Intel arvioi saavansa yhdistetyllä viestinnällä 20 prosentin säästöt äänineuvotteluissa

Transkriptio

1 Microsoft Office system Asiakasratkaisuesimerkki Intel arvioi saavansa yhdistetyllä viestinnällä 20 prosentin säästöt äänineuvotteluissa Yleistietoja Maa tai alue: Yhdysvallat Toimiala: Tekniikka Asiakasprofiili Intel kehittää innovatiivisia digitaalitekniikan tuotteita, ensisijaisesti integroituja piirejä. Intelillä on yli työntekijää. Käyttöönoton jälkeen odotamme säästävämme vähintään 20 prosenttia äänineuvottelukustannuksistamme. Kun neuvotteluihin käytetään miljoona minuuttia päivässä, säästö on merkittävä. Tilanne Intel halusi toimittaa käyttäjille yhtenäisen yhteistyöympäristön, jonka avulla olisi helppo siirtyä viestintätavasta toiseen. Ratkaisu Intel otti käyttöön Microsoft Office Communications Server 2007:n, jonka avulla se saattoi toimittaa kaikille työntekijöille tavoitettavuustietoja käyttävät moniyhteystilat pikaviestija neuvotteluominaisuuksineen. Organisaatiossa on jatkuvasti käytössä myös ääni- ja video-ominaisuuksia. Etuja Työntekijöiden tuottavuus paranee entistä monipuolisempien viestintävaihtoehtojen ansiosta. Toimiston puhelinten korvaamisen ohjelmistopuhelimilla odotetaan pienentävän kustannuksia ja tukevan toimistotyöntekijöiden liikkuvuutta. Äänineuvottelujen kustannusten uskotaan pienentyvän 20 prosenttia. Matkustus- ja logistiikkakustannukset pienenevät, ja ympäristövaikutukset ovat myönteiset. Intel on maailman suurin puolijohdesirujen valmistaja 38,3 miljardin dollarin tuottoineen vuonna Yritys etsi yhtenäistä viestintäratkaisua tehostaakseen maailmanlaajuisten toimintojensa yhteistyötä. Intel valitsi tarpeisiinsa parhaiten sopivan ratkaisun, Microsoft Office Communications Server 2007:n, jonka Intel on ottanut käyttöön kaikille työntekijälleen. Intelin ohjelmisto- ja palvelusuunnittelijat toimivat tiiviissä yhteistyössä Microsoftin kanssa varmistaakseen ohjelmiston tehokkaan suorittamisen Intel Xeon -palvelimissa ja Intel vpro -tekniikkaa käyttävissä tietokoneissa. Hiljattain yritys otti käyttöön Office Communications Server 2007 R2:n hyödyntääkseen sen HD-laatuista videokuvaa, palvelinpohjaista äänineuvottelua, edistyneitä ääniominaisuuksia ja helppokäyttöistä työpöydän jakamista. Intel odottaa äänineuvottelujen ja HD-videoneuvottelujen pienentävän neuvottelukustannuksia kahdellakymmenellä prosentilla ja tehostavan prosesseja.

2 SIP ja tavoitettavuustiedot ovat arvokkaita, sillä niiden avulla käyttäjät voivat tunnistaa käytettävissä olevat sidosryhmät ja vaihtaa viestintätilaa helposti. Käyttäjä voi vaihtaa ääni-, tieto- ja videoominaisuuksien välillä tai käyttää niitä kaikkia yhdessä. Tilanne Vuonna 1968 perustettu, 38,3 miljardin dollarin tuottojen Intel kehittää edistyneitä, integroituja digitaalitekniikkatuotteita, ensisijaisesti integroituja piirejä. Intelin IT-organisaatio etsii jatkuvasti yhtiön työntekijälle parhaita mahdollisia työkaluja pyrkien samalla pienentämään kustannuksia. Vuonna 2000 Intelissä huomattiin SIP (Session Initiation Protocol) -standardien merkitys viestinnässä ja ymmärrettiin, että SIP-tekniikkaa voitaisiin käyttää laadukkaissa viestintä- ja yhteistyöratkaisuissa pienin kustannuksin. Tuolloin SIP:tä käytettiin tavallisesti pikaviestisovelluksissa, mutta Intel seurasi tekniikan kehitystä ja odotti, milloin sen avulla voitaisiin yhdistää yrityksen eri viestintämenetelmät. Vuonna 2006 Intel arvioi SIP:n olevan valmis tähän. Intel oli jo ottanut käyttöön Microsoft Office Live Communications Server 2005:n pikaviestien ja tavoitettavuustietojen hallintaan. Tämä oli ensimmäinen SIP:hen perustuva viestintätoteutus Intelillä. Lisäksi Intelin ohjelmisto- ja palvelusuunnittelijat olivat tehneet tiivistä yhteistyötä Microsoftin kanssa varmistaakseen ohjelmiston parhaan mahdollisen toimivuuden Intel-pohjaisissa Xeon-palvelimissa ja vpro-tekniikkaa käyttävissä tietokoneissa. Ennen käyttöönottoa monet Intelin työntekijöistä käyttivät erilaisia Internetpohjaisia pikaviestipalveluja. IT-osasto huomasi tekniikan edut mutta halusi viestinnän täyttävän tiukat tietoturvakäytännöt. Intel vaati käyttäjiä itse lataamaan ja asentamaan pikaviestiratkaisun tietokoneisiinsa. Käyttö oli silti laajaa. On aina hyvä, kun kanta voidaan asentaa nopeasti käyttäjien oman valinnan pohjalta, kertoo Intelin Technical Services Manager Donald Clark. Näin Microsoftista tuli meillä standardi suureen kysyntään perustuen. Ihmiset tietävät, että viestintä ilman sitä on vaikeaa. Intel käytti myös Microsoft Office Live Meetingin isännöityä verkkoneuvottelupalvelua verkkoneuvotteluihin ja sovellusten jakamiseen. Suurin osa neuvotteluista oli viiden kuuden ihmisen kokouksia tietojen jakamista varten. Intel käytti Live Meetingiä verkkoneuvotteluihin, mutta ylläpiti erillistä äänineuvottelupalvelua äänikomponenttien osalta. Tällä hetkellä Intel käyttää noin 35 miljoonaa minuuttia kuukaudessa äänineuvotteluihin. Kun pikaviestit, tavoitettavuustiedot ja verkkoneuvottelut oli otettu laajalti käyttöön, Intel oli valmis tarkastelemaan tuotteita, jotka käyttäisivät SIP:tä tavoitettavuustietojen, tietojen, äänen ja videon integroinnissa. SIP ja tavoitettavuustiedot ovat arvokkaita, sillä niiden avulla käyttäjät voivat tunnistaa käytettävissä olevat sidosryhmät ja vaihtaa viestintätilaa helposti. Käyttäjä voi vaihtaa ääni-, tieto- ja video-ominaisuuksien välillä tai käyttää niitä kaikkia yhdessä, Clark huomauttaa. Se ei olisi mahdollista ilman yhteistä standardia. Clark jatkaa: Tavoitteenamme on toimittaa työkalut, joita käyttäjät tarvitsevat töidensä tekemiseen heidän sijainnistaan riippumatta. Kun kaikki viestintätavat on integroitu yhdeksi ratkaisuksi, käyttäjät voivat työskennellä tehokkaasti, missä sitten ovatkin. Intel halusi poistaa kaikki viestinnän ja yhteistyön esteet myös sijainnin luomat esteet sekä pienentää viestintäjärjestelmän kustannuksia. Saavuttaakseen tavoitteensa Intel päätti käyttää standardeihin perustuvaa SIP:tä kaikessa viestinnässään. Ratkaisu Tutkittuaan saatavilla olevia viestintätuotteita Intel päätti päivittää Microsoft Office Communications Server 2007:ään, joka tarjoaa käyttöön integroidut pikaviestintä-, tavoitettavuustieto-, puhe-, video- ja verkkoneuvotteluominaisuudet. Intelin

3 Lyhyen, käyttäjää käsittäneen testijakson jälkeen siirsimme loput käyttäjää uusiin palvelimiin yhden viikonlopun aikana. Meillä on muitakin videotuotteita, mutta ne eivät ehkä koskaan vastaa koko yrityksen tarpeisiin. Office Communications Server voi vastata näihin tarpeisiin, koska se on jokaisen työntekijän käytettävissä. mielestä markkinoilla oleviin muihin tuotteisiin verrattuna Microsoftin viestintäratkaisu oli paras muun muassa sen vuoksi, että se on tiiviisti integroitu muihin Office-sovelluksiin ja sen käyttöliittymä on entuudestaan tuttu. Microsoft on yhdistänyt SIP-tekniikan tehokkaasti yhtiön omiin tekniikoihin, Clark sanoo. Skaalautuvuus ja käyttöönotto Vuonna 2007 Intel otti käyttöön palvelinryhmän, joka kattoi kaikki työntekijää. Olemme erittäin tyytyväisiä Office Communications Server 2007:ään ja siihen, miten Microsoft tekee tuotteistaan todella skaalautuvia suuria organisaatioita varten, Clark huomauttaa. Lyhyen, käyttäjää käsittäneen testijakson jälkeen siirsimme loput käyttäjää uusiin palvelimiin yhden viikonlopun aikana. Käyttäjiä kehotettiin lataamaan Microsoft Office Communicator asiakasohjelma ja heille lähetettiin sähköpostiviesti päivityksen eduista. Viiden viikon kuluttua 86 prosenttia käyttäjistä oli päivittänyt järjestelmänsä. Sen jälkeen IT-henkilöstö asensi asiakasohjelman jäljellä oleville käyttäjille, ja nyt yli 96 prosenttia käyttäjistä käyttää Office Communicatoria päivittäisessä viestinnässään. Sellaisetkin työntekijät, jotka eivät käytä Windows -pohjaisia koneita esimerkiksi sirujen suunnittelijat vaativat käyttöönsä Office Communications Server 2007:n. Intel pystyi tarjoamaan asiakasohjelman myös tällaisten käyttäjien käyttöön hyödyntämällä Microsoft Office Communicator Web Accessia. Jotkut suunnittelijat käyttävät sähköpostia ehkä kerran päivässä ja ovat käyttäneet sähköpostipisteitä tätä varten, mutta Office Communicatoria he käyttävät kaiken aikaa, Clark kertoo. Vaikka Office Communicator on niin sanotusti valinnainen tuote, se on yksi laajimmin käytetyistä sovelluksistamme. Neuvottelutoiminnot Kun ihmiset oli saatu käyttämään Office Communications Server 2007:n pikaviestija tavoitettavuustoimintoja, Intel alkoi laajentaa muiden ominaisuuksien käyttöä. Intel lopetti isännöidyn Office Live Meeting -palvelun ja siirsi verkkoneuvottelut Office Communications Server 2007:ään. Intel pyrkii käyttämään Office Communications Server 2007:ää myös videoneuvotteluihin. Office Communications Server antaa videoneuvotteluominaisuudet kaikkien työntekijöidemme käyttöön. Meillä on muitakin videotuotteita, mutta ne eivät ehkä koskaan vastaa koko yrityksen tarpeisiin, Clark selittää. Office Communications Server täyttää vaatimukset, koska se on kaikkien työntekijöiden käytettävissä. Videoneuvotteluja edistääkseen Intel vaihtoi kannettavien tietokoneiden ostostrategiaa ja suosii nyt malleja, joissa on sisäinen kamera. Vuonna 2008 Intel otti tällä ominaisuudella varustetut kannettavat tietokoneet käyttöön koko myyntihenkilöstölleen. Office Communications Server 2007 R2:n osalta Intelin suunnittelijat tekivät tiivistä yhteistyötä Microsoftin sovelluskehittäjien kanssa tuodakseen markkinoille teräväpiirtoeli HD-videoneuvotteluratkaisun, Clark sanoo. Intelin uudet vpro-pohjaiset pöytätietokoneet ja Centrino2-kannettavat voidaan varustaa HD:n vaatimalla käsittelyteholla. vprojärjestelmät on erityisesti suunniteltu tuottamaan parasta mahdollista liiketoimintaarvoa tietoturvaominaisuuksiensa, hallittavuutensa ja energiatehokkuutensa avulla. Office Communications Server 2007 R2 yhdessä vpro-tekniikan kanssa mahdollistaa ällistyttävän laadukkaat virtuaalikokoukset. Office Communications Server 2007 R2 yhdessä Centrino 2 vpro:n kanssa antaa Intelin liikkuvalle työvoimalle mahdollisuuden HDlaatuisiin videoneuvotteluihin, Clark sanoo.

4 Puhelinjärjestelmän päivittämisen yhteydessä haluamme luopua kiinteistä puhelinlaitteista. Puhelimien siirtäminen tietokoneeseen ja ratkaisun täydentäminen matkapuhelimilla lisää käyttäjien joustavuutta. Tämä ominaisuus on suuri edistysaskel vanhoihin ratkaisuihin verrattuna. Videokuvan laatu on nyt niin hyvä, että henkilökohtaiset tapaamiset voidaan korvata videoneuvotteluilla. Näin voidaan vähentää Intelin työvoiman matkustamista. Ääni Office Communications Serverin toista ominaisuutta, ääniviestintää, ei ole vielä pystytty täysin hyödyntämään Intelillä, ja silti yli käyttäjää on varhaisessa vaiheessa ottanut sen käyttöönsä ääniviestintätarpeisiinsa. Tavoitteenamme on saada ääni osaksi SIP-ratkaisua ja tasavertaiseksi verkon muiden tietolähteiden kanssa, Clark selittää. Ensin teemme verkon uudelleenjärjestelyjä voidaksemme käsitellä SIP-pohjaista ääniviestintää tehokkaasti. Tämän jälkeen voimme alkaa määrätietoisesti edistää laajamittaisempaa reaaliaikaisen ääniviestinnän käyttöä koko yrityksessä. Office Communications Server 2007 R2 Intel otti hiljattain käyttöön Office Communications Server 2007 R2:n testiympäristössä. Päivitys on seuraava askel organisaation siirtymisessä SIP-pohjaiseen viestintään. Office Communications Server 2007 R2 sisältää käyttäjien tarvitsemat äänineuvotteluominaisuudet, huomauttaa Clark. Äänineuvottelujen isännöinti sisäisesti Office Communications Serverissä antaa käyttäjille mahdollisuuden käyttää Live Meeting -verkkoneuvottelujen sisäisiä äänineuvotteluominaisuuksia sekä pienentää neuvottelujen kokonaiskustannuksia. Kuten muidenkin Intelin käyttämien ohjelmien, myös äänineuvotteluominaisuuksien käyttöönotto tapahtuu käyttäjälähtöisesti, mutta Intel aikoo myös ottaa käyttäjien käyttöön kuulokeparia ensi vuonna. Office Communications Server 2007 R2 mahdollistaa myös Office Communicator Mobile 3.0:n käyttämisen. Sovellus tuo Office Communications Serverin edut ja tavoitettavuustiedot mobiililaitteisiin sekä antaa käyttäjille mahdollisuuden käyttää yhtä numeroa kaikissa laitteissa. Etuja Intel odottaa Office Communications Server 2007 R2:n käyttöönotosta merkittäviä kustannussäästöjä. Käyttöönoton perimmäinen syy on kuitenkin työntekijöiden tuottavuuden ja tehokkuuden parantaminen. Office Communications Server 2007 R2:een siirtyminen tuo meille merkittäviä säästöjä äänineuvottelukustannuksistamme, mutta ennen kaikkea se tehostaa käyttäjien viestintää, Clark huomauttaa. Viestintäkustannusten pienentäminen Intelin tavoitteena on vähentää nykyisen äänineuvottelupalvelun käyttöä Office Communications Server 2007 R2:een siirtymisen jälkeen. Käyttöönoton jälkeen odotamme säästävämme vähintään 20 prosenttia äänineuvottelukustannuksistamme. Kun neuvotteluihin kuluu miljoona minuuttia päivässä, tällä on merkitystä, Clark sanoo. Säästöt voidaan ohjata takaisin omaan infrastruktuuriimme ja sen muihin parannuksiin. Tämä on järkevämpää rahankäyttöä, sillä investoimme nyt neuvottelutehokkuuteen samalla kun voimme pienentää kuluja, jotka nyt menevät taivaan tuuliin. Intel säästää rahaa myös siirtymällä ohjelmistopuhelinten käyttöön Office Communications Server 2007:n käyttöönoton myötä. Puhelinjärjestelmän päivityksellä haluamme luopua kiinteiden puhelinlaitteiden käytöstä. Joka kerta, kun teen tämän, vähennän resurssin, jota käytetään 40 tuntia viikossa, Clark selittää. Puhelimien siirtäminen tietokoneeseen ja ratkaisun täydentäminen matkapuhelimilla lisää käyttäjien joustavuutta.

5 Office Communications Server 2007 R2 yhdessä Centrino 2 vpro:n kanssa antaa Intelin liikkuvalle työvoimalle mahdollisuuden HD-laatuisiin videoneuvotteluihin. Intel kannustaa ääniviestimien käyttäjiä käyttämään Office Communications Serverin ohjelmistopuhelinominaisuuksia fyysisten puhelinlaitteiden sijasta. Ohjelmistopuhelimen avulla työntekijät voivat käyttää puhelinnumeroaan tietokoneen kautta missä tahansa sen sijaan, että joutuisivat olemaan työpöytänsä ääressä. Työntekijöiden liikkuvuuden helpottamisen lisäksi ohjelmistopuhelimiin vaihtaminen säästää rahaa Intelissä. Poistamme tarpeettoman resurssin, eikä meidän tarvitse maksaa ylläpito-, tuki- ja siirtokustannuksia. Säästämme yli 200 dollaria puhelinta kohti. Organisaatioiden ei ole vaikea laskea näin syntyviä säästöjään, Clark lisää. Intelillä yli ihmistä käyttää nykyään ohjelmistopuhelimia, ja tietokonepuhelut ovat käytännössä toimiston viestintäväline. Tämän menestyksen innoittamana Intelin tavoitteena on nelinkertaistaa tietokonepohjaisen ääniviestinnän käyttäjien määrä seuraavan vuoden aikana. Parempaa viestintää ihmisten ja organisaatioiden välillä Office Communications Server 2007 R2:n viestintäympäristö on aiempaa yhdenmukaisempi. Käyttäjät voivat tarkistaa yhteyshenkilön tavoitettavuustiedot ja käynnistää sitten asianmukaisen viestintätavan hiiren napsautuksella. Huonoimmassakin tapauksessa täysimittainen yhteistyö käynnistyy neljällä hiiren napsautuksella, mikä on hienoa, huomauttaa Clark. Käyttäjä voi ottaa yhteyden ensin pikaviestillä, siirtyä ääniyhteyteen, sitten videoneuvotteluun ja lopulta Live Meetingiin. Käyttäjät voivat tietysti aloittaa myös suoraan verkkoneuvottelulla, jossa kaikki ominaisuudet ovat heti käytettävissä. Microsoft Office Communicator Mobile lisää Office Communications Server 2007:n arvoa toimiston ulkopuolella työskenteleville työntekijöille. Intelin koko myyntihenkilöstöllä on käytössään Office Communicator Mobile vuoden 2009 alusta, jotta työntekijät voivat etsiä käytettävissä olevia resursseja ja ottaa niihin yhteyttä ollessaan toimiston ulkopuolella ilman Internet-yhteyttä. Esimerkiksi Nigeriassa toimivan, Lontoon toimiston tukeman myyntihenkilön asiakkaiden toimipaikoissa oli harvoin käytettävissä Internet-yhteys, mutta tilauksia piti silti tarkistaa ja hintoja vahvistaa. Myyntihenkilön oli pakko soittaa Lontoon toimiston työntekijöille, joskus jopa neljälle viidelle ihmiselle, oikeat vastaukset saadakseen. Jokainen ulkomaanpuhelu maksoi viidestä kymmeneen dollaria, joten todelliset ja tuottavuuden menetyskustannukset olivat valtavat. Office Communicator Mobile vähentää huomattavasti tehottomia toimintoja, koska tavoitettavuustietojen avulla soittaja voi etsiä saatavilla olevan resurssin ennen soittamista. Intel aikoo myös lisätä videokuvan käyttöä Office Communicator -asiakasohjelmalla. vpro-tekniikkaa sisältävät Intel Centrino 2 -kannettavat ovat nyt saatavana parannetulla käsittelyteholla, näytön resoluutiolla ja akunkestolla, joita Office Communicatorin teräväpiirtoisten video-ominaisuuksien tehokas käyttö vaatii. Nykyään Intelissä käytetään opetusvideoita tekstiasiakirjojen sijasta esimerkiksi monimutkaisten tehtävien selostamiseen. Työntekijät katsovat opetusvideoita Office Live Meetingin avulla. On paljon tehokkaampaa näyttää käyttäjille viiden minuutin video siitä, kuinka tuotantokonetta tulee säätää, kuin antaa heille aiheesta 15-sivuinen kirjallinen esitys. Varsinkin työvoiman ollessa monimuotoinen ja kansainvälinen, Clark huomauttaa. Tuki uusille hankkeille Intel hyödyntää jatkossa entistä paremmin Office Communications Server 2007:n tarjoamia palveluita, etenkin ääni- ja videoneuvotteluja. Koska suurin osa työntekijöistä käyttää jo tavoitettavuustietoja ja pikaviestejä, Intel odottaa saavansa suurimman lisäarvon ääni- ja videoneuvotteluiden käytön laajentamisesta hyödyntämällä uusia ominaisuuksia tutun Office Communicator -liittymän avulla.

6 Lisätietoja Saat lisätietoja Microsoft-tuotteista ja -palveluista soittamalla Microsoftin Sales Information Centerin numeroon Kanadassa saat lisätietoja soittamalla Microsoftin Canada Information Centren numeroon Huonokuuloiset tai kuulovammaiset asiakkaat voivat soittaa Yhdysvalloissa Microsoftin tekstipuhelinpalveluiden numeroon ja Kanadassa numeroon Ota muissa maissa yhteyttä Microsoftin paikalliseen tytäryhtiöön. Microsoftin verkkosivusto on osoitteessa Microsoft Office system Microsoft Office system on liike-elämän valitsema ympäristö tietotyöhön. Sen ohjelmat, palvelimet ja palvelut auttavat yritystäsi menestymään muuntamalla tiedot tehokkuudeksi. Lisätietoja Microsoft Office systemistä on osoitteessa Lisätietoja Intelin tuotteista ja palveluista saat seuraavasta verkkosivustosta: Tämä asiakasesimerkki on tarkoitettu vain tiedoksi. MICROSOFT KIISTÄÄ KAIKKI TÄHÄN ASIAKIRJAAN LIITTYVÄT TAKUUT, SEKÄ NIMENOMAISESTI ILMAISTUT ETTÄ OLETETUT. Asiakirja on julkaistu tammikuussa Ohjelmistot ja palvelut Microsoft Office Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Microsoft Office Communicator Microsoft Office Communicator Mobile 3.0 Microsoft Office Communicator Web Access Microsoft Office Live Meeting Laitteisto Microsoft UC -yhteensopivat laitteet takaavat parhaan UC-käyttökokemuksen ja taloudellisuuden laajakaistaääni, Plug and Play -asennus ja saumaton integrointi Microsoft Office Communicator 2007:ään. Polycom CX200 -USB-puhelin Jabra GN2000 NC -USB-kuulokkeet Plantronics SupraPlus Wideband -USB-kuulokkeet