PÄÄTÖS 1 (9) AL/8934/ /2012 LÄÄNINHALLITUSTEN PYSYVÄSTI SÄILYTETTÄVÄT ASIAKIRJAT

Transkriptio

1 PÄÄTÖS 1 (9) LÄÄNINHALLITUSTEN PYSYVÄSTI SÄILYTETTÄVÄT ASIAKIRJAT Aluehallintoviranomaisten asiakirjojen järjestämishankkeessa (ALKU) on järjestetty keväällä 2012 Uudenmaan, Turun ja Porin ja ten sekä Länsi-Suomen lääninhallituksen asiakirjoja. Arkistolaitos on antanut aiemmin useita lääninhallitusten asiakirjoja koskevia seulontapäätöksiä, mutta vuoden 2012 aikana tehtyjen järjestelytöiden yhteydessä on selvinnyt, etteivät nämä päätökset ole kaikilta osin riittävän kattavia. Tässä seulontapäätöksessä määrätään näiden säilytysaikaa vailla olevien asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä. Lisäksi tällä päätöksellä määrätään ajoneuvojen luovutustodistuksien pysyvästi säilyttämisestä. Ajoneuvojen luovutustodistusten osalta nyt annettava päätös perustuu Itä- Suomen aluehallintoviraston arkistolaitokselle tekemään seulontaesitykseen. Päätös täydentää arkistolaitoksen antamaa ajoneuvorekisterikortteja koskevaa seulontapäätöstä (AL/15168/ /2009). Arkistolaitoksen/Valtionarkiston aiemmat seulontapäätökset Arkistolaitos/Valtionarkisto on aiemmin tehnyt seuraavat lääninhallitusten koskevat seulontapäätökset: Valtionarkiston päätös (VA 2/61) lääninhallitusten ja niiden alitilittäjien asiakirjoista. Päätös on julkaistu asetuskokoelmassa /381. Valtionarkiston päätös (VA 1214/21/1962) lääninhallitusten ja niiden alaisten viranomaisten asiakirjoista. Päätös on julkaistu asetuskokoelmassa /382. Valtionarkiston päätös (VA 171/33/77) lääninhallitusten sosiaali- ja terveysosastojen asiakirjoista. Valtionarkiston päätös (VA 13/33/77) lääninhallitusten kouluosastojen asiakirjoista. Valtionarkiston päätös (VA 145/33/86) lääninhallitusten ja lääninhallitusten yhteydessä toimivien lautakuntien asiakirjojen säilytysajoista. Tämä päätös koskee jälkeen muodostuneeseen arkistoon kuuluvia asiakirjoja. Valtionarkiston päätös (VA S 18/04/93) Uudenmaan lääninhallituksen ja lääninoikeuden asiakirjojen säilytysajoista. Tämä päätös antaa luvan soveltaa edellistä Valtionarkiston päätöstä (VA 145/33/86) takautuvasti kirjattujen asiakirjojen osalta.

2 PÄÄTÖS 2 (9) Arkistolaitoksen päätös (KA S 3/1996) Uudenmaan lääninhallituksen eräiden asiakirjojen uusista säilytysajoista ja eräistä muista asiaan liittyvistä kysymyksistä. Tämä päätös vahvistaa säilytysajat eräille uusille ja aiemmista päätöksistä puuttuville asiakirjoille. Arkistolaitoksen päätös (AL/1604/ /2008) anniskelulupaasiakirjojen otantapäätöksen kumoamisesta. Arkistolaitoksen määräys (AL/19273/ /2008) valtionhallinnon asiakirjojen hävittämisestä. Arkistolaitoksen päätös (AL/15258/ /2009) lääninhallitusten pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Kansallisarkiston päätös Kansallisarkisto määrää arkistolain (831/1994) 8 :n perusteella seuraavat asiakirjaryhmät pysyvästi säilytettäviksi: Yhteisarkistojen (I) asiakirjat Turun ja Porin lääninhallitus Lääninhallituksen Akatemiatalon ja Valtion virastotalon hankintaluettelo vuosilta ja Valtion virastotalon kalustoluettelot vuosilta (noin 0,08 hm). Lääninoikeuksien (II) arkistot Lääninoikeuden puheenjohtajan antamat pysyväismääräykset vuosilta (noin 0,06 hm). Lääninoikeuden A-kirjetoisteet vuosilta (noin 0,06 hm). Korkeimmalle hallinto-oikeudelle sekä Tilastokeskukselle laadittujen tilastojen toisteet (noin 0,03 hm). Lääninoikeuden II jaoksen kirjetoisteet vuosilta (noin 0,19 hm).

3 PÄÄTÖS 3 (9) Yleisten osastojen (III) arkistot Passikirjat ja jatkopassiluettelot vuosilta (yhteensä noin 1,02 hm). Matkalupakirjat vuosilta (noin 0,26 hm). Ulkomaanpassianomukset (matkalupa-anomukset) liitteineen vuodelta 1947 (yhteensä noin 12,4 hm). Luettelot ulkomaalaisista, jotka on otettu Suomen kansalaisiksi vuosilta (noin 0,07 hm). Luettelot moottoriveneistä vuosilta (noin 0,08 hm). Moottorivenerekisterikortit luvulta (noin 17,00 hm). Moottorivenerekisterikortit ennen vuotta 1969 vapautuneista rekisterinumeroista vuosilta (noin 1,68 hm). Moottorivenerekisterikortit ennen vuotta 1973 vapautuneista rekisterinumeroista vuosilta (noin 2,02 hm). Yksityisetsiväkortisto sekä yksityisetsivätoimintaa koskevien lupapäätöstaltioiden kaksoiskappaleet ja toiminnan muutoksia koskevat ilmoitukset vuosilta (yhteensä noin 0,08 hm). Vartioimisliikekortisto vuosilta (yhteensä n. 0,04 hm). Kortisto ulkomaan kansallisuuden omaavista elinkeinonharjoittajista luvulta (yhteensä n. 0,28 hm). Kiertomyymälälupakortisto (myymäläautot) 1950-luvulta vuoteen 1995, kiertokauppalupakortistot (kulkukauppa) luvulta ja kortisto hylätyistä kiertokauppahakemuksista luvulta (yhteensä noin 0,06 hm). Luettelot hyväksytyistä kiinteistö- ja osakekaupoista vuosilta (noin 0,48 hm). Luettelot myönnetyistä rakennus- ja lohkomisluvista vuosilta (noin 0,08 hm). Maan pakkolunastusasioiden käsittelyä koskeva kortisto vuosilta (noin 0,08 hm). Luettelo lainajyvästöistä ja siemenrahastoista vuosilta 1938? (noin 0,03).

4 PÄÄTÖS 4 (9) Turun ja Porin lääninhallitus Moottorivenerekisterikortistot ja -luettelot luvulta (noin 3,70 hm). Mikkelin lääninhallitus Mikkelin lääninhallituksen moottoriajoneuvojen luovutustodistukset vuosilta (noin 45 hm). Lääninkonttorien (IV) arkistot Lääninkonttorin toimesta lääninrahastonhoitajan, alitilittäjien ja henkikirjoittajien luona toimitetuissa tarkastuksissa laaditut pöytäkirjat vuosilta (noin 0,68 hm). S-toisteet eli ns. sakkotoimiston kirje- ja päätöskonseptit vuosilta (noin 0,6 hm). T-toisteet eli apulaiskamreerin kirje- ja päätöskonseptit vuosilta (noin 1,3 hm). X- ja U-toisteet eli verotusneuvojan kirje- ja päätöskonseptit vuosilta (Z), veronkantotoimiston kirjekonseptit vuosilta (X) ja ylimääräisen reviisorin kirjeja päätöskonseptit vuosilta (yhteensä noin 1,0 hm). Vapausrangaistuksen täytäntöönpanoasioiden päiväkirjat vuosilta (yhteensä noin 8 hm). Turun ja Porin lääninhallitus Lääninkonttorin toimituskirjaluettelot vuosilta (määrä ei tiedossa). Veronkantokirjat (A-kantokirjat ja tilit) Turun ja Porin läänin alueelta vuodelta 1943 (noin 0,16 hm). Vapausrangaistusten päiväkirjat (sarjat IVAda vangitut ja IVAdb ei-vangitut) vuosilta (noin 0,80 hm). Siirtokustannuksia (talonmuuttoapurahoja) koskevat asiakirjat (IV Eec:12) vuosilta ja 1944, (noin 0,08 hm).

5 PÄÄTÖS 5 (9) Joenperkaus- ja järvenlaskuhankkeita varten otettujen valtionvelkojen sekä metsänparannuslainojen takaisinmaksamista koskevia asiakirjoja (arkistoyksikkö IVEef:5) Halikon ja Mynämäen kihlakuntien alueelta vuosilta (noin 0,08). Kouluosastojen (V) arkistot Kouluhallituksen hyväksymän kirjasto- ja kirjallisuuskurssin suorittaneille annetut todistukset vuosilta ellei arkistolaitoksen antaman päätöksen mukaan pysyvästi säilytettäviä osanottaja- ja arvosanaluetteloita ole laadittu (määrä ei tiedossa). Maaherrojen arkistot Maaherrojen vieraskirjat vuosilta (yhteensä noin 0,30 hm). Maaherran kuntavierailujen vierailuluettelot ja -ohjelmat sekä muistiot vuosilta (noin 0,1 hm). Liikunta- ja urheilulautakuntien arkistot Liikuntapaikkojen perustamissuunnitelmat, rakennuspiirustukset ja rakennusselitykset vuosilta (päätöksentekijänä lääninhallitus). Viranomaisten tehtävänä on arkistolain 8 :n perusteella määritellä seuraavien hallussaan olevien määräajan säilytettävien asiakirjaryhmien säilytysajat: Lääninoikeuksien (II) arkistot Ulosoton kielto- ja keskeytyspäätökset, kd-kyselyt ja päätösten taltiot vuosilta (noin 4,76 hm). Verovalitusasiain toimistopäällikön kirje- ja välipäätöskonseptit vuosilta (noin 1,69 hm).

6 PÄÄTÖS 6 (9) Lääninoikeuden (jaostot II, III, IV, V, VI) verovalitusasiain kirje- ja välipäätöskonseptit vuosilta (yhteensä 1,87 hm). Verovalitustoimiston kirjekonseptit vuosilta (yhteensä noin 0,75 hm). Etsintäkuulutuslomakkeet vuosilta (yhteensä noin 0,24 hm). Lääninoikeuden I-osaston tiedoksisaanteja, irtolaisia ja PAV-huollettavia koskevat tiedoksiantotodistukset vuosilta (yhteensä noin 0,12 hm). Lääninoikeuden V²-jaoston välipäätöstoisteet vuosilta (yhteensä 0,04 hm). Lääninoikeuden B-kirjetoisteet vuosilta (noin 0,24 hm). Yleisten osastojen (III) arkistot Ajoneuvojen tilapäisiä rekisterikilpiä koskevat anomukset vuosilta (noin 0,5 hm). Moottorivenerekisterikortit (veneiden omistajien nimien mukainen apukortisto), rekisteröintiluettelot ja ilmoitukset moottorivenerekisteriin luvulta (noin 27,08 hm). Omistajan sukunimen mukaan järjestetyt majoitus- sekä ravintola- ja kahvilaliikekortit luvulta (noin 2,46 hm). Luvanvaraista toimintaa koskevat pöytäkirjat vuosilta (yhteensä noin 0,04 hm). Lääninkonttorien (IV) arkistot Ra-toisteet eli leimaveroasiain esittelijän kirje- ja päätöskonseptit vuosilta (yhteensä 4,40 hm). S-toisteet eli sakkotoimiston kirje- ja päätöskonseptit sekä rangaistusten täytäntöönpanotoimiston kirje- ja päätöskonseptit vuosilta (yhteensä noin 7,4 hm).

7 PÄÄTÖS 7 (9) Sp-toisteet eli ulosottoteitse perittäväksi päätyneitä sakkoja ja korvauksia koskevat sekä ulosoton toimittaville viranomaisille lähetettyjen kirjeiden toisteet vuosilta (noin 1,2 hm). Sr-toisteet eli vapausrangaistuksena kärsittäväksi muunnetun sakkorangaistuksen saaneita koskevien, poliisiviranomaisille henkilön rangaistuslaitokseen passittamista varten lähetettyjen kirjeiden toisteet vuosilta (yhteensä noin 2,8 hm). T-toisteet eli apulaiskamreerin kirje- ja päätöskonseptit vuosilta , kamreerin kirje- ja päätöskonseptit vuosilta sekä tilitoimiston kirje- ja päätöskonseptit vuosilta (yhteensä noin 7,1 hm). X- ja U-toisteet eli veronkantotoimiston kirjekonseptit vuosilta (X), veronkantotoimiston apulaiskamreerin kirje- ja päätöskonseptit vuosilta (U), perimistoimiston kirje- ja päätöskonseptit vuosilta (X, U) sekä täytäntöönpanotoimiston perimisasiain kirjekonseptit vuosilta (X) (yhteensä noin 20,7 hm). Ä-toisteet eli lääninkamreerin kirjetoisteet vuosilta ja kamreerin kirjetoisteet vuosilta (yhteensä noin 2,8 hm). Turun ja Porin lääninhallitus Oikeuskanslerille neljännesvuosittain lähetettävät luettelot (IVDca-sarja) niistä vapausrangaistukseen tuomituista, joita ei vielä ole toimitettu rangaistusta kärsimään vuosilta (noin 0,6 hm). Maksumääräyskonseptit (IVDbb-sarja) vuosilta , I lääninkirjanpitäjän maksumääräyskonsepteihin liittyvät luettelot (IV Dbba) vuosilta , II lääninkirjanpitäjän maksumääräyskonsepteihin liittyvät luettelot (IV Dbb) vuosilta ja ulosottomiesten lähettämät ulosottoluettelot (IV Dbbc) vuosilta (yhteensä noin 24,3 hm). Lääninkonttorin toimituskirjaluettelot vuosilta (määrä ei tiedossa). Tilojen kauppahinnan maksamista koskevia asiakirjoja ja henkikirjoittajilta saapuneita torppari- ja mäkitupalaislainain ym. vuosimaksujen kantokirjoja vuosilta (IV Eef-sarjan arkistoyksiköt 1 4 ja 6 8, yhteensä noin 0,32 hm). I, II ja ylimääräisen lääninkirjanpitäjän memoriaalitositteet (IV Dbc-sarja) vuosilta (noin 0,6 hm). Tasetililuetteloiden konseptit (IV Dbe-sarja) vuosilta (noin 0,7 hm). Puolustuslaitoksen käyttöön otettuja autoja ym. kalustoa koskevia asiakirjoja (IV Ebg:4) vuosilta (noin 0,16 hm).

8 PÄÄTÖS 8 (9) Kouluosastojen (V) arkistot Ammattikasvatushallitukselta Uudenmaan lääninhallituksen oppilasvalintalautakunnalle saapuneet yhteishakutilastot vuosilta (noin 1,0 hm). Kouluhallituksen hyväksymän kirjasto- ja kirjallisuuskurssin järjestämiseen liittyvät asiakirjat vuosilta lukuun ottamatta pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja (noin 0,16 hm). Maaherrojen arkistot Maaherran esittelylistat vuosilta (yhteensä noin 0,77 hm). Liikunta- ja urheilulautakuntien arkistot Liikuntapaikkojen perustamissuunnitelmat, rakennuspiirustukset ja rakennusselitykset vuosilta , (päätöksentekijänä muu viranomainen kuin lääninhallitus, yhteensä noin 0,70 hm). Päätöksen soveltaminen Lääninhallitusten tehtävät olivat tarkasti määrättyjä lainsäädännössä, työjärjestyksissä ja muussa yksityiskohtaisemmassa lääninhallitusten toimintaa koskeneessa ohjeistuksessa. Tämän vuoksi lääninhallitusten tehtävät ja niiden myötä eri lääninhallituksiin kertyneet asiakirjalliset tiedot ovat keskenään hyvin samankaltaisia. Lääninhallitusten arkistonmuodostusprosesseissa on todennäköisesti havaittavissa virastokohtaisia eroavaisuuksia, mutta sillä ei ole ollut merkittävää vaikutusta näiden organisaatioiden toiminnan tuloksena kertyneiden asiakirjojen tietosisältöön. Tätä seulontapäätöstä sovellettaessa on silti muistettava ottaa huomioon mm. alueellisista erityispiirteistä johtuva virastokohtaisten tehtävien mahdollinen vaihtelevuus sekä toisistaan

9 PÄÄTÖS 9 (9) poikenneiden arkistonmuodostusprosessin ja asiakirjarutiinien mahdollinen vaikutus kertyneiden asiakirjojen tietosisältöön. Erityisesti tämä on huomioitava toisteita sisältävien sidosten seulonnassa. Mikäli samaan sidokseen on liitetty pysyvästi sekä määräajan säilytettäväksi määrättyjä kirje- ja päätöstoisteita, säilytetään pysyvästi koko sidos. Sidoksia ei ole syytä ryhtyä purkamaan ja ulottamaan seulontaa yksittäisten asiakirjojen tasolle. Kun muiden kuin tässä muistiossa mainittujen lääninhallitusten arkistoja järjestetään, tulee järjestettävien asiakirjojen tietosisältöjen vastaavuus lisäksi varmistaa tässä seulontaesityksessä, aiemmissa seulontapäätöksissä ja valtionhallinnon asiakirjoja koskevassa arkistolaitoksen yleisessä seulontapäätöksessä ( , AL/19273/ /2008) mainittujen asiakirjatietojen kanssa. Edellä mainitun perusteella tätä Kansallisarkiston päätöstä noudatetaan soveltuvin osin taannehtivasti kaikkien lääninhallitusten toiminnan tuloksena kertyneisiin asiakirjoihin edellyttäen, että asiakirjojen tietosisältö on säilynyt muuttumattomana. Pääjohtajan sijainen Arkistoneuvos Jaana Kilkki Tutkimusjohtaja Päivi Happonen TIEDOKSI Aluehallintovirastojen tietohallintoyksikkö Etelä-Suomen aluehallintovirasto Lounais-Suomen aluehallintovirasto Itä-Suomen aluehallintovirasto