Tiedonhallinnan kehittämisen tavoitteena sujuva arki

Transkriptio

1 Tiedonhallinnan kehittämisen tavoitteena sujuva arki

2 Sosiaali- ja terveysministeriö Osana valtioneuvostoa sosiaali- ja terveysministeriö vastaa sosiaali- ja terveyspolitiikan suunnittelusta, ohjauksesta ja toimeenpanosta. Tavoitteena on, että kaikilla olisivat samanlaiset mahdollisuudet terveelliseen ja turvalliseen elämään

3 Sosiaali- ja terveysministeriön vastuulla hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen sosiaali- ja terveyspalvelujen kehittäminen sosiaalivakuutus (eläke-, sairaus- ja työttömyysvakuutus) yksityisvakuutuksen kehittäminen työsuojelu tasa-arvon edistäminen hallinnonalan tutkimus- ja kehittämistoiminta kansainvälinen yhteistyö

4

5

6 STM Sosiaali- ja terveysministeri Peruspalveluministeri Kansliapäällikkö Sisäinen tarkastus Valmiusyksikkö Tasaarvovaltuutetun toimisto OSASTOT KV-asioiden yksikkö Viestintäyksikkö Esikuntayksikkö Hallinto- ja suunnitteluosasto Vakuutusosasto Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen os. Sosiaali- ja terveyspalveluosasto Työsuojeluosasto TIETO- YKSIKKÖ Lääkkeiden hintalautakunta Lapsiasiavaltuutetun toimisto ministeriössä 450 työntekijää toimintaa kolmella paikkakunnalla tietoyksikössä 25 työntekijää keski-ikä vuoden 2010 lopussa 49,7 vuotta

7 STM:n tiedonhallinta toimijat toimintatavat ja prosessit tieto välineet ja teknologia ulkoinen toimintaympäristö organisaatiokulttuuri

8 Tiedonhallinnan kehittämishanke Intranetin uudistamista lähdettiin suunnittelemaan vuonna 2009 Tiedonhallinnan tilan esiselvitys keväällä 2009 Konsulttina Solita Oy mukana nuoria esittelijöitä tuloksena tiedonhallinnassa havaitut ongelmat ja kehittämissuunnitelma, konkreettiset projektit tiedonhallinnan kehittämiseksi

9 Esiselvitystyön perusteella havaitut tiedonhallinnan ongelmat järjestelmiä on kehitetty irrallisina, kokonaisuudesta riippumattomina tieto hajautuu moniin järjestelmiin, joiden roolit ja työnjako eivät ole selviä samaa tietoa käsitellään ja tuotetaan useissa järjestelmissä

10 Esiselvitystyön perusteella havaitut tiedonhallinnan ongelmat tietoa ei ole arvotettu eikä luokiteltu yhtenäisesti käyttäjien toimintatavat ovat epäyhtenäisiä tiedon etsimiseen käytetään turhaa aikaa kaivataan helppokäyttöisyyttä ja kokoavia palveluja

11 Tiedonhallinnan visio ja tavoitetila Tiedonhallinnan tulee tukea STM:n tavoitetilaa: Vuonna 2011 STM on tehokas, ydintehtäviin keskittyvä, hyvin johdettu ja osaavan sekä motivoituneen henkilöstön organisaatio, joka on kooltaan nykyistä pienempi. Se nojaa toiminnassaan avoimuuteen ja yhteistyöhön Tiedonhallinnan visio: tiedonhallintamme on avointa, hyvin johdettua ja arjen työtä tukevaa. Kaikki työssäni tarvittava tieto ja sen hallitsemiseen tarvittavat työkalut ovat saatavilla vaivatta ja tehokkaasti. Tarjolla on minulle relevantti tieto, joka on ajanmukaista, oikeaa ja laadukasta Tiedonhallinnan tavoitetila konkretisoituu nykyisen STMintran korvaavaan palvelukokonaisuuteen, omiin tarpeisiin personoitavaan portaaliin, joka tarjoaa nykyistä helppokäyttöisemmät työvälineet ministeriössä tehtävälle työlle

12 Kohti tavoitetilaa - Tiedonhallinnan kehittämishanke ja neljä konkreettista osaprojektia Tietoarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuurissa määriteltiin ministeriön keskeisten prosessien päätietoryhmät ja tietojen käsittelyssä tarvittavat yhtenäiset metatiedot sekä tietojärjestelmien käyttö ja keskinäiset suhteet. Tietoarkkitehtuuri loi perustan hankkeelle. Valmistui huhtikuussa 2010 Hakuprojekti Hakukone, joka hakee ministeriön keskeisistä tiedonlähteistä. Valmistui toukokuussa

13 Kohti tavoitetilaa - Tiedonhallinnan kehittämishanke ja neljä konkreettista osaprojektia Ryhmätyön tuki - helppokäyttöinen sidosryhmätyötä, sisäistä valmistelua ja viestintää tukeva väline. Sähköinen työpöytä -portaali - omiin tieto- ja työskentelytarpeisiin mukautuva verkkopalvelu, jossa tarvittava tieto ja työkalut ovat helposti saatavilla. Hakukone ja ryhmätyöväline tulevat uusina työvälineinä sisältymään tulevaan portaaliin, joka valmistuu vuonna

14 Tietoarkkitehtuurin määrittelyprojekti toteutettiin osana ministeriön tiedonhallinnan kehittämishanketta konsulttina Netum Oy apuna oli hankkeelle nimetty tukiryhmä, jossa ovat edustettuina ministeriön keskeisten prosessien edustajat toteutettiin valtion kokonaisarkkitehtuurimenetelmää käyttäen 14

15 Tietoarkkitehtuuri tiedonhallinnan pohjana Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuuri STM:n hallinnonalan kokonaisarkkitehtuuri Valtioneuvoston tieto- ja tietojärjestelmäarkkitehtuuri STM:n tietoarkkitehtuuri toimintaarkkitehtuuri tietoarkkitehtuuri tietojärjestelmäarkkitehtuuri teknologiaarkkitehtuuri organisaation ydin- ja tukiprosessit, sidosryhmät ja niiden vaatimukset yhteiset strategisesti merkittävät tietovarannot, missä järjestelmissä tietoa luodaan, julkaistaan, päivitetään ja poistetaan, tärkeimmät yhteiset metatietotarpeet järjestelmien väliset suhteet ja käyttöpolitiikka tekniset linjaukset, rajapinnat 15

16 Hakuprojekti Hakuprojekti käynnistyi esiselvitystyöllä vuoden 2009 lokakuussa. Esiselvitystyössä projektin tarkoituksena oli selvittää organisaation tiedonhakuun kehitettyjen (Enterprise Search) hakuratkaisujen mahdollisuudet tiedonhaun tehostamisessa STM:ssä. Konsulttina Solita Oy Kartoitettiin markkinoilla olevat yleiset järjestelmät Kustannusestimaatit Referenssikäynnit POC

17 Hakuprojekti Tiedonhaun ongelmat Tietoa tallennetaan ja säilytetään useissa järjestelmissä ja tallennuspaikoissa organisaation sisä- ja ulkopuolella. Käyttäjät joutuvat kirjautumaan eri järjestelmiin ja käyttämään useita erilaisia hakutekniikoita ja käyttöliittymiä löytääkseen etsimänsä tiedon. Tiedon etsiminen on usein epäkäytännöllistä ja aikaa vievää. Tiedonhaku edellyttää tietolähteiden tuntemusta

18 Hakuprojekti Tiedonhakujärjestelmälle laskettiin takaisinmaksuaika, jonka laskentapohjana on tuloksettomasta tiedonhausta vapautuva työaika. Tammikuussa 2010 tehtiin päätös siitä, että projektia jatketaan ja STM:n sisäiseen käyttöön hankitaan hakukone

19 Hakuprojekti Tavoitellut hyödyt Haku tehostuu ja aikaa säästyy, kun tietoja ei tarvitse hakea useilla erilaisilla hakukäyttöliittymillä Säästetään työaikaa kohdentamalla sitä tiedon hakemisen sijasta tiedon käyttämiseen Parannetaan tiedonhakijoiden luottamusta siitä, että aiheeseen liittyvä oleellinen ja ajantasainen tieto on löytynyt

20 Hakuprojekti Tavoitellut hyödyt Mahdollistetaan tiedon parempi löytyminen, vaikka sen sijainti ei olisikaan etsijän tiedossa Yhdellä useaan tietolähteeseen ulottuvan haun avulla vähennetään kognitiivista rasitusta Voidaan hyödyntää ja käyttää jo tehtyä työtä löytämällä olemassa olevia tietoja uusien tietojen luomisen sijaan

21 Projektin jakaantui seuraaviin vaiheisiin Esiselvitysvaihe, 10/ /2009 Toiminnallinen määrittely 02/ /2010 Ratkaisun kilpailutus, valinta ja sopimukset 06/ /2010 Toteutusprojekti valitun toimittajan kanssa 10/ /2011 Toimittajana Solita Oy, järjestelmä Google GSA

22

23

24 Projektin sudenkuopat Lähdejärjestelmien integraatiokuvaukset, toteuttamismahdollisuudet ja kustannusarviot Tunnistautumisratkaisut Vaatimusmäärittelyssä eriteltynä toteutettavat asiat ja tuettavat asiat Vaatimusmäärittelyn tarkennus toimittajan kanssa riittävällä tasolla Monitoimittajayhteistyö Määrärahojen arviointi, huomioiden mahdolliset lisätyöt

25 Käyttäjälähtöinen suunnittelu kysy käyttäjiltä testaa arvioi jatkuva prosessi iteroi tunnista käyttötilanteet

26 Käyttäjäkeskeinen tuotekehitys

27 Sähköinen työpöytä

28 Intranetien kehityskaari yleisesti STM-intran kehityskaari - sovellusintegraatiot - yhteisöllisyys - personoitavuus Sisäinen Linkkihakemisto viestintäkanava Sähköinen työpöytä Portaali STM-duuni

29 05/2011 Käynnistystoimet 05/11-09/11 Työvaiheet ja aikataulu 1.vaihe Käyttäjätutkimus 07/11-09/11 Konseptisuunnittelu ja toiminnallinen vaatimusmäärittely 07/11-10/11 Sisältötehtävät 09/11-05/12 Toteutustyön kilpailutus 11/11-11/11 Toteutusprojektin 1. vaihe, portaali ja 1. vaiheen integraatiot 12/11-05/12 Koulutus pääkäyttäjille, päivittäjille 02/12-02/12 Testaukset 02/12-05/12 Sisällöntuotanto 02/12-05/12 1. vaiheen käyttöönot to 05/12 Käytettävyyden varmistaminen 05/11-05/ /2012

30 Projektin tavoitteet Projektin tavoite on tuottaa käyttäjille sähköinen työpöytä, jossa on ajantasaiset, omiin tarpeisiin ja työtehtäviin räätälöidyt palvelut. Yksittäisen käyttäjän kannalta halutaan helpottaa arkea sekä edistää työssä jaksamista tuomalla mutkaton pääsyn oikeaan sisältöön, oikeisiin tehtäviin, oikeisiin ihmisiin, oikeisiin työkaluihin ja helpottamalla ajankäytön hallintaa. Organisaation kannalta tavoitteena on parantaa tietotyön ja työprosessien tuottavuutta ja lisätä tehokkuutta

31 Palvelun tavoitteet On väylä STM:n työntekijöiden työssään tarvitsemiin tietoihin, ohjeistuksiin, työvälineisiin ja sähköisiin asiointipalveluihin On STM:n johtamisen välinen ja sisäinen viestintäkanava, josta STM:n työntekijät löytävät helposti ajankohtaiset uutiset, tiedotteet, tapahtumat ja keskustelut

32 Palvelun tavoitteet Tukee STM:n tavoitetta olla nykyaikainen, avoin ja reilu työnantaja Tukee me-henkeä, yhteisöllisyyttä ja yhdessä tekemistä Käyttö on mielekästä, hyödyllistä nopeaa ja helppoa

33 Mikä muuttuu? Kaikille suunnattu intranet Erilliset haut eri sovelluksissa Ryhmän asiakirjat asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmässä, levynkulmilla Erilliset sisällöntuottajat tuottavat tietoa Erilliset käyttäjätunnukset ja salasanat eri sovelluksiin Tulostettavat lomakkeet Työtehtävien suunnittelu ja seuranta manuaalisesti Omalla työpöydällä ajantasaiset, omiin tarpeisiin ja työtehtäviin kohdennetut palvelut ja sisällöt Hakuri indeksoi keskeiset sovellukset. Tiedon löytyvyys paranee ja etsimiseen kuluva aika vähenee Parempi ryhmätyön ja tiimityön tuki ( tiimin yhteinen kalenteri, asiakirjat, keskustelut, wikit, blogit ja läsnäolotiedot yhdessä työtilassa/sivustossa) -> vuorovaikutteinen suunnittelu Yhdensuuntaisesta viestinnästä vuorovaikutteiseen viestintään sekä tiedon ja tietämyksen jakamiseen (esimerkiksi wikit, blogit, keskustelut, kommentointi) -> osallistuminen, vaikuttaminen Automaattinen kirjautuminen käytetyimpiin sovelluksiin -> helpottaa työtä, lisää työhyvinvointia Itsepalveluperiaatteella toimivat sähköiset asiointipalvelut ja työnkulut -> tehostavat palveluprosesseja ja palvelutasoa Uusia toiminnallisuuksia mm. tehtävälistoja, vuosikellokalentereita, työnkulkuja -> tehtävien helpompi aikatauluttaminen ja ennakointi

34 Tavoitteiden toteutumisen mittarit Käyttötilastot Käyttäjäkyselyt Ennen-jälkeen mittaukset Ensimmäiset mittaukset Hakurista vuoden vaihteessa

35 Lopputuloksena tiedonhallinnan vision mukainen tila? tiedonhallinta työkalut tieto relevanttia hyvin johdettua arjen työtä tukevaa helposti saatavilla avointa

36 Kiitos!