Taloushallinnon prosessit teologisessa tiedekunnassa Kuvauksia tarkistetaan ja korjataan tarvittaessa

Transkriptio

1 Teologisen tiedekunnan 1(7) Taloushallinnon prosessit teologisessa tiedekunnassa Kuvauksia tarkistetaan ja korjataan tarvittaessa 1. Hankinnat a. Atk-laitteet Tiedekunnan tietotekniset hankinnat hoitaa tietotekniikkapalvelujen hirvi-ryhmä keskitetysti. Yhteishankintoja on 3-4 kertaa vuodessa, joista ilmoitetaan sähköpostitse hankintayhdyshenkilölle, joka kokoaa listan työpisteistä, joihin tulee hankkia uusi kone. Tavoitteena on uusia vuosittain n. neljännes koneista. Vanhimmat laiterekisteriin kirjatut koneet uusitaan. Hankintayhdyshenkilö myös seuraa laitehankintabudjetin toteutumista. Äkillisiin tarpeisiin (esim. koneen rikkoutuminen) hirvi-ryhmällä on varakoneita tai mahdollisuus hankkia nopeasti uusi kone. Tällöin otetaan yhteys hankintayhdyshenkilöön ja tietotekniikkapalvelujen helpdeskiin (puh tai Erityisohjelmistojen hankintaa suunniteltaessa otetaan yhteys hankintayhdyshenkilöön (Tuula Sunnarborg) ja hirvi-ryhmään. Hyväksyjä: hallintopäällikkö b. Toimistotarvikkeet Tarvikehankinnat on Aleksanterinkatu 7:ssä keskitetty 3. kerroksen osastosihteerille (Erkki Väänänen), joka tekee keskitetyn tilauksen säännöllisin välein ja seuraa myös toimistotarvikebudjetin toteutumista. Uskontotieteen hankinnoista sovitaan erikseen humanistisen tiedekunnan kanssa solmittavassa sopimuksessa. Hyväksyjä hallintopäällikkö c. Kirjahankinnat Helsingin yliopisto on liittynyt Hanselin kotimaisen ja ulkomaisen kirjallisuuden välityspalvelujen puitesopimukseen. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että kaikki Helsingin yliopiston kirjahankinnat tulee tehdä kahden sopimustoimittajan kautta (Booky.fi ja Delbanco GmbH & Co KG). Puitesopimus koskee myös projektien varoin hankittua kirjallisuutta. Pääsääntöisesti kirjat tulisi hankkia kirjastoon kaikkien tutkijoiden ja opiskelijoiden käyttöön. Kirjastolle hankintaesityksen voi tehdä e-lomakkeella osoitteessa: Opetuksen valmistamiseen liittyviä yhteiskäyttöisiä erityis- ja hakuteoksia sekä kurssikirjallisuutta voidaan hankkia tarpeen mukaan. Hankinnan tekee osaston amanuenssi kirjaston PL 33 (Aleksanterinkatu 7), Helsingin yliopisto Puhelin (09) 1911, faksi (09) , PB 33 (Alexandersgatan 7), FI Helsingfors universitet Telefon , fax , P.O. Box 33 (Aleksanterinkatu 7), FI University of Helsinki Telephone , fax ,

2 Teologisen tiedekunnan 2(7) kanssa yhteistyössä. Jos kirjan hinta ylittää 100 e tai jos hankitaan useita kirjoja, on syytä ennen hankinnan tekoa ottaa yhteys laskun hyväksyjään. Laskuun tieto: H100x[osaston mukaan], WBS Hyväksyjä: tilaavan osaston mukaan joko dekaani tai varadekaani Myös täydentävällä rahoituksella toimivat tutkimushankkeet voivat hankkia kirjallisuutta kirjaston kautta. Hankintapyynnön hoitaa tutkija. Hankintapyynnöt tehdään e-lomakkeen kautta: tai sähköpostitse: hankinta-teologinen@helsinki.fi Kun kyseessä on kirja, jonka tiedekunta / projekti haluaa tilattavaksi omiin tiloihin, lomakkeen "Lisätietoja ja perusteluja" kohtaan pyydetään tarkentamaan: 1. Maksavan yksikön tulosyksikkökoodi / projektin nro 2. Laskun asiatarkastajan nimi 3. Tieto mihin osastolle / kenelle saapunut teos toimitetaan Kaikki hankittu kirjallisuus on toimitettava luetteloitavaksi kirjastoon. Tutkimushankkeelle hankittu kirjallisuus on toimitettava projektin päätyttyä kirjastoon. d. Kokoustarjoilut ja vieraanvaraisuus Pääsääntöisesti kokouksissa ei ole tarjoilua. Kokouksissa voidaan järjestää tarjoilu, jos siihen osallistuu vähintään puolet tiedekunnan ulkopuolisia. Myös tiedekunnan toimikuntien ja työryhmien aloittaessa ja päättäessä toimintansa voidaan järjestää tarjoilua. Yleensä kahvi ja tee keitetään itse, apua tarjoilun järjestämiseen voi pyytää vahtimestarilta (mieluiten viikkoa ennen tilaisuutta). Kolmannessa kerroksessa on kokouksia varten kahvia, teetä ja keksejä, joita voi tarvittaessa käyttää. Tiedekunta ei maksa opetustilanteisiin tarjoilua. Opiskelijoille järjestettäviin yhteisiin tapaamisiin voidaan käyttää vuosittain max. 400 e/osasto. Isoihin tilaisuuksiin tai tavattaessa yliopiston ulkopuolisia vieraita voi tarjoilun tilata myös Paprikasta tai UniCafesta. Tilaisuuden järjestäjä hoitaa tilauksen. Tällöin osallistujalista tulee lähettää palvelukeskukseen mahdollisimman pian tapaamisen jälkeen, jotta se voidaan liittää laskuun. Jos tilaisuuden kustannukset ylittävät 100, tulee siitä keskustella erikseen osaston esimiehen kanssa. Laskuun tieto: H100x[osaston mukaan], WBS Hyväksyjä: tilaavan osaston esimies 2. Palvelujen ostot a. Matkustaminen Dekaani on vahvistanut periaatteet, joiden mukaan perusrahoituksesta maksetaan matkoja (dekaanin päätös 20/2010, liitteenä). Vuosittain toteutetaan myös kysely, jossa pyritään ennakoimaan matkustustarvetta ja antamaan tiedekunnan sitoumus matkakustannuksiin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Täydentävän rahoituksen vastuullinen johtaja päättää hallinnoimansa rahoituksen kohdentamisesta matkakuluihin.

3 Teologisen tiedekunnan 3(7) Yliopistoon palvelussuhteessa olevan henkilön tulee aina tehdä matkapyyntö SAPjärjestelmään, jotta matkavakuutus olisi voimassa ja jotta henkilö voi laskuttaa matkan kustannukset yliopistolta. Matkavakuutuksen vuoksi matkapyyntö tulee tehdä siinäkin tapauksessa, kun matkan maksaa joku toinen taho. Hyväksytyn matkapyynnön myötä yliopiston matkavakuutus on voimassa automaattisesti niillä henkilöillä, joilla on suomalainen kela-kortti. Jos henkilö ei kuulu Suomen sosiaaliturvan piiriin, ja hänelle tulee saada yliopiston matkavakuutus, ohjeet löytyvä alla olevasta alma-osoitteesta. Yliopiston ulkopuoliset (esim. vastaväittäjät, ulkomaiset vieraat, opiskelijat) tekevät matkapyynnön ja -laskun paperisella lomakkeella, ja ne lähetetään palvelukeskukseen skannattavaksi. Matkapyynnön ja matkalaskun tekoon voi saada lähitukea 7. kerroksen osastosihteeriltä (Päivi Rönnqvist). Ohjeita löytyy myös Almasta: Tutkimukseen liittyvät matkat: Perusrahoituksesta maksettava osuus matkakustannuksista kirjataan osaston yleis-wbs:lle, jota järjestelmä myös automaattisesti tarjoaa maksajaksi. Tiliöinti: H100x, WBS 7100x001 Hyväksyjä: osaston esimies Opetukseen liittyvät matkat: Tiliöinti: H1004, WBS Hyväksyjä: opetusvaradekaani Matkavakuutuksista antaa neuvontaa 7. kerroksen osastosihteeri (Päivi Rönnqvist). b. Kielentarkastukset ja -käännökset Opetus- ja tutkimushenkilöstöstä toisen, kolmannen ja neljännen portaan henkilöstön tutkimustekstien kielentarkastukset voidaan maksaa perusrahoituksesta, mikäli siihen ei ole käytettävissä täydentävää rahoitusta. Puollon antaa osaston esimies. Laskuun tieto: H100x[osaston mukaan], WBS Tiliöinti: H1004, WBS Hyväksyjä: osaston mukaan joko dekaani tai varadekaani Väitöskirjojen kielentarkastukset hoidetaan ensisijaisesti täydentävästä rahoituksesta, mutta tiedekunta voi perustellusta syystä maksaa max. 100 sivun tarkistuksen. Puollon kielentarkastuspalvelun käyttöön antaa tutkimusvaradekaani. Väitöskirja-abstraktien kielentarkastuksen maksaa tiedekunta, puollon antaa jatkoopinnoista vastaava suunnittelija. Laskuun tieto: H100x[osaston mukaan], WBS Tiliöinti: H1004, WBS Hyväksyjä: osaston mukaan joko dekaani tai varadekaani, väitöskirja-abstrakteissa tutkimuksesta vastaava varadekaani. Hallinnolliset tekstit voidaan sekä tarkastuttaa että käännättää yliopiston kielipalveluissa. Hyväksyjä: hallintopäällikkö Täydentävän rahoituksen kohdentamisesta kielentarkastuksiin päättää rahoituksen vastuullinen johtaja. c. Datapalvelut Peruskotilaajakaistayhteys voidaan maksaa henkilöille, joiden kanssa on tehty etätyösopimus, jolloin henkilöllä ei ole omaa työhuonetta yliopistolla. Dekaanien ja varadekaanien osalta noudatetaan yliopiston ohjeistusta. Kännykän datasiirtoyhteys voidaan maksaa dekaanin harkinnan mukaan.

4 Teologisen tiedekunnan 4(7) d. Muut ostopalvelut Yliopistoliikunnan palvelut Tiedekunta maksaa Yliopistoliikunnan kausimaksun vähintään puolen vuoden mittaisessa palvelussuhteessa olevalle henkilöstölle sekä apurahatutkijoille, jotka työskentelevät tiedekunnan tiloissa. Kehittämispäivät Tiedekunta järjestää kahdesti vuodessa yhteisen tilaisuuden, jossa käsitellään tiedekunnan opetusta ja tutkimusta. Tiedekunta järjestää tarvittaessa iltakouluja, joissa käsitellään koko tiedekuntaa koskevia kysymyksiä. Osastot ja hallintopalvelut voivat järjestää omia suunnittelu- ja kehittämispäiviä korkeintaan kerran vuodessa kohtuullisin kustannuksin. Laskuun tieto: H100x[osaston mukaan], WBS Tiliöinti: H1004, WBS Hyväksyjä: osaston mukaan joko dekaani tai varadekaani Toimistopalvelut Puhelin-, tulostus-, kopiointi- ja postituslaskut maksetaan tiedekunnassa keskitetysti. Hyväksyjä: hallintopäällikkö Virkistys Tiedekunta järjestää vuosittain yhden yhteisen virkistyspäivän. Lisäksi joulun alla järjestetään jouluglögitilaisuus. Muut yhteiset juhlat tulee järjestää omakustannusperiaatteella. Laskuun tieto: H1004, WBS Tiliöinti: H1004, WBS Hyväksyjä: dekaani 3. Tieteellisten konferenssien järjestäminen Järjestettäessä tieteellistä konferenssia Suomessa, kustannukset tulee kattaa osallistumismaksuilla ja mahdollisella täydentävällä rahoituksella. Tieteellisten seurain valtuuskunnalta on mahdollista hakea valtionavustusta kansainvälisten konferenssien ja kansallisten seminaarien järjestämiseen ( Tilakustannuksiin on mahdollista saada yliopiston konferenssitukea. Sitä hallinnoi tekninen osasto (Mauri Laakso). Tiedekunta voi mahdollisesti jossain määrin osallistua konferenssivieraiden matkakulujen ja pienimuotoisten tarjoilujen kustannuksiin. Näistä kustannuksista tulee sopia dekaanin kanssa edellisen budjettivuoden aikana. Konferenssin järjestelyistä vastaavan tulee huolehtia tiedottamisesta. Apua voi pyytää kampustiedottajalta (Laura Tötterman). Tieto konferenssin järjestämisestä tulee toimittaa myös tiedekunnan tutkimustoimikunnan sihteerille (Anne-Marit Enroth-Voitila). 4. Käyttöomaisuus Yli 5000 arvoiset investoinnit viedään laskun asiatarkastuksen yhteydessä käyttöomaisuusrekisteriin. Kaikki laitteet viedään laiterekisteriin ja sitä ylläpitää sekä tietotekniikkapalvelut että tiedekunnan hankintayhdyshenkilö (Tuula Sunnarborg). Laitteet ja käyttöomaisuus inventoidaan säännöllisin välein.

5 Teologisen tiedekunnan 5(7) 5. Tilahallinto Tilakustannukset maksetaan tiedekunnassa keskitetysti. a. Opetus- ja kokoustilat Vahvistetun opetusohjelman mukaiset opetustilat varaa joko opintotoimisto tai amanuenssi keskitetystä tilavarauksesta. Tiedekuntasali on tarkoitettu ensisijaisesti kokouskäyttöön ja sen voi varata kolmannen kerroksen osastosihteeriltä (Erkki Väänänen). Väitöksiä varten voidaan varata yliopiston normaaleja luentosaleja ja auditorioita. Opetustiloja voidaan varata myös muihin tiedekunnan opetukseen ja tutkimukseen liittyviin tilaisuuksiin. Pienen juhlasalin käyttämiseen ja viikonloppuisin erityisjärjestelyjä vaativiin tilaisuuksiin on oltava erityiset perusteet. Lupa-anomus tilan käyttämiseen toimitetaan 3. kerroksen osastosihteerille (Erkki Väänänen). Luvan myöntämisestä päättää dekaani. Tilaisuuden peruuntuessa siitä vastaavan henkilön on huolehdittava siitä, että tilavaraus perutaan mahdollisimman hyvissä ajoin. Kaksi viikkoa aiemmin perutusta tilasta ei mene kustannuksia, tätä myöhemmin peruutettu tilavaraus on maksullinen, paitsi jos joku muu varaa tilan tuona aikana. b. Vakituiset tilat Tiedekunnassa on keskitetty työpisterekisteri, jota hoitaa talous- ja koulutussuunnittelija (Tuula Sunnarborg). Rekisterissä on tieto henkilöistä, jotka työskentelevät eri työpisteissä sekä siitä, kuinka pitkäksi aikaa työpiste on annettu heidän käyttöönsä. Tilat on jaettu pysyvän henkilöstön ja määräaikaisen tutkimushenkilöstön käytössä oleviin tiloihin. Työpiste tarjotaan ensisijaisesti palvelussuhteessa oleville. Työtilan antaminen apurahan turvin työskentelevälle Mikäli työtiloja on vapaana, niitä voidaan myös antaa apurahalla työskentelevien käyttöön. Tällöin tiedekunta perii työtilasta korvauksen, jonka dekaani vahvistaa vuosittain. Tilaa hakevan tulee täyttää e-lomakkella oleva tilahakemus ( Kun työtila annetaan apurahatutkijan käyttöön, tehdään kvestuuriin ja palvelukeskukseen ilmoitus, jonka apurahansaaja ja dekaani allekirjoittavat. Talous- ja koulutussuunnittelija laatii ilmoituslomakkeen ja toimittaa sen ja apurahan myöntöpäätöksen projektihallintopisteeseen ja kvestorin sihteerille sekä kirjaa tutkijan tiedekunnan tilarekisteriin. Palvelukeskus hoitaa tilakorvauksen laskutuksen tutkijalta. Jos apurahan myöntäjä antaa erillisen yleiskustannusosuuden yliopistolle, palvelukeskus laskuttaa suoraan apurahan myöntäjää. Laskutuksen tiliöinti: H1004, WBS Palkkahallinto ja SoleTM a. Palvelussuhteessa olevat Palkkakustannukset kohdentuvat oikealle WBS:lle SoleTM-järjestelmään kirjattujen tuntien perusteella. Jokaisen täydentävän rahoituksen projektille työskentelevän tulee kirjata tuntinsa järjestelmään. Henkilöllä näkyy järjestelmässä ns. tulosyksikkö-wbs. Sen lisäksi näkyvät ne WBS:t, joille henkilön on sovittu kirjaavan tuntejaan. Lähitukena tiedekunnassa toimivat Tuula Sunnarborg ja Hilkka Ranki. Almassa on tarkempia ohjeita SoleTM:n käytöstä: b. Tuntiopetus Tuntiopetuksesta maksetaan joko työsopimuksen tai palkkiolaskun perusteella. Vieraileva luennoitsija, jolla ei ole kurssin arvosteluun ja opintosuoritukseen liittyvää vastuuta, saa myös laskuttaa palkkion omalle yritykselleen, jolloin sillä on oltava Y-tunnus. Seuraavan lukuvuoden opetusohjelma ja opetusbudjetti vahvistetaan lukuvuotta edeltävän kevätluku-

6 Teologisen tiedekunnan 6(7) kauden aikana. Pro gradu - ja jatkokoulutusseminaareissa voi olla seminaariavustaja/assistentti, jolle voidaan maksaa palkkio, jollei se mahdu henkilön palvelussuhteen tehtäviin ja työaikaan. Tuntiopetuksen kustannukset kirjataan aina vastuullisen osaston 102-loppuiselle WBS:lle. Kaikille yhteisen yleis- kieli- ja soveltavan opetuksen kustannukset kirjataan tulosyksikölle H1004. c. Dosenttiopetustuki HY on varannut keskitetysti rahaa, joilla tuetaan laitosten järjestämää dosenttiopetusta tai dosenttien hoitamaa opinnäytetöiden ohjausta Tuki koskee niitä HY:n dosentteja, jotka eivät ole palvelussuhteessa yliopistoon. Tuen saamiseksi dosenttiopetus ja -ohjaus merkitään tuntiopettajan työsopimukseen tai palkkiolomakkeelle seuraavalta alma-sivulta löytyvän ohjeistuksen mukaisesti: Tukeen oikeuttavaa dosenttiopetusta tai -ohjausta ei voi maksaa yritykselle tai toiminimelle ostopalveluna. d. Harjoittelu Harjoittelun palkkakustannukset kohdennetaan suoraan työsopimuksessa: H1004 WBS Täydentävän rahoituksen hallinnointi a. Hakeminen Rahoitushakemuksen teossa neuvontaa antaa palvelukeskus (erityisesti budjettien laatiminen) ja tutkimusasiat (rahoitusehtojen tulkinta). Tiedekunnan sitoumuksen antaa tutkimuksesta vastaava varadekaani. Hän arvioi tarvittaessa rahoittajan asettamia ehtoja yhdessä talous- ja koulutussuunnittelijan kanssa. b. Yleiskustannusosuuden määrittely Tiedekunta perii yleiskustannusosuuden täydentävästä rahoituksesta tiedekuntaneuvostossa joulukuussa 2009 vahvistettujen periaatteiden mukaisesti. Yleiskustannusosuuksista on tietoa Almassa osoitteessa Muusta kuin SA:n rahoituksesta, yleiskustannusosuuden alustava määrittely on suositeltavaa tehdä jo hakuvaiheessa. Usean henkilön palkkausta sisältävän hankkeen ollessa kyseessä hakijan tulee toimittaa alustava budjetti tiedekunnan talous- ja koulutussuunnittelijalle yleiskustannusosuuden määrittelyä varten. Lopullinen yleiskustannusosuus vahvistetaan myöntöpäätöksen mukaisen budjetin perusteella. Yleiskustannusosuuden vahvistaa talous- ja koulutussuunnittelijan esityksestä dekaani. c. Projektinavaus Myöntöpäätöksen saatuaan projektin vastaava johtaja toimittaa sen palvelukeskukseen. Palvelukeskus syöttää projektin perustiedot avauslomakkeelle ja tulostaa sen hyväksyntäkiertoa varten. Talous- ja koulutussuunnittelija esittelee projektinavauksen dekaanille ja palauttaa avauslomakkeen palvelukeskukseen. Kvestuuri avaa projektille WBS-numeron. Vastaavan tutkijan tulee huolehtia talous- ja koulutussuunnittelijan kanssa, että WBS:lle liitetään SoleTM-järjestelmässä ne henkilöt, joiden kuuluu kirjata sille työaikaansa. d. Projektin hallinta Projektin vastuullinen tutkija vastaa projektin taloushallinnosta. Talouden seurantaan hän saa tukea palvelukeskuksesta.

7 Teologisen tiedekunnan 7(7) 8. Tulojen laskutus a. Hinnaston vahvistaminen Tiedekunnassa myytävien suoritteiden ja palvelujen hinnaston vahvistaa dekaani talousja koulutussuunnittelijan esittelystä. b. Laskuttaminen Sopimuksiin tai myöntöpäätöksiin perustuvan täydentävän rahoituksen laskutuksen hoitaa palvelukeskus. Tiedekunnan maksullisen toiminnan laskutuksen (opinto-oikeudet, todistusjäljenteet, valintakoevastausten kopiot yms.) hoitaa kolmannen kerroksen osastosihteeri (Erkki Väänänen). Osastojen harjoittamasta myyntitoiminnasta sovitaan erikseen.