Matka 2004 messut ja opiskelijat messuesittelijöinä

Transkriptio

1 PROJEKTISUUNNITELMA Matka 2004 messut ja opiskelijat messuesittelijöinä Laatija/t: Saija Huuskonen, Leena-Mari Kinnunen Päiväys: Luottamuksellisuus: Julkinen Hyväksynyt: Versio: 1

2 SISÄLTÖ 1 PROJEKTIN TAUSTA... 1 MATKA 2004 MESSUT KOHDERYHMÄ JA HYÖDYNSAAJAT PROJEKTIN TAVOITTEET JA TEHTÄVÄT Projektin sisällölliset tavoitteet Projektissa oppimisen tavoitteet PROJEKTIN TEKEMISEN TAUSTALLA OLEVA AJATTELUMALLI TEHTÄVÄLUETTELO, AIKATAULU, VASTUUHENKILÖT TARVESELVITYS (RESURSSIT) PROJEKTIN KUSTANNUSARVIO PROJEKTIN ORGANISAATIO Projektin ohjausryhmä Projektin asiantuntijajäsenet Projektiryhmä PROJEKTIN LUOTTAMUKSELLISUUS JA SALASSAPITO PROJEKTIN TIEDOTTAMINEN PROJEKTITOIMINNAN RISKIT JA RISKIEN HALLINTA PROJEKTIN LAADUNVARMISTAMINEN Projektin raportointi Projektin ohjaus- ja asiantuntijaryhmän kokoukset Projektin dokumentoinnin hallinta TOIMINNAN ARVIOINTI... 10

3 1 PROJEKTIN TAUSTA MATKA 2004 MESSUT Vuoden 2004 kansainväliset matkamessut pidetään perinteiseen tapaan Helsingin Messukeskuksessa Tänäkin vuonna messut yltävät alan suurimmaksi tapahtumaksi pohjoismaissa. Tämän vuoden messuteemana on perhematkailu. Messut koostuvat kahdesta osa-alueesta: ammattilaispäivistä (to/pe), jolloin matkailualan ammattilaiset voivat tutustua yhteistyökumppaneihin, luoda kontakteja ja saada vinkkejä tulevista trendeistä sekä yleisöpäivistä, jotka ovat perjantai-illasta sunnuntaihin. Tällöin yleisö pääsee tutustumaan näytteilleasettajien tarjontaan. Opiskelijat voivat vierailla messuilla perjantaina. Kainuu on tänäkin vuonna mukana messuilla yhteisellä osastolla, jonka pinta-ala on 115 m 2. Osasto koostuu Kajaanin, Kuhmon, Sotkamon (Vuokatti), Paltamon (Oulujärvi), Suomussalmen, Ristijärven, Hyrynsalmen (Ukkohalla), Puolangan (Paljakka) sekä Vaalan ja Vuolijoen (Oulujärvi) kunnista. Kainuun osaston osallistumisen messuille mahdollistavat Kainuun liitto, Kainuun kunnat sekä kainuulaiset matkailualan yrittäjät yhteisellä panoksellaan. Tänäkin vuonna Kajaanin ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehittämisyksikkö hoitaa messujen koordinoinnin. Projekti mahdollistaa matkailualan opiskelijoille pääsyn työskentelemään käytännössä alan ammattilaisten kanssa. Kuluista ja messubudjetista (opiskelijoista aiheutuvista kustannuksista) vastaavat yhteisesti Kainuun liitto, Sininen Kainuu ry, Kainuun kunnat ja Kaesan Kotileipomo Oy. Kajaanin ammattikorkeakoulun opiskelijoita on osallistunut aikaisempinakin vuosina matkamessuille projektiopintojen kautta. Tänä vuonna opiskelijoita osallistuu projektiin suurempi määrä ja merkittävämmässä roolissa, messuesittelijöinä eri kuntien osastoilla. Projektin ydinryhmän opiskelijat (Huuskonen Saija Ja Kinnunen Leena-Mari) osallistuvat messujen valmisteluun projektipäällikkö Jorma Korhosen ja opettaja Mika Pietarisen ohjauksessa. Muita messuesittelijöiksi osallistuvia opiskelijoita ovat Huusko Päivi, Keränen Annu, Okkonen Anu, Lesonen Satu, Kurtti Anna-Maaria, Kämäräinen Annina ja Keränen Heta. 2 KOHDERYHMÄ JA HYÖDYNSAAJAT Matka 2004 messuprojektin kohderyhmänä ovat Kainuun kunnat, kainuulaiset matkailuyrittäjät ja Kajaanin ammattikorkeakoulun opiskelijat. Opiskelijat oppivat projektissa messutoimintaa mm. esittelijöinä. Messuprojektin ydinryhmän opiskelijat (Leena-Mari Kinnunen ja Saija Huuskonen) oppivat messutapahtuman järjestämisen alusta loppuun saakka. Muita projektissa mukana olevia opiskelijoita ovat, Huusko Päivi, Keränen Annu, Okkonen Anu, Lesonen Satu, Kurtti Anna-Maaria, Kämäräinen Annina ja Keränen Heta. Samat tahot ovat myös hyödynsaajia. Messujen ansiosta Kainuu ja yrittäjät lisäävät tunnettavuuttaan ja tavoittavat entistä enemmän potentiaalisia asiakkaita. Edelleen yritysten liikevaihto kasvaa asiakasmäärien noustessa. Kuntien tietoisuus matkailusta kasvaa ja tämän tulevaisuudessa yhä tärkeämmän elinkeinon kehittäminen helpottuu. Matka 2004 messuista hyötyy kainuulainen matkailuelinkeino saamalla positiivista julkisuutta ja tunnettavuutta sekä opiskelijat osallistumalla käytännön messutoimintaan. D:\työhakemisto\Caset\Matkamessut\Projektisuunnitelma.doc ( ) 1

4 3 PROJEKTIN TAVOITTEET JA TEHTÄVÄT 3.1 Projektin sisällölliset tavoitteet Kainuun messuosasto rakentuu kuntien yhtenäisestä ja selkeästä kokonaisuudesta. Kainuun kunnat ja matkailuyritykset tuovat esille vetovoimaisimmat tuotteensa sekä palvelunsa. Messut ovat kansainväliset, joten Kainuulla on mahdollisuus saada parempaa tunnettavuutta ja näin lisätä myös matkailutuloaan. Messut antavat myös resursseja pysyä mukana alan muutoksissa ja kovassa kilpailussa. Messuesittelijöiksi opiskelijoita ottavat kunnat saavat nuoria ja kielitaitoisia esittelijöitä osastoilleen. Samalla he tutustuvat tuleviin matkailu- ja ravitsemisalan ammattilaisiin, jotka mahdollisesti työllistyvät kainuulaisiin yrityksiin. Messut tarjoavat opiskelijoille haastavan keinon tutustua Matka 2004 messuihin kokonaan toisesta roolista (työntekijän roolista). Heille tarjotaan projektin kautta mahdollisuus tutustua ja osallistua messujen matkailualan ammattilaisiin ammattilaisen roolissa. Opiskelijat saavat messujen kautta yrityksiltä ja kunnilta uusia kontakteja matkailu- ja ravitsemisalalle sekä arvokasta käytännön työkokemusta. Opiskelijat, jotka pääsevät mukaan projektiin, saavat työtuntiensa perusteella opintoviikkoja sekä kokemusta Pohjoismaiden suurimmasta matkailumessuilta. 3.2 Projektissa oppimisen tavoitteet Huuskonen Saija & Kinnunen Leena-Mari: Oppimistavoitteenamme on messujen tai muun vastaavan tapahtuman järjestämisen projektiluontoisesti. Haluamme oppia konkreettisesti projektin kulun, ohjauksen, vastuun ja riskit. Haluamme myös oppia kuinka käytännössä messuosasto järjestetään ja saadaan toimimaan suurilla messuilla. Tavoitteena on oppia näkemään projektissa mahdolliset epäkohdat ja oppia ymmärtämään ne sekä järkeilemään miten ne olisi voinut tehdä toisin. Projekti etenee aikataulullisesti omalla painollaan. Tämän kautta näemme projektin kulun ja ohjauksen tärkeyden. Me toimimme sekä esittelijöinä, sihteereinä ja projektipäälliköinä. Vastuu meillä ei ole suuri, ja emme tee suuria päätöksiä, mutta voimme omalta osalta vaikuttaa projektin kivuttomaan kulkuun. Tämä opettaa meille tarvittavaa vastuuta ja aikataulutuksen periaatteen. Aikataulu on kivijalka, johon perustuvat resurssi- ja kustannusohjaus. (Risto Pelin) Teoreettinen oppiminen tapahtuu projektitoiminnan perusteet kurssilla. Olemme käyttäneet teoreettiseen oppimiseen myös Risto Pelinin Projektitoiminnan käsikirjaa (Gummerus Kirjapaino, Oy 1996) sekä Heikki Stenlundin Projekti johtamisen perusteet (Oy Edita Ab, 1996) kirjaa. Messujen järjestäminen tulee sivutuotteena, vaikka onkin hyödyllinen ja oiva keino oppia projektin toimintaa. Projektitoiminnan oppimisen olemme katsoneet tärkeämmäksi ja yleishyödylliseksi. Risto Pelinin kirja antaa yleishyödyllisen kuva koko projektin elinkaaresta. Kirja antaa kattavan kuvan projektin ominaisuuksista. Me saamme käydä ne läpi myös käytännössä. Teoreettinen osaaminen tukee käytännön työtä ja oppimista. D:\työhakemisto\Caset\Matkamessut\Projektisuunnitelma.doc ( ) 2

5 4 PROJEKTIN TEKEMISEN TAUSTALLA OLEVA AJATTELUMALLI Opiskelijan on tavoiteltava aina parempaa ja oppia uutta. Projektityöskentely antaa mahdollisuuden uuden asian oppimiseen. Se on suunnitelmallista, tavoitteellista ja vastuullista. Opimme myös jakamaan tietomme ja resurssimme järkevästi. Olemme löytäneet oman henkisenresurssin tason ja osaamme käyttää sitä oikein. Ajattelumallimme menee teorian, käytännön ja oppimisen kautta. Kuten nämä muutenkin kulkevat käsi kädessä. Oppimistavoite meillä on selvä, täytyy kuitenkin huomioida, että olemme vasta oppivassa asemassa. Ajattelumalli ja muu teoreettinen käsittely projektitoiminnasta on vasta kehittymässä meille. Matka 2004 messuja järjestettäessä käytetään hyväksi edellisien vuosien kokemusta. Messuilla tarjotaan ensisijaisesti Kainuulaisille kunnille tilaisuus esitellä kuntaansa ja yritystään opiskelijoiden avustuksella. Messuilla yritetään saamaan kontakteja kotimaahan ja ulkomaille. D:\työhakemisto\Caset\Matkamessut\Projektisuunnitelma.doc ( ) 3

6 5 TEHTÄVÄLUETTELO, AIKATAULU, VASTUUHENKILÖT Projektin ositus Vuosi KK Vko Matka 2004 messut (opiskelijat esittelijöinä) Vastuuhenkilö Projektisuunnitelman laatiminen Saija & Leena x x x x Mika, Saija & Projektihenkilöiden valinta Leena x x x Ydinryhmä Jorma K:n apuna Saija & Leena x x x x x x x x x x x x x x x x Aineiston etsiminen Kainuusta Projektiryhmä x x x x x x Kohdekoulutuksesta sopiminen Mika x Kohdekoulutus paikanpäällä Projektiryhmä x x Harjoittelu messuesittelijänä Projektiryhmä x Matka 2004 messut Projektiryhmä x Palautekeskustelu ryhmän kanssa Mika+proj.ryh. x x Palautepalaveri messuista kunnat Saija+Leena x D:\työhakemisto\Caset\Matkamessut\Projektisuunnitelma.doc ( ) 4

7 MATKA 2004 MESSUOSASTON PROJEKTIAIKATAULU Projekti toteutetaan ajalla Toteutuksen aikataulu 1. Osaston suunnittelu 9/03-1/04 2. Osaston suunnittelu/ rakentaminen 9/03-1/04 3. Yhteydenpito toimijoihin 9/03-2/04 4. Yhteydenpito messukeskukseen 9/03-2/04 5. Ohjelman suunnittelu ja toteutus arvonta 11/03-1/04 6. Rakentaminen ja messuajankohta Kokoukset 5.9, 24.9, 4.11, 12/03, 1/04, 2/04 8. Maksuliikenne / laskutus 11/03-2/04 9. Yhteydenpito toimijoihin 9/03-2/ Palautteet osallistujilta 1-2/ Palautepalaveri 2/04 D:\työhakemisto\Caset\Matkamessut\Projektisuunnitelma.doc ( ) 5

8 6 TARVESELVITYS (RESURSSIT) Henkilöstöresurssit Matka 2004 messujen projektin vetäjä: Projektipäällikkö Jorma Korhonen, Kajaanin ammattikorkeakoulu (TUKE) Opiskelijoiden ohjaava opettaja: Mika Pietarinen Projektissa mukana olevat opiskelijat Kuntien edustajat mm. suunnittelussa ja messuilla Raha Kajaanin ammattikorkeakoulu ei tavoittele taloudellista hyötyä Messuosastosta ja opiskelijoista messuesittelijöinä aiheutuvat kustannukset vastaavat kunnat, Kaesan Kotileipomo Oy, Kainuun Liitto ja Sininen Kainuu ry Koneet ja laitteet Kajaanin ammattikorkeakoulu tarjoaa koneet ja laitteet veloituksetta opiskelijoiden käyttöön Opiskelijoiden kustannukset (matka, päivärahat ja majoittuminen ym.) kustantavat opiskelijoita messuesittelijöiksi rekrytoivat kunnat ja yritykset 7 PROJEKTIN KUSTANNUSARVIO Matka 2004 messujen budjetti esittelijöiden osalta koostuu seuraavasti: Opiskelijaesittelijöistä aiheutuvat kulut perjantai - sunnuntai ovat seuraavat (arvio): - Majoitus Hotelli Helka, 2 hh - Hkl:n lippu 3 vrk (ei ole 2 vrk:n) - Pv-raha á 28 - Paluumatka yöjunalla 3 makuupaikka osastossa Yhteensä + messuasuste (hinta saadaan selville myöhemmin) Messuesittelijöitä aiheutuneet kustannukset maksavat esittelijöitä ottaneet kunnat ja yritykset. D:\työhakemisto\Caset\Matkamessut\Projektisuunnitelma.doc ( ) 6

9 Messuosaston budjetti koostuu seuraavasti: KULUT Vuokra Osaston vuokra, 115 m 2 rekisteröintimaksu kulmaosasto Suunn. Suunnittelun ja toteutuksen koordinointi Rakentaminen, Maiseri Oy Ohjelma Muut kulut YHT. HANKKEEN RAHOITUS Kustannukset jaetaan seuraavasti: MAKSUOSUUDET Kainuun liitto Hyrynsalmi/Puolanka Kajaani Kuhmo Paltamo Ristijärvi Suomussalmi Vaala Sotkamo/Vuokatti Vuolijoki Kaesan kotileipomo Oy Sininen Kainuu ry D:\työhakemisto\Caset\Matkamessut\Projektisuunnitelma.doc ( ) 7

10 8 PROJEKTIN ORGANISAATIO 8.1 Projektin ohjausryhmä Projektin ohjausryhmän muodostavat Kajaanin ammattikorkeakoulun Matkailu- ja ravitsemisalan opettaja Mika Pietarinen, tutkimus- ja kehitysyksikön projektipäällikkö Jorma Korhonen sekä matkailun koulutusohjelman opiskelijat Saija Huuskonen ja Leena-Mari Kinnunen. 8.2 Projektin asiantuntijajäsenet Projektin asiantuntijajäseniä ovat messuesittelijöitä ottaneet kuntien ja yrityksien edustajat. 8.3 Projektiryhmä Projektiryhmän muodostavat opiskelijat Kinnunen Leena-Mari ja Huuskonen Saija ja heidän ohjaava opettaja Mika Pietarinen sekä projektipäällikkö Jorma Korhonen. Projektin sihteereinä toimivat Huuskonen Saija ja Kinnunen Leena-Mari vuorotellen. 9 PROJEKTIN LUOTTAMUKSELLISUUS JA SALASSAPITO Projekti on julkinen. Materiaalia voidaan käyttää opetuksessa casena. Projektikansio luovutetaan toimeksiantajalle projektin päättyessä. 10 PROJEKTIN TIEDOTTAMINEN Messuista tiedotetaan lehdistölle ja radiolle. Tammikuun 2004 alussa messuosallistujille ja lehdistölle pidetään tiedotustilaisuus. Messupalautteesta laaditaan erillinen tiedote lehdistölle. Projektin sisäinen tiedottaminen hoidetaan pääsääntöisesti sähköpostitse sekä muistioiden avulla suoraan projektiryhmän jäsenille. D:\työhakemisto\Caset\Matkamessut\Projektisuunnitelma.doc ( ) 8

11 11 PROJEKTITOIMINNAN RISKIT JA RISKIEN HALLINTA Aikataulu - aikataulu pettää o projekti aloitetaan tarpeeksi ajoissa ja varataan eri toimintoihin riittävästi aikaa o jokainen vastaa myös siitä, että toisetkin saavat hommansa hoidettua ajoissa, jotta aikataulu ei kaadu yhden aikaansaamattomuuden vuoksi o otetaan opiskelijoiden opiskelukiireet huomioon o välitavoitteet o aikataulun aktiivinen seuranta Henkilöriskit - projektiryhmän jäsen jää pois projektista kesken kaiken o kukaan ei ole korvaamaton (varahenkilöt) o jokaisella on mielekästä tekemistä Taloudelliset riskit - taloudellisia riskejä ei ole (kunnat kustantavat kustannukset) Omaisuusvahinkoriskit - omaisuusvahinkoriskejä ei ole Toiminnan vastuuriskit - projektiryhmän jäsen ei hoida vastuullaan olevaa asiaa o vastuun jakaminen usealle taholle säästää henkilöstöresursseja ja takaa projektin suunnitelmallisen etenemisen o kukaan ei ole korvaamaton o yhteiset välitavoitteet ja niiden tarkistus o toisten tukeminen ja auttaminen ongelmatilanteissa 12 PROJEKTIN LAADUNVARMISTAMINEN 12.1 Projektin raportointi Messuesittelijöitä tarvinneille tahoille raportoidaan tarvittaessa (sähköpostilla tai puhelimitse) ja ohjaavalle opettajalle sekä projektipäällikölle tieto asioista menee perille muistioiden ja sähköpostin kautta. Ohjaava opettaja on läsnä aina palavereissa. Lisäksi ohjaavalle opettajalle ja projektipäällikölle raportoidaan tarpeen tullen suullisesti. Tarvittaessa projektiryhmä ja ohjaava opettaja pitävät ylimääräisiä tapaamisia. Matka 2004 messuprojektista tehdään erillinen projektisuunnitelma. Messujen suunnitteluun liittyvistä palavereista tehdään raportit. Projektista tehdään myös arvioiva loppuraportti seuraavan vuoden pohjaksi. Opiskelijat tekevät opintomatkasta ja Matka 2004 messuista sekä Kainuun osastosta opiskelijoiden keskuudessa kyselyn, jonka tulokset raportoidaan Kainuun osaston näytteilleasettajille yhteisessä palautepalaverissa. D:\työhakemisto\Caset\Matkamessut\Projektisuunnitelma.doc ( ) 9

12 12.2 Projektin ohjaus- ja asiantuntijaryhmän kokoukset Ohjaus- ja asiantuntijaryhmä kokoontuu tarvittaessa. Kaikista kokouksista tehdään muistiot Projektin dokumentoinnin hallinta Ohjaava opettaja (Mika Pietarinen) ja projektin ydinryhmän opiskelijat (Huuskonen Saija ja Kinnunen Leena-Mari) huolehtivat siitä, että projekteista tehdään projektikansio. Projektikansiot säilytetään vähintään kuusi kuukautta: - toimeksiantosopimus - projektisuunnitelmat - muistiot - muut kirjalliset tuotokset - loppuraportit - opiskelijoiden oman oppimisen arviointi - opiskelijoiden ajan käytön seurantalomakkeet - esseet 3 5 sivua - muut mahdolliset dokumentit Projektista syntyneet dokumentit dokumentoidaan Kajaanin ammattikorkeakoulun projektiohjeistuksen mukaisesti. 13 TOIMINNAN ARVIOINTI Projektin onnistumista ja oppimista arvioidaan suullisesti ja kirjallisesti loppuraportissa. Lisäksi oppilaat kirjoittavat kukin oman oppimisen arvioinnin sekä 3 5 sivun mittaisen esseen teoreettiseen näkökulmaan viitaten jostakin projektin osa-alueesta. Toimeksiantajalta kysytään palautetta suullisesti messujen aikana ja loppupalaverissa. Projektiin osallistuneet opiskelijat arvioidaan hyväksytty / hylätty periaatteella. Hyväksytty arvosana edellyttää kaikkien projektiin kuuluvien dokumenttien (kts. kohta 12.3) palauttamista hyväksyttynä mennessä ja aktiivista osallistumista projektiin. D:\työhakemisto\Caset\Matkamessut\Projektisuunnitelma.doc ( ) 10