AutoFutur ja KoneFutur Tilausliitäntä Isojoen Konehalli Oy:lle

Transkriptio

1 AutoFutur ja KoneFutur Tilausliitäntä Isojoen Konehalli Oy:lle Käyttöohje Päivitetty (lisäyksiä ) Tilausliitäntä Isojoen Konehalli - 1 -

2 KÄYTTÖÖNOTTO...2 YLEISTÄ...2 TOIMINNON REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN...3 IKH:N TOIMITTAJANUMERON TARKISTAMINEN JA MAHDOLLINEN VAIHTAMINEN...3 ASETUSTEN JA TUNNUSTEN LAITTAMINEN...3 YHTEYDEN AUTENTIKOINTI...4 SAATAVUUSKYSELY...5 TILAUKSEN LÄHETTÄMINEN...6 TILAUSVAHVISTUKSET...7 SÄHKÖISET TILAUSVAHVISTUKSET (SÄHKÖINEN LÄHETE)...7 TILAUKSEN LÄHETTÄMINEN UUDELLEEN...8 IKH UUDISTETTU TILAUSLIITÄNTÄ KÄYTTÖOHJE...9 YLEISTÄ...9 UUDEN AKTIVOINTI KÄYTTÖÖN...9 KÄYTTÖ...10 PALOMUURISÄÄNNÖT...10 LISÄTIETOA...10 MIHIN YHTEYTTÄ ONGELMATILANTEISSA?...10 LISÄTIETOJA...11 KÄYTTÖÖNOTTO YLEISTÄ Tämä ohje koskee AutoFutur ja KoneFutur ohjelmien versiota Tilausliitäntä IKH:lle (Isojoen Konehalli) toimii internetin kautta. Yrityksellä tulee ennen käyttöönottoa olla käytössään internet- yhteys, mieluiten laajakaista. ENSIN IKH:lta tulee olla avattuna yritykselle yhteys. Vaihtoehtoina on ilmoittaa IKH:lle yrityksen kiinteä/muuttumaton julkinen IP- osoite, tai käyttää IKH:n tietoturva-applettia. Jos käytetään tietoturva-applettia, siihen syötetään tunnukset joka aamu, koneella jolla yhteyttä käytetään, ja selaimen täytyy olla auki käytön ajan. Tästä IKH:lta tarkemmat ohjeet. Tilausliitäntä Isojoen Konehalli - 2 -

3 TOIMINNON REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN Kyseessä on ohjelman lisämoduuli. Rekisteröintiä varten tulee saada rekisteröintikoodi, joka yleensä toimitetaan siten että IKH toimittaa kerralla sekä tämän rekisteröintikoodin (hankittuaan sen FuturSoftilta) että muut tarvittavat tunnukset ja yhteyksien avaukset. Rekisteröintikoodin saamiseksi pitää sopia ensin tilausliitännän käyttöönotosta IKH:n kanssa. Samassa yhteydessä IKH toimittaa käyttäjätunnukset ja salasanat joihin tässä ohjeessa viitataan. Kun koodi on saatu, se syötetään päävalikon kohdassa Asetukset- Lisätoimintojen käyttöönotto. Tällä ruudulla selataan kohtaan Tilausliitäntä IKH, ja sen kohdalla painetaan Rekisteröi kohdalla oleva toiminto käyttöön. Ja syötetään annettu koodi. Koodi riippuu yrityksen tarkasta nimestä. Joten jos ohjelma ei hyväksy saatua koodia, pitää ilmoittaa ruudulla näkyvä yrityksen nimi, ja pyytää sitä vastaava uusi koodi. IKH:N TOIMITTAJANUMERON TARKISTAMINEN JA MAHDOLLINEN VAIHTAMINEN IKH:n toimittajanumero on ohjelmassa oletuksena 79. Jos käytössä on tästä poikkeava numero, se pitää vaihtaa. Ohjelma kohdistaa kyseisen toimittajanumeron tiedot IKH:lle. Jos toimittajanumero on muu kuin 79, se vaihdetaan seuraavasti: - Mennään kohtaan Asetukset Lisäasetukset - Siellä välilehdelle Liitännät - Täällä kohdassa Toimittajanumero IKH annetaan oikea toimittajanumero. ASETUSTEN JA TUNNUSTEN LAITTAMINEN Toiminnon rekisteröinnin ja toimittajanumeron tarkistamisen jälkeen toiminto on käytettävissä. Tilausjärjestelmän tiedot syötetään toimittajien hallintaruudulla. Sinne mennään ensin päävalikon Tiedot- välilehdeltä kohdasta Toimittajat. Tällä ruudulla haetaan ensin Isojoen Konehalli Oy. Toimittajan tietoruudulle syötetään seuraavat tiedot. Tilausliitäntä Isojoen Konehalli - 3 -

4 Asiakasnumero, jolla yritys asioi IKH:n kanssa. Se on aina numeromuotoinen. Tämä kohta on ruudun Yleisetvälilehdellä. Se voi olla jo ennestään asetettuna. www- palvelimen osoite. Tämä ilmoitetaan IKH:lta. Se voi tulevaisuudessa muuttua, jonka takia viimeisin tieto voidaan ongelmatilanteessa kysyä suoraan IKH:lta. Aktiivisuus pitää olla "AKTIIVINEN". Seuraavat kentät ovat puolestaan ruudun Sähköinen kauppa- välilehdellä, eli napsautetaan ensin tämä välilehti auki. Ruudun tekstit vaihtelevat hieman käytettävistä toiminnoista riippuen. Tälle ruudulle täydennetään seuraavat tiedot: www käyttäjätunnus. Tämä oy IKH:n antama käyttäjätunnus. Tämä saadaan aina erikseen IKH:lta. Siinä voi olla sekä kirjaimia ja numeroita. www salasana, eli salasana, joka myös saadaan samalla. Ovt-tunnus kenttään laitetaan ovt. Ohjelma tarkistaa vain, ettei kenttä ole tyhjä. Nimilyhenne- kenttä saa olla tyhjä. Muut kentät, kuten nimilyhenne saavat olla ennallaan, niillä ei ole tilausliitännälle merkitystä. Tämän jälkeen voidaan poistua toimittajien hallintaruudulta. Kun tiedot on annettu, ja käyttäjätunnukset avattu IKH:lla, voidaan liitännän käyttö aloittaa, lähettämällä ensin esimerkiksi testitilaus. Ensimmäisen tilauksen lähettämisen jälkeen ota yhteys IKH:lle atk- yhteyshenkilöön, joka käy tilausliittymän avauksen läpi. Sen jälkeen saadaan tilausvahvistus. YHTEYDEN AUTENTIKOINTI IKH:n päässä pitää ennen liitännän käyttöönottoa sallia yhteys kyseisestä yrityksestä. Jos yrityksellä on kiinteä IP-osoite, se ilmoitetaan IKH:lle, jolloin yhteys sallitaan aina. Tilausliitäntä Isojoen Konehalli - 4 -

5 Ellei yrityksellä ole tätä, pitää kerran päivässä avata kyseiselle koneelle ns. autentikointi- appletti ohjelma, jolla yhteys varmennetaan. Tämän käytöstä IKH:lta saa tarkemmat ohjeet, mutta tässä yleiskuvaus miten esim. vikatilanteessa voidaan asia hoitaa: - Kirjoitetaan selaimeen - Syötetään IKH:lta saatu käyttäjätunnus ja salasana - Ohjelman pitäisi sen jälkeen antaa ilmoitus You have been successfully authenticated - Appletti-ohjelmaa pidetään sen jälkeen taustalla auki aina kun IKH:lle ollaan yhteydessä. SAATAVUUSKYSELY Saatavuuskysely tapahtuu tapahtumaruutujen (myynti, lähete, tarjous, työmääräys, ostotilaus jne.) painikkeesta Saatavuus tai pikanäppäimellä Ctrl+S. IKH:lta tulee näkyviin sen jälkeen saatavuusvastaus, joka antaa esimerkiksi seuraavat tiedot. Kysely tulee suoraan IKH:n toiminnanohjausjärjestelmästä ja kestää tämän ohjeen tekohetkellä n. 2-6 sekuntia. Ostohinta näytetään vain, jos käyttäjällä on oikeus muutoinkin ohjelmassa nähdä ostohinnat. Ostohinnat voi saada pois näkyvistä asetuksella Suojaukset Ostohinnan käyttäjätaso. Lisäkulu tarkoittaa normaalisti kierrätysmaksua. Ruudulla näkyy myös, ovatko hinnat verollisia sekä yksikkö, esim. KPL, SRJ. IKH:lta ei anneta tarkkoja vastauksia yli 50 kpl:n pyyntöihin, vaan sitä suuremmilla määrillä tulee seuraava saatavuustieto. Tätä suuremmissa määrissä tulee ottaa yhteys IKH:n myyntiin. Tilausliitäntä Isojoen Konehalli - 5 -

6 Johtuen saatavuuskyselyn muodosta, siinä tulevissa lisätiedoista ja siitä, että yli 50 kpl:een määriin ei tule suhteellista vastausta (saatavissa kyllä/ei/osittain), ei IKH:n tapausessa ole käytettävissä useiden rivien kysely kerralla. Jos tätä toimintoa käytetään muiden tukkureiden vuoksi, IKH:n tuotteissa näkyy seuraava tieto. Sama koskee saatavuuskyselyä tuotetyyppiruudulla. Tällä on ehkäisty se, ettei esimerkiksi vastausta Saatavissa >50 kpl tulkita siten, ettei tuotetta olisi saatavissa, tai että sitä olisi saatavilla juuri kysytty määrä. TILAUKSEN LÄHETTÄMINEN Ensin tilaus hyväksytään normaaliin tapaan. Sen jälkeen painetaan tilauskirjalla oltaessa painiketta "Lähetä". Avautuva ruutu on oheisen tyyppinen, ulkonäkö riippuu siitä mitä toimintoja on käytössä. Oheisessa tilanteessa käyttäjällä on käytössään Autolinkki toiminnot. Muussa tapauksessa siihen liittyvät kohdat eivät ole näkyvissä. Ruudulla ei normaalisti tarvitse muuttaa mitään valintoja, vaan voidaan painaa heti alareunassa olevaa Lähetä - painiketta. Sillä on myös pikanäppäin F12. Jos käytössä on Autolinkki-toiminnot, lukee painikkeessa Lähetä autolinkkiin, mutta tilaus lähetetään suoraan IKH:lle tästä termistä huolimatta. Ruudun alaosassa ovat näkyvissä hyväksytyt ja lähettämättömät ostotilaukset. Oletuksena kaikki ruudulla näkyvät tilaukset on valittuna eli näkyvät sinisinä. Jos tilauksia on tehty jostakin syystä useampi ennen niiden lähettämistä, voidaan tarvittaessa hiirellä valita mitkä lähetetään. Normaalilla laajakaistayhteydellä kestää yleensä alle sekunnin, kun tilaus lähtee. Tilausliitäntä Isojoen Konehalli - 6 -

7 Mikäli lähetys onnistuu, poistuu tilaus listalta ja ruudun alareunaan tulee teksti Tilaus lähetetty. Ruudun voi sen jälkeen sulkea Sulje- painikkeella tai ESC- näppäimellä. IKH:n tilaustenkäsittelyn jälkeen siitä tulee tilausvahvistus sähköpostiin tai faksiin noin 15 min. kuluessa normaali työpäivänä. Ellei vahvistusta tule, ota yhteys IKH:lle ja pyydä selvittämään tilauksen tila. TILAUSVAHVISTUKSET Oletusarvoisesti IKH:lta tulee tilausvahvistus entiseen tapaan, eli sähköpostitse tai faksitse. Tähän liitäntään kuuluva sähköinen muoto on sähköinen lähete, josta seuraavassa kerrotaan erikseen. SÄHKÖISET TILAUSVAHVISTUKSET (SÄHKÖINEN LÄHETE) Sähköiset tilausvahvistukset aktivoidaan seuraavasti: Otetaan yhteys IKH:lle Atk-osastolle (esim. Timo Ranta) ja pyydetään avaamaan sähköiset tilausvahvistukset. Sähköinen tilausvahvistus on IKH:n tapauksessa sähköinen lähete, jossa on nettohinnat ja todelliset lähetetyt määrät. Sähköinen lähete on vaihtoehto sähköpostiin tai faksiin tulleeseen lähetteeseen. Lähetyksen mukana tulee kaikissa tapauksissa paperikopio. Niiden noutamiseksi laitetaan vahvistusten haku päälle ohjelmassa seuraavalla tavalla. Kun tilausvahvistusten lähetys on pyydetty IKH:lta, laitetaan päälle seuraava asetus, jotta ohjelma noutaa vahvistukset myös IKH:lta, samalla kun ne otetaan normaaliin tapaan vastaan. IKH toimittaa vahvistukset tuotteiden keräilyn jälkeen, jolloin tilausvahvistus vastaa täydellisesti lopullista lähetettä, ja määrät eivät enää muutu lopulliseen toimitukseen. Tästä johtuen sähköinen vahvistus ei tule heti, vaan keräilyn jälkeen. Tiedosto on noudettavissa keräyksen kuittauksen jälkeen eli käytännössä edellisen päivän kerätyt tilaukset ovat aamulla noudettavissa. Mennään kohtaan Asetukset Lisäasetukset Liitännät, ja laitetaan päälle Tilausvahvistusten nouto IKH:lta. Tämän jälkeen tilausvahvistukset noudetaan päävalikon Ostot- välilehden toiminnolla Tilausvahvistukset. Painetaan alareunan painiketta Hae viimeisimmät. Tilausvahvistus saadaan ruudulla, se voidaan haluttaessa tulostaa, ja toimitettavat määrät päivitetään siten, että varastoontuloruudulla ohjelma tarjoaa saapuneeksi tilausvahvistusten mukaista määrää. Tilausliitäntä Isojoen Konehalli - 7 -

8 TILAUKSEN LÄHETTÄMINEN UUDELLEEN Jos tilaus on tarvetta lähettää uudelleen (linjayhteys- ongelma lähetyshetkellä tms.), se tapahtuu seuraavasti: - Ei tarvitse tehdä mitään uutta ostotilausta, vaan mennään ainoastaan ostotilausruudulle - Painetaan Lähetä- painiketta - Normaalisti tulee tällöin tyhjä ruutu (tai muiden toimittajien lähettämättömiä tilauksia) - Poistetaan ruksi kohdasta Näytä vain lähettämättömät - Kun ruksi on edelleen ruudussa Näytä vain kuluvan päivän, tulee näkyviin kuluvan päivän jo lähetetyt tilaukset, ja niistä lähetetään uudelleen haluttu tilaus - Jos halutaan lähettää edellisen päivän tilaus, poistetaan lisäksi ruksi Näytä vain kuluvan päivän Tilausliitäntä Isojoen Konehalli - 8 -

9 IKH UUDISTETTU TILAUSLIITÄNTÄ KÄYTTÖOHJE YLEISTÄ Liitännän muutokset ovat mukana versiossa ja uudemmissa. Kyseessä on siis kehitysversio. Edellytyksenä on, että käytössä on aiempi tilausliitäntä. Kokonaan uuden käyttöönoton tapauksessa noudatetaan tilausliitännän käyttöönoton ohjetta soveltuvin osin. Versio päivitetään tukisivujen kohdasta B3 - kehitysversio. Version päivämääränä pitää olla tai uudempi. Ohje koskee sekä AutoFuturia että KoneFuturia. UUDEN AKTIVOINTI KÄYTTÖÖN Samanaikaisesti vaihdetaan käyttöön uusi palvelimen osoite sekä vaihdetaan käyttöön uusi liitäntätapa. Uusi liitäntätapa asetetaan päälle kohdassa Lisäasetukset IKH IKH tilausliitännän muoto. Tässä vaihdetaan siis käyttöön Uusi. Kohtaan IKH saatavuuskyselyn osoite syötetään uusi osoite (Perään ei tule pistettä). Sen jälkeen tai ennen vaihdetaan toimittajan tietoruudulla käyttöön uusi palvelimen osoite kohtaan WWWpalvelimen osoite. Toimittajien hallinnassa haetaan IKH toimittaja ja syötetään seuraava kohta. Uusi osoite on tilausten lähettämiseen on Tilausliitäntä Isojoen Konehalli - 9 -

10 KÄYTTÖ Tilausten, tilausvahvistusten, sähköisten lähetteiden ja saatavuuskyselyiden käyttö tapahtuu vaihdoksen jälkeen ennallaan. Se ohjautuu IKH:lla uuteen tilausjärjestelmään. PALOMUURISÄÄNNÖT Jos käytössä on tiukat palomuuriasetukset, pitää muuttaa palomuuri sallimaan liikenteen ulospäin osoitteisiin porttiin 21 (ftp) ja (saatavuuskyselyn portti) LISÄTIETOA ftp- Toimintoa voi testata erillisellä ftp-ohjelmalla, ja saatavuuskyselyä komennolla TELNET (komentoriviltä, asenna TELNET-asiakas windowsin ohjelmista&ominaisuuksista, jos sitä ei ole käytössä) MUUTA Muita uusia ominaisuuksia versioon IKH:n liitäntään liittyen ovat: - Tuoteruudulla uusi toiminto IKH-tietojen avaamiseen, tuoteruudun alareunassa. Tällä voidaan suoraan avata tuotteen tiedot IKH:n nettipalvelusta - Hinnaston tulkintaohjeeseen voidaan lisätä suoraan IKH:n takuuajan sekä IKH:n merkkitiedon lisääminen hinnastopäivitykseen, eli saadaan nämä tiedot hinnastosta tuotetietoihin. Takuuajan käyttö ja merkkitiedon näyttö tuoteruudulla aktivoidaan asetuksilla. Näistä molemmista tulee saataville erilliset tarkemmat ohjeet. MIHIN YHTEYTTÄ ONGELMATILANTEISSA? Ensisijaisesti tilausongelmissa tulee kääntyä ensin Isojoen Konehallin puoleen: (06) Yhteyshenkilönä ohjeen kirjoitushetkellä on ensisijaisesti Atk- päällikkö Timo Ranta. Jos havaitaan, ettei itse nettiyhteys toimi, pitää toki ottaa yhteys internet- operaattoriin. Jos näyttää siltä että tilaukset eivät lähde, vaan tulee jokin virheilmoitus, kannattaa ensin tarkistaa, toimiiko nettiyhteys ja sähköposti. Omalta laitetoimittajalta on lisäksi syytä tarkistaa, jos muutoksia on tehty, ettei esimerkiksi palomuuri estä liikennettä. Tilausyhteys vaatii toimiakseen ftp-yhteyden. Ohjelman käyttökysymyksissä, ohjelmapäivityksissä ym. ohjelmaan liittyvissä asioissa, ota yhteys: FuturSoft Helpdesk / helpdesk@futursoft.fi Tilausliitäntä Isojoen Konehalli

11 LISÄTIETOJA FuturSoft Lars Sonckin Kaari 16m00260 Espoo Helpdesk Ohjeen versiohistoria Muutospäivä Tekijä Muutos MK Muokattu ala- ja yläviitettä, sekä lisätty lisätietoja -osio. Tilausliitäntä Isojoen Konehalli