Uusille urille opetusministeriön kehittämisohjelma

Transkriptio

1 Opetusministeriö Undervisningsministeriet Uusille urille opetusministeriön kehittämisohjelma Opetusministeriön monisteita 2006:5

2

3 Opetusministeriön kehittämisohjelma Uusille urille Opetusministeriön monisteita 2006:5 Opetusministeriö 2006 Undervisningsministeriet 2006

4 Opetusministeriö / Undervisningsministeriet PL / PB Valtioneuvosto / Statsrådet Opetusministeriön monisteita 2006:5

5 Tiivistelmä Tässä kehittämisohjelmassa esitetään keskeiset opetusministeriön toiminnan ja organisaation kehittämistoimenpiteet tulevaisuuden haasteisiin vastaamiseksi. Kehittämisohjelma ajoittuu vuosille Yhteiskunnallisessa toimintaympäristössä tapahtuu muutoksia, jotka asettavat vaatimuksia ministeriön toiminnan kehittämiselle. Niistä keskeisimpiä ovat globalisaatioon, työvoimakehitykseen ja väestön ikärakenteen sekä sosiaalisen ja kulttuurisen toimintaympäristön muutoksiin liittyvät tekijät. Valtionhallinnossa käynnissä olevat uudistushankkeet, kuten tuottavuusohjelma, palvelukeskushanke sekä kunta- ja palvelurakenneuudistus vaativat osaltaan ministeriön toiminnan kehittämistä. Myös ministeriön sisäiset toimintatavat edellyttävät toiminnan uudelleen tarkastelua. Kehittämisohjelmassa ministeriön toimintaa tarkastellaan kokonaisvaltaisesti kaikilla sen tasoilla tulevaisuuden muutoshaasteita ennakoiden. Kehittämisohjelma on kokonaisesitys, jossa ministeriön toimintaa tarkastellaan sekä toimintatapojen että organisaatiorakenteen kehittämisen näkökulmasta. Toimintatapojen kehittämiseksi esitetään uudistuksia strategiatyöhön, tiedolla johtamiseen, laadunhallintaan, riskienhallintaan, hallinnonalan tulosohjaukseen ja sisäiseen tulosjohtamiseen. Toiminnan avoimuutta ja yhteistyötä lisätään. Erityistä huomiota kiinnitetään henkilöstön hyvinvointiin ja osaamisen vahvistamiseen. Strateginen ohjaus uudistetaan kokonaisuudessaan siten, että ministeriön rooli strategisena esikuntana vahvistuu. Yleisstrategiassa varaudutaan ministeriön toimintaympäristön muutoksiin vuoteen 2020 saakka. Ministeriön strategiatyö yhtenäistetään. Tiedolla johtamista korostetaan mm. poikkihallinnollisella yhteistyöllä nostamalla tiedolla johtaminen selkeästi päätöksenteon pohjaksi. Ministeriöön luodaan kattavat laadunvarmistuksen ja riskienhallinnan järjestelmät. Ohjausjärjestelmää tehostetaan ministeriön toimialan ohjausta vahvistamalla ja ministeriön sisäistä tulosjohtamista kehittämällä. Erityistä huomiota kiinnitetään ministeriön toimintatapojen kehittämiseen siten, että joustavat ja avoimet toimintatavat tukevat ydintehtävien hoitamista, yhteistyötä ja avointa toimintakulttuuria sekä kokonaisuuden hallintaa ministeriön toiminnassa. Ministeriön organisaatiorakenteen uudistamiseksi tehdään kokonaisesitys. Ministeriön organisaatio muodostuu kolmesta osastosta: koulutus- ja tiedepolitiikan osastosta, kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan osastosta sekä hallintopalveluosastosta. Koulutus- ja tiedepolitiikan osasto muodostuu yleissivistävän koulutuksen yksiköstä, ammatillisen kou-

6 lutuksen yksiköstä, korkeakoulu- ja tiedeyksiköstä ja aikuiskoulutuksen tulosalueesta sekä osaston esikunnasta. Korkeakoulu- ja tiedeyksikkö jakaantuu koulutuksen, ohjauksen ja tutkimuksen tulosalueisiin. Kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan osaston organisaatiorakenteeseen ei esitetä muutoksia. Hallintopalveluosasto muodostuu talousyksiköstä, henkilöstöyksiköstä, tietopalveluyksiköstä, ministeriöpalveluyksiköstä sekä osaston esikunnasta. Viestintäyksikön ja kansainvälisten asioiden sihteeristön osalta ei esitetä muutoksia organisaatiorakenteeseen. Organisaatiorakenteen ja toiminnan kehittämisen tueksi ministeriön keskeisille toiminta-alueille muodostetaan koko organisaation läpäiseviä toimintaprosesseja, joilla tuetaan toiminnan kokonaisvaltaisuutta, avoimuutta ja yhteistyöhön perustuvan toimintakulttuurin vahvistamista sekä ministeriön toimintaa koskevien uudistusten ja muutosten toimeenpanoa. Tällaisia toimintaprosesseja ovat strategiatyö, tietotuotanto ja analyysi, toimialan tulosohjaus, tulosjohtaminen, kansainvälistyminen, lainsäädäntötyö, laadunhallinta ja arviointi, riskienhallinta sekä ministeriön toiminnan ja organisaation kehittäminen. Kehittämisohjelmassa esitetään uudistuksen pääkohdat ja keskeiset tavoitteet. Kehittämisohjelma on kehikko, jolla annetaan suunta ministeriön toimintatapojen ja organisaation kehittämiselle. Ohjelman toteuttamisen kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että koko henkilökunta ja johto osallistuvat uudistuksen jatkovalmisteluun, toimeenpanoon sekä arviointiin ja seurantaan. Tarkoituksena on yhdessä entisestään vahvistaa ministeriön olemassaolon oikeutusta ja päämäärää yhteiskunnallisen päätöksenteon valmistelijana ja toimialan strategisena esikuntana.

7 Sisältö 1 Johdanto 7 2 Perusteet ministeriön toiminnan ja organisaation uudistamiselle 8 3 Kehittämisohjelma Toimintatapoja uudistamalla avoimeen toimintakulttuuriin Strategiatyö ministeriön tärkeimmäksi tehtäväksi Tiedolla johtaminen päätöksenteon perustaksi Laadun- ja riskienhallinta toiminnan systemaattiseksi osaksi Selkeä ja tehokas tulosohjaus ja -johtaminen Joustava ja avoin toimintakulttuuri Hyvinvoiva ja osaava henkilöstö Toimintaa tukeva organisaatiorakenne Koulutus- ja tiedepolitiikan osasto Kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan osasto Hallintopalveluosasto Osastojen ulkopuoliset toimintayksiköt Poikkihallinnolliset rakenteet 25 4 Kehittämisohjelman toimeenpano ja seuranta Projektit Jatkuvat toimenpiteet ja yhteistyöryhmät Kehittämisohjelman toimeenpano ja seuranta sekä muutoksenhallinta 30 Liitteet 31

8

9 1 Johdanto Opetusministeriön toimintaympäristö muuttuu nopeasti aiheuttaen ministeriön toimintatapojen ja rakenteiden uudistamistarpeita. Tässä kehittämisohjelmassa esitetään, miten ministeriön toimintaa ja organisaatiota kehitetään vastaamaan entistä paremmin tulevaisuuden haasteisiin. Kehittämisohjelma perustuu Kehittämisryhmä 2006:n muistioon opetusministeriön toiminnan kehittämisestä (opetusministeriön työryhmämuistioita 2006:21). Osana kehittämisryhmän työtä on selvitysmies Lauri Tarasti antanut selvityksen opetusministeriön organisaation uudistamisesta (opetusministeriön monisteita 2006:3). Kansliapäällikkö Harri Skog on käynyt keskusteluja ministeriön toiminnasta ja sen kehittämisestä opetusministerin ja kulttuuriministerin sekä ministeriön osastojen ja yksiköiden päälliköiden kanssa. Ministeriön henkilökunta ja eräät yksiköt ovat antaneet kannanottoja Kehittämisryhmä 2006 tekemiin esityksiin. Edellä mainitut esitykset ja kannanotot on otettu huomioon kehittämisohjelmaa laadittaessa. Opetusministeriön nykyinen organisaatiorakenne on ollut käytössä vuodesta Kansainvälisten asioiden hoitoa sekä eräitä koulutus- ja tiedepolitiikan osaston sekä kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan osaston tehtäviä koskevat organisaatiomuutokset toteutettiin vuonna Rakennusasiat on päätetty hajauttaa osastoille vuoden 2007 alusta lukien. Kehittämisryhmä 2006 on tehnyt monia opetusministeriön toiminnan kehittämistä koskevia ehdotuksia. Niistä useat on perusteltua toteuttaa. Kehittämisryhmä 2006:n esitykset on otettu näiltä osin sellaisenaan osaksi kehittämisohjelmaa. Samalla Kehittämisryhmä 2006:n esityksiä on tarkennettu. 7

10 2 Perusteet ministeriön toiminnan ja organisaation uudistamiselle Opetusministeriön toiminnan ja organisaatiorakenteen uudistamistarpeet perustuvat yhteiskunnallisiin muutoksiin, valtionhallinnon kehittämiseen ja ministeriön sisäisen toiminnan kehittämiseen. Ministeriön toimintaympäristö muuttuu lähitulevaisuudessa voimakkaasti. Haasteita aiheuttavat erityisesti globalisaatio, työvoimakehitys, väestön ikärakenteen muutokset, sosiaaliset ja kulttuuriset muutokset sekä teknologian kehitys. Opetusministeriön hallinnonalalta edellytetään tulevaisuudessa vahvaa panosta Suomen kilpailukyvyn kohottamiseksi sekä huippuosaamisen, innovatiivisuuden, luovuuden ja hyvinvointipalvelujen vahvistamiseksi. Lissabonin strategian kansallisessa toimenpideohjelmassa , opetusministeriön hallinnonalan tulevaisuuskatsauksessa ja toiminta- ja taloussuunnitelmassa on todettu suomalaisen yhteiskunnan sivistyksellisten, sosiaalisten ja taloudellisten kilpailuedellytysten olevan varsin hyvät. Lyhyen ajan näkymät ovat Suomen talouden kilpailukyvyn näkökulmasta suotuisat. Suomen vahvuuksina ovat muun muassa korkeatasoinen koulutus- ja innovaatiojärjestelmä ja laadukas infrastruktuuri sekä kulttuurinen luovuus, jotka muodostavat hyvät edellytykset maamme hyvinvoinnin ja kilpailukyvyn edelleen kehittämiselle. Haasteena on saada nämä voimavarat entistä paremmin yhteiskunnan uudistumisen ja kehittämisen perustaksi. Erityisesti tulee ottaa huomioon luovuuden, innovatiivisuuden ja osaamisen vahvistaminen kaikissa toiminnoissa. Globaali maailmantalous vaikuttaa suomalaiseen yhteiskuntaan mm. lisääntyvän kansainvälisen kilpailun ja työnjaon muutosten kautta. Toiminnan kehittämisen lähtökohtana on varmistaa, että myös tulevaisuudessa työvoima ja osaajat riittävät turvaamaan talouden kasvun ja halutut hyvinvointipalvelut. Kansainvälisen kilpailukyvyn vahvistaminen on yhteiskuntapolitiikan keskeinen tavoite. Globalisaatio näkyy myös arkipäivän toimintaympäristöjen monimuotoisuutena sekä erilaisten kulttuurien ja toimintatapojen kohtaamisena. Olennaista on tunnistaa millaisia osaajia tarvitaan ja mitä työtä tehdään Suomessa vuonna 2020 sekä mikä on Suomen asema silloisessa globaalissa tilanteessa. Globalisaatio edellyttää kansallisen identiteetin, kulttuurin monimuotoisuuden ja kulttuuriperinnön vaalimista. Kulttuurin ja luovuuden merkitys osana innovaatiojärjestelmää korostuu ja kulttuurivien-

11 nin merkitys kasvaa. Työvoimakehityksessä tapahtuu muutoksia. Suomessa työikään tulevan ikäluokan ( vuotiaat) koko on ollut vuodesta 2003 alkaen pienempi kuin sieltä poistuvan ikäluokan ( vuotiaat). Ikääntyvän väestön osuus kasvaa nopeasti ja poistuma työmarkkinoilta kiihtyy. Työvoiman saatavuus vaikeutuu, alueellisten erojen ollessa kuitenkin suuria. Muutokset työmarkkinoilla ovat nopeita. Työtehtävät ja ammatit muuttuvat nykyistä nopeammin ja monilla aloilla tapahtuu rakenteellisia muutoksia. Myös työsuhteiden epäsäännöllisyys ja epäjatkuvuus yleistyvät. Työn tuottavuuden kasvu ja maahanmuutto korvaavat osaltaan työvoimavajetta. Ikärakenteen kehityksestä johtuva poistuma ja ammattirakenteissa tapahtuvat muutokset pitävät työvoimatarpeen lyhyellä aikavälillä varsin suurena. Uusia työpaikkoja syntyy erityisesti palvelusektorille ja korkeaa osaamista vaativiin suunnittelu- ja asiantuntijatehtäviin. Työn sisällöt muuttuvat ja osaamisvaatimukset kasvavat. Edellä todetut muutokset on otettava huomioon koulutus- ja tiedepolitiikassa. Erityisesti aikuiskoulutuksen merkitys korostuu aikuisväestön ammattitaidon ylläpidon ollessa keskeisessä asemassa korkean työllisyysasteen saavuttamiseksi ja tuottavuuden parantamiseksi. Lisäksi alueellisen kehityksen haasteet heijastuvat ministeriön hallinnonalalle ja sitä kautta ministeriön toimintaan. Väestön ikärakenteessa tapahtuu suuria muutoksia. Suomen väestömäärän ennakoidaan kasvavan vuoteen 2028 asti. Lapsi- ja nuorisoikäluokat pienenevät. Väestö ikääntyy nopeasti, josta aiheutuu haasteita mm. työmarkkinoille ja julkiseen talouteen sekä julkisten palvelujen ylläpitämiseen. Suuret ikäluokat eläköityvät lähivuosina. Ikääntyvä väestö lisää hyvinvointipalvelujen tarvetta. Myös muissa väestöryhmissä hyvinvointipalvelujen tarve lisääntyy. Väestörakenteen kehitys asettaa vaatimuksia kulttuuripalvelujen tasa-arvoisen saatavuuden turvaamiselle sekä taide- ja kulttuurilaitosten alueellisesti kattavan verkoston säilyttämiselle. Väestön ikääntyessä kulttuuripalvelujen kysyntä lisääntyy. Liikuntapalveluiden merkitys työväestön työssäpysymisen ja terveyden sekä hyvinvoinnin edistäjänä korostuu. Koulutuksen ja tieteen toimialoilla väestön ikärakenteen muutokseen tulee varautua vähentämällä opiskelupaikkoja, lisäämällä ulkomaalaisten opiskelijoiden määrää, tehostamalla opintojen läpäisyä sekä huolehtimalla alueellisesta tasapainosta. Koko koulutusjärjestelmää ja -verkostoa on tarkasteltava kokonaisuutena väestörakenteen kehityksen näkökulmasta ja arvioitava kehittämis- ja uudistamistarpeet. Nuoriso- ja koulutuspolitiikan välistä yhteyttä tulee tiivistää. Sosiaalinen ja kulttuurinen toimintaympäristö muuttuu. Ihmisten yksilölliset elämänpolut ja elämäntyylit moninaistuvat. Hyvinvointi-, liikunta- ja kulttuuripalvelujen tarve lisääntyy. Työn ja vapaa-ajan vuorottelu yleistyy ja ajankäytössä tapahtuu muutoksia. Yhtenäiskulttuuri pirstoutuu lisäten yhteiskunnan monimuotoisuutta. Syrjäytymisen ja marginalisoitumisen kysymykset ovat edelleen haasteena edellyttäen ministeriöltä toimia, jotka edistävät aktiivista kansalaisuutta, yhteiskunnallista osallisuutta ja kansalaisyhteiskunnan vahvistamista. Erityisesti nuorison hyvinvointiin on kiinnitettävä huomiota. Valtionhallinnossa kehittämishaasteita aiheuttavat erityisesti tuottavuuden, yhteiskunnallisen vaikuttavuuden sekä strategisen henkilöstösuunnittelun sekä kokonaistuloksellisuuden tavoitteet. Nämä edellyttävät myös ministeriön sisäisen toiminnan ja toimintatapojen kehittämistä ja uudistamista. Tuottavuusohjelman tavoitteiden saavuttamiseksi on ministeriön toimintaa tarpeen kehittää siten, että toiminnassa keskitytään ydintehtävien ja -prosessien hoitamiseen ja toimintatapojen kehittämiseen hallinnonalan ja ministeriön sisäistä toimintaa paremmin palvelevaksi. Päällekkäisyyksiä tulee purkaa. Toiminnassa tulee pyrkiä suurempiin kokonaisuuksiin hajanaisuuden poistamiseksi ja toiminnan tehostamiseksi. Palvelukeskushanke aiheuttaa varsin suuria muutoksia ministeriön ja sen henkilöstön asemaan ja toimintatapoihin. Myös uuden rakennerahastokauden merkitys ministeriön 9

12 toiminnalle ja työtehtävien ja vastuiden jakautumiselle on otettava huomioon ministeriön toimintaa kehitettäessä. Opetusministeriön toiminnan kehittämisessä tulee varautua kuntaja palvelurakenneuudistuksen vaikutuksiin. Ministeriön sisäiset toimintatavat ovat monilta osin varsin tehokkaita ja toimivia. Eräiltä osin toimintatavoissa on kuitenkin uudistamistarpeita. Toimintaprosessit tulisi saada joustavammiksi, läpinäkyvämmiksi, tehokkaammiksi ja kokonaisvaltaisemmiksi siten, että ne tukevat yhteiskunnallisiin muutoshaasteisiin vastaamista. Tämä edellyttää sekä organisaatiorakenteen että toimintatapojen kehittämistä. Kehittämistyön aikana on käynyt ilmi, että myös yhteistyön ja avoimuuden lisäämiselle on ministeriössä selkeä tarve. Ministeriön osastot ja yksiköt ovat hyvin vahvoja ja itsenäisiä, mikä on monilta osin perusteltua. Tämä aiheuttaa kuitenkin reviiriajattelua, joka voi haitata ministeriön toimintaa kokonaisuutena ja heikentää sisäisiä yhteistyömahdollisuuksia. Myös osastojen ja yksiköiden sisällä on tarpeen vahvistaa avoimuutta ja kokonaisuuden hallintaa. Erityisesti on huolehdittava avoimen toimintakulttuurin ja yhteisöllisyyden sekä asiantuntijuuden ja osaamisen vahvistamisesta sekä muutosten yhteisestä johtamisesta. Muutoksiin vastaaminen edellyttää niiden ennakointia, vaikutusten arviointia, visionäärisyyttä, vaihtoehtoisten toimintamallien kehittämistä, kokonaisvaltaista strategista otetta ja kykyä strategioiden toteuttamiseen sekä sitoutumista tehtyihin ratkaisuihin. Opetusministeriön on samanaikaisesti oltava nopeasti muutokseen reagoiva ja toisaalta omaa ja hallinnonalan toimintaa pitkäjänteisesti suunnitteleva. Ministeriön toiminnan ja organisaatiorakenteen sekä henkilöstön osaamisen tulee tukea varautumista tulevaisuuden haasteisiin ja muutoksiin. Ministeriöltä vaaditaan samanlaista muutosvalmiutta sekä joustavia rakenteita ja toimintatapoja kuin ministeriö edellyttää oman hallinnonalansa toimijoilta. Toiminnan tulisi olla voimakkaasti ulospäin suuntautunutta ja verkostoituvaa. 10

13 3 Kehittämisohjelma Kehittämisohjelma jakautuu kahteen osaan: toimintatapojen kehittämistä ja organisaatiorakenteen uudistamista koskeviin osuuksiin. Molempien kokonaisuuksien osalta esitetään keskeiset toimenpiteet vastuineen ja aikatauluineen sekä perusteet näille toimenpiteille. Kehittämisohjelma muodostaa perustan ministeriön kehittämiselle lähivuosina. Ohjelmassa määritellään keskeiset periaatteet ja linjaukset toiminnan kehittämiselle. Tarkoituksena on, että toimintatapojen ja organisaation kehittämistä koskevilla toimenpiteillä tuetaan mahdollisuutta keskittyä ministeriön toiminnassa sen ydintehtävien hoitamiseen. Kehittämisohjelma muodostaa yleisen kehikon, joka jättää liikkumavaraa kehittämistyölle sekä uudistuksen toteuttamiselle ja soveltamiselle siten, että uudistukset voidaan toteuttaa ministeriön toiminnan kannalta parhaalla mahdollisella tavalla. Kehittämisohjelma ei ole kaikilta osin kattava, vaan yksityiskohdat tarkentuvat ja toimenpiteet konkretisoituvat prosessin kuluessa. Kokonaisuudessaan ministeriön toiminnan kehittäminen on prosessi, johon koko ministeriön henkilöstö ja johto osallistuu. Kehittämisohjelma ajoittuu vuosille Yhteistyö ja avoimuus ovat keskeisiä tekijöitä uudistuksen onnistumiseksi. Kehittämisohjelman läpiviennissä panostetaan erityisesti seurantaan, arviointiin ja muutoksenhallintaan. Kehittämisohjelman toimeenpanoa ja aikataulua on kuvattu tarkemmin luvussa Toimintatapoja uudistamalla avoimeen toimintakulttuuriin Strategiatyö ministeriön tärkeimmäksi tehtäväksi Perusteet: Kehittämisryhmä 2006:n esitys strategisen toiminnan kehittämisestä on perusteellinen ja pohjautuu kokonaisnäkemykseen strategisen toiminnan merkityksen vahvistamisesta yhteiskunnallisiin ja valtionhallinnon haasteisiin vastaamiseksi. Strategisen ohjauksen vahvistamisen osalta toimenpiteet käynnistetään pääsääntöisesti Kehittämisryhmä 2006:n esityksen mukaisesti. Opetusministeriön keskeinen tehtävä on olla hallinnonalansa strateginen esikunta. Ministerit johtavat poliittista päätöksentekoa. Strategisen toiminnan tehtävänä on palvella po- 11

14 liittista päätöksentekoa ja sitä koskevaa valmistelua. Useat ministeriön ulkoiset ja sisäiset tekijät vaikuttavat siten, että strategista suunnittelua on opetusministeriössä tarpeen uudistaa. Yhteiskunnallisen vaikuttavuuden vahvistaminen, globalisaatio, väestön ikärakenteen muutos ja työmarkkinoiden kehitys sekä sosiaaliset ja kulttuuriset muutokset edellyttävät toimialan ohjauksen vahvistamista. Tämä edellyttää ministeriöltä systemaattista ja vahvaa strategista suunnittelua, ennakoinnin täsmällisyyttä ja visionäärisyyttä sekä vaihtoehtoisten toimintamallien hahmottamista. Ministeriöllä tulee olla yhteisesti jaettu visio tulevaisuudesta. Ministeriöltä edellytetään kokonaisvaltaista varautumista yhteiskunnallisen toimintaympäristön muutoksiin. Yhteistyötä ja avoimuutta ministeriössä on lisättävä, jotta strateginen ohjaus on riittävän vahvaa ja kokonaisvaltaista. Ministeriön yhtenäisyyttä tulee vahvistaa. Strateginen työ ja tiedolla johtaminen kytkeytyvät tiiviisti toisiinsa. Strategiahierarkia on tarpeen yhtenäistää siten, että ministeriöllä on yleisstrategia, toimialakohtaiset strategiat, poikkihallinnollisia strategioita sekä toimintaohjelmia. Yleisstrategialla tarkoitetaan ministeriön yhteistä strategiaa, jossa varaudutaan toimintaympäristön muutoksiin ja yhteisiin kehittämislinjauksiin. Toimialakohtaiset strategiat ovat kunkin toimialan substanssikohtaisia strategioita. Poikkihallinnolliset strategiat ovat useille toimialoille yhteisiä ja ne voivat olla joko ministeriön sisäisiä tai ministeriöiden välisiä. Tarvittaessa laadittavat toimintaohjelmat tukevat ja konkretisoivat edellä mainittuja strategioita. Opetusministeriön toiminnan kannalta kansainvälistyminen ja globalisoituminen ovat strategisesti merkittäviä muutostekijöitä. Kansainvälisen kilpailukyvyn ja yhteistyön vahvistaminen on koulutus-, tiede- ja kulttuuripolitiikan keskeinen tavoite. Kansainvälisen toiminnan tavoitteiden ja linjausten yhtenäisyyttä ja kokonaisvaltaisuutta ministeriössä on kehitettävä. Kansainvälistyminen on otettava ministeriössä huomioon sen toiminnan kaikilla tasoilla. Opetusministeriössä on tarkasteltava mahdollisuutta hyödyntää koko toimialan osaamista viennin edistäjänä ja vientituotteina. Ministeriön sisäisessä toiminnassa kansainvälisten asiain sihteeristön ja substanssiosastojen välisessä työnjaossa sekä yhteistyössä on aiemmista organisaatiomuutoksista huolimatta edelleen kehitettävää. Kansainvälisten suhteiden ja yhteistyön tehokas hoitaminen edellyttää yhtenäisiä toimintamalleja. Toimenpiteet: Ministeriön yleisstrategia uudistetaan. Yleisstrategiassa varaudutaan opetusministeriön toimintaympäristön muutoksiin vuoteen 2020 saakka. Työtä valmistelemaan asetetaan strategia projekti, jonka puheenjohtajana toimii kansliapäällikkö. Samalla yhtenäistetään myös ministeriön strategiahierarkia. Strategioiden määrä vähenee nykyisestä. Toimialakohtaiset strategiat laaditaan koulutuksen, tieteen, kulttuurin, liikunnan ja nuorisotyön toimialoille. Toimialakohtaiset strategiat tarkistetaan kun uusi hallitusohjelma on annettu keväällä Käytännössä toimialakohtaisten strategioiden valmistelu on jo osittain aloitettu. Jatkossa prosessi jaksottuu siten, että hallituskauden lopulla arvioidaan strategioiden sisältö ja toteutuminen seuraavan hallitusohjelman valmistelua varten. Hallitusohjelman pohjalta strategiat arvioidaan ja tarkistetaan tai uusitaan. Samassa yhteydessä tarkistetaan toimialakohtaisten strategioiden välinen yhteys yleisstrategiaan. Hyväksyttyjen toimialakohtaisten strategioiden pohjalta laaditaan tarvittaessa toimintaohjelmat, jotka konkretisoivat strategioiden linjaukset ja toimivat välineenä strategioiden toteuttamiseksi. Toimintaohjelmia tulee olla mahdollisimman vähän, pääsääntöisesti kehittämislinjaukset kuvataan riittävällä tasolla toimialakohtaisissa strategioissa. Osastot vastaavat toimialakohtaisista strategioista ja 12

15 niiden seurannasta. Strategioiden toteutumista seurataan vuosittain kansliapäällikön johtoryhmässä Strategisen työn johtaminen uudistuu Kehittämisryhmä 2006:n esityksen mukaisesti. Strategioiden valmistelussa parannetaan avoimuutta ja yhteistyötä. Strategisen työn kokonaisvastuu sekä vastuu yleisstrategian, toimialakohtaisten strategioiden, poikkihallinnollisten strategioiden sekä hallituksen strategisiin asiakirjoihin liittyvästä kokonaisuudesta on kansliapäälliköllä. Strategiatyötä koordinoi kehittämispäällikkö kansliapäällikön esikunnassa. Toimialakohtaisten strategioiden valmistelusta ja seurannasta vastaa osasto tai yksikkö toimialasta riippuen. Strategiat ja toimintaohjelmat hyväksyy ministeri. Kansainvälistymisen ja sitä koskevien toimintaprosessien, tavoitteiden ja strategisen suunnittelun yhtenäistämiseksi ministeriöön muodostetaan poikkihallinnollinen ryhmä yhteensovittamaan kansainvälisten asioiden valmistelua ja huolehtimaan kansainvälisten asioiden kokonaisvaltaisesta tarkastelusta. Strategiatyössä kiinnitetään huomiota viestinnän kehittämiseen. Tavoitteena on ministeriön asiakkaiden ja sidosryhmien sekä ministeriön henkilöstön strategisen ajattelun ja tietoisuuden lisääminen. Strategisen ajattelun näkyväksi tekemisellä pyritään asiantuntijuuden lisäämiseen ja osaamisen vahvistamiseen. Strategisesti keskeisille hankkeille laaditaan viestintäsuunnitelma, joka palvelee toimialan strategista ohjausta ja sisäistä johtamista Tiedolla johtaminen päätöksenteon perustaksi Perustelut: Yhteiskunnallisten ja hallinnollisten muutosten ennakointi ja niihin vastaaminen edellyttää vahvaa tietopohjaa, joka perustuu mm. sektoritutkimukseen, arviointitoimintaan ja tilastotuotantoon. Tiedolla johtaminen edistää laadukasta päätöksentekoa. Tiedolla johtaminen ja sektoritutkimus mahdollistavat hallinnonalan rakenteiden ja toimintalogiikan tuntemuksen lisäämisen, muutosten tunnistamisen, tuottavuuden lisäämisen ja toiminnan vaikuttavuuden jatkuvan arvioinnin. Sektoritutkimus tuottaa hallinnonalaan liittyvää yleistä tietoa, jota poliittiset päätöksentekijät, viranomaiset, kansalaiset, kansalaisjärjestöt ja etujärjestöt voivat käyttää omassa ja yhteiskuntapoliittiseen toimintaan liittyvissä tehtävissä ja toisaalta sellaista tietoa, jolla opetusministeriö ja sen alainen hallinto pystyvät kehittämään päätöksenteon laatua, vaikuttavuutta, tuloksellisuutta, taloudellisuutta ja tehokkuutta. Samalla kun tiedolla johtamista kehitetään, tulee varmistua riittävästä tiedonhallinnasta. Tiedolla johtaminen kytkeytyy tiiviisti strategiatyön ja toimialan ohjauksen kehittämiseen. Opetusministeriöllä on keskeinen vastuu hallinnonalan tiedolla johtamisen ja sektoritutkimuksen kehittämisessä ja sen hyödyntämisessä. Sektoritutkimuksen keinoin tulee pyrkiä ministeriön toimintaprosessien keventämiseen. Tiedolla johtamisen vahvistaminen edellyttää ministeriön toiminnan ja organisaatiorakenteiden kehittämistä. Toimintaa tulee tarkastella horisontaalisesti yli yksikkö- ja osastorajojen. Sektoritutkimuksen aseman vahvistaminen ministeriön toiminnassa edellyttää myös selkeää vastuunjakoa ja yhteistyötä ministeriön sisällä ja sidosryhmien kanssa. 13

16 Toimenpiteet: 6. Tiedolla johtamista ja sektoritutkimukseen perustuvaa toimintaa vahvistetaan olennaisesti nykyisestä sektoritutkimustyöryhmän (opetusministeriön työryhmien muistioita 2006:2) kehittämislinjausten mukaisesti. Toiminnan ja talouden suunnittelua tukevaa tietotuotannon ja analyysien määrää lisätään. Tämä edellyttää ministeriössä kokonaisvaltaista analyysien ja tietotuotannon hyödyntämistä sekä vahvaa osaamista ja resursseja. Tiedolla johtamisen vahvistamiseksi ja tukemiseksi on sekä ministeriön toimintatapoja että organisaatiorakenteita uudistettava. Myös varautuminen vuoteen 2020 edellyttää tiedolla johtamisen vahvistamista. Kokonaisvastuu tiedolla johtamisen edistämisestä on kansliapäälliköllä. Opetusministeriön toiminnan rakenteita kehitetään perustamalla koko organisaation läpäisevä analyysiryhmä vastaamaan analyysistä, sektoritutkimuksesta, tietotuotannon kokonaisuudesta, sektoritutkimustyöryhmän kehittämislinjausten toimeenpanosta sekä yhteistyöstä ja tiedonkulusta ministeriön sisällä ja sidosryhmien kanssa. Tiedolla johtamisen kehittämiseen liittyvä valmistelutyö aloitetaan vuoden 2007 alussa Laadun- ja riskienhallinta toiminnan systemaattiseksi osaksi Perustelut: Laadunhallinta ja -varmistus ovat keskeinen osa organisaatioiden toimintaa. Laadunvarmistuksen tulee sisältyä osaksi organisaation ohjaus- ja johtamisjärjestelmää ja kattaa koko organisaatio. Laadunvarmistus on luonteeltaan jatkuvaa toimintaa, johon kuuluu toiminnan läpinäkyväksi tekeminen ja dokumentointi. Yhteiskunnallisen vaikuttavuuden ja tuottavuuden edistämiseen liittyvät vaatimukset edellyttävät ministeriön toiminnalta korkeaa laatua. Opetusministeriön hallinnonalalla toteutetaan paljon laadunvarmistukseen liittyvää työtä ja useissa hallinnonalan laitoksissa ja virastoissa tehdään varsin systemaattista laadunvarmistustyötä. Ministeriön oman toiminnan laadunvarmistus edellyttää kehittämistä. Laadunvarmistuksen tulee tukea ministeriön asiantuntijuuden vahvistamista ja toimintaprosessien joustavaa ja tehokasta toteuttamista sekä karsia päällekkäistä toimintaa. Aktiivinen laadunvarmistus tukee osaltaan riskienhallintaa ja toiminnan luotettavuutta. Laadukkaat toimintaprosessit vahvistavat myös toiminnan avoimuutta ja yhteistyötä. Laadunvarmistuksen näkökulma tulee ulottaa ministeriön kaikkiin ydinprosesseihin. Koko organisaation tulee osallistua laadunvarmistustyöhön. Opetusministeriön toimintaympäristössä tapahtuvat yhteiskunnalliset muutokset ovat nopeita ja edellyttävät kykyä ennakoida erilaisia vaihtoehtoja ja ratkaisumalleja sekä arvioida niihin liittyviä riskejä. Riskienhallintaa vahvistamalla voidaan osaltaan ennakoida tulevaa toimintaa ja varmistaa toiminnan korkea laatu sekä asetettujen tavoitteiden saavuttaminen. Riskienhallinnan tulee olla osa ministeriön normaalia toimintaa ja johtamista, joka ulottuu toiminnan kaikille tasoille. Esimerkkejä riskeistä ovat mm. vaikuttavuus- ja tuottavuusriskit, johtamisen ja hallinnon rakenteisiin liittyvät riskit, delegointia koskevat riskit, ulkoiseen rahoitukseen liittyvät riskit, maine- ja luottamusriskit, väärinkäytösriskit, informaatio- ja tietoriskit sekä tietoturvariskit. Tehokkaimmillaan riskienhallinta on silloin, kun se on yhdistetty osaksi ministeriön johtamista, prosesseja ja laadunvarmistusta sekä sisällytetty yksiköiden toimintoihin. Menettelyllä varmistetaan, että tärkeimmät riskit tunnistetaan, niiden

17 merkitys arvioidaan ja tarvittavat riskiä hallitsevat ratkaisut tehdään kulloisenkin päätöksenteon ja toiminnan organisoimisen yhteydessä. Kun riskienhallinnan prosessit on luotu, tulee niiden olla osa vuotuista strategista suunnittelua, tulossuunnittelua, tavoitteiden asettamista sekä toimeenpanoa ja seurantaa. Valtiovarain controller -toiminto on antanut vuonna 2005 suosituksen valtion virastojen ja laitosten sekä rahastojen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointikehikoksi. Opetusministeriössä on päätetty kehittää toimintaa tämän suosituksen mukaisesti. Opetusministeriössä vastuu riskienhallinnasta ja sisäisestä valvonnasta kuuluu kansliapäällikölle. Ministeriön toimintakertomuksessa annettava sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma edellyttää toteamusta riskienhallinnan tilasta ja olennaisista kehittämiskohteista. Riskienhallinnan tilan toteaminen vaatii systemaattista riskienhallintaprosessia osana ministeriön toimintaa. Toimenpiteet: 7. Ministeriössä käynnistetään systemaattinen laadunvarmistustyö, joka koskee kaikkea ministeriön toimintaa. Toiminnan kehittämiseksi asetetaan laatuprojekti vuoden 2007 alussa. Laatuprojekti aloitetaan määrittelemällä laadunvarmistuksen kriteerit ja käymällä läpi ministeriön prosessit laadunvarmistuksen näkökulmasta. Erityisesti kiinnitetään huomiota prosessien dokumentoinnin asianmukaisuuteen. Kansliapäällikkö vastaa laadunvarmistustyöstä. Laadunvarmistushankkeen toteuttamisessa hyödynnetään ulkopuolista asiantuntemusta Lainsäädäntötyön laatua terävöitetään ja perustetaan lainsäädännön yhteistyöryhmä, joka koostuu ministeriön lainsäädäntövalmistelijoista. Lainsäädäntötyön organisoinnista ja laadusta vastaa kansliapäällikkö. Lainsäädäntöneuvoksen työnkuva painotetaan siten, että osastoille yhteisen lainsäädännön valmistelun lisäksi hänen tehtäviinsä sisältyy tiiviimmin lainsäädäntötyön laadun varmistamisesta ja toiminnan koordinaatiosta vastaaminen. Osastot ja yksiköt vastaavat toimialaansa koskevasta lainsäädäntötyöstä. Lainsäädäntötyön osalta tulee myös pyrkiä siihen, että resursseja voidaan siirtää nykyistä joustavammin sinne, missä niitä kulloinkin tarvitaan. Sektoritutkimuksen tuloksia hyödynnetään systemaattisesti lainsäädäntötyön valmistelussa sekä lainsäädännön vaikutusten arvioinnissa ja seurannassa. Tämä lisää osaltaan lainsäädäntötyön laatua. Ministeriön riskienhallinta kehitetään systemaattiseksi prosessiksi, joka kattaa koko ministeriön toiminnan. Käynnistetään riskienhallintaprojekti, jossa käytetään tarvittaessa ulkopuolisia asiantuntijapalveluita. Opetusministeriön riskikartoitus aloitetaan itsearviointina. Projekti käynnistetään vuoden 2007 alussa. Kansliapäällikkö vastaa riskienhallinnan vahvistamisesta. Tarkastusneuvos koordinoi projektin toteutumista. Riskienhallinnan kehittämisen yhteydessä arvioidaan opetusministeriön työjärjestyksen, taloussäännön ja sisäisen tarkastuksen ohjesäännön uudistamistarpeet. Opetusministeriön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi- ja vahvistuslausuma käsitellään jatkossa vuosittain kansliapäällikön johtoryhmässä. 15

18 3.1.4 Selkeä ja tehokas tulosohjaus ja -johtaminen Perusteet: Toiminnan ja talouden suunnittelussa asetetaan tulosprisman mukaisesti tavoitteet yhteiskunnalliselle vaikuttavuudelle, toiminnalliselle tehokkuudelle, tuotoksille ja laadunhallinnalle sekä henkisten voimavarojen hallinnalle ja kehittämiselle. Yhteiskunnallisen vaikuttavuuden ja strategisen otteen vahvistaminen edellyttää toimivaa ja systemaattista toiminnan ja talouden suunnittelua. Ministeriössä on kehitettävä näiden prosessien tehokkuutta ja purettava päällekkäisyyksiä. Suunnittelu- ja raportointiprosesseja on selkeytettävä. Ministeriön sisäistä tulosjohtamista ja siihen liittyvää resurssisuunnittelua on kehitettävä. Lisäksi tulosjohtamista tukeva tietojärjestelmä on uudistettava. Yhteiskunnallisen vaikuttavuuden edistämiseksi ja toimintaympäristön muutoshaasteisiin vastaamiseksi tulee toimialan ohjausta ja ministeriön roolia strategisena esikuntana vahvistaa. Muun muassa kunta- ja palvelurakenneuudistus sekä korkeakoulujen rakenteellinen kehittäminen edellyttävät toimialan ohjauksen uudelleen tarkastelua. Toimialan ohjauksen tulisi reagoida nopeasti toimintaympäristön muutoksiin. Valtion virastojen ja laitosten tulosohjausta sekä muuta tavoiteohjausta tulee vahvistaa. Eräiden ministeriön tulosohjauksen piirissä olevien virastojen ja laitosten osalta on arvioitava uudelleen millä osastolla tai yksikössä niitä koskevia asioita hoidetaan. Tämä koskee erityisesti Kansainvälisen henkilövaihdon keskusta CIMO:a. Omistajaohjauksen kehittämiseen liittyy uudistuksia, jotka tulee ottaa huomioon ministeriön toiminnassa. Opetusministeriön omistajaohjauksessa olevia yhtiöitä ovat Veikkaus Oy, CSC-Tieteellinen laskenta Oy, Hevosopisto Oy, Suomen ilmailuopisto Oy sekä Suomenlinnan Liikenne Oy. Omistajaohjauksen välineitä ovat yhtiökokous, hallitustyöskentely sekä ministeriön omistajaohjauksesta vastuussa olevan yksikön ja ohjattavan yrityksen väliset suorat kontaktit. Valtion kokonaan tai osittain omistamien yhtiöiden ohjauksessa tapahtuu merkittäviä muutoksia, kun pörssi- ja eräiden muiden yhtiöiden omistajaohjaus keskitetään valtioneuvoston kansliaan. Uudistukseen liittyvät yleiset periaatteet terävöittävät myös opetusministeriön vastuulla olevien yhtiöiden ohjausta. Toimenpiteet: 10. Ministeriön sisäinen tulosjohtamisprosessi sekä siihen liittyvät toiminta- ja taloussuunnittelu uudistetaan. Käynnistetään tulosjohtamisprojekti vuoden 2007 alussa. Tulossuunnitelma ja ylimmän johdon tuloskeskustelut kytketään yhteen ja niihin liittyvät aikataulut yhtenäistetään. Kansliapäällikkö käy vuosittain tuloskeskustelut osastojen ylijohtajien ja erillisyksiköiden päälliköiden kanssa. Ylijohtajat käyvät edelleen tuloskeskustelut yksiköiden päälliköiden kanssa. Tuloskeskusteluissa sovitaan osastojen ja yksiköiden tavoitteista, toimenpiteistä, resursseista ja seurannasta. Tulossuunnitelma laaditaan tuloskeskusteluiden perusteella. Toiminta- ja taloussuunnittelu sekä tulosohjaus ja -johtaminen yhteensovitetaan johdonmukaiseksi kokonaisuudeksi. Tulossuunnitelma ja sisäinen resurssisuunnitelma kytketään kiinteämmin yhteen. Sisäinen resursoinnin läpinäkyvyyttä parannetaan. Kansliapäällikkö vastaa uudistuksesta. 11. Tulosnet-järjestelmä uudistetaan. Tavoitteena on tulosjohtamista tukeva suunnittelun ja -seurannan järjestelmä, joka palvelee nykyistä paremmin eri seurantatarpeita ja tulossuunnittelua. Käynnistetään Tulosnet-projekti vuoden 2007 alussa. Projektissa tehdään esiselvitys järjestelmän sisällöllisistä ja rakenteellisista uudistamistarpeista sekä arvioidaan muun muassa Tulosnet-järjestelmän, Netran ja KOTA- sekä AMKOTA-järjestelmän väliset yhteydet. Tämän jälkeen käynnistetään varsinainen tietojärjestelmän kehittäminen. 16

19 12. Toiminta- ja taloussuunnitelman (TTS) valmisteluprosessia tehostetaan. TTS perustuu hyväksyttyihin strategioihin, mitä painotetaan valmisteluprosessissa entistä vahvemmin. Keskeisenä tavoitteena on varmistaa hallinnonalan määrärahatarpeiden huomioonottaminen valtioneuvoston kehyspäätöksessä. Erityistä huomiota kiinnitetään valtiovarainministeriölle laadittavaan yhteenvetoon menojen perussuunnitelmaksi ja kehysehdotukseksi sekä hallituksen kehyspäätökseen tarkoitetuiksi kannanotoiksi. TTS:n sivumäärää supistetaan ja laadintaprosessia kevennetään. Laajempi suunnitelma tehdään kerran neljässä vuodessa hallituskauden alussa ja sen päätehtävä on hallinnonalan toimintojen sopeuttaminen hallituskauden kehykseen. Kaksi seuraavaa TTS:ää ovat edellisen suunnitelman päivityksiä, siten, että niissä on otettu huomioon toimintaympäristön muutokset sekä eduskunnan ja hallituksen uudet linjaukset. Hallituskauden lopussa laadittava TTS tarjoaa hallitusohjelman valmistelua tukevaa tietoa sekä hallinnonalan tulevaisuutta koskevia arvioita erityisesti hallitusneuvottelijoiden käyttöön. Valmistelu toteutetaan uusimuotoisena ensimmäisen kerran vuoden TTS:n osalta. Hallintopalveluosasto vastaa uudistuksesta yhteistyössä substanssiosastojen kanssa. 13. Toimialan ohjausta kehitetään. Käynnistetään ohjauksen kehittämisprojekti vuoden 2007 alussa. Sen tehtävänä on tarkastella hallinnonalan ohjaukseen liittyviä kysymyksiä kokonaisuutena tavoitteena vahvemman, yhtenäisemmän ja kokonaisvaltaisemman ohjauksen luominen. Samassa yhteydessä kehitetään käytännöt, jonka mukaisesti vain strategisesti merkittävät harkinnanvaraiset avustukset säilyvät ministeriöllä, muut avustukset siirretään toimialan virastoille ja laitoksille tai yksityisille yhteisöille. Yksityisille henkilöille myönnetyistä avustuksista pääsääntöisesti luovutaan tai ne siirretään alaisille virastoille tai laitoksille. Informaatio-ohjausta kehitetään verkkopalvelujen ja sähköisen asioinnin keinoin. Tulosperusteisia neuvotteluja kehitetään edelleen. 14. Rakennerahastoihin liittyvä toiminta uudistetaan ohjelmakauden käynnistyessä. Rakennerahastotoiminta kytketään kiinteämmin osaksi ministeriön toimialakohtaisten strategioiden valmistelua tavoitteena saada koko rakennerahastotoiminnassa hallinnonalalle yhdensuuntaiset strategiset ja toiminnalliset kehittämislinjaukset sekä mahdollisuus keskittyä hallinnonalalla laaja-alaisiin ja vaikutuksiltaan merkittäviin rakennerahastohankkeisiin. Rakennerahastotoiminnassa painotetaan ministeriön vastuulla säilyvää rakennerahastopolitiikkaa, sen koordinointia tiiviimmin kansallisten politiikkojen kanssa sekä toimeenpanon koordinointia hallinnonalalla. Yksittäinen rakennerahastojen hankepäätöksenteko delegoidaan ministeriöstä uuden ohjelmakauden alkaessa. 15. Omistajaohjauksen yhtenäisyyttä ja yhteistyötä ministeriössä lisätään. Toimintaa yhtenäistetään siten, että jatkossa ministeriössä pidetään vuosittain kansliapäällikön johdolla ministeriön yhteinen neuvottelu, johon osallistuvat kaikkien viiden yhtiön osalta osastojen ja yksiköiden yhteyshenkilöt, omistajaohjauksen johtoryhmän edustaja valtionhallinnosta sekä hallintopalveluosaston ylijohtaja, joka koordinoi omistajaohjausta ministeriössä. 17

20 3.1.5 Joustava ja avoin toimintakulttuuri Perusteet: Ministeriön toimintatapojen tulee tukea yhteiskunnallisiin haasteisiin vastaamista, valtionhallinnon kehittämiseen kohdistuvien tavoitteiden saavuttamista ja ministeriön sisäistä kehittämistä. Tavoitteena on joustava ja avoin toimintakulttuuri, joka tukee laadukasta ja tehokasta toimintaa. Toimintatapojen tulee olla joustavia ja tehokkaita, jotta resurssit voidaan käyttää ydintehtävien hoitamiseen. Esimerkiksi työryhmäkäytäntöjä tulee kehittää. Toimintatapojen tulee edistää yhteistyötä ja avoimuutta sekä osaamista ja asiantuntijuutta. Henkilöstöjohtamiselle on varattava riittävästi aikaa. Johtoryhmien työskentelyn on tuettava asioiden avointa valmistelua sekä tiedonkulkua. Kattava sisäinen viestintä tukee toiminnan avoimuutta. Tehokas toimintakulttuuri edellyttää tietojärjestelmien ja verkkopalveluiden kehittämistä. Toimenpiteet: 16. Yhteistyötä ja avoimuutta ministeriön toiminnassa edistetään. Tämä edellyttää sekä toimintatapojen että organisaatiorakenteen kehittämistä. Organisaatiorakenteen osalta vahvistetaan poikkihallinnollisia prosesseja kohdassa esitettävällä tavalla. Yhteistyön, joustavuuden ja avoimuuden näkökulma otetaan huomioon kaikessa ministeriön toiminnassa. Koko henkilökunnalla on vastuu avoimen ja yhteistyötä tukevan toimintakulttuurin vahvistamisesta. 17. Esimiesten tehtäviä priorisoidaan siten, että strategiatyölle sekä henkilöstöjohtamiselle jää riittävästi aikaa. Osa esimiesten tehtävistä, kuten esim. työryhmien puheenjohtajuuksia, delegoidaan muille virkamiehille. Huolehditaan riittävästä johtajuuden jakamisesta ja sijaisjärjestelyistä kaikissa yksiköissä. 18. Johtoryhmäkäytännöt tarkistetaan uuden organisaatiomallin ja toimintatapojen mukaiseksi. Ministereiden johtoryhmät käsittelevät ja sovittavat yhteen ministeriön ja hallinnonalan toimintaa koskevat laajakantoiset ja periaatteellisesti tärkeät asiat. Kansliapäällikön johtoryhmän strategista roolia vahvistetaan. Osastojen johtoryhmien tehtävänä on osaston yhteisten asioiden valmistelu ja tarvittaessa myös yksikkökohtaisten asioiden käsittely. Lisäksi osastojen johtoryhmät yhteensovittavat asioita osastolla sekä valmistelevat asioita ministereiden ja kansliapäälliköiden johtoryhmien käsiteltäväksi. Päällikkökokouksien luonnetta kehitetään siten, että niissä käsitellään aiempaa enemmän hallinnonalan substanssiasioihin. 19. Työryhmäkäytännöt uudistetaan. Työryhmiä perustetaan nykyistä vähemmän ja työryhmiin asetetaan aiempaa vähemmän ministeriön virkamiehiä. Ministeriöiden välisiin ja muihin horisontaalisiin työryhmiin nimetään pääsääntöisesti yksi edustaja. Mikäli opetusministeriön edustajan nimeäminen toisen ministeriön työryhmään ei ole aivan välttämätöntä, hoidetaan yhteistyö kuulemismenettelyn kautta. Työryhmien työn valmistumisen jälkeen varmistetaan asian eteneminen ja toimeenpano. Työryhmien määrää ja esitysten toimeenpanoa seurataan kansliapäällikön johtoryhmässä. 20. Opetusministeriön tietojärjestelmiä ja verkkopalveluja kehitetään siten, että ne tukevat tehtävien hoitamista laadukkaasti ja taloudellisesti. Näin tuetaan ministeriön tuottavuustavoitteiden saavuttamista. Ministeriön työprosesseja uudistetaan ja yksinkertaistaan. Sähköisesti tuetuissa työprosesseissa toimenpiteet automatisoidaan 18

21 mahdollisimman pitkälle asian vireilletulosta päätöksen tiedoksisaattamiseen saakka. Samalla luovutaan rinnakkaisista ja tarpeettomista manuaalisista menettelyistä ja toimenpiteistä. Tietojärjestelmiä kehitettäessä pyritään irrallisista järjestelmistä yhteensopiviin kokonaisuuksiin ja karsitaan päällekkäisiä järjestelmiä. Opetusministeriön hallinnonalan tietohallintostrategian toimeenpano käynnistetään. Sen mukaisesti opetusministeriön hallinnonalalla, opetusministeriö mukaan lukien, siirrytään kokonaan sähköiseen asianhallintaan vuoteen 2010 mennessä. Hallinnonalalla otetaan käyttöön asianhallintajärjestelmä, joka sisältää virallisen asiakirjaliikenteen ja hallinnolliseen diaariin liittyvät työprosessit. Valtionavustusprosessi ministeriössä saatetaan kokonaan sähköiseksi. Harkinnanvaraisten valtionavustusten käsittely uudistetaan tietojärjestelmien osalta siten, että HARAVA-järjestelmä on osa edellä mainittua yleiskäyttöistä asianhallintajärjestelmää, joka on muokattu valtionavustusprosessin tarpeisiin. Myös opetusministeriön koulutus-, virkavapaus- ja lomahakemusten käsittelyyn suunnitellaan sähköisti tuetut menettelyt. Sähköinen asiointi edellyttää, että opetusministeriössä otetaan käyttöön virkakortti. Muun muassa työryhmissä tapahtuvan asiantuntijatyön tukemiseksi suunnitellaan ja otetaan käyttöön työryhmäpalvelu, joka tarjoaa peruspalveluina esimerkiksi asiakirjojen ja tiedostojen jakelun ja hallinnan. Ministeriön intranet uudistetaan Hyvinvoiva ja osaava henkilöstö Perustelut: Valtionhallinnon tulosohjauksen kehittäminen ja tilivelvollisuusuudistus sekä tuottavuusohjelman tavoitteet asettavat vaatimuksia henkilöstömuutoksen hallinnalle ja henkilöstöhallinnon uudistamiselle ministeriössä. Strategista henkilöstösuunnittelua tulee vahvistaa. Strategisella henkilöstösuunnittelulla varmistetaan ministeriön strategisten tavoitteiden toteutuminen, tuetaan rakenteellisia muutoksia ja minimoidaan tuottavuusohjelman mukaisten henkilöstövähennysten aiheuttamia haittavaikutuksia. Henkilöstönäkökulma on otettava huomioon opetusministeriön yleisstrategian laatimisessa. Palkkausjärjestelmä edellyttää edelleen eräiltä osin kehittämistä. Yhteiskunnallisten ja toiminnallisten tulostavoitteiden saavuttamisen edistämiseksi ja ministeriön toiminnan joustavuuden, asiantuntijuuden ja muutosvalmiuden tukemiseksi tulee henkilöstön osaamiseen kiinnittää erityistä huomiota. Osaamisen ja asiantuntijuuden siirtämisestä on huolehdittava. Muuttuvassa toimintaympäristössä on turvattava työhyvinvointia ja työssäviihtymistä tukeva työilmapiiri. Ministeriön asema kilpailukykyisenä työnantajana tulee turvata. Ministeriön on sopeuduttava tuottavuusohjelman mukaisiin henkilöstövähennyksiin ja huolehdittava, että henkilöstörakenne on toiminnan kannalta tarkoituksenmukainen. Opetusministeriössä on päätetty, että tuottavuusohjelman tavoitteiden saavuttamiseksi ministeriössä vähennetään henkilötyövuosia vuosina seuraavasti: 8 htv:tä vuonna 2007, 5 htv:tä vuonna 2008, 5 htv:tä vuonna 2009, 5 htv:tä vuonna 2010 ja 7 htv:tä vuonna Yhteiskunnalliset muutokset edellyttävät ministeriöltä strategisen ohjauksen ja johtamisen vahvistamista sekä ohjausjärjestelmän toimivuutta, reagointiherkkyyttä ja muutosvalmiutta. Myös valtionhallinnon tilivelvollisuusuudistus korostaa johdon tulosvastuuta ja ammattimaisen johtamisosaamisen tarvetta. Johtajuus on kykyä ennakoida tulevaisuutta, hallita ja johtaa muutoksia sekä saada henkilöstövoimavarat parhaaseen mahdolliseen käyttöön. Opetusministeriön toimiminen yhtenäisenä organisaationa edellyttää kokonaisvaltai- 19

22 suutta ja yhtenäisyyttä ministeriön johtamisessa. Johtajaresurssien ja johtajien valintamenettelyjen kehittäminen on osa johtamisen kehittämistä. Toimenpiteet: 21. Henkilöstön osaamista ja uudistumiskykyä vahvistetaan ja tuetaan. Opetusministeriössä varaudutaan kasvattamaan tarvittavaa osaamista siten, että henkilöstövoimavarat kohdistetaan toiminnan kannalta tärkeimpiin tehtäväryhmiin. Varmistetaan osaamisen säilyttäminen ja siirtäminen. Toimintaympäristön muutoksiin vastaamiseksi varmistetaan osaamisen ja ammattitaidon jatkuva kasvu. Näiden tavoitteiden toteuttamiseksi laaditaan muutosjohtamisen toimintamalli sekä sen käyttämistä tukevia työvälineitä. Ministeriössä otetaan käyttöön vuonna 2007 osaamisen hallinta- ja johtamisjärjestelmä. Järjestelmän rakentaminen toteutetaan vaiheittain. 22. Työhyvinvointia edistetään osaamisen kehittämissuunnitelman ja vuosille laaditun työsuojelun toimintaohjelman linjausten mukaisesti. Lisäksi kehittämisohjelman toimeenpanossa ja palvelukeskushankkeen yhteydessä huolehditaan työhyvinvoinnista. Työtehtävien kuorimittavuuteen liittyviä tekijöitä vähennetään priorisoimalla tehtäviä, keskittymällä ydintehtäviin ja karsimalla tehtäviä, joita ei ole jatkossa tarkoituksenmukaista hoitaa opetusministeriössä. 23. Strategista henkilöstösuunnittelua vahvistetaan. Henkilöstösuunnittelutyöryhmä on asetettu syyskuussa Opetusministeriön henkilöstöstrategia ja henkilöstöpoliittinen toimenpideohjelma uudistetaan. Uudistaminen käynnistetään samanaikaisesti ministeriön yleisstrategian uudistamisen yhteydessä. Palkkausjärjestelmän kehittämistä jatketaan siten, että se turvaa ministeriön aseman kilpailukykyisenä työnantajana. Palkkausjärjestelmän kehittämisryhmä kokoaa UPJ:sta saadut kokemukset ja tekee kehittämistä koskevat ehdotukset palkkausjärjestelmän kehittämiseksi. 24. Henkilöstöasioiden hoito keskitetään ja henkilöstöpalveluyksikköä vahvistetaan. Henkilöstöyksikkö antaa luvan viran tai määräaikaisen virkasuhteen julistamiselle haettavaksi. Työnjakoa henkilöstöyksikön ja osastojen välillä selkeytetään. 25. Ammattimaista johtajuutta kehitetään edelleen. Valtionhallinnon ylimpien johtajavirkojen uudistamista koskevien esitysten mukaisesti vahvistetaan johtamistaitojen merkitystä sekä johtajavalintojen yhteydessä että osana kaikkien johtamistehtävissä olevien arviointia. Johtajuuden kehittämiselle asetetaan selkeät tavoitteet ja niiden saavuttamista arvioidaan henkilökohtaisesti. Esimiestyötä koskevissa suoritusarvioinneissa painotetaan esimiestoiminnan laatua. Tulos- ja kehityskeskustelukäytännön roolia johtamisen välineenä kehitetään edelleen. Huolehditaan johtajapotentiaalin tunnistamisesta ja kouluttamisesta. 26. Ministeriön sisäistä informaatio-ohjausta vahvistetaan ja tiedonkulkua sekä vuorovaikutteisuutta lisätään. Luodaan johdon ja ministeriön henkilöstön välinen palautejärjestelmä sekä keskustelufoorumi, jonka tehtävänä on vahvistaa tiedonkulkua ja varmistaa luottamuksen, yhteistyön ja avoimuuden ilmapiiri. Ministeriön henkilöstötilaisuuksia järjestetään säännöllisesti ja niissä käsitellään talon yhteisten asioiden lisäksi toimialan asioita. 20

23 3.2 Toimintaa tukeva organisaatiorakenne Ministerit johtavat opetusministeriön toimintaa. Opetusministeri johtaa koulutus- ja tiedepolitiikkaa. Kulttuuriministeri johtaa kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikkaa. Ministereiden apuna ovat johtoryhmät. Opetusministeriön organisaation on kyettävä vastaamaan globalisaatiosta, työvoimakehityksen ja väestön ikärakenteen muutoksista sekä sosiaalisen ja kulttuurisen ympäristön muutoksista aiheutuviin yhteiskunnallisiin haasteisiin. Valtionhallinnon muutokset, kuten tuottavuusohjelma, palvelukeskushanke sekä kunta- ja palvelurakenneuudistus, edellyttävät opetusministeriön organisaation uudistamista. Lisäksi ministeriön sisäiset kehittämistarpeet, kuten yhteistyön ja avoimuuden lisääminen sekä päällekkäisyyksien poistaminen ja toiminnan tehostaminen, on otettava huomioon organisaatiorakenteen kehittämisessä. Organisaatiorakenteen ja toimintatapojen ministeriössä tulee tukea toisiaan ja vastata ulkoisiin ja sisäisiin haasteisiin. Lähtökohta opetusministeriön organisaation kehittämisessä on ministeriön yhtenäisyyden ja toimialan kokonaisvaltaisen ohjauksen tukeminen. Organisaation tulee esiintyä ulospäin johdonmukaisesti. Organisaatiorakenteessa tulee ottaa huomioon ministeriön kehittyminen strategiseksi esikunnaksi ja operatiivisten tehtävien väheneminen. Osastojen ja yksiköiden välisen työnjaon on oltava selkeä. Organisaatiorakenteen tulee tukea yhteisten linjausten laatimista ja kokonaisvaltaista tarkastelua osastojen tai yksiköiden yhteisten asioiden hoitamisessa. Henkilöstö- ja muiden resurssien tulee olla oikeudenmukaisesti jaettuja ja niitä tulee voida kohdistaa joustavasti kulloinkin vallitsevien olosuhteiden mukaisesti. Ministeriön toimintayksiköiden on oltava tarpeeksi laajoja ja muodostettava mielekkäitä kokonaisuuksia toimialan kehittämisen kannalta. Tuottavuusohjelman mukaiset henkilöstövähennykset edellyttävät toimintojen keskittämistä organisaatiossa ja rakenteellisten päällekkäisyyksien poistamista. Ministeriön substanssiyksiköille on varmistettava mahdollisuus keskittyä vastuualueensa mukaisiin ydintehtäviin. Organisaatiorakenteen on tuettava ministeriön sisäistä yhteistyötä ja avoimuutta sekä vuorovaikutusta sidosryhmien kanssa. Uuden organisaatiorakenteen tulisi tarjota nykyistä parempia välineitä ministeriön toimialan kokonaisuuden hallintaan. Edellä kuvatuista seikoista johtuen opetusministeriön organisaatiorakennetta on kehitettävä. Organisaatiorakenteessa säilytetään koulutus- ja tiedepolitiikan sekä kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan osastot. Organisaatiorakenteen muutoksia koskevat linjaukset eivät ole koulutus- tai kulttuuripoliittisia linjauksia, vaan perustuvat ministeriön toiminnallisiin ja toimintaympäristöstä johtuviin kehittämistarpeisiin. Organisaatiokaavio on esitetty liitteessä 2. Ministeriön uusi organisaatiorakenne tulee voimaan Koulutus- ja tiedepolitiikan osasto Perusteet: KTPO:lla suurimmat organisatoriset haasteet koskevat korkeakouluasioiden hoitoa sekä aikuiskoulutusyksikön ja muiden osaston yksiköiden välistä yhteistyötä ja työnjakoa. Osaston yksiköt ovat vahvoja ja niiden väliset reviirirajat ovat korkeat. KTPO:n yksikköjako aiheuttaa väistämättä raja-aitoja eri koulutusmuotojen välille. Lisäksi yksikköjako vaikuttaa 21