen kuuhun vuosikymmenen loppuun mennessä, oli se varsin rohkea veto. Se oli silloin koko kansakunnan ja jopa ihmiskunnan iso taivaskuva, mahdottomalta tuntuva tärisyttävä tavoite. Tavoite saavutettiin , ja Neil Armstrong lausui kuuluisat sanansa: Tämä on pieni askel ihmiselle, suuri askel ihmiskunnalle. Kaikkien mielestä se oli uskomaton tarkka-ammuntatehtävä. Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 7

8 Vähemmän tunnettu on tosiasia, että Apollo oli menossa väärään suuntaan yli 90 prosenttia ajasta. Tarkka-ammunta onnistui ainoastaan siksi, että kurssia jatkuvasti seurattiin ja korjailtiin. Sama periaate pätee työnteossa: jos haluat saada normaalista poikkeavia tuloksia ja päästä vaikeaan maaliin, onnistuu se ainoastaan jatkuvalla toiminnan seurannalla ja korjauksella. Seurannan perimmäinen tarkoitus on varmistaa halutut tulokset. Se tehdään antamalla aivoille ja erityisesti alitajunnalle mahdollisimman reaaliaikaista palautetta ja ohjausta. Suosittelen seurantaa, joka poikkeaa perinteisestä tuloshakuisesta seurannasta ainakin kolmella tavalla. Vertaa omiin suorituksiisi etkä muihin ihmisiin. Kun vertaat muihin, löytyy aina joku masentavasti parempi, kauniimpi, rikkaampi, etevämpi ja sopivampi kuin sinä. Huomion siirtäminen auttaa myös tehtävien suhteen. Ilahdu tehdyistä saavutuksista ja kirjaa ne ylös. Se antaa energiaa. Kaikkien tekemättä olevien tehtävien tuijottaminen masentaa. Vertaa lähtökohtaan karkaavan ihannetavoitteen sijaan. Jos mittaat saavutuksiasi vertaamalla niitä johonkin ihanteeseen, on se kuin yrittäisit saavuttaa horisontin. Et koskaan pääse horisonttiin, sillä se siirtyy koko ajan kauemmas. Arvioi saavutuksiasi vertaamalla niitä siihen, mistä aloitit. Jos mittaat saavutuksiasi jollain muulla tavalla, olet aina turhautunut. Arvioi mitä oikeasti tapahtuu syyllistämättä itseäsi tai muita. Seurannan tarkoitus on ohjata omaa toimintaasi Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 8

9 samalla tavalla kuin Apolloa ohjattiin kuulennon aikana. Seuraa mahdollisimman reaaliaikaisesti, missä olet ja mihin olet menossa. Oman toimintasi neutraali ja rehellinen seuranta on haastavaa. Välillä tekee mieli kaunistella tuloksia, välillä tekee mieli väistellä totuutta. Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 9

10 Viikon tehtävä Minityökalujen idea on tarjota sinulle pika-apua ongelmaan. Viikon aikana valitset ja arvioit tärkeimpiä omia tehtäviä. Huomaat, miten tietoinen valikoivuus ja onnistumisten kerääminen alkavat välittömästi vaikuttaa myönteisesti tilanteeseesi. Sumu hälvenee, työn ilo palaa ja huomaat, että vähemmän voi tosiaan olla enemmän. 1. Tulosta ja täytä lopussa olevat lomakkeet. 2. Valitse ensin koko viikon tärkein tehtävä, tai ainakin yksi tärkeimpien joukossa. Kirjaa tehtävän tulostavoite eli mitä haluat siitä syntyvän. 3. Kirjaa jokaisen päivän aamuna (tai edellisenä iltana) kyseisen päivän kolme tärkeää tehtävää ja niiden tulostavoitteet. 4. Kirjaa jokaisen päivän päätteeksi valittujen tehtävien toteutunut tulos eli mitä tuloksia oikeasti syntyi. 5. Kirjaa viikkoon tai päiviin liittyviä muita havaintoja Muistiinpanot-kenttään. Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 10

11 6. Kirjaa viikon päätteeksi viikon päätehtävän toteutunut tulos. 7. Nauti aikaansaannoksistasi. Bonustehtävä Tehokkuushakuisuudessamme unohdamme helposti palautteenantamisen tärkeyden itsellemme. Tässä sinulle ehdotus päivittäiseksi tavaksi sen jälkeen, kun olet tehnyt tämän minityökalun viikon tehtävät: Pidä minitauko joka tehdyn tehtävän jälkeen ja palkitse itseäsi siitä, että teit sen. Palkitseminen voi olla mitä vain sellaista, josta nautit. Yksinkertaisimmillaan se voi olla kuviteltu ylävitonen itsesi kanssa: hei, sinä teit sen! Tulet yllättymään tämän yksinkertaisen tavan vaikutuksesta. Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 11