Warrantti ry:n toimintasuunnitelma Johdanto Jäsenpalvelutoiminta Alumnivastaava Kv-vastaava...

Transkriptio

1 Warrantti ry Toimintasuunnitelma 2015

2 1. Johdanto Jäsenpalvelutoiminta Alumnivastaava Kv-vastaava Jaosto- ja kerhotoiminta Kulttuuri- ja Projektijaosto Yrityssuhdejaosto Wykyzinen toimitus Liikuntajaosto Edunvalvontajaosto Kerhot EDUNVALVONTA Paikallinen edunvalvonta Uudet opiskelijat KULTTUURI- JA VAPAA-AJANTOIMINTA Warrantin tärkeimmät tapahtumat (ks. kuvio 2) : Wykypäivä Vuosijuhlaviikko NESU TIEDOTUS JA WYKYZINE Tiedotustoiminta Sähköpostitiedotus Internet-sivut Forum Tiedottajan muut tehtävät Wykyzine YRITYSYHTEISTYÖ

3 7.1. Excursiot Vuosijuhlat Haalarit Wykyzine-mainosmyynti Ekonomin elämänhallinta -kokonaisuus Vuonna 2014 kehitettävää TALOUS RAPORTOINTI Strategiaprosessi

4 1. Johdanto Warrantti ry. (myöh. Warrantti) on Vaasan yliopiston (VY) kauppatieteiden opiskelijoiden ainejärjestö. Yhdistyksen tehtävänä on toimia jäsentensä yhdistäjänä opintososiaalisissa asioissa, VY:n kauppatieteiden opiskelijoiden palveluorganisaationa ja edunvalvojana paikallisella sekä kansallisella tasolla. Warrantin toiminnan lähtökohtana on nykyisten jäsenpalvelujen ja tapahtumien ylläpitäminen ja kehittäminen. Warrantin toiminnalle on tärkeää osallistuva ja aktiivinen jäsenistö. Yhdistyksen on oltava lähellä opiskelijaa ja tapahtumien tunnettavuutta on pyrittävä kasvattamaan. Uusien opiskelijoiden liittymisaste on pidettävä korkeana yhdistyksen elinvoimaisuuden säilyttämiseksi. Toimintaa ohjaa ajatus yhdistyksen pitkäjänteisestä kehittymisestä. 2. Jäsenpalvelutoiminta Warrantin hallitus järjestää päivystyksen Warrantin huoneella kolmena päivänä viikossa klo Päivystysaika on kiinteä koko toimintavuoden ajan. Hallitus voi yhteisellä, perustellulla päätöksellä perua päivystyksen tiettynä ajankohtana. Päivystyksen peruuttamisesta tulee ilmoittaa jäsenistölle ajoissa. Keväällä ja syksyllä järjestetään Warrantin jäsenpäivä, jonka tavoitteena on kerätä palautetta jäsenistöltä sekä informoida jäsenistöä järjestön palveluista ja tapahtumista. Jäsenistöä pyritään rohkaisemaan sähköisen palautteen antamiseen Alumnivastaava Warrantin varapuheenjohtaja toimii alumnivastaavana. Alumnivastaava kehittää yhdistyksen alumnitoimintaa vuoden aikana. Alumnivastaava luo suuntaviivat alumnitoiminnalle ja kartoittaa onnistuvan alumnitoiminnan toteuttamisen laajuuden sekä toimintamuodot. Alumnitoimintaan kuuluu valmistuvien opiskelijoiden illallisen järjestäminen keväällä yhteistyössä Suomen Ekonomien & Vaasan Ekonomien kanssa, sekä Warrantin onnittelukirjeen lähetyksen varmistaminen valmistuneille. Alumnivastaava tukee perustetun Warrantin alumnit facebook ryhmän toimintaa ja toimii kontaktina Warrantin ja alumnien välillä. Alumnivastaava pyrkii ohjaamaan alumnien toimintaa kohti itsenäisesti toimivaa alumniyhdistystä Kv-vastaava Vuonna 2013 Kansainvälisten asioiden vastaava hoitaa järjestön kansainvälisiä suhteita sekä toimintaa. Hallitus valitsee KV-vastaavan keskuudestaan. KV-toimintaa kehitetään vuoden 2013 aikana lisäämällä vaihto-opiskelijoille ja tutkintoopiskelijoille tiedottamista Warrantista ja sen tapahtumista. Vuonna 2013 kv-sitsien järjestäminen jätetään VYY:n vastuulle. KV-vastaavan tulee myös kartoittaa mahdollisuutta tiivimpään 4

5 yhteistyöhön ESN:n ja DSC:n kanssa. Warrantin nettisivujen englanninkielistä sisältöä tulee myös kehittää. KV-vastaava vastaa näistä asioista yhdessä tiedottajan kanssa. 3. Jaosto- ja kerhotoiminta Organisaation mukaisten jaostojen toiminnan ylläpito on jaostojen puheenjohtajien, eli sektorijaostovastaavien vastuulla. Sektorijaostovastaavien toimintaa ja jaostotoiminnan johtamista koordinoi hallituksen sisällä varapuheenjohtajapuheenjohtaja. Jaostoja tulee säännöllisin väliajoin motivoida ja palkita. Warrantin hallitus sitoutuu myös tarvittaessa auttamaan jaostoja. Jaostoihin haetaan kirjallisella hakemuksella, minkä jälkeen sektorivastaava päättää haastattelun jälkeen jaoston kokoonpanon. Jaostossa toimimisesta saa virallisen todistuksen, mikä edellyttää aktiivista osallistumista toimintaan. Jaostojen vanhojen jäsenten jatko-optio toteutetaan siten, että jaostolaisen ei tarvitse tehdä uutta hakemusta. Sektorivastaava(t) kuitenkin päättävät jaostolaisten jatkosta jaostossa Kulttuuri- ja Projektijaosto Kulttuuri- ja vapaa-ajan toiminnasta vastaavat kulttuurivastaava kulttuurijaoston kanssa sekä projektivastaava projektijaoston kanssa. Projektijaosto on projektivastaavien alainen toimijaryhmä, joka kokoaa tapahtumien järjestämisestä kiinnostuneet jäsenet yhteen. Projektijaoston päävastuu koostuu bileiden järjestämisestä Vaasassa ja matkojen järjestämisestä muiden kylterikaupunkien tapahtumiin ja liikunnallisten tapahtumien järjestämisestä. Kulttuurijaoston vastuulla on erilaisten kulttuuritapahtumien järjestäminen Yrityssuhdejaosto Yrityssuhdevastaavan koordinoima yrityssuhdejaosto huolehtii yhteyksistä yritysmaailmaan, kuten esimerkiksi Wykyzinen mainosmyynnistä, haalareiden mainosmyynnistä ja WykypäivänVuosijuhlien sponsoroinnista sekä yhteydenpidosta yrityksiin. Lisäksi yrityssuhdejaosto vastaa Warrantin yritysexcursioista Wykyzinen toimitus Wykyzinen toimitus vastaa yhdessä päätoimittajan kanssa lehden sisällöntuotannosta ja taittamisesta, sekä jatkossa mahdollisesti myös mainosmyynnistä, mikäli sopiva jaostolainen löytyy. Verkkolehti pyritään julkaisemaan painetun lehden ohella, sekä verkkolehden ohella pyritään tarjoamaan lisää sähköistä sisältöä Liikuntajaosto iikuntajaosto järjestää urheilu ja liikunta tapahtumia, lajikokeiluja sekä muita tapahtumia liittyen urheiluun tai liikuntaan. Liikuntajaosto vastaa Warrantin urheilutarjonnan laajentamisesta jäsenistön kokoa vastaavaksi. 5

6 3.5. Edunvalvontajaosto Edunvalvontajaosto on Warrantin koulutuspoliittisen vastaavan vastuulla, ja se koostuu istuvan hallituksen KOPOsta, puheenjohtajasta, yksiköiden opiskelijaedustajista, sekä kauppatieteellisen tiedekuntaneuvoston opiskelijaedustajista, sekä Warranttilaisten edustajistoryhmän puheenjohtajasta. Warrantin edunvalvontajaosto toimii edunvalvonnallisesti ajankohtaisten asioiden keskustelufoorumina Kerhot Yhdistyksen säännöt ja organisaatio mahdollistavat alayhdistysten, kerhojen ja toimijaryhmien perustamisen. Näiden toiminnan koordinointi on hallituksen vastuulla. Yhdistyksen varapuheenjohtaja on ensisijaisesti vastuussa kerhojen toiminnan seuraamisesta. Toimintaa voidaan tukea myös taloudellisesti, budjetoitujen resurssien rajoissa. Kerhojen talouden seuraamisesta huolehtii yhdistyksen talousvastaava. Hallitus on vastuussa toimijaryhmien tasapuolisen kohtelun varmistamisesta. Kerhojen talouden hoitaminen määritellään tarkemmin Warrantin talousohjesäännössä. Varapuheenjohtaja panostaa siihen, että kynnystä uusien kerhojen perustamiseen madalletaan entisestään selkeämmän viestinnän, sekä valmiiden materiaalien avulla. 4. EDUNVALVONTA Warrantti toimii VY:ssa aktiivisena kauppatieteiden opiskelijoiden edunvalvojana ja edunvalvonnasta vastaa Warrantin hallitus koulutuspoliittisen vastaavan (KOPO) johdolla. Kylterinäkökulma tulee olla huomioituna kaikessa kauppatieteiden opiskelua koskevassa päätöksenteossa. Paikallisessa edunvalvonnassa vaikutetaan VY:n ja Vaasan yliopiston ylioppilaskunnan (VYY:n) hallintoelimissä. KOPO:n tulee olla tiiviissä yhteistyössä VYY:n KOPO-vastaavan kanssa. Vaikuttamistyön tehostamiseksi Warrantin puheenjohtaja ja KOPO osallistuvat pyydettäessä Warranttilaiset -edustajistoryhmän tapaamisiin ja tarvittaessa edustajiston kokouksiin. Warrantti tekee edunvalvonnassa yhteistyötä VYY:n, Suomen Ekonomiliiton (SEFE) Suomen Ekonomien (Ekonomit), muiden kylteriyhteisöjen sekä muiden vaasalaisten opiskelijayhteisöjen kanssa. VYY on keskeinen vaikuttamisareena koulutuspoliittisessa, sosiaalipoliittisessa ja kansainvälisten asioiden edunvalvonnassa. Paikallisessa edunvalvonnassa ja VYY:n toimintaan vaikutettaessa tehdään yhteistyötä VYY:n ainejärjestöjen kanssa. Kauppatieteellisen alan edunvalvonnassa tehdään yhteistyötä Suomen Ekonomien, kylteriyhteisöjen ja monialaylioppilaskuntien hallitusten kylterijäsenten kanssa. Warrantin omat kannanotot valmistelee KOPO yhteistyössä puheenjohtajan kanssa. Mentorointiprojektin osalta pyritään kartoittamaan tehokkaammin yhteistyömahdollisuuksia yliopiston kanssa mentoreiden saamiseksi, tavoitteena, että yliopisto ja VasE hankkisivat mentorit ja Warrantti opiskelijat. mentorit hankitaan tulevina vuosina Warrantin alumnien joukosta ja aktorit Warrantin jäsenistöstä. KOPO pyrkii jatkamaan mentorointi ohjelmaa syksyllä 2015 yhteistyössä Vaasan kylteriyhdyshenkilön kanssa. 6

7 4.1. Paikallinen edunvalvonta KOPO osallistuu aktiivisesti VYY:n edunvalvontavaliokunnan toimintaan ja tiedottaa siitä muulle hallitukselle. Hän osallistuu myös SEFEn koulutuspoliittiseen toimintaan ja sektoritapaamisiin. Silloin kun mahdollista myös puheenjohtaja osallistuu edunvalvontavaliokunnan tapaamisiin. Warrantti tuo aktiivisesti esille opiskelijanäkökulmaa kauppatieteellisessä tiedekunnassa tapaamalla hallinnon henkilökuntaa ja dekaania. Warrantin puheenjohtaja ja KOPO käyvät tiedekuntahallinnon kanssa kuukausittain W-kahveilla keskustelemassa molempien ajankohtaisista asioista. KOPO vastaa hyvien yhteyksien luonnista tiedekuntaan ja organisoi yksiköiden opiskelijadustajien toimintaa. Puheenjohtaja ja KOPO pyrkivät vuonna 2015 saamaan osallistumisoikeuden yliopiston rehtorin kahveille. Warrantti tiivistää myös yhteistyötä Tutti ry:n kanssa teknillisessä tiedekunnassa opiskelevien KTM-opiskelijoiden asioissa. Tiedekuntaneuvostossa opiskelijoita edustavat edustajiston valitsemat opiskelijajäsenet. Tullakseen tietoiseksi tiedekunnan päätöksistä ja ajankohtaisista asioista Warrantti on säännöllisesti yhteydessä opiskelijajäseniin ja ylläpitää molemminpuolista tiedonkulkua. Koulutuspoliittisissa asioissa toimitaan ja tiedotetaan aktiivisesti. Warrantin jäsenmäärän jatkuvan kasvamisen vuoksi myös edunvalvontasektoria tulee kehittää eteenpäin. Opintoasioissa Warrantin päätavoite on opetuksen laatu ja saatavuus. Lisäksi Warrantti vaikuttaa aktiivisesti kauppatieteiden opetuksen kurssipalautejärjestelmän kehittämiseen opetuksen laadun varmistamiseksi. Koulutuspolitiikassa opiskelijoiden kannalta tärkeitä tekijöitä ovat opetussuunnitelmien pitävyys, opintoaikatauluista tiedottaminen, henkilökohtaiseen opintosuunnitteluun tarjottu tuki, opiskelijoille suunnattu palaute, joustavammat tenttimismahdollisuudet sekä opetussuunnitelmiin ja tutkintoon liittyvistä muutoksista tiedottaminen (ks. kuvio 1). Vuoden aikana Warrantti osallistuu kauppatieteellisen tiedekunnan järjestämään pääaineinfoon tiedekunnan kanssa erikseen sovittavalla tavalla. Paikallisen koulutuspolitiikan kärjet 2015 Opetussuunnitelmien pitävyys Opintoaikatauluista tiedottaminen Opetussuunnitelmiin ja tutkintoon liittyvistä muutoksista tiedottaminen Opiskelijoille suunnattu palaute Henk. koht. opintosuunnittelun tuki 7 Joustavammat tenttimismahdollisuudet kuvio 1.

8 Yksikön opiskelijaedustajat huolehtivat opiskelijan äänen kuulumisesta yksiköissä, yksiköiden toimintatapojen ja saman pääaineen opiskelijoiden yhteistyön kehittämisestä. Vuoden aikana KOPO kehittää yhdessä tiedekuntahallinnon, yksiköiden ja yksiköiden opiskelijaedustajien kanssa opiskelijaedustajatoimintaa. Yksiköiden kanssa yhteistyössä järjestetään esimerkiksi yksikkökahveja ja infotilaisuuksia. Yksikön opiskelijaedustajien toimintaa kehitetään vastuullisemmaksi, niin että yksiköiden sisäinen toiminta ja aktiviteetit lisääntyvät tai monipuolistuvat, ja näin yksiköiden opiskelijoiden keskinäistä yhteenkuuluvuuden tunnetta vahvistetaan. Yksiköiden opiskelijaedustajien tulee olla tuttu näky oman yksikkönsä opiskelijoille. Vuoden aikana Warrantti toteuttaa Vuoden luennoitsija -äänestyksen ja valmistelee esitykset Ekonomiliiton opetuspalkinto- ja Hyvä Opettaja -kilpailuihin. Keväällä kysytään jäsenistöltä kesätenttivaihtoehtoja sähköpostilistan ja/tai internetsivujen kautta. Keväällä toteutetaan Warrantin toimintaa koskeva jäsenkysely, jonka valmistelussa otetaan huomioon strategiaprosessin tarpeet. Tenttiarkiston päivittämisestä vastaa Warrantin sihteeri yhdessä koulutuspoliittisen vastaavan kanssa. Tenttiarkisto on pidettävä ajan tasalla Uudet opiskelijat Uusien opiskelijoiden perehdyttämisestä opiskeluihin vastaavat tuutorit. Tuutoroinnin järjestämisestä vastaa VYY. Warrantti vastaa KTM-tuutoreiden perehdyttämisestä yhdistyksen toimintaan ja jäsenpalveluihin sekä tutustumisesta Warrantin hallitukseen. SEFEn markkinointi on pääasiassa kylteriyhdyshenkilön vastuulla. Keväällä tuutoreille järjestetään infoilta ja syksyllä ennen uusien opiskelijoiden saapumista tuutorimökki yhdessä SSHV:n kanssa, mikäli mahdollista. Näiden tapahtumien järjestämisestä vastaa fuksivastaava. Warrantti esittelee toimintaansa uusille KTM-opiskelijoille yhteisessä infotilaisuudessa. Fuksiryhmille järjestetään WarranttiWartit, joiden tarkoituksena on kertoa jäseneksi liittymisen eduista. Uusia opiskelijoita motivoidaan aktiiviseen osallistumiseen Fuksipassilla. Tuutoriyhteistyötä ja jäsenasioita koordinoi hallituksen varapuheenjohtaja. Warrantti pyrkii saamaan suurempaa roolia KTM-tutoreiden valinnassa, jotta valittavat tutorit vastaisivat entistä paremmin heille osoitettuja odotuksia. KTM-tutorien koulutuksessa tulee kiinnittää erityistä huomiota jaosto- ja kerhotoimintaan uusien opiskelijoiden tiedonsaannin varmistamiseksi.. Keväällä ja syksyllä järjestetään jaostoinfo-tilaisuus jaostohaun aikana, jossa jaostojen toimintaa esitellään jaostohausta kiinnostuneille. 8

9 5. KULTTUURI- JA VAPAA-AJANTOIMINTA Warrantti järjestää kulttuuri- ja vapaa-ajantoimintaa jäsenistölleen. Tämä toiminta on tärkeä osa Warrantin palvelutarjontaa ja näkyvin jäsenetu. Tarkoituksena on luoda ja ylläpitää kylterihenkeä VY:ssa sekä edesauttaa kauppatieteiden opiskelijoiden henkistä ja fyysistä hyvinvointia. Kulttuuri ja vapaa-ajan toimintaa pyritään monipuolistamaan resurssien puitteissa. Lisäksi kulttuurivastaava vaalii Warrantin perinteitä koko yhdistyksen sisällä Perinneseuran neuvoja hyödyntäen. Warrantin suurimpiin tapahtumiin täytyy hankkia vakuutus. Tämä hoidetaan tapahtumakohtaisesti. Warrantin järjestämien tapahtumien tarkoitus on tarjota jäsenistölle mahdollisuus hauskaan yhdessäoloon ja rentoutumiseen. Bileiden lippujen tulee olla jäsenille selkeästi edullisempia kuin yhdistykseen kuulumattomille. Bileiden ajankohta on ratkaiseva ja se tulee ottaa huomioon järjestötapaamisissa. Bileitä järjestetään sopimusravintolan kanssa yhteistyösopimuksen mukaan ja yhdessä NESU:n (Nordiska Ekonomie Studerandes Union) kanssa. NESU-puheenjohtajalla on tärkeä rooli vapaa-ajan toiminnassa Warrantin tärkeimmät tapahtumat (ks. kuvio 2) : Jäsenpäivä NESU-sitsit ja jatkot Warrantti-SSHV -sitsit Maaliskuun NESU-sitsit Wykypäivän bileet & edeltävän päivän NESU-sitsit NESUn vappusitsit ja bileet Warrantin Wappupiknik ja Merikotkan lakitus Kesätenttibileet Kylteriäiset & iltabileet Liikuntatapahtuma (Warrantti&SSHV-pesis / Kylterirun) Nesun harkkasitsit ja jatkot Vuosijuhlaviikko Lokakuun NESU-sitsit + jatkot Halloween Pool Partyt Marraskuun bileet Jäsenetuillat (väh. kerran lukukaudessa, mahd. bileiden yhteydessä) NESUN Hallituksenvaihtositsit Shownight/vastaavat isot bileet Mahdollisia muita tapahtumia: Laskuvarjokurssi keväällä (ekonomin elämänhallinta kok.) Golf-kurssi keväällä (ekonomin elämänhallinta kok.) Purjehduskurssi syksyllä (ekonomin elämänhallinta kok.) 9

10 Ratsastus- tai sukelluskurssi (ekonomin elämänhallinta kok.) Kiipeilykurssi (ekonomin elämänhallinta kok.) Warrantti ry:n tärkeimmät tapahtumat Jäsenpäivä Hallituksenvaihtositsit NESU -sitsit VIP-ilta Warrantti & SSHV -sitsit VIP-ilta Halloween Pool Party Q4 Q1 Vuosijuhlaviikko Q3 Q2 NESUn Wykysitsit KylteriRUN Wykypäivä W&SSHV ta -pesis NESUn harkkasitsit Kylteriäiset NESUN vappusitsit Wappupiknik & Merikotkanlakitus Kesätenttibileet Kuvio 2. Warrantti ja Tutti ry järjestävät tammikuussa info-illan opintonsa aloittaville kauppatieteen sekä tekniikan opiskelijoille, jos aloittavien opiskelijoiden määrä on riittävän suuri. Warrantti osallistuu VYY:n järjestämiin kastajaisiin sekä keväällä että syksyllä Wykypäivä Wykypäivä järjestetään huhtikuun alussa. Tapahtuman järjestämisestä vastaa siihen rekrytoitu toimihenkilö. Hallitus tukee ja valvoo toimihenkilön työskentelyä tapahtuman järjestelyissä, sekä vastaa taloudellisesti merkittävien päätösten teosta. Toimihenkilön lähiesimiehenä toimii puheenjohtaja. Tapahtuman järjestelyihin panostetaan ja ne aloitetaan heti vuoden alussa tapahtumapaikan varaamisella. Myös järjestyksenvalvonta ja turvallisuusjärjestelyt tulee ottaa huomioon. Wykypäivä pyritään saamaan paljon osallistujia niin Vaasasta kuin muista opiskelijakaupungeista. Tapahtuman markkinoinnin on oltava tehokasta ja aloitettava hyvissä ajoin, esimerkiksi muille kylteriyhteisöille Wykypäivän mainostaminen aloitetaan helmikuun alun 10

11 Kylteripäivillä. Ennen Wykypäivää järjestetään Wykysitsit. Tapahtumaa pyritään edelleen kehittämään kulurakenteen kärsimättä. Wykypäivän brandia tulee tehdä tunnetuksi muissa kylteriyhteisöissä. Aloittaville kauppatieteilijöille järjestetään Kylteriäiset syyskuussa. Tapahtuma koostuu kampusalueelle järjestetystä rastiradasta sekä iltabileistä yhteistyöravintolassa. Tarkoituksena on tehdä Warrantti, SEFE ja Warranttilaiset heti tutuksi kauppatieteilijöille ja luoda kylteriyhteishenkeä alusta alkaen. Rastinpitäjinä toimivat kiinnostuneet ja aktiiviset sidosryhmät. Tapahtumassa on huolehdittava ensiavun saamisesta. Tapahtumaan sisältyy ruokatarjoilu, mikäli sen järjestäminen on taloudellisesti järkevää. Warrantti osallistuu Warrantti&SSHV -pesäpallo-otteluun, sekä kansalliseen KylteriRUN - hyväntekeväisyysjuoksutapahtumaan. tai muuhun vastaavan kansallisen Kylteri tapahtuman järjestämiseen. Warrantin salibandyvuoroa sekä jalkapallovuoroa jatketaan. SalivuoronVuorojen toteuttamisesta vastaa projektivastaava.liikunvastaava yhdessä liikuntajaoston kanssa. Liikuntamuotoja tulee monipuolistaa laajempaa jäsenpohjaa palveleviksi. Tätä monipuolistamista tehdään yhdessä Warrantti Sport -kerhon kanssavuorotarjonnan laajentaminen ja kehittäminen on liikuntavastaavan vastuulla. Warrantin virallista jalkapallovuoroa jatketaan. Warrantti järjestää jäsenilleen vähintään kerran lukuvuodessa VIP-illan. Näiden tapahtumien osallistujamäärä on rajallinen ja tapahtumassa on tarjottava jäsenille sellaisia etuja, mitä muuten ei olisi saatavilla, esimerkiksi ruokatarjoilu tai yhteistä ohjelmaa. VIP- ja etuiltojen jälkeen on suotavaa järjestää mahdollisuuksien mukaan suuremmalle yleisölle avoimet bileet, jonne etuillassa olleet voivat luontevasti siirtyä. Suuremmista tapahtumista tehdään mahdollisesti haalarimerkki, kun taas pienemmistä tapahtumista lähtökohtaisesti ei. Asia tulee kuitenkin pohtia tapauskohtaisesti ja ottaa huomioon esimerkiksi dresscode (haalarit vai ei). Hallitus vastaa muiden kylteriyhteisöjen tapahtumien, kuten Kylteripäivien ja VVV-risteilyn sekä Hämeenkadun appron markkinoinnista. Projektivastaava järjestää kuljetuksen edellä mainittuihin tapahtumiin, mikäli osallistujia on riittävästi. Muihin kylteritapahtumiin osallistuminen tapahtuu hallituksen harkinnan mukaan. Mahdollisuuksien mukaan järjestetään myös tapahtumia muiden kylteriyhteisöjen kanssa, etenkin tiivistä yhteistyötä SSHV:n kanssa jatketaan. Perinteiset SSHV- Warrantti-sitsit pyritään toteuttamaan yhteistyössä SSHV:n kanssa keväällä. Syksyllä osallistutaan mahdollisuuksien mukaan poikkitieteellisten tai Warrantti&SSHV&Justus -sitsien järjestämiseen tai sekä että Vuosijuhlaviikko Warrantin 25. vuosipäivän kunniaksi järjestetään akateemiset vuosijuhlat lokakuun ensimmäisenä viikonloppuna. Vuosijuhlavalmistelut, kuten juhlan arvolle sopivan juhlapuhujan ja sponsoreiden hankkiminen, tulee aloittaa alkukeväällä. Yrityssuhdejaosto on vastuussa sponsoroiden 11

12 hankkimisesta yhteistyössä isännän ja emännän kanssa. Jäsenistön motivoiminen juhlatyöntekijöiksi on tärkeää. Isäntä ja emäntä perustavat tätä varten vuosijuhlatiimin keväällä, Vuosijuhlatiimiin tulee mahdollisuuksien mukaan rekrytoida myös vanhempien vuosikurssien opiskelijoita keväällä. Syksyllä aloittavista fukseista kootaan ns. nakkeja vuosijuhlatiimin tarpeisiin. Vuosijuhlien järjestämisestä vastaavat edellisenä syksynä rekrytoidut isäntä ja emäntä. KulttuurivastaavaPuheenjohtaja yhdessä muun hallituksen kanssa valvoo valmisteluiden etenemistä säännöllisen raportoinnin avulla Vuosijuhlien kulurakenteeseen ja laaditun budjetin noudattamiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota, siten että sponsoreilta saatua tuloa kasvatetaan, jotta tapahtuman kulurakenne olisi terveellä pohjalla. Warrantti pyrkii järjestämään ohjelmaa koko vuosijuhlaviikolle. Vuosijuhlaviikolla voidaan järjestää esim. vuosijuhlasitsit, tanssikurssi ja etikettikurssi. Itse vuosijuhla on juhlava ja arvokas tilaisuus. Juhlien suunnittelu aloitetaan heti tammikuussa, ja tarvittaessa edellisen vuoden kulttuurivastaava on apuna juhlien suunnittelussa. Vuosijuhlakokonaisuuteen kuuluvat vapaamuotoiset jatkot sekä seuraavan aamun silliaamiainen. Vuosijuhlissa voidaan jakaa Warrantti ry:n arvomerkkejä. Muistettavat henkilöt on valittava huolellisesti. Kulttuurivastaava vastaa ansiomerkeillä palkittujen listan ylläpidosta ja sen siirtymisestä tuleville toimijoille. Kultaisten ansiomerkkien myöntämisestä tulee tehdä päätös jo yhdistyksen kevätkokouksessa. Isännän ja emännän tarpeellisuutta arvioidaan vuoden aikana ja tarvittaessa rekrytoidaan syksyllä kyseiset toimihenkilöt seuraavalle vuodelle. Uuden isännän ja emännän perehdyttämisestä vastaa toimiva hallitus yhdessä edellisten toimihenkilöiden kanssa. Syyskokouksessa valittava uusi puheenjohtaja saatetaan tilanteen tasalle perehdytyksen yhteydessä NESU NESU-pj pitää yllä suhteita tiiviisti muihin Suomen NESU-yksiköihin. NESU-pj pyrkii myös edustamaan Warranttia ja NESUa muiden NESU-yksiköiden tapahtumissa ympäri Suomea. Apunaan hänellä on aktiiveista koottu NESU-Waasan hallitus, joka valitaan aina kalenterivuodeksi. Sitsitoiminta on NESUn näkyvintä ja tärkeintä toimintaa. NESU-PJ yhdessä NESUn hallituksen kanssa järjestää sitsejä Warrantin tapahtumien yhteydessä. Toimikauden aikana NESUn hallitus järjestää ainakin kolmet sitsit lukukaudessa. Näiden lisäksi NESU järjestää syksyn alussa etenkin uusille opiskelijoille suunnatun rekry/infoillan. NESU voi järjestää myös muita tapahtumia, kuten aktiivi-iltoja tai sitsejä oman harkintansa mukaan. NESU-PJ on päävastuussa tapahtumien järjestämisestä. NESU-PJ, NESUn talousvastaava ja Warrantin talousvastaava tapaavat säännöllisesti järkevän taloudenhoidon varmistamiseksi. NESUn talousvastaava seuraa tunnuksillaan NESUn omaa tiliä, jota hallinnoi Warrantin talousvastaava. 12

13 6. TIEDOTUS JA WYKYZINE Warrantin tiedotusvastaavatiedottaja/sihteeri koordinoi Warrantin tiedotusta. Tiedotus tapahtuu hallituksen, jaostojen ja jäsenistön, ylioppilaskunnan sekä yliopiston välillä. Tiedotuksen tärkein kohderyhmä on kauppatieteiden opiskelijat Vaasan yliopistossa. Pääasialliset tiedotuskanavat ovat yhdistyksen sähköpostilista, Internetsivut, Wykyzine-lehti ja Facebook-sivu/ryhmä Tiedotustoiminta Warrantin tiedotuksen tärkein tehtävä on tavoittaa yliopiston kauppatieteiden opiskelijat. Tiedotuksesta vastaa hallituksen tiedottaja. Tiedottamisen tavoitteena on kertoa hyvissä ajoin kauppatieteiden opiskelijoille Warrantin asioista, opiskelijoiden saamista eduista, tapahtumista ja kannustaa heitä mukaan ainejärjestön toimintaan. Tiedottaja pitää myös koko yliopistoyhteisön tietoisena Warrantin tapahtumista, linjauksista ja kannanotoista. Tiedottaja vastaa Warrantin tapahtumien markkinoinnista yhdessä projektivastaavan kanssa. Tarpeen mukaan tiedotetaan myös SEFEn, Vaasan Ekonomien ja muiden kylteriyhteisöjen toiminnasta tai kyltereihin vaikuttavista asioista. Lisäksi tiedottamisen tukena voidaan käyttää sosiaalista mediaa Sähköpostitiedotus Sähköpostilistatiedottamisessa pyritään kirjoittamaan viikoittainen tiedote jäsenistölle, johon kootaan yhdistyksen ajankohtaiset asiat. Muuta sähköpostitiedottamista pyritään välttämään. Yhteistyökumppaneiden sähköpostiviestit julkaistaan viikoittaisen tiedotteen mukana. Tiedekunnan, laitosten ja yliopiston hallinnon viestit kootaan myös aikataulun niin salliessa viikkotiedotteen mukaan. Erityisen tärkeiksi nähdyt uutiset voidaan tarvittaessa lähettää listalle itsenäisinä viesteinä. Sähköpostitiedotteiden allekirjoituksessa tai tiedottajan parhaaksi katsomalla tavalla tiedotteissa tulee jossain näkyä mahdollisuus antaa palautetta mailiin. Tapahtumatiedottamiseen käytetään warrantti-l-listan lisäksi myös ylioppilaskunnan tapahtumatlistaa ja/tai kansainvälisille opiskelijoille tarkoitettua events-listaa tiedotteen kohderyhmästä riippuen. Ainejärjestön viestit sähköpostilistoille lähetetään tiedottajan kautta Warrantin yhteistä sähköpostiosoitetta käyttäen. SEFE:n kylteriyhdyshenkilöllä ja NESU-Waasalla on oikeus tiedottaa omien osoitteidensa kautta asioita suoraan warrantti-l-listalle. Tiedottaja vastaa siitä, että sähköpostitiedotuksessa toimitaan VYY:n ohjeiden mukaisesti. Englanninkieliselle sähköpostilistalle lähetetään kansainvälisiä opiskelijoita koskevat osat viikkotiedotteiden sisällöistä Internet-sivut Internet-sivujen roolia kaikessa tiedottamisessa painotetaan ja opiskelijoita ohjataan sivujen aktiivisiksi käyttäjiksi. Sivuille tuotetaan sisältöä sekä niitä päivitetään jatkuvasti ja kuvat tapahtumista lisätään kuvagalleriaan kohtuullisessa ajassa. Tiedottajan vastuulla on myös Warrantin kuvagallerian ( ylläpito. Samalla tiedottaja hoitaa Warrantin verkkotunnuksen (warrantti.org) ja sähköpostiosoitteiden ylläpidon. 13

14 6.4. Forum Mahdollisuuksien mukaan Warrantin Foorumi käynnistetään uudelleen. Apuna uudelleenkäynnistämisessä käytetään esimerkiksi Warrantin tutoreita ja aktiivisimpia fooruminkäyttäjiä voidaan harkinnan mukaan palkita. Forumin käyttötarkoitus on ensisijaisesti opiskeluiden tukeminen esimerkiksi kurssivinkkejä jakamalla. Warrantin tiedottaja vastaa forumin ylläpidosta Tiedottajan muut tehtävät Tiedottaja lähettää Warrantin Järjestöjorinat Vaasan Ylioppilaslehteen. Tiedottaja osallistuu VYY:n tiedotusvaliokunnan tapaamisiin. Tiedottaja ilmoittaa Warrantin tapahtumat VYY:n tiedotusvastaavalle, jotta tapahtumat siirretään yliopistoportaalin kalenteriin. Tiedottaja toimii Warrantin Facebook-ryhmän/sivun ylläpitäjänä ja tiedottaa Warrantin tapahtumista Facebookryhmälle. Tiedottaja vastaa mailiin tulleista palautteista ja myös vastaa niihin tai ohjaa ne tarvittaessa eteenpäin sekä kehittää niiden pohjalta toimintaansa. Tapahtumiin ilmoittautumiset otetaan vastaan Lyyti -järjestelmän kautta tai vaihtoehtoisesti pienempien tapahtumien osalta sähköpostitse.. Lyytin kautta on mahdollisuus tarvittaessa hoitaa myös maksuliikenne isompien tapahtumien esim. Wykypäivän kanssa.isoimpien tapahtumien esim. Wykypäivän ja Halloween Pool Partyjen kohdalla osallistumismaksut kerätään Lyytiilmoittautumisen yhteydessä maksuominaisuuden avulla.isoimpiin tapahtumiin pyritään järjestämään ennakkolipunmyynti, jossa warranttilaisille on edullisempi hinta. SektoriJaostovastaavat hoitavat itse oman jaostonsa tapahtumien Lyyti-ilmoittautumiset. Lyytissä tulee tapahtumien ilmoittautumisen yhteydessä ilmaista ilmoittautumiseen liittyvät ehdot (peruutusmaksu ja maksuehdot) Wykyzine Wykyzine toimii Warrantin tiedotuskanavana, jäsenten informaatiolähteenä ja ottaa kantaa ajankohtaisiin kylterielämän asioihin. Lehden linjan päättää päätoimittaja, jolla on lopullinen määräysvalta sekä vastuu lehden sisällöstä. Päätoimittaja päättää, mitä juttuja lehteen tehdään ja mitä ulkopuolista materiaalia julkaistaan. Lehti pyrkii herättämään keskustelua ja olemaan informatiivinen sekä viihdyttävä. Lehti on poliittisesti sitoutumaton, mutta selkeästi kauppatieteilijöiden puolella. Taittoon ja lehden graafiseen ulkonäköön tulee kiinnittää huomiota: lehden tulee olla sekä sisällöltään että ulkoasultaan houkutteleva. Lehti ilmestyy viisi kertaa vuoden aikana ja sen painomäärä on kappaletta päätoimittajan harkinnan mukaan. Lehti julkaistaan Warrantin Internetsivuilla samanaikaisesti paperiversion kanssa. Vuoden kolmas lehti ( fuksinumero ) lähetetään aloittaville kauppatieteiden opiskelijoille muun aloitusmateriaalin kanssa. Lehden jokaisessa numerossa annetaan palstatilaa SEFE:n Vaasan kylteriyhdyshenkilölle sekä Vaasan Ekonomeille yhteistyösopimuksen mukaisesti. Muiden kylteriyhteisöiden lehtien kanssa tulee mahdollisuuksien mukaan järjestää yhteistyötä juttuvaihdon tai tapahtumamainonnan saralla. 14

15 Päätoimittaja ja yrityssuhdevastaava vastaavat yhdessä Wykyzinen mainosmyynnistä. Julkaistavissa mainoksissa tulee huomioida kunkin lehden erityisteema (vuosijuhlat, fuksit, vappu tms.) Lehti noudattaa hyvää lehtimiestapaa ja toimii Julkisen sanan neuvoston ohjeiden mukaisesti. Wykyzine on jäsenpalvelu ja se palvelee ensisijaisesti jäsenistöstä koostuvaa lukijakuntaa, ts. artikkelit suunnataan pääsääntöisesti Vaasan yliopiston kauppatieteiden opiskelijoille. Päätoimittajan tehtävänä on kannustaa ja motivoida jäsenistöä kirjoittamaan lehteen. Päätoimittaja kokoaa lehteen kirjoittamisesta kiinnostuneet jäsenet toimitukseksi. Toimitus kokoontuu yhdessä miettimään aiheita seuraaviin lehtiin ajoissa ennen seuraavan lehden ilmestymistä. Päätoimittaja kouluttaa toimittajat ja tarvittaessa käyttää heitä tai muita aktiiveja apuna lehden taittamisessa. Vuoden 2014 jaostorekrytoinnissa voidaan harkita erillisen mainosmyyntivastaavan valitsemista. Mainosmyyjä toimii yhteistyössä myös yrityssuhdevastaavan kanssa. 7. YRITYSYHTEISTYÖ Yrityssuhteista ja excursioista vastaa hallituksen yrityssuhdevastaava. Yrityssuhdevastaava vastaa jaostonsa kanssa Warrantin merkittävimmistä yritysyhteistyösuhteista ja suurimmista yhteistyöhankinnoista. Yritysyhteistyön tarkoituksena on hankkia lisäarvoa jäsenyydelle sekä markkinoida Warranttia ja sen jäsenistöä. Yrityssuhdevastaava vastaa yrityssuhteiden ylläpidosta ja kehittämisestä sekä uusien yhteistyösopimusten luomisesta. Toiminnan tulee olla pitkäjänteistä, ja tavoitteena on tehdä Warrantin hallituksen toimikauden ylittäviä sopimuksia. Yritysyhteistyön kehittämisessä tulee ottaa eritoten huomioon molemminpuolinen vastavuoroisuus Excursiot Vuoden aikana järjestetään excursioita, joiden tavoite on olla opettavaisia tilaisuuksia opiskelijoille ja parantaa jäsenten työllistymismahdollisuuksia tulevaisuudessa. Vuoden aikana pyritään järjestämään ulkomaille suunnattu excursio, jonka ilmoittautuminen täytyy käynnistää hyvissä ajoin, noin 1,5 kk ennen tapahtumaa, jotta mahdolliset matka- tms. peruutukset ovat vielä mahdollisia. Excursioilla markkinoidaan vaasalaista kauppatieteiden osaamista yrityksiin, ja saadaan käytännön tietoa yritysmaailmasta. Excursioilla hyödynnetään Warrantin yhteistyöyrityksiä ja autetaan opiskelijoita saamaan kontakteja työelämään. Mahdollisuuksien mukaan tiedustellaan myös eri kauppatieteellisen tiedekunnan yksiköiden sekä muiden kaupunkien kauppatieteiden ainejärjestöjen halukkuutta tehdä yhteistyötä excursioiden osalta. Yrityssuhdevastaava pyrkii saamaan Warrantin toimintaan mukaan useampia paikallisia yrityksiä. Warrantin näkyvyyttä pyritään lisäämään paikallisten yritysten keskuudessa ja tapahtumia järjestetään yhteistyössä heidän kanssaan Vuosijuhlat ks. Vuosijuhlaviikko 15

16 7.3. Haalarit Yrityssuhdevastaava vastaa haalariprojektin toteutuksesta. Projekti käynnistetään maaliskuussa ja toteutetaan yrityssuhdevastaavan johdolla yrityssuhdejaoston kanssa. Kevään aikana kilpailutetaan haalaritoimittaja ja myydään haalareiden mainokset omatoimisesti. Haalarimainosten myynti ja haalarien tilaus hoidetaan itsenäisesti, sillä mainosmyynti, tilaus ja jakelu sujuu näin selkeämmin. Vaihtoehtoisesti mikäli haalarit hankitaan yhdessä VYYn kanssa, hoitaa Warrantti haalariprojektin ns. alihankintana. Tästä tehdään VYYn kanssa kirjallinen sopimus ja sopimusneuvottelut käydään alkuvuodesta. Fuksien tulee saada haalarit viimeistään lokakuun puolessavälissä. Haalaritilausten yhteydessä haalareista peritään maksu ennakkoon. Tämä vähentää tarpeettomien haalarien tilausta sekä kattaa ainakin osan kuluista Wykyzine-mainosmyynti Yrityssuhdevastaavan tehtävänä on myydä Wykyzinen mainokset yhdessä päätoimittajan kanssa ja muistuttaa yhteistyöyrityksiä mainosten toimittamisesta. Mainoksissa huolehditaan Warrantin yhteistyökumppaneiden näkyvyys. Mainostajia tulee etsiä myös yhteistyökumppaneiden ulkopuolelta, Wykyzinen kulurakenteen järkeistämiseksi. Mainosmyynnissä tulee käyttää aktiivisesti apuna yrityssuhdejaostoa ja toimituksen mainosmyyjää mikäli sellainen on rekrytoitu Ekonomin elämänhallinta -kokonaisuus Warrantti järjestää Ekonomin elämänhallinta kurssikokonaisuuden myös vuonna Tapahtumat ovat ekonomihenkisiä ja niiden tarkoituksena on tarjota jäsenistölle uusia elämyksiä. Yrityssuhdevastaava hoitaa Ekonomin elämänhallinta -kokonaisuuden yritysyhteistyökumppanit, sekä käytännön järjestelyt Vuonna 2014 kehitettävää Yrityssuhdejaoston toiminnan tulee olla entistä itsenäisempää, jotta yrityssuhdevastaava ehtii koordinoimaan toimintaa. Jaoston jäsenillä voi mahdollisesti olla omia vastuuyrityksiä, joiden toiminnoista he huolehtivat ja raportoivat yrityssuhdevastaavalle. Myös erilaisten opiskelijatapahtumien kehittäminen yritysyhteistyössä on tärkeää, jotta jokainen opiskelija voisi löytää itselleen sopivan tapahtuman. Excut lähialueille, Case-kisat, rennommat iltatilaisuudet ja yhteistapahtumat esim. Vaasan ekonomien kanssa tulee suunnitella hyvissä ajoin. Kaikki pääainelukijat tulee ottaa huomioon excu- ja muussa tapahtumatarjonnassa. Tapahtumista tiedotetaan myös Facebookissa. Toiminnan laajuus tulee kasvattaa jäsenmäärän kanssa korreloivaksi niin sopimusten suuruuden kuin tapahtumien määränkin kautta. Etenkin suurten yritysyhteistyökumppaneiden kohdalla sopimussummia on pyrittävä kasvattamaan. 16

17 8. TALOUS Warrantin taloudessa tavoitteena on tuottaa kerätyillä varoilla ja jäsenmaksuilla mahdollisimman suuri lisäarvo jäsenistölle. Toimikauden aikana budjetointia kehitetään vastaamaan todellista kulurakennetta. Talousvastaava vastaa yhdistyksen kirjanpidosta ja rahaliikenteestä. Talousvastaava seuraa yhdistyksen talouden kehittymistä ja raportoi hallitukselle kuukausittain. Talousvastaava laatii yhdessä tapahtumien järjestäjien kanssa talousarvion kustakin tapahtumasta ja seuraa niiden toteutumista. Talousvastaava laatii kesäkuussa välitilinpäätöksen hallituksen talouden seurannan välineeksi ja varsinaisen tilinpäätöksen toimikauden jälkeen. Talousvastaava seuraa vuoden aikana kustannuksia toimintokohtaisesti. Tämän lisäksi yhdistyksen tuloista ja menoista tulee raportoida toimintokohtaisesti. Talousvastaava laatii vuoden lopussa yhdessä puheenjohtajan kanssa talousarvion seuraavalle vuodelle. Talousvastaava seuraa yhdistyksen sijoituksissa tapahtuvia muutoksia ja reagoi niihin tarpeen mukaan välittömästi. Sijoitusten riskien tulee olla hallittavissa. Talousvastaava voi harkintansa mukaan perustaa tiimin yhdistyksen varojen hallinnan tueksi. Vaihtoehtoisesti hallitus voi nimetä toimihenkilön/toimihenkilöitä vastaamaan osasta yhdistyksen sijoituksista. Sijoitustoiminnasta saadut tuotot tulee käyttää yhdistykselle merkittävään ja jäsenistölle hyödylliseen hankintaan. Kassan käyttäjille annetaan tarkat ohjeet kassan käytöstä ja käyttäjien määrä pyritään minimoimaan. Kassan käytössä noudatetaan Warrantin talousohjesääntöä. Talousvastaavan tukena ja ohjeistuksena on vuonna 2010 laadittu Warrantin talousohjesääntö. Talousohjesäännön käyttö tulee vakiinnuttaa kaikkien hallitusjäsenten keskuudessa. Talousvastaava & puheenjohtaja vastaavat hallituksen tutustuttamisesta talousohjesääntöön heti vuoden alusta. Talousvastaavan tulee kiinnittää erityistä huomiota mahdollisten Warrantin piirissä toimivien alayhdistysten, kerhojen ja toimijaryhmien maksuliikenteeseen ja jaettujen avustusten käyttöön. 9. RAPORTOINTI Hallitus käyttää aktiivisesti vuonna 2012 luotua Wallitus-Wikiä, sekä täyttää tapahtumakohtaisesti vuonna 2012 käyttöön otettua AAR-kaavaketta sekä budjettilaskelmakaaviota toiminnan jatkuvuuden parantamiseksi. 10. Strategiaprosessi Warrantti ry käynnistää vuoden 2014 alussa strategiaprosessin. Prosessin tavoitteena on kartoittaa tarkemmin yhdistyksen jäsenistön tahtotilaa yhdistyksen tulevaisuudesta. Prosessin käynnistämisestä ja eteenpäin viemisestä vastaa strategiatyöryhmä, jonka kokoamisesta vastaa perinneseura yhdessä istuvan puheenjohtajan kanssa. Istuva puheenjohtaja suorittaa operatiiviset toimet, kuten kyselyiden teon, työryhmän ohjeistusten mukaisesti. Syyskokoukselle 2013 esitetty strategiaprosessikaavio toimii raamina ja suuntaviivana prosessille, mutta työryhmä voi muovata sitä näkemystensä mukaisiksi. Tavoitteena on, että strategia on esiteltävissä vuoden 2014 syyskokouksessa.strategiapaperin tavoitepituus on maksimissaan kymmenen sivua, pita en sisa lla a n yhdistyksen arvot, mission, vision, nykytilakatsauksen seka itse tulevaisuuteen ta hta a va n strategian. Vuonna 2014 toteutetun strategiaprosessin tuotoksena syntynyt valmis strategia esitellään 17

18 jäsenistölle vuoden 2015 kevätkokouksessa.mikäli strategiaprosessi vaatii viimeistelyä vuonna 2015, vastaa siitä istuva puheenjohtaja yhdessä Perinneseuran kanssa. 18