talousseento 1.10'201 6

Transkriptio

1 Lu LUONNONVARAKESKUS Luonnonvarakeskuksen talousseento 1.10' t

2 SISALTO 1.1 Taloussddnncin soveltamisala Kirjanpitoyksikon pddttdmdt muut ohjesddnnot ja ohjeet Yleiset mddrdykset sisdisestd valvonnasta Yleiset mddrdykset sisdisestd valvonnasta ja riskienhallinnasta Sisiiisen valvonnan yleiset menettelyt Sisdinen tarkastus TALOUSHALLTNTO-ORGAN SAAT O Kirjanpitoyksikkotehtdvien organisointi Palvelusopimuksilla hankitut taloushallintopalvelut TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA Toiminta- ja taloussuunnittelun jdrjestdminen Monivuotinen tulossopimus ja tulostavoitteet Yleistd Tulossopimukseen sisdltyvdt tulostavoitteet Sisdiset toimintasuunnitelmat ja tulostavoitteet Talousarvioehdotusten laatiminen ja hyvdksyminen Lisdtalousarvioehdotusten laatiminen ja hyvdksyminen Ehdotus talousarvion tilijaotteluksi Arviomiiiiriirahan ylittdmisluvat Luonnonvarakeskuksen sisdiset budjetit Kassavirtasuunnittelu Talousarvion toteuman seuranta MAKSU1ilKE Tulo- ja menotilit maksuliikepankissa...'.' I 4.2 Muut pankkitilit Kehitysyhteistyohankkeiden kohdemaassa olevat pankkitilit Valuuttatilit sekd muut luvanvaraiset pankkitilit Suoraveloitukset Kassatoiminnot Maksukortit ja asiakaskortit......' Maksuvdlineiden hyvdksyminen...'.'...' Verkkokaupan maksutavat....'.'.'...' Verkkokauppaostot Verkkokauppamyynti......'.'.'."'.'."' Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen '.'.'.'.'..'...'12 5. MENOJEN XRStrrelv Yleiset hankintaperiaatteet.' Menoon sitoutuminen ja menopddtoksen tekijdt...' Menojen tarkastaminen......'.'.'.' Vastaanottotarkastus Numero- ja asiatarkastus Menon hyvdksyminen......'..'...' Menon maksuunpano......'.'.'.' Ennakkomaksujen yleiset menettelysiidnnot......' Ennakkomaksut hankintojen yhteydessd '... ' Ennakkomaksut kehitysyhteistyohankkeissa Ennakkomaksut muussa yhteisrahoitteisessa toiminnassa Maksut ulkomaille Matkamenot......'.' Matkamddrdys (matkasuunnitelma).....'.'...'.' Matkaennakko......' Oman auton ja taksin kaytto virkamatkoilla... '...".."."' Muille kuin omalle henkilostolle maksettavat matkakorvaukset

3 5.8.5 Ulkopuolisten rahoittamat matkat.' Matkalaskun kdsittely ja hyvdksyminen......'.'...' Edustusmenot, henkilostotilaisuuksista aiheutuvat menot ja ahjaesineet Kulukorvaukset......' Pa1kkamenot Palkanlaskenta Palkkakirjanpito, palkkaluettelon tarkastaminen ja hyvdksyminen Palkan- ja palkkioiden maksu ja ilmoitukset viranomaisille... '.'.'.'.." Palkasta perinniit -.-..'.'.'.' Maksettujen palkkojen ja palkkioiden luettelointija arkistointi Luontoisedut ja muut henkilostoedut......'..'...'.-.2'l 5.12 Tyoterveyshuollon menot."""..' Mddrdrahan kdyttooikeuden myontdminen toiselle kirjanpitoyksikolle EU- ja kehitysyhteistyohankkeisiin liittyvdt siirtomenot ja muut siirtomenot Valtionosuudet ja muut lakisddteiset valtionapumenot sekii sijoitusmenot TULOJEN XASrrrelv Tulojen perimisen ja varojen vastaanottamisen yleiset menettelyt...'.' Yleistd Tulojen periminen ja varojen vastaanottaminen...'.'.'.'.'."'.' Laskutuksen jdrjestdminen ja saatavareskontra '..."'.' Maksuajat '.""".'.".-' Tulojen tarkastaminen ja hyvdksyminen Maksullisen toiminnan tulot...,......'.'.'.' Luonnonvarakeskuksen yhteisrahoitteinen toiminta '."' Yleistd Yhteisrahoitteiseen toimintaan ryhtyminen ja yhteisrahoitteisen toiminnan sopimukset Yhteisrahoitusosuuksien hakeminen ja kdytto......'.'.'.'.'.'..." Koordinaattoritoiminta.'.'.' Yhteistoiminnan rahoitus.'...' Vuokratulot Sponsorointi...."--...'.' Lahjoitettujen varojen vastaanottaminen ".'.' Erddntyvien saatavien periminen..'.'.'.'...' Hyvityslaskutus ja tileistd poistaminen '.'.'.' Yhteisomyynti......'.'.'.' KIRJANPITO JA TULOKSELLISUUDEN LASKENTATOIMI Luonnonvarakeskuksen kirjanpitokokonaisuus.'.'...'.'.'.' Kirjanpidon oikeellisuuden ja luotettavuuden varmistaminen......'.'.' Osakirjanpitojen valvonta... '.'..." Kirjanpidon tilit....' Kirjanpitokirjat......'.'.'.' Sdhkoiset menettelyt...' Tositteet...'...' Tositteet ja niiden ryhmittely...'.'.'.'.' Projektien tulokirjauksiin liittyvien tositteiden laadinta ja hyvdksyminen Korjaustositteen laadinta ja hyvdksyminen....'...'.' Tositteiden sdilyttdmistd koskevat mddrdykset.".' Keskuskirjanpito... ' Tilintekijdin kirjanpidosta mddrddminen.....'.'.'.' Valtuusseuranta......'...' Korkokustannus....'.'.' Tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimen jdrjestiiminen... '...'.'...'.' 7.13 Varastokirjanpito ' Kdyttoomaisuuskirjanpito ja irtaimistorekisteri... '...'.' Poistosuunnitelma...'...' TtLtNpAAros Tilinpddtokseen liittyvdt yleiset mddriiykset...'.'.'.'...35

4 8.2 Tilinpddtoksen hyvdksyminen ja toimittaminen Tilinpddtdslaskelmien, tilinpddtoksen liitteiden ja tase-erittelyjen laatiminen Kirjanpitoyksikdn toimintakertomuksen aatiminen Ministerion tilinpddtoskannanotto Valtion tilinpddtostd varten toimitettavat selvitykset OMAISUUDEN HA11 NTA Omaisuuden hallintaan liittyvdt yleiset mddrdykset Arvopaperirekisteri Rahoitusomaisuuden sdilyttdminen Omaisuuden inventointi Omaisuuden luovutus Muut kirjanpitoyksikon omaisuuden hallintaan ja kdyttoon liittyvdt mddrdykset Vuokraus ja leasing Lahjoitetun omaisuuden vastaanottaminen TALOUSHALLTNNON JARJESTELMAT e 10.1 Taloushallinnon tietoturvallisuuden yleiset mddrdykset Taloushallintoon liittyvdt tietotekniikkahankinnat Menetelmdkuvaukset TOIMENPITEET HAVAITTAESSATALOUDENHOIDOSSAVIRHEITATAI VAARINTAWOXSA Havainnon tekijtin vastuu ja ilmoittamisvelvollisuus Velvollisuus ryhtyd toimenpiteisiin Vddrinkdyttlksistd ja rikoksista ilmoittaminen Jatkotoimenpiteet MUUT Mi\AR4YKSET Voimaantulo Taloussddnnon toimittaminen tiedoksi...42

5 1. YLEISTA 1.1 Taloussddnncin soveltamisala Luonnonvarakeskus on valtion talousarviosta annetun lain (423188) 12 a $:ssd mainittu valtion talousarviotalouteen kuuluva kirjanpitoyksikko. Luonnonvarakeskuksen kaikessa taloudellisessa toiminnassa noudatetaan tiitii taloussddntod ja se koskee kaikkia niitii Luonnonvarakeskuksessa tyoskentelevid henkiloita, joilla on taloudellisiin asioihin liittyvid tehtdvid taijotka ovat vastuussa taloudellisista asioista. Tdmiin taloussddnnon soveltamisalaan kuuluvat sisdinen valvonta, taloushallinto-organisaatio, toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta, maksuliike, menojen ja tulojen kdsittely, kirjanpito ja tuloksellisuuden laskentatoimi, tilinpddtos, omaisuuden hallinta, taloushallinnon tietojdrjestelmiit sekd menettelyt havaittaessa virheitd ja vddrinkdytoksid taloudenhoidossa. Luonnonvarakeskuksen pddkirjanpito, kdyttoomaisuuskirjanpito, maksuliiketehtdvdt, laskujen sdhkdinen kierrdtys, ostoreskontran ja toimittajarekisterin ylldpito, myyntireskontran ja asiakasrekisterin ylldpito, saatavien perintd, sekd ulkoisen laskennan jdrjestelmien piidkdyttiijdtehtdvdt on siirretty Valtion talous- ja henkilostohallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) hoidettavaksi tarkemmin palvelusopimuksessa mddritellylls tavalla. Siirrettyjen tehtdvien hoidossa noudatetaan tiimdn taloussddnnon mddrdyksiii ja palvelusopimusta. Valtion taloudenhoitoa koskevat yleissddnnokset ovat valtion talousarviosta annetussa laissa (423188) ia valtion tafousarviosta annetussa asetuksessa ( ). Lisdksi Luonnonvarakeskuksessa taloudenhoidossa noudatetaan voimassaolevaa lainsiiiiddntod sekii valtiovarainvarainministerion ja Valtiokonttorin valtion taloudenhoidosta antamia ohjeita ja mddrdyksid. Tarkempia ohjeita tdmdn taloussiidnncin soveltamisesta antaa Tutkimuksen tukipalvelut -yksikon johtaja tai hdnen mddrdiimiinsd henkilo. '1.2 Kirjanpitoyksiktin pddttlimdt muut ohjesiidnntit ja ohjeet Luonnonvarakeskuksen yksikkorakenteesta, prosesseista ja niiden keskindisistd suhteista sekii johdon, esimiesten ja muiden toimijoiden tehtdvistd, ratkaisuvallasta ja vastuista sdddetddn tyojdrjestyksessii. Lisdksi noudatetaan Luonnonvarakeskuksen muita ohjeita kuten sisiiisen tarkastuksen ohjesddntod, tiedonohjaussuunnitelmaa, tietoturvallisuussuunnitelmaa, hankintaohjetta matkustusohjetta, maksuaikakorttien kdytostd annettua ohjetta sekd sivutoimista ja etdtyostd annettuja mddrdyksid ja ohjeita. 1.3 Yleisetmddrdyksetsisdisestdvalvonnasta '1.3.1 Yleiset mddrdykset sisdisestd valvonnasta ja riskienhallinnasta Sisdinen valvonta tarkoittaa ohjaus-, johtamis- ja toiminnallisiin prosesseihin sisdltyvid toimintatapoja, rakenteita ja valvontaprosesseja, joiden avulla voidaan saada kohtuullinen varmuus toiminnan lainmukaisuudesta ja mddrdysten noudattamisesta, omaisuuden turvaamisesta, toiminnan tuloksellisuudesta sekd taloutta ja toimintaa koskevan raportoinnin asianmukaisuudesta ja luotettavuudesta. Riskienhallinta sisdltdd ne toimintatavat, prosessit ja rakenteet, joilla tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan tavoitteiden saavuttamista uhkaavia riskejd. Riskienhallinta on olennainen osa sisdistd valvontaa. Luonnonvarakeskuksen sisdisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta jdrjestdmisestd vastaa pddjohtaja. Yleisjohto, yksikonjohtajat, ryhmdpdallikot, tiimiesimiehet sekd muut tyoantajan edustajat vastaavat sisdisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelyjen toteuttamisesta ja toimivuuden seurannasta oman toimialueensa osalta. Riskienhallinnan menettelyt ja vastuut kuvataan riskienhallintapolitiikassa. Riskienhallinnan ndkokohdat otetaan huomioon Luonnonvarakeskuksen toiminnan suunnittelussa. Toimintaan kohdistuvia riskejd arvioidaan osana toiminnan kehittdmistd. Riskienhallinnan tulee kokonaisvaltaisena ajattelutapana sisdltyd kaikkiin prosesseihin ja toimintoihin sekd ulottua organisaation kaikille tasoille. Hyvin toimiva sisdinen valvonta sisdltdd eettiset arvot, tehokkaan johtamisjdrjestelmdn, toimivat organisaatiorakenteet, mielekkddt tyotehtdvdt ja vastuujaon sekd henkiloston korkeatasoisen ammattitaidon ja henkiloston jatkuvan kehittdmisen.

6 1.3.2 Sisdisen valvonnan yleiset menettelyt Luonnonvarakeskuksen arvojen toteutumista valvotaan sisdisen valvonnan avulla. Pddjohtaja, yleisjohto ja yksikoiden johtajat vastaavat sisiiiselle valvonnalle suotuisan ilmapiirin luomisesta ja ylldpitdmisestd. Henkilostolld on oltava tehtdvien edellyttdmd riittdvd ammatillinen osaaminen. Esimiehet vastaavat siitii, ettd talouden, henkilostoasioiden, tietoturvan ja muiden hallinnollisten menettelyjen mddrdyksid ja ohjeita sekd hyvdksyttyjd toi m intatapoja noudatetaan. Toiminnan tavoitteet mddritellddn toiminta- ja taloussuunnittelussa sekd prosessien, ohjelmien, yksikoiden ja ryhmien toimintasuunnitelmissa sekd projektien osalta projektisuunnitelmissa. Toiminnan tavoitteet muunnetaan henkilokohtaisiksi tavoitteiksi, joista sovitaan henkilokohtaisissa tulos- ja kehityskeskusteluissa. Tavoitteiden toteutumista ja resurssien kdyttod seurataan esimiehen ja alaisen kanssa kdytdvissii tulos- ja kehityskeskusteluissa. Tavoitteiden asettamisessa, seurannassa ja raportoinnissa noudatetaan annettuja mdirdyksii. Prosessin, yksikon ja projektin toimintojen poikkeamaseuranta on jdrjestettiivd siten, ettii seurantaraportoinnin perusteella saadaan riittdvdt tiedot asianmukaisen riskienhallinnan toteuttamiseen. Poikkeamaseurantaan kdytetddn laskentatoimen ja muiden seurantajdrjestelmien tuottamaa seurantatietoa. Prosessien omistajien, yksikciiden johtajien ja projektien vastuuhenkiloiden on seurattava vastuullaan olevan prosessin, yksikon ja projektin sisdisen valvonnan menettelyjen toimivuutta. He vastaavat myos asianmukaisen ja riittdvdn sisdisen valvonnan ja riskien hallinnan edellyttdmistd toimenpiteistd. Prosessien omistajat vastaavat johtamis-, ydin- ja toimintaedellytyksid luovien prosessien kuvaamisesta ja prosesseihin liittyvien kontrollien mddrittelystd, ohjeistuksesta ja tarvittavasta koulutuksesta. Luonnonvarakeskuksen sisdisen valvonnan viitekehikko perustuu sisdisen valvonnan ja riskienhallinnan COSO ERM -malliin. Malliin liittyvdn kehikon avulla arvioidaan vuosittain sisdisen valvonnan ja siihen kuuluvan riskienhallinnan tilaa. Pddjohtaja pddttdd vuotuisen arvioinnin laajuudesta ja toteuttamistavasta. Arvioinnin perusteella laaditaan toimintakertomukseen sisdltyvd sisiiisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma ja mddritellddn keskeiset sisdisen valvonnan ja riskien hallinnan kehittdmiskohteet. Arviointija vahvistuslausuman laatimisesta vastaa pddjohtaja. Pddjohtajan taloustoimista raportoidaan maa- ja metsiitalousministerion edellyttdmdlld tavalla. Yleisjohdon ja yksikoiden johtajien taloustoimia valvoo pidjohtaja. Kukin yksikon johtaja vastaa oman yksikkdnsd henkiloston taloustoim ien valvonnasta. Talousarvioasetuksen 69 $:n mukaisesta toisen viraston tai laitoksen pyynnostd tehtdvdstd hallintoon liittyvdstd taloudenhoidon valvontatoimesta tai muusta hallinnollisesta tarkastuksesta pddttdd pddjohtaja. Tarvittaessa pddjohtaja pddttdd toiselle kirjanpitoyksikolle tehtdvdstd pyynnostd, joka koskee taloudenhoidon valvontatointa tai muuta hallinnollista tarkastusta Sisdinentarkastus Sisdinen tarkastus arvioi johtamis-, hallinto-, riskienhallinta- ja valvontaprosesseja sekd edistdd toiminnallaan niiden kehittdmistd. Luonnonvarakeskus voitarvittaessa hankkia sisiiisen tarkastuksen palveluita valtion sisdiseen tarkastustoimintaan perehtyneelti tilintarkastusorganisaatiolta. Talousarvioasetuksen 70 $:ssd tarkoitetut sisdisen tarkastuksen menettelyjd ja asemaa koskevat mddrdykset annetaan sisdisen tarkastuksen ohjesddnnossii.

7 TALOUSHALLI NTO.ORGAN ISAATIO Kirjan pitoyksikkcitehtdvien organisoi nti Luonnonvarakeskukselle valtion kirjanpitoyksikkond kuuluvat taloushallintotehtdvdt hoitaa ja niiden kehittdmisestii vastaa Tutkimuksen tukipalvelut -yksikdn Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmd. Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmd ohjaa, koordinoija kouluttaa taloushallinnon tehtdviikokonaisuuksien hoitamisessa. Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmdd johtaa talousjohtaja, joka on myos talouspalveluprosessin omistaja. Talousjohtaja valvoo ja vastaa, ettd Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmdssd taloushallinnon tehtiiviit hoidetaan annettujen mddrdysten ja ohjeiden mukaisesti. Luonnonvarakeskuksen tilinpitoa koskeva toiminta tapahtuu pddsddntoisesti yksikoissii, niiden ryhmissd ja tiimeissd sekd projektien hallinnoinnissa. Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmdn henkilosto hoitaa yksikoiden, ryhmien ja projektien talouspalveluprosesseihin liittyvdt tyoroolit noudattaen ko. prosesseista annettuja ohjeita. Talousjohtaja vastaa siitd, ettd yksikoiden, ryhmien ja projektien talouspalvelutehtdvdt hoidetaan asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Yksikonjohtajan, ryhmdpddllikon ja projektin vastuuhenkilon on huolehdittava siitii, ettd yksikon, ryhmdn ja projektin taloushallintotehtdvdt hoidetaan asianmukaisesti. 2.2 Palvelusopimuksilla hankitut taloushallintopalvelut Luonnonvarakeskus vastaa myos niistd tehtdvistd, jotka se on antanut tai palvelusopimuksella siirtdnyt toisen vi raston ta i palvel u ntuottajan tehtiiviiksi. Talous- ja henkilostohallinnon tehtdvid on siirretty hoidettavaksi Valtion talous- ja henkilostcihallinnon palvelukeskuksessa (Palkeet). Palvelukeskuksessa hoidettavista tehtdvistd on tehty Luonnonvarakeskuksen ja Palkeiden viilisen palvelusopimuksen, johon sisdltyy talous- ja henkilostohallinnon prosessien palvelukuvaukset ja tehtdvien vastuunjako. Palkeissa palvelut hoidetaan valtion yhteisten prosessien menettelytapojen ja sisiiisen valvonnan mddrdysten mukaisesti. Palvelukeskuksen johto vastaa valtion talousarvioista annetun 24 b $:ssd tarkoitetusta sisdisestd valvonnasta siltd osin kuin kirjanpitoyksikon tehtdvdt on palvel usopimuksella siirretty palvelu keskuksen tehtdvdksi. Palvelusopimuksen mukaisten talous- ja henkilostohallinnon tehtdvien sisdllollisestii ja muodollisesta oikeellisuuden valvonnasta vastaa talousjohtaja talouspalvelujen ja henkilostopdallikko henkilostopalvelujen osalta. 3. TOIMINNAN JA TATOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA 3.1 Toiminta- ja taloussuunnittelun jdrjestdminen Toiminnan ja talouden suunnittelun tarkoituksena on tukea Luonnonvarakeskuksen johtamista, ohjausta ja valvontaa sekd edistdd toiminnan vaikuttavuutta, tuloksellisuutta ja taloudellisuutta. Toiminnan suunnittelu perustuu maa- ja metsdtalousministerion hallinnonalan vaikuttavuustavoitteisiin sekd Luonnonvarakeskuksen johtokunnan hyvdksymddn tutkimusstrategiaan. Luonnonvarakeskuksen toiminnan ja talouden suunnittelu- ja seurantajdrjestelmd muodostuu useamman vuoden kattavasta strategisesta suunnittelusta (ministerion ja Luonnonvarakeskuksen viilinen tulossopimus), vuotuisesta toiminnan ja talouden suunnittelusta (talousarvio ja tulossopimus), toimintasuunnitelmasta ja sisdisestd budjetista sekii suunnitelmien ja tulostavoitteiden toteutumisen seurannasta. Luonnonvarakeskuksen toiminnan suunnittelu ja seuranta kuvataan vuosittain laadittavassa erillisohjeessa. Luonnonvarakeskus sijoittaa Valtiokonttorin ylldpitdmddn yleisessd tietoverkossa saatavilla olevaan tietopalveluun (Netra) valtiokonttorin mddrddmdt tuloksellisuus-, suunnittelu- ja seuranta-asiakirjat. Raportointipalvelun ylldpidossa noudatetaan Valtiokonttorin sekii maa- ja metsdtalousministerion antamia ohjeita.

8 3.2 Monivuotinen tulossopimus ja tulostavoitteet 3.2.'l Yleistd Tulossopimus tukee toiminnan ja talouden tuloksellisuutta sekii antaa perusteita talousarvion ja tulostavoitteiden laatimiselle sekd Luonnonvarakeskuksen johtamiselle. Tulossopimus sisdltdii Luonnonvarakeskuksen viisi vuotta kattavan toimintastrategian ja sen edellyttdmdn resursoinnin. Asiakirjan laadinnassa noudatetaan erikseen annettuja valtionhallinnon mddrdyksid ja ohjeita. Tulossopimuksen valmistelua ohjaa ja tarvittavasta ohjeistuksesta vastaa kehitysjohtaja. Tulossopimus kdsitellddn Luonnonvarakeskuksen johtoryhmdssd sekd yhteistoimintaryhmdssii. Sen hyvdksyy Luonnonvarakeskuksen puolesta pddjohtaja kehitysjohtajan esittelystd. Luonnonvarakeskuksen puolesta sopi m u ksen allekirjoittavat pddjohtaja ja keh itysjohtaja. Kehitysjohtaja vastaa tulosopimuksen toimittamisesta maa- ja metsdtalousministeriolle sen mddrddmdssd aikataulussa Tulossopimukseen sisdltyvdt tulostavoitteet Luonnonvarakeskuksen vuositason tulostavoitteet valmistellaan ja vahvistetaan osana maa- ja metsiitalousministerion tulosohjausprosessia. Talousarvioehdotuksessa esitettyjd alustavia tulostavoitteita tarkennetaan maa- ja metsiitalousministerion tulosohjausneuvottelussa ja ne kirjataan tulossopimukseen Sisdiset toimintasuunnitelmat ja tulostavoitteet Luonnonvarakeskuksen toiminnan vuosisuunnittelua koordinoi kehitysjohtaja ja taloussuunnittelua talousjohtaja. Toimintasuunnitelmat allekirjoittaa pddjohtaja ja yksikoiden johtajat. Yksikonjohtajat sopivat ryhmien tulostavoitteista ryhmdpddllikoiden kanssa. Ldhiesimiehet kdyvdt vuotuisen tulos- ja kehityskeskustelun jokaisen suoran alaisensa kanssa ottaen huomioon yksikon ja ryhmdn tulostavoitteet. Talousarvioehdotusten laatiminen ja hyvdksyminen Talousarvioehdotuksen valmistelu perustuu suunnittelukauden tulossopimukseen ja kehyslaskelmaan. Talousarvioehdotuksessa tulostavoitteet esitetddn annetun ohjeen mukaan. Laadinnassa noudatetaan valtionhallinnon mddrdyksid ja ohjeita. Talousarvioehdotuksen valmistelua ohjaa talousjohtaja. Talousarvioehdotus kdsitellddn Luonnonvarakeskuksen johtoryhmdssd sekd yhteistoimintaryhmdssi. Ehdotuksen hyvdksyy Luonnonvarakeskuksen johtokunta pddjohtajan esittelystd. Talousarvioehdotuksen allekirjoittaa pddjohtaja talousjohtajan esittelystii. Talousjohtaja vastaa talousarvioehdotuksen toimittamisesta maa- ja metsdtalousm inistericille sen mddrddmdssd aikataulussa. 3.4 Lisdtalousarvioehdotusten laatiminen ja hyvdksyminen Lisdtalousarvioehdotuksen valmistelua ohjaa ja tarvittavasta ohjeistuksesta vastaa talousjohtaja. Lisiitalousarvioehdotus kdsitellddn Luonnonvarakeskuksen johtoryhmdssd sekd yhteistoimintaryhmdssd ja sen hyvdksyy Luonnonvarakeskuksen johtokunta pddjohtajan esittelystd, mikdli lisdtalousarviolle annettu aikataulu sen mahdollistaa. Muussa tapauksessa lisitalousarvioesityksen hyvdksyy pddjohtaja ja se annetaan johtokunnalle, johtoryhmdlle sekd yhteistoimintaryhmiille tiedoksi vdlittomdsti sdhk6postitse. Lisiitalousarvioehdotuksen allekirjoittaa pddjohtaja talousjohtajan esittelystd ja talousjohtaja vastaa sen toimittamisesta maa- ja metsdtalousministeriolle sen mddrddmdssd aikataulussa. 3.5 Ehdotus talousarvion tilijaotteluksi Ehdotuksen Luonnonvarakeskuksen talousarvion tilijaotteluksi ja vahvistetun tilijaottelun muutoksesta laatii talousjohtaja.

9 3.6 Arviomddrdrahan ylittdmisluvat Arviomddrdrahan ylittdmistd koskevien ehdotusten laadinnassa ja hyvdksymisessd noudatetaan soveltuvin osin lisdtalousarvioehdotusten laadinnasta ja hyvdksymisestii annettuja mddrdyksid. 3.7 Luonnonvarakeskuksen sisdiset budjetit Luonnonvarakeskuksen vuosittaisen sisdisen budjetin laadinta perustuu valtion talousarvioon, maa- ja metsdtalousministerion ja Luonnonvarakeskuksen viliseen tulossopimukseen, yksik6iden toimintasuunnitelmiin sekd ohjelmien ja projektien suunnitelmiin. Sisdisen budjetin valmistelua ohjaa ja tarvittavasta ohjeistuksesta vastaa talousjohtaja. Sisdinen budjetti kdsitellddn Luonnonvarakeskuksen johtoryhmdssd sekd yhteistoimintaryhmdssd. Sisdisen budjetin vahvistaa pddjohtaja talousjohtajan esittelystd. Kassavi rtas u u n n ittel u Kassavirtasuunnittelu hoidetaan Palkeissa valtionhallinnon yhteniiisen kassanhallinnan ennustejdrjestelmdn avulla. Pitkdn aikavdlin kassavirtaennusteet laaditaan Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmiissii. Lyhyen aikavdlin kassavirtaennusteiden tekeminen ja maksatusaineiston ldhettdmiseen liittyvien tehtdvien hoitaminen on siirretty palvelusopimuksella Palkeiden hoidettavaksi. Menotileihin liittyvdn limiitin valvonnan hoitaa Palkeet. Talousarvion toteuman seuranta Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmd seuraa Luonnonvarakeskukselle osoitettujen mddrdrahojen yleistd riittdvyyttd sekd ohjaa ja valvoo kdyton laillisuutta. Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmd raportoi sddnnollisesti mddrdrahojen riittdvyydestd. Yksikdnjohtaja, ryhmdpddllikko sekd projektin vastuuhenkil6 vastaavat heille osoitettujen mddrdrahojen asianmukaisesta kdytostd. 4. MAKSULIIKE 4.1 Tulo- ja menotilit maksuliikepankissa Luonnonvarakeskuksen maksuliike hoidetaan ensisijaisesti maksuliiketilien vdlitykselld. Maksuosoituksena voidaan maksuja suorittaa vain silloin, kun tilisiirto ei ole mahdollinen taitarkoituksenmukainen. Menot maksetaan menoja varten avatulta yleiseltd maksuliiketililtd tilinsiirtoa kdyttden ja tulot peritddn tuloja varten avatulle yleiselle maksuliiketilille. Yleinen maksuliiketulotili tyhjennetddn pdivittiiin valtion yleiselle tulotilille. Yleiselle maksuliikemenotilille siirretdiin pdivittdin kate valtion yleiseltd menotililtd. Palkeet tilioi maksuliiketilejd koskevat kate- ja tyhjennyssiirtotositteet sdhkoisessd arkistointi- ja kierrdtysjdrjestelmdssd ja siirtdd ne asiatarkastettavaksi ja hyvdksyttdvdksi Talous- ja suunnittelu -ryhmddn. Maksut on suoritettava valtiolle edullisemmalla tavalla ottaen huomioon erdpiivd ja mahdolliset maksuajankohdasta riippuvat alennukset. Palkeet hoitaa Luonnonvarakeskuksen maksuliikettd palvelusopimuksessa kuvatun tyonjaon mukaisesti. Maksuliiketilejd avattaessa ja lopetettaessa noudatetaan Valtiokonttorin antamia mddrdyksid. Maksuliiketilit avataan ja lopetetaan Valtiokonttorin kautta. Palkeet valmistelee tulo- ja menotilien avaamiset ja lopettamiset sekd maksuliikepankin kanssa tehtdvdt sopimukset ja muut maksuliikkeeseen liittyvdt sopimukset ja niiden muutokset sekd manuaalisten tilinkdyttovaltuuksien lisdykset ja poistot Luonnonvarakeskuksen toimeksiannosta. Sopimukset allekirjoittaa Tutkimuksen tukipalvelut -yksikon johtaja talousjohtajan esittelystd. Palkeet toimittaa sopimukset tiedoksivaltiokonttorille.

10 Maksuliikemenotilien kdyttovaltuus annetaan kahdelle henkilolle yhdessd. Mahdollisia poikkeuksia varten tarvittavan Valtiokonttorin lupahakemuksen valmistelee talousjohtaja ja siitd pddttdd Tutkimuksen tukipalvelut -yksikon johtaja. Palkeitten henkilostolld on oikeudet konekieliseen tilinkdyttoon. Palkeet tekee Luonnonvarakeskukselle kirjallisen esityksen konekielisestd tilinkdyttovaltuuden myontdmisestd henkilostolleen tai ilmoituksen tilinkdyttdvaltuuden lakkaamisesta. Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmdn nimetyilld henkiloilld on oikeudet manuaaliseen tilinkdyttoon. Tilinkdyttovaltuuksista ja niiden muutoksista pdidittdd Tutkimuksen tukipalvelut -yksikon johtaja talousjohtajan esittelystd. Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmd ylldpitdd luetteloa maksuliiketileistd ja tilien kdyttoon valtuutetuista henkiloistd. Maksuliiketilien hoidosta ja valvonnasta vastaa talousjohtaja. Palkeet vastaa kate- ja tyhjennyssiirtojen valvonnasta. 4.2 Muut pankkitilit Kehitysyhteistyiihankkeiden kohdemaassa olevat pankkitilit Pankkitilien avaaminen kehitysyhteistydhankkeiden kohdemaahan edellyttdd valtiovarainministerion lupaa. Lupa-anomuksen laatii Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmd ja anomukseen liitetddn projektin vastuuhenkilon laatima selvitys hankkeen sisdllostd, organisoinnista, pankkitilien avaamisen tarpeellisuudesta ja esitys tilinkdyttooikeuden haltijoista. Lupa-anomuksen allekirjoittaa Tutkimuksen tukipalvelut - yksikon johtaja talousjohtajan esittelystd. Puoltavan pddtoksen saavuttua projektin vastuuhenkilo voi ryhtyd toimenpiteisiin pankkitilin (Suomen valtio/luonnonvarakeskus) avaamiseksi kehitysyhteistyohankkeen kohdemaassa Valtiokonttorin erikseen antamia ohjeita noudattaen. Projektin vastuuhenkilo vastaa tilills olevien varojen asianmukaisesta kdytostd. Kehitysyhteistyohankkeiden kohdemaan pankkitilien kdyttooikeuksista pddttdd Tutkimuksen tukipalvelut - yksikon johtaja talousjohtajan esittelystii. Tilinkdyttooikeus voidaan Valtiokonttorin luvalla antaa yhdelle henkilolle, mikdli kahden henkilon yhtdaikainen tilinkdytto ei ole mahdollista. Tilien hoidosta, tilien ja tilinkdyttdjien luetteloinnista sekii tietojen toimittamisesta Valtiokonttoriin vastaa Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmd. Kehitysyhteistyohankkeiden kohdemaan pankkitileille ldhetetddn tarvittava kate projektin vastuuhenkilon ja ao- yksikon johtajan allekirjoittaman kirjallisen maksutositteen perusteella. Talous- ja suunnittelupalveiut +yhmdlle osoitetussa pyynnossd on eriteltdvd kdyttovaratarve ja kohteet. Tileilld ei saa sdilyttdii varoja enemmdn kuin toiminnasta aiheutuvien tarpeellisten menojen suorittamisen kannalta on vdlttiimdtontd. irrojektin vastuuhenkilo vastaa siitd, ettd kuukausittain pankkitilin kdytostd laaditaan yksikon johtajan hyvdksymd tositekohtainen kdyttoraportti, joka ldhetetddn Talous- ja suunnittelupalvelut +yhmdlle jokaisen kuukauden 5. pdivddn mennessd. Kdyttoraporttien avulla Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmd valvoo tilien tapahtumia, saldoja ja lupaehtojen noudattamista Valuuttatilit sekii muut luvanvaraiset pankkitilit Valuuttatilien sekii muiden saldollisten pankkitilien avaamista varten tulee olla Valtiokonttorin lupa. Tilien perustamiseen ja lopettamiseen liittyvdt toimenpiteet hoidetaan Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmdssd' Valuuttatilien sekd muiden saldollisten pankkitilien avaamisessa ja lopettamisessa sekd tilien kdyttooikeuksien pddttdmisessd ja tilien hoitamisessa noudatetaan soveltuvin osin kehitysyhteistyohankkeiden kohdemaan pankkitilejd koskevia mddrdyksid. 4.3 Suoraveloitukset Suoraveloitusta voidaan kayttee maksettaessa palkkoja ja pankin palvelumaksuja. Tutkimuksen tukipalvelut -yksikon johtaja voi antaa talousjohtajan esittelystd pankille valtuuden palkkojen katteiden ja pankkipalvelumaksujen suoraveloitukseen Luonnonvarakeskuksen pankkitililtd. 10

11 Palkeet tilioi tiliotteella olevat palvelumaksut sdhkoisessd arkistointi- ja kierrdtysjdrjestelmdssd ja siirtdd ne Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmdlle asiatarkastusta ja hyvdksymistd varten. Palkkojen katekirjaus ja linjasiirto hoidetaan Palkeissa palvelusopimuksessa sovitun tyonjaon mukaisesti. Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmd valvoo pankin suoraveloituksen kdyttod tiliotteiden asiatarkastuksen ja hyvdksymisen yhteydessd. Henkilostopddllikon tehtiivddn erikseen mddrddmd Henkilostopalvelut -ryhmiin henkilo valvoo palkkojen katteiden suoraveloituksia. 4.4 Kassatoiminnot Luonnonvarakeskuksella ei ole kassoja. 4.5 Maksukortit ja asiakaskortit Luonnonvarakeskuksen maksuaikakortteina kdytetdin Hansel Oy:n kilpailuttamia maksuaikakortteja. Luonnonvarakeskuksella voi olla kauppa- ja tukkuliikkeiden mycintiimid erityisluottokortteja ja asiakaskortteja tilanteissa, joissa ko. kortti on edellytys taloudellisesti merkityksellisen alennuksen tai edun saamiselle valtiolle. Maksuaikakortteja saa kdyttdd vain tyo- ja virkatehtdvistd aiheutuvien menojen maksamiseen. Luonnonvarakeskuksen henkiloston kdytossd olevilla maksuaikakorteilla ei ole kdteisnosto-oikeutta. Kdteisnostooikeus voidaan mydntdd tapauskohtaisesti mddrdajaksi. Henkilolle myonnettiivdstd kiiteisnostooikeudesta pddttdidi yksikon johtaja. Kiiteisnosto-oikeuksien tilaamisesta vastaa talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmd. Maksuaikakorttiin, kauppa- ja tukkuliikkeiden erityisluotto- ja asiakaskortteihin kytketyt sopimusalennukset ja -edut kuuluvat Luonnonvarakeskukselle ja edut tulee hyodyntdd Luonnonvarakeskuksen menoihin. Luonnonvarakeskuksen maksuaikakorttien kdyton yhteydessd ei saa kayttaa henkilokohtaisia asiakaskortteja tms. Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmd vastaa maksuaikakorttien hakemiseen liittyvdstd prosessista. Maksuaikakorttien kdytostd on erillinen taloussddntod tdydentdvd ohje, jonka antaa Tutkimuksen tukipalvelut -yksikon johtaja talousjohtajan es ittelystd. 4.6 Maksuviilineiden hyvdksyminen Luonnonvarakeskuksen rahaliikenne hoidetaan ensisijaisesti maksuliiketilien kautta. Poikkeuksellisesti rahasuorituksena voidaan ottaa vastaan varmennettu valuuttamddrdinen sekki tai muukin sekki siihen mddrddn saakka, josta pankit ovat ottaneet vastatakseen ilman varmennusta. Sekki on esitettdvd lunastettavaksiviipymdttd. Sekin lunastuslomakkeen allekirjoittaa talousjohtaja. Maksuja vastaanotettaessa noudatetaan pankkien antamia ohjeita. Tutkimuksen tukipalvelut -yksikon johtaja pddttdd muiden maksuvdlineiden kdytdn periaatteista. 4.7 Verkkokaupan maksutavat Verkkokauppaostot Tuotteita ja palveluita voidaan ostaa verkon kautta ensisijaisesti laskua vastaa. Hankinta voidaan maksaa valtion maksuaikakorttia kdyttden, mikdli laskun toimittaminen ei ole mahdollista. Hankinnan verkkokaupasta voi suorittaa vain kortinhaltija ja organisaatiokortin kyseessii ollessa kortin vastuuhenkild. Verkon kautta tehtyyn hankintaan liittyvdn laskun kdsittelyssd noudatetaan tdmdn taloussiiiinnon kohdan 5. (Menojen kdsittely) lasku n kdsittelyd koskevia mddrdyksid. LI

12 Verkkokauppaostoissa tulee noudattaa Luonnonvarakeskuksen hankintaohjetta sekd valtion maksuaikakorttien ja muiden korttien keyttoe koskevia mdirdyksid ja ohjeita. Verkkokaupasta saatava kuittaus/sdhkoinen kuitti on tallennettava tai tulostettava paperille maksun yhteydessii. Kuittitieto vastaa normaalia ostokuittia, jonka kortin haltijan ja vastuuhenkilon on liitettdvd kuluveloituslaskuun tai muuhun laskuun riippuen siitd minkdlaista maksukorttia on kdytetty. Kortinhaltijan ja vastuuhenkilon on reklamoitava virheellisestd tuotteesta aina kauppiaalle ja kauppiaan kanssa on sovittava korvattavasta tuotteesta tai hyvityksestd. Kortinhaltijan ja vastuuhenkilon on reklamoitava luottokorttiyhtiotd, jos kauppias on veloittanut virheellisen summan tai laskulla on sille kuulumaton veloitus. Muutoin maksuaikakortteja verkkokaupassa kdytettdessd on noudatettava luottokorttiyhtion ja Valtiokonttorin mddrdyksid ja ohjeita Verkkokauppamyynti Luonnonvarakeskus voi myydd palveluitaan ja tuotteitaan ylldpitdmdllii verkkokauppaa. Verkon kautta myytdessd on noudatettava tulojen kdsittelystd ja perimisestd koskevaa taloussddnncin kohdan 6 (Tulojen kdsittely) mddrdyksis. Mikdli verkkokauppaan kuuluva maksupalvelu ulkoistetaan Luonnonvarakeskuksen ja palveluyrityksen vdliselld sopimuksella, on sopimuksessa sovittava Luonnonvarakeskuksen oikeudesta valvoa palveluyrityksen tekemdn tilityksen oikeellisuutta. Luonnonvarakeskuksen verkkokaupan maksutoimintoihin liittyvdt sopimukset hyvdksyy Tutkimuksen tukipalvelut -yksikon johtaja talousjohtajan esittelystii. Muut verkkokaupan perustamiseen liittyvdt palvelu- ja muut sopimukset valmistelee ja esittelee tutkimuksen tukipalvelut -yksikon johtajan hyvdksyttdvdksi ao. verkkom yyntid harjoittava n yks i k6n johtaja. Verkkokaupan myynnin asianmukaisuutta valvoo sen yksikon johtaja, jonka ryhmiissd verkkokauppamyyntid harjoitetaan. 4.8 Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen Maksunsaajarekisterin ohjaustietojen ylldpidosta, toimittajien perustamisesta tai muuttamisesta sekd toimittajarekisterin ajan tasalla pitdmisestd sekii muusta ylldpidosta vastaa Palkeet. Palkeet vastaa taloushallintojdrjestelmdn pii iktiyttiijiind maksunsaajarekisterin tietojen turvallisuudesta. Maksunsaajarekisterin tietoturva suunnitellaan osana maksuliikkeen tietojdrjestelmdd ja dokumentoidaan menetelmiikuvauksessa. Maksunsaajan perustaminen ja muuttaminen rekisteriin voi tapahtua vain maksunsaajan antaman laskun tai muun kirjallisen ilmoituksen perusteella. Kalamerkkipalautuksia koskevien maksunsaajien oikeellisuudesta ja maksunsaajarekisterin ylldpidosta vastaa kalamerkkirekisteriii ylldpitdvd yksikko. Maksunsaajan perustaminen ja muuttaminen rekisteriin voitapahtua vain maksunsaajan antaman kirjallisen ilmoituksen perusteella. Mikdli elinkeinonharjoittajaa ei ole merkitty ennakkoperintiirekisteriin, laskusta piddtetddn vero verohallinnon mddrdysten mukaisesti. Luonnollisten henkiloiden (ml. toiminimend elinkeinotoimintaa harjoittava), osalta ennakonpiddtys toimitetaan palkkajdrjestelmdn kautta verokortin perusteella, muiden elinkeinonharjoittajien osalta ennakonpidiitys voidaan piddttdd ja lasku kdsitelld sdhkoisen tositteiden kdsittelyjdrjestelmdn kautta. Tieto ennakonpiddtyksestd sdhkoisen tositteiden kdsittelyjdrjestelmdn kautta on toimitettava Palkeille sen ohjeiden mukaisesti. Kaikki maksunsaajarekisterin muutokset tallentuvat taloudenohjausjiirjestelmdn lokille. Jdrjestelmdstd tulostetun lokilistan tarkastaa Palkeissa tehtdvddn mddrdtty henkilo. Rekisterin ylldpitiijii ja lokilistan tarkastaja eivdt saa osallistua maksatusketjuun. Ostoreskontran ja pankkiyhteysohjelman maksuluettelon maksunsaaja- ja pankkiyhteystiedot on verrattava laskun tai muun maksun perusteena olevan asiakirjan tietoihin ennen maksatusta. t2

13 Palkanlaskentajdrjestelmdn kautta maksettavien suoritusten pankkiyhteystiedot Palkeet tallentaa ja ylldpitdd palkanlaskentajdrjestelmdssd. Pankkitilimuutokset ilmoitetaan henkilostopalvelut -ryhmddn, josta tiedot vslitetddn Palkeiden asiakastukijdrjestelmddn. 5. MENOJEN KASFTELY 5.1 Yleiset hankintaperiaatteet Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista ja siihen rinnastettavaa toimintaa. Tutkimuksen tukipalvelut -yksikko ohjaa, ohjeistaa ja valvoo Luonnonvarakeskuksen hankintatoimen asianm ukaista toim intaa. Luonnonvarakeskuksen hankintatoimesta, hankintavaltuuksista, hankintaorganisaatiosta, hankintatavoista, kilpailuttamisesta sekd muista hankintatoimen menettelytavoista mddrdtddn tarkemmin hankintaohjeessa. Tdydentdvdn rahoituksen projektien hankinnoissa noudatetaan lisdksi rahoituspiidtoksissii ja rahoittajien kanssa tehtdvissd sopimuksissa sovittuja tdsmennyksiii. Hankinnat on tehtdvd taloussiidnnon ja hankintaohjeen mddrdysten mukaisesti. 5.2 Menoon sitoutuminen ja menopddtiiksen tekijdt Menopddtdkset ja menoihin sitovat sopimukset tulee tehdii kokonaistaloudellisesti mahdollisimman edullisesti ja edullisilla maksuehdoilla. Menopiiiitosten teossa on noudatettava taloussddnnon lisdksi Luonnonvarakeskuksen hankintaohjetta sekii muita menopddtoksid koskevia sdddoksid ja mddrdyksid. Maksut on suoritettava valtiolle edullisemmalla tavalla ottaen huomioon kassa- ja muut alennukset. Maksuehdoista ja laskutuksesta on sovittava menoon sitoutumisen, tilauksen tai sopimuksen teon yhteydessd. Hankintoja koskevan menopiiiitoksen hyvdksymisoikeutensa rajoissa voivat tehdd tyojdrjestyksen kohdassa 6. (Ratkaisuvalta) mainitut taloudesta vastaavat henkilot. PdrEijohtaja, yksikonjohtaja tai ryhmdpddllikko voi kirjallisesti valtuuttaa henkilon toimimaan tehtdvdnkuvaansa kuuluvissa asioissa menopddtoksen tekijdnd. Yksikonjohtaja voi kirjallisesti valtuuttaa myds muun henkilon toimimaan tietyissd asioissa menopddtoksen tekijdnd. Valtuutuksessa pitdd mainita hankinnan kohde ja euromddrdinen hankintaraja, joka ei voi olla euroa suurempi. Maksuaikakortilla tehtdvistd hankinnoista on mddrdtty erikseen. Menon hyviiksymisestd mddrdtddn kohdassa 5.4. Hankinnoissa ja niiden valmistelussa, menoon sitoutumisessa ja menon hyvdksymisessd on otettava huom ioon hal I i ntolaissa (4341 2OO3) mai nitut esteel I isyydet. Sidottaessa mddrdrahoja tilauksella, matkamddrdykselld, toimitus- ym. sopimuksella tai muulla vastaavilla sopimuksilla ja pddtoksilld, on menopddtoksen tekijdn varmistettava menon laillisuus, tarkoituksenmukaisuus sekii valtuuden ja mddrdrahan riittdvyys. Tdydentdvdn rahoituksen osalta on lisdksi varmistettava rahoitusehtojen mukaisuus. Jos menopddtokseen tarvitaan erityinen hyvdksyminen, lupa tai lausunto, on menopddtoksen tekijdn varmistettava, ettd sellainen on saatu. Kaikkien menojen kdsittelyyn osallistuvien henkiloiden tulee valvoa, ettd ainoastaan asianmukaisesti hyviiksytyt menot maksetaan ja ettd ne maksetaan asianmukaisestija oikeamddriiisesti. 5.3 Menojen tarkastaminen Kotimaiset ja ulkomaiset ostolaskut ja matkalaskut tarkastetaan ja hyvdksytddn sdhkoisesti. Sdhkoisestd asiatarkastuksesta jdd merkintd tositteen hyvdksymisketjuun.

14 Vastaanotto- ja asiatarkastuksen tarkoituksenmukaisesta jdrjestdmisestd vastaa yksikon johtaja. Kaikki tarkastukset on tehtdvd ennen kuin meno esitetddn hyvdksyttivdksi. Sdhkoisessd tositteiden kdsittelyjdrjestelmdssd numero- ja asiatarkastus tehdddn ilman sdhkoistd allekirjoitusta. Laskun historiatiedoissa numero- ja asiatarkastusten ajankohtia yksiloivdt aikaleimat ja suorittajien nimet ndkyvdt selvdkielisena. Mikali tarkastamista sdhkoistd jdrjestelmdd kdyttden ei voida tehdd, on tarkastamisesta tehtdvd tositteeseen merkintii, joka on pdivdttdvd ja allekirjoitettava Vastaanottotarkastus Tavaraa ja palvelua vastaanotettaessa on suoritettava vastaanottotarkastus, jossa todetaan, ettii vastaanotettu tavara tai palvelus on tehdyn tilauksen tai muun sitoumuksen mukainen. Jos tarkastuksessa havaitaan, ettd toimituksessa on puutteita, tulee asiasta ilmoittaa tilaajalle. Tilaaja vastaa reklamaation tekem isestd toim ittajalle Numero- ja asiatarkastus Ennen menon asiatarkastusta, hyvdksymistd ja maksamista on sitd koskeva tosite numerotarkastettava. Numerotarkastuksessa on todettava, ettd laskusta kdy selville mistd meno on aiheutunut, lasku tayttaa arvonlisdverolain vaatimukset, tositteella maksettavaan miidrddn johtavat laskutoimitukset ovat oikein suoritetut, mahdolliset alennukset on otettu huomioon, maksunsaajan pankkitili vastaa toimittajarekisterissii olevaa tietoa sekd menotosite muutoinkin tayttaa tositteelle asetettavat vaatimukset. Numerotarkastuksessa tarkastetaan lisdksi palvelun toimittajan arvonlisdverovelvollisuus ja ennakkoperintdrekisterimerkinniit. Sdhkoisessd tositteiden kdsittelyjdrjestelmiissii ostolaskujen numerotarkastuksen suorittaa Palkeissa tehtdvddn mddrdtty laskujen esikdsittelijd palvelusopimuksen vastuunjakotaulukon mukaisesti. Matkanhallintajdrjestelmdssii kdsiteltdvien matka- ja kululaskujen numerotarkastus suoritetaan Talous- ja suunnittelu palvelut -ryhmdssd tai palvelusopimuksen mukaisesti Palkeissa. Numerotarkastuksen jdlkeen laskut tilioidddn Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmiissd tai Palkeissa palvelusopimuksessa sovitulla tavalla ja ldhetetddn asiatarkastettavaksija hyvdksyttdvdksi. Asiatarkastuksessa on todettava, ettd numerotarkastus on suoritettu, menoa vastaava tavara tai palvelu on toimitettu ja vastaanotettu mddrdltddn, lajiltaan ja laadultaan oikeana ja ettd lasku tai muu tositteena oleva asiakirja on sitovan tilauksen, sopimuksen tai pddtoksen mukainen. Samalla on varmistettava, ettd meno on hyvdksymiskelpoinen ja ettd tarkoitukseen on kdytettiivissd riittdvd rahoitus ja ettd lasku on tilioity asianmukaisesti. Mikdli asiatarkastajaksi nimetty henkilo ei tunne asiaa tai on esteellinen, lasku ldhetetddn sellaiselle henkilolle, joka asiatarkastuksen voi suorittaa. Projektin osalta asiatarkastuksen suorittaa ao. projektin vastuuhenkilo tai hdnen sijaisensa. Muiden toimintojen osalta asiatarkastuksen suorittaa hyvdksyjdn mddrddmd henkilo. Kdyttoomaisuushankintojen osalta on asiatarkastuksessa varmistuttava myos siitd, ettd tositteeseen on liitetty kdyttoomaisuuskirjanpidon edellyttdmdt tiedot. Kdyttoomaisuutta koskevaan korjaustositteeseen merkitddn korjattavan tositteen tositenumero ja alkuperdisen tositteen liitteend olleet kdyttoomaisuustiedot. Mikdlijo aiemmin hankittuun koneeseen, laitteeseen tai muuhun kdyttoomaisuusesineeseen liittyen suoritetaan lisdhankintoja, on lisdhankintalaskuun merkittdvd alkuperiiisen hankinnan kdyttoomaisuustiedot. Sdhkoisessd tositteiden kdsittelyjdrjestelmdssd menon asiatarkastus suoritetaan sdhkoisesti ja se todetaan laskun historiatiedoista. Yksikon johtajan on ilmoitettava vdlittomdsti tarkastusoikeuksia koskevat muutokset Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmdlle. Talous- ja suunnittelupalvelut ylldpitddi listaa asiatarkastajista. Menon asiatarkastuksen tekijdn ja jdljempdnd tarkoitetun menon hyvdksyjdn tulee olla eri henkilo. L4

15 5.4 Menon hyvdksyminen Meno on hyvdksyttdvd ennen maksamista. Menon hyvdksyjdn on varmistuttava siitii, ettd meno on laillisen menoperusteen tai laillisesti syntyneen menopddtoksen mukainen, rahoitus on riittdvd, rahoitusta voidaan keftee menon maksamiseen ja hyvdksyjalld on menon hyvdksymisoikeus. Menon hyrudksymisessii varmistetaan, ettd meno on numerollisesti ja asiallisesti tarkastettu. Mikdli laskussa on mainittuja puutteita, hyvdksyjd palauttaa laskun uudelleen tarkastukseen. Menon hyvdksyjid ovat pddjohtaja, yksikonjohtajat ja ryhmdpddllikot. Lisdksi pddjohtaja ja yksikonjohtajat voivat valtuuttaa menon hyvdksyjdksi erikseen tiettyd tarkoitusta varten muun henkilon pddtoksentekovaltuuksien delegointia koskevalla pddtoksell5dn. Suorittamistaan pddtoksentekovaltuuksien delegointitoimenpiteistddn huolimatta valtuutuksen antaja on kuitenkin aina ensisijainen tilivelvollinen ja vastuullinen kaikista yksikon menoista. Yksikonjohtajien omaan toimintaan liittyvdt laskut hwdksyy pddjohtaja. Pddjohtajan menot hyvdksyy Tutkimuksen tukipalvelut -yksikon johtaja. Muiden esimiesten menot hyvdksyy aina heiddn esimiehensd. Talouspalvelut -tiimin esimies asiatarkastaa ja talousjohtaja hyvdksyy maksuaikakorttien ja matkatilin kdyttoon liittyvdt koontilaskut. Menon hyv-iksyj-i ei voitoimia pddtoksentekijdnd omassa asiassaan, eikd voi hyvdksyd puhtaasti itseddn koskevia menoja. Menojen hyvdksyminen suoritetaan sdhkdisen ostolaskujen arkistointi- ja kierrdtysjdrjestelmdn sekii matkahallintajdrjestelmdn avulla. Menon hyvdksyjd varmistaa laskun historiatiedoista, ettd tarkastukset on tehty ja hyvdksyy laskun antamalla jdrjestelmddn menon hyvdksyjdn allekirjoitussalasanan. Hyvdksymismerkintd sisdltdd allekirjoittajan nimen selvdkielisend sekd toimenpiteen yksiloivdn aikaleiman. Mikiili hyvdksymistd sdhkciistd jdrjestelmdd kdyttden ei voida tehdd, on menon hyvdksymisestd tehtdvd tositteeseen merkintd, joka on pdivdttdvd ja allekirjoitettava. Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmd ylldpitdd ajantasaista luetteloa menon hyvdksyjistd ja heidiin varamiehistddn. Yksikonjohtajan on ilmoitettava vdlittomdsti menon hyvdksyjid koskevat muutokset Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmdlle. Pddjohtaja hyvdksyy yksittdiset hankinnat, joiden arvo ilman arvonlisiiveroa on yli euroa. Kehitysjohtaja hyvdsyy yksittdiset hankinnat, joiden arvo ilman arvonlisdveroa on yli euroa, mutta alle euroa. Yksikoiden johtajat hyvdksyvdt yksittdiset hankinnat, joiden arvo ilman arvonlisdveroa on yli euroa, mutta enintiidn euroa ja ryhmdpddllikot ne hankinnat, joiden arvo ilman arvonlisdveroa on enintddn euroa. Toistuvien, sopimukseen perustuvien laskujen hyvdksymisessd voidaan poiketa edelld todetuista rajoista ja hyvdksyjistd kirjallisella pddtokselli. 5.5 Menon maksuunpano Hyvdksyttyjen menojen maksuunpano hoidetaan Palkeissa palvelusopimuksessa sovitun tyonjaon mukaisesti. Palkeet vastaa maksujen ldhettdmisestd pankin maksettavaksi Valtiokonttorin antamien maksuliikettd koskevien mddrdysten ja ohjeiden mukaisesti. Maksu voidaan suorittaa vain maksutoimeksiannon perusteella. Maksuaineiston kdsittelee valmiiksi kaksi eri henkilod, joilla on menotilin kdyttovaltuus. Palkeissa tehtdvddn mddrdtyt henkilot varmistavat, ettd vain hyvdksytyt menot maksetaan ja ettd menot maksetaan asianmukaisesti, ajallaan ja oikeamddrdisesti. Sisiiisen valvonnan suorittamiseksi menojen maksatusjdrjestelmiistd on pystyttdvd jdljittdimddn suoritetut toimen piteet ja ketkd ovat jdrjestel m dssd tyos ken nel leet. 15

16 5.6 Ennakkomaksujen yleiset menettelysddnniit Ennakkomaksut hankintojen yhteydessd Ennakkoa voidaan maksaa vain siinii tapauksessa, ettd se on hankinnan kannalta ehdottoman vdlttdmdtontd. Ennakko ei saa olla liian suuri eikd sitd saa myontiiii tarpeettoman aikaisin. Hankintoja koskevan ennakkomaksun vakuuksista, muista edellytyksistii ja menettelytavoista on miiiirdtty hankintaohjeessa. Toimittajalle luovutetusta materiaalista on vaadittava vakuus, ellei materiaalin vdhdinen arvo tai muu syy tee vakuutta tarpeettomaksi. Menopddtoksen tekijd vastaa ennakkomaksun asianmukaisesta sopimisesta ja riittivien vakuuksien hankkimisesta. Ennakkomaksua koskeva lasku tarkastetaan, hyvdksytddn ja maksuunpannaan niin kuin muukin meno. Ennakoita koskeviin laskuihin on liitettdvd tarkastetut ja hyvdiksytyt vakuustiedot Ennakkomaksut kehitysyhteisty<ihankkeissa Kehitysyhteistyoprojekteja koskevien rahoitusennakoiden maksaminen perustuu valtion talousarvion momentin (Luonnonvarakeskuksen toimintamenot, siirtomiiiirdraha 2 v) pddtososan kohtaan 5), jonka mukaisesti momentin miiiiriirahaa saa keyttaa myos virastojen ja laitosten osallistumisesta kehitysyhteystydhon annetussa laissa (382/1989) tarkoitettujen hankkeiden toteuttamiseksi mddriirahan siirtoon ulkomaille, vdhdisten rahoitusennakoiden maksamiseen kehitysyhteistyon kohd le edellyttden, ettd vastaava meno veloitetaan momentin mddrdrasta. Rahoitusennakoita voidaan maksaa vain niissd tapauksissa, joissa menojen maksaminen muuten ei ole mahdollista. Kohdemaassa toimiva koordinaattori tai muu tehtdvddn mddrdtty henkilo ldhettdd kirjallisen ennakkopyynnon kehitysyhteistyoprojektin vastuuhenkilolle. Projektin vastuuhenkilon on tarkistettava ja hwdksyttdvd ennakkopyynnon liitteend ldhetettdvd laskelma, josta selviiid aiemmin myonnetyt ennakot, niiden kafto sekd uuden ennakon tarve ja tilityssuunnitelma. Ennakkomaksutosite tarkastetaan ja hyvdksytddn kuten muutkin menot. Ennakkomaksun maksamisen edellytyksend on, ettd aikaisemmat ennakot on tilitetty ja asianomaiseen tarkoitukseen on kdytettdvissii rahoitusta. Muutoin ennakoiden maksamisessa noudatetaan soveltuvin osin hankintaohjeen mddrdyksid Ennakkomaksut muussa yhteisrahoitteisessa toiminnassa Kehitysyhteistyoprojekteja lukuun ottamatta Luonnonvarakeskus ei voi ohjata yhteisrahoitteisessa toiminnassa valtion kassavaroja ennakoiden maksuun, ellei asiasta ole mainintaa valtion talousarvion Luonnonvarakeskuksen toimintamenomomentin piiiitososassa. Luonnonvarakeskus ei voi antaa ennakoita muille projektiosapuolille, ellei rahoittaja nimenomaisesti ole myontdnyt tdhdn tarkoitukseen mddrdrahaa tai maksanut Luonnonvarakeskuksen pankkitilille muille projektiosapuolille edelleen vdlitettdvid ennakko-osuuksia. 5.7 Maksut ulkomaille Ulkomaan maksujen menettelytavoissa, maksujen kiisittelyssd, tarkastamisessa ja hyvdksymisessd noudatetaan tiissd taloussddnnossd mddrdttyjd menojen kdsittelyn sddntojd ja mddrdyksid. 5.8 Matkamenot Virka- ja tyomatkoista (myohemmin virkamatkat) ja niihin liittyvien korvauksien maksamisessa noudatetaan valtion matkustussddnndn mddrdyksid, Luonnonvarakeskuksen matkustusohjetta, valtiovarainministerion ohjetta ulkopuolisten tahojen kustantamista matkoista ( ), maa- ja metsdtalousministeridn ohjeita ja tdmdn taloussiiiinnon mddrdyksid Matkamddrdys (matkasuunnitelma) Virkamatka perustuu etukdteen hyvdksyttyyn matkamddrdykseen. Matkamddrdyksend toimii sdhkoisessd matkanhallintajdrjestelmdssd laadittu matkasuunnitelma, joka on matkamddrdyksen antajan hyvdk-

17 syme. Matkamddrdys on annettava kaikista virkamatkoista ja se voidaan antaa kerralla useammasta yksi16idystd virkamatkasta. Matkam ddrdys on matkakustannusten korvau ksen edell ytys. Virkamatkan tekijdlld pitdd olla hwdksytty matkamiiiirdys tai matkamiiiiriiyksen antajalta saatu lupa ennen matkaan liittyvien matkustuspalvelujen tilaamista tai osallistumismaksujen maksamista etukiiteen. Matkamddrdyksen pddjohtajalle antaa maa- ja metsdtalousministerion kansliapeellikko. Ulkopuolisen tahon osin tai kokonaan kustantamasta pddjohtajan matkasta on mdiirdykset taloussddnnon kohdassa (Ulkopuolisten rahoittamat matkat). Muun henkiloston osalta matkamddrdykset antaa ao. yksikonjohtaja, ryhmdpddllikko tai tiimiesimies. Mikdli virkamatka on tarkoitus tehdd projektille budjetoidulla rahoituksella, pitdd matkamiiiiriiyksen antajan aina ennen hyvdksymistd varmistaa (merkintd matkasuunnitelmassa), ettd matkaan on saatu ao. projektin vastuuhenkilon suostumus Matkaennakko Virkamatkasta aiheutuvien kustannusten maksamista varten kdytetddn valtion maksuaikakorttia. Ennakkoa on oikeus saada vain, mikiili virkamiehen tai tycintekijdn kdyttoon ei ole luovutettu valtion maksuaikakorttia tai kohdemaassa ei voi maksaa maksuaikakortilla. Matkaennakkoa on pyydettdvd matkanhallintajdrjestelmdssd matkasuunnitelman yhteydessd. Matkaennakot maksetaan ennakonsaajan pankkitilille. Ennakko suoritetaan siten, ettii se on virkamatkan tekijdn kdytettdvissd pddsddntoisesti aikaisintaan seitsemiin arkipdivdd ennen virkamatkan alkua. Matkan alkamisajankohdan jdlkeen suoritettavaksi esitettyjd ennakkopyyntojd ei huomioida. Matkaennakkoa annetaan enintiiiin niin paljon, kuin virkamatkasta hyvdksytyn matkamiiiirdyksen mukaan arvioidaan asianomaiselle aiheutuvan menoja. Jatkuvaluonteissa maastotyossii olevalle voidaan myontdd kerrallaan en i nttid n kuu kauden tarvetta vastaava en nakko. Matkaennakosta mahdollisesti kdyttdimdttd jiiiinyt mddrd on palautettava vdlittomilsti, kun matkalasku on hyvdksytty. Mikdli ennakon ylijddmdii ei ole viipymdttd maksettu, peritiidn ylijddmd palkasta noudattaen mitd virkamieslaissa (750/1994) ja tyosopimuslaissa (55/2001) on tdstd sdddetty. Matkaennakkojen maksamisessa noudatetaan matkalaskujen maksuunpanon menettelyitd. Talous- ja suunnittelupalvelut -ryhmd valvoo matkaennakoiden kdyttod Oman auton ja taksin keyttit virkamatkoilla Oman auton ja taksin kdytostd virkamatkoilla mddrdtddn Luonnonvarakeskuksen matkustusohjeessa Muille kuin omalle henkiliist6lle maksettavat matkakorvaukset Luonnonvarakeskuksen ulkopuolisen henkilon matkalaskut maksetaan erillisen pddtoksen tai sopimuksen perusteella ja laskutuksen mukaan. Matkakustannusten korvaamisessa noudatetaan voimassa olevaa verolainsddddntod, matkakustannusten korvaamista koskevia verohallinnon pddtdksis ja ohjeita sekd soveltuvin osin Luonnonvarakeskuksen matkustusohjetta. Ulkopuolisen henkildn matkalaskujen tarkastuksessa ja hyvdksymisessd noudatetaan matkamenojen kdsittelyd koskevia menettelyjd. Tiedot veronalaisista suorituksista ilmoitetaan vuosi-ilmoitustietojen yhteydessd verottajalle Ulkopuolisten rahoittamat matkat Ulkopuolisten tahon rahoittamaa matkan vastaanottamista on arvioitava kokonaisuutena. Virkamatkan edellytyksenii on, ettd matka on viraston toiminnan kannalta perusteltu ja matkan vastaanottaminen ei vaaranna valtionhallinnolle asettuja arvoja ja odotuksia. Ulkopuolisen tahon rahoittamat virkamatkat ovat pddsdfintoisesti valtioiden, EU:n, kansainvdlisten jdrjestojen kustantamia matkoja, jotka liittwdt esimerkiksi - muun valtion viraston tai Euroopan unionin toimielinten toimintaan, t7