Etäkokousohjeet HUS:n ulkopuolisille ammattilaisille, joilla on käytössä VRK-kortti

Transkriptio

1 Etäkokousohjeet HUS:n ulkopuolisille ammattilaisille, joilla on käytössä VRK-kortti Tämä ohje on tarkoitettu HUS:n ulkopuolella, muussa sairaanhoitopiirissä työskentelevälle ammattilaiselle, jolla on käytössä VRK-kortti. Katso ensin video, miten ammattilaisten osioon rekisteröidytään VRK-kortin avulla: Tässä Word-ohjeessa käydään tarkemmin läpi etäkokoukseen liittyminen. Voit myös katsoa noin kahden minuutin kestävän video-ohjeen klikkaamalla linkkiä: 1. MITÄ ETÄKOKOUKSEEN LIITTYMISEEN TARVITAAN? Ennen kuin alat käyttämään etäkokouksia työssäsi, kiinnitä huomiota siihen, mitä kaikkea tarvitset etäkokousten luomiseen ja/tai etäkokoukseen liittymiseen. Laitteiston tulee olla kunnossa, jotta etäkokous sujuisi ongelmitta. Millä laitteella etäkokoukseen voi liittyä? Etäkokoukseen voi liittyä käyttäen tietokonetta, tablettia ja puhelinta. Laitteen tulee olla toimivassa kunnossa. Millainen yhteys tarvitaan? Etäkokouksessa vaivattomaan työskentelyyn tarvitaan kuuluva ja häiriötön internet-yhteys. Lisälaitteet: Mikrofoni Lisälaitteet eivät ole pakollisia, mutta mikrofonin käyttöä suositellaan. Ilman mikrofonia kokouksiin voi osallistua lähinnä kuunteluroolissa. Mikrofonina suositellaan käytettävän kuulokemikrofonia. Kannettavan tietokoneen tai mobiililaitteen sisäänrakennettu mikrofoni käy, jos muita mikrofoneja ei ole lähettyvillä. Lisälaitteet: Web-Kamera Web-kamera ei ole pakollinen, ellei kokouksen järjestäjä/puheenjohtaja edellytä sen käyttöä. Selaimet: Ammattilaisten osiota ja etäkokouksia suositellaan käytettävän Internet Explorerilla. Tarvittaessa käyttö onnistuu myös Google Chromella ja Safarilla.

2 2. ETÄKOKOUKSEEN LIITTYMINEN SÄHKÖPOSTILINKISTÄ Kaikille etäkokoukseen kutsutuille lähtee automaattisesti sähköpostitse etäkokouskutsu. Kokouskutsusta selviää mm. kokouksen aihe, järjestäjä ja ajankohta. Kutsussa on myös linkit etäkokoukseen liittymistä varten. Kutsu sähköpostissa näyttää kutakuinkin seuraavalle: 3. AMMATTILAISTEN OSIOON KIRJAUTUMINEN Ammattilaisten osioon kirjaudutaan osoitteesta Ammattilaisten osio on osa HUS:n Terveyskylä-sivustoa. Ammattilaisten osiossa perustetaan etäkokoukset, kutsutaan kokouksiin osallistujat ja liitetään kokouksiin mukaan etukäteismateriaaleja. Ammattilaiset kirjautuvat ja tunnistautuvat joko HUS-tunnuksilllaan (HUSin työntekijät) tai VRK-kortillaan (HUSin ulkopuoliset ammattilaiset). Etäkokoukset on tarkoitettu käytäväksi vain ammattilaisten välillä. 4. ETÄKOKOUKSEEN LIITTYMINEN AMMATTILAISTEN OSIOSTA Valitse Omat etäkokoukset osiosta se etäkokous, johon olet saanut kutsun.

3 Etäkokoukseen liitytään avaamalla etäkokous. Etäkokous avataan klikkaamalla Avaa etäkokous -painiketta. Tämän jälkeen avautuu etäkokouksen ikkuna. Etäkokoukseen liitytään klikkaamalla Avaa Skype for Business etäkokous -painiketta. Uusi välilehti avautuu selaimeen. Selain saattaa vielä tällä hetkellä huomauttaa suojaamattomasta yhteydestä. Mozilla Firefoxilla täytyy lisätä suojauspoikkeukset, joilla sallitaan etäkokoukseen yhdistäminen. 5. KOKOUKSEEN LIITTYMINEN KÄYTTÄEN WEB APP -SOVELLUSTA Etäkokoukseen liitytään käyttäen Lync tai Skype Web Appia, jos työasemalle ei ole asennettuna Lynciä tai Skypeä. Web App toimii selaimessa ja sen toimimiseen vaaditaan vain yhden pienen lisäosan lataus. Web App sivu avautuu selaimeen, kun sähköpostissa olevaa liittymislinkkiä klikkaa (kts. edellinen kappale).

4 Sivulla edetään eteenpäin klikkaamalla Liity Web App sovelluksella linkkiä. Seuraavaksi asennetaan Web App -laajennus koneelle klikkaamalla Web App -laajennus linkkiä. Huomaa, että asennus täytyy tehdä vain kerran (jos ei jo entuudestaan tehty), jonka jälkeen tätä vaihetta ei enää tarvitse suorittaa uudelleen. Eli seuraavan kerran voi liittyä suoraan kokoukseen asentamatta mitään. Asennustiedoston latauduttua, käynnistä asennus. Esimerkiksi Google Chromella asennustiedoston voi käynnistää selaimen vasemmasta alakulmasta tiedoston latauduttua.

5 Tiedosto asentuu, jonka jälkeen selain saattaa ilmoittaa ulkoisesta protokollapyynnöstä. Jos protokollapyyntö -ikkuna aukeaa selaimeen, jatketaan klikkaamalla Käynnistä Sovellus. Muussa tapauksessa jatketaan klikkaamalla Liity kokoukseen. Kirjautumisikkuna avautuu, johon syötetään tiedot kokousta varten. HUS:n ulkopuolisena käyttäjänä kokoukseen voi kirjautua vain vieraana, jollei Lynciä/Skypeä ole asennettu koneelle. Klikkaamalla alinta linkkiä Kirjaudu sisään voidaan kirjautua ilman valmiita tunnuksia.

6 Kenttään syötetään käyttäjänimi, jonka jälkeen kokoukseen liitytään klikkaamalla Liity kokoukseen -linkkiä. 6. KOKOUKSEN TOIMINNOT JA OMINAISUUDET Microsoftin palomuuri saattaa huomauttaa ulkopuolisesta ohjelmasta. Klikkaa Peruuta, jos tietokoneesi palomuuri antaa huomautuksen. Kokoukseen liityttäessä sovellus saattaa kysyä, miten kokouksen äänet yhdistetään. Äänten yhdistämisessä suositellaan Käyttää Lynciä. Etäkokouksen oletusnäkymässä näkyy kaikki kokoukseen osallistuneet käyttäjät, jos muut kokoukseen kutsutut eivät ole vielä liittynyt kokoukseen lukee kokousruudussa Taidat olla puhelun ainoa osallistuja. Muista poistaa kaiuttimistasi vaimennus, jos olet kytkenyt äänet pois päältä.

7 Muista vielä poistaa mikrofonistasi vaimennus, kun muut ovat liittyneet kokoukseen. Muille kokoukseen osallistujille voi jakaa sisältöä, jos käyttöoikeudet sallivat myöden. HUS:n ulkopuoliset käyttäjät voivat jakaa sisältöä, jos kokouksen järjestäjä/puheenjohtaja antaa siihen tarvittavat oikeudet. Etäkokouksessa voi jakaa esimerkiksi kuvia, videoita, PowerPoint-esityksiä ja omaa näyttöä. Järjestäjä/Puheenjohtaja voi jakaa muille esitysoikeudet klikkaamalla hiiren oikeaa painiketta osallistujan päällä ja valitsemalla Jaa oikeudet. Sisällön jakaminen tapahtuu klikkaamalla vasemmasta alakulmasta löytyvää näyttö -painiketta.

8 Etäkokouksesta voi poistua klikkaamalla punaista luuria. Tämä ei kuitenkaan lopeta etäkokousta, vaan katkaisee kyseisen käyttäjän yhteyden kokoukseen. Kokoukseen voi vielä liittyä tämän jälkeen uudelleen. Etäkokouksen voi lopettaa kokonaan klikkaamalla oikeassa alakulmassa olevaa kolmea pistettä ja valita alasvetovalikosta Lopeta etäkokous.