Asiakasasiakirjojen konteksti

Transkriptio

1 Asiakasasiakirjojen konteksti Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Antero Lehmuskoski, Niina Häkälä ja Jaakko Penttinen Versio 1.0 Tammikuu 2018

2 Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun [ ] Muutoshistoria Versio Muutos Tekijä PVM 1.0 Ensimmäinen julkaistu versio THL (AL, NH, JP)

3 Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun [ ] Sisällys 1 Johdanto 1 2 Keskeiset käsitteet 2 3 Asiakastietojen käsittelyn lähtökohdat sosiaalihuollossa 3 4 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat Palvelutehtäväkohtaiset asiakirjat Sosiaalipalvelukohtaiset asiakirjat Palvelutehtäville yhteiset asiakirjat Vireilletuloasiakirjat 9 5 Asiakirjojen kontekstia kuvaavat luokitukset ja niiden käyttö 10 6 Liitä asiakirja asiaan 13 7 Liitä asiakirja palvelutehtävään Iäkkäiden palvelut Lapsiperheiden palvelut Lastensuojelu Perheoikeudelliset palvelut Päihdehuolto Työikäisten palvelut Vammaispalvelut Asiakirjan alkuperäinen palvelutehtävä 21 8 Liitä asiakirja palveluprosessiin Asian vireilletulokäsittely Palvelutarpeen arviointi Asiakkuuden suunnittelu Palvelun järjestäminen Palvelun toteutus 25 9 Liitä asiakirja sosiaalipalveluun Sosiaalihuollon palveluvalikoima Palvelutehtäviin sisältyvät sosiaalipalvelut Sosiaalipalvelut iäkkäiden palveluissa Sosiaalipalvelut lapsiperheiden palveluissa Sosiaalipalvelut lastensuojelussa Sosiaalipalvelut perheoikeudellisissa palveluissa Sosiaalipalvelut päihdehuollossa 37

4 Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun [ ] Sosiaalipalvelut työikäisten palveluissa Sosiaalipalvelut vammaispalveluissa Esimerkkejä kontekstin kuvailusta Esimerkkejä vireilletuloasiakirjoista Lastensuojeluilmoitus Yhteydenotto sosiaalihuollosta vastaavaan viranomaiseen Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta Esimerkkejä palvelutarpeen arvioista Vammaispalvelujen palvelutarpeen arvio Työikäisten palvelutarpeen arvio Esimerkkejä suunnitelma-asiakirjoista Lastensuojelun jälkihuollon asiakassuunnitelma Omaishoidon tuen suunnitelma Päihdehuollon toteuttamissuunnitelma Esimerkkejä päätösasiakirjoista Työikäisten palvelupäätös Päätös täydentävästä tai ehkäisevästä toimeentulotuesta Päätös lapsen kiireellisestä sijoittamisesta Esimerkkejä asiakaskertomusmerkinnöistä Merkintä asiakkaan arjesta Merkintä tapaamisen tai neuvottelun peruuntumisesta Merkintä sosiaaliasiamiehen toiminnasta Muita asiakirjaesimerkkejä Sosiaalihuollon lausunto 47

5 1 Johdanto Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen kontekstilla tarkoitetaan toimintaympäristöä, jossa asiakastietoja syntyy ja tallennetaan. Sosiaalihuolto on julkisen hallinnon organisoimaa toimintaa, joten siinä syntyvät asiakasasiakirjat ovat viranomaisen asiakirjoja. Viranomaisella on velvollisuus huolehtia asiakirjojen käytettävyydestä ja saatavuudesta. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen hallinta valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen avulla edellyttää valtakunnallisesti yhtenäisen metatietomallin käyttöä. Sosiaalihuollon metatietomallissa 1 esitetään kaikille asiakasasiakirjoille yhteiset kuvailutiedot. Osa näistä kuvailutiedoista koskee asiakirjojen syntykontekstia, toisin sanoen sitä sosiaalihuollon toimintaa, jonka yhteydessä ja jota varten asiakirjat on laadittu. Kontekstitietoja ovat esimerkiksi palvelujen järjestämisestä vastaava organisaatio, palveluntuottaja, asiakirjan laatija sekä sosiaalipalvelu, jonka antamiseen asiakirja sisällöllisesti liittyy. Osa kontekstitiedoista koskee sosiaalihuollon palvelutoimintaa, joka kuvataan Koodistopalvelussa julkaistujen luokitusten avulla. Keskeisimpiä kontekstia kuvaavia luokituksia ovat palvelutehtäviä, sosiaalipalveluja ja palveluprosesseja kuvaavat luokitukset. Ne esitellään tarkemmin luvussa 4. Tämän oppaan tarkoituksena on tukea asiakasasiakirjojen kontekstia kuvaavien luokitusten käyttöä. Opasta voi hyödyntää esimerkiksi Kanta-liittymiseen valmistautumisessa, asiakastietojärjestelmien määrittelyssä ja asiakastyön kirjaamisessa sosiaalihuollossa. Oppaassa kuvataan lyhyesti sosiaalihuollon sisältämää toimintaa, mutta näkökulmana on toiminnassa syntyvien asiakasasiakirjojen varustaminen tarvittavilla kontekstia kuvaavilla metatiedoilla. Tavoitteena on myös antaa esimerkkejä käytännön tilanteista, joissa sosiaalihuollon ammattihenkilö joutuu tilannekohtaisesti harkitsemaan oikeaa kuvailutietoa tietylle asiakirjalle. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotossa on tavoitteena kaikkien asiakastietojen hallinta ja niiden käytettävyyden varmistaminen. Kun jokainen asiakasasiakirjoja laativa ammattilainen huolehtii siitä, että kontekstitiedot ovat oikein, asiakirjat löytyvät asiakastiedon arkistosta silloin, kun niitä tarvitaan. Kontekstitiedoista huolehtiminen helpottaa siten asiakastietojen tehokasta hyödyntämistä myös asiakastyössä. Asiakasasiakirjojen kontekstia kuvaavia luokituksia voi hyödyntää yhtenäistämään sosiaalihuollon palvelunantajien toiminta-arkkitehtuuria. Niiden avulla sosiaalihuollossa annettavat palvelut ja tukitoimet on mahdollista jäsentää kokonaisuuksiksi valtakunnallisesti yhtenäisellä tavalla. Palvelutehtävien, sosiaalipalvelujen ja palveluprosessien valtakunnallisesti yhtenäinen määrittely edesauttaa sekä kansallisesti vertailukelpoisen tiedon saamista palvelutuotannosta että asiakastietojen hallinnan organisoimista kansallisissa tietojärjestelmäpalveluissa. Asiakasasiakirjojen laatimisessa ja hallinnassa palvelutehtävät toimivat keskeisimpänä asiakirjojen syntykontekstin jäsennyksenä. 1 Metatietomalli on julkaistu sosiaalihuollon tiedonhallinnan sivuilla 1

6 2 Keskeiset käsitteet Sosiaalialan tiedonhallinnan sanastoon 2 on koottu sosiaalihuoltoa ja sen asiakastietojen hallintaa kuvaavia käsitemääritelmiä. Sanasto sisältää myös palvelutehtäviä, niihin sisältyviä sosiaalipalveluja sekä toimintaprosesseja kuvaavat käsitteet. Tähän lukuun on poimittu sanastosta kontekstin kuvailuun liittyvät keskeisimmät käsitteet, jotka esiintyvät tässä dokumentissa. Sosiaalihuollon eri palvelutehtävien ja sosiaalipalvelujen määritelmät löytyvät niitä käsittelevistä luvuista. Tässä oppaassa tarkoitetaan: asiakasasiakirjalailla lakia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015); asiakasasiakirjalla sosiaalihuollon palvelutehtävällä sosiaalihuollon peruspalveluilla sosiaalihuollon erityispalveluilla sosiaalipalvelulla sosiaalihuollon palveluprosessilla sosiaalihuollon asialla viranomaisen ja yksityisen järjestämään sosiaalihuoltoon liittyvää, julkisuuslain 5 :n 1 ja 2 momentissa tarkoitettua asiakirjaa, joka sisältää asiakasta tai muuta yksityishenkilöä koskevia asiakastietoja; tietynlaisiin tuen tarpeisiin vastaavien sosiaalipalvelujen ja muun tuen muodostamaa kokonaisuutta; sosiaalihuollon palvelutehtävien kokonaisuutta, jossa painopiste on sosiaalisten ongelmien ehkäisemisessä sekä varhaisen tuen ja sosiaalipalvelujen tarjoamisessa sosiaalihuollon asiakkaille heidän hyvinvointinsa ja toimintakykynsä ylläpitämiseksi; sosiaalihuollon palvelutehtävien kokonaisuutta, jossa painopiste on sosiaalisten ongelmien vähentämisessä ja poistamisessa ja jonka tavoitteena on vastata sosiaalihuollon asiakkaiden erityisen tuen tarpeeseen silloin, kun sosiaalihuollon peruspalveluissa annettavat sosiaalipalvelut eivät ole riittäviä; palvelua, jonka tarkoituksena on edistää asiakkaan sosiaalista hyvinvointia ja toimintakykyä sekä ehkäistä, vähentää ja poistaa sosiaalisia ongelmia. sosiaalihuollossa annettavaan yhteen tai useampaan sosiaalipalveluun tai muuhun tukeen liittyvää suunnitelmallista toimintosarjaa sosiaalihuollon viranomaisen käsiteltäväksi annettua asiaa 2 Sanasto on julkaistu sosiaalihuollon tiedonhallinnan sivuilla 2

7 3 Asiakastietojen käsittelyn lähtökohdat sosiaalihuollossa Sosiaalihuoltoa ohjaava lainsäädäntö on uudistunut merkittävästi viime vuosina ja uudistukset jatkuvat. Sosiaalihuoltolaki tuli voimaan huhtikuussa Lakihankkeen tavoitteena oli kehittää sosiaalihuoltoa asiakaslähtöisemmäksi ja kokonaisvaltaisemmin asiakkaita palvelevaksi. Uudistuksen tarkoitus oli siirtää painopistettä erityispalveluista yleispalveluihin, vahvistaa asiakkaiden yhdenvertaisuutta ja tiivistää viranomaisten yhteistyötä 3. Asiakaskeskeisyyden varmistamiseksi asiakkaan tuen tarpeet otettiin laissa sosiaalihuollon palvelutuotannon lähtökohdaksi. Myös sosiaalihuollon asiakastiedon hallintaa koskeva sääntely on kehittynyt. Sosiaalihuollon osalta sitä koskeva lainsäädäntö oli aiemmin hajanaista, eikä esimerkiksi asiakastyön kirjaamisvelvoite ollut yksiselitteinen julkaistiin laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista, joka sääntelee asiakastyön kirjaamista ja asiakasasiakirjojen hallintaa sosiaalihuollossa. Lailla ohjataan henkilörekisterien muodostamista, asiakasasiakirjojen sisältöä sekä asiakastiedon käsittelyä. Laissa korostuu myös palvelutehtävien luokittelun merkitys asiakastiedon hallinnan ja käyttöoikeuksien määrittelyn perustana. Henkilötietolakia on aiemmin sovellettu sosiaalihuollossa siten, että kaikki sosiaalihuollon osaalueet muodostavat omat henkilörekisterinsä. Sosiaalihuollon rekisterinpitäjät ovat siten ylläpitäneet yli kahtakymmentä erillistä henkilörekisteriä. Asiakasasiakirjalain voimaantulo muutti sosiaalihuollon henkilörekisterien muodostamista siten, että kaikki asiakasasiakirjat talletetaan yhteen palvelunjärjestäjäkohtaiseen sosiaalihuollon asiakasrekisteriin. Rekistereitä ei siis muodosteta enää palvelutehtävittäin. Henkilörekisterien muodostamisen uudesta linjauksesta huolimatta palvelutehtävien luokittelulla on edelleen merkittävä rooli asiakastietojen hallinnassa. Asiakasasiakirjalain mukaan asiakasasiakirjoihin on merkittävä, mihin palvelutehtävään tai palvelutehtäviin ne liittyvät. Henkilötietojen käsittelyn yleisistä periaatteista säädetään henkilötietolaissa. Käyttötarkoitussidonnaisuutta koskevan periaatteen mukaan työntekijällä on oikeus käsitellä sosiaalihuollon asiakastietoja vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty. Yhden asiakasrekisterin mallissa palvelutehtävät muodostavat peruskehyksen ammattihenkilöiden käyttöoikeuksien määrittelylle sosiaalihuollon asiakastietoihin. Sosiaalipalveluja järjestävät ja tuottavat organisaatiot ovat lain mukaan vastuussa ammatillisen henkilöstön käyttöoikeuksien antamisesta sosiaalihuollon asiakastietoihin. THL on antanut määräyksen käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista 4. 3 Hallituksen esitys eduskunnalle sosiaalihuoltolaiksi ja eräiksi siihen liittyviksi laeiksi. HE 164/2014, s.1. 4 Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintaa koskevat määräykset julkaistaan THL:n verkkosivuilla 3

8 4 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ovat kaikki sosiaalihuollossa syntyneet, asiakkaiden henkilötietoja sisältävät asiakirjat. Lisäksi käsite sosiaalihuollon asiakasasiakirja kattaa sosiaalihuoltoon vastaanotetut asiakirjat, jotka liitetään asiakkaan asiaan. Asiakasasiakirjat ryhmitellään asiakirjatyyppeihin. Koodistopalvelussa julkaistu asiakasasiakirjatyyppiluokitus 5 sisältää 17 yleistä asiakirjatyyppiä ja niiden alaluokkina noin kaksisataa tarkennettua asiakirjatyyppiä. Tarkennetut asiakirjatyypit ovat palvelutehtävittäin ja sosiaalipalveluittain määriteltyjä asiakasasiakirjoja. Asiakasasiakirjatyyppiluokituksessa esiintyvät yleiset asiakirjatyypit on esitetty taulukossa 1. Taulukko 1 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen yleiset asiakirjatyypit Asiakirjatyyppi Arvio Asiakaskertomusmerkintä 6 määritelmä sosiaalihuollon asiakasasiakirja, jossa palvelunantaja tarkastelee sosiaalihuollon asiakkaan tilannetta ja tekee päätelmän sosiaalihuollon palveluprosessin edistämiseksi tai sen päättämiseksi Huom. Arvio tulee pääsääntöisesti laatia yhdessä asiakkaan kanssa sekä mahdollisesti hänen läheistensä kanssa. Arvion laatimiseen voivat osallistua myös tarvittavat asiantuntijat. Arvioita laaditaan asiakkuuden eri vaiheissa, ja ne liittyvät esimerkiksi sosiaalihuollon asiakkuuden edellytysten täyttymisen tai palvelutarpeen arviointiin. sosiaalihuollon asiakasasiakirja, johon palvelunantaja kirjaa tietoa sosiaalihuollon asiakkaan tilanteesta tai hänen sosiaalihuollon asiansa kannalta merkittävistä tapahtumista tai toiminnoista Huom. Asiakaskertomusmerkintöihin kirjataan lakisääteisiä tai muita olennaisia asiakastietoja, joita ei ole tallennettu muihin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin. Asiakaskertomusmerkintä voi sisältää esimerkiksi sosiaalihuollon asiakkuuden alkamisen ja päättymisen ajankohdat. 5 Uusimman Sosiaalihuolto asiakasasiakirjatyyppi -luokituksen suora linkki on 6 Vuoden 2017 asiakirjatyyppiluokituksessa asiakaskertomus muuttui asiakaskertomusmerkinnäksi, jonka tarkennettuja asiakirjatyyppejä ovat eri tilanteisiin tarkoitetut merkinnät. Aiempaa asiakaskertomus-asiakirjatyyppiä käytetään vain Kanta-palvelujen käyttöönoton I vaiheessa. 4

9 Hakemus Ilmoitus Kuulemisasiakirja Laskelma Lausunto sosiaalihuollon asiakasasiakirja, jolla henkilö pyytää tai vaatii itse tai hänen laillinen edustajansa tai palvelunantaja pyytää tai vaatii hänen asiassaan palvelua, etuutta tai toimenpidettä palvelunantajalta, viranomaiselta tai tuomioistuimelta Huom. Hakemuksia ovat esimerkiksi henkilön itse laatima täydentävän tai ehkäisevän toimeentulotuen hakemus ja palvelunantajan laatima huostaanottohakemus hallinto-oikeudelle. sosiaalihuollon asiakasasiakirja, jolla henkilö, sosiaalihuollon asiakas, palvelunantaja tai viranomainen antaa tiedoksi henkilöön liittyvän tilanteen, toimenpiteen tai palvelutarpeen Huom. Ilmoitusta ei edellä neuvotteleminen, kuten sopimusta edeltää, eikä ilmoituksesta voi valittaa, kuten päätöksestä. Usein ilmoitus sitoo tai velvoittaa sen vastaanottajaa. Esimerkiksi lastensuojeluilmoitus on käsiteltävä seitsemän arkipäivän kuluessa sen vastaanottamisesta. sosiaalihuollon asiakasasiakirja, johon palvelunantaja kirjaa asianosaisen tai asiaan osallisen ilmaiseman mielipiteen joko hallintolaissa säädetyn kuulemisen tai muun mielipiteen selvittämisen perusteella viranomaisen ratkaistavana olevasta asiasta ja tarvittaessa henkilön selityksen sellaisista seikoista, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun Huom. Asianosaisen kuulemisesta säädetään hallintolaissa (434/2003). Hallintolain mukaan hallintoasiassa asianosainen on se, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee. Lastensuojelussa kuultavia voivat olla sekä asianosaiset että asiaan osalliset. sosiaalihuollon asiakasasiakirja, johon palvelunantaja laskee tietyin perustein sosiaalihuollon asiakkaan taloudellisen tilanteen asiakkaan asian ratkaisemiseksi sosiaalihuollon asiakasasiakirja, jolla palvelunantaja esittää pyynnöstä näkemyksensä sosiaalihuollon asiakkaan asiasta kolmannelle osapuolelle Huom. Lausunto voi koskea esimerkiksi asiakkaan tilannetta tai palvelutarvetta tai asiakkaalle annettua päätöstä. Lausunto voidaan antaa paitsi erillisestä pyynnöstä myös vakiintuneen käytännön perusteella. Lausunnon saava kolmas osapuoli voi olla paitsi sosiaalihuollon ulkopuolinen taho myös sosiaalihuollon palvelunjärjestäjä, jolle palveluntuottaja antaa lausunnon. 5

10 Lähete Muu asiakirja 7 Maksusitoumus Pyyntö Päätös Selvitys Sopimus sosiaalihuollon asiakasasiakirja, jolla palvelunantaja ohjaa sosiaalihuollon asiakkaan tutkimuksiin, palveluihin tai tukitoimiin Huom. Lähete voidaan antaa sosiaalipalveluihin sekä yhden sosiaalihuollon palvelutehtävän sisällä että palvelutehtävien välillä tai muihin kuin sosiaalipalveluihin. muu kuin tässä luokituksessa mainittu asiakasasiakirja sosiaalihuollon asiakasasiakirja, jolla palvelunjärjestäjä antamansa päätöksen perusteella sitoutuu maksamaan sosiaalihuollon asiakkaalle annettavan tuotteen tai palvelun kustannukset tai osan niistä sosiaalihuollon asiakasasiakirja, jolla palvelunantaja pyytää tietoja tai virka-apua sosiaalihuollon asiakkaan asian ratkaisemiseksi tai käsittelemiseksi sosiaalihuollon asiakasasiakirja, jolla viranomainen tai viranomaisen roolissa toimiva palvelunantaja antaa ratkaisunsa sosiaalihuollon asiakkaan hallintoasiassa Huom. Sosiaalihuollossa hallintoasioina käsitellään esimerkiksi sosiaalipalveluja, etuuksia ja sosiaalihuollon asiakasmaksuja. Hallintopäätöksistä on aina laadittava päätösasiakirja, joka on annettava tiedoksi asianosaiselle muutoksenhakuohjeineen. Kirjallisesta päätöksestä on käytävä selvästi ilmi 1) päätöksen tehnyt viranomainen ja päätöksen tekemisen ajankohta, 2) asianosaiset, joihin päätös välittömästi kohdistuu, 3) päätöksen perustelut ja yksilöity tieto siitä, mihin asianosainen on oikeutettu tai velvoitettu taikka miten asia on muutoin ratkaistu sekä 4) sen henkilön nimi ja yhteystiedot, jolta asianosainen voi pyytää tarvittaessa lisätietoja päätöksestä. sosiaalihuollon asiakasasiakirja, jolla henkilö antaa palvelunantajalle tietoa itseään koskevan asian ratkaisemiseksi tai palvelun järjestämiseksi Huom. Selvityksiä ovat esimerkiksi sosiaalihuollon asiakkaan tulo- ja menoselvitys ja adoptionhakijoiden taustaselvitys. Sosiaalihuollossa selvittämisen lopputuloksena syntyy myös arvioita, lausuntoja tai yhteenvetoja. sosiaalihuollon asiakasasiakirja, jossa määritetään sovitun asian sisältö ja ehdot osapuolia sitovasti Huom. Sopimuksen osapuolina voivat olla sosiaalihuollon asiakas tai asiakkaat sekä yksi tai useampi palvelunantaja. Esimerkiksi sopimus sosiaalisesta luotosta on asiakkaan ja palvelunantajan välinen ja lapsen elatussopimus on asiakkaiden välinen. 7 Asiakirjatyyppi Muu asiakirja lisättiin luokitukseen Kanta-palvelujen käyttöönoton I vaiheessa käytettävässä luokituksessa (2016) liite on yleinen asiakirjatyyppi. Uusimmassa luokituksessa se on muu asiakirja luokkaan kuuluva tarkennettu asiakirjatyyppi. 6

11 Suostumus Suunnitelma Yhteenveto sosiaalihuollon asiakasasiakirja, jolla sosiaalihuollon asiakas itse tai edunvalvoja hänen puolestaan tai muu asianosainen vapaaehtoisesti ja tietoisesti ilmaisee tahtonsa tietyssä asiassa sosiaalihuollon asiakasasiakirja, jossa palvelunantaja asettaa pääsääntöisesti yhdessä ja yhteisymmärryksessä sosiaalihuollon asiakkaan kanssa asiakkaan palvelutarpeeseen liittyvät tavoitteet sekä keinot, joilla tavoitteisiin päästään Huom. Suunnitelman toteutumista on seurattava, ja suunnitelma on arvioitava määräajoin. Arvioinnin yhteydessä laaditaan uusi suunnitelma, johon kirjataan toteutumista koskevat tiedot. Suunnitelman laatimisesta säädetään yleisesti sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa (812/2000, 7 ) ja sosiaalihuoltolaissa (1301/2014, 39 ). Sosiaalihuollossa laaditaan pääasiassa asiakas- ja toteuttamissuunnitelmia. sosiaalihuollon asiakasasiakirja, johon palvelunantaja kokoaa sosiaalihuollon asiakkaan asiaan liittyvät keskeiset tiedot tiettyä tarkoitusta varten Asiakirjatyyppiluokituksessa on varsinaisten yleisten asiakirjatyyppien lisäksi luokka Muu asiakirja. Se sisältää kolme alaluokkaa: muu sosiaalihuoltoon saapunut asiakirja, muu sosiaalihuollossa laadittu asiakirja ja liite. Muu sosiaalihuoltoon saapunut asiakirja on sellainen asiakirja, jonka esimerkiksi joku muu viranomainen on laatinut, eikä se ole minkään muun asiakirjan liite, vaan sillä on itsenäinen ja merkittävä rooli sosiaalihuollon prosessissa. Tällainen asiakirja voi olla esimerkiksi maistraatin päätös isyyden vahvistamisesta. Muu sosiaalihuollossa laadittu asiakirja tarkoittaa itsenäistä asiakirjaa, joka ei kuulu sosiaalihuollon asiakastietomalliin, mutta on silti tallennettava Kantaan. Esimerkkinä tästä on moniammatillinen työllistymissuunnitelma. Sosiaalihuoltoon saapuneen asiakirjan liitteitä ovat esimerkiksi täydentävän ja ehkäisevän toimeentulotukihakemukseen liitettävät tositteet. On huomioitava, että tämä luokittelu tuo rajoituksia arkistosta tehtäviin hakuihin. Esimerkiksi, jos ammattihenkilö haluaa tarkastella kaikkia asiakkaan suunnitelmia tai päätöksiä, ja tekee haut yleisillä asiakirjatyypeillä päätös ja suunnitelma, ei haku palauta moniammatillisia työllistymissuunnitelmia eikä maistraatin tai tuomioistuimen tekemiä päätöksiä. Asiakaskertomuksella tarkoitetaan kokonaisuutta, joka koostuu asiakasta koskevista asiakaskertomusmerkinnöistä. Jokaista merkintää kohdellaan itsenäisenä asiakirjana, joka tallennetaan Asiakastiedon arkistoon mahdollisimman pian sen valmistumisen jälkeen. Näin kertomusmerkintöihin tallennettu asiakastieto on käytettävissä mahdollisimman ajantasaisena. Asiakaskertomusmerkinnöille määritellään asiakirjarakenteita eri käyttötarkoituksiin. Erilaisia asiakaskertomusmerkintöjä on esimerkiksi asian vireilletulosta, asiakkuuden alkamisesta ja päättymisestä, asiakkaan arjesta ja tietojen luovutuksesta. Asiakaskertomusmerkinnät liitetään asiakirjatyyppiluokitukseen. Tarkennetut asiakirjatyypit ovat siis asiakasasiakirjojen nimiä. Ne on ryhmitelty joko palvelutehtäväkohtaisiksi tai sosiaalipalvelukohtaisiksi asiakirjoiksi. Lisäksi on asiakirjoja, joita voi laatia useammassa kuin yhdessä palvelutehtävässä. Koodistopalvelimella on julkaistu kaksi versiota asiakasasiakirjatyyppiluokituksesta. Vanhempi näistä (Sosiaalihuolto - Asiakasasiakirjatyyppi 2016) sisältää vain yleiset asiakirjatyypit, ja se on tarkoitettu asiakirjoille, joita tallennetaan arkistoon Kanta-palvelujen käyttöönoton I vai- 7

12 heessa. Vuonna 2017 julkaistu versio sisältää sekä yleiset asiakirjatyypit että tarkennetut asiakirjatyypit. Luokitusten sisältämissä yleisissä asiakirjatyypeissäon muutamia eroavaisuuksia. Vanhemmassa versiossa on yleinen asiakirjatyyppi asiakaskertomus, joka muutettiin asiakaskertomusmerkinnäksi vuonna Uuteen versioon lisättiin myös yleinen asiakirjatyyppi muu asiakirja. Liite on vanhemmassa luokitusversiossa yleinen tyyppi, mutta uudessa versiossa se on muun asiakirjan tarkennettu asiakirjatyyppi. Tällaiseen kahden luokitusversion ratkaisuun on päädytty siksi, että vanhoja ja ensimmäisen vaiheen asiakirjoja tallennettaessa vaaditaan tieto vain yleisestä asiakirjatyypistä. Vanhoja kertomustietoja voi koota Kantaarkistoon siirrettäessä asiakaskertomus-asiakirjaksi. Toisessa vaiheessa kertomusmerkinnät tallennetaan itsenäisinä asiakirjoina. Toisen vaiheen asiakirjoille myös tieto tarkennetusta asiakirjatyypistä on pakollinen. Uudempaa luokitusversiota ja tarkennettuja asiakirjatyyppejä on kuitenkin sallittua käyttää jo Kanta-palvelujen käyttöönoton I vaiheessa. 4.1 Palvelutehtäväkohtaiset asiakirjat Jokaisella palvelutehtävällä perheoikeudellisia palveluja lukuun ottamatta on oma hakemuksensa, palvelutarpeen arvionsa, palvelupäätöksensä, asiakassuunnitelmansa ja toteuttamissuunnitelmansa. Näiden lisäksi kaikilla palvelutehtävillä on joukko omia erityisiä asiakirjoja. Palvelutarpeen arvion kohdalla poikkeuksena ovat lastensuojelu ja lapsiperheiden palvelut, joissa käytetään yhteistä palvelutarpeen arviota (lapsen ja perheen palvelutarpeen arvio). Palvelutehtäväkohtaiset asiakassuunnitelmat on tarkoitettu kunkin palvelutehtävän asiakkuuden suunnitteluun. Jos asiakkaalla on asiakkuus useammassa palvelutehtävässä, hänelle voidaan joko laatia jokaiseen palvelutehtävään oma asiakassuunnitelmansa tai vaihtoehtoisesti käyttää vain yhtä asiakassuunnitelmaa, johon suunnitellaan kaikkien palvelutehtävien asiakkuudet yhteisesti. Tällöin työntekijä tekee valinnan, minkä palvelutehtävän asiakassuunnitelmaa on mielekkäintä käyttää. Palvelutehtäväkohtaisilla hakemuksilla haetaan kussakin palvelutehtävissä tarjottavia palveluja. Näitä hakemuksia käytetään haettaessa palveluja, joille ei ole olemassa omaa hakemusta. Esimerkiksi sosiaaliselle luotolle ja täydentävälle ja ehkäisevälle toimeentulotuelle on olemassa omat hakemuksensa. Palvelutehtäväkohtaisen hakemuksen nimi ei siis vielä kerro sitä, mitä palvelua asiakas hakee, vaan laadittavaan asiakirjaan merkitään haettavat sosiaalipalvelut. Palvelutehtäväkohtaisissa hakemuksissa haasteena on, että asiakas joutuu tekemään itse valinnan, millä hakemuksella palvelua hakee. Joskus valinta voi olla selkeä ja helppo, mutta joskus asiakkaan voi olla vaikea tulkita, tuleeko hänen hakea esim. kotipalvelua työikäisten vai lapsiperheiden palvelujen hakemuksella. Siksi asiakkaita onkin syytä ohjeistaa, mitä asiakirjaa käytetään missäkin tilanteessa. Vaikka asiakas valitsisikin väärän palvelutehtävän hakemuksen, se voidaan vastaanottovaiheessa liittää metatiedoilla oikeaan palvelutehtävään. Palvelutehtäväkohtaisilla palvelupäätöksillä ratkaistaan se, myönnetäänkö asiakkaan hakemaa palvelua tai palveluja vai ei. Samoin kuin hakemuksissa, myös palvelupäätöksissä käy ilmi vasta asiakirjan sisällöstä, mistä palvelusta on kyse. Kuitenkin haettavien ja myönnettävien palvelujen tilastoinnin mahdollistaa niiden rakenteinen esitysmuoto asiakirjojen sisällössä (sosiaalipalvelujen luokitus). Toteuttamissuunnitelmat on tarkoitettu yhden palvelun käytännön toteutuksen suunnittelemiseksi ja niiden laatijoina ovat palveluntuottajat. Koska toteuttamissuunnitelmien rakenne on hyvin geneerinen, niitä on mahdollista käyttää lähes missä tahansa palvelussa. Suunnitelman nimestä ei selviä mitä palvelua suunnitelma koskee, joten tieto merkitään asiakirjan sisältöön sosiaalipalvelujen luokituksen avulla. Näitä toteuttamissuunnitelmia ei ole tarkoitus käyttää 8

13 niissä palveluissa, joita varten on olemassa omat erilliset suunnitelmansa (esim. perhetyön suunnitelma, tehostetun perhetyön suunnitelma, tukisuhdesuunnitelma). 4.2 Sosiaalipalvelukohtaiset asiakirjat Osa asiakirjoista on tarkoitettu käytettäväksi tietyssä sosiaalipalvelussa riippumatta siitä, missä palvelutehtävässä palvelua tarjotaan., Kirjaamistarpeet ovat näissä palveluissa niin spesifejä, että yleiset palvelutehtäväkohtaiset asiakirjat eivät ole riittävän kattavia. Muutamat sosiaalipalvelukohtaiset asiakirjat on määritelty tätäkin rajatummin. Esimerkiksi tukisuhdetoiminnan ja perhetyön asiakirjaton tarkoitettu vain lapsiperheiden palvelujen ja lastensuojelun käyttöön, koska niiden sisältö sopii vain lapsiperheiden tarpeisiin. Jos tukisuhdetoimintaa ja perhetyötä tarjotaan muissa palvelutehtävissä, käytetään kunkin palvelutehtävän yleisiä asiakirjoja, esimerkiksi iäkkäiden toteuttamissuunnitelmaa. 4.3 Palvelutehtäville yhteiset asiakirjat Sosiaalihuollon asiakastietomallissa on myös sellaisia asiakirjoja, joita voidaan käyttää kaikissa tai ainakin useissa palvelutehtävissä ja palveluissa. Esimerkiksi sosiaalihuollon kuulemisasiakirja, sosiaalihuollon lausunto ja virka-apupyyntö ovat tällaisia asiakirjoja. Tällöin asiakirjojen sisältöön kirjataan, mihin palvelutehtävään ja palveluun se kulloinkin liittyy. Mikäli palvelutehtävässä on käytössä vastaava palvelutehtäväkohtainen asiakirja, käytetään mieluummin sitä. Esimerkiksi lastensuojelussa käytetään sosiaalihuollon kuulemisasiakirjan sijaan lastensuojelun kuulemisasiakirjaa. 4.4 Vireilletuloasiakirjat Osa asiakasasiakirjoista on vireilletuloasiakirjoja. Niillä tarkoitetaan asiakirjoja, joilla saatetaan asia vireille ja käynnistetään samalla asiankäsittelyprosessi. Asia voidaan laittaa vireille ensinnäkin hakemuksella. Sosiaalihuollon palvelua haetaan palvelutehtäväkohtaisella hakemuksella, esim. hakemuksella päihdehuollon palveluun tai lastensuojeluhakemuksella, tai sosiaalipalvelukohtaisella hakemuksella, kuten täydentävän ja ehkäisevän toimeentulotuen hakemuksella tai sosiaalisen luoton hakemuksella. Hakemusten lisäksi muita vireilletuloasiakirjoja ovat sosiaalihuoltolain mukainen ilmoitus (ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta) ja yhteydenotto (yhteydenotto sosiaalihuollosta vastaavaan viranomaiseen), lastensuojeluilmoitus ja ennakollinen lastensuojeluilmoitus. Myös asiakaskertomukseen kuuluva merkintä asian vireilletulosta on vireilletuloasiakirja. Merkintä tehdään silloin, kun muuta edellä mainittua vireilletuloasiakirjaa ei laadita. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi silloin, kun työntekijä itse laittaa asian vireille saatuaan tietää sosiaalihuollon tarpeessa olevasta henkilöstä. Ammattihenkilö voi kirjata kertomusmerkintänä myös asiakkaan suullisesti esittämän hakemuksen. Sosiaalihuoltolain mukainen yhteydenotto on tarkoitettu tehtäväksi ilmoitusvelvollisen ja asiakkaan yhteistyönä, mutta sen voi laatia myös asiakas itse. 9

14 5 Asiakirjojen kontekstia kuvaavat luokitukset ja niiden käyttö Kanta-palveluihin liittyvän asiakastietoja käsittelevän järjestelmän on kyettävä hyödyntämään koodistopalvelussa julkaistuja koodistoja ja liittämään muodostettaviin asiakasasiakirjoihin niiden hallinnassa tarvittavat metatiedot. Kansallisesti yhtenäinen palvelutuotannon luokittelu on keskeinen toimintaa ja siinä käsiteltävää tietoa yhtenäistävä tekijä. Sosiaalihuollon metatietomallissa asiakirjojen kontekstia kuvaavia tietoja ovat palvelunantajan tiedot, ammattihenkilön tiedot, asiakkaan tiedot sekä asian ja palvelutehtävän tiedot. Palvelunantajaa, ammattihenkilöä ja asiakasta koskevat tiedot ovat luonteeltaan pääosin yksilöiviä. Tässä oppaassa keskitytään sen sijaan palvelutuotantoa ja siinä käsiteltäviä sosiaalihuollon asioita kuvaaviin metatietoluokituksiin. Oppaassa käsiteltävät luokitukset on julkaistu Kansallisessa koodistopalvelussa. 8 Keskeisiä asiakirjojen kontekstia kuvaavia luokituksia ovat Sosiaalihuolto Palvelutehtävä; Sosiaalihuolto Sosiaalihuollon palveluprosessi; sekä Sosiaalihuolto Sosiaalipalvelut. Kuvassa 1 on esitetty näiden luokitusten käyttäminen asiakasasiakirjan kontekstin kuvailussa. Kuvan mukainen järjestys ei ole ainut oikea, vaan sopivin järjestys saattaa vaihdella sen mukaan, mitä metatietoja käytössä oleva asiakastietojärjestelmä pystyy tuottamaan automaattisesti. Työntekijän näkökulmasta ihanteellista olisi, että asiakastietojärjestelmä pystyy tuottamaan osan kuvailutiedoista automaattisesti, kun laadittava asiakirja on tiedossa. Kuva 1 Asiakasasiakirjan liittäminen kontekstiin Kun uusi vireilletuloasiakirja otetaan käsittelyyn, vireille tulleelle asialle annetaan asian yksilöivä tunnus. Asiakirjan vastaanottaja tarkastaa, onko sama asia tullut vireille myös muuta kautta. Esimerkiksi ilmoitushan voi tulla useammalta kuin yhdeltä taholta. Vireille tulleelle asi

15 alle muodostetaan asiakastietojärjestelmässä asia-asiakirja, joka on asian seurannan työväline. Asiakirja siis A) liitetään asiatunnuksella tähän avattuun asiaan. Seuraavaksi on ratkaistava, B) mihin palvelutehtävään vireille tullut asia kuuluu. Ensin on hyvä selvittää, missä palvelutehtävissä asiakkaalla entuudestaan on asiakkuus, onko hänelle osoitettu palveluista vastaava työntekijä ja missä palvelutehtävässä hänen palvelujensa kokonaisuutta koordinoidaan. Jos asia liittyy sisällöllisesti tähän palvelutehtävään, se voidaan liittää samaan palvelutehtävään. Jos kyseessä on uusi asiakas, valitaan palvelutehtävä, jonka palvelujen painopiste lähinnä vastaa asiakkaan elämäntilannetta ja vireille tulleen asian sisältöä. Sen jälkeen asiakirja C) liitetään metatiedolla palveluprosessiin, jossa asiakirja laaditaan. Palveluprosessiksi merkitään asian vireilletulokäsittely, kun kyse on uuden asian vireilletulosta. Uuden asian avaaminen kuuluu aina tähän palveluprosessiin. Jos asiakastietojärjestelmä liittää vireilletuloasiakirjat oletusarvoisesti vireilletulokäsittelyn prosessiin, työntekijän ei tarvitse huolehtia tästä itse. Lopuksi tarkastetaan, D) onko asian vireilletulossa kyse tietyn sosiaalipalvelun tai tiettyjen sosiaalipalvelujen hakemisesta. Asiakirja liitetään metatiedolla yhteen tai useampaan sosiaalipalveluun. Jos vireilletuloasiakirja on muu kuin hakemus, usein ei vielä tässä vaiheessa ole tiedossa, millä sosiaalipalveluilla tuen tarpeeseen vastataan. Silloin sosiaalipalvelua kuvaava metatieto jätetään tyhjäksi. Asiakirjan kontekstin kuvailun neljästä vaiheesta A ja B ovat asiakohtaisia. Asiatunnus ja palvelutehtävä, johon asia liitetään, ovat siis sekä asiakirjan että asian kuvailutietoja. Asian käsittelyn edetessä syntyvät asiakirjat kuuluvat aina A) samaan asiaan ja B) samaan palvelutehtävään vireilletuloasiakirjan kanssa. Nämä tiedot periytyvät vireilletuloasiakirjalta aina, kun laaditaan uusi asiakirja kyseiseen asiaan. Voidaan myös ajatella, että tiedot periytyvät asialta, koska asia säilyy aina siinä palvelutehtävässä, johon se alun perin on liitetty. Asiaan liitettävä asiakirja C) merkitään kuuluviksi siihen palveluprosessiin, jonka yhteydessä se laaditaan. Kun esimerkiksi asian vireilletulokäsittelyn jälkeen laaditaan palvelutarpeen arvio, asia ja palvelutehtävä säilyvät samana, mutta palveluprosessiksi merkitään Palvelutarpeen arviointi. Jos vireilletuloasiakirja on liitetty yhteen tai useampaan sosiaalipalveluun, asiaan liitettävät asiakirjat kuuluvat D) joko samoihin sosiaalipalveluihin tai johonkin niistä. Joissakin tapauksissa asiakirja voi myös liittyä johonkin muuhun sosiaalipalveluun kuin siihen, jota on haettu. Ratkaisevaa on se, minkä sosiaalipalvelun myöntämiseen, järjestämiseen tai toteuttamiseen asiakirja sisällöllisesti liittyy. Jos asiassa on kyse tietyn sosiaalipalvelun hakemisesta, on luonnollista, että tämä sosiaalipalvelu on metatietona kaikissa niissä asiakirjoissa, jotka liittyvät kyseisen palveluhakemuksen käsittelyyn. Jos vireilletulovaiheessa asiaan ei ole liitetty haettavaa sosiaalipalvelua, asiakirjat liitetään sosiaalipalveluun viimeistään siinä vaiheessa, kun ryhdytään järjestämään palvelutarpeen arvioinnissa tarpeelliseksi todettuja sosiaalipalveluja. THL on julkaissut taulukon Asiakasasiakirjat kontekstissa 9. Taulukossa esitetään kullekin asiakasasiakirjalle (eli tarkennetulle asiakirjatyypille) ne palvelutehtävät, joihin se mahdollisesti voi liittyä, ne palveluprosessit, joihin sen laatiminen tai vastaanottaminen voi sisältyä sekä ne sosiaalipalvelut, joiden hakemiseen, myöntämiseen tai toteutukseen se voi liittyä. Tauluk

16 koa voi hyödyntää rajaamaan sitä, mitä arvoja kontekstia kuvaavat metatietoluokitukset voivat kunkin asiakirjan yhteydessä saada. Asiakirjoille vaadittavat metatiedot vaihtelevat asiakirjaryhmittäin. Sosiaalihuollon metatietomallissa asiakasasiakirjat on ryhmitelty vanhoihin asiakirjoihin (ennen Kanta-liittymää luodut asiakirjat), ensimmäisen vaiheen asiakirjoihin, toisen tai myöhemmän vaiheen asiakirjoihin sekä liiteasiakirjoihin. Vanhoille asiakasasiakirjoille ei vaadita yhtä laajoja metatietoja kuin liittymisen jälkeen laadittaville asiakirjoille. Tässä yhteydessä keskitytään Kanta-liittymisen jälkeen laadittaviin asiakasasiakirjoihin ja niiden varustamiseen toimintaa kuvaavilla metatiedoille. 12

17 6 Liitä asiakirja asiaan Sosiaalihuolto on viranomaistoimintaa, jossa käsitellään alueen väestön tuen tarpeita ja tehdään niitä koskevia ratkaisuja. Kyse on hallintoasioiden käsittelystä. Yksityishenkilö voi saattaa vireille asioita, joihin toivoo sosiaalihuollon tukea. Hallintoasioissa tehdään usein hallintopäätöksiä, joihin asiakkaalla on muutoksenhakuoikeus. Sosiaalihuollossa vireille tulleet asiat identifioidaan OID-muotoisella asiatunnuksella. Asiatunnuksen käytön avulla pystytään seuraamaan jokaisen erillisen asian käsittelyn vaiheita ja sitä, mitä asiakastietoja syntyy asian käsittelyn aikana. Asiakastietoja käsittelevän järjestelmän tulee pystyä muodostamaan vireille tulleelle asialle asiatunnus. Asiatunnus on pysyvä yksilöintitunnus, jonka avulla vireille tullut asia pystytään erottamaan kaikista muista asioista. Asiatunnus liitetään kaikkiin asian käsittelyssä syntyviin asiakasasiakirjoihin riippumatta siitä, missä organisaatiossa asian jatkokäsittely tapahtuu. Uusi sosiaalihuollon asia tulee vireille palvelunjärjestäjällä, kun vireillepanoasiakirja otetaan käsittelyyn. Asialle annetaan yksilöivä tunnus, joka seuraa asian käsittelyä koko sen elinkaaren ajan. Toisin sanoen asian avaamisen yhteydessä annettu asiatunnus merkitään kaikkiin asian käsittelyn vaiheissa syntyviin asiakirjoihin. Asiatunnus säilyy samana silloinkin, kun asian käsittely jatkuu eri organisaatiossa esimerkiksi ostopalvelusopimuksella. Palveluntuottajan laatimat kertomusmerkinnät liitetään asiatunnuksella siihen asiaan, jonka vireilletulon seurauksena palvelua toteutetaan palvelunjärjestäjän lukuun. Jos palvelun toteutus siirretään eri palveluyksikköön tai palvelun tuottamisesta sovitaan uudelleen toisen palveluntuottajan kanssa, asiatunnus seuraa edelleen mukana. Vasta sitten kun palvelupäätöksen mukainen palvelun toteutus lopetetaan, asia suljetaan. Asiat ovat palvelunjärjestäjäkohtaisia. Jos asiakas siirtyy toisen palvelunjärjestäjän asiakkaaksi esimerkiksi muuttaessaan uudelle paikkakunnalle, asiakkaan asiat suljetaan ja asiakkuus päättyy aiemmalla palvelunjärjestäjällä. Uusi palvelunjärjestäjä ryhtyy käsittelemään vireille tulevia uusia asioita. Aiemmat samanlaista palveluntarvetta koskeneet asiat ja niissä tallennetut asiakirjat ovat uuden palvelunjärjestäjän saatavissa Asiakastiedon arkistossa, mutta palvelujen saaminen uudelta palvelunjärjestäjältä edellyttää uuden asian vireille saattamista. Toisinaan asia voi tulla vireille samanaikaisesti useita eri reittejä. Esimerkiksi lapsesta voi tulla lyhyen ajan sisällä useita lastensuojeluilmoituksia. Ammattihenkilön tulee silloin harkita, onko niissä kaikissa kyse samasta asiasta. Lastensuojelun tarvetta ei tarvitse ryhtyä selvittämään erikseen jokaisen ilmoituksen perusteella, vaan saapuneen lastensuojeluilmoituksen voi liittää samaan asiaan aiemmin saapuneen ilmoituksen kanssa. Jos palvelutarve on jo arvioitu ja sitä koskeva asia on suljettu, kun uusi ilmoitus saapuu, joudutaan avaamaan uusi asia. Ammattihenkilön on silloin arvioitava, onko lapsen tilanne muuttunut edellisen ilmoituksen saapumisen jälkeen. Hakemuksen saapuminen edellyttää aina uuden asian avaamista. Hakemuksella asiakas panee vireille asian, joka on otettava erikseen käsittelyyn ja ratkaistava. Asiakas voi esimerkiksi hakea hänelle annettavaa sosiaalipalvelua täydentävää palvelua uudella hakemuksella, jolloin avataan uusi asia. Kuitenkin silloin, kun asiakkaan saamasta palvelusta on tehty määräaikainen palvelupäätös, ja todetaan, että sosiaalipalvelua on syytä edelleen jatkaa, asiakkaan ei ole tarpeen tehdä uutta hakemusta, vaan samaan asiaan voi tehdä ns. jatkopäätök- 13

18 sen. Kuitenkin jos asiakas on alun perin hakenut palvelua vain määräajaksi, päätöstä ei voi tehdä ilman uutta hakemusta ajalle, jolle palvelua ei alun perin ole haettu. Vireille tuleva asia voi koskea yhtä tai useampaa henkilöä. Osa sosiaalihuollon asioista on luonteeltaan sellaisia, että on luontevaa, että esimerkiksi perheenjäsenten tuen tarve käsitellään yhdessä. Laissa toimeentulotuesta 10 pidetään kaikkia perheenjäseniä tuen saajina. Lisäksi esimerkiksi lapsiperheiden palveluissa tuen tarve on usein perhekohtainen, jolloin perheenjäsenet ovat kaikki asiakkaina asiassa. Asiaa käsittelevän työntekijän tehtävänä on harkita, milloin kyseessä on asiakkaille yhteinen asia ja milloin kyse on yksilökohtaisesta asiasta. Asia-asiakirjaan tallentuu tieto siitä, ketkä kyseisessä asiassa ovat asiakkaita. Kun asiassa on useampi kuin yksi asiakas, myös siinä laadittaviin asiakirjoihin merkitään asiakkaiksi heidät kaikki. Useimmissa asiakirjarakenteissa asiakas on määritelty toistuvaksi tiedoksi. Uuden asian käsittely alkaa vireilletuloasiakirjan vastaanotosta. Vireilletulo ei kuitenkaan aina tapahdu siten, että sosiaalihuoltoon saapuu ilmoitus, yhteydenotto tai hakemus. Asiakas voi tulla henkilökohtaisesti tapaamaan sosiaalihuollon ammattihenkilöä, jolloin he voivat sopia yhdessä uuden asian vireille saattamisesta siten, että ammattihenkilö laatii hakemuksen yhdessä asiakkaan kanssa tai kirjaa asian käsittelemiseksi tarvittavat tiedot tekemällä asian vireilletuloa koskevan asiakaskertomusmerkinnän. Ammattihenkilö voi myös saada muulla tavoin tietoonsa sen, että henkilö on tuen tarpeessa. Hän voi silloin perustellusta syystä saattaa henkilöä koskevan sosiaalihuollon asian vireille tekemällä tätä koskevan asiakaskertomusmerkinnän. 11 Kun ammattihenkilö ryhtyy laatimaan asiakkaalleen asiakasasiakirjaa, hänen on ratkaistava, kuuluuko asiakirja jonkun aiemmin avatun asian käsittelyyn, vai onko kyseessä uuden asian vireille saattamisesta. 10 Laki toimeentulotuesta 1412/1997, 3 11 Hallintolain mukaan asian voi viranomaisen suostumuksella panna vireille myös suullisesti. Asia on tullut vireille, kun sen käsittelemiseksi tarvittavat tiedot on kirjattu (hallintolaki 434/2003, 20 ). 14

19 7 Liitä asiakirja palvelutehtävään Kun henkilön tuen tarve tai hänen hyvinvointiaan koskeva huoli on saatettu vireille sosiaalihuollossa käsiteltäväksi asiaksi, on ratkaistava, missä sosiaalihuollon palvelutehtävässä asiaa lähdetään selvittämään. Sosiaalihuolto ja siinä asiakkaille annettavat sosiaalipalvelut toteutetaan palvelutehtävittäin, joita on yhteensä seitsemän. Palvelutehtävät on määritelty asiakasryhmittäin niin, että niiden sisällä pystytään tukemaan asiakkaaksi tulevaa kansalaista mahdollisimman monipuolisesti hänen tuen tarpeissaan. Sosiaalihuoltolain uudistamisella tavoiteltu toiminnan asiakaslähtöisyys näkyy palvelutehtävien määrittelyssä siten, että yhteen palvelutehtävään on pyritty sisällyttämään mahdollisimman paljon samalle asiakasryhmälle tarjottavia sosiaalipalveluja. Asiakasryhmillä tarkoitetaan tässä samantyyppisissä elämäntilanteissa tai -vaiheissa eläviä asiakkaita, joiden tuen tarpeet painottuvat tietyllä tavalla. Tällaisia asiakasryhmiä ovat esimerkiksi lapsiperheet, iäkkäät ja vammaiset henkilöt. Tavoitteena on siis, että sosiaalihuollossa asioiva henkilö saa tarvitsemansa palvelut mahdollisimman joustavasti ja ilman tietoteknisten ratkaisujen tai organisatoristen rajausten muodostamia esteitä. Toinen sosiaalihuoltolain uudistamisen tavoitteista oli painopisteen siirtäminen erityispalveluista yleispalveluihin. Palvelutehtävien luokittelussa lähtökohtana on ajatus matalan kynnyksen peruspalveluista ja tietyille asiakasryhmille suunnatuista erityispalveluista. Peruspalveluilla tarkoitetaan helposti saavutettavia palveluja, joihin kuka tahansa voi hakeutua tuen tarpeiden ilmetessä. Peruspalvelujen tarjonta on jäsennetty iäkkäiden, lapsiperheiden ja työikäisten palveluja sisältäviksi palvelutehtäviksi. Myös perheoikeudelliset palvelut voidaan nähdä peruspalveluina, sillä kyseinen palvelutehtävä sisältää laajalle kansanosalle tarkoitettuja matalan kynnyksen palveluja. Sote-uudistuksen yhteydessä palveluja on hahmoteltu matalan kynnyksen, erityistason ja vaativan tason palveluiksi. Kuvassa 2 sosiaalihuollon palvelutehtävät on sijoitettu tähän jaotteluun, mutta rajoja eri tasojen välille ei ole määritelty. Vaativiin palveluihin voitaneen laskea osa lastensuojelun ja päihdehuollon sisältämistä palveluista ja toimenpiteistä. 15

20 Kuva 2 Sosiaalihuollon palvelutehtävät eri palvelutasoilla Iäkkäiden, lapsiperheiden tai työikäisten palveluissa tehdään sosiaalihuoltolain tarkoittama palvelutarpeen arviointi, jossa arvioidaan yksilöllisesti, millä palveluilla asiakkaan tarpeisiin pystytään parhaiten vastaamaan. Tavoitteena on, että mahdollisimman suureen osaan asiakkaan tuen tarpeista pystytään vastaamaan peruspalveluilla, kun käytössä on riittävä palveluvalikoima ja valittavat palvelut mitoitetaan tarvelähtöisesti. Tavoiteltavaa on myös, että peruspalveluja hakeva asiakas saisi tarvitsemansa tuen joustavasti ilman luukulta toiselle siirtymistä. Palvelutarpeen arviointi voidaan tehdä myös esimerkiksi lastensuojeluasian käsittelyn yhteydessä, ja lastensuojelun tarpeen arviointi on osa palvelutarpeen arviointia. Peruspalvelujen tulee olla asiakkaan saatavissa niin varhaisessa vaiheessa, että niiden avulla pystytään tukemaan asiakkaan hyvinvointia ja toimintakykyä ennen kuin tuen tarpeisiin vastaaminen edellyttää erityispalveluja. Asiakkaan jo saamien erityispalvelujen tarvetta voidaan myös vähentää täydentämällä niitä sopivilla peruspalveluilla. Peruspalveluihin sisältyy myös sellaisia sosiaalipalveluja, joita ohjataan sosiaalihuollon erityislaeilla, mutta jotka ovat luonteeltaan yleispalveluiksi soveltuvia. Esimerkiksi perhehoitolaissa 12 ja laissa toimeentulotuesta 13 ja sosiaalisesta luototuksesta säädetään asiakkaan saamista palveluista, mutta nämä palvelut on luokituksessa liitetty osaksi peruspalveluja. Vanhuspalvelulaki 14 ja laki omaishoidon tuesta 15 myös tarkentavat sosiaalihuoltolain sisältöä hoivan tarpeessa oleville järjestettävistä sosiaalipalveluista ja muusta tuesta. Sosiaalihuollon erityistason ja vaativan tason palvelujen tarkoituksena on antaa kohdennettua ja tarvittaessa hyvinkin intensiivistä tukea niille asiakasryhmille, joiden kohdalla peruspalvelut eivät ole riittäviä. Erityispalveluja ohjataan erityislainsäädännöllä. Lastensuojelulaki ohjaa lastensuojelun palvelutehtävään kuuluvien sosiaalipalvelujen järjestämistä ja toteuttamista. 12 Perhehoitolaki 263/ Laki toimeentulotuesta 1412/ Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 980/ Laki omaishoidon tuesta 937/

21 Päihdehuolto perustuu palvelutehtävänä päihdehuoltolain sisältämiin tehtäviin päihdeongelmaisille ja heidän läheisilleen järjestettävistä palveluista ja muusta tuesta. Vammaispalvelujen palvelutehtävään on yhdistetty vammaispalvelulain ja kehitysvammalain sisältämät sosiaalihuollon tehtävät. Sosiaalihuollon asiakkuus alkaa, kun hakemusta tai muulla tavoin vireille tullutta sosiaalihuollon asiaa ryhdytään käsittelemään. 16 Asiakkuus alkaa aina jossakin palvelutehtävässä. Hakemuksen tai muun vireillepanoasiakirjan saavuttua sosiaalihuoltoon se ohjataan käsiteltäväksi siihen palveluyksikköön, johon sen käsittelyn arvioidaan organisaatiossa kuuluvan. Asiaa käsittelevä ammattihenkilö lisää asiakkuustietoihin tiedon palvelutehtävän asiakkuuden syntymisestä. Useimmissa tapauksissa on suhteellisen helppo arvioida, mihin palvelutehtävään vireille tullut asia on liitettävä. Palvelutehtävän valitseminen edellyttää kuitenkin asiakkaan kokonaistilanteen hahmottamista, jotta hänen asiansa osataan liittää siihen palvelutehtävään, jossa tuen tarpeisiin pystytään parhaiten vastaamaan. Asiakasasiakirjalain mukaan kaikki sosiaalihuollon asiakasasiakirjat on aina liitettävä johonkin palvelutehtävään. Palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä arvioidaan tarkemmin, missä eri palvelutehtävissä asiakasta jatkossa tuetaan. Eri palvelutehtäviin avataan uusia asioita sen mukaan, missä palvelutehtävissä annettavista sosiaalipalveluista asiakkaan nähdään hyötyvän. Asiakkaalla voi siis samanaikaisesti olla asiakkuus yhdessä tai useammassa palvelutehtävässä, jos hänellä on erityyppisiä tuen tarpeita. Sosiaalihuollon asiakkuus on olemassa aina, kun asiakkaalla on voimassa vähintään yksi palvelutehtävän asiakkuus. Palvelutehtäväluokitusta koskeva määräys 17 on tullut voimaan maaliskuussa 2016, ja luokitus on julkaistu Kansallisessa koodistopalvelussa 18. Määräys edellyttää, että asiakasasiakirjojen tuotanto sidotaan asiakastietojärjestelmässä sosiaalihuollon sisältöön palvelutehtäväluokituksen mukaisesti. Palvelutehtävä on siis pakollinen metatieto kaikille asiakasasiakirjoille. Palvelutehtäväluokitus toimii myös käyttöoikeuksien muodostamisen lähtökohtana asiakastietojärjestelmässä oleville asiakastiedoille 19. Järjestelmän käyttäjähallinnassa henkilöstön käyttäjäroolit on voitava sitoa päätasolla kunkin henkilön työtehtävien perusteella palvelutehtäväluokituksen mukaisiin pääluokkiin sekä tarvittaessa sosiaalipalveluihin, palveluprosesseihin ja asiakasasiakirjoihin. 7.1 Iäkkäiden palvelut Iäkkäiden palvelut on sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka tavoitteena on edistää ja tukea iäkkäiden henkilöiden toimintakykyä ja itsenäistä suoriutumista sekä sosiaalista hyvinvointia ja turvallisuutta. 16 Sosiaalihuoltolaki 1301/2014, 34. Lastensuojelussa asiakkuuden alkaminen on määritelty erikseen muusta sosiaalihuollosta poikkeavasti. Katso luku Sosiaalihuolto Palvelutehtävä luokitus: 19 Määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. Määräys 1/2017. Osoitteessa: THL 1676/ / ittelyn_perusteet_sosiaalihuollon_asiakastietoihin.pdf/b5396cbd-ac96-4e58-806d ac

22 Iäkkäät muodostavat selkeästi oman asiakasryhmänsä, jonka tuen tarpeet liittyvät suurelta osin ikääntymisestä johtuvaan toimintakyvyn alenemiseen. Keskeisiä ja yleisesti käytettyjä sosiaalipalveluja iäkkäiden asiakasryhmässä ovat esimerkiksi kotihoito ja asumispalvelut erilaisine tukipalveluineen. Saman palvelutehtävän sisällä on kuitenkin mahdollista saada tukea muihinkin tuen tarpeisiin, kuten esimerkiksi äkillisiin kriiseihin, taloudelliseen toimeentuloon tai omaishoidon tuen tarpeeseen. Vanhuspalvelulaissa ikääntyneellä väestöllä tarkoitetaan vanhuuseläkkeeseen oikeuttavassa iässä olevaa väestöä 20. Ikääntyneeseen väestöön voi siis kuulua noin 63-vuotiaita ja sitä vanhempia henkilöitä. Iäkkäällä henkilöllä laissa kuitenkin tarkoitetaan henkilöä, jonka fyysinen, kognitiivinen, psyykkinen tai sosiaalinen toimintakyky on heikentynyt korkean iän myötä alkaneiden, lisääntyneiden tai pahentuneiden sairauksien tai vammojen vuoksi taikka korkeaan ikään liittyvän rappeutumisen johdosta. Iäkästä henkilöä ei siten voi määritellä pelkästään ikävuosien perusteella. Asiakkuus iäkkäiden palveluissa ei edellytä tietyn ikävuoden ylittämistä, vaan palvelutehtävä ratkaistaan sen perusteella, millaisen tuen tarpeessa ihminen on. Kun on kyse henkilöstä, joka tarvitsee sosiaalipalveluja iän myötä heikentyneen toimintakykynsä takia, on luontevaa sijoittaa asian käsittely iäkkäiden palvelujen palvelutehtävään ja perustaa sitä koskeva asiakkuus. Joskus vanhuuseläkeiässäkin oleva henkilö saattaa tarvita tukea esimerkiksi lasten kasvatukseen, perhe-elämän kriiseihin tai työelämässä pysymiseen. Silloin asiakkuus voidaan perustaa lapsiperheiden tai työikäisten palveluihin. Tuen tarpeen luonne ja elämäntilanne ovat ratkaisevia tekijöitä silloin, kun henkilö ohjataan palvelutehtävän asiakkuuteen. Eri yksiköissä on erilaista osaamista sosiaalihuollon eri osa-alueilla, ja asiakas on syytä ohjata yksikköön, jossa on paras osaaminen hänen tuen tarpeeseensa liittyvissä erityiskysymyksissä. 7.2 Lapsiperheiden palvelut Lapsiperheiden palvelut on sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka tavoitteena on tukea lapsiperheitä ja vanhemmuutta sekä edistää lasten yksilöllistä kasvua ja myönteistä kehitystä. Lapsiperheiden palvelut sisältää matalan kynnyksen peruspalveluja, joilla pyritään tukemaan lasten kasvua ja kehitystä sekä vanhemmuutta varhaisessa vaiheessa. Tavoitteena on ennakoivasti ehkäistä lastensuojelun tarvetta. Sosiaalihuoltoa hakeva lapsiperhe voi saada lapsiperheiden peruspalveluista kokonaisvaltaista tukea esimerkiksi lapsen kasvuun ja kehitykseen, kasvatuskysymyksiin, taloudelliseen toimeentuloon ja sosiaalisen kuntoutuksen tarpeisiin. Näin palvelut muodostavat kokonaisuuden, jolla asiakasta pyritään tukemaan kokonaisvaltaisesti. Palveluja hakeva lapsiperhe ohjataan ensisijaisesti lapsiperheiden palvelujen palvelutehtävään. Joskus lapsen kasvuympäristön puutteet kuitenkin tulevat sosiaalihuollon palvelunjärjestäjän tietoon vasta siinä vaiheessa, jossa joudutaan välittömästi harkitsemaan lastensuojelun tukitoimia. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi lastensuojeluilmoituksen saapuminen lapsesta, jonka perheellä ei ole asiakkuutta sosiaalihuollossa. Silloinkin kun lapsen hyvinvointia koskeva asia tulee vireille lastensuojeluasiana, lapsen ja hänen perheensä tuen tarvetta arvioidaan kokonaisuutena, ja lastensuojelun tarve selvitetään osana laajempaa palvelutarpeen arviointia. 20 Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 980/2012, 3 ) 18

23 Lapsiperheen vanhemmalla voi olla erikseen asiakkuus myös työikäisten palveluissa, jos hän tarvitsee tukea esimerkiksi työllistymiseen tai on kuntouttavan työtoiminnan tarpeessa. Asiakkuus yhdessä peruspalveluja antavassa palvelutehtävässä ei estä tarvittavia asiakkuuksia myös muissa palvelutehtävissä. 7.3 Lastensuojelu Lastensuojelu on sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka tavoitteena on turvata erityistä suojelua tarvitsevien lasten ja nuorten oikeus turvalliseen kasvuympäristöön sekä tasapainoiseen ja monipuoliseen kehitykseen. Palvelutehtävään sisältyvät kaikki lastensuojelulain 21 perusteella järjestettävät palvelut ja tukitoimet. Lastensuojelu on läheisessä yhteydessä lapsiperheiden palveluissa perheille annettavaan tukeen. Sosiaalihuollon tuen tarve synnyttää ensisijaisesti asiakkuuden lapsiperheiden palveluissa. Palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä arvioidaan myös lastensuojelun tukitoimien tarve. Lastensuojelun tukitoimilla täydennetään peruspalveluissa annettavia palveluja silloin, jos peruspalveluilla ei pystytä riittävästi edistämään lapsen edun mukaista suotuisaa kehitystä ja hyvinvointia. Asiakkuus lastensuojelussa ei sulje pois perheen tukemista samanaikaisesti myös lapsiperheiden palveluissa. Lastensuojelun asiakkaille voidaan siten järjestää peruspalveluina esimerkiksi kasvatus- ja perheneuvontaa, perhetyötä, kotipalvelua tms. Jos lastensuojelussa asiakkaana oleva perhe ei ole tehostetun perhetyön tarpeessa, perheelle voidaan tarjota lapsiperheiden palveluissa järjestettävää perhetyötä. Asiakkuuden alkaminen poikkeaa lastensuojelussa tietyissä tapauksissa muista palvelutehtävistä. Lastensuojelulain mukaan lastensuojelun asiakkuus alkaa, kun sosiaalityöntekijä toteaa palvelutarpeen arvioinnin perusteella lapsen tarvitsevan lastensuojelun palveluja ja tukitoimia tai asian vireilletulon johdosta ryhdytään kiireellisiin tukitoimiin. 22 Käytännössä tämä tarkoittaa kirjaamisen kannalta sitä, että lapsesta voidaan kirjata asiakastietoja lastensuojelussa siinäkin tapauksessa, että asiakkuutta ei synny. Lastensuojeluilmoituksen saapuminen käynnistää lastensuojelun asian 23 ja lastensuojelutarpeen selvittämisen, jonka asiakirjat merkitään kuuluviksi lastensuojelun palvelutehtävään. Palvelutehtävän asiakkuus kuitenkin aloitetaan vasta sitten, kun lastensuojelun tarve on tiedossa. 7.4 Perheoikeudelliset palvelut Perheoikeudelliset palvelut on sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka tavoitteena on turvata lasten oikeus huoltoon ja elatukseen, turvata puolisoiden oikeus elatukseen sekä tukea perheitä adoptioasioissa ja ristiriitatilanteissa. Perheoikeudelliset palvelut sisältää sellaisia palveluja, jotka liittyvät sisällöllisesti perheoikeuden piiriin. Suuri osa perheoikeudellisista palveluista liittyy lastenvalvojan tehtäviin, joissa on kyse lapsen edun valvomisesta ja hänen oikeudestaan elatukseen, huoltoon ja oikeuteen tavata vanhempiaan. Muilta osin palvelut ovat itsenäisiä ja toisistaan riippumattomia. Osa palveluista on avioliittolain perusteella annettavia sosiaalipalveluja, jotka liittyvät puolisoiden tuen tarpeisiin avioero- ja ristiriitatilanteissa. Adoptioon liittyvät kysymykset ovat myös osa 21 Lastensuojelulaki 417/ Lastensuojelulaki 417/2007, Lastensuojelulaki 417/2007,

24 perheoikeudellisten palvelujen sisältöä. Perheoikeudellisten palvelujen asiakasryhmä muodostuu siten pääasiassa lapsista ja heidän vanhemmistaan sekä tuen tarpeessa olevista puolisoista. Asiakkuus perheoikeudellisissa palveluissa alkaa, kun henkilö ottaa yhteyttä sosiaalihuoltoon ja hänen asiaansa ryhdytään käsittelemään. Isyyden selvittämisessä yhteydenotto voi tapahtua myös äitiys-neuvolaan, jossa isyyden tunnustamisasian voi saattaa vireille. Yhteydenotto tulkitaan palvelun hakemiseksi, jos asiakkaaksi tuleva henkilö ilmaisee tarpeensa saada sosiaalipalveluja. Perheoikeudellisiin palveluihin ei yleensä haeta kirjallisella hakemuksella. Palvelunantajan tulee kuitenkin kirjata palveluun hakeutuminen esimerkiksi asiakaskertomusmerkintänä, ellei muuta vireilletuloasiakirjaa ole laadittu. Näin saadaan perheoikeudellisten palvelujen asia vireille ja merkitään asiakkuus alkavaksi. 7.5 Päihdehuolto Päihdehuolto on sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka tavoitteena on ehkäistä ja vähentää päihteiden ongelmakäyttöä ja siihen liittyviä haittoja sekä parantaa päihteiden ongelmakäyttäjien ja heidän läheistensä toimintakykyä ja turvallisuutta. Päihdehuoltolaissa päihdehuollolla tarkoitetaan päihdepalvelujen kokonaisuutta, jossa on sosiaalipalvelujen lisäksi myös terveydenhuollon palveluja. 24 Sosiaalihuoltolain mukaan päihdetyön kokonaisuus sisältää päihdehuoltoon kuuluvat sosiaalihuollon erityispalvelut, mutta myös muut päihteettömyyteen ja päihdeongelmien ehkäisemiseen tähtäävät sosiaalipalvelut. 25 Sosiaalihuoltolain mukaan päihdetyö on siis päihdehuollon sisältämiä erityispalveluja laajempi kokonaisuus. Päihdehuoltoon ohjataan peruspalveluista asiakkaita, joille alkoholin tai muiden päihteiden käyttö on aiheuttanut ongelmia tai joiden päihteidenkäytöstä aiheutuvia haittoja on syytä selvittää. 7.6 Työikäisten palvelut Työikäisten palvelut on sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka tavoitteena on tukea työikäisiä asiakkaita elämänhallintaan, työhön, toimeentuloon tai opiskeluun liittyvissä asioissa sekä vähentää eriarvoisuutta. Työikäisten palvelut rakentuvat aikuissosiaalityön ympärille ja painottuvat usein työllistymiseen liittyviin kysymyksiin. Tarkoituksena on, että työikäisten peruspalveluihin kuuluu sellainen työikäinen väestö, jonka tuen tarpeet eivät liity vanhempana toimimiseen tai lasten hyvinvointiin. Myös taloudelliseen toimeentuloon liittyvät tuen tarpeet ovat usein keskeisiä työikäisten palvelutarjonnassa. Toimeentulotukea ja sosiaalista luottoa voidaan kuitenkin myöntää myös muiden asiakasryhmien peruspalveluissa. Erityispalveluja edellyttävät tuen tarpeet, kuten vammaisuuteen tai päihteiden ongelmakäyttöön liittyvät asiat, edellyttävät usein asiakkuuden avaamista myös erityispalveluihin. Koska peruspalvelut ovat ensisijainen tukimuoto myös vammaisille henkilöille, on usein tarpeellista että heillä on asiakkuus sekä vammaispalveluissa että esimerkiksi työikäisten palveluissa. Työikäisten palvelujen asiakkuutta ei kuitenkaan automaattisesti avata kaikille vuotiaille sosiaalihuollon asiakkaille. Työikäisillä on 24 Päihdehuoltolaki 41/1986, Sosiaalihuoltolaki 1301/2014,

25 myös tuen tarpeita, jotka eivät edellytä työikäisten palvelujen asiakkuutta, vaan esimerkiksi asiakkuutta perheoikeudellisissa palveluissa. 7.7 Vammaispalvelut Vammaispalvelut on sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka tavoitteena on edistää vammaisten henkilöiden osallisuutta ja yhdenvertaisuutta yhteiskunnassa sekä ehkäistä ja poistaa vammaisuudesta johtuvia esteitä. Vammaispalvelulain mukaisia palveluja järjestetään, jos vammainen henkilö ei saa tarvitsemaansa tukea muiden lakien nojalla. 26 Lähtökohtana siis on, että myös vammainen henkilö saa tarvitsemansa tuen ensisijaisesti sosiaalihuollon peruspalveluissa. Vammaisella henkilöllä on vammaispalvelulain mukaan oikeus tiettyihin palveluihin ja tukitoimiin, joiden avulla korjataan vammasta aiheutuvaa epätasa-arvoisuutta. Subjektiiviseen oikeuteen perustuvat sosiaalipalvelut järjestetään vammaispalveluina. Vammaispalveluihin kuuluu myös kehitysvammaisten erityishuolto, jonka tarkoituksena on edistää kehitysvammaisen suoriutumista päivittäisistä toiminnoista, tukea hänen toimeentuloaan ja sopeutumistaan yhteiskuntaan ja turvata hänelle tarvittava hoito ja muu huolenpito Asiakirjan alkuperäinen palvelutehtävä Palvelutehtävä-metatieto kuvaa sitä sosiaalihuollon tehtävää, jossa asiakirja on laadittu. Jos asiakirja on laadittu ennen palvelutehtäväluokituksen 2016 käyttöönottoa, Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennettaessa siihen tarvitaan metatietona sekä alkuperäinen palvelutehtävä että vuoden 2016 palvelutehtäväluokituksen mukainen tehtävä. Näin varmistetaan sekä syntykontekstin säilyminen että asiakirjojen hallinta. Asiakirjan alkuperäisen palvelutehtävän kuvaamisessa voidaan käyttää joko Palvelutehtävä tai Palvelutehtävä luokitusta. Edellinen perustuu Valtionarkiston vuonna 1989 antamaan päätökseen kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä, ja jälkimmäinen on ennen sosiaalihuoltolain uudistamista laadittu palvelutehtäväluokitus. Osa alkuperäistä palvelutehtävää kuvaavista luokista on yksinkertaista liittää nykyiseen palvelutehtävään. Esimerkiksi vuoden 1989 palvelutehtävistä lapsen elatuksen turvaamisen ja adoption asiakirjat merkitään aina perheoikeudellisiin palveluihin vuoden 2016 luokituksessa. Kaikkien luokkien kohdalla tämä ei kuitenkaan ole ihan yhtä suoraviivaista, koska palvelutehtäväluokitukset ovat keskenään hyvin erilaisia. Luokitusten käytön tueksi on laadittu kaksi taulukkoa 30, joissa kuvataan alkuperäisten palvelutehtävien suhteita nykyisen luokituksen mukaisiin tehtäviin. Kuvassa 3 on ote vuosien 1989 ja 2016 palvelutehtäväluokitusten suhteista. Vastaava taulukko on myös Palvelutehtävä 2011 luokituksen peilaamisesta nykyisiin palvelutehtäviin. 26 Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista 380/1987, Laki kehitysvammaisten erityishuollosta 519/1977, Julkaistu koodistopalvelussa: 29 Julkaistu koodistopalvelussa: 30 Taulukot on julkaistu Sosiaalihuollon tiedonhallinnan verkkosivuilla nimellä Palvelutehtävien peilaus v1. 21

26 Kuva 3 Ote palvelutehtäväluokitusten 1989 ja 2016 suhteita kuvaavasta taulukosta. 22

27 8 Liitä asiakirja palveluprosessiin Sosiaalihuollon asian käsittely sosiaalihuollossa osana palvelutehtävän asiakkuutta on kuvattu palveluprosessien avulla. Palveluprosessi on pakollinen metatieto kaikille sosiaalihuollon asiakasasiakirjoille lukuun ottamatta ns. vanhoja asiakasasiakirjoja, ja sitä koskeva luokitus on julkaistu Koodistopalvelimella. 31 Palvelutehtävän asiakkuus käynnistyy asian vireilletulosta 32 ja etenee pääsääntöisesti asian vireilletulokäsittelystä palvelutarpeen arvioinnin ja asiakkuuden suunnittelun kautta palvelun järjestämiseen ja palvelun toteuttamiseen. Jos asiakkaaksi tulevalla henkilöllä ei ole voimassa muita palvelutehtävän asiakkuuksia, asiakkuuden käynnistyminen tarkoittaa myös sosiaalihuollon asiakkuuden alkamista. Henkilö on sosiaalihuollon asiakas silloin, kun hän on asiakkaana yhdessä tai useammassa palvelutehtävässä. Lastensuojelulaissa määritelty asiakkuuden alkaminen on poikkeus yleissääntöön. Asiakkuus voi alkaa hakemuksesta kuten muissakin palvelutehtävissä, mutta jos on vastaanotettu lasta koskeva lastensuojeluilmoitus, asiakkuus alkaa vasta kun lastensuojelun tarve on todettu tai on ryhdytty järjestämään kiireellisesti tarvittavia tukitoimia. Sosiaalihuollon asian käsittelyn eteneminen palvelutehtävän asiakkuudessa on esitetty kuvassa 4. Kuva 4 Asian käsittely palvelutehtävän asiakkuudessa ja sen sisältämät palveluprosessit 8.1 Asian vireilletulokäsittely Asian vireilletulokäsittely on sosiaalihuollon palveluprosessi, jossa sosiaalihuollon ammattihenkilö ottaa käsittelyyn henkilön tuen tarvetta koskevan, sosiaalihuollossa vireille tulleen asian. Sosiaalihuollon asia tulee vireille, kun henkilö on itse yhteydessä sosiaalihuoltoon tai muuta kautta tulee tietoon, että hän on mahdollisesti sosiaalihuollon tarpeessa. Kansalainen voi panna asian vireille esimerkiksi tekemällä sosiaalipalveluja koskevan hakemuksen tai laatimalla yhteistyössä ilmoitusvelvollisen ammattilaisen kanssa yhteydenoton sosiaalihuollon viranomaiseen. Lisäksi asia voi tulla vireille ilmoituksella tai niin, että ammattihenkilö tekee 31 Sosiaalihuolto sosiaalihuollon palveluprosessi: 32 Poikkeuksena on lastensuojelu, jonka asiakkuus alkaa, kun lastensuojelun tarve on todettu tai ryhdytään kiireellisiin lastensuojelun tukitoimiin (LSL 417/2007, 27 ). 23

28 asian vireilletuloa koskevan kertomusmerkinnän. Kun asia tulee vireille, se yksilöidään OIDtunnuksella ja ohjataan käsiteltäväksi sopivaan palveluyksikköön. Asian vireilletulokäsittelyssä arvioidaan asiakkaan välittömän tuen tarve. Jos tuen tarve on kiireellinen, siirrytään suoraan palvelun järjestämiseen, jossa tehdään palvelupäätös ja ryhdytään järjestämään asiakkaan tarvitsemat palvelut. Jos tuen tarve ei ole välitön eikä palvelutarvetta ole vielä arvioitu, edetään normaalia reittiä palvelutarpeen arvioimisen prosessiin. Silloinkin, kun palvelutarve on jo aiemmin arvioitu, uuden asian vireilletulo voi muuttaa palvelutarvetta niin oleellisesti, että on syytä laatia uusi palvelutarpeen arvio. Asiakas voi myös pyytää arvioimaan palvelutarpeensa uudelleen. Usein kuitenkin asiakkaan palveluvalikoimaa voidaan täydentää ilman uutta palvelutarpeen arviointia ja asiakassuunnitelman tarkistamista, jos tuen tarpeet eivät ole oleellisesti muuttuneet. Asiakas voi silloin saattaa uuden asian vireille hakemuksella, minkä jälkeen voidaan edetä suoraan palvelun järjestämiseen. Myös ammattihenkilö voi yhteisymmärryksessä asiakkaan kanssa käynnistää asian käsittelyn ilman hakemusta tekemällä asian vireilletuloa koskevan kertomusmerkinnän. Jos asiakas haluaa tehdä hakemuksen suullisesti, ammattihenkilön ei ole tarpeen laatia hakemusta asiakkaan puolesta. Riittää että hän kirjaa kertomusmerkintään asian käsittelyn aloittamiseksi tarvittavat tiedot 33. Asian vireilletulokäsittelyyn liittyy lakisääteisiä määräaikoja. Sekä asian ratkaisemiseen että palvelutarpeen arviointiin liittyvä määräaika lasketaan alkavaksi asian vireille tulemisesta. Vireilletulo katsotaan alkaneeksi, kun vireilletuloasiakirja saapuu sosiaalihuollon viranomaiseen tai viranhaltija laatii vireilletuloasiakirjan. 8.2 Palvelutarpeen arviointi Palvelutarpeen arviointi on sosiaalihuollon palveluprosessi, jossa sosiaalihuollon ammattihenkilö arvioi asiakkaan tuen tarvetta ja sen luonnetta, asiakkuuden edellytyksiä sekä sitä, millä sosiaalipalveluilla tarpeisiin pystytään vastaamaan. Palvelutarve on arvioitava viivytyksettä ja asiakkaan elämäntilanteen edellyttämässä laajuudessa. Palvelutarve arvioidaan yhteistyössä asiakkaan ja tarvittaessa hänen omaistensa tai läheistensä tai muiden toimijoiden kanssa. Arviointi voidaan jättää tekemättä vain silloin, jos se on ilmeisen tarpeetonta, esimerkiksi kun kyse on tilapäisestä yksittäisen palvelun tarpeesta tai palvelutarve on vastikään selvitetty. Kun henkilön sosiaalihuollon tarve on tullut esille, hänellä on oikeus palvelutarpeen arviointiin. Arviointi on aloitettava viimeistään seitsemäntenä arkipäivänä asian vireilletulosta, jos kyseessä on yli 75-vuotias henkilö, vammaisetuuksista säädetyn lain mukaista ylintä hoitotukea saava henkilö tai erityisen tuen tarpeessa oleva lapsi. Määräaikoja noudatetaan myös lastensuojelutarpeen arvioinnissa lastensuojeluasian tultua vireille. Tavoitteena on arvioida kokonaisvaltaisesti asiakkaan ja hänen perheensä tilanne sekä turvata hänelle riittävät palvelut ja muut tukitoimet. Jos palvelutarpeen arvioinnissa todetaan sosiaalipalvelujen tarve, prosessissa siirrytään asiakkuuden suunnitteluun. Jos asiakassuunnitelman laatiminen on ilmeisen tarpeetonta esimer- 33 Hallintolain mukaan asian voi viranomaisen suostumuksella panna vireille myös suullisesti. Asia on tullut vireille, kun sen käsittelemiseksi tarvittavat tiedot on kirjattu (hallintolaki 434/2003, 20 ). 24

29 kiksi siksi, että palvelutarpeen on todettu olevan lyhytaikaista, siirrytään suoraan palvelun järjestämiseen. 8.3 Asiakkuuden suunnittelu Asiakkuuden suunnittelu on sosiaalihuollon palveluprosessi, jossa sosiaalihuollon ammattihenkilö laatii yhdessä asiakkaan kanssa palvelutarpeen arvioon perustuvan asiakassuunnitelman asiakkaalle tarjottavista sosiaalipalveluista, muusta asiakkaan saamasta tuesta sekä hänen omista toimenpiteistään sosiaalisen hyvinvoinnin ja toimintakyvyn ylläpitämiseksi Asiakassuunnitelma on laadittava, ellei kyseessä ole tilapäinen neuvonta ja ohjaus tai jollei sen laatiminen muusta syystä ole ilmeisen tarpeetonta. Asiakassuunnitelmaan kirjataan yhteisesti sovitut tavoitteet sekä toimet, joilla tavoitteet pyritään saavuttamaan. Asiakassuunnitelma tarkistetaan, jos asiakkaan tuen tarpeissa tapahtuu olennaisia muutoksia. Jos asiakkuus kestää pitkään, suunnitelma tarkistetaan ja täydennetään tarvittaessa tai sovituin aikavälein. Suunnitelma laaditaan palvelutarpeen arvion pohjalta yleensä palvelutehtäväkohtaisesti, mutta asiakkaan suostumuksella voidaan myös laatia yhteistyössä suunnitelma, joka kattaa useammassa kuin yhdessä palvelutehtävässä tarjottavan tuen. Asiakassuunnitelma tarkistetaan, jos asiakkaan tuen tarpeissa tapahtuu olennaisia muutoksia. Jos asiakkuus kestää pitkään, suunnitelma tarkistetaan ja täydennetään tarvittaessa tai sovituin aikavälein. Asiakkuuden suunnittelun jälkeen siirrytään päätöksentekoon ja palvelun järjestämiseen. 8.4 Palvelun järjestäminen Palvelun järjestäminen on sosiaalihuollon palveluprosessi, jossa palvelunjärjestäjän viranhaltija järjestää asiakkaalle hänen tarvitsemansa sosiaalipalvelut, tekee niitä koskevat päätökset ja vastaa siitä, että sosiaalipalvelut toteutetaan tarvittavassa laajuudessa. Palvelunjärjestäjän viranhaltija ratkaisee vireille tulleen asian palvelutarpeen arvion ja asiakassuunnitelman pohjalta. Kiireellisissä tapauksissa ratkaisu voidaan tehdä välittömästi asian vireilletulokäsittelyn jälkeen. Ratkaisu kirjataan päätökseksi asiakkaalle myönnettävästä sosiaalipalvelusta. Tehtyään päätöksen sosiaalipalvelun antamisesta viranhaltija joko varaa omasta organisaatiostaan resurssit myönnetyn sosiaalipalvelun toteuttamiseksi tai valitsee palveluntuottajan, jolta asiakkaan tarvitsema sosiaalipalvelu hankitaan. Palvelu voidaan järjestää myös palvelusetelillä, jolloin asiakas valitsee palvelun toteuttajan palvelunjärjestäjän hyväksymistä palveluntuottajista. Asiakkuus etenee tämän jälkeen palvelun toteutukseen, mutta palvelunjärjestäjän tehtävänä on myös seurata palvelun toteutusta ja huolehtia tarvittavista jatkopäätöksistä ja palvelun lopettamispäätöksestä siinä vaiheessa, kun asiakkaan palvelutarve lakkaa. 8.5 Palvelun toteutus Palvelun toteutus on sosiaalihuollon palveluprosessi, jossa sosiaalihuollon asiakkaalle myönnetty sosiaalipalvelu toteutetaan. Asiakkaalle myönnetty sosiaalipalvelu toteutetaan joko palvelunjärjestäjäorganisaation omana palvelutuotantona, toimeksianto- tai ostopalvelusopimuksen perusteella tai palvelusetelillä. Palveluntuottaja vastaa palvelunjärjestäjälle siitä, että asiakas saa päätöksessä kuvatun sosiaalipalvelun. Palveluntuottaja voi toteuttaa palvelun itse tai teettää sen joko osittain tai kokonaan alihankintana palveluntoteuttajalla. 25

30 Palvelun toteutus sisältää toteutussuunnitelman laatimisen yhdessä asiakkaan kanssa asiakassuunnitelman pohjalta, suunnitelman mukaisen toiminnan, palvelun toteutuksen arvioimisen aika ajoin yhdessä asiakkaan kanssa sekä toteutuksen hallitun päättämisen. Palvelu päättyy joko päätökseen sisältyvän määräajan umpeuduttua tai erillisen viranhaltijapäätöksen perusteella, kun asiakkuuden suunnittelussa on todettu, ettei palvelulle enää ole tarvetta. Palvelutehtävän asiakkuus päättyy, jos palvelutarpeen arvioinnissa tai asiakkuuden suunnittelussa todetaan, ettei asiakas ole enää palvelutehtävässä tarjottavien sosiaalipalvelujen tarpeessa. Palvelunjärjestäjä kirjaa asiakkuuden päättyneeksi, kun kaikki asiakkaalle annetut palvelut on lopetettu ja niihin liittyvät asiat on suljettu. Asiakkuus palvelutehtävässä voi päättyä myös asian käsittelyn aiemmissa vaiheissa, jos todetaan, että asiakas ei ole sosiaalipalvelun tarpeessa. Jos asiakkaalla ei ole asiakkuutta muissa palvelutehtävissä, palvelutehtävän asiakkuuden päättyminen merkitsee samalla sosiaalihuollon asiakkuuden päättymistä. Palveluista vastaava työntekijä merkitsee silloin sosiaalihuollon asiakkuuden päättyneeksi. 26

31 9 Liitä asiakirja sosiaalipalveluun Sosiaalihuollon palvelutehtäviin sisältyy laaja joukko sosiaalipalveluja ja muuta asiakkaille annettavaa tukea. Sosiaalipalvelulla tarkoitetaan sosiaalihuollossa järjestettävää palvelua, jonka tarkoituksena on edistää asiakkaan sosiaalista hyvinvointia ja toimintakykyä sekä ehkäistä, vähentää ja poistaa sosiaalisia ongelmia. Kun asiakasasiakirja on liitetty asiaan, palvelutehtävään ja palveluprosessiin, lopuksi ratkaistaan liittyykö se johonkin sosiaalipalveluun. Sosiaalipalvelu ei ole pakollinen metatieto kaikille asiakirjoille, vaan sen käyttö riippuu siitä, liittyykö asiakirja sisällöltään yhden tai useamman sosiaalipalvelun antamiseen. Asian vireilletulokäsittelyn prosessissa sosiaalipalvelu liitetään metatietona vain hakemuksiin ja niiden käsittelyyn liittyviin asiakirjoihin. Hakemus saa aina metatiedokseen sen sosiaalipalvelun, jota hakemuksen laatija hakee. Haettava sosiaalipalvelu esiintyy yleensä rakenteisena tietona myös hakemuksen sisällössä, jos käytetään määrämuotoista hakemusasiakirjaa. Sosiaalipalvelua kuvaava metatieto on silloin mahdollista poimia metatiedoksi asiakirjan sisällöstä. Jos asiakas hakee sosiaalipalvelua suullisesti, hakemuksen vastaanottaja voi tehdä asian vireilletuloa koskevan kertomusmerkinnän, joka sisältää haettavan sosiaalipalvelun. Kertomusmerkintä liitetään silloin metatiedolla haettavaan sosiaalipalveluun. Muiden vireilletuloasiakirjojen ja niiden käsittelyä kuvaavien asiakirjojen kohdalla sosiaalipalvelu on vapaaehtoinen metatieto. Sitä käytetään silloin, kun on tiedossa, mitä sosiaalipalvelua asiakirja koskee. Sosiaalipäivystyksessä käsiteltäviin asiakirjoihin merkitään sosiaalipalveluksi sosiaalipäivystys. Vaikka kyse ei olisikaan hakemuksesta, hakeutumalla sosiaalipäivystykseen asiakas on ilmaissut sosiaalipäivystyksen tarpeen. Merkitsemällä metatiedoksi sosiaalipäivystyksen päivystävä työntekijä samalla tekee näkyväksi päivystysluonteisesti tehtävää työtä. Koska sosiaalipalvelu on toistuva metatieto, päivystyksenä käsiteltävä asiakirja voi saada metatiedokseen sekä sosiaalipäivystyksen että sen sosiaalipalvelun, jota päivystyksenä järjestetään. Asian vireilletulokäsittelyn jälkeen siirrytään yleensä palvelutarpeen arviointiin. Sosiaalipalvelu on vapaaehtoinen metatieto palvelutarpeen arviossa ja muissa arvioinnin aikana syntyvissä asiakirjoissa. Silloin kun palvelutarpeen arviossa todetaan tuloksena tiettyjen sosiaalipalvelujen tarve, asiakirja liitetään metatiedolla näihin sosiaalipalveluihin. Sama koskee asiakkuuden suunnittelua. Asiakassuunnitelmaan merkitään silloin metatiedoksi ne sosiaalipalvelut, joita suunnitelma koskee. Palvelun järjestämisen prosessissa syntyvät asiakasasiakirjat varustetaan sosiaalipalvelumetatiedolla aina silloin, kun on tiedossa, mitä sosiaalipalvelua asiakirja koskee. Joissakin tapauksissa esimerkiksi kuulemisasiakirja ei liity suoraan järjestettävään sosiaalipalveluun, jolloin metatieto jätetään lisäämättä. Usein kyse on kuitenkin palvelua koskevasta päätöksenteosta tai sen valmistelusta, jolloin asiakirja varustetaan järjestettävää palvelua koskevalla tiedolla. Palvelun toteutuksen prosesseissa sosiaalipalvelu on pakollinen metatieto. Palvelun toteutuksen prosessissa on aina kyse yhden tai useamman sosiaalipalvelun tuottamisesta asiakkaalle. Kaikki palvelupäätöksen perusteella annettaviin palveluihin liittyvät asiakasasiakirjat liitetään metatiedolla kyseiseen sosiaalipalveluun. Tämä koskee niin toteutussuunnitelmia, 27

32 asiakastyöstä tai asiakkaan elämäntilanteesta laadittavia kertomusmerkintöjä kuin muitakin työssä tallennettavia asiakastietoja. Sosiaalipalvelu on siis ehdollisesti pakollinen metatieto. Sillä kuvataan sitä palvelua, jota haetaan, suunnitellaan, järjestetään tai toteutetaan. Sosiaalipalvelu-metatieto on myös toistuva. Jos esimerkiksi hakemus koskee useampaa kuin yhtä sosiaalipalvelua, metatieto toistuu. Kuvassa 5 kuvataan esimerkkien kautta sosiaalipalvelu-metatiedon ehdollista pakollisuutta. Henkilön tuen tarvetta koskevan ilmoituksen tai yhteydenoton saapuminen sosiaalihuoltoon (asia 1) ei useinkaan sisällä tietoa siitä, minkä sosiaalipalvelun tarve henkilöllä on. Sosiaalipalvelu-metatietoa ei silloin käytetä. Asian käsittelyn edetessä sosiaalipalvelujen tarve selkeytyy. Voi olla, että asiakassuunnitelmassa keskitytään tietyn sosiaalipalvelun antamiseen asiakkaalle, jolloin tämä palvelu merkitään asiakirjan metatiedoksi. Palvelupäätökset ja palvelun toteutuksessa laadittavat kertomusmerkinnät varustetaan aina sosiaalipalvelua kuvaavalla metatiedolla. Kun asiakas tarvitsee palvelujansa täydentävää tukea ja hakee tiettyä sosiaalipalvelua (asia 2), kaikki kyseiseen asiaan liittyvät asiakirjat varustetaan tätä palvelua kuvaavalla metatiedolla. Kuva 5 Sosiaalipalvelu-metatiedon käyttö asiakirjoissa Sosiaalityö on yksi keskeisistä sosiaalihuollossa annettavista sosiaalipalveluista. Sen sisältöön kuuluu sekä asiakkaan tukemista keskustelun avulla että hallintopäätösten laatimista. Sosiaalityöntekijä laatii siis paljon asiakasasiakirjoja, mutta sosiaalityö ei kuitenkaan näy asiakasasiakirjojen metatietona silloin, kun kyse on jotain muuta sosiaalipalvelua koskevasta päätöksestä tai sen myöntämisen perusteiden selvittämisestä. Jotta asiakkaan kanssa tehtävä sosiaalityö tulisi metatiedoissa näkyviin, on hyvä käytäntö tehdä myös siitä palvelupäätös. Esimerkiksi, kun suunnitellaan, että asiakas tapaa sosiaalityöntekijää kahden viikon välen kolmen kuukauden ajan, tehdään siitä päätös ja näissä tapaamisissa syntyvät asiakirjat merkitään sosiaalityö-metatiedolla. Myös silloin kun sosiaalityöntekijä laatii sosiaalityön asiantunti- 28