Kehitysversion muutokset Päivitetty

Transkriptio

1 Kehitysversion muutokset Päivitetty UUDET LIITÄNNÄT AUTOALALLE... 7 LIITÄNTÄ FIXUS VERKKOKAUPPAAN... 7 LIITÄNTÄ NETTIKOIVUNEN HUOLTOLASKURIIN... 7 LIITÄNTÄ KORJAAMO.NET PALVELUUN... 7 LIITÄNTÄ AD HUOLTO PALVELUUN... 7 LIITÄNTÄ UUDISTETTUUN AD TUOTE VARAOSALUETTELOON... 7 KL VARAOSAT TILAUSLIITÄNTÄ... 7 CORA REFINISH TILAUSLIITÄNTÄ... 7 UUDET LIITÄNNÄT KONEALALLE... 7 DUELL BIKE-CENTER TILAUSLIITÄNTÄ... 7 KONEKESKO TILAUSLIITÄNTÄ JA UUDISTUNUT YAMAHA VARAOSALUETTELOLIITÄNTÄ... 7 PSE PARTS TILAUSLIITÄNTÄ... 7 JOHN DEERE VARAOSALUETTELON LIITÄNTÄ MAATALOUSKONEHUOLLOILLE... 7 JOHN DEERE FORESTRY TILAUSLIITÄNTÄ... 7 MUUTOKSET ENTISIIN LIITÄNTÖIHIN SEKÄ ERIKOISLIITÄNTÖJÄ... 8 MUUTOKSIA ATOY AUTOMOTIVEN TILAUSLIITÄNTÄÄN SEKÄ OSALINKKI LIITÄNTÄÄN... 8 BRANDT LIITÄNTÄ LAAJENTUNUT SUORALLA TILAUKSEN LÄHETYKSELLÄ... 8 MUUTOKSIA ÖRUMNET LIITÄNTÄÄN... 8 MUUTOKSIA IKH TILAUSLIITÄNTÄÄN... 8 UUDISTETTU MOTORAL TILAUSLIITÄNTÄ MYÖS TILAUSVAHVISTUKSET JA HINNASTOJEN NOUTO... 8 BOSCH ESITRONIC VARAOSALUETTELO LIITÄNTÄ... 8 ERILLISET LISÄMODUULIT... 9 LUOTTOKUNNAN MAKSUPÄÄTELIITÄNTÄ (SCREENWAY) YKKÖSBONUS LIITÄNTÄÄN MUUTOKSIA... 9 OSTORESKONTRA... 9 WLAN TIEDONKERUUPÄÄTETOIMINNOT... 9 LASKUJEN SIIRTO NORDEA RAHOITUKSEN LASKULUOTTO / FACTORING PALVELUUN... 9 MUUTOKSIA TIKON- KIRJANPITO- JA MYYNTIRESKONTRALIITÄNTÄÄN... 9 LIITÄNTÄ VERKKOKAUPPOIHIN... 9 ASIAKASNÄYTTÖTOIMINNOT STAR ASIAKASNÄYTÖLLE... 9 KARDEX VARASTOAUTOMAATTI- LIITÄNTÄ TAVARAN VARASTOON SAAPUMISEEN... 9 LIITÄNNÄT SAP JA ISCALA TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMIIN... 9 MYYNTITOIMINNOT ALV- MUUNNOSTOIMINNOT JA ALV- SIIRTYMÄKAUDEN TOIMINNOT TYYPPIKOODILLE OMA SARAKE TAPAHTUMIEN TUOTERIVEILLÄ TARROJEN TULOSTUS KAIKISTA MYYNTI- TAI LÄHETERUUDUN TUOTERIVEISTÄ KERRALLA KASSAMYYNNIN AUTOMAATTISESTI PYÖRISTÄMINEN KASSAMYYNNISSÄ KURSORI OLETUKSENA ASIAKKAAN NIMIKENTTÄÄN ASIAKKAALLE SUORAAN ANNETUN LASKUN MERKITSEMINEN AUTOMAATTISESTI LÄHETETYKSI LUOTTOTIETOJEN SEURANTATOIMINTO LASKUILLE JA KUITEILLE ERILLISTEN ALATEKSTIEN MÄÄRITTELEMINEN TIETYN TUOTERYHMÄN MYYNNIN OHJAAMINEN POIKKEAVALLE MYYJÄLLE PAKKAUSKOON NÄYTTÄMINEN LÄHETE- MYYNTI- TYÖMÄÄRÄYS- JA MUILLA MYYNTIPUOLEN RUUDUILLA POIKKEAVALLE LASKUTUSOSOITTEEKSI MAHDOLLISUUS SYÖTTÄÄ VIISI RIVIÄ RIVIKERÄILYN MÄÄRÄÄMINEN OLETUKSEKSI TUOTTEIDEN HAKURUUDULLA TILAUSKIELLOSSA OLEVIEN SAAMINEN POIS NÄKYVISTÄ VASTAAVIEN TUOTTEIDEN RUUDULTA TOIMITUSOSOITTEEN TAI TULOSTUVAN OSOITTEEN HAKEMINEN ASIAKASKORTISTOSTA MAHDOLLISUUS MYYNTIVAIHEESSA VALITA, TULOSTETAANKO RIVILLE TUOTEKOODI VAI TYYPPIKOODI

2 TYYPPIKOODIEN TULOSTAMINEN TUOTEKOODIN SIJASTA UUSIIN TULOSTEISIIN ASIAKASTILAUSTEN HALLINTARUUDULLA OLETUKSENA VALMIIT TAI KESKEN OLEVAT TILAUKSET HINNOITTELUTUOTTEIDEN MYYMISEN ESTO LÄHETETOIMINNOT LÄHETTEEN LASKUTTAMINEN SUORAAN LÄHETTEIDEN HALLINNASTA LÄHETTEEN TULOSTUS HYLLYPAIKKAJÄRJESTYKSESSÄ ILMAN ALKUPERÄISEN JÄRJESTYKSEN MUUTTUMISTA LÄHETTEIDEN TILAN MUUTTAMINEN LÄHETTEIDEN SELAUSRUUDULTA LÄHETTEELLE TILATUN MÄÄRÄN TULOSTUS, KUN TUOTTEET HAETTU ASIAKASTILAUKSELTA LÄHETTEIDEN HALLINTARUUDULLA OLETUS- RAJAUSKENTÄN VALITSEMINEN LASKUTUS JA MYYNTIRESKONTRA KARHUJEN AVOINTEN SUMMIEN PÄIVITTÄMINEN (HUOMIOIDEN SUORITUKSET ALKUPERÄISELLÄ VIITTEELLÄ) PARANNUKSIA KORKOLASKUJEN KARHUAMISEEN ENNAKON SIIRTÄMINEN ASIAKASNUMEROLTA TOISELLE LASKUTUSLISÄ NÄKYVISSÄ AUTOMAATTILASKUTUKSESSA JA MAHDOLLISUUS JÄTTÄÄ VELOITTAMATTA LASKUTUSLISÄLLÄ TUOTESEURANTA JA TUOTTEEN AUTOMAATTINEN PERUSTAMINEN VIIKONLOPULLE MENEVÄN KASSA-ALENNUKSEN ERÄPÄIVÄN HUOMIOINTI SUORITUKSISSA HUOMAUTUSMAKSUJEN ERIYTTÄMINEN KIRJANPIDOSSA ERIKSEEN KORON SUORITUKSISTA ASIAKASTIETOJEN AVAAMINEN SUORAAN SUORITUSRUUDULTA LASKULLE VIIVAKOODI LASKUNUMEROSTA PIKATILAUSTOIMINNOT PIKATILAUKSEN VIITTEEN EHDOTTAMINEN LÄHETTEEN, KUITIN TAI LASKUN VIITTEEKSI PIKATILAUKSEN HINTOJEN MUUTTAMINEN JÄLKIKÄTEEN PIKATILAUKSEN TOIMITUSTAVAN SIIRTÄMINEN AUTOMAATTISESTI SIITÄ TEHTÄVÄLLE LASKULLE PIKATILAUSTA MUUTETTAESSA, UUSIA RIVEJÄ LISÄTTÄESSÄ, EHDOTTAMAAN VARASTOSTA VARAAMISTA LISÄOPTIO: PIKATILAUKSEN SUORATILAUS VIENTIKAUPAN MYYNTITOIMINTOJA (SISÄLTYVÄT PERUSOHJELMAAN) ULKOMAISILLE LASKUILLE Y- TUNNUKSEN SIJASTA TULOSTUMAAN VAT ID VEROTTOMIIN LASKUIHIN TULOSTUMAAN VEROTTOMUUSLAUSEKKEET SUOMEKSI TAI ENGLANNIKSI TUOTTEIDEN HALLINNAN TOIMINNOT INVENTOINTIPÄIVÄ LISÄSARAKKEEKSI TUOTTEIDEN SELAUSRUUDULLE TUOTTEEN ENTISTEN HYLLYPAIKKOJEN HISTORIA RAJATTUJEN TUOTTEIDEN MYYNTI- JA TARJOUSHINTOJEN PYÖRISTÄMINEN UUSIN TAVOIN TUOTTEIDEN HALLINNASSA RAJAUS VEROKANNALLA LISÄÄ MAHDOLLISUUKSIA TOIMINTOON MUUTA VALITTUJA (TUOTTEITA) FORDIN HINNASTON TUOTEKOODIEN ERIKOISKÄSITTELY OLETUSTOIMITTAJANUMERON ASETTAMINEN TUOTTEIDEN HAKUUN VUOTEEN MYYMÄTTÖMIEN, VARASTOSSA OLEMATTOMIEN TUOTTEIDEN MUUTTAMINEN PASSIIVISEKSI HINNASTOPÄIVITYKSEN TOIMINNOT HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ TUOTTEIDEN NÄKEMINEN, JOITA EI PÄIVITETTY ESTOJEN VUOKSI HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ KAMPANJAHINTOJEN KOHDISTUS TIETYLLE ASIAKASRYHMÄLLE TAI ASIAKKAALLE TIETOJEN HALLINTATOIMINNOT KATEPOHJAINEN HINNOITTELU ASIAKAS- TAI ASIAKASRYHMÄKOHTAISESTI TUOTETYYPPIKOODILLA TULOSTUKSEN LAAJENNUS KOSKEMAAN KAIKKIA MYYNTITAPAHTUMIA TUOTTEIDEN ABC- ANALYYSIN TEKEMINEN PÄÄRYHMITTÄIN ASIAKKAIDEN MERKITSEMINEN MYYNNIN PERUSTEELLA AKTIIVISEKSI TAI PASSIIVISEKSI MAHDOLLISUUS LISÄTÄ UUDET ASIAKKAAT OLETUKSENA LUOTTOKIELTOON TUOTERYHMIEN PÄIVITTÄMINEN TOIMITTAJLTA VALMIISTA TIEDOSTOSTA

3 KORJAAMOTOIMINNOT ASIAKASKOHTAISEN POIKKEAVAN TUNTIVELOITUKSEN MÄÄRITTÄMINEN VANHA AKE- KYSELY POISTUNUT KÄYTÖSTÄ, UUDEN AUTOMAATTINEN AKTIVOINTI MAHDOLLISUUS TEHDÄ AKE- KYSELY AUTOMAATTISESTI KUN REKISTERINUMERO SYÖTETÄÄN HUOLTOHISTORIA- TULOSTEESSA SELVITYKSET ENNEN TUOTE- JA TYÖRIVEJÄ KAIKKIEN TYÖPAKETIN RIVIEN MÄÄRÄN MUUTTAMINEN KERRALLA MÄÄRÄYKSELTÄ OSTOTILAUKSEEN VIETÄVÄÄN VIITTEESEEN LISÄÄ MAHDOLLISUUKSIA ASENTAJARAPORTTI SISÄISISTÄ TÖISTÄ TYÖMÄÄRÄYSTÄ HYVITETTÄESSÄ MAHDOLLISUUS SYÖTTÄÄ HYVITYSKOMMENTTI TYÖMÄÄRÄYKSEN PÄIVITTÄMISEN NETTOHINNOILLE RAJAAMINEN KÄYTTÖOIKEUKSILLA KÄSIN LASKUTETUKSI MERKITYN TYÖMÄÄRÄYKSEN RIVIEN LUKITTAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSEN OSITUKSESSA OMAVASTUU-KAPPALEEN TULOSTUS ILMAN TUOTE- JA TYÖRIVEJÄ TYÖPAKETTIEN HAKU- JA HALLINTARUUDULLA SARAKKEIDEN MÄÄRITTELY VAPAASEEN JÄRJESTYKSEEN TYÖMÄÄRÄYKSEN SELVITYSKENTÄN AUTOMAATTINEN RIVITYSTOIMINTO PERUTUT TYÖMÄÄRÄYKSET AJONEUVON TIETORUUDULLA JA HUOLTOHISTORIA- RUUDULLA PUNAISELLA MÄÄRÄYKSEN TULOSTAMINEN TILANNEKOHTAISESTI ILMAN TUOTEKOODEJA MÄÄRÄYKSEN TULOSTAMINEN TILANNEKOHTAISESTI ILMAN AJONEUVOTIETOJA VAPAASTI MÄÄRITELTÄVÄT LISÄKENTÄT AJONEUVOLLE LISÄTIEDOT 3 -KOHDASSA AJONEUVON TIETOIHIN ASIAKASNUMERON LISÄKSI AUTON HALTIJAN NIMI JA PUHELIN TYÖKALENTERI TYÖKALENTERISSA TYÖN HELPOMPI LIITTÄMINEN AJANVARAUKSEEN TYÖKALENTERISSA OSAT TILATTU TIEDON NÄYTTÄMINEN TYÖKALENTERISSA OMA VÄRI TARKISTETTU TILASSA OLEVILLE TÖILLE AJANVARAUS- LAPUN TULOSTAMINEN ASIAKKAALLE, SEKÄ A4- ETTÄ KUITTIKIRJOITIN KOOSSA OSTOTOIMINNOT MAHDOLLISUUS HAKEA HÄLYTYSRAJA- EHDOTUS USEILTA RAJATUILTA TOIMITTAJILTA KERRALLA VARASTOONTULOSSA MAHDOLLISUUS MERKITÄ LOPUT TUOTERIVIT PERUTUIKSI HINTAHISTORIAAN NÄKYVIIN TUOTTEEN TOIMITTAJAN RINNALLE OSTOTILAUKSEN TOIMITTAJANUMERO PIENIÄ MUUTOKSIA OSTOTOIMINTOIHIN TEKSTIVIESTIT ASIAKKAILLE, JOIDEN TILAAMA TUOTE EI SAAPUNUT YLEISTÄ VIESTIPOHJIEN MUOKKAAMINEN VAPAAN TEKSTIN VALINTA VIESTIPOHJISTA JA MUOKKAAMINEN ASIAKASHINNASTOJEN TEKO ASIAKASHINNASTON TEKO TUOTETYYPPIKOODEIN EI- VARASTOTUOTTEIDEN MERKITSEMINEN HINNASTOSSA RAPORTOINTI RAPORTTIEN OTTAMINEN VEROTTOMIN SUMMIN TUOTEMYYNTIANALYYSIIN MYYJÄRAJAUS, LUETTELOKOODIRAJAUS, KERRALLA USEITA RYHMIÄ JA TOIMITTAJIA TUOTEMYYNTIANALYYSIIN NÄKYVIIN RAJAUSEHDOT JA ESIMERKIKSI ASIAKKAAN NIMI MUUTOKSIA ASIAKKAIDEN OSTOVERTAILU- RAPORTTIIN TALLENNUSHAKEMISTON VALINTA PDF- JA EXCEL MUOTOON VIEDYILLE RAPORTEILLE KOKONAISMYYNNIN VERTAILURAPORTISSA EDELLISVUOTEEN PÄIVÄTASON HUOMIOINTI KENTÄN LISÄÄMINEN RAPORTILLE HELPOSTI (KENTÄN NIMELLÄ HAKU) WINDOWS 7 YHTEENSOPIVUUS EXCEL- VIENNISSÄ MUUTOKSIA RAPORTTEIHIN TUOTERIVIEN SIIRTO MUISTILAPPU-TOIMINNOLLA

4 YLEISTÄ JA RIVIEN TALLENTAMINEN RIVIEN HAKEMINEN MUUTA SÄHKÖINEN LASKUTUS: IPOST LASKUTUS TILISIIRTOTIETOJEN ASEMOINTI SEPA LOMAKEPOHJALLE SELVITYS- JA HUOMAUTUSKENTTIEN RIVIMÄÄRÄN SUURENTAMINEN SUORA LASKUJEN LÄHETTÄMINEN, KUN AINEISTO MUODOSTETAAN LÄHETYSVAIHTOEHTONA ITELLAN HERALD- LÄHETYSOHJELMA MAHDOLLISUUS IPOST /EKIRJE LOKITIEDOSTON POISTAMISEEN NÄKYVISSÄ LÄHETETTÄVIEN LASKUJEN, KARHUJEN TAI KORKOLASKUJEN LUKUMÄÄRÄ VARMISTUSTOIMINTOJA ESTÄMÄÄN KÄYTTÖVAHINKOJA SÄHKÖINEN LASKUTUS: FINVOICE VERKKOLASKUTUS MAHDOLLISUUS VÄLITTÄÄ VIITTEEMME- KENTTÄ VERKKOLASKUIHIN OPERAATTORIEN JA PANKKIEN VÄLITTÄJÄTUNNUKSET NÄKYVIIN VALIKOSSA UUSIA TOIMITUSTIETOJA FINVOICE- LASKULLE OSAPUOLEN TUNNISTEEN VIEMINEN VERKKOLASKUUN (PAKOLLINEN OSALLA LASKUN VASTAANOTTAJITA) LASKULLE VIETÄVÄT TIEDOT VALITTAVISSA TARKEMMIN TIETTYJEN ASIAKKAIDEN LASKUJEN OHJAAMINEN ERI LÄHETYSTIEDOSTOON PIENIÄ PARANNUKSIA VERKKOLASKUTUKSEEN MONIMYYMÄLÄTOIMINNOT SIVUTOIMIPISTEEN VARASTOKYSELYSSÄ TOIMIPISTEEN MYYNTIMÄÄRIEN NÄYTTÄMINEN SIVUTOIMIPISTEEN VARASTOKYSELYSSÄ VARAUSTEN NÄYTTÄMINEN PIKATILAUKSEN RIVIN TILAAMINEN OMALTA SIVULIIKKEELTÄ MUIDEN TOIMIPISTEIDEN SALDOJEN KYSELY TUOTERIVEILTÄ SISÄISEN LÄHETTEEN KIRJAAMINEN AUTOMAATTISESTI VASTAANOTTAVAN TOIMIPISTEEN VARASTOON SISÄISISSÄ SIIRROISSA OSTOTILAUS VASTAANOTTAVAAN TOIMIPISTEEN AINA VEROLLISILLA HINNOILLA SISÄISISSÄ SIIRROISSA SISÄISEN LÄHETTEEN VIITTEENNE- KENTÄN VÄLITTYMINEN VASTAANOTTAJALLE LÄHETTEIDEN ETÄTULOSTUS MUIHIN TOIMIPISTEISIIN (LISÄOPTIO-TOIMINTO MONIMYYMÄLÄTOIMINTOIHIN LISÄOPTIONA TUOTTEIDEN SYNKRONOINNISSA HINTOJEN MUUNTAMISEEN TUOTTEEN LISÄTIETOJEN SYNKRONOIMISESSA YLIKIRJOITUSMAHDOLLISUUS TUOTTEIDEN POISTAMINEN KERRALLA KAIKISTA TIETOKANNOISTA, MYÖS USEITA KERRALLA MONIMYYMÄLÄTOIMINTOJEN LAAJENNUS: REAALIAIKAISET SYNKRONOINNIT YLEISTÄ TUOTTEIDEN REAALIAIKAINEN SYNKRONOINTI TUOTETYYPPIEN REAALIAIKAINEN SYNKRONOINTI ASIAKKAIDEN REAALIAIKAINEN SYNKRONOINTI ONLINE TOIMINNOT LÄHETETTYJEN TILAUSVAHVISTUSTEN ARKISTOINTI KAIKISTA TYÖASEMISTA PALVELIMELLE SAAPUVISSA TILAUKSISSA LÄHETTÄJÄN AUTENTIKOINTI LIIKETUNNUKSEN PERUSTEELLA SAATAVUUSKYSELYN NÄYTTÄMINEN TUOTETYYPPITASOLLA YLEISIÄ PARANNUKSIA ONLINE PALVELINTOIMINTOIHIN MAHDOLLISUUS VÄLITTÄÄ ONLINE TILAUKSESSA TULLUT RIVIKOHTAINEN VIITE OMALLE OSTOTILAUKSELLE TARRATULOSTUS TYÖMÄÄRÄYSTARRAN JA RENGASTARRAN TULOSTUS TUOTETARRALLE VIIVAKOODIN TULOSTAMINEN TYYPPIKOODISTA TUKI ZEBRA TARRATULOSTIMILLE MAAHANTUONTITOIMINNOT

5 VALUUTTAKURSSIEN MUUTTUESSA TUOTTEIDEN EURO-OSTOHINTOJEN PÄIVITTÄMINEN PAINOJEN LASKENTA MYÖS TARJOUS- JA ASIAKASTILAUSRUUDUILLA TAKUUPALAUTUSTEN KÄSITTELY (LISÄMODUULI / 2005 PLUS-TOIMINNOT) TAKUUANOMUKSEN TEKEMINEN KAIKISTA RUUDUN TUOTERIVEISTÄ REKISTERINUMERON KÄSITTELY TAKUUANOMUKSELLA AUTOVEROTOIMINNOT KÄYTETTYJEN MOOTTORIPYÖRIEN AUTOVERON KÄSITTELY YLLÄPIDOLLISIA JA TEKNISIÄ PARANNUKSIA TOIMINTO TIETOKANTAYHTEYDEN MUISTIN OPTIMOIMISEKSI ILMOITUSTOIMINTO, ELLEI TIETOKANTAYHTEYDEN AVAAMINEN ONNISTU (ESIM. MUISTINPUUTE) PÄÄTIETOKANNAN ASETTAMINEN APUOHJELMALLA MUITA PIENIÄ PARANNUKSIA LAAJENNUKSIA MYYNTITUKKUHINTA- KÄSITTELYYN YLEISTÄ MYYNTITUKKUHINNAN AJAMINEN HINNASTOSTA MYYNTITUKKUHINTA- KÄSITTELYN ASETUKSIA UUDISTETTU LIITÄNTÄ RAHTARI RAHTIKIRJA-OHJELMISTOON JÄLKIVAATIMUSTEN LAAJENNETTU KÄSITTELY WINDOWS 7 YHTEENSOPIVUUS- MUUTOS OSTORESKONTRA - YLEISET TOIMINNOT PÄIVÄMÄÄRIEN KÄSITTELYSTÄ POISTETTU RUKSIVALINNAT VERKKOLASKUJEN KÄSITTELYYN PARANNUKSIA MAHDOLLISUUS MAKSAA ANNETUSTA PROSENTISTA POIKKEAVA KASSA-ALENNUS OSTOLASKUJEN SELAUSRUUDULLE NÄKYVIIN VALINNAISENA LISÄSARAKKEENA LASKUN MAKSUPÄIVÄ LASKUNTARKISTUKSESSA MAHDOLLISUUS HAKEA LASKULLE VAIN TILAUKSEN SAAPUNEET TUOTERIVIT OSTORESKONTRAN LASKUJEN HYVÄKSYMISMENETTELY YLEISTÄ TOIMINTA LASKUN SYÖTTÖVAIHEESSA TOIMINTA MAKSATUKSESSA JA LASKUJEN SELAUKSESSA HYVÄKSYMINEN OLETUKSENA KÄYTETTÄVÄN HYVÄKSYJÄN JA VARAHYVÄKSYJÄN MÄÄRITTÄMINEN ARVONLISÄVEROVELAN TILIÖINTI ERI TILEILLE VEROKANTOJEN MUKAAN YLEISTÄ TILIEN PERUSTAMINEN KÄYTTÖ OSTORESKONTRAN KUSTANNUSPAIKKAKÄSITTELY (LISÄOPTIO) RIVITASOINEN KUSTANNUSPAIKKAKÄSITTELY KUSTANNUSPAIKKOJEN HALLINTATOIMINTO LASKUNTARKISTUKSESSA KUSTANNUSPAIKKAKÄSITTELY MONIMYYMÄLÄYMPÄRISTÖLLE VERKKOLASKUJEN SISÄÄN LUENNASSA KUSTANNUSPAIKKAKÄSITTELY OSTORESKONTRAN ULKOMAANMAKSUT (LISÄOPTIO) YLEISTÄ ULKOMAANMAKSUJEN JA KOTIMAANMAKSUJEN RAJAAMINEN OSTOLASKURUUDULLA LASKUJEN SELAUKSESSA VALUUTTASUMMA EUROSUMMAN RINNALLA

6 LASKUN VALUUTTASUMMAN PÄIVITTÄMINEN MAKSUN LOPULLISEN VALUUTTAKURSSIN PÄIVITTÄMINEN

7 Uudet liitännät autoalalle Liitäntä Fixus verkkokauppaan Ohjelmaan on kehitetty liitäntä Fixus verkkokauppaan. Toiminto on liitetty myös uusimpiin tuotantoversioihin. Kehitysversiossa on lisäksi mahdollisuus määritellä, että tuotteen hinnoitellaan verkkokauppaan ohjelman normaalin hinnoittelun ohittaen, käyttäen kiinteästi myyntihinta- tai tarjoushinta- kenttää. Tästä tarkemmin liitännän ohjeessa. Liitäntä Nettikoivunen huoltolaskuriin Liitännällä Koivusen Nettikoivunen- palvelussa tehty määräaikaishuollon kustannusarvio voidaan siirtää varaosineen ja töineen työmääräykseksi, jolloin ohjelma myös hakee automaattisesti ajoneuvon tai ehdottaa sen lisäämistä. Liitännästä on erillinen ohje ja liitännän avaamiseksi tulee olla yhteydessä Koivunen Oy:n myyntiin. Liitäntä Korjaamo.net palveluun Liitännällä voidaan mm. siirtää korjaamo.net palvelussa tehty huoltolaskelma ohjelmaan, tai avata korjaamo.net palvelu suoraan työmääräyksen ajoneuvoon. Liitännästä on erillinen ohje ja liitännän avaamiseksi tulee olla yhteydessä Kaha Oy:n myyntiin. Liitäntä AD Huolto palveluun Liitännällä voidaan mm. siirtää AD Huolto palvelussa tehty huoltolaskelma ohjelmaan, ja avata AD Huolto palvelu suoraan työmääräyksen ajoneuvoon. Liitännästä on erillinen ohje. AD ketju on yhteydessä omiin asiakkaisiinsa liitännän avaamisessa. Liitäntä uudistettuun AD Tuote varaosaluetteloon Liitännästä on saatavilla AD ketjulta erillinen käyttöohje. KL Varaosat tilausliitäntä KL Varaosat Oy:lle on nyt saatavissa liitäntä, joka kattaa tilauksen, tilausvahvistukset ja suoran saatavuuskyselyn. KL Varaosat on yhteydessä omiin asiakkaisiinsa liitännän käyttöönotosta. Cora Refinish tilausliitäntä Cora Refinish Oy:lle voidaan tallentaa sähköinen tilaus. Tilaus aktivoituu kun toimittajan nimessä on Cora. Tilaukset tallentuvat hakemistoon c:\tilaukset päivä- sekä viikkotilauksena, ja käyttäjä voi päättää, kumpana tilaus lähetetään sähköpostitse. Uudet liitännät konealalle Duell Bike-Center tilausliitäntä Duell Bike-Centerin tilausliitäntä on valmistunut. Käyttöönotosta ilmoitetaan erikseen asiakkaille. Konekesko tilausliitäntä ja uudistunut Yamaha varaosaluetteloliitäntä Konekeskon Yamaha- tilausliitäntä ja uudistunut varaosaluetteloliitäntä ovat mukana versiossa. Käyttöönotosta ilmoitetaan Yamaha- jälleenmyyjille ja huoltopisteille, lisätietoja tarvittaessa helpdeskistä. PSE Parts tilausliitäntä PSE Partsille voidaan nyt lähettää ostotilaus Extranetin kautta. Tilauksen tallennus aktivoituu kun toimittajan nimessä on teksti PSE Parts. Tilaukset tallentuvat hakemistoon c:\tilaukset. Liitännästä on tarkempi ohje, rekisteröintikoodia liitäntään ei tarvita. John Deere varaosaluettelon liitäntä maatalouskonehuolloille Maatalouskonesektorin John Deere huollot käyttävät tuotekoodeissa edessä JD etuliitettä. Metsäkonehuolloilla tätä ei ole. Ohjelma etsii nyt tuotetta sekä JD alulla, että ilman sitä, luetteloliitäntää käytettäessä joten se toimii nyt molemmilla toimialoilla. John Deere Forestry tilausliitäntä Liitäntää käytettäessä tulee olla sähköpostiautomaatio. Ohjelma lähettää tilauksen sähköpostitse siten, että liitetiedostona lähetetään sekä JD:n järjestelmän tiedosto, että pdf- muotoinen ostotilaus, josta ilmenee mm. toimitusosoite. Deere- liitännän 7

8 Muutokset entisiin liitäntöihin sekä erikoisliitäntöjä Muutoksia Atoy Automotiven tilausliitäntään sekä Osalinkki liitäntään Atoy Automotiven tilausliitäntä on laajentunut jälleenmyyjän oman AAm:n hinnaston lähettämisellä AAm:n palvelimelle. Hinnaston lähettäminen tapahtuu hinnaston muodostusruudulla painikkeella Lähetä palvelimen hinnastohakemistoon. Ennen ruudulle tuloa tuotteiden hallinnassa rajataan AAm:n tuotteet. Voidaan ruksata Luo hinnasto automaattisesti ennen lähettämistä. Saatavuuskyselyssa mahdolliset vaihtoehtoiset tuotteet näytetään listana, ja näistä voidaan vaihtaa suoraan vaihtoehtoiseen tuotteeseen, jonka ohjelma hakee normaaliin tapaan tuotekortistosta. Jos tehdään kysely kaikista tuoteriveistä, eikä kysyttyä tuotetta ole saatavissa, ohjelma näyttää, mikäli tuotteelle on saatavissa korvaavia, vaihtoehtoisia tai molempia tuotteita, jolloin tiedetään tehdä tuotekohtainen tarkempi kysely. Osalinkki liitäntä toimii nyt ilman eri asetuksia aina Osalinkki Online liitäntänä, koska CD:tä ei ole enää käytössä. Brandt liitäntä laajentunut suoralla tilauksen lähetyksellä Brandt liitäntä on laajentunut siten, että ostotilaus voidaan lähettää suoraan Brandtin järjestelmään ilman Extranetiä. Palveluun pitää saada ensin tunnukset Brandtilta. Koska liitäntä on elokuussa 2010 pilottivaiheessa, käyttöönotosta tiedotetaan erikseen. Muutoksia Örumnet liitäntään Örumnetin siirtoprotokolla on uudistettu, tietoliikenneongelmien minimoimiseksi. Tämä ei vaadi asetuksia. Lisäksi liitäntään on saatavissa korjaamokäytössä myös huoltolaskelman siirto työmääräykseksi. Tästä tarkemmin liitännän uudessa käyttöohjeessa. Muutoksia IKH tilausliitäntään Tilauksen tuoterivit tulevat nyt IKH:n lähetteillä ja sähköisillä lähetteillä tilauksen mukaisessa järjestyksessä, sillä tilaussanoma muodostetaan järjestettynä AutoFuturin tulostusjärjestykseen, aiemmin se lähetettiin ostotilauksen tietokannan järjestyksessä. Uudistettu Motoral tilausliitäntä myös tilausvahvistukset ja hinnastojen nouto Uusi Motoral tilausliitäntä kattaa paitsi tilauksen, myös tilausvahvistuksen ja hinnastojen noudon ohjelman kautta. Lisäksi saatavuuskysely on uudistunut. Motoral toimittaa uuden liitännän käyttöohjeet yhdessä uusien tunnusten kanssa. Bosch ESITronic varaosaluettelo liitäntä Koska liitäntää käytetään nykyään useiden eri maahantuojien kanssa, on toimittajan määrittäminen tehty helpommaksi. ESITronicissa käytettävä toimittajanumero on asetuksena kohdassa Lisäasetukset Cd-Rom Toimittajanumero Bosch ESI. 8

9 Erilliset lisämoduulit Luottokunnan maksupääteliitäntä (Screenway) ykkösbonus liitäntään muutoksia Uusissa Luottokunnan maksupääteasennuksissa tulee mukana vain uusi ykkösbonus liitäntätiedosto (doingenicox.dll). Ohjelmaan on nyt kehitetty liitäntä tähän. Eli: uusissa asennuksissa joissa ykkösbonusta käytetään, tulee käyttää kehitysversiota. Ostoreskontra Ostoreskontraan on tullut versiossa ulkomaanmaksujen käsittely sekä täydentynyt kustannuspaikkojen käsittely. Verkkolaskujen luentaan on tullut paljon toimintoja. Vakiotoiminnoksi ovat tulleet laskujen hyväksyntätoiminnot, joilla laskun maksu voidaan estää, kunnes määritelty henkilö on sen hyväksynyt. Näistä tarkemmin tämän ohjeen lopussa. WLAN tiedonkeruupäätetoiminnot Ohjelmaan on kehitetty tiedonkeruupalvelin ohjelmisto, joilla langattomalla Windows CE päätteellä voidaan suorittaa monia tärkeimpiä varaston logistisia toimintoja, kuten ostotilauksen saapuminen varastoon (myös koontina kaikilta toimittajan avoimilta tilauksilta), lähetteen toimitusmäärien päivittäminen ja lähetteen merkitseminen toimitusvalmiiksi, inventointi, sekä tuotteen varastosaldon, hyllypaikan ja mm. hinnan näkeminen langattomasti tuotteita läpikäytäessä. Keruuratkaisu on saatavissa kokonaistoimituksena joka sisältää tiedonkeruupalvelimen, ohjelmiston toiminnot, tiedonkeruupäätteelle kehitetyn Windows CEpohjaisen ohjelmiston sekä itse laitteet. Sen lisäksi yrityksellä on luonnollisesti oltava toimiva langaton WLAN verkko. Toiminnot ovat tämän kehitysversion ajan pilottikäytössä, ja tulevat laajemmin käyttöön seuraavassa tuotantoversiossa. Laskujen siirto Nordea Rahoituksen laskuluotto / factoring palveluun Nordea Rahoituksen factoring- palvelun (rahoitusyhtiö ostaa myyntisaatavat yritykseltä) liitäntä perustuu Finvoiceverkkolaskuihin. Ohjelma luo laskusta yhden ylimääräisen kopion, joka välitetään tietyillä tiedoilla varustettuna rahoitusyhtiöön, kuin aiempi tapa on ollut, että laskusta lähetetään erillinen paperikopio rahoitusyhtiölle, jonka perusteella Nordea suorittaa tilityksen. Uusi tapa korvaa jatkossa kokonaan paperitavan. Liitäntä on ohjelman lisämoduuli. Muutoksia Tikon- kirjanpito- ja myyntireskontraliitäntään Tikon- liitäntään viedään nyt myös kustannuspaikkatiedot. Jos laskun tiedoissa on kustannuspaikka, eli kustannuspaikat on otettu ohjelmassa käyttöön, tämä tieto menee vakiona Tikoniin. Liitäntä verkkokauppoihin Ohjelmaan on nyt saatavissa verkkokauppa- palvelinsovellus, johon eri verkkokauppavalmistajat voivat tehdä liitäntöjä. Sen tarjoaman standardin rajapinnan avulla verkkokauppa voi saada mm. tuotteiden varastosaldot, hinnat ja asiakaskohtaiset erikoishinnat käyttöön reaaliajassa. Lisäksi on mahdollista ottaa vastaan tilaukset verkkokaupasta ja tehdä niistä suoraan esimerkiksi lähete tai pikatilaus. Palvelinohjelmasta ja verkkokaupparatkaisuista lisätietoja FuturSoftin myynnistä. Asiakasnäyttötoiminnot Star asiakasnäytölle Ohjelman asiakasnäyttö liitäntä on kehitetty uudelle USB- liitännällä olevalle Star- asiakasnäytölle SCD 122U. Asiakasnäytön malli valitaan kohdassa Lisäasetukset Lisälaitteet. Uutena mahdollisuutena on myös määrittää COM- portti aina COM10:een asti, kun aiemmin käytössä on olleet portit COM1 ja COM2. Asiakasnäytön asentamisesta ja käytöstä on saatavissa erillinen ohje. Kardex varastoautomaatti- liitäntä tavaran varastoon saapumiseen Kardex Winstore järjestelmän liitäntään on toteutettu asiakaskohtaisia lisäliitäntöjä, joiden avulla voidaan paitsi kerätä varastoautomaatilta tuotteet, myös tulouttaa ne varastoautomaattiin varastoon tulon yhteydessä. Liitännät SAP ja iscala toiminnanohjausjärjestelmiin Versiossa on mukana yrityskohtaisesti sovitetut myyntireskontra- ja laskutusliitännät SAP ja iscala toiminnanohjausjärjestelmiin. 9

10 Myyntitoiminnot ALV- muunnostoiminnot ja alv- siirtymäkauden toiminnot Nämä ovat mukana versiossa, ja näistä on erillinen alv- muutostoimintojen käyttöohje. Ohjeessa on kuvattu paitsi muunnoshetken toiminnot, myös toiminnot, joilla esimerkiksi tehtäessä uutta määräystä tai työpakettie vanhan pohjalle, automaattisesti muunnetaan käyttöön voimassa oleva verokanta, jotta ei synny virheellistä alv 22 % myyntiä tulevien vuosien aikana. Samalla muunnetaan myös hinnat uuden veron mukaiseksi näissä tilanteissa. Tyyppikoodille oma sarake tapahtumien tuoteriveillä Myyntiruudulle, läheteruudulle, työmääräysruudulle, ostotilausruudulle sekä tarjoukselle ja asiakastilaukselle voidaan nyt saada tuotetyypin koodi, eli tyyppikoodi, näkyviin omaksi sarakkeeksi heti tuotekoodin jälkeen. Sarakkeessa voidaan myös hakea tuotteita tyyppikoodilla. Tällöin avautuu siis tuotetyypin tuotteiden valintaruutu. Tämä laitetaan päälle kohdasta Yleiset asetukset Tuotetyypit Tyyppikoodi omana sarakkeenaan tapahtumaruuduilla. Tarrojen tulostus kaikista Myynti- tai läheteruudun tuoteriveistä kerralla Tarrojen tulostus käynnistyy tuoterivien kohdalla hiiren oikealla, valikkokohdasta Tulosta tarrat kaikista tuoteriveistä. Jos tulostettava määrä jätetään tyhjäksi, ohjelma tulostaa tuoteriveillä olevan määrän. Ohjelmassa on erikseen määrättävissä hintalappu- ja tuotetarra- asettelu tarralle, tämä toiminto käyttää tarran asettelua. Kassamyynnin automaattisesti pyöristäminen Kassamyynnissä on nyt mahdollisuus loppusumman automaattiseen pyöristämiseen. Oletuspyöristyksen voi määrätä asetuksella, jolloin pyöristystä ehdotetaan suoraan, kun siirrytään kaupan päättämisvaiheeseen (F12). Samalla voidaan tehdä pyöristäminen tilannekohtaisesti tietyllä tarkkuudella yhdellä napin painalluksella. Oletustoiminta määrätään kohdassa Yleiset asetukset Myynti Pyöristäminen maksukyselyssä. Toiminta koskee kassamyynnin lisäksi työmääräystä. Työmääräysmyynnin tapauksessa on oltava päällä asetus Yleiset asetukset Myyntiruutu Maksukysely laskutusmyynti- ja työmääräysruuduilla, jotta maksetun summan kysely on käytössä. 10

11 Kassamyynnissä kursori oletuksena asiakkaan nimikenttään Jos yrityksessä halutaan kassamyynnissä aina valita ensin asiakas, esimerkiksi käyttää yleisasiakas-numeroa Käteisasiakas, ellei asiakasta ole kortistossa, saadan kursori oletuksena asiakas-kenttään vilkkumaan. Valinta tehdään kohdassa Yleiset asetukset Myyntiruutu Kassamyynnissä kursori oletuksena asiakkaan nimikenttään. Asiakkaalle suoraan annetun laskun merkitseminen automaattisesti lähetetyksi Jos käytetään sähköistä laskutusta, ja kaikki laskut lähetetään normaalisti sähköisesti, syntyy asiakkaalle suoraan annetusta laskusta mahdollisuus, että asiakas saa laskun kahteen kertaan. Tämä voidaan estää valinnalla, että laskun tulostusruudulla ruksataan Merkitse lasku lähetetyksi. Tämä vastaa samaa, kuin että mennään sähköisen laskutuksen ruudulle, ja hiiren oikealla painetaan Merkitse manuaalisesti lähetetyksi. Luottotietojen seurantatoiminto Toiminto on kehitetty luottotappioiden vähentämiseksi. Taustana on, että asiakkaiden luottotiedot voivat muuttua nopeastikin, ja jos asiakas ei ole ostanut vähään aikaan, voidaan tosiasiassa luottokelvottomalle asiakkaalle antaa suuria tavaramääriä luotolle. Ainoa tapa tarkistaa asiakkaan todellinen luottokelpoisuus ovat esimerkiksi Asiakastieto Oy:n ja vastaavien luottotietopalvelut. Nyt kehitetty toiminto on tarkoitettu ohjaamaan siihen, että henkilökunta aina ennen myyntiä tarkistaa myynnin yhteydessä, onko luottotiedot lähiaikoina tarkistettu, jos asiakas ei ole hetkeen asioinut. Toiminto otetaan käyttöön asetusten kohdasta Yleiset asetukset Myyntireskontra Asiakkaan luottotietojen seuranta käytössä. Tällöin asiakkaan tietoruudulla, välilehdellä Lisätiedot, tulee näkyviin kolme kohtaa: asiakkaan luottoluokitus (tämän hetken), tietojen viimeisin tarkistuspäivä ja tarkistajan käyttäjätunnus. Sekä painikkeet uuden luottotietotarkistuksen kirjaamiselle sekä suora siirtymispainike asiakastiedon sivulle, josta tarkistus tehdään. Toki on olemassa useita muitakin palveluntarjoajia lisäksi. Väärinkäytön välttämiseksi luottotietojen muuttamista suoraan ruudulle ei sallita, jolla varmistetaan, että tiedot on todella tarkistettu. Kun tarkistuspainiketta painetaan, ohjelma kysyy ohjelman käyttäjätunnukset (tarkistuksen voi tehdä siis joku muukin kuin ohjelmaan kirjautunut käyttäjä) ja kysyy tarkistettua luottoluokitusta. Tarkistuspäivämäärä päivittyy samalla. Voidaan määritellä, että luottomyyntiä ei sallita tehdä, jos luottotietojen tarkistamisesta on kulunut aikaa esim. yli 60 päivää ja asiakkaalle on määritelty luottoraja. Tämä aika on säädettävissä. Kun tämä tarkistuspakko on päällä, ohjelma ei salli ohittamallakaan kaupan päättämistä, ennen kuin luottotietojen tarkistaminen on merkitty asiakastietoihin edellä kerrotulla tavalla. 11

12 Laskuille ja kuiteille erillisten alatekstien määritteleminen Aiemmin myyntitapahtumille määritellyt alatekstit ovat olleet samat maksutavasta riippumatta, eli laskulla ja kuitilla samat. Nyt tekstit voidaan määritellä erikseen laskuille ja kuiteille. Näin esim. laskuille lisättävä teksti Tavarat ovat myyjän omaisuutta ei tulostu A4- käteiskuiteille. Tekstit- välilehdellä on nyt valinta Laskutekstit / Kuittitekstit, jossa käyttökohde valitaan. Tietyn tuoteryhmän myynnin ohjaaminen poikkeavalle myyjälle Toiminto on kehitetty erityisesti runkopanttien käsittelyyn, jolloin sekä runkopanttien veloitukset, että niiden hyvitykset kohdistuvat tietylle myyjäkoodille, joka voi olla esimerkiksi Runkopantit. Näin hyvitysvaiheessa ei tarvitse kohdistaa hyvitystä samalle myyjälle, joka on runkopantin myynyt, jotta myyjien myynnit säilyvät ajan tasalla. Tämä mahdollistaa samalla sen, että samalla lähetteen rivit voivat kohdistua kahdelle eri myyjälle, kun normaalisti lähete on aina kokonaan myyjäkohtainen tosite. Erittely tehdään laskutusvaiheessa, jolloin laskun rivit saavat myyjän tämän valinnan perusteella. Toiminto otetaan käyttöön asetuksella kohdasta Yleiset asetukset Myynti Valittujen tuoteryhmien myynnin ohjaaminen kiinteästi myyjälle. Sen jälkeen nämä myyjät valitaan kunkin tuoteryhmän tiedoissa kuvan näyttämässä paikassa. Pakkauskoon näyttäminen lähete- myynti- työmääräys- ja muilla myyntipuolen ruuduilla Asetus laitetaan päälle kohdasta Yleiset asetukset Myyntiruutu Näytä tuotteen pakkauskoko ruuduilla. Poikkeavalle laskutusosoitteeksi mahdollisuus syöttää viisi riviä Asiakaskohtaiseen poikkeavaan laskutusosoitteeseen voidaan nyt syöttää yhteensä viisi riviä, kun asiakkaalle pitää eritellä esimerkiksi yritys, osasto, yhteyshenkilö tms. Osoitteeseen voi syöttää kolme riviä vastaanottajan nimeä, jonka jälkeen pitää seurata katuosoite ja postiosoite omilla riveillään. Laskutusosoitetta ei voi syöttää täysin vapaamuotoisesti, koska esimerkiksi postinumero täytyy olla selvitettävissä esim. ipost lähetystä varten. Rivikeräilyn määrääminen oletukseksi tuotteiden hakuruudulla Jos myynnissä halutaan käyttää rivikeräily-toimintoa tuotteiden hakuruudulla, voidaan tämä asettaa kohdassa Yleiset asetukset Tuotteet Rivikeräily oletuksena päällä tuotehaussa. Asetus on konekohtainen. Aiemmin valinta voisiin tehdä tuoteruudulla hiiren oikean näppäimen takaa ko. ruudulla. Kysymys on kuvassa näkyvästä Käytä rivikeräilyä toiminnosta. 12

13 Tilauskiellossa olevien saaminen pois näkyvistä vastaavien tuotteiden ruudulta Tuotetyypin valintaruudulta voidaan nyt saada pois näkyvistä tilauskiellossa olevat tuotteet. Tälle on ruksivalinta Älä näytä tilauskiellossa olevia, joka tallentuu konekohtaisesti. Toimitusosoitteen tai tulostuvan osoitteen hakeminen asiakaskortistosta Usein toimitusosoite voi olla toinen asiakaskortistossa oleva asiakas, kun lasku menee esimerkiksi maahantuojalle tai rahoitusyhtiölle. Toimitusosoite voidaan sen vuoksi nyt hakea Toimitusosoite- tai Tulostuva osoite- välilehdellä esimerkiksi myyntitapahtumalle, työmääräykselle, tai tarjoukselle kuvassa näkyvästä hakupainikkeesta, joka avaa asiakashakuruudun. Mahdollisuus myyntivaiheessa valita, tulostetaanko riville tuotekoodi vai tyyppikoodi Entinen asetus Tyyppikoodi ensisijaisena on korvattu asetuksella Tyyppikoodilla myyminen. Jos asetus Tyyppikoodi ensisijaisena oli päällä, tulee asetuksen arvoksi Tyypikoodilla myyminen = Oletuksena. Vaihtoehto Ei tarkoittaa, ettei tyyppikoodia koskaan käytetä tuoterivin koodina, ja on oletuksena päällä. Uutena vaihtoehtona on Valinnaisesti. Tällöin jos tuotetyypin valintaruudulla painetaan Tyyppikoodi painiketta, rivi tulostuu tyyppikoodina, muuten tuotekoodilla. Näin voidaan tulosteelle joko tyyppikoodi tai toimittajan tuotekoodi. Jos tämä asetus on arvossa Ei, ei tuotetyypin valintaruudulla näy enää entistä painiketta Tuotetyyppi, johtuen em. muutoksista. Tyyppikoodien tulostaminen tuotekoodin sijasta uusiin tulosteisiin Jos käytetään tyyppikoodia myynnissä, ja asetus Tyyppikoodilla myyminen=oletuksena, saadaan nyt myös keräilykuitti ja kuittikirjoittimen lähete tulostumaan tuotekoodin sijaan tyyppikoodeilla. Asiakastilausten hallintaruudulla oletuksena valmiit tai kesken olevat tilaukset Asiakastilausten hallinnassa voidaan oletuksena näyttää myös valmis tai kesken - tilassa olevat tilaukset. Tämä valitaan kohdassa Lisäasetukset Asiakastilaus Asiakastilausten hallinnan tilarajaus. Hinnoittelutuotteiden myymisen esto Kaupan hyväksyminen voidaan estää, jos myyntitapahtumalla on hinnoittelutuotteita. Tarve koskee tilannetta, että hinnoittelutuotteita käytetään vain hinnoitteluun. Asetus on Yleiset asetukset Myynti Estä hinnoittelutuotteiden myyminen. 13

14 Lähetetoiminnot Lähetteen laskuttaminen suoraan lähetteiden hallinnasta Lähetteiden hallinnassa, kun selataan avoimia lähetteitä, voidaan lähete nyt laskuttaa suoraan hiiren oikealla, toiminnolla Laskuta. Ohjelma kysyy tällöin asetuksista riippuen myyjän, ja avaa laskutusruudun läheteriveineen. Laskun tiedot voidaan sen jälkeen täydentää ja hyväksyä lasku OK:lla. Lähetteen tulostus hyllypaikkajärjestyksessä ilman alkuperäisen järjestyksen muuttumista Aiemmin läheterivit voitiin järjestää hyllypaikkajärjestykseen, mutta rivit tulostuivat käännetyssä järjestyksessä myös laskuille. Näin myös myöhemmin lähetteen rivejä selattaessa rivijärjestys ei ollut enää alkuperäinen. Uutena vaihtoehtona on, että vain tuloste käännetään hyllypaikkajärjestykseen, rivit säilyvät muutoin syöttöjärjestyksessä. Näin asiakas saa esimerkiksi laskun ja haluttaessa myös lähetteen alkuperäisessä järjestyksessä, helpottaen sen tarkistamista ja vertaamista tilaukseen. Vaihtoehto asetetaan päälle kohdassa Yleiset asetukset Lähete Tuoterivien tulostusjärjestäminen. Tällöin puolestaan välilehdellä oleva asetus Tuoterivien järjestäminen tulee olla tilassa Ei järjestetä. Lähetteiden tilan muuttaminen lähetteiden selausruudulta Jos lähete on jätetty esimerkiksi KESKENtilaan, se voidaan kuitata laskutusvalmiiksi suoraan hiiren oikealla lähetteiden hallintaruudulta. Jos esimerkiksi laskutuksen ajaksi halutaan merkitä KESKEN- tilaan ne laskut, joita ei vielä laskuteta, tilojen vaihtaminen KESKEN ja VALMIS tilojen välillä onnistuu nopeasti. Lähetteelle tilatun määrän tulostus, kun tuotteet haettu asiakastilaukselta Asiakastilauksen tai Online- sähköisen tilauksen asiakkaan tilaama määrä saadaan valinnaisesti tilattua lähetteelle toimitetun määrän alle. Asetus on kohdassa Yleiset asetukset Lähete Tulosta tilattu määrä lähetteelle. Määrän tulostuminen edellyttää, että lähetteelle on määrätty 2-rivinen tulostus. Se on aina päällä, jos lähetteelle halutaan tulostuvan esimerkiksi hyllypaikka. Lähetteiden hallintaruudulla oletus- rajauskentän valitseminen Jos lähetteiden hallintaruutua käytetään jatkuvasti, voidaan haluta, että kursori on oletuksena asiakkaan nimen tai asiakasnumeron kentässä, lähetenumeron sijasta. Oletussarake voidaan nyt valita painamalla lähetteiden hallintaruudun rajausten kohdalla hiiren oikeaa. Avautuvasta valikosta valitaan oletuskenttä. Tämä tallentuu konekohtaisesti. 14

15 Laskutus ja myyntireskontra Karhujen avointen summien päivittäminen (huomioiden suoritukset alkuperäisellä viitteellä) Usein asiakkaat maksavat laskut karhukirjeen viitteen sijaan alkuperäisen laskun viitteellä. Tällöin karhukirjeiden avoimet summat eivät automaattisesti päivity tehtyjen karhukirjeiden hallintaruudulla. Tällä uudella toiminnolla karhujen avoimet summat päivitetään nykytilanteen mukaisiksi. Näin jo suoraan maksettuja laskuja koskevat karhukirjeet poistuvat seurannasta. Toiminto suoritetaan karhukirjeiden hallinnan oikeassa laidassa painikkeella Päivitä karhujen avoimet summat. Jos asiakas on jättänyt maksamatta karhukirjeen huomautusmaksun, voidaan nämä tapaukset tarkistaa ennen päivittämistä. Karhujen selausruudun alareunasta nähdään kunkin laskun avoin tilanne. Maksamatta jätetystä huomautusmaksusta voidaan tehdä esimerkiksi normaali lähete, jolloin maksu tulee asiakkaalle seuraavassa laskussa. Parannuksia korkolaskujen karhuamiseen Karhukirjeiden tekoon tuli viime versiossa mahdollisuus tulostaa normaalilaskujen lisäksi avoimet korkolaskut. Ellei asiakkaalla ole avoimina normaalilaskuja, vaan ainoastaan korkolaskuja, asiakas tulee nyt näkyviin karhuntaan myös tässä tapauksessa. Avointen korkolaskujen summa näkyy nyt ruudulla laskujen summan rinnalla omassa sarakkeessa. Ennakon siirtäminen asiakasnumerolta toiselle Toiminnolla voidaan siirtää toisen asiakasnumeron liikamaksu käytettäväksi toisen asiakasnumeron laskulta. Tätä tarvitaan esimerkiksi, jos samalle yritykselle on avattu useita asiakasnumeroita, kun tällä on useita toimipisteitä. Ennakon siirto käynnistetään suoritusruudulta. Haetaan ensin asiakas kenellä ennakko on, toiminnolla Hae asiakas. Kuvassa asiakkaalla on 1000 euron käyttämätön ennakkomaksu. Tällöin kun asiakas haetaan painikkeella Hae asiakas, tämä ennakko nähdään, ja asiakkaalla on myös punainen huomautus avoimesta ennakosta. Kun asiakas on haettu, painetaan toimintoa Ennakkojen palauttaminen. 15

16 Tällä ruudulla kohdassa Ennakkojen siirtäminen toiselle asiakkaalle haetaan asiakas, kenelle ennakot siirretään, ja valitaan ennakoista ne mitkä siirretään (oletuksena ohjelma tarjoaa kaikkia), ja painetaan Siirrä valitut ennakot. Ennakon siirto näkyy suoritusten hallinnassa siten, että entiselle asiakkaalle on suoritettu ennakon palautus, ja toiselle asiakkaalle ennakon kirjaaminen uutena suorituksena. Jos useita ennakoita siirretään samalla kertaa, tehdään tämä näiden yhteissummana. Siirto näkyy suoritusten hallinnassa ja suorituslistalla selvittelytilin kahtena suorituksena, joista toinen on ennakon palautus ja toinen ennakon siirto. Uudelle asiakkaalle kirjattu ennakko käyttäytyy, kuten se olisi kirjattu puhtaana ennakkomaksuna asiakkaalle. Ennakon palautus käyttäytyy, kuten maksu olisi palautettu asiakkaan tilille ennakon palautustoiminnolla. Laskutuslisä näkyvissä automaattilaskutuksessa ja mahdollisuus jättää veloittamatta Automaattilaskutuksessa nähdään nyt ennen laskuttamista, onko asiakkaalle määritelty laskutuslisä. Jos se halutaan jättää tällä kertaa laskuttamatta, tämä on mahdollista. Valinta on tehty myös sen vuoksi, että lasku voi kertaluonteisesti mennä esimerkiksi rahoitusyhtiölle, jolloin laskutuslisää ei sallita. Sarake otetaan käyttöön automaattilaskutus ruudun valinnoista, uudesta kohdasta Laskutuslisä muokattavissa ruudulla. Valintoja pitää ensin ruudulla vierittää riittävästi alas (kts. kuva). Ruudun oikeaan reunaan tulevasta sarakkeesta voidaan sen jälkeen valita laskutuslisä pois napsauttamalla kenttää ja valitsemalla tämä näkyviin tulevasta alasvetovalikosta. Laskutuslisää ei voida sen sijaan laittaa päälle, ellei laskutuslisää ole asiakastiedoissa määritelty. Kertaluonteisesti voidaan siis ainoastaan poistaa laskutuslisä, ei lisätä. Laskutuslisällä tuoteseuranta ja tuotteen automaattinen perustaminen Aiemmin laskutuslisä on ollut laskulla tuotekooditon tuoterivi. Nyt laskutuslisä syntyy aina tuotekoodille LL, ja ohjelma lisää tuotteen automaattisesti ensimmäisellä kerralla. Tuotekoodi tulee toimittajanumerolle 999 joka on ohjelmassa oletuksena valmiina toimittajana nimellä Yleinen. Tämän avulla voidaan raporteilla ja hintahistoriassa seurata paljonko laskutuslisiä on veloitettu, ja seurata niitä kuten muitakin tuotteita. Lisäksi laskutuslisä voidaan ohjata omalle kirjanpidon tililleen, perustamalla sille oma tuoteryhmä ja asettamalla tälle tietty kirjanpidon tili. Ohjelma perustaa tuotteen sille nimelle, mikä on asetuksissa sillä hetkellä kohdassa Laskutuslisän nimike. Se voi olla esimerkiksi tilinhoitomaksu. Ohjelma ottaa nimikkeen laskulle aina asetuksesta, ei tuotekortistossa olevasta nimestä. 16

17 Viikonlopulle menevän kassa-alennuksen eräpäivän huomiointi suorituksissa Jos laskun kassa-alennus on ollut voimassa viikonloppuun asti, ja lasku on maksettu seuraavana arkipäivänä, saadaan ohjelma nyt hyväksymään vähennetyn kassa-alennuksen. Tätä varten on ruksi sekä suoritusruudulla, että viitesuoritusten luentaruudulla. Ruksivalinta tallentuu yhteisesti näitä molempia koskien, jotta toiminta on yhdenmukainen suorituksia kirjattaessa eri kautta. Huomautusmaksujen eriyttäminen kirjanpidossa erikseen koron suorituksista Jos kirjanpidossa halutaan eriyttää asiakkaiden esimerkiksi karhuilta maksamista maksuista erikseen huomautusmaksut ja korkomaksut, tämä on nyt helposti mahdollista. Normaalisti korkotuottoihin on kirjattu myös mahdolliset huomautusmaksut. Muutos on laaja ja vaikuttaa moniin kohtiin. Kun erittely otetaan käyttöön, on pakollista asettaa asetuksiin huomautusmaksujen kirjanpidon tilinumero. Erittely asetetaan päälle kohdassa Yleiset asetukset Myyntireskontra Erittele huomautusmaksu erilleen koron suorituksista. Huomautusmaksujen tili asetetaan sen jälkeen kohdassa Yleiset asetukset Tilikartta Huomautusmaksujen tili. Suoritusruudulla, valitsemalla ruksin Näytä monipuoliset kirjausehdot on sen jälkeen mahdollisuus kirjata huomautusmaksu ja korko erikseen. Asiakastietojen avaaminen suoraan suoritusruudulta Kun ollaan kirjaamassa suoritusta, saadaan suoraan asiakkaan tiedot näkyviin Asiakkaan tiedot -painikkeella, ja päästään myös muokkaamaan niitä, poistumatta välillä suorituksesta. Laskulle viivakoodi laskunumerosta Tässä ei ole kysymyksessä pankkiviivakoodi, mutta normaalin paperilaskun oikeaan yläreunaan saadaan tulostettua laskun numero viivakoodattuna. Käyttötarve on mm. laskun hakeminen rahtikirjojen tulostusohjelmaan ilman laskunumeron käsin kirjoittamista. Sitä voidaan soveltaa muihinkin vastaaviin tilanteisiin, jolloin lasku on kädessä, ja laskunumero pitäisi syöttää ohjelmaan, esimerkiksi laskun hyvittämistä tai suorittamista varten. 17

18 Pikatilaustoiminnot Pikatilauksen viitteen ehdottaminen lähetteen, kuitin tai laskun viitteeksi Pikatilauksen viiteteksti voidaan nyt saada siirrettyä pikatilauksesta tehtävän lähetteen, laskun tai kuitin viitteenne- tiedoksi. Tähän pyydetään käyttäjältä aina varmistus, jotta viite siirretään, vain kun se on tarkoituksenmukaista näkyä asiakkaalla. Ruudulla näkyy lisäämisvaiheessa, mikä kyseinen viiteteksti on. Jos viite on syötetty jo ennestään lähetteelle, nähdään myös, mikä vanha viite on, ennen kuin se korvataan. Toiminto laitetaan päälle kohdasta Yleiset asetukset Pikatilaus Ehdota pikatilauksen viitettä viitteenne- kenttään. Pikatilauksen hintojen muuttaminen jälkikäteen Pikatilauksen rivien hintoja voidaan nyt tietyillä ehdoilla muuttaa, toiminnossa Pikatilauksen muuttaminen. Se käynnistyy pikatilausten hallintaruudulta hiiren oikealla. Ehtona on, että riviä ei ole vielä tilattu toimittajalta. Katelaskennan ym. vuoksi jo tilattujen rivien hintoja ei sallita muuttaa. Pikatilauksen toimitustavan siirtäminen automaattisesti siitä tehtävälle laskulle Jos pikatilaukselle on merkitty toimitustavaksi esimerkiksi Postiennakko, tämä tieto saadaan siirtymään automaattisesti siitä tehtävälle laskulle. Tämä valitaan kohdassa Yleiset asetukset Pikatilaus Myynnille automaattisesti pikatilauksen toimitustapa. Pikatilausta muutettaessa, uusia rivejä lisättäessä, ehdottamaan varastosta varaamista Oheinen ruksi on nyt oletuksena päällä myös pikatilausta muutettaessa, mikäli tämä on normaalistikin oletuksena. Lisäoptio: pikatilauksen suoratilaus Lisäoptiona on kehitetty pikatilausten suoratilaus-toiminto. Tällöin pikatilauksen tuotteet ovat kaikki tietyn toimittajan tuotteita, ja kun pikatilaus hyväksytään, ohjelma luo pikatilauksen tuotteista suoraan ostotilauksen näiden toimittajalle. Tilaus voidaan myös lähettää samalla, jos toimittajalle on sähköinen tilausliitäntä. Tällöin vältetään mm. rivien sekoittuminen muihin toimittajan tilausehdotusten tuotteisiin. Ei myöskään tarvita ostotilauspuolelle siirtymistä lainkaan, ja ostotilaukseen saadaan viitteeksi siirtymään pikatilauksen tietoja, eli tieto loppuasiakkaasta. Toiminto on erikoistoiminto, jota voi tiedustella erikseen myynnistä. 18

19 Vientikaupan myyntitoimintoja (sisältyvät perusohjelmaan) Ulkomaisille laskuille y- tunnuksen sijasta tulostumaan VAT id Jotta ulkomaille tehtyihin laskuihin (jotka voidaan lisäoptiolla tulostaa myös englanniksi) saadaan tulostettua Y-tunnus kansainvälisessä VAT numero- muodossa, voidaan tämä nyt määrätä asetuksissa. VAT numero on yleensä muotoa esim. FI , jos normaali Y-tunnus on Jos Alv-numero, englanniksi VAT id on syötetty, se tulostetaan laskuihin silloin kun laskun verollisuustyyppi on joko Veroton EU, Veroton ei EU tai Muualle. Kotimaahan tehtäviin verottomiin laskuihin se ei siis tulostu, tai jos tehdään marginaaliverotuksen alainen lasku, joka ei sisällä normaalia alv:tä. Tämä tieto tulostuu Y-tunnuksen paikalle, eli Y-tunnusta ei tällöin tulostu. Verottomiin laskuihin tulostumaan verottomuuslausekkeet suomeksi tai englanniksi Jos tehdään verotonta myyntiä, niihin tulostuu nyt verottomuustyypin mukaiset lausekkeet. Jos käytössä ovat englanninkieliset tulosteet (lisämoduuli), nämä tulostuvat englanniksi. Lausekkeet tulostuvat seuraavasti: - Jos verottomuuden tyyppinä on Ei EU, tulostuu Alv 0% myynti yhteisön ulkopuolelle tai Export sales. - Jos EU, tulostuu Alv 0% yhteisömyynti tai Intra-Community supply. Muiden verotyyppien kohdalla tulostus tapahtuu entiseen tapaan. 19

20 Tuotteiden hallinnan toiminnot Inventointipäivä lisäsarakkeeksi tuotteiden selausruudulle Tuotteiden hallinta- ja selausruuduille voidaan saada näkyviin inventointipäivä, mm. kiertävää inventointia helpottamaan. Tämä lisätään käyttöön hiiren oikealla, kohdassa Sarakkeet Valitse näytettävät sarakkeet. Otsikkoriviltä kenttää napsauttamalla voidaan tuotteet järjestää inventointipäivän järjestykseen, eli esimerkiksi listata tuotteet, joita ei ole lähiaikoina inventoitu. Tuotteen entisten hyllypaikkojen historia Jos tuotteen hyllypaikkaa muutetaan, voidaan nyt myös myöhemmin nähdä, missä hyllypaikassa tuotetta on ennen ollut. Esimerkiksi ellei tuotetta löydy uudesta hyllypaikasta, sitä voi olla entisessä hyllypaikassa. Tuotteen tietoihin jää tieto entisistä hyllypaikoista, sekä mikä käyttäjä hyllypaikan on muuttanut ja milloin. Tämä historia nähdään tuotteen hyllypaikan kohdalla Entiset- painikkeesta. Historia tallentuu automaattisesti. Rajattujen tuotteiden myynti- ja tarjoushintojen pyöristäminen uusin tavoin Jos tehdään hintamuutoksia, esimerkiksi korotetaan hintoja tietyllä prosentilla, ja sen jälkeen halutaan pyöristää hinnat hintaluokittain tiettyihin tasalukuihin, se onnistuu nyt tuotteiden hallinnan kohdasta Lisätoiminnot, kohdasta Hintojen pyöristäminen. Ensin rajataan halutut tuotteet, esimerkiksi hinnaltaan yli 1000 e, ja edetään sitten eri hintaluokissa. Kun tuotteet on ensin rajattu, sen jälkeen valitaan ensin pyöristystapa valikosta, ja painetaan joko myyntihintojen tari tarjoushintojen pyöristyspainiketta. Jos halutaan pyöristää molemmat, tehdään pyöristys molempiin erikseen. Lisävalintana on pyöristää hinnat aina ylöspäin. Ilman tätä valintaa pyöristys tehdään matemaattisesti lähimpään tasalukuun. Tuotteiden hallinnassa rajaus verokannalla Tuotteiden hallinnassa voidaan rajata tuotteet verokannalla. Ensin valitaan päälle monipuolinen rajaus, ja monivalintarajauksessa, jossa oletuksena on ostohinta- rajaus, valitaan rajaukseksi verokanta. Rajaustarve liittyy mm. alv- uudistukseen. 20

21 Lisää mahdollisuuksia toimintoon Muuta valittuja (tuotteita) Seuraavat muutokset koskevat Tuotteiden hallinnan alareunan Muuta valittuja- toimintoa. Mahdollisuus asettaa myös pakkauskoko useille tuotteille kerralla Jos esimerkiksi tietyssä tuoteryhmässä kaikilla tuotteilla sama pakkauskoko, se voidaan nyt asettaa kerralla, toiminnolla Tuotteiden hallinta Muuta valittuja. Hyllypaikan muuttamisessa mahdollisuus syöttää myös välilyöntejä Toiminnossa on aiemmin estetty välilyöntien syöttäminen kaikkiin kenttiin. Hyllypaikan suhteen tämä on ollut rajoite, joten hyllypaikka-kenttään voidaan nyt syöttää myös välilyöntejä. Fordin hinnaston tuotekoodien erikoiskäsittely Fordin hinnaston erikoisuus on 7/8 merkkiä pitkä tuotekoodi, jossa viimeinen numero kertoo, onko kyseessä vaihtolaite vai normaali uusi varaosa. Jotta voidaan käyttää tuotekoodeja 7 merkkiä pitkänä ilman ylimääräistä nollaa, mutta kuitenkin estää hintojen sekoittuminen vaihtolaitteiden hintojen vuoksi, on tehty tämä erikoisvalinta. Se otetaan käyttöön tulkintaohjeruudulla, Lisäasetukset välilehdellä. Kun ruksataan kohta Jos tuotekoodin viimeinen merkki nolla, jätetään se pois, tulkintaohjeeseen laitetaan, että tuotekoodi luetaan 8 merkkiä pitkänä. Tällöin jos viimeinen merkki on nolla, se jätetään pois, mutta jos se on muu, tulkitaan tuotekoodi normaalisti. Näin sekä uusi tuote, että vaihtolaite tulevat perustettua kortistoon. Oletustoimittajanumeron asettaminen tuotteiden hakuun Kun halutaan, että tuotehakuruudulle mentäessä ohjelma rajaa oletuksena tietyn toimittajan tuotteet, tämä oletuksena käytettävä toimittajanumero asetetaan kohdassa Yleiset asetukset Tuotteet Tuotehaun oletus toimittajanumero. Toiminto soveltuu mm. tilanteeseen, että tuotekortisto on rakennettu siten, että myyntikoodit on perustettu omalle toimittajanumerolleen hinnoittelutuotteiksi, ja myytävä tuote valitaan tuotetyyppivalinnan kautta. 3 vuoteen myymättömien, varastossa olemattomien tuotteiden muuttaminen passiiviseksi Tuotteiden käsittelyä voidaan nopeuttaa huomattavasti toiminnolla, joka muuttaa passiiviseksi ne aktiiviset tuotteet, joita ei ole myyty tai ostettu kolmeen vuoteen, eikä niitä ole enää varastossa. Päättely tehdään tuotteen tiedoissa olevan viimeisen myynti- ja varastoontulopäivän mukaan. Tuotteet ovat siis joko ns. läpimyyntituotteita, tuotteita joita on joskus käsitelty mutta ei myyty, tai muita joiden myyntitilastoissa ei ole enää tietoja (myyntitilastot näytetäänkin normaalisti vain 3 vuodelta), ja jotka voivat näin ollen olla passiivisia, kunnes niitä tarvitaan käyttää seuraavan kerran. Kun aktiivisina tuotteina ovat vain tosiasiassa varastotuotteet ja tai tuotteet, joilla on myyntitilastoja, nopeutuvat esimerkiksi raportoinnit, tilausehdotusten ottaminen ja muut jokapäiväiset toiminnot kuten tuotehaut. Tuotteita, joilla on hälytysrajatietoja, ei muuteta passiiviseksi. Ennen ajoa on syytä ottaa varmuuskopio ja ajon jälkeen lisäksi tarkistaa, että jos käytetään automaattista tilausehdotus- toimintoa, ettei tilausehdotukseen ole tapahtunut muutoksia. Ajo käynnistetään tuotteiden hallintaruudulta Lisätoiminnot- painikkeen alta, Huolto- välilehdeltä, toiminnolla Siirrä passiiviseksi luokitellut tuotteet aktiivisita passivisiksi. 21

22 Hinnastopäivityksen toiminnot Hinnastopäivityksen hintamuutosten raportissa prosenttirajaus Jos halutaan, että hinnastopäivityksen aktiivisten tuotteiden hintamuutosten raporttiin tulostuvat vain muutokset, jotka ylittävät tietyn prosentin, tämä voidaan nyt määrätä asetuksissa. Asetus on kohdassa Yleiset asetukset Tuotteet Hintamuutoksesta raportoinnin prosenttiraja. Tällöin jos asetettu prosentti ylittyy joko myyntihinnan tai ostohinnan muutoksen osalta, tuote tulee mukaan raporttiin. Raportilla näytetään, mikä minimiprosentti on ollut käytössä. Hinnastopäivityksessä tuotteiden näkeminen, joita ei päivitetty estojen vuoksi Jos tuotteille on laitettu ruksivalinta Ei muuteta hintaa hinnastopäivityksessä, näitä hintoja pitää normaalisti manuaalisesti seurata, jos hinnat toimittajalta muuttuvat. Nyt kuitenkin hinnastopäivityksen muutosraporttiin tulee merkintä näistä ohitetuista tuotteista. Tällöin uuden hinnan kohdalla näkyy tähti edessä. Jos myyntihinta lukittu, näkyy *MH, tai jos tarjoushinta lukittu, *TH. Lukittu hinta näytetään suluissa. Hinnastopäivityksessä kampanjahintojen kohdistus tietylle asiakasryhmälle tai asiakkaalle Entuudestaan voidaan ajaa hinnastopäivityksessä käyttöön erilaisia kampanjahinnastoja, jolloin myyntikampanja tulee voimaan tietyksi ajaksi kullekin tuotteelle. Näin voidaan ajaa sisään myös esimerkiksi itse Excelissä tehty kampanjahinnasto. Nyt tällainen kampanjahinnasto voidaan ajaa myös voimaan vain tietylle asiakasryhmälle. Eli kampanja voidaan ajaa esimerkiksi vain omille tukkuasiakkaille vai kanta-asiakkaille. Kampanja voidaan ajaa myös vain tietylle asiakkaalle. Tämä mahdollistaa sen, että jos asiakkaan kanssa on tehty sopimus esimerkiksi 200 tuotteesta tietyin nettohinnoin, nettohinnasto voidaan nyt ajaa sisään asiakaskohtaisiksi nettohinnoiksi helposti käyttöön asiakaskohtaisesti. 22

23 Tietojen hallintatoiminnot Katepohjainen hinnoittelu asiakas- tai asiakasryhmäkohtaisesti Hinnoittelukerrointa voidaan käyttää nyt paitsi tuoteryhmäkohtaisessa tuotteiden hinnoittelussa, myös asiakas- tai asiakasryhmäkohtaisessa hinnoittelussa. Voidaan esimerkiksi määritellä, että tietylle asiakasnumerolle tietystä pääryhmästä tuotteet myydään hinnoittelukertoimella 1,3 ostohinnasta tai keskihinnasta (keskihinnan puuttuessa tällöinkin ostohinnasta). Tällainen tarve voi olla esimerkiksi jos myydään tytäryhtiölle tai läheiselle yhteistyökumppanille, jolloin käytetään nettohinnoittelu- periaatetta. Tämä toimintatapa otetaan käyttöön asetuksella Yleiset asetukset Hinnoittelu Hinnoittelukertoimen käyttö myyntialennuksissa. Kun asetus on päällä, nämä lisävaihtoehdoiksi tulevat näkyviin myyntialennuksen lisäys- ja muuttamisruudulle. Sen jälkeen nämä toimivat normaaliin tapaan hinnoittelussa. Kertoimella laskettu hinta esitetään oletusarvoisesti alennettuna hintana, eli normaalihinnan ja tällä tavoin lasketun hinnan erotus esitetään alennusprosenttina. Jos se halutaan nähdä kiinteänä nettohintana, sen voi muuttaa nettohinnaksi Ctrl + G näppäimellä. Laittamalla päälle Yleiset asetukset Hinnoittelu Esitä kiinteä myyntialennus nettohintana, hinta tulee suoraan nettohintana. Pitää huomioida, että tämä kerroinhinnoittelu on yksi alennusten antamistapa lisää, eli sillä ei voida ohittaa muita määriteltyjä alennuksia. Esimerkiksi jos alennusprosentin kautta annettava alennus merkitsee suurempaa alennusta, ohjelma käyttää aina suurinta alennusta mikä on määritelty. Tuotetyyppikoodilla tulostuksen laajennus koskemaan kaikkia myyntitapahtumia Aiemmin tyyppikoodina tulostaminen on koskenut myynti- ja lähetetulosteita. Nyt sen tulostus on ulotettu myös tarjouksiin, asiakastilauksiin, pikalaskelmiin ja pikatilauksiin. Huomiona, että alkuperäisnumeron tulostaminen on tällä hetkellä toteutettu myynti- ja lähetetulosteisiin. Se lisätään tarpeen mukaan muille tulosteille jatkossa. Tuotteiden ABC- analyysin tekeminen pääryhmittäin 23

24 Pääruudun Tietojen ylläpito- välilehden ABC- analyysissä voidaan nyt tehdä analyysi pääryhmätasolla. Tällöin esimerkiksi ABCluokka A ja numero 1 tarkoittaa sen pääryhmän euromääräisesti myydyintä tuotetta. Tätä tietoa voidaan käyttää avuksi esimerkiksi tilattaessa. ABC- kirjain ja numero näkyy esimerkiksi ostotilausruudulla, kun päällä on asetus Yleiset asetukset Tuotteet ABC analyysi. Ennen ABC-analyysin ajoa voidaan ajaa ruudulla oleva toiminto Päivitä kaikkien aktiivisten tuotteiden pääryhmätieto, joka varmistaa, että kaikilla tuotteilla on ajantasainen pääryhmä tieto, esimerkiksi uusien ryhmittelyjen jälkeen. Asiakkaiden merkitseminen myynnin perusteella aktiiviseksi tai passiiviseksi Tällä toiminnolla voidaan antaa ohjelman määritellä, mitkä asiakkaat merkitään passiiviseksi, sillä perusteella, ettei heille ole tapahtumia määrätyllä aikavälillä, esimerkiksi kolmeen vuoteen. Tällaiset asiakkaat voidaan sitten esimerkiksi jättää pois normaalista asiakashausta, ja rajata pois asiakaspostituksista. Käsiteltävät asiakkaat voidaan rajata asiakasryhmällä. Toimintoa voidaan käyttää myös toisin päin, merkitsemällä ensin kaikki asiakkaat passiivisiksi, ja sen jälkeen muuttamaan aktiiviseksi ne, joilla on tapahtumia määrätyllä aikavälillä. Ruudulla voidaan rajata, huomioidaanko myyntien lisäksi myös se, että asiakkaalle on tehty tarjouksia tai tilauksia. Toiminto käynnistetään kohdasta Tietojen ylläpito Huoltotoiminnot Asiakkaiden määrittely aktiiviseksi/passiiviseksi. Mahdollisuus lisätä uudet asiakkaat oletuksena luottokieltoon Uudet perustettavat asiakkaat saadaan oletuksena luottokieltoon kohdasta Yleiset asetukset Myyntireskontra Uusi asiakas oletuksena luottokieltoon. Tuoteryhmien päivittäminen toimittajlta valmiista tiedostosta Kohdassa Tietojen ylläpito Tietojen päivittäminen on päivitystoiminto FuturSoft tuoteryhmät. Tätä muotoa on nyt saatavilla useilta maahantuojilta. Päivitystoiminto on ollut ennestään, mutta sitä on nyt päivitetty tarpeiden mukaisesti, siten että se ei esimerkiksi enää tulkitse pääryhmätietoa, jota ei toimittajien tiedostoissa ole, jotta olemassa oleva pääryhmä ei nollaannu. Tulkintaohjetta on uudistettu myös muilta osin. Tuoteryhmätiedostoja tullaan jatkossa jakamaan maahantuojien toimesta. Joillakin maahantuojilla on olemassa erillinen muoto, jolloin toimitaan aina toimittajan ohjeiden mukaan. 24

25 Korjaamotoiminnot Asiakaskohtaisen poikkeavan tuntiveloituksen määrittäminen Jos esimerkiksi takuutöiden tai asiakaskohtaisten sopimuksen tapauksessa asiakkaalta pitää aina veloittaa tietty poikkeava tuntiveloitus, eikä siihen sovellu käytettäväksi töiden alennusprosentti, voidaan nyt määrittää tämä tuntihinta. Tämä syötetään asiakkaan tietoruudun välilehdellä Lisätiedot, kohdassa Töiden tuntiveloitus. Vanha AKE- kysely poistunut käytöstä, uuden automaattinen aktivointi Koska vanha AKE- kysely on teknisesti poistumassa käytöstä, aktivoi uusi versio AKE-kyselyn ilman, että salasanaksi syötetään käyttäjätunnus. Nyt jos salasana on tyhjä, ohjelma generoi uuden salasanan automaattisesti. Eli: kyselyt ohjautuvat uuteen palveluun aina ja ilman toimenpiteitä. Mahdollisuus tehdä AKE- kysely automaattisesti kun rekisterinumero syötetään Ajoneuvoruudulla voidaan valita oheinen ruksi, jos halutaan että aina kun rekisteri syötetään ja painetaan Enteriä, halutaan ohjelman tekevän AKE- kysely. Ruksi tallentuu konekohtaisesti. Huoltohistoria- tulosteessa selvitykset ennen tuote- ja työrivejä Käyttäjien yleisestä toiveesta, mikäli huoltohistoriaan tulostetaan myös selvitykset, nämä tulostetaan nyt ennen tuote- ja työrivejä, kuten kuvasta ilmenee. Kaikkien työpaketin rivien määrän muuttaminen kerralla Jos tiettyä työpakettia, johon kuuluvat tietyt osat ja työt, tehdään useita kappaleita, esimerkiksi koneistamoilla, voidaan paketin määrää muuttamalla saada osien ja työtuntien määrä päivittymään suoraan. Tälle on työmääräyksen Työt- välilehdellä hiiren oikealla toiminto. Eli jos pakettiin kuuluu 10 varaosa- ja työriviä, näiden määrät voidaan kertoa kerralla esimerkiksi 2:lla. Toiminto on näkyvissä vain, jos työrivi kuuluu työpakettiin. Rajoitteena on, että työpaketilla ei saa olla samaa tuotekoodia useaan kertaan eli eri riveillä. 25

26 Määräykseltä ostotilaukseen vietävään viitteeseen lisää mahdollisuuksia Työmääräykseltä ostotilaukseen vietävien tuotteiden viitteeseen saa nyt yhdistettyä myös asiakasnumeron ja rivin asentajan tunnuksen. Vaihtoehtoja eri tietoja yhdistelemällä on nyt yhteensä yhdeksän. Esimerkiksi määräysnumero, rekisteri, ja asiakasnumero tiedot kertovat jo varaosasta todella paljon, mihin työlle se on menossa, mihin autoon, kenelle asentajalle, ja jos varaosan kanssa on ongelmia, nähdään heti asiakasnumero, kenelle pitää asiasta soittaa. Asentajaraportti sisäisistä töistä Myös sisäisistä töistä voidaan nyt ottaa asentajakohtainen raportti. Tämä valitaan raporttia otettaessa kohdasta Vain sisäiset myynnit. Työmääräystä hyvitettäessä mahdollisuus syöttää hyvityskommentti Työmääräystä hyvitettäessä ei hyvityslaskulle normaalisti ole mahdollista lisätä tekstiä, kuten miksi hyvitys tai palautus tehdään ym. Nyt voidaan asettaa päälle toiminto, että ohjelma kysyy vapaan kommenttitekstin hyvitystä tehtäessä, joka tulee tuoterivien alkuun hyvityslaskulle. Jos työmääräys laskutetaan uudelleen (sitä ei peruta tai poisteta), tämä kommenttirivi tulee poistaa ennen uudelleenlaskutusta. Toiminto otetaan käyttöön asetuksella Korjaamoasetukset Työmääräyslista Hyvitettäessä kysy hyvityslaskulle lisättävää kommenttitekstiä. Työmääräyksen päivittämisen nettohinnoille rajaaminen käyttöoikeuksilla Työmääräysruudulla hiiren oikealla oleva toiminto Muuta myyntihinnat ostohinnoiksi on nyt näkyvissä vain, jos käyttöoikeustaso antaa luvan ostohintojen näkemiseen. 26

27 Käsin laskutetuksi merkityn työmääräyksen rivien lukittaminen Jos työmääräys on merkitty manuaalisesti laskutetuksi, muuttamalla työmääräyksen tilaksi LASKUTETTU, sen rivit lukitaan nyt samalla tavalla, kuin määräys olisi normaalisti laskutettu. Rivien muuttamista ei siis sallita, eikä uusien rivien lisäämistä. Esto on toteutettu siten, että työmääräys on merkitty laskutetuksi tapahtumanumerolla -1. Työmääräyksen osituksessa omavastuu-kappaleen tulostus ilman tuote- ja työrivejä Työmääräyksen osittamisessa on nyt mahdollista tulostaa omavastuun maksavan asiakkaan kappale ilman, että siihen tulostuu muuta kuin asiakkaan maksama omavastuu summa. Määräyksen loppusumma, työ- ja varaosaerittelyt, koko määräyksen alv summa, sekä tuote- ja työrivit saadaan pois näkyvistä. Tämä valitaan työmääräyksen laskutus / ositus ruudulla ruksilla Tulosta ilman tuote- ja työrivejä. Sama mahdollisuus koskee kaikkia max 3:a määräyksen asiakasta. Työpakettien haku- ja hallintaruudulla sarakkeiden määrittely vapaaseen järjestykseen Työpakettien haku- ja hallintaruudulla on nyt mahdollisuus vaihtaa ruudulla sarakkeiden järjestys, otsikkoriviltä sarakkeita vetämällä haluttuun järjestykseen, siten että tämä järjestys myös tallentuu pysyvästi. Tallentaminen tehdään hiiren oikealla tutulla toiminnolla Sarakkeet Aseta nykyiset sarakeleveydet oletukseksi. Ainoastaan tällä ruudulla tallentaminen koskee siis myös sarakkeiden järjestämistä. Näin voidaan muuttaa, että listalla on ensin ajoneuvon merkki, malli, huollon nimi ja summa jne. Työmääräyksen selvityskentän automaattinen rivitystoiminto Jos työmääräykselle on tapana kirjoittaa pitkiä selvityksiä, ja kirjoittaa teksti ns. putkitekstinä, ilman että rivin jälkeen painetaan Enter, eli rivitetään teksti, tulostuu selvitys eri tavalla tulosteesen ja esimerkiksi määräyksestä tehtävään mahdolliseen määräyslähetteeseen ja siitä tehtävään koontilaskuun. Koska tarkoitus on, että teksti on rivitettyä, voidaan nyt laittaa päälle kuvan ruksivaliinta Lisää rivinvaihdot tarvittaessa. Tällöin kun määräys tallennetaan, ohjelma rivittää tekstin niin, että ruudulla tehty rivitys jää voimaan. Tämä siis tarkoittaa, ettei tekstimassa levene ja kapene sen mukaan, miten leveä tila kussain tulosteessa on varattu tekstinä. Ruudulla oleva tila tekstissä on myös nyt asemoitu yhtä leveäksi, kuin mahtuu määräystulosteella. Ellei tätä ruksia laiteta päälle, vaarana on, että laskulta jää pois osa tekstistä, tärkeitäkin merkintöjä, koska laskulle mahtuu aina tulostumaan vain määrätty määrä merkkejä. Perutut työmääräykset ajoneuvon tietoruudulla ja huoltohistoria- ruudulla punaisella 27

28 Peruuta- toiminnolla perutut työmääräykset näkyvät nyt punaisella huomiovärillä sekä ajoneuvon tietoruudulla, että huoltohistoriassa. Näin ei vahingossa saada käsitystä, että kyseinen huolto tai korjaus olisi tehty. Määräyksen tulostaminen tilannekohtaisesti ilman tuotekoodeja Työmääräys voidaan tulostaa tarpeen mukaan tulostusvaiheessa joko tuotekoodeilla tai ilman. Asetuksessa Tulostusasetukset Korjaamotulostus Tulosta työmääräys ilman tuotekoodeja on uutena vaihtoehtona Valinta tulostusruudulla. Tällöin työmääräyksen tulostusruudulla näkyy tälle valintaruksi. Määräyksen tulostaminen tilannekohtaisesti ilman ajoneuvotietoja Työmääräyksen tulostusasetuksissa on asetus Määräyksen tulostus valinnaisesti ilman ajoneuvotietoja. Kun tämä on päällä, työmääräyksen tulostuskyselyssä on valintaruksi Älä tulosta ajoneuvotietoja. Tällöin tulosteelta jätetään pois rekisterinumero, valmistenumero, merkki, malli ja vuosimalli. Tulostetta asemoidaan samalla muutenkin, jotta tulosteelle ei jää paljoa tyhjää tilaa. Vapaasti määriteltävät lisäkentät ajoneuvolle Lisätiedot 3 -kohdassa Ajoneuvon tietoruudulle saadaan näkyviin uusi Lisätiedot 3- välilehti, jolle lisättävät kentät ovat käyttäjän vapaasti määrättävissä. Kentät lisätään kohdassa Korjaamoasetukset Korjaamon oletustiedot Ajoneuvon lisätietojen otsikot. Tässä kunkin kentän alkuun ja loppuun laitetaan lainausmerkit ( ) ja väliin puolipiste (;). Ajoneuvon tietoihin asiakasnumeron lisäksi auton haltijan nimi ja puhelin Ajoneuvon tiedoissa on asiakkaan kohdalla kentät Haltija ja puhelin. Näitä tarvitaan kun saman asiakasnumeron alla on useita ajoneuvoja ja näiden käyttäjiä. Kun nämä tiedot syötetään ajoneuvokohtaisesti, tulee puhelinnumero myös automaattisesti työmääräyksen poikkeavaksi matkapuhelinnumeroksi (määräyksen Lisätiedot- välilehdellä). Tietoihin tulee ruutukuvasta poiketen lisäksi ruksivalinta, onko annettu puhelin on matkapuhelin, eli siihen voi lähettää tekstiviestit. Muussa tapauksessa sitä ei siirretä poikkeavaan matkapuhelinnumeroon. 28

29 Työkalenteri Työkalenterissa työn helpompi liittäminen ajanvaraukseen Työkalenterissa hiiren oikealla käynnistävässä toiminnossa Liitä varaus työmääräykseen voidaan nyt rajata määräyksiä määräysnumerolla, rekisterillä, asiakasnumerolla sekä työn tilalla. Lista voidaan järjestää esimerkiksi sarakeotsikoista napsauttamalla haluttuun järjestykseen. Työkalenterissa Osat tilattu tiedon näyttäminen Ratkaisuksi tarpeeseen, että kun asentajia on paljon rinnakkain, ja sarakkeet ovat kapeat, ei teksti Osat tilattu mahdu näkyviin, on tehty tähti- merkki (*) näkyviin varauksen otsikkotiedoissa. Tämä näkyy myös selitteenä ruudulla. Vaikka merkintä on pieni, jolloin se ei vie tilaa muilta tiedoilta, näkee työnjohtaja siitä kyseisen asian. Työkalenterissa oma väri tarkistettu tilassa oleville töille Työkalenterissa on tarkistettu- tilassa olevien työmääräysten varauksille oma vaaleanvihreä värinsä. Ominaisuus on toteutettu myös tuotantoversioon sen uusimmassa versiossa. Ajanvaraus- lapun tulostaminen asiakkaalle, sekä A4- että kuittikirjoitin koossa Ajanvarauksesta voidaan nyt tulostaa asiakkaalle muistilappu, kun asiakas varaa ns. tiskin yli huoltoajan. Jos käytössä on kuittikirjoitin, tulostus ohjautuu automaattisesti kuittikirjoittimelle, muussa tapaukessa tulostuu A4- tuloste. Tulosteella näkyy korjaamon tiedot, vapaasti määritettävä huomautus teksti, varauksen päivä ja kellonaika, sekä jos ajanvaraukseen on liitetty ajoneuvo tai asiakas, niin myös ajoneuvon rekisteri, merkki ja malli sekä asiakkaan nimi. Tulosteen otsikko ja sille tulostuva vapaa teksti määritellään asetusten kohdassa Lisäasetukset Ajanvaraus. 29

30 Ostotoiminnot Mahdollisuus hakea hälytysraja- ehdotus useilta rajatuilta toimittajilta kerralla Automaattinen lisääminen- toiminnossa, jossa haetaan hälytysrajan alittavat tuotteet tilattavaksi, voidaan rajata nyt kerralla useita toimittajia, erottamalla nämä TAI komennolla, esimerkiksi toimittajanumeron on oltava 1 TAI 2 TAI 3. Aikaisemmin tämä on voinut toimia, ellei tuotteita ole tilattu tuotetyypin mukaisesti, joka yleensä aiheuttaa toimittajan vaihtumisen alkuperäisestä. Varastoontulossa mahdollisuus merkitä loput tuoterivit perutuiksi Jos varastoontulossa halutaan ensin syöttää saapuneet tuotteet, ja sen jälkeen merkitä loput kerralla perutuiksi, tämä onnistuu nyt painikkeella Merkitse käsittelemättömät perutuiksi. Voidaan myös valita kuvan ruksivalinnalla, että tämä tehdään automaattisesti kun tilaus kirjataan varastoon. Hintahistoriaan näkyviin tuotteen toimittajan rinnalle ostotilauksen toimittajanumero Hintahistoriaan Ostot- välilehdelle voidaan saada näkyviin tuotteen toimittajanumeron rinnalle sen toimittajan numero, keneltä tuote on kyseisessä ostotilauksella ostettu. Tämä on tarpeen, jos tuotteita tilataan useilta toimittajilta samalla tuotekoodilla. Tämä lisätään näkyviin hiiren oikealla, kohdasta Lisäsarakkeet. Pieniä muutoksia ostotoimintoihin - Myös varastoontulossa tulostettaessa pikatilauskopio A4 tulostimelle, tulostuu nyt viivakoodi, jos kyseinen asetus on päällä. Viivakoodin tulostus koski aikaisemmin pikatilausta tehtäessä tulostettavaa pikatilausta. 30

31 Tekstiviestit asiakkaille, joiden tilaama tuote ei saapunut Yleistä Toiminto kuuluu vakiona tekstiviestitoimintoihin. Ellei tekstiviestitoimintoja ole ennestään, niiden avausmaksu on 40 e+alv. Toiminto otetaan käyttöön varastoontulossa valitsemalla ruksi Tekstiviestit asiakkaille joiden tilaus saapui nollana. Luonnollisesti tämä koskee vain asiakkaita, joiden pikatilaukseen on syötetty asiakkaan matkapuhelinnumero. Lisäksi vaaditaan että heille on sovittu tekstiviestin lähettämisestä saapuessa, eli viestit eivät lähde kuin asiakkaille, jotka odottavat tekstiviestiä. Viesti lähtee kustakin pikatilauksesta maksimissaan kerran, eli jos tilauksessa on vaikkapa 3 toimittajan tuotteita, ja niitä kirjataan varastoon 2:ssa erässä, asiakas ei saa samasta pikatilauksesta useita viestejä. Saapumisviestikin lähtee nimittäin vain kerran, kun kaikki tuotteet ovat saapuneet. Jos tavarat lopulta saapuvat, asiakas saa silloin luonnollisesti saapumisviestin.jos saapumattomia pikatilausten rivejä on, joille tekstiviestit on sovittu, avautuu varastoontulon hyväksymisen jälkeen seuraava ruutu. Ruudun toiminnot ovat seuraavat - Listalla näkyvät asiakkaat, joille on lähdössä viesti. Viestin lähetyksen voi estää poistamalla ruksin rivin edestä. - Matkapuhelinnumeroa voi vielä ruudulla muokata, jos se halutaan esimerkiksi poikkeavaan numeroon tai numero oli väärä - Perustietojen jälkeen tulee viestin perusosa sekä muutettavissa oleva osa. Ohjelma luo perusosan pikatilauksen tuotteesta, tai jos tuotteita oli useita, lisää perään ja 3 muuta tuotetta. Tällöin viestissä kerrotaan ensimmäisen tuotteen nimi, jotta asiakas tietää/muistaa, mitä tavaraa viesti koskee. Tämä teksti rajataan 25 merkkiin, jotta viestin kaikki osat mahtuvat 160 merkkiin - Sen perässä on muokattavissa oleva osa. Se on oleellinen asia, ja sitä voi ruudulla muokata vapaasti, sekä siihen voi tehdä omia vakiotekstejä. - Ruudun alareunassa on valinta, tuleeko perusosa loppuun vai alkuun. Useimmiten sen on paras tulla viestin loppuun (oletus) - Alareunasta voidaan muokata käyttöönottovaiheessa loppuun tuleva osio, joka on yleensä tervehdys ja yrityksen tiedot. Vieressä olevalla painikkeella se tallentuu oletukseksi. Viestipohjien muokkaaminen Ruudun alareunasta voidaan avata viestipohjien muokkausruutu. Ruudulla kannattaa tehdä valmiiksi yleisimmin käytetyt vakiotekstit, riippuen eri tilanteista, joita voi tulla vastaan, miten halutaan asiakkaalle informoida. Ensimmäinen on näistä aina oletusteksti. Vanhan tekstin voi kopioida uuden pohjaksi värjäämällä sen ja painamalla Ctrl+C. Tyhjälle riville sen voi sitten palauttaa painamalla Ctrl+V. 31

32 Tälle ruudulle pääsee myös varastoontulon pääruudun alareunasta, painikkeesta puuteviestipohjat. Vapaan tekstin valinta viestipohjista ja muokkaaminen Kun viestipohjat on syötetty, pohjan valinta tapahtuu napsauttamalla hiirellä muutettavissa olevaa osaa, jolloin tulee näkyviin nuoli alas- painike. Lisäksi tekstiä voi suoraan muokata ruudulla. Uudet viestipohjat tulevat näkyviin heti kun ne on lisätty. Asiakashinnastojen teko Asiakashinnaston teko tuotetyyppikoodein Jos yritys käyttää myynnissä tuotetyypin koodia normaalin tuotekoodin sijaan, voidaan nyt myös asiakashinnasto tehdä tyyppikoodein. Esimerkki: kaikkien toimittajien yhteensopiva jarrupala myydään tyyppikoodilla 12345, joka on esimerkiksi tietyn toimittajan tuotekoodi, alkuperäisnumero tai itse tehty numero. Tällä tavalla hinnasto voidaan tehdä em. tuotekoodilla Jos halutaan toimia niin, että myynti tehdään tyyppikoodeilla, laitetaan asetus Yleiset asetukset Tuotetyypit Tyyppikoodilla myyminen=oletuksena. Jos hinnasto tehdään tyyppikoodein, tyyppikoodi viedään aina, kun tuote kuuluu tuotetyyppiin, muussa tapauksessa tuote jätetään kokonaan pois hinnastosta. Tällöin hinnaston teon jälkeen ohjelma kertoo, montako tuotetta on jätetty pois hinnastosta. Näin hinnastoon ei pääse tulemaan sekaisin tuotekoodeja ja tyyppikoodeja. Valinta tehdään hinnaston tekoruudulla valintakohdassa Tuotekoodi / Tyyppikoodi. Hinnaston rajauksissa on huomioitava, että hinnastoon tulevat kaikki tuotetyyppiin kuuluvat tuotteet, mutta vain viimeisin niistä jää voimaan, kun hinnasto päivitetään. Yleensä tällöin hinnoittelu tapahtuu hinnoittelutuotteen perusteella, jolloin kaikille tuotetyypin tuotteille tulee hinnaksi sama hinnoittelutuotteen hinta. Ei- varastotuotteiden merkitseminen hinnastossa Tuotteille, joilla ei ole hyllypaikkaa, eli jotka eivät ole varastotavaraa, voidaan lisätä tuotenimeen määrätty merkintä eteen, josta asiakas tietää, että sillä on pidempi toimitusaika. Tuotenimi kun on kenttä, jonka jokainen ostaja näkee järjestelmässään, ilman monimutkaisia merkintöjä. Etuliite voi olla esimerkiksi *, T, TT tms. Perään kannattaa laittaa välilyönti merkki. Tämä valinta ja alkutunnus tallentuvat konekohtaisesti muistiin. Kohta on hinnaston tekoruudulla. 32

33 Raportointi Raporttien ottaminen verottomin summin Raportin ulkonäkö- välilehdellä voidaan nyt valita tietyissä raporteissa, otetaanko summat verollisina vai verottomina. Vainta tapahtuu hintojen esitystapa-valinnasta (kts. kuva). Valinnaisuus edellyttää, että raporttimalli mahdollistaa verottomat hinnat. Verottomuus koskee ensisijassa raportteja, jotka muodostetaan tuoterivitasolla, jolloin jokaisella rivillä on tiedossa rivin verokanta. Verottomuus- valinta voidaan tallentaa pysyväksi oletukseksi tallentamalla raportin ulkonäköasetukset (kts. kuva). Jos summa raportilla on esitetty verottomana, se näytetään sarakeotsikon alapuolella kuvan mukaisesti. Teknistä tietoa: valinta merkitsee, että jos raportille on määritelty lisäfunktio- kenttään veroton- funktio, esimerkiksi veroton (myr_verokanta) niin valittaessa raportin ottaminen verottomana, tätä muunnosta käytetään, muutoin ei. Tuotemyyntianalyysiin myyjärajaus, luettelokoodirajaus, kerralla useita ryhmiä ja toimittajia Tuotemyyntianalyysiä voidaan nyt käyttää monella tavoin monipuolisemmin. Analyysi voidaan rajata myyjällä, eli voidaan verrata tietyn myyjän myyntiä kahden kauden välillä. Lisäksi rajaus voidaan tehdä luettelokoodilla, joka mahdollistaa erikoisrajaukset, esimerkiksi luettelokoodiin voidaan laittaa jokin merkki, kuten P tai * jos tuote on poistunut, jolloin tällaiset tuotteet voidaan rajata raportilta pois tai ottaa raportti vain niistä. Lisäksi voidaan rajata raportti kerralla useita pääryhmistä. Siinä voidaan käyttää joko syntaksia esim. 100 TAI 101 TAI 102 TAI 103. Toinen vaihtoehto on käyttää esim. >200 ja <220. On kuitenkin huomattava, että tällöin raportille tulee myös pääryhmä 21, jos sellainen on, tai vaikkapa 2001, eli pääryhmän koodi on merkkipohjainen tieto, ja rajaus sen takia aakkosellinen. Sama useista ryhmistä rajaaminen on lisäksi nyt käytössä myös toimittajille, seurantaryhmille ja alennusryhmille. Tuotemyyntianalyysiin näkyviin rajausehdot ja esimerkiksi asiakkaan nimi Jos tuotemyyntianalyysi rajataan asiakkaalla, asiakasryhmällä, myyjällä, toimittajalla tms. niin raportille tulevat näkyviin sekä näiden numero/koodi, että nimi. 33

34 Muutoksia asiakkaiden ostovertailu- raporttiin Asiakkaiden ostovertailu otettiin aiemmin asiakkaista, joilla oli ostoja ensimmäisellä valitulla aikavälillä. Nyt raportti on uudistettu niin, että mukaan tulevat myös asiakkaat, joilla on ostoja jommallakummalla aikavälillä. Eli jos asiakas on alkanut ostaa vasta äskettäin, tämä asiakas tulee mukaan raportille. Tallennushakemiston valinta pdf- ja Excel muotoon viedyille raporteille Raporttien tallentamisessa Excel- ja PDF- muotoon voidaan määrätä konekohtaisesti minne nämä tallentuvat. Oletuksena ne tallentuvat ohjelman asennuskansion alle Excel ja Pdf alikansioihin (esimerkiksi c:\program files\autofuturpro\pdf\raportit). Nyt voidaan määrätä nämä tallentumaan esimerkiksi verkkoon jaettuun kansioon tai Windowsin työpöydälle, jatkokäsittelyn tai arkistoinnin helpottamiseksi. Nämä asetukset voidaan määritellä kohdassa Tulostusasetukset Tulostus Excel-tulosteiden tallennushakemisto ja Tulostusasetukset Tulostus Pdf- tulosteiden tallennushakemisto. Excel- ja PDF- viennit kuuluvat täysversioon (sekä plustoimintoihin). Kokonaismyynnin vertailuraportissa edellisvuoteen päivätason huomiointi Kun otetaan myynnin vertailuraportti edellisvuoteen, päävalikon kohdasta Myynti Raportit, voidaan huomioida, että myynti lasketaan edellisvuodelta vain kuluvaan päivään saakka. Näin voidaan verrata myös kuluvaa kuukautta suhteessa edellisvuoteen. Kentän lisääminen raportille helposti (kentän nimellä haku) Kun raportille halutaan lisätä jokin uusi kenttä (kuvan esimerkissä asiakaslistalle halutaan lisätä puhelinnumero), tämä käy nyt nimihaulla. Raportin kenttälistalla on hakukenttä, johon kirjoittamalla esimerkiksi puhelin, ohjelma siirtyy sillä alkaviin kenttiin. Windows 7 yhteensopivuus Excel- viennissä Excel- viennin tuottamat Excel- tiedostot ovat nyt yhteensopivia Windows 7:n kanssa. Aiemmin Windows 7- koneessa tuotettu Excel-tiedosto aukesi kyllä ongelmitta vanhemmassa käyttöjärjestelmässä, mutta ei Windows 7:n koneen Excelissä. Tämän mahdollistamiseksi ohjelmassa on siirrytty uuteen Excel- liitäntäkomponenttiin. Muutoksia raportteihin Ostoreskontran avoimet laskut / pv raportti Raporttiin lisätty kunkin ostolaskun päivämäärä, sekä raportin otsikkoon, miltä päivältä avoin tilanne on. Suorituslista, Suoritukset maksutavoittain ja Suoritusluettelo (ei kirjanp.) Lisätty huomautusmaksu-kentät (Huom.m.) ja tiivistetty kaikkia tietoja, että uusi kenttä mahtuu. 34

35 Tuoterivien siirto muistilappu-toiminnolla Yleistä ja rivien tallentaminen Tällä toiminnolla voidaan myynti-, lähete- ja ostotilausruuduilla valita ruudun riveistä halutut rivit ja siirtää ne automatisoidusti toiseen tapahtumaan tai kokonaan toiseen tietokantaan (kuten yrityksen toiseen toimipisteeseen tai toiseen yritykseen). Eli esimerkiksi kun asiakkaalta kirjataan hänen tilaamansa tuotteet, voidaan avata ohjelma toisesta toimipisteestä, ja siirtää tietyt rivit siellä lähetteelle, ja poistaa ne toisen toimipisteen ruudulta. Rivit merkitään pitämällä Ctrl pohjassa, ja merkitsemällä rivit hiirellä. Valitut rivit tulevat näkyviin sinisellä taustalla. Tämän jälkeen rivit tallennetaan toiminnolla Tallenna valitut rivit muistilapuksi. Tämä löytyy Lisätoiminnot- painikkeen alta. Lisätoiminnot- valikosta valitaan, poistetaanko tallennetut rivit ruudulta. Valinta tallentuu konekohtaisesti. Rivit on siis mahdollista myös jättää, jolloin toiminto toimii rivien kopioinnin työkaluna. Jos halutaan tallentaa kaikki ruudun rivit muistilapuksi ilman rivien valintaa, voidaan painaa suoraan Ctrl+Shift+1. Valikosta voidaan myös valita kaikki rivit kerralla tai nollata valinnat (kts. kuva). Rivien hakeminen Sen jälkeen vaihdetaan toiseen toimipisteeseen/yritykseen, ja painetaan Lisätoiminnot- kohdasta löytyvää Hae rivit muistilapulta toimintoa. Tälle on pikanäppäin Ctrl+2. Jos muistilappuja löytyy tallennushakemistosta vain yksi, haetaan muistilappu suoraan. Jos lappuja on useampia, tai ei yhtään, avautuu hakuruutu. Jos halutaan avata joka tapauksessa hakuruutu, voidaan painaa näppäinyhdistelmää Ctrl+Shift+2, jolloin ohjelma ei siis hae muistilappua suoraan, vaikka löytyy vain yksi. Muuta Muistilaput ovat siis keskenään yhteensopivia, eli rivit voidaan laittaa talteen muistilapuksi esimerkiksi läheteruudulla, ja hakea nämä rivit sen jälkeen esimerkiksi ostotilausruudulle. On kuitenkin huomioitava, että hintalapussa hinnat siirtyvät aina sellaisenaan, eli osto- ja myyntipuolen välillä hinnat pitää huomioida. Kun muistilappuja haetaan ja niitä on useampia, tiedostonimi kertoo, missä toiminnossa ja milloin muistilappu on tallennettu. Ohjelma kertoo tiedostonimen myös kun muistilappu tallennetaan. Tiedostot tallentuvat ohjelman asennushakemiston alla olevaan muistilaput- kansioon. Tiedostonimen alku kertoo miltä ruudulta rivit on tallennettu, sitten tulee käyttäjätunnus, päivämäärä ja kellonaika. Samalla minuutilla saman käyttäjän tallentama muistilappu tallentuu entisen päälle. 35

36 Sähköinen laskutus: ipost laskutus Tilisiirtotietojen asemointi SEPA lomakepohjalle Jos käytössä ei ole yrityskohtaista lomakepohjaa, vaan yrityksen tiedot tulostetaan ns. blankkopohjalle, voidaan tällä asetuksella asemoida tiedot uudelle lomakepohjalle. Asetus on Lisäasetukset ekirje Asemoi tilisiirto-osan tiedot SEPA lomakkeelle. Selvitys- ja huomautuskenttien rivimäärän suurentaminen Koska työmääräyksillä selvitys- ja huomautustekstiä voi syöttää rajattoman määrän, on ipost/ekirje laskuille jouduttu toteuttamaan rajoitus, että normaalisti selvityksiä ja huomautuksia tulostetaan 5 ensimmäistä riviä. Koska nykyään kuitenkin käytetään usein tilisiirrotonta lomaketta, jossa mahtuu enemmän rivejä sivulle, voidaan tätä rivirajoitetta nyt muuttaa aina 15:een riviin asti asetuksella kohdassa Lisäasetukset ekirje Rivirajoite selvitys- ja huomautuskentille. Suora laskujen lähettäminen, kun aineisto muodostetaan Ruudulla on ruksivalinta aineiston muodostuksen vieressä: Ehdota aina lähettämistä. Näin ei tarvitse painaa erikseen lähetystä, eikä lähetys pääse unohtumaan. Ruksi ei ole oletuksena päältä, ja se tallentuu konekohtaisesti. Lähetysvaihtoehtona Itellan Herald- lähetysohjelma ipost aineistojen lähettämiseen voidaan käyttää nyt myös uudempaa Herald- lähetysohjelmaa, jossa on useita parempia ominaisuuksia. Lähetettävä ohjelma valitaan lähetyspainikkeen vierestä, ja valinta tallentuu konekohtaisesti. Uusi Herald- ohjelma asentuu päivityksen mukana. Sen käyttöönotto vaatii vain muutamien omien yritystietojen syöttämisen ja se on valmis käyttöön. Mahdollisuus ipost /ekirje lokitiedoston poistamiseen ipost/ekirje lokitiedostoa kirjoitetaan jotta voidaan myöhemmin varmistua, mitä on lähetetty ipost palvelun kautta, esimerkiksi mikäli asiakas kertoo, ettei ole saanut laskua. Lokitiedosto vie aikaa myöten paljon kiintolevytilaa, joten ruudulla on toiminto Nollaa ekirje lokitiedosto. Samoin ruudulla on painike Avaa loki. Lisäksi ruudulla näkyy lokitiedoston koko. Näkyvissä lähetettävien laskujen, karhujen tai korkolaskujen lukumäärä Laskujen kappalemäärä näkyy ruudulla, kun rajauksia muutetaan. Näin ei vahingossa tule rajattua esimerkiksi 300 laskua, kun tiedetään että laskuja on tehty vaikkapa 100. Jos laskuja on paljon, eivätkä ne mahdu kerralla ruudulle, vältytään vääriltä rajauksilta, ja virheiltä laskujen lähettämisessä, jos esimerkiksi jonkun laskuerän lähettäminen on aiemmin jäänyt kuittaamatta. Varmistustoimintoja estämään käyttövahinkoja 36

37 Jos muodostettavan laskun päiväys on yli 4 pv, tulee siitä kuvan mukainen varoitus. Näin vältetään vanhojen laskujen lähettäminen vahingon seurauksena esimerkiksi toiseen kertaan. Aineisto jätetään kokonaan muodostamatta, jos se sisältää yhdenkin vanhan laskun, ja tähän vastataan Ei. Jos kuittaukseen Onnistuiko lähetys vastataan vahingossa Ei, on mahdollista, että laskut tulevat lähetettyä kahteen kertaan (esimerkiksi seuraavassa laskutuksessa). Sen vuoksi tämän vaihtoehdon valitsemiseen on tehty varoitus. Jos varmistuskysymykseen vastataan Ei, laskut merkitään lähetetyksi, ja tästä tulee ruudulle vielä erikseen ilmoitus. Sähköinen laskutus: Finvoice verkkolaskutus Mahdollisuus välittää viitteemme- kenttä verkkolaskuihin Koska Finvoice- standardissa ei ole viitteenne eli ostajan viite- kenttää erillisenä, on tehty mahdollisuus, että tämä Viitteemmekentän tieto, johon voi tulla esimerkiksi asiakkaan vakioviite, tulee Myyjän viite kenttään yhdessä Viitteemme kentän kanssa. Toisena vaihtoehtona on, että se viedään laskun vapaaseen tekstiin (standardissa FreeText ). Oletuksena se menee nyt aina vapaaseen tekstiin, ilman toimenpiteitä. Tämä on siis muutos, joka tapahtuu vakiona. Poikkeus on, että jos käytössä on Factoring laskutus (esim. Nordean laskuluotto), viitteenne ei välity, koska kentässä välitetään muuta tietoa. Kuvassa (yllä) viite menee vapaaseen tekstiin. Vapaassa tekstissä tulee ensin otsikkona Ostajan viite: ja perään viitteenne. Tässä kuvassa on valittu tapa Myyjän viitekentän alkuun. Jos kenttä ei mahdu yhdelle riville, verkkolasku rivitetään ruudulla useammalle riville. Eli viitteen pitäisi välittyä tässäkin tapauksessa koko pituisena vastaanottajalle. Operaattorien ja pankkien välittäjätunnukset näkyviin valikossa Koska monet asiakkaat ilmoittavat operaattorinsa tai pankkinsa käyttäen sen välittäjätunnusta eli BIC/SWIFT tunnusta, eikä tiedoista selkeästi ilmene, mistä operaattorista on kyse (esim. HELSFIHH) ja operaattorien nimetkin vaihtuvat toisinaan (Itella=Elma), niin valikossa näkyy nyt nimen perässä tämän tunnus. 37

38 Uusia toimitustietoja Finvoice- laskulle Laskun otsikkotason toimitustapa ja toimitusehto välitetään nyt verkkolaskulle sille määriteltyihin kenttiin. Tämä koskee tehtäessä ns. suoria laskuja. Tehtäessä lasku lähetteen kautta toimitustapa tulee lähetteen erittelyriville, lähetekohtaisena tietona. Nämä tiedot näkyvät Finvoice- laskun alaosassa. Osapuolen tunnisteen vieminen verkkolaskuun (pakollinen osalla laskun vastaanottajita) Erityisesti tietyt valtion laitokset joilla on useita toimipisteitä, ja joiden operaattori on Itella, ovat tarvinneet verkkolaskuille vastaanottajan OVT- tunnuksen välittämisen verkkolaskulle tietyissä kentissä. Nyt asiakkaan OVT- tunnus voidaan välittää kentässä ns. osapuolen tunniste, eli PartyIdentifier (InvoiceRecipientPartyIdentifier). Tämä viedään vain, jos asiakkaan tunnistustapana on OVT- tunnus, koska muuten ko. tietoa ei yleensä ole asiakkaan tiedoissa. Tämä asetus on oletuksena päällä, ja se on kohdassa Lisäasetukset Finvoice, kuvan mukaisella nimellä. Laskulle vietävät tiedot valittavissa tarkemmin Asetuksilla voidaan nyt valita tarkemmin, mitä tietoja laskulle viedään. Valinnaiset tiedot ovat: - Asiakkaan yhteyshenkilö - Asiakkaan sähköpostiosoite - Laskuttajan nimi (Finvoicessa termi on myyjän yhteyshenkilö) Aiemmin nämä tiedot ovat menneet vakiona. Valinnat tehdään kohdassa Lisäasetukset Finvoice. Tiettyjen asiakkaiden laskujen ohjaaminen eri lähetystiedostoon Jos osalle asiakkaista, esimerkiksi tytäryhtiöille, laskut lähetetään suoraan ilman pankin kautta lähettämistä, voidaan asiakkaan Finvoice tiedoissa nyt määritellä asiakaskohtaisesti poikkeava tiedosto, johon tämän asiakkaan laskut muodostetaan, kun Finvoice aineistot muodostetaan. Ohjelma siis erittelee näiden asiakkaiden laskut eri tiedostoon. Samassa laskutuksessa voi siis syntyä useita eri tiedostoja. Pieniä parannuksia verkkolaskutukseen Ohjelma suodattaa kielletyt merkit pois aineistosta, ennen sen muodostamista. Kielletyt merkit ovat merkkejä, joita ei voida teknisesti välittää verkkolasku-sanomassa, koska ne eivät kuulu standardi- merkkeihin. Näitä ovat mm. eurosymboli, ¼ ja vastaavat, joita voi olla tullut tuotenimiin toimittajien hinnastoissa. Tällaiset merkit ovat aikaisemmin voineet aiheuttaa ongelmia. 38

39 Monimyymälätoiminnot Sivutoimipisteen varastokyselyssä toimipisteen myyntimäärien näyttäminen Kyselyyn saadaan hiiren oikealla lisättyä näkyviin lisäsarakkeiksi myyntitilastot. Näin jos päätoimipiste esimerkiksi suorittaa tilaukset toimittajille, nähdään tuotteen menekki kaikissa myymälöissä kerralla. (Toiminto on mukana myös tuotantoversiossa). Sivutoimipisteen varastokyselyssä varausten näyttäminen Sivutoimipisteiden varastokyselyssä välittyy nyt saldon perässä tieto mahdollisista varauksista. Näin nähdään todellinen vapaa varastotilanne kussakin sivutoimipisteessä. Pikatilauksen rivin tilaaminen omalta sivuliikkeeltä Kun ollaan tekemässä pikatilausta, ja halutaan tilata asiakkaalle tuote omasta sivuliikkeestä, tuotteen toimittajan sijasta, voidaan pikatilauksen rivillä vaihtaa toimittaja johonkin sivuliikkeeseen sarakkeesta Tilataan toimittajalta (kts. kuva). Tällöin tuote menee oman sisäisen toimittajan tilausehdotukselle tilauskirjaan. Sieltä se voidaan tilata sivuliikkeellä Online toiminnoilla. Ensin toimittajakortistossa merkitään toimittajat, ketkä ovat sisäisiä toimittajia. Ruksivalinta on toimittajan tietoruudun Yleiset- välilehdellä. Toiminto on sidottu rekisteröintikoodiin Lisäoptio 8. Muiden toimipisteiden saldojen kysely tuoteriveiltä Tällä toiminnolla voidaan tehdä kaikista myynti- ja läheteruudun tuoteriveistä suora varastokysely, onko tuotteita muissa toimipisteissä varastossa. Varastosaldot tulevat uuteen sarakkeeseen ruudulle, joka on Varastossa- sarakkeen jälkeen (valinnainen sarake, joka ei välttämättä ole näkyvissä). Kysely tapahtuu funktionäppäimellä Ctrl+F8. Toiminta laitetaan päälle kohdasta Lisäasetukset Sivuliike Näytä sivuliikkeiden varastosaldo sarake. Lähete-, myynti- ja työmääräysruuduilla voidaan nyt suorittaa varastokysely kerralla kaikille ruudun tuoteriveille. Sisäisen lähetteen kirjaaminen automaattisesti vastaanottavan toimipisteen varastoon Normaalisti sisäisen lähetteen teossa syntyy ostotilaus, joka jää odottamaan sivutoimipisteessä tavan kirjaamista varastoon. Nyt voidaan asettaa varastoontulo tapahtumaan automaattisesti. Kirjaaminen tapahtuu ilman välivaiheita, tilauksen määrillä ja hinnoilla (hinnat määritellään asetuksella, ovatko ne ostohintoja, keskihintoja tms.). Myös se, kirjautuuko saapumispäivä tuotteen viimeiseksi ostopäiväksi, valitaan entiseen tapaan asetuksella. Toiminto asetetaan päälle kohdasta Lisäasetukset Sivuliike Kirjaa etäkantaan tehty ostotilaus automaattisesti varastoon. 39

40 Sisäisissä siirroissa ostotilaus vastaanottavaan toimipisteen aina verollisilla hinnoilla Vaikka sisäinen lähete tehtäisiin verottomilla hinnoilla, eli on merkitty sisäinen asiakas verottomaksi, sisäinen lähete tehdään verollisilla hinnoilla. Tällöin siis lisätään verottoman sisäisen lähetteen hintoihin alv, kun rivit viedään vastaanottajan ostotilaukselle. Jos tuotetta ei löydy vastaanottavasta tuotekortistosta, käytetään oletusverokantaa. Tämän muutoksen avulla yritys voi tehdä sisäiset siirrot siten, että sisäiseen laskutukseen tulevat verottomat hinnat. Sisäisissä siirroissa sisäisen lähetteen viitteenne- kentän välittyminen vastaanottajalle Kun tehdään sisäinen lähete sivutoimipisteelle, siihen voidaan viitteenne- kenttään nyt välittää viiteteksti. Tämä tulee vastaanottavan toimipisteen ostotilaukselle sen Viitteenne- kenttään. Viitteemme kenttään tulee entiseen tapaan teksti muodossa esim. Varastosiirto/Yritys Oy. Tämä ominaisuus ei vaadi asetuksia, koska Viittenne on tähän asti tullut tyhjänä. Lähetteiden etätulostus muihin toimipisteisiin (lisäoptio-toiminto Toiminto koskee tilannetta, että toisesta toimipisteestä halutaan tehdä valmis lähetemyynti toiselle toimipisteelle. Tällöin toinen toimipiste kerää tuotteet lähetteen mukaisesti ja toimittaa tavarat lähetteen kanssa asiakkaalle. Tämä etätulostus edellyttää, että kyseisen toimipisteen tulostin on asennettu verkkotulostimeksi siihen toimipisteeseen, josta halutaan etätulostaa. Tulostus pitää ensin testata, esimerkiksi vaihtamalla tulostusvaiheessa ensin manuaalisesti tulostimeksi kyseinen tulostin. Automatiikka huolehtii siitä, että jos ohjelma havaitsee, että ollaan vaihdettu yrityksen valintatoiminnolla muu toimipiste kuin oma paikallinen tietokanta, lähetteen tulostus ohjataan tähän kyseisen toimipisteen tiettyyn tulostimeen. Rajoituksena on, että muista toimipisteistä tulostettaessa tulostimen pitää olla aina yksi tietty sama, kohdetoimipisteessä. Ohjelma ohjaa lähetetulosteen kyseiselle tulostimelle, kun se on määritelty, ja ohjelma havaitsee, että kyseinen toimipiste on muu kuin koneeseen määritelty päätoimipiste (verkkonimen perusteella). Tulostin valitaan yrityksen valintaruudusta, kyseisen toimipisteen kohdalla painamalla hiiren oikeaa, ja sieltä Etätulostin- kohdasta valitsemalla tulostin. Ohjelma kysyy vahinkojen välttämiseksi ennen tulostamista varmistuksen, josta myyjä samalla tietää, että tulostus menee etäpisteeseen. Tulostuksen onnistumisen varmistaminen on Windowsin normaalin tulostuksen varassa. Toiminto on lisäoptio, joka aktivoidaan rekisteröintikoodilla Lisäoptio 8. Monimyymälätoimintoihin lisäoptiona tuotteiden synkronoinnissa hintojen muuntamiseen Tuotteiden synkronointiin on toteutettu erikoistarpeena mahdollisuus muuntaa ostohinnat tuotteiden synkronoinnissa halutulla kertoimella. Tällöin siis toinen toimipiste saa eri ostohinnat kuin päätoimipiste. Kyseessä on rekisteröintikoodilla suojattu lisätoiminto. 40

41 Tuotteen lisätietojen synkronoimisessa ylikirjoitusmahdollisuus Aiemmin tuotteen lisätietojen synkronoinnissa vanhoja lisätietoja ei koskaan ole ylikirjoitettu, etteivät toisen toimipisteen muistiinpanot olisi päässeet häviämään. Nyt tämä ylikirjoitus voidaan asettaa päälle tästä entisestä asetuksesta. Uutena vaihtoehtona on, että lisätiedot synkronoidaan aina, jos nämä on olemassa. Tyhjillä lisätiedoilla ei siis kuitenkaan nytkään päivitetä toista toimipistettä, jossa lisätietoja eli muistiinpanoja on kirjoitettu. Toiminto on hyvin käyttökelpoinen, suorastaan pakollinen ainakin reaaliaikaisissa synkronoinneissa, jolloin tiedot ovat kaikkien toimipisteiden kesken aina reaaliajassa, ja jokaisen pisteen muutos päivittää kaikki toimipisteet ns. tasa-arvoisesti. Tuotteiden poistaminen kerralla kaikista tietokannoista, myös useita kerralla Normaalissa synkronoinnissa ei koskaan poisteta tuotteita, mm. koska tuotetta voi olla varastossa toisissa toimipisteissä. Nyt keskitetty poistaminen on mahdollista heti siinä vaiheessa reaaliaikaisesti, kun tuote poistetaan (jossakin toimipisteessä). Poistamista ei tarvitse tehdä päätoimipisteessä. Toiminto sallitaan ensin kohdassa Lisäasetukset Sivuliike Tuotteen poistamisessa poista kerralla kaikista tietokannoista. Sen jälkeen toiminta tapahtuu normaaliin tapaan, mutta poistettaessa tuotetta, tulee kysymys, poistetaanko tuote kerralla kaikista toimipisteistä. Ohjelma ottaa reaaliaikaisesti yhteyttä kaikkiin toimipisteisiin ja katsoo, onko tuotetta missään toimipisteessä varastossa. Ellei, ohjelma suorittaa poistamisen. Jos tuotetta on varastossa, poistaminen keskeytetään. 41

42 Monimyymälätoimintojen laajennus: reaaliaikaiset synkronoinnit Yleistä Tässä kerrottavien reaaliaikaisten synkronointien aktivoiminen ohjeistetaan toiminnon tilaajille erikseen. Toiminnot aktivoidaan rekisteröintikoodilla. Toimintojen lähtökohta on tietojen reaaliaikaisuus tuotteiden ja asiakkaiden suhteen. Tuotteiden reaaliaikainen synkronointi Oheinen asetus laitetaan päälle kohdassa Lisäasetukset Sivuliike Tuotteiden reaaliaikainen synkronointi. Tämä asetetaan kaikissa toimipisteissä. Sivutoimipisteissä on lisäksi oltava päällä asetukset Tuotteen tietojen päivittäminen päätoimipisteeseen ja Uusien tuotteiden perustaminen päätoimipisteeseen. Tällöin sivutoimipisteen tapauksessa ohjelma päivittää muutokset ensin päätoimipisteeseen ja sen jälkeen varsinainen synkronointi päivittää tiedot muihin sivutoimipisteisiin ilman lukumäärärajoitusta. Tuotetyyppien reaaliaikainen synkronointi Kussakin toimipisteessä asetetaan päälle asetus Sivuliike Tuotetyyppien reaaliaikainen synkronointi. Tätä ennen synkronointiasetukset on oltava valmiiksi laitettuina, eli että tuotetyypit synkronoidaan aina päätoimipisteestä sivutoimipisteisiin, ja ylikirjoittaen entiset. Tämä toiminto puolestaan huolehtii, että jos muutos tehdään sivutoimipisteessä, muutos viedään ensin päätoimipisteeseen ja synkronoidaan sieltä kaikkiin sivutoimipisteisiin. Jos tuotetyyppejä linkitetään toisiinsa rinnakkaistuotetyypeiksi, kaikki rinnakkaistuotetyypit synkronoidaan automaattisesti. Asiakkaiden reaaliaikainen synkronointi Asiakkaiden reaaliaikaisella synkronoinnilla uudet asiakkaat ovat heti muiden toimipisteiden käytettävissä, ja myös muutokset asiakastietoihin välittyvät reaaliajassa. Asiakastiedoista synkronoituvat samat tiedot, mitkä normaalissakin synkronoinnissa. Synkronointi noudattaa siis synkronoinnin normaaleita asetuksia. Numerosarja yhteisesti jaettavalle numerosarjalle asetetaan / muutetaan synkronointiruudulla, välilehdellä Päätoimipisteen lisäasetukset. Tämä kohta näkyy vain, jos em. asetus on päällä. On myös mahdollista poistaa asiakkaat kaikista toimipisteistä, kun se poistetaan yhdestä. Asetus on Lisäasetukset Sivuliike välilehdellä. (Huom. asetus on mukana vasta versiossa, mutta ohjeistettu nyt samassa yhteydessä). 42

43 Online toiminnot Lähetettyjen tilausvahvistusten arkistointi kaikista työasemista palvelimelle Kopiot lähetetyistä tilausvahvistuksista voidaan nyt arkistoida verkkoon jaettuun hakemistoon, jotta tarvittaessa vahvistuksen tiedot voidaan nähdä nopeasti yhdestä paikasta. Asetus on kohdassa Lisäasetukset Online Lähetettyjen tilausvahvistusten arkistokansio. Saapuvissa tilauksissa lähettäjän autentikointi liiketunnuksen perusteella Asetuksella Lisäasetukset Online Tilauksen liiketunnuksella löydyttävä asiakas voidaan tehdä lisätarkistus, että ohjelma ei ota saapuvaa tilausta käsittelyyn, ellei asiakkaan liiketunnusta ole syötetty asiakastietoihin, kohtaan Online liiketunnus. Tämä tieto vaaditaan joka tapauksessa, jotta tilausvahvistus voidaan toimittaa asiakkaalle. Siispä tällä voidaan varmistaa, ettei tilauksen käsittely käynnisty ennen kuin asiakkaan tiedot ovat kunnossa, ja varmistetaan samalla, että asiakkaan päässä on määritelty asiakasnumero oikein, sillä tämä tarkistaa, että liiketunnus on juuri sen asiakkaan tiedoissa millä asiakasnumerolla tilaus on lähetetty, eli toisin sanoen varmennetaan lähettäjän oikea alkuperä. Saatavuuskyselyn näyttäminen tuotetyyppitasolla Tällä asetuksella koko tuotetyypin tuotteiden varastosaldot lasketaan yhteen, ja näytetään saatavuus kokonaisuutena. Tuotekoodina näytetään tuotetyypin koodi. Jos asiakas siis tekee kyselyn jollakin tuotetyyppiin kuuluvalla tuotekoodilla, ohjelma näyttää vastauksen tuotetyypin koodilla. Kun tämä asetus on päällä, asiakas voi tehdä saatavuuskyselyn myös tuotetyypin koodilla. Yleisiä parannuksia Online palvelintoimintoihin Toimituspäivää ei viedä pikatilaukselle oletuksena, vaan jätetään tyhjäksi kuten normaalia pikatilaustakin tehtäessä. Mahdollisuus välittää Online tilauksessa tullut rivikohtainen viite omalle ostotilaukselle Jos Online tilauksessa tule rivikohtaisena viitteenä tärkeää tietoa, se saadaan myös siitä tehtävän ostotilausrivin viitteeksi. Samaa voidaan käyttää myös Online tilausten kautta tulevissa verkkokauppa-tilauksissa. Toimintatapa on, että Online tilausten riviviite viedään Online tilauksesta tehtävän pikatilauksen riviviitteeksi. Tämä riviviite puolestaan välittyy ostotilaukselle, kun pikatilauksen rivi lisätään ostotilaukselle. Asetus laitetaan kohdassa Lisäasetukset Online Tilauksen rivikohtainen viite pikatilausriveille. 43

44 Tarratulostus Työmääräystarran ja rengastarran tulostus Työmääräystarra ja rengastarra on kehitetty työmääräyksen minitulosteeksi kiinnitettäväksi työn kohteena olevaan tuotteeseen, erityisesti pienkone- ja rengastöihin. Rengastarra joka on tarkoitettu rengassäilytyksiin, on sovitettu 10 cm leveälle ja 8 cm korkealle tarralle, jolloin siihen mahtuvat tärkeimmät tiedot, viivakoodi sekä työn selvitys. Tarraa on saatavana FuturSoftista. Rengastarra vaatii erikoismallisen tarratulostimen, koska rengastarran tulostusmateriaali on täysin poikkeava. Sen sijaan määräystarra on sovitettu ns. isolle vakiotarralle (68 x 38 mm) ja se on sisällöltään muuten samanlainen, mutta selvityksiä ei tälle tarralle tulosteta, ja teksti on pienempää. Se on tarkoitettu erityisesti erilaisille koneille, joita ei niin helposti tunnisteta rekisterinumerolla. Tarramalli valitaan kohdassa Tulostusasetukset Tarratulostus Työmääräystarran koko. Tulostus tapahtuu työmääräyslistalta hiiren oikealla, jolloin ohjelma kysyy tulostettavaa tarramäärää. Tuotetarralle viivakoodin tulostaminen tyyppikoodista Tuotetarran viivakoodin sisällöksi saadaan tyyppikoodi (tuotekoodin tai EAN- koodin kanssa vaihtoehtoisesti). Ellei tuotteella syystä tai toisesta ole tyyppikoodia, ei viivakoodia silloin tulosteta. Tämä valitaan kohdassa Tulostusasetukset Tarratulostus Tuotetarralle viivakoodiksi. Tuki Zebra tarratulostimille Ohjelmaan on kehitetty Zebra tulostuskielen tuki. Näin tarratulostukseen voidaan käyttää valinnaisesti useimpia Zebra tarratulostinmalleja. Jos yrityksellä on esimerkiksi edellisen ohjelman käyttämä Zebra tarratulostin, sitä voidaan hyödyntää. Zebra ohjauskieli voidaan valita konekohtaisesti, ja tapahtuu kohdasta Tulostusasetukset Tarratulostus Tarratulostimen ohjaus. Oletus on aina Datamax. Tarramallin mahdollinen muokkaus tapahtuu vastaavaan tapaan kuin Datamaxilla, ohjaustiedostolla zebra_positiot.ini. Muutoin tarratulostus tapahtuu pääasiassa samaan tapaan kuin Datamaxin ja sen ohjauskieltä käyttävillä Citizenin tulostimilla. Kukin Zebra tulostin on erikseen tarkistettava, ennen kuin sitä voidaan suunnitella liitettäväksi ohjelmaan. Tulostin voi vaatia myös konfigurointia FuturSoftilla. 44

45 Maahantuontitoiminnot Valuuttakurssien muuttuessa tuotteiden euro-ostohintojen päivittäminen Kun valuuttojen hallinnassa muutetaan valuuttojen kursseja, voidaan nyt valita, että kurssia muutettaessa ohjelma käy läpi ne tuotteet, joiden ostovaluutaksi on valittu kyseinen valuutta, jolloin tuotteen ostohinta päivittyy uuden kurssin mukaiseksi. Tällöin kun tehdään seuraavat ostotilaukset, niihin tulee ajan tasalla oleva ostohinta, koska tilausvaiheessa ne muunnetaan uudella valuuttakurssilla toimittajan valuuttaan. Painojen laskenta myös tarjous- ja asiakastilausruuduilla Myös tarjousta ja asiakastilausta tehtäessä voidaan nyt laskea ruudun tuotteiden yhteispainot näppäimellä Ctrl+P. Takuupalautusten käsittely (lisämoduuli / 2005 Plus-toiminnot) Takuuanomuksen tekeminen kaikista ruudun tuoteriveistä Takuuanomuksen tekotoiminnossa (Ctrl+T) voidaan nyt tehdä anomus kohdalla olevan rivin lisäksi kerralla kaikista tuoteriveistä. Jos esimerkiksi tukkuasiakas palauttaa esimerkiksi viisi tuotetta, ja näistä tehdään lähete, voidaan yhdellä kertaa kirjata ne yhdeksi takuuanomukseksi. Rekisterinumeron käsittely takuuanomuksella Takuuanomuksella voidaan ajoneuvon tietojen yhteydessä käsitellä myös rekisterinumeroa. Jos hakemukselle haetaan ajoneuvo hakutoiminnolla, rekisteri tulee automaattisesti. Rekisteri näkyy myös takuuanomusten selausruudulla, ja sillä voidaan hakea. Autoverotoiminnot Käytettyjen moottoripyörien autoveron käsittely Käytetyillä maahantuotavilla moottoripyörillä veron määrä määräytyy tullin päätösten mukaan, ilman suoraa laskentakaavaa iskutilavuuden ja ohjehinnan perusteella. Tätä varten voidaan nyt luokaksi valita erikseen Käytetty moottoripyörä, jolloin näkyviin tulee kenttä Autoveron määrä, joka voidaan syöttää esimerkiksi tullin verotuspäätöksen mukaan. Näissä tapauksissa ohjelma ei tulosta luonnollisesti autovero- erittelyä kuutiotilavuuksineen, vaikka erittelyn tulostus olisi päälläkin, vaan tulostuu vain autoveron määrä. Muutoin toimitaan kuten normaalistikin, eli käytetynkin pyörän hinta syötetään kortistoon ilman autoveroa ym. 45

46 Ylläpidollisia ja teknisiä parannuksia Toiminto tietokantayhteyden muistin optimoimiseksi Tällä toiminnolla ohjelman nopeutta voidaan saada optimoitua huomattavasti, sekä mahtumaan samaan aikaisesti muistiin useampia FuturSoftin ohjelmia samaan aikaan. Toiminto käynnistyy päävalikosta kohdasta Huolto Tietokannan aputoiminnot. Avataan Tietokantayhteyden asetukset- välilehti. Tässä ohjeessa ei mennä teknisiin yksityiskohtiin, mutta normaalisti voidaan avata valmiiden asetusvaihtoehtojen valikko, ja jos koneessa on esimerkiksi Vista käyttöjärjestelmä ja vähintään 2 Gt keskusmuistia, voidaan valita kyseinen kokoonpano. Kun sen mukaiset arvot tulevat ruudulle (ja poikkeavat vasemman reunan nykyisistä arvoista), otetaan ne käyttöön painikkeella Ota käyttöön. Sen jälkeen kaikki FuturSoftin ohjelmat käynnistetään uudelleen, tai käynnistetään kone uudelleen. Käytännössä voidaan kokeilla tarjolla olevat vaihtoehdot (joita voi tulla jatkossa lisää), tai vaihtoehtoa Palauta oletusasetukset, mikä niistä on koneelle optimaalisin. Lisätietoja mahdolliseen muiden arvojen käyttöön tällä ruudulla voi kysyä helpdeskistä. Sopivat arvot riippuvat käyttöjärjestelmästä, keskusmuistista ja muista käytössä olevista ohjelmistoista. Ilmoitustoiminto, ellei tietokantayhteyden avaaminen onnistu (esim. muistinpuute) Mikäli tietokantayhteyden alustaminen ei onnistu käynnistettäessä useampaa ohjelmaa samanaikaisesti, ohjelma antaa nyt tilanteessa selkeän suomenkielisen ilmoituksen, jossa neuvotaan mitä tehdä. Kysymys on useimmiten keskusmuistiongelmasta. Päätietokannan asettaminen apuohjelmalla Päätietokannan verkkonimi, johon ohjelma kytkeytyy käynnistyessään, voidaan nyt asettaa afpapu.exe apuohjelmalla, joka löytyy ohjelman asennushakemistosta. Päätietokannan vaihtamista tarvitaan mm. kun käyttöympäristö muuttuu. Muita pieniä parannuksia Perusversioon on lisätty tuotteiden hallinnassa reaaliaikarajaus tuotekoodilla, koska vastaava on ollut 2005-versiossa vakiona. Asiakkaan tiliotteelle tulostuvat nyt myös asiakkaalla mahdollisesti olevat ennakkomaksut. Samoin lähetettyjen ostotilausten selauksessa on parannuksia rajauksissa (mm. valinta käytetäänkö päivämäärärajausta). Myynninhallinnassa oleva katteen korjaustoiminto, jota käytetään jos tuotteella on myyntivaiheessa ollut väärä ostohinta, osaa korjata katteen paitsi myyntitapahtumalta, myös lähetteeltä, jolta myynti on tehty. Tällä on vaikutusta mm. raporttien täsmäämiseen, jos raportteja otetaan läheteperusteisesti (esim. myyjäraportti). 46

47 Laajennuksia myyntitukkuhinta- käsittelyyn Yleistä Myyntitukkuhinta on erikoiskäsittely tilanteisiin, että yritys noudattaa kahta rinnakkaista hinnoittelua, jossa jokaiselle tuotteelle voi olla erillinen, täysin itsenäinen hinta tietylle erilliselle asiakasryhmälle. Tästä käytetään termiä myyntitukkuhinta. Toiminta koskee ainoastaan myyntiä, ei ostoa. Tähän liittyviä toimintoja on nyt laajennettu. Myyntitukkuhinnan ajaminen hinnastosta Myyntitukkuhinta voidaan nyt ajaa myös hinnastopäivityksessä sisään. Tälle on oma kohtansa hinnaston tulkintaohjeen ruudulla. Tämän näkyminen edellyttää, että myyntitukkuhinnan käyttö on otettu käyttöön asetuksella Yleiset asetukset Hinnoittelu Myyntitukkuhinta käsittely. Samoin pitää olla päällä rekisteröintikoodi Myyntitukkuhinta käsittely. Myyntitukkuhinta- käsittelyn asetuksia uudistettu Myyntitukkuhinnan asetukset on nimetty seuraavasti, selkiyttämään eri käyttövaihtoehtoja. Asetus Myyntitukkuhinta käsittely määrää, onko myyntitukkuhinta näkyvissä tuotteen tiedoissa, sekä hinnastopäivitysten tulkintaohjeissa. Asetus Myyntitukkuhintahinnoittelu asiakasryhmäkohtaisesti käytössä' määrittelee, voidaanko asiakasryhmittäin määritellä, että myyntitukkuhinta annetaan tälle asiakasryhmälle. Ja jos annetaan, annetaanko tämä nettohintana vai esitetäänkö se alennusprosenttina normaaliin myyntihintaan nähden. Liitäntä Rahtari rahtikirja-ohjelmistoon Jälkivaatimusten laajennettu käsittely Aiemmin laskun summa ja laskun viitenumero vietiin Rahtariin vain jos toimitustapa oli Jälkitoimitus. Nyt nämä tiedot viedään toimitustavasta huolimatta, jos laskun maksutapa on Jälkitoimitus. Tällöin jälkitoimituksen alla voi olla useita eri toimitustapoja. Windows 7 yhteensopivuus- muutos Koska Windows 7 ei salli tiedostonimissä tyhjiä välejä, on tiedostonimet siirtotiedostoissa muutettu, korvaamalla välilyönnit alaviivoilla. 47

48 Ostoreskontra - yleiset toiminnot Päivämäärien käsittelystä poistettu ruksivalinnat Päivämäärien syötössä ei ole enää valintarukseja päivämäärille, joka poistaa tarpeettomat hiirellä tai nuolella siirtymiset päivämääriä syötettäessä. Verkkolaskujen käsittelyyn parannuksia Verkkolaskujen luennassa voidaan samalla tulostaa laskun tarkistusraportti, eli verrata laskua varastoontuloon. Tämän tulostaminen automaattisesti luennan yhteydessä valitaan ruudun valintaruksilla, joka tallentuu konekohtaisesti. Aiemmin kooltaan yli 32 kt verkkolaskuja ei pystytty näyttämään jälkikäteen ostotilausruudulla, johtuen muistirajoituksesta. Nyt käsittely tehdään ilman kokorajoituksia. Sisään luennan ilmoituksia esimerkiksi tunnistamattoman toimittanan tapauksessa on parannettu. Verkkolaskujen sisäänluenta- ruudulla näytetään nyt verkkolaskussa tuleva toimittajan lähetenumero tai tilausnumero, jotta ennen laskun sisään luentaa, nähdään tuleeko tieto laskulta oikein, vai pitääkö toimittajan tiedoissa käydä muuttamassa valintoja. Mahdollisuus maksaa annetusta prosentista poikkeava kassa-alennus Tietyillä toimittajilla voi olla, että kassa-alennettu summa ei ole laskettavissa prosenttina laskun loppusummasta. Tällöin kassaalennus on laskettu vain tietyistä tuotteista, ei esimerkiksi runkopanteista tai vastaavista. Tätä varten on nyt olemassa seuraava mahdollisuus syöttää maksettava summa manuaalisesti maksuvaiheessa. Maksatusruudulla ruksataan Merkitse puuttuva summa kassa-alennukseksi. Tämän päällä ollessa jäännössummaa ehdotetaan kassa-alennukseksi. Poikkeavan kassa-alennuksen tapauksessa laitetaan siis ruksi päälle ja syötetään summa. Ostolaskujen selausruudulle näkyviin valinnaisena lisäsarakkeena laskun maksupäivä Lisäsarake otetaan käyttöön hiiren oikealla kohdasta Lisäsarakkeet, ruksaamalla Maksupäivä. Jos laskua on maksettu useammassa erässä, tämä on viimeisin maksupäivä. Laskuntarkistuksessa mahdollisuus hakea laskulle vain tilauksen saapuneet tuoterivit Haettaessa ostoreskontran Laskuntarkistus välilehdellä määrätyn tilauksen rivejä, voidaan nyt valita Hae vain saapuneet rivit. 48

49 Ostoreskontran laskujen hyväksymismenettely Yleistä Hyväksymismenettely sisältyy ostoreskontran perusversioon. Toiminnon käyttötarkoitus on mahdollistaa laskujen helppo hyväksyminen toisen henkilön kuin laskun syöttäjän/maksajan toimesta ennen niiden maksatusta. Esimerkiksi myymälänhoitaja, yrittäjä tai tietyistä ostoista vastaava henkilö voi käytännössä hyväksyä laskut. Toiminto voi olla erityisen tarpeellinen verkkolaskujen tapauksessa, koska lasku tulee suoraan ostoreskontra- ohjelmaan, eli sitä ei voida kierrättää paperimuodossa ennen sen syöttämistä reskontraan. Siksi hyväksyminen ohjelman kautta, paperin sijasta, on usein järkevää. Kuka tahansa järjestelmän käyttäjä voi hyväksyä hänelle hyväksyttäväksi osoitetun laskun. Hyväksymismenettely otetaan käyttöön kohdassa Lisäasetukset Ostoreskontra Laskujen hyväksymiskäsittely käytössä. Sen jälkeen kyseiset toiminnot tulevat näkyviin eri ruuduille. Jos halutaan, että kaikki laskut pitää aina hyväksyä, vaikka niille ei erikseen merkitä hyväksyjää, laitetaan päälle Lisäasetukset Ostoreskontra Laskut hyväksyttävä ennen maksatusta. Muutoin vain ne laskut on hyväksyttävä, joille merkitään hyväksyjä. Toiminta laskun syöttövaiheessa Laskua syötettäessä voidaan valita laskun hyväksyjä. Jos sitä ei erikseen valita, ohjelma sallii laskun hyväksynnän kenen tahansa sallitun käyttäjän toimesta. Sallitut käyttäjät voidaan määrätä ohjelman käyttöoikeuksien hallintatoiminnossa, määrittämällä oikeudet toiminnolle Ostoreskontran laskun hyväksyminen". Oletushyväksyjä voidaan valita asetuksissa. Toiminta maksatuksessa ja laskujen selauksessa Ostolaskujen hallintaruudulla voidaan rajata näkyviin vain hyväksymättömät tai hyväksytyt laskut. Ruudulla näkyy laskun tiedoissa keneltä vaaditan hyväksyjä, kuka laskun on mahdollisesti jo hyväksynyt, ja milloin. Niin ikään voidaan rajata tietyn käyttäjän hyväksyttäväksi merkityt laskut. Kuin käyttäjä voi siis rajata omalla käyttäjätunnuksellaan. Ohjelma estää hyväksymättömien laskujen maksamisen. Ilmoitus tulee maksatukseen mentäessä, painettaessa Maksa laskut, jos joku valituista ei ole hyväksytty. Ruudulla näkyy tällöin, kuka on merkitty hyväksyjä. Esto maksulle ilman hyväksyntää astuu voimaan, kun hyväksymismenettely asetetaan päälle. Hyväksyminen Hyväksyminen voidaan tehdä lasku kerrallaan, tai useita kerralla valitsemalla laskut, jotka halutaan hyväksyä. Kun lasku tai laskut on valittuna, painetaan Hyväksy valitut laskut. Tällöin ohjelma kysyy käyttäjätunnuksia ja salasanaa. Jos ne täsmäävät laskulle merkittyyn hyväksyjään, tai hyväksyjää ei ole laskulle nimetty, lasku muutetaan hyväksytyksi. Muutoin ohjelma huomauttaa seuraavasti. 49

50 Oletuksena käytettävän hyväksyjän ja varahyväksyjän määrittäminen Jos laskujen hyväksyjä on yleensä sama henkilö, voidaan asetuksissa määrittää oletus hyväksyjälle. Näin laskun syöttäjä voi muuttaa sen vain poikkeustilanteissa. Tämä asetetaan kohdassa Lisäasetukset Ostoreskontra Ostolaskujen hyväksyjän käyttäjätunnus. Koska ohjelma ei kelpuuta laskujen hyväksyjäksi kuin valitun henkilön, voi syntyä tilanne, että hyväksyjä ei ole paikalla, ja laskua ei voi hyväksyä ilman hänen käyttäjätunnuksiaan. Tätä varten asetuksiin voidaan määritellä vaihtoehtoisen laskun hyväksyjän käyttäjätunnus. Tällä käyttäjätunnuksella ohjelma kelpuuttaa siis laskut aina hyväksytyksi. Lisäksi käyttöoikeuksiin on tehty mahdollisuus määrätä vielä erikseen ne käyttäjät, joilla on oikeus laskujen hyväksymiseen. Tämä tapahtuu kohdassa Asetukset Toimintojen käyttöoikeudet. Tälle toiminnolle on siis hyvä määritellä aluksi ne käyttäjät. Tämä käyttöoikeus määritys on vahvempi kuin laskulle valittava hyväksyjä, eli jos tietyllä käyttäjällä ei ole koskaan oikeuksia hyväksyä laskua, ei tätä oikeutta olisi vaikka käyttäjä olisi (vahingossa) merkitty jollekin laskulle hyväksyjäksi. 50

51 Arvonlisäverovelan tiliöinti eri tileille verokantojen mukaan Yleistä Jos yrityksen kirjanpidossa on sellainen käytäntö, että arvonlisäverovelkaa (ostojen alv- velka) ei seurata yhdellä tilillä, vaan usealla tilillä verokannoittain, se on nyt mahdollista soveltaa myös ostoreskontrassa. Tämä tiliöintitapa koskee vain kun käytetään nettotiliöintiä, sillä bruttotiliöinnissä alv- osuutta ei eritellä ostoista (kuin vasta kirjanpito-ohjelmassa). Tällöin perustetaan tilit kullekin verokannalle ja laitetaan päälle kuvan asetus kohdasta Lisäasetukset Ostoreskontra Jokaiselle ostojen alv- kannalle erillinen kirjanpitotili. On huomioitava, että vaihdos kannattaa tehdä vain kuukauden vaihteessa, jotta kuukauden raportit tulevat yhdenmukaisella tavalla. Myös vanhan ostolaskun tiedoissa käyminen ja OK:n painaminen päivittää kyseisen laskun tiliöinnit tämän käytännön mukaisesti, joka kannattaa myös huomioida. Tilien perustaminen Tilit perustetaan tilikartan hallintatoiminnossa siten, että ruksataan rivin tyypeistä päälle Alv- velkatili sekä syötetään alv- % sarakkeeseen sen verokannan prosentti, jonka ostot tiliöityvät tälle tilille. Huom! Vaikka tämän tilin tiliöinnit eivät siis sisällä alv:ta, alv-prosentti asetetaan, kuten kuvassa. Käyttö Esimerkiksi kuvan mukaisen tiliöinnin tekeminen ostolaskulle synnyttää seuraavaan tiliöinnin. 51

52 Ostoreskontran kustannuspaikkakäsittely (lisäoptio) Rivitasoinen kustannuspaikkakäsittely Kustannuspaikkojen käsittely on ohjelman lisämoduuli. Ostolaskua voidaan osittaa rivitasolla eri kustannuspaikoille. Velkatilille menee aina kustannuspaikaksi ruudun alareunassa valittu pääkustannuspaikka. Kustannuspaikkojen hallintatoiminto Kustannuspaikkojen hallintatoiminto käynnistyy ostoreskontran pääruudulta painikkeella Kustannuspaikat. Kustannuspaikan tiedoissa määritellään koodin ja nimen lisäksi, onko kustannuspaikka käytössä myyntitoiminnoissa, ostoreskontrassa vai molemmissa, ja minkä nimisen toimipisteen tietokannasta ostotilaukset ja varastoontulot haetaan. Toimipisteen nimen pitää täsmätä nimeen, joka on yritysten valintaruudulla. Samalla toimipisteellä ei ole suositeltavaa olla useita kustannuspaikkoja, johtuen mm. verkkolaskujen luennan automaattisesta kohdistamisesta, joka tekee kohdistuksen toimipistekohtaisesti. Laskuntarkistuksessa kustannuspaikkakäsittely monimyymäläympäristölle Monimyymäläympäristössä kustannuspaikat ovat yleensä myymälöitä. Tällöin ostotilaukset ja varastoontulot tapahtuvat kunkin myymälän tietokannassa. Koska ostoreskontraa hoidetaan keskitetysti päätietokannassa, hakee kustannuspaikkatoimintoa käytettäessä ohjelma nyt ostotilaustiedot kunkin kyseisen toimipisteen tietokannasta. Myös F10- laskurivin korjaustoiminto kohdistuu nyt kyseiseen sivutoimipisteen tietokantaan, eli varastoontulon korjaus välittyy toiseen toimipisteeseen. Verkkolaskujen sisään luennassa kustannuspaikkakäsittely Ostoreskontran Finvoice laskujen sisään luentaan on tehty valinta, mille kustannuspaikalle lasku kohdistetaan. Tämän perusteella tapahtuu myös laskuntarkistus. Tälle on kuvan mukainen valikko Finvoice laskun sisään luentaruudulla. Valikko on näkyvissä vain jos kustannuspaikat ovat käytössä. Verkkolaskun sisällöstä ei automaattisesti pystytä aukottomasti tietämään, mitä toimipistettä lasku koskee. Lasku voidaan ensin ottaa esikatseluun ruudulla, ja sen perusteella valita kustannuspaikka. Jos laskuaineistosta löytyy kenttä laskun toimitus-asiakasnumerolle (DeliveryPartyIdentifier), ohjelma voi tunnistaa kustannuspaikan myös sen perusteella. Jos toimittaja on merkinnyt laskuunsa siis toimitus-asiakasnumeroksi tietyn myymälän asiakasnumeron, ohjelma vertaa löytyykö asiakasnumero jostakin toimipisteestä, ja valitseen tämän myymälän siinä tapauksessa kustannuspaikaksi. Tämän tiedon saaminen verkkolaskuille on kuitenkin riippuvainen täysin toimittajasta. 52

53 Ostoreskontran ulkomaanmaksut (lisäoptio) Yleistä Ulkomaanmaksut ovat ylipäätään uusi optio uudessa versiossa. Niiden käytöstä on erillinen ohje. Tässä on lueteltu viimeisimmät muutokset niihin alkuperäisen version jälkeen. Ulkomaanmaksujen ja kotimaanmaksujen rajaaminen ostolaskuruudulla Laskujen selausruudulla voidaan rajata käsittelyyn kerrallaan joko ulkomaan- tai kotimaanmaksut, koska niitä ei koskaan viedä maksatukseen samalla kertaa. Laskujen selauksessa valuuttasumma eurosumman rinnalla Ulkomaanmaksujen kohdalla laskun summa näkyy kotivaluutan rinnalla valuutassa, samoin kun laskun valuutta. Ulkomaanmaksujen käsittely on lisämoduuli. Laskun valuuttasumman päivittäminen Ostolaskun valuuttakurssi voidaan muuttaa myöhemmin, joka on tarpeen esim. proforma- laskujen tapauksessa, jolloin vasta lopullisen laskun tullessa, kirjataan osto sen hetkisellä valuuttakurssilla. Tälle on painike ostolaskuruudun alareunassa. Tällöin siis muuttuvat kaikki laskun euromääräiset summat ja tiliöinnit. Ohjelma näyttää ruudulla uuden ja vanhan valuuttakurssin, ennen hyväksymistä. Kurssi tulee tämänhetkisestä valuuttakurssista, jota päivitetään kohdassa Valuuttojen hallinta. Maksun lopullisen valuuttakurssin päivittäminen Kun tiliotteelta todetaan lopullinen kurssi, jolla maksu on lähtenyt tililtä, tämä kurssi voidaan päivittää maksujen selausruudulla, painikkeella Muokkaa tiliöiöintiä. Kun kurssi päivitetään, ohjelma päivittää paitsi maksutiedot, myös kurssieron tiliöinnin. 53