SOSIAALISEN MEDIAN LINJAUKSET HENKILÖSTÖLLE:

Transkriptio

1 SOSIAALISEN MEDIAN LINJAUKSET HENKILÖSTÖLLE:

2 ROVANIEMEN KAUPUNGIN TYÖNTEKIJÄNÄ SOSIAALISESSA MEDIASSA Rovaniemen kaupunkina haluamme kannustaa työntekijöitämme aktiivisuuteen sosiaalisessa mediassa. Työntekijämme voivat käyttää työajalla sosiaalista mediaa, kun se liittyy oleellisesti työtehtäviin tai työtä koskevaan tiedon seurantaan ja keskusteluun. Sosiaalisen median käytöllä tuetaan osaltaan muun muassa Rovaniemen kaupungin tavoitteita asukkaiden vaikutusmahdollisuuksien, osallisuuden ja vuorovaikutuksen lisäämiseksi. Sosiaalinen media on nykypäivänä entistä enemmän osa jokaisen työtä. Olemalla läsnä somessa myös työntekijän roolissa, seuraamalla kaupunkia ja työtä koskevaa keskustelua pysymme ajan tasalla siitä, mistä ihmiset puhuvat. Jakamalla ajankohtaista tietoa ja vastaamalla myös somessa kysymyksiin, tulee kaupungista entistä vuorovaikutteisempi ja helposti lähestyttävä. Samalla tärkeä tieto leviää laajemmin, kun sitä on meistä useampi levittämässä. Sosiaalinen media ei ole varsinaisesti kaupungin palvelukanava, mutta tuo lisäarvoa muun viestinnän tueksi tavoittaa ihmisiä, jotka sosiaalisessa mediassa kaupunkiin liittyvistä asioista puhuvat tai hakevat vastauksia kysymyksiinsä. Kun somessa vastaa yhden kysymykseen, voi vastaus parhaimmillaan tavoittaa satoja, ellei jopa tuhansia muita ihmisiä.

3 Oma-aloitteinen viestintä ja asioista tiedottaminen myös henkilöstön omissa profiileissa ja keskusteluryhmissä on tehokas keino aikaansaada ja ylläpitää haluttua julkisuuskuvaa sekä jakaa tietoa. Somessa toimiessa on kuitenkin hyvä tiedostaa muutamia asioita, joita tässä ohjeessa avataan tarkemmin. Tarjoamme samalla vinkkejä somen käyttöönottoon ja käytössääntöihin työroolissa. Sosiaalisen median linjaukset on laatinut viestintäyksikkö yhteistyössä henkilöstöyksikön ja tietohallinnon kanssa. Linjaukset kertovat kaupungin toimintaperiaatteet sosiaalisen median käytössä ja ohjaavat työntekijöiden toimintaa sosiaalisessa mediassa. Toimialoilla voi olla erillisiä, tämän ohjeen pohjalta laadittuja tarkempia ohjeita omasta toiminnastaan sosiaalisessa mediassa. ROVANIEMEN KAUPUNKI SOSIAALISESSA MEDIASSA Kaupungilla on käytössään useita eri sosiaalisen median kanavia. Kaupunki/ konsernitasoiset tilit löytyvät mm. Facebookista, Twitteristä, Youtubesta, Vimeosta, Instagramista ja LinkedInista. Näitä hallinnoidaan viestintäyksikön toimesta. Lisäksi yksiköillä on omia tilejään samoissa palveluissa ja käytössä on myös muitakin yhteisöpalveluita, kuten WhatsApp ja Snapchat. Kaupungin viralliset päivittäisviestinnän pääkanavat ovat Rovaniemi.fi-internetsivut ja Lanssi-intranetsivut. Sosiaalisen median palvelut täydentävät virallisia viestintäpalveluita ja -kanavia, eivät korvaa niitä. Sosiaalisen median kanavilta voidaan ohjata ihmisiä virallisen tiedon lähteelle, kuten kaupungin verkkosivuille.

4 NÄIN OTAT SOMEN HALTUUN OSANA TYÖTÄSI 1. Tutustu sosiaalisen median kanaviin - ne ovat osa kaupunkilaisten, sidosryhmien ja muun henkilöstön viestintää tänä päivänä. Tutustu myös eri some-kanavien käyttöehtoihin: ottaessasi kanavat käyttöösi, hyväksyt niiden käyttöehdot. 2. Käytä sellaisia some-kanavia työhösi liittyen, mikä tuntuu itsestäsi luontevimmalta. Voit hyödyntää sosiaalista mediaa osana työtäsi myös toimimalla kaupungin some-kanavien ylläpitäjänä. 3. Aloita kevyemmin, etsi itsellesi kiinnostavimmat areenat ja ota oppia muilta. Kukaan ei ole super-somettaja aloittaessaan - eikä välttämättä vielä vuosienkaan päästä. 4. Avaa omat profiilit henkilökohtaisella sähköpostillasi. Työtehtäviä varten avattavassa asiantuntijaprofiilissa voi käyttää työsähköpostiosoitetta. 5. Ole yksi persoona ja oman alasi asiantuntija somessa. Oman, henkilökohtaisen tilisi alla voi jakaa sisältöä sekä yksityiselämään että työhön liittyen. Tee oma roolimäärittelysi eri kanavillesi ja kerro siitä profiileissasi myös muille. 6. Aloita seuraamalla - sekä työhösi liittyviä keskusteluja että muita tahoja eri kanavilla. Muista, että kaikkia toisten tekemiä some-julkaisuja ei tarvitse lukea. Keskity siihen, mikä tuntuu sinusta tärkeältä ja kiinnostavalta. 7. Jaa uutisia ajankohtaisista asioista, myös kaupungin some-tileiltä omille kanavillesi. Suosi keskustelunavauksia ja uusien näkökulmien esiin tuomista julistamisen sijaan. 8. Tykkää ja kommentoi löytämiäsi kiinnostavia toisten jakamia sisältöjä. Voit myös kysyä mielipiteitä erilaisiin asioihin kaupunkilaisilta ja osallistua keskusteluihin eri ryhmissä. 9. Vastaa, jos sinulta kysytään jotakin. Jos et osaa vastata, kerro selvittäväsi asian ja palaa siihen myöhemmin. Jos et tiedä vastausta kysymykseen, pyydä apua kollegalta. 10. Osallistu työhösi liittyviin keskusteluihin ja tuo niihin lisätietoa mukaan esimerkiksi linkeillä. 11. Rutinoi sosiaalinen media osaksi työarkeasi: seuraa, jaa tietoa ja osallistu päivittäin. Lomalla ei tarvitse somettaa ja sen voi kertoa some-kanavilla julkaisuina. 12. Some-viestintä kehittyy jatkuvasti - vain olemalla somessa itse läsnä, pysyt kehityksessä mukana. Kehity ja kehitä, myös työkavereiden kanssa hyviä (ja huonoja) kokemuksia toisillenne jakaen.

5 VINKIT SISÄLLÖN JAKAMISEEN JA JULKAISUIHIN SOME-KANAVILLA 1. Jaa uutisia ja tuoreita artikkeleita linkkeinä kaupungin verkkosivuilta tai mediasta. 2. Lisää linkkien yhteyteen alkuun oma johdantosi, jolla herätät ihmisten kiinnostuksen. 3. Jaa muuta tietoa omaan alaasi ja työhösi ilittyen: linkkejä, kuvia, videoita, sitaatteja. 4. Jaa kaupungin some-kanavilla tehtyjä julkaisuja eteenpäin omiin profiileihisi: uudelleentwiittaa Twitterissä, jaa LinkedInissä ja Facebookissa. 5. Tee julkaisuja tapahtumista, seminaareista ja muista julkisista tilaisuuksista, joihin osallistut. 6. Käytä kaupunkia koskevissa julkaisuissasi hashtageja eri kanavilla: #rovaniemi #roikaupunki #cityofrovaniemi 7. Seuraa erityisesti Twitterissä ja Instagramissa näitä samoja hashtageja: tykkää, kommentoi ja jaa löytämääsi kiinnostavaa sisältöä eteenpäin myös omille kanavillesi. 8. Seuraa kaupungin yhtiöiden ja kaupungin toimialojen some-tilejä ja tykkää sekä jaa myös näiden julkaisuja. 9. Voit kertoa julkaisuissasi myös oman työsi tekemisestä esimerkiksi kuvien avulla, muistaen kuitenkin julkisuuden. 10. Ole somessa oma itsesi ja puhu myös työasioistasi julkaisuissasi omalla persoonallisella tavallasi.

6

7 SOSIAALISEN MEDIAN KÄYTÖSSÄÄNNÖT KAUPUNGIN HENKILÖSTÖLLE 1. Käyttäydy hyvin ja ole reilu muita kohtaan. Älä kiroile. 2. Muista, että edustat työnantajaasi myös yksityisissä some-profiileissasi ja vapaaajallasi. Työsopimuslain mukaan työntekijän tulee olla lojaali työnantajaansa kohtaan, ja tämän tulee voida luottaa työntekijään. 3. Kerro profiileissasi, että edustat kaupunkia, jos osallistut työtäsi koskevaan keskusteluun. 4. Päätä itse, ketä seuraat eri kanavilla ja ketä hyväksyt kaveriksi. Muista, että some-verkostosi on muille käyttäjille pääsääntöisesti julkista tietoa ja osa somessa näkyvää mainekuvaasi. 5. Puhu totta ja jaa paikkansa pitävää tietoa, myös muiden sisältöä eteenpäin jakaessasi. Kun jaat muiden sisältöjä eteenpäin, sisällytä omaan päivitykseesi mukaan alkuperäinen julkaisija. Muista, että jokaisesta jakamastasi ja tekemästäsi julkaisusta jää verkkoon jälki. 6. Älä jaa mitään sisäistä tai luottamuksellista tietoa - jos et ole varma tiedon julkisuudesta, jätä se jakamatta. Salassapitovelvollisuus koskee myös somen yksityisiä profiileita.

8 7. Julkaise some-kanavilla vain sellaista materiaalia, kuvia tai videoita, joihin sinulla tai kaupungilla on oikeudet. Jos et ole varma asiasta, varmista asia viestintäyksiköstä. 8. Jos lupaat somessa jotakin, pidä lupauksesi. 9. Kunnioita toisten mielipiteitä ja vastaa kysymyksiin tai kommentteihin asiallisesti. Kevyemmät kommentit voi kuitata myös tykkäämällä niistä. Muista, että reagointi on osa sosiaalisen median käyttöä. Tarkista kuitenkin kriittisten kommentoijien profiili ennen vastaamista ja selvitä, mistä on kyse. 10. Varo provosoitumasta haastavissa keskusteluissa, mutta tarjoa faktaa myös haastaviin keskusteluihin. Voit myös kysyä kehittämisehdotuksia kriitikoilta. Voit lopettaa keskustelun siinä vaiheessa, kun olet tuonut riittävästi esiin faktaa. 11. Jos tarvitset apua haastavien keskustelijoiden kanssa, käy asia ensin läpi toimialajohtajan kanssa ja tarvittaessa ota yhteys viestintäyksikköön. Jos esimies on itse mukana kanavalla, missä keskustelu on käynnissä, voi hän tarvittaessa osallistua keskusteluun myös. 12. Jos törmäät kaupunkia koskevaan laajempaan kriittiseen tai erityisen negatiiviseen keskusteluun some-kanavilla, joihin olisi syytä puuttua tarkemmin, kerro tästä esimiehellesi ja viestintäyksikköön. 13. Jos teet itse virheen tai mokan somessa, älä poista julkaisuasi, vaan korjaa asia ja pahoittele asiaa julkisesti. Korjaa moka mahdollisimman nopeasti ja avoimesti. Kerro mokasta myös toimialajohtajalle ja viestintäyksikölle. 14. Kirjoitusvirheisiin ei kaadu maailma: jos et pysty korjaamaan tehtyä julkaisua ja siihen on jo ehditty reagoimaan toisten toimesta, voit tehdä oikaisun vastaamalla omaan julkaisuusi. Jos huomaat virheen heti julkaisun tehtyäsi, voit poistaa sen ja tehdä julkaisun uudelleen. 15. Toisten kommentteja, kriittisiäkään, ei kannata poistaa omasta profiilista, elleivät ne sisällä henkilökohtaisia loukkauksia tai sopimatonta kielenkäyttöä. Jos poistat kommentteja kanavillasi, kerro poistamisen syyt.

9 TYÖ- JA YKSITYISMINÄ SOSIAALISESSA MEDIASSA 1. Määrittele ensin itsellesi, missä roolissa ja miksi käytät eri sosiaalisen median kanavia. 2. Oma ammatillinen eli asiantuntijaprofiilisi on kuin työminäsi: verkostoituu, kerää ja jakaa tietoa, tutustuu ihmisiin, tulee tunnetuksi asiantuntijana, tekee töitä yhdessä. 3. Jokainen yksilö on vapaa-ajallaankin yhteisönsä viestijä ja maineen lähettiläs. Edustat yhteisöäsi myös omissa henkilökohtaisissa some-profiileissa. 4. Rajaa kuitenkin avoimuutesi siihen, mikä tuntuu oikealta, ja kunnioita muiden asettamia yksityisyyden rajoja. 5. Tee sosiaalisessa mediassa selväksi, milloin mielipiteesi kaupungin asioista ovat omiasi eivätkä kaupungin. 6. Kun käsittelet sosiaalisessa mediassa kaupungin asioita, on korrektia näyttää, että edustat kaupunkia. 7. Jos olet epävarma, onko sanomasi varmasti kaupungin linjan mukainen tai asian lopullinen laita, kerro tilanne. 8. Esimerkiksi keskeneräisistä asioista on hyvä kertoa täsmällisestikin, mutta sano samalla, että asia on kesken ja se voi muuttua. Näin et lupaa liikaa. 9. Avaa työminälläsikin pieni pala itsestäsi kontakteillesi. Verkko on sosiaalinen paikka, kyse on ihmisistä. Ole töissäkin aito, avoin, oma itsesi. 10. Mielenkiinnon kohteet ja verkostot voivat ammattilais- ja yksityisminällä erota paljonkin. Voit silloin käyttää esimerkiksi jonkin some-kanavan profiilia (kuten Twitteriä) työverkostoihin ja toisen kanavan profiilia (kuten Facebookia) sukulaisten ja lähimpien ystävien kanssa.

10 LINJAUKSET OMIIN MIELIPITEISIIN SOSIAALISESSA MEDIASSA Sosiaalisessa mediassa voi toisaalta tuoda esiin myös henkilökunnan, johtajien ja organisaatioprofiilin rosoisempia, kriittisempiä ja inhimillisempiä puolia, jotka eivät aina aivan suoraan tuntuisi vahvistavan virallista viestiämme. Ideaalitilanne olisi kuitenkin, että yksityis- ja työroolisi mielipiteet ja käytös eivät ole kovasti ristiriidassa. Vaikka henkilökohtaisiin mielipiteisiin on oikeus, niiden esittäminen voi olla ongelmallista, jos ne vahingoittavat työnantajaa tai työyhteisöä. Työntekijän on työsopimuslain mukaan toiminnassaan vältettävä kaikkea, mikä on ristiriidassa hänen asemassaan olevalta työntekijältä kohtuuden mukaan vaadittavan menettelyn kanssa. Jos työntekijä kohdistaa valheellisen, vahingoittavan tai halventavan viestinsä yksittäiseen ihmiseen, voidaan tekoa arvioida myös rikoslain kunnianloukkauspykälien valossa. Hyvä neuvo onkin: Kunnioita työtovereitasi ja työnantajaasi. Miellä suljettukin sosiaalisen median ryhmä mieluummin kahvipöytäkeskusteluksi, jossa yleisö on usein laajempi kuin miltä tuntuu. Yksityisellä Facebook-sivuilla tai Twitter-tilillä olevan viestin voi käyttää jopa journalistisen jutun lähteenä, jos aihe on yhteiskunnallisesti merkittävä. Perustuslain mukaan jokaisella on sananvapaus lojaliteettivelvoite ei siis kiellä kaikkea. Työntekijällä on oikeus ilmaista mielipiteensä sosiaalisessa mediassa kirjallisesti tai suullisesti, aivan kuten kenellä tahansa luonnollisella henkilöllä. Asiallinen, faktoihin pohjautuva keskustelu ja kritisointi työnantajaa koskevissa asioissa on siis sallittua. Muista kuitenkin oma roolisi työnantajamielikuvan luonnissa.

11 TIETOTURVA-VINKIT TYÖNTEKIJÖIDEN SOMEN KÄYTTÖÖN 1. Avaa omat, henkilökohtaiset some-profiilit henkilökohtaisella sähköpostiosoitteellasi. Avattaessa sosiaalisen median palveluja yksityiskäyttöön ei saa käyttää kaupungin sähköpostiosoitteita. Työsähköpostiosoitetta voi käyttää ainoastaan työtehtäviä varten avatussa asiantuntijaprofiilissa. 2. Lataa käyttöösi vain virallisia sovelluksia. 3. Käytä eri salasanoja eri kanavissa. 4. Yhteisö- ja pikaviestipalveluissa (esim. Snapchat ja WhatsApp) ei tule välittää yksityisiä, salassa pidettäviä tai luottamuksellisia tietoja. Työasioista keskusteluun tulee käyttää ensisijaisesti sähköpostia ja puhelinta. 5. Harkitse, käytätkö julkaisuissasi paikkatietoja. Näistä voi sekä tulkita asioita että käyttää tietoa väärin. 6. Kaikkien kanssa ei tarvitse kaveerata: varmista kontaktipyynnöt eri kanavilla ennen kuin hyväksyt ne. Muista kuitenkin, että esimerkiksi Twitterissä kuka tahansa voi seurata ketä tahansa. 7. Ottaessasi käyttöön uuden some-kanavan, hyväksyt kanavat käyttöehdot.