OIKEUSMINISTERIÖ. Sähköinen asiointi

Transkriptio

1 Sähköinen asiointi

2 Sivu 2/26 Sisällysluettelo 1 Johdanto Vaatimusmäärittelyn tarkoitus ja kattavuus Yleiskatsaus dokumenttiin Palvelu ja sen käyttötarkoitus Ympäristö Yleiset rajoitteet, oletukset ja riippuvuudet Viitteet Hallintotuomioistuinten sähköisen asioinnin yleiskuvaus Sähköisen asioinnin tavoitetila Sovelluksen toiminta Neuvonta ja ohjaus Oma asiointi Yleiset toiminnot Sisäänkirjautuminen Järjestelmän toiminnot Sähköisen asioinnin rajapintapalvelut Käyttäjäroolit Tiedot Päätiedot ja päätietoryhmät Tietojen määrät Toiminnot Neuvonta ja ohjaus Oma asiointi Yleiset toiminnot Sisäänkirjautuminen Järjestelmän toiminnot Sähköisen asioinnin rajapintapalvelut Integraatiot Liiketoiminta Liiketoimintavaatimukset Käyttöintensiteetti Ulkoiset liittymät Muut ominaisuudet Skaalautuvuus, suorituskyky ja vasteajat Käytettävyys Hallittavuus, muunneltavuus ja luotettavuus Tietoturva ja toipuminen Tukipalvelut Suunnittelurajoitteet Jatkokehitysajatukset Asiakkaan toiminnan näkeminen Ennakkomaksaminen Liitteet... 26

3 Sivu 3/26 Kuvaluettelo Kuva 1: Sähköisen asioinnin sidokset muihin palveluihin ja järjestelmiin Kuva 2: Järjestelmän käyttäjäroolit Kuva 3: Palvelun toiminnallinen järjestelmäjako Kuva 4: Neuvonta ja ohjaus - keskeisimmät käyttötapaukset Kuva 5: Oma asiointi - keskeisimmät käyttötapaukset Kuva 6: Sisäänkirjautuminen Kuva 7: Järjestelmän toiminnot Kuva 8: Sähköisen asioinnin rajapintapalveluiden keskeisimmät käyttötapaukset Kuva 9: Integraatiot muihin järjestelmiin Kuva 10: Ennakkomaksamisen keskeisimmät käyttötapaukset Taulukot Taulukko 1: Palvelun toiminnallisuus ja käyttäjäroolit

4 Sivu 4/26 1 Johdanto 1.1 Vaatimusmäärittelyn tarkoitus ja kattavuus Tämän luvun tarkoituksena on kertoa, mitä vaatimusmäärittely on ja mihin sitä on tarkoitus käyttää. Tämän vaatimusmäärittelyn tarkoituksena on antaa perustiedot, kuten keskeisimmät käsitteet, vaatimukset ja tavoitellun toiminnan pääpiirteet hallintotuomioistuinten toimintaan liittyvään sähköiseen asiointiin tarkoitetun järjestelmän määritystä ja suunnittelua varten. Kuvauksessa pyritään siihen, että hankittavan järjestelmän luonne, laajuus ja tarvittava kehittämispanos pystytään arvioimaan. Huomautus: Vaatimusmäärittelyn tarkoituksena ei ole antaa palvelun toteutusohjeita, vaan toimittaja sitoutuu tarkentamaan määrityksiä tarvittaessa palvelun toteutusprojektin aikana yhteistyössä tilaajien kanssa. Huomautus: Tämä dokumentti antaa hankinnan kohteen yleiskuvan. Yksittäiset ehdottomat vaatimukset on kuvattu liitteessä 1 vaatimusluettelo. Mikäli vaatimusluettelo ja tämä dokumentti ovat ristiriidassa, vaatimusluettelossa kuvattu pätee. 1.2 Yleiskatsaus dokumenttiin Tässä luvussa annetaan lukuohje dokumentaatioon. Tämän dokumentin ensimmäinen luku kuvaa dokumentin ja sen kohteen tarkoituksen sekä keskeisimmät termit ja viitteet olemassa oleviin tietolähteisiin. Toinen ja kolmas luku kuvaavat tilaajien tavoitteleman sähköisen asiointijärjestelmän siten, että lukija saa yleiskuvan ja pystyy ymmärtämään järjestelmän toiminnan ja tavoitteet. Luvun tehtävänä ei siis ole kuvata järjestelmää yksityiskohtaisesti, vaan siinä kuvataan siihen liittyvät keskeisimmät käsitteet ja toiminnot. Luvuissa 4-7 on kuvattu palvelun liiketoimintavaatimukset sekä laadulliset ja tekniset vaatimukset. Luvuissa 8 ja 9 on pyritty täsmentämään tavoiteltavaa järjestelmää kuvaamalla ratkaisumalleja ja ajatuksia tulevaisuuden kehittämismahdollisuuksiksi. Luvussa 10 on kuvattu dokumentin liitteet. Vaatimusmäärittelydokumentti pyrkii antamaan yleiskuvan tavoitellusta järjestelmästä, mutta se viittaa myös vahvasti kohdearkkitehtuuridokumentaatioon (Liite 7 HAIPA kohdearkkitehtuuri), jossa on kuvattu mm. sähköisen asioinnin toiminta, käsitteistö, looginen arkkitehtuuri sekä sähköisen asioinnin kannalta relevantit lait, suositukset ja standardit. Vaatimusmäärittelyn lukijaa kehotetaan tutustumaan kohdearkkitehtuuridokumentaatioon toiminnan oikean laajuuden ja pohjakuvan saamiseksi. Tarkentavia tietoja löytyy vaatimusmäärittelyn muista luvuista, muista vaatimusmäärittelyn liitteistä sekä kohdan 1.4 mukaisista viitteistä.

5 Sivu 5/ Palvelu ja sen käyttötarkoitus Tämän luvun tarkoituksena on antaa yleiskuvaus tavoitellusta palvelusta, jotta lukija ymmärtää sen tavoitteen ja kontekstin. Tässä dokumentissa määritellyn palvelun tarkoituksena on tarjota hallinto- ja erityistuomioistuinten asiakkaille kokonaan sähköinen tapa asioida hallinto- ja erityistuomioistuinten (jatkossa hallintotuomioistuimet) kanssa. Asiakkaina voivat olla yksityishenkilöt, organisaatiot ja muut viranomaiset. Palvelussa mahdollistetaan asiakkaille neuvonnan ja ohjauksen saaminen tunnistautuneen asiakkaan yhteydenottojen tekeminen tunnistautuneen asiakkaan oma asiointi palvelujen ennakkomaksaminen (OPTIO) Asiointia ohjaavat oikeusministeriön hallinnonalan sektorikohtaiset tiedonhallintasuunnitelmat (sis. asiankäsittelyprosessin säännöt ja ehdot) ja se toteuttaa sähköistä asiointia koskevan lain (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003; SähkAsL) vaatimukset. Palvelun toteuttava järjestelmäkokonaisuus (ominaisuudet ja tekninen ympäristö) integroituu muihin tietojärjestelmiin avointen standardien mukaisesti määriteltyjen rajapintojen kautta Ympäristö Tässä luvussa kuvataan palvelun rajaus ja vastuu (muihin tietojärjestelmiin nähden). Kuvaus ei sisällä liittymien määrityksiä tms. Hallintotuomioistuinten sähköinen asiointi on pääosin hallintotuomioistuimen asiakkaiden - yksityishenkilöiden, organisaatioiden ja viranomaisten - käyttöön tarkoitettu järjestelmä. Palvelun käyttö vaatii käyttäjän tunnistautumisen. Alla olevassa kuvassa on esitetty palvelun sidokset muihin palveluihin ja järjestelmiin.

6 Sivu 6/26 Kuva 1: Sähköisen asioinnin sidokset muihin palveluihin ja järjestelmiin Sähköisen asioinnin sidokset muihin palveluihin ja järjestelmiin: Sähköinen asiointialusta (SAMPO, tulossa oleva ratkaisu) - mm. tunnistautumisen, valtuutuksen, lokien hallinnan ja verkkomaksamisen palvelut Koodistopalvelu - koodistojen hallinta LDAP Pakka - käyttöoikeusprofiilien muodostaminen Hallintotuomioistuinten toimintajärjestelmä - hallintotuomioistuinten asioiden käsittelyjärjestelmä, sisältää työjonon, jonka kautta tapahtuu tehtävien ohjaaminen. Asianhallinta - asioiden ja asiakirjojen rekisteröiminen ja tietojen luovutus sähköisen asioinnin käyttöön sekä asioiden ja asiakirjojen koko elinkaaren aikainen hallinta. Tiedonhallintajärjestelmä - tiedonhallintasuunnitelman metatietojen antaminen Yleiset rajoitteet, oletukset ja riippuvuudet Tässä luvussa kuvataan muut oletukset ja riippuvuudet. Lukuun ei pääsääntöisesti sisällytetä sellaista, mikä on kuvattu muualla, kuten esim. vaatimusluettelossa (liitteet). Palvelun tulee noudattaa julkishallinnon JHS-suosituksia, VAHTI-tietoturvasuosituksia ja Oikeusrekisterikeskuksen tietoturvavaatimuksia. Tähän vaatimusmäärittelyyn ja sen liitteisiin on pyritty kokoamaan keskeisimmät viitteet edellä mainittuihin. Mikäli lukija harkitsee erilaisia palvelun toteutusvaihtoehtoja, voi hän perehtyä edellä mainittuihin lähteisiin erikseen.

7 Sivu 7/ Viitteet Tässä luvussa esitetään viitteet laajempaan kontekstiin, joka liittyy palveluun ja sen kehittämiseen. Näiden avulla esim. valtionhallintoa vähemmän tunteva toimittaja löytää lait ja JHS-suositukset. Toimittajan suositellaan tutustuvan aiemmin mainitulla tavalla kohdearkkitehtuuridokumentaatioon (Liite 7 HAIPA kohdearkkitehtuuri), jossa on kuvattu mm. sähköisen asioinnin kannalta relevantit lait, suositukset ja standardit. Tämän lisäksi muita viitteitä ovat: Esteettömyysopas/TIEKE - Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0 virallinen suomennos Kielilaki (423/2003) Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003; SähkAsL)

8 Sivu 8/26 2 Hallintotuomioistuinten sähköisen asioinnin yleiskuvaus 2.1 Sähköisen asioinnin tavoitetila Tässä luvussa kerrotaan mitä nykyään on olemassa ja miten toiminnan katsotaan muuttuvan. Hallintotuomioistuimissa asioita käsitellään (tai ainakin säilytetään) pääsääntöisesti paperimuodossa. Varsinaisia sähköisen asioinnin ratkaisuja ei ole käytössä. Tarkoituksena on siirtyä sähköiseen asiointiin ja asiankäsittelyyn. Toteutettavan asiointipalvelun tavoitteena on, että asiointi tapahtuu sähköisesti ja se integroituu sähköiseen asianhallintaan asian käsittelyn kaikissa vaiheissa vireilletulosta tiedoksiantoon asti mahdollistaen näin tietojen säilyttämisen ja siirtämisen yksinomaan sähköisesti. Järjestelmän käytön tavoitteena on työajan säästäminen ja työnteon mielekkyyden lisääminen rutiinityötä välttäen. Palvelun on oltava helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen, jotta sen käyttöönotto ja hyödyntäminen voidaan varmistaa. 2.2 Sovelluksen toiminta Tässä luvussa annetaan yksinkertainen kuvaus toiminnasta, jotta lukija voi nopeasti ymmärtää toiminnan tyypillisimmät osat. Tarkemmat määritykset jätetään vaatimusluetteloon (liite) ja lukuihin 3-7. Tämän luvun tekstin ei ole tarkoitus olla täysin kattava eikä sen ole tarkoitus kuvata käsitteitä tarkasti eikä käsittelyn kulkua tai poikkeustapauksia Neuvonta ja ohjaus Neuvonta ja ohjaus tarjoaa toiminnot yleisten ohjeiden katseluun kaikille, minkä lisäksi se tarjoaa kysymys-toiminnon neuvojen pyytämiseksi tunnistautuneille käyttäjille Oma asiointi Oma asiointi tarjoaa toiminnot asioinnin perustoimintojen käyttämiseen. Näitä ovat käyttäjän omien asioiden hallinta sekä tuomioistuimilta saapuvien viestien käsittely. Oma asiointi sisältää lisäksi toiminnot yhteydenottojen, kuten valitusten ja hakemusten, luomiseen ja lähettämiseen tuomioistuimille Yleiset toiminnot Yleiset toiminnot tarjoavat kaikille käyttäjille toiminnot tietojen, kuten esim. tuomioistuimilta saapuvien viestien tai omien asioiden, katseluun. Käyttäjä voi seurata oman asiansa käsittelyä. Katselu tapahtuu kunkin käyttäjän käyttöoikeuksien puitteissa Sisäänkirjautuminen Sisäänkirjautuminen tarjoaa toiminnon sähköiseen asiointiin kirjautumiseen tunnistautumisen avulla Järjestelmän toiminnot Järjestelmän toiminnot tarjoaa toiminnon tietojen asianhallintaan tallentamiseen Sähköisen asioinnin rajapintapalvelut Sähköisen asioinnin rajapintapalvelut tarjoavat muille järjestelmille palvelun, jonka avulla sähköiseen

9 Sivu 9/26 asiointiin voi lähettää viestin (esim. tietopyynnön tai tiedoksiannon). 2.3 Käyttäjäroolit Tässä luvussa kuvataan järjestelmän käyttäjäroolit. Kuva 2: Järjestelmän käyttäjäroolit Internet-käyttäjä (asioinnin tunnistautumaton asiakas) on käyttäjärooli, joka oikeuttaa käyttäjän kirjautumaan sisään järjestelmään. Internet-käyttäjä voi myös katsella ja hakea tietoja ja katsella neuvoja ja ohjeita. Asiakkaan asiointi tapahtuu internetin kautta. Asiakas on järjestelmään sisäänkirjautuneen käyttäjän käyttäjärooli, joka oikeuttaa käyttäjän käyttämään järjestelmän tarjoamia palveluja: laittamaan asiansa vireille lähettämällä yhteydenoton ja seuraamaan asiansa käsittelyä. Käyttäjärooli on oikeutettu lähettämään ja vastaanottamaan tietoja järjestelmän kautta sekä saamaan neuvontaa ja ohjausta. (Myös ulkopuolinen asiantuntija käyttäytyy käyttäjäroolin asiakas mukaisesti) Asiamies on käyttäjärooli, joka oikeuttaa käyttäjän toimimaan asiakkaan puolesta. Viranomainen on käyttäjärooli, joka oikeuttaa käyttäjän laajennettuihin asiakas-käyttäjän oikeuksiin ja antaa laajemman oikeuden nähdä järjestelmän sisältämiä asiakirjoja ja toimittaa järjestelmään isoja asiakirjamääriä. Järjestelmä on käyttäjärooli, joka kuvaa järjestelmää itseään. Sitä käytetään niissä toiminnoissa, jotka järjestelmä hoitaa itsenäisesti, kuten rajapintapalveluissa.

10 Sivu 10/26 3 Tiedot Tässä luvussa kuvataan palvelun tiedot: keskeisimmät käsitteet ja niiden väliset riippuvuudet. Kuvauksessa pyritään sellaiseen täsmällisyyteen, että palvelun kehittäjä pystyy mieltämään tietorakenteet. Siinä ei kuitenkaan tarvitse kuvata kaikkia yksityiskohtia, kuten esim. yksittäisiä tietokenttiä tai termien määrityksiä. Tämä luku keskittyy pelkästään tietoihin, siinä ei kuvata toimintaa lainkaan. 3.1 Päätiedot ja päätietoryhmät Palvelun tiedot on kuvattu erillisessä liitteessä Sähköinen asiointi - käsitemalli. 3.2 Tietojen määrät Alla on koottuna olennaisimpien järjestelmässä säilytettävien tietojen määrät tulevan järjestelmän kapasiteetin arviointia varten. Nämä tiedot perustuvat nykyisin käytössä olevien järjestelmien sekä vaatimusmäärittelyn ajankohdan käytäntöjen ja tilanteen mukaisiin arvioihin. Ne ovat täten vain arvioita. Tieto Yhteydenottoja/vuosi (suuruusluokka suunnilleen sama kuin Asia/vuosi) Yhteydenottojen liitteitä/vuosi (Asiakirjoja/vuosi) Asiakkailta vastaanotetut Viranomaiselta vastaanotetut Määrä Liitteiden koot A4 sivua % A4 sivua % - yli 50 A4 sivua %

11 Sivu 11/26 4 Toiminnot Tässä luvussa kuvataan toiminnot nk. käyttötapausten avulla. Kuvauksessa pyritään sellaiseen täsmällisyyteen, että palvelun toimittaja ymmärtää toiminnallisuuden laajuuden. Siinä ei kuitenkaan kuvata käyttötapausten (toimintojen) yksityiskohtia, kuten ennakkoehtoja, skenaarion yksityiskohtaisia vaiheita, kaikkia vaihtoehtoja tai poikkeuksia eikä lopputilan täsmällistä määritystä. Tämä luku keskittyy pelkästään toimintoihin, siinä ei kuvata tietorakenteita eikä yksityiskohtaisia vaatimuksia. Hallintotuomioistuinten sähköiseen asiointiin tarkoitetun järjestelmän toiminnot on kuvattu käyttötapauksin. Toiminnallinen jako ja sen riippuvuudet ylätasolla on esitetty alla olevassa kuvassa. Kuvassa ei esitetä loogisia riippuvuuksia (esim. että mitään ei voi tehdä ennen kuin sisäänkirjautuminen on mahdollista). Kuva 3: Palvelun toiminnallinen järjestelmäjako

12 Internetkäyttäjä Asiakas Asiamies Viranomainen Järjestelmä OIKEUSMINISTERIÖ Sivu 12/26 Sovelluksen yleinen toiminnallisuus käyttötapauksina ja niitä käyttävät käyttäjäroolit on kuvattu alla olevissa taulukossa. Käyttötapaus / Käyttäjärooli Neuvonta ja ohjaus Järjestelmän neuvojen ja ohjauksen näkeminen X X X X Kysymyksen esittäminen X X X Oma asiointi Yhteyden ottaminen X X X Asian tietojen hallitseminen X X X Asiakirjan hallitseminen X X X Tietopyyntöön vastaaminen X X X Tiedoksiannon vastaanottaminen X X X Yleiset toiminnot Käyttäjän yleiset toiminnot X X X X Asianhallintaan tallentaminen X Sisäänkirjautuminen Sisäänkirjautuminen X Sähköisen asioinnin rajapintapalvelut Viestin lähettäminen Taulukko 1: Palvelun toiminnallisuus ja käyttäjäroolit X

13 Sivu 13/ Neuvonta ja ohjaus Tunnistautumaton käyttäjä voi nähdä yleisiä neuvoja ja ohjeita. Tunnistautunut käyttäjä voi saada neuvontaa ja ohjausta joko virtuaalisesti tai esittämällä kysymyksiä ja saamalla niihin vastauksia. Kuva 4: Neuvonta ja ohjaus - keskeisimmät käyttötapaukset Järjestelmän neuvojen ja ohjauksen näkeminen. Käyttäjä näkee järjestelmän yleisiä neuvoja. Käyttäjä voi hakemalla rajata, minkä tyyppistä neuvontaa hän haluaa (esim. puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, linkin chattiin, valituksen tekemisen yleisohjeen, usein kysytyt kysymykset -palstan, eri valitusasioiden maksuperusteet ja valituksentekopalvelun valittuun tuomioistuimeen). Kysymyksen esittäminen. Käyttäjä esittää kysymyksen. Järjestelmä välittää yhteydenoton hallintotuomioistuimen käsiteltäväksi.

14 Sivu 14/ Oma asiointi Kuva 5: Oma asiointi - keskeisimmät käyttötapaukset Yhteyden ottaminen Käyttäjä luo yhteydenoton (esim. saadakseen valituksen tai hakemuksen vireille tai antaakseen palautetta). Järjestelmä näyttää mahdolliset yhteydenottotyypit. Käyttäjä valitsee, minkätyyppisestä yhteydenotosta on kyse ja antaa yhteydenoton tiedot (esim. mistä asiasta haluaa neuvontaa tai valituksen tai hakemuksen tiedot). Käyttäjä näkee tuomioistuimet ja valitsee, mihin tuomioistuimeen hän lähettää yhteydenoton. Järjestelmä välittää yhteydenoton hallintotuomioistuimen käsiteltäväksi. Asian tietojen hallitseminen. Käyttäjä näkee vireillä olevan asian tilanteen (asia ja siihen liitetyt toimenpiteet) sekä tilanteen mukaan mahdolliset toimenpiteet (esim. suullisen käsittelyn vaatiminen tai valituksen peruminen). Lisäyksen yhteydessä järjestelmä hakee ja näyttää tarvittavat oletusmetatiedot ja arvot. Käyttäjä antaa asian tiedot (esim. valitsee tiedot, jotka kuvaavat asian tehtäväluokan ja asianimen ja antaa vapaamuotoista tekstiä) sekä lisää toimenpiteen ja siihen liittyvän asiakirjan tietoja. Käyttäjä voi ylläpitää tietoja rajatusti (esim. omat yhteystietonsa) Käyttäjän tallentaessa tiedot, järjestelmä vie ne asianhallintaan (include Asianhallintaan tallentaminen). Asiakirjan hallitseminen. Käyttäjä näkee asiaan liittyvät ja liitettävissä olevat asiakirjat. Lisäyksen yhteydessä järjestelmä hakee ja näyttää tarvittavat oletusmetatiedot ja arvot. Käyttäjä lisää asiakirjan ja

15 Sivu 15/26 antaa sen tiedot. Käyttäjän tallentaessa tiedot, järjestelmä vie ne asianhallintaan (include Asianhallintaan tallentaminen). Tietopyyntöön vastaaminen. Käyttäjä näkee vastaanottamansa tietopyynnön (esim. kuulemiskirje). Järjestelmä hakee ja näyttää vastauksen kirjaamiseen tarvittavat oletusmetatiedot ja arvot. Käyttäjä laatii vastauksen ja täydentää vastauksen tyypistä riippuvat tiedot (esim. kirjelmä tai lisätiedot kuten todistajien tietojen täydentäminen). Käyttäjän lähettäessä tiedot, järjestelmä vie ne asianhallintaan (include Asianhallintaan tallentaminen). Tiedoksiannon vastaanottaminen. Järjestelmä näyttää käyttäjälle toimitetun tiedoksiannon. Mikäli kyseessä on tiedoksianto, joka edellyttää kuittausta (esim. todisteellinen tiedoksianto), kuittaa käyttäjä sen vastaanotetuksi. Järjestelmä hakee kuittauksen kirjaamiseen tarvittavat oletusmetatiedot ja arvot sekä vie kuittauksen asianhallintaan (include Asianhallintaan tallentaminen). 4.3 Yleiset toiminnot Asioinnissa käyttäjille tarjottavat toiminnot edellyttävät erinäisiä järjestelmän toimintoja. Näitä ovat tietojen hakeminen ja katseleminen, joka kattaa palvelun sisällön selailuun ja tietojen katselemiseen tarvittavan toiminnallisuuden (esim. asian käsittelyn etenemisen ja tietopyyntöjen katselu). Käyttäjä näkee omien oikeuksiensa mukaan tietoja hallintotuomioistuimen asianhallinnasta sekä vahvan integraation viranomaisilta (Migri, Kela ja Vero, joiden järjestelmissä olevaa asiakirjaa käyttäjän on voitava katsella oikeuksiensa mukaisesti). Kaikkien asiakirjojen nähtäväksi asettaminen tapahtuu HAIPA-järjestelmän kautta. Suoria rajapintoja sähköisestä asioinnista vahvan integraation viranomaisiin ei toteuteta. Tietojen hakeminen ja katselemien käyttää rajapintapalveluja: Asianhallintatietojen hakeminen (Asianhallinta) - Migrin järjestelmä - Kelan järjestelmä - Veron järjestelmä

16 Sivu 16/ Sisäänkirjautuminen Kuva 6: Sisäänkirjautuminen Sisäänkirjautuminen. Käyttäjä kirjautuu sisään. Järjestelmä suorittaa tunnistautumattoman käyttäjän tunnistamisen sähköisen asiointialustan rajapintapalvelun avulla ja vastaanottaa tunnistaututumistiedot mukaan lukien tiedon siitä, kenen puolesta käyttäjä asioi (esim. toisen henkilön, joka on valtuuttanut hänet toimimaan puolestaan, yrityksen puolesta tai viranomaisen edustajana). Järjestelmä muodostaa tunnistetun käyttäjän käyttäjäprofiilin LDAP Pakka -järjestelmän rajapintapalvelun avulla. 4.5 Järjestelmän toiminnot Kuva 7: Järjestelmän toiminnot Asianhallintaan tallentaminen. Järjestelmä tallentaa asian tiedot, toimenpiteen ja asiakirjan asianhallintaan tiedonhallintasuunnitelman mukaisten metatietojen perusteella.

17 Sivu 17/ Sähköisen asioinnin rajapintapalvelut Kuva 8: Sähköisen asioinnin rajapintapalveluiden keskeisimmät käyttötapaukset Viestin lähettäminen. Järjestelmä ottaa vastaan viestin ja tallentaa sen. 4.7 Integraatiot Kuva 9: Integraatiot muihin järjestelmiin HAIPA - Hallintotuomioistuinten toiminta. Järjestelmä käyttää hallintotuomioistuinten toiminnan rajapintapalveluita välittääkseen yhteydenottoja ja kysymyksiä käsiteltäväksi. HAIPA - Tiedonhallinta. Järjestelmä käyttää tiedonhallinnan rajapintapalveluita ohjaustietojen sekä oletusmetatietojen ja arvojen hakemiseen. HAIPA - Asianhallinta. Järjestelmä käyttää asianhallinnan rajapintapalveluita tarvittavien asianhallintaan tallennusten tekemiseen.

18 Sivu 18/26 SAMPO. Järjestelmä käyttää sähköisen asioinnin alusta SAMPOn rajapintapalveluita mahdollistaakseen sen palvelujen (mm. tunnistautumisen, lokien hallinnan sekä verkkomaksamisen (Optio)) käytön. LDAP Pakka. Järjestelmä käyttää LDAP Pakan rajapintapalvelua käyttöoikeusprofiilin muodostamiseen. Koodistopalvelu. Järjestelmä käyttää koodistopalvelun rajapintapalveluja koodistojen ja koodiarvojen hakemiseen.

19 Sivu 19/26 5 Liiketoiminta Tässä luvussa kuvataan vaatimusluettelon yleiskuvaus sekä kuvataan arvioitu käyttöintensiteetti. 5.1 Liiketoimintavaatimukset Järjestelmän liiketoimintavaatimukset on kuvattu liitteen 1 vaatimusluettelossa. Siinä toiminnalliset vaatimukset on ryhmitelty toiminnallisen jaon mukaisesti ja ei-toiminnalliset vaatimukset laatuattribuuttien mukaan. Lisäksi huomioidaan Oikeusministeriön hallinnonalan tietojärjestelmähankinnan tietoturvavaatimukset. Ryhmittelyssä on pyritty yksinkertaisuuteen ja kukin vaatimus on sijoitettu vain yhteen, sille sopivimmaksi todettuun ryhmään. Ryhmittelyä voi tarvittaessa muuttaa. Luettelo on toteutettu taulukkomuodossa. Taulukossa on seuraavat sarakkeet: ID-sarake sisältää vaatimuksen numeron, joka yksilöi vaatimuksen. Käyttötapausryhmä-sarake kertoo toiminnallisissa vaatimuksissa sen käyttötapausryhmän nimen, johon vaatimus liittyy. Käyttötapaus-sarake kertoo toiminnallisissa vaatimuksissa sen käyttötapauksen nimen, johon vaatimus liittyy. Laatuattribuutti-sarake ilmoittaa ei-toiminnallisissa vaatimuksissa mihin laatuattribuuttiin vaatimus liittyy (jokin seuraavista: skaalautuvuus, suorituskyky, saatavuus, luotettavuus, turvallisuus, hallittavuus, ylläpidettävyys, testattavuus, käytettävyys, yhteentoimivuus). Vaatimus-sarake sisältää vaatimuksen sanallisen kuvauksen. 5.2 Käyttöintensiteetti Nykytilaan perustuva arvio käyttöintensiteetistä on tehty eri hallintotuomioistuimista kerätyn tiedon pohjalta. Kaavana [Asioiden lkm]*[käyttökerrat keskiarvo]/365. Käyttäjäryhmä Käyttäjien lkm/vuosi Käyttäjäryhmän asioiden lkm/vuosi Käyttökerrat/ yksi käyttäjä/ yksi asia Järjestelmän käyttöaika/ yksi kerta Käyttötiheys Asiakas (ml. ulkopuolinen asiantuntija) + asiamiehet min n. 384 käyttökertaa / päivä

20 Sivu 20/26 Käyttäjäryhmä Käyttäjien lkm/vuosi Käyttäjäryhmän asioiden lkm/vuosi Käyttökerrat/ yksi käyttäjä/ yksi asia Järjestelmän käyttöaika/ yksi kerta Käyttötiheys Vahvan integraation viranomaiset min n. 110 käyttökertaa / päivä Muut viranomaiset min n. 274 käyttökertaa / päivä

21 Sivu 21/26 6 Ulkoiset liittymät Tässä luvussa annetaan yksinkertainen kuvaus järjestelmän integraatiotarpeista. Julkishallinnon sisäisissä eli järjestelmän ulkoisissa integraatioissa on käytettävä pääasiassa valtion yhteistä VIA-integraatiopalvelua [KA/ Integraatiopalvelut]. Ulkoisissa integraatioissa on noudatettava luvun 8. Suunnittelurajoitteet kohdassa Integraatiot mainittuja periaatteita.

22 Sivu 22/26 7 Muut ominaisuudet Tässä luvussa annetaan yleiskuva järjestelmän keskeisistä ei-toiminnallisista vaatimuksista. Tarkemmat määritykset jätetään vaatimusluetteloon (liite). 7.1 Skaalautuvuus, suorituskyky ja vasteajat Järjestelmän tulee pystyä kohtuullisiin vasteaikoihin (vrt. JHS-suositus 129) luvun Käyttöintensiteetti mukaisilla vaatimuksilla. 7.2 Käytettävyys Käyttäjinä on sekä kansalaisia että viranomaisia, joiden tietotekninen osaaminen voi vaihdella suuresti. Järjestelmä tulee olemaan tavoitetilassa kansalaisten pääasiallinen asiointikanava (ks. Käyttöintensiteetti, käyttäjien määrä suhteutettuna käyttökertoihin/päivä), ja sen toiminnallisuuden pitää tukea niin satunnaista kuin päivittäistä käyttöä. Käyttäjät tulevat käyttämään järjestelmää erilaisilla päätelaitteilla. Käyttöliittymän pitää tukea myös esim. kansalaista, joka käyttää palvelua harvoin, eli palvelun on ohjattava käyttäjää. Järjestelmän tulee täyttää soveltuvin osin Web Content Accessibility Guidelines 2.0 -määritelmän taso AA ( ja Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (EU) 2016/2102, annettu 26 päivänä lokakuuta 2016, julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta. Järjestelmän on tuettava Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskuksen (Valtori) valtionhallinnon käyttöön vahvistamia tietokoneiden verkkoselaimia ja selainversioita. 7.3 Hallittavuus, muunneltavuus ja luotettavuus Erillisinä moduuleina toteutettujen osien lisäys, poisto tai päivittäminen on voitava tehdä siten, että muu toiminnallisuus ei esty muutoksen aikana. Muunneltavuuden takaamiseksi pääkäyttäjän on voitava ylläpitää järjestelmän toimintaa ohjaavia koodistoja ja parametreja käyttöliittymän avulla. 7.4 Tietoturva ja toipuminen Järjestelmään, sen käyttöympäristöön ja toimittajan toimintaan liittyvät tietoturva- ja toipumisvaatimukset on esitetty erillisessä Tietoturvavaatimukset-liitteessä.

23 Sivu 23/ Tukipalvelut Järjestelmän käyttöympäristön toimintatapojen on oltava yhteensopivat suosituksen JHS 174 (ICTpalvelujen palvelutasoluokitus) kanssa täyttäen siitä seuraavat palvelutasot: - palvelinten käyttöpalvelu palvelutaso B (Normaali), - tukipalvelu 1, - tietoliikenne palvelutaso II (Normaali).

24 Sivu 24/26 8 Suunnittelurajoitteet Tässä luvussa kuvataan vaatimusmäärittelyssä tunnistetut suunnittelurajoitteet, joita toimittaja sitoutuu noudattamaan. Järjestelmän keskeiset suunnittelurajoitteet liittyvät käytettäviin standardeihin, integraatioon, käytettäviin julkishallinnon yhteisiin ja ORK:n tarjoamiin erilaisiin infrastruktuuri- ja järjestelmäpalveluihin, toteutuksen modulaarisuuteen ja tietoturvaan. Järjestelmän toteutuksen on nojauduttava pääasiassa ORK:n linjaamiin ja hyväksymiin standardeihin. Standardeissa on nojauduttava avoimiin standardeihin (E059) kuten XML, XML schema, HTML, RDF, WSDL jne. Integraatioissa on käytettävää kohdearkkitehtuurissa [KA] ja vaatimuksissa mainittuja integraatiomalleja [KA/6.6 Integraatiomalli] ja teknologioita. Integraatiotekniikoissa suositaan palvelupohjaisia ja mahdollisimman kevyitä toteutuksia esim. SOA, sis. ESB ja WebService, REST/JSON. Kohdearkkitehtuurissa vaatimusmäärittelyissä on pyritty tunnistamaan kaikki tarvittavat infrastruktuuri- ja järjestelmäpalvelut ja osoittamaan niistä vastaavat ja niitä toteuttavat järjestelmät [KA/liite 3]. Järjestelmän toteutukseen liittyvä keskeinen periaate on modulaarisuuden noudattaminen eli selvästi erillisten, uudelleen käytettäväksi tai mahdollisesti tulevaisuudessa vaihdettavaksi tarkoitetut toiminnallisuudet on eriytettävä palvelurajapinnoilla ja toteutettava omina loogisina ja mahdollisesti fyysisinä komponentteina. Vaatimusmäärittelyjen erillisessä Tietoturvavaatimukset-liitteessä on esitetty tietoturvan näkökulmasta toteutukseen, käyttöympäristöön ja toimittajan toimintaan liittyviä suunnittelurajoitteita.

25 Sivu 25/26 9 Jatkokehitysajatukset Tässä luvussa kuvataan vaatimusmäärittelyssä tunnistetut jatkokehitysajatukset. Toimittaja ei sitoudu tässä luvussa kuvattujen osien toimittamiseen osana toimitusprojektia. 9.1 Asiakkaan toiminnan näkeminen Asiakaspalvelijan tulee voida nähdä, mitä asiakas on tekemässä (esim. HAIPA-asioinnin selaushistorian, eli millä sivuilla asiakas on asioinnissa liikkunut neuvoakseen asiakasta esim. palaamaan edelliselle sivulle ja siellä oikeaan kohtaan). 9.2 Ennakkomaksaminen Maksamiseen liittyvät toiminnot toteutetaan, mikäli ennakkomaksua koskevat säännökset päätetään sisällyttää oikeudenkäyntimaksulakiin. Hankintavaiheessa toimittajien on huomioitava, että nämä toiminnallisuudet pystytään helposti ja nopeasti toteuttamaan järjestelmään siinä vaiheessa, kun lainsäädäntö antaa siihen mahdollisuuden. Kuva 10: Ennakkomaksamisen keskeisimmät käyttötapaukset Maksaminen Käyttäjä maksaa ennakkomaksun (esim. vireilletulokirjeessä olevan linkin perusteella). Järjestelmä toteuttaa verkkomaksamisen sähköisen asiointialustan (SAMPO) rajapintapalvelun avulla. Vastaanottaessaan tiedon maksutapahtuman onnistumisesta järjestelmä hakee onnistumisen kirjaamiseen tarvittavat oletusmetatiedot ja arvot sekä vie tiedon asianhallintaan (include Asianhallintaan tallentaminen).

26 Sivu 26/26 10 Liitteet 1. Vaatimusluettelo (excel-muodossa) Oikeusministeriön hallinnonalan tietojärjestelmähankinnan tietoturvavaatimukset (excelmuodossa) Oikeusministeriön hallinnonalan lokienhallinta 2. Sähköinen asiointi - käsitemalli 3. Palvelupolut 4. Rautalankamallit 5. Arkkityypit 6. Toimituserät (Vaihejakomalli) alustava 7. Kohdearkkitehtuuri [KA]