Kodinkoneet Määräaikaan mennessä klo 16:00 tulleet kysymykset

Transkriptio

1 Kodinkoneet Määräaikaan mennessä klo 16:00 tulleet kysymykset 1. Tarjouspyynnössä on mainittu PDF dokumentti "Oulun_kaup_ymp_polit_OuluKasvaaKestavasti.pdf", kyseistä dokumenttia ei kuitenkaan enää ole saatavilla sivuiltanne. Olkaa ystävällinen ja lähettäkää meille kyseinen tiedosto tai päivitetty linkki siihen Hankinnan yhteistyökumppanit. Tarjouspyynnössä on mainittu useita Oulun lähikuntia joista useimmat tulevat muodostamaan vuoden 2013 alussa kuntaliitoksen. Mitkä kaikki kyseisistä kunnista, isompia vuosi-hankintoja tekevät, yhteisöt ja yritykset ovat mukana hankinnassa? (esim Oulu: kaupungin vuokratalot?) Hankinnassa mukana ovat uuden Oulun kaupungin (Oulu, Haukipudas Yli-Ii, Kiiminki ja Oulunsalo) sekä yhteistyökumppanien Kempeleen, Muhoksen, Utajärven, Hailuodon, Lumijoen ja Limingan virastot ja laitokset. Kodinkoneita hankitaan pääasiallisesti koulujen ja päiväkotien ja toimistojen täydennystarpeeseen ja saneerauskohteisiin ei kuntien vuokrataloihin eikä yhteisöihin ja yrityksiin. 3. Seutujako, tarjouspyynnössä on ilmoitettu että alue jaetaan kolmeen osaan ja jokaisella alueella on oma toimijansa. Miten jako on suunniteltu tehtäväksi? Mitä jos alueelle tarjotaan vain vajaata tuotevalikoimaa, mistä hankinta ostaa loput tuotteet? Seutujakoa ei ole ja kuntia ei ole jaettu kolmeen osaan vaan tarjouspyynnössä todettiin, että kilpailutuksen perusteella on tarkoitus solmia puitesopimus kolmen toimittajan kanssa kunnittain. Jokaiselle kunnalle valitaan kolme toimittajaa ja tarjoajan on annettava hintatiedot kaikille liitteellä 3 (välilehti hintalomake) luetelluille tuotteille ja mikäli tarjoaja ei ole antanut hintatietoja kaikille liitteessä 3 luetelluille tuotteille niin tarjous hylätään. Tarjoukset voi tehdä kuntakohtaisesti ja kaikille hintalomakkeella luetelluille tuotteille on annettava hinta. 4. Koneiden hakeminen, tarjouspyynnössä on "ilmoitettujen tuotteiden tulee olla tarjoajan myymälävalikoimaan sisältyviä" sekä "tarjoajalla tulee olla myymälä Oulun kaupungin tai hankintayhteistyökumppanin alueella" sekä "tuotteisiin tulee olla mahdollisuus tutustua tarjoajan toimitiloissa ja saada asiantuntija-apua tuotteen valinnassa", lisäksi mainittuna on "Tilaajan ja sopimustoimittajan väliset tilaukset ja tilausvahvistukset kulkevat sähköpostin kautta. Riittääkö jos tuotteet

2 ovat varastossa josta ne voidaan hakea, ja varastosta luovuttaja opastaa ja neuvoo oikean koneen valinnassa? Jos tilaus tehdään sähköpostilla niin miten koneen luovuttaja voi auttaa koneen valinnassa? Ei riitä, koska toimitiloilla tarkoitetaan myymälää ja tarjottujen tuotteiden tulee olla myymälävalikoimaan kuuluvia ja myymälässä nähtävissä. Tilaajalla on oltava mahdollisuus saada asiantuntija-apua (opastus ja neuvonta) koneen tai laitteen valinnassa sekä mahdollisuus tutustua hankittavaan tuotteeseen ennen hankintapäätöksen tekemistä. Päätöksenteon jälkeen varsinainen tilaus tehdään sähköiseen tilausjärjestelmään, josta tilaukset ja tilausvahvistukset kulkevat sähköpostilla. Koneen tai laitteen luovuttaja voi olla eri henkilö kuin opastuksen ja neuvonnan antaja. 6. Asennuspalvelut, tarjouspyynnössä on mainittuna "Tarjotut tuotteet on TARVITTAESSA toimitettava tilaajalle paikalleen asennettuna valmiiseen liitäntään. Toimitettavista laitteista toimittaja asentaa veloituksetta seuraavat laitteet: kylmäkoneet ja pyykinpesukoneet joissa liitännät valmiina" Edellä mainittujen tuotteiden toimituksessa, kuuluuko kylmäkaapin oven kätisyyden vaihto myös tähän hintaan? Tai "käyttökuntoon laitto", jolloin kaapin sisältä laatikoita paikoillaan pitävät tarratkin irroitetaan. Oven kätisyyden vaihto ja kaikki koneen käyttökuntoon asentamiseen liittyvät toimet tehdään kylmäkoneissa ja pyykinpesukoneissa, joissa liitännät valmiina veloituksetta. Hinnoiteltavalla asennuspalvelulla tarkoitetaan erikoisammattiasentajaa vaativia asennuksia. Mitä tarkoittaa "TARVITTAESSA", käykö asiakkaan edustaja valitsemassa tuotteen ensin ja pyytää sen toimituksen asennettuna tiettyyn osoitteeseen? Vai tehdäänkö asennus kun tuote tilataan puhelimella tai sähköpostilla toimituksen JA asennuksen kera? Jos tilaajan edustaja ei itse tee erikoisammattiasentajaa vaativaa asennusta vaan pyytää toimittajaa suorittamaan asennuksen niin hankintapäätöksen ja tilauksen tekeminen tapahtuu kysymykseen 4. annetun vastauksen mukaisesti. Monet vuokratalo-yhtiöt vaativat että pesukoneliitäntöjä tekevät asentajat omaavat luvat, vaikka kyseessä olisi yksinkertainen liittimien yhdistäminen, onko vaatimuksia joita asentajan pitää tässä tapauksessa täyttää? (esim. kokemusta aikaisemmista asennuksista tms.)

3 Pienissä liitosputkien asennuksissa ei tarvitse kyseisiä lupia, esim. samassa tilassa on jo käsienpesuallas jonka viemäriin pesukoneen voi liittää. Suosittelemme että, jos kiinteistöihin tehdään putkitöitä niin tekevällä yrityksellä olisi KVV luvat täyttävä henkilö työnjohdossa. Sähkötöissä pistorasian lisäämiseen tai muutokseen pitää olla itsellä tai yrityksellä sähköurakointiluvat. 7. Laitteisiin tutustuminen, tarjouspyynnössä tilaaja "varaa oikeuden tutustua tarjottuihin tuotteisiin vaatimusten todentamiseksi". Koskeeko tutustuminen vain tiettyjä isoja kodinkoneita vai koskeeko se kaikkia tuotteita? Tutustuminen koskee kaikkia hintalomakkeella tarjottuja tuotteita (36 kpl) Riittääkö joistain tuotteista maahantuojan esitteet ja internetsivut? Ei riitä. Tarjouksen liitteenä tulee olla tuotekuvasto tai erilliset sivut tarjotuista tuotteista 1-36, josta käy selville, että tuotteille vaaditut minivaatimukset täyttyvät. Milloin tuotteet pitää olla esillä, ennen sopimuksen tekoa vai ennen hankinnan päätöksen tekoa? Tilaaja varaa oikeuden tutustua tarjottuihin tuotteisiin tuotteiden ehdottomien vaatimusten todentamiseksi ennen hankintapäätöksen tekemistä toimittajan osoittamassa paikassa. Millaisessa kunnossa pitää tuotteet olla? Käyttövalmiina virrat päällä vai riittääkö paketista purettuna ilman kahvojen asennusta tms? (suosittelemme että tarjoajan pitää toimittaa tarjouksensa mukana tarjoamistaan tuotteista kyseisen koneen maahantuojan tekniset-tiedot ja esitteet sähköisessä muodossa) Esillä olevat tuotteet täytyy olla paketista purettuna niin, että ehdottomien vaatimusten todentaminen on helposti toteutettavissa. 8. Tuotteiden takuu-aika, tarjouspyynnössä on mainittuna "Takuu-ajan on oltava ammatimaiseen käyttöön hankittavissa kotitalous ja pienkoneissa vähintään 6kk" ja jokaisen tuotteen kohdalla takuu-aika sarake, ymmärrettävistä syistä joillakin tuotteilla on erilainen takuuaika. Mutta kysymys kuuluukin: millaiseen paikkaan mitäkin koneita otetaan

4 käyttöön? Eli takuu-aika määräytyy joidenkin tuotteiden kohdalla sillä missä käytössä tuote on? Vaikkapa pyykinpesukone, jos sitä käytetään päiväkodissa kuravaatteita pestävänä noin 6 kertaa päivän aikana ja käyttäjiä on useita, niin takuu-aika saattaa olla pienempi. (Suositelemme että ne koneet joissa käyttäjiä on useita ja käyttö on normaalia perhekäyttöä isompaa, jätetään pois hankinnasta ja ne hankintatoimi joko kilpailuttaa erikseen tai ostaa valituilta sopimus-toimittajilta, varsinkin jos tuotteita tarvitaan vuoden aikana vain pari kappaletta tai niiden arvo hankinnasta on minimaalinen.) Koneet tulevat koulujen, päiväkotien ja toimistojen käyttöön, joten koneet ovat ammattimaisessa käytössä. 9. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset, "osatarjoukset sallitaan kunnittain". Missä määritetään millainen osatarjous hyväksytään missäkin kunnassa? Tarjouspyynnössä määritellään, että osatarjoukset sallitaan kunnittain siten, että tarjoaja voi tarjouslomakkeella välilehdellä kuljetusmaksut ilmoittaa mille kaikille kunnille tarjoaa tarjoten kaikkia 1-36 kpl tuotetta. Mitkä tuotteet pitää vähintään tarjota jotta se kattaa minkä tahansa kunnan vaatimukset? Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella välilehdellä kuljetusmaksut keille kunnille haluaa tarjota ja välilehdellä hintalomake oleville kaikille36 kpl tuotteelle täytyy antaa hinta ja joka on sama kaikille kunnille. Mitkä tuotteet pitää tarjota että ne täyttävät vähäisimmänkin tarpeen omaavan kunnan koneet? Hintalomakkeen kaikille 36 kpl tuotteelle täytyy olla hinta tai tarjous hylätään. Jos useammalta alueelle tarjoavista yrityksistä tarjouksissa on vain osa tuotteista niin valitaanko alueelle useampi toimittaja? Kaikille kunnille pyritään valitsemaan kolme toimittajaa edellyttäen, että tarjoaja on tarjonnut kaikille 36 kpl tuotteelle hinnat.

5 10. Hintavertailu, "tuotteiden 1-36 yksikköhinnat lasketaan yhteen. Tuotteiden yksikköhintojen ja kuljetusmaksut/kunnittain yhteisumma lasketaan yhteen josta muodostuu tarjouksen vertailuhinta". Kysymykseemme 8 viitaten, "osatarjoukset sallitaan kunnittain", miten laskentakaavassa on otettu huomioon tarjoukset joissa ei ole kaikkia tuotteita tarjottuna? Kuten tarjouspyynnössä todetaan, tarjoajan on annettava hintatiedot kaikille liitteellä 3 (välilehti hintalomake) luetelluille tuotteille ja mikäli tarjoaja ei ole antanut hintatietoja kaikille liitteessä 3 luetelluille tuotteille niin tarjous hylätään. 11. Tarjouksen sisältö,"tuotteen vaadittujen minimiominaisuuksien täyttyminen...". Ellei tuotteen kohdalla ole mainittuna arvona XXX-YYY, niin mitkä ominaisuudet luetaan minimiominaisuuksiksi? Entä maksimi? Silloin minimi- ja maksimiominaisuudet eivät ole pakollisia. 12. Tarjouspyynnön hintalomakkeessa, LIESITUULETTIMET, kohta 4, liesikupu kerrostaloille, moottoriton, painovoimaiseen ilmanvaihtojärjestelmiin. Onko virhe ja tarkoitetaan että huippuimuriin tarkoitettu liesikupu jossa ei ole moottoria? Tarkoitetaan huippuimuriin tarkoitettua liesikupua, jossa ei ole moottoria. 13. Tarjouspyynnön hintalomakkeessa, JÄÄ-PAKASTINKAAPIT, kohta 15, kompressorien määrä 1-2. Koska yhdellä kompressorilla oleva on edullisempi niin miksi kysyä 2:lla kompressorilla? Tarjoaja saa valita kumpaa tarjoaa. 14. Tarjouspyynnön hintalomakkeessa, KAAPPIPAKASTIMET, kohta 18, "sopii pariksi jääviileän kaapin kanssa". Mitkä ominaisuudet pitää olla samat pariksi liitettävien koneiden kesken? Entä jos toinen parista menee rikki eikä samanlaista ole enää saatavilla? Koko täytyy olla sama kuin kohdassa 16 tarjotun 1-ovisen jääviileä- tai jääkaapin kanssa. Jos toinen parista menee rikki eikä samanlaista ole saatavilla pyritään hankkimaan kooltaan saman kokoinen.

6 15. Tarjouspyynnön hintalomakkeessa, KUIVAUSRUMMUT, kohta 36, "sopii pariksi 7kg edestä täytettävälle pyykinpesukoneelle". Onko muita vaatimuksia kuin että kuivausrummun pystyy laittamaan pyykinpesukoneen päälle? Ei ole Oulun konttori, hankintapalvelut Paula Mertaniemi Hankinta-asiantuntija