Sosiaalihuollon yhteinen asia

Transkriptio

1 Sosiaalihuollon yhteinen asia Kommentoitava materiaali Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) PL 30 (Mannerheimintie 166) Helsinki Telephone:

2 Sisällysluettelo Sosiaalihuollon yhteinen asia... 3 Ratkaisuarkkitehtuurin päivitykset Asianhallinta, asiakasasiakirjat ja sosiaalihuollon asiakaskertomukset Asiakkuuden aloittaminen ja päättäminen... 4 Tiedonhallinnan tukiprosessit... 5 Muodosta yhteinen asia... 5 Poista asiakas yhteisestä asiasta... 6 Vaatimukset asiakastietoa käsittelevälle tietojärjestelmälle, yhteistä asiaa koskevat vaatimukset... 9 Liittet: asiakirjaluettelo

3 Sosiaalihuollon yhteinen asia Asiakastiedon arkiston vaiheen II käyttöönottoa varten määritelty ryhmäasiakkuus tulee korvautumaan yhteisen asian käsitteellä. Tarkentuneet, muuttuneet ja uudet määritykset kohdistuvat seuraaviin dokumentteihin: Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ratkaisuarkkitehtuuri Tiedonhallinnan tukiprosessit Vaatimukset asiakastietoja käsitteleville tietojärjestelmille Metatieto- ja viestinvälitysmääritykset, rajapintakäyttötapaukset sekä tietojärjestelmäprofiileissa vaadittavat olennaiset toiminnalliset vaatimukset ja tietoturvavaatimukset tullaan päivittämään myöhemmin. Ratkaisuarkkitehtuurin päivitykset Ratkaisuarkkitehtuurin päivitykset koskevat pääosin määrityksen lukuja ja Myös ryhmäasiakkuuden käsite tullaan korvaamaan määrityksen muissa osissa yhteisellä asialla Asianhallinta, asiakasasiakirjat ja sosiaalihuollon asiakaskertomukset Julkisessa sosiaalihuollossa vireille tulevat asiat ovat hallintoasioita ja niiden käsittely edellyttää usein hallintomenettelyä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että asiakas saa tehdystä ratkaisusta kirjallisen päätöksen, johon voi yleensä hakea muutosta kirjallisesti. Kun henkilön sosiaalihuollon tarvetta koskeva asia tulee vireille, se otetaan käsittelyyn ja ratkaisu kirjataan päätökseen. Päätöksen täytäntöönpano tarkoittaa usein sosiaalipalvelujen käynnistämistä. Vireille tulleen asian ratkaisu ja täytäntöönpano merkitään metatiedoilla kuuluvaksi samaan asiaan. Yksityisesti järjestettävässä sosiaalihuollossa asiat eivät sisällä hallintomenettelyä. Jokaisesta sosiaalihuollon asiakasasiakirjasta tulee käydä ilmi, minkä asian hoitamisen yhteydessä se on laadittu. Kun asia tulee vireille, vireillepanoasiakirja liitetään asiaan asiatunnuksen avulla. Kaikki kyseisen asian käsittelyssä ja toimeenpanossa syntyvät asiakasasiakirjat merkitään metatietojen avulla kuuluviksi tähän samaan asiaan. Asiakasasiakirjalain mukaan asiakasasiakirjat voivat liittyä yhteen tai useampaan palvelutehtävään. Jos asiakasasiakirja liittyy useampaan palvelutehtävään, on asiakkaalla oltava palvelutehtävässä myös asia. Asiakasasiakirja liitetään tällaiseen asiaan metatiedolla Asiatunnus. Keskeisimpiä asian metatietoja ovat yksilöivä asian tunnus ja asian nimi, jolla kuvataan, minkä tyyppisestä asiasta on kyse. Sosiaalihuollossa annetaan sisällöltään hyvinkin erilaisia palveluja. Perheoikeudelliset palvelut sisältävät muun muassa asiakkaiden keskinäisten sopimusten vahvistamisen ja niiden toteutumisen seuraamisen. Asumispalveluissa turvataan asiakkaalle turvallinen asuinympäristö ja tuki arjessa suoriutumiseen, ja työllistymisen palveluissa autetaan asiakasta kuntoutumaan työelämään. Sosiaalipalvelun toteuttaminen perustuu hallintopäätökseen, joka tehdään palvelun järjestämisprosessissa. Palvelun toteutus on myös oma prosessinsa. Samaan asiaan liittyvät prosessit ja niissä syntyvät asiakirjat liitetään yhteen asian metatiedoilla. Esimerkiksi lastensuojelussa huostaanottoa koskeva asia sisältää huostaanoton valmistelun, päätöksenteon ja sijaishuoltoon sijoittamista koskevat asiakasasiakirjat. Sama asia jatkuu niin kauan kuin päätöksen perusteella annetaan lastensuojelun palvelua, esimerkiksi ammatillista perhehoitoa. Uusi asia voi alkaa esimerkiksi silloin, kun sosiaalityöntekijä ryhtyy käsittelemään sijaishuoltopaikan muuttamista, jonka seurauksena asiakas siirtyy laitokseen. Siellä annettava palvelu liitetään tällöin tähän uuteen asiaan. Erilaisiin palveluihin on mallinnettu asiakasasiakirjamallit, joiden tietosisällöt ja tietojen käsittelysäännöt (kuten pakollisuus, toistuvuus, tiedon esitysmuoto) käyvät ilmi asiakirjarakenteesta. Metatiedoilla asiakirjat sidotaan siis sekä sosiaalihuollon asioihin että prosesseihin, joissa ne syntyvät.

4 Vaikka sosiaalihuollon asiakkuudet ovat henkilökohtaisia, sosiaalihuollon asiat voivat koskea useampaa kuin yhtä asiakasta. Esimerkiksi perheille ja pariskunnille tarkoitettujen palvelujen antamisessa asia voi koskea kaikkia perheenjäseniä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jokaisella asiakkaalla on oma asiakkuusasiakirjansa, mutta asia-asiakirja on kaikkien yhteinen. Asia-asiakirjaan merkitään, että kyseessä on yhteinen asia, ja yhteisestä asia-asiakirjasta viitataan henkilökohtaisiin asiakkuusasiakirjoihin. Myös asiakasasiakirjat, jotka liittyvät yhteiseen asiaan, laaditaan kaikille asiaan kuuluville asiakkaille yhteisiksi. Esimerkiksi täydentävän tai ehkäisevän toimeentulotuen hakijoina voivat olla molemmat puolisot. Hakemukseen, siihen tehtävään päätökseen sekä muihin mahdollisiin samaan täydentävän tai ehkäisevään toimeentulotuen asiaan kuuluviin asiakirjoihin merkitään asiakkaiksi molemmat puolisot. Nämä asiakirjat myös näkyvät molempien hakijoiden Omakannassa. Perhetilanteet voivat asian voimassaolon aikana muuttua, jolloin on huolehdittava siitä, että oikeus asiakastietoon on aina asianosaisilla eikä yhdelläkään sivullisella. Esimerkiksi asumuserotilanteessa toisen puolison muuttaessa pois voi hänen osallisuutensa yhteiseen asiaan päättyä. Ammattihenkilön tulee käyttää harkintaa siinä, päättääkö asian ja avaa uuden uudella kokoonpanolla, vai merkitseekö henkilön poistuneeksi. Poistunut henkilö ei näe poistumishetkestä eteenpäin asiassa syntyneitä asiakastietoja. Asiaan voi myös liittyä mukaan uusia asiakkaita kesken asian käsittelyn, esimerkiksi uusperhettä muodostettaessa. Ammattihenkilö liittää silloin uuden henkilön avoinna olevaan asiaan. Uusi henkilö näkee asiaan syntyneet asiakastiedot liittymishetkestä eteenpäin. Joissakin tilanteissa on kuitenkin asiakkaiden tiedonsaantiin ja yksityisyyteen liittyvien oikeuksien kannalta parempi sulkea asia ja avata uusi asia uudelle asiakaskokoonpanolle. Toimintatavan valinta edellyttää ammattihenkilön harkintaa Asiakkuuden aloittaminen ja päättäminen Sosiaalihuollon asiakkuus on palvelunjärjestäjäkohtainen, ja se muodostetaan silloin, kun henkilötietojen käsittelyn tarve tietyn palvelunjärjestäjän alueella alkaa. Sosiaalihuollon asiakkuus alkaa, kun hakemusta tai muulla tavoin vireille tullutta sosiaalihuollon asiaa ryhdytään käsittelemään. Hakemuksen tai muu vireillepanoasiakirjan saavuttua sosiaalihuoltoon se toimitetaan mahdollisimman pian siihen palveluyksikköön, johon sen käsittelyn arvioidaan organisaatiossa kuuluvan. Asiaa käsittelevä ammattihenkilö lisää asiakkuustietoihin tiedon palvelutehtävän asiakkuuden syntymisestä. Useimmissa tapauksissa on suhteellisen helppo arvioida, mihin palvelutehtävään vireille tullut asia on liitettävä. Joissakin tapauksissa palvelutehtävän valitseminen edellyttää asiakkaan kokonaistilanteen hahmottamista, jotta hänen asiansa osataan liittää siihen palvelutehtävään, jossa tuen tarpeisiin pystytään parhaiten vastaamaan. Kaikki sosiaalihuollon asiakasasiakirjat on kuitenkin liitettävä johonkin palvelutehtävään. Palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä arvioidaan tarkemmin, missä eri palvelutehtävissä asiakasta tuetaan. Käytännössä ammattihenkilö ei voi etukäteen tietää, onko yhteyttä ottava henkilö jo asiakkaana vai ei. Niinpä prosesseissa tarkastetaan ensin asiakkuuden olemassaolo ja uusi asiakkuus muodostetaan vain, jos sitä ei ole olemassa entuudestaan. On mahdollista, että henkilö on mukana yhteisessä asiassa, jossa on hänen lisäkseen mukana yksi tai useampi muu henkilö. Tämä on mahdollista esimerkiksi perheoikeudellisten palvelujen sekä lapsiperheiden palvelujen palvelutehtävissä. Tästä huolimatta asiakkuudet ovat aina henkilökohtaisia, ja asiakkaat liitetään yhteen yhteisen asian avulla. Asiakirjat laaditaan niin, että kaikki asiassa mukana olevat ovat asiakirjassa asiakkaita. Vanhojen asiakirjojen arkistoimisessa asiakkaaksi merkitään se henkilö, jonka asiakastietoihin asiakirja on alun perin liitetty. Ensimmäisessä vaiheessa syntyville asiakirjoille asiakkaaksi voidaan merkitä se henkilö, joka on hakenut palvelua tai toimii perheen tai muun asiakasryhmän yhteyshenkilönä.

5 Tiedonhallinnan tukiprosessit Muodosta yhteinen asia Muodosta yhteinen asia -prosessi korvaa tiedonhallinnan tukiprosesseissa aikaisemmin olleen Muodosta ryhmäasiakkuus prosessin. ei Sosiaalihuollon ammattihenkilö Vastaanota tieto olosuhdemuutoksesta 1. Hae asiakkuus Onko voimassa olevaa asiakkuutta? kyllä Lisää henkilö asiaan Hae tai perusta sosiaalihuollon asiakkuus kyllä Asiakastietoa käsittelevä järjestelmä Päivitä asiaa Lisätäänkö muita henkilöitä? ei Tallenna asia Asiakas lisätty yhteiseen asiaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Asiakkuusasiakirja Asiakkuusasiakirja Asia-asiakirja Päivitä asiaa Kuva 1: Muodosta yhteinen asia Yhteinen asia muodostetaan ottamalla ensin yhdelle henkilölle luotu asia pohjaksi (henkilöt on joka tapauksessa lisättävä asiaan yksi kerrallaan) ja sen jälkeen lisäämällä muut henkilöt. Samaa prosessia käytetään, kun lisätään asiakkaita jo avoimena olleeseen asiaan. Elementin nimi Tyyppi Selite Hae asiakkuus Sub-process Prosessissa haetaan tietyn henkilön tietty asiakkuus palvelunjärjestäjän omasta rekisteristä. Asiakkuuden hakeminen on ensimmäinen askel asiakastietojen haussa. Ennen asiakkuuden näyttämistä ATJ tarkastaa asiayhteyden. Jos palvelunjärjestäjällä on käytössään useampia kuin yksi ATJ, yhdessäkään niistä ei ole ajantasaista tietoa kaikista asiakkuuksista. Siksi asiakkuudet haetaan aina sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta. Onko voimassa olevaa asiakkuutta? Task Jos asiakkaalla ei ole voimassa olevaa asiakkuutta, se perustetaan. Asiakkuudessa olevat henkilöt lisätään asian tietoihin. Asiakas lisätty yhteiseen asiaan End Event Lisää henkilö asiaan Task Lisätään henkilö asiaan Vastaanota tieto olosuhdemuutoksesta Start Event Käyttäjä on vastaanottanut tiedon tilanteesta, josta on syntynyt tarve lisätä asiakas tai asiakkaita

6 yhteiseen asiaan. Käyttäjä on hakenut asian käsiteltäväksi. Asia on luotu ensin yhdelle asiakkaalle, jonka jälkeen lisätään muut asiakkaat mukaan asiaan. Asiakkuusasiakirja DataObject Asia-asiakirja DataObject Päivitä asiaa Task Lisätään henkilö asiaan ATJ:ssä. Asiaan lisätään henkilön tiedot, viittaus asiakkuusasiakirjaan ja päivämäärä, jolloin asiakas on tullut mukaan asiaan. Hae tai perusta sosiaalihuollon asiakkuus Sub-process Prosessissa perustetaan henkilölle sosiaalihuollon asiakkuus palvelunjärjestäjälle tai haetaan olemassaoleva asiakkuus. Samalla luodaan palveluyksikön asiakkuus, ellei sitä ole entuudestaan olemassa. Tallenna asia Task Viedään päivitetty asia-asiakirja sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Päivitä asiaa Task Päivitetään lisätyt henkilöt asia-asiakirjaan sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa. Asiaasiakirjassa ilmoitetaan asiakkaiden tiedot, viittaukset asiakkuusasiakirjoihin sekä asiaan lisäämishetki. Lisätäänkö muita henkilöitä? Gateway Poista asiakas yhteisestä asiasta Poista asiakas yhteisestä asiasta on uusi prosessi, jota ei aiemmin ole ollut tiedonhallinnan tukiprosesseissa. Sosiaalihuollon ammattihenkilö Vastaanota tieto olosuhdemuutoksesta Päätetäänkö kyllä yhteinen asia? ei 1. Sulje asia Poista henkilö asiasta kyllä kyllä Onko asiasta poistetulla ei henkilöllä muita avoimia asioita? 1. Päätä palvelutehtävän asiakkuus 1. Avaa uusi asia (muuttuneelle kokoonpanolle) Asiakastietoa käsittelevä järjestelmä Hae asia Poistetaanko ei muita henkilöitä? Tallenna asia Asiakas on poistettu yhteisestä asiasta Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Palauta asia Asia-asiakirja Päivitä asiaa Asiakkuusasiakirja Asia-asiakirja Kuva 2: Poista asiakas yhteisestä asiasta Prosessissa merkitään asiakkaan osallisuus yhteisessä asiassa päättyneeksi. Tarvittaessa päätetään palvelutehtävän asiakkuus. Asiakkaan poistumisen jälkeen syntyneet asiakastiedot eivät näy poistuneelle asiakkaalle. Ammattihenkilön tulee arvioida, tuleeko muuttunutta asiakaskokoonpanoa varten päättää vanha asia ja avata uusi vai käytetäänkö samaa asiaa.

7 Elementin nimi Tyyppi Selite Hae asia Task Palauta asia Task Asiakas poistettu yhteisestä End Event asiasta Poista henkilö asiasta Task Henkilö poistetaan asiasta. Poistuvalle henkilölle kirjataan asiasta poistumishetki. Vastaanota tieto olosuhdemuutoksesta Start Event Käyttäjä on vastaanottanut tiedon tilanteesta, josta on syntynyt tarve poistaa asiakas tai asiakkaita yhteisestä asiasta. Käyttäjä on hakenut asian käsiteltäväksi. Asiakkuusasiakirja DataObject Asia-asiakirja DataObject Sulje asia Sub-process Prosessissa suljetaan avoin asia ja merkitään se päättyneeksi. Asian sulkeminen voidaan myös automatisoida tietyiltä osin asiakastietojärjestelmässä osassa palvelutehtävistä. Asian sulkemisen yhteydessä käyttäjän tulee ottaa myös kantaa siihen, jatketaanko palvelutehtävän asiakkuutta, vaikka asia suljetaan. Samoin on päätettävä, onko syytä jatkaa palveluyksikön asiakkuutta. Jos asiakkaalla ei ole muita asioita hoidettavana palveluyksikössä, palveluyksikön asiakkuus päätetään. Tämän jälkeen palveluyksikön työntekijöillä ei ole asiayhteyttä asiakkaaseen. Jos palveluyksikön ja/tai palvelutehtävän asiakkuus on syytä päättää, siirrytään niitä koskeviin tukiprosesseihin. Päätä palvelutehtävän asiakkuus Sub-process Prosessissa päätetään palvelutehtävän asiakkuus, jolloin päivitetään asiakkuusasiakirjaa sekä luodaan tarvittava kertomustapahtuma. Palvelutehtävän asiakkuutta ei voi päättää, jos siihen liittyviä asioita on vielä auki. Prosessissa käyttäjä ottaa kantaa siihen onko palveluyksikön asiakkuutta syytä jatkaa. Avaa uusi asia (muuttuneelle kokoonpanolle) Sub-process Prosessissa käsitellään tilanne, jossa ammattihenkilö luo uuden sosiaalihuollon asian ja aloittaa sen käsittelyn. Prosessissa asiakas voi olla ensin yhteydessä neuvontaa ja ohjausta antavaan palvelupisteeseen tai muuhun sosiaalihuollon toimintayksikköön. Prosessi voi alkaa myös siitä, että ammattihenkilöllä on muu kuin henkilön itsensä esille tuoma syy aloittaa asia. Muu syy voi olla, että työntekijä saa tietää henkilön mahdollisesta sosiaalihuollon tarpeesta muuta kautta. Sosiaalihuollossa asioiden käsittely kirjataan ATJ:ään, mutta jos neuvontaa ja ohjausta saaneen henkilön

8 henkilötunnus ei ole tiedossa, ei kirjauksia voi tehdä sosiaalihuollon asiakasrekisteriin. Prosessissa joko perustetaan henkilölle sosiaalihuollon asiakkuus tai päivitetään asiakkuutta tarvittaessa. Tämän jälkeen asiakkaalle avataan uusi asia. Tallenna asia Task Viedään päivitetty asia-asiakirja sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Päivitä asiaa Task Päivitetään asiakkaan poistuminen asiaasiakirjaan sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa. Asia-asiakirjaan päivitetään asiakkaan asiasta poistumishetki. Päätetäänkö yhteinen asia? Task Onko asiasta poistetulla henkilöllä muita avoimia asioita? Poistetaanko muita henkilöitä? Gateway Gateway Tarkastetaan, onko asiasta poistetulla henkilöllä avoimia asioita. Mikäli muita asioita ei ole, päätetään myös palvelutehtävän asiakkuus.

9 Vaatimukset asiakastietoa käsittelevälle tietojärjestelmälle, yhteistä asiaa koskevat vaatimukset Yhteisen asian muodostamista ja käsittelyä varten on määritelty ATJ-vaatimuksia, jotka tulee toteuttaa mikäli asiakastietoa käsittelevässä järjestelmässä muodostetaan useita asiakkaita koskevia Myös aikaisemmat I-vaihetta varten määritellyt asian käsittelyyn, muodostamiseen, arkistointiin ja hakuun ym. kohdistuvat vaatimukset koskevat yhteisten asioiden käsittelyä. Tunniste Luokka Ryhmä Vaatimus Pakollisuus ATJ IIvaihe Kohde Vaiheistus Lisätietoja Yhteinen asia ArY18 1 Arkistointi Yleinen ATJ:n tulee lisätä asiakirjan metatietoihin ja tietosisältöön tiedot niistä asiakkaista, joita asiakirja koskee. P ATJ 2 Vaatimus koskee asia- ja asiakasasiakirjoja. Jos henkilöjoukko vaihtuu (esim. asiakirjoja tarvitsee muodostaa vain osalle yhteiseen asiaan kuuluvista asiakkaista, tulee tällöin näitä henkilöitä varten muodostaa uusi asia) ArY19 1 Arkistointi Yleinen ATJ:n tulee varmistaa, että yhteiseen asiaan kuuluvissa asiakasasiakirjoissa olevat asiakkaiden tiedot ovat ilmoitettuna asia-asiakirjassa. ep ATJ 2 ArY20 1 Arkistointi Yleinen PaY07 AkrY11 AkrY12 AkrY13 3 Palauttamin en 4 Asiakasasi akirja 4 Asiakasasi akirja 4 Asiakasasi akirja Yleinen Yleinen Yleinen Yleinen ATJ:n tulee varmistaa, että asiakasasiakirjan metatiedoissa ja tietosisällössä ovat samat ja asia-asiakirjassa aktiivisena olevat henkilöt ATJ:n tulee pystyä käsittelemään arkistopalvelun palauttamia usean henkilön yhteisiin asioihin liittyviä asiakirjoja. ATJ:tulee pystyä muodostamaan usean asiakkaan yhteiseen asiaan liittyviä asiakasasiakirjoja. ATJ:n tulee noudattaa usean asiakkaan yhteiseen asiaan kuuluvien asiakasasiakirjojen muodostamisessa ja käsittelyssä samoja vaatimuksia kuin yksilöasiakkuuden osalta. ATJ:n tulee ilmoittaa asiakasasiakirjan metatiedoissa ja tietosisällössä kaikkien niiden asiakkaiden tiedot, joita asiakirja koskee. ep ATJ 2 P ATJ 2 ep 2 ep 2 ep 2 Ryhmäasiakkuuteen saa muodostaa vain niitä asiakirjoja, joissa asiakas on määritelty toistuvaksi. Ryhmäasiakkuuteen voi sisältyä asioita ja asiakirjoja, jotka koskevat vain osaa ryhmän jäsenistä.

10 AkrY14 4 Asiakasasi akirja Yleinen ATJ:n tulee ilmoittaa asiakasasiakirjan metatiedoissa ja tietosisällössä yhdenmukaiset tiedot. P 2 ATJ:n tulee varmistua, että esim. asiakirjan sisällössä olevat luokituksien mukaan ilmoitetut tiedot (esim. sosiaalipalvelu, palveluprosessi) ovat yhteneväiset sisällön ja metatietojen välillä. AsiaY07 6 Asia Yleinen AsiaY08 6 Asia Yleinen AsiaY09 6 Asia Yleinen AsiaY10 6 Asia Yleinen AsiaY11 6 Asia Yleinen ATJ:n tulee muodostaa usean asiakkaan yhteiset asiat niille ryhmän jäsenille, joita asian katsotaan koskevan. ATJ:n tulee pystyä lisäämään henkilöitä asiaan. ATJ:n tulee uuden henkilön lisäyksen yhteydessä ilmoittaa päivämäärä, jolloin henkilö on liitetty asiaan. ATJ:n tulee pystyä poistamaan henkilöitä asiasta. Henkilön poistuessa asiasta tulee ATJ:n ilmoittaa asiaasiakirjassa päivämäärä, jolloin henkilö on poistunut asiasta. ep ep ep ep ep ATJ Asia voi koskea koko ryhmää tai osaa ryhmän jäsenistä. Pakollinen silloin, kun ATJ muodostaa ja päivittää