AutoFutur. Autobahn Oy:n sähköisen kaupan liitäntä. Käyttöohje

Transkriptio

1 AutoFutur Autobahn Oy:n sähköisen kaupan liitäntä Käyttöohje Päivitetty Autobahnin sähköisen kaupan liitäntä - 1 -

2 Sisällys KÄYTTÖÖNOTTO... 3 YLEISTÄ... 3 TOIMINNON REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN... 3 AUTOBAHNIN TOIMITTAJANUMERON ASETTAMINEN (TÄRKEÄÄ!)... 3 ASETUSTEN JA TUNNUSTEN LAITTAMINEN... 4 SAATAVUUSKYSELY... 4 KÄYTTÖÖNOTTO... 4 YKSITTÄISEN TUOTTEEN SAATAVUUSKYSELY... 5 VASTAUS KYSELYYN... 5 KORVAAVA TUOTEKOODI... 5 TILAUKSEN LÄHETTÄMINEN... 6 PUHELINTILAUSTEN KUITTAAMINEN POIS LÄHETETTÄVIEN LISTALTA... 7 TILAUSVAHVISTUSTEN NOUTO... 7 TILAUSVAHVISTUKSEN VAIKUTUS VARASTOONTULO- RUUDUN KÄYTTÖÖN... 8 HINNASTOJEN NOUTO HUOM! EI TOISTAISEKSI TUOTANTOKÄYTÖSSÄ!... 8 YLEISTÄ... 8 KÄYTTÖ... 8 MIHIN YHTEYS ONGELMATILANTEISSA?...10 LISÄTIETOJA...10 Autobahnin sähköisen kaupan liitäntä - 2 -

3 Käyttöönotto Yleistä Autobahnin sähköisen kaupankäynnin liitäntä sisältävät seuraavat osat: - Saatavuuskysely - Tilaus - Tilausvahvistus Yhteydet tapahtuvat internetin kautta. Yrityksellä tulee ennen käyttöönottoa olla käytössään internet- yhteys, mieluiten laajakaista eli ADSL, sekä edellä mainittu ohjelmaversio tai uudempi. Lisäksi Autobahnilta tulee olla saatuna käyttäjätunnukset ja salasanat tilausliitäntään. (Pelkän saatavuuskyselyn käyttöön tunnukset eivät ole välttämättömät.) Toiminnon rekisteröiminen käyttöön Kyseessä on ohjelman lisämoduuli. Rekisteröintiä varten tulee saada rekisteröintikoodi. Rekisteröintikoodin saamiseksi pyydetään ilmoittamaan ohjelman pääruudun otsikossa näkyvä rekisteröity yritysnimi toimittajalle (Autobahn) joka pystyy sen perusteella antamaan rekisteröintikoodin asiakkaalleen (Koodin tekee FuturSoft). Rekisteröintikoodin saamiseksi pitää sopia ensin tilausliitännän käyttöönotosta Autobahnin kanssa. Tällöin Autobahn toimittaa käyttäjätunnukset ja salasanat, joihin tässä ohjeessa jatkossa viitataan. Kun rekisteröintikoodi on saatu, se syötetään päävalikon kohdassa Lisätoiminnot - Muut- Lisätoimintojen käyttöönotto. Tällä ruudulla selataan kohtaan Tilausliitäntä Autobahn, ja painetaan Rekisteröi kohdalla oleva toiminto käyttöön. Tällöin syötetään annettu koodi. Rekisteröintikoodi riippuu yrityksen tarkasta nimestä. Joten jos ohjelma ei hyväksy saatua koodia, pitää ilmoittaa tällä ruudulla näkyvä yrityksen nimi, ja pyytää sitä vastaava uusi koodi. Autobahnin toimittajanumeron asettaminen (TÄRKEÄÄ!) Ensin ohjelmaan pitää määrittää, millä toimittajanumerolla ohjelmassa käsitellään Autobahnia. Ohjelma kohdistaa kyseisen toimittajanumeron tilaukset ja kyselyt tälle toimittajalle. Koska toimittaja on yleensä jo perustettuna ohjelmaan, katsotaan toimittajatietokannasta mikä numero sille on annettu. Numero on vapaavalintainen. Tämä numero asetetaan sen jälkeen seuraavaan kohtaan: - Mennään päävalikon kohtaan Asetukset Lisäasetukset - Siellä välilehdelle Lisäohjelmat - Täällä kohdassa Autobahnin toimittajanumero annetaan oikea toimittajanumero. Autobahnin sähköisen kaupan liitäntä - 3 -

4 Asetusten ja tunnusten laittaminen Toiminnon rekisteröinnin ja toimittajanumeron tarkistamisen jälkeen tilausjärjestelmän tiedot syötetään toimittajien hallintaruudulla. Sinne mennään päävalikon Tiedot- välilehdeltä kohdasta Toimittajat. Tällä ruudulla haetaan ensin Autobahn, esimerkiksi F2- hakutoiminnolla. Autobahnin tietoruudulla syötetään seuraavat tiedot. Asiakasnumero, jolla yritys asioi Autobahnin kanssa. Tämä kohta on ruudun Yleisetvälilehdellä. Se on usein jo ennestään asetettuna. Toimittajan tiedoissa kenttä Aktiivisuus pitää olla "AKTIIVINEN". Sen jälkeen mennään Sähköinen kauppa F7 välilehdelle, eli napsautetaan ensin tämä välilehti auki ruudun yläreunasta. Ruksataan kohta Online toimittaja Syötetään saatavuuspalvelun osoite ja portti kohtaan:s :12000 Tässä huomattavaa on että viimeinen välimerkki on kaksoispiste, muut ovat pisteitä. Tämä tieto voi jatkossa muuttua, joten viimeisin tieto tulee ongelmatilanteessa kysyä suoraan Autobahnin atk-tuesta. Syötetään Autobahnilta saatu käyttäjätunnus ja salasana samannimisiin kenttiin Kenttään Toimittajan liiketunnus syötetään 7333 Oma Autobahnilta saatu tieto Liiketunnus syötetään kenttään Oma liiketunnus. (Tämä on yleensä käytännössä yrityksen asiakasnumero FuturSoft Oy:ssä. Jos siis epäselvää, oikean liiketunnuksen voi tarkistaa FuturSoft Oy:n lähettämiltä laskuilta) Tämän jälkeen voidaan poistua toimittajien hallintaruudulta. Kun tiedot on annettu, ja käyttäjätunnukset avattu Autobahnissa, voidaan liitännän käyttö aloittaa, lähettämällä ensin esimerkiksi testitilaus. Jos testitilaukseen tulee tilausvahvistus, noin 5 min. sisällä, on liitäntä toiminnassa. Muussa tapauksessa tulee ottaa yhteys Autobahnille. Saatavuuskysely Käyttöönotto Saatavuuskyselyllä kysytään tuotteiden saatavuutta suoraan Autobahnin tietojärjestelmältä. Tieto tulee suoraan reaaliaikaisesti toimittajan varastojärjestelmästä, eli on aina ajantasaista tietoa. Autobahnin sähköisen kaupan liitäntä - 4 -

5 Yksittäisen tuotteen saatavuuskysely Kun myynti-, lähete-, työmääräys- tai ostoruudulla on haettu Tuotteet riville Autobahnin tuote, voidaan riviä napsauttamalla ja painamalla CTRL+Q. (pidä Ctrl pohjassa ja paina Q) Tällöin avautuu saatavuuskyselyn ruutu, jolla voidaan vielä muuttaa kysyttävää kappalemäärää. Oletukseksi tulee rivillä oleva määrä. Vastaus kyselyyn Vastauksena tulee seuraavanlainen ruutu. Saatavuuden vastaukset ovat seuraavanlaisia: - Koko kysytty määrä saatavilla - Tuotetta ei saatavilla - Osa kysytystä määrästä saatavilla. Tällöin kannattaa siis kysellä pienempää määrää saadakseen tarkemman tiedon. - Jos tuotekoodi on tuntematon, tulee ilmoitus "Tuotekoodi tuntematon. Oikea tuotekoodi on tällöin syytä selvittää esim. uusimmasta hinnastosta. Korvaava tuotekoodi Jos tuotteella on korvaava tuotekoodi, ohjelma näyttää sen listalla erillisellä rivillä. Korvaavasta tuotteesta nähdään yhtä lailla, onko sitä saatavilla koko määrä, osittain tai ei tällä hetkellä. Huom! Jos useiden tuotteiden kyselyssä tulee vastauksena Tuotekoodi tuntematon, on syytä mennä kyseiselle tuoteriville tekemään tarkempi kysely. Ruudulla näkyvä tekstikentän koko on rajallinen, eikä siihen mahdu kaikkea mahdollista tietoa, kuten tietoa korvaavasta tuotteesta. Eli poikkeavista riveistä on hyvä tehdä perään erillinen saatavuuskysely. Autobahnin sähköisen kaupan liitäntä - 5 -

6 Tilauksen lähettäminen Ensin tilaus hyväksytään normaaliin tapaan, eli painetaan Hyväksy. Sen jälkeen painetaan tilauskirjalla oltaessa painiketta "Lähetä". Avautuva ruutu on oheisen tyyppinen, ulkonäkö riippuu siitä mitä toimintoja on käytössä. Mikäli käytössäsi ei ole ennestään muita suoria tilausliitäntöjä, ruudun yläreunan kohdat eivät ole näkyvissä. Ruudulla ei normaalisti tarvitse muuttaa mitään valintoja, vaan voidaan painaa heti alareunassa olevaa Lähetä painiketta, Enter näppäintä painamalla. Sillä on myös pikanäppäin F12. Ruudun alaosassa ovat näkyvissä Autobahnin hyväksytyt ja lähettämättömät ostotilaukset. Oletuksena kaikki ruudulla näkyvät tilaukset ovat valittuna eli näkyvät sinisinä. Jos tilauksia on tehty jostakin syystä useampi ennen niiden lähettämistä, voidaan tarvittaessa hiirellä valita mitkä lähetetään. Tilauksen lähettäminen kestää yleensä noin kymmenen sekuntia. Mikäli lähetys onnistuu, tilaus poistuu listalta ja ruudun alareunaan tulee ilmoitus Tilaus lähetetty. Ruudun voidaan sen jälkeen sulkea Sulje- painikkeella tai ESC- näppäimellä. Sen jälkeen tulee normaalisti muutaman minuutin sisällä tilausvahvistus. Ellei vahvistusta tule, ota yhteys toimittajaan ja selvitä tilauksen tila. Tilausvahvistusten nouto on kerrottu seuraavassa tarkemmin. Autobahnin sähköisen kaupan liitäntä - 6 -

7 Puhelintilausten kuittaaminen pois lähetettävien listalta Huom! Jos jotakin listan tilausta ei pidä lähettää, se on vaikkapa tilattu soittamalla, painetaan hiiren oikeaa tilauksen kohdalla ja sieltä kohtaa Tilausvahvistusten nouto Tilausvahvistusten nouto tapahtuu seuraavasti. Jos yrityksessä käytetään useampaa suoraa tilausliitäntää, ohjelma hakee samalla kertaa tilausvahvistukset kaikilta muiltakin toimittajilta. Jos muita sähköisiä liitäntöjä on siis jo käytössä, ei tilausvahvistusten noudossa tapahdu muutoksia. Paina päävalikon Ostot- välilehdeltä painiketta Tilausvahvistukset. Yllä oleva ruutu avautuu. Napsauta alareunasta Hae viimeisimmät, jolloin ohjelma hakee uudet vahvistukset. Tilausvahvistuksia voidaan selata ruudulla. Puuterivit, joissa toimitettava määrä poikkeaa tilatusta, näkyvät ruudun alareunassa punaisella värillä. Toimittajan lisäämät rivit, kuten vaikkapa runkoveloitukset, näkyvät vihreällä. Vahvistus tulostetaan painamalla Tulosta valittu. Ruudulla voidaan myös rajata kohdasta Näytä rivit, selataanko vain puuterivejä vai kaikkia rivejä. Autobahnin sähköisen kaupan liitäntä - 7 -

8 Ruudulla on myös painike Puuteraportti josta nähdään kaikkien ruudulla olevien tilausten puuterivit paperilla. Siinä voidaan ruksata myös Vain pikatilaukset, joka tarkoittaa sitä, että saadaan lista niistä asiakkaalle menevistä tuotteista joita ei toimittajalla ollut. Niiden tilalle siis pitää joko tilata muu vastaava tuote tai ilmoittaa asiakkaalle että toimitus viivästyy. Tilausvahvistuksen vaikutus varastoontulo- ruudun käyttöön Puuterivit myös tallentuvat ostotilausten tietoihin. Kun tilauksia kirjataan varastoon, ohjelma ehdottaa näille puuteriveille saapuneeksi määräksi tätä toimittajan vahvistuksessa ilmoittamaa toimitettavaa määrää. Toimittajan toimittama määrä voi olla nolla tai esimerkiksi tietty kiinteä pakkauskoko. Nämä puuterivit näkyvät myös varastoontuloruudulla punaisella taustavärillä. Tällöin tilausten saapuminen- ruudun otsikossa näkyy teksti Vahvistettu eli tilauksesta on silloin saatu sähköinen tilausvahvistus. Hinnastojen nouto Huom! Ei toistaiseksi tuotantokäytössä! Yleistä Hinnastot voidaan hakea suoraan Autobahnin tietojärjestelmästä ohjelmaan. Näin hintamuutokset saadaan välittömästi käyttöön niiden tultua voimaan. Käyttö Mennään ensin hinnastojen päivitysruudulle. Eli päävalikon välilehdeltä Tiedot, kohta Hinnastopäivitys. Täältä ruudulta painetaan painiketta Nouda hinnastot. Tämän ruudun valintakohdasta valitaan kohta Online hinnastot. Tällä ruudulla on näkyvissä kaikki ne hinnastonoudot, jotka on rekisteröity käyttöön. Alareunasta painetaan sen jälkeen Näytä hinnastot. Jos tunnukset ovat oikein, ruudulle tulee tämän jälkeen näkyviin Autobahnin hinnaston tiedot. Autobahnin sähköisen kaupan liitäntä - 8 -

9 Tärkein tieto on Tiedoston pvm joka kertoo milloin hinnasto on viimeksi muuttunut. Sen mukaan käyttäjä voi päätellä, onko hinnasto tarpeen päivittää. Tiedoston koko puolestaan kertoo, miten suuri hinnasto on. Jos tiedoston koko on esimerkiksi nolla, tiedetään että se on virheellinen eikä sitä pidä päivittää. Hinnasto voi silloin olla esimerkiksi juuri muodostumassa uudelleen. Hinnasto noudetaan painamalla Siirrä valitut hinnastot. Tässä tapauksessa ei ole tarpeen värjätä siniseksi hinnastoja, koska niitä on ruudulla vain yksi. Kun hinnasto on noudettu, se löytyy hakemistosta c:\tukkurit\allright.dat Tämän jälkeen hinnastopäivitysruudulla valitaan toimittajaksi Autobahn ja tulkintaohjeeksi AutoFutur muoto. Tällöin ohjelma löytää suoraan oikean tiedoston, ja näyttää tiedot esikatselussa. Tulkintaohje pitää ensin olla perustettuna. Tällöin perustetaan uusi tulkintaohje, esimerkiksi painamalla hinnastopäivitysruudulla Tulkintaohjeet, ja sieltä Uusi. Tulkintaohje pitää perustaa seuraavan kuvan mukaisilla tiedoilla: Autobahnin sähköisen kaupan liitäntä - 9 -

10 Mihin yhteys ongelmatilanteissa? Häiriötilanteet tilauksissa, hinnastoissa ym. neuvoo Autobahn, Ohjelman käyttökysymyksissä, ohjelmapäivityksissä ym. suoranaisesti AutoFutur ohjelman käyttöön liittyvissä asioissa: FuturSoft Helpdesk , Lisätietoja FuturSoft Lars Sonckin Kaari Espoo Vaihde Fax Helpdesk mailto: Ohjeen versiohistoria Muutospäivä Tekijä Muutos MK Muokattu ala- ja yläviitettä, sekä lisätty lisätietoja osio Autobahnin sähköisen kaupan liitäntä