TERVEYDENHUOLLON ALUEELLISEN JA PAIKALLISEN KOKONAISARKKITEHTUURIN HALLINTAMALLI. TAPAS-osaprojektin lopputuotos

Transkriptio

1 TERVEYDENHUOLLON ALUEELLISEN JA PAIKALLISEN KOKONAISARKKITEHTUURIN HALLINTAMALLI TAPAS-osaprojektin lopputuotos versio

2 2 (46) 1. JOHDANTO TAUSTA JA DOKUMENTIN TARKOITUS KENELLE DOKUMENTTI ON TARKOITETTU DOKUMENTIN RAKENNE KESKEISET KÄSITTEET RAJAUKSET SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON TOIMINTAYMPÄRISTÖ JA ARKKITEHTUURINHALLINTA TOIMINTAYMPÄRISTÖ ARKKITEHTUURINHALLINTA NYKYTILANTEESSA REFERENSSIHALLINTAMALLIT TERVEYDENHUOLLON KOKONAISARKKITEHTUURIN HALLINTAMALLIIN LIITTYVÄT SUOSITUKSET KANSALLISEN HALLINTAMALLIN ESITTELY KANSALLISEN KOKONAISARKKITEHTUURIN HALLINNAN TAVOITTEET SEKÄ YLEISKUVAUS KANSALLINEN ARKKITEHTUURINHALLINTA OSANA JULKISEN HALLINNON KOKONAISARKKITEHTUURIA SUOSITUS KOKONAISARKKITEHTUURIN KANSALLISEKSI HALLINTAMALLIKSI ARKKITEHTUURIN HALLINNAN ORGANISOINTI, ROOLIT JA TEHTÄVÄT ARKKITEHTUURIN HALLINNAN KIINNITTÄMINEN TOIMINNAN JOHTAMISEEN Kansallinen taso Kansallisen tason suhde alueelliseen ja paikalliseen tasoon ARKKITEHTUURIN JOHTAMINEN KANSALLISELLA TASOLLA Arkkitehtuuritoiminnan suunnittelu Arkkitehtuurin hallinnan kansallinen vuosikello MUUTOKSENHALLINTA Muutoksenhallinnan tarkoitus ja periaatteet Muutoksenhallintaprosessit Muutostekijöiden seurantaprosessit VIESTINTÄ JA KOULUTUSPROSESSIT ARKKITEHTUURIN HYÖDYNTÄMINEN JA NOUDATTAMINEN Arkkitehtuurin hallinta kehittämishankkeissa SUOSITUS ALUEELLISEKSI JA PAIKALLISEKSI HALLINTAMALLIKSI ARKKITEHTUURINHALLINNAN LIITTÄMINEN TOIMINNAN JOHTAMISEEN JA PÄÄTÖKSENTEKOJÄRJESTELMIIN SUHDE KANSALLISEN TASON PÄÄTÖKSENTEKOON ALUEELLISEN JA PAIKALLISEN KOKONAISARKKITEHTUURIN HALLINNAN ORGANISOINTI, ROOLIT JA TEHTÄVÄT ALUEELLISET JOHTAMISPROSESSIT Arkkitehtuuritoiminnan suunnittelu ja johtaminen Muutoksenhallinta Muutostekijöiden seuranta ja arviointi Arkkitehtuurinhallinnan vuosittaiset tehtävät KOKONAISARKKITEHTUURIN HYÖDYNTÄMINEN Arkkitehtuurinhallinta kehittämisprojekteissa... 43

3 3 (46) Dokumentin tila Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V JL Alustava versio. V JL Tehty muutoksia Karri Vainion kommenttien perusteella V JL Pieniä lisäyksiä suosituksiin V SV, KV Muutos raportin muotoon, sisällysluettelo V0.931 V SV KV Sisältöä Johdanto, toimintaympäristön kuvaus ja arkkitehtuurinhallinnan nykytilanne täydennetty V0.94 V0.95 V0.96 V0.961 V0.962 V0.964 V0.97 V0.971 V0.98 V0.98 V0.982 V0.982 V0.98 V0.99 V0.991 V SV SV SV SV SV, JL SV,JL KV SV SV, KV SV SV KV SV SV KV Kansallisen tason malli Alueellisen ja paikallisen tason malli, prosesseista tarkemmat tasot (2 ja3) puuttuvat ja prosessien syötteet (vaihe 3), kuvat päivitettävä Dokumentin järjestys, vaiheen 3 tekstejä Uusi rakenne, kpl 2 ja 3 liitteiksi, kehittämishankkeiden hallinta Dokumentin järjestys, sisällön tarkistaminen Kehittämishankkeet ja muutoksenhallinta, kansallisen hallintamallin tarkentaminen, prosessien tuotokset Alueellinen hallintamalli 1.9 projektiryhmän käsittelyyn toimitettu versio 1.9. käsittelyn tarkennettu versio, alueellinen org. Projektiryhmälle Projektiryhmän kommentit Ohjausryhmälle Kommentointikierrokselle toimitettu versio Kommenttien perusteella tarkennettu Dokumentin viimeistely Ohjausryhmälle toimitettava viimeistelty versio V Hyväksytty projektin ohjausryhmässä

4 4 (46) 1. Johdanto 1.1. Tausta ja dokumentin tarkoitus Tämä dokumentti kuvaa suosituksen kuntasektorin terveydenhuollon alueellisen ja paikallisen kokonaisarkkitehtuurin hallintamalliksi. Hallintamallin avulla ohjataan, sekä kansallisesti että alueellisesti kuvattavan ja sovittavan terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin suunnittelua ja toimeenpanoa. Arkkitehtuurinhallinnan keskeisinä tavoitteina ovat tiedonhallinnan ratkaisujen toimintalähtöisyyden varmistaminen, sähköisen tiedonhallinnan ratkaisujen ja arkkitehtuurien avoimuuden ja yhteentoimivuuden varmistaminen, terveydenhuollon toimijoiden välisten yhteistyöedellytysten parantaminen, sekä tarpeettoman päällekkäisen kehittämistyön tunnistaminen ja poistaminen. Kuvatun arkkitehtuurin hallintamallin on tarkoitus toimia apuna julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin ja tähän sisältyvän terveys- ja hyvinvointi - kohdealueen hallintamallin jatkosuunnittelussa ja toimeenpanossa, koskien erityisesti terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurinhallinnan osuutta. Arkkitehtuurinhallinnan kansallisen tason vastuunjaosta tullaan sopimaan projektin ulkopuolella, joten tuotoksessa ei ole otettu varsinaiseen vastuunjakoon yksityiskohtaisesti kantaa. Dokumentti on tuotettu KuntaIT:n ja Kuntaliiton Tapas-projektin yhteydessä touko-marraskuussa 2011 Tämän dokumentin tarkoitus on: kuvata terveydenhuollon alueelliseen ja paikalliseen arkkitehtuuriin liittyvä toimintaympäristö, sekä terveydenhuollon arkkitehtuurin hallinnan nykytilanne esitellä lyhyesti keskeiset sidosarkkitehtuurit, niiden hallintamallit ja nimetyt referenssihallintamallit, sekä esitellä alueellisen kokonaisarkkitehtuurin hallintamalliin näistä soveltuvat elementit kuvata suositus kansallisen tason kokonaisarkkitehtuurin hallintamalliksi kuvata suositus alueellisesti sovittavan terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin hallintamalliksi esittää johtopäätökset ja jatkoetenemissuositukset arkkitehtuurinhallinnan toimeenpanoon liittyen

5 5 (46) 1.2. Kenelle dokumentti on tarkoitettu Tämän dokumentin kohderyhmiä ovat: kunnallisen sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden (kunnat ja kuntayhtymät) johto sekä toiminnan kehittämisestä vastaavat asiantuntijat kunnallisen sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden (kunnat ja kuntayhtymät) tietohallintojohto sekä tietohallinnon asiantuntijat sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen tiedonhallinnan kansalliset toimijat 1.3. Dokumentin rakenne Dokumentti jäsentyy kahdeksi kokonaisarkkitehtuurin hallintamalliksi: Kansallinen hallintamalli Alueellinen ja paikallinen hallintamalli. Kappaleessa 1 on johdanto, tausta, keskeiset käsitteet ja rajaukset Kappaleessa 2 kuvataan sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaympäristöä ja arkkitehtuurinhallintaa nykytilanteessa Kappaleessa 3 esitellään referenssihallintamallit Kappaleessa 4 esitellään kansallisen kokonaisarkkitehtuurin hallinnan tavoitteet ja yleiskuvaus Kappaleessa 5 esitellään suositus kansalliseksi hallintamalliksi Kappaleessa 6 esitellään suositus alueelliseksi ja paikalliseksi hallintamalliksi

6 6 (46) 1.4. Keskeiset käsitteet Arkkitehtuurin hallintamallilla tarkoitetaan arkkitehtuurin toiminta- ja ohjausmallia sekä tähän liittyviä organisatorisia rakenteita kutsutaan yhteisesti arkkitehtuurin hallintamalliksi. Arkkitehtuurin kohdealue on organisaation rajatun toiminnallisen osa-alueen (esim. prosessin tai toiminnon) arkkitehtuurikokonaisuus. Kohdearkkitehtuuri sisältää kaikki arkkitehtuurikehyksen näkökulmat (toiminta, tieto, tietojärjestelmät, teknologia) rajatulta kohdealueelta. Kokonaisarkkitehtuuri (KA) on toiminnan, prosessien ja palvelujen, tietojen, tietojärjestelmien ja niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne. KA on kokonaisvaltainen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden hallinnoimiseksi ja kehittämiseksi. Kokonaisarkkitehtuurityöllä tarkoitetaan organisaation kokonaisvaltaista kehittämistä, jossa tavoitteet ja vaatimukset tulevat toiminnan tarpeista. Sidosarkkitehtuurit ovat muualla määritettäviä arkkitehtuurilinjauksia, joilla on tai voi olla vaikutusta kyseisen organisaation tai toimialueen arkkitehtuurityöhön ja linjauksiin. Terveydenhuolto on toimintaa, jonka tavoitteena on psyykkisen ja fyysisen toimintakyvyn ylläpito ja parantaminen. Terveydenhuollon perustana ovat ehkäisevä terveydenhuolto ja hyvin toimivat, koko väestön saatavilla olevat terveyspalvelut. Julkiset terveyspalvelut jakautuvat perusterveydenhuoltoon ja erikoissairaanhoitoon. Kansanterveyslaissa ja erikoissairaanhoitolaissa on terveydenhuollon järjestäminen säädetty kuntien tehtäväksi, joten niillä on vastuu perustuslain 22 :ssä julkiselle vallalle säädetyn velvoitteen toteuttamisesta käytännössä. Kunnallishallinnossa tehtävien hoidossa käytetään yleisesti käsitettä järjestämisvastuu (terveydenhuoltolain perusteluita). Terveydenhuollon alueellinen ja paikallinen kokonaisarkkitehtuuri. Kuntien järjestämisvastuulla olevien terveyspalveluiden kokonaisarkkitehtuuri Sosiaali- ja terveydenhuollon alueellinen ja paikallinen kokonaisarkkitehtuuri. Kuntien järjestämisvastuulla olevien sosiaali- ja terveyspalveluiden kokonaisarkkitehtuuri Viitearkkitehtuuri on rajatun arkkitehtuurikokonaisuuden abstrakti toimittaja- ja toteutusneutraali rakenne. Se on esitys arkkitehtuuri-kokonaisuuden loogisista osista ja niiden välisistä suhteista. Viitearkkitehtuurilla ohjataan arkkitehtuurisuunnittelua halutunlaiseen toteutusrakenteeseen. Viitearkkitehtuuri voi olla organisaation sisäinen, toimialaan liittyvä tai yleinen looginen rakennemalli.

7 7 (46) 1.5. Rajaukset Arkkitehtuurin hallintamallissa on keskitytty terveydenhuollon alueellisen ja paikallisen kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin suunnitteluun. Sosiaalihuollon arkkitehtuurin hallinnan osalta on huomioitu Tikesos-hankkeessa tehty hallintamallien suunnittelutyö. Dokumentissa ei oleta yksityiskohtaisesti kantaa Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kuvaamaan terveys- ja hyvinvointi -kohdealueen arkkitehtuurityön organisoinnin vastuunjakoon. 2. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaympäristö ja arkkitehtuurinhallinta 2.1. Toimintaympäristö Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämisvastuu on kuntakentän toimijoilla ja palveluita organisoidaan omana toimintana, erilaisin yhteistoimintajärjestelyin sekä hankitaan ostopalveluina yksityisen ja kolmannen sektorin palvelutuottajilta. Sosiaali- ja terveydenhuollon kustannukset ovat n. 50 prosenttia kuntien ja kuntayhtymien kokonaismenoista. Kuntarakennetta sekä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämistä ja rahoittamista koskeva uudistamistyö on parhaillaan käynnissä ja muutokset edellyttävät sosiaalija terveydenhuollon tietojärjestelmäratkaisujen määrätietoista kehittämistä. Hallitusohjelman kirjausten mukainen rakenteiden kehittäminen tullee vahvistamaan nk. vahvojen peruskuntien asemaa, vähentämää erilaisten yhteistoimintaratkaisujen määrää, ja vahvistamaan nykyiset sairaanhoitopiiri/maakuntarajat ylittävää yhteistyötä laajan väestöpohjan palveluiden tuottamisessa. Julkisen terveydenhuollon toimijoiden terveydenhuollon tietojärjestelmäarkkitehtuurit pohjautuvat nykytilassa, joko organisaatiokohtaisen tai alueellisesti yhteisen nk. ydinpotilastietojärjestelmän varaan, joita tällä hetkellä on yhteensä kuusi kaupallisten toimijoiden eri ohjelmistotuotetta, sekä yksi Pohjois- Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kehittämä erikoissairaanhoidon potilastietojärjestelmä. Käytössä olevia ydinpotilastietojärjestelmiä toimittaa neljä eri kaupallista toimittajaa, joista kahden suurimman yhteenlaskettu markkinaosuus on yli 80 prosenttia. ICT-kustannusten näkökulmasta merkittävimmät sosiaali- ja terveydenhuollon toimijat ovat suuret kaupungit ja yliopistolliset sairaanhoitopiirit, joiden osuus SoTe ICT kustannuksista ( M /v) on yhteensä n. 58 prosenttia (n.220 M /v). Suurilla kaupungeilla ja yliopistollisilla sairaanhoitopiireillä arvioidaan olevan myös laajimmat tietohallinnon kehittämisresurssit. Vertailun vuoksi todettakoon että sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisten tietojärjestelmähankkeiden (KanTa ja Tikesos) kokonaismenot v talousarviossa ovat 16,2 M. Sairaanhoitopiireillä on voimassaoleva lakisääteinen vastuu vastata alueensa julkisen terveydenhuollon tietojärjestelmien yhteensovittamisesta, ja erityis-

8 8 (46) vastuualueen sairaanhoitopiireillä velvollisuus sopia ERVA-tasoisesti yhteistyöstä. Sosiaalihuollon osalta ei samankaltaista alueellista vastuutahoa ole määritelty. Yhteistyötä on toimeenpantu nykytilassa erilaisin järjestelyin. Kansallisella tasolla tietohallinnon ja sähköisen tiedonhallinnan vastuut on sosiaali- ja terveydenhuollon toimialaa koskien jaettu sosiaali- ja terveysministeriön (STM), Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL), Kelan, Valviran ja Väestörekisterikeskuksen (VRK) välillä. Ohjauksen näkökulmasta karkean vastuunjaon mukasesti Valtiovarainministeriö (VM) vastaa yleisestä ohjauksesta, STM sosiaali- ja terveydenhuoltoa koskevasta strategisesta suunnittelusta ja ohjauksesta ja THL puolestaan operatiivisesti ohjauksesta Arkkitehtuurinhallinta nykytilanteessa Kansallisella tasolla ei nykytilassa ole organisoitu sosiaali- ja terveydenhuollon tai tervey-denhuollon arkkitehtuurinhallintaa jatkuvana toimintana. Yhteisten tietorakenteiden, luokitusten ja koodistojen valmistelu- ja julkaisuprosessin hallintaan on THL:lla käytössä oleva dokumentoitu toimintamalli, mutta muilta osin arkkitehtuurin kehittäminen on toteutunut erillisissä projekteissa tai tästä on sovittu tapauskohtaisesti osapuolten välillä. THL toimii vastuulleen kuuluvissa asioissa yhteistyössä HL7 Finland ry:n ja Kelan kanssa. Osalla kuntakentän terveydenhuollon toimijoista on yhä toiminnassa yhteisten potilastietojärjestelmien ympärillä toimivia yhteistyöryhmiä, joissa käsitellään myös arkkitehtuuriin liittyviä kysymyksiä. Ryhmät ovat kuitenkin järjestelmäkohtaisia, eikä järjestelmärajat ylittävää yhteistyöelintä arkkitehtuurinhallinnan osalta tällä hetkellä ole toiminnassa. Yhteistyöryhmissä ja kansallisen tason yhteistoiminnassa on perinteisesti sairaanhoitopiireillä ollut vahva rooli. Suurilla kaupungeilla, VM:n KuntaIT yksiköllä ja Kuntaliitolla on toiminnassa KuntaIT:n organisoimana kuntasektorin arkkitehtuuriryhmä, joka on mm. koordinoinut ja ohjannut yhteisissä kehittämisprojekteissa tehtyä arkkitehtuurityötä. Ryhmässä ei ole edustusta sairaanhoitopiireistä. Suurilla kaupungeilla on ollut tämän lisäksi toiminnassa erillinen verkosto, jossa on käsitelty kaupungeille yhteisiä ICT-kehittämiseen liittyviä asiakokonaisuuksia. Erikoissairaanhoitolaki ja terveydenhuoltolaki määrittävät sairaanhoitopiirien kuntayhtymille vastuun alueen julkisen terveydenhuollon tietojärjestelmien yhteensovittamisesta ja terveydenhuoltolain määrittämän alueellisen potilastietorekisterin muodostamisen ja käytön koordinoinnista. Alueellista yhteistyötä tai lainsäädännön edellyttämän koordinaatiovastuun toimeenpanoa ei aiemmissa yhteyksissä ole kansallisella tasolla ohjeistettu, joka on käytännössä johtanut siihen että alueellista yhteistyötä on organisoitu ja toimeenpantu erilaisin järjestelyin. Alueellista yhteistyötä toteutetaan monilla alueilla myös muita kuin sosiaali- ja terveydenhuoltoon liittyviä ICT-ratkaisuja koskien. Tehdyn kyselyn mukaan vain kolmasosalla sairaanhoitopiirien alueista on organisoitu tietohallintoyhteistyö säännöllisesti tapahtuvana toimintana sosiaalija terveydenhuollon toimijoiden välillä. Kahdella sairaanhoitopiireistä toimii

9 9 (46) osana alueellista yhteistyötä säännöllisesti kokoontuva kokonaisarkkitehtuurin tai tietojärjestelmäarkkitehtuurin kehittämisyhteistyöryhmä. 3. Referenssihallintamallit Viitearkkitehtuurin hallintamallien laatimiseksi projektissa vertailtiin julkisen sektorin keskeisiä olemassa olevia seuraavia hallintamalleja. Julkisen hallinnon KA-hallintamalli (v0.95 / ) Kuntasektorin arkkitehtuuriryhmän toimintamalli, jäljempänä Kurttutyöjärjestys (v0.85 / ) FEAR-projektissa kuvattu kokonaisarkkitehtuurin hallintamenettelyyn, jäljempänä FEAR-malli (v2.0 FINAL / ) Espoon kaupungin KA-hallintamalli (v0.9 / ) Tutkituista hallintamalleista voidaan nostaa hallintamalliin joitain käytäntöjä ja periaatteita. Julkisen hallinnon KA-hallintamalli esittelee ylätason arkkitehtuurinhallinnan organisoinnin, kohdealueen arkkitehtuurien hallinnan suhteet julkishallinnon ja kuntaorganisaation kokonaisarkkitehtuuriin. Samoin arkkitehtuurinhallinnan organisointiin löytyy valmiita malleja, esimerkiksi arkkitehtuuriryhmät ja arkkitehtuurivastaavat. SoTe-toimijakentän erityispiirteisiin ei referenssihallintamalleista löydy suoraan ratkaisuja saati vastaavuuksia Terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin hallintamalliin liittyvät suositukset Seuraavia hyviä käytäntöjä ja ominaisuuksia suositellaan poimittavaksi referenssihallintamalleista - Muutoshallinnan olemassa olevat mallit käyttöön (mm. muutospyyntöjen käsittely) - Kehittämishankkeiden tarkistuspisteet (Julkisen hallinnon KA-malli, FEAR). - Arkkitehtuuriasiat nykyisten vuosikellojen ja johtamismallien agendalle ei erillistä tai rinnakkaista varjojohtamismallia/-vuosikelloa arkkitehtuuriasioille - "Rajoitettu erityistapaus"-määritelmä (Espoon KA-hallintamalli) - Arkkitehtuurityö liitetään KA-hallinnan avainhenkilöiden tehtävänkuviin (Espoon KA-hallintamalli)

10 10 (46) 4. Kansallisen hallintamallin esittely 4.1. Kansallisen kokonaisarkkitehtuurin hallinnan tavoitteet sekä yleiskuvaus Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallissa kuvataan suositus Terveydenhuollon alueellisen ja paikallisen arkkitehtuurin hallinnan organisoimiseksi ja yhteistoimintamalliksi. Kokonaisarkkitehtuurin hallinnan ja tähän liittyvien sidosarkkitehtuurien yhtenäisen hallinnan avulla muodostetaan toimintamalli, jonka avulla ohjataan sekä yhtenäistetään julkisen terveydenhuollon toimijoiden kokonaisarkkitehtuurien suunnittelua ja toimeenpanoa ja tätä kautta saavutetaan seuraavia tuloksia: sähköisen tiedonhallinnan ratkaisujen toimintalähtöisyyden varmistaminen sähköisen tiedonhallinnan ratkaisujen ja arkkitehtuurien avoimuuden ja yhteentoimivuuden varmistaminen eri potilastietojärjestelmiä käyttävien alueiden ja organisaatioiden kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen liittyvän yhteistyön parantaminen päällekkäisen tarpeettoman kehittämistyön tunnistaminen ja vähentäminen terveydenhuollon järjestämisvastuussa olevien organisaatioiden ja kansallisten toimijoiden liittyvän ohjausvallan lisääminen suhteessa tietojärjestelmäratkaisujen toimittajiin kokonaisarkkitehtuurinhallintaa koskevissa kysymyksissä. Arkkitehtuurin hallintamallin avulla pyritään luomaan yhteisiä kehittämistä ohjaavia tavoitetiloja ja linjauksia eri potilastietojärjestelmiä käyttävien erityyppisten kuntatoimijoiden ja sähköisen tiedonhallinnan kehittämistä ohjaavien kansallisten toimijoiden ja kuntasektorin toimijoiden välille. Hallintamallin avulla voidaan tunnistaa ohjaavien viranomaisten vastuulla olevien arkkitehtuurien kuvausten kehittämistarpeita ja tunnistamaan kansallisen tason arkkitehtuurin kehittämiseen liittyviä yhteistyökohteita. Arkkitehtuurin hallintamallin avulla voidaan seurata eri toimijoiden vastuulla olevien kehittämishankkeiden etenemistä ja käsitellä näihin liittyviä arkkitehtuurin linjaustarpeita. Arkkitehtuurinhallinta liittyy läheisesti sosiaali- ja terveydenhuollon ja sen sähköisen tiedonhallinnan kansalliseen ohjaukseen, sekä toiminnan strategiseen johtamiseen ja kehittämiseen.

11 11 (46) 4.2. Kansallinen arkkitehtuurinhallinta osana julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri (JHKA) on rakenne, jonka avulla koordinoidaan ja tuetaan julkisen hallinnon organisaatioiden kokonaisarkkitehtuurin kehittämistä. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri toimii arkkitehtuurihierarkian ylimpänä arkkitehtuurina. Se määrittää julkisen hallinnon arkkitehtuurikokonaisuuden rakenteen, ohjaa ja linjaa alempien tasojen ja yksittäisten julkisen hallinnon organisaatioiden arkkitehtuurien kehittämistä sekä tarjoaa käytettäväksi yhteisesti hyödynnettäviä arkkitehtuurielementtejä. Arkkitehtuurien hallitun kehittämisen mahdollistamiseksi julkisen hallinnon toiminnallinen kokonaisuus jaetaan toiminnallisiin kohdealueisiin. Kohdealueen tavoitetilan kuvausten kohde ja niiden toteutus suunnitellaan yhdessä kohdealueen arkkitehtuurin kehittämiseen osallistuvien julkisen hallinnon organisaatioiden kanssa. Sosiaali- ja terveysministeriön vastuulle toiminnallisista kohdealueista kuuluu hyvinvointi- ja terveys -kohdealue, joka liittyy keskeisesti terveydenhuollon alueellista ja paikallista kehittämistä ohjaavaan kokonaisarkkitehtuuriin ja sen hallintamalliin. JHKA kuvauksen mukaan kohdealueen arkkitehtuurin tavoitetilan kuvaukset kohdistuvat kohdealueen yhteisen toiminnan, yhteisen tiedon, yhteisten tietojärjestelmien ja niiden toteutusteknologian kuvaamiseen tietyn tavoitteena olevaa asiantilan saavuttamiseksi. Tässä työssä on oletettu, että terveys- ja hyvinvointi -kohdealueen kaikkia terveydenhuollon toimijoita (myös yksityistä terveydenhuoltoa) koskeva kansallinen kokonaisarkkitehtuuri kattaa lähtötilanteessa vähintään seuraavat kohteet: yhteinen toimialasidonnainen tietoarkkitehtuuri (tietomallit, ontologiat, käsitteet, luokitukset, sanastot) toimialakohtaiset kansalliset tietojärjestelmäpalvelut ja tietovarannot ja näihin liittyvä kokonaisarkkitehtuuri (KanTa, terveydenhuollon valtakunnalliset henkilörekisterit ja tilastot) tietohallintolain nojalla toteutettavat toimialan tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kuvaukset ja määritykset Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuriin sisältyvä kuntasektorin yhteinen arkkitehtuuri sisältää kunnille yhteisten tavoitetilan arkkitehtuurilinjausten ja kuvausten toteutuksen. Kuntasektorin yhteinen arkkitehtuuri ei ole samalla tavalla kuntia ohjaavaa kuin esimerkiksi valtionhallinnon arkkitehtuuri valtion organisaatioita, vaan painottuu enemmän informaatio-ohjaukseen laadukkaiden tavoitetilan kuvausten ja yhteisen arkkitehtuurityön avulla. Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuuriin sisältyvät viitearkkitehtuurit ovat luonteeltaan pääosin toimialariippumattomia yleisiä tukipalveluita.

12 12 (46) Koska sosiaali- ja terveydenhuollon ICT-ratkaisut muodostavat merkittävän osan kuntasektorin organisaatioiden kokonaisarkkitehtuureista ja palvelutoiminta toimii kiinteänä osana kuntasektorin muuta toimintaa, on tarkoituksenmukaista, että kunnallisen terveydenhuollon toiminnassa hyödynnetään kuntasektorin viitearkkitehtuureissa kuvattuja yhteisiä palveluita. Tämä edellyttää kiinteää yhteistyötä kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin ja terveydenhuollon alueellisen ja paikallisen kokonaisarkkitehtuurin välillä. Alla olevassa kuvassa 1 on luonnosteltu hallittavan kokonaisarkkitehtuurin rajapintoja keskeisiin sidosarkkitehtuureihin nähden. Tavoitteena on, että projektissa kuvattu alueellisen ja paikallisen terveydenhuollon KA:n hallintamalli nivoutuu kiinteäksi osaksi julkisen hallinnon KA:n, terveys- ja hyvinvointi KA:n sekä kuntasektorin KA:n hallintamallien muodostamaa kokonaisuutta, eikä arkkitehtuurinhallinnasta synny irrallista tai tarpeetonta päällekkäistä toimintoa. Kuva 1 Alueellista ja paikallista kehittämistä ohjaavien kokonaisarkkitehtuurien (kansallinen ja alueellinen) keskeiset sidosarkkitehtuurit

13 13 (46) Arkkitehtuurinhallinnan asemointi JHKA hierarkiassa Sosiaali- ja terveydenhuollon arkkitehtuurinhallinnan kansallisen tason organisoinnista ja vastuunjaosta tullaan sopimaan Tapas-projektin ulkopuolella, joten tuotoksessa ei ole otettu tähän yksityiskohtaisesti kantaa. Johtuen siitä, että alueellisen ja paikallisen tason kokonaisarkkitehtuurissa on suurilta osin kyse sosiaali- ja terveysministeriön toimialaan liittyvästä palvelutoiminnasta ja toiminnassa syntyvien tietojen käsittelystä, olisi organisointi luontevaa toteuttaa terveys- ja hyvinvointikohdealueen yhteyteen. Riippumatta siitä, mihin alueellinen ja paikallinen kokonaisarkkitehtuuri asemoidaan JHKA-hierarkiassa, suositellaan, että organisointi täyttää seuraavat edellytykset: kuntasektorin toimijoiden välinen, ja kuntatoimijoiden ja valtiollisten toimijoiden välinen aito yhteistyö toteutuu mahdollistaa kuntatoimijoiden välisen yhteistyön ja yhteisten linjausten hakemisen kaikilla tarpeellisilla osa-alueilla (esimerkiksi myös muissa kuin valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin liittyvissä kysymyksissä) työ on organisoitu julkisen terveydenhuollon palvelujärjestelmän ja sen kehittämisen tarpeiden näkökulmasta arkkitehtuurinhallinnalla on kiinteä yhteys sosiaalihuollon arkkitehtuurinhallintaan, mikäli tämä ei organisoida saman hallintarakenteen puitteissa organisointimallissa on aito ja välitön yhteistyömahdollisuus kuntatoimijoiden muiden keskeisten sidosarkkitehtuurien kanssa (toimialariippumattomat yhteiset palvelut kuntasektorin kokonaisarkkitehtuuri ja julkisen hallinnon yhteinen kokonaisarkkitehtuuri). 5. Suositus kokonaisarkkitehtuurin kansalliseksi hallintamalliksi Hallintamalli sisältää kuvauksen kuntien järjestämisvastuulla olevien terveyspalveluiden yhteisen kokonaisarkkitehtuurin hallinnan organisoinnista. Hallintamallin tavoitteena on kuvata sitä, miten kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen toteutetaan kansallisella tasolla ja hyödyntäminen huomioidaan erityisesti alueellisen tason arkkitehtuurien kehittämisessä ja eri toimijoiden vastuulla olevissa kehittämisprojekteissa. Arkkitehtuurin johtaminen ja kehittäminen ovat jatkuvia prosesseja, jotka tulee liittää osaksi sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden johtamista ja kehittämistä.

14 14 (46) Arkkitehtuurin hallinta (kuva 2) on prosessilähtöistä ja jakautuu seuraaviin pääprosesseihin. arkkitehtuurin ohjaus ja johtaminen muutostekijöiden seuranta ja arviointi arkkitehtuurin kuvausten ylläpito ja muutostenhallinta tiedottaminen, viestintä ja koulutus arkkitehtuurin hyödyntäminen ja noudattaminen. Kuva 2 Arkkitehtuurinhallinnan pääprosessit Arkkitehtuurin hallinnan prosessien päätuloksina syntyvät kokonaisarkkitehtuurin tunnistettuja kehittämistarpeita (muutostekijöiden seuranta ja arviointi) terveydenhuollon alueellista- ja paikallista kokonaisarkkitehtuuria koskevia tavoitetilan kuvauksia (arkkitehtuurikuvausten ylläpito ja muutosten hallinta), jotka kohdistuvat julkisen terveydenhuollon yhteisen toiminnan, yhteisen tiedon, yhteisten tietojärjestelmien sekä niiden toteutusteknologian kuvaamiseen yhteisesti päätettyjen tavoitetilojen saavuttamiseksi

15 15 (46) yhteisesti hyväksyttyjä arkkitehtuuriperiaatteita ja linjauksia, joita hyödynnetään eri toimijoiden vastuulla olevissa kehittämisprojekteissa (arkkitehtuurin johtaminen) arkkitehtuurin ja arkkitehtuurinhallinnan hyväksytyt kehittämissuunnitelmat (arkkitehtuurin johtaminen) sidosarkkitehtuureihin kohdistuvia tunnistettuja kehittämistarpeita. esim. Hyvinvointi- ja terveys KA, Kuntasektorin KA, Sosiaalihuollon KA. (muutostekijöiden seuranta ja arviointi) arkkitehtuurin toimeenpanoon ja kokonaisarkkitehtuurien kuvaamiseen ja kehittämiseen liittyvää viestintämateriaali ja koulutusta (tiedotus, viestintä, koulutus) Arkkitehtuurin hallinnan organisointi, roolit ja tehtävät Arkkitehtuurin hallinnan organisoinnin suositus sisältää sekä kuvauksen arkkitehtuurityön organisoitumisesta ryhmiksi työn ohjaamista ja toteuttamista varten että kuvauksen eri ryhmien ja vastuutahojen rooleista ja tehtävistä. Tavoitteena on ensi vaiheessa kuvata arkkitehtuurityön käynnistämisen vaatima organisointi, jonka mukainen toiminta voidaan käynnistää nopeasti ja jossa on pyritty välttämään yliorganisointia. On suositeltavaa, että terveydenhuollon alueellisiin ja paikallisiin arkkitehtuurista vastaaviin tahoihin on viitearkkitehtuurista vastaavalta taholta kansalliselta tasolta vain yksi rajapinta. Kokonaisarkkitehtuurin ylläpitäminen, hyödyntäminen ja kehittäminen perustuu toimintamalliin, jossa kansalliset toimijat ja alueelliset ja paikalliset toimijat toimivat yhteistoiminnassa ja jossa kansallisen tason yhteistoiminnan organisoinnista vastaa nimetty vastuutaho. Vastuutahon tulee asettaa arkkitehtuurin ohjausryhmä sekä arkkitehtuuriryhmä. Sosiaalihuollon kansallisen tason arkkitehtuurinhallinnan organisoinnin vaihtoehtoja on arvioitu Tikesos-hankkeen toimesta. Sosiaali- ja terveydenhuollon kiinteästä yhteydestä johtuen, nähtiin TAPAS-arkkitehtuurinhallinnan osaprojektissa suositeltavaksi, että kokonaisarkkitehtuurin kansallisen tason yhteistyön organisointi on annettu samalle toimijalle, ja että näiden erillisten arkkitehtuurien ohjausryhmä on yhteinen. Johtuen siitä että sosiaalihuollon tietoteknologian kehittämisessä ja hyödyntämisessä ollaan terveydenhuoltoon nähden eri kehittämisvaiheessa, tulisi näkemyksen mukaan kuitenkin kansallisen tason arkkitehtuuriryhmien olla erillisiä. Terveydenhuollon kansallisen vastuutahon asettamia kokonaisarkkitehtuurin hallinnan ryhmiä ovat: ohjausryhmä arkkitehtuuriryhmä.

16 16 (46) Kansallisen tason arkkitehtuurinhallinnan organisointi, roolit ja tehtävät esitetään kuvassa 3 ja tarkemmat kuvaukset ryhmistä kuvan jälkeen. Kuva 3 Kansallisen tason arkkitehtuurinhallinnan organisointi Ohjausryhmä Kansallinen kokonaisarkkitehtuurin vastuutaho asettaa/kutsuu sosiaali- ja terveydenhuollon alueellisen kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmät. Ohjausryhmän jäsenet edustavat sekä kunnallisen sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoita että kansallisia toimijoita (keskeiset sidosarkkitehtuurit). Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii kuntatoimijan edustaja ja ohjausryhmän puheenjohtajuus määräytyy kiertävän ennalta sovitun järjestyksen mukaisesti. Kansallisen vastuutahon edustajat muodostavat ohjausryhmän sihteeristön. Koska sosiaali- ja terveydenhuollon itsenäisten toimijoiden lukumäärä on suuri, eikä kaikkia tahoja voida samanaikaisesti osallistaa päätöksentekoon, muodostuu ohjausryhmän kuntatoimijoiden kokoonpano pysyvistä ja vaihtuvista jäsenistä seuraavasti.

17 17 (46) Pysyvät jäsenet: suuret kaupungit (> asukasta, 5-7kpl) yliopistolliset sairaanhoitopiirit (5kpl) Vaihtuvat jäsenet: muut sairaanhoitopiirit muut kaupungit / kuntayhtymät Ohjausryhmän tehtävät: vastaa arkkitehtuurin (strategisesta) johtamisprosessista arkkitehtuurin tavoitetilaa koskevien linjausten hyväksyminen ja viestintä arkkitehtuurin toiminta- ja kehittämissuunnitelmien (kehittämispolku) ja tuotosten hyväksyminen mahdollinen arkkitehtuurien yhteensovittamisessa tarvittava sopiminen, joka ei kuulu hierarkiassa ylemmille tasoille. Kokonaisarkkitehtuurista vastaava taho ja arkkitehtuurityöryhmä Kokonaisarkkitehtuurista vastaava kansallinen vastuutaho vastaa kansallisen tason arkkitehtuurinhallinnan käytännön organisoinnista ja resursoinnista. Kansallinen vastuutaho kokoaa tarpeet eri toimijoiden yhteistoiminnassa tapahtuvalle kehittämiselle kansalliselta, alueelliselta ja paikalliselta tasolta sekä vastaa keskeisten sidosarkkitehtuurien seurannasta ja yhteistyön organisoinnista sidosarkkitehtuurien kanssa. Kansallinen vastuutaho nimeää arkkitehtuurityöryhmän, joka toimii arkkitehtuurityön suunnittelun, toimeenpanon, koordinoinnin sekä seurannan valmistelutyöryhmänä, ja joka tuottaa ja käsittelee kaikki arkkitehtuurin ohjausryhmälle annettavat esitykset. Kansallisen vastuutahon ja arkkitehtuurivastaavien tehtävät: kansallinen vastuutaho nimeää arkkitehtuurivastaavat, jotka johtavat arkkitehtuurityöryhmien toimintaa, pääarkkitehdit kansallisen vastuutahon tehtävänä kansallisen tason arkkitehtuurinhallintaprosessien organisointi ja resursointi arkkitehtuurivastaavat osallistuvat merkittävien alueellisten arkkitehtuuriryhmien toimintaan yhteisten kokonaisarkkitehtuurin kehittämishankkeiden hankesalkun ja kehittämispolun hallinta

18 18 (46) valmistelu-, suunnittelu-, seuranta-, raportointi- ja tukitoiminnot ohjaus- ja arkkitehtuuriryhmille vastaavat arkkitehtuuriin liittyvästä tiedottamisesta, viestinnästä ja koulutuksesta Arkkitehtuuriryhmän tehtävät: arkkitehtuurilinjausten käsittely ja päätösehdotusten tuottaminen arkkitehtuurin toiminta- ja kehittämissuunnitelmien (kehittämispolku) valmistelu ja toimeenpano arkkitehtuurin kehittämiseen liittyvien yhteistyötarpeiden käsittely ja koordinointi arkkitehtuurin muutospyyntöjen ja muutosehdotusten käsittely yhteisten kokonaisarkkitehtuurin kehittämishankkeiden koordinointi, seuranta (kehittämishankesalkku) ja ohjaus yhteistoiminta sidosarkkitehtuurien kanssa Varsinaista arkkitehtuurin kehittämistä toteutetaan pääosin erillisissä kehittämisprojekteissa, joiden tuotokset hyväksytään ja liitetään osaksi kansallisesti kuvattua viitearkkitehtuuria sovitun hallintamallin mukaisesti Arkkitehtuurin hallinnan kiinnittäminen toiminnan johtamiseen Kansallinen taso Sosiaali- ja terveysministeriö vastaa valtioneuvoston esikuntana oman hallinnonalansa toiminta- ja taloussuunnittelusta sekä seurannasta ja raportoinnista. Kansallisella tasolla keskeisiä vuosittaisia johtamisen ja suunnittelun prosesseja ovat mm. kehysneuvottelu-, talousarvio-, budjetti-, toiminnan ja taloudensuunnittelu-, tulossopimus- ja seurantaprosessit. Kokonaisarkkitehtuuriin liittyvien muutostarpeiden keräämisen, hankkeiden suunnittelun ja toteuttamisen tulee huomioida toiminnan ja talouden suunnittelun keskeiset suunnittelurytmit. Sosiaali- ja terveydenhuollon strategisen kehittämisen toteuttamiseksi on useita kansallisia vastuutahoja ja ohjaavia viranomaisia, jotka myös ohjaavat sidosarkkitehtuurien kautta alueellista ja paikallista kokonaisarkkitehtuuria. Ohjaavia viranomaisia ovat sosiaali- ja terveysministeriö, terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Valtionvarainministeriö, KELA, VALVIRA ja väestörekisterikeskus. Sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen tiedonhallinnan kehittämisen yhtenäinen arkkitehtuuriohjaus edellyttää tämän ohjauksen kokoamista ja yhteensovittamista. Tässä dokumentissa kuvattua arkkitehtuurin hallintamallia tulee käyttää eri toimijoiden vastuulla olevien tavoitetilan kuvausten, linjausten ja määritysten

19 19 (46) arkkitehtuurinmukaisuuden sekä tarkoituksenmukaisuuden arviointiin niiltä osin, kun nämä koskevat kokonaisarkkitehtuurin alueellista ja paikallista toteutustasoa eivätkä sisälly muihin ylemmän tason julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kohdealueisiin. Tällä tavoin pyritään varmistamaan, että kansallisen tason velvoittavat ja ohjaavat määritykset ja yhteisesti linjattavat ja kuvattavat tavoitetilan arkkitehtuuriratkaisut muodostavat yhdessä toiminnan tarpeita palvelevan yhteentoimivan kokonaisuuden, ja että arkkitehtuurin tavoitetilan määritykset ja yhteisesti sovitut linjaukset huomioidaan sosiaali- ja terveydenhuollon käytännön johtamisessa ja toiminnassa alueellisella ja paikallisella tasolla (kuva4). Kuva 4 Arkkitehtuurinhallinnan kiinnittäminen toiminnan johtamiseen Alueellisen ja paikallisen arkkitehtuurinhallinnan kansalliselta vastuutaholta odotetaan erityisesti muiden terveys- ja hyvinvointi -kohdealueen arkkitehtuurien ja kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin väliseen yhteistoimintaan ja arkkitehtuurien yhteensovittamiseen osallistumista. Näin varmistetaan kansallisen tason linjausten ja määrittelyiden tavoitetilanmukaisuus, sekä se, ettei eri ohjaavien viranomaisten toimesta anneta tavoitetilan vastaisia tai tarpeetonta päällekkäistä kehittämistä aiheuttavia vaatimuksia. Lisäksi kansallinen vastuutaho osallistuu tiedottamiseen, viestintään sekä koulutukseen liittyvään yhteistyöhön muiden kansallisten vastuutahojen kanssa, sekä näin päätettäessä edustaa alueellisen ja paikallisen arkkitehtuurin näkökulmaa valtakunnallisten toimijoiden vastuulla olevissa tai rahoituksella toteutettavissa kansallisissa kehittämishankkeissa yhdessä kuntasektorin toimijoiden kanssa.

20 20 (46) Kansallisen tason suhde alueelliseen ja paikalliseen tasoon Kansallista kokonaisarkkitehtuuria koskeva päätöksenteko tuottaa ja muodostaa kansalliseen, alueelliseen ja paikalliseen päätöksentekoon tulevia sosiaalija terveydenhuollon organisaatioita ohjaavia periaatteita ja linjauksia. Julkisen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen järjestämisvastuu on muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta kunnilla. Palveluiden ja sähköisen tiedonhallinnan ratkaisujen järjestämiseen liittyvät päätökset tehdään käytännössä alueellisella ja paikallisella tasolla. Koska terveydenhuollon alueellisen- ja paikallisen tason kehittämistä ohjaavalla kokonaisarkkitehtuurilla ei ole suoraan velvoittavaa asemaa, tulisi eri tahojen sitoutumisen varmistamiseksi tavoitetilan kuvausten ja linjausten laatimiseen liittyvä prosessi olla läpinäkyvä ja päätöksentekoelin riittävän edustava. Myös päätöksentekoelimeen kuulumattomilla organisaatioilla tulisi olla mahdollisuus vaikuttaa ja osallistua yhteisen kuvatun toimintamallin mukaisesti tapahtuvaan arkkitehtuurin kehittämiseen ja ylläpitoon. Arkkitehtuurin kansallisen tason kehittäminen on yhteistyötä, jossa seudullinen ja alueellinen kehittäminen ja tähän liittyvä päätöksenteko tulee organisoida toimivaksi kansalliseksi yhteistoimintarakenteeksi ja päätöksentekoprosessiksi. Yhteistyön alueellinen vastuutaho huomioi seudullisen ja alueellisen päätöksenteon valmistelussa paikallisen ja kansallisen tason tarpeet ja vaatimukset. Mikäli alueellisessa ja paikallisessa arkkitehtuurin suunnittelussa tai päätöksenteossa ilmenee tarpeita muuttaa tai kehittää kansalliseen kokonaisarkkitehtuuriin liittyviä tavoitetilan kuvauksia tai linjauksia, tulee nämä viestiä kansalliselle tasolle ja käsitellä kuvatun kansallisen tason toimintamallin mukaisesti. Kansallisen tason arkkitehtuurinhallinnasta vastaavan tahon tulee seurata alueellista ja paikallista kehitystä ja tukea yhteistoimintaa tarvittavilta osin. Koska kunnissa ja kuntayhtymissä toiminnan johtaminen ja päätöksenteko liittyy keskeisesti toiminnan ja talouden suunnitteluprosesseihin tulee kokonaisarkkitehtuuriin liittyvien muutos- ja linjaustarpeiden keräämisen, hankkeiden suunnittelun ja toteuttamisen noudattaa arkkitehtuurin hallinnan aikatauluja (vuosikelloa).

21 21 (46) 5.3. Arkkitehtuurin johtaminen kansallisella tasolla Arkkitehtuurin johtamisprosessin tehtävänä on varmistaa, että arkkitehtuuria ja arkkitehtuuriosaamista kehitetään sosiaali- ja terveydenhuollon substanssitoiminnan ja toimintaympäristön muutosten asettamiin tarpeisiin perustuen hallitusti ja systemaattisesti. Tulee myös varmistaa, että eri toimijat sitoutuvat tehtyihin yhteisiin kehittämistä ja tavoitetilaa koskeviin linjauksiin. Arkkitehtuurin johtamisprosesssien ajallinen jäsentäminen Johtamisen tehtävät voidaan prosessijäsennyksen lisäksi jakaa seuraaviin ajallisiin tehtäviin: Vuosikelloon sidotut johtamisprosessit. Vuosikelloon sidotut tehtävät käynnistyvät ennalta sovituin määräajoin ns. vuosikellon mukaan. Nämä tehtävät käynnistyvät ulkoisista ärsykkeistä riippumatta kalenteriin sidottuna. o ohjausryhmän kokoukset ja niiden valmistelu o kansalliseen toiminnan ja talouden suunnitteluun liittyvä valmistelu o arkkitehtuurien kansallinen kypsyystason arviointi ja mittaaminen (organisoinnin käynnistyksen onnistuminen ensimmäinen suunniteltu mittaus) o kehittämishankeaihioiden kokoaminen, suunnittelu ja arviointi o kehittämis- ja muutostarpeiden kerääminen. Jatkuvat johtamisprosessit. Jatkuvat johtamisprosessit sisältävät tehtäviä, joita tehdään jatkuvasti liittämättä niitä tiettyihin ajankohtiin. Jatkuvat johtamisprosessit ovat käynnissä riippumatta ulkoisista käynnistäjistä o toimintaympäristön seuranta o kehittämishankkeiden seuranta ja ohjaus o sidosarkkitehtuurien seuranta ja muutostenhallinta o viestintä ja tiedottaminen. Reagoivat johtamisprosessit. Reagoivat johtamisprosessit käynnistyvät tyypillisesti ulkoisesta käynnistystekijästä johtuen esim. o lainsäädännön muutokset o ohjaus.

22 TUOTOKSET arkkitehtuuritoiminnan hyväksytty organisointi, roolit ja tehtävät hyväksytyt arkkitehtuuriperiaatteet ja linjaukset 22 (46) arkkitehtuuritoiminnan toiminta- ja kehittämissuunnitelmat (kehittämispolku) Arkkitehtuuritoiminnan suunnittelu Arkkitehtuurin ja arkkitehtuuritoiminnan kehittämisen suunnittelu ja valmistelu ovat kansallisen vastuutahon tehtävä, joka hyödyntää tässä kansallista arkkitehtuuriryhmää. Kansallinen vastuutaho ja arkkitehtuuriryhmä vastaavat kokonaisarkkitehtuuriin liittyvästä arkkitehtuuritoiminnan suunnittelusta ja yhteistyöstä sidosarkkitehtuureista vastuussa olevien tahojen ja työryhmien kanssa. Suositellaan, että toiminta tulee suunnitella siten, että se sopii alueellisen ja paikallisen toiminnanja talouden suunnittelun aikatauluihin. Arkkitehtuuritoiminnan suunnitteluun sisältyy myös tarvittavan ohjeistuksen tuottaminen kehittämishankkeille. Kansallisen vastuutahon suunnitteluun liittyvät tehtävät: suunnitella ja toteuttaa alueellisen ja paikallisen tason kokonaisarkkitehtuurin ja kehittämisen johtaminen laatia arkkitehtuurin kehittämispolku ja johtaa arkkitehtuurin kehittämistä pitkällä ja lyhyellä aikavälillä laatia suunnitelma arkkitehtuurin hallinnan vuosittaisista sisällöistä ja tehtävien aikataulusta. TUOTOKSET suunnitelma arkkitehtuurinhallinnan johtamisesta arkkitehtuuritoiminnan toiminta- ja kehittämissuunnitelmat (kehittämispolku) ohjeistukset kehittämishankkeille.

23 23 (46) Arkkitehtuurin hallinnan kansallinen vuosikello Arkkitehtuurin hallintamalliin liittyvässä kansallisessa vuosikellossa kuvataan arkkitehtuurin kehittämisen ja toimeenpanon vuosittainen suunnittelu, muutostarpeiden käsittely, arkkitehtuurin kehittymisen ja hyötyjen arviointi sekä arkkitehtuurityön riittävän rahoituksen varmistaminen. Arkkitehtuurin hallinnan vuosikellon kautta systematisoidaan arkkitehtuurin kehittämisen ja toimeenpanon suunnittelu, muutostarpeiden käsittely, arkkitehtuurin toimeenpanon seuranta. Kansallinen vuosikello suunnitellaan siten, että yhteisten kehittämishankkeiden tarpeiden kokoaminen ja hankkeiden suunnittelu on mahdollista hyvissä ajoin ennen kuin näistä tulee tehdä päätöksiä kansallisella tai alueellisella tasolla. Toiminnan ja talouden suunnitteluprosessit säätävät vuosikellon mukaista toimintaa. Vuosikelloon sidottuja arkkitehtuurinhallinnan yleisiä tehtäviä ovat: arkkitehtuurin toimeenpanon mittaus ja käsittely o miten viitearkkitehtuuri on ohjannut alueellista ja paikallista arkkitehtuuria tuloksien yhteenveto o arkkitehtuurin nykytilan päivittäminen sidosarkkitehtuurien kehittämissuunnitelmien käsittely (yhteensovittaminen) o arkkitehtuurin muutostarpeet o yhteistyötarpeet arkkitehtuurin kehittämishankeaihioiden käsittely o muutostarpeiden kerääminen ja analysointi o kehittämishankeaihioiksi johdetut kehittämistarpeet arkkitehtuurin kehittämispolun ja kehittämissuunnitelman päivittäminen arkkitehtuuritoiminnan budjetointi ja toimeenpano. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin vuosikellon vaiheet on lueteltu alla. Vuosikello toimii viitearkkitehtuurin kansalliselle vastuutaholle kehittämis- ja muutostarpeiden keräämisen tarpeiden ajallisena jäsentäjänä: tammikuu o tuloksien ja arkkitehtuurin nykytilan kokoaminen alueelliselta ja paikalliselta tasolta ja kansallisen tason arviointi (käynnistyy joulukuussa) o kehittämistarpeiden kerääminen kansalliselta, alueelliselta ja paikalliselta tasolta (käynnistyy joulukuussa)

24 24 (46) helmikuu o tunnistettujen sidosarkkitehtuurien käynnistyneen vuoden suunnitelmien arviointi o kehittämistarpeiden kuvaaminen kehittämisaihioiksi ja konkretisoiminen kehitysprojekteiksi maaliskuu o päätökset syyskaudella käynnistettävistä yhteistyöprojekteista. Kehittämissuunnitelman tarkentaminen kesäkuu-elokuu: o kehittämistarpeiden kerääminen kansalliselta, alueelliselta ja paikalliselta tasolta o tunnistettujen sidosarkkitehtuurien käynnissä olevan vuoden arviointi syyskuu o kehittämistarpeiden kuvaaminen kehittämisaihioiksi ja konkretisoiminen kehitysprojekteiksi o budjetointi o neuvottelun sidosryhmien ja kansallisten toimijoiden kanssa lokakuu o päätökset syyskaudella käynnistettävistä yhteistyöprojekteista ja kehittämissuunnitelman tarkentaminen. Kansalliselta, alueelliselta ja paikalliselta taholta kerättävät viitearkkitehtuurin kehittämis- ja muutostarpeet kerätään toimintavuoden aikana kahdesti, jolloin voidaan valmistella arkkitehtuurin kehittämispolku suhteessa organisaatioiden toiminnan ja talouden suunnittelusykleihin, mutta voidaan toisaalta toimeenpanna yhteistyötä myös nopeammalla aikataululla. Yhteistoiminnassa sidosryhmien kanssa tapahtuvassa arkkitehtuuritoiminnan budjetoinnissa tulisi varautua tämänkaltaiseen toimintamalliin. Kansallinen vastuutaho ohjeistaa erikseen alueellisia ja paikallisia toimijoita siitä, miten kerääminen organisoidaan. Kehittämistarpeiden keräämisen prosessi esitetään kuvassa 5.

25 25 (46) Kuva 5 Kehittämistarpeiden keräämisen prosessi 5.4. Muutoksenhallinta Arkkitehtuurin muutoksenhallinta on erityisesti arkkitehtuurilinjausten (tavoitetilakuvausten) muutostenhallintaa. Arkkitehtuurimenetelmän sekä arkkitehtuurin hallintamallin muutosten hallinnassa sovelletaan aina tapauskohtaista muutoksenhallintaa, kuitenkin siten että muutokset edellyttävät kansallisen tason arkkitehtuurin ohjausryhmän käsittelyä ja hyväksyntää. Arkkitehtuurin muutoksenhallinta koskee sekä kansallisesti ylläpidettävää että alueellista ja paikallista kehittämistä ohjaavaa kokonaisarkkitehtuurin hallintaa Muutoksenhallinnan tarkoitus ja periaatteet Laaditut tavoitearkkitehtuurikuvaukset eivät pysy ilman arkkitehtuurin muutoksenhallintaa ajan tasalla ja arkkitehtuurilinjausten käyttökelpoisuus ja hyödynnettävyys heikkenevät. Tämä puolestaan johtaa siihen, että tehdyt linjaukset ja reaalimaailman arkkitehtuurit alkavat poiketa toisistaan, jolloin tavoiteltu yhteensopivuus kärsii. Arkkitehtuurin muutoksenhallinnan tavoitteita ovat: arkkitehtuurin yhtenäisyyden varmistaminen arkkitehtuurilinjausten ja todellisten ratkaisujen yhtenevyys

26 26 (46) yksittäisten muutosten kontrolloitu hallinta ja dokumentointi muutosten vaikutusten arvioinnin systematisointi muutosten hyväksymismenettelyn selkeytys muutosten viestinnän tehostuminen muutoksista tai niiden tiedostamattomuudesta johtuvien arkkitehtuurivirheiden minimoiminen Muutoksenhallinnan peruskivi: Arkkitehtuurilinjauksista ei ole poikkeamia, vaan tarvittaessa arkkitehtuurilinjauksia täydennetään tai muutetaan muutoksenhallintaprosessin kautta Muutoksenhallintaprosessit Kokonaisarkkitehtuurin muutoksenhallinnassa noudatetaan ITIL 1 -mallista muunneltua yleistä muutoksenhallintaprosessia (kuva 6): Päätöksentekotason tunnistaminen Julkinen hallinto Kohdealue / hallintosektori Soveltuvan muutosprosessin valinta Muutospyynnön käsittely luokittelun mukaan Vaikutusten täydennetty arviointi Muutoksen soveltamisalueen määrittely Muutosaikataulun ja muutossuunnitelma laatiminen Arkkitehtuuridokumentaation muuttaminen / täydentäminen Muutoksen viestintä Muutostarve, päätöksen tekotason tunnistaminen Esikäsittely ja luokittelu Muutospyynnön käsittely Muutosten hyväksyminen Muutoksen toteutus Muutoksen seuranta Muutospyyntöjen laatiminen Muutoksen kohteen tunnistaminen Muutospyynnön luokittelu Vaikutusten alustava arviointi Päätös muutoksesta hyväksyminen hylkäys Päätöksen kirjaus ja tiedotus Kuva 6 Muutoksenhallintaprosessit Arkkitehtuurilinjauksen muutos johtaa usein erilliseen kehittämissuunnitelmaan ja sen toteuttamiseen. Hyväksytty muutospyyntö johtaakin aina kahteen peräkkäiseen toimenpiteeseen: 1 IT-palvelunhallinnan laajalle levinnyt palvelujen hallintajärjestelmä, joka kattaa keskeisimmät operatiiviset ITtoiminnan jatkuvat palveluprosessit

27 27 (46) Varsinainen arkkitehtuurilinjauksen muutos o jos arkkitehtuurilinjauksen muutos on yksinkertainen, se voidaan toteuttaa heti. Laajemmat muutokset tulee toteuttaa erillisissä projekteissa o Jos muutospyyntö johtaa arkkitehtuurin kehittämisprojektiin, siinä noudatetaan aiemmin kuvattua arkkitehtuurin kehittämisprosessia Muutetun arkkitehtuurilinjauksen toimeenpano o Muutoksessa syntyy yleensä ensin vain päivitetty tavoitearkkitehtuuri tai viitearkkitehtuuri. Tavoitetila realisoituu vasta, kun se toteutetaan. o Toimeenpano koostuu seuraavista vaiheista: toimeenpanon suunnittelu viestintä toimeenpanosuunnitelman mukainen arkkitehtuurin toteutus kuntasektoritasolla tai yksittäisessä kunnassa. Kansallinen vastuutaho päättää kunkin muutospyynnön kohdalla, millainen käsittely ja päätöksentekotaso on sopivin ja millainen toimeenpano sopii hyväksytylle muutospyynnölle. Alueelliselta ja paikalliselta tasolta tuleva muutospyyntö on käsitelty ensin alueellisessa yhteistyöryhmässä. Kansallinen vastuutaho tunnistaa myös onko kyseessä yksittäin ja rajattu erikoistapaus, sillä paikalliset ja alueelliset organisaatiot erilaisia. Kansallinen vastuutaho päättää millainen muutospyynnön käsittelyprosessi sopii kansalliselta tasolta esim. sidosarkkitehtuurista tuleville muutospyynnöille. Alueelliselta ja paikalliselta tasolta tuleville muutospyynöille suositellaan prosessia, joka lähtee muutospyynnön tekijästä (alueellinen yhteistyöryhmä tai paikallinen organisaatio esim. terveyskeskus). Muutostarpeen syynä voi olla muutos palvelurakenteessa tai kehittämishankkeen toteuttamiseen liittyvä muutostarve, jossa tarkennetaan tai muutetaan voimassaolevaa kansallista viitearkkitehtuuria tai arkkitehtuurilinjausta. Muutospyynnön tekijä lähettää muutospyynnön kansalliselle vastuutaholle, joka ottaa muutospyynnön käsittelyyn. Hyväksytty muutospyyntö toteutetaan viitearkkitehtuuriin ja viestitään arkkitehtuurilinjauksen muutos viestintä suunnitelman mukaisesti. Muutoksen toimeenpanosta vastaa kansallinen vastuutaho. Toimeenpanoon liittyy muutoksen vaikutuksen arviointi alueellisella ja paikallisella tasolla. Vaikutukset voivat olla laajoja tai suppeampia. Suositellaan varsinkin laajojen vaikutuksien osalta toimeenpanosuunnitelman laatimista. Tämä toimeenpanosuunnitelma käsitellään arkkitehtuurin ohjausryhmässä.

28 28 (46) Muutostekijöiden seurantaprosessit Kansallinen vastuutaho ja arkkitehtuuriryhmä seuraavat ja arvioivat alueellisen ja paikallisen kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta keskeisiä muutostekijöitä ja sidosarkkitehtuureja, joita ovat esimerkiksi kansallisella tasolla STM:n hallinnonalaan liittyvä lainsäädäntö ja asetukset, ja strategisen kehittämisen linjaukset, kansalliset kehittämisohjelmat, Terveys- ja hyvinvointi - kohdealuearkkitehtuuri, julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri ja kuntasektorin kokonaisarkkitehtuuri. Alueellisella ja paikallisella tasolla muutostekijöitä ovat sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestelmää koskevat keskeiset toiminnan kehittämis- ja muutoshankkeet, sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden sisäiset ja väliset (alueelliset) strategisen tason suunnitelmat. Keskeiset havainnot ja muutokset käsitellään arkkitehtuuriryhmän kokouksissa ja viitearkkitehtuurilinjauksia tai kehittämispolkua muutetaan tarpeen mukaan näiden pohjalta. Arkkitehtuuriin vaikuttavat muutostekijät tunnistetaan, kootaan yhteen ja käsitellään vuositasolla vuosikellon mukaisesti. Kansallinen vastuutaho ja arkkitehtuuriryhmä kokoavat ja luokittelevat muutostekijät ja arvioivat niiden vaikutusta alueellisen ja paikallisen tason kokonaisarkkitehtuuriin. TUOTOKSET Tunnistetut ja arvioidut kokonaisarkkitehtuuriin vaikuttavat muutostekijät, alla esimerkkejä: Kansallisella tasolla: STM:n hallinnonalaan liittyvä o lainsäädäntö ja asetukset o strategisen kehittämisen linjaukset o kansalliset kehittämisohjelmat terveys- ja hyvinvointi kohdealuearkkitehtuuri julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri kuntasektorin kokonaisarkkitehtuuri. Alueellisella ja paikallisella tasolla: sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestelmää koskevat keskeiset toiminnan kehittämis- ja muutoshankkeet sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden sisäiset ja väliset (alueelliset) strategisen tason suunnitelmat.

29 29 (46) 5.5. Viestintä ja koulutusprosessit Terveydenhuollon alueellisesta ja paikallisesta kokonaisarkkitehtuurista vastaava kansallinen taho vastaa arkkitehtuuria koskevasta viestimisestä ja viestintäprosessien suunnittelusta alueellisille, paikallisille ja kansallisille toimijoille. Kokonaisarkkitehtuuria ja alueellisen ja paikallisen tason toimijoita koskeva viestintä voi liittyä seuraaviin sisältöihin: arkkitehtuurin hallintamallin mukaisesti hyväksytty arkkitehtuurilinjaus tai kuvaus suositus hyvä käytäntö case study sidosarkkitehtuuriin liittyvän arkkitehtuurilinjauksen tai kuvaukset soveltaminen. Kansallinen vastuutaho järjestää tarvittaessa kokonaisarkkitehtuuriin liittyviä koulutuksia ja seminaareja. Suositellaan koulutussuunnitelman laatimista Arkkitehtuurin hyödyntäminen ja noudattaminen Arkkitehtuurin hyödyntäminen ja noudattaminen kiinnitetään suoraan alueellista ja paikallista toteutustasoa koskevaan sähköisen tiedonhallinnan strategiseen kehittämiseen ja ratkaisuja kehittäviin kansallisiin, alueellisiin ja paikallisiin kehittämisprojekteihin. Arkkitehtuurin hallinta osana kehittämisprojektia toteutetaan kuntasektorin arkkitehtuurihallintamallia soveltaen. Uudet ohjeet otetaan käyttöön niiden valmistuttua Arkkitehtuurin hallinta kehittämishankkeissa Sovitun toimintamallin mukaisesti kansallisesti hyväksytyt arkkitehtuurilinjaukset ja tavoitetilan kuvaukset koskevat kaikkia arkkitehtuurin kehittämisprojekteihin osallistuvia organisaatioita ja avainhenkilöitä. Erityisvastuu arkkitehtuurilinjausten hyödyntämisestä ja arkkitehtuurinmukaisuuden tarkistuttamisesta on projektikohtaisesti projektipäälliköllä, sekä projektin ohjausryhmällä (tmv. projektin ohjausrakenteeseen kuuluva ryhmä). Alueellisen tason strategisen kehittämisen osalta vastuu on sovitulla arkkitehtuurin ohjausryhmällä ja tämän toiminnan organisoinnista vastaavalla alueellisella vastuutaholla. Elinkaaren mukaisesti projektipäällikkö tai hänen nimeämänsä projektin asiantuntija arvioi jo projektisuunnitelmavaiheessa, miten olemassa olevia arkkiteh-

30 30 (46) tuurilinjauksia sovelletaan kyseisessä projektissa. Parhaimmillaan tämä tarkistusmenettely on kuvattu jo projektisuunnitelmapohjaan. Alla oleva malli sopii erityisesti ICT-projekteille. Hanketta tai projektia ei saa viedä eteenpäin, jos sen arkkitehtuuria ei ole tarkastettu määritellyssä tarkistuspisteessä. Kunkin ratkaisun arkkitehtuurinmukaisuus tulee tarkistaa seuraavissa tarkistuspisteissä: Hanke / projekti-idea o kyseisen toimialan tai alueen tietohallintovastaava tms. arvioi idean o lähinnä tarkistetaan, onko kyseiseen tarkoitukseen olemassa jo ratkaisu Esiselvitys / tarvekartoitus o esiselvityksen suunnittelun yhteydessä varmistetaan, että esiselvityksessä otetaan huomioon sidosarkkitehtuurit sekä olemassa olevat linjaukset o esiselvityksen tuotosten ja erityisesti vaatimusmäärittelyn tarkistaminen o projekti laatii arkkitehtuuritiivistelmän (ks. jäljempänä), jonka projektipäällikkö toimittaa arkkitehtuuriryhmän arvioitavaksi Määrittely / suunnittelu o määrittelyn ja suunnittelun käynnistyessä projektisuunnitelmassa tulee ottaa kantaa, miten KA-menetelmää hyödynnetään tässä määrittelyssä/suunnittelussa o tarkistuspiste ennen määrittelyn tai suunnittelun hyväksymistä, ennen toteutuksen käynnistämistä o projekti laatii arkkitehtuuritiivistelmän, jonka projektipäällikkö toimittaa arkkitehtuuriryhmän arvioitavaksi Toteutus o ks. määrittely ja suunnittelu. Arkkitehtuuri tulee tarkistaa ennen käyttöönoton käynnistämistä Käyttöönotto o tarkistuspiste ennen käyttövaihetta. o projektipäällikkö laatii yhdessä projektin avainhenkilöiden kanssa arvion, miten toteutus vastaa suunnitteluvaiheessa kuvattua arkkitehtuuria. o projektipäällikkö toimittaa arvioraportin arkkitehtuuriryhmälle

31 31 (46) Käyttövaihe o aina suunniteltaessa merkittävää päivitystä. Vastuu erityisesti jatkuvan palvelun palveluntuottajakumppanilla o versionvaihdon tai päivityksen vastuuhenkilö tarkistaa, muuttaako päivitys kuvattuja arkkitehtuurilinjauksia. Mikäli muuttaa, toimitaan muutoksenhallintaprosessin mukaisesti Purku / alasajo o ks. käyttövaihe ja päivitykset. o tarkistuspiste ennen alasajosuunnitelman hyväksymistä. Arkkitehtuurin hyödyntäminen ja noudattaminen tulee tarkistaa aina kilpailuttamisen yhteydessä ennen tarjouspyynnön julkaisemista. Arkkitehtuurin tarkastaminen ja hyväksyminen kirjataan arkkitehtuurin hankesalkkuun tai vastaavaan dokumenttiin ratkaisun eri elinkaaren vaiheissa (kuva 7). Kuva 7 Arkkitehtuurinmukaisuuden arviointi eri elinkaaren vaiheissa

32 32 (46) 6. Suositus alueelliseksi ja paikalliseksi hallintamalliksi Tässä luvussa kuvataan terveydenhuollon alueellisen ja paikallisen tason kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli. Arkkitehtuurinhallinta koskee kuntien järjestämisvastuulla olevia palveluja, jota yksityiset palvelut täydentävät. Paikallisilla organisaatioilla tarkoitetaan terveydenhuollon toimintayksikköjä esim. terveyskeskuksia, joissa palveluja tuotetaan. Alueellisella tarkoitetaan useiden kuntien muodostamaa yhteistoimintaorganisaatiota esim. sairaanhoitopiirin alue, yhteistoiminta-alue (kuntayhtymä tai vastuukunta) tai sosiaali- ja terveyspiiri. Alueellisella terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin hallintamallilla pyritään alueellisessa yhteistyössä päättämään yhteisestä kokonaisarkkitehtuurista sekä kehittämiseen liittyvästä vastuunjaosta Arkkitehtuurinhallinnan liittäminen toiminnan johtamiseen ja päätöksentekojärjestelmiin Koska kokonaisarkkitehtuurin hallinnan tulisi mahdollisimman kiinteästi liittyä toiminnan alueellisiin ja paikallisiin johtamisprosesseihin tulisi alueellisia ja paikallisia olemassa olevia johtamis- ja päätöksentekojärjestelmiä hyödyntää myös arkkitehtuurinhallinnan päätöksentekojärjestelminä. Juridisesti itsenäisesti kuntaorganisaatiot vastaavat itse omasta arkkitehtuurinhallinnastaan, arkkitehtuurityöstään, resursoinnista, rooleista ja vastuista. Tässä hallintamallissa kuvataan erityisesti arkkitehtuuritoimintaan liittyvää alueellista yhteistoimintamallia, päätöksentekojärjestelmää, organisointia ja alueellisen arkkitehtuurin johtamista. Koska alueet ovat sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden, tietohallinnon ja tietotekniikkapalveluiden järjestämisen ja tuottamisen näkökulmista erilaisia, tulisi arkkitehtuurinhallinnan ja arkkitehtuuriyhteistyön organisoinnista ja vastuujaosta sopia aina erillisesti alueen kuntien ja sairaanhoitopiirin kuntayhtymän välillä. Mikäli alueella ei ole toiminnassa olevia yhteistoiminta- ja päätöksentekoelimiä, jotka voisivat luontevasti vastata tästä, tulee erikoissairaanhoitolain ja terveydenhuoltolain nojalla sairaanhoitopiirin kuntayhtymän käynnistää alueellinen sopimisprosessi ja huolehtia tämän koordinoinnista. Kunnat, paikallinen ja alueellinen kokonaisarkkitehtuuri Kunnan näkökulmasta sen järjestämisvastuulla olevan terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin hallinta on osa kunnan kokonaisarkkitehtuurin hallintaa. Terveydenhuoltolakiin liittyvän asetuksen mukaisesti kunnan on sovittava terveydenhuollon järjestämissuunnitelmassa muiden samaan sairaanhoitopiiriin kuuluvien kuntien kanssa siitä, miten tietojärjestelmien ja potilastietorekisterien toimivuus varmistetaan ja yhteiskäyttö toteutetaan. Koska velvoitteiden to-

33 33 (46) teuttaminen edellyttää käytännössä yhteistä sopimista alueellisesta kokonaisarkkitehtuurista ja sen hallinnasta, tulisi järjestämissuunnitelmaan sisällyttää myös näkemys yhteisestä alueellisesta arkkitehtuuritoiminnasta, sen sisällöstä, yhteisestä päätöksentekorakenteesta ja alueellisesta vastuutahosta. Mikäli alueella on laajempi seudullinen ICT-strategia, tulisi suhde tähän kuvata. Myös sosiaalihuollon osuus ja suhde terveydenhuoltoon tulisi kuvata suunnitelmassa. Kuntien Tiera Oy / Kuntien omistamat tietotekniikkayhtiöt voivat toimia alueen kuntien / kuntayhtymien päätöksellä kokonaisarkkitehtuurin hallinnan organisaattorina ja koordinoijina. Kokonaisarkkitehtuurin hallinnan tulee aina liittyä ydintoiminnan johtamiseen ja kehittämiseen, jonka vuoksi päätöksentekovastuuta ei voi ulkoistaa Kuntien Tieralle tai muille kuntatoimijoiden omistamille tietotekniikkayhtiöille. Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, paikallinen ja alueellinen kokonaisarkkitehtuuri Sairaanhoitopiiri laatii terveydenhuoltolain mukaan kuntien kanssa yhteistoiminnassa terveydenhuollon järjestämissuunnitelman, jonka tavoitteena on edistää alueellista yhteistoimintaa ja palvelujen yhteensovittamista. Sairaanhoitopiireillä on koordinointivastuu yhteisestä potilasrekisteristä ja siihen liittyvistä kehittämishankkeista ja palveluista. Sairaanhoitopiiri vastaa myös tietojärjestelmien yhteensovittamisesta ja koordinaatiosta alueellaan. Jotta yhteensovittaminen ja koordinaatio voidaan käytännössä toteuttaa, edellyttää tämä yhteistä alueellista arkkitehtuurin hallintaa ja hallintamallia, josta tulee sopia yhteistyössä alueen kuntien kesken. Sairaanhoitopiirit toimivat yhteistyössä kunnan kanssa sovittaessa erikoissairaanhoidon palveluista ja niiden tarvitsemista tukipalveluista. Tähän esim. sopimusohjausprosessiin suositellaan myös arkkitehtuurinäkökulman sisällyttämistä. Viime kädessä sairaanhoitopiirin kuntien valtuusto päättää valtuustokauden strategiasta ja vuosittaisesta toimintasuunnitelmasta. Suositellaan, että viimeistään seuraavaan valtuustokauden strategiaan laaditaan aiempana viitattu alueellinen ICT-strategia ja joka sisältää myös näkemyksen kokonaisarkkitehtuurista ja kehittämispolusta, sekä arkkitehtuuriyhteistyön organisoinnista Yliopistollisen sairaalan erityisvastuualue ja alueellinen kokonaisarkkitehtuuri Erityisvastuualueen sairaanhoitopiirien tulee sopia sähköisen tiedonhallinnan kehittämisen vastuujaosta osana erikoissairaanhoidon järjestämissopimusta, jossa sovitaan ja kuvataan tietojärjestelmäratkaisut ja niiden kehittäminen (Asetus erikoissairaanhoidon järjestämissopimuksesta). Kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen pitkäjänteisestä luonteesta ja sähköisen tiedonhallinnan ratkaisujen strategisesta merkityksestä johtuen on suositeltavaa että sekä sairaanhoitopiirin alueen toimijoiden, että erityisvastuualueen sairaanhoitopiirien yhteisen kehittämisen tahtotilan kuvaamiseksi laadittaisiin alueellinen sähköisen tiedonhallinnan strategia, jossa yhteisen kehittämisen

34 34 (46) visio, tavoitteet sekä tavoitteisiin pääsemiseksi tarvittavat strategiset linjaukset kuvattaisiin. Strategiassa tulisi kuvata myös kehittämisen seurannan, arvioinnin ja ERVA-tasoisen kokonaisarkkitehtuurinhallinnan organisointi ja vastuunjako. Monet sähköisen tiedonhallinnan ratkaisut voivat olla yhteisiä erityisvastuualue tasoisesti kaikkien toimijoiden kesken. Tästä syystä suositellaan että erityisvastuualuetasoinen arkkitehtuurinhallinta ja tähän liittyvä yhteistyö rakennetaan sairaanhoitopiirin aluetasoisten arkkitehtuurinhallinnan sovittujen organisointien välille, jolloin myös kunnilla on mahdollisuus osallistua erityisvastuualuetasoiseen päätöksentekoon ja yhteistoimintaan. Yksityiset terveydenhuollon palveluntuottajat, paikallinen ja alueellinen kokonaisarkkitehtuuri Kuntien järjestämisvastuulle kuuluvia terveyspalveluja voidaan hankkia myös ostopalveluna. Ostopalvelujen hankintasopimuksiin tulisi lisätä sovitun kansallisen ja alueellisen kokonaisarkkitehtuurin noudattamisvelvoite sekä sopia menettelyistä joilla palveluiden tuottamisessa tarvittavien ja syntyneiden asiakastietojen ja hallinnollisten tietojen siirto mahdollistetaan Suhde kansallisen tason päätöksentekoon Alueellisen ja paikallisen kokonaisarkkitehtuurin hallinnan ja päätöksenteon suhde kansallisen tason terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin hallintaan ja päätöksentekoon edellyttää kaksisuuntaista kuvattua päätöksentekoprosessia. Kansalliselta tasolta alueelliselle tasolle tulevat esimerkiksi: lait ja asetukset kansallisesti kuvatun, alueellista ja paikallista terveydenhuoltoa koskevan kokonaisarkkitehtuurin mukaiset sovitut linjaukset, ohjeet ja suositukset julkisen hallinnon ja kuntasektorin kokonaisarkkitehtuuria koskevat määräykset, ohjeet ja suositukset (muut) terveys- ja hyvinvointi kohde-alueen kokonaisarkkitehtuuria koskevat määräykset, ohjeet ja suositukset. Alueelliselta ja paikalliselta tasolta kansalliselle vastuutaholle: alueellisten vastuutahojen tunnistamat kehittämistarpeet ja muutospyynnöt paikallisten toimijoiden tunnistamat kehittämistarpeet ja muutospyynnöt

35 35 (46) Kansallinen vastuutaho vastaa alueellisten ja paikallisten toimijoiden tarpeiden keräämisestä ja kansallinen arkkitehtuuriryhmä niiden käsittelystä Alueellisen ja paikallisen kokonaisarkkitehtuurin hallinnan organisointi, roolit ja tehtävät Suositellaan, että alueellisesta vastuutahosta päätetään yhdessä sairaanhoitopiiriin kuuluvien kuntien ja sairaanhoitopiirin. Koska arkkitehtuurinhallinnan alueellinen organisointi aiheuttaa itsessään jo kustannuksia, on syytä sopia organisoinnin yhteydessä miten kustannukset jaetaan. Alueelliset roolit ja vastuut sekä arkkitehtuurinhallinnan organisointisuunnitelma tulee laatia kirjalliseen muotoon. Alueellisia rooleja ovat: alueellisen yhteistoiminnan vastuutaho esim. SoTe-neuvottelukunta, Sote ICT ohjausryhmä ja alueellinen osaamisverkosto/koordinaatioryhmä, jonka muodostaa hankkeissa ja projekteissa työskentelevät vastuuhenkilöt. Kuvassa 8 on luonnostemla ERVA-tason, sairaanhoitopiiritason ja paikallisen tason suhteista. Kuva 8 Luonnostelma SHP- ja ERVA-aluetasoisen yhteistyön organisoinnista Kansallisen vastuutahon tulee ohjeistaa alueellinen organisointi ja alueellinen organisointi tulee käynnistää tietohallintolain toimeenpanon kanssa samanaikaisesti. Koska tietohallintolaissa eikä JHKA-kuvauksessa (lausuntokierrosella ollut luonnos) tunnisteta alueellista vastuutahoa, suositellaan, että asia otetaan esille edellä kuvatusti tähän soveltuvassa yhteistoiminta- tai päätöksentekoelimessä. Mikäli alueella ei ole toiminnassa olevia yhteistoiminta- ja päätöksentekoelimiä, jotka voisivat luontevasti vastata tästä, tulee erikoissairaanhoitolain ja terveydenhuoltolain nojalla sairaanhoitopiirin kuntayhtymän käynnistää alueellinen valmisteluprosessi ja huolehtia tämän koordinoinnista.. Valmisteltu organisointi- ja resursointiehdotus suositellaan käsiteltäväksi hallituksissa ja valtuustoissa tai esim. liikelaitoksen tai tytäryhteisön johtoryhmässä. Kun yhteistyön piirin kuuluvat toimijat ovat tehneet myönteiset päätöksen-

36 36 (46) sä, työ voi alkaa. Kuvassa 9 kuvataan alueellisen ja paikallisen tason organisointia, roojeja ja tehtäviä, jotka esitellään kuvan jälkeen tarkemmin. Kuva 9 Alueellisen tason arkkitehtuurinhallinnan organisointi SoTe-neuvottelukunnan (tai vastaavan alueellisen ryhmän) tehtäviä ovat: sopii tietohallinto- ja KA-yhteistyön organisoinnista alueella varmistaa, että toiminta-arkkitehtuuri on kehittämisen perustana käsittelee yhteisen alueellisen ICT-strategian. Alueellisen SoTe ICT ohjausryhmän tehtäviä ovat: valmistelee yhteisen alueellisen SoTe ICT-strategian vastaa alueellisen arkkitehtuurin johtamisprosesseista arkkitehtuurin tavoitetilaa koskevien linjausten hyväksyminen yhteistyötarpeiden kartoitus ja hanke-ehdotusten käsittely alueellisen arkkitehtuurin toiminta- ja kehittämissuunnitelmien hyväksyminen arkkitehtuurikehittämiseen liittyvän hankesalkun seuranta KA-hallinnan linkittäminen (oman) organisaation johtamiseen

37 37 (46) kansallinen ja ERVA-tasoinen yhteistyö varmistaa, että toiminnan ja talouden suunnitteluprosesseja varten tarvittava ohjeistus on riittävä ja valmistelu ajallisesti toimiva valmistella kansallisen kokonaisarkkitehtuurin kehittämistarpeet kansalliselle vastuutaholle edustaa aluetta kansallisella tasolla sovitun vastuunjaon mukaisesti operatiiviset tukitoiminnot, viestintä Alueellisen arkkitehtuuriryhmän tehtävät: kehittämisprojektien arkkitehtuurituki arkkitehtuurin dokumentointi ja ylläpidon koordinointi sidosarkkitehtuurien seuranta 6.4. Alueelliset johtamisprosessit Alueellisen kokonaisarkkitehtuurin johtamisprosessin tehtävänä on varmistaa, että arkkitehtuuria ja arkkitehtuuriosaamista kehitetään alueellisen terveydenhuollon palvelujärjestelmän, toiminnan tarpeiden ja toimintaympäristön muutosten pohjalta hallitusti ja systemaattisesti yhteistyössä sosiaalihuollon kanssa. Alueellisen kokonaisarkkitehtuurin johtamisen tulee perustua yhteisiin periaatteisiin, linjauksiin ja tavoitteisiin. Johtamisen vastuutaho/resurssi vastaa alueellisen arkkitehtuurin johtamisen prosesseista. Alueellinen SoTe ICT-ohjausryhmä vastaa alueellisista johtamisprosesseista, joita ovat: arkkitehtuuritoiminnan johtaminen alueellisten kehittämishankkeiden suunnittelu ja johtaminen muutostarpeiden kerääminen ja muutoksenhallinta. Alueellisen ja paikallisen kokonaisarkkitehtuurin johtamisen tehtävien ajallinen jäsennys on samanlainen kuin kansallisen tason jäsennys: kansallisen vuosikellon sisältöihin ja paikalliseen ja alueelliseen talouden ja toiminnan suunnitteluprosessiin sidotut, jatkuvat ja reagoivat johtamisprosessit. Vuosikelloon sidotut johtamisprosessit. Vuosikelloon sidotut tehtävät käynnistyvät ennalta sovituin määräajoin ns. vuosikellon mukaan. Nämä tehtävät käynnistyvät ulkoisista ärsykkeistä riippumatta kalenteriin sidottuna. o alueellisen Sote-neuvottelukunnan kokoukset ja niiden valmistelu o alueellisen Sote ICT-ohjausryhmän kokoukset ja niiden valmistelu

38 38 (46) o paikallisten organisaatioiden toiminnan ja talouden suunnitteluun liittyvä valmistelu (hankkeet, investoinnit) o kehittämishankkeiden suunnittelu, seuranta ja arviointi o kehittämis- ja muutostarpeiden kerääminen ja viestintä kansalliselle vastuutaholle o suunnitellut viestintään liittyvät toimet. Jatkuvat johtamisprosessit. Jatkuvat johtamisprosessit sisältävät tehtäviä, joita tehdään jatkuvasti liittämättä niitä tiettyihin ajankohtiin. Jatkuvat johtamisprosessit ovat käynnissä riippumatta ulkoisista käynnistäjistä o toimintaympäristön muutosten seuranta o kehittämishankkeiden seuranta o sidosarkkitehtuurien seuranta o muutospyyntöihin vastaaminen o teknologisten ratkaisujen seuraaminen o kansallisten hankkeiden ja arkkitehtuurien seuraaminen. Reagoivat johtamisprosessit. Reagoivat johtamisprosessit käynnistyvät tyypillisesti ulkoisesta käynnistystekijästä johtuen vain ennakoimattomasti. o palvelurakenteen muutokset o sähköisen tiedonhallinnan muutokset o uudet linjaukset tarvittaessa. TUOTOKSET organisoitu ja toimiva alueellinen kokonaisarkkitehtuurin hallinta johtamisprosessit ja niiden vastuut on kuvattu ja käynnistetty alueen kokonaisarkkitehtuurin tavoitetila on kuvattu kehittämispolku ja hankesalkku alueen arkkitehtuuriperiaatteet ja linjaukset on kuvattu käynnistysvaiheen organisoinnin onnistumisen mittaustulos Arkkitehtuuritoiminnan suunnittelu ja johtaminen Alueellisen ja paikallisen tason arkkitehtuuritoiminnan suunnittelun ja johtamisen keskeisimmät tehtävät ovat: pitkän aikavälin suunnittelu (esim. valtuustokauden alussa), kehittämispolun laatiminen ja suunnitelman vuosittainen päivittäminen

39 39 (46) keskeisten (yhteisten) kehittämisprojektien kokoaminen kootuksi kehittämissalkuksi kehittämistarpeiden tunnistaminen, kokoaminen kehittämisprojekteiksi ja näihin liittyvä valmistelu kehittämistarpeisiin liittyvä yhteistyö kansallisen vastuutahon kanssa muutoksien toimeenpano. Alueellisen ja paikallisen tason kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun ja johtamisen tavoitteena on turvata sähköisen tiedonhallinnan ratkaisujen osalta terveydenhuollon potilaan ja sosiaalihuollon asiakkaan näkökulmasta toimivat hoito- ja palveluketjut ja asiakastiedon saatavuus. Yhteisesti sovittu ja ylläpidetty alueellinen kokonaisarkkitehtuuri ohjaa alueellista ja paikallista kehittämistä. Alueellinen vastuutaho ja ohjausryhmä vastaavat alueellisen arkkitehtuurin tavoitetilan suunnittelusta sekä siitä, että ja kansallisella tasolla tuotetut linjaukset ja tavoitetilan kuvaukset, sekä alueellisesti sovitut tavoitteet toteutuvat arkkitehtuurin kehittämisessä. Alueellinen vastuutaho ja ohjausryhmä vastaavat arkkitehtuurin kehittämistarpeiden viestimisestä kansalliselle tasolle. TUOTOKSET arkkitehtuuritoiminnan hyväksytty organisointi alueellisen kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan kuvaus ja sovitut arkkitehtuuriperiaatteet ja linjaukset alueellisen arkkitehtuuritoiminnan toiminta- ja kehittämissuunnitelmat (kehittämispolku) Muutoksenhallinta Laaditut tavoitearkkitehtuurikuvaukset eivät pysy ilman arkkitehtuurin muutoksenhallintaa ajan tasalla ja arkkitehtuurilinjausten käyttökelpoisuus ja hyödynnettävyys heikkenevät. Tämä puolestaan johtaa siihen, että tehdyt linjaukset ja uudistuvat reaalimaailman arkkitehtuurit alkavat poiketa toisistaan, jolloin tavoiteltu yhteensopivuus kärsii. Muutostarpeet voivat syntyä myös muutoksista palvelurakenteessa, jolloin kokonaisarkkitehtuuria on tarkistettava. Arkkitehtuurin muutoksenhallinnan tavoitteita ovat: arkkitehtuurin yhtenäisyyden varmistaminen arkkitehtuurilinjausten ja todellisten ratkaisujen yhtenevyys yksittäisten muutosten kontrolloitu hallinta ja dokumentointi

40 muutostarpeiden systemaattinen käsittelymalli muutosten vaikutusten arvioinnin systematisointi muutosten hyväksymismenettelyn selkeytys muutosten viestinnän tehostuminen 40 (46) muutoksista tai niiden tiedostamattomuudesta johtuvien arkkitehtuurivirheiden minimoiminen. Kokonaisarkkitehtuurin muutoksenhallinnassa noudatetaan seuraavaa yleistä ITIL- mallin ja ISO/IEC standardin pohjalta laadittua muutoksenhallintaprosessia, joka ulottuu kansalliselle tasolle saakka (kuva 10). Kuva 10 Yksittäisen organisaation tunnistamasta kehittämistarpeesta hyväksytyksi yhteiseksi linjaukseksi Päätöksentekotason valinta kuvaa, mille tasolle muutospyyntö toimitetaan käsiteltäväksi. Alueellisen tason muutostarve tunnistetaan alueellisessa koordinaatioryhmässä ja tunnistetaan myös se, missä asiasta pitää päättää. Muutostarpeita viestitään tarvittaessa kansalliselle tasolle. Kokonaisarkkitehtuurilinjauksen (tavoitetilakuvauksen) muutos voi johtaa usein erilliseen kehittämissuunnitelmaan ja sen toteuttamiseen. Hyväksytty muutospyyntö johtaakin aina kahteen peräkkäiseen toimenpiteeseen: Varsinainen arkkitehtuurilinjauksen muutos o Jos arkkitehtuurilinjauksen muutos on yksinkertainen, se voidaan toteuttaa heti. Laajemmat muutokset tulee toteuttaa erillisissä projekteissa.