Uusien toimintojen käyttöohje. - Vakiotoiminnot - Korjaamotoiminnot - Verkkolaskutus - Työkalenteri - ipost laskutus - Trafi-kysely

Transkriptio

1 Uusien toimintojen käyttöohje - Vakiotoiminnot - Korjaamotoiminnot - Verkkolaskutus - Työkalenteri - ipost laskutus - Trafi-kysely Päivitetty

2 Sisällys YLEISTÄ... 9 UUDET LIITÄNNÄT AUTOALALLE...10 LIITÄNTÄ FIXUS VERKKOKAUPPAAN LIITÄNTÄ NETTIKOIVUNEN HUOLTOLASKURIIN LIITÄNTÄ KORJAAMO.NET PALVELUUN LIITÄNTÄ AD HUOLTOARVIO -PALVELUUN JA AD TUOTE -VARAOSALUETTELOON KL VARAOSAT TILAUSLIITÄNTÄ MICHELIN TILAUSLIITÄNTÄ CORA REFINISH TILAUSLIITÄNTÄ UUDET LIITÄNNÄT KONEALALLE...10 BRANDT LIITÄNTÄ LAAJENTUNUT SUORALLA TILAUKSEN LÄHETYKSELLÄ KONEKESKO TILAUSLIITÄNTÄ JA UUDISTUNUT YAMAHA LUETTELOLIITÄNTÄ DUELL BIKE-CENTER TILAUSLIITÄNTÄ PSE PARTS TILAUSLIITÄNTÄ MERCURY JA MERCRUISER VARAOSALUETTELOLIITÄNTÄ JOHN DEERE VARAOSALUETTELON LIITÄNTÄ MAATALOUSKONEHUOLLOILLE JOHN DEERE FORESTRY TILAUSLIITÄNTÄ MUUTOKSET ENTISIIN LIITÄNTÖIHIN SEKÄ ERIKOISLIITÄNTÖJÄ...11 UUSI MOTORAL TILAUSLIITÄNTÄ MYÖS TILAUSVAHVISTUKSET JA HINNASTOJEN NOUTO LIITÄNTÄ HL GROUPIN UUDISTUNEISIIN VARAOSALUETTELOIHIN LAAJENNUKSIA ÖRUMNET LIITÄNTÄÄN MUUTOKSIA ATOY AUTOMOTIVEN TILAUSLIITÄNTÄÄN SEKÄ OSALINKKI LIITÄNTÄÄN ARW TILAUS- JA VARAOSALUETTELOLIITÄNTÄ BOSCH ESITRONIC VARAOSALUETTELO LIITÄNTÄ MUUTOKSIA IKH TILAUSLIITÄNTÄÄN SÄHKÖINEN LÄHETE LIITÄNTÄ VARAOSALIIKKEIDEN JA KORJAAMOIDEN VÄLILLÄ* MYYNTITOIMINNOT...13 EAN- HAUSSA SAMALLA TUOTEKOODILLA OLEVIEN HAKU KAIKILTA TOIMITTAJILTA MYYNTIDOKUMENTTIEN ALA- JA YLÄTEKSTIEN TEKSTIKOON VALITSEMINEN ASIAKKAIDEN HAUSSA TALLENTUVA OLETUSJÄRJESTYS, ESIMERKIKSI SUKUNIMEN MUKAAN MAHDOLLISUUS SISÄLLYTTÄÄ SISÄISET MYYNNIT TUOTEKOHTAISIIN MYYNTITILASTOIHIN KASSARAPORTISSA VAROITUS, JOS MYYNTEJÄ EDELLISPÄIVÄLLE KASSARAPORTIN JÄLKEEN VAROITUKSIA VIRHEELLISTEN TOIMINTATAPOJEN KÄYTTÖÖN MYYNNISSÄ MYYJÄRAPORTIN OTTAMISESSA OPASTE, JOKA KERTOO RAPORTIN TOIMINTAPERIAATTEEN KUUKAUDEN LOPUN VARASTOTILANTEEN TALLENTAMINEN ARKISTOON TYYPPIKOODILLE OMA SARAKE TAPAHTUMIEN TUOTERIVEILLÄ AUTOMAATTISESTI PYÖRISTÄMINEN KASSAMYYNNISSÄ KURSORI OLETUKSENA ASIAKKAAN NIMEEN KASSAMYYNNISSÄ ASIAKKAALLE SUORAAN ANNETUN LASKUN MERKITSEMINEN AUTOMAATTISESTI LÄHETETYKSI LUOTTOTIETOJEN SEURANTATOIMINTO ERILLISTEN ALATEKSTIEN MÄÄRITTELEMINEN LASKUILLE JA KUITEILLE PAKKAUSKOON NÄYTTÄMINEN MYYNNIN RUUDUILLA JA TYÖMÄÄRÄYKSILÄ POIKKEAVALLE LASKUTUSOSOITTEEKSI MAHDOLLISUUS SYÖTTÄÄ VIISI RIVIÄ Version uudet ominaisuudet - 2 -

3 RIVIKERÄILYN MÄÄRÄÄMINEN OLETUKSEKSI TUOTTEIDEN HAKURUUDULLA TILAUSKIELLOSSA OLEVIEN SAAMINEN POIS NÄKYVISTÄ VASTAAVIEN TUOTTEIDEN RUUDULTA TOIMITUSOSOITTEEN TAI TULOSTUVAN OSOITTEEN HAKEMINEN ASIAKASKORTISTOSTA MYYNTIVAIHEESSA VALINTA, TULOSTETAANKO RIVILLE TUOTEKOODI VAI TYYPPIKOODI TYYPPIKOODIEN TULOSTAMINEN TUOTEKOODIN SIJASTA UUSIIN TULOSTEISIIN TUOTERIVIEN HAKU MYYNTIIN TAI LÄHETTEELLE CSV- TIEDOSTOSTA* MYYNNINHALLINNASSA HINTOJEN NÄYTTÄMINEN ALV 0 % MUODOSSA LÄHETTEIDEN, ASIAKASTILAUSTEN JA TARJOUSTEN HALLINTARUUDULLA HINNAT ALV 0 % LÄHETETOIMINNOT...20 LÄHETTEEN LASKUTTAMINEN TAI KASSAMYYNTI SUORAAN LÄHETTEIDEN HALLINNASTA LÄHETE HYLLYPAIKKAJÄRJESTYKSESSÄ ILMAN ALKUPERÄISEN JÄRJESTYKSEN MUUTTUMISTA LÄHETTEIDEN TILAN MUUTTAMINEN LÄHETTEIDEN SELAUSRUUDULTA LÄHETTEELLE TILATUN MÄÄRÄN TULOSTUS, KUN TUOTTEET HAETTU ASIAKASTILAUKSELTA LÄHETTEIDEN HALLINTARUUDULLA OLETUS- RAJAUSKENTÄN VALITSEMINEN LÄHETTEEN MÄÄRITTELY OLETUKSENA KESKEN-TILAAN LÄHETTEEN MÄÄRITTELY ASIAKASKOHTAISESTI OLETUKSENA KESKEN-TILAAN HUOMAUTUS JOS LÄHETTEELLÄ EI ANNETTU ALENNUSPROSENTTIA KAIKILLE RIVEILLE ASIAKKAAN Y-TUNNUKSEN TULOSTUS LÄHETTEELLE TUOTTEIDEN PAINOJEN TULOSTAMINEN LÄHETTEISIIN JA TARJOUKSIIN LASKUTUS JA MYYNTIRESKONTRA...22 KARHUJEN AVOINTEN SUMMIEN PÄIVITTÄMINEN PARANNUKSIA KORKOLASKUJEN KARHUAMISEEN KORKOLASKUJEN OLETUSTEKSTIN TALLENTAMINEN LASKUTUSLISÄ AUTOMAATTILASKUTUSRUUDULLA JA JÄTTÄMINEN VELOITTAMATTA ENNAKON SIIRTÄMINEN ASIAKASNUMEROLTA TOISELLE LASKUTUSLISÄLLÄ TUOTESEURANTA JA TUOTTEEN AUTOMAATTINEN PERUSTAMINEN HUOMAUTUSMAKSUJEN ERIYTTÄMINEN KIRJANPIDOSSA ERIKSEEN KORON SUORITUKSISTA VIIKONLOPULLE MENEVÄN KASSA-ALENNUKSEN ERÄPÄIVÄN HUOMIOINTI SUORITUKSISSA ASIAKASTIETOJEN AVAAMINEN SUORAAN SUORITUSRUUDULTA SEPA MUUTOKSIA TILINUMEROIDEN NÄYTTÄMISEEN IBAN MUODOSSA PANKKIVIIVAKOODI AUTOMAATTILASKUTUKSESSA MAHDOLLISUUS PERUA LASKU ESIKATSELUN JÄLKEEN LASKUJEN TULOSTUS ILMAN VIITENUMEROITA KIRJATTAESSA SUORITUKSIA KÄSIN, MAHDOLLISUUS JÄTTÄÄ PVM JA MAKSUTAPA POHJALLE HUOMAUTUSAJAN TULOSTUS LASKULLE ULKOMAISILLE LASKUILLE Y- TUNNUKSEN SIJASTA TULOSTUMAAN VAT ID VEROTTOMIIN LASKUIHIN VEROTTOMUUSLAUSEKKEET SUOMEKSI TAI ENGLANNIKSI KIRJANPITOVIENNISSÄ VALINTA BRUTTO/NETTOKIRJAUKSELLE KARHUKIRJEIDEN HALLINNASSA USEAN KARHUN POISTAMINEN KERRALLA PIENIÄ PARANNUKSIA MYYNTITOIMINTOIHIN JA MYYNTIRESKONTRAAN LASKULLE VIIVAKOODI LASKUNUMEROSTA PIKATILAUSTOIMINNOT...29 PIKATILAUKSEN VIITTEEN EHDOTTAMINEN LÄHETTEEN, KUITIN TAI LASKUN VIITTEEKSI PIKATILAUKSEN TOIMITUSTAPA AUTOMAATTISESTI SIITÄ TEHTÄVÄLLE LASKULLE PARANNUKSIA PIKATILAUKSEN MUUTTAMISEEN PIKATILAUKSELTA OSTOTILAUKSELLE SIIRTYVÄÄN VIITTEESEEN VIITETEKSTI MUKAAN Version uudet ominaisuudet - 3 -

4 PIKATILAUSTEN HALLINNASSA TIETO, ONKO TEKSTIVIESTEJÄ LÄHETETTY PIKATILAUSRUUDULTA TUOTTEEN LISÄÄMINEN TILAUSEHDOTUKSELLE HINTAHISTORIA...31 HINTAHISTORIASSA MYÖS PIKATILAUKSET, ASIAKASTILAUKSET JA TARJOUKSET HINTAHISTORIASSA UUDISTETTU VASTAAVIEN HINTAHISTORIA- TOIMINTO TARJOUKSET JA ASIAKASTILAUKSET...32 ASIAKASTILAUKSEN TEOSSA TARJOUKSESTA, VIITTEIDEN HAKEMINEN TARJOUKSELTA TARJOUKSEN ALATEKSTIEN HAKU ASIAKASTILAUKSELLE ASIAKASTILAUSTEN HALLINTARUUDULLA OLETUKSENA VALMIIT TAI KESKEN- TILAUKSET ASIAKASTILAUKSESTA ENNAKKOMAKSUA OTETTASSA ERÄPÄIVÄN VALITSEMINEN TUOTTEIDEN HALLINNAN TOIMINNOT...33 INVENTOINTIPÄIVÄ LISÄSARAKKEEKSI TUOTTEIDEN SELAUSRUUDULLE TUOTTEEN ENTISTEN HYLLYPAIKKOJEN HISTORIA RAJATTUJEN TUOTTEIDEN MYYNTI- JA TARJOUSHINTOJEN PYÖRISTÄMINEN UUSIN TAVOIN TUOTTEIDEN HALLINNASSA RAJAUS VEROKANNALLA LISÄÄ MAHDOLLISUUKSIA TOIMINTOON MUUTA VALITTUJA (TUOTTEITA) FORDIN HINNASTON TUOTEKOODIEN ERIKOISKÄSITTELY OLETUSTOIMITTAJANUMERON ASETTAMINEN TUOTTEIDEN HAKUUN KOLMEEN VUOTEEN MYYMÄTTÖMIEN TUOTTEIDEN MUUTTAMINEN PASSIIVISEKSI LIITTEIDEN KÄSITTELY TUOTTEILLE* TUOTTEIDEN SELAUKSESSA TUOTETYYPIN TUOTTEILLA ALENNUSRYHMÄ VARASTONARVOJEN TULOSTUKSESSA MAHDOLLISUUS HUOMIOIDA NEGATIIVISET SALDOT VIIKKOTILAUSHINTOJEN YHTEYDESSÄ MAHDOLLISUUS KÄYTTÄÄ OMAHINNOITTELUA HINNASTOPÄIVITYKSEN TOIMINNOT...36 PROSENTTIRAJAUS HINNASTOPÄIVITYKSEN HINTAMUUTOSTEN RAPORTISSA HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ TUOTTEIDEN NÄKEMINEN, JOITA EI PÄIVITETTY ESTOJEN VUOKSI HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ KAMPANJAHINTOJEN KOHDISTUS ASIAKASRYHMÄLLE/ASIAKKAALLE TIETOJEN HALLINTATOIMINNOT...37 KATEPOHJAINEN HINNOITTELU ASIAKAS- TAI ASIAKASRYHMÄKOHTAISESTI SARJANUMEROSEURANTA MYÖS TUOTEPAKETEILLE TUOTETYYPPIKOODILLA TULOSTUS KOSKIEN KAIKKIA MYYNTITAPAHTUMIA LAAJENNUKSIA TUOTTEIDEN ABC- ANALYYSI TOIMINTOON TUOTERYHMIEN PÄIVITTÄMINEN TOIMITTAJLTA VALMIISTA TIEDOSTOSTA MAHDOLLISUUS LISÄTÄ UUDET ASIAKKAAT OLETUKSENA LUOTTOKIELTOON ASIAKKAIDEN MERKITSEMINEN MYYNNIN PERUSTEELLA AKTIIVISEKSI TAI PASSIIVISEKSI SARAKKEIDEN JÄRJESTYKSEN TALLENTAMINEN PYSYVÄKSI USEILLA RUUDUILLA LIITTEIDEN KÄSITTELY ASIAKKAILLE* MAHDOLLISUUS TALLENTAA USEITA SÄHKÖPOSTIOSOITTEITA PIDENNETTYYN KENTTÄÄN VAPAASTI MÄÄRITETTÄVÄT LISÄKENTÄT ASIAKKAALLE ASIAKASTIETORUUDULLA PIKANÄPPÄIMET VÄLILEHTIEN SELAAMISEEN HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ MAHDOLLISUUS MÄÄRITELLÄ OLETUSARVO TUOTERYHMÄKENTILLE INVENTOINNISSA OLETUKSENA SUORAAN VARASTON MUUTTAMISEEN VASTAAVIEN TUOTTEIDEN VALINTARUUDULLA UUDISTUKSIA PARANNUS ASIAKASTIETOJEN KÄYTTÖOIKEUKSIEN MÄÄRITTELYYN Version uudet ominaisuudet - 4 -

5 TARKEMPIA KÄYTTÖOIKEUKSIEN MÄÄRITTELYMAHDOLLISUUKSIA UUSIA TAPOJA HAKEA TUOTTEITA UUDISTETTU LIITÄNTÄ OUTLOOK- SÄHKÖPOSTIOHJELMAAN YLEISIÄ PIENIÄ PARANNUKSIA TIETOJEN HALLINTATOIMINTOIHIN LIITÄNNÄISTUOTTEET*...44 YLEISTÄ LIITÄNNÄISTUOTTEIDEN MÄÄRITTELY KORJAAMOTOIMINNOT - TYÖMÄÄRÄYSLISTAN TOIMINNOT...45 TOISELLA KONEELLA AVOIMET MÄÄRÄYKSET OMALLA TAUSTAVÄRILLÄÄN MÄÄRÄYSLISTALLA VERKKOVERSIOSSA MÄÄRÄYSLISTA-NÄKYMÄN PÄIVITYS ESIMERKIKSI MINUUTIN VÄLEIN TYÖMÄÄRÄYSLISTA VALINNAISEEN PYSYVÄSTI JÄRJESTYKSEEN TYÖMÄÄRÄYSTEN HAKU, JOILLE SAAPUNUT TILATTUJA VARAOSIA TYÖMÄÄRÄYSLISTAN HINNAT VEROTTOMINA KORJAAMOTOIMINNOT - YLEISET...47 ASIAKASKOHTAISEN POIKKEAVAN TUNTIVELOITUKSEN KÄYTTÖ PARANNUKSIA HUOLTOHISTORIAAN AJONEUVON TIETOIHIN HALTIJAN NIMI JA PUHELIN VAPAASTI MÄÄRITELTÄVÄT LISÄKENTÄT AJONEUVOLLE OMAT LISÄTIEDOT- KOHDASSA TYÖMÄÄRÄYKSEN OSITUKSESSA OMAVASTUUKAPPALEEN TULOSTUS ILMAN RIVEJÄ PARANNUKSIA TYÖPAKETTIEN KÄYTTÖÖN LISÄÄ MAHDOLLISUUKSIA MÄÄRÄYKSELTÄ OSTOTILAUKSEEN VIETÄVÄÄN VIITETEKSTIIN REKISTERÖINTIKUUKAUDEN YHTEYDESSÄ RAJAUS MYÖS VUOSIMALLILLA TYÖMÄÄRÄYKSEN SELVITYKSEN AUTOMAATTINEN RIVITYS, ESTÄEN TULOSTUSONGELMIA TYÖMÄÄRÄYKSEN HUOMAUTUKSEN SIIRTÄMINEN HUOMAUTUKSEKSI AJONEUVOLLE USEIDEN AJONEUVOJEN PERUSTAMINEN PERÄKKÄIN, SÄILYTTÄEN VANHAT TIEDOT POHJALLA KILOMETRIEN JA KÄYTTÖTUNTIEN VAIHTOEHTOISEKSI TERMIKSI MITTARILUKEMA MINIMIKATETARKISTUS MYÖS TYÖMÄÄRÄYKSEN MYYNNIKSI PÄÄTTÄMISVAIHEESSA LÄHETERIVIEN HAKEMINEN TYÖMÄÄRÄYKSELLE JA VARASTOTARKISTUSTEN OHITTAMINEN VAPAAMUOTOISEN TEKSTIVIESTIN LÄHETTÄMINEN SUORAAN TAPAHTUMAN ASIAKKAALLE LASKUTUSVAIHEESSA PÄÄASENTAJAN JA MYYJÄN TARKISTUS- JA VAIHTOTOIMINOT TYÖMÄÄRÄYKSEN TUOTTEIDEN OSTOHINTOJEN PÄIVITYS LASKUTUSHETKELLÄ TYÖAIKAKUITTAUKSET: PÄIVITETÄÄNKÖ MÄÄRÄYKSEN TYÖAIKA KUITTAUKSEN MUKAAN ASENTAJARAPORTTI SISÄISISTÄ TÖISTÄ TYÖMÄÄRÄYSTÄ HYVITETTÄESSÄ MAHDOLLISUUS SYÖTTÄÄ HYVITYSKOMMENTTI MANUAALISESTI LASKUTETUKSI MERKITYN TYÖMÄÄRÄYKSEN RIVIEN LUKITTAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSEN PÄIVITTÄMINEN NETTOHINNOILLE RAJATTAVISSA KÄYTTÖOIKEUKSILLA MUITA PARANNUKSIA KORJAAMOTOIMINTOIHIN TYÖMÄÄRÄYKSEN TULOSTUSVALINNAT...54 MÄÄRÄYKSEN TULOSTAMINEN TILANNEKOHTAISESTI ILMAN TUOTEKOODEJA MÄÄRÄYKSEN TULOSTAMINEN TILANNEKOHTAISESTI ILMAN AJONEUVOTIETOJA TYÖMÄÄRÄYSNUMERON TULOSTAMINEN TYÖLASKUILLA VALINNAISEEN KOHTAAN TYÖMÄÄRÄYSTEN ALATEKSTIEN TEKSTIKOON MÄÄRITTELY PIDENNETYN VASTAANOTTOKUITTAUKSEN TEKSTIKOON MÄÄRITTELY TRAFI / AKE- KYSELY...55 Version uudet ominaisuudet - 5 -

6 TIETOJEN AVAAMINEN KOKO RUUDUN KOKOON (PYSTYSUUNNASSA) HALTIJAN NIMEN TALLENTAMINEN AKE- KYSELYSTÄ AJONEUVOLLE MAHDOLLISUUS TEHDÄ KYSELY AUTOMAATTISESTI KUN REKISTERINUMERO SYÖTETÄÄN VANHA AKE/TRAFI- KYSELY POISTUNUT KÄYTÖSTÄ, UUDEN AUTOMAATTINEN AKTIVOINTI TYÖKALENTERI...56 VARAUSTEN TEKEMINEN JA NÄKEMINEN SUORAAN TYÖMÄÄRÄYSRUUDULTA TYÖKALENTERISTA MAHDOLLISUUS PERUSTAA SUORAAN UUSI TYÖMÄÄRÄYS TYÖKALENTERISSA TYÖN HELPOMPI LIITTÄMINEN AJANVARAUKSEEN TYÖMÄÄRÄYKSELLE VARAUKSEN PÄIVÄMÄÄRÄN EHDOTTAMISEN VALITSEMINEN TYÖKALENTERISSA OSAT TILATTU TIEDON NÄYTTÄMINEN AJANVARAUS- LAPUN TULOSTAMINEN ASIAKKAALLE, SEKÄ A4- ETTÄ KUITTIKIRJOITIN KOOSSA TOISTUVIEN AJANVARAUSTEN UUSI KÄYTTÖTAPA: KÄSITTELY ITSENÄISINÄ SEKÄ RYHMÄNÄ TYÖKALENTERISSA OMA VÄRI TARKISTETTU- TILASSA OLEVILLE TÖILLE AUTODATA ONLINE LIITÄNTÄ*...59 AVAUS JA TUNNUSTEN PYYTÄMINEN KÄYTTÖÖNOTTO KÄYTTÖ OSTOTOIMINNOT - OSTOTILAUSKIRJA JA YLEISET TOIMINNOT...60 TILAUSEHDOTUSTEN AVAUSRUUDULLA NÄKYVISSÄ, MIHIN MENNESSÄ TILAUKSET TEHTÄVÄ TARJOUSPYYNNÖN TULOSTUS OSTOTILAUSRUUDULTA LISÄALENNUSPROSENTIN SYÖTTÄMINEN KAIKILLE TILAUKSEN RIVEILLE LÄHETETTYJEN OSTOTILAUSTEN SELAUKSESSA TALLENTUVA JÄRJESTYS HINTAHISTORIASSA TUOTTEEN TOIMITTAJAN RINNALLE OSTOTILAUKSEN TOIMITTAJA OSTOTILAUSTOIMINNOT AUTOMAATTISET TILAUSEHDOTUKSET HÄLYTYSRAJOILLA...61 ENNAKKOTILAUSTEN TEKO NOPEUTETTU TAPA TILAUSEHDOTUKSEN OTTAMISEEN MAHDOLLISUUS OTTAA EHDOTUS USEILTA TOIMITTAJILTA TAI RYHMÄLTÄ KERRALLA AUTOMAATTISESSA LISÄÄMISESSÄ VALINTA TUOTETYYPIN TILAUSMÄÄRÄÄ MÄÄRITETTÄESSÄ KESKEN OLEVIEN LÄHETTEIDEN TUOTTEIDEN JÄTTÄMINEN TILAAMATTA OSTOTILAUSTOIMINNOT VARASTOONTULON TOIMINNOT...62 VARASTOONTULOSSA RIVIN HAKU TUOTEKOODILLA TAI EAN-KOODILLA VARASTOONTULOSSA VAIN SAAPUNEIDEN RIVIEN NÄYTTÄMINEN VARASTOONTULOSSA TARROJEN TULOSTUS VAIN VALITUILLE RIVEILLE VARASTOONTULOVAIHEEN TARRALLE RIVIN VIITETEKSTIN TULOSTAMINEN YKSIKKÖMUUNNOKSET VARASTOONTULOSSA USEAN OSTOTILAUKSEN KIRJAAMINEN VARASTOON ILMAN VARASTOONTULORUUTUA VARASTOONTULOSSA LOPPUJEN RIVIEN MERKITSEMINEN PERUTUKSI TAI JÄLKITOIMITUKSEEN OSTOTILAUSTOIMINNOT - TILAUSVAHVISTUKSET...64 UUSIEN TUOTERIVIEN LISÄÄMINEN TILAUSVAHVISTUKSILTA OSTOTILAUKSILLE TILAUSVAHVISTUKSELLA TULEVIEN OSTOHINTOJEN KÄSITTELY TUOTERIVIEN SIIRTO MUISTILAPPU-TOIMINNOLLA*...65 YLEISTÄ JA RIVIEN TALLENTAMINEN Version uudet ominaisuudet - 6 -

7 RIVIEN HAKEMINEN MUUTA ASIAKASHINNASTOJEN TEKO...66 ASIAKASHINNASTON TEKO TUOTETYYPPIKOODEIN EI- VARASTOTUOTTEIDEN MERKITSEMINEN HINNASTOSSA RAPORTOINTI...67 RAPORTTIEN OTTAMINEN VEROTTOMIN SUMMIN PARANNUKSIA TUOTEMYYNTIANALYYSIIN KENTÄN LISÄÄMINEN RAPORTILLE HELPOSTI (KENTÄN NIMELLÄ HAKU) TALLENNUSHAKEMISTON VALINTA PDF- JA EXCEL MUOTOON VIEDYILLE RAPORTEILLE MUUTOKSIA ASIAKKAIDEN OSTOVERTAILU- RAPORTTIIN KOKONAISMYYNNIN VERTAILURAPORTISSA EDELLISVUOTEEN PÄIVÄTASON HUOMIOINTI KIERTONOPEUSRAPORTTI SÄHKÖPOSTIOSOITTEISTON MUODOSTAMINEN CSV- MUOTOON POSTITUSTOIMINNOSSA MUUTOKSIA RAPORTTEIHIN JA UUSIA RAPORTTEJA SÄHKÖINEN LASKUTUS: FINVOICE VERKKOLASKUTUS (LISÄMODUULI)...71 OPERAATTOREIDEN ELI VÄLITTÄJIEN UUDISTETTU KÄSITTELY MAHDOLLISUUS VÄLITTÄÄ VIITTEEMME- KENTTÄ VERKKOLASKUIHIN UUSIA TIETOJA VERKKOLASKUILLE HELPOMPI VERKKOLASKUTUKSEN AVAAMINEN JA TEKEMINEN LASKUTUSVAIHEESSA ASIAKKAALLE ANNETUN PAPERILASKUN MERKITSEMINEN HELPOMMIN LÄHETETYKSI VERKKOLASKUTUS- ASIAKKAIDEN RAJAAMINEN ASIAKASHAUSSA ASIAKASRUUDULLA VAROITUS PUUTTEELLISISTA VERKKOLASKUTUSTIEDOISTA OVT-TUNNUS ASIAKASTIEDOISSA VERKKOLASKUTIETOJEN YHTEYDESSÄ LASKUKOHTAISEN TILAUSNUMERON VÄLITTÄMINEN VERKKOLASKUSSA VERKKOLASKUJEN PALAUTTEIDEN KÄSITTELY TOIMITUTAPA JA TOIMITUSEHTO- LAUSEKE VERKKOLASKUILLE KULUTTAJA- VERKKOLASKUJA VARTEN LASKUTUSAIHEEN KOODIN MÄÄRITTELY ERIKOISTOIMINTO: TIETTYJEN ASIAKKAIDEN LASKUJEN OHJAAMINEN ERI TIEDOSTOON OSTAJAN KUSTANNUSPAIKKATIEDON VÄLITTÄMINEN VERKKOLASKUISSA PIENIÄ PARANNUKSIA VERKKOLASKUTUKSEEN SÄHKÖINEN LASKUTUS: IPOST LASKUTUS (LISÄMODUULI)...76 TILISIIRTOTIETOJEN ASEMOINTI SEPA LOMAKEPOHJALLE SELVITYS- JA HUOMAUTUSKENTTIEN RIVIMÄÄRÄN SUURENTAMINEN SUORA LASKUJEN LÄHETTÄMINEN, KUN AINEISTO MUODOSTETAAN LÄHETYSVAIHTOEHTONA ITELLAN HERALD- LÄHETYSOHJELMA IPOST /EKIRJE LOKITIEDOSTON POISTAMISTOIMINTO NÄKYVISSÄ LÄHETETTÄVIEN LASKUJEN, KARHUJEN TAI KORKOLASKUJEN LUKUMÄÄRÄ VARMISTUSTOIMINTOJA ESTÄMÄÄN KÄYTTÖVAHINKOJA LAAJENNUKSIA MYYNTITUKKUHINTA- KÄSITTELYYN...77 YLEISTÄ MYYNTITUKKUHINNAN AJAMINEN HINNASTOSTA MYYNTITUKKUHINTA- KÄSITTELYN ASETUKSIA UUDISTETTU VALINTA, PÄIVITETÄÄNKÖ MYYNTITUKKUHINTA HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ Version uudet ominaisuudet - 7 -

8 VARMUUSKOPIOINNIN SEURANTATOIMINNOT...78 VAROITUS PUUTTUVASTA TAI VANHENTUNEESTA KIINTOLEVY- VARMUUSKOPIOSTA VIIMEISEN KIINTOLEVYLLE OTETUN VARMUUSKOPION AJANKOHDAN NÄKEMINEN EXCEL- JA CSV- HINNASTOJEN PURKAMINEN OHJELMAN VAKIOMUOTOON*...79 YLEISTÄ MUUNNOSMALLIN VALINTA TAI UUDEN TEKO HINNASTON MUUNTAMINEN SÄHKÖINEN LÄHETE...82 YLEISTÄ VARAOSALIIKKEEN TOIMINTATAPA TOIMINTA KORJAAMOLLA LÄHETTEIDEN VASTAANOTTO JA KÄSITTELY RIVIN MÄÄRÄN JAKAMINEN RIVIEN KOHDISTAMINEN ENTISIIN TUOTERIVEIHIN TUOTETIETOJEN NÄKEMINEN ASETUS TUOTTEIDEN PERUSTAMISESTA MUUTA LAAJENNUKSIA MYYNTITUKKUHINTA- KÄSITTELYYN...89 YLEISTÄ MYYNTITUKKUHINNAN AJAMINEN HINNASTOSTA MYYNTITUKKUHINTA- KÄSITTELYN ASETUKSIA UUDISTETTU MAKSUTTOMIA ERIKOISTOIMINTOJA...89 TIETYN TUOTERYHMÄN MYYNNIN OHJAAMINEN POIKKEAVALLE MYYJÄLLE YLLÄPIDOLLISET JA MIKROTUKIHENKILÖN TOIMINNOT...90 PÄÄRUUDULLA PIKANÄPPÄIMET ETÄKÄYTÖN JA TUKISIVUJEN AVAAMISEEN NOPEUTUSTA MONIIN TOIMINTOIHIN LOKITIEDOSTOJEN SEURANTA ASETUSTEN MUUTOSTEN SEURANTA TOIMINTO TIETOKANTAYHTEYDEN MUISTIN OPTIMOIMISEKSI PÄÄTIETOKANNAN ASETTAMINEN APUOHJELMALLA MUITA PIENIÄ PARANNUKSIA Version uudet ominaisuudet - 8 -

9 YLEISTÄ versio tuo mukanaan monia uusia toimintoja, liitäntöjä sekä laajennusmahdollisuuksia. Tähdellä merkityt toiminnot (*) kuuluvat täysversioon. Näitä ovat mm. liitteiden käsittely, Excel muunnostoiminto, liitännäistuotteet, sähköinen lähete sekä Autodata Online- liitäntä. Tässä ohjeessa käsitellään perusohjelman vakiotoiminnot sekä korjaamotoiminnot ja lisäksi vakiintuneet, hyvin yleisesti käytössä olevat seuraavat lisämoduulit: - Sähköinen laskutus (Finvoice ja ipost) - Trafi- eli AKE- kysely - Työkalenteri Muiden lisämoduulien muutokset ovat jaettu erilliseen ohjeeseensa, jossa on kerrottu lisäksi version uusista saatavilla olevista lisämoduuleista. Tässä ohjeessa on kerrottu lisäksi uusista tilausliitännöistä ja muutoksista entisiin. Nämä on mainittu perusohjeessa, koska useimmat niistä ovat saatavissa käyttöön maksutta versiossa ei tule uusia laitevaatimuksia, vaan tämä versio voidaan asentaa samoilla perusvaatimuksilla kuin edellinenkin tuotantoversio (2010.0). Erikoisemmista lisämoduuleista löytyvät joko ohjeet tukisivuilta, tai ne saa pyytämällä helpdeskistä. FuturSoft Oy, Ylläpito helpdesk@futursoft.fi Puhelin- ja etätuki (1,39 e/min) Version uudet ominaisuudet - 9 -

10 UUDET LIITÄNNÄT AUTOALALLE LIITÄNTÄ FIXUS VERKKOKAUPPAAN Liitännästä Fixus verkkokauppaan on saatavissa tarkemmat ohjeet Koivunen Oy:ltä. Liitäntä oli saatavissa jo edelliseen versioon, mutta tässä versiossa on lisää vaihtoehtoja mm. hinnoitteluun liittyen. Tarkemmin liitännän ohjeissa. LIITÄNTÄ NETTIKOIVUNEN HUOLTOLASKURIIN Koivusen Nettikoivunen- palvelussa tehty kustannusarvio määräaikaishuolloista voidaan siirtää varaosineen ja töineen työmääräykseksi. Ohjelma hakee tällöin automaattisesti ajoneuvon. Liitännästä on erillinen ohje ja liitännän avaamiseksi tulee olla yhteydessä Koivunen Oy:n myyntiin. LIITÄNTÄ KORJAAMO.NET PALVELUUN Liitännällä voidaan mm. siirtää korjaamo.net palvelussa tehty huoltolaskelma ohjelmaan, tai avata korjaamo.net palvelu suoraan työmääräyksen ajoneuvoon. Liitännästä on erillinen ohje ja liitännän avaamiseksi tulee olla yhteydessä Kaha Oy:n myyntiin. LIITÄNTÄ AD HUOLTOARVIO -PALVELUUN JA AD TUOTE -VARAOSALUETTELOON Liitännällä voidaan mm. siirtää AD Huoltoarvio -palvelussa tehty huoltolaskelma ohjelmaan, ja avata AD Huolto palvelu suoraan työmääräyksen ajoneuvoon. Liitännästä on saatavissa erillinen ohje. Liitännän avaukset AD Fin Oy:n kautta. Lisäksi versiossa on liitäntä uudistettuun AD Tuote- varaosaluetteloon. Asetuksissa valitaan, kumpaa käytetään. KL VARAOSAT TILAUSLIITÄNTÄ KL Varaosat Oy:lle on nyt saatavissa liitäntä, joka kattaa tilauksen, tilausvahvistukset ja suoran saatavuuskyselyn. Tilausliitännän käyttöönotosta lisätietoja KL-Varaosilta. MICHELIN TILAUSLIITÄNTÄ Tilausliitäntä Oy Suomen Michelin Ab:lle on toteutettu, tilaukset tapahtuvat Extranet- tilausjärjestelmään. Ohjelma tekee ostotilauksen Michelinin muodossa, josta se ladataan tilausjärjestelmään. Liitäntään voi pyytää rekisteröintikoodin helpdeskistä. CORA REFINISH TILAUSLIITÄNTÄ Cora Refinish Oy:lle voidaan tallentaa tilaus. Liitäntä aktivoituu, kun toimittajan nimessä on Cora. Tilaukset tallentuvat hakemistoon c:\tilaukset päivä- sekä viikkotilauksena, lähettäväksi edelleen. Liitännän käyttöohjeen saa pyytämällä helpdeskistä. UUDET LIITÄNNÄT KONEALALLE BRANDT LIITÄNTÄ LAAJENTUNUT SUORALLA TILAUKSEN LÄHETYKSELLÄ Brandt liitäntä on laajentunut siten, että ostotilaus voidaan lähettää suoraan Brandtin järjestelmään ilman Extranetiä. Suoraan tilaamiseen pitää ensin tilata erilliset tilaustunnukset Brandtilta. KONEKESKO TILAUSLIITÄNTÄ JA UUDISTUNUT YAMAHA LUETTELOLIITÄNTÄ Konekeskon Yamaha- tilausliitännällä ostotilauksen lähetys onnistuu suoraan ohjelman tilausruudulta. Uudistuneella Yamaha- varaosaluetteloliitännällä varaosat on helppo hakea Yamahan varaosaluettelosta ohjelman ruuduille. Käyttöönotto-ohjeet voi pyytää FuturSoftin helpdeskistä. Version uudet ominaisuudet

11 DUELL BIKE-CENTER TILAUSLIITÄNTÄ Duell Bike-Centerin tilausliitännällä voidaan lähettää tilaus suoraan ilman nettipalveluiden käyttöä, ostotilausruudulta. Liitännän käyttöönotto-ohjeen voi pyytää FuturSoftin helpdeskistä. PSE PARTS TILAUSLIITÄNTÄ PSE Partsille voidaan lähettää ostotilaus Extranetin kautta. Pyydä käyttöönotto- ohjeet helpdeskistä. MERCURY JA MERCRUISER VARAOSALUETTELOLIITÄNTÄ Liitäntä on kehitetty Mercury huoltopisteiden käyttöön. Liitännästä on saatavissa erilliset ohjeet helpdeskistä. JOHN DEERE VARAOSALUETTELON LIITÄNTÄ MAATALOUSKONEHUOLLOILLE Maatalouskonesektorin John Deere huollot käyttävät tuotekoodeissa edessä JD etuliitettä. Metsäkonehuolloilla tätä ei ole. Ohjelma etsii nyt tuotetta sekä JD alulla, että ilman, joten luetteloliitäntä toimii nyt molemmilla toimialoilla. JOHN DEERE FORESTRY TILAUSLIITÄNTÄ Liitäntää käytettäessä tulee olla sähköpostiautomaatio. Ohjelma lähettää tilauksen sähköpostitse siten, että liitetiedostona lähetetään sekä JD:n järjestelmän tiedosto, että pdf- muotoinen ostotilaus, josta ilmenee mm. toimitusosoite. Deere- liitännän MUUTOKSET ENTISIIN LIITÄNTÖIHIN SEKÄ ERIKOISLIITÄNTÖJÄ UUSI MOTORAL TILAUSLIITÄNTÄ MYÖS TILAUSVAHVISTUKSET JA HINNASTOJEN NOUTO Motoral Oy:n tilausliitäntä kattaa nyt paitsi tilauksen, myös tilausvahvistuksen ja hinnastojen suoran noudon. Lisäksi saatavuuskysely on uudistunut. Motoral toimittaa uuden liitännän käyttöohjeet yhdessä uusien tunnusten kanssa. LIITÄNTÄ HL GROUPIN UUDISTUNEISIIN VARAOSALUETTELOIHIN HL Groupin varaosaluetteloliitäntään on kehitetty tuki luettelon uusiin versioihin. Kohdassa Lisäasetukset www luettelot HL Group luettelon käyttötapa, on vaihtoehtoina entisen Classic lisäksi varaosaliikkeille tarkoitettu Autotuotteet.fi ja korjaamoille tarkoitettu HL Korjaamojärjestelmä. Näistä valitaan oikea HL Groupin ohjeiden mukaan. Kevään aikana poistuva entinen luettelo on siis Classic. Samalla tulee tarkistaa, että nettiluettelon osoite on HL:n ohjeiden mukainen, se voi vaatia vaihtamista. LAAJENNUKSIA ÖRUMNET LIITÄNTÄÄN Örumnet tilausten lähettämiseen on tehty muutoksia vikasietoisuuden parantamiseksi. Liitäntä on lisäksi laajentunut huoltolaskelman siirrolla työmääräykseksi. Tästä on tarkemmat ohjeet liitännän päivitetyssä ohjeessa. Se on saatavissa Örumilta tai FuturSofti helpdeskistä. Lisäksi tuotteiden hakuun on uusi hakutapa, joka on oletuksena käytössä päivityksessä. Asetus liitäntätavalle on Lisäasetukset Örumnet Örumnet ostoskorin hakutapa. Uudessa tavassa ostoskoria ei tarvitse enää tallentaa Örumnetissa, vaan riittää, että tuotteet on haettu ostoskoriin. Tuotteiden haku tapahtuu Örumnet- hakupainikkeella. Ostoskori tyhjennetään nyt automaattisesti haun jälkeen. Version uudet ominaisuudet

12 MUUTOKSIA ATOY AUTOMOTIVEN TILAUSLIITÄNTÄÄN SEKÄ OSALINKKI LIITÄNTÄÄN Atoy Automotiven tilausliitäntä on laajentunut jälleenmyyjän oman AAm:n hinnaston lähettämisellä AAm:lle. Hinnasto lähetetään hinnaston muodostusruudulla painikkeella Lähetä palvelimen hinnastohakemistoon. Ensin tuotteiden hallinnassa rajataan AAm:n tuotteet. Voidaan myös valita Luo hinnasto automaattisesti ennen lähettämistä. Saatavuuskyselyssa vaihtoehtoiset tuotteet näytetään listana, ja näistä voidaan vaihtaa suoraan vaihtoehtoiseen tuotteeseen, jonka ohjelma hakee tuotekortistosta. Jos tehdään kysely kaikista tuoteriveistä, eikä kysyttyä tuotetta ole saatavissa, ohjelma näyttää, mikäli tuotteelle on saatavissa korvaavia ja/tai vaihtoehtoisia tuotteita, jolloin voidaan tehdä tuotekohtainen kysely. Liitäntä liitäntä toimii nyt aina Osalinkki Online liitäntänä, entiset asetukset on poistettu. ARW TILAUS- JA VARAOSALUETTELOLIITÄNTÄ Entinen Arwidson Automotiven tilaus- ja luetteloliitäntä on muutettu ARW -tilausliitännäksi Örum Oy:lle. Käyttäjältä nämä muutokset eivät vaadi toimenpiteitä. BOSCH ESITRONIC VARAOSALUETTELO LIITÄNTÄ Koska liitäntää käytetään nykyään useiden maahantuojien kanssa, on toimittajan määrittäminen tehty helpommaksi. ESITronicissa käytettävä toimittajanumero asetetaan kohdassa Lisäasetukset Cd-Rom Toimittajanumero Bosch ESI. MUUTOKSIA IKH TILAUSLIITÄNTÄÄN Versiossa on muutos järjestykseen, jossa tilausrivit välitetään IKH:lle. SÄHKÖINEN LÄHETE LIITÄNTÄ VARAOSALIIKKEIDEN JA KORJAAMOIDEN VÄLILLÄ* Sähköinen lähete on täysversion vakiotoiminto, jolla varaosaliike voi tehdä lähetteen sähköisessä muodossa ja lähettää sen joko manuaalisesti sähköpostilla, ohjelman sähköpostiautomaation avulla tai suoraan ohjelmasta ohjelman Online- toimintojen kautta. Sähköisestä lähetteestä on erillinen ohjeosio tämän ohjeen loppupuolella. Version uudet ominaisuudet

13 MYYNTITOIMINNOT EAN- HAUSSA SAMALLA TUOTEKOODILLA OLEVIEN HAKU KAIKILTA TOIMITTAJILTA Jos esimerkiksi samaa Boschin tuotekoodia on monella toimittajalla, mutta vain yhdellä on tuotteella EAN-koodi, saadaan käsittelyä viivakoodilla haussa parannettua. Normaalisti ohjelma hakee EAN- koodilla haettaessa sen toimittajan tuotteen, jolla EAN- koodi on tuotetiedoissa. EAN-koodi on voinut tulla hinnastopäivityksessä aivan eri toimittajalta, kenen tuotetta on varastossa. Uudella asetuksella voidaan toimia niin, että ohjelma katsoo, onko tuotekoodilla useita tuotteita, ja tällöin avata ne kaikki näkyviin. Tällöin voidaan valita niistä esimerkiksi se tuote, jota on varastossa. Näin tuotteet käyttäytyvät samaan tapaan, kuin ne olisi liitetty vertailuina samaan tuotetyyppiin. Tätä ei kuitenkaan esimerkiksi kymmenille tuhansille Boschin tuotteille useinkaan voida tehdä. MYYNTIDOKUMENTTIEN ALA- JA YLÄTEKSTIEN TEKSTIKOON VALITSEMINEN Laskuille, kuiteille, lähetteille, asiakastilauksille ja tarjouksille sekä työmääräyksille tulostettavien ala- ja ylätekstien tekstikoko voidaan määrätä nyt kolmella tekstikoolla. Oletuksena on Normaali. Koko asetetaan kohdassa Tulostusasetukset Tulostus Tapahtumien ala- ja ylätekstien tekstikoko, ja valinta koskee kaikkia em. tulosteita. ASIAKKAIDEN HAUSSA TALLENTUVA OLETUSJÄRJESTYS, ESIMERKIKSI SUKUNIMEN MUKAAN Asiakkaiden hakuruudulla on ennestään voitu järjestää asiakkaat esimerkiksi sukunimen tai nimen mukaan. Järjestys on kuitenkin pitänyt valita joka kerta. Nyt järjestykseksi voidaan valita asiakasnumero, sukunimi tai nimi ja valinta tallentuu konekohtaisesti. Tämä valinta korvaa entisen valinnan sukunimellä järjestämisestä. MAHDOLLISUUS SISÄLLYTTÄÄ SISÄISET MYYNNIT TUOTEKOHTAISIIN MYYNTITILASTOIHIN Normaalisti tuotteiden vuosi- ja kuukausikohtaisissa (ja päiväkohtaisissa) myyntitilastoissa näkyy normaali myynti. Jos yritys kuitenkin tekee sisäistä myyntiä, esimerkiksi takuuhuoltotyöt on päätetty käsitellä sisäisinä töinä, voidaan nyt asetuksella määrätä, että myyntitilastoihin otetaan mukaan myös sisäisillä myynneillä myydyt tuotteet. Asetus liittyy sisäiseen laskutukseen, joka on lisämoduuli. Asetus on Yleiset asetukset Tuotteet Sisällytä sisäinen myynti tuotteiden myyntitilastoihin. Tilastoihin alkavat kertyä sisäiset myynnit valinnan teosta eteenpäin. Version uudet ominaisuudet

14 KASSARAPORTISSA VAROITUS, JOS MYYNTEJÄ EDELLISPÄIVÄLLE KASSARAPORTIN JÄLKEEN Kassaraporttia otettaessa tulee varoitus, jos ohjelma havaitsee, että kassaraportti on esimerkiksi tulostettu edellisenä päivänä klo ja sen jälkeen tehty myyntikuitti esim. klo Näin voidaan paremmin huomata ja korjata tilanne, ja ottaa korjattu kassaraportti edellispäivältä uudelleen. Näin eroa ei huomata esimerkiksi vasta kuukausiraporteista, johon eroa syntyy päiväraportteihin verrattuna. On toistuva väärinkäsitys, että myynti siirtyisi seuraavalle päivälle. VAROITUKSIA VIRHEELLISTEN TOIMINTATAPOJEN KÄYTTÖÖN MYYNNISSÄ Seuraavat estot on tehty käyttäjien pyynnöstä, jotta toiminta erikoistapauksissa ei aiheuttaisi ongelmia esim. varastosaldoille. Näillä oikaistaan väärinkäsityksiä, liittyen mm. siihen, miten varastosaldot käyttäytyvät kun tuoterivejä siirretään erityyppisten toimintojen välillä (esim. lähetteeltä pikalaskelmalle). VAROITUS TILANTEESSA, ETTÄ LÄHETERIVISTÄ TEHDÄÄN PIKALASKELMA Jos myyntiruudulla haetaan ensin ruudulle veloitettavaksi läheterivi, ja viedään se pikalaskelmalle, ohjelma antaa oheisen varoituksen. Tämä on tehty estämään tilanteen, että käyttäjä käsittää, että läheterivi voidaan siirtää pikalaskelman kautta toiselle koneelle ja laskuttaa asiakkaalta siellä. Tässä tilanteessa rivistä tehdään kopio, ja kun alkuperäinen rivi poistetaan alkuperäisellä koneella ruudulta, läheterivi jää laskuttamatta. Se, että kopioitu rivi veloitetaan, ei enää kohdistu lähetteeseen. Näin toimimalla on voitu saada aikaan kaksinkertainen veloitus asiakkaalta. Edellä oleva kaksinkertainen varoitus tulee, jos haetaan läheterivi myyntiruutuun, ja epähuomiossa yritetään vaihtaa tapahtumaa lähetteeksi. Tällöin alkuperäisestä läheterivistä tehtäisiin uusi lähete, ja rivi tulisi kahdelle eri lähetteelle. Version uudet ominaisuudet

15 MYYJÄRAPORTIN OTTAMISESSA OPASTE, JOKA KERTOO RAPORTIN TOIMINTAPERIAATTEEN Päävalikon Myynti- välilehden Lisätoiminnot Myynti myyjittäin raporttiin on lisätty selvennys, että raportti raportoi lähetemyynnit aina läheteperusteisesti, jotta esimerkiksi päivän päätteeksi voidaan saada heti sen päivän myynnistä todellinen raportti ennen laskutusta. Näin ollen raportti ottaa myynnit aina päivän lähetemyynnin perusteella, ei esimerkiksi päivän aikana tehtyyn lähetteiden laskutuksen mukaan. KUUKAUDEN LOPUN VARASTOTILANTEEN TALLENTAMINEN ARKISTOON Jokaisen kuukauden lopun varastotilanne voidaan nyt tallentaa arkistoon, jotta jälkikäteen voidaan saada tulostettua kuukauden lopun varastotilanne. Ruudulla on painike Tallenna varastotilanne (kuluva päivä) tietokantaan. Tallentaminen tapahtuu joko tätä painamalla, tai ruksaamalla päälle Tallenna varastotilanne kun kuukausitoimet tehdään. Tämä ruksi tallentuu konekohtaisesti. Tällöin siis arkistointi tehdään samalla kun käynnistetään kuukausitoimet. Tiedot tallennetaan tietokantaan pakatussa muodossa, jolloin tiedot tulevat talteen normaalissa normaalille varmuuskopiolle, eikä erillisiä arkistokopioita tarvita. Mikään ei estä ottamasta arkistotilannetta myös kesken kuukauden, mutta toiminto soveltuu tilanteeseen, että voidaan esimerkiksi jälkikäteen verrata, varastonarvojen muutoksia kuukausittain. Jälkikäteen otettava raportti voidaan ottaa päävalikon kohdasta Myynti Raportit Varastotilanneraportti. Tällöin avautuu lista tallennetuista tilanteista. Listalta valitaan haluttu arkistoitu päivä. Kun päivä on valittu, avautuu näkymä, jossa voidaan rajata esimerkiksi näkymään vain varastossa olevat tuotteet tai tietyn toimittajan tuotteet, ja järjestystä voi vaihtaa kustakin sarakeotsikosta. Tulostus käynnistyy alareunan painikkeesta. Version uudet ominaisuudet

16 TYYPPIKOODILLE OMA SARAKE TAPAHTUMIEN TUOTERIVEILLÄ Myyntiruudulle, läheteruudulle, työmääräysruudulle, ostotilausruudulle sekä mm. tarjoukselle voidaan saada tuotetyypin koodi, eli tyyppikoodi, uudeksi sarakkeeksi tuotekoodin jälkeen. Sarakkeessa voidaan myös hakea tuotteita tyyppikoodilla. Tällöin avautuu siis tuotetyypin valintaruutu. Tämä laitetaan päälle kohdasta Yleiset asetukset Tuotetyypit Tyyppikoodi omana sarakkeenaan tapahtumaruuduilla. AUTOMAATTISESTI PYÖRISTÄMINEN KASSAMYYNNISSÄ Kassamyynnissä on mahdollisuus loppusumman automaattiseen pyöristämiseen. Oletuspyöristyksen voi määrätä asetuksella, jolloin pyöristystä ehdotetaan suoraan, kun siirrytään kaupan päättämisvaiheeseen (F12). Samalla voidaan tehdä pyöristäminen tilannekohtaisesti tietyllä tarkkuudella yhdellä napin painalluksella. Oletustoiminta määrätään kohdassa Yleiset asetukset Myynti Pyöristäminen maksukyselyssä. Toiminta koskee kassamyynnin lisäksi työmääräystä. Työmääräysmyynnin tapauksessa on oltava päällä asetus Yleiset asetukset Myyntiruutu Maksukysely laskutusmyynti- ja työmääräysruuduilla, jotta maksetun summan kysely on käytössä. KURSORI OLETUKSENA ASIAKKAAN NIMEEN KASSAMYYNNISSÄ Jos yrityksessä halutaan kassamyynnissä aina valita ensin asiakas, esimerkiksi käyttää yleisasiakas-numeroa Käteisasiakas, ellei asiakasta ole kortistossa, saadan kursori oletuksena asiakas-kenttään vilkkumaan. Valinta tehdään kohdassa Yleiset asetukset Myyntiruutu Kassamyynnissä kursori oletuksena asiakkaan nimikenttään. ASIAKKAALLE SUORAAN ANNETUN LASKUN MERKITSEMINEN AUTOMAATTISESTI LÄHETETYKSI Jos käytetään sähköistä laskutusta, ja kaikki laskut lähetetään normaalisti sähköisesti, syntyy asiakkaalle suoraan annetusta laskusta mahdollisuus, että asiakas saa laskun kahteen kertaan. Tämä voidaan estää valinnalla, että laskun tulostusruudulla ruksataan Merkitse lasku lähetetyksi. Tämä vastaa samaa, kuin että mennään sähköisen laskutuksen ruudulle, ja hiiren oikealla painetaan Merkitse manuaalisesti lähetetyksi. Version uudet ominaisuudet

17 LUOTTOTIETOJEN SEURANTATOIMINTO Toiminto on kehitetty luottotappioiden vähentämiseksi. Taustana on, että asiakkaiden luottotiedot voivat muuttua nopeastikin. Ellei asiakas ole ostanut vähään aikaan, voidaan luottokelvottomalle asiakkaalle antaa suuria tavaramääriä luottotappioksi. Tapoja tarkistaa asiakkaan luottokelpoisuus ovat esimerkiksi Asiakastieto Oy:n luottotietopalvelut. Nyt kehitetty toiminto on tarkoitettu ohjaamaan siihen, että henkilökunta aina ennen myyntiä tarkistaa myynnin yhteydessä, onko luottotiedot tarkistettu lähiaikoina, ellei asiakas ei ole hetkeen asioinut. Toiminto otetaan käyttöön kohdasta Yleiset asetukset Myyntireskontra Asiakkaan luottotietojen seuranta käytössä. Tällöin asiakkaan tietoruudulla, välilehdellä Lisätiedot, tulee näkyviin kolme kohtaa: luottoluokitus (tämän hetken), tietojen viimeisin tarkistuspäivä ja tarkistajan käyttäjätunnus. Lisäksi ovat painikkeet uuden luottotietotarkistuksen kirjaamiselle ja siirtymispainike asiakastiedon sivulle. Toki on olemassa muitakin palveluntarjoajia. Väärinkäytön välttämiseksi luottotietojen muuttamista suoraan ruudulle ei sallita, jolla varmistetaan, että tiedot on todella tarkistettu. Kun tarkistuspainiketta painetaan, ohjelma kysyy käyttäjätunnukset (tarkistuksen voi tehdä siis joku muukin kuin ohjelmaan kirjautunut käyttäjä) ja kysyy tarkistettua luottoluokitusta. Tarkistuspäivämäärä päivittyy samalla. Voidaan määritellä, ettei luottomyyntiä sallita tehdä, jos luottotietojen tarkistamisesta on kulunut esim. yli 60 pv ja asiakkaalle on määritelty luottoraja. Aika on säädettävissä. Kun tarkistuspakko on päällä, ohjelma ei salli ohittamallakaan kaupan päättämistä, ennen kuin luottotietojen tarkistaminen on merkitty asiakastietoihin. ERILLISTEN ALATEKSTIEN MÄÄRITTELEMINEN LASKUILLE JA KUITEILLE Aiemmin myyntitapahtumille määritellyt alatekstit ovat olleet samat maksutavasta riippumatta, eli samat laskulla ja kuitilla. Nyt tekstit voidaan määritellä erikseen. Näin esim. laskuille lisättävä teksti Tavarat ovat myyjän omaisuutta ei tulostu A4- käteiskuiteille. Tekstit- välilehdellä on valinta Laskutekstit / Kuittitekstit, jossa käyttökohde valitaan. Version uudet ominaisuudet

18 PAKKAUSKOON NÄYTTÄMINEN MYYNNIN RUUDUILLA JA TYÖMÄÄRÄYKSILÄ Pakkauskoko voidaan lisätä näkyviin kaikilla yleisimmillä myynti- ja ostopuolen ruuduilla kohdasta Yleiset asetukset Myyntiruutu Näytä tuotteen pakkauskoko ruuduilla. POIKKEAVALLE LASKUTUSOSOITTEEKSI MAHDOLLISUUS SYÖTTÄÄ VIISI RIVIÄ Asiakaskohtaiseen poikkeavaan laskutusosoitteeseen voidaan nyt syöttää yhteensä viisi riviä. Tätä tarvitaan, kun asiakkaalle pitää esimerkiksi eritellä yritys, osasto, yhteyshenkilö tms. Osoitteeseen voi syöttää kolme riviä nimeä, jonka jälkeen pitää seurata katuosoite ja postiosoite omilla riveillään. Laskutusosoitetta ei voi syöttää täysin vapaamuotoisesti, koska esimerkiksi postinumero täytyy olla selvitettävissä esim. sähköistä lähetystä varten. RIVIKERÄILYN MÄÄRÄÄMINEN OLETUKSEKSI TUOTTEIDEN HAKURUUDULLA Jos myynnissä halutaan käyttää rivikeräily-toimintoa tuotteiden haussa, voidaan se asettaa vakioksi kohdassa Yleiset asetukset Tuotteet Rivikeräily oletuksena päällä tuotehaussa. Asetus on konekohtainen. Aiemmin valinta voitiin tehdä tuoteruudulla hiiren oikean näppäimen takaa. Kysymys on kuvan toiminnosta Käytä rivikeräilyä. TILAUSKIELLOSSA OLEVIEN SAAMINEN POIS NÄKYVISTÄ VASTAAVIEN TUOTTEIDEN RUUDULTA Tuotetyypin valintaruudulta voidaan saada pois näkyvistä tilauskiellossa olevat tuotteet. Tälle on ruksivalinta Älä näytä tilauskiellossa olevia, joka tallentuu konekohtaisesti. TOIMITUSOSOITTEEN TAI TULOSTUVAN OSOITTEEN HAKEMINEN ASIAKASKORTISTOSTA Toimitusosoite voi olla toinen asiakaskortistossa oleva asiakas, kun lasku menee esimerkiksi maahantuojalle tai rahoitusyhtiölle. Toimitusosoite voidaankin nyt hakea Toimitusosoite- tai Tulostuva osoite- välilehdellä esimerkiksi myyntitapahtumalle, työmääräykselle, tai tarjoukselle uudesta hakupainikkeesta, joka avaa asiakashakuruudun. MYYNTIVAIHEESSA VALINTA, TULOSTETAANKO RIVILLE TUOTEKOODI VAI TYYPPIKOODI Asetus Tyyppikoodi ensisijaisena on korvattu uudella asetuksella Tyyppikoodilla myyminen. Jos asetus Tyyppikoodi ensisijaisena oli päällä, uuden asetuksen arvoksi tulee Oletuksena. Vaihtoehto Ei tarkoittaa, ettei tyyppikoodia koskaan käytetä tuoterivin koodina. Tämä vaihtoehto on oletus. Uusi vaihtoehto on Valinnaisesti. Tällöin jos Version uudet ominaisuudet

19 tuotetyypin valintaruudulla painetaan painiketta Tyyppikoodi, rivi tulostuu tyyppikoodina, muuten tuotekoodilla. Näin voidaan tulosteelle joko tyyppikoodi tai toimittajan tuotekoodi. Jos asetus on Ei, ei tuotetyypin valintaruudulla näy enää painiketta Tuotetyyppi. TYYPPIKOODIEN TULOSTAMINEN TUOTEKOODIN SIJASTA UUSIIN TULOSTEISIIN Jos käytetään tyyppikoodia myynnissä, ja asetus Tyyppikoodilla myyminen=oletuksena, saadaan nyt myös keräilykuitti ja kuittikirjoittimen lähete tulostumaan tuotekoodin sijaan tyyppikoodeilla. TUOTERIVIEN HAKU MYYNTIIN TAI LÄHETTEELLE CSV- TIEDOSTOSTA* Jos asiakas lähettää esimerkiksi tilauksen Excel- muodossa, jossa on 100 tuoteriviä, ja niistä pitää tehdä lähete tai lasku, voidaan tällainen tiedosto nyt ladata myyntiruutuun, jolloin ohjelma hakee tuotteet ja oikeat määrät. Mahdollista on myös, että käytetään tiedostosta tulevaa hintaa. Toiminto käynnistyy myynti- ja läheteruudulta Lisätoiminnot- valikosta. Tällöin ruudulla haetaan tiedosto Etsi- painikkeella. Tiedoston tulee sisältää joka rivillä ainakin tuotekoodi. Muut kentät eivät ole pakollisia, mutta jos niitä on, niiden tulee olla seuraavassa järjestyksessä ja välissä tulee olla puolipiste (nämä näkyvät myös ruudulla). tuotekoodi ; määrä ; hinta ; alennusprosentti ; toimittajanumero. Ellei tiedostossa tule toimittajanumeroa, ruudulla näkyy joka tuotteen kohdalla nimenä tuotetta ei ole tietokannassa. Kuitenkin kun hyväksytään OK painikkeella, ohjelma etsii tuotteita, ja jos tuotekoodilla löytyy vain yksi tuote, ohjelma hakee sen. Jos sama tuotekoodi löytyy usealta toimittajalta, ohjelma pyytää valitsemaan tuotteen. Ellei hintaa ja alennusta tulet tiedostossa, ohjelma hinnoittelee tuotteet normaaliin tapaan asiakkaan mukaan. Tarvittaessa Excel- tiedoston voi tallentaa Excel ohjelmassa csv- muotoon, jolloin se on luettavissa, ja jättää vain tarpeelliset sarakkeet tiedostoon. Jos tiedostossa on hinnat, niiden on oltava verollisia. Excelissä voidaan tarvittaessa muuntaa ne. MYYNNINHALLINNASSA HINTOJEN NÄYTTÄMINEN ALV 0 % MUODOSSA Myynninhallintaruudulla voidaan rivihinnat näyttää alv 0 % muodossa, ruksaamalla alareunasta Riveillä hinnat alv 0 %. LÄHETTEIDEN, ASIAKASTILAUSTEN JA TARJOUSTEN HALLINTARUUDULLA HINNAT ALV 0 % Kaikissa näissä ruuduissa ruudun keskiosassa on ruksi, jolla saadaan riveillä näkymään hinnat alv 0 % muodossa. Version uudet ominaisuudet

20 LÄHETETOIMINNOT LÄHETTEEN LASKUTTAMINEN TAI KASSAMYYNTI SUORAAN LÄHETTEIDEN HALLINNASTA Lähetteiden hallinnassa selattaessa avoimia lähetteitä, voidaan lähete laskuttaa suoraan hiiren oikealla, toiminnolla Laskuta tai veloittaa se käteisellä tai kortilla, painamalla Lähetteestä kassamyynti. Ohjelma kysyy tällöin asetuksista riippuen myyjän, ja avaa myyntiruudun läheteriveineen. Tiedot voidaan sen jälkeen täydentää ja päättää tapahtuma. LÄHETE HYLLYPAIKKAJÄRJESTYKSESSÄ ILMAN ALKUPERÄISEN JÄRJESTYKSEN MUUTTUMISTA Aiemmin läheterivit voitiin järjestää hyllypaikkajärjestykseen, mutta rivit tulostuivat käännetyssä järjestyksessä myös laskuille. Näin myös myöhemmin lähetteen rivejä selattaessa rivijärjestys ei ollut enää alkuperäinen. Uutena vaihtoehtona on, että vain tuloste käännetään hyllypaikkajärjestykseen, rivit säilyvät muutoin syöttöjärjestyksessä. Näin asiakas saa esimerkiksi laskun ja haluttaessa myös lähetteen alkuperäisessä järjestyksessä, helpottaen sen tarkistamista ja vertaamista tilaukseen. Vaihtoehto asetetaan päälle kohdassa Yleiset asetukset Lähete Tuoterivien tulostusjärjestäminen. Tällöin puolestaan välilehdellä oleva asetus Tuoterivien järjestäminen tulee olla tilassa Ei järjestetä. LÄHETTEIDEN TILAN MUUTTAMINEN LÄHETTEIDEN SELAUSRUUDULTA Jos lähete on jätetty esimerkiksi KESKEN- tilaan, se voidaan kuitata laskutusvalmiiksi suoraan hiiren oikealla lähetteiden hallintaruudulta. Jos esimerkiksi laskutuksen ajaksi halutaan merkitä KESKEN- tilaan ne laskut, joita ei vielä laskuteta, tilojen vaihtaminen KESKEN ja VALMIS tilojen välillä onnistuu nopeasti. LÄHETTEELLE TILATUN MÄÄRÄN TULOSTUS, KUN TUOTTEET HAETTU ASIAKASTILAUKSELTA Asiakastilauksen tai sähköisen Online- tilauksen asiakkaan tilaama määrä saadaan valinnaisesti tilattua lähetteelle toimitetun määrän alle. Asetus on Yleiset asetukset Lähete Tulosta tilattu määrä lähetteelle. Määrän tulostuminen edellyttää, että lähetteelle on määrätty kaksirivinen tulostus. Se on aina päällä, jos lähetteelle halutaan tulostuvan esimerkiksi hyllypaikka. Version uudet ominaisuudet

21 LÄHETTEIDEN HALLINTARUUDULLA OLETUS- RAJAUSKENTÄN VALITSEMINEN Jos lähetteiden hallintaruutua käytetään paljon, voidaan haluta kursorin olevan oletuksena asiakkaan nimen tai asiakasnumeron kentässä. Oletussarake voidaan valita painamalla lähetteiden hallintaruudussa rajausten kohdalla hiiren oikeaa. Avautuvasta valikosta valitaan oletuskenttä. Valinta tallentuu konekohtaisesti. LÄHETTEEN MÄÄRITTELY OLETUKSENA KESKEN-TILAAN Lähetteet voidaan määritellä jäämään oletuksena Kesken- tilaan. Tällöin kerääjä merkitsee lähetteen valmis- tilaan kun lähete on kerätty ja toimitettu. Tätä voidaan hyödyntää myös käytettäessä wlan- keruupäätettä, jolloin kun lähete on kuitattu kerätyksi, ohjelma merkitsee sen itse Valmis-tilaan. Toimintatavalla voidaan myös estää tilanne, että myyjä tekee lähetteen, tulostus epäonnistuu, tuotteet jäävät keräämättä, ja asiakkaalle menee lähetteestä lasku. Asetus on Yleiset asetukset Lähete Lähete oletuksena kesken tilaan. LÄHETTEEN MÄÄRITTELY ASIAKASKOHTAISESTI OLETUKSENA KESKEN-TILAAN Tietyn asiakkaan lähetteet voidaan määrätä oletuksena Kesken- tilaan. Tämä valitaan asiakkaan tietoruudun Lisätiedot- välilehdellä, kuvan ruksivalinnasta. HUOMAUTUS JOS LÄHETTEELLÄ EI ANNETTU ALENNUSPROSENTTIA KAIKILLE RIVEILLE Jos yritys toimii tukkumyyjänä, ja pääsääntöisesti lähtöhinnoista annetaan aina alennusta, tämän unohtumista voidaan ehkäistä huomautuksella. Huomautus tulee, kun lähetettä ollaan päättämässä ja jollakin rivillä alennusprosenttina on nolla. Asetus on kohdassa Yleiset asetukset Lähete Huomauta päättämisvaiheessa, ellei joka rivillä alennus- %. ASIAKKAAN Y-TUNNUKSEN TULOSTUS LÄHETTEELLE Myös lähetteille tulostetaan nyt asiakkaan Y-tunnus, kun päällä on asetus Tulostusasetukset Asiakkaan Y-tunnus laskuille. Otsikkoa ei tulosteta, ellei asiakkaalla ole y-tunnusta. TUOTTEIDEN PAINOJEN TULOSTAMINEN LÄHETTEISIIN JA TARJOUKSIIN Kun käytössä on maahantuontitoiminnot, tuotteille voidaan syöttää painotiedot. Yhteenlasketut rivin painot voidaan tulostaa tarjoukselle ja lähetteelle 2. riville, kun ensinnäkin on päällä kaksirivinen asemointi, ja laitetaan päälle Tulostusasetukset Tulostus Kaksiriviseen tuote-erittelyyn tuotteiden paino. Version uudet ominaisuudet

22 LASKUTUS JA MYYNTIRESKONTRA KARHUJEN AVOINTEN SUMMIEN PÄIVITTÄMINEN Asiakkaat voivat maksaa karhutut laskut karhukirjeen viitteen sijaan alkuperäisen laskun viitteellä. Tällöin karhukirjeiden avoimet summat eivät automaattisesti päivity karhukirjeiden hallintaruudulla. Uudella toiminnolla karhujen avoimet summat päivitetään nykyisen tilanteen mukaisiksi. Näin karhukirjeitä selattaessa tilanne vastaa todellista tilannetta. Toiminto suoritetaan karhukirjeiden hallinnan alareunan painikkeella Päivitä karhujen avoimet summat. Jos asiakas on jättänyt maksamatta karhukirjeen huomautusmaksun, voidaan nämä tapaukset tarkastaa ennen päivittämistä. Karhujen selausruudun alareunasta nähdään kunkin laskun avoin summa. Maksamatta jätetystä huomautusmaksusta voidaan tehdä esimerkiksi normaali lähete, jolloin maksu tulee asiakkaalle seuraavassa laskussa (tällainen veloitus voi olla tarpeen tehdä verottomana, kirjanpitäjän ohjeiden mukaan). PARANNUKSIA KORKOLASKUJEN KARHUAMISEEN Karhukirjeiden teossa on mahdollisuus tulostaa normaalilaskujen lisäksi avoimet korkolaskut. Ellei asiakkaalla ole avoimia normaalilaskuja, vaan ainoastaan korkolaskuja, asiakas tulee nyt näkyviin karhuntaan myös tässä tapauksessa. Avointen korkolaskujen summa näkyy nyt ruudulla laskujen summan rinnalla omassa sarakkeessa. Tämä edellyttää siis, että päällä on ruksi Tulosta avoimet korkolaskut. KORKOLASKUJEN OLETUSTEKSTIN TALLENTAMINEN Korkolaskuihin oletuksena tuleva vapaa teksti voidaan tallentaa pysyvästi ruudulla, Tekstit- välilehden painikkeella. LASKUTUSLISÄ AUTOMAATTILASKUTUSRUUDULLA JA JÄTTÄMINEN VELOITTAMATTA Automaattilaskutuksessa nähdään nyt ennen laskuttamista, onko asiakkaalle määritelty laskutuslisä. Jos se halutaan jättää kertaluontoisesti laskuttamatta, se voidaan nyt tehdä. Valinta on tehty myös sen vuoksi, että lasku voi kertaluonteisesti mennä esimerkiksi rahoitusyhtiölle, jolloin laskutuslisää ei haluta veloittaa. Sarake otetaan käyttöön automaattilaskutus- ruudun valinnoista, ruksaamalla Laskutuslisä muokattavissa ruudulla. Valintoja pitää ensin ruudulla vierittää riittävästi alas (kts. kuva). Ruudun oikeaan reunaan tulevasta sarakkeesta voidaan sen jälkeen valita laskutuslisä pois napsauttamalla kenttää ja valitsemalla Ei näkyviin tulevasta alasvetovalikosta. Laskutuslisää ei voida sen sijaan laittaa päälle, ellei laskutuslisää ole määritelty asiakastiedoissa. Kertaluonteisesti voidaan siis ainoastaan poistaa laskutuslisä, ei lisätä. Version uudet ominaisuudet

23 ENNAKON SIIRTÄMINEN ASIAKASNUMEROLTA TOISELLE Toiminnolla voidaan siirtää tietyn asiakasnumeron liikamaksu käytettäväksi toisen asiakasnumeron laskulta. Tätä tarvitaan esimerkiksi, jos samalle yritykselle on avattu useita asiakasnumeroita, kun tällä on useita toimipisteitä. Ennakon siirto käynnistetään suoritusruudulta. Haetaan ensin asiakas kenellä ennakko on, toiminnolla Hae asiakas. Kuvassa asiakkaalla on 1000 e käyttämätön ennakkomaksu. Kun asiakas haetaan painikkeella Hae asiakas, tämä ennakko näkyy ruudulla, ja asiakkaalla on punainen huomautus ennakosta. Kun asiakas on haettu, painetaan Ennakkojen palauttaminen. Tällä ruudulla kohdassa Ennakkojen siirtäminen toiselle asiakkaalle haetaan asiakas, jolle ennakot siirretään, ja valitaan ennakoista siirrettävät, ja painetaan Siirrä valitut ennakot. Siirto näkyy suorituksissa siten, että entiselle asiakkaalle on suoritettu ennakon palautus, ja toiselle asiakkaalle ennakon kirjaaminen uutena suorituksena, puhtaana ennakkomaksuna. Jos useita ennakoita siirretään samalla kertaa, siirto tämä näiden yhteissummalla. Version uudet ominaisuudet

24 LASKUTUSLISÄLLÄ TUOTESEURANTA JA TUOTTEEN AUTOMAATTINEN PERUSTAMINEN Aiemmin laskutuslisä on ollut laskulla tuotekooditon tuoterivi. Nyt laskutuslisä syntyy aina tuotekoodille LL, ja ohjelma lisää tuotteen automaattisesti ensimmäisellä kerralla. Tuotekoodi tulee toimittajanumerolle 999 joka on ohjelmassa oletuksena valmiina toimittajana nimellä Yleinen. Tämän avulla voidaan raporteilla ja hintahistoriassa seurata paljonko laskutuslisiä on veloitettu, ja seurata niitä kuten muitakin tuotteita. Lisäksi laskutuslisä voidaan ohjata omalle kirjanpidon tililleen, perustamalla sille oma tuoteryhmä ja asettamalla tälle tietty kirjanpidon tili. Ohjelma perustaa tuotteen sille nimelle, mikä on asetuksissa sillä hetkellä kohdassa Laskutuslisän nimike. Se voi olla esimerkiksi tilinhoitomaksu. Ohjelma ottaa nimikkeen laskulle aina asetuksesta, ei tuotekortistossa olevasta nimestä. HUOMAUTUSMAKSUJEN ERIYTTÄMINEN KIRJANPIDOSSA ERIKSEEN KORON SUORITUKSISTA Jos kirjanpidossa halutaan eriyttää asiakkaiden esimerkiksi karhuilta maksamista maksuista erikseen huomautusmaksut ja korkomaksut, tämä on nyt helposti mahdollista. Normaalisti korkotuottoihin on kirjattu myös mahdolliset huomautusmaksut. Muutos on laaja ja vaikuttaa moniin kohtiin. Kun erittely otetaan käyttöön, on pakollista asettaa asetuksiin huomautusmaksujen kirjanpidon tilinumero. Erittely asetetaan päälle kohdassa Yleiset asetukset Myyntireskontra Erittele huomautusmaksu erilleen koron suorituksista. Huomautusmaksujen tili asetetaan sen jälkeen kohdassa Yleiset asetukset Tilikartta Huomautusmaksujen tili. Suoritusruudulla, valitsemalla ruksin Näytä monipuoliset kirjausehdot on sen jälkeen mahdollisuus kirjata huomautusmaksu ja korko erikseen. VIIKONLOPULLE MENEVÄN KASSA-ALENNUKSEN ERÄPÄIVÄN HUOMIOINTI SUORITUKSISSA Jos laskun kassa-alennus on ollut voimassa viikonloppuun asti, ja lasku on maksettu seuraavana arkipäivänä, voidaan hyväksyä vähennetty kassa-alennus. Tähän on ruksi sekä suoritusruudulla, että viitesuoritusten luentaruudulla. Ruksivalinta tallentuu yhteisesti molempia koskien, jotta toiminta on sama kirjattaessa suorituksia eri kautta. ASIAKASTIETOJEN AVAAMINEN SUORAAN SUORITUSRUUDULTA Kun ollaan kirjaamassa suoritusta, saadaan suoraan asiakkaan tiedot näkyviin Asiakkaan tiedot -painikkeella, ja päästään myös muokkaamaan niitä, poistumatta välillä suorituksesta. Version uudet ominaisuudet

25 SEPA MUUTOKSIA TILINUMEROIDEN NÄYTTÄMISEEN IBAN MUODOSSA Kun tilinumeroissa siirrytään IBAN- tilinumeroihin, saadaan paperilaskun loppuun isolla kirjaimilla tulostuvaan maksuohjeeseen uusia vaihtoehtoja. Vaihtoehtona on näyttää perinteinen ja IBAN tilinumero rinnakkain. Toisena uutena vaihtoehtona on tulostaa vain IBAN tilinumero. IBAN tilin perässä näytetään aina myös pankin BIC tunnus. Valinta tehdään kohdassa Tulostusasetukset Laskutulostus Pankkiyhteys isolla laskun loppuun. Ennestään vaihtoehtona on lisäksi jättää koko osio tulostamatta (jolloin pois jää myös viitenumero kohta, joka myös ilmenee laskun yläreunasta). Nämä vaihtoehdot eivät koske ipost tai Finvoice verkkolaskuja, joissa ko. kohtaa ei ole. Laskujen ja muiden tulosteiden alareunassa olevat tilinumerot tulostuvat nyt lisäksi hieman aiempaa suuremmalla. PANKKIVIIVAKOODI Pankkiviivakoodi on aiemmin saatu laskuihin käyttämällä ipost (ent. ekirje) palvelua. Nyt mahdollisuus on myös normaaleissa tulostettavissa paperilaskuissa. Pankkiviivakoodi tulostetaan sekä normaalilaskuihin että työmääräyslaskuihin. Pankkiviivakoodiin menee pankkitiliksi aina yrityksen 1. pankkitili, joka on asetuksissa syötetty astui voimaan uusi SEPA pankkiviivakoodi. Ohjelma tukee nyt sekä tätä uutta SEPA- viivakoodia että vanhaa. Suositeltavinta on alkaa käyttää suoraan SEPA- muotoista (ns. versio 4). Vanhaa saa käyttää vielä asti. Kannattaa huomioida, että kaikkien laskutusohjelmien käyttäjät eivät vielä ole alkuvaiheessa niin, että ne osaavat tulkita SEPA- viivakoodia. Pankkiviivakoodi otetaan käyttöön kohdasta Tulostusasetukset Laskutulostus Tulostettava pankkiviivakoodi. Version uudet ominaisuudet

26 Pankkiviivakoodi tulostuu laskun alareunaan. Finanssialan keskusliiton määräykset pankkiviivakoodin hyväksyttämisestä ovat ristiriitaisia, virallisten määräysten mukaan laskupohjan pitäisi olla ns. vakiolomake tilisiirtoineen, ja joka yrityksen pitäisi hyväksyttää viivakoodilaskut finanssialan keskusliitolla. Käytäntö on kuitenkin toinen, eli pankkiviivakoodi ei käytännössä vaadi hyväksyntää. Vahva suositus kuitenkin on, että ennen viivakoodilaskujen antamista asiakkaille, tulostetaan ainakin yksi lasku omalle yritykselle (esim. 1 e lasku) ja käydään maksuautomaatilla tarkistamassa, että käyttö onnistuu ongelmitta. Sillä esimerkiksi jos käytössä on vanha tulostin, se voi tulostaa viivakoodin huonosti, tai jos yrityksen IBAN- tilit eivät ole oikein, ei maksaminen onnistu. Asetuksen vaihtoehtoa Kotimainen viivakoodi siis ei saa käyttää enää jälkeen. AUTOMAATTILASKUTUKSESSA MAHDOLLISUUS PERUA LASKU ESIKATSELUN JÄLKEEN Automaattilaskutuksessa voidaan perua lasku esikatselun jälkeen. Esikatselussa nähdään lasku ilman laskunumeroa, eli laskunumerona näkyy ESIKATSELU. Jos huomataan virhe, voidaan ruudun yläreunassa painaa Peruuta laskutus. Muutoin painetaan Hyväksy laskutus. Hyväksyttäessä ohjelma tulostaa lopullisen laskun laskunumeroineen. Peruttaessa tulee kuvassa näkyvä varoitus, ettei lasku jää vahingossa tulostamatta. Peruttaessa ohjelma jatkaa seuraavan asiakkaan laskuttamista, eli laskutus ei keskeydy. Toiminta asetetaan päälle automaattilaskutuksen valintalistan kohdasta Esikatselussa mahdollisuus ohittaa laskutus (kts. kuva). Valinta tallentuu konekohtaisesti. LASKUJEN TULOSTUS ILMAN VIITENUMEROITA Jos lopulliset laskut asiakkaille tehdään toisella järjestelmällä, saadaan esim. työmääräyslaskut ilman viitenumeroa ja poikkeavalla otsikolla. Toisaalta virossa ja ruotsissa ei (aina) käytetä viitenumeroita. Aiemmin on ollut käytössä räätälöintejä, mutta nyt asia valitaan asetuksesta Tulostusasetukset Laskutulostus Jätä viitenumero pois laskuilta. KIRJATTAESSA SUORITUKSIA KÄSIN, MAHDOLLISUUS JÄTTÄÄ PVM JA MAKSUTAPA POHJALLE Kirjattaessa Myyntireskontra- ruudulla suorituksia, voidaan saada suorituksen päiväykset sekä maksutapa jäämään pohjalle seuraavaa suoritukseen. Ellei siis käytetä viitesuoritusten luentaa, voidaan kirjata tiliotteelta saman päivän suoritukset niin, ettei pankkia ja päivämäärää tarvitse joka kerta muuttaa. Huom! Suoritusten oletusmaksutavan voi asetuksilla valita esimerkiksi tietyksi pankkitiliksi, jolloin sitä tarvitsee harvemmin muuttaa. Version uudet ominaisuudet

27 HUOMAUTUSAJAN TULOSTUS LASKULLE Paperilaskuille voidaan lisätä tulostumaan huomautusaika. Oletuksena sitä ei tulosteta (arvona 0). Tämä asetetaan kohdasta Tulostusasetukset Laskutulostus Huomautusaika laskulle pv. Asetus vaikuttaa myös työmääräyslaskuun. ULKOMAISILLE LASKUILLE Y- TUNNUKSEN SIJASTA TULOSTUMAAN VAT ID Jotta ulkomaille tehtäviin laskuihin saadaan tulostettua oma Y-tunnus kansainvälisessä VAT numero- muodossa, voidaan tämä syöttää asetusten kohdassa Yleiset asetukset Yleiset Alv-numero/VAT ID. VAT numero on yleensä muotoa FI , jos Y-tunnus on Jos tämä tieto on syötetty, se tulostetaan laskuihin kun laskun verollisuustyyppi on Veroton EU, Veroton ei EU tai Muualle. Kotimaahan tehtäviin verottomiin laskuihin se ei siis tulostu, kuten marginaaliverotuksen alaisiin laskuihin. Tieto tulostuu Y-tunnuksen paikalle, jota ei tällöin tulosteteta. VEROTTOMIIN LASKUIHIN VEROTTOMUUSLAUSEKKEET SUOMEKSI TAI ENGLANNIKSI Tehtäessä verotonta myyntiä, laskuihin tulostuvat nyt verottomuustyypin mukaiset lausekkeet. Jos käytössä ovat englanninkieliset tulosteet (lisämoduuli), tekstit tulostuvat englanninkielisin verottajan suosittelemin lausekkein. Lausekkeet tulostuvat seuraavasti verottoman myynnin tyypin mukaisesti: - Jos Veroton myynti ei EU, tulostuu Alv 0 % myynti yhteisön ulkopuolelle tai Export sales. - Jos Veroton myynti EU, tulostuu Alv 0% yhteisömyynti tai Intra-Community supply. - Jos Veroton myynti kotimaahan, tulostuu entiseen tapaan Muiden vaihtoehtojen kohdalla tulostus tapahtuu entiseen tapaan. KIRJANPITOVIENNISSÄ VALINTA BRUTTO/NETTOKIRJAUKSELLE Kirjanpitoaineiston viennissä alv:n kirjaustapa on nyt valittavissa ruudulla. Nettokirjauksessa eritellään alv:n osuus, bruttokirjauksessa summat viedään verollisina. Aiemmin ohjelma määritteli tavan sen perusteella, oliko asetuksiin syötettynä alv-velalle tilinumero. Nyt tapa on siis selkeästi valittavissa ja valinta tallentuu konekohtaisesti. Ensimmäisiä kirjanpitoaineistoja uudella versiolla otettaessa on siis syytä tarkistaa, että tapa on valittuna oikein. KARHUKIRJEIDEN HALLINNASSA USEAN KARHUN POISTAMINEN KERRALLA Karhukirjeiden hallintaruudulla voidaan valita Ctrl tai Shift pohjassa useita karhuja ja Poista- painikkeella poistaa nämä kaikki kerralla. Toimintoa tarvitaan esimerkiksi, kun halutaan poistaa vanhentuneet karhut seurannasta. Lisäksi kun karhuja poistetaan, ohjelma jää nyt poistetun karhun kohdalle, eikä palaa päivityksen jälkeen listan alkuun. Version uudet ominaisuudet

28 PIENIÄ PARANNUKSIA MYYNTITOIMINTOIHIN JA MYYNTIRESKONTRAAN MAHDOLLISUUS RAJOITTAA MAKSUTAVAN KORJAAMISTA KÄYTTÄJÄTASON MUKAAN Maksutavan korjaaminen myynninhallinnassa hiiren oikealla voidaan rajoittaa käyttöoikeuksin. Tämä tapahtuu käyttöoikeuksien hallinnassa kohdassa Myyntireskontra Maksutavan korjaaminen myynninhallinnassa. ASIAKASTIEDOISSA EI NÄKYVISSÄ KÄYTÖSTÄ POISTETTUJA MAKSUTAPOJA Asiakastiedoissa maksutavan valikossa näytetään vain voimassa olevat maksutavat. Aiemmin listalla ovat näkyneet myös käytöstä poistetut maksutavat. Jos asiakkaan maksutapa merkitään pois käytöstä, maksutapana näkyy oletusmaksutapa. NÄYTÄ/PIILOTA LISÄTIEDOT TOIMINTO MYYNNINHALLINTARUUDULLA Myynninhallinnan alareunassa on painike Näytä lisätiedot / Piilota lisätiedot, jolla näkyviin tulevat lisäkentät laskun Työmääräysnumero, Eräpäivä ja suorituspäivä. Painike korvaa entisen vastaavan toiminnon. LASKULLE VIIVAKOODI LASKUNUMEROSTA Tässä ei ole kyseessä pankkiviivakoodi. Normaalin paperilaskun oikeaan yläreunaan saadaan tulostettua laskunumero viivakoodina. Käyttötarve on mm. laskun hakeminen rahtikirjojen tulostusohjelmaan ilman laskunumeron kirjoittamista. Sitä voidaan soveltaa muihinkin vastaaviin tilanteisiin, jolloin lasku on edessä, ja laskunumero pitäisi syöttää, esimerkiksi otettaessa laskuun suoritus, tai tehtäessä siitä hyvitys, kassalla. Version uudet ominaisuudet

29 PIKATILAUSTOIMINNOT PIKATILAUKSEN VIITTEEN EHDOTTAMINEN LÄHETTEEN, KUITIN TAI LASKUN VIITTEEKSI Pikatilauksen viiteteksti voidaan saada siirrettyä pikatilauksesta tehtävän lähetteen, laskun tai kuitin Viitteennekenttään. Tähän pyydetään aina varmistus, jotta viite siirretään vain, kun se on tarkoituksenmukaista näkyä asiakkaalla. Ruudulla näkyy lisäämisvaiheessa, mikä viiteteksti on. Jos viite on syötetty ennestään lähetteelle, nähdään myös, mikä vanha viite on, ennen sen korvaamista. Toiminto laitetaan päälle kohdasta Yleiset asetukset Pikatilaus Ehdota pikatilauksen viitettä viitteenne- kenttään. PIKATILAUKSEN TOIMITUSTAPA AUTOMAATTISESTI SIITÄ TEHTÄVÄLLE LASKULLE Jos pikatilaukselle on merkitty toimitustavaksi esimerkiksi Postiennakko, tämä saadaan siirtymään automaattisesti tilauksesta tehtävälle laskulle. Tämä valitaan kohdassa Yleiset asetukset Pikatilaus Myynnille automaattisesti pikatilauksen toimitustapa. PARANNUKSIA PIKATILAUKSEN MUUTTAMISEEN Pikatilauksen muuttamistoiminto käynnistyy pikatilausten hallintaruudulta hiiren oikean valikosta. Tässä toiminnossa voidaan nyt tietyillä ehdoilla muuttaa myös rivien hintoja. Vaatimuksena on, ettei riviä ei ole vielä tilattu ostotilauksen kautta. Katelaskennan ym. vuoksi jo tilattujen rivien hintoja ei sallita muuttaa. Varataan- ruksi on nyt oletuksena päällä myös pikatilausta muutettaessa, mikäli tämä on normaalistikin oletuksena. PIKATILAUKSELTA OSTOTILAUKSELLE SIIRTYVÄÄN VIITTEESEEN VIITETEKSTI MUKAAN Pikatilaukselle syötetty viite- teksti eli asiakkaan viite voidaan nyt välittää ostotilauskirjalle, rivin viitteeseen mukaan, jos sillä on käyttöä tilaajan kannalta. Viiteteksti tulee normaalin riviviitteen perään, pikatilauksen numeron, myyjän ja asiakasnimen perään, joten se ei välttämättä aina mahdu näkyviin suoraan tulosteisiin ja vastaaviin. Version uudet ominaisuudet

30 PIKATILAUSTEN HALLINNASSA TIETO, ONKO TEKSTIVIESTEJÄ LÄHETETTY Pikatilausten hallintaruudulla on oikeanpuoleisena sarakkeena kenttä Viesti, joka näkyy jos tekstiviestitoiminnot ovat käytössä. Tällöin sarakkeessa näkyy Ei lähetetty /saapumisviesti / viivästymisviesti tai molemmat. PIKATILAUSRUUDULTA TUOTTEEN LISÄÄMINEN TILAUSEHDOTUKSELLE Jos pikatilausta syötettäessä nähdään, että varataan viimeinen tuote varastosta, voidaan < näppäimellä tai hiiren oikealla lisätä tuote tilauskirjalle. Tämä toimintatapa soveltuu siis, kun ei käytetä hälytysrajoja tilaamiseen. Muiden verotyyppien kohdalla tulostus tapahtuu entiseen tapaan. Version uudet ominaisuudet

31 HINTAHISTORIA HINTAHISTORIASSA MYÖS PIKATILAUKSET, ASIAKASTILAUKSET JA TARJOUKSET Hintahistoria- toiminnossa on uusi välilehti Asetukset, jolla voidaan valita, mitkä välilehdet hintahistoriassa näytetään. Uusia valinnaisia välilehtiä ovat tarjoukset, asiakastilaukset ja pikatilaukset. Entisiä välilehtiä voidaan saada vastaavasti pois, ellei niitä käytetä. Valinnat tallentuvat konekohtaisesti, eli valinnat on siis syytä tehdä joka koneelle. Kaikille välilehdille on omat pikanäppäimet, F2- F8. Kultakin välilehdeltä on mahdollista tulostaa kyseinen dokumentti, eli esimerkiksi tarjous tai asiakastilaus, painikkeesta Tulosta rivin tapahtuma. Lisäksi jos hintahistoriassa käynnistetään rajaus, eikä ole ensin rajattu hakua asiakkaalla tai tuotteella, ohjelma ei anna käynnistää hakua, joka voisi kestää hyvin pitkään. Tässä tilanteessa tulee nyt varmistuskysymys. HINTAHISTORIASSA UUDISTETTU VASTAAVIEN HINTAHISTORIA- TOIMINTO Hintahistoria- ruudulla on toiminto Näytä vastaavien hintahistoria, jolloin haetaan yksi tuote, ja toiminto hakee kaikkien saman tuotetyypin tuotteiden historiat. Se on ollut entuudestaan varsin hidas. Toimintaa on uudistettu, ja peruskäyttökin on nopeutunut. Valinnalla Optimoitu vastaavien haku haku on tätäkin nopeampaa. Sitä voidaan käyttää vain uudella versiolla (vähintään ) tehdyistä myynneistä hakuun. Uusi versio tallentaa tuotetyyppien koodit suoraan myyntiriveille, joista haut voidaan tehdä nopeasti. Kun optimoitu haku ruksataan päälle, ohjelma huomauttaa ko. asiasta. Ruksi tallentuu konekohtaisesti. Version uudet ominaisuudet

32 TARJOUKSET JA ASIAKASTILAUKSET ASIAKASTILAUKSEN TEOSSA TARJOUKSESTA, VIITTEIDEN HAKEMINEN TARJOUKSELTA Tarjoukselle laitetut Viitteemme ja Viitteenne tekstit saadaan siirtymään asiakastilauksen samoihin kenttiin. Kun asetus laitetaan päälle, ohjelma kysyy kunkin viitetiedon kohdalla, siirretäänkö se, jolloin sen teksti näkyy ruudulla. Asetus laitetaan kohdasta Lisäasetukset Asiakastilaus Ehdota viitekenttien hakemista tarjoukselta. TARJOUKSEN ALATEKSTIEN HAKU ASIAKASTILAUKSELLE Jos tarjoukselle on kirjoitettu alatekstiä, esim. erilaisia maksuehtoja ja lisäehtoja, nämä voidaan siirtää asiakastilaukselle tilausvahvistusta varten. Asiakastilausruudulla on painike Hae tarjouksen alateksti välilehdellä Tekstit / Alateksti. Tätä käytetään, kun asiakastilaukselle on ensin haettu tarjouksen tuoterivejä. Jos asiakastilaukselle on haettu useamman tarjouksen rivejä, ohjelma näyttää listan tarjouksista, joista voidaan valita. Jos miltään tarjoukselta ei ole haettu rivejä, voidaan syöttää tarjousnumero. ASIAKASTILAUSTEN HALLINTARUUDULLA OLETUKSENA VALMIIT TAI KESKEN- TILAUKSET Asiakastilausten hallinnassa voidaan oletuksena näyttää myös valmis tai kesken - tilassa olevat tilaukset. Tämä valitaan kohdassa Lisäasetukset Asiakastilaus Asiakastilausten hallinnan tilarajaus. ASIAKASTILAUKSESTA ENNAKKOMAKSUA OTETTASSA ERÄPÄIVÄN VALITSEMINEN Kun asiakastilauksesta otetaan ennakkomaksu, ja kuvan ruudulla valitaan maksutapa, voidaan valita eräpäivä, kun ensin on valittu maksutavaksi joku laskutus- maksutapa. Version uudet ominaisuudet

33 TUOTTEIDEN HALLINNAN TOIMINNOT INVENTOINTIPÄIVÄ LISÄSARAKKEEKSI TUOTTEIDEN SELAUSRUUDULLE Tuotteiden hallinta- ja selausruuduille voidaan saada näkyviin inventointipäivä, mm. kiertävää inventaariota helpottamaan. Tämä lisätään hiiren oikealla, kohdassa Sarakkeet Valitse näytettävät sarakkeet. Otsikkoriviltä kenttää napsauttamalla voidaan tuotteet järjestää inventointipäiväjärjestykseen, eli esimerkiksi listata tuotteet, joita ei ole lähiaikoina inventoitu. TUOTTEEN ENTISTEN HYLLYPAIKKOJEN HISTORIA Jos tuotteen hyllypaikkaa muutetaan, voidaan myös myöhemmin nähdä, missä hyllypaikassa tuotetta on ennen ollut. Esimerkiksi ellei tuotetta löydy uudesta hyllypaikasta, sitä voi olla entisessä hyllypaikassa. Tuotteen tietoihin jää tieto entisistä hyllypaikoista, sekä mikä käyttäjä hyllypaikan on muuttanut ja milloin. Tämä historia nähdään tuotteen hyllypaikan kohdalla Entiset- painikkeesta. Historia tallentuu automaattisesti. RAJATTUJEN TUOTTEIDEN MYYNTI- JA TARJOUSHINTOJEN PYÖRISTÄMINEN UUSIN TAVOIN Jos tehdään hintamuutoksia, esimerkiksi korotetaan hintoja prosenteilla, ja sen jälkeen halutaan pyöristää hinnat hintaluokittain tasalukuihin, se onnistuu tuotteiden hallinnan kohdasta Lisätoiminnot, kohdasta Hintojen pyöristäminen. Ensin rajataan tuotteet, esimerkiksi hinnaltaan yli 1000 e, ja edetään sitten eri hintaluokissa. Kun tuotteet on rajattu, valitaan pyöristystapa valikosta, ja painetaan joko myyntihintojen tari tarjoushintojen pyöristyspainiketta. Jos halutaan pyöristää molemmat, tehdään pyöristys molempiin erikseen. Lisävalintana on pyöristää hinnat aina ylöspäin. Ilman tätä pyöristys tehdään matemaattisesti lähimpään tasalukuun. TUOTTEIDEN HALLINNASSA RAJAUS VEROKANNALLA Version uudet ominaisuudet

34 Tuotteiden hallinnassa voidaan rajata tuotteet verokannalla. Ensin valitaan Monipuolinen rajaus, ja monivalintarajauksessa, jossa oletuksena ostohinta- rajaus, valitaan rajaukseksi verokanta. LISÄÄ MAHDOLLISUUKSIA TOIMINTOON MUUTA VALITTUJA (TUOTTEITA) Seuraavat muutokset koskevat Tuotteiden hallinnan alareunan Muuta valittuja- toimintoa. MAHDOLLISUUS ASETTAA MYÖS PAKKAUSKOKO USEILLE TUOTTEILLE KERRALLA Jos esimerkiksi tietyssä tuoteryhmässä kaikilla tuotteilla sama pakkauskoko, se voidaan nyt asettaa kerralla, toiminnolla Tuotteiden hallinta Muuta valittuja. HYLLYPAIKAN MUUTTAMISESSA MAHDOLLISUUS SYÖTTÄÄ MYÖS VÄLILYÖNTEJÄ Toiminnossa on aiemmin estetty välilyöntien syöttäminen kaikkiin kenttiin. Hyllypaikan suhteen tämä on ollut rajoite, joten hyllypaikka-kenttään voidaan nyt syöttää myös välilyöntejä. FORDIN HINNASTON TUOTEKOODIEN ERIKOISKÄSITTELY Fordin hinnaston erikoisuus on 7/8 merkkiä pitkä tuotekoodi, jossa viimeinen numero kertoo, onko kyseessä vaihtolaite vai normaali uusi varaosa. Jotta voidaan käyttää tuotekoodeja 7 merkkiä pitkänä ilman ylimääräistä nollaa, mutta kuitenkin estää hintojen sekoittuminen vaihtolaitteiden hintojen vuoksi, on tehty tämä erikoisvalinta. Se otetaan käyttöön tulkintaohjeruudulla, Lisäasetukset välilehdellä. Kun ruksataan kohta Jos tuotekoodin viimeinen merkki nolla, jätetään se pois, tulkintaohjeeseen laitetaan, että tuotekoodi luetaan 8 merkkiä pitkänä. Tällöin jos viimeinen merkki on nolla, se jätetään pois, mutta jos se on muu, tulkitaan tuotekoodi normaalisti. Näin sekä uusi tuote, että vaihtolaite tulevat perustettua kortistoon. OLETUSTOIMITTAJANUMERON ASETTAMINEN TUOTTEIDEN HAKUUN Kun halutaan, että tuotehakuruudulle mentäessä ohjelma rajaa oletuksena tietyn toimittajan tuotteet, tämä oletuksena käytettävä toimittajanumero asetetaan kohdassa Yleiset asetukset Tuotteet Tuotehaun oletus toimittajanumero. Toiminto soveltuu mm. tilanteeseen, että tuotekortisto on rakennettu siten, että myyntikoodit on perustettu omalle toimittajanumerolleen hinnoittelutuotteiksi, ja myytävä tuote valitaan tuotetyyppivalinnan kautta. KOLMEEN VUOTEEN MYYMÄTTÖMIEN TUOTTEIDEN MUUTTAMINEN PASSIIVISEKSI Tuotteiden käsittelyä voidaan nopeuttaa toiminnolla, joka muuttaa passiiviseksi aktiiviset tuotteet, joita ei ole myyty tai ostettu kolmeen vuoteen, eikä niitä ole varastossa. Päättely tehdään tuotteen tiedoissa olevan viimeisen myynti- ja varastoontulopäivän mukaan. Tuotteet ovat siis joko ns. läpimyyntituotteita, tuotteita joita on joskus käsitelty mutta Version uudet ominaisuudet

35 ei myyty, tai muita joiden myyntitilastoissa ei ole enää tietoja (myyntitilastot säilytetään tuotetiedoissa 3 vuodelta), ja jotka voivat näin ollen olla passiivisia, kunnes niitä tarvitaan käyttää seuraavan kerran. Kun aktiivisina tuotteina ovat vain tosiasialliset varastotuotteet ja tuotteet, joita on äskettäin myyty, nopeutuvat esimerkiksi raportoinnit, tilausehdotukset ja muut jokapäiväiset toiminnot. Tuotteita, joilla on hälytysrajatietoja, ei muuteta passiiviseksi. Ennen ajoa on syytä ottaa varmuuskopio ja ajon jälkeen tarkistaa, että jos käytetään automaattista tilausehdotus- toimintoa, ettei tilausehdotukseen ole tullut muutoksia. Ajo käynnistetään tuotteiden hallintaruudulta Lisätoiminnot- painikkeen alta, Huolto- välilehdeltä toiminnolla Siirrä passiiviseksi luokitellut tuotteet aktiivisita passivisiksi. LIITTEIDEN KÄSITTELY TUOTTEILLE* Tuoteruudulla on uusi välilehti Liitteet. Liitteiden avulla tuotteeseen voidaan liittää esimerkiksi rajaton määrä kuvia, pdf- esitteitä, excel- tiedostoja ja mitä vaan tiedostoja (pois lukien käynnistettävät tiedostot tietoturvasyistä). Liite lisätään, avataan ja poistetaan alareunan painikkeista. TUOTTEIDEN SELAUKSESSA TUOTETYYPIN TUOTTEILLA ALENNUSRYHMÄ Kun tuotteiden hallintaruudun alareunaan on ruksattu näkyviin vastaavat tuotteet, kohdalla oltaessa näkyy alalaidassa tuotteen alennusryhmä ja sen nimi. VARASTONARVOJEN TULOSTUKSESSA MAHDOLLISUUS HUOMIOIDA NEGATIIVISET SALDOT Tuotteiden hallinnasta avautuvalla Varastonarvo- ruudulla on valinta Huomioi myös negatiiviset varastosaldot. Varastolistan kohdalla näkyy lisäksi selvennyksenä, että Varastolistalle eivät tulostu negatiiviset saldot. VIIKKOTILAUSHINTOJEN YHTEYDESSÄ MAHDOLLISUUS KÄYTTÄÄ OMAHINNOITTELUA Aiemmin viikkotilaushinta on laskettu aina ostohinnasta. Nyt jos tuoteryhmän tiedoissa on, että ostohinta lasketaan tukkuhinnasta, myös viikkotilaushinta lasketaan tukkuhinnasta. Tällöin myyntihintaa voi vapaasti muuttaa. Esimerkki: tukkuhinta 100 e ja myyntihinta 150 e. Viikkotilaushinnaksi 40 % alennuksella lasketaan nyt 60 e, ei 90 e kuten ennen. Version uudet ominaisuudet

36 HINNASTOPÄIVITYKSEN TOIMINNOT PROSENTTIRAJAUS HINNASTOPÄIVITYKSEN HINTAMUUTOSTEN RAPORTISSA Jos halutaan, että hinnastopäivityksen aktiivisten tuotteiden hintamuutosten raporttiin tulostuvat vain muutokset, jotka ylittävät tietyn prosentin, tämä voidaan nyt määrätä asetuksissa. Asetus on kohdassa Yleiset asetukset Tuotteet Hintamuutoksesta raportoinnin prosenttiraja. Tällöin jos asetettu prosentti ylittyy joko myyntihinnan tai ostohinnan muutoksen osalta, tuote tulee mukaan raporttiin. Raportilla näytetään, mikä minimiprosentti on ollut käytössä. HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ TUOTTEIDEN NÄKEMINEN, JOITA EI PÄIVITETTY ESTOJEN VUOKSI Jos tuotteille on laitettu ruksivalinta Ei muuteta hintaa hinnastopäivityksessä, näitä hintoja pitää normaalisti manuaalisesti seurata, jos hinnat toimittajalta muuttuvat. Nyt kuitenkin hinnastopäivityksen muutosraporttiin tulee merkintä näistä ohitetuista tuotteista. Tällöin uuden hinnan kohdalla näkyy tähti edessä. Jos myyntihinta lukittu, näkyy *MH, tai jos tarjoushinta lukittu, *TH. Lukittu hinta näytetään suluissa. HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ KAMPANJAHINTOJEN KOHDISTUS ASIAKASRYHMÄLLE/ASIAKKAALLE Entuudestaan voidaan ajaa hinnastopäivityksessä käyttöön erilaisia kampanjahinnastoja, jolloin myyntikampanja tulee voimaan tietyksi ajaksi kullekin tuotteelle. Näin voidaan ajaa sisään myös esimerkiksi itse Excelissä tehty kampanjahinnasto. Nyt tällainen kampanjahinnasto voidaan ajaa myös voimaan vain tietylle asiakasryhmälle. Eli kampanja voidaan ajaa esimerkiksi vain omille tukkuasiakkaille vai kanta-asiakkaille. Kampanja voidaan ajaa myös vain tietylle asiakkaalle. Tämä mahdollistaa sen, että jos asiakkaan kanssa on tehty sopimus esimerkiksi 200 tuotteesta tietyin nettohinnoin, nettohinnasto voidaan nyt ajaa sisään asiakaskohtaisiksi nettohinnoiksi helposti käyttöön asiakaskohtaisesti. Version uudet ominaisuudet

37 TIETOJEN HALLINTATOIMINNOT KATEPOHJAINEN HINNOITTELU ASIAKAS- TAI ASIAKASRYHMÄKOHTAISESTI Hinnoittelukerrointa voidaan käyttää nyt paitsi tuoteryhmäkohtaisessa tuotteiden hinnoittelussa, myös asiakas- tai asiakasryhmäkohtaisessa hinnoittelussa. Voidaan esimerkiksi määritellä, että tietylle asiakasnumerolle tietystä pääryhmästä tuotteet myydään hinnoittelukertoimella 1,3 ostohinnasta tai keskihinnasta (keskihinnan puuttuessa tällöinkin ostohinnasta). Tällainen tarve voi olla esimerkiksi jos myydään tytäryhtiölle tai läheiselle yhteistyökumppanille, jolloin käytetään nettohinnoittelu- periaatetta. Tämä toimintatapa otetaan käyttöön asetuksella Yleiset asetukset Hinnoittelu Hinnoittelukertoimen käyttö myyntialennuksissa. Kun asetus on päällä, nämä lisävaihtoehdoiksi tulevat näkyviin myyntialennuksen lisäys- ja muuttamisruudulle. Sen jälkeen nämä toimivat normaaliin tapaan hinnoittelussa. Kertoimella laskettu hinta esitetään oletusarvoisesti alennettuna hintana, eli normaalihinnan ja tällä tavoin lasketun hinnan erotus esitetään alennusprosenttina. Jos se halutaan nähdä kiinteänä nettohintana, sen voi muuttaa nettohinnaksi Ctrl + G näppäimellä. Laittamalla päälle Yleiset asetukset Hinnoittelu Esitä kiinteä myyntialennus nettohintana, hinta tulee suoraan nettohintana. Pitää huomioida, että tämä kerroinhinnoittelu on yksi alennusten antamistapa lisää, eli sillä ei voida ohittaa muita määriteltyjä alennuksia. Esimerkiksi jos alennusprosentin kautta annettava alennus merkitsee suurempaa alennusta, ohjelma käyttää aina suurinta alennusta mikä on määritelty. SARJANUMEROSEURANTA MYÖS TUOTEPAKETEILLE Sarjanumeroseuranta on uudistettu siten, että sarjanumeroita voi käyttää myös tuotepaketeille. Periaatteessa samassa paketissa voi olla jopa useita tuotteita, joilla on sarjanumeroseuranta. Normaalissa tapauksessa kuitenkin sarjanumeroseuranta on ns. päätuotteella, jolloin paketissa on yksi seurannassa oleva tuote. Muussa tapauksesa on syytä olla erityisen tarkkana, että sarjanumero syötetään oikealle tuotteelle. TUOTETYYPPIKOODILLA TULOSTUS KOSKIEN KAIKKIA MYYNTITAPAHTUMIA Aiemmin tyyppikoodina tulostaminen on koskenut myynti- ja lähetetulosteita. Nyt sen tulostus on ulotettu myös tarjouksiin, asiakastilauksiin, pikalaskelmiin ja pikatilauksiin. Huomiona, että alkuperäisnumeron tulostaminen on tällä hetkellä toteutettu myynti- ja lähetetulosteisiin. Se lisätään tarpeen mukaan muille tulosteille jatkossa. Version uudet ominaisuudet

38 LAAJENNUKSIA TUOTTEIDEN ABC- ANALYYSI TOIMINTOON ABC- ANALYYSI PÄÄRYHMITTÄIN JA KAPPALE/EUROMÄÄRÄN MUKAAN Pääruudun Tietojen ylläpito- välilehden ABC- analyysissä voidaan tehdä analyysi pääryhmätasolla. Tällöin esimerkiksi ABC-luokka A ja numero 1 tarkoittaa sen pääryhmän myydyintä tuotetta. Tätä tietoa voidaan käyttää avuksi esimerkiksi tilattaessa. ABC- kirjain ja numero näkyy esimerkiksi ostotilausruudulla, kun päällä on asetus Yleiset asetukset Tuotteet ABC analyysi. Ennen ABC- ajoa voidaan ajaa ruudun toiminto Päivitä kaikkien aktiivisten tuotteiden pääryhmätieto, joka varmistaa, että kaikilla tuotteilla on ajantasalla pääryhmätiedot, esimerkiksi uusien ryhmittelyjen teon jälkeen. ABC LUOKAN NÄKEMINEN TUOTTEIDEN SELAUKSESSA JA UUTENA D- LUOKKA ABC kirjaimen saa tuotteiden hallinnassa omaksi sarakkeeksi. Tämä aktivoidaan tuotteiden hallinnassa hiiren oikealla kohdasta Sarakkeet Valitse näytettävät sarakkeet. Uusi kenttä on listan lopulla. Tuotteet voi myös järjestää ABCjärjestykseen napsauttamalla sarakeotsikosta. Käyttövinkkinä, että koska vain aktiivisilla tuotteilla voi olla ABC- kirjain sillä passiivisia ei ole myyty, kannattaa valita, ettei passiivisia tuotteita näytetä ruudulla, kun tämä tehdään. ABC- analyysissä huonosti kiertävät tuotteet voidaan jakaa A, B ja C:n lisäksi nyt myös D- luokkaan. D- luokkaan voidaan jakaa esimerkiksi 2 % hitaimmin kiertäneistä tuotteista. Aiemmin ABC-analyysi on tehty aina euromääräisten summien mukaan. Nyt analyysi voidaan tehdä myös kappalemääräisistä. Näin esimerkiksi ottamalla analyysi suodattimista, tuotteen hinta ei vaikuta analyysiin. TUOTERYHMIEN PÄIVITTÄMINEN TOIMITTAJLTA VALMIISTA TIEDOSTOSTA Kohdassa Tietojen ylläpito Tietojen päivittäminen on päivitystoiminto FuturSoft tuoteryhmät. Tätä muotoa on nyt saatavilla useilta maahantuojilta. Päivitystoiminto on ollut ennestään, mutta sitä on nyt päivitetty tarpeiden mukaisesti, siten että se ei esimerkiksi enää tulkitse pääryhmätietoa, jota ei toimittajien tiedostoissa ole, jotta olemassa oleva pääryhmä ei nollaannu. Tulkintaohjetta on uudistettu myös muilta osin. Tuoteryhmätiedostoja tullaan jatkossa jakamaan maahantuojien toimesta. Joillakin maahantuojilla on olemassa erillinen muoto, jolloin toimitaan aina toimittajan ohjeiden mukaan. MAHDOLLISUUS LISÄTÄ UUDET ASIAKKAAT OLETUKSENA LUOTTOKIELTOON Version uudet ominaisuudet

39 Uudet perustettavat asiakkaat saadaan oletuksena luottokieltoon kohdasta Yleiset asetukset Myyntireskontra Uusi asiakas oletuksena luottokieltoon. ASIAKKAIDEN MERKITSEMINEN MYYNNIN PERUSTEELLA AKTIIVISEKSI TAI PASSIIVISEKSI Tällä toiminnolla voidaan antaa ohjelman määritellä, mitkä asiakkaat merkitään passiiviseksi, sillä perusteella, ettei heille ole tapahtumia määrätyllä aikavälillä, esimerkiksi kolmeen vuoteen. Tällaiset asiakkaat voidaan sitten esimerkiksi jättää pois normaalista asiakashausta, ja rajata pois asiakaspostituksista. Käsiteltävät asiakkaat voidaan rajata asiakasryhmällä. Toimintoa voidaan käyttää myös toisin päin, merkitsemällä ensin kaikki asiakkaat passiivisiksi, ja sen jälkeen muuttamaan aktiiviseksi ne, joilla on tapahtumia määrätyllä aikavälillä. Ruudulla voidaan rajata, huomioidaanko myyntien lisäksi myös se, että asiakkaalle on tehty tarjouksia tai tilauksia. Toiminto käynnistetään kohdasta Tietojen ylläpito Huoltotoiminnot Asiakkaiden määrittely aktiiviseksi/passiiviseksi. SARAKKEIDEN JÄRJESTYKSEN TALLENTAMINEN PYSYVÄKSI USEILLA RUUDUILLA Ruudulla olevien sarakkeiden järjestys voidaan nyt tallentaa pysyvästi seuraavilla ruuduilla: - Asiakkaiden haku ja hallinta - Tuotteiden haku ja hallinta - Tuotepakettien haku ja hallinta - Pikatilausten hallinta - Pikalaskelmien hallinta Järjestys tallennetaan painamalla hiiren oikeaa ja sieltä Sarakkeet Aseta nykyiset sarakeleveydet ja paikat oletukseksi. Järjestys tallentuu siis sarakkeiden leveyden yhteydessä ilman lisätoimenpiteitä. Version uudet ominaisuudet

40 LIITTEIDEN KÄSITTELY ASIAKKAILLE* Asiakkaan tietoruudulla on uusi välilehti Liitteet. Liitteiden avulla tuotteeseen voidaan liittää esimerkiksi asiakkaalle tehtyä kirjeenvaihtoa (word- dokumentteja), laskelmia (Excel) tai lähetettyjä esitteitä (pdf). Tai mitä vaan tiedostoja (pois lukien käynnistettävät tiedostot tietoturvasyistä). Liite lisätään, avataan ja poistetaan alareunan painikkeista. MAHDOLLISUUS TALLENTAA USEITA SÄHKÖPOSTIOSOITTEITA PIDENNETTYYN KENTTÄÄN Asiakkaan sähköpostiosoite- kenttä on pidennetty 128 merkkiä pitkäksi, joka tarkoittaa että siihen voidaan tallentaa tarvittaessa myös kaksi osoitetta puolipisteillä erotettuna. Eri toiminnoissa, kuten sähköpostiosoitteiden viennissä ohjelmasta toisiin ohjelmiin, voidaan jatkossa (ja pienellä vaivalla jo nyt) käsitellä kaksi osoitetta. Jos asiakas siis haluaa esimerkiksi kaikki viestit kahteen eri osoitteeseen, onnistuu se tätä kautta, ilman että on tarvetta käyttää erillistä yhteyshenkilö-toimintoa. VAPAASTI MÄÄRITETTÄVÄT LISÄKENTÄT ASIAKKAALLE Asiakkaalle voidaan lisätä itse nimettäviä lisäkenttiä, yhdestä kuuteen. Nämä voi nimetä vapaasti, mutta tässä käytetään esimerkkinä vain Kenttä 1, Kenttä 2 jne. Käytännössä kentät voivat olla mitä vaan tietoja, mitä halutaan kirjata, joille ei ole valmista kenttää asiakastiedoissa. Näin voidaan välttyä myös kirjoittamasta vakiotietoja asiakkaan lisätietojen kenttään, jotka voidaan näin ohjata nimenomaan tärkeisiin huomautuksiin ja vastaaviin. Asiakaskohtaiset lisäkentät määritellään kohdassa Yleiset asetukset Yleiset Asiakastietojen lisäkentät. Lisäkentät kirjoitetaan sellaisenaan kuin ne nimetään, ei tarvita lainausmerkkejä, ja erotetaan puolipisteillä (kts. kuva). Lisäkentät tulevat näkyviin asiakkaan tietoruudun Lisätiedot- välilehdelle. Koska tämä vaatii ruudulta suurempaa kokoa, muuttuu vastaavasti koko ruutu suuremmaksi, ja Perustiedot välilehdellä lisääntynyt tila käytetään siihen, että lisätiedot ja asiakasryhmien lista näkyvät pidempänä. Version uudet ominaisuudet

41 ASIAKASTIETORUUDULLA PIKANÄPPÄIMET VÄLILEHTIEN SELAAMISEEN Asiakasruudulla esimerkiksi Lisätiedot voidaan katsoa pikanäppäimellä F3. Samoin rahtikirjaliitäntään liittyvä Sopimusnumerot- välilehti sekä itse määriteltyjen lisätietojen välilehti avautuvat funktionäppäimillä F4 ja F5. HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ MAHDOLLISUUS MÄÄRITELLÄ OLETUSARVO TUOTERYHMÄKENTILLE Hinnastopäivitystä varten voidaan tulkintaohjeessa määritellä oletusarvo alennusryhmälle ja seurantaryhmälle. Joiltakin toimittajilta ei tule hinnastossa tuoteryhmää, joten tuoteryhmäksi voidaan näin määrätä kiinteästi esimerkiksi 1, että tuotteet saadaan johonkin tuoteryhmään ilman hinnaston muokkaamista. Näin niille voidaan saada mm. ostohinnat ja alennukset käsiteltyä oikein. Tämä määritellään tulkintaohjeen Lisätiedot- välilehdellä. INVENTOINNISSA OLETUKSENA SUORAAN VARASTON MUUTTAMISEEN Tällä asetuksella, ohjelma menee inventaariotilassa aina tuotteiden hallinnassa Enter- näppäimellä uuden varastosaldon syöttämiseen. Jää näin pois hiiren oikealla valinnan teko. Asetus on Yleiset asetukset Tuotteet Inventointitilassa Enterillä suoraan varaston muuttamiseen. VASTAAVIEN TUOTTEIDEN VALINTARUUDULLA UUDISTUKSIA Ruudulla on nopeutettu toimintaa pikanäppäimillä. F4:llä päästään tuotetietoihin ja F8:lla tuotetyypin tietoihin. Jos käytetään rinnakkaistuotetyyppejä (kaksi toisiinsa liittyvää tuotetyyppiä, esimerkiksi halvempi ja kalliimpi vaihtoehto), näkyy nyt kohta keltaisella, mikäli rinnakaistuotetyyppejä on. Rinnakkaistuotetyyppejä voidaan nyt selata F9:llä, joka vastaa siis alasvetovalikosta toiseen tuotetyyppiin vaihtamista. PARANNUS ASIAKASTIETOJEN KÄYTTÖOIKEUKSIEN MÄÄRITTELYYN Version uudet ominaisuudet

42 Entinen asetus Asiakastietojen muuttamisen käyttäjätaso on poistettu, ja käyttöoikeuksien hallintatoiminnossa on nyt kaksi kohtaa, joilla keskitetysti voidaan hallita, kenellä käyttäjällä on oikeus tehdä mitäkin. Asiakastietoruudun avaaminen on oma kohtansa, jolloin käyttäjä pääsee siis avaamaan asiakastietoruudun. Kohdasta asiakastietojen muuttaminen voidaan sitten valita, kuka pääsee muutamaan niitä. Näin vältetään sekaannukset. Huom! Tärkeää! Jos vanha poistunut asetus kohdassa Yleiset asetukset Suojaukset Asiakastietojen muuttamisen käyttäjätaso oli asetettuna, se pitää nyt asettaa käyttöoikeuksien hallinnassa uudelleen. Uusi käyttöoikeus-kontrolli ei siis pysty saamaan alkuarvoa asetusten perusteella. TARKEMPIA KÄYTTÖOIKEUKSIEN MÄÄRITTELYMAHDOLLISUUKSIA Nämä ovat kohdassa Asetukset Toimintojen käyttöoikeudet. Lukitun työmääräyksen avaaminen. Jos lukitusta silti avataan, ohjelma antaa siitä uudenlaisen huomautuksen, että lukiotusta ei tule normaalisti koskaan purkaa, koska siinä voidaan menettää tietoja ja varastosaldoihin voi aiheutua virhe. Työmääräyksen tuoterivin muuttaminen. Tällä estetään myös tuoterivin poisto. Tällä voidaan estää, ettei esimerkiksi oppilaitoskäytössä käyttäjät pääse poistamaan lisättyjä varaosarivejä, jotka jäisivät laskuttamatta. Laskutetun ajan muuttamisella puolestaan määrätään, onko käyttäjällä oikeutta muuttaa laskutettuja aikoja määräyksillä. Tällä voidaan määrätä, millä käyttäjillä on oikeus muokata kellonaikaa työn lopetuskuittauksessa. Koneen kellonajan muuttaminen on mahdollista Windowsin asetuksia muuttamalla (tästä on ohjeet kellokorttikuittausten ohjeessa). UUSIA TAPOJA HAKEA TUOTTEITA Kaatoryhmätuotteet voidaan hakea tuotteiden hallinnassa kohdassa Erikoisrajaukset. Tilattuna olevat tuotteet voidaan puolestaan hakea tuotteiden hallinnassa monitoimirajauksessa, joka on erikoisrajausten yläpuolella (kts. kuva). Nämä rajaukset eivät ole nopeita, koska tiedot eivät ole perustietoja, eli rajauksia käytettäessä on odotettava jonkin aikaa. Tarvittaessa pystytään siis mm. selvittämään, mitä tuotteita on tilattuna. Version uudet ominaisuudet

43 UUDISTETTU LIITÄNTÄ OUTLOOK- SÄHKÖPOSTIOHJELMAAN Asiakkaiden hallintaruudulla oleva asiakkaiden vieminen kontakteiksi Outlook- sähköpostiohjelmaan on uudistunut uusia käyttötapoja sallivaksi. Samalla perustoimintoja on parannettu. Itse liitännästä on hyvät päivitetyt ohjeet kohdassa Ohjeet Erikoistoiminnot sivu n. 29. Nyt voidaan viedä kaikki asiakkaan tiedoissa olevat yhteyshenkilöt, joilla on sähköpostiosoite. Ohjelma pitää tällöin huolen, että kukin osoite viedään vain kertaalleen, eli jos sama sähköpostiosoite on yleisenä yhteystietona asiakkaalle, päällekkäiset poistetaan. Pää-sähköpostiosoite viedään aina myös. Lisäkontakteihin tulee henkilön nimi yritysnimen jatkeeksi. Ohjelma vie nyt vain asiakkaat, joilla on sähköpostiosoite. Aiemmin vietiin myös muut, jolloin näiden tiedot, faksit ja puhelinnumerot näkyivät Outlookissa, mutta tämä on todettu tarpeettomaksi. Parannuksena on lisäksi, että liitäntä poistaa sekä vanhat osoitteet, että vanhat postitusryhmät pohjalta, ja käytettävyyttä on parannettu monin tavoin, siirto esimerkiksi näyttää etenemisen ruudulle. YLEISIÄ PIENIÄ PARANNUKSIA TIETOJEN HALLINTATOIMINTOIHIN - Vuositoimia on optimoitu niin, ettei ajo kasvata tietokannan kokoa, kun on paljon aktiivisia tuotteita. Vuositoimet ovat ennen saattaneet kasvattaa tietokannan kokoa paljon, jos on paljon aktiivisia tuotteita. - Tuotteiden hakuruudulla voidaan myös pääryhmä hakea hakupainikkeen avulla - Kun lisätään tulkintaohje Tulkintaohjeiden hallinnassa, se tulee näkyviin heti ilman rajaamista - Sarakeasetusten tallentamista on laajennettu myös uusille ruuduille Version uudet ominaisuudet

44 LIITÄNNÄISTUOTTEET* YLEISTÄ Liitännäistuotteilla saadaan ohjelma ehdottamaan lisätuotteita, kun tietty tuote myydään. Liitännäistuote- ominaisuus on tuotekohtainen, eli joka tuotteella voivat olla yksilölliset liitännäistuotteet. Kyseessä on täysversion toiminto. LIITÄNNÄISTUOTTEIDEN MÄÄRITTELY Tuotteen muuttamisruudulla on välilehti Liitännäistuotteet. Täällä liitännäistuotteita lisätään Lisää painikkeella ja poistetaan Poista- painikkeella. Liitännäistuotteet ovat heti käytössä, eli niitä ei erikseen kytketä päälle asetuksilla. Liitännäistuotteita voi lisätä myös useita kerralla tuotteiden hakuruutua käyttäen. Kun kyseistä tuotetta haetaan myyntiruuduille (lähete-, työmääräys- tarjous ja muut yleiset ruudut), tulevat näkyviin nämä liitännäistuotteet. Koska kyse on nimenomaan myynnissä asiakkaalle tarjottavista tuotteista, ei toiminto koske ostotoimintoja. Tarjotuista tuotteista valitaan Enterin tai välilyönnin painalluksella (tai hiirella ruksaamalla) tuottet, jotka halutaan hakea, ja painetaan lopuksi OK tai näppäintä F12. Kun tuotteet haetaan, kursori menee haetuista riveistä viimeiselle. Määrää ehdotetaan aina kuten normaalissa tuotehaussakin. Mahdollisia tiedonsiirtoja varten tarvittava tietokannan taulun nimi on LIITTUOT, jonne voidaan FuturSoftin toimesta esimerkiksi siirtää valmiita taulukkoja, johonkin tuotteeseen soveltuvista täydentävistä varaosista. Tuotteiden haussa liitännäistuotteita sisältävät aktiiviset tuotteet voidaan hakea kohdassa Erikoisrajaukset. Ennen liitännäistuotteiden perustamista tuotteet on syytä merkitä aina aktiivisiksi tuotteiksi, toiminnan nopeuttamiseksi. Version uudet ominaisuudet

45 KORJAAMOTOIMINNOT - TYÖMÄÄRÄYSLISTAN TOIMINNOT TOISELLA KONEELLA AVOIMET MÄÄRÄYKSET OMALLA TAUSTAVÄRILLÄÄN MÄÄRÄYSLISTALLA Työmääräykset, jotka ovat käsittelyssä toisella koneella, näkyvät nyt työmääräyslistalla turkoosilla taustavärillä. Sama koskee tilannetta, että samalla koneella on auki useita ohjelmia. Näin vähennetään tilanteita, että yritetään turhaan avata määräystä, jolloin ohjelma kertoo sen olevan lukittu. Voi myös tapahtua vahinkoja, että määräys tulee avattua varoituksesta huolimatta, josta voi seurata ongelmia. VERKKOVERSIOSSA MÄÄRÄYSLISTA-NÄKYMÄN PÄIVITYS ESIMERKIKSI MINUUTIN VÄLEIN Työmääräyslista voidaan asettaa päivittymään 30, 60 tai 120 sekunnin välein. Tällöin auki toisilla koneilla olevat määräykset, jotka näkyvät violetilla taustavärillä, eivät jää pysyvästi näkyviin, vaan ruutu päivittyy sitä mukaa kun määräykset suljetaan. Lisäksi ruudulla olevat määräykset päivittyvät muiltakin osin, jolloin ruudun tilanne on ajantasainen, sitä mukaa kun toisilla koneilla esimerkiksi laskutetaan ja päivitetään määräyksiä. TYÖMÄÄRÄYSLISTA VALINNAISEEN PYSYVÄSTI JÄRJESTYKSEEN Määräyslistalla valittuna oleva järjestys (jota voi vaihtaa sarakeotsikkoja napsauttamalla) voidaan saada tallennettua oletukseksi ruudun ruksivalinnalla Tallenna järjestys. Ruudun valittuna oleva järjestys jää siis konekohtaisesti oletukseksi kun ruutu suljetaan. TYÖMÄÄRÄYSTEN HAKU, JOILLE SAAPUNUT TILATTUJA VARAOSIA Version uudet ominaisuudet

46 Kun työmääräyksille on tilattu varaosia, ja osat saapuvat, voi tulla tarve käydä läpi kyseiset määräykset ja mm. päivittää niille lopulliset hinnat ja lisätä saapuneet osat. Tähän tarpeeseen työmääräysten hallintaruudulla on painike Työmääräykset joille on saapunut tilattuja osia. Tämä tulee näkyviin ruksaamalla Näytä lisärajaukset ja lisävalinnat. Ruksivalinta tallentuu konekohtaisesti. Ohjelma kysyy, monenko päivän sisällä saapuneet ostotilaukset rajataan. Oletus 0 tarkoittaa tänään saapuneita, 1 pv eilen saapuneita jne. Toiminto edellyttää, että tilausrivit on lisätty työmääräysruudulta tällä uudella versiolla, joka luo linkitykset työmääräyksen rivin ja ostotilauksen rivien välille. TYÖMÄÄRÄYSLISTAN HINNAT VEROTTOMINA Työmääräyslistan summat voidaan näyttää verottomina, valintaruksilla Hinnat alv 0 %, joka tallentuu konekohtaisesti. Version uudet ominaisuudet

47 KORJAAMOTOIMINNOT - YLEISET ASIAKASKOHTAISEN POIKKEAVAN TUNTIVELOITUKSEN KÄYTTÖ Jos esimerkiksi takuutöiden tai asiakaskohtaisten sopimuksen tapauksessa asiakkaalta pitää aina veloittaa tietty poikkeava tuntiveloitus, eikä siihen sovellu käytettäväksi töiden alennusprosentti, voidaan nyt määrittää tämä tuntihinta. Tämä syötetään asiakkaan tietoruudun välilehdellä Lisätiedot, kohdassa Töiden tuntiveloitus. PARANNUKSIA HUOLTOHISTORIAAN PERUTUT MÄÄRÄYKSET PUNAISELLA JA KUSTANNUSARVIOT KELTAISELLA Peruuta- toiminnolla perutut työmääräykset näkyvät punaisella huomiovärillä sekä ajoneuvon tietoruudulla, että huoltohistoriassa. Kustannusarviot näkyvät vastaavasti keltaisella. Näin ei vahingossa saa käsitystä, että kyseinen huolto tai korjaus olisi tehty, jos se näkyy tässä kohdassa ajoneuvon tiedoissa. HUOLTOHISTORIA- TULOSTEESSA SELVITYKSET ENNEN TUOTE- JA TYÖRIVEJÄ Käyttäjien yleisestä toiveesta, mikäli huoltohistoriaan tulostetaan myös selvitykset, nämä tulostetaan nyt ennen tuote- ja työrivejä, kuten kuvasta ilmenee. MYÖS SISÄISTEN SELVITYSTEN JA HUOMAUTUSTEN TULOSTUS HUOLTOHISTORIASSA Sekä huoltohistoria- ruudusta, että ajoneuvon tietoruudusta tulostettaessa huoltohistoria, voidaan valita sisäisten selvitysten sekä huomautusten tulostaminen. Version uudet ominaisuudet

48 AJONEUVON TIETOIHIN HALTIJAN NIMI JA PUHELIN Ajoneuvon tiedoissa on asiakkaan kohdalla kentät Haltija ja Puhelinnro. Näitä tarvitaan kun saman asiakasnumeron alla on useita ajoneuvoja ja näiden käyttäjiä. Kun nämä tiedot syötetään ajoneuvokohtaisesti, tulee puhelinnumero myös automaattisesti työmääräyksen poikkeavaksi matkapuhelinnumeroksi (määräyksen Lisätiedot- välilehdellä). Ruudun ruksivalinnalla valitaan, onko annettu puhelin matkapuhelin, eli siihen voi lähettää tekstiviestit. Muussa tapauksessa sitä ei siirretä poikkeavaan matkapuhelinnumeroon kun uusi määräys tehdään. Tiedot näkyvät myös työmääräysruudulla ajoneuvon tietojen yhteydessä. Haltijan nimi voidaan tulostaa työmääräykselle asetuksella Tulostusasetukset Korjaamotulostus Tulostetaanko ajoneuvon haltijan nimi. VAPAASTI MÄÄRITELTÄVÄT LISÄKENTÄT AJONEUVOLLE OMAT LISÄTIEDOT- KOHDASSA Ajoneuvon tietoruudulle saadaan näkyviin Omat lisätiedot- välilehti, jolle lisättävät kentät ovat vapaasti määrättävissä. Kentät lisätään kohdassa Korjaamoasetukset Korjaamon oletustiedot Ajoneuvon lisätietojen otsikot. Tässä kunkin kentän alkuun ja loppuun laitetaan lainausmerkit ( ) ja väliin puolipiste (;). TYÖMÄÄRÄYKSEN OSITUKSESSA OMAVASTUUKAPPALEEN TULOSTUS ILMAN RIVEJÄ Version uudet ominaisuudet

49 Työmääräyksen osittamisessa on mahdollista tulostaa omavastuun maksavan asiakkaan kappale ilman, että siihen tulostuu muuta kuin asiakkaan maksaman omavastuun summa. Määräyksen loppusumma, työ- ja varaosaerittelyt, koko määräyksen alv- summa ja tuote- ja työrivit saadaan pois näkyvistä. Tämä valitaan työmääräyksen ositustoiminnossa ruksilla Tulosta ilman tuote- ja työrivejä. Mahdollisuus koskee kaikkia määräyksen asiakkaita. PARANNUKSIA TYÖPAKETTIEN KÄYTTÖÖN TYÖPAKETTIEN HAKU- JA HALLINTARUUDULLA SARAKKEIDEN MÄÄRITTELY VAPAASTI Työpakettien haku- ja hallintaruudulla on nyt mahdollisuus vaihtaa ruudulla sarakkeiden järjestys, otsikkoriviltä sarakkeita vetämällä haluttuun järjestykseen, siten että tämä järjestys myös tallentuu pysyvästi. Tallentaminen tehdään hiiren oikealla tutulla toiminnolla Sarakkeet Aseta nykyiset sarakeleveydet oletukseksi. Ainoastaan tällä ruudulla tallentaminen koskee siis myös sarakkeiden järjestämistä. Näin voidaan muuttaa, että listalla on ensin ajoneuvon merkki, malli, huollon nimi ja summa jne. KAIKKIEN TYÖPAKETIN RIVIEN MÄÄRÄN MUUTTAMINEN KERRALLA Jos tiettyä työpakettia, johon kuuluvat tietyt osat ja työt, tehdään useita kappaleita, esimerkiksi koneistamoilla, voidaan paketin määrää muuttamalla saada osien ja työtuntien määrä päivittymään suoraan. Tälle on työmääräyksen Työt- välilehdellä hiiren oikealla toiminto. Eli jos pakettiin kuuluu 10 varaosa- ja työriviä, näiden määrät voidaan kertoa kerralla esimerkiksi 2:lla. Toiminto on näkyvissä vain, jos työrivi kuuluu työpakettiin. Rajoitteena on, että työpaketilla ei saa olla samaa tuotekoodia useaan kertaan eli eri riveillä. LISÄÄ MAHDOLLISUUKSIA MÄÄRÄYKSELTÄ OSTOTILAUKSEEN VIETÄVÄÄN VIITETEKSTIIN Työmääräykseltä ostotilaukseen vietävien tuotteiden viitteeseen saa nyt yhdistettyä myös asiakasnumeron ja rivin asentajan tunnuksen. Vaihtoehtoja eri tietoja yhdistelemällä on nyt yhteensä yhdeksän. Esimerkiksi määräysnumero, rekisteri, ja asiakasnumero tiedot kertovat jo varaosasta todella paljon, mihin työlle se on menossa, mihin autoon, kenelle asentajalle, ja jos varaosan kanssa on ongelmia, nähdään heti asiakasnumero, kenelle pitää asiasta soittaa. Viitteeksi voidaan saada rivin asentajan sijasta myös ohjelmaan kirjautunut käyttäjä, valinnalla nro, kirjautunut käyttäjä, rek, eli määräysnumero, ohjelmaan kirjautunut käyttäjätunnus ja rekisteri. Näin voidaan tietyssä tilanteessa paremmin nähdä, kuka henkilö on suorittanut osien lisäämisen tilausehdotukselle. Version uudet ominaisuudet

50 Määräysnumeron sisältävissä viitteissä määräysnumero jätetään pois viitteestä, ellei määräystä ole vielä tallennettu, jolloin sillä ei ole pysyvää määräysnumeroa. Määräys voidaaan tallentaa mm. ottamalla siitä esikatselu ruudulle. REKISTERÖINTIKUUKAUDEN YHTEYDESSÄ RAJAUS MYÖS VUOSIMALLILLA Tehtäessä postituksia ajoneuvon rekisteröintipäivällä, voidaan rekisteröintikuukauden lisäksi rajata myös vuosimallilla, eli esimerkiksi rajata pois ajoneuvot, jotka eivät ole vielä katsastusiässä. TYÖMÄÄRÄYKSEN SELVITYKSEN AUTOMAATTINEN RIVITYS, ESTÄEN TULOSTUSONGELMIA Jos työmääräykselle on tapana kirjoittaa pitkiä selvityksiä, ja kirjoittaa teksti ns. putkitekstinä, ilman että rivin jälkeen painetaan Enter, eli rivitetään teksti, tulostuu selvitys eri tavalla tulosteesen ja esimerkiksi määräyksestä tehtävään mahdolliseen määräyslähetteeseen ja siitä tehtävään koontilaskuun. Koska tarkoitus on, että teksti on rivitettyä, voidaan nyt laittaa päälle kuvan ruksivaliinta Lisää rivinvaihdot tarvittaessa. Tällöin kun määräys tallennetaan, ohjelma rivittää tekstin niin, että ruudulla tehty rivitys jää voimaan. Tämä siis tarkoittaa, ettei tekstimassa levene ja kapene sen mukaan, miten leveä tila kussain tulosteessa on varattu tekstinä. Ruudulla oleva tila tekstissä on myös nyt asemoitu yhtä leveäksi, kuin mahtuu määräystulosteella. Ellei tätä ruksia laiteta päälle, vaarana on, että laskulta jää pois osa tekstistä, tärkeitäkin merkintöjä, koska laskulle mahtuu aina tulostumaan vain määrätty määrä merkkejä. TYÖMÄÄRÄYKSEN HUOMAUTUKSEN SIIRTÄMINEN HUOMAUTUKSEKSI AJONEUVOLLE Jos huollon yhteydessä työmääräykselle lisätään huomautukseksi esimerkiksi, mitä ajoneuvolle on tehtävä seuraavassa huollossa (mitä jäi tekemättä), teksti saadaan työmääräyksen laskutusvaiheessa siirrettyä ajoneuvon huomautustekstiksi. Tällöin seuraavan kerran, kun ajoneuvo haetaan työmääräykselle, tämä huomautus nähdään. Huomautuksen lisäksi ohjelma laittaa tällöin päälle ruksin Näytä haettaessa (lisätiedot). Ohjelma kysyy, siirretäänkö huomautusteksti ajoneuvolle, määräyksen myynniksi hyväksymisvaiheessa, ja näyttää, mikä huomautusteksti on, jotta tarpeettomilta huomautuksilta vältytään. Toiminto asetetaan päälle kohdasta Korjaamoasetukset Työmääräysruutu Ehdota määräyksen huomautustekstin tallentamista ajoneuvolle. USEIDEN AJONEUVOJEN PERUSTAMINEN PERÄKKÄIN, SÄILYTTÄEN VANHAT TIEDOT POHJALLA Version uudet ominaisuudet

51 Useita samanlaisia ajoneuvoja voidaan perustaa peräkkäin OK, Uusi toiminnolla, jättäen vanhat tiedot pohjalle. Tarve koskee ainakin konekauppaa, kun myydään asiakkaalle useita samanlaisia koneita, joissa on sama merkki ja malli, mutta luonnollisesti mm. eri sarjanumero. Toimintoa käytettäessä rekisterinumeroa, sarjanumeroa ja rekisteröintipäivää ei jätetä pohjaksi seuraavalle ajoneuvolle. KILOMETRIEN JA KÄYTTÖTUNTIEN VAIHTOEHTOISEKSI TERMIKSI MITTARILUKEMA Oletuksena ajoneuvon tiedoissa ja määräyksillä lukee termi kilometrit (km). Toisena vaihtoehtona on ollut käyttötunnit. Kun korjaamoilla korjataan sekä ajoneuvoja että koneita, on uutena vaihtoehtona Mittarilukema, joka sopii kaikkiin käyttötilanteisiin. Tämä tulostuu siis tällöin mm. työmääräyksille ja huoltohistoriaan. Nimitys asetetaan kohdasta Korjaamoasetukset Korjaamon oletustiedot Mittarilukeman nimitys. MINIMIKATETARKISTUS MYÖS TYÖMÄÄRÄYKSEN MYYNNIKSI PÄÄTTÄMISVAIHEESSA Työmääräyksellä on ollut minimikatetarkistus tuotteita ruudulle haettaessa. Nyt tarkistus on myös työmääräyksen päättämisvaiheessa, kuten on ennestään muilla myyntitapahtumilla. Näin laskutusvaiheessa viimeistään mahdolliset alitukset tulevat tarkistettua. LÄHETERIVIEN HAKEMINEN TYÖMÄÄRÄYKSELLE JA VARASTOTARKISTUSTEN OHITTAMINEN Vaikka tämä ei suositeltavaa olekaan, työmääräykselle on mahdollista hakea läheterivejä ja laskuttaa ne osana työmääräystä. Tällöin ohjelma huomioi nyt nämä siltä osin, että jos kyseistä tuotetta ei ole enää varastossa, ohjelma aiemmin on varoittanut puuttuvasta varastosaldosta ja asetusten perusteella jopa estänyt myynnin. Nyt läheterivejä ei enää työmääräyksen päättämisessä tarkisteta varastotietojen osalta, koska ne ovat jo aiemmin poistuneet varastosta. VAPAAMUOTOISEN TEKSTIVIESTIN LÄHETTÄMINEN SUORAAN TAPAHTUMAN ASIAKKAALLE Mahdollisuus koskee ohjelman tekstiviestipalvelun käyttäjiä. Työmääräysruudussa, ja myös kassamyyntiruudussa, ja läheteruudussa (ja muissa vastaavissa) voidaan asiakastietojen kohdalla Apu- valikosta käynnistää suoraan tekstiviestin lähetys asiakkaalle (perusversiossa hiiren oikealla asiakkaan kohdalta). Valikossa on toiminto Lähetä tekstiviesti, joka hakee matkapuhelinnumeron asiakastiedoista. Jos se on tyhjä, voi numeron syöttää ruudulla. Määräystä käsiteltäessä voidaan siis laittaa helposti ilmoitus, kuten milloin huolto tulee valmistumaan, ilmoittaa kustannuksista tai vastaavaa. Ruudulla voi tallentaa tietyn tekstin vakiotekstiksi, ja lisätä vakiotekstin yhdellä napilla kirjoitettavan viestin perään. Version uudet ominaisuudet

52 LASKUTUSVAIHEESSA PÄÄASENTAJAN JA MYYJÄN TARKISTUS- JA VAIHTOTOIMINOT TYÖMÄÄRÄYSMYYNNIN PÄÄTTÄMISESSÄ NÄKYVISSÄ MÄÄRÄYKSEN PÄÄASENTAJA JA MYYJÄ Päätettäessä työmääräystä myynniksi, näkyy uutena tietona määräyksen pääasentaja ja myyjä/työnjohtaja. Näin tieto tulee varmistettua, ja korjaus voidaan tehdä saman tien, ilman hyvittämistä ja uudelleen laskuttamista. TYÖMÄÄRÄYKSEN OSITUSTOIMINNOSSA PÄÄASENTAJAN VAIHTAMINEN Työmääräyslistalta hiiren oikealla (Ctrl+L) käynnistyvässä laskutustoiminnossa (ositustoiminto), voidaan nähdä laskutusvaiheessa pääasentaja ja sitä voidaan tarvittaessa muuttaa suoraan. Jos työtä on tehnyt useampia asentajia, pitää valinnat toki kuitenkin tehdä määräysruudulla. Ohjelma kysyy pääasentajaa vaihdettaessa, vaihdetaanko tämä asentajaksi kaikille riveille. TYÖMÄÄRÄYKSEN TUOTTEIDEN OSTOHINTOJEN PÄIVITYS LASKUTUSHETKELLÄ Uusi asetus koskee työmääräyksen varaosien katteiden laskentaa. Normaalisti ostohinta tai keskihinta lasketaan määräyksen tuoteriville, kun varaosa lisätään työmääräykselle. Tällöin jos tapahtuu muutoksia varaosien ostohinnassa sinä aikana, kun tuote on avoimena työmääräyksellä, ne eivät normaalitilanteessa välity katelaskentaan. Tämä asetus päivittää rivien katteet kun määräys päätetään myynniksi. Keskihinnat menevät tuotteilla aina todellisen varastoon lisäämisen hinnan mukaisesti, joten niihin tällä ei ole vaikutusta. Esimerkiksi jos tuote lisätään ensin työmääräykselle, sen jälkeen hankitaan se toimittajalta, ja tällöin ostohinta on eri, tämän asetuksen päällä ollessa rivin kate tulee viimeisimmän myyntihetken ostohinnan mukaan. TYÖAIKAKUITTAUKSET: PÄIVITETÄÄNKÖ MÄÄRÄYKSEN TYÖAIKA KUITTAUKSEN MUKAAN Työajan lopetuskuittausta varten voidaan määritellä, ehdottaako ohjelma työmääräyksen ajan ehdottamista kuittauksen mukaiseksi. Valinta on Korjaamoasetukset Työajanseuranta Työaikakuittauksen kokonaistyöajan päivityksen oletusarvo. Version uudet ominaisuudet

53 ASENTAJARAPORTTI SISÄISISTÄ TÖISTÄ Myös sisäisistä töistä voidaan nyt saada asentajakohtainen raportti. Tämä valitaan normaalia työntekijäraporttia raporttia (päävalikosta Työt Raportit) otettaessa ruksaamalla Vain sisäiset myynnit. TYÖMÄÄRÄYSTÄ HYVITETTÄESSÄ MAHDOLLISUUS SYÖTTÄÄ HYVITYSKOMMENTTI Työmääräystä hyvitettäessä ei hyvityslaskulle normaalisti ole mahdollista lisätä tekstiä, kuten miksi hyvitys tai palautus tehdään ym. Nyt voidaan asettaa päälle toiminto, että ohjelma kysyy vapaan kommenttitekstin hyvitystä tehtäessä, joka tulee tuoterivien alkuun hyvityslaskulle. Jos työmääräys laskutetaan uudelleen (sitä ei peruta tai poisteta), tämä kommenttirivi tulee poistaa ennen uudelleenlaskutusta. Toiminto otetaan käyttöön asetuksella Korjaamoasetukset Työmääräyslista Hyvitettäessä kysy hyvityslaskulle lisättävää kommenttitekstiä. MANUAALISESTI LASKUTETUKSI MERKITYN TYÖMÄÄRÄYKSEN RIVIEN LUKITTAMINEN Jos työmääräys on merkitty manuaalisesti laskutetuksi, muuttamalla työmääräyksen tilaksi LASKUTETTU, sen rivit lukitaan nyt samalla tavalla, kuin määräys olisi laskutettu normaaliin tapaan. Rivien muuttamista eikä uusien rivien lisäämistä ei siis sallita. Erillisellä asetuksella koko laskutetun määräyksen avaaminen voidaan estää. TYÖMÄÄRÄYKSEN PÄIVITTÄMINEN NETTOHINNOILLE RAJATTAVISSA KÄYTTÖOIKEUKSILLA Työmääräysruudulla hiiren oikealla oleva toiminto Muuta myyntihinnat ostohinnoiksi on nyt näkyvissä vain, jos käyttöoikeustaso antaa luvan ostohintojen näkemiseen. MUITA PARANNUKSIA KORJAAMOTOIMINTOIHIN Ajoneuvojen hallintaruudulla ovat nyt pikanäppäimet F3 ja F4 ajoneuvojen lisäämiseen ja tietojen avaukseen. Ohjelma perustaa automaattisesti tuotteet pientarvikelisää, alv- osuutta ja omavastuu-osuutta varten, kun niitä ensimmäisen kerran käytetään. Aiemmin ne on pitänyt perustaa ruudulla neuvotuilla tuotekoodeilla. Version uudet ominaisuudet

54 TYÖMÄÄRÄYKSEN TULOSTUSVALINNAT MÄÄRÄYKSEN TULOSTAMINEN TILANNEKOHTAISESTI ILMAN TUOTEKOODEJA Työmääräys voidaan tulostaa tarpeen mukaan tulostusvaiheessa joko tuotekoodeilla tai ilman. Asetuksessa Tulostusasetukset Korjaamotulostus Tulosta työmääräys ilman tuotekoodeja on uutena vaihtoehtona Valinta tulostusruudulla. Tällöin työmääräyksen tulostusruudulla näkyy tälle valintaruksi. MÄÄRÄYKSEN TULOSTAMINEN TILANNEKOHTAISESTI ILMAN AJONEUVOTIETOJA Työmääräyksen tulostusasetuksissa on asetus Määräyksen tulostus valinnaisesti ilman ajoneuvotietoja. Kun tämä on päällä, työmääräyksen tulostuskyselyssä on valintaruksi Älä tulosta ajoneuvotietoja. Tällöin tulosteelta jätetään pois rekisterinumero, valmistenumero, merkki, malli ja vuosimalli. Tulostetta asemoidaan samalla muutenkin, jotta tulosteelle ei jää paljoa tyhjää tilaa. TYÖMÄÄRÄYSNUMERON TULOSTAMINEN TYÖLASKUILLA VALINNAISEEN KOHTAAN Työmääräysnumero saadaan haluttaessa pois laskunumeron vierestä, jotta laskunumero ei sekoitu asiakkailla työmääräysnumeroon. Työmääräysnumero tulostuu tällöin ajoneuvotietojen yhteyteen, rekisterinumeron yläpuolelle. Uusi tulostuskohta voidaan valita kohdassa Tulostusasetukset Korjaamotulostus Määräysnumeron tulostuspaikka työlaskulla. Oletuksena säilyy entinen paikka. TYÖMÄÄRÄYSTEN ALATEKSTIEN TEKSTIKOON MÄÄRITTELY Version uudet ominaisuudet

55 Työmääräyksille vaikuttaa myös uusi valinta, jolla voidaan valita ala- ja ylätekstien tekstikoko (tarvittaessa pienemmäksi). Tämä asetetaan kohdassa Tulostusasetukset Tulostus Tapahtumien ala- ja ylätekstien tekstikoko. PIDENNETYN VASTAANOTTOKUITTAUKSEN TEKSTIKOON MÄÄRITTELY Käytettäessä työmääräyksillä pidennettyä vastaanottokuittausta, voidaan tekstin kokoa pienentää, jotta erilaiset ehdot ja muut mahtuvat paremmin. Eikä työmääräys näiden ehtojen vuoksi mene niin helposti kahdelle sivulle. TRAFI / AKE- KYSELY TIETOJEN AVAAMINEN KOKO RUUDUN KOKOON (PYSTYSUUNNASSA) Kun ajoneuvotietoja täydellisinä katsotaan normaalisti Lisätiedot 3- välilehden pienestä ruudusta, voidaan ne avata koko ruudun kokoon Lisätiedot 3- välilehden painikkeesta AKE-tiedot koko ruutuun. Tällöin ne avautuvat suoraan avattuina näkyviin. Tiedot voidaan pienentää hakupuuksi ruudun pienennysnäppäimellä, ja siirtyä sitä kautta haluttuun alakohtaan. HALTIJAN NIMEN TALLENTAMINEN AKE- KYSELYSTÄ AJONEUVOLLE Jos kyselyssä haetaan omistaja/haltijatiedot, ja asiakkaaksi perustetaan joku muu osapuoli kuin haltija (yleensä omistaja), ohjelma kysyy, tallennetaanko haltijan nimi ajoneuvon tietoihin. Se saadaan edelleen tulostumaan myös työmääräykselle. MAHDOLLISUUS TEHDÄ KYSELY AUTOMAATTISESTI KUN REKISTERINUMERO SYÖTETÄÄN Ajoneuvoruudulla voidaan valita oheinen ruksi, jos halutaan että aina kun rekisteri syötetään ja painetaan Enteriä, halutaan ohjelman tekevän kysely. Ruksi tallentuu konekohtaisesti. VANHA AKE/TRAFI- KYSELY POISTUNUT KÄYTÖSTÄ, UUDEN AUTOMAATTINEN AKTIVOINTI Uusi versio aktivoi uuden tyyppisen TRAFI- kyselyn ilman, että salasanaksi tarvitsee syöttää käyttäjätunnusta. Jos salasana on tyhjä, ohjelma generoi uuden salasanan automaattisesti. Eli kyselyt ohjautuvat uuteen palveluun aina ja ilman toimenpiteitä (Tämä piirre tuli mukana jo kesän 2010 alv- päivityksissä). Version uudet ominaisuudet

56 TYÖKALENTERI VARAUSTEN TEKEMINEN JA NÄKEMINEN SUORAAN TYÖMÄÄRÄYSRUUDULTA Kun työmääräysruudulla on ensin tehty kustannusarvio tai työmääräys ja asiakas haluaa tilata työn, onnistuu ajan varaaminen entistä suoraviivaisemmin. Työmääräysruudulla on välilehti Ajanvaraus. Täällä näkyvät aina jo tehdyt ajanvaraukset työlle. Välilehden voi avata näppäinyhdistelmällä Alt+A. Uuden varauksen teko tapahtuu painikkeesta Työkalenteri tai painamalla Alt+K, kun tämä välilehti on auki. Kuvan Päivitä lista- painikkeella voi saada päivitettyä näkyviin samaan aikaan muilla koneilla tehdyt muutokset. Kun työkalenteri avataan tästä kohdasta, tehdään varaus muuten normaaliin tapaan, mutta kun se on tehty, painetaan työkalenterissa painiketta Varauksen työmääräys F3. Samalle määräykselle voidaan tässä vaiheessa tehdä tarvittaessa myös useita varauksia (esim. varata aikaa usealle asentajalle). Sama voidaan tehdä hiiren oikealla, kohdasta Liitä työmääräykseen. Työmääräysruudulle palataan sulkemalla työkalenteri. Kalenteri ei siis sulkeudu automaattisesti varauksen teon jälkeen, sillä aikoja voidaan haluta varata useampia samalle työlle. TYÖKALENTERISTA MAHDOLLISUUS PERUSTAA SUORAAN UUSI TYÖMÄÄRÄYS Töiden syöttöä ja ajanvaraamista voi nyt käyttää myös siten, että työmääräys kirjataan ensin, ja työmääräysruudulta käynnistetään ajan varaaminen avaamalla työkalenteri. Tällöin ei siis ensin varata aikaa, vaan tehdään työmääräys ilman kohdistusta ajanvaraukseen. Tätä käyttötapaa varten määräysruudulla on nyt painike Uusi työmääräys F5, jolla käynnistyy työmääräyksen teko. Työmääräysruudulta voidaan sitten edellä kerrotulla tavalla käynnistää työkalenteri ja työn hyväksymisen jälkeen palata lopuksi työkalenteriruudulle. Version uudet ominaisuudet

57 TYÖKALENTERISSA TYÖN HELPOMPI LIITTÄMINEN AJANVARAUKSEEN Työkalenterissa hiiren oikealla käynnistävässä toiminnossa Liitä varaus työmääräykseen voidaan nyt rajata määräyksiä määräysnumerolla, rekisterillä, asiakasnumerolla sekä työn tilalla. Lista voidaan järjestää esimerkiksi sarakeotsikoista napsauttamalla haluttuun järjestykseen. TYÖMÄÄRÄYKSELLE VARAUKSEN PÄIVÄMÄÄRÄN EHDOTTAMISEN VALITSEMINEN Työkalenterin kautta perustettavalle työmääräykselle tuleva määräyksen kirjauspäivämäärä on valittavissa. Vaihtoehdot ovat että kalenterin päivää ei ehdoteta / joka kerta tuleva kysymys / päivämäärän tulo automaattisesti. Asetus on kohdassa Korjaamoasetukset Ajanvaraus Ehdota varauksen työmääräykselle varauksen päivämäärää. TYÖKALENTERISSA OSAT TILATTU TIEDON NÄYTTÄMINEN Jos asentajia on ruudulla paljon, ja sarakkeet ovat kapeat, ei teksti Osat tilattu mahdu näkyviin. Tähän tilanteeseen on toteutettu tähti- merkki (*)varauksen otsikkotietoihin. Tämä näkyy myös selitteenä ruudulla. Vaikka merkintä on näin ollen pieni, näkee työnjohtaja siitä tarvittavan asian. AJANVARAUS- LAPUN TULOSTAMINEN ASIAKKAALLE, SEKÄ A4- ETTÄ KUITTIKIRJOITIN KOOSSA Ajanvarauksesta voidaan nyt tulostaa asiakkaalle muistilappu, kun asiakas varaa ns. tiskin yli huoltoajan. Jos käytössä on kuittikirjoitin, tulostus ohjautuu automaattisesti kuittikirjoittimelle, muussa tapaukessa tulostuu A4- tuloste. Tulosteella näkyy korjaamon tiedot, vapaasti määritettävä huomautusteksti, varauksen päivä ja kellonaika, sekä jos ajanvaraukseen on liitetty ajoneuvo tai asiakas, niin myös ajoneuvon rekisteri, merkki ja malli sekä asiakkaan nimi. Version uudet ominaisuudet

58 Tulosteen otsikko ja sille tulostuva vapaa teksti määritellään asetusten kohdassa Korjaamoasetukset Ajanvaraus. TOISTUVIEN AJANVARAUSTEN UUSI KÄYTTÖTAPA: KÄSITTELY ITSENÄISINÄ SEKÄ RYHMÄNÄ Toistuvien ajanvarausten käsittely on uudistettu. Aiemmin toistuvat ajanvaraukset olivat olleet toistensa identtisiä kopioita, esimerkiksi lomamerkintöjä. Nyt toistuvia ajanvarauksia voidaan lisätä niin, että kun varaukselle kohdistetaan työmääräys, tämä koskee vain yhtä varausta, eikä kaikkia toistuvia kopiovarauksia. Poistettaessa toistuvaa ajanvarausta, tulee kysymys, poistetaanko vain kyseinen (sen päivän) varaus, vai kaikki kerralla lisätyt toistuvat varaukset. Voidaan poistaa kaikki varaukset myös kuluvasta päivästä eteenpäin, eli vielä toteutumattomat. Tätä varten varauksilla on nyt kaksi tunnistetta, ryhmätunnus ja normaali varaustunnus, joita ei ruudulla näy, mutta joilla ohjelma erittelee toistuvat ikään kuin ryhmävarauksina. TYÖKALENTERISSA OMA VÄRI TARKISTETTU- TILASSA OLEVILLE TÖILLE Työkalenterissa on oma vaaleanvihreä värinsä Tarkistettu- tilassa olevien työmääräysten varauksille. (Ominaisuus on toteutettu myös tuotantoversion alv-päivityksiin). Version uudet ominaisuudet

59 AUTODATA ONLINE LIITÄNTÄ* AVAUS JA TUNNUSTEN PYYTÄMINEN Kun käytössä on Autodata Online palvelu, ja ohjelmasta on täysversio, ei liitännän avauksesta tule kustannuksia. Tällöin otetaan ensin yhteys Autodataan (yhteystiedot kts. ja pyydetään avaamaan FuturSoftliitäntä. Tällöin saadaan tietyn käsittelyajan puitteissa käyttäjätunnukset liitäntään, sekä liitännän rekisteröintikoodi ohjelmaan. Näillä käyttöönotto tapahtuu seuraavalla tavalla. Jos käytössä on Autodata CD, ja halutaan vaihtaa käyttämään Autodata Online versiota, onnistuu se ottamalla yhteyttä Autodataan (Ei tarvetta odottaa seuraavaan laskutuskauden vaihtumiseen). Täysversion avauksen voi tilata FuturSoftin myynnistä, KÄYTTÖÖNOTTO Ensin syötetään Autodatalta saatu rekisteröintikoodi kohdassa Asetukset Lisätoimintojen käyttöönotto. Hakukenttään voidaan kirjoittaa Autodata, jolla löytyy Liitäntä Autodata Online. Tätä napsauttamalla päästään syöttämään saatu rekisteröintikoodi. Autodatan asetukset ovat nyt omalla välilehdellään. Mennään asetusten kohtaan Korjaamoasetukset Autodata. Täällä syötetään Autodata Online käyttäjätunnus ja salasana. Palvelinosoite pitäisi olla valmiina oikein, mutta sen voi tarvittaessa täydentää kuvan mukaiseksi. Liitäntätapa- kohtaan asetetaan Autodata Online. Samalla voi valita kirjainkoon ja käytettävän tuntiveloituksen. KÄYTTÖ Ensin haetaan työmääräykselle ajoneuvo. Koska liitäntä käyttää hyväksi rekisterinumeroa, ajoneuvo on siis tärkeä valita ennen liitännän käynnistämistä. Liitäntää käytetään käynnistämällä Autodata nuolesta ja hakemalla työt ja korjausten ohjeajat logopainikkeesta. Kun palvelu käynnistyy, se hakee ajoneuvotiedot ja näyttää ne. Kuvassa näkyvästä sinisestä Autodata-logosta käynnistyy varsinainen Autodata Online, ja Korjausten valinta- välilehdeltä päästään valitsemaan ohjeaikoja. Kun korjausten ohjeaikoja valitaan, ne näkyvät ruudulla (kts. kuva). Heti kun ne on lisätty, ne ovat noudettavissa FuturSoftin puolelle Autodata- painikkeesta. Liitäntä muuntaa työnimikkeet, esim. I &A= Irroitus ja asennus. Jos Selvitys- kenttä on käytössä määräysruudulla, tekeminen viedään siihen, muutoin se yhdistetään tehtäväkenttään. Version uudet ominaisuudet

60 OSTOTOIMINNOT - OSTOTILAUSKIRJA JA YLEISET TOIMINNOT TILAUSEHDOTUSTEN AVAUSRUUDULLA NÄKYVISSÄ, MIHIN MENNESSÄ TILAUKSET TEHTÄVÄ Tilausehdotusten yhteenvetoruudulle saadaan näkyviin uutena sarakkeena Aikaisin toimituspvm. Tämä lisätään ruudulla hiiren oikealla, kohdasta Lisäsarakkeet. Päivä näkyy, jos tilausehdotuksella on pikatilausten rivejä, ja näissä on syötettynä sovittu toimituspäivä. Ruudulla näkyy tilausehdotuksen sovituista toimituspäivistä aikaisin, eli jolloin ainakin tietty tuote pitää olla varastossa. Sovittu toimituspäivä syötetään pikatilausruudulla kohdassa Toimituspvm. TARJOUSPYYNNÖN TULOSTUS OSTOTILAUSRUUDULTA Jos toimittajilta ei saa ajantasaisia hinnastoja, voi olla tarpeen lähettää tuotteista ensin tarjouspyyntö. Tällöin on siis jo tiedossa tuotteet, jotka tarvitaan, ja ne ovat toimittajan ostotilauskirjalla. Tilauksen sijaan tarjouspyynnön tulostus tapahtuu ruksaamalla ostotilausruudulla ruksia Tulosta tarjouspyyntönä. Sen jälkeen tuloste avautuu esikatseluun kun painetaan Välitulosta. Tulosteeseen ei tulostu mm. hintoja eikä tilaustyyppiä, ja otsikoksi tulee Tarjouspyyntö. Ruudun Tekstit- välilehdellä voidaan lisätä uudet ala- ja ylätekstit, joista valitaan sopiva, kun tarjouspyyntö tulostetaan. Siellä voi siis tehdä ylätekstin, jossa lukee esim. Pyydämme tarjouksen seuraavista tuotteista. LISÄALENNUSPROSENTIN SYÖTTÄMINEN KAIKILLE TILAUKSEN RIVEILLE Jos ostotilausta tehtäessä tiedetään, että saadaan kaikista riveistä lisäalennus, esimerkiksi 3 %, voidaan se kirjata kaikille riveille jo ostotilausruudulla. Näin varastoontulovaiheessa tai laskuntarkistusvaiheessa ei tarvita korjauksia. Tämä tapahtuu syöttämällä prosentti ensin jollekin riville. Sen jälkeen painetaan rivin kohdalla hiiren oikeaa, ja valikosta toimintoa Anna rivin alennusprosentti x % myös muille riveille. LÄHETETTYJEN OSTOTILAUSTEN SELAUKSESSA TALLENTUVA JÄRJESTYS Lähetettyjen ostotilausten selausruudulla voidaan tallentaa rivien järjestys ruudulla valituksi, jolloin tuoterivit voidaan saada esimerkiksi pysyvästi tuotekoodijärjestykseen. Ruksi Tallenna rivien järjestys on ruudun alareunassa. HINTAHISTORIASSA TUOTTEEN TOIMITTAJAN RINNALLE OSTOTILAUKSEN TOIMITTAJA Hintahistoriaan Ostot- välilehdelle voidaan saada näkyviin tuotteen toimittajanumeron rinnalle toimittajan numero, jolta tuote on ostotilauksella ostettu. Tämä on tarpeen jos samoja tuotteita tilataan useilta toimittajilta. Tämä lisätään näkyviin hiiren oikealla, kohdasta Lisäsarakkeet. Version uudet ominaisuudet

61 OSTOTILAUSTOIMINNOT AUTOMAATTISET TILAUSEHDOTUKSET HÄLYTYSRAJOILLA ENNAKKOTILAUSTEN TEKO Esimerkiksi konekaupassa on tapana tehdä ennakkotilauksia, joiden toimitusaika voi olla useita kuukausia. Kun ostotilaukselle valitaan tilauskirja- ruudulla uusi valinta Ennakkotilaus, tilaus käsitellään hälytysrajojen pohjalta otettavassa tilausehdotuksessa erikseen normaalitilauksista. Tällöin automaattinen lisääminen- toiminnossa ruksataan valintojen Yleiset- välilehdeltä Jätä tilatuista määristä pois ennakkotilaukset. Kun ennakkotilausten saapuminen lähenee, voidaan tämä ruksi pois ottamalla saada ohjelma tilaamaan jälleen normaalisti, huomioiden tulossa olevat tuotteet. NOPEUTETTU TAPA TILAUSEHDOTUKSEN OTTAMISEEN Ruudulla on ennestään rajaus, että haetaan vain esimerkiksi 3 pv sisällä myydyt tuotteet. Sen käytössä on aiemmin ollut kuitenkin rajoitteena, että aivan uudet tuotteet eivät tule ehdotukselle, tai ne, joille on juuri vasta syötetty hälytysrajat. Nyt nämä saadaan mukaan kuvan ruksilla. Lisäksi voidaan ruksata tämän alapuolelta, että viimeisellä myyntipäivällä rajauksessa otetaan huomioon kaikki toimittajat, vaikka halutaan tilata vain tietyn toimittajan tuotteet. Tällöin jos tuotetyypissä on myyty viimeksi toisen toimittajan tuotetta, vastaava tuote ei jää pois sen toimittajan tilaukselta, jolta se tilataan, esimerkiksi edullisimman hinnan mukaan. Näitä valintoja käyttämällä tilausehdotuksen ottaminen nopeutuu moninkertaisesti. Välillä voi ruksit poistamalla varmistaa, ettei ole kertynyt muuta tilattavaa. MAHDOLLISUUS OTTAA EHDOTUS USEILTA TOIMITTAJILTA TAI RYHMÄLTÄ KERRALLA Automaattinen lisääminen- toiminnossa voidaan rajata kerralla useita toimittajia, erottamalla nämä TAI komennolla. Esimerkiksi toimittajanumeroon voidaan syöttää 1 TAI 2 TAI 3. Aikaisemmin tämä on saattanut toimia, ellei tuotteita ole tilattu tuotetyypin mukaisesti, joka yleensä aiheuttaa toimittajan vaihtumisen alkuperäisestä. AUTOMAATTISESSA LISÄÄMISESSÄ VALINTA TUOTETYYPIN TILAUSMÄÄRÄÄ MÄÄRITETTÄESSÄ Kuvan valintaa Automaattinen lisääminen- ruudulla, ruudun Valinnat Tuotetyypit- välilehdellä voidaan käyttää, kun tilaaminen tehdään tuotetyyppien hälytysrajojen perusteella. Käyttötarve koskee tilannetta, että osaa tuotetyypin tuotteista tilataan itsenäisinä tuotteina. Tämän valinnan ollessa päällä, ohjelma ei ota huomioon tilatuista tuotteista itsenäisiä tuotteita, vaan ainoastaan ne, joilla tilaaminen tehdään tuotetyypin rajojen mukaan. Ellei ruksi ole päällä, voi käydä seuraavasti: ohjelma katsoo, että itsenäistä tuotetta on tilattuna 10. Vaikka tuotetyyppinä tilattavaa ei ole varastossa, sitä ei tilata, koska saman tuotetyypin tuotetta on jo tilattuna. Version uudet ominaisuudet

62 KESKEN OLEVIEN LÄHETTEIDEN TUOTTEIDEN JÄTTÄMINEN TILAAMATTA Tällä toiminnolla on tarkoitus estää ylivarastointia. Automaattisessa lisäämisessä voidaan määritellä, että jos tietty tuote on Kesken- tilassa olevalla lähetteellä, ohjelma käyttäytyy kuten tuote olisi vielä omassa varastossa. Tällöin siis asiakas voi vielä palauttaa tuotteet. Näin vältetään tilanne, että asiakas palauttaa tuotteen ja sitä on tilattu jo tilalle. Ottamalla ruksin päälle ja pois nähdään, mitkä tuotteet jäävät tämän perusteella tilaamatta, ja ne voidaan katsoa läpi esimerkiksi kerran päivässä. Valinta on Automaattinen lisääminen- ruudun Valinnat- kohdan välilehdellä Lisävalinnat. OSTOTILAUSTOIMINNOT VARASTOONTULON TOIMINNOT VARASTOONTULOSSA RIVIN HAKU TUOTEKOODILLA TAI EAN-KOODILLA. Tuoterivi voidaan hakea hakutoiminnolla tuotekoodilla tai EAN-koodilla. Painike on ruudun yläosassa, ja sen pikanäppäin on F6. Jos samaa tuotekoodia on usealla rivillä, hakee toiminto ensimmäisen rivin. Toimintoa voidaan käyttää myös viivakoodihakuun, joka toimii siis sekä EAN- koodilla, että tuotekoodista tulostetulla viivakoodilla. VARASTOONTULOSSA VAIN SAAPUNEIDEN RIVIEN NÄYTTÄMINEN Varastoontuloruudulla voidaan näyttää vain saapumattomat rivit, yläruudun alasvetovalikolla. Jos tilauksella on ollut esimerkiksi 100 riviä, ja niistä on jälkitoimituksessa vain yksi rivi, tämä helpottaa sen varastoon kirjaamista. Saapumistiedot katsotaan viimeiseltä tallennetulta varastoontulolta, joten rivit eivät ruudulla päivity sitä mukaa kun varastoontuloa syötetään. Avoimet rivit ovat niitä, joissa saapunut ja peruttu määrä ovat pienempi kuin tilattu määrä. Tämä valinta EI tallennu konekohtaisesti, vaan aina aluksi näkyvissä on kaikki rivit, virheiden välttämiseksi. VARASTOONTULOSSA TARROJEN TULOSTUS VAIN VALITUILLE RIVEILLE Tämä ominaisuus liittyy tarratulostus- lisämoduuliin. Varastoontulossa voidaan tulostaa tarrat vain valituille tuoteriveille. Tällöin rivit, joilta tarrat halutaan, valitaan ensin Ctrl tai Shift näppäin pohjassa. Tulostus tapahtuu yläosan painikkeilla Hintalaput valituille riveille ja Tarrat valituille riveille. Version uudet ominaisuudet

63 VARASTOONTULOVAIHEEN TARRALLE RIVIN VIITETEKSTIN TULOSTAMINEN Varastoontulossa voidaan tuotetarroille tulostaa rivin viite tarran vapaa tekstin kenttään. Tämä valitaan varastoontuloruudulla oikeassa yläreunassa kohdassa Tarroihin rivin viiteteksti. Ruksi toimii myös yhdessä aiemman valinnan Tarroihin asiakkaan nimi kanssa. Jos molemmat ruksit ovat päällä, ohjelma tulostaa asiakkaan nimen pikatilausten riveille, ja muille tilausrivin viitetekstin. YKSIKKÖMUUNNOKSET VARASTOONTULOSSA Yksikkömuunnosten avulla varastoontulossa voidaan muuntaa esimerkiksi yksi saapunut rulla lisäämään varastoon 25 metriä tuotetta. Toiminnot otetaan käyttöön asetuksella Yleiset asetukset Tuotteet Varastokertoimen käyttö. Siellä valitaan normaalisti Tuotekohtaisesti. Käytössä kaikille ei ole normaalikäytössä tarpeen, se olettaa, että jokaiselle tuotteelle määräkerrrointa käytetään myös varastokertoimena. Ylensä toiminto otetaan käyttöön tuote kerrallaan tiedot syöttäen. Muunnettava määrä syötetään tuotteen määräkerroin- kenttään. Lisäksi ruksataan Käytä määräkerrointa myös varastokertoimena. Termi varastokerroin merkitsee Varastoon tulo kerrointa, mutta termi on siis lyhennetty. Määräkertoimien käytöstä on ohjeissa erikseen, eli ellei tuotteilla ole ennestään niitä, kannattaa tutustua ensin määräkertoimien käyttöön. Kun toiminto on käytössä, näkyy varastoontuloruudulla kokonaan uusi sarake Var. muutos eli varastonmuutos. Varastoontuloruudun muut tiedot syötetään ostoyksiköissä, ja tämä tieto päivittyy tuotteen tiedoissa olevan (sen hetkisen) varastokertoimen mukaisesti. Kun esimerkiksi ostoyksikkö on yksi kappale ja yhtä kappaletta tuloutetaan 12 kpl varastoon, tällöin luonnollisesti esimerkiksi tilausmääräksi syötetään tuotteelle 1 tai 2 kpl, eli tilausmäärä syötetään ostoyksiköissä, jotta tilataan oikea määrä. Hälytysraja sen sijaan syötetään normaaleissa myyntiyksiköissä. Esimerkiksi hälytysraja saattaisi siis olla 5 (myyntiyksikössä) ja kiinteä tilausmäärä 1 (ostoyksikössä). Optimivarasto-tietoa ei kannata näiden tapauksessa käyttää, vaan kiinteää tilausmäärää. On huomioitava, että pikatilausten käyttäminen yhdessä näiden muunto- yksiköllisten kanssa ei toimi normaaliin tapaan, koska prosessissa tilattava määrä on 1, vaikka sitä saapuu esimerkiksi 12. Version uudet ominaisuudet

64 USEAN OSTOTILAUKSEN KIRJAAMINEN VARASTOON ILMAN VARASTOONTULORUUTUA Jos yrityksellä on paljon pieniä ostotilauksia, jotka ovat saapuneet oikeilla määrillä ja hinnoilla, ja ne halutaan kirjata kerralla varastoon, voidaan tätä toimintoa, joka ohittaa varastoontuloruudun käytön. Tällöin värjätään ensin Ctrl pohjassa halutut ostotilaukset. Sen jälkeen painetaan varastoontulon pääruudulla Kirjaa saapuminen. Kun useita on valittuna, ohjelma kysyy kuvan kysymyksen, kirjataanko tilaukset automaattisesti varastoon. Varastoonruutua ei tällöin avata. Jos varastoontuloruudulla on kuitenkin ruksattuna esimerkiksi tekstiviestien automaattinen lähetys tai tarrojen tulostus automaattisesti, nämä suoritetaan tällöin taustalla. Toimintoa kannattaa ottaa käyttöön huolellisesti, koska tietoja ei tällöin pääse luonnollisesti tarkistamaan ruudulla. VARASTOONTULOSSA LOPPUJEN RIVIEN MERKITSEMINEN PERUTUKSI TAI JÄLKITOIMITUKSEEN Jos varastoontulossa halutaan ensin syöttää saapuneet tuotteet, ja sen jälkeen merkitä loput kerralla perutuiksi tai jälkitoimitukseen, tämä tapahtuu valitsemalla ensin joko perutuiksi tai jälkitoimitukseen ja painamalla Merkitse käsittelemättömät. Voidaan myös valita ruksivalinnalla, että tämä tapahtuu automaattisesti aina, kun tilaus kirjataan varastoon. OSTOTILAUSTOIMINNOT - TILAUSVAHVISTUKSET UUSIEN TUOTERIVIEN LISÄÄMINEN TILAUSVAHVISTUKSILTA OSTOTILAUKSILLE Tilausvahvistusten luennassa voidaan tilausvahvistuksilla tulevat, toimittajan lisäämät uudet tuoterivit lisättyä automaattisesti ostotilaukselle. Määrät ja hinnat tulevat tilausvahvistuksen mukaan. Tällöin tuotteiden varastoontulovaiheessa rivejä ei tarvitse siis lisätä manuaalisesti. On kuitenkin syytä tarkistaa, että kultakin toimittajalta esimerkiksi hinnat tulevat vahvistuksilla oikein (osto/myyntihinta, hintojen verollisuus) ennen toiminnon käyttöönottoa. Toiminnolla voidaan käsitellä esimerkiksi korvatut tuotteet, runkoveloitukset ja vastaavat. Toimintoa käyttöönotettaessa pitää varmistaa, ettei omilta toimittajilta tule puutteellisia tai virheellisiä tietoja uusien rivien yhteydessä. Joka tapauksessa varastoontulovaiheessa pitää tarkistaa ja tarvittaessa täydentää tiedot. Toiminto otetaan käyttöön tilausvahvistusten hakuruudun alareunan valintaruksilla. TILAUSVAHVISTUKSELLA TULEVIEN OSTOHINTOJEN KÄSITTELY Version uudet ominaisuudet

65 Monilta toimittajilta tulee tilausvahvistuksella ostohinnat. Näiden vertaaminen omiin hintoihin voidaan laittaa päälle valinnalla Huomauta jos vahvistuksen ostohinta eroaa. Tämä tarkoittaa, että hinta eroaa oman ostotilausrivin hinnasta, jolloin varastoontulo tapahtuisi väärällä hinnalla. Toinen vaihtoehto on Päivitä vahvistuksen ostohinnat ostotilaukselle. Ensin suositellaan laittamaan päälle pelkkä huomautus. Jos havaitaan, että muutokset ovat aiheellisia ja ne voidaan päivittää automaattisesti, voidaan laittaa päälle automaattinen päivitys. Tämä ei muuta omia ostohintoja, tai esimerkiksi tuoteryhmien alennuksia. Poikkeava hinta voi olla myös kampanjahinta, tai erillinen sovittu hinta. Näin ollen on oleellista, että korjaus tapahtuu nimenomaan tälle ostotilaukselle. Jos havaitaan, että ostohinnat poikkeavat säännönmukaisesti, on suositeltavaa ajaa toimittajan hinnastopäivitys, tai korjata esimerkiksi tuoteryhmälle oikea ostoalennusprosentti. Tai kirjata toistuva nettohinta ostotarjoukseksi, jolloin se tulee ostotilaukselle automaattisesti. Toiminnot otetaan käyttöön tilausvahvistusten hakuruudun alareunan valintarukseilla. TUOTERIVIEN SIIRTO MUISTILAPPU-TOIMINNOLLA* YLEISTÄ JA RIVIEN TALLENTAMINEN Muistilapputoiminnoilla voidaan myynti-, lähete- ja ostotilausruuduilla valita ruudun riveistä halutut rivit ja siirtää ne toiseen tapahtumaan tai kokonaan toiseen tietokantaan (kuten toiseen toimipisteeseen tai toiseen yritykseen). Eli esimerkiksi kun asiakkaalta kirjataan hänen tilaamansa tuotteet, voidaan avata ohjelma toisesta toimipisteestä, ja siirtää tietyt rivit siellä lähetteelle, ja poistaa ne toisen toimipisteen ruudulta. Rivit merkitään pitämällä Ctrl pohjassa, ja merkitsemällä rivit hiirellä. Voidaan myös siirtää tai kopioida esimerkiksi kaikki myyntiruudun rivit ostotilaukseen. Ei ole poissuljettua, että tuotelista lähetettäisiin myös sähköpostitse toiselle yritykselle, joka voi hakea tuotteet helposti. Valitut rivit tulevat näkyviin sinisellä taustavärillä. Tämän jälkeen rivit tallennetaan Lisätoiminnot- painikkeen alta toiminnolla Tallenna valitut rivit muistilapuksi. Lisätoiminnot- valikosta valitaan, poistetaanko tallennetut rivit ruudulta. Valinta tallentuu konekohtaisesti. Rivit on siis mahdollista myös jättää, jolloin toiminto toimii rivien kopioinnin työkaluna. Jos halutaan tallentaa kaikki ruudun rivit muistilapuksi ilman rivien valintaa, voidaan painaa suoraan Ctrl+Shift+1. Valikosta voidaan myös valita kaikki rivit kerralla tai nollata valinnat (kts. kuva). RIVIEN HAKEMINEN Ennan hakua voidaan tarvittaessa vaihtaa esimerkiksi toiseen toimipisteeseen tai yritykseen. Haettaessa painetaan Lisätoiminnot- apuvalikosta Hae rivit muistilapulta (pikanäppäin Ctrl+2). Jos muistilappuja on tallennushakemistossa Version uudet ominaisuudet

66 yksi, muistilappu haetaan suoraan. Jos lappuja on useampia tai ei yhtään, avautuu hakuruutu. Jos halutaan avata joka tapauksessa hakuruutu, painamalla Ctrl+Shift+2, ohjelma ei hae muistilappua suoraan, vaan tulee aina valinta. MUUTA Muistilaput ovat siis yhteensopivia siten, että rivit voidaan tallentaa muistilapuksi esimerkiksi läheteruudulla, ja hakea nämä sen jälkeen esimerkiksi ostotilausruudulle. On kuitenkin huomioitava, että hintalapussa hinnat siirtyvät aina sellaisenaan, eli osto- ja myyntipuolen välillä hinnat pitää huomioida. Kun muistilappuja haetaan ja niitä on useampia, tiedostonimi kertoo, missä toiminnossa ja milloin muistilappu on tallennettu. Ohjelma kertoo tiedostonimen myös, kun muistilappu tallennetaan. Tiedostot tallentuvat ohjelman asennushakemiston alle Muistilaput- alikansioon. Tiedostonimen alku kertoo, miltä ruudulta rivit on tallennettu, sen jälkeen näkyy käyttäjätunnus, päivämäärä ja kellonaika. Samalla minuutilla saman käyttäjän tallentama muistilappu tallentuu entisen päälle. ASIAKASHINNASTOJEN TEKO ASIAKASHINNASTON TEKO TUOTETYYPPIKOODEIN Jos yritys käyttää myynnissä tuotetyypin koodia normaalin tuotekoodin sijaan, voidaan nyt myös asiakashinnasto tehdä tyyppikoodein. Esimerkki: kaikkien toimittajien yhteensopiva jarrupala myydään tyyppikoodilla 12345, joka on esimerkiksi tietyn toimittajan tuotekoodi, alkuperäisnumero tai itse tehty numero. Tällä tavalla hinnasto voidaan tehdä em. tuotekoodilla Jos halutaan toimia niin, että myynti tehdään tyyppikoodeilla, laitetaan asetus Yleiset asetukset Tuotetyypit Tyyppikoodilla myyminen=oletuksena. Jos hinnasto tehdään tyyppikoodein, tyyppikoodi viedään aina, kun tuote kuuluu tuotetyyppiin, muussa tapauksessa tuote jätetään kokonaan pois hinnastosta. Tällöin hinnaston teon jälkeen ohjelma kertoo, montako tuotetta on jätetty pois hinnastosta. Näin hinnastoon ei pääse tulemaan sekaisin tuotekoodeja ja tyyppikoodeja. Valinta tehdään hinnaston tekoruudulla valintakohdassa Tuotekoodi / Tyyppikoodi. Hinnaston rajauksissa on huomioitava, että hinnastoon tulevat kaikki tuotetyyppiin kuuluvat tuotteet, mutta vain viimeisin niistä jää voimaan, kun hinnasto päivitetään. Yleensä tällöin hinnoittelu tapahtuu hinnoittelutuotteen perusteella, jolloin kaikille tuotetyypin tuotteille tulee hinnaksi sama hinnoittelutuotteen hinta. EI- VARASTOTUOTTEIDEN MERKITSEMINEN HINNASTOSSA Tuotteille, joilla ei ole hyllypaikkaa, eli jotka eivät ole varastotavaraa, voidaan lisätä tuotenimeen määrätty merkintä eteen, josta asiakas tietää, että sillä on pidempi toimitusaika. Tuotenimi kun on kenttä, jonka jokainen ostaja näkee järjestelmässään, ilman monimutkaisia merkintöjä. Etuliite voi olla esimerkiksi *, T, TT tms. Perään kannattaa laittaa välilyönti merkki. Tämä valinta ja alkutunnus tallentuvat konekohtaisesti muistiin. Kohta on hinnaston tekoruudulla. Version uudet ominaisuudet

67 RAPORTOINTI RAPORTTIEN OTTAMINEN VEROTTOMIN SUMMIN Raportin ulkonäkö- välilehdellä voidaan nyt valita tietyissä raporteissa, otetaanko summat verollisina vai verottomina. Vainta tapahtuu hintojen esitystapa-valinnasta (kts. kuva). Valinnaisuus edellyttää, että raporttimalli mahdollistaa verottomat hinnat. Verottomuus koskee ensisijassa raportteja, jotka muodostetaan tuoterivitasolla, jolloin jokaisella rivillä on tiedossa rivin verokanta. Verottomuus- valinta voidaan tallentaa pysyväksi oletukseksi tallentamalla raportin ulkonäköasetukset (kts. kuva). Jos summa raportilla on esitetty verottomana, se näytetään sarakeotsikon alapuolella kuvan mukaisesti. Teknistä tietoa: valinta merkitsee, että jos raportille on määritelty lisäfunktio- kenttään veroton- funktio, esimerkiksi veroton (myr_verokanta) niin valittaessa raportin ottaminen verottomana, tätä muunnosta käytetään, muutoin ei. PARANNUKSIA TUOTEMYYNTIANALYYSIIN RAJAUS MYYJÄLLÄ JA LUETTELOKOODILLA Tuotemyyntianalyysiä voidaan nyt käyttää entistä monipuolisemmin. Analyysi voidaan rajata myyjällä, eli voidaan verrata tietyn myyjän myyntiä kahden kauden välillä. Rajaus voidaan tehdä myös luettelokoodilla, joka mahdollistaa erikoisrajaukset, esimerkiksi luettelokoodiin voidaan laittaa jokin merkki, kuten P jos tuote on poistunut, jolloin nämä tuotteet voidaan rajata raportilta tai ottaa raportti vain niistä. KERRALLA USEIDEN RYHMIEN JA TOIMITTAJIEN RAJAAMINEN Tuotemyyntianalyysi voidaan rajata kerralla useita pääryhmistä. Siinä voidaan käyttää joko rajausmuotoa esim. 100 TAI 101 TAI 102 TAI 103. Toinen vaihtoehto on käyttää esim. >200 ja <220. On huomattava, että em. rajauksella mukaan tulee myös pääryhmä 21, jos sellainen on. Tai vaikkapa 2001, sillä pääryhmän koodi on tekstikenttä eikä numero, ja rajaus sen takia aakkosellinen. Sama useista ryhmistä rajaaminen on lisäksi nyt käytössä myös toimittajille, seurantaryhmille ja alennusryhmille. Version uudet ominaisuudet

68 TUOTEMYYNTIANALYYSISSÄ NÄKYVISSÄ RAJAUKSET JA ESIMERKIKSI ASIAKKAAN NIMI Jos tuotemyyntianalyysi rajataan asiakkaalla, asiakasryhmällä, myyjällä, toimittajalla tms. niin raportille tulevat näkyviin sekä näiden numero tai koodi, että nimi, helpottamaan useiden eri raporttien käsittelyä. KENTÄN LISÄÄMINEN RAPORTILLE HELPOSTI (KENTÄN NIMELLÄ HAKU) Kun raportille halutaan lisätä kenttä, tämä käy nimihaulla. Raportin kenttälistan yläpuolella on hakukenttä, johon kirjoittamalla esimerkiksi puhelin, kursori siirtyy tällä tekstillä alkavien kenttien kohdalle. TALLENNUSHAKEMISTON VALINTA PDF- JA EXCEL MUOTOON VIEDYILLE RAPORTEILLE Raporttien tallentamisessa Excel- ja PDF- muotoon voidaan määrätä konekohtaisesti, minne nämä tallentuvat. Oletuksena ne tallentuvat ohjelman asennuskansion alle Excel ja Pdf alikansioihin (esimerkiksi c:\program files\autofuturpro\pdf\raportit). Nyt voidaan määrätä nämä tallentumaan esimerkiksi verkkoon jaettuun kansioon tai Windowsin työpöydälle, jatkokäsittelyn tai arkistoinnin helpottamiseksi. Nämä asetukset voidaan määritellä kohdassa Tulostusasetukset Tulostus Excel- tulosteiden tallennushakemisto ja Tulostusasetukset Tulostus PDF- tulosteiden tallennushakemisto. Excel- ja PDF- viennit kuuluvat täysversioon. MUUTOKSIA ASIAKKAIDEN OSTOVERTAILU- RAPORTTIIN Asiakkaiden ostovertailu otettiin aiemmin asiakkaista, joilla oli ostoja ensimmäisellä valitulla aikavälillä. Nyt raportti on uudistettu niin, että mukaan tulevat myös asiakkaat, joilla on ostoja vain jommallakummalla aikavälillä. Eli jos asiakas on alkanut ostamaan vasta äskettäin, tämä tulee mukaan raportille. Mukana on nyt myös toimipisteellä rajaaminen ja valinta, että raportti voidaan ottaa alv 0 % summin. Asiakkaiden ostovertailu käynnistyy kohdasta Tiedot Raportointi, välilehdeltä Lisätoiminnot. KOKONAISMYYNNIN VERTAILURAPORTISSA EDELLISVUOTEEN PÄIVÄTASON HUOMIOINTI Otettaessa myynnin vertailu edellisvuoteen, päävalikon kohdasta Myynti Raportit, voidaan huomioida, että myynti lasketaan edellisvuodelta vain kuluvaan päivään saakka, jolloin voidaan verrata myös kuluvaa kuukautta paremmin. Version uudet ominaisuudet

69 KIERTONOPEUSRAPORTTI Raportti käynnistyy päävalikon kohdasta Myynti Raportit Varaston kiertonopeusraportti. Ruudulla voidaan rajata pääryhmällä, seurantaryhmällä, alennusryhmällä ja toimittajalla. Tärkein rajaus on kuitenkin aikaväli, miltä kiertonopeudet lasketaan. Raportin ottaminen käynnistetään painikkeesta Tulosta. Tuotteilla, joiden keskimääräinen varasto on ollut kauden aikana miinuksella (varastosaldoja ei pidetty yllä tai tapahtunut virheitä), esitetään raportissa keskimääräisenä varastona 0:na. Kuvan esimerkissä tuotetta on myyty vuodessa 13 ja keskimäärin varastossa on ollut 4,58 kpl. Tällöin keskimääräinen varasto on kiertänyt vuodessa 2,84 kertaa (4,58 x 2,84 = 13). Kiertoaika esitetään aina päivissä, eli koska varasto on kiertänyt 2,84 kertaa vuodessa, kiertoaika päivinä on ollut 107,54 päivää, sillä 107,54 * 2,84 = SÄHKÖPOSTIOSOITTEISTON MUODOSTAMINEN CSV- MUOTOON POSTITUSTOIMINNOSSA Postitustoiminnossa voidaan tulostaa paitsi osoitetarrat, myös ottaa postitusluettelo Exceliin, sekä siirtää rajattujen asiakkaiden sähköpostiosoitteet (joilla sellainen on) listamuotoon. Tästä ne voi kopioida sähköpostin vastaanottajakenttään. Tämä tapahtuu menemällä osoitetarrojen tulostustoimintoon (Tiedot Raportointi, välilehti Lisätoiminnot), valitaan rajaukset ja painetaan alareunasta Sähköpostiosoitteet CSV- muotoon. Tällöin ohjelma kysyy tallennuspaikan ja sinne tallentuu tiedosto osoitteet.txt. Version uudet ominaisuudet

70 MUUTOKSIA RAPORTTEIHIN JA UUSIA RAPORTTEJA OSTORESKONTRAN AVOIMET LASKUT / PV RAPORTTI Raporttiin lisätty kunkin ostolaskun päivämäärä, sekä raportin otsikkoon, miltä päivältä avoin tilanne on. SUORITUSLISTA, SUORITUKSET MAKSUTAVOITTAIN JA SUORITUSLUETTELO (EI KIRJANP.) Lisätty huomautusmaksu-kentät otsikolla Huom.m. ja tiivistetty tietoja, että uusi kenttä mahtuu. YHTEENVETO HYLLYPAIKKOJEN SISÄLTÄMISTÄ TUOTTEISTA Varasto Varastoarvot hyllypaikoittain- raportilla nähdään, monelleko tuotteelle on asetettu tietty hyllypaikka. Samalla nähdään näiden tuotteiden yhteenlasketut varastokappaleet, ja varaston arvot eri laskentatavoilla. KORJAAMON MYYNTI YHTEENSÄ KUUKAUSITTAIN TYÖ- JA VARAOSAERITTELYIN Työraportit (uudet) Myynti yhteensä kuukausittain raportilla saadaan otettua esimerkiksi vuoden ajalta myyntiraportti kuukausittain, eriteltynä töihin ja varaosiin. MYYNNIN TILIÖINTIRIVIT ASIAKKAITTAIN Tiliöinnit Myynnin tiliöintirivit asiakkaittain raportilla voidaan myynnin tiliöintejä tarkistaa siten, että peräkkäin tulevat kunkin asiakkaan kaikki myyntirivit jaksolta. Tämä voi olla tarpeen esim. jos tiliöinnit riippuvat asiakkaasta. ENNAKKORAPORTIT Raportteihin Reskontra Käytetyt ennakot ja Maksetut ennakot lisätty näkyviin asiakkaiden nimet. RAPORTTEJA ERIKOISTARPEISIIN Myynti Intrastat vienti on raportti Intrastat- käyttöön. Myynti Intrastat vienti asiakkaittain on yhdistelmäraportti, joka näyttää edellä mainitun raportin tiedot eriteltynä asiakkaittain. Raporttiin tulevat mukaan vain myynnit, jotka on tehty asiakasnumerolla. Version uudet ominaisuudet

71 SÄHKÖINEN LASKUTUS: FINVOICE VERKKOLASKUTUS (LISÄMODUULI) OPERAATTOREIDEN ELI VÄLITTÄJIEN UUDISTETTU KÄSITTELY Ohjelmassa tulevat nyt valmiina mukana kaikki Suomessa toimivat operaattorit, jolloin niitä ei tarvita enää lisätä itse. Toteutetulla tekniikalla niitä voidaan myös lisätä ja päivittää ohjelmapäivitysten mukana automaattisesti, sillä niihin tulee ajoittain muutoksia. Näiden perustaminen on koettu hankalaksi tätä uudistusta. Vanha asetus, jolla operaattoreita on aiemmin lisätty listamuodossa, on uudistuksessa poistunut. Parannuksena on myös, että kun asiakastiedoissa valitaan operaattoria, nimen lisäksi näkyy myös operaattorin tunnus, jossa muodossa asiakkaat hyvin usein ilmoittavat oman välittäjänsä. Näin valinta käy sekä nimellä että tunnuksella. Päivityksen jälkeen kannattaa tarkistaa muutamalla esimerkillä, että asiakkaiden välittäjät ovat asiakasruudulla entisellään, sillä päivityksen tehtävänä on muuntaa asiakastietoihin uuden muotoiset operaattoritiedot. Tarvittaessa uusia operaattoreita pystytään kuitenkin lisäämään myös helposti itse. Tämä tapahtuu sähköisen laskutuksen ruudun kohdasta Lisätoiminnot, Verkkolaskujen välittäjien hallinta. Samalla termejä on selkiytetty niin, että välittäjä- termillä viitataan sekä verkkolasku- operaattoreihin että pankkeihin. Asiakkaan tiedoissa tunnistustapa on nyt yksiselitteisesti joko OVT tai IBAN. Aiempaa Oletus- valintaa ei enää ole. Jos sitä on käytetty, päivitys on muuntanut oletus- valinnassa olleet sen mukaan, mikä aiemmin oli asetuksissa oletuksena. Oletukseksi tulee nyt aina OVT, koska valtaosa verkkolaskujen vastaanottajista käyttää sitä tällä hetkellä. MAHDOLLISUUS VÄLITTÄÄ VIITTEEMME- KENTTÄ VERKKOLASKUIHIN Koska Finvoice- standardissa ei ole viitteenne- kenttää erillisenä (ostajan viite), on nyt mahdollista, että ohjelman Viitteemme- kentän teksti, johon voi tulla esimerkiksi asiakkaan vakioviite, tulee verkkolaskun Myyjän viite kenttään ohjelman Viitteemme tekstin perään. Toisena vaihtoehtona on, että se viedään laskun vapaaseen tekstiin (standardin kenttä FreeText ). Oletuksena se menee nyt aina vapaaseen tekstiin, jos asetuksia ei muuteta. Tämä on siis muutos, joka tapahtuu automaattisesti. Poikkeuksena on, että jos käytössä on Factoring laskutus (esim. Nordea laskuluotto), Viitteenne- tieto ei välity, koska tällöin vapaana tekstinä välitetään muuta tietoa. Version uudet ominaisuudet

72 Kuvassa (yllä) viite menee vapaaseen tekstiin. Vapaassa tekstissä tulee ensin otsikkona Ostajan viite: ja perään viitteenne. Tässä kuvassa on valittu tapa Myyjän viitekentän alkuun. Jos kenttä ei mahdu yhdelle riville, verkkolasku rivitetään ruudulla useammalle riville. Eli viitteen pitäisi välittyä tässäkin tapauksessa koko pituisena vastaanottajalle. UUSIA TIETOJA VERKKOLASKUILLE PARTY IDENTIFIER- TIETO Erityisesti tietyt valtion laitokset joilla on useita toimipisteitä, ja välittäjä on Itella, tarvitsevat verkkolaskuille vastaanottajan OVT- tunnuksen välittämisen verkkolaskulle tietyissä kentissä. Nyt asiakkaan OVT- tunnus voidaan välittää kentässä ns. osapuolen tunniste, eli PartyIdentifier (InvoiceRecipientPartyIdentifier). Tämä viedään vain, jos asiakkaan tunnistustapana on OVT- tunnus, koska muuten ko. tietoa ei yleensä ole asiakkaan tiedoissa. Tämä asetus on oletuksena päällä, ja se on kohdassa Lisäasetukset Finvoice, kuvan mukaisella nimellä. ORGANISATION UNIT NUMBER- TIETO Lisäksi voidaan tarvita sama OVT tunnus myös kentässä organisaatioyksikön numero, eli OrganisationUnitNumber. Tämä välitetään nyt, kun päällä on kyseinen, kuvassa ylimpänä näkyvä asetus. ASIAKKAAN YHTEYSHENKILÖ, SÄHKÖPOSTIOSOITE JA MYYJÄN NIMI Kohdan Lisäasetukset Finvoice asetuksilla voidaan nyt valita tarkemmin tietoja, jotka ovat ennestään menneet aina laskuihin vakioina. Näitä ovat: - Asiakkaan yhteyshenkilö - Asiakkaan sähköpostiosoite - Laskuttajan nimi (Finvoicessa termi on myyjän yhteyshenkilö) Version uudet ominaisuudet

73 HELPOMPI VERKKOLASKUTUKSEN AVAAMINEN JA TEKEMINEN LASKUTUSVAIHEESSA AUTOMAATTILASKUTUKSESTA SIIRTYMINEN SÄHKÖISEEN LASKUTUKSEEN Kun automaattilaskutuksella on suoritettu laskutus, voidaan ruudulta suoraan siirtyä lähettämään laskut Finvoicen tai ipostin kautta, alareunan painikkella Sähköinen laskutus. YKSITTÄISEN LASKUN TEOSSA SUORA SIIRTYMINEN LASKUN LÄHETTÄMISEEN SÄHKÖISESTI Suoran yksittäisen laskun (ei työmääräys) teossa ruudulla on ruksi Siirry suoraan sähköiseen laskutukseen, jos sähköinen laskutus on käytössä. Jos ruksi on päällä, ohjelma avaa OK:n painalluksella suoraan sähköisen laskutuksen, ja rajaa ruudulle näkyviin vain kyseisen laskun. Ruksi tallentuu konekohtaisesti. ASIAKKAALLE ANNETUN PAPERILASKUN MERKITSEMINEN HELPOMMIN LÄHETETYKSI Jos käytetään sähköistä laskutusta, ja kaikki laskut lähetetään normaalisti sähköisesti, syntyy suoaan asiakkaalle annetusta laskusta mahdollisuus, että asiakas saa laskun kahteen kertaan. Tämä voidaan estää laskun tulostusruudun uudella valinnalla Merkitse lasku lähetetyksi. Tämä vastaa samaa, kuin sähköisen laskutuksen ruudulle meneminen, ja siellä hiiren oikealla toiminnon Merkitse manuaalisesti lähetetyksi suorittaminen. VERKKOLASKUTUS- ASIAKKAIDEN RAJAAMINEN ASIAKASHAUSSA Asiakkaiden haussa voidaan ruksivalinnalla rajata verkkolaskutusasiakkaat, helpottamaan verkkolaskutus- asiakkaiden tietojen ylläpitämistä ja tarkistamista. ASIAKASRUUDULLA VAROITUS PUUTTEELLISISTA VERKKOLASKUTUSTIEDOISTA Jos verkkolaskutiedot on syötetty puutteellisesti, se johtaa ongelmiin laskutusvaiheessa. Asiakastietojen tallennuksen yhteydessä huomautetaan nyt, mm. jos operaattori on valitsematta, mutta muita verkkolaskutustietoja on syötetty. Version uudet ominaisuudet

74 OVT-TUNNUS ASIAKASTIEDOISSA VERKKOLASKUTIETOJEN YHTEYDESSÄ OVT-tunnus on siirretty asiakastiedoissa Finvoice tietojen yhteyteen. Koska OVT- tunnusta tarvitaan myös joissakin muissa liitännöissä, Finvoice tietojen syöttö aktivoituu tällöin näkyviin, vaikkei verkkolaskutusta olisi käytössä. LASKUKOHTAISEN TILAUSNUMERON VÄLITTÄMINEN VERKKOLASKUSSA Verkkolaskussa voidaan välittää otsikkotason tietona tilausnumero, jolla asiakas on tehnyt tilauksen. Tällöin tilausnumero välitetään verkkolaskun kentässä Orderidentifier. Lähetteellä ei ole asiakkaan tilausnumerolle erillistä kenttää, vaan se syötetään Viitteenne-kenttään. Laskutusvaiheessa on tärkeää valita automaattilaskutuksessa kuvan valinta, että lähetteen otsikkotiedot siirtyvät myös laskun otsikkotiedoiksi. Asiakkaan tiedoissa on syytä olla valittuna Jokaisesta lähetteestä oma lasku. Tällöin viitteenne- kenttään kirjoitetaan tilausnumero muodossa Tilausnro: 123 (Isoilla ja pienillä kirjaimilla ei merkitystä). Jotta tämä tieto välitetään verkkolaskulle, laitetaan päälle asetus Lisäasetukset Finvoice Orderidentifier kentässä viitteenne teksti, jos alku tilausnro. Ohjelma jättää verkkolaskulle vietäessä pois alkutunnuksen ja sinne menee vain kaksoispisteen jälkeinen tieto. VERKKOLASKUJEN PALAUTTEIDEN KÄSITTELY Pankista voidaan noutaa verkkolaskujen palauteaineistot, joissa näkyvät mahdolliset virheilmoitukset, kuten väärä välittäjän tunnus tai verkkolaskuttajan tunnus. Tiedosto noudetaan verkkopankilla tai pankkiohjelmalla. Tämä voidaan nyt avata Sähköinen laskutus- ruudun alareunan painikkeella. Kun sitä painetaan, valitaan ensin tiedostonimi. Se voi olla missä hakemistossa vaan, ja oikeasta tiedostosta kannattaa kysyä pankista tai pankkiohjelman toimittajalta. Version uudet ominaisuudet

75 Tiedostossa voi olla rajaton määrä eri virhepalautteita. Ohjelma avaa ne kaikki omiin nettiselaimen ikkunoihinsa. Mikäli kyseessä on virhepalaute, jossa lukee esimerkiksi intemediaattoria ei löydy, se tarkoittaa välittäjän eli operaattorin tunnusta. Tällöin pitää selvittää, onko välittäjän tunnus syötetty väärin, ja varmistaa oikea tieto kyseiseltä asiakkaalta tai netistä, mm. Voi olla myös kyse siitä, että jos itse käytetään verkkolaskujen lähettämiseen tiettyä pankkia, tällöin pitää käyttää myös vastaanottajalla tiettyä (eri) operaattoria. TOIMITUTAPA JA TOIMITUSEHTO- LAUSEKE VERKKOLASKUILLE Laskun otsikkotiedoissa mahdollisesti oleva toimitustapa ja toimitusehto välitetään verkkolaskulle, ja näkyvät tällöin laskun alaosassa (kts. kuva) Tämä koskee tehtäessä ns. suoria laskuja, tai jos automaattilaskutuksessa on päällä valinta, että yksittäiselle laskulle viedään sen lähetteen otsikkotiedot laskun otsikkotiedoiksi. Tehtäessä lasku normaalisti koontilaskutuksena, toimitustapa näkyy tuoteriveillä, kunkin lähetteen kohdalla. KULUTTAJA- VERKKOLASKUJA VARTEN LASKUTUSAIHEEN KOODIN MÄÄRITTELY Lähetettäessä verkkolaskuja kuluttajille (ns. e-lasku), voidaan tarvita määritellä laskutusaiheen koodi. Tämä on esimerkiksi OP:n ohjeistuksissa Lasku. Tämän pitää täsmätä pankin tai operaattorin kanssa määriteltyyn laskuttajailmoitukseen, jossa määritellään, minkä tyyppisiä laskuja kuluttajille lähetetään ( Lasku, Vuokra, Yhtiövastike jne.) Huom! Emme suosittele kuluttajalaskujen lähettämistä nykyisessä tilanteessa, sillä eri pankeilla on erilaisia määrityksiä, eikä ole saatavissa riittävän selkeitä soveltamisohjeita, tämän ohjeen kirjoittamishetkellä. Riskinä on, että laskut eivät mene kuluttajille perille asti. Tukisivuilla julkaistaan päivitettyjä ohjeita asiasta. ERIKOISTOIMINTO: TIETTYJEN ASIAKKAIDEN LASKUJEN OHJAAMINEN ERI TIEDOSTOON Jos osalle asiakkaista, esimerkiksi tytäryhtiöille, laskut lähetetään suoraan ilman pankin kautta lähettämistä, voidaan asiakkaan Finvoice tiedoissa nyt määritellä asiakaskohtaisesti poikkeava tiedosto, johon tämän asiakkaan laskut muodostetaan, kun Finvoice aineistot muodostetaan. Ohjelma siis erittelee näiden asiakkaiden laskut eri tiedostoon. Samassa laskutuksessa voi siis syntyä useita eri tiedostoja. OSTAJAN KUSTANNUSPAIKKATIEDON VÄLITTÄMINEN VERKKOLASKUISSA Erikoisempana ominaisuutena verkkolaskutukseen on nyt mahdollista välittää kustannuspaikka- tieto vastaanottajalle. Tällä ostaja voi kohdistaa tietyn rivin automaattisesti laskun vastaanottovaiheessa tietylle kustannuspaikalle, esimerkiksi tietylle autolle. Tämä tieto voidaan syöttää esimerkiksi lähetteelle tai työmääräykselle rivikohtaisesti. Tämä on vakio-ominaisuus, mutta koska sen käyttö on toistaiseksi lähinnä erikoistarpeisiin, se on kerrottu tarkemmin version lisämoduulien ohjeen puolella. PIENIÄ PARANNUKSIA VERKKOLASKUTUKSEEN Ohjelma suodattaa kielletyt merkit pois aineistosta, ennen sen muodostamista. Kielletyt merkit ovat merkkejä, joita ei voida teknisesti välittää verkkolasku-sanomassa, koska ne eivät kuulu standardi- merkkeihin. Näitä ovat mm. eurosymboli, ¼ ja vastaavat, joita voi olla tullut tuotenimiin toimittajien hinnastoissa. Tällaiset merkit ovat aikaisemmin voineet aiheuttaa ongelmia. Version uudet ominaisuudet

76 SÄHKÖINEN LASKUTUS: IPOST LASKUTUS (LISÄMODUULI) TILISIIRTOTIETOJEN ASEMOINTI SEPA LOMAKEPOHJALLE Ellei käytössä ole yrityskohtaista lomakepohjaa, vaan yritystiedot tulostetaan blankkopohjalle, voidaan SEPA- tiedot asemoida uudelle lomakepohjalle. Asetus on Lisäasetukset ekirje Asemoi tilisiirto-osan tiedot SEPA lomakkeelle. SELVITYS- JA HUOMAUTUSKENTTIEN RIVIMÄÄRÄN SUURENTAMINEN Koska työmääräyksillä selvitys- ja huomautustekstiä voi syöttää rajattoman määrän, on ipost/ekirje laskuille jouduttu toteuttamaan rajoitus, kuinka pitkälti selvityksiä ja huomautuksia tulostetaan. Koska nykyään kuitenkin käytetään tilisiirrotonta lomaketta, jossa mahtuu enemmän rivejä, voidaan rivirajoitetta nostaa 5:sta aina 15:een asti, asetuksella Lisäasetukset ekirje Rivirajoite selvitys- ja huomautuskentille. SUORA LASKUJEN LÄHETTÄMINEN, KUN AINEISTO MUODOSTETAAN Ruudulla on aineiston muodostuksen vieressä ruksivalinta Ehdota aina lähettämistä. Näin ei tarvitse painaa erikseen lähetystä, eikä se pääse unohtumaan. Ruksi ei ole oletuksena päällä. Sen arvo tallentuu konekohtaisesti. LÄHETYSVAIHTOEHTONA ITELLAN HERALD- LÄHETYSOHJELMA ipost aineistojen lähettämiseen voidaan käyttää uudempaa Herald- lähetysohjelmaa, jossa on useita parempia ominaisuuksia ja se toimii myös 64-bittisessä Windows 7:ssa. Käytettävä lähetysohjelma valitaan lähetyspainikkeen vierestä, ja valinta tallentuu konekohtaisesti. Uusi Herald- ohjelma asentuu päivityksen mukana. Sen käyttöönotto vaatii vain muutamien omien yritystietojen syöttämisen kun ohjelma käynnistetään. Sen käyttö ei vaadi suuremmin opettelua, koska käyttö tapahtuu lähes samannimisten toimintojen avulla. IPOST /EKIRJE LOKITIEDOSTON POISTAMISTOIMINTO ipost/ekirje lokitiedostoa kirjoitetaan jotta voidaan myöhemmin varmistua, mitä on lähetetty ipost palvelun kautta, esimerkiksi mikäli asiakas kertoo, ettei ole saanut laskua. Lokitiedosto vie aikaa myöten paljon kiintolevytilaa, joten ruudulla on toiminto Nollaa ekirje lokitiedosto. Samoin ruudulla on painike Avaa loki. Lisäksi ruudulla näkyy lokitiedoston koko. NÄKYVISSÄ LÄHETETTÄVIEN LASKUJEN, KARHUJEN TAI KORKOLASKUJEN LUKUMÄÄRÄ Laskujen kappalemäärä näkyy ruudulla, kun rajauksia muutetaan. Näin ei vahingossa tule rajattua esimerkiksi 300 laskua, kun tiedetään että laskuja on tehty vaikkapa 100. Jos laskuja on paljon, eivätkä ne mahdu kerralla ruudulle, vältytään vääriltä rajauksilta, ja virheiltä laskujen lähettämisessä, jos esimerkiksi jonkun laskuerän lähettäminen on aiemmin jäänyt kuittaamatta. Version uudet ominaisuudet

77 VARMISTUSTOIMINTOJA ESTÄMÄÄN KÄYTTÖVAHINKOJA Jos muodostettavan laskun päiväys on yli 4 pv, tulee siitä kuvan mukainen varoitus. Näin vältetään vanhojen laskujen lähettäminen vahingon seurauksena esimerkiksi toiseen kertaan. Aineisto jätetään kokonaan muodostamatta, jos se sisältää yhdenkin vanhan laskun, ja tähän vastataan Ei. Jos kuittaukseen Onnistuiko lähetys vastataan vahingossa Ei, on mahdollista, että laskut tulevat lähetettyä kahteen kertaan (esimerkiksi seuraavassa laskutuksessa). Sen vuoksi tämän vaihtoehdon valitsemiseen on tehty varoitus. Jos varmistuskysymykseen vastataan Ei, laskut merkitään lähetetyksi, ja tästä tulee ruudulle vielä erikseen ilmoitus. LAAJENNUKSIA MYYNTITUKKUHINTA- KÄSITTELYYN YLEISTÄ Myyntitukkuhinta on erikoiskäsittely tilanteisiin, että yritys noudattaa kahta rinnakkaista hinnoittelua, jossa jokaiselle tuotteelle voi olla erillinen, täysin itsenäinen hinta tietylle erilliselle asiakasryhmälle. Tästä käytetään termiä myyntitukkuhinta. Toiminta koskee ainoastaan myyntiä, ei ostoa. Tähän liittyviä toimintoja on nyt laajennettu. MYYNTITUKKUHINNAN AJAMINEN HINNASTOSTA Myyntitukkuhinta voidaan päivittää myös hinnastopäivityksessä. Tälle on oma kohta tulkintaohjeen ruudulla. Kohdan näkyminen edellyttää, että myyntitukkuhinnan käyttö on otettu käyttöön asetuksella Yleiset asetukset Hinnoittelu Myyntitukkuhinta käsittely. Samoin pitää olla päällä rekisteröintikoodi Myyntitukkuhinta käsittely. MYYNTITUKKUHINTA- KÄSITTELYN ASETUKSIA UUDISTETTU Myyntitukkuhinnan asetukset on nimetty seuraavasti, selkiyttämään eri käyttövaihtoehtoja. Asetus Myyntitukkuhinta käsittely määrää, onko myyntitukkuhinta näkyvissä tuotteen tiedoissa ja tulkintaohjeissa. Asetus Myyntitukkuhintahinnoittelu asiakasryhmäkohtaisesti käytössä määrittelee, voidaanko asiakasryhmittäin valita, että myyntitukkuhinta annetaan kyseiselle asiakasryhmälle. Jos annetaan, asetuksella voi valita, annetaanko hinta nettohintana vai esitetäänkö se alennusprosenttina myyntihintaan nähden. VALINTA, PÄIVITETÄÄNKÖ MYYNTITUKKUHINTA HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ Myyntitukkuhinnan käsittely on erikoistoiminto. Siihen liittyen voidaan nyt valita, päivitetäänkö myyntitukkuhinnat hinnastopäivityksissä hinnoittelukertoimien avulla. Normaalivalinta on Ei. Asetus on kohdassa Yleiset asetukset Hinnoittelu Laske myyntitukkuhinta kertoimella hinnastopäivityksissä. Version uudet ominaisuudet

78 VARMUUSKOPIOINNIN SEURANTATOIMINNOT VAROITUS PUUTTUVASTA TAI VANHENTUNEESTA KIINTOLEVY- VARMUUSKOPIOSTA Kiintolevyllä oleva varmuuskopio ei ole vielä riittävä suoja koneen rikkoutumista varten, mutta se on edellytys, että kopio ylipäätään voi olla esimerkiksi muistitikulla. Eli kiintolevylle kopio menee normaalisti joka päivä ajastuksen avulla. Se, että tätä varoitusta ei tule, ei siis vielä tarkoita, että varmuuskopiointi olisi kunnolla, ja kopio menisi muistitikuille tai muulle välineelle. Kuitenkin tämä varoitus tulee aina ohjelman käynnistymisessä yhden koneen versiossa sekä verkkoversiolla palvelinkoneella. Ohjelma huomauttaa, jos Tätä varoitusta ei ole syytä ohittaa vain kuittaamalla ilmoitus, vaan tarvittaessa esimerkiksi muuttamalla varmuuskopion ajastuksen sellaiseen ajankohtaan, että tietokone on joka päivä auki. Perinteinen ongelma on, että kone suljetaan joka ilta ennen varmuuskopion ajastettua suoritusta. Lisäksi jos vanhaakaan varmuuskopiota ei löydy, ohjelma antaa siitä vastaavan varoituksen. Tällöin ajastus voi olla kokonaan tekemättä. Molemmissa tapauksissa ajastuksen muuttaminen hoidetaan päävalikon kohdasta Huolto Tietokannan aputoiminnot Varmuuskopion ajastus. Samalla olisi tärkeää huolehtia myös, että varmuuskopio kopioidaan päivittäin muistitikuille, ja niitä on joka viikonpäivälle omansa. Ajastuksen voi tehdä etänä helpdesk. VIIMEISEN KIINTOLEVYLLE OTETUN VARMUUSKOPION AJANKOHDAN NÄKEMINEN Tietoja ohjelmasta- ruudulla on näkyvissä päivämäärä ja kellonaika, jolloin varmuuskopio on otettu tietokannan oman kirjanpidon mukaan kiintolevyllä. Tämä ei vielä tarkoita, että varmuuskopio olisi otettu talteen muistitikulle tai muualle koneen ulkopuolelle, joka on välttämätöntä. Tästä kuitenkin jo nähdään, jos tietokone on esimerkiksi ollut kiinni siihen aikaan kun varmuuskopio kiintolevylle on ajastettu (tämä aika näkyy myös ruudulta, kts. kuva). Näin voidaan reagoida paremmin siihen, jos varmuuskopiointi on täysin jäänyt tapahtumatta. Version uudet ominaisuudet

79 EXCEL- JA CSV- HINNASTOJEN PURKAMINEN OHJELMAN VAKIOMUOTOON* YLEISTÄ Täysversion kokonaan uutena toimintona on Excel- ja csv- muotoisten hinnastojen käsittely. Tällöin näiden hinnastojen muokkaamisessa ei tarvita Excel- ohjelmaa, eikä sen käytön ja tietojen muokkauksen hallitsemista. Muunnoksen jälkeen hinnasto on FuturSoftin ohjelmien kannalta käyttökelpoisessa tekstimuodossa. Näin sille voidaan tehdä tulkintaohje, muokkausvaiheessa näkyvien alku- ja loppupositioiden mukaisesti. Hinnastojen tulkintaohjeiden tekoa muunnos ei korvaa, vaan hinnastojen muuntamiseen lukukelpoiseen muotoon. Toiminto käynnistetään painamalla hinnastopäivitysruudulla ensin Tulkintaohjeet ja tämän ruudun alareunasta Excel- ja csv- hinnastojen muuntaminen. MUUNNOSMALLIN VALINTA TAI UUDEN TEKO Lähtökohtana on, että eri muunnosmalleja voi tallentaa, koska usein samalta toimittajalta hinnasto tulee samassa muodossa, joten seuraavalla kerralla luenta voidaan tehdä vähemmin valinnoin. Ensiksi valitaan ruudun yläosassa toimittaja, sillä sen taakse tallennetaan muunnosmallit. Kun toimittaja on valittu, nähdään muunnosmuotojen valikossa, löytyykö tälle toimittajalle muunnosmalleja. Ellei löydy, painetaan Luo uusi muunnosmuoto. Muunnosmuodolle annetaan tässä vaiheessa nimi. Muunnosmuotoon tallentuu jatkossa mm. hinnaston tyyppi (Excel, puolipiste- eroteltu jne.). Seuraavalla kerralla muunnosmuoto voidaan valita suoraan valikosta. HINNASTON MUUNTAMINEN Kun muoto on valittu, valitaan tiedosto Alkuperäinen hinnastotiedosto- kohdassa olevalla Hae- painikkeella. Hakuruudulla voidaan tiedostomuoton kohdasta valita, halutaanko haussa näkyvän esimerkiksi pelkät Excel-tiedostot. Tiedoston valinnan jälkeen, kun valitaan Excel- tiedosto, ruudulle tulee odotusteksti, Luetaan Excel-taulukkoa. Jos ohjelma näkee, että tiedostossa on useampia laskentataulukkoja eli Excelin välilehtiä, tulee valinta, mikä niistä käsitellään. Vain yksi käsitellään aina kerrallaan. Ruudulla näkyy, montako riviä kullakin on. Käytännössä välilehdet, Version uudet ominaisuudet

80 joilla on kaksi riviä, ovat tyhjiä. Edellä olevassa kuvassa näkyy, että vain Sheet1 taulukossa on tietoa, joten se valitaan. Yleensä oletusarvona tulee oikein ensimmäinen väilehti. Kun hinnasto on latautunut, ensimmäiset kolme riviä tulevat näkyviin. Ohjelma kysyy tässä vaiheessa, onko ylin rivi otsikkorivi. Kuvassa näkyy Excel-tiedoston esikatselu. Ylimpänä riveillä näkyy otsikkorivi, esim. tuoteryhma ja kuvaus. Tällöin siis vastataan kysymykseen myöntävästi, jolloin otsikkoriviltä otetaan otsikot ja rivi poistuu ruudukosta. Oikeassa ylänurkassa näkyy myös hinnaston rivi- eli tuotemäärä. Rivien esikatselun alla näkyvät seuraavat kohdat. Erotinmerkki/tiedostomuoto kohdassa valitaan, minkä muotoinen tiedosto on, jotta ohjelma osaa muuntaa sen halutulla tavalla. Excelin tiedoston tapauksessa muoto tunnistetaan automaattisesti. Sen sijaan jos hinnastossa on erotinmerkkinä pilkku, tabulaattori tai puolipiste, valinta on tärkeä. Mutta jos tiedot näkyvät esikatselussa oikein, voi valinnan olettaa olevan oikein. Voi olla tarpeen kokeilla kaikki vaihtoehdot, kunnes tiedot näkyvät oikein ruudulla. Elleivät näy, tiedosto ei ole missään näistä muodoista. Tällöin voi olla syytä kokeilla, voidaanko se tulkita suoraan ohjelmaan ilman koko muunnoksen tekoa. Sen jälkeen katsotaa ruudulla ensin, mistä sarakkeesta löytyvät tuotekoodit ja painetaan Valitse tuotekoodikenttä. Tällä ruudulla valitaan oikea kenttä. Koska oletetaan, että joka hinnastossa täytyy tulla aina vähintään yksi hintakenttä, on sen jälkeen pakollista painaa Valitse hintakentät, ja valita ne kentät, joissa tulee hintoja. Tällöin ohjelma osaa muuntaa ne oikein, eli niin että numerot muunnetaan numeroksi ja kahdelle desimaalille, esim ,00 ja 92,244 = 92,24. Muunnos ei näy vielä esikatseluvaiheessa, vaan tehdään kun muunnos suoriteaan. Muunnos käynnistyy painamalla Muunna hintatiedosto vakiomuotoon. Sen jälkeen tulee näkyviin odotusikkuna. Muunnos kestää yleensä joitakin minuutteja ja lopuksi tulee valmistumisilmoitus. Version uudet ominaisuudet

81 Ohjelmaan on kehitetty tuki sekä Excel 2007 että Excel 2003/97 muotoa varten. Tätä vanhempia Excel-muotoja ei tueta. Jos ohjelma havaitsee, ettei koneelle ole asennettu Excelin vaatimia tiedostoja, ohjelma reagoi siihen ja tarjoaa asentamaan ne suoraan netistä. Kun muunnos on tehty, ruutuun tulee näkyviin tärkeitä tietoja. Alimpana näkyy, mille tiedostonimelle tiedosto on tehty, eli mistä se löytyy hinnastopäivitystä varten. Tiedostonimi muodostuu alkuperäisen tiedostonimen pohjalta siten, että perään tulee _FUTUR, ja tiedoston päätteeksi tulee.prn. Toinen tärkeä tieto näkyy kentässä Positiot. Siinä näkyvät kunkin kentän alku- ja loppupositiot, esimerkiksi että ensimmäinen sarake alkaa kohdasta 15, ja sen pituus on 15. Ja seuraavan sarakkeen alku on 16 ja pituus 40. Koska ohjelma ei voi tietää, mitä tietoa missäkin kentässä on, sen päätteleminen jää käyttäjälle, mutta tarkkoja alkupositioita ja pituuksia ei tarvitse enää selvittää tiedostosta, koska ne näkyvät valmiina. Tarvitsee tietää vain, mihin sarakkeeseen nämä luvut syötetään (esim. tuotekoodi, nimi). Ja se selviää yleensä ruudun esikatselusta. Ohjelma täyttää eri kentät siten, että positiot ovat aina tasalukuja, siten että kenttien pituudet ovat viiden jaksoissa, esimerkiksi kuvassa 15, 40,115, ja 130 pitkiä. Ohjelma jättää kenttien väliin joitakin tyhjiä merkkejä, (5-10), jotta vaikka tukkurilla tulisi entistä pidempiä tuotenimiä tai tuotekoodeja, muoto ei välttämättä muuttuisi joka päivityksessä. Lopuksi ohjelma kysyy, tallennetaanko muunnosmalli seuraavaa käyttökertaa varten. Jos kyseinen hinnasto ei ole sisällöltään täysin samanlainen kuin edellinen, on sille syytä tämän jälkeen tehdä uusi tulkintaohje, jolloin siihen syötetään alkupositiot ja pituudet mitkä muunnoksessa ovat syntyneet. Tällöin voidaan painaa ruudulta suoraan Lisää tulkintaohje. Kun tulkintaohjeen teko käynnistetään tätä kautta, näkyviin tulevat uusina kohtina ruudussa näkyvät. Koska tuotekoodi kenttä valittiin jo muunnosta tehtäessä, ohjelma tuo sen automaattisesti. Muut kentät nähdään ruudulla. Koska hintakentät valittiin muunnosvaiheessa, ohjelma näyttää niiden tiedot omassa kohdassaan. Kuvan esimerkissä jos myyntihinta on kyseessä, syötetään siis myyntihinta- kenttiin alkaa 51 ja loppuu 65. Muut kentät kuten nimi voi sitten syöttää keskellä näkyvistä numeroista, katsoen samalla esikatselusta, missä järjestyksessä kentät ovat. Myös jos mennään myöhemmin tulkintaohjeen muokkaamiseen, voidaan oikeanpuolimmaisesta kentästä selata tehtyjä muunnosmuotoja. Huom! Liikkeellä on Excel muotoisia hinnastoja, joiden tiedostopääte on kuitenkin vanha xls muodossa päätteen pitäisi olla.xlsx. Jos muunnos ei onnistu, muuta ensin tiedoston päätteeksi.xlsx ja kokeile uudelleen. Version uudet ominaisuudet

82 SÄHKÖINEN LÄHETE YLEISTÄ Tämä ohje käsittelee sähköisen lähetteen käytön sekä varaosaliikkeen että korjaamon päässä. Ensin käsitellään varaosaliikkeen toiminnot, joilla lähete tehdään, ja sen jälkeen korjaamon pään vastaanottotoiminnot. Sähköinen lähete on vakio-ominaisuus 2010 täysversiossa. Se aktivoidaan ensin käyttöön kohdasta Lisäasetukset Liitännät Sähköiset lähetteet käytössä. Tämä sama asetus laitetaan päälle sekä varaosaliikkeen että korjaamon päässä. Ellei täysversio ole käytössä (vaan 2010 perusversio), versio aktivoidaan ensin FuturSoftin toimesta täysversioksi (avausmaksu). Varaosaliikkeessä on hyvä varmistaa kohdassa Yleiset asetukset Yrityksen tiedot, on syötettynä oma Y-tunnus. Tällä korjaamo tunnistaa yrityksen, sillä korjaamo voi ottaa vastaan sähköisiä lähetteitä usealta toimittajalta. VARAOSALIIKKEEN TOIMINTATAPA Ensin selvitetään, millä asiakkailla on käytössään AutoFutur/KoneFutur, ja jotka haluavat lähetteet sähköisinä. Sähköinen lähete ei korvaa paperilähetettä, vaan se voidaan aivan normaaliin tapaan tulostaa lisäksi. Näillä asiakkailla laitetaan asiakkaan tietoruudulla, Lisätiedot välilehdellä, päälle ruksi Sähköinen lähete käytössä. Tällöin ohjelma muodostaa sähköisen lähetteen jokaisesta uudesta lähetteestä. Lisäksi tässä vaiheessa täydennetään asiakastietoihin korjaamon sähköpostiosoite, ainakin jos lähetteet lähetetään sähköpostiautomaation kautta. JOS KÄYTÖSSÄ ONLINE TOIMINNOT JA ASIAKAS ON ONLINE-ASIAKAS Jos käytössä on ohjelman Online- toiminnot, tilaus lähetetään suoraan Online järjestelmän kautta. (Online on lisämoduuli, joka sisältää myös saatavuuskyselyn, tilausten lähetyksen ja tilausvahvistusten vastaanoton). Asiakas on Online- asiakas, kun asiakkaan tiedoissa on syötettynä liiketunnus. Tämä on siis edellytys. Ellei tätä tietoa ole, ohjelma käyttää sähköpostiautomaatiota, jos se on käytössä. Jos sähköpostiautomaatio on käytössä, Online- lähetys ohittaa sen, eli jos suora lähetys on käytössä, lähetystä sähköpostitse ei tehdä (turhaan). JOS KÄYTÖSSÄ ON SÄHKÖPOSTIAUTOMAATIO (MUTTA EI ONLINE TOIMINTOJA) Sähköpostiautomaatiota käytettäessä lähetys käynnistetyy automaattisesti kun lähete on hyväksytty. Ensin on siis oltava asennettuna sähköpostiautomaatio, jotta eri tapahtumista sähköpostin lähettäminen toimii, erillisen käyttöohjeen mukaan. JOS KÄYTÖSSÄ EI SÄHKÖPOSTIAUTOMAATIOTA EIKÄ ONLINE TOIMINTOJA Tällöin lähetteen päättämisvaiheessa avautuvalla tulostusruudulla on painike Sähköinen lähete. Kun sitä painetaan, ohjelma kysyy hakemistoa, mihin sähköinen lähete tallennetaan. Tästä hakemistosta fsl- päätteinen tiedosto lähetetään sitten omalla sähköpostiohjelmalla tai internet- sähköpostilla asiakkaalle. Tiedoston nimestä ilmenee lähetteen numero. Version uudet ominaisuudet

83 REKISTERIN SYÖTTÄMINEN RIVEILLE VIITTEEKSI Aina jos mahdollista, kullekin tuoteriville pitää syöttää rekisterinumero rivikohtaiseen viite- kenttään (oikeanpuoleinen sarake), jos se on tiedossa (korjaamo ilmoittanut tilauksessa). Tällöin rivi saadaan kohdistumaan korjaamolla automaattisesti oikeaan työmääräykseen. VIITTEEMME- KENTÄN KOPIOIMINEN JOKA RIVIN VIITTEEKSI Voidaan saada myös niin, että jos riville ei ole kirjoitettu viitettä, mutta se on syötetty kenttään Viitteemme, tästä kentästä ohjelma kopioi viitteeksi laitetun rekisterin joka tuoteriville, kun lähete hyväksytään. Eli: jos kaikki kyseisen lähetteen tuotteet menevät annetun rekisterinumeron ajoneuvoon, se voidaan kirjoittaa suoraan Viitteemme -kenttään. Poikkeaville tuoteriveille voi sitten laittaa rekisterin erikseen jolloin ohjelma ei kirjoita sen päälle. Jos tiedetään, että jotkut rivit eivät mene viitteemme- kenttään syötetylle ajoneuvolle, niihin voi laittaa viitteeksi mitä vaan, esimerkiksi viiva tai x, jolloin ohjelma ei täydennä niihin viitteemme kenttään syötettyä rekisteriä. Asetus laitetaan kohdassa Yleiset asetukset Lähete Viitteemme kenttä automaattisesti joka riville viitteeksi. LÄHETTEEN HYVÄKSYMINEN JA LÄHETTÄMINEN Kun asiakkaan tiedoissa on päällä ruksi Sähköinen lähete käytössä, ohjelma avaa lähetteen päättämisvaiheessa suoraan sähköpostin lähetysruudun, ilman Lähetä- painikkeen painallusta. Tällöin tältä ruudulta sähköinen lähete lähtee suoraan painamalla Lähetä - F12. Toki voidaan kirjoittaa ruudulla ensin haluttu saateteksti jos siihen on tarvetta, tai lisätä mukaan esimerkiksi muita liitetiedostoja. Huom! Entisten lähetteiden muuttaminen ei synnytä sähköistä lähetettä. Eli suosituksena on tehdä esimerkiksi palautustapauksissa uusi lähete, ja laittaa sinne palautetut tavarat miinusriveinä. Version uudet ominaisuudet

84 TOIMINTA KORJAAMOLLA LÄHETTEIDEN VASTAANOTTO JA KÄSITTELY TOIMITTAJAN Y-TUNNUKSEN SYÖTTÄMINEN TOIMITTAJAN TIETOIHIN Sähköisiltä lähetteiltä pitää pystyä tunnistamaan, keneltä omalta toimittajalta sähköinen lähete tulee. Tälle toimittajalle sitten ohjelma luo automaattisesti ostotilaukset, ja perustaa tarvittaessa uudet, puuttuvat tuotteet. Sähköisen lähetteen tunnisteena käytetään aina toimittajan y-tunnusta, koska tämä on yksiselitteinen selkeä tunniste. Toimittajan y-tunnus näkyy mm. pdf- muotoisessa lähetteessä, joka tulee aina sähköisen lähetteen alareunassa. Ensimmäiseksi on tarkistettava, että varaosaliike (=sähköisen lähetteen toimittaja) on perustettuna korjaamon toimittajatietokantaan. Tarvittaessa se tässä vaiheessa perustetaan uutena. Varaosaliikkeen y-tunnus syötetään tämän toimittajan tietoihin kenttään Y- /Alv-tunnus, joka on toimittajan tietoruudun Yleiset- välilehdellä. Se pitää siis syöttää oikeassa muodossa mm. viivan osalta, jonka voi parhaiten tarkistaa pdf- lähetteestä. ELLEI KÄYTÖSSÄ ONLINE- TOIMINTOJA Jos käytössä ei ole ohjelman Online- toimintoja, sähköiset lähetteet tulevat sähköpostiin. Tällöin haetaan sähköpostit, ja sähköiset lähetteet näkyvät siten, että aiheena on Lähete ja sen numero. Tällöin avataan sähköposti. Liitetiedostoina ovat sekä pdf- lähete (kuvassa vasemmalla) sekä sähköinen muoto, jonka tiedostopääte on fsl (FuturSoft Sähköinen Lähete). Tämä fsl- tiedosto tallennetaan VAKIOON hakemistoon, joka tässä vaiheessa kannattaa tehdä, esimerkiksi työpöydälle uusi kansio Lähetteet. Esimerkiksi jos Työpöydällä on kansio Lähetteet, ja käytössä on Outlook- sähköpostiohjelma, toimitaan näin: Painetaan fsl- tiedoston kohdalla hiiren oikeaa ja valikosta Tallenna nimellä. Valitaan hakemistoksi kyseinen Lähetteet kansio ja tallennetaan tiedosto sinne Aina toimitaan siis oman sähköpostiohjelman mukaan (jos käytössä webmail, toimitaan sen ohjeiden mukaan). Kun tiedosto on tallennettu sähköisten lähetteiden hakemistoon talteen, käsitellään lähete seuraavalla tavalla. Version uudet ominaisuudet

85 SÄHKÖISTEN LÄHETTEIDEN KÄSITTELY OHJELMASSA Jos käytössä on ohjelman Online- toiminnot, em. sähköpostista hakemisen vaihe jää pois. Molemmissa tapauksissa käyttöä jatketaan seuraavasti. Korjaamossa mennään päävalikossa Työt- välilehdelle ja painetaan Sähköiset lähetteet. Avautuu sähköisten lähetteiden käsittelyruutu. Ruudun rakenne on seuraava. Vasemmassa reunassa näkyvät noudettujen sähköisten lähetteiden rivit Oikeassa yläreunassa näkyvät avoimet työmääräykset Oikeassa alareunassa näkyvät valitun työmääräyksen varaosarivit ja niiden alla uudet, nyt lisättävät rivit Yleisimmät toiminnot käynnistyvät vasemmasta alareunasta Ensimmäinen vaihe riippuu, ovatko Online toiminnot käytössä, vai saadaanko lähetteet sähköpostilla: Jos lähete on saatu sähköpostilla, painetaan Avaa lähetetiedosto tai pikanäppäimellä F1 Jos käytössä ovat Online toiminnot, painetaan Hae sähköiset lähetteet tai pikanäppäimellä F2 Sähköpostihaun tapauksessa avautuu tiedoston hakuruutu. Valitaan tällöin tiedosto tai kaikki tiedostot jotka ovat kyseisessä hakemistossa. Kaikki tiedostot voidaan valita värjäämällä ne hakuruudulla siniseksi Ctrl pohjassa. Onlinen tapauksessa ohjelma kertoo, jos uusia sähköisiä lähetteitä ei ole noudattavissa, tai jos on, avaa rivit suoraan ruudulle. Version uudet ominaisuudet

86 Tämän jälkeen rivit tulevat näkyviin käsittelyruudulle. Alkuperäiset tiedostot poistetaan onnistuneen luennan jälkeen. Tarvittaessa ne löytyvät sähköpostista sekä arkistohakemistosta (C:\Program Files\ AutoFuturPro\ sähköiset lähetteet arkisto) Käytettäessä ohjelmaa verkossa, sisään luetut mutta käsittelemättömät sähköiset läheterivit ovat käytettävissä kaikilla verkon koneilla. Samanaikaista käsittelyä pitää kuitenkin luonnollisesti välttää. Ne säilyvät odottamassa käsittelyä, jos välillä poistutaan ruudulta ja tullaan ruudulle uudelleen. Tässä vaiheessa rivit näkyvät punertavalla taustalla, joka kertoo, että ne ovat täysin käsittelemättömiä ja varastoon kirjaamattomia. Eli ne ovat esikatselu-vaiheessa josta ne voidaan vielä hylätä, jos huomataan lähetteellä vaikka virhe. Ohjelma perustaa tuotekoodit, joita ei löydy kyseisellä toimittajanumerolla tuotekortistosta, automaattisesti tässä vaiheessa. Tuotekoodi, tuotenimi, myyntihinta ja ostohinta tulevat lähetteeltä. Myyntihinnaksi tulee bruttohinta ja nettohinnaksi alennuksen jälkeinen nettohinta. TAVAROIDEN KIRJAAMINEN VARASTOON Siinä vaiheessa kun ohjelma lisää tuotteet työmääräyksille, ne vähentyvät varastosta. Sen vuoksi ennen niiden siirtoa töille, ne kirjataan ensin varastoon. Ensin voidaan tarkistaa, että osat ovat oikein, eli ne mitä on tilattu, tai on jo saapunut. Tällöin painetaan tarkistuksen jälkeen joko Kirjaa kaikki varastoon - F3, tai käydään ne rivi kerrallaan läpi, ja värjätään kukin rivi Ctrl tai Shift näppäin pohjassa valituksi, ja painetaan Kirjaa valitut varastoon. Jos tavara jää omaan varastoon, eikä sitä kohdistetaan työmääräyksille, painetaan rivin kohdalla Omaan varastoon. Vaihda valittujen rivien tila- alasvetovalikosta voidaan hylätä rivi, jolloin sitä ei kirjata varastoon ja se poistuu listalta. Näin voidaan tehdä, jos lähete on esimerkiksi virheellinen tai saapunut osa on väärä. Hylkääminen vastaa sitä, ettei riviä oltaisi alun perinkään luettu sisään edellisessä vaiheessa. Hylätty rivi voidaan valikosta myös palauttaa takaisin normaaliksi. Kun painetaan Kirjaa kaikki varastoon tai Kirjaa valitut varastoon, ohjelma luo automaattisesti ostotilauksen tuotteista ja kirjaa tilauksen saapuneeksi varastoon. Tämä vastaa samaa, kuin tilaus olisi tehty ohjelmalla, eli ostoista jää täysi ostohistoria. Ostotilauksen lähetystapana näkyy sähköinen lähete, ja ostotilauksen riveillä näkyy toimittajan lähetenumero. Version uudet ominaisuudet

87 RIVIEN KOHDISTAMINEN TÖIHIN, JOILLA VIITTEENÄ REKISTERI Jos varaosaliikkeen päässä on syötetty rekisteri, ohjelma yrittää kohdistaa rivit automaattisesti oikeaan työhön. Tällöin ruudun vasemman reunan listassa näkyy valmiiksi määräysnumero. Rivit, joilla näkyy lisalla määräysnumero, voidaan tässä vaiheessa kohdistaa kyseiselle määräykselle painamalla Siirrä määräysnumeron perusteella. Jos samalle rekisterille on useita avoinna olevia määräyksiä tai kustannusarvioita, avautuu valinta, mille rivit siirretään ja kaikki kyseiselle rekisterille merkityt rivit siirtyvät kohdistuvat valitulle työlle. RIVIEN KOHDISTAMINEN ILMAN RIVIVIITETTÄ Lähetteen rivit käydään läpi yksi kerrallaan, ja katsotaan, mille työlle ne ovat menneet, elleivät ne mene varastoon. Ruudun oikeasta reunasta selataan avoimia työmääräyksiä, ja aktivoidaan hiirellä määräys, jolle tuoterivi menee. Tuoterivi siirretään työmääräykselle joko hiirellä kaksoisnapsauttamalla tai Enterillä. Jos halutaan valita kerralla useita rivejä, värjätään ne Ctrl tai Shift näppäin pohjassa ja painetaan Siirrä valitut rivit lisättäviin riveihin. Tässä vaiheessa rivejä voi siirtää vapaasti vasemman reunan listan ja työmääräysten välillä, jos rivi tuli siirrettyä väärälle työlle, painamalla Poista valitut rivit tai Poista kaikki rivit. Kun rivi on siirretty määräykselle, voidaan siinä vaiheessa vielä muokata määräykselle laitettavaa myyntihintaa oikean alareunan ruudukosta, suoraan hintasarakkeessa. Rivit lisätään fyysisesti työmääräyksille, kun painetaan ruudun alareunasta Lisää rivit määräyksille. Tämän jälkeen rivit ovat työmääräyksillä ja ohjelma sulkee sähköisten lähetteiden ruudun. Tarvittaessa voidaan poistua Peruuta- painikkeella, jolloin rivejä ei siirretä työmääräyksille. Peruuta- painike ei kuitenkaan peru varastoon kirjauksia, eli tuotteet on tällöin lisätty varastoon, ja tilauksia vastaava ostotilaus on syntynyt, eli tavarat ovat kuitattu varastoon. Jos tavaroita ei ole saapunut, tällöin tavarat pitää vähentää varastosta. Se onnistuu myös varastoontuloruudun kautta, menemällä ruudulle, hakemalla kyseinen ostotilaus ja muuttamalla saapuneet määrät nolliksi. Sen jälkeen on syytä vielä tarkistaa että saldot jäivät oikein. RIVIN MÄÄRÄN JAKAMINEN Jos saapuu esimerkiksi 10 tuotetta, voi olla, että yksi menee yhdelle työlle, yksi toiselle, ja osa varastoon. Version uudet ominaisuudet

88 Tällöin painetaan tuoterivin kohdalla hiiren oikealla Jaa rivi kahteen osaan. Tällöin ohjelma kysyy jaettavaa määrää. Loppuosa määrästä jää alkuperäiselle riville. Tämän jälkeen jakoa voidaan tehdä useampaankin kertaan. Vastaavasti jos tuotetta on kahdella rivillä, mutta ne halutaan viedä yhtenä rivinä määräykselle, voidaan valita rivit Ctrl pohjassa ja yhdistää ne. Edellytyksenä on, että riveillä on sama hinta, tuotekoodi ja tuotenimi. RIVIEN KOHDISTAMINEN ENTISIIN TUOTERIVEIHIN Jos työmääräyksellä on ennestään tuotteet, jotka saapuvat, voidaan niitä kohdistaa entisiin riveihin. Ruudulla on painike Poista rivi, jolla merkitään vanha rivi poistettavaksi, jos lähetteeltä tulee sen korvaava rivi. Rivi jää näkyviin punaisena, kunnes ruudun muutokset hyväksytään kokonaisuudessaan (painamalla Lisää rivit määräyksille F12) Uusien rivien lisäämisen lisäksi ohjelma tällöin pois poistaa halutut rivit. Poistamisen voi perua ruudulla. Vaihtoehtona on, että valitaan Ctrl pohjassa, mikä vanha ja uusi rivi korvaavat toisensa. Tällöin nykyinen rivi muuttuu vihreäksi. Kun muutokset hyväksytään, ohjelma päivittää uudet tiedot vanhan rivin kohdalle. Merkitsemisen voi perua. TUOTETIETOJEN NÄKEMINEN Ruudun joka kohdassa jossa on tuoterivejä, voidaan kohdalla olevan rivin tuotetiedot avata hiiren oikealla, Tuotetiedot. Jos kyseessä on uusi tuote, ohjelma on perustanut tuotteen kun sähköinen lähete on avattu ruudulle, ja näin voidaan myös täydentää tuotetiedot suoraan. ASETUS TUOTTEIDEN PERUSTAMISESTA Toimittaja, jolle uudet tuotteet lisätään ja millä toimittajanumerolla tuotteita ylipäätänsä käsitellään, valitaan kohdasta Lisäasetukset Liitännät Sähköisten lähetteiden tuotteet perustetaan. Esimerkiksi jos varaosaliike, jolta lähete on, on korjaamossa toimittajanumerona 500, ja lähetteellä on tuoterivillä toimittajanumerona 1, tällä asetuksella valitaan etsiikö ohjelma tuotetta korjaamon tuotekortistosta toimittajanumerolla 500 (myyjän toimittajanumero) vai kullakin läheterivillä tulevalla toimittajanumerolla (maahantuojan tunnus, esim. toimittajanumero 1) MUUTA Lähetettyjen ostotilausten selauksessa sähköiset lähetteet nähdään lähetystavasta, joka on Sähk. läh. Version uudet ominaisuudet

89 LAAJENNUKSIA MYYNTITUKKUHINTA- KÄSITTELYYN YLEISTÄ Myyntitukkuhinta on erikoiskäsittely tilanteisiin, että yritys noudattaa kahta rinnakkaista hinnoittelua, jossa jokaiselle tuotteelle voi olla erillinen, täysin itsenäinen hinta tietylle erilliselle asiakasryhmälle. Tästä käytetään termiä myyntitukkuhinta. Toiminta koskee ainoastaan myyntiä, ei ostoa. Tähän liittyviä toimintoja on nyt laajennettu. MYYNTITUKKUHINNAN AJAMINEN HINNASTOSTA Myyntitukkuhinta voidaan nyt päivittää hinnastopäivityksessä. Tälle on oma kohtansa hinnaston tulkintaohjeessa. Kentän näkyminen edellyttää, että myyntitukkuhinnan käyttö on päällä asetuksella Yleiset asetukset Hinnoittelu Myyntitukkuhinta käsittely. MYYNTITUKKUHINTA- KÄSITTELYN ASETUKSIA UUDISTETTU Myyntitukkuhinnan asetukset on nimetty seuraavasti, selkiyttämään eri käyttövaihtoehtoja. Asetus Myyntitukkuhinta käsittely määrää, onko myyntitukkuhinta näkyvissä tuotteen tiedoissa, sekä hinnastojen tulkintaohjeissa. Asetus Myyntitukkuhintahinnoittelu asiakasryhmäkohtaisesti käytössä määrittelee, voidaanko asiakasryhmittäin määritellä, että myyntitukkuhinta annetaan ko. asiakasryhmälle. Tällöin voidaan myös valita, esitetäänkö alennus nettohintana vai se alennusprosenttina normaaliin myyntihintaan nähden. MAKSUTTOMIA ERIKOISTOIMINTOJA TIETYN TUOTERYHMÄN MYYNNIN OHJAAMINEN POIKKEAVALLE MYYJÄLLE Toiminto on kehitetty erityisesti runkopanttien käsittelyyn, jolloin sekä runkopanttien veloitukset, että niiden hyvitykset kohdistuvat tietylle myyjäkoodille, joka voi olla esimerkiksi Runkopantit. Näin hyvitysvaiheessa ei tarvitse kohdistaa hyvitystä samalle myyjälle, joka on runkopantin myynyt, jotta myyjien myynnit säilyvät ajan tasalla. Tämä mahdollistaa samalla sen, että samalla lähetteen rivit voivat kohdistua kahdelle eri myyjälle, kun normaalisti lähete on aina kokonaan myyjäkohtainen tosite. Erittely tehdään laskutusvaiheessa, jolloin laskun rivit saavat myyjän tämän valinnan perusteella. Toiminto otetaan käyttöön kohdasta Yleiset asetukset Myynti Valittujen tuoteryhmien myynnin ohjaaminen kiinteästi myyjälle. Sen jälkeen nämä myyjät valitaan kunkin tuoteryhmän tiedoissa kuvan näyttämässä paikassa. Version uudet ominaisuudet

90 YLLÄPIDOLLISET JA MIKROTUKIHENKILÖN TOIMINNOT PÄÄRUUDULLA PIKANÄPPÄIMET ETÄKÄYTÖN JA TUKISIVUJEN AVAAMISEEN Etäkäyttö voidaan avata nyt pääruudusta pikanäppäimellä Ctrl+E ja tukisivut Ctrl+T:llä, helpottamaan toimintaa mm. puhelintuen yhteydessä. NOPEUTUSTA MONIIN TOIMINTOIHIN Uusien toimintojen lisäksi merkittäviä muutoksia versiossa ovat nopeutukset mm. tilausehdotuksen luonnissa hälytysrajojen avulla. Nopeutusta on myös muissa paikoissa, jota on saatu aikaan toimintojen uudistamisella. LOKITIEDOSTOJEN SEURANTA Ohjelmassa on mahdollista tallentaa lukuisia lokitiedostoja, joilla seurataan järjestelmän toimintaa, ja mm. selvitetään erilaisia asioita tarvittaessa. Erilaiset virhetilanteet esimerkiksi tallentuvat usein lokitiedostoihin. Samoin monimyymälätoimintojen synkronoinnit. Näitä lokeja voidaan nyt seurata ja avata helpommin, esimerkiksi helpdeskin pyynnöstä katsoa lokeista jokin tieto. Tämä uusi toiminto käynnistyy päävalikon kohdasta Tietojen ylläpito Huoltotoiminnot Lokitietojen selaus. Toiminnon käyttöruutu näkyy ylemmässä kuvassa. Ruudulla nähdään, mitä lokitiedostoja koneelta löytyy. Loki avataan kaksoisnapsauttamalla tai Avaa- painikkeesta. Lokitiedostot ovat aina konekohtaisia. Tarvittaessa ylimääräisiä seurantalokeja otetaan käyttöön kohdassa Huoltotoiminnot Toimintoavaimet (samassa huoltotoimintojen ruudussa siis). Helpdesk neuvoo tarvittaessa, mitä asiaa voidaan lokeilla seurata, ja neuvoo lisättävän toimintoavaimen kuhunkin tarkoitukseen. Lokitiedostot sijaitsevat aina ohjelman asennushakemistossa, esim. c:\program Files\AutoFuturPro tai KoneFutur. ASETUSTEN MUUTOSTEN SEURANTA Toisinaan tulee vastaan tilanteita, että asetukset ovat muuttuneet, eikä tiedetä, milloin ne ovat muuttuneet, kuka ne on muuttanut, tai on epäilty että ne ovat muuttuneet päivityksen yhteydessä tms. Tätä varten asetusten muuttumiselle on tarkempi seuranta. Jos on tarvetta selvittää, miksi tietty asetus on muuttunut, voidaan tätä selvittää helpdeskistä etäkäytöllä. Tietokannassa taulu on nimellä ASETUSMUUTOKSET, jota voidaan tutkia tietokantatyökaluilla. Version uudet ominaisuudet