MATKA 2004 MESSUT JA OPISKELIJAT MESSUESITTELIJÖINÄ

Transkriptio

1 MATKA 2004 MESSUT JA OPISKELIJAT MESSUESITTELIJÖINÄ Laatijat/t: Saija Huuskonen ja Leena-Mari Kinnunen Päiväys: Luottamuksellisuus: Versio: 1 Hyväksynyt:

2 SISÄLTÖ 1 PROJEKTIN TAUSTA 1 2 PROJEKTIN YKSILÖIDYT TAVOITTEETT JA SAAVUTETUT TULOKSET Projektin sisällölliset tavoitteet ja saavutetut tulokset Projektin kulku vaiheittain 2 3 PROJEKTIN ARVIOINTI PÄÄPIIRTEITTÄIN Missä onnistuimme Mitkä asiat koimme ongelmiksi 3 4 PROJEKTIN ORGANISAATIO 3 5 PROJEKTIN TALOUS 4 6 OPPIMISEN ARVIOINTI Oppimistuotokset Projektin resurssit Taustateoriat, ajattelumallit Organisaatio

3 1 PROJEKTIN TAUSTA Vuoden 2004 kansainväliset matkamessut pidetään perinteiseen tapaan Helsingin Messukeskuksessa Kainuu on tänäkin vuonna mukana messuilla yhteisellä osastolla, jonka pinta-ala on 115 m 2. Osasto koostuu Kajaanin, Kuhmon, Sotkamon (Vuokatti), Paltamon (Oulujärvi), Suomussalmen, Ristijärven, Hyrynsalmen (Ukkohalla), Puolangan (Paljakka) sekä Vaalan ja Vuolijoen (Oulujärvi) kunnista. Kainuun osaston osallistumisen messuille mahdollistavat Kainuun liitto, Kainuun kunnat sekä kainuulaiset matkailualan yrittäjät yhteisellä panoksellaan. Kajaanin ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehittämisyksikkö hoitaa entiseen tapaan messujen koordinoinnin. Projekti mahdollistaa matkailualan opiskelijoille pääsyn työskentelemään käytännössä alan ammattilaisten kanssa. Kuluista ja messubudjetista (opiskelijoista aiheutuvista kustannuksista) vastaavat yhteisesti Kainuun liitto, Sininen Kainuu ry, Kainuun kunnat ja Kaesan Kotileipomo Oy. Kajaanin ammattikorkeakoulun opiskelijoita on osallistunut aikaisempinakin vuosina matkamessuille projektiopintojen kautta. Tänä vuonna opiskelijoita osallistuu projektiin suurempi määrä ja merkittävämmässä roolissa, messuesittelijöinä eri kuntien osastoilla. Projektin ydinryhmän opiskelijat (Huuskonen Saija Ja Kinnunen Leena-Mari) osallistuvat messujen valmisteluun projektipäällikkö Jorma Korhosen ja opettaja Mika Pietarisen ohjauksessa. Muita messuesittelijöiksi osallistuvia opiskelijoita ovat Huusko Päivi, Keränen Annu, Okkonen Anu, Lesonen Satu, Kurtti Anna-Maaria, Kämäräinen Annina ja Keränen Heta (poissaolon vuoksi tilalla Henna Vänskä). 2 PROJEKTIN YKSILÖIDYT TAVOITTEET JA SAAVUTETUT TULOKSET 2.1 Projektin sisällölliset tavoitteet ja saavutetut tulokset Matka 2004 messuilla Kainuulla on mahdollisuus saada parempaa tunnettavuutta ja näin lisätä myös matkailutuloaan. Messut antavat myös resursseja pysyä mukana alan muutoksissa ja kovassa kilpailussa. Opiskelijoille messut tarjoavat haastavan keinon tutustua Matka 2004 messuihin työntekijän rooliin. Heille tarjotaan projektin kautta mahdollisuus tutustua ja osallistua messujen matkailualan ammattilaisiin ammattimaisessa roolissa. Opiskelijat saavat messujen kautta yrityksiltä ja kunnilta uusia kontakteja matkailuja ravitsemisalalle sekä arvokasta käytännön työkokemusta. Oppimistavoitteenamme on messujen tai muun vastaavan tapahtuman järjestämisen projektiluontoisesti. Haluamme oppia konkreettisesti projektin kulun, ohjauksen, vastuun ja riskit. Haluamme myös oppia kuinka käytännössä messuosasto järjestetään ja saadaan toimimaan suurilla messuilla. Tavoitteena on ollut oppia näkemään projektissa mahdolliset epäkohdat ja oppia ymmärtämään ne sekä järkeilemään miten ne olisi voinut tehdä toisin. Kainuun messuosasto rakentui kuntien yhtenäisestä ja selkeästä kokonaisuudesta. Kainuun kunnat ja matkailuyritykset toivat esille vetovoimaisimmat tuotteensa sekä palvelunsa.

4 Ammattilaispäivien aikana järjestettiin edellisvuosien tapaan kutsuvierastilaisuus, johon kutsuttiin lehdistön edustajia, avainasiakkaita ja muita yhteistyökumppaneita. Tilaisuuden tavoitteena on vahvistaa jo olemassa olevia suhteita ja luoda uusia kontakteja matkailualalla. Kainuun osastolla olivat edustettuina kaikki Kainuun kunnat. Messuilla oli kävijöitä Mukana olleet yrittäjät jakoivat esitteitä ja muuta materiaalia messukävijöille. Varsinaista kaupankäyntiä messuilla tapahtui kohtuullisesti. Pääasiassa messut ovat kontaktien luomista ja matkailumarkkinointia varten. Kainuun osastolla mukana olleille lähetettiin arviointilomake messujen onnistumisesta. Kooste messujen palautteesta on projektikansion liitteenä. Kainuun osasto sai julkisuutta mediassa. Lehtileikkeitä projektikansion liitteenä. Messuosasto rakennettiin avaimet käteen periaatteella. Messumateriaalia pyritään käyttämään hyväksi mahdollisuuksien mukaan tulevina vuosina. Yhteistyösopimus Matka messujen koordinoinnista Kainuun liiton ja Kajaanin ammattikorkeakoulun välillä (liitteenä projektikansiossa). Suunnitteluryhmän kokoukset vuonna 2003; 5.9, 24.9, 4.11, 1.12, ja vuonna 2004; 9.1, Kutsuvierastilaisuuden järjestelyvastuu Kajaanin ammattikorkeakoulu / koordinaattori Jorma Korhonen. Osallistumiskustannukset jaettiin ensimmäisessä kokouksessa, mistä muodostui projektin budjetti. Messuosaston varsinaista suunnittelijaa ei tänä vuonna valittu, vaan osasto toteutettiin edellisvuoden suunnitelman pohjalta, minkä vuoksi myös rakentajana toimi edellisen vuoden tapaan Maiseri Oy Kurikasta. Luettelotiedot osallistujista Suomen Messut Oy:lle Messutapahtuma Kutsuvierastilaisuus Kainuun osastolla klo Tilaisuuteen oli kutsuttu lehdistön edustajia sekä tärkeimpiä yhteistyökumppaneita. Tilaisuuden juonsi Renne Karppinen. Osastolla järjestettiin pika-arvontoja Palkintoina oli majoitusyöpymisiä ja muita tuotteita Kainuusta. Palautekyselyiden lähettäminen Kyselyitä lähetettiin 48 kpl ja vastauksia saatiin 19 kpl. Vastausprosentti oli 39,5. Suunnitteluryhmän päätöskokous Kajaanin ammattikorkeakoulu laskutti maksuosuudet helmikuun loppuun mennessä.

5 2.2 Projektin kulku vaiheittain Projektin ositus Vuosi KK Vko Matka 2004 messujen opiskelijaesittelijät Vastuuhenkilö Projektisuunnitelman laatiminen Mika & Saija & Leena x x x x Mika, Saija & Projektihenkilöiden valinta Leena x x x Ydinryhmä Jorma K:n apuna Saija & Leena x x x x x x x x x x x x x x x x Aineiston etsiminen Kainuusta Projektiryhmä x x x x x x Kohdekoulutuksesta sopiminen Mika x Kohdekoulutus paikanpäällä Projektiryhmä x x Harjoittelu messuesittelijänä Projektiryhmä x Matka 2004 messut Projektiryhmä x Palautekeskustelu ryhmän x x kanssa Mika+proj.ryh. Palautepalaveri messuista x kunnat Saija+Leena Loppuraportti/ Loppupalaveri Ohjausryhmä X

6 3 PROJEKTIN ARVIOINTI PÄÄPIIRTEITTÄIN 3.1 Missä onnistuitte? Kainuun osaston puolesta matkamessut sujuivat hyvin. Osastolla toimineiden tahojen mielestä asetetut tavoitteet täyttyivät. Palautekyselyn perusteella osastolla oltiin myös tyytyväisiä entistä tiiviimpään yhteistyöhön Kajaanin ammattikorkeakoulun kanssa. Tänä vuonna opiskelijat toimivat messuesittelijöinä ensimmäistä kertaa. Opiskelijoiden hyvä motivaatio päästä työskentelemään käytännön töissä yhdessä matkailualan ammattilaisten kanssa edisti huomattavasti projektin onnistumista. Mielestämme olemme hoitaneet oman osuutemme projektin kulussa mallikkaasti. Olemme panostaneet messuprojektiin tinkien muista opinnoistamme ja vapaa-ajastamme. Koimme projektin tämän kouluvuoden tärkeimmäksi oppimiskokonaisuudeksi. Olemme saavuttaneet projektin tarjoamana hyödyn, näin koemme omalta osaltamme projektin onnistuneeksi. 3.2 Mitkä asiat koitte ongelmiksi? Meillä ei ollut selkeää työnjakoa ja roolit olivat alussa epäselviä.. Tämä johtui siitä, että projektipäällikkö oli liian kiireinen opastamaan meitä ja ohjaavalla opettajalla ei puolestaan ollut aikaisempaa kokemusta matkamessuprojektista. Projektin lopettamisen venyminen oli meille hyvin stressaavaa, sillä emme voineet siirtää voimavarojamme täysipainoisesti muihin opintoihin. Loppuvaiheessa eli palautepalaverin jälkeen viestintä ei enää toiminut. Tämä aiheutti meille epävarmuutta ja aikataulun venymistä. Ammattikorkeakoulun tulisi huolehtia siitä, että projektin mylly lähtee opiskelijoiden kohdalla varmasti pyörimään. Vaikka opiskelijat ovat oma-aloitteisia, he tarvitsevat alussa opastusta kädestä pitäen ymmärtääkseen laajan projektikokonaisuuden ja tehtävänsä. 4 PROJEKTIN ORGANISAATIO Ohjausryhmään kuuluivat Jorma Korhonen, ohjaava opettaja Mika Pietarinen sekä opiskelijat Saija Huuskonen ja Leena-Mari Kinnunen. Projektin johtajana ja ensisijaisesti projektipäällikkönä toimi Jorma Korhonen Kajaanin ammattikorkeakoulun Tutkimus- ja kehittämisyksiköstä. Projektisihteereitä olivat Saija Huuskonen ja Leena-Mari Kinnunen. Asiantuntijaryhmään kuuluivat Kainuun kunnat, joita edustivat kuntien matkailuvastaavat. Mukana oli myös kainuulaisia matkailuyrittäjiä.

7 5 PROJEKTIN TALOUS Matka 2004 messujen budjetti esittelijöiden osalta koostuu seuraavasti: Opiskelijaesittelijöistä aiheutuvat kulut perjantai - sunnuntai ovat seuraavat (arvio): - Majoitus Hotelli Helka, 2 hh - Hkl:n lippu 3 vrk (ei ole 2 vrk:n) - Pv-raha á 28 - Paluumatka yöjunalla 3 makuupaikka osastossa Yhteensä / opiskelija + messuasuste (hinta saadaan selville myöhemmin) Messuesittelijöitä aiheutuneet kustannukset maksavat esittelijöitä ottaneet kunnat ja yritykset. Budjetti koostuu seuraavasti: KULUT Vuokra Suunn. Osaston vuokra, 115 m2 rekisteröintimaksu kulmaosasto Suunnittelun ja toteutuksen koordinointi Rakentaminen, Maiseri Oy Ohjelma Muut kulut YHT.

8 HANKKEEN RAHOITUS Kustannukset jaetaan seuraavasti: MAKSUOSUUDET Kainuun liitto Hyrynsalmi/Puolanka Kajaani Kuhmo Paltamo Ristijärvi Suomussalmi Vaala Sotkamo/Vuokatti Vuolijoki Kaesan kotileipomo Oy Sininen Kainuu ry Projektin kustannukset toteutuivat arvioiden mukaan.

9 6 OPPIMISEN ARVIOINTI 6.1 Oppimistuotokset Meillä oli selkeä oppimistavoite alusta alkaen. Halusimme oppia käytännön projektitoimintaa ja nähdä koko projektin elinkaaren. Saavutimme tavoitteemme haluamallamme tavalla. Saimme mahdollisuuden kokea myös projektissa negatiivisia asioita, kun muuten niin hyvin sujuneen prosessin lopettaminen epäonnistui. Tämä antoi meille realistisen kuvan projektityöskentelystä, eikä jättänyt ns. ruusuista kuvaa projektitoiminnasta. Nämä oppimistuotokset kannustavat meitä olemaan parantavia voimavaroja tulevaisuuden projekteissamme. 6.2 Projektin resurssit Projekti vei meiltä melkein koko lukuvuoden, vaikka sen piti loppua jo helmikuussa. Ajanhallinnan kannalta tämä oli meille hyvin ongelmallista ja vei mm. henkisiä resurssejamme ja saattaa vaikuttaa negatiivisesti tavoitteiden saavuttamiseen. Tekniset resurssit, kuten tilat, laitteet ja teoriakirjallisuus olivat kunnossa. 6.3 Taustateoriat, ajattelumalli Opiskelijan on tavoiteltava aina parempaa ja oppia uutta. Projektityöskentely antaa mahdollisuuden uuden asian oppimiseen. Se on suunnitelmallista, tavoitteellista ja vastuullista. Opimme myös jakamaan tietomme ja resurssimme järkevästi. Olemme löytäneet oman henkisenresurssin tason ja osaamme käyttää sitä oikein. Ajattelumallimme menee teorian, käytännön ja oppimisen kautta. Kuten nämä muutenkin kulkevat käsi kädessä. 6.4 Organisaatio Meidän mielestämme ennakkoinformaatio ja opastus ammattikorkeakoulun taholta oli liian vähäistä. Tähän vaikutti varmasti se, että projekti oli uusi myös ohjaavalle opettajalle, joten esimerkiksi tehtävänannoissa ja toimintarooleissa oli varsinkin alussa paljon epäselvyyksiä. Projektin monitahoisuuden takia alussa meidän oli hyvin vaikea hahmottaa kunkin tahon, kuten ammattikorkeakoulun, Tuke:n ja Sininen Kainuu ry:n rooleja projektiorganisaatiossa. Yhteistyö projektipäällikön kanssa toimi tyydyttävästi oma-aloitteisuutemme ansiosta. Projektipäällikön (Jorma Korhonen) liian tiukka työaikataulu esti häntä esimerkilliseen ja riittävään ohjaukseen. Tämän hän totesi meille itsekin jo projektin alussa. Alkupuolella projektia yhteydenpito oli tiivistä ja tapaamisia oli paljon, joten pääsimme hyvin selville asioista. Myöhemmin yhteydenpito rajoittui sähköpostiviestintään ja hidasti mm. loppuraportin edistymistä. Opiskelijoiden ohjaamiseen tulee seuraavina vuosina panostaa ehdottomasti enemmän. Ennakkoinformaatiota on lisättävä ja tarkennettava, esimerkiksi opiskelijoilla tulisi olla oikeus tutustua rauhassa messukansioon. Messukansio tehdään suurella työllä joka vuosi, tätä kannattaisi hyödyntää tulevaisuudessa nykyistä enemmän. Ohjaavalla opettajalla on seuraavina vuosina aikaisempaa kokemusta messuprojektista, joten hänenkin toimintansa tulee olemaan tehokkaampaa ja itselle helpompaa.