Kansallisarkiston kysely analogisista aineistoista. Kyselyn 2. vaiheen tulokset

Transkriptio

1 Kansallisarkiston kysely analogisista aineistoista Kyselyn 2. vaiheen tulokset

2 Aineistokartoituksen 2 vaihe Kysely toteutettiin Aineistomääriltään suurimmille valtionhallinnon organisaatioille 54 vastaanottajaa Kysely lähetettiin niille organisaatioille, joilla oli ensimmäisen kyselyn perusteella hallussa yli 500 hm analogisia aineistoja Poikkeuksina ei siirtovelvolliset organisaatiot (Museovirasto, Suomen Metsäkeskus) Maistraatit, hallinto-oikeudet, hovi-oikeudet ja Aluehallintoviranomaiset: 1 edustava vastaaja otoksena 16 käräjäoikeutta, joiden organisaatioon, arkistotiloihin ja aineistoihin liittyy toimenpiteitä ja muutoksia käräjäoikeusuudistuksen myötä Hallinnolliset niputukset (VNK+ministeriöt, Poliisihallitus, Puolustusvoimat) 2

3 Aineistokartoituksen 2 vaihe Kyselyllä kartoitettiin arkistotasolla tietoja aineiston ominaisuuksista; aineiston laadusta, kunnosta, kuvailun tasosta, käyttörajoituksista ja muista ilmentymistä Tietoa tiekartan suunnitteluun, digitointiprosessin suunnittelemiseen ja tarvittaessa kustannus-hyötylaskelman tarkentamiseen Kysely koostui kahdesta kyselylomakkeesta: Kyselylomakkeessa 1 kysyttiin organisaation perustietoja. Kyselylomakkeessa 2 kysyttiin arkistotasolla analogisen aineiston ominaisuuksia 3

4 Kaikki kyselyn vastaanottajat vastasivat kyselyyn Arkistokohtaisia kyselylomakkeita palautettiin yhteensä 721 kpl (sis. yhteensä vastaukset noin 1000 arkistosta) Toisen kyselyn vastaanottajat edustivat aineistomääriltään noin 80 % 1. kyselyn vastaajista (Ei sis. Museoviraston ja Suomen Metsäkeskuksen lukuja) 4

5 2. Vaiheen vastaajien lukuja verratessa 1. ja 2. kyselyn kesken voidaan todeta, että pysyvästi säilytettävien aineistojen luku on lähes saman, mutta ajan säilytettävien aineistojen on tarkentunut tai kyselyn 2. vaiheessa on jäänyt vastaamatta joidenkin aikaisten kokonaisuuksien osalta. Analogisen aineiston Pysyvästi säilytettävää Määräajan säilytettävää 1. Kyselyn summa hm hm hm 2. Kyselyn summa hm hm hm 5

6 Aineistot hyllymetreinä Hallinnonala 10. Analogisten asiakirja-aineistojen kokonais 11. Pysyvästi säilytettävien analogisten asiakirjojen Määräajan 40 vuotta ja sitä säilytettävien vanhempien analogisten analogisten asiakirjaaineistojen aineistojen Liikenne- ja viestintäministeriö Maa- ja metsätalousministeriö Oikeusministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö Puolustusministeriö Sisäministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Valtioneuvoston kanslia (sis. Ministeriöt) Valtiovarainministeriö Ympäristöministeriö Yhteensä (noin 47 %) (noin 53 %) (noin 12,5 %) 6

7 Aineistot hyllymetreinä Hallinnonala 14. Arvonmääritystä/ seulontapäätöstä vailla olevien analogisten asiakirjaaineistojen 16. Järjestämättömän aineiston 18. Toisistaan erottelemattoman pysyvästi ja ajan säilytettävän aineiston 52. Päätearkistotiloissa säilytettävän aineiston 53. Lähiarkistotiloissa ja työtiloissa säilytettävän aineiston Liikenne- ja viestintäministeriö Maa- ja metsätalousministeriö Oikeusministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö Puolustusministeriö Sisäministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Valtioneuvoston kanslia (sis. Ministeriöt) Valtiovarainministeriö Ympäristöministeriö Yhteensä

8 Aineistot hyllymetreinä Hallinnonala 26. Paperiasiakirjojen 27. Irtonaisten paperiasiakirjojen 28. Paperiyhdistimin yhteen liitettyjen paperiasiakirjojen A4/foliokoon paperiasiakirjojen A4/folio-koon aineiston yhteydessä olevien A4/folio -kokoa suurempien paperiasiakirjoj en 31. A4/folio - kokoa suurempien asiakirjojen Liikenne- ja viestintäministeriö Maa- ja metsätalousministeriö Oikeusministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö Puolustusministeriö Sisäministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Valtioneuvoston kanslia (sis. Ministeriöt) Valtiovarainministeriö Ympäristöministeriö Yhteensä

9 Aineistot hyllymetreinä Hallinnonala 32. Erikoispaperin (lumppu-/silkki- /voipaperi tai pahvi/kartonki) 33. Sidosten 34. A4/folio - koon ja tätä pienempien sidosten 35. A4/Folio - kokoa suurempien sidosten 39. Huonokuntoisten analogisten asiakirjojen 41. Käsinkirjoitetun asiakirjaaineiston Liikenne- ja viestintäministeriö Maa- ja metsätalousministeriö Oikeusministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö Puolustusministeriö Sisäministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Valtioneuvoston kanslia (sis. Ministeriöt) Valtiovarainministeriö Ympäristöministeriö Yhteensä

10 Erikoisaineistot, aineistot kappaleina 36. Arkistoon sisältyvät erikoisaineistot ja niiden (kpl) Hallinnonala Karttoja tai piirustuksia Negatiiveja tai lasinegatiiveja Liikkuvaa kuvaa Valokuvavedoksia Audioaineistoja Mikrofilmirullia Mikrokorttia Liikenne- ja viestintäministeriö Maa- ja metsätalousministeriö Oikeusministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö Puolustusministeriö Sisäministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Valtioneuvoston kanslia (sis. Ministeriöt) Valtiovarainministeriö Ympäristöministeriö Yhteensä

11 Suurin osa aineistosta on paperiasiakirjoja (sis. kortistot). Paperiasiakirjoista vain noin 22 % on irtonaisia (ei paperiliittimiä kuten niittejä, klemmareita, arkistohaarukoita yms.) Paperiasiakirjoista suurin osa on A4/folio-kokoisia (yht. n hm). Tähän än sisältyy suurempia paperiasiakirjoja noin hm. Foliokokoa suurempia erikseen arkistoituja paperiasiakirjoja on noin 1800 hm 11 Etunimi Sukunimi

12 40 v vanhempia aineistoja noin 12,5% ( hm). Erikoispapereita (ohuet / paksut) noin 4,75 % ( hm) Huonokuntoisia aineistoja noin 3,5 % (9100 hm) Järjestämätöntä aineistoa noin 9 % ( hm) Pysyvästi ja ajan säilytettävää aineistoa, jota ei ole eroteltu toisistaan noin 16,5 % ( hm) Nämä aineistot vaativat todennäköisesti eniten resursseja (hitaampia ja vaativampia kunnostaa / valmistella / digitoida) 12

13 Aineiston jakautuminen hyllymetreittäin eri paikkakuntien välillä. Määrästä puuttuu kyselyssä tarkemmin ilmoittamatta jääneet / muut toimipaikat vastauksella ilmoitetut aineistot (yht. noin hm) Kolme suurinta paikkakuntaa ovat 1. Helsinki, 2. Jyväskylä, 3. Vantaa Helsingissä / pääkaupunkiseudulla on yli puolet (noin 58 %) ilmoitetusta aineistostä 13

14 Kyselyssä kysyttiin myös sisältääkö arkistot sellaista analogista aineistoa, joka on myös digitaalisessa muodossa Digitoidun analogisen aineiston noin hm Syntysähköisestä tietoaineistosta tulostetun analogisen aineiston hm Osa tästä aineistosta todennäköisesti mahdollista tallettaa digitaalisena (ei tarvetta uudestaan digitoinnille). Vaatii kuitenkin lisäselvittelyä. 14