LASKUTUS JA MYYNTIRESKONTRA

Transkriptio

1 LASKUTUS JA MYYNTIRESKONTRA Laskutus ja myyntireskontra Sisällys 1

2 Sisällys YLEISTÄ... 6 MYYNTIRESKONTRA KOKONAISUUTENA... 7 LASKUTUKSEN PERUSTIETOJEN ASETTAMINEN... 8 YLEISTÄ... 8 KASSA-ALENNUSTEN KÄYTTÖ JA OLETUSMAKSUAJAN VALINTA... 8 KASSA-ALENNETUN SUMMAN TULOSTAMINEN LASKUILLE... 8 MUUT ASIAKASKOHTAISET MÄÄRITTELYT... 8 YKSITTÄISEN LASKUN TEKO... 9 LASKUTUSMYYNTI YLEISESTI... 9 LASKUTUSMYYNTIRUUDUN KÄYTTÄMINEN HYVITYS- JA VELOITUSLASKUN AUTOMAATTINEN KOHDISTAMINEN LASKUTUSOSOITTEEN HAKEMINEN ASIAKASKORTISTOSSA OLEVALTA ASIAKKAALTA LASKUTUSLISÄN KÄYTTÖ YLEINEN KÄYTTÖ LASKUTUSLISÄN KÄYTTÖ YKSITTÄISELLÄ LASKULLA JA TYÖMÄÄRÄYKSILLÄ AUTOMAATTILASKUTUS YLEISTÄ LASKUTETTAVIEN RAJAAMINEN VALINTA, TEHDÄÄNKÖ JOKA LÄHETTEESTÄ ERILLINEN LASKU ASIAKKAIDEN JAKO LASKUTUSRYHMIIN MYYJÄNIMIKKEEN ASETTAMINEN KOONTILASKUILLE LÄHETTEEN MUUTTAMINEN AUTOMAATTILASKUTUS- RUUDULLA VALITTUJEN ASIAKKAIDEN LASKUTUS USEITA KERRALLA POIKKEAVAN MAKSUTAVAN VALITSEMINEN ASIAKKAALLE LASKUJEN PÄIVÄÄMINEN EDELLISELLE KUUKAUDELLE PERUTTUJEN LÄHETTEIDEN JÄTTÄMINEN LASKUTTAMATTA AUTOMAATTILASKUTUKSESSA LÄHETTEEN VIITTEET, TOIMITUSTAPA JA -OSOITE YKSITTÄISEN LASKUN OTSIKKOTIETOIHIN MUUT RUUDUN VALINNAT MYYNNINHALLINTA- TOIMINTO MYYNNINHALLINTA YLEISESTI RUUDUN TIEDOT RAJAUKSET SELAUSJÄRJESTYKSEN VAIHTAMINEN LASKUJEN/KUITTIEN TULOSTAMINEN USEITA KERRALLA MAKSUVIIVEIDEN SEURANTA LASKUN ERÄPÄIVÄN MUUTTAMINEN MAKSUTAVAN KORJAAMINEN KÄTEIS- TAI KORTTITAPAHTUMISSA MYYNNINHALLINNAN MUUT TOIMINNOT Laskutus ja myyntireskontra Sisällys 2

3 MYYNTIRESKONTRA- TOIMINTO YLEISTÄ RUUDUN KÄYTTÖ YLEISESTI LASKUJEN JÄRJESTYKSEN VAIHTAMINEN SUORITUKSEN KIRJAAMINEN MYYNTIRESKONTRA- RUUDULTA AVOINTEN ENNAKKOJEN NÄKEMINEN OLETUS PÄIVÄMÄÄRÄRAJAUKSEN ASETTAMINEN (HUOM! SUOSITELTAVAA) SUORITUKSEN TEKO YLEISTÄ SUORITUSRUUDUN MONIPUOLISET KIRJAUSEHDOT ASIAKKAAN AVOINTEN LASKUJEN HAKEMINEN KARHU- JA KORKOLASKUJEN SUORITUSTEN KIRJAAMINEN USEIDEN LASKUJEN MAKSAMINEN KOONTISUORITUKSENA KASSA-ALENNUKSEKSI EHDOTTAMINEN KYSYMYS, JOS MAKSETAAN YLI LASKUN LOPPUSUMMAN SELVITTELYTILIN KÄYTTÖ SUORITUS LASKULLE, JOSTA ON LÄHETETTY JO KARHUKIRJE SUORITUKSEN OLETUSMAKSUTAVAN VALINTA KASSA-ALENNUSTEN KÄSITTELY SUORITUKSEN YHTEYDESSÄ SUORITUSTEN KÄSITTELY VALINNAISESTI ARVO- TAI KIRJAUSPÄIVÄN MUKAAN SUORITUSTEN HALLINTA YLEISTÄ JÄLKIKUITIN TULOSTAMINEN SUORITUKSESTA SUORITUKSEN KORJAAMINEN SUORITUKSEN PERUMINEN SUORITUSTEN JÄRJESTYS UUSIMMISTA VANHIMPAAN PÄIN VASTATILIEN MÄÄRITTELY SUORITUKSEN MAKSUTAVOIKSI ALKUPERÄISEN LASKUN TULOSTAMINEN KOONTISUORITUKSEN TIETOJEN NÄKYMINEN VIITESUORITUSTEN LUENTA PANKKIOHJELMASTA YLEISTÄ NORMAALI TOIMINTAJÄRJESTYS VIITESUORITUSRAPORTIN TULOSTAMINEN VIITESUORITUSTIEDOSTON VALITSEMINEN JA TALLENTAMINEN VIITESUORITUSTEN TIEDOSTONIMET ECONET / VISMA MONIPANKISSA VIITESUORITUSTEN TIEDOSTONIMET ERI VERKKOPANKEISSA KIRJAUTUVAN PÄIVÄN VALITSEMINEN ASETUKSISSA PYÖRISTYSRAJOJEN VALITSEMINEN VIITESUORITUSTEN LUENNASSA MAHDOLLISUUS POISTAA AINEISTO LOPUKSI VIITESUORITUSTEN LUENNASSA OLETUSTILIN MÄÄRÄÄMINEN MUITA TOIMINTOJA VIITESUORITUSTEN LUENTARUUDULLA ENNAKKOMAKSUJEN KÄSITTELY YLEISTÄ ENNAKKOMAKSUISTA ENNAKOIDEN KÄSITTELYÄ KOSKEVAT ASETUKSET HUOMAUTUS AVOIMISTA ENNAKOISTA SUORITUSRUUDULLA Laskutus ja myyntireskontra Sisällys 3

4 PELKÄN ENNAKON KIRJAUS ILMAN KOHDISTAMISTA LASKUUN ENNAKON PALAUTTAMINEN ASIAKKAALLE ENNAKKOMAKSUJEN VASTAANOTON ESTÄMINEN VIITESUORITUSTEN LUENTAVAIHEESSA ENNAKOIDEN NÄYTTÄMINEN AVOINTEN LASKUJEN RAPORTILLA RAPORTIT MYYNTIRESKONTRA- VÄLILEHDELTÄ YLEISTÄ RAPORTTI AVOIMESTA RESKONTRASTA TIETTYNÄ PÄIVÄNÄ KARHUKIRJEIDEN TEKO YLEISTÄ KARHUKIRJEIDEN TULOSTUS POIKKEAVAN LASKUTUSOSOITTEEN KÄYTTÖ KARHUKIRJEIDEN TULOSTUKSESSA KARHUTEKSTIEN MUUTTAMINEN KARHUKIRJEIDEN HALLINTA KÄYTETTÄVÄN VIIVÄSTYSKORON VALITSEMINEN HUOMAUTUSMAKSUN ARVONLISÄVEROLLISUUDEN VALINTA KORKOLASKUJEN OTTAMINEN MUKAAN KARHUKIRJEELLE ILMOITUSKIRJEEN TULOSTUS ASIAKKAALLE AVOIMISTA HYVITYSLASKUISTA KARHULASKUJEN MERKITSEMINEN SIIRRETYIKSI PERINTÄÄN KORKOLASKUJEN TEKO YLEISTÄ KORKOLASKUN TEKO KORKOLASKUN TEKSTIN MUUTTAMINEN KORKOLASKUJEN HALLINTA KORKOLASKUJEN SUORITTAMINEN KORKOLASKULLE ERITTELY OSASUORITUKSISTA KIRJANPIDON TILIEN MÄÄRITTELY YLEISTÄ MITÄ TILEJÄ ON TARPEEN PERUSTAA? MISSÄ TILIKARTTAA KÄYTETÄÄN? ASIAKASKOHTAINEN POIKKEAVAN KIRJANPIDON MYYNTITILI KIRJANPITOAINEISTON MUODOSTAMINEN YLEISTÄ VEROTTOMAN MYYNNIN VALINTA NORMAALI KÄYTTÖ MYYNTIRESKONTRAN MUITA TOIMINTOJA LUOTTOTAPPIOIDEN KÄSITTELY HYVITYSLASKUJEN ERÄPÄIVÄKSI HETI LASKULLE TULOSTUVIEN TILINUMEROIDEN VALITSEMINEN MYYNNIN TILIÖIMINEN USEILLE MYYNTITILEILLE YLEISTÄ TILIÖINTI MYYTÄVÄN TUOTTEEN TUOTERYHMÄN PERUSTEELLA MONIPUOLISEN TILIÖINNIN KÄYTTÖÖNOTTO TYÖVAIHEKOHTAINEN POIKKEAVA KIRJANPITOTILI Laskutus ja myyntireskontra Sisällys 4

5 TILIÖINNIN MUOKKAAMINEN MYYNTIRUUDULLA TILIÖINNIN MUOKKAAMINEN MYYNNINHALLINTA- TOIMINNOSSA MYYNNIN RAPORTOINTI TILIÖITYNÄ MAINOSLASKUJEN TEKO ERIKOISRAPORTTEJA YLEISTÄ ASIAKKAAN TILIOTE AVOINTEN LASKUJEN IKÄJAKAUMA -RAPORTTI KÄYTTÖESIMERKKEJÄ MYYNTIRESKONTRAN KÄYTÖSTÄ YLEISTÄ KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA Laskutus ja myyntireskontra Sisällys 5

6 YLEISTÄ Laskutus ja myyntireskontra ovat myyntitoiminnoista erillisenä osiona, koska myyntireskontraa hoitavat yleensä eri henkilöt kuin myyntityötä tekevät. Usein laskutuksesta ja myyntireskontrasta huolehtii yksi henkilö, kun yrityksessä monet käyttävät ohjelman myyntitoimintoja. Myyntitoimintojen ja niin ikään myyntireskontran laajuuden vuoksi asiat löytyvät nyt kahdesta osiosta. Toivomme sen auttavan oikeuden asioiden oppimista ja löytämistä helpommin. Kahtiajako ei ole toki kaikilta osin yksiselitteinen, sillä esimerkiksi myynnissä suorituksia ottavat vastaan normaalit myyjät. Tämä asia liittyy kuitenkin myyntireskontran hoitoon, joten asia löytyy tästä osiosta. Suosittelemme lukijalle myös perusasioiden käymistä läpi myös myyntitoiminnoista, jotta tietää, mitkä asiat löytyvät siltä puolelta. Laskutus ja myyntireskontra 6

7 MYYNTIRESKONTRA KOKONAISUUTENA Myyntireskontraa käytetään myynnin ja avointen laskujen seurantaan, suoritusten kirjaamiseen, suoritustilanteen seurantaan eri raportein ja suorittamattomien laskujen perintään karhukirjeiden ja korkolaskutuksen avulla. Myyntireskontran puolelta löytyvät myös toiminnot materiaalin tuottamiseen kirjanpitoon. Myyntireskontran toiminnot löytyvät ohjelman päävalikon välilehdeltä Myyntireskontra. Tärkeä osa myyntireskontraa ovat toiminnot Myyntireskontra (avointen laskujen seurantaruutu) ja Myynninhallinta- toiminto. Myynninhallintaa käytetään myyntien seuraamiseen, tapahtumien tarkistamiseen ja jälkitulostamiseen. Myynninhallinnasta saadaan esiin myyntitapahtumat esimerkiksi asiakkaittain, myyjittäin tai tietyltä ajalta. Toimintojen erona on, että myynninhallinnasta voidaan selata kaikkia myyntejä, myyntireskontra ruudulta nimenomaan avoimia. Myynninhallintaa voi käyttää myös pikaraportointiin katsomalla esimerkiksi tietyn aikavälin kokonaismyynnin. Jos asiakas haluaa esimerkiksi jälkikuitin, voidaan tältä ruudulta etsiä kuitti ja tulostaa se. Kuva kertoo, mitkä ovat myyntireskontran eri toiminnot osana yhden laskun käsittelyketjua. LASKU Lähetys ipost/verkkolasku KARHUKIRJE Lähetys ipostina SUORITUS viitesuorituksista tai yksi kerrallaan KORKOLASKU Lähetys ipostina RAPORTIT JA AINEISTOT KIRJANPITOON Siirrot kirjanpitoohjelmiin (optio) Laskutus ja myyntireskontra 7

8 LASKUTUKSEN PERUSTIETOJEN ASETTAMINEN YLEISTÄ Laskutuksen aloittaminen voidaan periaatteessa aloittaa heti kun yrityksen perustiedot, kuten tilinumerot, osoitetiedot ja muut laskuille tulostuvat tiedot on asetettu. Tässä käydään läpi asioita, jotka voivat kuitenkin tulla vastaan, tai olla tarpeen tietää, ennen kuin laskutusta aletaan tekemään. KASSA-ALENNUSTEN KÄYTTÖ JA OLETUSMAKSUAJAN VALINTA Jos asiakkaille myönnetään kassa-alennuksia, esimerkiksi 30 pv netto, 14 pv 2%, ne määritellään ensin maksutavoiksi. Sen jälkeen ko. asiakkaille määrätään asiakastietoruudulla tämä maksutapa. Uudet maksutavat luodaan päävalikon kohdassa Tiedot Lisätoiminnot Maksutavat. Kun maksutapoja selataan nuolilla, tullaan neljäntenä laskujen oletusmaksutapaan, joka näkyy vahvennetulla tekstillä. Tälle laskujen oletus maksutavalle voidaan sitten määrätä maksuaika ja haluttaessa myös nimi. Teksti Lasku voidaan siis muuttaa esimerkiksi muotoon Lasku 14 pv netto, jos halutaan. Maksutapojen hallinta- toiminnosta on kerrottu tarkemmin ohjekansion osassa Tietojen hallinta. KASSA-ALENNETUN SUMMAN TULOSTAMINEN LASKUILLE Jos käytetään kassa-alennuksia, voidaan laskulle saada tulostumaan myös laskun summa kassaalennuksilla varustettuna laskun loppuun. Kannattaakin tällöin laittaa päälle asetus, joka löytyy kohdasta Tulostuasetukset Laskutulostus Tulosta kassa-alennettu summa. MUUT ASIAKASKOHTAISET MÄÄRITTELYT Asiakaskohtaisesti voidaan määrätä mm. seuraavat tiedot, joista on kerrottu lisää mm. osioissa Tietojen hallinta ja Myyntitoiminnot. Asiakkaan tietoruudun eri valinnat kannattaa siis käydä läpi. tulostetaanko asiakkaalle koontilasku vai jokaisesta lähetteestä erillinen lasku käytetäänkö poikkeavaa laskutusosoitetta tehdäänkö oletuksena aina verotonta myyntiä (ulkomaiset asiakkaat ym.) Laskutus ja myyntireskontra 8

9 YKSITTÄISEN LASKUN TEKO LASKUTUSMYYNTI YLEISESTI Laskutusmyynnin teko on käsitelty tarkemmin ohjekansion myyntitoimintojen osioissa. Tässä toiminnon käyttö on käyty kuitenkin myös läpi pääpiirteissään. Laskutusmyynnissä on kassamyynnin toimintojen lisäksi määriteltävä asiakas, maksuehdot, eräpäivä, viitteet ja toimitustavat, lisäksi voidaan myös hakea tuotteita asiakkaan tarjous-, tilaus- ja läheteriveiltä, sekä seurata asiakkaan maksutilannetta väärinkäytösten välttämiseksi. Laskutusmyyntiruudulla on käytettävissä kaikki samat toiminnot kuin käteismyyntiruudulla. Laskutusmyynti käynnistetään päävalikon pikanäppäimellä Lasku F5 tai Myynti- välilehden painikkeella Laskutusmyynti. Voidaan myös aloittaa myynti kassamyyntinä ja vaihtaa se myöhemmin laskuksi. Laskutus ja myyntireskontra 9

10 LASKUTUSMYYNTIRUUDUN KÄYTTÄMINEN ASIAKKAAN HAKU Jos muistetaan asiakkaan numero, syötetään se Asiakasnumero kenttään ja painetaan Enter, jolloin asiakkaan tiedot tulevat näkyviin. Jos tiedetään asiakkaan nimen osa, mennään asiakkaan nimen kenttään (Esim. Tab- näppäimellä asiakasnumero kentästä), kirjoitetaan nimen osa ja painetaan Enter. Jos nimen osalla löytyy useita asiakkaita, avaa ohjelma valintaruudun, jos vain yksi, tulee asiakas suoraan ruutuun. Asiakas voidaan hakea hakuruudun avulla painamalla Etsi F6- näppäintä. TUOTTEIDEN HAKU TARJOUKSILTA, ASIAKASTILAUKSILTA JA LÄHETTEILTÄ Laskutusmyynnissä voidaan hakea tuotteet myös asiakkaalle tehdyiltä tarjouksilta, asiakastilauksilta ja lähetteiltä. Läheterivien haku tapahtuu painikkeesta Läheterivit. Avautuvasta ikkunasta valitaan halutut rivit ja painetaan OK. Avoimet rivit voidaan valita myös kerralla painikkeesta Valitse kaikki rivit tai Kohdalla olevan tapahtuman kaikki rivit. Jos myyntitapahtuma perutaan, ohjelma palauttaa rivit avoimiksi. TOIMITUSTAVAN VALINTA Toimitustapa valitaan ruudun Toimitustapa- alasvetovalikosta. Oletuksena tapoja ovat Nouto, Posti, Postiennakko ja Viedään. Muiden toimitustapojen lisääminen tapahtuu päävalikon kohdasta Tiedot Lisätoiminnot Toimitustavat. VIITETEKSTIEN SYÖTTÄMINEN Viitteenne- kenttään syötetään asiakkaan viite, esimerkiksi tilausnumero, henkilön nimi, rekisteri tai muu yksilöivä tieto, joka näkyy laskussa. Vinkki: Viitteenne- kenttään voidaan siirtyä myös pikanäppäimellä Alt+T (t on kentässä alleviivattu). Viitteemme- kenttään voidaan kirjoittaa joko oma viite kuten tilauksenne puhelimessa 1.8 tai muuta vapaata tekstiä. POIKKEAVAN ERÄPÄIVÄN ASETTAMINEN Eräpäivä tulee maksuehdon perusteella, joka voidaan määrätä asiakaskohtaisesti. Eräpäivä voidaan muuttaa Eräpvm- kentässä. Päivämäärä voidaan valita kalenterista, painamalla nuoli alas- kohtaa. Laskutus ja myyntireskontra 10

11 HYVITYS- JA VELOITUSLASKUN AUTOMAATTINEN KOHDISTAMINEN Hyvityslaskua tehtäessä kannattaa ottaa käyttöön hyvityslaskun ja alkuperäisen veloituslaskun automaattinen kohdistaminen keskenään. Normaalisti kun tehdään hyvityslasku, se jää reskontraa avoimeksi, samoin kun alkuperäinen lasku. Kun tämä asetus on päällä, ja tehdään lasku, jossa Palauta- painikkeella palautetaan yksi lasku, ohjelma ilmoittaa tapahtuman hyväksymisen jälkeen, että hyvitys- ja veloituslaskut on kirjattu suoritetuiksi. Ohjelma ehdottaa tätä vain, kun alkuperäinen lasku on kokonaisuudessaan avoimena, ja tehdään palautus, jolla ei ole muita tuoterivejä kuin palautettavan laskun rivit. Jos siis ollaan vaikka tehty hyvityslasku, jolla on myyty samalla myyty uusia tuotteita, automaattista laskujen kohdistamista ei tehdä. Tämä toiminta laitetaan päälle kohdasta Yleiset asetukset Myyntireskontra Hyvityslaskun automaattinen kohdistus alkuperäiseen. Uusissa asennuksissa tämä on oletuksena päällä. Monimyymäläkäyttö: Monimyymäläkäytössä, jos laskutusta tehdään sivutoimipisteissä, tämä asetus pitää olla pois päältä. Tämä liittyy siihen, että pääreskontraa pidetään yllä aina päätoimipisteessä. LASKUTUSOSOITTEEN HAKEMINEN ASIAKASKORTISTOSSA OLEVALTA ASIAKKAALTA Jos tietty asiakkaan kauppa laskutetaan kertaluonteisesti rahoitusyhtiöltä, voidaan laskulle hakea Laskutusosoite- välilehdelle osoite asiakaskortistosta. Haku tapahtuu Hae- painikkeella. Tällöin kyseinen rahoitusyhtiö perustetaan asiakaskortistoon omalle asiakasnumerolleen. Toiminto koskee laskun tekemistä kertaluonteisesti, ei automaattilaskutusta. Vaikka rahoitusyhtiöille ei usein tarvitse laskua lähettääkään, tätä toimintoa käyttämällä nähdään myyntireskontrasta selkeästi, keneltä summa on reskontrassa avoimena. Sama toiminto on myös lähetteellä ja työmääräyksellä laskutusosoitteen yhteydessä. Laskutus ja myyntireskontra 11

12 LASKUTUSLISÄN KÄYTTÖ YLEINEN KÄYTTÖ Laskutuksessa voidaan käyttää laskutuslisää, jonka käyttö ja summa voidaan määrätä asiakkaittain. Laskutuslisä lisätään laskuihin omaksi rivikseen halutulla nimikkeellä. Laskutuslisä määrätään asiakkaan tietoruudulla. Tähän liittyvät asetukset ovat kohdassa Yleiset asetukset Laskutuslisä. Tulostuva laskutuslisän nimike voidaan valita halutuksi, esim. Tilinhoitomaksu. Ruudulla voidaan määrätä myös laskutuslisän oletusmäärä, jonka ohjelma ehdottaa uusille, perustettaville asiakkaill Voidaan tarvittaessa määrätä yläraja, jota suuremmille laskuille laskutuslisää ei lisätä. Esimerkiksi, että yli 500 e laskuista ei veloiteta lisää. Yläraja valitaan kohdassa Laskutuslisän yläraja. On huomattava, että kun laskutuslisän asetukset syötetään, se ei tule voimaan entisille asiakkaille suoraan. Laskutuslisä voidaan asettaa kaikille asiakkaille, päävalikon kohdassa Tietojen ylläpito Tietojen muokkaus Asiakkaat Aseta laskutuslisä kaikille asiakkaille. Vaihtoehtona on toiminto Aseta laskutuslisä asiakasryhmän asiakkaille. Toiminnolla Muuta asiakaskohtaisia laskutuslisiä voidaan muuttaa entinen summa uudeksi, vain niille asiakkaille, joilla lisä on ennestään. Myyntiraporteissa kannattaa huomioida, että laskutuslisän tapauksessa laskutuksen summa on aina laskutuslisän verran lähetemyyntiä suurempi. Oletuksena laskutuslisä lisätään automaattilaskutuksessa. Muissa toiminnoissa se aktivoidaan käyttöön seuraavasti. LASKUTUSLISÄN KÄYTTÖ YKSITTÄISELLÄ LASKULLA JA TYÖMÄÄRÄYKSILLÄ Ylemmän kuvan asetuksesta Laskutuslisä yksittäisillä laskuilla määrätään, käytetäänkö laskutuslisää automaattilaskutuksen lisäksi myös suoraan (manuaalisesti) tehtävillä laskuilla. Työmääräyksille laskutuslisän käyttö valitaan puolestaan kohdasta Laskutuslisä määräyksillä. ( versiosta lähtien, aiemmissa versioissa asetus on välilehdellä Työmääräysruutu). Yksittäisen laskun tai työmääräyksen päättämisvaiheessa tulee varmistus, jossa voidaan vielä valita, lisätäänkö laskutuslisä. Kysymys tulee asiakkailla, joiden tietoihin laskutuslisä on määritelty. Laskutus ja myyntireskontra 12

13 AUTOMAATTILASKUTUS YLEISTÄ Automaattilaskutus käynnistetään päävalikon Myynti- välilehden painikkeesta Automaattilaskutus. Toiminnolla voidaan tehdä nopeasti laskut lähetteistä. Kyse on lähtökohtaisesti koontilaskutuksesta, joka kerää laskuttamattomat lähetteet yhdelle laskulle. Tarvittaessa laskut saadaan myös yksittäisinä. Kaikkien avointen asiakkaiden laskuttaminen tehdään painikkeesta Laskuta kaikki. Ohjelma laskuttaa kaikki valitusta rivistä eteenpäin, eli kaikkien laskutus käynnistetään oltaessa ensimmäisellä rivillä. Ennen tätä on syytä varmistua, että kaikki lähetteet ovat laskutuskunnossa. Tältä ruudulta on mahdollista avata kukin lähete ja korjata sen tietoja, kaksoisnapsauttamalla lähetettä ruudulla. Laskuta valitut -toiminnolla laskutetaan vain kohdalla oleva asiakas tai Ctrl tai Shift näppäin pohjassa värjätyt useat asiakkaat. Sarakeotsikkoja napsauttamalla voidaan laskutettavien lista järjestää haluttuun järjestykseen. Asiakkaiden järjestys-kohdassa voidaan valita oletusjärjestys, asiakasnumero- tai aakkosjärjestys. Valinta tallentuu konekohtaisesti. LASKUTETTAVIEN RAJAAMINEN Ruudulla on mahdollista rajata monipuolisesti asiakkaat, jotka laskutetaan. Mahdollisuudet ovat: Laskutusryhmä (kts. myöhempänä tarkemmin) Laskutuskausi: ohjelma rajaa ruudulle tämän aikavälin lähetteet. Tämän avulla voidaan varmistaa että laskutetaan esimerkiksi vain edellisen kuukauden loppuun tai eiliseen asti. Minimisumma: yhteenlaskettu lähetteiden summa, jota pienemmät rajataan pois Laskutus ja myyntireskontra 13

14 Näytetäänkö myös asiakkaat, joilla on negatiivista avointa. Eli ehdottaako ohjelma, että tehdään hyvityslaskut, vai jäädäänkö odottamaan, että asiakas ostaa ja saldo tulee plussan puolelle. Lisäksi voidaan ruksata, että laskutetaan lisäksi esimerkiksi 90 tai 30 päivää vanhemmat, jotta pienetkin summat tulevat laskutettua pois. Tämä siis ohittaa ruudun muut rajaukset. Seuraavassa on tarkempia tietoja ruudun käytöstä. VALINTA, TEHDÄÄNKÖ JOKA LÄHETTEESTÄ ERILLINEN LASKU Oletuksena automaattilaskutus synnyttää koontilaskun, eli kaikista lähetteistä yhden laskun. Se voidaan kuitenkin estää, eli synnyttää laskut per lähete. Tämä onnistuu joko kertaluonteisesti, tai laittamalla asiakkaan tietoihin tälle pysyvän valinnan. Jos asiakas siis haluaa joka lähetteestä erillisen laskun, valitaan ruudulla ruksivalinnasta Jokaisesta lähetteestä oma lasku. Jos tämä käytäntö on pysyvä, voi asian valita asiakastiedoissa. Tällöin avataan ensin asiakkaan tiedot menemällä asiakkaiden hallintaan. Täällä painetaan vasemman alareunan painiketta Tulostusmäärittelyt. Täällä on ruksivalinta Jokaisesta lähetteestä oma lasku. Tällöin automaattilaskutuksessa ei siis tarvita valintaa, vaan tämä valinta ohittaa ruudun valinnat. ASIAKKAIDEN JAKO LASKUTUSRYHMIIN Asiakkaan perustiedoissa voidaan määritellä laskutusryhmä. Tällä voidaan erotella asiakkaat, jotka laskutetaan kuukausittain, viikoittain, päivittäin, tai joille on sovittu maksu käteisellä myymälässä. Näiden avulla laskutus on mahdollista tehdä automaattisemmaksi, koska laskuttajan ei tarvitse yksi kerrallaan käydä läpi, mitkä asiakkaat laskutetaan. Laskutusryhmät kannattaa perustaa erillisiksi asiakasryhmiksi ja laittaa näiden tyypiksi Seuranta, toiminnossa Asiakasryhmien hallinta. MYYJÄNIMIKKEEN ASETTAMINEN KOONTILASKUILLE Koontilaskulle voidaan myyjä- nimikkeen tilalle määrätä vapaamuotoinen teksti, esimerkiksi laskuttaja. Tämä valitaan kohdassa Tulostusasetukset Laskutulostus Koontilaskun myyjänimike. Tälle nimikkeelle tulostuu laskulle sen käyttäjän nimi tai tunnus, mikä valitaan, kun automaattilaskutus toimintoon mennään. Voidaan tarvittaessa perustaa myös erillinen käyttäjätunnus, jos halutaan, ettei kenenkään nimi tulostulaskulle, esim. Laskutus. Laskutus ja myyntireskontra 14

15 LÄHETTEEN MUUTTAMINEN AUTOMAATTILASKUTUS- RUUDULLA Lähetteen muuttaminen voidaan käynnistää automaattilaskutusruudulta, kun esimerkiksi laskutusvaiheessa havaitaan väärät hinnat. Muuttaminen tapahtuu tuplanapsauttamalla lähetettä (Ei siis lähetteen riviä, vaan ruudun keskiosassa näkyvää lähetteen otsikkoriviä). VALITTUJEN ASIAKKAIDEN LASKUTUS USEITA KERRALLA Jos ei laskuteta suoraan kaikkia asiakkaita, voidaan ensin valikoida asiakkaat ja laskuttaa valitut kerralla. Tällöin pidetään Ctrl näppäin pohjassa ja valitaan laskutettavat asiakkaat. Valitut näkyvät värjättyinä, jonka jälkeen painetaan Laskuta valitut. Ohjelma laskuttaa myös nollasummaiset laskut, jotta lähetteet eivät jää avoimiksi. Näitä ovat esimerkiksi laskut, joissa on sekä veloitus- että palautusrivejä, loppusummaltaan nolla. Tällaista laskua ei aina ole tarpeen lähettää asiakkaalle. POIKKEAVAN MAKSUTAVAN VALITSEMINEN ASIAKKAALLE Ruudulla näkyy asiakkaan maksutapavalinta, josta maksutapa voidaan vaihtaa ennen laskun tekoa. Tämä on tarkoitettu esimerkiksi kassa-alennusten pois jättämiseen tai muihin erikoistilanteisiin. valinta koskee vain yksittäisen laskun tulostusta. Eli laskutettaessa useita asiakkaita, valittu poikkeava maksutapa koskee vain kohdalla olevaa asiakasta. Laskutus ja myyntireskontra 15

16 LASKUJEN PÄIVÄÄMINEN EDELLISELLE KUUKAUDELLE Monissa yrityksissä laskutuksen teko kuukauden loppuun mennessä on aikataulun takia ongelmallista, koska myyntiä tehdään kuukauden viimeisenä päivänä iltaan asti, ja laskutus pitäisi tehdä sen jälkeen. Kuitenkin raportoinnin ja kirjanpidon kannalta on aina lähes pakollinen asia, että kaikki kuukauden lähetteet laskutetaan sen kuukauden aikana, jolloin ne on toimitettu. Poikkeava päiväys- toiminnolla voidaan laskut päivätä edellisen kuukauden puolelle. Automaattilaskutus- ruudulla valitaan laskuille päivämäärä ruksaamalla ensin Poikkeava päiväys ja sen jälkeen valitsemalla päivämäärä. Päivämäärää voidaan vaihtaa maksimissaan 7 päivää taaksepäin. Rajoituksella estetään mm. vahingot ja ettei laskuja päivätä niin vanhoiksi, että syntyisi laskuja, joiden aineistot on jo viety kirjanpitoon. PERUTTUJEN LÄHETTEIDEN JÄTTÄMINEN LASKUTTAMATTA AUTOMAATTILASKUTUKSESSA Normaalisti automaattilaskutuksessa laskutetaan kaikki lähetteet. Jos kuitenkin on tehty yksi virheellinen lähete ja siitä 100 % samoista tuotteista palautuslähete, ja ei haluta että asiakkaan laskulle tulee alkuperäinen lähete ja siitä tehty hyvitys, voidaan molemmat lähetteet merkitä Peruttutilaan ja oheisella valinnalla jättää automaattilaskutuksessa laskuttamatta nämä perutut lähetteet. On huomattava, että lähetteiden merkitseminen perutuksi ei palauta tuotteita esimerkiksi varastoon, eivätkä ne näy millään tavalla myyntitilastoissa, mutta sen sijaan lähetteiden tilastoissa. LÄHETTEEN VIITTEET, TOIMITUSTAPA JA -OSOITE YKSITTÄISEN LASKUN OTSIKKOTIETOIHIN Mikäli asiakkaalle ei tehdä koontilaskua, voidaan lähetteelle syötetyt viitetekstit, toimitustapa ja toimitusosoite siirtää automaattilaskutuksessa laskun otsikkotietoihin. Normaali käytäntö on, että nämä tiedot tulevat laskulle erittelyriville ennen kunkin lähetteen tuoterivejä. Tästä monet laskun vastaanottajat eivät viitteitä tai toimitustapoja välttämättä kuitenkaan huomaa katsoa, ja myös tila on pituudeltaan rajallinen. Tämä tapa siirtää lähetekohtaiset tiedot otsikkotietoihin koskee automaattilaskutus- toimintoa. Tällä ruudulla on ruksivalinta Mikäli vain yksi lähete laskulla, siirrä lähetteen tiedot otsikkotiedoiksi. Tämä tallentuu konekohtaisesti. Jotta asiakkailta, joille tätä käytäntöä halutaan käyttää, estetään koontilaskujen teko, voidaan asiakkaan tietoihin määritellä koontilaskutus esto. Tällöin asiakastiedoissa, kohdassa Tulostusmääritykset, ruksataan Jokaisesta lähetteestä oma lasku. Toiminto antaa mahdollisuuden, että kullakin lähetteellä ollut poikkeava kertaluonteinen toimitusosoite saadaan tulostumaan laskulle. Normaalisti se ei tule koontilaskulle, koska eri Laskutus ja myyntireskontra 16

17 lähetteillä voi olla eri toimitusosoite. Huom! Jos asiakkaan osoite muuttuu, se on tällöin korjattava myös lähetteelle, muuten lähetteen väärä osoite tulee laskulle. MUUT RUUDUN VALINNAT Huom! Osa valintarukseista tulee näkyviin kun rukseja selataan ruudulla olevalla vierityspalkilla. Tästä valinnasta valitaan, ehdotetaanko laskutettavaksi ne, joissa loppusumma jää negatiiviseksi. Eli päätetään, tehdäänkö hyvityslaskut vai jäädäänkö odottamaan, että asiakas ostaa lisää. Ruksi on kohdassa Rajaukset. Kannattaa huomioida, että myös minimisumma vaikuttaa rajaukseen. Tällä valinnalla nollana toimitetuista läheteriveistä ei tehdä laskulle riviä. Näin kun asiakas on tilannut, hän näkee lähetteeltä ettei tuotetta voitu toimittaa, mutta laskulle asti rivi ei siirry. Ruudulla on myös rajaus jolla valitaan, laskutetaanko työlähetteitä. Valinta on näkyvissä, mikäli työlähetteiden käyttö on korjaaamon asetuksista päällä. Jos käytetään lisämoduulia Sisäinen laskutus, ruudulla voidaan vaihtaa sisäisten laskujen tekoon (jolloin ruudulla näkyvät sisäiset lähetteet). Tämä valitaan tällöin ruksista Sisäisen laskutuksen lähetteet. Monimyymäläkäyttö: Jos käytössä on monimyymälätoiminnot, on ruudulla valittavissa toimipiste. Valintaruksi Laskut toimipisteittäin puolestaan tarkoittaa, että ohjelma laskutuksen tekovaiheessa käy kaikki toimipisteet läpi ja tekee erilliset laskut kutakin toimipistettä koskien. Laskutuksen suhteen on aina ehdottomasti suosituksena, että laskut tehdään toimipisteittäin, eli samalle laskulle ei yhdistetä usean toimipisteen lähetteitä. Tämä on välttämätöntä että laskumyynnin raportit voidaan saada täsmällisesti toimipisteittäin. Lisäksi on valittavissa ruksein, voidaanko laskutuslisän valintoja muokata ruudulla, tai tehdäänkö laskutus viivästetysti siten, ettei se hitaillakaan koneilla tai suuressa järjestelmässä hidasta järjestelmän muuta käyttöä. Laskutus ja myyntireskontra 17

18 MYYNNINHALLINTA- TOIMINTO MYYNNINHALLINTA YLEISESTI Myynninhallinta- toiminto käynnistetään päävalikon välilehdeltä Myyntireskontra. Ruutu näyttää seuraavalta. Sille on myös oletuksena pikapainike F7. Ruudun yläosassa ovat rajaukset, joilla myyntejä voi etsiä moni eri hakuehdoin, esim. laskunumerolla, summalla, asiakkaalla, myyjällä, viiteteksteillä, maksutavalla ym. RUUDUN TIEDOT Kunkin laskun kohdalla näkyvät tapahtuman keskeiset tiedot, asiakkaan nimi, päiväys, summa, avoin summa jne. Myyntitapahtumien listauksen oikealla puolella esitetään aktiivisen laskun viitetiedot, joita ovat mm. myyjä, asiakasnro jne. Ikkunan alaosassa, rivitietojen alla, näkyvät laskujen kokonaiskappalemäärä sekä kokonaissumma. Tiedot vastaavat ikkunassa asetettua rajausta, eli niitä myyntitapahtumia, jotka on valittu esitettäväksi näytölle. Ks. Rajaukset seuraavassa kohdassa. RAJAUKSET Myynninhallinta- ruudussa esitettäviä tapahtumia voidaan rajata päivämäärän, asiakkaan ja tapahtuman mukaan. Rajaustoiminnot ovat ikkunan yläosassa. Laskutus ja myyntireskontra 18

19 Päivämäärän mukaiset rajaukset tehdään valitsemalla esitettävän jakson alku- ja/tai loppupäivämäärä kalenterivalikoista Mistä pvm ja Mihin pvm. Kun päivämäärän valinta on voimassa, valikon otsikon valintaruudussa näkyy väkänen. Oletuksena alkupäivänä on kuluvan vuoden alku, ja loppupäivänä kuluva päivä. Asiakkaan mukaiset rajaukset asetetaan napsauttamalla Asiakasnro-kentän vieressä olevaa Haepainiketta ja valitsemalla asiakas aukeavasta selausikkunasta. Jos asiakasnumero osataan ulkoa, se voidaan tietenkin kirjoittaa kenttään myös suoraan. Rajaus voidaan asettaa riippumaan myös tapahtumanumerosta, laskunumerosta, summasta, avoimesta summasta, toimitustavasta, myyjästä, maksutavasta, työmääräysnumerosta ja asiakkaan viitteestä. Osa valinnoista tehdään ennalta määrätyistä vaihtoehdoista, kuten maksutapa, joka valitaan pudotusvalikosta. Summa-kenttään voidaan kirjoittaa esimerkiksi >1000, jolloin näytetään vain ne tapahtumat, joissa summa on suurempi kuin Asetetut rajaukset asetetaan voimaan (eli päivitetään listaus) Rajaa-painikkeella. Rajaukset poistetaan napsauttamalla Poista rajaukset-painiketta. SELAUSJÄRJESTYKSEN VAIHTAMINEN Oletusjärjestyksenä on laskun päivämäärän mukainen järjestys uusimmasta vanhimpaan. Järjestystä voidaan vaihtaa ylemmän selausikkunan otsikkorivin sarakkeita napsauttamalla. Järjestys muuttuu sarakkeen mukaiseksi. Napsauttamalla uudelleen sarakeotsikkoa, järjestys muuttuu päinvastaiseksi. Voit siis valita minkä tahansa sarakkeen ja vaihtaa sen järjestyksen joko nousevaksi tai laskevaksi. LASKUJEN/KUITTIEN TULOSTAMINEN USEITA KERRALLA Ruudulla voidaan jälkitulostaa lasku tai kuitti napsauttamalla Tulosta- painiketta. Ctrl-näppäin pohjassa voidaan valita hiirellä myös useita laskuja tai kuitteja kerralla. Tällöin ne tulostetaan painamalla niiden kohdalla hiiren oikeaa, ja avautuvasta valikosta kohta Tulosta valitut. MAKSUVIIVEIDEN SEURANTA Toiminnossa voidaan tarkastella myös asiakkaiden maksukäyttäytymistä. Tämä tapahtuu painikkeella Näytä lisätiedot. Tällöin ruudulle tulevat kunkin laskun eräpäivä, suorituspäivä, ja maksuviive Laskutus ja myyntireskontra 19

20 päivissä. Ennen eräpäivää maksetut näkyvät viiveeltään negatiivisina. Näin voidaan tehdä helpommin johtopäätöksiä asiakkaan maksukäyttäytymisestä, mm. luottopäätöksiä varten. LASKUN ERÄPÄIVÄN MUUTTAMINEN Mikäli laskun teossa maksuaika tulee väärin, tai myöhemmin sovitaan muusta maksuajasta, voidaan tämä muuttaa myynninhallinnassa. Näin vältytään esimerkiksi tekemästä tarpeettomia karhuja asiakkaalle. Ensin etsitään lasku ja painetaan sen kohdalla hiiren oikeaa. Ponnahdusvalikosta valitaan Muuta eräpäivä. Eräpäivä syötetään normaalissa muodossa, esim. " ". Ohjelma päivittää mm. laskun maksuajan eräpäivän mukaiseksi. MAKSUTAVAN KORJAAMINEN KÄTEIS- TAI KORTTITAPAHTUMISSA Laskun tai kuitin kohdalla hiiren oikealla löytyy toiminto Maksutavan korjaaminen. Maksutapa voidaan korjata käteisen, pankkikortin, luottokortin ja pankin luottokortin kesken. Tämä on hyödyllistä jos käytetään erillistä maksupäätettä, jolloin maksutapa voi tulla valittua väärin myyntivaiheessa, jolloin kassa ei täsmää ennen korjaamista. Korjaamisen jälkeen voidaan ottaa uusi kassaraportti. Tällä toiminnolla ei luonnollisesti voida kuitenkaan muuttaa esimeriksi kuittia laskuksi tai toisinpäin. Vain kuitin sisällä korttityyppi tai käteinen toiseksi. Laskutus ja myyntireskontra 20

21 MYYNNINHALLINNAN MUUT TOIMINNOT USEALLE MAKSUTAVALLE OSITETUN KUITIN TIETOJEN KATSOMINEN Ruudulla voidaan nähdä tiedot usealle maksutavalle ositetuista myynneistä. Mentäessä tapahtuman kohdalle, jota on ositettu esim. käteiselle ja pankkikortille, avataan hiiren oikealla valikko ja valitaan Osituksen tiedot. Maksutapa- rajauksesta voidaan rajata ositetut myynnit, kohdasta 99- Ositettu. RUUDULLA NÄKYVIEN LISÄKENTTIEN VALITSEMINEN Ruudulla voidaan saada näkyviin alareunan tuoteriveille myös rivin kirjanpidon tilinumero, verokanta ja myyjäkoodi. Nämä valitaan hiiren oikealla tuoterivien kohdalla, apuvalikon kohdasta Lisäkentät. PIKAVALINNAT KULUVAN PÄIVÄN, KUUKAUDEN JA VUODEN RAJAAMISELLE Myynninhallinnan päivämäärävalinnan kohdalla on hiiren oikealla avautuva valikko, josta voidaan valita Tämä päivä, Kuukauden alusta, Vuoden alusta. Painamalla sen jälkeen Laske summat, nähdään nopeasti halutun jakson myynti ilman raportin ottamista erikseen. SUMMIEN LASKENTATOIMINTO Rajattujen tapahtumien summat voidaan laskea painikkeesta Laske summat. Rajaamalla esimerkiksi maksutavalla tai asiakkaalla, saadaan hetkessä selvitettyä esimerkiksi tietyn asiakkaan ostot aikaväliltä, tai tarkistettua eri myyntilukujen täsmäämisiä. Yleisin käyttö lienee, että päivämäärän kohdalta hiiren oikealla valitaan esim. Tämä päivä tai Kuukauden alusta, ja nähdään nopeasti myynti. Laskutus ja myyntireskontra 21

22 TUOTERIVIEN JÄTTÄMINEN NÄYTTÄMÄTTÄ MYYNNINHALLINNASSA Erikoistoimintona myynninhallintaruutua voidaan rajoittaa jättämällä konekohtaisesti tuoterivit näyttämättä ruudulla. Yrityksissä, joissa reskontranhoitajien ei haluta nähdä tuotetason tietoja, nämä voidaan saada konekohtaisella asetuksella pois näkyvistä kohdasta Yleiset asetukset Myyntireskontra Tuoterivien näyttäminen myynninhallinnassa. Tällöin toki laskuja mahtuu enemmän kerralla ruudulle. Laskutus ja myyntireskontra 22

23 MYYNTIRESKONTRA- TOIMINTO YLEISTÄ Myyntireskontra- toiminto käynnistyy päävalikon välilehdeltä Myyntireskontra samannimisestä kohdasta Myyntireskontra. Ruutu on myyntireskontraa yrityksessä hoitavan tärkein käyttöruutu. RUUDUN KÄYTTÖ YLEISESTI Ruudulla näkyviä laskuja voidaan rajata useilla tavoilla. Rajauksen voi suorittaa mm. laskun päivämäärällä eräpäivällä asiakasnumerolla laskunumerolla rajaamalla vain erääntyneet Pikanäppäimillä voidaan rajata suoraan esim. kuluvan päivän laskut, kuluvana päivänä erääntyvät tai seuraavalla viikolla erääntyvät. Rajauksien avulla nähdään ruudulle rajattujen laskujen avoin yhteissumma. Ruudun alareunasta päästään katsomaan ruudulla kyseistä laskua esikatseluna, ja se voidaan sen jälkeen myös tulostaa, jos asiakas esimerkiksi kertoo kadottaneensa laskun. Ruudulle rajatut laskut saadaan tulostettua painikkeesta Tulosta lista. Alareunassa näkyvät kyseisen asiakkaan yhteystiedot, jotta asiakkaalle voidaan suoraan esimerkiksi soittaa, ja nähdään tämän avointen laskujen summa yhteensä. Laskutus ja myyntireskontra 23

24 LASKUJEN JÄRJESTYKSEN VAIHTAMINEN Järjestystä, jossa laskut näytetään ruudulla, voidaan valita napsauttamalla hiirellä sarakkeen otsikkoa. Esimerkiksi jos halutaan selata laskuja asiakkaittain, napsautetaan (kts. ylläoleva kuva) asiakasnumero 2:n yläpuolella olevaa sarakkeen otsikkoa As.nro. Tai yhteensä- summan järjestyksessä napsauttamalla otsikkoa Yhteensä. Laskut saadaan takaisin pvm- järjestykseen napsautamalla Laskunro - otsikkoa. SUORITUKSEN KIRJAAMINEN MYYNTIRESKONTRA- RUUDULTA Listalta haetaan lasku, joka halutaan kuitata suoritetuksi ja painetaan Suoritus-painiketta tai tuplanapsautetaan suoritettavaa riviä. Tällöin aukeaa suoritusruutu ja kohdalla olevan laskun tiedot tulevat suoraan tämän ruutuun. Suoritusruudun käytöstä on neuvottu erikseen tämän ohjeen kohdassa Suorituksen teko. AVOINTEN ENNAKKOJEN NÄKEMINEN Myyntireskontraruudun alareunassa on valinta Näytä asiakkaan ennakkomaksut. Tällöin alareunaan tulevat näkyviin kohdalla olevan asiakkaan mahdolliset ennakot, ja paljonko niistä on käyttämättä. Ruksi tallentuu konekohtaisesti. Jos myyntireskontrassa valitaan rajaukseksi asiakas, jolla ei ole avoimia laskuja, ohjelma näyttää ruudun alareunassa silti mahdolliset avoimet ennakot asiakkaalle. OLETUS PÄIVÄMÄÄRÄRAJAUKSEN ASETTAMINEN (HUOM! SUOSITELTAVAA) Myyntireskontran eri ruutujen, kuten myynninhallintaruudun, myyntireskontraruudun ja suoritusten hallintaruudun avautumisen nopeuttamiseksi, aseta kohdasta Yleiset asetukset Myyntireskontra Reskontran oletus pvm rajaus, sopiva aikaväli päivinä, mitä tuoreempia myyntejä haluat oletuksena selata ruuduilla. Hyvä suositus on 180 päivää, eli puoli vuotta taaksepäin. Ellei tätä päivämääräväliä ole asetettu, ja käytetään koko ajan ohjelmaa, hidastuvat ruutujen avaukset jos ohjelma aina hakee ruudulle kaikki olemassa olevat myynnit ruudulle mentäessä. Kun raja on asetettu, haetaan oletuksena myynninhallinta- ja myyntireskontra-ruuduille vain esimerkiksi 180 päivää uudemmat myynnit, ei koko historiaa. Myyntireskontran ruuduilla kannattaa huomata, että mahdolliset vanhemmat laskut eivät silloin ennen kuin rajataan erikseen päivämäärällä. Arvoksi voi laittaa esimerkiksi 180 tai 90. Mitä lyhempi aikaraja, sitä nopeammin ruudut avautuvat. Viimeistään tämä kannattaa asettaa, jos myynninhallinta- ruutu avautuu useita sekunteja. Koko historian saa aina näkyviin myös painamalla Poista rajaus. Laskutus ja myyntireskontra 24

25 SUORITUKSEN TEKO YLEISTÄ Suoritusruudulla kirjataan asiakkaan suoritus laskuun. Toimintoa käytetään, kun pankkiohjelmasta ei lueta viitesuorituksia suoraan, kun kyse on käteis- tai korttisuorituksesta, tai kun kyse on pankkisuorituksesta, jota ei ole maksettu oikealla summalla tai viitenumerolla. Suoritusruutu voidaan avata suoraan useissa eri tilanteissa, jotta esimerkiksi myyntireskontaruudulta tai myyntiruudulta ei tarvitse erikseen poistua. Suoritusruudulle päästään mm. seuraavista kohdista: Päävalikon Myyntireskontra- välilehden painike Laskun suoritus Päävalikon Myyntireskontra- välilehden Myyntireskontra- toiminnossa oltaessa, napsauttamalla tiettyä avointa laskua Myynti-, lähete- tai työmääräysruudun alareunassa painetaan hiiren oikeaa ja käynnistetään apuvalikosta Suoritus Tällöin avautuu suoritusruutu. Kursori on ruudulla yleensä oletuksena Viitenumero- kohdassa. Normaalitilanteessa ensin syötetään siihen maksun viitenumero ja painetaan Enter. Jos asiakas on maksanut ilman viitettä, ja laittanut esimerkiksi viesti- kenttään laskun numeron, siirrytään kenttään Laskunumero ja syötetään laskun numero + Enter. Enterin sijasta voidaan painaa myös Etsi. Kun lasku löytyy, laskun ja asiakkaan tiedot tulevat ruudulle. Nähdään mm. paljonko laskua on avoimena. Ruudun yläosassa valitaan sen jälkeen Suorituksen kirjaaja (ohjelman käyttäjä) Arvopäivämäärä ja kirjauspäivämäärä (tiliotteelta, usein sama päivä) Maksutapa, eli käteinen, pankkitili tai kortti. Pankkeja voi tarvittaessa lisätä asetuksissa. Suoritettu summa syötetään Suoritussumma- kohtaan. Oletuksena on avoin summa. Kun tiedot on tarkistettu, painetaan Suorita. Mikäli suoritettava summa on pienempi kuin avoin summa, ohjelma kysyy, annetaanko jäljelle jäävä summa kassa-alennusta. Mikäli tähän vastataan kielteisesti, loppusumma jää avoimeksi. Laskutus ja myyntireskontra 25

26 SUORITUSRUUDUN MONIPUOLISET KIRJAUSEHDOT Suoritusruudulla on ruksi Näytä monipuoliset kirjausehdot. Kun sitä painetaan, ruudun alaosa muuttuu seuraavanlaiseksi. Tällöin suoritettu summa voidaan kirjata tarkemmin. Jos esimerkiksi suoritus on 120 e, voidaan se kirjata niin, että se sisältää ennakkomaksua 20 e ja pääomaa 100 e. Tai koron suoritusta 20 e ja 100 e varsinaista pääomaa. Tämä voi olla tarpeen, jos suoritus tulee esimerkiksi perintätoimistolta, jolloin tilitetään samalla korkoa. Suoritettu pääoma- kenttään ei käyttäjä koskaan syötä tietoja, vaan sen yläpuolella oleviin kenttiin suorituksen summa, kassa-alennus, pyöristys, ennakkomaksu ja koron suoritus. Kun summat on syötetty, painetaan Suorita näillä summilla. Laske uudelleen- painiketta ei normaalisti tarvitse painaa, kun hyväksyy Enterillä summat. Summien syöttämisen jälkeen ohjelma laskee, paljonko suorituksesta jää jäljelle pääomaa. Ruudulla näkyvät myös tiliöinti- kentät. Ne näkyvät asetusten Tilikartta- välilehdellä näkyvien tilinumeroiden mukaisesti. Niillä on merkitystä mm. käytettäessä kirjanpitoliitäntöjä. ASIAKKAAN AVOINTEN LASKUJEN HAKEMINEN Suoritusruudulla voidaan hakea asiakas painikkeella Hae asiakas.. Sen jälkeen voidaan painaa Näytä avoimet laskut tai painaa F10. Ohjelma näyttää listan asiakkaan avoimista laskuista, joista voidaan valita. Näin laskunnumeroa ei ole välttämätöntä tietää. Avautuva ruutu näyttää seuraavalta. Laskutus ja myyntireskontra 26

27 Lasku valitaan suoritusruudulla painikkeesta Valitse suoritettavaksi. Ctrl pohjassa voidaan valita myös useiat laskuja kerralla, jolloin ohjelma siirtyy koontisuoritukseen (kts. alla tarkemmin). KARHU- JA KORKOLASKUJEN SUORITUSTEN KIRJAAMINEN Suoritusruudulta voidaan kirjata myös karhu- ja korkolaskut suoritetuksi niiden viitenumerolla, joka poikkeaa normaalilaskujen viitenumerosta. Korko- tai karhulaskun viitenumero syötetään tällöin ruudun Viitenumero- kenttään. Kun kyseessä on karhu- tai korkolasku, maksukehotusmaksun ja koron osuus kirjautuu suoritettuna korkona. USEIDEN LASKUJEN MAKSAMINEN KOONTISUORITUKSENA Asiakkaan kaikkien avointen laskujen maksaminen kerralla voidaan tehdä koontisuoritus- toiminnon avulla. Sitä käyttämällä asiakas saa suorituksesta koontikuitin, joka voi mm. säästää kirjanpidossa. Asiakas on voinut myös esimerkiksi maksaa yhdellä viitenumerolla useita laskuja, ja yksi suorituksen summa halutaan kohdistaa useisiin laskuihin. Koontisuoritus tapahtuu normaalilla suoritusruudulla. Siellä painetaan ensin Hae asiakas ja valitaan asiakas. Sen jälkeen painetaan Näytä avoimet laskut- F10. Näkyviin tulee lista asiakkaan avoimista laskuista. Ruudulta voidaan valita halutut, joko Ctrl tai Shift näppäin pohjassa. Kun maksettavat laskut valitaan ohjelma laskee niiden yhteissumman ja ne voidaan hyväksyä maksatukseen Valitse suoritettavaksi painikkeella. Tässä vaiheessa Suoritapainikkeen nimeksi muuttuu Koontisuorita. Laskutus ja myyntireskontra 27

28 Painetaan sitä. Ohjelma näyttää ruudulla yhteenvedon, mitä laskuja suoritetaan. Tämä hyväksytään Suorita- painikkeella tai perutaan Sulje- painikkeella. Tämän jälkeen tulostuu koontikuitti suorituksesta. Tällä toiminnolla kuitataan laskut maksetuksi aikajärjestyksessä vanhimmasta lähtien. Toiminnossa ei voida jättää välistä laskuja. Mahdollisia hyvityslaskuja ei voida vähentää samassa yhteydessä, vaan ne kannattaa kuitata ensin selvittelytilin kautta veloituslaskuista. KASSA-ALENNUKSEKSI EHDOTTAMINEN Jos kirjataan laskusta suoritetuksi alle loppusumman jäävä summa, ohjelma ehdottaa annettavaksi erotuksen kassa-alennukesksi, kun maksamatta jäävä osus on alle 10% laskun summasta tai alle 1 euron. Tällöin tulee seuraava ruutu. Ruudusta näkyy esimerkiksi, onko asiakas siis vähentänyt kassa-alennuksen hyväksyttävästi. Tietojen perusteella voidaan päättää, hyväksytäänkö suoritus, vai jätetäänkö se avoimeksi, ja kirjataan myöhemmin yksittäisen suorituksen kautta. Laskutus ja myyntireskontra 28

29 KYSYMYS, JOS MAKSETAAN YLI LASKUN LOPPUSUMMAN Jos suoritettava summa annetaan suuremmaksi kuin avoin summa, ohjelma kysyy, kirjataanko yli oleva summa ennakoksi vai siirrytäänkö koontisuoritukseen. Jos kysymykseen vastataan Kyllä, avautuu koontisuorituksen ruutu jonka käytöstä on kerrottu edellä. SELVITTELYTILIN KÄYTTÖ Selvittelytili näkyy aina suorituksen maksutapana. Selvittelytiliä on syytä käyttää aina hyvityslaskujen kohdistamiseen veloituslaskuihin. Eli jos asiakkaalta ei saada suoritusta, vaan hyvityslasku esimerkiksi -100 e ja normaali avoin lasku 100 e kohdistetaan toisiinsa, tehdään silloin molemmille laskuille suoritus maksutapana Selvittelytili. Selvittelytilin suoritusten yhteissummana pitää aina lopulta olla nolla. Selvittelytiliä käytetään siis vastasuoritusten tilinä. SUORITUS LASKULLE, JOSTA ON LÄHETETTY JO KARHUKIRJE Ohjelma tarkistaa suorituksen yhteydessä, onko lasku karhulaskulla. Jos laskua on karhuttu, eikä kyseiselle karhulaskulle jää suorituksen jälkeen yhtään laskua avoimeksi, karhu merkitään suoritetuksi. Näin se poistuu karhulaskujen hallintaruudulta avoimista karhuista. Suoritusruudulla näkyy huomautus punaisella, jos laskusta on tehty karhu. Näin reskontranhoitaja osaa huomioida, esimerkiksi mikäli asiakas on näin ollen jättänyt maksamatta huomautusmaksun. SUORITUKSEN OLETUSMAKSUTAVAN VALINTA Suorituksen oletusmaksutapa voidaan valita. Jos suoritukset tulevat yleensä aina pankkiin, voidaan määrätä oletukseksi kyseinen pankkitili. Tämä määrätään kohdassa Yleiset asetukset Myyntireskontra Suorituksen oletusmaksupa. Pankin numero 1-4 viittaa järjestysnumeroon, joka on pankin numerona välilehdellä Yrityksen tiedot. KASSA-ALENNUSTEN KÄSITTELY SUORITUKSEN YHTEYDESSÄ Laskutus ja myyntireskontra 29

30 Suoritusruudulla saadaan ehdotettavaksi kassa-alennettu summa maksettavaksi, mikäli laskun kassaalennus on voimassa. Tällöin ruksataan oheinen valinta, joka tallentuu tällöin konekohtaisesti. Toiminto on tehty erityisesti tilanteita varten, että asiakas on maksanut tilille yhteissuorituksen useasta laskusta. Tällöin joudutaan käyttämään yksittäisen laskun suoritustoimintoa. Ohjelma ehdottaa summaksi kassa-alennettua summaa, jos kassa-alennus on suorituspäivänä voimassa. Voidaan myös valita Kirjaa kassa-alennus myös osasuorituksista. Tätä tarvitaan, mikäli asiakas maksaa osasuorituksen ajallaan, esimerkiksi 1000 eurosta 500 euroa 2 % (=490 euroa), jolloin asiakkaalle jää tällöin avoimeksi 500 euroa, eikä 510 euroa. Tätä mahdollisuutta voidaan tarvita myös, mikäli asiakas vähentää maksusta jonkin hyvityslaskun. SUORITUSTEN KÄSITTELY VALINNAISESTI ARVO- TAI KIRJAUSPÄIVÄN MUKAAN Kun otetaan raportti avoimesta reskontrasta (päävalikon kohdassa Myyntireskontra Raportit), voidaan valita, huomioidaanko suoritukset arvopäivän vai kirjauspäivän mukaan. Jos reskontraa seurataan siis kirjauspäivän, eikä arvopäivän mukaan (oletus), nähdään avoin tilanne sen mukaan. Kirjanpitoaineiston muodostuksessa voidaan puolestaan suoritusten kohdalla valita, rajataanko suoritukset kirjauspäivän vai arvopäivän perusteella. Jos halutaan suorittaa suoritusten raportointi arvopäivän sijaan kirjauspäivän mukaan, onnistuu se tämän avulla. Kirjauspäivä on päivä, jolloin suoritus on näkynyt saajan tilillä. Laskutus ja myyntireskontra 30

31 SUORITUSTEN HALLINTA YLEISTÄ Tehtyjä suorituksia voidaan selata Suoritusten hallinnassa, ja siellä voidaan tarvittaessa muuttaa suoritusten tietoja, eli koron osuutta, maksutapaa jne. Suoritusten hallintaan mennään päävalikon Myyntireskontra- välilehden painikkeesta Suoritusten hallinta. Ruudu näyttää seuraavalta. Suorituksia voidaan rajata yläreunassa olevilla useilla eri rajauksilla. Eli: suorituksen numerolla asiakasnumerolla laskun numerolla aikaväliksi kirjauspäivän tai arvopäivän mukaan mukaan alku ja loppupäivä summalla viitenumerolla maksutavalla (selvitetään esimerkkiksi vain tietyn pankkitilin suorituksia) suorituksen käsittelijällä; kuka kirjannut suorituksen tilalla: voidaan rajata perutut, voimassa olevat tai kaikki monimyymälätoimintojen yhteydessä myös toimipistenumerolla Rajaaminen suoritetaan Rajaa- painikkeella tai painamalla rajauskentissä Enter. JÄLKIKUITIN TULOSTAMINEN SUORITUKSESTA Normaalissa pankkisuorituksessa suorituksesta ei tulosteta kuittia, koska tiliote on maksutosite. Jos kuitenkin tarvitaan kuitti, tämä tapahtuu suoritusten hallinnasta, etsimällä oikea suoritus, esimerkiksi laskunumerolla ja painamalla hiiren oikeaa. Avautuvasta valikosta tulostetaan kuitti joko A4 kokoisena tai kuittikirjoittimelle. Jos kyse on ollut koontisuorituksena, voidaan tulostaa koontisuorituskuitti A4:na. Laskutus ja myyntireskontra 31

32 SUORITUKSEN KORJAAMINEN Tehtyä suoritusta voidaan korjata suorituksen kohdalla painikkeesta Korjaa. Tällöin avautuu ruutu, jossa on useimmat samat tiedot kuin suoritusta kirjattaessa. Kaikkia tietoja ei ole mahdollista enää tässä vaiheessa muuttaa, mutta mm. päivämäärää, maksutapaa ja suorituksen kirjaajaa jotka yleensä ovat ne, jotka voivat tulla suorituksen kirjaamisvaiheessa väärin. Jos muutkin tiedot ovat väärin, tai suoritus kokonaan virheellinen, voidaan käyttää suorituksen perumistoimintoa. SUORITUKSEN PERUMINEN Suoritus voidaan perua alareunan Peruuta suoritus- painikkeesta. Ohjelma pyytää varmistuksen. Sen jälkeen suoritus näkyy suoritusten hallinnassa punaisella taustavärillä ja poistuu suorituslistoilta. Peruutettu suoritus jää ohjelmaan seurantaa varten, jotta suoritusnumeroita ei jää välistä ja voidaan nähdä, mitä suorituksia laskulle on tehty. Peruutettua suoritusta ei voida millään tavalla käsitellä. Kun suoritus perutaan, alkuperäinen lasku palautuu suoritusta edeltävään tilanteeseen. Ohjelma jättää suorituslistoilta pois perutut suoritukset. Lasku palautuu perumisen jälkeen avoimeksi. SUORITUSTEN JÄRJESTYS UUSIMMISTA VANHIMPAAN PÄIN Suoritusten hallintaruudulla voidaan saada suoritukset järjestettynä uusin ensin. Tällöin suoritusten hallintaruudun avaaminen kestää hetken, jos suorituksia on paljon. Sen vuoksi se ei ole oletuksena päällä. Järjestäminen laitetaan päälle kohdasta Yleiset asetukset Myyntireskontra Suoritukset uusimmasta vanhimpaan päin suoritusten hallinnassa. Laskutus ja myyntireskontra 32

33 VASTATILIEN MÄÄRITTELY SUORITUKSEN MAKSUTAVOIKSI Suoritusta varten voidaan lisätä lisää maksutapoja normaalien pankkitilien, käteisen ja selvittelytilin ym. lisäksi. Nämä tilit ovat tällöin ns. vastatilejä, joilla suorituksia kuitataan, ja joita käytetään selvittelytilin tavoin. Näiden määrittely tehdään tilikarttaruudulla lisäämällä tili, ja valitsemalla tilin kohdalla Suoritustili = Kyllä. Tilikarttaruutu avataan kohdasta Tiedot-6 Lisätoiminnot Tilikartta. Näitä tilikartan tilejä voidaan käyttää tämän toiminnon lisäksi kassasta nostojen tiliöimiseen. Lisätyt maksutavat näkyvät siis suoritusruudulla lisä-maksutapoina. Jos niitä on paljon, tulevat ne näkyviin vierittämällä alasvetovalikkoa alaspäin. Maksutavat näkyviin vierityspalkkia selaamalla ALKUPERÄISEN LASKUN TULOSTAMINEN Suorituksia läpikäytäessä tarvitsee usein nähdä alkuperäisen laskun tiedot. Ruudun painikkeesta Tulosta lasku, saadaan lasku esikatseluun ruudulle. KOONTISUORITUKSEN TIETOJEN NÄKYMINEN Ruudun oikeassa laidassa näkyvä numero on koontisuorituksen tapauksessa tuleva koontinumero, joka sitoo useita suorituksia yhteen, joista on tehty yksi kuitti ja myös esimerkiksi pankkitilin tapauksessa tilille tullut yksi summa. Tämän perusteella siis voidaan varmistaa, että jos tiliotteelle on tullut summa 500 e, niin jos samalla koontisuoritusnumerolla on 5 suoritusta, kukin 100 e, tiedetään että kyseessä on tämä suoritus. Jos suoritus on vahingossa tehty yksittäisenä suorituksena ja halutaan liittää suorituksia koontisuoritukseksi, voidaan käyttää ensimmäisen laskun kohdalla toimintoa Valitse pääsuoritukseksi ja muiden kohdalla Liitä suoritusryhmään. Muita suorituksia liitetään samaan suoritukseen painamalla Liitä suoritusryhmään. Näin samalla kertaa suoritetuilla laskuilla näkyy sama koontinumero, ja niiden tiedetään tulleen samalla kertaa. Laskutus ja myyntireskontra 33

34 VIITESUORITUSTEN LUENTA PANKKIOHJELMASTA YLEISTÄ Tällä toiminnolla luetaan ohjelmaan pankista haetut viitesuoritukset. Toiminto käynnistyy välilehdeltä Myyntireskontra painikkeella Viitesuoritusten luenta. Tätä ennen viitesuoritusaineisto on haettu esimerkiksi verkkopankilla tai pankkiohjelmalla. Toiminto kirjaa laskut suoritetuiksi, jos ne on suoritettu oikealla laskun avoimella summalla, tai kassaalennetulla summalla, kun kassa-alennus on voimassa. Eriävän summan tapauksessa ohjelma huomauttaa ja kysyy, hyväksytäänkö ali maksettu suoritus antaen erotua kassa-alennusta, ja liikasuorituksen tapauksessa kysyy, hyväksytäänkö suoritus siten, että asiakkaalle syntyy ohjelmaan ennakkoa, joka voidaan kirjata tulevista maksuista suoritukseksi. Viitesuoritusten luenta lukee suoritukset sekä normaalilaskuihin, karhulaskuihin sekä korkolaskuihin. Näissä on jokaisessa oma viitenumerosarjansa. Jotta viitesuoritusaineistot saadaan pankista, tehdään pankin kanssa sopimus viitesuoritusten aineiston noudosta. Viitesuoritusten tiedostonimi selvitetään tarvittaessa pankkiohjelmasta tai pankin tuesta, ja jos tiedostonimi on säädettävissä, asetetaan se tarvittaessa sopivaksi. Ohjelman tukisivuilla on myös käytännön esimerkkejä, miten viitesuoritustiedosto noudetaan pankeista. NORMAALI TOIMINTAJÄRJESTYS Laskutus ja myyntireskontra 34

35 Valitse ensin käsiteltävä pankkitili kohdasta Kirjauksen tili. Siinä on alasvetovalikossa kaikki ohjelmaan perustetut pankkitilit. Tarvittaessa lisätään pankkitilejä yleisistä asetuksista. Jos asetuksiin on jo asennusvaiheessa laitettu viitesuositusten tiedostonimi, se tulee ruudulle näkyviin. Ellei tule, valitaan tiedosto painikkeen Selaa avulla. Tässä vaiheessa pitää selvittää mikä on tiedoston nimi pankkiohjelmassa. Econet ohjelman tilin nimi on neuvottu jäljempänä. Sen jälkeen painetaan nappia Lue rivit jolloin rivit tulevat näkyviin ruudulle. Jos rivejä ei tule, tiliotetiedostoa ei ole, se on väärä tiedosto tai tiedostonimi on virheellinen. Viitesuoritustiedostossa pitäisi aina olla vähintään yksi suoritusrivi. Kun tiedot näyttävät oikeilta ruudulla, painetaan painiketta Kirjaa suoritukset ruudun alalaidassa. Tällöin suoritukset syntyvät ohjelmaan. Lopuksi ruutuun avautuu viitesuoritusten luennan yhteenvetoraportti. Se kannattaa tulostaa ruudussa olevalla Print- kuvakkeella (kuvakkeena kirjoittimen kuva). Tämä raportti kannattaa säilyttää kirjanpitomateriaalien yhteydessä. Siitä on seuraavassa tarkemmin. VIITESUORITUSRAPORTIN TULOSTAMINEN Raportissa on eritelty maksuerän sisältämät suoritukset, kassa-alennukset, pyöristykset ja suoritukset, joita ei voitu automaattisesti kohdistaa. Epäselvällä summalla tehdyt suoritukset näkyvät viitesuoritusraportilla alleviivattuina. Tämän perusteella ne on helpompi käydä läpi jälkeenpäin ja suorittaa yksittäisinä suorituksina. Alleviivattuja ovat kaikki joissa ohjelma on kertonut, että asiakas on maksanut muuta kuin ohjelman mukaisen avoimen summan. Eli yli tai ali. Esimerkiksi jos asiakas on vähentänyt kassa-alennuksen joka ei ole voimassa, näkyy tämä alleviivattuna. Kullakin rivillä nähdään Tyyppi- kentästä, liittyykö suoritus normaalilaskuun, karhulaskuun vai korkolaskuun. Raportin vasemmassa reunassa on yhteenveto, paljonko suorituksia on tullut eri tyyppisistä laskuista. Tuntematon tyyppi- sarakkeessa olevat laskut on maksettu tuntemattomalla viitenumerolla. VIITESUORITUSTIEDOSTON VALITSEMINEN JA TALLENTAMINEN Viitesuoritusten luentaruudulla voidaan hakea viitesuoritustiedosto Selaa- painikkeesta. Sen oikealla puolella on painike Tallenna oletus. Tällöin ohjelma tallentaa tiedostonimen valitulle pankille, kysyen ensin varmistuksen. Tiedostonimi tallentuu suoraan pankin viitesuoritusten tiedostonimeksi. Laskutus ja myyntireskontra 35

36 VIITESUORITUSTEN TIEDOSTONIMET ECONET / VISMA MONIPANKISSA Econet/Visma monipankki on ohjelman kanssa usein käytettävä pankeista riippumaton ohjelma. Siinä viitesuoritustiedostojen sijainti on yleensä seuraava. Kaikki tiedostot sijaitsevat yleeensä kansiossa C:\EC2000\MP\DATA. Siellä tiedostonimi rakentuu seuraavasti: Esim. OPTL01.02 Jossa OP = osuuspankin tunnus TL = tapahtumaluettelo 02 = yrityksen järjestysnumero moniyrityskäytössä, yleensä 02 on ensimmäinen yritys 01 = pankin järjestysnumero jos useita pankkeja Eli oikea tiedosto löytyy helpoiten etsimällä tiedostoja joiden nimessä on tuo TL = tapahtumaluettelo ja pankin tunnuksen avulla tietää helposti oikean pankin. VIITESUORITUSTEN TIEDOSTONIMET ERI VERKKOPANKEISSA Näistä löytyy ohjeistuksia ohjelman tukisivuilta. Ensisijaisesti kuitenkin kyseisen pankin tuesta tai käyttöohjeista on syytä selvittää, millä tiedostonimellä tiedostot siirtyvät. Usein selaimella aineistoja noudattaessa voidaan itse valita tiedostonimi. Viitteille voidaan myös tarvittaessa tehdä itse oma hakemisto, johon ne aina tallennetaan. Esimerkiksi tehdä tietokoneelle c: aseman juureen hakemisto c:\viitteet, ja lukea ne aina sieltä, jotta ne löytyvät. Usein on helppoa myös pyytää tätä tekemään esimerkiksi tukipalveluiden toimesta. KIRJAUTUVAN PÄIVÄN VALITSEMINEN ASETUKSISSA Viitesuorituksilta voidaan lukea ohjelmaan kaksi päivämäärää, arvopäivä sekä kirjauspäivä. Arvopäivä on päivä, jolloin suoritus on tullut tilille. Kirjauspäivä on päivä, jolloin asiakas on maksanut laskun. Sen lisäksi yksi päivämäärätieto on, milloin suoritus on kirjattu ohjelmaan. Oletuksena kirjauspäiväksi tulee päivä jolloin suoritus on kirjattu ohjelmaan, eli viitesuoritukset kirjattu. Valinta tehdään kohdassa Yleistet asetukset Myyntireskontra Viitesuorituksissa käsittelypäiväksi. Asetuksen laittaminen arvoon Tiliotteen käsittelypäivä auttaa mm. suoritusten vertaamista tiliotteeseen kuukaudenvaihteessa, kun arvopäivä ja käsittelypäivä ovat eri kuukausilla. Laskutus ja myyntireskontra 36

37 PYÖRISTYSRAJOJEN VALITSEMINEN Ohjelmaan voidaan määrätä summa jota piemmät liika- ja alisuoritukset hyväksytään automaattisesti. Näin esimerkiksi 10 senttiä liian vähän tai liian paljon maksetut suoritukset eivät aiheuta toimenpiteitä eikä käyttäjän tarvitse painaa ylimääräisiä napinpainalluksia. Asetus on yleisten asetusten Myyntireskontra- välilehdellä. Niin ikään kassa-alennuksille voidaan määrätä kattosumma laskun loppusummasta. Tällöin ohjelma ehdottaa alle maksetun laskun tapauksessa summaa kassa-alennukseksi vain jos ali maksu on riittävän pieni. Muussa tapauksessa lasku siis jätetään ohjelmaan normaaliin tapaan osittain avoimeksi. Tämäkin asetus on asetusten Myyntireskontra- välilehdellä. VIITESUORITUSTEN LUENNASSA MAHDOLLISUUS POISTAA AINEISTO LOPUKSI Käytettävä pankkiohjelma voi olla myös sellainen, että se kerää viiteaineistoa aina entisen tiedoston perään. Tällöin on tarpeen, että vanha viiteaineisto poistetaan, kun se on luettu onnistuneesti järjestelmään. Tämä voidaan valita viitesuoritusten luentaruudulla ruksilla Poista viitesuoritusaineisto lopuksi. Ruksi tallentuu konekohtaisesti. Viiteaineisto poistetaan vain, jos luennassa ei ole esiintynyt ongelmia, ja on valittu Kirjaa kaikki suoritukset. Jos ongelmia tulee, ohjelma kertoo, ettei tiedostoa poistettu, ja tällöin se on tarvittaessa poistettava manuaalisesti. Tämän ruksin tarve riippuu siis täysin pankkiohjelmasta, ja voidaan ottaa käyttöön mikäli seuraavan kerran suoritusten luentaan tulevat vanhat suoritukset edelleen näkyviin. VIITESUORITUSTEN LUENNASSA OLETUSTILIN MÄÄRÄÄMINEN Jos yrityksellä on yksi pankkitili, jolta luetaan viitesuorituksia, voidaan oikean tilin ollessa valittuna, painaa Tallenna oletus. Näin normaalissa viitemaksujen luennassa riittää, että painetaan vain Lue rivit. Laskutus ja myyntireskontra 37

38 MUITA TOIMINTOJA VIITESUORITUSTEN LUENTARUUDULLA Viitesuoritusten kirjausraporttiin voidaan saada näkymään arvopäivä, kirjauspäivä, tai molemmat. Tälle on valinta ruudulla. Samasta kohdasta voidaan ruksata, halutaanko raportti tulostumaan ensin ruudulle, vai suoraan tulostimelle. Alareunan painikkeesta Asiakastiedot voidaan avata kohdalla olevan suorituksen asiakkaan tiedot. Laskutus ja myyntireskontra 38

39 ENNAKKOMAKSUJEN KÄSITTELY YLEISTÄ ENNAKKOMAKSUISTA Ennakkomaksuja syntyy, kun asiakas maksaa liikasuoritusta, esimerkiksi tietyn laskun kahteen kertaan. Ennakoksi kirjaaminen saadaan haluttaessa asetuksella pois, ellei haluta ohjelman käsittelevän niitä. Kun niitä käytetään, syntynyt ennakko voidaan käsitellä seuraavilla tavoilla Palauttaa asiakkaan tilille Käyttää seuraavan laskun (osa) suorittamiseen Haluttaessa perua kokonaan syntynyt ennakkosuoritus jolloin sitä ei näy raporteilla. Seuraavassa on kerrottu ennakon käytöstä eri käyttötilanteissa. ENNAKOIDEN KÄSITTELYÄ KOSKEVAT ASETUKSET Myyntireskontra - välilehden asetuksesta määrätään kirjataanko ohjelmaan ennakkosuorituksia. Jos näin tehdään, asiakkaan yli loppusumman maksamat liikasuoritukset kirjataan viitesuoritusten luennassa automaattisesti ennakoiksi. Jos käsittely on laitettu pois, ne menevät virhelistalle, jolloin suoritusten luennan jälkeen jälkeen käyttäjä päättää miten toimitaan. Tällöin esimerkiksi maksu voidaan palauttaa asiakkaalle heti ilman ennakkokäsittelyä. HUOMAUTUS AVOIMISTA ENNAKOISTA SUORITUSRUUDULLA Suoritusruudulla näkyy maksutavan vieressä punaisella Asiakkaalla avoimia ennakkoja jos asiakkaalla on näitä käyttämättä. Tällöin maksutapa-valikosta löytyy tämä ennakko maksutapana. PELKÄN ENNAKON KIRJAUS ILMAN KOHDISTAMISTA LASKUUN Suorituksessa voidaan kirjata ennakkomaksu myös ilman varsinaisen laskun suoritusta. Tämä tapahtuu hakemalla asiakas, ja laittamalla ruksi kohtaan Kirjaa kokonaan ennakkomaksuna. Tällöin esim. asiakkaan virhesuorituksen voi kirjata koneelle ja vähentää myöhemmin hänen tulevista laskuistaan. Jos asiakas ei ole hyödyntänyt voimassa olevaa kassa-alennustaan, eli maksanut liikaa, osaa ohjelma jättää liikaa maksetun summan sellaisekseen, vaikka ennakkojen käsittely olisi muuten käytössä. ENNAKON PALAUTTAMINEN ASIAKKAALLE Laskutus ja myyntireskontra 39

40 Ennakko (asiakkaan alun perin maksama liikasuoritus) voidaan kirjata helpommin palautetuksi asiakkaalle, tilanteessa että liikasuoritus on kirjattu ennakoksi (jotta asiakas voi hyvittää sen tulevista maksuistaan), mutta se halutaankin myöhemmin palauttaa asiakkaan tilille. Palautusta varten löytyy suoritusruudulta painike Ennakkojen palauttaminen. Ennen sitä valitaan suoritukselle ensin asiakas Hae asiakas painikkeella. Tällöin avautuu seuraava ruutu. Tältä ruudulta valitaan ennakot jotka palautetaan, ja maksutapa jolla palautus tehdään, yleensä pankkitilille. Palautus hyväksytään F10:llä. Tästä tulostuu sen jälkeen tosite, jonka voi lähettää asiakkaalle. Tästä muodostuu tällöin negatiivinen suoritus, joka vähentää suoritusten yhteissummaa ja merkitsee ennakon käytetyksi. ENNAKKOMAKSUJEN VASTAANOTON ESTÄMINEN VIITESUORITUSTEN LUENTAVAIHEESSA Kun luetaan viitesuorituksia pankkiohjelmasta, niin sellaiset maksut, joissa kyseinen lasku on jo maksettu, ohjelma kirjaa maksun normaalisti ennakoksi asiakkaalle. Eli tapauksissa, joissa asiakas tekee liikasuorituksen. Tämä ennakoksi kirjaaminen voidaan laittaa pois käytöstä. Silloin ohjelma kirjaa suorituksen kokonaan virheelliseksi, ja se tulee käsitellä sen jälkeen manuaalisesti, eli esimerkiksi palauttaa summa asiakkaalle. Usein voi olla myös kyse virheestä, esimerkiksi jos vanha viitesuoritusaineisto on luettu kahteen kertaan. Esto laitetaan päälle asetuksella Yleiset asetukset Myyntireskontra Ennakkosuoritukset käytössä Ei. Jos yrityksen ei ole tarkoitus kirjata asiakkaiden ennakkoja, ja kohdistaa niitä myöhemmin asiakkaan uusiin laskuihin, asetus on hyvä laittaa asentoon Ei. Samanniminen asetus on ollut olemassa jo ennestään, mutta se on aiemmin vaikuttanut vain yksittäiseen suoritukseen. Huom! Kyseessä on konekohtainen asetus, eli se on hyvä muuttaa kaikille koneille, jolla suorituksia otetaan vastaan, mutta ennen kaikkea koneelle jolla viitesuoritukset luetaan pankkiohjelmasta. Laskutus ja myyntireskontra 40

41 ENNAKOIDEN NÄYTTÄMINEN AVOINTEN LASKUJEN RAPORTILLA Myyntireskontra Raportit Reskontraraportti /pv raportilla voidaan valita, tulostetaanko avoimet ennakkomaksut. Ne saattavat sekoittaa avointen laskujen summaa, ellei ennakoita ole hyvin tarkkaan käytetty ja seurattu. Ennakot jotka raporttiin voidaan tulostaa, ovat aina kuluvan hetken ennakot, eli niitä ei lasketa takautuvaan hetkeen. Raportti suodattaa kuitenkin pois ennakot, jotka on kirjattu uutena kohdepäivän jälkeen. Edelleen on huomioitava, että kaikki näkyvät ennakot eivät ole takautuvia, vaan kuluvan hetken. Ennakko on siis voinut syntyä asiakkaalle kohdepäivän jälkeen, jos raportti otetaan kovin paljon jälkikäteen. Ennakkojen tarkempaan seuraamiseen on raportointiohjelmassa erilliset raportit, joten ne on monessa tapauksessa hyvä jättää tulostamatta tähän raporttiin, erityisesti jos esimerkiksi täsmätään avointen loppusummaa kirjanpitoon. RAPORTIT MYYNTIRESKONTRA- VÄLILEHDELTÄ YLEISTÄ Seuraavat vakioraportit löytyvät Myyntireskontra välilehdeltä napsauttamalla ruudun vasemman alalaidan Raportit painiketta. Näillä myyntireskontran vakioraporteilla, saadaan yleisimmin tarvitut raportit kirjanpitoon, kuten laskutusmyynnistä, käteismyynnistä ja suorituksista. Ruudulla on myös reskontraraportti sekä myynnin tiliöintiraportti, jos myyntiä tiliöidään kirjanpidossa usealle myyntitilille. Yhdessä kassaraporttien kanssa nämä yleensä ovat ne joita kirjanpidossa tarvitaan. Laskutus ja myyntireskontra 41

42 Nämä ovat siis kirjanpitoon kuukausittain tulostettavat yleisimmät raportit, eli Laskutustapahtumat Käteistapahtumat Suoritukset Reskontraraportti tiettynä päivänä (yleensä kuukauden vaihteessa) Muita raportteja voidaan ottaa erikseen raportointiohjelmalla kohdasta Lisäohjelmat Raportointi. RAPORTTI AVOIMESTA RESKONTRASTA TIETTYNÄ PÄIVÄNÄ Tällä raportilla otetaan raportti takautuvasti tietyltä päivältä, ja nähdään mitkä laskut ovat olleet avoimina reskontrassa tiettynä päivänä. Käyttö tapahtuu seuraavasti: valitaan Minkä päivän tilanne -kalenterivalikosta haluttu päivämäärä painetaan painiketta Päivitä lista Laskutus ja myyntireskontra 42

43 painetaan joko Tulosta lista tai Esikatsele lista. HUOM! Ensin painetaan aina Päivitä lista. Tietojen päivittäminen voi kestää jonkin aikaa, koska toiminto käy kaikki myynnit ja suoritukset läpi ja laskee kunkin laskun avoimen tilanteen takautuvasti valittuna päivänä, ja huomioi myös osasuoritukset, kassa-alennukset jne. Raportin ottamista voidaan nopeuttaa valitsemalla kohta Aloita laskujen tutkiminen päivästä. Tämä tarkoittaa, että valitaan, että ei etsitä koneelta avoimia laskuja esim. vuotta pidemmältä ajalta, jos tiedetään että niitä ei ole, eli ne on esim. kirjattu pois koneelta ja merkitty luottotappioihin jne. Raportti otetaan yleensä kaikista asiakkaista. Se on kuitenkin mahdollista rajata otettavaksi vain yhdestä asiakkaasta, valitsemalla asiakas kenttään Asiakasnumero. Raportti voidaan ottaa laskunumero- tai asiakasjärjestyksessä. Asiakasjärjestyksessä otettaessa kullekin asiakkaalle tulostuu avointen laskujen yhteissumma. Siinä näkyy myös mahdollisten avointen ennakoiden summa eli asiakkaan todellinen velkatilanne. Laskutus ja myyntireskontra 43

44 KARHUKIRJEIDEN TEKO YLEISTÄ Karhunta voidaan tehdä ohjelmalla kaikista asiakkaista kerralla tai erikseen. Laskutettavat voi tarvittaessa valita tilannekohtaisesti ja esikatsella ensin ruudulla. Tulostuvat tekstit on muutettavissa karhun tulostusvaiheessa. KARHUKIRJEIDEN TULOSTUS Karhukirjetoiminnot käynnistyvät päävalikosta Myyntireskontra- välilehdeltä. Karhulaskutuksen lähtökohtana on, että kaikki tarpeelliset karhukirjeet voidaan tulostaa asiakkaille helposti. Tulostuvista karhuista voidaan sen jälkeen jättää lähettämättä ne, joita ei haluta karhuta, vaan esim. soitetaan asiakkaalle tms. Tällaiset karhut voidaan perua koneelle, jotta ohjelma tietää, montako kertaa kutakin laskua on karhuttu. Ohjelma huomioi kappalemäärän, montako muistutusta (eli karhua) kustakin laskusta on lähetetty, ja valitsee tekstit karhuntaan sen mukaan. Aiemmin lähetettyjen karhukirjeiden määrä näkyy sarakkeessa Karhujen lkm. Karhukirjeet ovat ohjelmassa erillisessä seurannassa, eli avoimia karhukirjeitä seurataan omalla toiminnollaan. Itse avoimet laskut näkyvät myyntireskontrassa kunnes ne on maksettu, mutta lisäksi voidaan seurata, mikä karhukirje on kokonaan tai osittain avoimena. Asiakas voi suorittaa koko karhukirjeen summan yhdellä viitenumerolla ja summalla, ja ohjelma kohdistaa tällöin suorituksen kyseisiin laskuihin. Karhun tulostus tapahtuu siten, että valitaan ruudun yläosasta asiakas, jolle karhukirje halutaan lähettää. Jos halutaan valita useita asiakkaita, on pidettävä ctrl näppäin pohjassa, ja samalla painetaan hiirellä niitä asiakkaita, joille karhu lähetetään. Ruudun alaosassa näkyy asiakkaan myöhässä olevat laskut. Samalla tavalla niistä voidaan valita karhuttaviksi joko kaikki, tai sitten ctrl näppäimellä vain ne laskut, jotka karhukirjeeseen halutaan mukaan. Yläosassa näkyvät puolestaan asiakkaan lisätiedot, joista voidaan nähdä, jos asiakkaan tietoihin on esimerkiksi laitettu, että asiakas on velkajärjestelyssä, tai että häntä ei tule karhuta. Laskutus ja myyntireskontra 44

45 Niin ikään ruudun alareunassa on painike Asiakastiedot, jossa päästään katsomaan tai muuttamaan asiakastietoja. Ruudun oikeasta yläreunasta voidaan määrätä karhulle maksukehotusmaksu, ja tähänastinen korko. POIKKEAVAN LASKUTUSOSOITTEEN KÄYTTÖ KARHUKIRJEIDEN TULOSTUKSESSA Normaalisti karhukirjeet tulostetaan asiakastietojen mukaiseen osoitteeseen. Mikäli asiakkaan tiedoissa on poikkeava laskutusosoite, karhut lähtevät tällöin siihen osoitteeseen. Jos kuitenkin tehdään laskuja kertaluonteisesti eri laskutusosoitteeseen, esimerkiksi tietty lasku menee rahoitusyhtiölle, karhu kyseisestä laskusta ei tällöin saa mennä asiakkaan normaaliin laskutusosoitteeseen. Koska samalle asiakkaalle voi olla laskuja sekä normaaliin että poikkeaviin osoitteisiin, tarvitaan mahdollisuus eriyttää karhukirje yhdelle asiakkaalle useiksi erillisiksi karhuiksi. Kuvan mukaisella valinnalla karhukirjeiden tulostusruudussa on mahdollista, että jos asiakkaan osoite on muuttunut laskun teon jälkeen, niin on mahdollisuus tulostaa karhu valinnaisesti myös asiakastiedoissa olevaan, voimassaolevaan osoitteeseen. Suositusvalinta on Laskun laskutusosoite. Laskutus ja myyntireskontra 45

46 KARHUTEKSTIEN MUUTTAMINEN Karhujen tekstejä voidaan vielä tulostusvaiheessa muuttaa. Tämä tapahtuu poistumatta karhuntatoiminnosta. Jos karhutekstejä muutetaan, siirrytään välilehdelle Karhutekstit. Ohjelma kerää samalle karhulle kaikki asiakkaan erääntyneet laskut. Tällöin karhuteksti valitaan sen mukaan, montako huomautusta karhulla olevasta vanhimmasta laskusta on lähetetty. Halutessa voidaan lisätä kolmen automaattisen karhutekstin lisäksi myös oma teksti, jota voidaan käyttää harkinnan mukaan erityistilanteissa. KARHUKIRJEIDEN HALLINTA Laskutus ja myyntireskontra 46

47 Ohjelmalla voidaan myös selata lähetettyjä karhuja, jolla tavalla laskujen lähettäminen esim. perintään tai läpi soittaminen ja muu seuranta on helppoa. Kun karhu on lähetetty, asiakas velvoitetaan maksamaan karhulle tulevalle erillisellä viitenumerolla, jolla ohjelma osaa kohdistaa asiakkaan maksamat laskut yhdellä viitteellä kullekin erilliselle laskulle, ja lisäksi eritellä asiakkaan maksamat korot ja huomautusmaksun. Karhulaskut merkitään suoritetuiksi tulostettujen hallinnassa valitsemalla suoritettava lasku ja painamalla merkitse suoritetuksi. Ohjelma kirjaa karhut suoritetuksi viitenumeron perusteella normaalilaskujen tapaan. Rajaukset ja jälkitulostukset toimivat kuten korkolaskujen ohjeessa on kuvattu. Karhukirjeen peruminen on syytä tehdä, ellei karhua lähetetä. Tällöin seuranta toimii paremmin. Jos karhukirje halutaan peruuttaa, valitaan ruudusta peruutettava karhu, ja painetaan poista. Jos asiakas ei maksa karhukirjeen viitteellä, vaan alkuperäisen laskun viitenumerolla, tällöin tilanne voidaan oikaista ruudun toiminnolla Päivitä karhujen avoimet summat, vastaamaan laskujen tämän hetkistä avointa summaa. Suorituksen kirjausruudulla näkyy myös teksti, että kyseinen lasku on karhukirjeellä. KÄYTETTÄVÄN VIIVÄSTYSKORON VALITSEMINEN Karhu- ja korkolaskutuksessa voidaan valita, käytetäänkö laskun viivästyskorkoa (alkuperäisellä laskulla näkyvä %) vai tämän hetkistä asetuksissa olevaa. Valinta on tarpeen kun tehdään korkolaskuja, ja laskun tekohetkellä koneella on ollut väärä korkoprosentti. Valinta tehdään asetusten Myyntireskontra- välilehdellä kohdasta Käytettävä viivästyskorko. Vaihtoehdot ovat "Asetuksen viivästyskorko" ja "Laskun viivästyskorko". HUOMAUTUSMAKSUN ARVONLISÄVEROLLISUUDEN VALINTA Karhun mahdollisesti sisältämä huomautusmaksu voi tietyssä tilanteessa olla arvonlisäverollista myyntiä (=palvelu) tai verotonta. Ohjeet tästä antaa oma kirjanpitäjä. Ruudulla on tämän valintaa varten ruksi Huomautusmaksu sis.alv. Jos se on ruksattuna, tulostuu karhulle arvonlisäveroerittely, ja asiakas voi vähentää arvonlisäveron. Laskutus ja myyntireskontra 47

48 KORKOLASKUJEN OTTAMINEN MUKAAN KARHUKIRJEELLE Karhukirjeelle voidaan tulostaa normaalilaskujen perään myös avoimet korkolaskut. Koska näiden suorittaminen vaatii maksamisen korkolaskun viitenumerolla, näissä on mainittu myös korkolaskujen viitenumerot. ILMOITUSKIRJEEN TULOSTUS ASIAKKAALLE AVOIMISTA HYVITYSLASKUISTA Mikäli karhukirjeen loppusumma on negatiivinen, jolloin asiakkaalla on käyttämättömiä hyvityslaskuja, asiakkaalle voidaan tulostaa ilmoituskirje jossa muistutetaan käyttämään kyseiset hyvityslaskut. Tämä tulostuu automaattisesti, mikäli karhukirjeen loppusumma on negatiivinen. Kirjeelle tällöin tulostettava teksti voidaan määritellä karhuntaruudun Karhutekstit- välilehdellä muiden ilmoitustekstien tapaan. Toiminto otetaan päälle ruksaamalla ruudulla olevalta Asetuksetvälilehdeltä päälle Käsittele myös hyvityslaskut. KARHULASKUJEN MERKITSEMINEN SIIRRETYIKSI PERINTÄÄN Karhulaskujen hallintaruudulla hiiren oikealla karhun kohdalla löytyy toiminto Merkitse siirretyksi perintään. Perintään siirretyt karhut näkyvät ruudulla punaisella taustavärillä. Perintään siirtomerkintä voidaan poistaa vastaavalla tavalla hiiren oikealla, käänteistoiminnolla. Viitesuoritusten kirjausraporttiin tulostuu tilaksi PERINNÄSSÄ, jos maksettu lasku kuuluu perinnässä olevalle karhulle. Näin jos asiakas on suorittanut laskun, josta on menossa perintä, asiakkaan maksama suora suoritus voidaan helpommin ilmoittaa perintätoimistolle. Laskutus ja myyntireskontra 48

49 KORKOLASKUJEN TEKO YLEISTÄ Korkolaskutuksella voidaan laskuttaa kerralla korot kaikilta myöhässä maksaneilta asiakkailta. Laskutuksessa voidaan noudattaa sopivaksi katsottua rajausta, eli jättää laskuttamatta tietyn rajan alittavat korot, sen mukaan kun päätetään. Asiakkaalle voidaan myös lisätä halutessa erillinen laskutuskulu. KORKOLASKUN TEKO Korkolaskujen teko käynnistyy päävalikosta Myyntireskontra- välilehdeltä kohdasta Korkolaskujen teko. Ruudulla nähdään listaus asiakkaista, jotka ovat maksaneet laskunsa myöhässä. Asiakkaiden tietojen alapuolella olevassa ruudussa näkyvät myöhässä tehdyt suoritukset. Tarvittaessa voidaan rajata, mistä asiakkaan laskuista korot laskutetaan. Samoin voidaan valita control näppäin pohjassa, miltä asiakkailta laskut tehdään. Näin voidaan esim. laskuttaa eri tavalla eri tyyppiset asiakkaat. Kun asiakkaat on valittu korkolaskutukseen, painetaan tulosta valituille nappia jolloin korkolaskut lähtevät tulostimelle. Toinen tapa tehdä korkolaskut on tehdä ensin haluttu rajaus, ja sen jälkeen painaa painiketta Tulosta rajatuille. Ruudun Asetukset- välilehdellä voidaan määrätä laskutuslisä ja korkolaskun maksuaika. Korkolaskutuksen ruutu näyttää seuraavalta: Ohjelma muodostaa korkolaskuille oman viitenumeronsa (joka alkaa aina 2:lla). Laskutus ja myyntireskontra 49

50 KORKOLASKUN TEKSTIN MUUTTAMINEN Korkolaskuruudun Tekstit- välilehdellä voidaan mukaan muuttaa korkolaskulle tulostuvaa tekstiä. KORKOLASKUJEN HALLINTA Tulostettujen hallinta välilehdellä nähdään tehdyt korkolaskut. Halutessa voidaan rajata halutaan ruudulle kaikki tehdyt korkolaskut tai ainoastaan suorittamattomat. Samoin voidaan rajata ruutu päivämäärien, tai asiakkaan mukaan. Korkolaskuille tulee oma viitteen lisäksi myös oma korkolaskunumero, jonka perusteella tehty lasku voidaan hakea. Täältä voidaan myös jälkitulostaa korkolaskuja valitsemalla haluttu asiakas/halutut asiakkaat, ja painamalla Tulosta valituille. Samalla tavalla voidaan myös ensin suorittaa rajaus, ja painaa Tulosta rajatuille. Korkolasku voidaan tarvittaessa poistaa/peruuttaa Poista- painikkeella. Peruuttaminen on tehtävä jos laskua ei esimerkiksi päätetä lähettää. Näin ollen voidaan toimia niin, että tulostetaan kaikki ohjelman ehdottamat korkolaskut, ja peruutetaan niistä ne, joita ei haluta lähettää. Laskutus ja myyntireskontra 50

51 KORKOLASKUJEN SUORITTAMINEN Suorittaminen tapahtuu samassa ruudussa kuin normaalikin suoritusten kirjaaminen. Ohjelma erottelee korkolaskut normaalilaskuista viitenumeron perusteella. Jos kyseessä on korkolasku, ohjelma avaa ruudulle näkyviin suorituksen lisätiedot- ruudun, jossa yhtenä kirjattavana lajina ovat korkokulut. Ohjelma tarjoaa automaattisesti laskun koko summaa korkokuluiksi. KORKOLASKULLE ERITTELY OSASUORITUKSISTA Korkolaskulle tulee erittely tilanteessa että asiakas on maksanut laskua useammassa erässä tai osamaksuna. Tällöin maksupäivän kohdalle tulee näkyviin teksti "Useita" (maksupäiviä), ja ohjelma laskee koron maksettujen osamaksujen mukaisesti. Koron laskenta huomioi myös mm. perutut suoritukset ja korko lasketaan vain nimenomaan suoritetun pääoman mukaisesti. Laskutus ja myyntireskontra 51

52 KIRJANPIDON TILIEN MÄÄRITTELY YLEISTÄ Kirjanpidon tilejä syötetään ohjelmassa kahteen paikkaan. Yleisissä asetuksissa on Tilikartta- välilehti. Siellä määritellään tietyt kiinteät tilit joita mm. kirjanpitoon vienti- toiminto käyttää. Sen lisäksi tilejä määritään varsinaisessa Tilikartan hallinta- toiminnossa. Tilikartan hallinta käynnistyy päävalikon kohdasta Tiedot Lisätoiminnot Tilikartta. Tällä ruudulla tilien lisääminen tapahtuu Lisää- painikkeella ja antamalla tilille numero ja nimi. Suoritustili- valitaan kyllä/ei ja se tarkoittaa, voidaanko tätä käyttää suorituksen kirjaamisessa maksutapana. Suorituksessa käytettävät tilit ovat ns. vastatilejä, joita vastaan kuitataan suorituksia. Esimerkiksi jos asiakas on kuitannut laskun maksetuksi omalla hyvityslaskullaan, se voidaan käsitellä tällä tavoin vastatilinä. Laskutus ja myyntireskontra 52

53 Velkatili, ostotili ja kassa-ale tili samoin kuin tilin alv-% koskevat vain ostoreskontran käyttöä. MITÄ TILEJÄ ON TARPEEN PERUSTAA? Koska kyseessä ei ole kirjanpito- ohjelma, yleisimmin vain seuraavat tilit voi olla tarpeen perustaa ohjelman tilikarttaan: suorituksissa mahdollisesti tarvittavat vastatilit myynnin tiliöimiseen tarvittavat tilit, jos myynti siis halutaan tiliöidä useammalle kuin vain yhdelle myynnin tilille jos halutaan tiliöidä ohjelmaan tehtäviä nostoja, perustetaan tilit joille nostoja tehdään. Eli esimerkiksi jos tiliöidään konttoritarvikkeiden ostaminen nosto-toiminnossa, perustetaan kyseinen tili. Jos käytetään ostoreskontraa, ostotilit MISSÄ TILIKARTTAA KÄYTETÄÄN? Tilikartasta voidaan hakea tili mm. nostoruudulla ja tuoteryhmäruudulla. Suoritusruudulle tilit tulevat näkyviin siis tämän tilikartan mukaan. Raporteissa saadaan tilikartalta tulostumaan tilin nimi. Välttämätöntä tilikartan käyttö on käytettäessä ohjelman ostoreskontraa (optio). ASIAKASKOHTAINEN POIKKEAVAN KIRJANPIDON MYYNTITILI Asiakkaan tiedoissa voidaan määrätä poikkeava kirjanpidon myyntitili tälle asiakkaalle. Tämä ohittaa tuoteryhmän myyntitilin ja muut tiliöintimäärittelyt. Valinta sijaitsee asiakkaan tietoruudulla Lisätiedot- välilehdellä. Kentän näkyminen edellyttää, että päällä on asetus Yleiset asetukset Myyntireskontra Monipuolinen tiliöinti. Tyypillisenä käyttökohteena on esimerkiksi, että asetetaan ulkomaisten EU ja EI EU tyyppisten asiakkaiden tietoihin poikkeava myyntitili, jolle myynti tiliöityy kirjanpidossa. Esimerkiksi tilintarkastaja voi vaatia tällaista seurantaa, jos yritys harjoittaa ulkomaankauppaa. Laskutus ja myyntireskontra 53

54 KIRJANPITOAINEISTON MUODOSTAMINEN YLEISTÄ Kirjanpitoaineiston muodostustoiminto käynnistyy päävalikon kohdasta Myyntireskontra Raportit Kirjanpitoaineiston muodostus. Toimintoa käytetään, kun aineistot viedään Econet kirjanpitoohjelmaan. Vaihtoehtoisesti materiaali voidaan tulostaa ja toimittaa kirjanpitäjälle raporttimuodossa. Jos Econet kirjanpitoliitäntä on aktivoitu (lisämoduuli), ruudulla on painikkeet Siirrä rivit siirtotiedostoon sekä Muodosta siirtotiedosto suoraan. Muussa tapauksessa aineisto otetaan ruudulle ja tulostetaan alareunan painikkeesta. Ruudun yläreunassa valitaan siirrettävät tiedot. Näitä voi tilanteesta riippuen valita useita kerralla, mutta yleisimmin toimitaan niin, että otetaan laskut omaan tiedostoonsa ja suoritukset omaan tiedostoonsa. Ja mahdollisesti kassamyynnit omaansa. Näin kirjanpitäjän on helpompi ajaa tiedostot tietolaji kerrallaan, ja tarkistaa raporttien täsmääminen. Yleensä hyvä toimittaa esimerkiksi yhteenveto-raportti tai laskulista mukana, josta kirjanpitäjä tarkistaa, että tiedot täsmäävät. Jotta ei esimerkiksi tilinpäätöksessä havaita, että joltakin kuulta on viimeinen päivä jäänyt pois tms. Tiedot voidaan useimmissa tapauksissa viedä sekä tapahtumakohtaisesti, että summamuotoisina. Jos tietoja viedään summamuodossa, valitaan Myynti kauden yhteissummin. Tämä koskee tällöin sekä laskujen että käteismyyntien vientiä (Käteismyynti sisältää myös korttimyynnit). Sama summatason vienti voidaan valita suoritusten kohdalla. Suorituksia vietäessä voidan valita, viedäänkö suorituksiin kirjanpito-ohjelmaan arvopäivä vai kirjauspäivä (asiakkaan maksama päivä vai tilillä näkymisen päivä). Kustannuspaikka- tieto voidaan syöttää manuaalisesti, jos tehdään aineistot eri kustannuspaikoista, ja aineistoon tarvitaan tämä tieto. Tositelaji- valikosta valitaan tositelaji, jos se on eri esim. laskuilla, käteisillä ja suorituksilla. Tässä tapauksessa aineistot pitää tehdä erikseen näille tositelajeille. Monimyymäläkäytössä aineisto voidaan rajata toimipistenumerolla, eli ottaa tiedosto per toimipiste. Laskutus ja myyntireskontra 54

55 VEROTTOMAN MYYNNIN VALINTA Jos tehdään verotonta myyntiä, tämä valinta merkitsee, tiliöidäänkö kaikki veroton myynti asetuksissa olevalle verottoman myynnin tilille (ylempi) vai käytetäänkö myyntivaiheessa luotua tiliöintiä, joka on tarpeen, jos tiliöntejä tehdään useammille tileille, esim. koneiden marginaaliveron alaiset myynnit ja -ostot, autoverot, loppuvelan lunastukset ym. Yleensä on syytä valita alempi vaihtoehto. Valinta tallentuu konekohtaisesti. NORMAALI KÄYTTÖ Ruutua käytetään yleensä seuraavasti: Valitaan raportoitava aikaväli, normaalisti päättynyt kuukausi Valitaan raportoidaanko laskut, käteismyynti (sisältäen myös korttimyynnin) vai suoritukset Raportoidaanko luvut tapahtumakohtaisesti (lasku kerrallaan) vai yhteissummin Voidaan valita joko päiväkohtaisin summin tai koko kauden yhteissummin Painetaan Muodosta tiliöintirivit. Käytettäessä kirjanpitoliitäntää voidaan valita, että tiedosto tehdään suoraan (ilman esikatselu-vaihetta). Lisäksi voidaan asettaa kustannuspaikka, valita kirjanpidon tositelaji, tai pakottaa kaikki myynnit poikkeavalle myyntitilille. Jos esimerkiksi rajataan aikaväli ja ruksataan ruudun yläreunasta Käteismyynnit ja Laskut ja Yhteissummina, saadaan tietyn aikavälin myynnit yhteissummina. Jos taas otetaan kassamyynnin summat esimerkiksi viikon ajalta yhteissummina, saadaan listamuodossa sama tieto, kuin otettaisiin kassaraportit peräkkäin koko viikon ajalta. Raportin loppuun tulevat aina aikavälin yhteissummat. Sen vuoksi raporttia käyttävät jotkut yritykset esimerkiksi laskiessaan käteiskassan tilitystä pankkiin usealta päivältä. Raportin lopussa on myös yhteissumma käteismyynnistä ja käteissuorituksista. Näin kassatilitystä tehtäessä saadaan luvut usealta päivältä yhteissummana, paljonko kassassa pitää olla. Vain mahdolliset nostot pitää huomioida tämän summan lisäksi, jos niitä on tehty. Ohjelmassa on saatavissa erillisinä lisämoduuleina myös muita kirjanpito- ja myyntireskontra liitäntöjä, joiden käytöstä on erilliset ohjeet. Laskutus ja myyntireskontra 55

56 MYYNTIRESKONTRAN MUITA TOIMINTOJA LUOTTOTAPPIOIDEN KÄSITTELY Lasku voidaan tarvittaessa kirjata kokonaisuudessaan tai osaksi luottotappioksi. Näin se saadaan pois reskontrasta, ellei saatavaa ole saatu perinnässäkään. Ohjeet luottotappioksi kirjaamisesta kannattaa kysyä tilitoimistolta. Jos mahdollisuutta käytetään, laitetaan valinta päälle kohdasta Yleiset asetukset Myyntireskontra Luottotappiotili käytössä suorituksen maksutapana. Tili toimii selvitystilin tavoin, eli lasku suoritetaan muuten normaaliin tapaan, mutta valitaan maksutapavalikosta Luottotappiotili. Luottotappioista saadaan raportti rajaamalla suorituslistan maksutavaksi esim. sis luottotappio. HYVITYSLASKUJEN ERÄPÄIVÄKSI HETI Hyvityslaskuille voidaan saada maksuajaksi aina 0 pv. Näin ne näkyvät esim. karhuntaruudulla avoimina heti hyvityslaskun teon jälkeen, selventäen asiakkaan saatavien tilanteen. Tämä asetetaan kohdasta Yleiset asetukset Myyntireskontra Hyvityslaskuille maksuajaksi aina 0 pv. LASKULLE TULOSTUVIEN TILINUMEROIDEN VALITSEMINEN Laskulle tulostuvat yrityksen pankkitilit voidaan valita. Yleisissä asetuksissa, Yrityksen tiedotvälilehdellä on tilinumeron vieressä valinta "Tulosta". Vain rukstut tilit tulostuvat laskuille ja muille tulosteille, joissa näkyvät yrityksen alatekstit. Näitä ko. tilejä ei voi poistaa kokonaan tiedoista, koska pankkitilit tulee olla määriteltynä, jotta niiltä voidaan lukea viitesuorituksia ja käsitellä kirjanpidossa. Tällä valinnalla voidaan, estää etteivät asiakkaat maksa enää tällaiselle pankkitilille. Laskutus ja myyntireskontra 56

57 MYYNNIN TILIÖIMINEN USEILLE MYYNTITILEILLE YLEISTÄ Myyntejä voidaan tarvittaessa tiliöidä useille myyntitileille. Tilit voidaan määrätä mm. tuoteryhmäkohtaisesti. Tämä on tarpeen, jos kirjanpidon tilikartta edellyttää myynnin erittelemistä esimerkiksi työt ja varaosat erikseen, tai eri tuoteryhmien myynti eri tileille. Lisäksi tiliöiminen mahdollistaa esim. mainoslaskujen käsittelyn, joita ei viedä myynnin tileille, vaan kirjanpidon muille tileille. Myynnin valmiiksi oikein tehdyllä tiliöinnillä voidaan säästää kirjanpitokuluissa. Erityisen tarpeen tiliöinti on, jos myydään tai otetaan vastaan vaihtokoneita, myydään uusia ja käytettyjä koneita, varaosia ja työmyynnitkin halutaan eritellä. Lisäksi rahdit voi olla tarpeen tiliöidä omalle tililleen. Asetuksissa on myynnin oletustili, Tilikartta välilehden kohdassa Myyntitili. Tälle oletustilille menee kaikki myynti, ellei myytävän tuotteen tuoteryhmälle ole määritelty tiliä. TILIÖINTI MYYTÄVÄN TUOTTEEN TUOTERYHMÄN PERUSTEELLA Poikkeava tiliöinti tapahtuu valitsemalla kullekin oletuksesta poikkeavalle tuoteryhmälle myyntitili. Tämä tapahtuu menemällä Tiedot välilehden kohtaan Tuoteryhmät. Kun haluttu tuoteryhmä on haettu, tuoteryhmän tiedoissa on kenttä Kirjanpidon tili. Syötetään siihen tilinumero joko suoraan tai Etsi- toiminnolla. Jos tilanne on siis, että kirjanpitoon pitää eritellä vain tiettyjen ryhmien myynti erikseen, riittää että ns. poikkeaviin tuoteryhmiin määritellään tämä tili ja loput menevät oletustilille. Yhtenä esimerkkinä on, että joissain yrityksissä rahdit on haluttu eritellä tällä tavalla eri kirjanpidon tililleen. MONIPUOLISEN TILIÖINNIN KÄYTTÖÖNOTTO Ohjelmassa on vaihtoehtona normaali ja monipuolinen tiliöinti. Monipuolista tiliöintiä tarvitsevat tiliöintiä laajasti käyttävät yritykset. Tämä vaihtoehto aktivoi mm. työvaiheen tietoihin näkyviin tilin. Asetus laitetaan päälle kohdassa Yleiset asetukset Myyntireskontra Monipuolinen tiliöinti. Laskutus ja myyntireskontra 57

58 TYÖVAIHEKOHTAINEN POIKKEAVA KIRJANPITOTILI Kun asetus Monipuolinen tiliöinti (kts. edellä) on päällä, työvaiheen tietoruudulla on Myyntitili- kohta. Tällä asetuksella korjaamoyritys voi eritellä kirjanpitoonsa erityyppiset työt eri tileille. Myynti tiliöidään tällöin rivikohtaisesti tälle tilille. TILIÖINNIN MUOKKAAMINEN MYYNTIRUUDULLA Kirjanpidon tiliöintejä voidaan muokata myynti- ja työmääräysruuduilla ja korjata tiliöintejä jälkeenpäin myynninhallinnassa. Myyntiruudulla voidaan valita tarvittaessa joka riville kirjanpidon tili. Tili tulee normaalisti tuoteryhmän perusteella, ja sitä voidaan muokata Tili- sarakkeessa myyntiruudulla. Kun tuote haetaan myyntiruutuun, tulee tuoteryhmän mukainen tili. Sitä voidaan muuttaa ruudulla muokkaamalla suoraan tilinumeroa tai painamalla tilinumeron kohdalla välilyöntiä, jolloin avautuu tilikarttaruutu. Ellei myyntiruudulla ole valittuna tilinumeroa kaikille riveille, ohjelma vie myynnin päättämisvaiheessa riveille oletustilin. Tämä siis määritellään kohdassa Yleiset asetukset Tilikartta Myynnin tili verollinen sekä Alv 0 % myynnin tili. TILIÖINNIN MUOKKAAMINEN MYYNNINHALLINTA- TOIMINNOSSA Myynninhallinnassa on mahdollisuus korjata tiliöintejä. Ruudun alareunassa tuoterivin kohdalla painetaan hiiren oikeaa, ja valitaan lisäkentistä näkyviin tilinumero. Sen jälkeen tiliä päästään vaihtamaan valikon kohdasta Muuta kirjanpidon tilinumeroa. Tällöin avautuu tilikartta. Laskutus ja myyntireskontra 58

59 MYYNNIN RAPORTOINTI TILIÖITYNÄ Myynnin tiliöintiä käytettäessä luvut raportoidaan yleensä raportilla Myynnin tiliöinti myyntiriveittäin. Tämä löytyy päävalikon Myyntireskontra- välilehden kohdasta Raportit, jossa ovat muutkin kirjanpidon vakioraportit. Myös käytettäessä toimintoa Myyntireskontra Raportit Kirjanpitoaineiston muodostus, suoritetaan sama erittely myyntitileittäin. Myös iltatoimissa on mahdollista tulostaa automaattisesti tämä tiliöintiraportti päiväkohtaisesti (kts. tarkemmin ohjekirjan kausitoimien osio). MAINOSLASKUJEN TEKO Eräänä käyttöesimerkkinä tiliöinnistä voidaan mainita mainoslaskujen teko, eli jos laskutetaan esimerkiksi maahantuojalta osuutta markkinoinnista. Tämä ei ole kirjanpidollisesti myyntiä, mutta siitä voidaan tarvita tehdä lasku, ja seurata sitä reskontrassa. Tämä laskutus kirjataan siis omalla myyntitililleen, joten on syytä perustaa esimerkiksi oma tuoteryhmä kyseiselle toimittajalle kuten Mainoslaskut ja merkitä sille kyseinen poikkeava kirjanpidon tili. Tämän jälkeen on tarpeellista perustaa kyseiseen tuoteryhmään oma tuotteensa, joka liitetään perustettuun tuoteryhmään. Näin tämä myynti tiliöityy oletuksena oikein. Toki se voidaan ohjata oikealle tilille myös käyttäen edellä läpi käytyä manuaalista tiliöintiä (laskun tekovaiheessa tai myynninhallinnasta käsin). Raportteja otettaessa kirjanpitoon on toki sitten osattava eritellä nämä myynnistä. Laskutus ja myyntireskontra 59

60 ERIKOISRAPORTTEJA YLEISTÄ Raportointi on käsitelty erikseen ohjekansion Raportointi- osassa. Tässä kuitenkin erityisesti myyntireskontraa koskevia erikoisraportteja. ASIAKKAAN TILIOTE Tällä toiminnolla saadaan asiakkaalle selkeä tiliote valitun kauden laskuista ja suorituksista. Toiminto käynnistetään asiakkaiden hallintaruudulta hiiren oikealla, Asiakkaan tiliote, tai myyntireskontraruudulta, kohdalla olevan laskun asiakkaasta. Tulostusvaiheessa valitaan aikaväli. Suoritusten osalta voidaan valita, käytetäänkö suorituspäivänä arvopäivää vai kirjauspäivää. Tiliote on helpointa lähettää asiakkaalle valitsemalla Avaa pdf tulostuksen jälkeen (tallentuu konekohtaisesti) ja painaa Tulosta PDF. AVOINTEN LASKUJEN IKÄJAKAUMA -RAPORTTI Avointen laskujen sisällöstä saatavasta raportista esimerkiksi ilmenee, mikä määrä saatavista on jo niin pitkän aikaa sitten erääntynyttä, että se on luettava luottotappioksi. Raportti näyttää kunkin valitun ikäluokan laskujen summat. Esimerkiksi paljonko on avoinna laskuja jotka ovat jo yli 30 pv eräpäivästä. Nähdään myös erääntymättömien ja eräpäivässä olevien laskujen osuus kokonaisuudesta. Valitsemalla Laskut eriteltyinä, saadaan mukaan lista laskuista kussakin kategoriassa. Raportti käynnistetään päävalikon kohdasta Myyntireskontra Raportit Avointen laskujen ikäjakauma. Ruudulla määritellään halutut aikavälit. Aikavälejä on aina kaksi kiinteää ja viisi vapaasti määriteltävää. Aikavälivalinnat tallentuvat konekohtaisesti. Laskutus ja myyntireskontra 60

61 KÄYTTÖESIMERKKEJÄ MYYNTIRESKONTRAN KÄYTÖSTÄ YLEISTÄ Seuraavista esimerkeistä voit käydä läpi erilaisia tilanteita joita tulee myyntireskontraa käytettäessä. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA K: Tein laskun ja huomasin vasta hyväksymisen jälkeen että siinä oli vääriä hintoja. Miten saan sen korjattua? V: Laskua ei ohjelmassa koskaan jälkeenpäin muokata / korjata, koska syntynyt lasku/kuitti on kirjanpidon tosite. Jos sitä voitaisiin muokata, se mahdollistaisi väärinkäytökset, esimerkiksi muutetaan hinnat nolliksi tai poistetaan tuoterivit. Lisäksi esimerkiksi edellisen päivän laskun muuttaminen sekoittaisi täysin sen päivän raportit. Sen vuoksi aina jos on tehty virhe, tehdään asiasta ensin hyvityslasku ja sen jälkeen uusi lasku. Jos sen sijaan laskulla tuli veloitettua esimerkiksi vain yksi tuote liikaa, voidaan myös tehdä hyvityslasku yhdestä rivistä. Eli lähetetään esim euron lasku ja 100 euron hyvityslasku ja pyydetään maksamaan näiden erotus. Palautukset on hyvä tehdä Palautus- toiminnon kautta, mutta jos tämä ei jostakin syystä ole mahdollista (esim. ei ole tiedossa kuitin tai laskun numeroa), voidaan hyvityslasku tehdä miinusmerkkisinä kappalemäärillä negatiivisena myyntinä. Useimmiten on kuitenkin selkeintä tehdä kokonaan uusi lasku. K: Miten teen hyvityslaskun? V: Laskun hyvitys voidaan tehdä kahdella eri tavalla. Jos kysymys on työmääräyksestä, se hyvitetään määräyslistalla hakemalla määräys ja painamalla hiiren oikealla Hyvitä työmääräys. Siitä tarkemmin lopussa. Normaalin myynnin palautus tapahtuu seuraavasti. NORMAALILASKUN HYVITYS 1. Mennään laskutusmyyntiin F5 2. Haetaan asiakkaan tiedot esille 3. Painetaan Palauta -näppäintä ja annetaan laskun numero. 4. Painamalla Palauta -näppäintä, avautuu ko. laskun tiedot näytölle. 5. Painetaan Palauta koko tapahtuma -näppäintä, jolloin jokainen laskun rivi tulee merkittyä palautuksi. Painamalla OK:ta tulevat ko. rivit miinusriveiksi ruudulle. 6. Tarkista, että miinussumma täsmää alkuperäisen laskun summan kanssa ja päätä hyvityslasku normaalisti myynniksi. JOS hyvitetty lasku sisälsi läheterivejä, eli oli KOONTILASKU, ohjelma antaa kaupan päättämisen jälkeen seuraavan kysymyksen: Laskutus ja myyntireskontra 61

62 Tämä on tärkeä kysymys joka määrää sen, palautuvatko lähetteet uudelleen laskutettaviksi. Jos siis kyse oli siitä että halutaan tehdä uusi lasku lähetteistä, vastataan KYLLÄ. Sen sijaan jos kyse oli palautuksesta, eli asiakas palautti tuotteet, vastataan EI. Tämä lienee harvinaisempaa, ja tällöin ohjelma lisää nämä palautetut tuotteet varastoon. 7. Hyvityslaskun ja alkuperäisen laskun kohdistaminen toisiinsa (=molemmat kumoavat toisensa reskontrassa) Kun hyvityslasku on tehty, se näkyy reskontrassa avoimena, eli esim e. Myös alkuperäinen lasku on reskontrassa, esim e. Jotta molemmat poistetaan reskontrasta, pitää ne kohdistaa toisiinsa. Tämä on mm. sen vuoksi, että hyvityslasku ja veloituslasku voivat olla eri summilla. Ohjelmassa on mahdollisuus, ja myös suositus, että jos summat omat samat, ohjelma kuittaa ne automaattisesti keskenään. Tämän laitetaan päälle kohdassa Asetukset - Yleiset asetukset ja Myyntireskontra-välilehdellä kohdasta Hyvityslaskun aut. kohdistus päälle (kuva alla), jolloin ohjelma suorittaa automaattisesti samalla summalla olevat laskut pois reskontrasta automaattisesti. (Tämä kohdistus näkyy suoritusten hallinnassa suorituksena.) ELLEI edellä mainittu asetus ole päällä, tehdään sama manuaalisesti. Tämä tapahtuu menemällä myyntireskontra-ruudulle, rajaamalla asiakasnumerolla näkyviin peräkkäin molemmat laskut (esimerkki alla) Koska laskut voidaan siis kohdistaa toisiinsa, klikataan kumpaakin laskua yksi kerrallaan, avautuu suoritusruutu ja tässä valitaan maksutavaksi Selvittelytili. Kummatkin laskut poistuvat sen jälkeen avoimista. Tämän jälkeen laskut näkyvät suoritettuina laskulistoilla ja suorituslistoilla selvittelytilillä. Laskutus ja myyntireskontra 62

63 TYÖMÄÄRÄYSLASKU: Työmääräyslaskun hyvittäminen tehdään eri tavalla jotta työmääräys palautuu avoimeksi jotta sen tietoja voidaan korjata ja laskuttaa se sen jälkeen uudelleen. Jos toimittaisiin edellisen ohjeen mukaan, seurauksena olisi että työmääräyksen tiedot jäävät ennalleen. Siispä toimitaan seuraavasti. 1. Mennään työmääräyslistalle ja haetaan laskutettu työmääräys esille. Normaalisti ruudulla on näkyvissä vain avoimet määräykset, jonka takia ensin rajataan laskutetut näkyviin valitsemalla vasemmassa reunassa Kaikki. Tarvittaessa oikea määräys löytyy esim. hakemalla työnumerolla. 2. Napsauta hiiren oikealla ko. työmääräyksen kohdalta. Avautuu valikko, josta löytyy Hyvitä työmääräys. Kun valitset sen, käynnistyy työmääräyksen palautustoiminto. Ohjelma avaa ruudun Työlaskun tulostaminen, josta voidaan tulostaa hyvityslasku jos halutaan. 3. Tämän jälkeen työmääräyksestä löytyy reskontrasta taas kaksi erillistä laskua. Toinen miinuksella ja toinen plussana. Nämä voidaan kohdistaa toisiinsa samalla tavalla kuin normaalilaskun tapauksessa. Tämä on selostettu edellä kohdassa Normaalilaskun hyvittäminen, kohta Tarvittaessa voidaan hyvitetty työmääräys avata uudestaan ja laskuttaa oikeilla arvoilla/tiedoilla. Näin siis hyvitetään laskumaksutavalla tehty myynti. K: Miten kirjaan suorituksen, jossa suuresta laskusta on vähennetty pienempi hyvityslasku, ja vielä jää osa maksettavaksi. Esim. lasku 700 eur, hyvitys -300 eur, jää maksettavaa 400 eur? V: Ensinnäkin kohdistukset reskontrassa on yleensä viisasta tehdä vasta sen jälkeen kun asiakas on maksanut laskun. Tämä sen vuoksi, että nähdään ensin paljonko asiakkaan suoritus on ja minkä laskun viitenumerolla hän tämän maksaa. Näin vältetään ylimääräistä vaivaa. Ennen kohdistamista asiakkaan tilanne näkyy seuraavanlaisena myyntireskontra- ruudulla, kun rajataan asiakasnumerolla: Kun asiakas sitten on maksanut erotuksen 400 euroa, toivottavasti juuri tällä alkuperäisen laskun numerolla, on tilanne se, että ohjelma jättää laskusta avoimeksi tuon 300 euroa. Sen jälkeen tilanne myyntireskontra- ruudulla näyttää seuraavalta. Eli tällöin nähdään että asiakkaan saldo on nolla. Tämän jälkeen voidaan vielä kohdistaa molemmat samansuuruiset laskut toisiinsa kirjaamalla niille molemmille suoritus selvittelytilille. Tämän jälkeen asiakkaan laskut ovat siis kaikki suoritettuja. Laskutus ja myyntireskontra 63

64 VAIHTOEHTOISESTI jos halutaan tehdä tämä kohdistaminen kuitenkin jo ennen kuin asiakas suorittaa laskunsa, on mahdollista kirjata selvittelytilille SEKÄ -300 euron suoritus hyvityslaskulle että 300 euron suoritus 700 euron hyvityslaskulle, jolloin siitä jää tuo 400 euroa avoimeksi. K: Entä kun hyvityslasku on samansuuruinen kuin alkuperäinen lasku, eli mitään ei jää maksettavaksi? (esim. lasku 500 eur, hyvitys -500 eur) V: Tällöinkin kirjataan molemmille laskuille suoritus selvittelytilille kuten edellä tarkemmin kerrottu. K: Miten kirjaan suorituksen, jossa asiakkaalla on suuri hyvityslasku ja hänelle tehdään pienempi lasku? Eli asiakkaalle ei jää vielä maksettavaa? Esim. hyvityslasku eur ja tehdään normaali lasku 200 e. Esimerkiksi asiakas on siis palauttanut isomman erän tavaraa, mutta on sovittu että sitä käytetään uudempiin ostoihin. V: Ensinnäkin, reskontran kannalta helpompi tapa olisi maksaa asiakkaalle tuo hyvityslasku tilille, jotta reskontra siitä eteenpäin voidaan käsitellä normaalisti. Tämähän tapahtuu kirjaamalla hyvitylaskulle yksinkertaisesti suoritus, maksutapana kyseinen pankkitili jolta rahat palautetaan. Jos kuitenkin halutaan toimia niin että seurataan tilannetta reskontran kautta, ja odotetaan että asiakkaalle kertyy maksettavaa, onnistuu se seuraavasti. Alkutilanne on siis seuraava: Tilanne on näin reskontran hoitajan kannalta varsin selkeä, eli välttämättä ei tarvitse tehdä mitään. Asiakkaan laskujen summa on -800 euroa miinuksella, joten odotellaan vain että asiakkaan ostot tuleva plussan puolelle. Yleensähän tämä tarkistus on tarpeen tehdä esim. karhukirjeiden teon yhteydessä, ellei asiakas ole oma-aloitteisesti maksanut yli meneviä osuuksiaan. Kuitenkin jos välttämättä halutaan tilanne näkymään niin että tuo 200 euron lasku poistuu avoimista, ja alkuperäisen hyvityslaskun tilannetta päivitetään reaaliaikaiseksi, tämä onnistuu seuraavasti. Kirjataan 200 euron suoritus veloituslaskulle (Suorituksen summa + 200e) Kirjataan -200 euron suoritus hyvityslaskulle (Suorituksen summa e) Tämän jälkeen hyvityslaskua näkyy avoimena -800 e kuten haluttiin. K: Asiakas maksanut 3 avoimena olleen laskunsa korko ja karhumaksut yhtenä summana ja lyhentänyt velkaansa niin, että sillä summa kattaa yhden laskun, miten kuittaan maksun oikeisiin suorituksiin? V: Yleensä jos asiakas maksaa summia ilman viitenumeroa tai väärällä viitteellä, tai siten että samalla viitteellä maksetaan useampaa erää, kannattaa tehdä erittelyistä itselle muistiotosite jonka laittaa kirjanpitomateriaalin liitteeksi, jotta myöhemmin voidaan tarvittaessa selvittää miten saatu suoritus on kohdistettu eri asiakkaan velkoihin. Eli lähtökohdaksi otetaan summa joka on saatu ja sen jälkeen kirjataan eri erät manuaalisesti ohjelmaan kuin ne oltaisiin saatu erillisinä suorituksina. Laskutus ja myyntireskontra 64

65 Esimerkki: Asiakas on maksanut 1000 euroa. Tämän on tarkoitus kattaa karhulasku jonka summa oli 500 euroa ja joka sisälsi kaksi laskua, summiltaan 200 e ja 300 e. korkolasku summaltaan 100 euroa uusin lasku (josta ei vielä karhua) 400 euroa loput jätettäväksi ennakkoa tulevista laskuista ( jotta ainakin maksettu kaikki pois ) Tällöin voidaan siis purkaa tilanne seuraavasti: Suoritusta kirjattaessa esimerkiksi pankkiohjelmasta, jos näkyy näin epäselvä suoritus, EI MISSÄÄN TAPAUKSESSA kirjata suoritusta automaattisesti, jolloin syntyisi ennakkoa tms. Eli jos ohjelma ilmoittaa Asiakas maksanut liikaa, kirjaatko lopun ennakoksi tms.? vastaaan EI, jolloin tämä suoritus käsitellään manuaalisesti seuraavaan tapaan. Jos vahinko on kuitenkin ehtinyt tapahtua, eli asiakkaalle on kirjattu liikaosuus ennakoksi, voidaan suoritus käydä ensin perumassa suoritusten hallinnasta. Eli sen jälkeen kirjataan kukin osuus erikseen seuraavasti, eli ensin selvitetään mitkä olivat kyseisen asiakkaan avointen laskujen numerot, karhulaskun viite ja korkolaskun viite ja mennään Suoritusruutuun ja kirjataan esim. seuraavassa järjestyksessä ensin lasku, antamalla laskun viitenumero. Jos kerran suoritus on tullut pankkiin, käytetään maksutapana pankkitiliä. sitten korkolasku, antamalla korkolaskun viitenumero sitten karhu, antamalla karhulaskun viitenumero lopuksi katsotaan paljonko asiakas maksoi puhdasta ennakkosuoritusta. Yksi tapa on palauttaa tämä asiakkaan tilille, joka voi olla selvin tapa. Jos kuitenkin halutaan vähentää se asiakkaan seuraavasta laskusta, kirjataan se pelkkänä ennakkona. Tällöin suoritusruudussa haetaan ensin asiakasnumero (Hae Asiakas-napista), sen jälkeen syötetään liikaa maksettu summa, esim. 50 euroa, maksutavaksi kyseinen pankkitili, ja ruksi kohtaan Kirjaa kokonaan ennakkomaksuna. SEURAAVAN KERRAN kun kyseinen asiakas on maksanut laskuansa ja maksanut vain erotuksen, toimitaan seuraavasti. Jotta asiakas osaa maksaa erotuksen, on toki syytä ensin informoida häntä, paljonko yli jäi ja paljonko siis hän voi vähentää. haetaan suoritusruutuun tämä uusi lasku, jonka asiakas maksaa tällöin ruudussa näkyy punaisella teksti Asiakkaalla avoimia ennakkoja. Tästä reskontran hoitaja näkee että ennakko on syytä käyttää tässä vaiheessa. Toki jos asiakas ei ole sitä huomannut käyttää, se voidaan käyttää vasta myöhempään laskuun valitaan Suorituksen maksutapa- valikosta kyseinen ennakko. Näin sitä käytetään maksutapana tähän laskuun. kun tämä ennakko- maksutapa valitaan, tulee sen summa automaattisesti suoritettavan summan kohtaan. Sen jälkeen suoritus päätetään Suorita- napilla. Laskutus ja myyntireskontra 65

66 Tämän jälkeen laskusta on avoimena juuri tuo asiakkaan maksettavaksi jäävä osuus, jonka suoritus kirjataan sitten normaaliin tapaan kun suoritus on saapunut. K: Asiakkaalle on lähetetty karhulasku, mutta hän maksaakin alkuperäisen laskun viitenumerolla, mitä tehdään? V: Tällöin kirjataan ensin suoritus normaaliin tapaan sillä viitenumerolla jolla asiakas ne sen maksanut. Karhu merkitään sen jälkeen maksetuksi menemällä karhukirjeiden hallintaan ja poistamalla karhukirje Poista- napilla, edellyttäen että muita laskuja ei jäänyt karhulta enää avoimeksi. Jos asiakas kuitenkin jätti tämän vuoksi maksamatta karhun kulut (esim. karhulla oli huomautusmaksu), voidaan hänelle tämän jälkeen tehdä erikseen korkolasku, johon laitetaan laskutuskulu, ja lisäksi korko siltä ajalta, jolta asiakas maksoi laskun myöhässä. K: Asiakas haluaisi maksaa kassalla useamman laskun kerralla, mitä tehdään? V: Tähän käytetään ohjelman koontisuoritus- toimintoa. Tästä on kerrottu tarkemmin ohjeen kohdassa koontisuoritus. Nopeasti kerrottuna siinä tehdään niin, että suoritusruudulle haetaan ensin kyseinen asiakas asiakkaan hakunapista. Sen jälkeen painetaan nappia jolla haetaan ruudulle asiakkaan avoimet laskut. Valitaan niistä halutut, ja painetaan OK. Ohjelma tuo ruudulle näiden summan. Samalla Suorita- napin nimi on muuttunut Koontisuorita napiksi, ja tämä voidaan sen jälkeen hyväksyä. Näin asiakas saa suorituksesta vain yhden kuitin. K: Miten käsitellään poikkeavat erät suorituksessa, esimerkiksi asiakas maksanut 10 euroa liikaa, sovittu että se on korkoa, miten toimitaan? Tai asiakas maksanut 10 euroa karhulaskua, alkuperäisen laskun viitteellä. V: Tätä varten on suoritusruudulla ruksi Näytä monipuoliset kirjausehdot. Tämän jälkeen ruutu näyttää seuraavalta. Tällä ruudulla voidaan jakaa suoritus eri eriin manuaalisesti. Laskutus ja myyntireskontra 66

67 Esimerkiksi jos halutaan kirjata 10 euroa koron suoritukseksi, kirjataan 10 euroa koron suoritukseen jolloin ohjelma näyttää että suoritettua pääomaa on 400 euroa. Ruutu näyttää tällöin seuraavalta: Tällöin ei siis asiakkaalle kerry ennakkoa, vaan yli maksettu osuus kirjaantuu koron suoritukseksi, joka näkyy mm. suorituslistalla. Laskutus ja myyntireskontra 67