PROJEKTIYMPÄRISTÖ KÄSIKIRJA

Transkriptio

1 PROJEKTIYMPÄRISTÖ KÄSIKIRJA

2 Sisällysluettelo Yleistä Projektiympäristöstä 4 Työskentely Projektiympäristössä 6 Perusrakenne 6 Kehykset 6 Työtila 6 Käyttäjät ja käyttäjien profiilit 7 Hallintatyökalut 8 Käyttöoikeudet ja versionhallinta 9 Käyttäjän omat asetukset 10 Materiaalin tuottaminen 11 Vuorovaikutus ja yhteisöllisyys 16 Keskustelualue 16 Kalenteri 17 Päiväkirja 18 Reaaliaikainen tapahtumien seuranta 19 Muita vuorovaikutustyökaluja Projektiympäristössä 20 Arviointi, seuranta ja lomakkeet 21 Lomake 21 Seurantaobjekti ja seurantaraportti 22 Roolilomake 22 Objektin lisääminen 11 Kansio 12 Tekstidokumentti 12 Html-dokumentti Kevyt web editorilla 13 Ulkoiset dokumentit 14 Kirjoitusalue 14 Muita materiaalin tuottamisen työkaluja Optimassa 15

3 Yleistä Projektiympäristöstä Discendum Optima Projektiympäristö on Internetin kautta tarjottava palvelu, jonka avulla voidaan toteuttaa ja hallinnoida erityyppisiä monipuolisia projekteja verkossa. Optima Projektiympäristöä hyödynnetään laajasti projektien työskentelytiloina, verkostojen työskentelyssä sekä työssäoppimisen tukena. Projektiympäristö on kätevä ja joustava väline organisaatiolle, jonka työskentelyssä tärkeää on työskentely verkostomaisesti, esim. yhteistyökumppanien, alihankkijoiden tai useille paikkakunnille hajautettujen työntekijöiden ja tiimien kesken. Projektiympäristössä voidaan helposti jakaa dokumentteja, raportoida projektin kulusta sekä käydä esimerkiksi keskustelua projektin tarpeista. Kaikki projektiympäristöön tuotu materiaali ja viestintä ovat keskitetysti yhdessä paikassa helpottaen näin verkostojen toimintaa ja yhteydenpitoa. Projektiympäristöön voit rakentaa tarvettasi tukevan kokonaisuuden, joka sopeutuu joustavasti muutoksiin myös käytön aikana. Projektin työskentelyalueen eli työtilan rakennetta voi helposti muuttaa milloin tahansa, kun toiminta sitä edellyttää. Optima Projektiympäristö -palvelun käyttö edellyttää asiakkaalta: tietokoneen Internet-yhteyden WWW-selaimen (Internet Explorer 6.0 tai Firefox 2.0, tai uudemmat versiot) käyttäjätunnuksen Projektiympäristöön muutamat Projektiympäristön ominaisuudet vaativat Java plug-inin ja chat-objektin käyttö vaatii, että palomuurissa on avattuna portti numero Ottaessaan projektiympäristön käyttöön asiakasorganisaatio saa käyttöönsä oman projektiympäristön, jota se voi hallinnoida haluamallaan tavalla. Ympäristön hallinnoinnista vastaava henkilö voi luoda ympäristön käyttöön oikeuttavia käyttäjätunnuksia ja ympäristön sisälle työtiloja erilaisiin tarpeisiin. Hallinnoija voi antaa käyttäjille myös erilaisia oikeuksia riippuen käyttäjän roolista. Tyypillisiä rooleja työtilassa ovat työtilan hallinnoija tai projektipäällikkö, projektin tai verkoston jäsen ja vierailija. Ympäristön hallinnoija auttaa tyypillisesti käyttäjiä mahdollisissa ongelmatilanteissa (esim. unohtunut salasana) ja hän puolestaan voi tarvittaessa kysyä apua Discendumin helpdeskistä. Optima Projektiympäristö on saatavana sovellusvuokrauspalveluna (SaaS, Software as a Service). Sovellusvuokrauspalvelussa Projektiympäristön käyttöön ei tarvita muuta kuin Internet-yhteydellä varustettu tietokone. Asiakkaalle palvelumalli on kustannustehokas ja vaivaton, palvelun käyttö ei vaadi laiteinvestointeja eikä omia ylläpitoresursseja. Tämä mahdollistaa palvelun käytön mistä tahansa, missä käyttäjällä on Internet-yhteys. Sovellusvuokrauspalvelu vapauttaa asiakasorganisaation palvelintietokoneiden ylläpidosta, päivityksistä ja varmuuskopioinnista. Optima Projektiympäristö sopeutuu joustavasti erilaisille käyttäjämäärille yhdestä käyttäjästä aina kymmeniin tuhansiin käyttäjiin. 4 YLEISTÄ PROJEKTIYMPÄRISTÖSTÄ YLEISTÄ PROJEKTIYMPÄRISTÖSTÄ 5

4 Työskentely Projektiympäristössä Perusrakenne Projektiympäristö koostuu kehysrakenteesta ja sinne perustettavista työtiloista. Työtila on rajattu tila tai oma toiminta-alueensa, joka voidaan rakentaa tukemaan projektin tai verkoston toimintoja tai esimerkiksi organisaation sisäistä intranet-työskentelyä. Kehykset Projektiympäristön ulkoasu koostuu kehyksistä, joista löytyy eri toimintoja. Yläkehys: Kehyksestä löytyy erilaisia painikkeita, joiden näkyvyys riippuu käyttäjälle annetuista oikeuksista. Yleensä yläkehyksestä löytyvät Haku-, Ohjeet-. Kielivalinta- ja Poistu painikkeet. Vasen kehys: Kehyksessä sijaitsevat työtilat. Työtilat tyypillisesti avataan vasemmasta kehyksestä klikkaamalla, jolloin sen rakenne avautuu sisällysluettelon tapaisesti vasempaan kehykseen. Pääkehys: Pääkehyksessä näkyvät sisäänkirjautumisen yhteydessä ensimmäisenä mahdolliset ilmoitukset. Työtilojen sisältämä materiaali avautuu myös pääkehykseen vasemmasta kehyksestä klikattaessa. Työtilan hallinnointia varten käytössä ovat monipuoliset toiminnot työtilan jäsenten ja heidän toimintaoikeuksiensa määrittelyyn sekä työtilan ryhmien luomiseen. Työtilan aukiolo voidaan ajastaa ja työtilasta voi tarvittaessa kopioida uuden työtilan. Työtila voidaan myös arkistoida tai poistaa, kun sille ei ole enää tarvetta. Työtila sisältää erilaisia rakenteita ja materiaalia eli objekteja. Rakennetta voidaan jäsentää kansioiden avulla. Kansioiden sisältö muodostuu erilaisista objekteista, joihin kuhunkin voidaan määritellä käyttöoikeudet eli luku- ja kirjoitusoikeudet. Oikeuksien avulla voidaan räätälöidä työtila erilaiseksi eri käyttäjäryhmille. Objektit ovat monipuolisia, käteviä ja helppoja työkaluja, joilla on yhteisiä ominaisuuksia, mm. nimeämiskäytäntö, käyttöoikeudet ja piilottamismahdollisuus. Oman Internet-osoitteen omaavina rakennuselementteinä ne ovatkin Projektiympäristön joustavuuden perusta. Käyttäjät ja käyttäjien profiilit Yhdessä ympäristössä voi työskennellä suuriakin käyttäjämääriä ja asiakas voi luoda ympäristöön käyttäjätunnuksia tarvitsemansa määrän. Käyttäjien varsinaisia työskentelypaikkoja ovat työtilat, joihin työtilan vastuuhenkilö määrittää halutuille käyttäjille pääsyoikeudet. Tällaista työtilassa olevaa käyttäjää kutsutaan työtilan jäseneksi. Yksi käyttäjä voi olla jäsenenä samanaikaisesti useassa eri työtilassa, jolloin nämä työtilat näkyvät hänellä Projektiympäristön vasemmassa kehyksessä. Oikea kehys: Kehykseen avautuvat objekteihin (materiaaliin), työtilaan ja ympäristöön liittyvät hallintatyökalut. Työtila Projektiympäristössä työskentely perustuu työtiloihin. Kun käyttäjä aloittaa uuden projektin tai intranetin työskentelyalueen suunnittelun Projektiympäristössä, hän saa käyttöönsä tyhjän työtilan. Työtilaan rakennetaan projektityötilan tms. rakenteet ja tuotetaan materiaali, jota käyttäjät tarvitsevat. Suunnittelu voidaan tehdä myös kopioimalla samantapainen työtila (esimerkiksi aiemman projektin pohja) ja muokkaamalla se halutulla tavalla. 6 TYÖSKENTELY PROJEKTIYMPÄRISTÖSSÄ TYÖSKENTELY PROJEKTIYMPÄRISTÖSSÄ 7

5 Ympäristöön voidaan luoda käyttäjiä yksitellen tai isompi joukko kerralla. Käyttäjille määritellään käyttäjätunnus, salasana ja sopiva profiili. Profiilien avulla määritellään käyttäjien roolit ja toimintavaltuudet ja oikeudet sekä ympäristössä että työtilassa. Työtilan jäsenillä on erilaisia rooleja. Samassa työtilassa voi olla esimerkiksi projektialueen hallinnoija, projektin vetäjä tai projektipäällikkö, projektin jäsen sekä vierailija. Projektiympäristön työtiloissa on käytettävissä neljä erilaista profiilia eri roolien tarpeisiin: supervisor, tutor, user ja visitor. Käyttäjän roolit voivat olla erilaisia eri työtiloissa. Näin esimerkiksi projektin eri rooleissa olevilla jäsenillä on erilaiset oikeudet muokata työtilaa ja lisätä objekteja. Työtilan supervisor-profiilissa oleva käyttäjä pääsee muokkaamaan koko työtilan sisältöä ja antamaan työtilan jäsenille eri rooleja työtilassa. Käyttöoikeudet ja versionhallinta Projektiympäristöön luodaan käyttäjätunnuksia, joita voidaan lisätä työtiloihin jäseniksi. Projektiympäristöön voidaan määritellä ympäristö- tai työtilatasolla ryhmiä ja lisätä käyttäjä yhteen tai useampaan ryhmään. Projektiympäristössä voidaan määritellä käyttöoikeudet käyttäjä- tai ryhmäkohtaisesti. Käyttöoikeuksien avulla voidaan määritellä, ketkä käyttäjät näkevät objektin (lukuoikeus) sekä ketkä voivat muokata objektia tai mihin kansioon he voivat materiaalia tuottaa (kirjoitusoikeus). Projektin tai verkoston toiminnan päätyttyä käyttäjiä voi tarvittaessa nopeasti poistaa työtiloista ja ympäristöstä mutta jättää heidän tuottamansa materiaalit työtilaan. Hallintatyökalut Projektiympäristössä työtilan hallinnoinnin työkaluilla voidaan määrittää työtilan asetuksia, kuten työtilan jäseniä ja heidän käyttöoikeuksiaan sekä hallita työtilan rakennetta. Kaikille objekteille ja työtilalle löytyvät omat hallintatyökalut yläkehyksen oikeasta reunasta. Hallintatyökalujen avulla voidaan vaihtaa esimerkiksi objektin nimeä, käyttöoikeuksia ja muita asetuksia (esimerkiksi piilottaa objekti näkyvistä työtilassa) sekä lisätä jäseniä työtilaan. Kirjoitusoikeuden omaavat käyttäjät voivat: muokata objektin sisältöä, nimeä ja oikeuksia kopioida objektin kansiosta toiseen täyttää objektin kenttiä (lomake) tai kirjoittaa viestejä (keskustelualue) Objektin omistaja voi lisäksi siirtää tai poistaa sen. Käyttöoikeuksilla voidaan määritellä, mitä oikeuksia käyttäjällä on työtilan sisällä. Käyttöoikeuksia voidaan määritellä myös yksittäisten kansioiden ja objektien kohdalla. Näin työtilaan voidaan rakentaa esimerkiksi ryhmäkohtaisia kansioita, joihin on käyttöoikeudet ja pääsy vain kyseisellä ryhmällä. Samassa työtilassa voi olla esimerkiksi erillinen kansio, jossa käyttöoikeudet ovat vain projektin johtoryhmällä. 8 TYÖSKENTELY PROJEKTIYMPÄRISTÖSSÄ TYÖSKENTELY PROJEKTIYMPÄRISTÖSSÄ 9

6 Käyttöoikeudet voi määritellä heti materiaalin tekemisen jälkeen tai myöhemmin. Myöhemmin käyttöoikeuksien määrittäminen tai muuttaminen tapahtuu Objektin hallinnan kautta. Muutetut asetukset astuvat voimaan välittömästi. Esimerkiksi jonkin dokumentin voi poistaa näkyvistä tai laittaa uusia dokumentteja näkyviin parilla hiiren klikkauksella. Projektiympäristöön voidaan tuoda mitä tahansa tiedostoja. Projektiympäristön versiohistoria mahdollistaa sen, että näiden ympäristöön tuotujen tiedostojen sekä siellä tehtyjen dokumenttien (html- ja tekstitiedostot) aiemmat versiot säilyvät. Niitä on mahdollista katsoa ja tarvittaessa objektin omistaja voi helposti palauttaa minkä tahansa aiemmista versioista nykyisen version tilalle. Näin projektin dokumenttien versioita, edistymistä ja niiden muokkaajia on mahdollista seurata. Käyttäjän omat asetukset Käyttäjät voivat yläpalkin kuvakkeiden avulla muokata käyttäjätietojaan (mm. ympäristön kielen) ja asetuksiaan sekä vaihtaa salasanansa Projektiympäristöön. Materiaalin tuottaminen Projektiympäristössä on useita työkaluja, joiden avulla voidaan tuottaa ja tuoda materiaalia ympäristöön. Materiaalia tuodaan / tuotetaan valitsemalla haluttu objekti Projektiympäristön Uusi objekti -listasta. Objekteja löytyy moneen erilaiseen tarkoitukseen, mm.: materiaalin tuottamiseen ja hallintaan vuorovaikutuksen synnyttämiseen ja tukemiseen seurantaan Objekteja voi olla rajattomasti yhdessä työtilassa ja työtilaan voidaan perustaa myös useita samankaltaisia objekteja rajoituksetta. Objektin lisääminen Projektiympäristöön voidaan lisätä Projektiympäristön omia objekteja tai tuoda dokumentteja ympäristön ulkopuolelta. Objekti lisätään vasemman kehyksen Uusi objekti linkistä ja valitaan tämän jälkeen objektien listasta haluttu toiminto. Tämän jälkeen voidaan tehdä tarvittavat valinnat ja määritellä objektin ominaisuudet ja sisältö. Uusi objekti -linkki näkyy ainoastaan sellaisissa rakenteen osissa, mihin käyttäjällä on kirjoitusoikeus. Objektia lisättäessä määritellään: nimi ja mahdolliset asetukset. Asetusten avulla voidaan esimerkiksi piilottaa objekti näkyvistä objektin käyttöoikeudet (luku- ja kirjoitusoikeudet). Oikeuksien avulla voidaan määritellä ne työtilan jäsenet ja / tai ryhmät, jotka pääsevät näkemään objektin tai muokkaamaan sitä. Esimerkiksi useamman henkilön saman tekstidokumentin muokkaaminen voidaan mahdollistaa kyseisille henkilöille antamalla heille kirjoitusoikeudet. Lukuoikeus on oletusarvoisesti kaikilla, mutta kirjoitusoikeudet annetaan aina erikseen objektin sisältö sen mukaan, mistä objektista on kyse 10 TYÖSKENTELY PROJEKTIYMPÄRISTÖSSÄ MATERIAALIN TUOTTAMINEN 11

7 Objektia kuvaava kuvake ilmestyy lisäämisen jälkeen vasempaan kehykseen, josta sen voi avata pääkehykseen. dokumenttien päivityksetkin sujuvat nopeasti aina, kun siihen tulee tarvetta. Tekstidokumentti sisältää puhdasta tekstiä, jota voi muotoilla ainoastaan rivivaihdoilla. Kuvia ja muotoiluja sisältäviin dokumentteihin Projektiympäristössä on Kevyt web-editori. Html-dokumentti Kevyt web-editorilla Kevyt web-editorilla voi tehdä kuvia, muotoiluja ja linkityksiä sisältäviä www-sivuja ympäristön sisälle. Kevyt web-editori on helppokäyttöinen editori, jonka avulla näkee jo sivua rakentaessa, miltä sivu tulee näyttämään. Käyttäjän ei tarvitse osata HTML-kieltä tehdäkseen editorilla www-sivuja. Kevyt web-editorissa on mahdollista käyttää valmiita sivupohjia ja tyylitiedostoja sivujen tekemisessä. Sivupohjia hyödyntämällä voidaan luoda organisaation yhteinen tyyli kaikille ympäristön työtilojen wwwsivuille. Sivupohjien käyttö nopeuttaa ja helpottaa www-sivujen tekemistä ja niiden avulla saadaan kaikkiin työtiloihin käyttöön organisaation valittu visuaalinen ilme. Käyttöä helpottaa ja nopeuttaa vielä se, että sivupohjia voidaan tehdä organisaation materiaalivarasto-tyyppiseen työtilaan ja sieltä ne voidaan helposti ottaa käyttöön useaan eri työtilaan yhden painikkeen avulla kunkin uuden www-sivun pohjaksi. Kansio Kansiot ovat keskeinen työkalu ympäristön rakenteen muokkaamiseen ja työtilan järjestämiseen. Kansion avulla voidaan luokitella eri objekteja Projektiympäristössä halutulla tavalla ja saadaan jäsenneltyä työtilan sisältöä haluttujen otsikoiden alle. Kansioiden avulla voidaan luoda selkeitä rakenteita tukemaan esimerkiksi projektin materiaalinhallintaa ja materiaalin löytymistä. Kansioiden avulla voidaan jakaa työtila myös esimerkiksi erilaisiin toiminnallisuuksiin, kuten yleisiin materiaaleihin, viestintään ja yhteiseen työskentelyyn. Tekstidokumentti Projektiympäristössä on tekstieditori, jolla voi tuottaa helposti yksinkertaisia tekstidokumentteja. Editori on nopea käyttää, joten 12 MATERIAALIN TUOTTAMINEN MATERIAALIN TUOTTAMINEN 13

8 Ulkoiset dokumentit Projektiympäristöön voi tuoda omalta tietokoneelta mitä tahansa tiedostoja. Rajoitteena ovat ainoastaan www-selaimen ja tietokoneelle asennettujen ohjelmien rajoitteet. Pääkehyksessä voi katsella sellaisia tiedostoja, jotka käyttäjän selain pystyy näyttämään sekä dokumentteja, joiden avaamiseen tietokoneella on tarvittava ohjelma (esim. Officeohjelmat). julkaistavaan html-dokumenttiin ja mitkä osat ovat olleet esimerkiksi vain dokumentin työstämisessä käytettyjä suunnitteludokumentteja, joita ei lopulliseen dokumenttiin haluta julkaistavaksi. Kirjoitusalueella on mahdollista työstää yhteistyössä haasteellisia ja laajojakin dokumentteja erilaisilla käyttöoikeuksilla useamman eri henkilön kesken. Ulkoinen dokumentti tuodaan ympäristö samalla tavalla kuin mikä tahansa uusi objekti lisätään ympäristöön Uusi objekti linkin kautta. Ulkopuolisia dokumentteja on mahdollista myös muokata suoraan ympäristöstä käsin, jos käyttäjälle on annettu tähän oikeus. Dokumentin muokkaus suoraan Projektiympäristössä vaatii käyttäjän koneelle asennetun Java plug-inin ja oikeuden tallentaa tiedostoja käyttäjän tietokoneelle. Muokkaa-toiminnossa Java-sovellus tuo uuden version dokumentista suoraan Projektiympäristöön kun se tallennetaan sovelluksen omalla tallennus-toiminnolla. Dokumentin muokkaaminen suoraan ympäristössä nopeuttaa ja helpottaa dokumenttien työstämistä ja muokkaamista. Projektiympäristöön on myös mahdollista tuoda useita tiedostoja kerralla Tuo useita tiedostoja toiminnolla. Useamman tiedoston tuontitoiminto vaatii myös käyttäjän koneelle asennetun Java plug-inin. Kirjoitusalue Projektiympäristössä on mahdollista työstää yhdessä useamman käyttäjän kanssa yhteistä dokumenttia Kirjoitusalue-työkalulla. Työkalua voi käyttää esimerkiksi laajojen raporttien ja dokumenttien kirjoittamiseen tai wiki-tyylisesti myös pienempien tekstien kirjoittamiseen, muokkaamiseen ja kommentointiin. Kirjoitusalueella työskentely jakautuu dokumentin suunnitteluun, dokumentin osa-alueiden kirjoittamiseen ja dokumentin julkaisemiseen. Dokumentti voidaan ensin jakaa esimerkiksi useaksi eri kokonaisuudeksi ja jakaa kokonaisuudet tarvittaessa vielä eri sivuiksi. Kullekin sivulle voidaan määritellä kirjoitusoikeudet erikseen. Näin voidaan työstää esimerkiksi yhteisesti projektiin liittyviä dokumentteja tai jakaa dokumentin kirjoitusvastuut eri henkilöille tai eri projekteille. Julkaisuvaiheessa voidaan vielä päättää, mitkä työstetyn dokumentin osat sisällytetään Muita materiaalin tuottamisen objekteja Projektiympäristössä Projektiympäristöön voidaan tehdä myös linkkejä Internetiin ympäristön ulkopuolella olevaan materiaaliin. 14 MATERIAALIN TUOTTAMINEN VUOROVAIKUTUS JA YHTEISÖLLISYYS 15

9 Vuorovaikutus ja yhteisöllisyys Projektiympäristössä on erilaisia objekteja vuorovaikutuksen ja yhteisöllisyyden mahdollistamiseen ja tukemiseen erilaisissa tarpeissa. Keskustelualue Keskustelualueiden avulla voi toteuttaa monenlaisia vuorovaikutuksellisia toimintoja. Niiden avulla voidaan tukea ryhmätyöskentelyä ja verkoston vuorovaikutusta. Keskustelualueita voidaan käyttää myös esimerkiksi ilmoitustauluna sekä palautekanavana. Keskustelualue perustetaan kuten mikä tahansa muukin objekti Projektiympäristöön. Keskustelualueen käyttöoikeuksia määriteltäessä voidaan valita monipuolisista vaihtoehdoista. Lukuoikeuksien avulla voidaan antaa jäsenille / ryhmälle mahdollisuus lukea viestejä ja kirjoitusoikeuksien avulla mahdollisuus myös osallistua keskustelualueen keskusteluihin. Kalenteri Projektiympäristön kalentereita voidaan käyttää monilla eri tavoilla. Kalenteria voidaan käyttää apuna tiedottamisessa esimerkiksi projektin aikatauluista. Tätä toimintoa tukee mahdollisuus lähettää kalenterimerkinnöistä sähköposti-ilmoituksia. Kalentereita voidaan käyttää myös yhteisinä kalentereina, esimerkiksi työryhmien omat kalenterit, jolloin kalenteriin voidaan merkitä useamman henkilön kalenterimerkinnät samaan kalenteriin. Käyttöoikeuksien avulla voidaan rajata kalenterin käyttäjiä. Aloitusnäkymässä yläpalkin kalenteri-pikalinkistä näet kaikkien niiden kalenterien, joihin sinulla on käyttöoikeus, merkinnät yhdessä yhdistelmäkalenterissa. Keskustelualueen hallinnassa voi objektin omistaja tehdä helposti koosteen keskustelualueesta tekstidokumenttina. Keskustelijoiden aktiivisuudesta ja viestien suunnista saa helposti myös visuaaliset esitykset. 16 VUOROVAIKUTUS JA YHTEISÖLLISYYS VUOROVAIKUTUS JA YHTEISÖLLISYYS 17

10 Kalenterissa on seuraavia toiminnallisuuksia: saadaan helposti näkymään yksittäiset merkinnät tai kuukauden kaikki merkinnät listattuna saadaan näkymään vain valittujen käyttäjien merkinnät kalenteritiedot on mahdollista tallentaa icalendar-muotoiseen tiedostoon, josta ne voidaan viedä ulkoiseen kalenteriohjelmaan voidaan lähettää sähköpostia kalenterin käyttäjille Kalenterimerkintää tehtäessä on mahdollista antaa merkinnälle tarkempi kuvaus ja määritellä, keitä kalenterimerkintä koskee. Merkinnästä voidaan myös muistuttaa sähköpostitse tai ilmoituksena ympäristöön kirjautumisen jälkeen. Päiväkirja Projektiympäristön Päiväkirja-objektia voidaan käyttää henkilökohtaisena- tai ryhmäpäiväkirjana. Päiväkirjaa voi käyttää esimerkiksi projektin tai projektin osa-alueiden edistymisen raportoimisessa. Näin kukin voi tahollaan raportoida edistymisestä yhteen ja samaan paikkaan. Päiväkirjan sisällä voidaan valita erilaisia toimintoja: käyttäjille voidaan antaa mahdollisuus kommentoida toistensa päiväkirjamerkintöjä merkintöihin voidaan lisätä liitteitä päiväkirjamerkinnät voidaan jäsennellä eri teemoihin valmiiksi asetettujen avainsanojen avulla. Avainsanoja voidaan käyttää avuksi päiväkirjan sisäisessä Haku-toiminnossa henkilökohtaisessa päiväkirjassa voidaan käyttäjille antaa mahdollisuus lukea toistensa päiväkirjoja tai määritellä, että vain päiväkirjan omistaja näkee käyttäjän päiväkirjan merkinnät Henkilökohtaisessa päiväkirjassa kullakin käyttäjällä on oma päiväkirjansa. Ryhmäpäiväkirja on tarkoitettu ryhmän yhteiseen käyttöön, jolloin koko ryhmä voi kirjoittaa yhteiseen päiväkirjaan. Ryhmä määritellään määrittämällä päiväkirjaan käyttöoikeuksissa luku- ja kirjoitusoikeudet päiväkirjaan kirjoittaville henkilöille. Reaaliaikainen tapahtumien seuranta Kunkin käyttäjän on mahdollista ottaa käyttöönsä reaaliaikainen tapahtumien seuranta Projektiympäristössä (nk. Majakka-toiminto). Majakka-toiminnon avulla saa reaaliaikaisesti tietoa ympäristöön lisätyistä objekteista (mm. uudet dokumentit työtiloissa, joihin käyttäjällä on pääsy), uusista keskustelualueen viesteistä ja kalenterimerkinnöistä. Majakka-toiminnossa on myös mahdollista viestiä muiden käyttäjien kanssa sekä reaaliaikaisesti että ei-reaaliaikaisesti. 18 VUOROVAIKUTUS JA YHTEISÖLLISYYS HARJOITUKSET JA LOMAKKEET 19

11 Arviointi, seuranta ja lomakkeet Lomake Projektiympäristön lomaketta voidaan käyttää muun muassa erilaisten tietojen sekä palautteiden keräämiseen. Lomaketyökalulla on mahdollista luoda anonyymi-, käyttäjä- tai ryhmäkohtainen lomake tai lomake, jonka tiedot syötetään yhteen taulukkoon. Käyttäjäkohtaiseen lomakkeeseen voidaan asetusten avulla antaa käyttäjille mahdollisuus nähdä myös muiden vastauksia. Taulukkoon syötettävän lomakkeen avulla voidaan toteuttaa erilaisia taulukoita esimerkiksi projektin etenemisestä ja muista projektin seurattavista töistä. Lomake soveltuu mainiosti myös palautteiden keräämiseen. Lomakkeen eri asetukset mahdollistavat sekä käyttäjäkohtaisen että anonyymin palautteiden keräämisen. Palautetta voidaan kerätä sekä erilaisilla monivalinta-tyyppisillä kysymyksillä, joilla saadaan nopeasti vastausten lukumäärät ja prosentuaaliset jakaumat, että avoimilla vastauskentillä, joilla saadaan sanallista palautetta. Muita vuorovaikutustyökaluja Projektiympäristössä Muita vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyttä tukevia työkaluja ovat reaaliaikainen esitys, jolla voidaan näyttää reaaliaikaisesti haluttuja objekteja muille työtilan käyttäjille sekä chat, jolla voidaan käydä reaaliaikaista keskustelua Projektiympäristössä. Chat-keskustelut voidaan tarvittaessa tallentaa automaattisesti, jolloin keskusteluun osallistumattomatkin voivat lukea sen myöhemmin. Myös kirjoitusaluetta voidaan käyttää erilaisten yhteisöllisten kirjoitusprojektien työskentelyvälineenä. Lomakkeen sisältö rakennetaan halutunlaiseksi valitsemalla siihen erilaisia kenttiä. Lomakkeeseen on mahdollista tehdä toiminnallisuuksia täytettävien tekstikenttien, erilaisten valintavaihtoehtojen sekä kuvien Mistä tahansa objektista voidaan myös lähettää tiedote käyttäjien sähköpostiosoitteeseen. Näin voidaan lähettää yksinkertaisesti ja nopeasti halutulle käyttäjäryhmälle tiedote objektiin johtavine linkkeineen suoraan halutusta objektista. 20 HARJOITUKSET JA LOMAKKEET HARJOITUKSET JA LOMAKKEET 21

12 ja linkkien avulla. Lomakkeelle tulleita tallennuksia voidaan katsoa hallintaikkunan avulla esimerkiksi yksi lomakkeen kohta kerrallaan, kaikki kohdat kerrallaan taulukkonäkymässä tai tietoja voidaan tarkastella myös käyttäjittäin. Lomakkeelle tallennetut tiedot ovat myös helposti tallennettavissa Projektiympäristöstä yhdeksi CSV-muotoiseksi Excel-tiedostoksi. Näin niitä voidaan luokitella ja analysoida helposti myös ympäristön ulkopuolella. Seurantaobjekti ja seurantaraportti Projektiympäristön seurantaobjektia sekä siihen liitettävää seurantaraporttia voidaan käyttää esimerkiksi erilaisten tehtävien tai suoritusten seurantaan. Seurantaobjektissa seurattavia asioita on mahdollista koostaa erilaisiksi osioiksi. Seurantakohteena voivat toimia esimerkiksi projektien osa-alueet tai työhön perehdytyksen vaiheet. Seurattavat kohteet voivat olla ympäristössä olevia objekteja tai sen ulkopuolisia tehtäviä, joista tehdään merkintä seurantaobjektiin tehtävän valmistuttua. esimerkiksi kehityskeskusteluissa sekä raportointivälineenä silloin, kun prosessissa on mukana useita eri toimijoita. Roolilomakkeen työskentely perustuu lomakkeen sisällä määriteltäviin rooleihin ja roolijakoon. Lomakkeen hallinnoija voi luoda haluamansa roolit lomakkeelle (esimerkiksi työntekijä / esimies / henkilöstövastaava). Roolien avulla lomakkeen käyttäjät asetetaan roolisuhteeseen keskenään, eli määritellään ketkä vastaavat mistä käytännöistä kenenkin käyttäjän osalta. Näin voidaan määritellä esimerkiksi ketkä esimiehet vastaavat kenenkin työntekijän kehityskeskusteluista. Käyttäjät pääsevät näkemään lomakkeen tietoja tehdyn roolijaon ja roolisuhteiden mukaisesti. Näin esimerkiksi työntekijä, esimies ja henkilöstövastaava voivat nähdä ja muokata eri osia lomakkeella. Roolilomakkeella käyttäjät näkevät vain ne käyttäjien lomakkeet ja ne lomakkeen osat, joihin heille on annettu käyttöoikeus. Roolilomake tuottaa siis jokaiselle käyttäjälle oman henkilökohtaisen lomakkeen määriteltyjen roolien ja oikeuksien mukaan. Lomakkeelle voidaan rakentaa halutunlainen kokonaisuus, joka sisältää erilaisia täytettäviä taulukoita, monivalintoja tai tekstikenttiä. Lomakkeelle voidaan lisätä myös kuvia, tekstiä ja linkkejä tarpeen mukaan. Näiden lisäksi sinne on lisättävissä erilaisia kommentointikenttiä, joiden avulla voidaan kommentoida tai arvioida lomakkeelle täytettyjä tietoja. Roolilomakkeella useiden, jopa satojen, henkilöiden seuranta onnistuu siten yhdessä ja samassa paikassa. Lomakkeen täyttäjälle roolilomake on yksinkertainen, sillä käyttäjä näkee vain oman lomakkeensa. Roolilomake Projektiympäristön roolilomake on henkilökohtaistamisen haasteisiin vastaava joustava työkalu, jonka avulla voidaan laatia dynaaminen lomake. Roolilomake on joustavasti käytettävissä erilaisissa toiminnoissa, joissa on tarve lomakkeelle, jonka kentille voidaan määritellä luku- ja kirjoitusoikeuksia kenttäkohtaisesti. Roolilomaketta voidaan käyttää 22 HARJOITUKSET JA LOMAKKEET HARJOITUKSET JA LOMAKKEET 23

13 Ota yhteyttä Discendum Oy Kiviharjunlenkki 1 E Oulu Puhelin: Fax: info@discendum.com