Mi Si x Si x gma MQ-klubi

Transkriptio

1 Mix Six Sigma MQ-klubi

2 Päivän aiheet Six Sigman perusteet lyhyesti Mitä tarkoittaa Six Sigma? Six Sigman menettelyjen käyttö projekteissa Miten toteutetaan Six Sigma projekti? Miten onnistutaan aina toteuttamaan projekti 4-6 kuukaudessa? Miten toteutetaan t t t onnistunut t projekti? 2

3 Logiikka Malli Työkalut Mitta 3

4 Logiikka Keskeinen sanoma: jatkuva laadun parannus ja vaihtelun pienentäminen kohti 0-virhettä Maailman a helpoin ja samalla a a vaikein asiaa Jokainen osaa!!! Lähtee aina aikaansaannoksesta Parannetaan systeemiä eikä ihmistä Poistetaan juurisyytä eikä oireita Ei säätämistä eikä virityksiä Miten varmistetaan, että tekeminen TOIMII AINA EIKÄ SATTUMALTA? poistetaan vaihtelu ja asetetaan kontrollimenettelyt hyvä toimitusvarmuus 4

5 5

6 Malli 6

7 Työkalut 7

8 Mitta Sigma PPMO Huonon laadun Kommentti kustannus Virhettä / Miljoona mahdollisuutta 6 sigmaa 3,4 virh. / m. < 1 % myynnistä Maailmanhuippu 5 sigmaa 233 virh. / m. 5-15% myynnistä 4sigmaa virh. / m % myynnistä Teollisuuden keskiarvo 3 sigmaa virh. / m % myynnistä 2 sigmaa virh. / m. >40 % myynnistä Ei kilpailukykyinen 1 sigma virh. / m. 8

9 Asiakasfokus Onko 6 sigmaa liikaa? σ 4 99,4% error free σ 5 99,977% error free σ 6 99,9997% error free σ 4 σ 6 Odotettavissa kylmiä suihkuja 54 tuntia vuodessa Keskimäärin tuotetta miljoonasta olisivat speksin ulkopuolella Valot olisivat poissa lähes yhden tunnin viikossa Kylmät suihkut vähenisivät alle 2 minuuttiin vuodessa 3 tuotetta miljoonasta olisi speksin ulkopuolella Valot olisivat poissa 2 sekuntia viikossa 9

10 RTY (läpivyörytetty saanto) Prosessin input 1. vaiheen saanto 95,5% Hukka 2. vaiheen saanto 97% Hukka RTY= 0,955 x 0,97x0,944=87,45% 944=87 45% Hukatut resurssit, aika, raha jne. 131,000 PPMO Hukka 3. vaiheen saanto 94,4% Ensimmäisellä kerralla oikein 87,45% 10

11 Six Sigma menettelyjen käyttö projekteissa Miten toteutetaan t t t Six Sigma projekti? Osallistujien nykyiset haasteet projekteissa? Nykytila Miten asiakas kokee palvelun Rajaus Tavoite, tuotoksen määrittely Loppuun vienti Projekteja j liikkeellä yhtä aikaa liikaa priorisointi? Aikataulu ja resurssien varaaminen Johdon tuki puuttuu Henkilöstöresursointi Kokonaisuuden ymmärrys Riippuvuuksien hallinta Riittävä osaaminen Hyötyjen arviointi Kehitysprojektin ja käytäntöön viennin todellisuus 11

12 Visio Strategia Prosessin kehitysvisio Prosessien kehityssuunnitelma Tarkoitus, Ongelma, Tavoite, Menettely, Rajaus, Avainroolit, Aikataulu, Tulos, Toteutettavuus, Vaikuttavuus, Kustannukset Tausta, Lähtötilanne, Ongelma, Tavoitteet, Rajaus, Tiedonhankintamenetelmät, Aineiston keruu ja käsittely, Seuranta, Aikataulu, Resurssitarpeet, Arvio työmäärästä, Vastuiden jako kehittämisideat projektiehdotus projektisuunnitelma Projektin lopputulosten viestintä, Käyttöönottosuunnitelman tarkentaminen, Pelisäännöistä sopiminen, Resurssien varmistaminen, Henkilöstön valmentaminen, Mittareiden seuranta, Ongelmien ratkaiseminen Määrittely Mittaus Analyysi Parannus Ohjaus muuttunut toiminta kehitettävät menettelyt ja keinot

13 Visio: Toimimme siten, että hyöty asiakkaalle on mahdollisimman suuri. Taloudellinen näkökulma Tuottavuutemme kasvaa vuosittain (toiminnan tehokkuuden parantaminen) Olemme edelläkävijoitä tiedonkulun ja yhteistyön kehittämisessä. Ennakoimme ympäristömuutokset toimintaamme. Asiantunteva ja hyvinvoiva henkilöstömme toimii siten, että asiakkaan hyöty on mahdolisimman suuri ja asiointi vaivatonta. Vähennämme asiakkaiden asiointitarvetta ja kustannuksia Verotuksen luotettavuus ja vaikuttavuus lisääntyy Asiakas näkökulma Kv asiakkaat Veroasiat hoituvat työnantaja- / etujärjestö- / viranomais- / asiamiesyhteistyönä Erityisen ohjauksen asiakkaat Ohjaus yhden kontaktin kti perusteella Ennakoivaa ohjausta Henkilökohtaista ohjausta Erityisen valvonnan asiakkaat Ohjaamme oikealle tielle Turvaamme kilpailuneutraliteetin Automaation valvomat asiakkaat Keräämme tiedot puolestasi Kerralla pysyvästi kuntoon Sisäisten proses- sien näkökulma Resurssien oikea ja joustava kohdentaminen Prosessit ohjaukseen Sidosryhmäyhteistyö Nopea ja joustava reagointi ohjaustarpeisiin Toimintojen johtaminen Asiakassegmenttien hallinta Oikea-aikainen viestintä ja palvelu asiakassegmenteittäin Asiakkuuksien johtaminen Kehittämisprojektien onnistuminen Kehittämisprojektien hallinta Ohjausprosessin suorituskyvyn parantaminen Innovaatioiden johtaminen Asiakkaiden toimintaedellytysten parantaminen Arvostettu työnantaja Lainsäädännölliset ja yhteiskunnalliset prosessit Oppimisen ja kasvun näkökulma Inhimillinen pääoma Kokonaiskuva nykytilasta ja tulevaisuudesta Kyky valita menestymisen kannalta olennaiset asiat Kyky ja taito viedä asiat käytäntöön + Kulttuuri Asiakaslähtöinen, avoin, asiantunteva, oppiva Johtajuus Valmentava, osallistava, yhdessä tekevä Organisaatiopääoma Kohdistaminen Selkeät ja konkreettiset tavoitteet visiosta yksilötasoon Tiimityö Toimivat verkostot + Informaatiopääoma Järjestelmä, jolla kerätään tietoa asiakkaan käyttäytymisestä ja tarpeista Järjestelmä, jolla ohjataan projektien toteuttamista.

14 TAHTOTILA Prosessin tasapainotettu kehitysvisio (BSC) Kehittämisprojekti Toteuttamisprojekti mittaustieto prosessin nykytilasta (suorituskyvystä) mitä vs miten kehittäminen PDCA FMEA omistajan tehtävät projektin aikana projektin lopputuloksena syntyy ratkaisun lisäksi oppimista (uskomuksista luopuminen) ydinviestit henkilöstölle näin toimintaa muutetaan ja perustelut miksi vaatimukset - mitä pitää huomioida ja miksi esimerkki menettelyn muuttaminen riskien tunnistaminen suunnitelma (stepit) vastuut projektiehdotus ratkaisut 14

15 Onko ongelma todellinen? hajonta toteutunut Päiv vät hajonta tavoite keskiarvo toteutunut keskiarvo tavoite 0 Hu uhti Tou uko Ke esä He einä Elo Sy yys Lo oka Mar rras Jo oulu Tam mmi He elmi 15

16 Prosessin suorituskyky y Päve - Prosessin suoritusyky - Läpimenoaika (perunkirjan saapuminen - tallennus) Calculations l Based on Exponential Distribution ib ti Model Process Data LSL 1 Target * USL 35 Sample Mean 113,299 Sample N 97 Mean 113,299 O bserv ed P erformance PPM < LSL 0,00 PPM > USL ,72 PPM Total ,72 LSL USL O v erall C apability Z.Bench -0,65 Z.LSL 2,97 Z.USL -0,19 Ppk -0,06 Exp. Overall Performance PPM < LSL 8787,37 PPM > USL ,56 PPM Total ,

17 Projektin nimi : Projektiehdotus Tarkoitus: Mihin tarkoitukseen projekti perustetaan? Ongelma: Mihin kysymykseen projekti antaa vastauksen? Tavoite: Numeerinen muutos? (50-70% nykytilasta) Avainroolit: Projektin omistaja: Projektipäällikkö: Projektin ohjausryhmä: Projektiryhmän jäsenet: Aikataulu: Kehitys: Tulos/ toiminnallinen hyöty: Toteutettavuus: Vaikuttavuus organisaatioon: (Toimintojen väliset hyödyt) Menettely: Millä menettelyllä projekti toteutetaan? Toimeenpano: Rajaus: Miten projektia rajataan? Kustannukset: Henkilöresurssien käyttö (htp): Hankinnat ( ): 17

18 Projektisuunnitelma 1. Tausta 2. Kehitysprojektin sijoittuminen taustaan 3. Kehitysprojektin lähtötilanteen kuvaus 4. Ongelma Mikä on se ongelma johon projektissa paneudutaan? Kysymys johon haetaan vastausta? 5. Kehitysprojektin tavoitteet Miten ongelma pyritään ratkaisemaan? Menettely? Mitä projektilla halutaan saada aikaan? Miten projektin onnistumista mitataan? 6. Rajaukset 7. Tiedonhankintamenetelmien valinta 8. Aineiston keruu ja käsittely 9. Miten kerättyä aineistoa käsitellään? 10. Kuinka työn onnistumista aiotaan seurata ja todentaa? 11. Projektin aikataulu 12. Resurssitarpeet ja työmäärä 13. Vastuiden jako 18

19 Malli ja kokonaisuus 1. Määrittely kvalitatiivinen 2. Mittaus 3. Analysointi kvantitatiivinen? ongelma Mitkä asiat voivat vaikutta? Sipoc, xy-matriisi, kalanruoto, FMEA Mikä on nykytila mitattuna? Datankeruu: vastemuuttuja + muuttujien toimivuudesta käytännössä Mitkä asiat vaikuttavat ja mitkä eivät (tai ovat niin vähäisiä ettei tavoitetta saavuteta niillä?) johtopäätökset Ohjausryhmän katselmointi Ohjausryhmän katselmointi 4. Parannus koesuunnittelu 5. Ohjaus Mitä muutetaan / testataan edellisten johtopäätösten perusteella? 1-3 asiaa Miten parannus viedään läpi käytännössä ja se toimii aina kontrollimenettelyt Ohjausryhmän katselmointi Ohjausryhmän katselmointi Projektin hyväksyminen Projektijuhlat Toteutus

20 Prosessin suorituskyky, aloitus - valmis C alculations Based on W eibull Distribution M odel Process Data LS L 0 Target * USL 3 S am ple M ean 10,4388 Sample N 237 S hape 2,20888 S cale 11,7972 Observed Performance % < LSL 0,00 % > U S L 9 2, 4 1 % Total 92,41 LSL USL O v erall C apability Z.Bench -1,67 Z.LS L 3,19 Z.U S L -1,18 Ppk -0,39 Exp. O verall Performance % < LSL 0,00 % > USL 95,26 % Total 95,26 0, 0 3, 6 7, 2 1 0, 8 1 4, 4 1 8, 0 2 1, 6 20

21 Verolippuajot 45 N y k y tila v k 2 7 v k 3 1 v k 3 4 v k 3 7 v k Viikot Hav ainto

22 2007Saapunut - kysely lähetetty 160 U C L=161,5 Individual Value _ X=77,6 0 LC L= -6, Observation Saap.-ky sely lähetetty tai valmis 80 Individual Value Observation UCL=48,78 _ X=29,77 LC L= 10,76 22

23 Oikaisuvaatimusten vähentyminen

24 Pilottiryhmä Koko toimisto 24

25 Toteutus esimerkki ajallisesti Auditointi Esimies arvioi verottajien kanssa Prosessin omistaja arvioi verottajien kanssa kerran kk Esimies seuraa ja arvioi verottajien kanssa Prosessin omistaja arvioi verottajien kanssa kerran kk Uhat muista prosesseista Esimies seuraa ja arvioi verottajien kanssa Prosessin omistaja arvioi i verottajien kanssa kerran kk Esimies arvioi mittaustietoa verottajien kanssa 1-2 viikon välein: - toimitaanko suunnitelman mukaan? - missä ongelmia? - miten ja milloin ongelma poistetaan? Yksikössä sovitaan yksityiskohdat: y kuka, mitä, miten, milloin toimitaan eri tavalla Projektin lopputulos hyväksytty POM viestintä tä verottajille: miksi, i mitä, miten muutetaan ja millä pelisäännöillä POM valmentaa esimiehet

26 projekti läpi 4-6 kuukaudessa, pysyy aikataulussa ja ratkaisu löytyy 26

27 Ongelman määrittely ja suunnitelma Ongelma on todellinen ja merkittävä Strategisesti merkittävä - Mihin strategiseen tavoitteeseen ongelma liittyy? Tunnistaminen aiemmista mittaustuloksista (esim. korkeat kustannukset, virheet, tyytymättömät asiakkaat,..) Ongelman tausta voidaan määritellä lyhyesti Mihin kokonaisuuteen k ongelma liittyy Ongelma voidaan muokata kysymykseksi Kysymys / kysymykset toimivat ohjenuorana ja pitää projektin rajauksessa koko projektin aikana Projektin lopputulos on vastaus kysymykseen Tavoite on täsmällinen Kuvaa muutoksen suuruutta Numeerinen (50-70% nykytilasta) Tavoite määrittelee vastemuuttujan mittaus- ja analysointivaiheessa Projekti on rajattu Projektisuunnitelman KAIKKI kohdat on kirjoitettu 27

28 Projektin tilaaja varmistaa ennen projektin alkua henkilökohtaisesti että: Projektipäälliköllä on riittävästi taustatietoja projektista ja hän ymmärtää projektin ongelman, merkityksen, laajuuden ja rajauksen. Projektisuunnitelma on riittävän täsmällinen. Projektin kulku ja vastuut kuvattu riittävällä tarkkuudella. Vaiheet on aikataulutettu päivän tarkkuudella. Ajan seuraamisen työkalu on käytössä. Projektiin tarvittavat resurssit (henkilöt, työkalut, tilat) ovat käytössä. Projektipäälliköllä ja muilla jäsenillä on aikataulu omassa kalenterissa. Ohjausryhmän valta ja vastuu on ymmärretty, katselmoinnit kalentereissa ja katselmointirunko tehty. Projektipäällikön kanssa on sovittu projektin etenemisraportointitavasta ja tiheydestä projektin aikana. 28

29 Projektin onnistuminen määrittely - ohjaus: 1. Kaikki projektin vaiheet toteutetaan oikeassa järjestyksessä ja oikeilla työkaluilla. 2. Varmistetaan t projektin kaikissa vaiheissa, i että ollaan hakemassa vastausta t ongelmakysymykseen. 3. Data kerätään oikein (huom! Vastemuuttuja ja mahdollisimman vähän nice to know -tietoa) -tietoa). 4. Muuttujien analysointi tehdään aina suhteessa vastemuuttujaan. 5. Analysoinnin lopputuloksesta kerätään mahdolliset vaikuttavat muuttujat (kertovat miten vaikuttavat muuttujat on tunnistettu ja kuinka suuri vaikutus on). 6. Parantamisehdotukset voidaan esittää analysoinnin jälkeen ilman koesuunnittelua, jos vaikutus on ilmeinen. Tekemällä koesuunnittelu (muuttujien testaus), saadaan todistettua muuttujien potentiaaliset vaikutukset, jos muutokset viedään käytäntöön laajemmin. 7. Ohjaussuunnitelma on huolellisesti tehty. 29

30 Toteutusvaihe: Toteutettu viimeistään 6 kk ratkaisun hyväksymisestä Ohjaussuunnitelman sisältö: Mitä muutetaan Miten muutetaan Viestintäsuunnitelmai i Sisäiset pelisäännöt Aikataulu Mittarit + määrittelyt Vastuut Arviointimenettely Arviointitiheys Miten muutos todetaan käytännössä Edellyttää esimiehiltä kenttäkestävyyttä. 30

31 Kiitos 31