Kansallisarkisto VAPA -palvelu

Transkriptio

1 Kansallisarkisto VAPA -palvelu Asiakirjallisen aineiston siirtoa koskeva sopimus ( Siirto- ja säilytyssopimus ) Kansallisarkisto ja Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, Helsinki Puh. Tel. (09) kansallisarkisto@narc.fi Riksarkivet Fredsgatan 17 PB 258, Helsingfors Fax (09)

2 2 (12) Sisällysluettelo 1. SOPIMUKSEN OSAPUOLET 3 2. MÄÄRITELMÄT 3 3. SOPIMUKSEN TAUSTA JA TARKOITUS 4 4. SOPIMUKSEN KOHDE 5 5. VASTAANOTTAJAN VASTUUT JA VELVOLLISUUDET Kokonaisvastuu Palvelusta Vastaanottajan muut velvollisuudet 5 6. SIIRTÄJÄN VASTUUT JA VELVOLLISUUDET Siirtäjän muut velvollisuudet 5 7. OIKEUDET AINEISTOON 6 8. VAHINGONKORVAUS JA VASTUUNRAJOITUKSET 6 9. KUSTANNUKSET, MAKSUT JA MAKSUPERUSTEET SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO Sopimuksen voimaantulo ja sopimuksen irtisanominen Sopimuksen päättymisen vaikutukset MUUT EHDOT Sopimuksen muuttaminen Sopimuksen siirtäminen Tiedonannot Riitojen ratkaisu Sopimuksen liitteet Pätemisjärjestys PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUKSET 9 LIITE 1. SIIRRETTÄVÄN AINEISTON MÄÄRITTELY LIITE 3. SIIRTÄJÄN YHTEISTYÖKUMPPANIT LIITE 4. PALVELUMAKSUT

3 3 (12) 1. SOPIMUKSEN OSAPUOLET Tämän asiakirjallisen aineiston (jatkossa Aineisto ) siirtoa koskevan siirto- ja säilytyssopimuksen ( Siirtosopimus ) osapuolet ovat: Kansallisarkisto (y-tunnus ) osoite: PL 258, Helsinki (jäljempänä Vastaanottaja ) ja [] (Y-tunnus []) osoite: [] (jäljempänä Siirtäjä ) sekä yhdessä Osapuolet. 2. MÄÄRITELMÄT Ellei asiayhteydestä nimenomaisesti muuta ilmene, tässä Siirtosopimuksessa käytetyillä määritelmillä on seuraava merkitys. Aineisto tarkoittaa Arkistolaitoksen pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa määräämää aineistoa, joka on tuotettu SÄHKE -määritysten mukaan ja joka siirretään tämän Siirtosopimuksen voimassaoloaikana yhdessä tai useammassa vaiheessa Palveluun Tietojärjestelmästä, johon liittyen Arkistolaitos on myöntänyt Luvan nro []. Luovutussopimus tarkoittaa Osapuolten keskenään kirjallisesti tekemään sopimusta Aineiston tai sen osan omistusoikeuden siirrosta Siirtäjältä (tai sellaiselta organisaatiolta, joka jatkaa Siirtäjän toimintaa tai jolle Siirtäjän Siirtosopimuksessa määritelty tietojärjestelmä on vastuutettu Siirtäjän toiminnan päätyttyä) Vastaanottajalle. Lupa tarkoittaa Arkistolaitoksen arkistolain ( / 831) 11 perusteella arkistolain piiriin kuuluvalle organisaatiolle myöntämää lupaa säilyttää pysyvään säilytykseen määrätty aineisto yksinomaan sähköisessä muodossa. Lupa on tietojärjestelmäkohtainen. Siirtosopimus tehdään erikseen jokaisesta tietojärjestelmästä, jolle Arkistolaitos on myöntänyt Luvan. Vuoden 2011 alusta alkaen myönnetyt Luvat ovat voimassa viisi (5) vuotta lupapäätöksen päivämäärästä lukien.

4 4 (12) Osapuoli tai Osapuolet tarkoittaa tämän Siirtosopimuksen luvussa 1 määriteltyjä Siirtosopimuksen osapuolia, toista yksilöimätöntä osapuolta yksin tai molempia osapuolia yhtäläisesti. Palvelu tarkoittaa Kansallisarkiston tarjoamaa ja ns. VAPA -järjestelmällä tuotettavaa vastaanotto- ja säilytyspalvelua. Siirtosopimus tarkoittaa tätä aineiston siirtoa ja säilytystä koskevaa sopimusta liitteineen sekä niihin mahdollisesti myöhemmin sovittavine muutoksineen. Siirtäjä tarkoittaa []. SÄHKE tarkoittaa sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen normia (AL 9815/ /2008), jonka määritysten mukaan siirto toteutetaan. Siirrettävä aineisto voi olla tuotettu joko SÄHKE1:n tai SÄHKE2:n mukaisesti. Tehtäväluokitus tarkoittaa Siirtäjän lakisääteisten tehtävien sekä tuki- ja ylläpitotehtävien hierarkkista luetteloa Tietojärjestelmä tarkoittaa Siirtäjän [] -nimistä tietojärjestelmää, jonka tietosisältöön arkistolaitoksen myöntämä Lupa nro [] kohdistuu. Vastaanottaja tarkoittaa Kansallisarkistoa. 3. SOPIMUKSEN TAUSTA JA TARKOITUS Valtionhallinnon organisaatiot tuottavat yhä enenevässä määrin sähköistä asiakirjaaineistoa, jonka alkuperäinen tai ainoa muoto on digitaalinen. Arkistolain mukaisena tehtävänä Kansallisarkisto tuottaa VAPA -palvelun (jatkossa Palvelu ) sähköisten aineistojen säilyttämiseksi. Palvelun keskeisenä tehtävänä on digitaalisessa muodossa olevan asiakirja-aineiston vastaanottaminen ja tähän liittyvien palveluiden järjestäminen. Palvelun sisältönä on pysyvästi säilytettävän digitaalisen asiakirja-aineiston todistusvoimaisuuden, alkuperäisyyden, käytettävyyden ja eheyden varmistaminen sekä ylläpitäminen Aineiston siirrosta lähtien sen koko jäljellä olevan elinkaaren ajan siten, että säilytetty tieto on ymmärrettävissä ilman asiakirja-aineiston alkuperäisen tuottajan myötävaikutusta tai toimenpiteitä. Palvelu mahdollistaa pysyvästi säilytettävien digitaalisten asiakirjaaineistojen asettamisen ja tarjoamisen asianosaisten, tutkijoiden ja kansalaisten käyttöön Luovutussopimuksessa sovittavalla tavalla, aineistoon määritellyt käyttöoikeudet sekä aineiston käyttäjien toimivaltuudet huomioiden. Tällä sopimuksella sovitaan Siirtäjän ja Vastaanottajan vastuista ja velvollisuuksista liittyen Siirtäjän Tietojärjestelmään tallennetun Aineiston siirtämiseen Palveluun siten ja siinä laajuudessa kuin Vastaanottajan Siirtäjälle myöntämässä Luvassa on määrätty.

5 5 (12) 4. SOPIMUKSEN KOHDE Siirtäjä sitoutuu tässä Siirtosopimuksessa sovituin ehdoin siirtämään Palveluun viranomaistoiminnassaan muodostunut Aineisto Arkistolaitoksen antaman SÄHKE - määräyksen (jatkossa SÄHKE ) määrittelemässä muodossa Luvan nro [] mukaisesti. Vastaanottaja sitoutuu käsittelemään Siirtäjän Palveluun siirtämää Aineistoa luottamuksellisesti sekä täyttämään muut tämän Siirtosopimuksen vastuut ja velvoitteet. 5. VASTAANOTTAJAN VASTUUT JA VELVOLLISUUDET 5.1. Kokonaisvastuu Palvelusta Vastaanottajalla on kokonaisvastuu Palvelun jatkuvasta toiminnasta vallitsevan lainsäädännön ja SÄHKE:n mukaisesti sekä Palveluun siirretyn Aineiston tietoturvallisesta säilyttämisestä siten kuin vähintään on edellytetty Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmän ns. perustason tietoturvan määrittelyissä. Kokonaiskuvaus Palvelun toiminnasta on esitetty tämän Siirtosopimuksen liitteessä 2. Palvelukuvaus Vastaanottajan muut velvollisuudet Vastaanottajan muut velvollisuudet Palveluun liittyen ovat 1. tukea Siirtäjää Palvelun käyttöönotossa ja käytössä; 2. suunnitella ja laatia Palveluun liittyvä ohjeisto ja saattaa se Siirtäjän käyttöön; 3. viipymättä ilmoittaa Siirtäjälle, mikäli Vastaanottaja havaitsee, että Siirtäjän siirtämät tiedot ovat puutteellisia tai muuten virheellisiä; sekä 4. teknisesti ylläpitää Siirtäjän Palveluun siirtämä Aineisto ja kirjata Palveluun Siirtäjän Palveluun siirtämää Aineistoa koskevat mahdolliset metatietoarvojen muutokset. Siirtäjällä on velvollisuus ilman aiheetonta viivästystä toimittaa Vastaanottajalle kirjallisesti yksilöidyt metatietoarvojen muutostiedot. 6. SIIRTÄJÄN VASTUUT JA VELVOLLISUUDET Siirtäjä sitoutuu suorittamaan vastuulleen määritetyt tehtävät huolellisesti ja ilman viivästystä. Siirtäjä vastaa aina siirtämiensä Aineistojen ja niitä koskevien metatietojen oikeellisuudesta sekä kaikista siirtämisestä aiheutuvista kustannuksista Siirtäjän muut velvollisuudet Siirtäjän muut velvollisuudet Palveluun liittyen ovat 1. säilyttää Aineisto ennen sen siirtoa, saattaa se siirtokuntoon SÄHKE:n edellyttämässä muodossa ja siirtää se Palveluun; 2. ilmoittaa ilman aiheetonta viivästystä siirtämänsä Aineiston metatietoarvoihin tehtävistä muutoksista Vastaanottajalle; 3. säilyttää tietoturvallisesti kaikki hallussaan oleva, Palveluun liittyvä tieto, ohjeisto ja käyttäjätunnukset tai vastaavat sekä olla saattamatta niitä kolmansien

6 6 (12) osapuolten tietoisuuteen muuten kuin mitä Vastaanottaja on nimenomaisesti Siirtosopimuksen liitteellä 3. Siirtäjän yhteistyökumppanit oikeuttanut Siirtäjän tekemään; 4. tuottaa siirtämäänsä Aineistoon liittyvät tietopalvelut niin kauan kuin Aineisto on Siirtäjän omistusoikeuden alaista; sekä 5. saattaa Aineiston julkisuutta ja henkilötietoluonnetta kuvaavat metatiedot ajan tasalle ennen siirtoa tai viimeistään ennen Aineiston omistusoikeuden ja sen myötä tietopalvelutehtävien siirtymistä Vastaanottajalle Siirtosopimuksen kohdan 7 mukaisesti. 7. OIKEUDET AINEISTOON Siirtäjä säilyttää siirron yhteydessä kaikki oikeudet Palveluun siirtämäänsä Aineistoon. Vastaanottaja saa Siirtäjän siirtämään Aineistoon rajoitetun oikeuden käyttää sitä tämän Siirtosopimuksen sekä muun lainsäädännön tai viranomaisohjeiston mukaisten velvoitteidensa täyttämisen edellyttämissä toimenpiteissä. Omistusoikeus ja Aineistoon liittyvät tietopalvelutehtävät Siirtäjän Palveluun siirtämään Aineistoon luovutetaan Vastaanottajalle Osapuolten tekemällä erillisellä kirjallisella sopimuksella ( Luovutussopimus ) joko koko Aineistoa tai siitä erikseen yksilöityä osaa koskien. 1 Luovutussopimuksessa yksilöidään omistusoikeuden luovutukseen liittyvät tehtävät, vastuut ja velvoitteet sekä oikeudet Aineistoon Aineiston tai sen Luovutussopimuksessa yksilöidyn osan osalta. Ennen Luovutussopimuksen allekirjoittamista Siirtäjän on vahvistettava Vastaanottajalle omistusoikeuden siirtoa koskevan Aineiston osan julkisuutta, salassapitoa ja henkilötietoluonnetta koskevien metatietojen oikeellisuus sekä tarvittaessa ilmoitettava tälle niihin tehtävät korjaukset. Siirtäjä vastaa myös siitä, ettei Aineistoa koskevissa julkisissa metatietokentissä ole sellaisia luonnollisia henkilöitä koskevia tietoja, jotka ovat henkilötietolain ( /523) 3. luvun mukaan arkaluonteisia tai koskevat henkilön henkilötunnusta. 2 Metatietojen käsittelyssä tulee noudattaa henkilötietolain 7. luvun tietoturvallisuutta ja tietojen säilytystä koskevia vaatimuksia. 8. VAHINGONKORVAUS JA VASTUUNRAJOITUKSET Osapuolet ovat velvollisia korvaamaan toisilleen sopimusrikkomuksella aiheuttamansa vahingot. Osapuolet eivät kuitenkaan vastaa toiselle osapuolelle aiheutuneista välillisistä vahingoista. Siirtäjä ei Vastaanottajan Siirtäjälle myöntämän Luvan perusteella voi siirtää mitään itselleen kuuluvaa vastuuta tai velvoitetta vahingonkorvauksista Vastaanottajalle. Välittöminä vahinkoina pidetään ainakin vahinkoa kärsineen Osapuolen ylimääräisiä henkilöstö-, laitteisto-, tietoliikenne-, konsultti-, alihankkija- ja muita kustannuksia, korvaavien tilapäisjärjestelmien hankintakustannuksia, Vastaanottajan omia korjauskustannuksia, kateostoja 3 sekä tiedon palauttamisesta aiheutuneita suoria kustannuksia. 1 Oikeuksien ja tietopalvelutehtävien luovutuksesta voidaan sopia vain kirjallisella sopimuksella, eikä se voi tapahtua automaattisesti tai konkludenttisesti. 2 Luonnollisia henkilöitä koskeva rajaus kohdistuu lisäksi vain metatietokenttiin, ei itse asiakirjallisen Aineiston sisältöön. 3 Kateosto on määritelty kauppalain ( /355) sekä ko. lain perusteluissa.

7 7 (12) 9. KUSTANNUKSET, MAKSUT JA MAKSUPERUSTEET Osapuolet vastaavat Palveluun ja sen käyttöön liittyvistä omista kustannuksistaan täysimääräisesti. Vastaanottaja perii Siirtäjältä maksun kaikista Siirtäjän ilmoittamista, tämän siirtämän Aineiston virheellisten metatietoarvojen korjauksista tai muista muutoksista, kuitenkin siten, että lainsäädännöstä, viranomaismääräyksistä tai -ohjeista ja arkistolaitoksen seulontapäätöksistä johtuvat metatietoarvojen muutokset ovat maksuttomia. Vastaanottaja ei myöskään peri Siirtäjältä maksua Aineiston julkiseksi muuttumisesta aiheutuvista hallinnollisten metatietojen muutoksista. Palvelun tarjoamiseen liittyvät maksut yksilöidään tämän Siirtosopimuksen liitteessä 4. Palvelumaksut. Palvelumaksut veloitetaan em. liitteen mukaisina toteuman mukaan kerran (1) vuodessa. Maksut maksetaan laskun perusteella. Jollei toisin ole sovittu, lasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua laskun lähettämisestä. Jos Siirtäjä ei maksa oikein laskutettua maksua viimeistään eräpäivänä, Vastaanottajalla on oikeus periä viivästyskorkoa korkolain ( /633) perusteella. Korkoa peritään ilmoitetun, viivästysaikana voimassa olevan korkotason mukaisesti. 10. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO Sopimuksen voimaantulo ja sopimuksen irtisanominen Tämä Siirtosopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet ja on voimassa kuten Siirtäjän Lupa, ei kuitenkaan pidempään kuin viisi (5) vuotta tämän Siirtosopimuksen allekirjoituksesta. Siirtäjällä ei ole oikeutta irtisanoa tätä Siirtosopimusta. Mikäli tämän Siirtosopimuksen voimassaolo päättyy ennen kuin Osapuolet ovat voimaansaattaneet Siirtosopimuksen mukaista Aineistoa kokonaisuudessaan koskevan Luovutussopimuksen tai Luovutussopimukset, tulee Osapuolten laatia tällaista Vastaanottajalle luovuttamatonta Aineistoa koskeva uusi siirtosopimus. Uuden siirtosopimuksen ehtona on, että Siirtäjällä on uusi voimassaoleva Lupa. Siirtosopimusta ei ole mahdollista uusia ilman voimassaolevaa Lupaa Sopimuksen päättymisen vaikutukset Kaikki tähän Siirtosopimukseen perustuvat oikeudet ja velvollisuudet lakkaavat heti tämän Siirtosopimuksen päättyessä. Siirtosopimuksen päättyminen ei kuitenkaan vaikuta oikeuksiin ja velvollisuuksiin, jotka johtuvat vallitsevasta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksistä, ovat syntyneet Siirtosopimuksen voimassaoloaikana tai kohdistuvat Siirtosopimuksen voimassaoloaikaan eikä sopimusehtoihin jotka niiden luonteen johdosta jäävät voimaan. 11. MUUT EHDOT Sopimuksen muuttaminen Tähän Siirtosopimukseen mahdollisesti tehtävät muutokset on tehtävä kirjallisesti ja kummankin Osapuolen asianmukaisesti valtuuttaman edustajan on ne allekirjoitettava.

8 8 (12) Sopimuksen siirtäminen Siirtäjällä ja Vastaanottajalla on oikeus siirtää tämä Siirtosopimus kolmannelle julkisyhteisölle tai yksityisoikeudelliselle yhteisölle Siirtäjän tai Vastaanottajan tehtävien, toiminnan tai varojen taikka niiden olennaisen osan siirtyessä kyseiselle julkisyhteisölle tai yksityisoikeudelliselle yhteisölle. Mikäli tämän Sopimuksen kohteena olevan Aineiston omistusoikeus muuten kokonaisuudessaan jakamattomana siirtyy kolmannelle osapuolelle, on Siirtäjällä tällöin oikeus siirtää tämä Siirtosopimus mainitulle kolmannelle osapuolelle ilmoittamalla siitä kirjallisesti Vastaanottajalle Tiedonannot Kaikki tämän Siirtosopimuksen edellyttämät tiedonannot on toimitettava asianomaisille Osapuolille sähköpostitse, kirjelähetyksinä tai muutoin todistettavasti Osapuolen tässä alla mainittuun tai Osapuolen kirjallisesti ilmoittamaan uuteen osoitteeseen. Vastaanottaja: Kansallisarkisto, PL 258, Helsinki Siirtäjä: [] Riitojen ratkaisu Tästä Siirtosopimuksesta aiheutuvat riidat ratkaistaan ensisijaisesti Osapuolten välisin neuvotteluin ja tarvittaessa Helsingin käräjäoikeudessa Sopimuksen liitteet Tähän Siirtosopimukseen kuuluvat sen erottamattomina osina seuraavat liitteet: 1. Siirrettävän aineiston määrittely 2. Palvelukuvaus 3. Siirtäjän yhteistyökumppanit 4. Palvelumaksut Pätemisjärjestys Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Tämä Siirtosopimus 2. Tämän Siirtosopimuksen liitteet. Mikäli liitteet ovat ristiriidassa keskenään, pätee pienempinumeroinen liite ennen suurempinumeroista liitettä.

9 9 (12) 12. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUKSET Tätä Siirtosopimusta on tehty kaksi (2) samansanaista kappaletta, yksi kummallekin Osapuolelle. Kansallisarkisto [Siirtäjä] Jussi Nuorteva Pääjohtaja [Nimi] [Asema] Juhani Tikkanen Yksikön johtaja [Nimi] [Asema]

10 Liite 1 10 (12) LIITE 1. SIIRRETTÄVÄN AINEISTON MÄÄRITTELY Siirtäjän vastuulla on laatia kirjallisesti suunnitelma ( jatkossa Suunnitelma ) siitä, mitä Aineistoja Siirtäjä siirtää Palveluun säilytettäväksi. Suunnitelmaan tulee lisäksi sisältyä yksilöity ehdotus siitä miten usein (päiviä, kuukausia tai vuosia); ja millaisissa Tehtäväluokan mukaisissa asiakirjallisissa kokonaisuuksissa siirto tapahtuu; sekä milloin Aineisto on siirrettävissä Palveluun, tarkoittaen tältä osin sitä aikaa (kuukausia tai vuosia), joka on kulunut asiankäsittelyn päättymisestä. Tämä aika voi olla kullekin Tehtäväluokalle omansa tai kaikille Tehtäväluokille yhteinen. Siirtäjä sitoutuu Siirtosopimuksen mukaisessa toiminnassaan sekä laatimassaan Suunnitelmassa noudattamaan kulloinkin voimassa olevaa arkistolaitoksen antamaa Palveluun liittyvää siirto-ohjetta ( Siirto-ohje ). Siirto-ohje on saatavissa aina ajantasaisena arkistolaitoksen verkkosivuilta. 4 Vastaanottaja ei erikseen tiedota Siirtäjälle Siirtoohjeen muutoksista. 4 jossa tiedotetaan myös ohjeen mahdollisista muutoksista. Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, Helsinki Puh. Tel. (09) kansallisarkisto@narc.fi Riksarkivet Fredsgatan 17 PB 258, Helsingfors Fax (09)

11 Liite 3 11 (12) LIITE 3. SIIRTÄJÄN YHTEISTYÖKUMPPANIT Vastaanottaja myöntää Siirtäjälle oikeuden luovuttaa Siirtäjän hallussa oleva, Palveluun liittyvä tieto, ohjeisto ja käyttäjätunnukset tai vastaavat tässä liitteessä nimetyille Siirtäjän yhteistyökumppaneille vain siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä näiden yhteistyökumppaneiden tuottamien palveluiden kannalta, edellyttäen että nämä yhteistyökumppanit sitoutuvat Siirtosopimuksen Siirtäjää koskeviin salassapidon ja tietoturvallisen säilyttämisen vastuisiin ja velvoitteisiin. Siirtäjä vastaa yhteistyökumppaneidensa toiminnasta, töistä, vastuista ja velvoitteista kuin omistaan. Siirtäjän nimetyt yhteiskumppanit ja näiden yhteyshenkilöt: [] Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, Helsinki Puh. Tel. (09) kansallisarkisto@narc.fi Riksarkivet Fredsgatan 17 PB 258, Helsingfors Fax (09)

12 Liite 4 12 (12) LIITE 4. PALVELUMAKSUT Tässä liitteessä määritellään metatietojen muutoksista Siirtosopimuksen mukaisesti perittävien maksujen suuruus. Vastaanottaja määrittelee näiden maksujen suuruuden yksipuolisesti. Vastaanottajalla on oikeus muuttaa tämän liitteen mukaisia maksuja ilmoittamalla muutoksesta kirjallisesti Siirtäjälle vähintään kolme (3) kuukautta ennen muutoksen voimaan tuloa. Mahdolliset arvonlisäveron (tai muun vastaavan veron) suuruutta tai kantamisperustetta koskevat muutokset siirretään maksuihin kuitenkin välittömästi muutoksen tapahduttua. Metatietojen muutoksista perittävä maksu on 31,50 euroa / tunti, kuitenkin siten, että pienin veloitus on aina vähintään 15 minuuttia (yhden metatiedon muutoksesta veloitetaan aina vähintään 15 minuutin työn veloitus, eli 7,88 euroa). Kaikkiin hintoihin lisätään kulloinkin voimassaoleva arvonlisävero. Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, Helsinki Puh. Tel. (09) kansallisarkisto@narc.fi Riksarkivet Fredsgatan 17 PB 258, Helsingfors Fax (09)