Etäkokousohjeet ammattilaisille, jotka eivät työskentele HUS:n palveluksessa ja eivät omista VRK-korttia

Transkriptio

1 Etäkokousohjeet ammattilaisille, jotka eivät työskentele HUS:n palveluksessa ja eivät omista VRK-korttia Tämä ohje on tarkoitettu ammattilaisille, jotka työskentelevät HUS:n ulkopuolella ja eivät omista VRKkorttia. Edellä mainitut ehdot täyttävä ammattilainen voi liittyä kokoukseen vain sähköpostiin saapuvasta liittymis - linkistä. Liittymis -linkki lähtee kaikille osallistujille, kun etäkokouksen järjestäjä perustaa kokouksen Terveyskylän ammattilaisten osiosta. Tässä Word-ohjeessa käydään tarkemmin läpi etäkokoukseen liittyminen. Voit myös katsoa noin minuutin kestävän video-ohjeen klikkaamalla linkkiä: 1. MITÄ ETÄKOKOUKSEEN LIITTYMISEEN TARVITAAN? Ennen kuin alat käyttämään etäkokouksia työssäsi, kiinnitä huomiota siihen, mitä kaikkea tarvitset etäkokousten luomiseen ja/tai etäkokoukseen liittymiseen. Laitteiston tulee olla kunnossa, jotta etäkokous sujuisi ongelmitta. Millä laitteella etäkokoukseen voi liittyä? Etäkokoukseen voi liittyä käyttäen tietokonetta, tablettia ja puhelinta. Laitteen tulee olla toimivassa kunnossa. Millainen yhteys tarvitaan? Etäkokouksessa vaivattomaan työskentelyyn tarvitaan kuuluva ja häiriötön internet-yhteys. Lisälaitteet: Mikrofoni Lisälaitteet eivät ole pakollisia, mutta mikrofonin käyttöä suositellaan. Ilman mikrofonia kokouksiin voi osallistua lähinnä kuunteluroolissa. Mikrofonina suositellaan käytettävän kuulokemikrofonia. Kannettavan tietokoneen tai mobiililaitteen sisäänrakennettu mikrofoni käy, jos muita mikrofoneja ei ole lähettyvillä. Lisälaitteet: Web-Kamera Web-kamera ei ole pakollinen, ellei kokouksen järjestäjä/puheenjohtaja edellytä sen käyttöä. Selaimet: Kokoukseen suositellaan osallistuttavan käyttäen Internet Exploreria. Tarvittaessa käyttö onnistuu myös Google Chromella ja Safarilla.

2 2. ETÄKOKOUKSEEN LIITTYMINEN SÄHKÖPOSTILINKISTÄ Kaikille etäkokoukseen kutsutuille lähtee automaattisesti sähköpostitse etäkokouskutsu. Kokouskutsusta selviää mm. kokouksen aihe, järjestäjä ja ajankohta. Kutsussa on myös linkit etäkokoukseen liittymistä varten. Kutsu sähköpostissa näyttää kutakuinkin seuraavalle: Etäkokoukseen liitytään linkistä, joka on Etäkokoukseen liittyminen ilman VRK-korttia otsikon alla. HUS:n ulkopuoliset VRK-kortittomat käyttäjät eivät voi liittyä linkistä, jossa kirjaudutaan Terveyskylän ammattilaisten osioon. Linkkiä klikkaamalla uuteen välilehteen avautuu ikkuna, jota kautta kokoukseen liitytään. Pystyt liittymään kokoukseen myös Skype tai Lync pikaviestisovelluksella, jos sellainen on asennettu työasemallesi. Skype/Lync avautuu, kun linkkiä klikkaa. 3. Kokoukseen liittyminen käyttäen Web Appia Etäkokoukseen liitytään käyttäen Lync tai Skype Web Appia, jos työasemalle ei ole asennettuna Lynciä tai Skypeä. Web App toimii selaimessa ja sen toimimiseen vaaditaan vain yhden pienen lisäosan lataus. Web App sivu avautuu selaimeen, kun sähköpostissa olevaa liittymislinkkiä klikkaa (kts. edellinen kappale).

3 Sivulla edetään eteenpäin klikkaamalla Liity Web App sovelluksella linkkiä. Seuraavaksi asennetaan Web App -laajennus koneelle klikkaamalla Web App -laajennus linkkiä. Huomaa, että asennus täytyy tehdä vain kerran (jos ei jo entuudestaan tehty), jonka jälkeen tätä vaihetta ei enää tarvitse suorittaa uudelleen. Eli seuraavan kerran voi liittyä suoraan kokoukseen asentamatta mitään.

4 Asennustiedoston latauduttua, käynnistä asennus. Esimerkiksi Google Chromella asennustiedoston voi käynnistää selaimen vasemmasta alakulmasta tiedoston latauduttua. Tiedosto asentuu, jonka jälkeen selain saattaa ilmoittaa ulkoisesta protokollapyynnöstä. Jos protokollapyyntö -ikkuna aukeaa selaimeen, jatketaan klikkaamalla Käynnistä Sovellus. Muussa tapauksessa jatketaan klikkaamalla Liity kokoukseen. Kirjautumisikkuna avautuu, johon syötetään tiedot kokousta varten. HUS:n ulkopuolisena käyttäjänä kokoukseen voi kirjautua vain vieraana, jollei Lynciä/Skypeä ole asennettu koneelle. Klikkaamalla alinta linkkiä Kirjaudu sisään voidaan kirjautua ilman valmiita tunnuksia.

5 Kenttään syötetään käyttäjänimi, jonka jälkeen kokoukseen liitytään klikkaamalla Liity kokoukseen -linkkiä. 4. KOKOUKSEN TOIMINNOT JA OMINAISUUDET Microsoftin palomuuri saattaa huomauttaa ulkopuolisesta ohjelmasta. Klikkaa Peruuta, jos tietokoneesi palomuuri antaa huomautuksen. Kokoukseen liityttäessä sovellus saattaa kysyä, miten kokouksen äänet yhdistetään. Äänten yhdistämisessä suositellaan Käyttää Lynciä. Etäkokouksen oletusnäkymässä näkyy kaikki kokoukseen osallistuneet käyttäjät, jos muut kokoukseen kutsutut eivät ole vielä liittynyt kokoukseen lukee kokousruudussa Taidat olla puhelun ainoa osallistuja.

6 Muista poistaa kaiuttimistasi vaimennus, jos olet kytkenyt äänet pois päältä. Muista vielä poistaa mikrofonistasi vaimennus, kun muut ovat liittyneet kokoukseen. Muille kokoukseen osallistujille voi jakaa sisältöä, jos käyttöoikeudet sallivat myöden. HUS:n ulkopuoliset käyttäjät voivat jakaa sisältöä, jos kokouksen järjestäjä/puheenjohtaja antaa siihen tarvittavat oikeudet. Etäkokouksessa voi jakaa esimerkiksi kuvia, videoita, PowerPoint-esityksiä ja omaa näyttöä. Järjestäjä/Puheenjohtaja voi jakaa muille esitysoikeudet klikkaamalla hiiren oikeaa painiketta osallistujan päällä ja valitsemalla Jaa oikeudet. Sisällön jakaminen tapahtuu klikkaamalla vasemmasta alakulmasta löytyvää näyttö -painiketta.

7 Etäkokouksesta voi poistua klikkaamalla punaista luuria. Tämä ei kuitenkaan lopeta etäkokousta, vaan katkaisee kyseisen käyttäjän yhteyden kokoukseen. Kokoukseen voi vielä liittyä tämän jälkeen uudelleen. Etäkokouksen voi lopettaa kokonaan klikkaamalla oikeassa alakulmassa olevaa kolmea pistettä ja valita alasvetovalikosta Lopeta etäkokous.