TIE- JA VESIRAKENNUSHALLITUKSEN ERÄIDEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS. Pysyvän säilytyksen tarkennus:

Transkriptio

1 Dnro 751/431/2007 Tiehallinto Keskushallinto Opastinsilta 12 A PL Helsinki Viite Kirjeenne (Dnro 2218/2007/30/4) Asia TIE- JA VESIRAKENNUSHALLITUKSEN ERÄIDEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Tiehallinto pyytää viitekohdassa mainitulla kirjeellään arkistolaitokselta seulontapäätöstä sellaisista aineistoista, joiden säilytysarvoon arkistolaitos on ottanut kantaa aikaisemmin (VA 44/33/87), sekä aineistoista, joiden säilytysarvoon arkistolaitos ei ole aikaisemmin ottanut kantaa. Vastauksessa pyydetään viittaamaan kirjeen numeroon ja päiväykseen Arkistolaitos määrää arkistolain (831/94) 8 :n nojalla Tiehallinnon esitykseen sisältyvät Tie- ja vesirakennushallituksen piirihallinnon asiakirjat pysyvään säilytykseen tehdyn esityksen mukaan, kuitenkin seuraavin tarkennuksin: Pysyvän säilytyksen tarkennus: F Kirjeistö. Muut työt, Juoksevat asiat ja Tiet ja sillat, yleistä, esitys, s. 7 F Kirjeistöön kuuluvat sarjat Muut työt, Juoksevat asiat ja Tiet ja sillat, yleistä vuosilta säilytetään pysyvästi Valtionarkiston (VA 44/33/87) vahvistaman Tie- ja vesirakennushallituksen sekä tie- ja vesirakennuslaitoksen piirihallinnon arkistonmuodostussuunnitelman mukaan. Pääjohtaja Jussi Nuorteva Tutkija John Strömberg Kansallisarkisto Rauhankatu 17, PL 258, 00171, Helsinki Puh. Tel. (09) kansallisarkisto@narc.fi Riksarkivet Fredsgatan 17, PB 258, Helsingfors Fax (09)

2 Kansallisarkisto Rauhankatu Helsinki ESITYS 1 (7) Seulontaesitys Tiepiirien arkistoista Johdanto Tiehallinto on Liikenne- ja viestintäministeriön hallinnonalalla toimiva asiantuntijavirasto. Tiehallinnon organisaatio muodostuu keskushallinnosta sekä yhdeksästä tiepiiristä (Uudenmaan, Turun, Hämeen, Keski- Suomen, Kaakkois-Suomen, Savo-Karjalan, Vaasan, Oulun ja Lapin tiepiirit), joista jokainen on toiminut itsenäisenä arkistonmuodostajana lähtien Tiehallinnossa siirryttiin yhteen arkistonmuodostajaan, jonka jälkeen sekä keskushallinnon että tiepiirien asiakirjat kuuluvat samaan arkistoon. Keskushallinto keskittyy strategiseen ohjaukseen, tulosohjaukseen, prosessien kehittämiseen sekä asiantuntija- ja tukipalveluiden tuottamiseen. Tiepiirit vastaavat tieverkon kunnosta, liikenteen turvallisuudesta ja sujuvuudesta sekä asiakaspalveluista alueillaan. Tieviranomaistoiminnan alkuvuotena Suomessa pidetään vuotta 1799, jolloin perustettiin Kuninkaallinen koskenperkaamisen johtokunta. Nimensä mukaisesti johtokunnan päätehtävät olivat pitkään enemmänkin vesiliikenteen kuin maantieliikenteen kenttään kuuluvia. Vuonna 1860 syntyi Tie- ja vesikulkulaitosten ylihallitus, ja maa jaettiin töiden johtoa ja valvontaa varten kuuteen piiriin: Oulun, Vaasan, Tampereen, Päijänteen, Kuopion ja Saimaan piireihin. Piirien rajat noudattelivat sopivissa kohdissa vuonna 1844 määrättyjä läänien rajoja. Koska joet ja vesistöt olivat liikenteellisesti merkittäviä, olivat piiritkin lähinnä vesipiirejä eivätkä tiepiirejä. Vuoden 1918 tielaki merkitsi ylihallituksen suorittaman työn painopisteen siirtymistä vesikulkuväylien puolelta voimakkaasti tienrakennustehtäviin. Tällöin tuli tarpeelliseksi myös piirijaon tarkistaminen. Nykyisen kaltainen tiepiirijako on ollut voimassa vuodesta 1920; aluksi väliaikaisena, kunnes 1925 syntyi Tie- ja vesirakennushallitus, ja piirijako vakinaistettiin. Tiepiirien arkistojen seulottava ja järjestettävä aineisto on pääosin vuosilta Satunnaisia asiakirjoja on aiemmalta ajalta, varhaisimmat 1800-luvulta. Keskushallinto Opastinsilta 12 A Puhelin Telefaksi Sähköposti PL keskushallinto@tiehallinto.fi HELSINKI etunimi.sukunimi@tiehallinto.fi

3 ESITYS 2 (7) Alun perin asiakirjojen arkistoinnissa on ainakin osassa tiepiirejä käytetty arkistokaavana roomalaista numerointia esim. I Henkilökuntaan liittyvät asiakirjat, II Kanavat ja kulkuväylät. Vuonna 1954 otettiin piireissä käyttöön arkistokaava, joka perustui ABC-kaavaan. Sarjojen tunnukset vaihtelevat piirikohtaisesti, mutta pääpiirteiltään piirien arkistokaavat muistuttavat toisiaan. Arkistojen suurin sarja on F eli kirjeistö, joka on jaettu useisiin alasarjoihin. Kirjeistösarjassa asiakirjat on arkistoitu dossier-menetelmän mukaan. Näin samaan aktiin on arkistoitu kaikki asiaa käsitelleet asiakirjat. Tämä vanha arkisto on useimmissa piireissä vielä kokonaan seulomatta. Merkittävä muutos arkistoinnissa tapahtui 1971, kun siirryttiin toimintoluokitukseen perustuvaan arkistokaavaan. Tiepiireille on olemassa Arkistolaitoksen (VA 44/33/87) vahvistama arkistonmuodostussuunnitelma, jota on lupa käyttää asiakirjojen seulonnassa myös takautuvasti, soveltuvin osin aina vuoteen 1920 asti. Tässä seulontaesityksessä käsitellään sellaisia asiakirjatyyppejä, joita ei löydy kyseisestä AMS:sta, sekä sellaisia asiakirjatyyppejä, joiden AMS:ssa mainittua säilytysaikapäätöstä halutaan muuttaa. A Diaarit Työluettelo- ja työkohdediaariotteet Sarja sisältää tiepiireistä TVH:lle lähetettyjä työluettelo- ja diaariotteita, jotka sisältävät tietoja työluetteloissa kesken olevista työhankkeista. Näitä on lähetetty 3-4 kertaa vuodessa. Työluettelot sisältävät tiepiirin suorittamien hankkeiden kirjaukset. Työn valmistuttua se poistettiin työluettelosta ja työkohdediaarista. Seulontaehdotus: Työluettelo- ja diaariotteet ehdotetaan hävitettäväksi. Työluettelot, työkohdediaari sekä kortistot ovat pysyvästi säilytettäviä (AMS 1988). Tiemestaripiirin päiväkirjat Sarja sisältää tiemestarin päivittäiset merkinnät koskien tiemestaripiirissä suoritettuja töitä, kuten teiden kunnossapitoon liittyviä tehtäviä (teiden höyläys, liikennemerkkien laitto, murskausurakoiden valvonta, ajoratojen maalaus), töiden jakoa, rakennusten huoltoa ym. Lisäksi päiväkirjoihin on tehty merkintöjä päivittäisistä säätiloista. Sarjaa on tehty n luvulta 1990-luvulle. Seulontaehdotus: Päiväkirjoja on täytetty joka päivä, joten sarja on kooltaan useita hyllymetrejä/piiri. Kuitenkin sarjan tutkimuksellinen arvo on pieni. Aineisto on suurimmalta osin päivittäisten rutiinien kuvausta. Tiehallinnolle sarjalla ei ole käyttöä. Sarjaa ehdotetaan määräajan

4 ESITYS 3 (7) säilytettäväksi. (Sarja on määrätty 1988 piirihallinnon tiemestaripiirien AMS:ssa pysyvästi säilytettäväksi.) B Luettelot Henkilöasiakirjat/henkilövihkot Sarja sisältää henkilökuntaa koskevia henkilöakteja, joissa on erilaisia koulu- ym. todistuksia, ansioluetteloita, lääkärintodistuksia sairauksista ja päätöksiä virkavapaudesta ym. Käytännössä sarja sisältää siis nimikirjaan merkittyjen tapahtumien todistuksia. Seulontaehdotus: Säilytetään määräajan (50 v. viimeisestä merkinnästä), koska samat tiedot sisältyvät nimikirjoihin. Nimikirjat tai nimikirjaotteet säilytetään pysyvästi. F Kirjeistö Muut työt, Juoksevat asiat ja Tiet ja sillat, yleistä Kaikki sarjat sisältävät sekalaisesti ja piireittäin vaihtelevasti teiden ja siltojen rakentamiseen ja kunnossapitoon liittyvää yleiskirjeistöä, esimerkiksi ohjeita teiden suunnittelua ja rakentamista varten, normaalipiirustuksia, liittymälupia, kaapeli-, vesi- ja viemärijohtolupia, tienviittoja, mainoskilpiä, liikennemerkkejä, rakentamista teiden läheisyyteen ja liikennelaskentaa, silta- ja maantietutkimuksia, tie- ja siltatilastoja ym. aihepiirien mukaan järjesteltynä. Lisäksi sarjoissa on paljon varsinaisen tienpitotoiminnan sivutuotteena syntyneitä asiakirjoja, kuten tulo- ja menoarvioehdotuksia, vuosikertomuksia, yleisiä henkilöstö- ja palkkausasioita, koneiden ja laitteiden hankintaa koskevia asiakirjoja, tilastoja, lehtileikkeitä, satamien, sorasiilojen ja tiemestaripiirien kiinteistöjen rakentamista koskevia asiakirjoja sekä rakennus- ja lohkomislupia. Joissakin tiepiireissä samaa aineistoa löytyy myös Tiet ja sillat -sarjasta. Seulontaehdotus: Vuotta 1950 vanhempi aineisto säilytetään pysyvästi. Vuotta 1950 nuorempi aineisto seulotaan AMS 1988, (VA 44/33/87) sekä Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen, 2003, perusteella. Rakennus- ja lohkomislupien sekä soranottopaikkoja koskevien asiakirjojen osalta tarkempi seulontaesitys alla. Lohkomis- ja rakennusluvat

5 ESITYS 4 (7) Tämä sarja koostuu TVH:n ja tiepiirien antamista lausunnoista rakennuslupa-anomuksiin sekä kuntien rakennussuunnitelmiin (yleis- ja asemakaavat). Tie- ja vesirakennushallituksen lausuntoa rakennuslupa-anomukseen pyydettiin tilanteessa, jossa yksityinen ihminen tai yhteisö halusi rakentaa tiealueelle. TVH tutki rakentamisesta tien käytölle tai turvallisuudelle mahdollisesti aiheutuvat haitat ja esitti joko anomuksen hyväksymisestä tai hylkäämistä. Varsinainen päätös tehtiin Lääninhallituksissa. TVH:n lausuntoa tarvittiin myös silloin, kun haluttiin rakentaa rakennuskieltoalueelle. Pyytämällä TVH:lta lausunto varmistettiin, ettei uudisrakentaminen vaikeuttanut uusien teiden linjauksien suunnittelua ja toteutusta. Seulontaehdotus: Asiakirjat ovat viranomaisyhteistyönä annettuja lausuntoja, jotka tulevat säilymään myös muualla (esimerkiksi kuntien arkistoissa sekä lääninhallituksessa). Sarjaa ehdotetaan määräajan säilytettäväksi. Vastaava sarja on Keskushallinnosta hävitetty Kansallisarkiston päätöksen KA 222/43/03, perusteella. Soranottopaikat Sarja sisältää pääasiassa soranottoalueiden vuokrasopimuksia. Vuokrasopimuksiin on yleensä haettu kiinnitys vuokrasopimuksen pysyvyyden takaamiseksi. Kiinnityksiä koskevat oikeudelliset asiakirjat sekä muu alueen hankintaan liittyvä kirjeenvaihto ovat myös arkistoituna sarjaan. Näiden ohella sarjaan on arkistoitu soran käsittelyyn tarvittavien tuotantolaitosten rakentamisasiakirjat, kuten urakkaohjelmat ja sopimukset, työselitykset sekä rakennussuunnitelmat. Seulontaehdotus: Sarja sisältää vanhentuneita vuokrasopimuksia. Sarja ehdotetaan hävitettäväksi. Murskauslaitosten rakennussuunnitelmat on kuitenkin poimittava erikseen pysyvää säilyttämistä varten. Mahdollisesti sarjaan kuuluvat alkuperäiset kauppakirjat tulee siirtää Keskushallintoon pysyvästi säilytettäväksi. Tiet ja sillat Sarja sisältää yksittäisten teiden ja siltojen suunnittelua ja rakentamista koskevia asiakirjoja: tie- ja rakennussuunnitelmia, karttoja, tiepäätöksiä, tietoimituksia, pakkolunastusasiakirjoja, liikenteelle otto asiakirjoja, urakka-asiakirjoja, myönnettyjä määrärahoja sekä teiden ja siltojen rakentamiseen ja kunnossapitoon liittyvää yleiskirjeistöä, esimerkiksi ohjeita teiden suunnittelua ja rakentamista varten, normaalipiirustuksia, liikennelaskentaa, silta- ja maantietutkimuksia, tie- ja siltatilastoja ym. Seulontaehdotus: Koska Keskushallinto säilyttää tie- ja siltasuunnitelmat pysyvästi, suunnitelmia ehdotetaan piireissä

6 ESITYS 5 (7) määräajan säilytettäväksi, ts. oman tarpeen mukaan. Rakennussuunnitelmia sen sijaan ehdotetaan säilytettäväksi piirissä pysyvästi, koska niitä ei säilytetä muualla. (AMS 1988:n mukaan tiesuunnitelmia säilytetään piireissä määräajan ja rakennussuunnitelmia toistaiseksi.) Yleiskirjeistö voidaan asiakirjojen samanlaisuuden vuoksi seuloa kuten edellä mainitut sarjat Muut työt, Juoksevat asiat ja Tiet ja sillat, yleistä. Lauttausasiat Sarja sisältää lauttaussäännön laatimista varten pidettyjä toimituksia, kuulutuksia, valtuutuksia, tarvittavan vesialueen arvioimisasiakirjoja, karttoja, perkaus- ja syventämistöitä koskevia asiakirjoja, kustannusarvioita, urakka-asiakirjoja sekä vesioikeudellisia asioita koskevia asiakirjoja. Aineistoa on Mikkelin ja Kymen piireissä 1900-luvun alusta 1970-luvun alkuun noin 6 koteloa. Aineisto on siirretty muista tiepiireistä vesipiireihin 1970-luvun alussa (Nykyään Suomen ympäristökeskus SYKE). Seulontaehdotus: Asiakirjoja ehdotetaan pysyvästi säilytettäväksi, pois lukien kuulutukset, valtuutukset ja urakka-asiakirjat, jotka säilytetään määräajan. Vesilaitokset Sarja sisältää voimalaitosten rakentamiseen liittyviä katselmuksia sekä TVH:n lausuntoja niistä, vesistötoimikunnan päätöksiä vesistön säännöstelystä ja voimalaitosten rakentamisesta, Saimaan saarten yhdistämisestä maavallilla koskevia asiakirjoja sekä vesistön puhdistamiseen penkeröimisen avulla liittyviä asiakirjoja. Aineistoa on Mikkelin ja Kymen piireissä 1950-luvulta 1970-luvulle n. 1 kotelo. Aineisto on siirretty muista tiepiireistä vesipiireihin 1970-luvun alussa (Nykyään Suomen ympäristökeskus SYKE). Seulontaehdotus: Aineistoa ehdotetaan säilytettäväksi pysyvästi. Järvenlaskut ja joenperkaukset Sarja sisältää vesistötoimikunnan ja vesioikeuden päätöksiä koskien vesistöjen laskuja, syventämistä, TVH:n sekä piirin antamia lausuntoja ja muistutuksia. Lisäksi sarja sisältää maataloushallituksen tekemiä pengerryssuunnitelmia ja katselmuksia, joista on TVH:n antamat lausunnot.

7 ESITYS 6 (7) Aineistoa on Mikkelin ja Kymen piireissä 1950-luvulta 1970-luvulle n. 1 kotelo. Aineisto on siirretty muista tiepiireistä vesipiireihin 1970-luvun alussa (Nykyään Suomen ympäristökeskus SYKE). Seulontaehdotus: Piiri säilyttää TVH:n sekä omat lausuntonsa ja suunnitelmansa, muu aineisto säilytetään määräajan. Vedenkorkeusmittauksia Sarja sisältää Saimaan sekä muiden vesistöjen vedenkorkeushavaintoja aina 1800-luvulta 1950-luvulle saakka. Aineisto on syntynyt TVH:n henkilökunnan varsinaisen toiminnan ohessa tekemän vesistötarkkailun tuloksena. Nykyään vedenkorkeuden havainnointi kuuluu Suomen ympäristökeskukselle (SYKE). Aineistoa on muutamia hyllymetrejä/piiri. Seulontaehdotus: Tiehallinnolla ei ole aineistolle käyttöä. Aineistolla saattaa kuitenkin olla arvoa esim. SYKE:lle tai tutkijoille. Ehdotetaan aineistoa pysyvästi säilytettäväksi mahdollista muiden viranomaisten/tutkijoiden tarvetta varten. Paikallistiekansiot Asiakirjat liittyvät uuden tielain voimaanpanon valmisteluun. (Laki yleisistä teistä annetun lain voimaanpanosta 244/ ) Sarja sisältää kunnan- ja kyläteiden paikallisteiksi ottamista koskevat asiakirjat sekä vastaanottokatselmukset. Seulontaehdotus: Sarjaa ehdotetaan määräajan säilytettäväksi (piirin oma tarve), koska samat asiakirjat säilytetään pysyvästi Keskushallinnossa. Pakkolunastukset/Tietoimitukset Sarjaan sisältyvät tiedot tie- ja siltahankkeita varten pakkolunastetuista maa-alueista; pöytäkirjat maanmittaustoimituksista, selitelmät pakkolunastettavista tiloista, kartat ja pakkolunastuslain mukaiset asiakirjat, esimerkiksi luovutuskirjat ja vakuudet maanomistajilta. Lisäksi sarja sisältää erilaisia todistuksia tilojen omistussuhteista, kuulutuksia, määräyksiä maanmittaustoimituksista, välimiesoikeuden asiakirjoja, maksutositteita ja lunastuskorvauksien luetteloja. Seulontaehdotus: Koska Keskushallinto säilyttää vanhojen tiesuunnitelmien yhteyteen kuuluvat pakkolunastus- ja tietoimitusasiakirjat pysyvästi, pakkolunastuksiin ja tietoimituksiin liittyviä asiakirjoja ehdotetaan piireissä määräajan säilytettäväksi. (AMS 1988:n mukaan asiakirjoja säilytetään tiepiireissä pysyvästi. Nykyisin

8 ESITYS 7 (7) käytössä olevan (arkistolaitoksen hyväksymän) Tiehallinnon yhteisen AMS:n mukaan asiakirjojen säilytysaika on 30 vuotta.) G Tiliasiakirjat Tilitositteet Seulontaehdotus: Tilitositteet ovat piirihallinnon AMS 1988:n (VA 44/33/87) mukaan määräajan säilytettäviä, paitsi nollaan päättyvien vuosien touko- ja joulukuun tositteet ovat pysyvästi säilytettäviä. Ehdotetaan kaikkia vuotta 1900 nuorempia tilitositteita määräajan säilytettäviksi. Kassakladi Seulontaehdotus: Kassakladit ovat piirihallinnon AMS 1988:n (VA 44/33/87) mukaan määräajan säilytettäviä, paitsi nollaan päättyvien vuosien kassakladit ovat pysyvästi säilytettäviä. Ehdotetaan kaikkia vuotta 1900 nuorempia kassakladeja määräajan säilytettäviksi. Heikkilä Anssi