KIRKKONUMMEN KUNNANTALOHANKKEEN VALMISTELUUN LIITTYVÄ TOIMINTO- JEN JA HENKILÖSTÖN KONSULTOINTIHANKE

Transkriptio

1 KIRKKONUMMEN KUNTA 1 KIRKKONUMMEN KUNNANTALOHANKKEEN VALMISTELUUN LIITTYVÄ TOIMINTO- JEN JA HENKILÖSTÖN KONSULTOINTIHANKE Hankintayksikkö: Kirkkonummen kunnanhallitus Osoite: PL KIRKKONUMMI Sähköposti kirkkonummen.kunta@kirkkonummi.fi Faksi (09) Yhteyshenkilö Hallintojohtaja Risto Pakarinen, puh TARJOUSPYYNNÖN TAVOITE Konsultointihankkeen sisältö Kirkkonummen kuntaan rakennetaan lähivuosina uusi kunnantalo. Konsultointihankkeen tavoitteena on esitettyjen seikkojen pohjalta arvioida, minkälaisia muutospaineita kunnan organisaatioon ja työjärjestelyihin kohdistuu nyt ja tulevaisuudessa ja mihin toimenpiteisiin olisi perustelua ryhtyä jo ennen kunnantalon valmistumista. Selvityksessä tulee ennakkoluulottomasti hakea uusia hallinnon yhteistyö- ja toimintamalleja. Toiminnalliset yleiset uudistustarpeet ja mahdollisuudet Julkisen sektorin tulevien haasteiden johdosta on voimakkaasti nostettu esiin vaatimus julkishallinnon tuottavuuden parantamisesta. Hallituksen tietoyhteiskuntaohjelmassa on mm. tavoitteiksi asetettu organisaatioiden palvelujen parantaminen, toimintojen ja prosessien tehostaminen sekä kilpailukyvyn ylläpito ja kehittäminen. Tieto- ja viestintäteknologiaa hyödyntämällä on tarkoitus parantaa palvelujen saatavuutta, laatua ja kustannustehokkuutta. Useissa kunnissa on mm. Paras- hankkeeseen liittyen etsitty uusia toimintatapoja ja malleja kunnan palvelutuotannon parantamiseksi ja tehostamiseksi. Myöskin Kirkkonummen kunnan Paras- hankkeen ja kunta- ja palvelustrategiahankkeen yhteydessä on arvioitu rakenteellisiin ja toiminnallisiin uudistuksiin liittyviä kehittämistarpeita. Keskeiset taustatekijät Kirkkonummen kunta kehittyy nopeasti. Kunnan henkilöstön määrä on lisääntynyt voimakkaasti noin 2.400:aan ja kunnan hallinto-organisaatiota on uudistettu. Uudet toimielimet ovat aloittaneet toimintansa vuoden 2009 alusta. Kunnan hallinto- ja toimintaorganisaatio toimii hajautetusti siten, että kunnan hallinnollisia ja kuntalaispalveluja tuotetaan useissa eri toimipaikoissa. Toimipaikkoja on keskustan alueella yhteensä 12. Hajasijoitus merkitsee epätarkoi-

2 KIRKKONUMMEN KUNTA 2 tuksenmukaisia työolosuhteita, yhteistyön vähäisyyttä ja palveluprosessien hajanaisuutta. Kunta on yhteistyössä Kuntien eläkelaitoksen kanssa solminut vuonna 2008 yhteistyösopimuksen uuden kunnantalon toteuttamisesta. Arkkitehtisuunnittelu on käynnissä ja käytännössä uuteen kunnantaloon on sijoittumassa kunnan konsernihallinnon (ml. sisäiset palvelut kuten atk-yksikkö) ja perusturvan ja sivistystoimen toimintoja. Välittömään läheisyyteen sijoittuu yhdyskuntatekniikan ja terveystoimen toimintoja. Kunnantalon odotetaan valmistuvan vuoden 2011 lopussa. Kunnantaloon on suunniteltu sijoittuvan noin 200 kunnan työntekijää, lisäksi rakennuksessa sijaitsevat kunnan keskeiset kokoustilat ja yleisöä suoraan palvelevat palvelupisteen tilat. Kunnan vuoden 2009 talousarvio lähtökohtana Kunnan vuoden 2009 talousarvioon sisältyy seuraava selvitystehtävä: sivu 33 Toiminnan painopistealueet Tehdään ennen kehysarvion 2010 käsittelyä koko kuntakonsernia koskeva selvitys toimenpide-ehdotuksineen hallinto- ja toimistohenkilöstön työprosessien kehittämis- ja tehostamismahdollisuuksista. Selvityksessä tulee huomioida uuden kunnantalon mukanaan tuomat vaikutukset ko. henkilöstön työtehtäviin ja henkilöstötarpeeseen, Toiminnalliset uudistustarpeet ja mahdollisuudet Edellä esitettyjen seikkojen pohjalta tavoitteena on arvioida, minkälaisia muutoksia kunnan organisaatioon on odotettavissa, mitä kunnallisilta hallintopalveluilta odotetaan, mitkä ovat tulevaisuuden yhteistyötarpeet eri yksiköiden välillä, mikä on työskentelytapojen oletettava/tavoiteltava kehitys ja minkälaisia tiloja ne vaativat. Fyysisten tilaratkaisujen lisäksi uudessa kunnantalossa tulee siten arvioida, mitä nykyisiin toimintatapoihin ja toimintamalleihin mahdollisesti tulevia uudistuksia tulee toteuttaa, jotta uudesta kunnantalosta saatava hyöty olisi mahdollisimman suuri. Vuonna 2006 kunnassa tehtiin kunta- ja palvelustrategian pohjaksi selvityksiä nk. palvelukeskusmallin toteuttamismahdollisuuksista henkilöstö- ja taloushallinnon osalta. Edelleen määrättyjä kunnan sisäisiä palveluja on kehitetty palvelukeskusmallin suuntaan. Palvelukeskushankkeen tavoitteena oli kehittää talous-, henkilöstö- ja materiaalihallinnon sekä talousohjauksen prosesseja kunnan uudessa toimintaympäristössä, ottaa käyttöön yhtenäiset toimintatavat, parantaa prosessien sujuvuutta, automatisoida rutiinitehtäviä ja varmistaa, että nämä sisäiset palvelut toimivat laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. Näin luodaan edellytyksiä vas-

3 KIRKKONUMMEN KUNTA 3 tata tulevan palvelutuotannon haasteisiin likipitäen olemassa olevilla hallinnon voimavaroilla. Kiteytettynä voidaan esittää seuraavia näkökohtia konsultoinnin pohjaksi: 1. minkälaisia muutoksia kunnan toimintatapoihin on odotettavissa, 2. mitä kuntalaiset kunnallisilta hallintopalveluilta odottavat, 3. mitkä ovat tulevaisuuden yhteistyötarpeet eri yksiköiden välillä, 4. mikä on työskentelytapojen oletettava/tavoiteltava kehitys ja minkälaisia vaatimuksia tiloilta mahdollisesti edellytetään. Uuden kunnantalon huonetilaohjelma Suunnittelun keskeisenä lähtökohtana on kunnan keskeisimmälle tontille toteutettava nelikerroksinen kunnantalo, jonka hyötykerrosala on noin 5000 m HANKKEEN KUVAUS Pyydämme tarjoustanne kunnan hallinnollisten palvelujen konsultoinnista. Konsultointi toteutetaan kunnan johtoryhmän tukemana pääasiallisesti olemassa olevasta aineistosta ja avainhenkilöiden haastatteluilla sekä konsultoinnin edellyttämällä muulla tavalla. Työ tapahtuu alustavan työaikataulun mukaisesti välisenä aikana hankkeen yleiskuvauksen, tämän tarjouspyynnön ja muiden kunnan antamien tietojen pohjalta. Konsultoinnin kokonaismäärä on lähtökohtaisesti seitsemän (7) konsultointipäivää. Konsultointi käsittää neljä kokonaisuutta seuraavasti: 1) Kunnan eri toimialoille yhteisten hallinnollisten palvelujen ja niihin liittyvien työprosessien arvioinnin 2) Kartoituksen hallinnollisten työprosessien kehittämis- ja tehostamismahdollisuuksista 3) Uuden kunnantalon mukanaan tuomien vaikutusten arviointi ko. henkilöstön työtehtäviin ja henkilöstötarpeeseen, 4) Toimenpidevaihtoehtojen hahmottelu uuteen kunnantaloon siirtyessä 3. HANKINTAMENETTELY JA HANKINNASTA ILMOITTAMINEN Hankintayksikkö arvioi, että hankinnan suuruus alittaa kansallisen kynnysarvon. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilmailmoituskanavalla ja kunnan internetsivuilla

4 KIRKKONUMMEN KUNTA 4 4. HANKINTAPÄÄTÖS JA SOPIMUKSEN TEKEMINEN Hankinnasta tehdään saatujen tarjousten vertailun jälkeen hankintapäätös. Sopimus konsultoinnista tehdään yhden toimittajan kanssa. Sopimus osapuolten välillä syntyy, kun sopimus on allekirjoitettu. Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen tekemiseen liittyvistä kuluista eikä ole oikeutettu korvaukseen, vaikka hankinta peruuntuisi tai keskeytyisi. 5. TARJOUKSEEN LAATIMINEN JA SIIHEN LIITETTÄVÄT LIITTEET JA SELVITYKSET Tarjoukset on pyrittävä laatimaan niin, että ne eivät sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen mainittava ja niiden tulee olla erillisellä liitteellä. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Tarjoukseen tulee liittää: - toimittajan kaupparekisteriote tai ammatti- tai elinkeinorekisteriote - selvitys toimittajan taloudellisesta asemasta o selvitys veronmaksuvelvollisuuden täyttämisestä (verovelkatodistus) o todistus maksetuista työeläkemaksuista - referenssiluettelo, joka käsittää vähintään kolme kuntayhteisöä, joissa tarjoaja on toiminut konsulttina strategian laadinnassa. 6. HANKITTAVAN PALVELUN KUVAAMINEN TOIMITTAJAN TARJOUKSESSA Kunta pyytää tarjoajia selvittämään tarjouksessaan seuraavat seikat: A. Kuvaus konsultoinnin suorittamisesta B. Toimittajan arvio konsultoinnin kestosta vaiheittain. C. Vastaavan konsultin nimi, ammatillinen osaaminen ja kokemus vastaavien konsultointien suorittamisesta D. Muiden mahdollisesti käytettävien konsulttien ammatillinen osaaminen ja kokemus vastaavien konsultointien suorittamisesta 7. TARJOUSHINNAN ILMOITTAMINEN Tarjoushinta tulee ilmoittaa arvonlisäverottomana konsulttipäivän hintana, johon tulee sisältyä myös matka- ja päivärahakustannukset. Mikäli eri vaiheiden konsulttipäivien hinnat vaihtelevat, ilmoitetaan arvioitu päivien lukumäärä ja yksikköhinta. Tarjoajan tulee myös ilmoittaa oma arvionsa kohdassa 6 esitetyn konsultoinnin pituudesta työpäivinä. 8. HANKINNAN VALINTA- JA TARJOUSTEN VERTAILUKRITEERIT Tarjouspyynnön ehdot täyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisuutta arvioidaan seuraavin kriteerein: Palvelun laatu ja sisältö 60 %, enintään 30 pistettä Palvelun laatua arvioidaan seuraavasti:

5 KIRKKONUMMEN KUNTA 5 Toimittajan kuvaus konsultoinnin suorittamisesta ja kestosta vaiheittain (kohta 6 A ja B), 30 % Konsulttien ammatillinen osaaminen ja kokemus vastaavien konsultointien suorittamisesta (kohta 6 C ja D), 30 %. Eniten laatupisteitä saanut tarjous saa 30 pistettä ja muut tarjoukset saatujen kokonaispisteiden suhteessa saadun pienemmän pistemäärän. Palvelun hinta 40 %, enintään 20 pistettä Hintavertailussa käytetään arvonlisäverottomia konsulttipäivien hintoja. Mikäli toimittaja ilmoittaa useita hintoja, vertailussa käytetään niiden arvioiduilla konsulttipäivillä painotettua keskiarvoa. Halvin kokonaishinta, joka lasketaan kertomalla tarjottu konsulttipäivän hinta toimittajan arvioimalla konsulttipäivien lukumäärällä, saa 20 pistettä ja muut tarjotut kokonaishinnat hintaeron suhteessa lasketun alemman pistemäärän. Hankintayksikkö pidättää itsellään oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tarjoukset. 9. TARJOUKSEN VOIMASSAOLOAIKA. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. 10. TARJOUKSEN JÄTTÖAIKA Kirjallinen tarjous tulee jättää suljetussa kirjekuoressa viimeistään klo osoitteeseen Kirkkonummen kunta Kunnanhallitus PL Kirkkonummi Kuoreen vasempaan alalaitaan merkitään hankinnan tunnus Kunnantalo Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon.. Ystävällisin terveisin Risto Pakarinen hallintojohtaja.