Vinkkikooste Laskutus, myyntireskontra ja raportointi

Transkriptio

1 Vinkkikooste Laskutus, myyntireskontra ja raportointi Päivitetty

2 Sisällys LASKUTUS JA MYYNTIRESKONTRA... 3 HUOMAUTUSMAKSUJEN ERIYTTÄMINEN KIRJANPIDOSSA ERIKSEEN KORON SUORITUKSISTA... 3 VIIKONLOPULLE MENEVÄN KASSA-ALENNUKSEN ERÄPÄIVÄN HUOMIOINTI SUORITUKSISSA... 3 SEPA MUUTOKSIA TILINUMEROIDEN NÄYTTÄMISEEN IBAN MUODOSSA... 3 PANKKIVIIVAKOODI... 4 AUTOMAATTILASKUTUKSESSA MAHDOLLISUUS PERUA LASKU ESIKATSELUN JÄLKEEN... 4 KIRJATTAESSA SUORITUKSIA KÄSIN, MAHDOLLISUUS JÄTTÄÄ PVM JA MAKSUTAPA POHJALLE... 5 SÄHKÖINEN LASKUTUS: FINVOICE VERKKOLASKUTUS (LISÄMODUULI)... 6 OPERAATTOREIDEN ELI VÄLITTÄJIEN UUDISTETTU KÄSITTELY... 6 MAHDOLLISUUS VÄLITTÄÄ VIITTEEMME- KENTTÄ VERKKOLASKUIHIN... 6 UUSIA TIETOJA VERKKOLASKUILLE... 7 HELPOMPI VERKKOLASKUTUKSEN AVAAMINEN JA TEKEMINEN LASKUTUSVAIHEESSA... 8 ASIAKKAALLE ANNETUN PAPERILASKUN MERKITSEMINEN HELPOMMIN LÄHETETYKSI... 8 LASKUKOHTAISEN TILAUSNUMERON VÄLITTÄMINEN VERKKOLASKUSSA... 8 VERKKOLASKUJEN PALAUTTEIDEN KÄSITTELY... 9 TOIMITUTAPA JA TOIMITUSEHTO- LAUSEKE VERKKOLASKUILLE... 9 KULUTTAJA- VERKKOLASKUJA VARTEN LASKUTUSAIHEEN KOODIN MÄÄRITTELY... 9 ERIKOISTOIMINTO: TIETTYJEN ASIAKKAIDEN LASKUJEN OHJAAMINEN ERI TIEDOSTOON... 9 OSTAJAN KUSTANNUSPAIKKATIEDON VÄLITTÄMINEN VERKKOLASKUISSA SÄHKÖINEN LASKUTUS: IPOST LASKUTUS (LISÄMODUULI)...10 TILISIIRTOTIETOJEN ASEMOINTI SEPA LOMAKEPOHJALLE SELVITYS- JA HUOMAUTUSKENTTIEN RIVIMÄÄRÄN SUURENTAMINEN SUORA LASKUJEN LÄHETTÄMINEN, KUN AINEISTO MUODOSTETAAN LÄHETYSVAIHTOEHTONA ITELLAN HERALD- LÄHETYSOHJELMA RAPORTOINTI...11 RAPORTTIEN OTTAMINEN VEROTTOMIN SUMMIN TUOTEMYYNTIANALYYSI TALLENNUSHAKEMISTON VALINTA PDF- JA EXCEL MUOTOON VIEDYILLE RAPORTEILLE KIERTONOPEUSRAPORTTI SÄHKÖPOSTIOSOITTEISTON MUODOSTAMINEN CSV- MUOTOON POSTITUSTOIMINNOSSA Version uudet ominaisuudet - 2 -

3 LASKUTUS JA MYYNTIRESKONTRA HUOMAUTUSMAKSUJEN ERIYTTÄMINEN KIRJANPIDOSSA ERIKSEEN KORON SUORITUKSISTA Jos kirjanpidossa halutaan eriyttää asiakkaiden esimerkiksi karhuilta maksamista maksuista erikseen huomautusmaksut ja korkomaksut, tämä on nyt helposti mahdollista. Normaalisti korkotuottoihin on kirjattu myös mahdolliset huomautusmaksut. Muutos on laaja ja vaikuttaa moniin kohtiin. Kun erittely otetaan käyttöön, on pakollista asettaa asetuksiin huomautusmaksujen kirjanpidon tilinumero. Erittely asetetaan päälle kohdassa Yleiset asetukset Myyntireskontra Erittele huomautusmaksu erilleen koron suorituksista. Huomautusmaksujen tili asetetaan sen jälkeen kohdassa Yleiset asetukset Tilikartta Huomautusmaksujen tili. Suoritusruudulla, valitsemalla ruksin Näytä monipuoliset kirjausehdot on sen jälkeen mahdollisuus kirjata huomautusmaksu ja korko erikseen. VIIKONLOPULLE MENEVÄN KASSA-ALENNUKSEN ERÄPÄIVÄN HUOMIOINTI SUORITUKSISSA Jos laskun kassa-alennus on ollut voimassa viikonloppuun asti, ja lasku on maksettu seuraavana arkipäivänä, voidaan hyväksyä vähennetty kassa-alennus. Tähän on ruksi sekä suoritusruudulla, että viitesuoritusten luentaruudulla. Ruksivalinta tallentuu yhteisesti molempia koskien, jotta toiminta on sama kirjattaessa suorituksia eri kautta. SEPA MUUTOKSIA TILINUMEROIDEN NÄYTTÄMISEEN IBAN MUODOSSA Kun tilinumeroissa siirrytään IBAN- tilinumeroihin, saadaan paperilaskun loppuun isolla kirjaimilla tulostuvaan maksuohjeeseen uusia vaihtoehtoja. Vaihtoehtona on näyttää perinteinen ja IBAN tilinumero rinnakkain. Toisena uutena vaihtoehtona on tulostaa vain IBAN tilinumero. IBAN tilin perässä näytetään aina myös pankin BIC tunnus. Version uudet ominaisuudet - 3 -

4 Valinta tehdään kohdassa Tulostusasetukset Laskutulostus Pankkiyhteys isolla laskun loppuun. Ennestään vaihtoehtona on lisäksi jättää koko osio tulostamatta (jolloin pois jää myös viitenumero kohta, joka myös ilmenee laskun yläreunasta). Nämä vaihtoehdot eivät koske ipost tai Finvoice verkkolaskuja, joissa ko. kohtaa ei ole. Laskujen ja muiden tulosteiden alareunassa olevat tilinumerot tulostuvat nyt lisäksi hieman aiempaa suuremmalla. PANKKIVIIVAKOODI Pankkiviivakoodi on aiemmin saatu laskuihin käyttämällä ipost (ent. ekirje) palvelua. Nyt mahdollisuus on myös normaaleissa tulostettavissa paperilaskuissa. Pankkiviivakoodi tulostetaan sekä normaalilaskuihin että työmääräyslaskuihin. Pankkiviivakoodiin menee pankkitiliksi aina yrityksen 1. pankkitili, joka on asetuksissa syötetty astui voimaan uusi SEPA pankkiviivakoodi. Ohjelma tukee nyt sekä tätä uutta SEPA- viivakoodia että vanhaa. Suositeltavinta on alkaa käyttää suoraan SEPA- muotoista (ns. versio 4). Vanhaa saa käyttää vielä asti. Kannattaa huomioida, että kaikkien laskutusohjelmien käyttäjät eivät vielä ole alkuvaiheessa niin, että ne osaavat tulkita SEPA- viivakoodia. Pankkiviivakoodi otetaan käyttöön kohdasta Tulostusasetukset Laskutulostus Tulostettava pankkiviivakoodi. Pankkiviivakoodi tulostuu laskun alareunaan. Finanssialan keskusliiton määräykset pankkiviivakoodin hyväksyttämisestä ovat ristiriitaisia, virallisten määräysten mukaan laskupohjan pitäisi olla ns. vakiolomake tilisiirtoineen, ja joka yrityksen pitäisi hyväksyttää viivakoodilaskut finanssialan keskusliitolla. Käytäntö on kuitenkin toinen, eli pankkiviivakoodi ei käytännössä vaadi hyväksyntää. Vahva suositus kuitenkin on, että ennen viivakoodilaskujen antamista asiakkaille, tulostetaan ainakin yksi lasku omalle yritykselle (esim. 1 e lasku) ja käydään maksuautomaatilla tarkistamassa, että käyttö onnistuu ongelmitta. Sillä esimerkiksi jos käytössä on vanha tulostin, se voi tulostaa viivakoodin huonosti, tai jos yrityksen IBAN- tilit eivät ole oikein, ei maksaminen onnistu. Asetuksen vaihtoehtoa Kotimainen viivakoodi siis ei saa käyttää enää jälkeen. AUTOMAATTILASKUTUKSESSA MAHDOLLISUUS PERUA LASKU ESIKATSELUN JÄLKEEN Version uudet ominaisuudet - 4 -

5 Automaattilaskutuksessa voidaan perua lasku esikatselun jälkeen. Esikatselussa nähdään lasku ilman laskunumeroa, eli laskunumerona näkyy ESIKATSELU. Jos huomataan virhe, voidaan ruudun yläreunassa painaa Peruuta laskutus. Muutoin painetaan Hyväksy laskutus. Hyväksyttäessä ohjelma tulostaa lopullisen laskun laskunumeroineen. Peruttaessa tulee kuvassa näkyvä varoitus, ettei lasku jää vahingossa tulostamatta. Peruttaessa ohjelma jatkaa seuraavan asiakkaan laskuttamista, eli laskutus ei keskeydy. Toiminta asetetaan päälle automaattilaskutuksen valintalistan kohdasta Esikatselussa mahdollisuus ohittaa laskutus (kts. kuva). Valinta tallentuu konekohtaisesti. KIRJATTAESSA SUORITUKSIA KÄSIN, MAHDOLLISUUS JÄTTÄÄ PVM JA MAKSUTAPA POHJALLE Kirjattaessa Myyntireskontra- ruudulla suorituksia, voidaan saada suorituksen päiväykset sekä maksutapa jäämään pohjalle seuraavaa suoritukseen. Ellei siis käytetä viitesuoritusten luentaa, voidaan kirjata tiliotteelta saman päivän suoritukset niin, ettei pankkia ja päivämäärää tarvitse joka kerta muuttaa. Huom! Suoritusten oletusmaksutavan voi asetuksilla valita esimerkiksi tietyksi pankkitiliksi, jolloin sitä tarvitsee harvemmin muuttaa. Version uudet ominaisuudet - 5 -

6 SÄHKÖINEN LASKUTUS: FINVOICE VERKKOLASKUTUS (LISÄMODUULI) OPERAATTOREIDEN ELI VÄLITTÄJIEN UUDISTETTU KÄSITTELY Ohjelmassa tulevat nyt valmiina mukana kaikki Suomessa toimivat operaattorit, jolloin niitä ei tarvita enää lisätä itse. Toteutetulla tekniikalla niitä voidaan myös lisätä ja päivittää ohjelmapäivitysten mukana automaattisesti, sillä niihin tulee ajoittain muutoksia. Näiden perustaminen on koettu hankalaksi tätä uudistusta. Vanha asetus, jolla operaattoreita on aiemmin lisätty listamuodossa, on uudistuksessa poistunut. Parannuksena on myös, että kun asiakastiedoissa valitaan operaattoria, nimen lisäksi näkyy myös operaattorin tunnus, jossa muodossa asiakkaat hyvin usein ilmoittavat oman välittäjänsä. Näin valinta käy sekä nimellä että tunnuksella. Päivityksen jälkeen kannattaa tarkistaa muutamalla esimerkillä, että asiakkaiden välittäjät ovat asiakasruudulla entisellään, sillä päivityksen tehtävänä on muuntaa asiakastietoihin uuden muotoiset operaattoritiedot. Tarvittaessa uusia operaattoreita pystytään kuitenkin lisäämään myös helposti itse. Tämä tapahtuu sähköisen laskutuksen ruudun kohdasta Lisätoiminnot, Verkkolaskujen välittäjien hallinta. Samalla termejä on selkiytetty niin, että välittäjä- termillä viitataan sekä verkkolasku- operaattoreihin että pankkeihin. Asiakkaan tiedoissa tunnistustapa on nyt yksiselitteisesti joko OVT tai IBAN. Aiempaa Oletus- valintaa ei enää ole. Jos sitä on käytetty, päivitys on muuntanut oletus- valinnassa olleet sen mukaan, mikä aiemmin oli asetuksissa oletuksena. Oletukseksi tulee nyt aina OVT, koska valtaosa verkkolaskujen vastaanottajista käyttää sitä tällä hetkellä. MAHDOLLISUUS VÄLITTÄÄ VIITTEEMME- KENTTÄ VERKKOLASKUIHIN Koska Finvoice- standardissa ei ole viitteenne- kenttää erillisenä (ostajan viite), on nyt mahdollista, että ohjelman Viitteemme- kentän teksti, johon voi tulla esimerkiksi asiakkaan vakioviite, tulee verkkolaskun Myyjän viite kenttään ohjelman Viitteemme tekstin perään. Toisena vaihtoehtona on, että se viedään laskun vapaaseen tekstiin (standardin kenttä FreeText ). Oletuksena se menee nyt aina vapaaseen tekstiin, jos asetuksia ei muuteta. Tämä on siis muutos, joka tapahtuu automaattisesti. Poikkeuksena on, että jos käytössä on Factoring laskutus (esim. Nordea laskuluotto), Viitteenne- tieto ei välity, koska tällöin vapaana tekstinä välitetään muuta tietoa. Version uudet ominaisuudet - 6 -

7 Kuvassa (yllä) viite menee vapaaseen tekstiin. Vapaassa tekstissä tulee ensin otsikkona Ostajan viite: ja perään viitteenne. Tässä kuvassa on valittu tapa Myyjän viitekentän alkuun. Jos kenttä ei mahdu yhdelle riville, verkkolasku rivitetään ruudulla useammalle riville. Eli viitteen pitäisi välittyä tässäkin tapauksessa koko pituisena vastaanottajalle. UUSIA TIETOJA VERKKOLASKUILLE PARTY IDENTIFIER- TIETO Erityisesti tietyt valtion laitokset joilla on useita toimipisteitä, ja välittäjä on Itella, tarvitsevat verkkolaskuille vastaanottajan OVT- tunnuksen välittämisen verkkolaskulle tietyissä kentissä. Nyt asiakkaan OVT- tunnus voidaan välittää kentässä ns. osapuolen tunniste, eli PartyIdentifier (InvoiceRecipientPartyIdentifier). Tämä viedään vain, jos asiakkaan tunnistustapana on OVT- tunnus, koska muuten ko. tietoa ei yleensä ole asiakkaan tiedoissa. Tämä asetus on oletuksena päällä, ja se on kohdassa Lisäasetukset Finvoice, kuvan mukaisella nimellä. ORGANISATION UNIT NUMBER- TIETO Lisäksi voidaan tarvita sama OVT tunnus myös kentässä organisaatioyksikön numero, eli OrganisationUnitNumber. Tämä välitetään nyt, kun päällä on kyseinen, kuvassa ylimpänä näkyvä asetus. ASIAKKAAN YHTEYSHENKILÖ, SÄHKÖPOSTIOSOITE JA MYYJÄN NIMI Kohdan Lisäasetukset Finvoice asetuksilla voidaan nyt valita tarkemmin tietoja, jotka ovat ennestään menneet aina laskuihin vakioina. Näitä ovat: - Asiakkaan yhteyshenkilö - Asiakkaan sähköpostiosoite - Laskuttajan nimi (Finvoicessa termi on myyjän yhteyshenkilö) Version uudet ominaisuudet - 7 -

8 HELPOMPI VERKKOLASKUTUKSEN AVAAMINEN JA TEKEMINEN LASKUTUSVAIHEESSA AUTOMAATTILASKUTUKSESTA SIIRTYMINEN SÄHKÖISEEN LASKUTUKSEEN Kun automaattilaskutuksella on suoritettu laskutus, voidaan ruudulta suoraan siirtyä lähettämään laskut Finvoicen tai ipostin kautta, alareunan painikkella Sähköinen laskutus. YKSITTÄISEN LASKUN TEOSSA SUORA SIIRTYMINEN LASKUN LÄHETTÄMISEEN SÄHKÖISESTI Suoran yksittäisen laskun (ei työmääräys) teossa ruudulla on ruksi Siirry suoraan sähköiseen laskutukseen, jos sähköinen laskutus on käytössä. Jos ruksi on päällä, ohjelma avaa OK:n painalluksella suoraan sähköisen laskutuksen, ja rajaa ruudulle näkyviin vain kyseisen laskun. Ruksi tallentuu konekohtaisesti. ASIAKKAALLE ANNETUN PAPERILASKUN MERKITSEMINEN HELPOMMIN LÄHETETYKSI Jos käytetään sähköistä laskutusta, ja kaikki laskut lähetetään normaalisti sähköisesti, syntyy suoaan asiakkaalle annetusta laskusta mahdollisuus, että asiakas saa laskun kahteen kertaan. Tämä voidaan estää laskun tulostusruudun uudella valinnalla Merkitse lasku lähetetyksi. Tämä vastaa samaa, kuin sähköisen laskutuksen ruudulle meneminen, ja siellä hiiren oikealla toiminnon Merkitse manuaalisesti lähetetyksi suorittaminen. LASKUKOHTAISEN TILAUSNUMERON VÄLITTÄMINEN VERKKOLASKUSSA Verkkolaskussa voidaan välittää otsikkotason tietona tilausnumero, jolla asiakas on tehnyt tilauksen. Tällöin tilausnumero välitetään verkkolaskun kentässä Orderidentifier. Lähetteellä ei ole asiakkaan tilausnumerolle erillistä kenttää, vaan se syötetään Viitteenne-kenttään. Laskutusvaiheessa on tärkeää valita automaattilaskutuksessa kuvan valinta, että lähetteen otsikkotiedot siirtyvät myös laskun otsikkotiedoiksi. Asiakkaan tiedoissa on syytä olla valittuna Jokaisesta lähetteestä oma lasku. Tällöin viitteenne- kenttään kirjoitetaan tilausnumero muodossa Tilausnro: 123 (Isoilla ja pienillä kirjaimilla ei merkitystä). Jotta tämä tieto välitetään verkkolaskulle, laitetaan päälle asetus Lisäasetukset Finvoice Orderidentifier kentässä viitteenne teksti, jos alku tilausnro. Ohjelma jättää verkkolaskulle vietäessä pois alkutunnuksen ja sinne menee vain kaksoispisteen jälkeinen tieto. Version uudet ominaisuudet - 8 -

9 VERKKOLASKUJEN PALAUTTEIDEN KÄSITTELY Pankista voidaan noutaa verkkolaskujen palauteaineistot, joissa näkyvät mahdolliset virheilmoitukset, kuten väärä välittäjän tunnus tai verkkolaskuttajan tunnus. Tiedosto noudetaan verkkopankilla tai pankkiohjelmalla. Tämä voidaan nyt avata Sähköinen laskutus- ruudun alareunan painikkeella. Kun sitä painetaan, valitaan ensin tiedostonimi. Se voi olla missä hakemistossa vaan, ja oikeasta tiedostosta kannattaa kysyä pankista tai pankkiohjelman toimittajalta. Tiedostossa voi olla rajaton määrä eri virhepalautteita. Ohjelma avaa ne kaikki omiin nettiselaimen ikkunoihinsa. Mikäli kyseessä on virhepalaute, jossa lukee esimerkiksi intemediaattoria ei löydy, se tarkoittaa välittäjän eli operaattorin tunnusta. Tällöin pitää selvittää, onko välittäjän tunnus syötetty väärin, ja varmistaa oikea tieto kyseiseltä asiakkaalta tai netistä, mm. Voi olla myös kyse siitä, että jos itse käytetään verkkolaskujen lähettämiseen tiettyä pankkia, tällöin pitää käyttää myös vastaanottajalla tiettyä (eri) operaattoria. TOIMITUTAPA JA TOIMITUSEHTO- LAUSEKE VERKKOLASKUILLE Laskun otsikkotiedoissa mahdollisesti oleva toimitustapa ja toimitusehto välitetään verkkolaskulle, ja näkyvät tällöin laskun alaosassa (kts. kuva) Tämä koskee tehtäessä ns. suoria laskuja, tai jos automaattilaskutuksessa on päällä valinta, että yksittäiselle laskulle viedään sen lähetteen otsikkotiedot laskun otsikkotiedoiksi. Tehtäessä lasku normaalisti koontilaskutuksena, toimitustapa näkyy tuoteriveillä, kunkin lähetteen kohdalla. KULUTTAJA- VERKKOLASKUJA VARTEN LASKUTUSAIHEEN KOODIN MÄÄRITTELY Lähetettäessä verkkolaskuja kuluttajille (ns. e-lasku), voidaan tarvita määritellä laskutusaiheen koodi. Tämä on esimerkiksi OP:n ohjeistuksissa Lasku. Tämän pitää täsmätä pankin tai operaattorin kanssa määriteltyyn laskuttajailmoitukseen, jossa määritellään, minkä tyyppisiä laskuja kuluttajille lähetetään ( Lasku, Vuokra, Yhtiövastike jne.) Huom! Emme suosittele kuluttajalaskujen lähettämistä nykyisessä tilanteessa, sillä eri pankeilla on erilaisia määrityksiä, eikä ole saatavissa riittävän selkeitä soveltamisohjeita, tämän ohjeen kirjoittamishetkellä. Riskinä on, että laskut eivät mene kuluttajille perille asti. Tukisivuilla julkaistaan päivitettyjä ohjeita asiasta. ERIKOISTOIMINTO: TIETTYJEN ASIAKKAIDEN LASKUJEN OHJAAMINEN ERI TIEDOSTOON Version uudet ominaisuudet - 9 -

10 Jos osalle asiakkaista, esimerkiksi tytäryhtiöille, laskut lähetetään suoraan ilman pankin kautta lähettämistä, voidaan asiakkaan Finvoice tiedoissa nyt määritellä asiakaskohtaisesti poikkeava tiedosto, johon tämän asiakkaan laskut muodostetaan, kun Finvoice aineistot muodostetaan. Ohjelma siis erittelee näiden asiakkaiden laskut eri tiedostoon. Samassa laskutuksessa voi siis syntyä useita eri tiedostoja. OSTAJAN KUSTANNUSPAIKKATIEDON VÄLITTÄMINEN VERKKOLASKUISSA Erikoisempana ominaisuutena verkkolaskutukseen on nyt mahdollista välittää kustannuspaikka- tieto vastaanottajalle. Tällä ostaja voi kohdistaa tietyn rivin automaattisesti laskun vastaanottovaiheessa tietylle kustannuspaikalle, esimerkiksi tietylle autolle. Tämä tieto voidaan syöttää esimerkiksi lähetteelle tai työmääräykselle rivikohtaisesti. Tämä on vakio-ominaisuus, mutta koska sen käyttö on toistaiseksi lähinnä erikoistarpeisiin, se on kerrottu tarkemmin version lisämoduulien ohjeen puolella. SÄHKÖINEN LASKUTUS: IPOST LASKUTUS (LISÄMODUULI) TILISIIRTOTIETOJEN ASEMOINTI SEPA LOMAKEPOHJALLE Ellei käytössä ole yrityskohtaista lomakepohjaa, vaan yritystiedot tulostetaan blankkopohjalle, voidaan SEPA- tiedot asemoida uudelle lomakepohjalle. Asetus on Lisäasetukset ekirje Asemoi tilisiirto-osan tiedot SEPA lomakkeelle. SELVITYS- JA HUOMAUTUSKENTTIEN RIVIMÄÄRÄN SUURENTAMINEN Koska työmääräyksillä selvitys- ja huomautustekstiä voi syöttää rajattoman määrän, on ipost/ekirje laskuille jouduttu toteuttamaan rajoitus, kuinka pitkälti selvityksiä ja huomautuksia tulostetaan. Koska nykyään kuitenkin käytetään tilisiirrotonta lomaketta, jossa mahtuu enemmän rivejä, voidaan rivirajoitetta nostaa 5:sta aina 15:een asti, asetuksella Lisäasetukset ekirje Rivirajoite selvitys- ja huomautuskentille. SUORA LASKUJEN LÄHETTÄMINEN, KUN AINEISTO MUODOSTETAAN Ruudulla on aineiston muodostuksen vieressä ruksivalinta Ehdota aina lähettämistä. Näin ei tarvitse painaa erikseen lähetystä, eikä se pääse unohtumaan. Ruksi ei ole oletuksena päällä. Sen arvo tallentuu konekohtaisesti. LÄHETYSVAIHTOEHTONA ITELLAN HERALD- LÄHETYSOHJELMA ipost aineistojen lähettämiseen voidaan käyttää uudempaa Herald- lähetysohjelmaa, jossa on useita parempia ominaisuuksia ja se toimii myös 64-bittisessä Windows 7:ssa. Käytettävä lähetysohjelma valitaan lähetyspainikkeen vierestä, ja valinta tallentuu konekohtaisesti. Uusi Herald- ohjelma asentuu päivityksen mukana. Sen käyttöönotto vaatii vain muutamien omien yritystietojen syöttämisen kun ohjelma käynnistetään. Sen käyttö ei vaadi suuremmin opettelua, koska käyttö tapahtuu lähes samannimisten toimintojen avulla. Version uudet ominaisuudet

11 RAPORTOINTI RAPORTTIEN OTTAMINEN VEROTTOMIN SUMMIN Raportin ulkonäkö- välilehdellä voidaan valita tietyissä raporteissa, otetaanko summat verollisina vai verottomina. Valinta tapahtuu hintojen esitystapa-valinnasta (kts. kuva). Valinnaisuus edellyttää, että raporttimalli mahdollistaa verottomat hinnat. Verottomuus koskee ensisijassa raportteja, jotka muodostetaan tuoterivitasolla, jolloin jokaisella rivillä on tiedossa rivin verokanta. Verottomuus- valinta voidaan tallentaa pysyväksi oletukseksi tallentamalla raportin ulkonäköasetukset (kts. kuva). Jos summa raportilla on esitetty verottomana, se näytetään sarakeotsikon alapuolella kuvan mukaisesti. TUOTEMYYNTIANALYYSI RAJAUS MYYJÄLLÄ JA LUETTELOKOODILLA Tuotemyyntianalyysi voidaan rajata myyjällä, eli voidaan verrata tietyn myyjän myyntiä kahden kauden välillä. Rajaus voidaan tehdä myös luettelokoodilla, joka mahdollistaa erikoisrajaukset, esimerkiksi luettelokoodiin voidaan laittaa merkki, kuten P jos tuote on poistunut, jolloin tuotteet voidaan rajata raportilta tai ottaa raportti vain niistä. KERRALLA USEIDEN RYHMIEN JA TOIMITTAJIEN RAJAAMINEN Tuotemyyntianalyysi voidaan ottaa kerralla useita pääryhmistä. Siinä voidaan käyttää joko rajausmuotoa esim. 100 TAI 101 TAI 102 TAI 103. Toinen vaihtoehto on käyttää esim. >200 ja <220. On huomattava, että em. rajauksella mukaan tulee myös pääryhmä 21, jos sellainen on. Tai vaikkapa 2001, sillä pääryhmän koodi on tekstikenttä eikä numero, ja rajaus sen takia aakkosellinen. Sama useista ryhmistä rajaaminen on lisäksi nyt käytössä myös toimittajille, seurantaryhmille ja alennusryhmille. TALLENNUSHAKEMISTON VALINTA PDF- JA EXCEL MUOTOON VIEDYILLE RAPORTEILLE Version uudet ominaisuudet

12 Raporttien tallentamisessa Excel- ja PDF- muotoon voidaan määrätä konekohtaisesti, minne nämä tallentuvat. Oletuksena ne tallentuvat ohjelman asennuskansion alle Excel ja Pdf alikansioihin. Nyt voidaan määrätä nämä tallentumaan esimerkiksi verkkoon jaettuun kansioon tai työpöydälle, jatkokäsittelyn tai arkistoinnin helpottamiseksi. Asetukset voidaan määritellä kohdassa Tulostusasetukset Tulostus Excel- tulosteiden tallennushakemisto ja Tulostusasetukset Tulostus PDF- tulosteiden tallennushakemisto. Excel- ja PDF- viennit kuuluvat täysversioon. KIERTONOPEUSRAPORTTI Raportti käynnistyy päävalikon kohdasta Myynti Raportit Varaston kiertonopeusraportti. Ruudulla voidaan rajata pääryhmällä, seurantaryhmällä, alennusryhmällä ja toimittajalla. Tärkein rajaus on kuitenkin aikaväli, miltä kiertonopeudet lasketaan. Raportin ottaminen käynnistetään painikkeesta Tulosta. Tuotteilla, joiden keskimääräinen varasto on ollut kauden aikana miinuksella (varastosaldoja ei pidetty yllä tai tapahtunut virheitä), esitetään raportissa keskimääräisenä varastona 0:na. Kuvan esimerkissä tuotetta on myyty vuodessa 13 ja keskimäärin varastossa on ollut 4,58 kpl. Tällöin keskimääräinen varasto on kiertänyt vuodessa 2,84 kertaa (4,58 x 2,84 = 13). Kiertoaika esitetään aina päivissä, eli koska varasto on kiertänyt 2,84 kertaa vuodessa, kiertoaika päivinä on ollut 107,54 päivää, sillä 107,54 * 2,84 = SÄHKÖPOSTIOSOITTEISTON MUODOSTAMINEN CSV- MUOTOON POSTITUSTOIMINNOSSA Postitustoiminnossa voidaan tulostaa paitsi osoitetarrat, myös ottaa postitusluettelo Exceliin, sekä siirtää rajattujen asiakkaiden sähköpostiosoitteet (joilla sellainen on) listamuotoon. Tästä ne voi kopioida sähköpostin vastaanottajakenttään. Tämä tapahtuu menemällä osoitetarrojen tulostustoimintoon (Tiedot Raportointi, välilehti Lisätoiminnot), valitaan rajaukset ja painetaan alareunasta Sähköpostiosoitteet CSV- muotoon. Tällöin ohjelma kysyy tallennuspaikan ja sinne tallentuu tiedosto osoitteet.txt. Version uudet ominaisuudet