Järjestelmää on rakennettu yhdessä Helsingin pelastuslaitoksen, Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin ja CGI:n kanssa.

Transkriptio

1 MERLOT MEDI sähköinen raportointi- ja johtamisjärjestelmä Helsingin pelastuslaitos ja HUS Helsingin ensihoitoyksikkö on ottanut käyttöön ensimmäisenä suomessa uuden sähköisen raportointi- ja johtamisjärjestelmän. Järjestelmää on rakennettu yhdessä Helsingin pelastuslaitoksen, Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin ja CGI:n kanssa. Järjestelmä Yksi järjestelmän tärkeimmistä tehtävistä on luoda potilaskohtainen ensihoitokertomus tietokoneella ja tallentaa kerätyt potilaan perus-, esi-, haastattelu- ja tutkimus-, hoito- ja konsultaatiotiedot. Sovellus sisältää oireen tai vamman mukaisia valmiita kysymyspohjia, joista kerätyistä tiedoista kootaan potilaan ensihoitokertomus. Myös vapaan tekstin kirjoittaminen on mahdollista. Ensihoitokertomukseen liitetään myös hätäkeskuksen, potilaan valvontamonitorien (langaton tiedonsiirto) ja lääkärin tallentamien konsultaatioiden tietoja. Ensihoitokertomussovellus antaa mahdollisuuden hakea potilaan aikaisempia hoitotietoja omasta järjestelmästä. Järjestelmä pystyy myös välittämään päivystävälle ensihoitolääkärille tietoa lähes reaaliajassa, jolloin hän pystyy seuraamaan meneillään olevia tehtäviä ensihoitoyksikössä kannettavalla tietokoneella tai asemalla pöytätietokoneella. Järjestelmän ydin on palvelin, joka sisältää päätoiminnot, mm. hälytysten vastaanottamisen hälytyskeskuksesta, hälytyksen välityksen hälytetyille yksiköille, yhteydet hoitopaikkoihin sekä ensihoitokertomusten tallentamisen järjestelmään ja tietokantaan. Järjestelmässä on keskitetty käyttäjienhallinta, joka sijaitsee palvelimella. Järjestelmää ei voi käyttää kukaan ulkopuolinen sovellukseen kirjaudutaan sisään aina henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Yhteys päätelaitteen ja palvelimen välillä hoidetaan julkisessa verkossa suojatun VPN-yhteyden avulla. VPN-yhteyden tarkoituksena on varmistaa, että siirrettäessä tietoa julkisen siirtotien (esim. internet) ylitse data ei muutu, häviä tai joudu kopioiduksi. Sivu 1 / 11

2 Palvelimella ylläpidetään ajan tasalla olevia dokumentteja, kuten protokollia ja ohjeita. Palvelimen operatiivinen tietokanta sisältää tiedot mm. kaikista hälytyskeskukselta tulleista hälytyksistä sekä yksiköissä luoduista ensihoitokertomuksista. Palvelin välittää avoimena olevan ensihoitokertomuksen tietoja samassa hälytyksessä olevien yksiköiden ja valvomoiden välillä langattomasti, lähes reaaliaikaisesti. Palvelin päivittää automaattisesti palvelimen ja yksikön tietoja, jolloin mahdollisten tiedonsiirtokatkosten aikana tiedot eivät katoa, vaan tallentuvat yksikön päätelaitteen tietokantaan. Katkoksen jälkeen tiedot siirtyvät automaattisesti yksiköstä palvelimelle. Ensihoitokertomussovellus toimii yksiköissä, vaikka niillä ei olisi tietoliikenneyhteyttä palvelimelle. Jokaisessa ensihoitoa suorittavassa yksikössä on ensihoitajan käytössä oleva päätelaite (lap top tai tablet tietokone), jonka avulla ensihoitaja kirjaa potilaan hoitotietoja. Päätelaite on normaalisti yhteydessä palvelimeen gprs- tai 3G yhteyden avulla. Ensihoitokertomuksen täyttäminen on mahdollista myös tietoliikenneyhteyksien ollessa poikki. Järjestelmää voidaan käyttää tilanteissa ja paikoissa, joissa ei ole langatonta verkkoyhteyttä: yhteydettömässä tilassa järjestelmä kerää tiedot paikalliselle päätelaitteelle ja päivittää tiedot automaattisesti palvelimelle verkkoyhteyden palautuessa. Valvomosovelluksen avulla toimintaa johtava ensihoitolääkäri tai kenttäjohtaja näkee reaaliajassa yksiköiden tilatiedot ja sijainnit karttapohjaisella näytöllä. Johtamisnäkymältä voidaan helposti havaita esimerkiksi vapaana olevien yksiköiden väheneminen tietyltä alueelta ja ryhtyä toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi, esimerkiksi siirtämällä vapaita yksiköitä alueelta toiselle. Järjestelmä tukee kompleksisen kokonaisuuden hallintaa, kun johdettavana on useita palvelutuottajia ja toiminnan tasoja (ensivaste, perustaso, hoitotaso). Valvomosovellus voi olla käytössä esim. ensihoitokeskuksessa toimistokoneella tai lääkäriyksikössä kannettavassa tietokoneessa. Sivu 2 / 11

3 HÄTÄKESKUS: Hälytystiedot välittyvät järjestelmään HALLINTO: Tilastointi, raportointi ja laskutus AMBULANSSI: Kirjaa potilaan haastattelu-, mittaus- ja hoitotiedot Järjestelmä SAIRAALAT: Yksiköt tulostavat ensihoitokertomuksen ja sv210 kaavakkeen. Sairaala näkee sähköisesti ensihoitokertomuksen kun yksikkö valinnut sairaalan kuljetuspaikaksi LÄÄKÄRIKONSULTAATIOT: Ensihoitolääkäri kirjaa konsultaatiot järjestelmään. Tieto konsultaatiosta välittyy samalla ambulanssiin VALVOMO: Tieto meneillään olevista tehtävistä. Yksiköiden sijainti ja tilatiedot. Konsultaatioiden suoritus. Hoitohistoriahaku Kuva. Sähköinen johtamis- ja raportointijärjestelmä. Tavoitteet ja hyödyt Sähköinen ensihoitokertomus luo uusia mahdollisuuksia ensihoitopalvelun johtamiseen, tilastointiin, tutkimustoimintaan ja kehittämiseen. Sähköistä tietoa pystytään helposti hyödyntämään päivittäis- ja monipotilastilanteissa sekä suuronnettomuuksissa. Sivu 3 / 11

4 Kuva. Sähköisen johtamis- ja raportointijärjestelmän ominaisuudet Järjestelmän keskeisimmät hyödyt: parantaa ensihoitokertomuksen luettavuutta helpottaa kirjaamista ei vaadi tietoteknistä osaamista kosketusnäyttö ja valmiit kysymykset ja niihin vastaukset; vapaan tekstin mahdollisuus kaksoiskirjanpidon poistuminen tehtävistä, joissa useampi yksikkö tai ensihoitolääkäri mukana historiatietojen saatavuus; saman potilaan aiemmat ensihoitokertomukset nähtävissä kohteessa parantaa potilaan tietosuojaa Vastaanottava hoitolaitos saa ensihoitokertomuksen yleensä jo ennen potilaan saapumista helpottaa ja nopeuttaa arkistointia ja laskutusta parantaa tutkimus- ja kehittämistoimintaa tehostaa operatiivista johtamista parantaa hoitohenkilökunnan ja konsultin oikeusturvaa nopeuttaa ja parantaa konsultaatiota ja ennakkoilmoitusta mahdollistaa luotettavan tiedon antamisen hoitotapahtumasta helposti ja nopeasti Sivu 4 / 11

5 helpottaa ja parantaa hoitotoimenpiteiden ja lääkekulutuksen seurantaa; auttaa koulutuksen kohdentamisessa oikeille henkilöille tukee potilasohjausta mahdollistaa palvelun toimittamiseen tarvittavien ohjeiden helpon saatavuuden tehostaa suuronnettomuustilanteiden johtamista. Järjestelmän päätoiminnot Järjestelmä muodostuu pääkomponenteista, jotka ovat valvomosovellus, ensihoitokertomus, tukitiedostot, suuronnettomuussovellus, laskutussovellus ja raportointityökalu. Valvomo Hätäkeskus hälyttää kohteeseen lähimmän ja tarkoituksenmukaisimman ensihoitoyksikön. Valvomo seuraa tehtävää reaaliajassa. Tehtävän tiedot välittyvät automaattisesti päätelaitteisiin ja valvomoon. Palvelin välittää tiedot valvomolle ensihoitoyksiköiden sijainnista ja tehtävien eri vaiheista. Valvomosta toimintaa johtava henkilö, kuten päivystävä ensihoitolääkäri tai kenttäjohtaja, näkee yksiköiden tilatiedot ja fyysiset sijainnit karttapohjaisella näytöllä reaaliajassa. Ensihoitolääkäri tai kenttäjohtaja voi myös seurata valvomosta ensihoidon antamista. Kun yksikkö täyttää sähköistä ensihoitokertomusta, täytetyt tiedot ja monitori-defibrillaattorin rekisteröimät potilaan vitaalitiedot (EKG, RR, syke, SaO2 ym.) näkyvät valvomossa lähes reaaliaikaisesti. Konsultaatiovaiheessa konsultin omalla näytöllä ovat jo näkyvillä esitiedot potilaasta, mitatut peruselintoiminnot ja mahdollinen 13-kanavainen EKG. Konsultti voi antaa hoito-ohjeet puhelimitse ja välittää samat ohjeet sähköisesti hoitavalle yksikölle. Kirjallisilla ohjeilla vähennetään inhimillisiä erehdyksiä potilaan hoidossa, mikä parantaa sekä ensihoitajien että konsultoivan lääkärin oikeusturvaa. Järjestelmään pystytään laittamaan hälytysrajoja potilaan vitaalitoimintojen kohdalle. Esimerkiksi verenpaineen laskiessa alle raja-arvon sovellukseen tulee Sivu 5 / 11

6 ilmoitus asiasta ja pyyntö konsultoida lääkäriä. Tietojärjestelmän ensihoitosovellus lisää ensihoitoyksiköiden saamaa lääketieteellistä taustatukea, kun ne voivat tehdä kyselyn potilaan aikaisemmista hoitotiedoista omasta operatiivisesta tietokannastaan. Kuva Valvomo Ensihoitokertomus Ensihoitokertomukseen kirjataan potilaan henkilö- ja hoitotiedot ja siihen siirretään langattomasti tietoja hätäkeskuksesta ja potilasvalvontalaitteilta. Ensihoitokertomukset ovat oireen tai vamman mukaisia. Eri oireiden kuvaamiseen elottomuus, rintakipu, hengitysvaikeus, neurologia ja myrkytys on luotu valmiita pohjia. Ensihoitokertomus sisältää pakollisia kysymyksiä ja lisäkysymyksiä. Niiden avulla voidaan helposti tehdä jälkikäteen erilaisia hakuja hoidetuista potilaista tilastointi- ja raportointiohjelman avulla. Järjestelmä sisältää myös tutkimukset ja hoito-osan. Sinne kirjataan potilaan peruselintoiminnot ja lääkehoito. Kaikki monitori-defibrillaattorilla mitatut vitaaliarvot siirtyvät langattomasti Bluetoothin välityksellä järjestelmään. Lääkehoito ja peruselintoiminnot sovelluksen siis yhden näkymän avulla voidaan helposti muodostaa yleiskuva potilaasta. Mitatut peruselintoimintojen arvot näkyvät graafisesti ja numeerisesti, ja lisäksi taulukko sisältää lääkityshoidon, johon pystytään syöttämään mm. toimipaikkakohtaiset käytettävät lääkkeet, niiden annostelu, vahvuudet ja vasta-aiheet. Kaikki Sivu 6 / 11

7 järjestelmään syötetyt ja mitatut tiedot ovat automaattisesti konsultoivan lääkärin nähtävissä. Konsultti voi helposti seurata myös käytettyjen lääkkeiden vastetta peruselintoimintoihin statustaulukosta. Ensihoitokertomus on vastaanottavan hoitolaitoksen nähtävissä heti, kun ensihoitoyksikkö on valinnut kyseisen hoitopaikan kuljetuspaikaksi. Ensihoitokertomus voidaan myös tulostaa jo matkalta vastaanottavaan hoitopaikkaan, jolloin siellä voidaan valmistautua ja varata tarvittavat resurssit jo etukäteen. Ensihoitokertomuksen näkyminen hoitolaitoksessa tai tulostaminen hoitolaitokseen ei korvaa puhelimitse annettavaa ennakkoilmoitusta, tosin se nopeuttaa sen tekemistä. Tiedot hoitopaikkaan siirtyvät 3G- tai GPRS-verkkoa pitkin. Tiedot voidaan myös tulostaa kohteessa kannettavalla langattomalla tulostimella tai yksikössä sijaitsevalla tulostimella. Suomessa käytössä oleva VIRVEn datayhteys ei pysty siirtämään järjestelmän tietoja. Tukitiedostot Järjestelmä sisältää potilaan hoitamiseen tarvittavia tukitiedostoja. Järjestelmään voidaan syöttää kaikki oman ensihoitopalvelun sisältämät ohjeet, protokollat tai tutkimuslomakkeet, ja ne ovat tarvittaessa nopeasti luettavissa. Järjestelmä sisältää myös potilasohjausohjeen. Helsingissä paljon konsultaatioita aiheuttava potilasohjausohje on kahdeksan sivun mittainen. Järjestelmä sisältää sähköisessä muodossa saman ohjeen. Ohjetta on helppo lukea, ja käyttäjä saa nopeasti tietoa, minne potilas pitää kuljettaa milloinkin. Suuronnettomuussovellus Järjestelmään on sisällytetty oma suuronnettomuussovelluksensa, joka on ennen kaikkea tehokkaan johtamisen tuki. Suuronnettomuussovelluksen avulla hallitaan suuronnettomuustilanteiden kokonaiskuvaa ja erityisesti tuetaan potilasohjausta hoitopaikkoihin. Suuronnettomuussovelluksen avulla jokaisen potilaan triage-luokitus dokumentoidaan sähköisesti. Tieto luokitelluista potilaista saadaan reaaliajassa suuronnettomuuden johdon käyttöön, ja sitä voidaan hyödyntää resurssien kohdentamisessa. Sovellus sisältää omat ikkunat eri toimijoille, kuten lääkintäjohtajalle, kuljetusjohtajalle ja triage-johtajalle. Sivu 7 / 11

8 Sovellus tehostaa potilaiden ohjausta oikeaan hoitopaikkaan. Näin suuronnettomuustilanteen johto (lääkintä-, hoito- ja kuljetusjohtaja sekä lääkintäpäällikkö) sekä vastaanottavat sairaalat tietävät jatkuvasti tilanteen: kuinka monta potilasta on kuljetettu ja minne, mikä on potilaiden kiireellisyysaste ja vammamekanismi sekä mikä on valittu hoitopaikka ja kuljetusyksikkö. Järjestelmä kertoo myös sairaaloiden kapasiteetin ottaa vastan tietyntyyppisiä potilaita. Hoitopaikoista voidaan puolestaan seurata reaaliajassa suuronnettomuustilannetta, ja ne voivat ohjata potilasvirtaa tehokkaasti. Kuva. Suuronnettomuussovellus Laskutus Järjestelmä luo automaattisesti Kansaneläkelaitoksen SV210-lomakkeen, jonka pohjalta voidaan maksaa tarvittavia korvauksia palveluntuottajalle. SV210- lomakkeen tiedot kerääntyvät automaattisesti täytetyistä ensihoitokertomuspohjista. KELAn vaatimat tiedot voidaan määritellä pakollisiksi, jonka ansiosta SV210-lomake saadaan kattavasti täytettynä laskutusta varten. Tämä nopeuttaa ja helpottaa työvaiheita, jotka tarvitaan ensihoitotapahtuman jälkeen. Ensihoitajan täyttämät laskutustiedot siirtyvät automaattisesti erilliseen sähköiseen laskutusohjelmaan, jonka avulla palveluntuottaja perii korvaukset KELAlta. Sivu 8 / 11

9 Tilastointi ja raportointi Ensihoidon johtaminen vaatii tänä päivänä mitattuun tietoon perustuvaa tietoa, jotta kykenisimme palvelemaan asiakkaita tehokkaasti ja turvallisesti. Vanhalla paperisella järjestelmällä toiminnan ohjaaminen ja kehittäminen on vaikeaa ja työlästä mikä on johtanut siihen, ettäjohtamisessa ja kehittämisessä on tyydytty olettamuksiin tiedon sijaan. Asetus ensihoitopalvelusta määrittää, että ensihoitopalvelun on seurattava ja tuotettava ensihoitokeskuksen, aluehallintoviraston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen käyttöön tunnuslukuja ensihoitopalvelun toiminnasta. Raportointia tarvitaan myös palvelutasopäätöksen toteutumisen ja toiminnan tuloksellisuuden arvioimiseksi. Tunnuslukuja tarvitaan palvelun toteutumisen ja yhdenmukaisuuden seuraamiseksi sekä vertaisarvioinnin mahdollistamiseksi eri sairaanhoitopiirien välillä. Tiedot tehtävien lukumääristä, tehtävälajijakaumasta, potilaiden tavoittamisviiveistä ja kuljetusosoitteista muodostavat ensihoitopalvelun suunnittelun, kehittämisen ja toiminnan seurannan keskeisimmän työkalun ensihoitokeskuksen käyttöön. Paperinen ensihoitokertomus on erittäin työläs tutkimuksen ja johtamisen näkökulmasta. Tieto on sirpaleista, toisinaan varsin epäselvää ja sisällöllisesti puutteellista. Raportointijärjestelmät ovat erillisiä, ja niitä on paljon. Tiedon kerääminen ja yhdistäminen on työlästä tai mahdotonta ja aikaa vievää. Sähköisestä raportointijärjestelmästä on helppo tehdä hyvien raportointi- ja tilastointiohjelmien kautta kattavia hakuja potilaan kokonaisvaltaisesta hoitamisesta. Raportit voidaan ajastaa tulemaan automaattisesti omaan sähköpostiin säännöllisin väliajoin. Näiden avulla pystytään saamaan helposti tarkkaa tietoa eri ydin- ja tukiprosesseja varten. Tämä taas mahdollistaa paremman palvelun ja hoidon tarjoamisen asiakkaille. Tilastointi- ja raportointisovellus sisältää laajan kokoelman raportteja, joilla voidaan seurata palvelutasoraportoinnin lisäksi ensihoidon tunnuslukuja ja kehittää ensihoitoalan tieteellistä tutkimustyötä Myös hoidon toteutumista voimassa olevien protokollien mukaisesti voidaan jälkikäteen helposti tarkastella tällä sovelluksella. Sivu 9 / 11

10 ensihoitoyksikön hälytykset päivittäin/vuorokausittain ensihoitoyksiköiden hälytykset viikonpäivittäin ensihoitoyksiköiden hälytykset kiireellisyysluokittain ensihoitoyksiköiden kuljetus- ja X-koodit ensihoitoyksikkökohtaiset viiveet ensihoitajakohtaiset viiveet ensihoidon konsultaatiotiedot ensihoitoyksiköiden tehtäväsidonnaisuudet ensihoitoyksiköiden käyttöaste ensihoitajakohtaiset tehtäväsidonnaisuudet palvelutasopäätöksen edellyttämät raportit karttapohjaiset raportit hoitoon liittyvät raportit ja tutkimukset o elvytystilastointi, STEMI tilastointi, ym. o hoitoprotokollien toteutuminen o prosessiauditoinnit Taulukko: Ensihoidon raporttiesimerkit Kuva. Kuva raportista yksiköiden käyttöaste Päätelaite Ensihoidossa päätelaitteelle asetetaan kovat käyttövaatimukset, joita tavalliset kannettavat tietokoneet eivät välttämättä täytä. Laitteen on oltava helposti Sivu 10 / 11

11 puhdistettavissa kaikesta eritteestä ja sen on kestettävä iskuja ja putoamista. Akkukapasiteetin on oltava riittävä, akut on voitava vaihtaa nopeasti ja käytön tulee olla mahdollista myös kosteassa, kylmässä, pimeässä ja erityisesti kirkkaassa päivänvalossa. Päätelaitteeseen pitää pystyä kytkemään langattomasti toimivat tulostimet ja näppäimistö. Lähtökohtana on, että kaikki toimii langattomasti eikä laitteeseen tule yhtään johtoa. Järjestelmä ei saa olla laiteriippuvainen, vaan sen pitää toimia kaikissa niissä laitteissa, joissa on Windows-käyttöjärjestelmä. Sivu 11 / 11