Kemin kaupunki hakee kaupungintalon ylimpään 13. näköalakerrokseen vuokralle

Transkriptio

1 Kemin kaupunki etsii kahvila- ravintolayrittäjää TARJOUSPYYNTÖ Tarjouspyynnön taustaksi Kemi tarjoaa erinomaisen sijaintinsa sekä sitoutuneen ja osaavan työvoiman ansiosta energisen toimintaympäristön yrityksille. Kemi panostaa merelliseen korkeatasoiseen asumiseen kaupunkimaisessa asuinympäristössä. Alueen vahva perusteollisuus, palvelutarjonta ja kehittyvä matkailu takaavat, että talouden rattaat rullaavat jatkossakin tuoden asukkaille hyvinvointia ja vaurautta. Kemin kaupunki hakee kaupungintalon ylimpään 13. näköalakerrokseen vuokralle RAVINTOLAYRITTÄJÄÄ joka tarjoaa lounas-, kahvila- ja kokoustarjoilu- ja ravintolapalveluita. Vuokralle tarjottavaan tilaan kuuluu ravintolasali, kabinetti, terassi ja keittiö. Käsitteet: Hankintayksikkö: Kemin kaupunki tilapalvelut Palvelutuottaja: tässä tarjouspyynnössä myös yrittäjä ja ravintolatoiminnan harjoittaja 1.Tarjouspyynnön tarkoitus Kemin kaupungin tilapalvelut etsii asiakaspalveluhenkistä yrittäjää, joka ottaa vastatakseen Kemin kaupungintalossa ravintolatoiminnan harjoittamisen.toiminta hoidetaan yrittäjän omana liiketoimintana, jota varten Kemin kaupungin tilapalvelut vuokraa yrittäjälle ravintolan tilat varusteineen. Tarjouksentekijän tulee ottaa tarjouksessaan huomioon tässä tarjouspyynnössä kohdassa 2. (palvelun kuvaus) esitetyt velvoitteet palveluntuottajalle. Hankinta alittaa kansalliset kynnysarvot. 2. Palvelun kuvaus Ravintolatoiminnan harjoittaminen on yrittäjän itsenäistä ja kaupungin ulkopuolista toimintaa. Kemin kaupunki luovuttaa yrittäjän käyttöön kaupungintalon ylimmässä 13.kerroksessa sijaitsevat ravintola- ja keittiötilat, yhteensä 127 m². Tarjouksenjättäjän tulee tutustua ravintolatiloihin ja varusteluun sekä piirustuksiin (liite nro. 1 pohjakuva). Yrittäjä voi käyttää ravintolatilaa myös muiden oheispalveluiden ja tuotteiden myyntiin (esim. pitopalvelu tai tilausravintolatoiminta). Kalustoluettelo on esitetty tarjouspyyntöasiakirjan lopussa kohdassa (liite nro. 2 kalustoluettelo). Kahvila- ravintolan tiloissa suoritetaan iv- saneereraustyö tammikuussa Kahvila- ravintolan tilat ovat tällä kilpailutuksella valitun ravintolatoiminnan harjoittajan käytössä Mikäli ko. saneeraustyö viivästyy tästä ilmoitetaan hyvissä ajoin valitulle palveluntuottajalle.

2 2.1 Kahvila- ravintolatoiminnan harjoittaja sitoutuu Harjoittamaan kahvila- ravintolatoimintaa vuokralle tarjottavissa tiloissa seuraten kaupungintalon aukioloaikoja joka arkipäivä kello välisenä aikana. Tämän lisäksi ravintolatoiminnan harjoittaja sitoutuu toimittamaan kokoustarjoiluita kaupungintalon muihin tiloihin kaupungintalon aukioloaikoina. Ravintolatoiminnan harjoittajan on myös sitouduttava toimittamaan kokoustarjoiluita myös kaupungintalon aukioloaikojen ulkopuolella. Kaupungintalon normaaleista aukioloajoista poikkeavista tarpeista palveluille (esim. kokoukset iltaisin) informoidaan valittavaa ravintolatoiminnan harjoittajaa riittävän ajoissa. Valitun palvelutuottajan on kuitenkin mahdollista harjoittaa niin halutessaan kahvila- ja ravintolatoimintaa palveluvelvoitteen ulkopuolisina aikoina, mistä valittava ravintolatoiminnanharjoittaja sopii erikseen Kemin kaupungin tilapalveluiden kanssa. 2.2 Kahvila- ravintolan tulee olla auki yllä mainittuna ajankohtana auki: - jokaisena arkipäivänä per viikko vähintään kello välisenä aikana tuntia (poislukien arkipyhät) seuraten kaupungintalon aukioloaikoja 2.3 Esitys aukiolo ajoista Tarjouksentekijän on tehtävä tarjouksessaan esitys hankintayksikölle sitovista aukioloajoista Tarjoajan esityksessä aukioloajoista on huomioitava tämän tarjouspyynnön kohdassa 2.2. tarjoajalle asetettuja velvoitteita aukioloajoista. 3. Tarjous Palveluntuottajalle asetetaan seuraavat vähimmäisvaatimukset: Rekisteröinti - Tarjoajan kaupparekisteriote tai ammatti- tai elinkeinorekisteriote liitettävä tarjoukseen - Tarjoajan Y-tunnus on liitettävä tarjoukseen Riittävät taloudelliset edellytykset - Selvitys veronmaksuvelvollisuuden täyttämisestä (verovelkatodistus) liitettävä tarjoukseen - ja todistus maksetuista työeläkemaksuista liitettävä tarjoukseen Muut vaatimukset ja selvitykset Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksessa myös alla olevat selvitykset joita käytetään hyväksi palvelun laatua arvioitaessa: - Kahvila- ravintolan konseptia koskeva toimintasuunnitelma/liiketoimintasuunnitelma - Palvelusta vastaavan kokemus vastaavasta toiminnasta (referenssit) ja selvitys hygieniapassin suorittamisesta - Henkilökunnan määrä ja suunnitelma sijaisjärjestelyistä Toimintansa aloittavat yritykset voivat korvata pyydetyt asiakirjat ja selvitykset riittävän tarkalla liiketoimintasuunnitelmalla ja siihen liitetyllä kuvauksella tulevaa toimintaa koskevista

3 toimenpiteistä. Mukana tulee olla selvitys henkilöstön rekrytoinnista sekä toiminnan käynnistämiseen liittyvistä toimenpiteistä sekä aikatauluista. Yrittäjä vastaa itse kaikista muista kahvila- ravintolatoiminnan harjoittamiseen liittyvistä luvista ja ilmoituksista viranomaisille. 3.1 Tarjousehdot - Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen (ks. edellinen kohta 3. tarjous) ja tehty suomen kielellä - Tarjouksen tulee olla kokonaistarjous, osatarjouksia ei oteta huomioon - Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoajan mahdollisesti käyttämät alihankkijat - Mahdollisesta alihankkijasta tulee liittää tarjoukseen samat vähimmäisselvitykset kuin varsinaisesta toimittajasta Tarjouksessa ilmoitettava mihin sähköpostiosoitteeseen hankintapäätös annetaan tiedoksi. 3.2 Tarjoushinnan ilmoittaminen - Tarjoaja esittää kiinteän tarjotun euromääräisen vuokrahinnan per kuukausi hankintayksikölle kahvila- ravintolan tiloista ja sen kaluston vuokrasta (sama vuokrahinta per kuukausi annetaan koko sopimuksen voimassaoloajalle) - Tarjous esitetään muodossa / kk ilman arvonlisäveroa Tarjoaja huomioi tarjoamassaan vuokrahinnassa per kuukausi tarjoajalle asetetun palveluvelvoitteen. 3.3 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. 3.4 Tarjouksen toimittaminen Kirjallinen tarjous tulee toimittaa sähköpostilla osoitteeseen: oili.ruokamo@kemi.fi tai postitse: Kemin kaupunki Elinkeinopalvelut Valtakatu Kemi Sähköpostin otsikkokenttään tai kirjekuoreen merkintä Kaupungintalo kahvila-ravintola tarjous. Sitova tarjous tulee ilmoittaa torstaihin klo mennessä Tämän jälkeen tulleita tarjouksia ei huomioida Lisätietoja Tiloihin tutustumisen voi sopia olemalla yhteydessä: Kehittämiskoordinaattori Oili Ruokamo, tel: oili.ruokamo@kemi.fi

4 4. Tarjouksen käsittely ja valintaperusteet Tämän tarjouspyynnön arvo alittaa julkisten hankintojen kansalliset kynnysarvot, eikä tähän hankintaan sovelleta lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016. Tarjous hylätään, jos se on saapunut määräajan päättymisen jälkeen tai se ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia ja ehtoja tai jos tarjoaja on asetettu konkurssiin tai tarjoajaa uhkaa konkurssi. Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtään jätetyistä tarjouksista. 4.1 Tarjousten vertailu Tarjouspyynnön ehdot täyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti hankintayksikölle edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin kriteerein: 1) Vuokran hinta: Hintavertailussa käytetään arvonlisäverottomia kuukausikorvaushintoja. Tarjoajan hankintayksikölle tekemä korkein vuokratarjous saa tässä kohdassa mainitut korkeimmat vertailupisteet. Tarjottavaan vuokrahintaan sisältyy lämmitysenergia, sähkö ja vesi. Tarjottavaan vuokrahintaan sisältyy lattioiden pesu 1-2 kertaa vuodessa. Valittava ravintolatoiminnan harjoittaja huolehtii muutoin vuokratilojen ylläpitosiivouksesta sekä ravintolan terassialueen siivouksesta ja lumitöistä. Muista vuokrasopimuksen ehdoista sovitaan Kemin kaupungin tilapalveluiden sekä valittavan ravintolatoiminnan harjoittajan kesken. 2) Palvelun laatu ja sisältö: Palvelun laatua ja sisältöä arvioidaan erityisesti seuraavien kriteerien avulla: - Kahvila- ravintolan konseptia koskeva toimintasuunnitelma/liiketoimintasuunnitelma - Palvelusta vastaavan kokemus vastaavasta toiminnasta (referenssit) ja selvitys hygieniapassin suorittamisesta - henkilökunnan määrä ja suunnitelmat sijaisjärjestelyistä 5. Hankintapäätös ja palvelusopimus Tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset otetaan käsittelyyn ja tarjouspyyntöasiakirjassa esitetyt vaatimukset täyttävät tarjoajat hyväksytään tarjousvertailuun. Hankinnasta tehdään tarjousten vertailun jälkeen hankintapäätös. 5.1 Palvelusopimuksen tekeminen Sopimus kahvila- ravintolatoiminnan harjoittamisesta tehdään yhden yrittäjän kanssa. Sopimuksen yksityiskohtaiset ehdot neuvotellaan valitun yrittäjän kanssa. Sopimus osapuolten välillä syntyy, kun sopimus on allekirjoitettu osapuolten kesken. Vuokrasopimuksen valitun yrittäjän kanssa hyväksyy kuitenkin Kemin kaupunginhallitus. Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen tekemiseen liittyvistä kuluista eikä ole oikeutettu korvaukseen, vaikka hankinta peruuntuisi tai keskeytyisi.

5 5.2 Sopimusaika Valitun palveluntarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus alkaen. Hankintayksikkö esittää valittavalle yrittäjälle sopimusmallin. Kemin kaupunki tekee vuokrasopimuksen valitun ravintolatoiminnanharjoittajan kanssa vuokrattavista tiloista ja kalustosta ajanjaksolle Tämän jälkeen valitulla palveluntuottajalla on optio jatkaa sopimusta yhdellä kalenterivuodella. Kemin kaupunki tekee valitun ravintolatoiminnanharjoittajan kanssa erillisen sopimuksen kokoustarjoilujen toimittamisesta vuodeksi kerrallaan. 6. Tarjousten valintakriteerit Hankintapäätös perustuu kokonaistaloudelliseen edullisuuteen. Hankintaan sovelletaan seuraavia valintakriteereitä: Hankinnan hinta painoarvo 40 pistettä Vertailuun mukaan otetuista tarjouksista maksimipistemäärän (40 pist.) saa korkein tarjous (vuokra per/kk.) Muut vertailussa olevat tarjoukset pisteytetään seuraavasti: vertailuhinta/korkein tarjous x max. pistemäärä = pisteet hankinnan hinnasta Laatu painoarvo 60 pistettä - kahvio- ravintolan palvelua koskeva konsepti- ja toimintasuunnitelmat osuuden painoarvo 25 pistettä Vertailun paras saa 25 pistettä, seuraava 20, seuraava 15, seuraava 10 jne. - palvelusta vastaavan kokemus vastaavasta toiminnasta (referenssit) osuuden painoarvo 25 pistettä Vertailu paras saa 25 pistettä, seuraava 20, seuraava 15, seuraava 10 jne. - henkilökunnan määrä ja suunnitelmat sijaisjärjestelyistä osuuden painoarvo 10 pistettä Vertailun paras saa 10 pistettä, seuraava 9, seuraava 8, seuraava 7 jne. Kemissä Jukka Feodoroff vs. elinkeinopäällikkö Kemin kaupunki Elinkeinopalvelut Valtakatu 26, KEMI +358 (0) jukka.feodoroff@kemi.fi

6 LIITTEET Liite nro.1 ravintolatilan pohjakuva Liite nro.2 kalustoluettelo