Aiemmat seulontapäätökset

Transkriptio

1 PÄÄTÖS 1 (14) LÄÄNINHALLITUSTEN PYSYVÄSTI SÄILYTETTÄVÄT ASIAKIRJAT Aluehallintoviranomaisten asiakirjojen järjestämishankkeessa (ALKU) on järjestetty vuoden 2012 aikana Uudenmaan, Turun ja Porin ja Kuopion lääninhallitusten sekä Etelä-Suomen, Länsi-Suomen ja Itä-Suomen lääninhallitusten asiakirjoja. Arkistolaitos on antanut aiemmin useita lääninhallitusten asiakirjoja koskevia seulontapäätöksiä, mutta vuoden 2012 aikana tehtyjen järjestelytöiden yhteydessä on selvinnyt, etteivät nämä päätökset ole kaikilta osin riittävän kattavia. Tässä päätöksessä näille säilytysaikaa vailla oleville ja uutta tarkastelua vaativille asiakirjaryhmille tehdään arvonmääritys ja määrätään niiden pysyvästä säilyttämisestä. Tämä seulontapäätös koskee välittömästi yhteensä noin 90,85 hyllymetriä asiakirjoja. Näistä pysyvästi säilytettäviä on 61,39 hm ja määräajan säilytettäviä 29,46 hm. Tämä seulontapäätös täydentää arkistolaitoksen (AL/8934/ /2012) antamaa lääninhallitusten asiakirjoja koskevaa seulontapäätöstä. Aiemmat seulontapäätökset Arkistolaitos/Valtionarkisto on aiemmin tehnyt seuraavat lääninhallitusten asiakirjoja koskevat seulontapäätökset: Valtionarkiston päätös (VA 2/61) lääninhallitusten ja niiden alitilittäjien asiakirjoista. Päätös on julkaistu asetuskokoelmassa /381. Valtionarkiston päätös (VA 1214/21/1962) lääninhallitusten ja niiden alaisten viranomaisten asiakirjoista. Päätös on julkaistu asetuskokoelmassa /382. Valtionarkiston päätös (VA 171/33/77) lääninhallitusten sosiaali- ja terveysosastojen asiakirjoista. Valtionarkiston päätös (VA 13/33/77) lääninhallitusten kouluosastojen asiakirjoista. Valtionarkiston päätös (VA 145/33/86) lääninhallitusten ja lääninhallitusten yhteydessä toimivien lautakuntien asiakirjojen säilytysajoista. Tämä päätös koskee jälkeen muodostuneeseen arkistoon kuuluvia asiakirjoja. Valtionarkiston päätös (VA S 18/04/93) Uudenmaan lääninhallituksen ja lääninoikeuden asiakirjojen säilytysajoista. Tämä päätös antaa luvan soveltaa edellistä Valtionarkiston päätöstä (VA ) takautuvasti kirjattujen asiakirjojen osalta. Arkistolaitoksen päätös (KA S 3/1996) Uudenmaan lääninhallituksen eräiden asiakirjojen uusista säilytysajoista ja eräistä muista asiaan liittyvistä

2 PÄÄTÖS 2 (14) kysymyksistä. Tämä päätös vahvistaa säilytysajat eräille uusille ja aiemmista päätöksistä puuttuville asiakirjoille. Arkistolaitoksen päätös (AL/1604/ /2008) anniskelulupaasiakirjojen otantapäätöksen kumoamisesta. Arkistolaitoksen määräys (AL/19273/ /2008) valtionhallinnon asiakirjojen hävittämisestä. Arkistolaitoksen päätös (AL/15258/ /2009) lääninhallitusten pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistolaitoksen päätös (AL/8934/ /2012) lääninhallitusten pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Kansallisarkiston päätös Kansallisarkisto määrää arkistolain (831/1994) 8 :n perusteella tässä päätöksessä mainittujen asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä. Viranomaisten tehtävänä on määritellä arkistolain 8 :n perusteella tässä päätöksessä mainittujen määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat. Valtionarkiston/arkistolaitoksen seulontapäätösten (VA 145/33/86) ja (AL/15258/ /2009) taannehtiva soveltaminen Kouluosastolle saapuneet opetus- ja sivistystoimea koskevat kantelut, valitukset ja kyselyt vuosilta (yhteensä noin 10,0 hm). Sosiaali- ja terveysosastolle saapuneet lastensuojelua, terveys- ja sosiaalihuoltoa koskevat kantelut vuosilta (yhteensä noin 1,0 hm). Molemmat asiakirjaryhmät ovat määräajan säilytettäviä. Tietoimituksissa määrättyjen korvausten maksamista koskevat asiakirjat vuosilta (yhteensä noin 0,63). Merikarvian kunnan Alakylässä ja muissa kylissä tehtyjen Uusjakotoimitusten/lohkomisten metsänojitus- ja tientekokustannusten asiakirjat vuosilta ja 1983 (yhteensä noin 0,12 hm).

3 PÄÄTÖS 3 (14) Poliisipiirien ennakkoilmoitukset tieliikenneonnettomuuksista vuosilta (yhteensä noin 0,08 hm). Hintatarkastajien suorittamat hintaselvitykset ja toimintaselosteet sekä yhteenvedot toimintaselosteista vuosilta (yhteensä noin 0,47 hm). Hintatarkastajien tarkastuslomakkeet vuosilta (yhteensä noin 0,77 hm). Poliisipiirien tarkastuskertomukset vuosilta ja poliisipiirien toiminnalliset tarkastuskertomukset vuosilta (yhteensä 0,36 hm). Luettelo ulosottoapulaisista, määräyksistä ja virkamerkeistä vuosilta (yhteensä noin 0,01 hm). Luettelot ulosotonhaltijoille talletetuista varoista vuosilta (yhteensä noin 0,05 hm). Kuntien väestönsuojelujärjestykset vuosilta (yhteensä noin 0,08 hm). Kuntien suunnitelmat poikkeusolojen varalle vuosilta (yhteensä noin 0,08 hm). Väestönsuojelun poikkeusolojen toimintaharjoituksiin liittyvät materiaalit vuosilta (yhteensä noin 0,14 hm).

4 PÄÄTÖS 4 (14) Lääninhallituksen tuottamat ohjelmat, osanottajaluettelot ja arvosanaluettelot ovat pysyvästi säilytettäviä. Muiden viranomaisten tuottamat asiakirjat ovat määräajan säilytettäviä. VSS-tarkastajan tarkastuskertomukset vuosilta (yhteensä noin 0,02 hm). VSS-tilanneilmoitukset vuosilta (yhteensä noin 0,03 hm). Kuntien kulontorjuntasuunnitelmat ja sammutussuunnitelmat vuosilta ja kuntien luettelot laitoksista, joissa on tehty huoltolaitosten pelastus- ja sammutussuunnitelmat vuodelta 1969 (yhteensä 0,06 hm). Kuntien palotarkastuskertomukset vuosilta , kuntien paloruiskujen tarkastuspöytäkirjat vuosilta ja kuntien palokaluston tarkastuslomakkeet vuodelta 1967 (yhteensä 0,08 hm). Kuntien palokertomukset (vuositilastot) vuosilta (yhteensä noin 0,06 hm). Poliisipiirien neuvottelukuntien työsuunnitelmat, kustannusarviot ja vuosikertomukset vuosilta (yhteensä 0,08 hm). Poliisipiirien neljännesvuosi-ilmoitukset syyttäjän käsiteltävänä olleista ja alioikeuksien ratkaisemista huumausainerikoksista vuosilta (yhteensä noin 0,10 hm). Läänin säteilymittausasemilta saapuneet säteilymittaustulokset vuosilta (yhteensä noin 0,18 hm).

5 PÄÄTÖS 5 (14) Myrkyllisten aineiden kaupan valvontaa koskevat asiakirjat vuosilta (yhteensä noin 0,02 hm). Lääninhallituksen valmiussuunnitteluun sekä läänin alueen pelastustoimen ja väestönsuojelun suunnittelun ja suunnitelmien yhteensovittamisen ohjaukseen ja suunnitteluun liittyvät asiakirjat vuosilta (yhteensä noin 0,03 hm). Väestönsuojelukoulutukseen liittyvät asiakirjat vuosilta (yhteensä noin 0,32 hm). Vuosina kertyneet lääninhallitusten vuoden 1987 arkistosäännön arkistokaavan mukaan arkistoidut asiakirjat Kuopion lääninhallitus Päätökset lainan maksuajan pidentämisestä ja lyhennysten sekä korkojen maksujen lykkäämisestä vuosilta (yhteensä noin 0,34 hm). Pelastusosaston VIVA-ryhmän asiakirjat vuosilta (yhteensä noin 0,55 hm). VIVA-työryhmien laatimat toimintasuunnitelmat ja -kertomukset, loppuraportit, selvitykset, mietinnöt ja ehdotukset ovat pysyvästi säilytettäviä. Muut asiakirjat, kuten etuoikeutettujen puhelinliittymien tilauslomakkeet ja luettelot, kokouskutsut, saapuneet kokousmuistiot ja valmiussuunnitelmat, varautumiskyselyiden vastaukset, saapuneet toimintasuunnitelmat ja -kertomukset, liikenneministeriöltä saapuneilla ohjeet ja toimeksiannot, muilta lääneiltä saapuneilla VIVA-ryhmien kirjeet, valtakunnallisten VIVA-seminaarien ohjelmat ja esitelmät yms. asiakirja-aineistot ovat määräajan säilytettäviä. Lääninhallitusten osastojen asiakirjojen ja piirustusten säilytysajat I Yhteisarkistojen asiakirjat

6 PÄÄTÖS 6 (14) Maaherrojen neuvottelukokousten pöytäkirjat vuosilta (yhteensä noin 0,20 hm). II Lääninoikeuksien asiakirjat Verovalitusdiaarin aakkoselliset hakukortistot luvuilta (yhteensä noin 18,5 hm). Kortisto ennen vuotta 1969 annetuista verovalituspäätöksistä (14 kortistolaatikkoa). I, II, VII ja IX lääninoikeuksien istuntopöytäkirjat vuosilta ja vuosilta (yhteensä noin 0,11 hm). III Yleisten osastojen asiakirjat Irtolaisluettelot vuosilta (yhteensä noin 0,25 hm). Alkoholistiluettelot vuosilta (yhteensä noin 0,60 hm). Majoitus- sekä ravintola- ja kahvilaliikekortit (osoitteen mukaisesti järjestetty) luvulta sekä toimintansa lopettaneiden majoitus- ja ravitsemusliikkeiden kortit luvulta (yhteensä noin 3,40 hm). Luettelot osto- ja myyntiliikkeistä Helsingin kaupungin alueella vuosilta ja luettelot osto- ja myyntiliikkeistä Uudenmaan alueen kunnissa (yhteensä noin 0,37 hm).

7 PÄÄTÖS 7 (14) Tieosaston maanteitä koskevat asiakirjat vuosilta , tieosaston luettelot nimismiespiireittäin vuosilta , Uudenmaan kuntien tiestöä koskevat aluekartat vuosilta , tieasiain salaiset diaarit ja asiakirjat vuosilta , teiden kustannusarviot ja kartat vuosilta , kunnan- ja kyläteiden perusparannuksia koskevat asiakirjat vuosilta , kontrollikirja tielautakunnan menoista vuosilta , lääninhallituksen maantievarain kontrollikirja vuosilta sekä tieosaston maksattamisluettelot ja yhdistelmät vuosilta (yhteensä noin 0,40 hm). Läänin rakennustarkastajan asiakirjat vuosilta , (yhteensä noin 0,06 hm). Saapuneita kavalluksia ja sakko- ja veroasioita koskevia poliisitutkintapöytäkirjoja vuosilta (yhteensä noin 0,06 hm). Henkikirjoittajien viranluovutuspöytäkirjat vuosilta (yhteensä noin 0,02 hm). Sisäasianministeriöltä saapuneet väestönsuojelua koskevat kirjeet vuosilta (yhteensä noin 0,20 hm). Poliisipiirien toiminta- ja taloussuunnitelmalomakkeet vuosilta , poliisipiirien lyhyen aikavälin toimintasuunnitelmat vuosilta ja poliisipiirien vuosikertomukset vuosilta (yhteensä noin 0,54 hm). III Yleisten osastojen julkipano- ja kuulutusasiakirjat Uudenmaan lääninhallituksen julkipanoilmoituksia vuosilta (yhteensä noin 0,70 hm).

8 PÄÄTÖS 8 (14) Julkipanot rakennuslupa- ja poikkeuslupa-asioissa vuosilta (yhteensä noin 0,52 hm). Julkipanot ulosottoasioissa vuosilta (yhteensä noin 0,16 hm). Julkipanot pakkolunastusasioissa vuosilta (yhteensä noin 0,08 hm). Kuulutukset yksityisteitä koskevissa asioissa vuosilta (yhteensä noin 0,04 hm). III Yleinen osasto, lääninsuunnittelun asiakirjat Kuopion lääninhallitus Kuntien ja kuntaliittojen työsuunnitelmat vuosilta (yhteensä noin 0,02 hm). Kuntien rakennustilastot vuosilta (yhteensä noin 0,16 hm). IV Lääninkonttorien asiakirjat Lääninkamreerin kirje- ja päätöskonseptit (R- ja P-esittelijätunnukset) vuosilta (yhteensä noin 8,56 hm). Uudenmaan lääninkonttorin pääkirjat vuosilta (noin 6,96 hm). Nyt annettavaa päätöstä ei saa soveltaa sellaisenaan muiden lääninkonttorien pääkirjoihin. Arkistolaitos määrää erikseen alkaen kertyneiden valtion tilivirastojen pää- ja kassapäiväkirjojen sekä memoriaalien pysyvästä säilyttämisestä valtionhallinnon asiakirjoja koskevan arkistolaitoksen yleisen seulontapäätöksen ( , AL/19273/ /2008) nojalla.

9 PÄÄTÖS 9 (14) Luetteloja ja kortistoja lakkautuspalkoista vuosilta (yhteensä noin 0,08 hm). Tilinpäätösilmoitukset vuosilta (yhteensä noin 0,02 hm). Tilinpäätösilmoitukset koostuvat mm. seuraavista asiakirjatyypeistä: tilinpäätösilmoitus, bilanssi, kassavarat, selostukset tulo- ja menorästeistä ja selostus siirretyistä määrärahoista. Vuodelta 1965 tilinpäätöksessä on mukana seuraavat dokumentit: tili-ilmoitus joulukuulta 1965 (kaksi erilaista versiota), erittely lähetteiden tilistä ja tili-ilmoitukset ja -erittelyt. Tiliasiakirjat kirkon lainan kannosta Turun ja Porin läänissä kantovuodelta 1944 (yhteensä noin 0,04 hm). Eläkkeen lakkaamisen johdosta vuosina ja sokeainavustuksen lakkaamisen johdosta vuosina palautettuja avustuskirjoja (yhteensä noin 0,08 hm). Pakkolunastuskorvausten maksamista koskevat asiakirjat vuosilta (yhteensä noin 0,63 hm). Muuntorangaistusten päiväkirjat vuosilta ja kortisto muuntorangaistuksista vuosilta (yhteensä noin 1,47 hm). V Kouluosastojen asiakirjat Uudenmaan, Turun ja Porin- sekä Vaasan läänien ruotsinkielisten kuntien kirjastojen vuosiilmoitukset vuosilta (yhteensä noin 1,3 hm). Lääninkoulupsykologin asiakirja-aineistot vuosilta (yhteensä noin 2,0 hm).

10 PÄÄTÖS 10 (14) Koulupsykologin laatimat keskeiset asiakirjat, kuten muistiot, raportit ja tilastot ovat pysyvästi säilytettäviä. Lääninkoulupsykologin aineistojen yhteyteen arkistoidut, muiden organisaatioiden laatima saapuneet asiakirjat ovat määräajan säilytettäviä. Ammattikasvatushallituksen lääninhallitukselle lähettämät keskiasteen ammatillisten oppilaitosten opettajaluettelot vuosilta (yhteensä noin 0,10 hm). Oppilaitoksilta saapuneet tilarekisterikaavakkeet vuodelta 1975 (yhteensä noin 0,03 hm). VI Sosiaali- ja terveysosastojen asiakirjat Yksityisten sairaanhoito- ja tutkimuslaitosten vuosikertomukset vuosilta (yhteensä noin 7,24 hm). Asetuksen koe-eläintoiminnasta (1076/1985) perusteella myönnettyjen 1. luokan koeeläinkokeiden lupa-asiakirja-aktit vuosilta (yhteensä noin 0,20 hm). Lääkintöhallituksesta lääninhallitukselle tiedoksi saapuneet päätökset sosiaali- ja terveydenhuollon toteuttamissuunnitelman vahvistamisesta valtakunnallisten palveluiden osalta vuosilta (yhteensä noin 0,18 hm). Lääninhallitusten piirustukset

11 PÄÄTÖS 11 (14) Valtion virastotaloja ja poliisiasemia koskevat piirustukset ja niihin liittyvät asiakirjat vuosilta (yhteensä noin 0,20 hm). Ilomantsin virastotalon peruskorjauksen piirustukset vuosilta ja Lieksan virastotalon peruskorjauksen piirustukset ja asiakirjat (yleinen osasto, yhteensä noin 0,07 hm). Paiholan sairaalan muutostöiden ja peruskorjauspiirustukset vuodelta 1982 (sosiaali- ja terveysosasto, yhteensä noin 0,16 hm). Lääninhallitusten yhteydessä toimineiden lautakuntien asiakirjat Liikuntalautakuntien asiakirjat Urheilulautakunnalle/liikuntalautakunnalle saapuneet hakemuksen valtionavustusten saamiseksi vuosilta (yhteensä noin 2,72 hm). Avustus- ja lainahakemukset vuosilta ja (yhteensä noin 0,37 hm). Kuopion lääninhallitus Liikuntalautakunnalle saapuneet perustamissuunnitelmat vuosilta (yhteensä noin 0,70 hm). Saapuneet avustus- ja laina-asiakirjat ja perustamissuunnitelmat, joista lääninhallitus on antanut rahoituspäätöksen, ovat pysyvästi säilytettäviä. Saapuneet avustus- ja lainaasiakirjat, joista rahoituspäätöksen on antanut ministeriö, ovat määräajan säilytettäviä. Ennakkotarkastusasiakirjat vuosilta (yhteensä noin 0,04 hm). Kuntien liikuntalautakuntien käyttökustannusten valtionosuusselvitykset vuosilta (yhteensä noin 0,18 hm).

12 PÄÄTÖS 12 (14) Nuorisolautakuntien asiakirjat Valtionavustuksia koskevat saapuneet päätöstoisteet ja saapuneet asiakirjat vuosilta (yhteensä noin 1,0 hm). Kuntien nuorisotyölautakuntien valtionosuusselvitykset vuosilta (yhteensä noin 0,40 hm). Oppilasvalintalautakuntien asiakirjat Ammattikasvatushallitukselta ja Opetushallitukselta Uudenmaan lääninhallituksen oppilasvalintalautakunnalle saapuneet yhteishakutilastot vuosilta ja Opetushallitukselta Etelä-Suomen lääninhallitukselle saapuneet yhteishakutilastot vuosilta (noin 3,5 hm). Opetushallituksen lääninhallitukselle lähettämiä yhteishaun tilastoja vuosilta (yhteensä noin 2,4 hm).

13 PÄÄTÖS 13 (14) Lääninhallitusten muut asiakirjaryhmät Lääninsyyttäjien asiakirjat Uudenmaan lääninhallituksen lääninsyyttäjän diaarit, työluettelot, tarkastuspöytäkirjat ja syyteasiakirjat vuosilta (yhteensä noin 7,0 hm). Turun ja Porin lääninhallituksen lääninsyyttäjän työluettelot, syyttämättäjättämispäätökset ja syyteasiakirjat vuosilta 1979 ja (yhteensä noin 0,41 hm). Pohjois-Karjalan lääninhallituksen lääninsyyttäjän syyteasiakirjat vuosilta (asiakirjojen määrä ei ole tiedossa). Maahanmuuttajia koskevat asiakirjat Asiakirjaryhmään kuuluvat mm. Chilestä tulleiden pakolaisten sekä Ruotsista ja muualta palanneiden siirtolaislasten opetuksen järjestämiseen liittyvät sekalaiset asiakirjat vuosilta (yhteensä noin 0,08 hm). Esitykset siitä, miten pakolaisten vastaanotosta kunnalle aiheutuneet kustannukset korvataan kunnalle vuosilta (sosiaali- ja terveysosasto, yhteensä 1,07 hm). Pakolaisten seurantaryhmän asiakirjat vuodelta 1987 ja pakolaisten vastaanoton läänin yhteistyöryhmän asiakirjat vuosilta (yhteensä noin 0,04 hm). Muut huoltoasioita koskevat kirjaamattomat asiakirjat ja valtionosuuksia koskevat ilmoitukset vuosilta (yhteensä noin 0,14 hm). Pakolaisia koskevat kirjatut asiakirjat (asiaryhmä 908) vuosilta (yhteensä noin 0,22 hm).

14 PÄÄTÖS 14 (14) Päätöksen soveltaminen Lääninhallitusten tehtävät olivat tarkasti määrättyjä lainsäädännössä, työjärjestyksissä ja muussa yksityiskohtaisemmassa lääninhallitusten toimintaa koskeneessa ohjeistuksessa. Tämän vuoksi lääninhallitusten tehtävät ja niiden myötä eri lääninhallituksiin kertyneet asiakirjalliset tiedot ovat keskenään hyvin samankaltaisia. Lääninhallitusten arkistonmuodostusprosesseissa on todennäköisesti havaittavissa virastokohtaisia eroavaisuuksia, mutta sillä ei ole ollut merkittävää vaikutusta näiden organisaatioiden toiminnan tuloksena kertyneiden asiakirjojen tietosisältöön. Tätä seulontapäätöstä sovellettaessa on silti muistettava ottaa huomioon mm. alueellisista erityispiirteistä johtuva virastokohtaisten tehtävien mahdollinen vaihtelevuus sekä toisistaan poikenneiden arkistonmuodostusprosessin ja asiakirjarutiinien mahdollinen vaikutus kertyneiden asiakirjojen tietosisältöön. Kun muiden kuin tässä muistiossa mainittujen lääninhallitusten arkistoja järjestetään, tulee järjestettävien asiakirjojen tietosisältöjen vastaavuus lisäksi varmistaa tässä seulontaesityksessä, aiemmissa seulontapäätöksissä ja valtionhallinnon asiakirjoja koskevassa arkistolaitoksen yleisessä seulontapäätöksessä ( , AL/19273/ /2008) mainittujen asiakirjatietojen kanssa. Edellä mainitun perusteella tätä Kansallisarkiston päätöstä noudatetaan soveltuvin osin taannehtivasti kaikkiin lääninhallitusten toiminnan tuloksena kertyneisiin asiakirjoihin edellyttäen, että asiakirjojen tietosisältö on säilynyt muuttumattomana. Pääjohtaja Jussi Nuorteva Tutkimusjohtaja Päivi Happonen TIEDOKSI Aluehallintovirastojen tietohallintoyksikkö Etelä-Suomen aluehallintovirasto ja koe-eläinlautakunta Lounais-Suomen aluehallintovirasto Itä-Suomen aluehallintovirasto