Toimitilat ja kiinteistöt

Transkriptio

1 Toimitilat ja kiinteistöt Valmistelija Pasi Keskitalo PPSHP

2 Sisältö Asiakkuuksien ja niiden johtamisen eri tasot Kuntayhtymien osallistaminen Maakuntien väliaikaishallinnon tilatarpeet Alustavia tulos- ja tasetietoja Rakennuttaminen ja hankkeet Henkilöstö

3 Asiakkuuksien ja niiden johtamisen eri tasot

4 Maakuntien tilankäytön järjestäminen Maakunnissa toiveita/tarpeita saada ohjeistus mitä tilahallintoon liittyviä tehtäviä niiltä edellytetään Millä tasolla ja mitä osaamista tarvitaan Henkilömäärä Tilakeskuksen etuna on saada asiansa osaava ja hoitava asiakas à Suositus maakunnissa tarvittavien tehtävien ja osaamisen järjestämiseksi

5 Vaikuttavia asioita Vuokrasopimukset kokonaisvuokramallilla MT Oy omat tilat Kunnilta vuokratut Muualta vuokratut Toiminnan ja tilojen määrä Malli ei varmaankaan ole kaikilla maakunnilla sama, mutta osaaminen/tehtäväkentät on Maakunnan tarve turvata jatkuvuus ja osaaminen eri yksiköillään Valinnanvapaus à maakunnan hajaantuminen eri organisaatioiksi

6 Asiakkuuden tasot määriteltävä Yhteistoiminta-alue (hallinnollinen käsite) Merkittävimpien investointien yhteensovittaminen Palveluverkkosuunnittelu erityispalveluissa? Maakunta/järjestäjä = rahoittaja Maakunnan viranomaisyksiköt Maakunnan liikelaitos Maakunnan sote-keskus/-keskukset = tuottajayhtiöt Maakunnan tukipalveluiden tuottajayksiköt

7 Asiakkaiden jäsentelyä Yhteistoiminta-alueet 5kpl (merkittävien investointien yhteensovitus) MT Oy omat tilat Muut kiinteistön omistajat (SHP siirtyvät sopimukset) Muut kiinteistön omistajat Muut kiinteistön omistajat (kunnilta Siirtyvät vuokrasopimukset Maakuntien Tilakeskus Oy Osin vain 3+1 v Maakunta: Palveluverkoston suunnittelu, toimitilastrategia, investointien koordinointi Maakunnan liikelaitos: erikoissairaanhoito, viranomaistehtäviä, sosiaalipalvelut Kasvu- ja työvoimapalvelut Viranomaisyksiköt, maaseudun kehittäminen, yms. Pelastuslaitos SOTE-keskus Oy 1 n Labra Oy, Röntgen Oy, Välinehuolto Oy, Lääkintätekniikka Oy Sairaalakampukset, toimitiloja, edelleen vuokrattavia henkilöstön asuntoja sekä toimitiloja, joissa maakunta haluaa säilyttää määräysaseman kilpailuttamalla vain palveluja Toimitiloja, lähinnä toimistoja Toimitiloja, lähinnä toimistoja Palo- ja pelastusasemat SOTE-toimitiloja ja edelleen vuokrattavia asuntoja SOTE-tukipalveluiden toimitiloja Kunnat??? Siivous Oy, Ateria Oy, Kuljetus Oy, Pesula Oy Yleisten tukipalveluiden toimitiloja

8 Maakunnan toimitilahallinnon tehtävät Kohde Tehtävä Osaaminen MT:n tukipalvelut Maakunnan toimitilastrategia Maakunnan toimitilajohtaminen Palveluverkon suunnittelu ja kehittäminen Toimitilojen vuokraus MT:lta - MT:n omat kiinteistöt - kuntien toimitilat Toiminnan uudistaminen, Investointitarpeiden tunnistaminen Toimitilatarpeiden tunnistaminen Käyttäjätietojen hallinta Vuokrakustannusten kohdentaminen Vuokrien kustannusohjaus Kiinteistötietojen tuottaminen Vuokrasopimukset Tekniset arviot Rahoitusjärjestelyt/ sijoittajayhteistyö Vuokrasopimusten valmistelu Vuokrasopimusten hallinnointi ja laskutus MT:n rakennushankkeet Hankkeiden hyväksyntä ja seuranta Talousosaaminen Investointien hallinnan ja seurannan työkalu Investointien raportointi

9 Maakunnan liikelaitoksen toimitilahallinnon tehtävät; SOTE-keskus Oy tehtävät samankaltaiset Kohde Tehtävä Osaaminen MT:n tukipalvelut Kampusten kehittäminen Liikelaitoksen toimitilajohtaminen MT:n rakennushankkeet Toiminnallinen masterplan Toimitilojen vuokraus MT:lta - MT:n omat kiinteistöt - kuntien toimitilat - vuokratilat Hankkeiden hyväksyntä ja seuranta Toiminnan uudistaminen, Investointitarpeiden tunnistaminen Toimitilatarpeiden tunnistaminen Käyttäjätietojen hallinta Vuokrakustannusten kohdentaminen Vuokrien kustannusohjaus Olosuhteiden havainnointi Palvelupyyntöjen seuranta Hoidollisen toiminnan uudistaminen Talousosaaminen Kokonaissuunnitelman laatiminen ja ylläpito Kiinteistötietojen tuottaminen Tekniset arviot Vuokrasopimusten valmistelu Vuokrasopimusten hallinnointi ja laskutus Ylläpito Investointien hallinnan ja seurannan työkalu Investointien raportointi

10 Kuinka edetään Maakuntien tilakeskuksen liiketoimintamallin esittely, seminaari 15.5 Projektiryhmän jäsenten näkemyksiä kerätään haastattelemalla Tilakeskuksen asiakaslupauksen ja palvelutarjonnan kirkastaminen 5/2017 Pyritään kuvaamaan asiakkaiden oleelliset roolit eri tasoilla, esittely projektiryhmässä 24.5 Suosituksen laadinta maakuntien väliaikaishallinnoille 8/2017, esittely muutosjohtajille? Suositukseen tehtäviä, rooleja ja osaamistarpeita

11 Kuntayhtymien osallistaminen

12 Kuntayhtymien osallistaminen Yhtiön hallinnon organisoituminen käynnissä Vahvuus n. 10 henkeä n 1200 henkeä Toiminnan valmistelu ja käynnistäminen edellyttävät merkittävää henkilöresurssien lisäämistä Vaihtoehtoina mm. Rekrytoinnit siirtyvistä organisaatioista Kuntayhtymien henkilöiden osallistaminen kehitysprojektiin Konsulttien käyttö Kuntayhtymien virkatyö

13 Arvio kuntayhtymien asiantuntijoilta tarvittavasta lisätyöpanoksesta on n htv/vuosi Osallistuvien henkilöiden määrä on n henkeä Valtaosa valmistelevasta työstä tehdään joka tapauksessa kuntayhtymissä virkatyönä. Määrästä ei ole vielä arviota.

14 Resurssipolitiikka Rekrytoinnit kuntayhtymistä, ilmoittaudutaan KuntaRekryn kautta Strategiset johto- ja kehitystehtävät (mm. tärkeimpien tietojärjestelmien ja sovellusten pääkäyttäjät) Kuntayhtymien henkilöiden osallistaminen kehitysprojekteihin Erikoisosaamista, asiantuntemusta ja/tai kokemusta vaativat kehityshankkeet Laaja-alaista sitoutumista edellyttävät tehtävät Konsulttien käyttö Erikoisosaamista, kiireelliset ja määräaikaiset tehtävät Virkatyö

15 Kuntayhtymien osallistaminen MT tekee kuntayhtymien kanssa palvelun puitesopimukset henkilöstön käytöstä (asiantuntijat, tukihenkilöt). Tuntihinnat ja sopimusehdot ovat valtakunnallisesti yhtenevät. Puitesopimukset ovat kahdensuuntaiset (myös MT voi vuokrata omia työntekijöitään kuntayhtymille niiden perustehtävän turvaamiseksi). Tilakeskukseen perustetaan teemakohtaisia kehityshankkeita, joihin henkilötyötä tilataan. Henkilötyö laskutetaan toiselta osapuolelta kuukausittain toteutuneiden tuntien ja kustannusten mukaisesti. MT:n johtoryhmä seuraa ja valvoo kehityshankkeiden kustannusten kertymistä.

16 Maakuntien väliaikaishallinnon tilatarpeet

17 Maakuntien väliaikaishallinnon tilatarpeet Uudenmaan liiton kanssa on käynnissä projekti, missä yhdessä CBRE konsulttifirman kanssa luomme toimintapolitiikkaa väliaikaishallinnon sijoittumiselle. Lähtökohtana on sijoittuminen tiloihin, joista joka tapauksessa maksetaan vuokraa sekä modernien työtapojen ja ICTratkaisujen hyödyntäminen. Kokouksessa tarkempi kuvaus asiasta Projektiryhmän jäseniä pyydetään selvittämään onko muissa maakunnissa tarpeita vastaavalle konsultaatiolle. Asiaa käsitellään myös verkkokokouksessa maakunnat / tilakeskus 28.4.

18 Alustavia tulos- ja tasetietoja

19 Due diligence kyselyn tuloksia Liikevaihto 620 m Ylläpitokustannukset 310 m Poistot 200 m Korkokulut 20 m Kiinteistöomaisuus 3269 m Vieraspääoma 2691 m

20 Kooste taloustiedot DD. kysely Kustannuslaji Vuosi 2012 Vuosi 2013 Vuosi 2014 Vuosi 2015 Vuosi 2016 Vuosi 2017 Vuosi 2018 Vuosi 2019 Vuosi 2020 Vuosi 2021 Yleiskulut Käyttö- ja huolto Ulkoalueiden hoito Siivous Lämmitys Höyry Kaukokylmä Sairaalakaasut Vesi ja jätevesi Sähkö Jätehuolto Vahinkovakuutus Vuokrat Kiinteistövero Korjaus Muut hoitokulut Vartioinnin kustannukset Hoitokulut yhteensä Lääkintätekniikan kustannukset Hoitokulujen nousu-% ed. vuoteen nähden 1,3 % 4,3 % 4,1 % 3,6 % -0,4 % 3,2 % 4,4 % 4,8 % 3,2 % Puuttuvat tiedot: Lisätty vuosiin korotus 2 % edellisestä vuodesta, vuodet laskettu takautuvasti samalla prosentilla kuin ne vuodet, joiden tietoja ei vielä ole saatu Poistettu siivous, vartiointi

21 Rakennuttaminen ja hankkeet

22 Yli 0,5 M investointihankkeet Valmisteilla tai rakenteilla noin 150 hanketta Kokonaisarvo noin 4,1 Mrd eur Keskiarvo 28 Meur/hanke Mediaani 4,0 Meur/hanke rakennetaan yht. 1,3 Mrd eur rakenteilla 2,3 Mrd euron hankkeet, joista maksamatta 1,3 Mrd. Hankkeita 39 kpl edelleen käynnistämättä 1,1 Mrd euron hankkeet. Hankkeita 29 kpl. Arvio eur hankkeiden kokonaismäärästä on noin kpl/vuosi Luvut tarkistettava lisäkyselyllä!

23 RAP tietojärjestelmät Järjestelmä Kaupallinen sovellus Projektipankki Buildercom 5, Sokopro 2, Haahtela 3 Hanke- tai projektisalkun hallinta Hankkeiden verottajaraportointi ScudoPro 2, Buildercom 3 Vero.fi 4, InTime+ 3, ScudoPro 2, Nyt käytössä on useita, eri tasoisia sovelluksia Tavoitteena on, että alkaen businesskriittisessä käytössä olisi yhtenäiset tietojärjestelmät ja sovellukset Dokumenttien/ sopimusten hallinta Tweb 6, Dynasty 5

24 Henkilöstö

25 Henkilöstö

26 Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistus

27 Sote-kiinteistöt; mukana muutama kartta.

28

29